EXCEL 

- aplicatie complexa pentru pastrarea, calcularea si

analizarea datelor cat si pentru prezentarea datelor intr-o forma sugestiva.
Structurile in care EXCEL memoreaza date sunt- documentele
Documentul principal folositde EXCEL - mapa de lucru (registru)

O mapa de lucru poate contine una sau mai multe tipuri de foi.

EXCEL are la baza un program de calcul tabelar (speadshect) ce

pastreaza si prelucreaza date continute in foi de lucru.
AVANTAJE:
facilitatea AUTOCALCULATE este nou introdusa, calculeaza
automat suma valorilor numerice din domeniul de celule selectat si o
afiseaza automat in partea de jos a ecranului
datele pot fi organizate ca o baza de date sau lista avand
informatiile plasate in tabele cu randurisi coloane;
EXCEL pume la dispozitie un formular penpru date.Acesta este
utilizabil pentru vizualizarea, modificarea, stergerea, adaugarea si
cautarea unor informatii din lista;
EXCEL pune la dispozitie un set specific de functii utile pentru
lucrul cu bazele de date;
EXCEL pune la dispozitie o serie de machete predefinite pentru
operatii uzuale in sfera micilor afaceri;
Cerinte HARD si SOFT
calculator compatibil IBM-PC cu µP386 (sau >)
adaptor video VGA sau SVGA cu rezolutie superioara
floppy;
4 MB RAM;
mouse;
imprimanta (optional)
Windows '95
MS Office 7.0
Instalarea EXCEL
Se instaleaza odata cu pachetul MS Office 7.0
Etape:
se activeaza Windows '95
se insereaza didcul cu discul cu eticheta DISK-SETUP in
unitatea de disc A:
se da clic pe START- RUN, iar in caseta de dialog ce se
deschide se tasteaza A:SETUP
se da OK si se urmeaza instructiunile afisate de programul
SETUP pe ecran.
Lansarea in executie a EXCEL:
Se da clic pe START- PROGRAMS- MS OFFICE- MS EXCEL
Fereastra EXCEL

Afisarea /Ascunderea barelor de instrumente

Din meniul VIEW- TOOLBARS si se afiseaza sau se ascund cele care trebuie.

Utilizarea barelor de instrumente:

bara de instrumente STANDARD
contine butoane pentru comenzi de formatare,
administrare fisiere si tiparire
bara de instrumente FORMATING:
contine butoane utilizate pt. formatarea de fonturi,
configurarea alinierilor, aplicarea de formate numerice,
formatarea marginilor si aplicarea de umbre;
bara de instrumente CHART
contine butoane cu care se pot adauga /sterge legende,
sageti sau casete de text;
bara de instrumente DRAWING
butoane pt. desen;
bara de instrumente FORMS
contine butoane cu care se pot adauga foi de calcul,
obiecte;
bara de instrumente VISUAL BASIC
contine butoane care va ajuta la crearea de programe in
limbajul VISUAL BASIC;

Crearea si deschiderea unui document

EXCEL deschide la inceperea sesiunii de lucru, documentul cu

numele BOOK 1
In cazul in care nici un document nu eate deschis, se afiseaza
in bara pt meniuri numai meniurile FILE si HELP
Crearea unui document FILE- NEW( sau cu butonul NEW)
Obs.
in cadrul unui sistem de lucru, EXCEL numeroteza
crescator mapele create;
Salvarea unei mape noi:
FILE- SAVE AS- in caseta de dialog ce se deschide se precizeaza
unitatea de disc si directorul in care va fi salvata mapa, numele fisierului si
formatul, dupa care se actioneza butonul SAVE.
Obs.
 Salvarea se face de obicei inainte incheierii sesiunii de lucru. Este
recomandata practica salvarilor periodice in timpul sesiunii de lucru, obicei
care ne protejeaza in cazul in care o cadere neasteptata a retelei electrice
sau o defectiune a echipamentelor ar conduce la pierderea informatiilor.

Salvarea unei mape existente

FILE- SAVE
EXCEL ofera 2 faciliatti pt. salvarea informatiilor:
posibilitatea salvarii unui rezumat al mapei FILE-
PROPERTIES
activarea salvarii automate a mapelor de lucru la intervale
prestabilite de timp (AUTOSAVE) TOOLS- AUTOSAVE.
Aici se deschide o caseta de dialog unde se specifica:
intervalul dintre salvari, ce dorim sa se salveze si daca
utilizatorul va fi anuntat inainte de salvare.

Inchiderea unei mape

FILE- CLOSE sau clic pe butonul din documentul activ.

Deplasarea si selectia in registrul de calcul:
fiecare registru ce se deschide contine cate 16 foi de calcul;
registrele de calcul sunt colectii de foi pastrate in acelasi
fisier;
foile pot contine informatii de diverse tipuri;
foile sunt alcatite din 256 coloane si 16384 randuri;
intersecti dintre un rand si o coloana formeza o celula;
numele coloanelor: A….Z, AA, AB, AC.……BA, BB, BC….CC…
(256 coloane);
numele liniilor (este plasat in stanga foii de calcul 1……
16384);
registrele de calcul pot contine cel mult 255 foi de calcul;
pe langa foi de calcul, un registru mai poate contine foi
pt.diagrame si foi pentru module VISUAL BASIC.

Selectarea registrelor de foi de calcul

se pot deschide la u.m.d. mai multe registre de calcul fiecare in

propria sa fereastra;
pt. a lucra intr-un anumit registru, trebuie mai intai activat.Pt. a
activa un registru deschis, din meniul WINDOWS se selecteaza
numele documentului in care se doreste sa se lucreze;
deplasarea printre foile unui registru:
se activeaza registrul de calcul care contine foaia respectiva;
apoi se da clic pe eticheta foii;
selectarea mai multor foi dintr-un registru de calcul:
pt. a selecta foi adiacente, se da clic pe numele primei foi din
grupul care dorim sa-l selectam;
se da clic pe numele foii respective;
 se tine tasta CTRL apasta si se da clic pe numele celorlalte
foi ce se doresc selectate;

Obs.
Daca EXCEL nu afiseaza la marginea inferioara a registrului
etichetele cu numele foilor, din meniul TOOLS- OPTION –
eticheta VIEW – se marcheaza caseta de optiune Sheet tabs;
Daca aceasra caseta este totusi marcata, si etichetele nu sunt
afisate, inseamna ca in foaia curenta nu este suficient spatiu pt.
a se afisa si bara orizontala de derulare si etichetele.

Selectarea celulelor si a domeniilor de celule

Celula in care se introduc date sau formule se numeste celula activa.

Aceasta se defineste prin margine ingrosata si fundal alb.

O selectie de mai multe celule se numeste domeniu.

Celulele selectate vor fi evidentiete, dar o singura celula va avea
marginea ingrosata si fundal alb.
Pt. selectarea unei celule se da clic pe celula respectiva.
Pt. selectarea unui domeniu de celule se da clic pe o celula dintr-un
colt al domeniului, se gliseaza mouse spre coltul opusal domeniului si se
elibereaza mouse.
Obs.
Facilitatea AUTOCALCULATE:
la selectia unui domeniu, EXCEL va afisa in bara de stare
suma celulelor respective. Este un mod rapid de
determinare a unui total fara formule
 se mai poate obtine media, valoarea minima , val. maxima,
sau nr. de date dinttr-un domeniu selectat;
pentru a modifica functia utilizata da EXCEL, se executa un
clic pe butonul din dreapta in zona AUTOCALCULATE a barei
stare si se selecteaza din lista derulanta functia dorita.

Selectia liniilor si coloanelor

Cu mouse: se executa clic pe anctetul de rand (sau coloana).

Se pot selecta linii sau coloane adiacente prin tragerea cursorului
de-a lungul numerelor sau printr-un clic pe primul nume si un SHIFT+ cilc
pe ultimul nume
Selectarea mai multor randuri sau coloane neadiacente se face cu
clicuri pe numele dorite, tinand tasta CTRL apasata.

Schimbarea nr. prestabilit de foi la deschiderea unui nou registru de calcul

un registru de calcul deschide un nr. prestabilit de 16 foi de calcul,

nr. care se poate modifica;
nr. de foi din registru este limitat de memoria disponibila;
pt. a schimba acest nr. prestabilit, din meniul TOOLS – OPTIONS-
eticheta GENERAL. In caseta SHEETS in New Workbook, se
selecteaza nr. de foi dorit (cu tastatura se apasa ALT+S iar cu
tastele sageti pana se ajunge la nr. dorit, sau se tasteaza direct
nr. ). Se apasa butonul OK.
Inserarea unei foi de calcul:

Exista 2 metode:

Se activeaza registrul de calcul in care dorim sa inseram foaia.

Se selecteaza foaia inaintea careia dorim sa inseram noua foaie
Se pozitioneza mouse-ul pe eticheta corespunzatoare foii
dorite si se apasa butonul din dreapta. Din meniul rapid selectati
INSERT-Worksheet sau Chart.
Obs.
-Daca se doreste adaugarea unei foi la sfarsitul registrului, trbuie sa
fie inserata inaintea unei foi deja existente, apoi sa o mutati
-Pt. a insera mai multe foi in acelasi timp, se grupeaza mai multe
foi adiacente, apoi se procedeaza ca mai sus.Nr. de foi introduse este egal
cu nr. de foi selectate
Indepartarea (stergerea) unei foi de calcul;
se selecteaza foaia;
din meniul EDIT- DELETE SHEET;
apare un mesaj de avertizare, care cere confirmarea stergerii;
se alege butonul O.K. pt. confirmare
Copiera unei foi
Exista 2 metode:
Cu mouse: se selecteaza foaia ce se vrea copiata,
pt. copierea foii in acelasi registru, se tine tasta CTRL apasata
in timp ce se gliseaza foaia catre o noua pozitie
 pt. copierea foii intre registre trebuie ca pe ecran sa apara
aambele registre.Se tine tasta CTRL apasata in timp ce se gliseaza
eticheta foii de la un registrupeste etichetele foilor celuilalt reristru
se elibereaza butonul mouse
Obs:
pe eticheta receptoare va apare un tiunghi negru pt. a marca
locul unde va avea loc inserarea copiei
O copie a foii va fi inserata la noua adresa
Numele copiei va fi cel alm foii originale dar urmat in
paranteza de un nr. care diferentiaza copiile(Ex. Sheet
1(2) , a 2- a copie a foii sheet1)
2.Cu comenzile din meniu:
se activeaza registrul din care se doreste copierea foii;
registrul in care doresc copierea foii trbuie sa fie
deschis
se selecteaza foaia ce se dorese copiata
din meniul EDIT- MOVE OR COPY SHEET va apare ferastra
Move or Copy
in caseta To Book- se alege numele registrului in care se
doreste copierea foii(registrul destinatie)
in caseta Before Sheet se selecteaza numele foii inaintea
careia se doreste inserarea copiei
se selecteza caseta Crete or Copy . Se selecteaza butonul
O.K.

Mutarea unei foi

a)        Cu mouse:
se selecteaza foaia ce se doreste mutata;
pt. mutare in acelasi registru se trage eticheta foii pana la
noua locatie;
pt. mutare in alt registrul, trebuie ca pe ecran sa apara
ambele registre, apoi se trage foaia in celalalt registrul
pana la locul dorit. Apoi se elibereaza butonul mouse-ului.
b)       Cu comenzile din meniu:
folosind comenzile din menu:
identic ca la copiere doar ca se deselecteaza caseta Create a Copy;

Redenumirea unei foi

se selecteaza foaia pt. redenumire

se da clic pe butonul secundar al mouse pe eticheta
respectiva si se alege comanda RENAME sau din meniul
FORMAT- SHEET- RENAME din fereastra de dialog
RENAME SHEET, in caseta NAME se tasteaza numele nou
al foii din max. 31 ch.

Selectarea tuturor foilor

se pozitioneaza pe eticheta unei foi a registrului;

din meniul derulant cu butonul secundar al muose SELECT
ALL SHEETS.
Obs:
pt. deselectarea grupului, se alege orice nume de foaie apoi
se activeaza cda.UNGROUP SHEETS;

Extensii pt. documentele EXCEL

XLS-pt. mapele de lucru

XLT- pt. sabloane;
Xlb-pt. barele cu scule definite de utilizator;
XLG pt. formatele de diagrame definite de utilizator;

Introducerea si editarea datelor

- pt. introducerea datelor in foaia de calcul prin intermediul barei de

formule, exista 3 etape:
se selecteaza celula in care se doresc introduse datele;
se scrie continutul acesta apare in bara pt. Formule;
daca se doreste anularea operatiei, se da clic pe butonul
CANCEL din bara de formule sau se apasa tasta ESC;
 se valideaza datele introduse prin apasarea butonului ENTER
din bara pt. formule sau apasarea tastei ENTER;
Obs.
pt. a activa editarea in celule, din meniul TOOLS- OPTIONS-
EDIT. Aici se marcheaza caseta EDIT Directly in Cell, dupa
care se da O.K.
intr-o celula se pot introduce max. 255 ch.
exista posibilitati ca datele introduse sa nu fie vizibile in
totalitate, daca latimea celulei nu este suficient de mare
cand se introduce text intr-o celula formatata, stilul GENERAL,
se va produce alinierea automata la stanga a datelor
o celula plina cu caractere # # # indica faptul ca latimea ei nu
permite afisarea corecta a nr. continut. Pt. a remedia
aceasta situatie, se poate schimba formatul celulei sau sa
se redimensioneze celula respectiva.
Introducerea datelor de tip data si ora
programul EXCEL recunoaste valorile de tip data si ora
introduse in formatele uzuale;
cand se introduce o astfel de valoare EXCEL o converteste. Un
nr. serial reprezinta un nr. de zile ce s-au scurs de la inceputul
secolului. O valoare de tip data introdusa intr-o celula neformatata va
fi aliniata la drapta ca un nr. O valoare de tip data introdusa intr-o
celula care anterior a fost formatata pt. tip numeric, va aparea sub
forma unui nr. Serial.