Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. O aplicaţie de calcul tabelar este un program
specializat în prelucrarea datelor organizate sub formă de tabele. Facilităţi oferite de aplicaţia de calcul
tabelar Excel: introducerea datelor se poate face manual sau automat (preluate dintr-un fişier), calculele
matematice, chiar de complexitate ridicată, sunt efectuate cu uşurinţă, datele pot fi reprezentate sub
formă grafică, utilizarea macrocomenzilor.
În Microsoft Excel, un fişier de lucru (workbook) reprezintă un fişier în care se stochează şi
prelucrează date. Acesta poate conţine mai multe foi de calcul, ceea ce permite organizarea a diferite
tipuri de informaţii într-un singur fişier.
Foile de calcul (worksheet) se utilizează pentru listarea şi analiza datelor. Datele pot fi introduse
pe mai multe foi de calcul simultan şi se pot face calcule cu datele din mai multe foi de calcul în acelaşi
timp. Graficele create cu ajutorul datelor dintr-o foaie de lucru pot fi introduse pe aceeaşi foaie sau se
pot plasa într-o foaie diferită. Numele foilor de calcul apar în partea de jos a fişierului de lucru. Pentru a
trece dintr-o foaie în alta se selectează de aici o anumită foaie. Numele foii de calcul active la un
moment dat apare cu caractere îngroşate (bold).
O foaie de calcul este compusă din celule distincte, în care se pot înscrie diverse valori.
Într-o foaie de calcul, fiecare coloană este identificată prin litere, începând cu A, iar fiecare linie prin
numere, începând cu 1. La intersecţia unei linii cu o coloană se găseşte o celulă a cărei adresă este
dată de litera coloanei şi numărul liniei ( exemplu: A3, H5, B20).
LANSAREA APLICAŢIEI
Click pe butonul Start Programs Microsoft Office Microsoft Excel
Celula A1
Dacă se doreşte asigurarea securităţii datelor atunci salvarea registrului se va face cu parolă astfel: în
fereastra Save (Salvare) după ce se specifică numele registrului şi locul pe disc unde va fi salvat se
accesează meniul Tools (Instrumente) General Options iar în noua fereastră apărută se specifică
o parolă (pentru deschidere sau modificare) click pe OK click pe butonul Save (Salvare).
DESCHIDEREA UNUI DOCUMENT EXCEL EXISTENT
Meniul File (Fişier) Open (Deschidere) în secţiunea Open in (Privire în) se caută documentul în
folder-ul în care a fost salvat se selectează fişierul click pe butonul Open (Deschidere).
Dacă se alege opţiunea Mutare sau copiere (Move or copy), va apărea următoarea fereastră:
Se specifică fişierul Excel în care se va realiza copierea/mutarea în
secţiunea To Book ( În registrul), iar în secţiunea Before sheet (Înaintea
foii de calcul) se alege foaia de calcul înaintea căreia se va face
copierea/mutarea sau se alege opţiunea (move to end) dacă foaia va fi
copiată/mutată pe ultima poziţie în registrul de calcul.
Opţiunea Create a copy (Creează copie) se bifează doar în cazul
copierii. La mutare, această opţiune rămâne nebifată.
Pentru a grupa mai multe foi de calcul se ţine tasta CTRL apasată şi
apoi se execută click cu mouse-ul pe foile care vor fi grupate. Pentru a anula gruparea anumitor foi se
execută click dreapta pe una din foile din grup şi se alege opţiunea UnGroup Sheets (Anulare grupare).
INTRODUCEREA COMENTARIILOR
Se selectează celula căreia i se va asocia comentariul meniul Insert (Inserare) Comment
(Comentariu) (sau click dreapta pe celulă Insert Comment) va apărea o căsuţă de text de culoare
galbenă în care se va introduce textul comentariului.
Meniul Tools (Instrumente) opţiunea Spelling (Verificare ortografică) sau se apasă tasta F7 sau click
trebuie să alegeţi opţiunea Template (Şablon) în caseta de text Save as type (Tip fişier). Extensia noului
fişier va fi .xlt şi va putea fi folosit ori de câte ori este necesar.
De obicei, şabloanele realizate sunt destinate altor utilizatori decât cei care le realizează. Deoarece
corectitudinea introducerii datelor este esenţială, proiectantul şablonului trebuie să aibă în vedere
aspectele legate de validarea datelor.
Se selectează celula sau celulele pentru care se face validarea datelor meniul Data
Validation (Validare) se selectează criteriul de validare dorit în pagina Error Alert se scrie mesajul
de alertă la apariţia erorii pentru atenţionarea utilizatorului asupra condiţiei impuse se introduce un
mesaj în pagina Input Message OK.
CREAREA FORMULARELOR
PENTRU VALIDAREA DATELOR
La introducerea datelor în foile de calcul, deseori suntem puşi în situaţia de a introduce aceleaşi
valori în mai mulet celule. În aceste situaţii, opţiunea Data Validation ne vine în ajutor. În loc să
introducem aceleaşi valori de mai multe ori, putem folosi liste ascunse (drop-down list / combobox). În
acest fel, putem să selectăm valoarea dintr-o listă şi să trecem la următoarea înregistrare.
Dacă dorim să creăm următorul tabel în care penrtu fiecare student trebuie să alegem disciplina
şi nota obţinută la disciplina respectivă.
În coloanele D şi E vom scrie elementele ce vor crea listele ascunse din coloanele B şi C.
Se selectează coloana B (click pe litera B) meniul Data Validation (Validare) în fereastra Data
Validation se fac următoarele setări: în secţiunea Allow (Se permite) se alege List (Listă), iar în
secţiunea Source (Sursă) se selectează domeniul D2:D6 OK.
Deplasarea într-o foaie de calcul se realizează fie cu ajutorul mouse-ului poziţionând cursorul mouse-
ului pe celual dorită şi efectuând click, fie cu ajutorul tastelor de deplasare (tastele săgeţi).
b) cu ajutorul tastaturii – se ţine tasta ALT apăsată şi apoi se apasă tasta TAB până când se ajunge la
aplicaţia dorită.
DIVIZAREA ECRANULUI
Se selectează o celulă meniul Window (Fereastră) Split (Divizare) . Divizarea se va face în
stânga şi în partea de usus a celulei selectate.
Anularea divizării: meniul Window (Fereastră) Remove Split (Anulare divizare).
De exemplu, dacă selectăm celula E5, devizarea se va face astfel:
ASCUNDEREA RÂNDURILOR ŞI COLOANELOR
Se execută click dreapta pe numărul rândului/litera coloanei ce va fi ascuns/ă se alege opţiunea
Hide (Ascundere).
Pentru reafişarea rândului/coloanei se selectează rândurile/coloanele ce încadrează rândul/coloana
ascuns/ă click dreapta Unhide (Reafişare).
COPIEREA / MUTAREA CONŢINUTULUI UNEI CELULE ÎNTR-O ALTĂ CELULĂ A ACELEIAŞI FOI
DE CALCUL SAU A ALTEI FOI DE CALCUL ACTIVE SAU ÎNTRE REGISTRE
Selectarea datelor
Selectarea unui grup de celule: click asupra primei celule din grup se ţine butonul mouse-ului apăsat
se deplasează mouse-ul spre ultima celulă din grup se eliberează butonul mouse-ului.
Selectarea unei coloane: click pe litera coloanei.
Selectarea unei linii: click pe numărul liniei.
Selectarea unei foi de calcul: click în colţul stânga sus (vezi figura).
Copierea coţinutului unui grup de celule în alte celule din aceeaşi foaie de calcul sau în altă foaie de
calcul
Se selectează grupul de celule click dreapta pe selecţie Copy (Copiere) se selectează foaia
de calcul în care se va face copierea se selectează grupul de celule destinaţie click dreapta pe
selecţie Paste (Lipire).
Obs. Se poate folosi orice metodă de copiere studiată anterior.
Mutarea coţinutului unui grup de celule în alte celule din aceeaşi foaie de calcul sau în altă foaie de
calcul
Se selectează grupul de celule click dreapta pe selecţie Cut (Decupare) se selectează foaia
de calcul în care se va face mutarea se selectează grupul de celule destinaţie click dreapta pe
selecţie Paste (Lipire).
ŞTERGEREA UNEI CELULE SAU A UNUI GRUP DE CELULE ADIACENTE, A UNEI LINII, A UNUI
RÂND
INSERAREA DE RÂNDURI/COLOANE
Dacă dorim ca odată cu îmbinarea celulelor să realizăm şi centrarea conţinului acestora procedăm
astfel: se selectează celulele al căror conţinut va fi îmbinat click pe butonul Merge and Center
Dezactivarea caracteristicii Track Changes (Urmărire modificări) se face astfel: meniul Tools
(Instrumente) Track Changes (Urmărire modificări) Highlight Changes (Evidenţiere modificări)
în fereastra Highlight Changes se debifează opţiunea Track Changes While Editing (Urmărire modificări
în timpul editării) click pe butonul OK.
FORMATAREA CELULELOR
FORMATAREA RAPIDĂ
Pentru a stabili un anumit şablon pentru celulele
dintr-o foaie de calcul : meniul Format (Formatare)
AutoFormat (AutoFormatare) se alege şablonul de
tabel dorit.
format se va copia se apasă butonul Format Painter (Descriptor de formate) din bara de
instrumente se execută click în celula destinaţie.
FORMATAREA CONDIŢIONATĂ
Dacă dorim ca anumite valori dintr-o coloană să aibă o anumită formatare se poate folosi
formatarea condiţionată: se selectează coloana respectivă meniul Format (Formatare)
Conditional Formatting... (Formatare condiţionată) se specifică valoarea datelor ce vor avea o altă
formatare click pe butonul Format se stabileşte formatul click pe OK click pe OK.
FORMATAREA CELULELOR ÎN FOI GRUPATE
Pentru a realiza anumite formatări simultan în mai multe foi de calcul se procedează astfel: se grupează
celulele (se ţine tasta CTRL apăsată şi se selectează toate foile dorite) într-una din foile din grup se
realizează toate formatările dorite se anulează gruparea foilor (click dreapta pe una din foile din grup
Anulare grupare).
Operatori matematici:
Operator Operaţia
+ Adunare
- Scădere
* Înmulţire
/ Împărţire
^ Ridicare la putere
pe butonul .
După apăsarea tastei Enter, în celula în care a fost scrisă formula, va apărea rezultatul.
rezultatul
Exemplu:
referinţe relative referinţă absolută
FOLOSIREA FUNCŢIILOR
Funcţiile sunt formule predefinite care efectuează anumie operaţii (suma, maximul, media mai
multor valori etc.).
Introducerea unei funcţii într-o celulă
1. se selectează celula în care va fi scrisă funcţia.
2. se tastează semnul „=” pentru a începe introducerea funcţiei.
3. se scrie numele funcţiei urmat de o paranteză deschisă.
4. se selectează grupul de celule.
5. se închide paranteza (opţional).
6. se apasă tasta Enter.
Exemple de funcţii
Funcţia Operaţia
sum Suma valorilor din celulele selectate
product Produsul valorilor din celulele selectate
max Maximul valorilor din celulele selectate
min Minimul valorilor din celulele selectate
average Media aritmetică a valorilor din celulele selectate
rezultatul
COPIEREA FORMULELOR/FUNCŢIILOR
Selectaţi celula care conţine formula click pe punctul de selectare (colţul dreapta jos al
celulei) până când cursorul mouse-ului ia forma + se ţine butonul mouse-ului apăsat se
deplasează mouse-ul până când se acoperă întregul grup de celule se eliberează butonul mouse-
ului.
DENUMIREA CELULELOR ŞI A GRUPURILOR DE CELULE
Uneori este mai comod să folosiţi denumiri mai uşor de recunoscut pentru celule. Folosind
pentru celule denumiri mai uşor de reţinut, formulele vor deveni mult mai logice şi mai uşor de folosit.
Denumind celulele, operaţiile de decupare, copiere şi mutare a blocurilor de celule devin mult mai uşor
de efectuat.
Se selectează celula meniul Insert (Inserare) Name (Nume) Define(Definire) se specifică
numele dorit click pe OK.
Numele celulei
apare în
caseta Name
CALCULE CU MATRICI
Matricile sunt domenii dreptunghiulare de formule sau valori pe care Excel le tratează ca fiind
un grup. Unele funcţii şi formule care lucrează cu astfel de elemente returnează rezultate care sunt
plasate în mai multe celule. Altele, deşi prelucrează matrici de valori, pot furniza un rezultat afişat într-o
singură celulă.
Pentru a introduce o formulă de tip matrice se parcurg următoarele etape:
1. Se selectează domeniul care va conţine formula de tip matrice.
2. Se introduce formula.
3. După introducerea formulei se apasă combinaţia de taste <Shift> + <Ctrl> +
<Enter>.
Foaia de calcul următoare conţine un exemplu cu datele care sunt introduse într-o factură:
Pentru a calcula totalul în coloana D se pot folosi şi metodele anterioare (în celula D4 se introduce
formula =B4*C4, care apoi se copiază în celelalte celule din coloana D). În locul acestor formule se
poate introduce o singură formulă, valabilă în tot domeniul D4:D6, care va ocupa mai puţină memorie.
Pentru a calcula totalul utilizând formule de tip matice:
1. Se selectează domeniul D4:D6.
2. Se introduce în linia de formulă, formula = B4:B6*C4:C6
3. Se tastează combinaţia de taste <Shift> + <Ctrl> + <Enter>.
În bara de formulă, formula va fi afişată între acolade {}. Fiecare celulă a domeniului D4:D6 conţine
aceeaşi formulă. Acoladele simbolizeză că formula este o matrice şi că domeniul matrice trebuie să fie
tratat ca o entitate unică. Nu se pot introduce linii sau coloane în acest domeniu după cum nu este
posibilă ştergerea componentelor sale sau editarea unei singure celule. Formula nu multiplică valorile
din două celule, ci valorile din două matrici, B4:B6 şi C4:C6, făcând corespondenţa corectă a
elementelor acestora B4*C4, B5*C5, B6*C6.
Rezultatele sunt plasate în celulele matricei D4:D6 selectată anterior.
Domenii de tip matrice se pot utiliza şi ca argumente la funcţii. Funcţiile cu argumente de tip
matrice se introduc la fel ca şi formulele de acest tip.
1. Se selectează un domeniu de dimensiuni corecte.
2. Se introduce funcţia specific`nd domeniile de celule asupra cărora operează.
3. Se apasă combinaţia <Shift> + <Ctrl> + <Enter>.
De exemplu, dacă în exemplul anterior trebuie calculat totalul general fără a calcula totalurile parţiale, în
celula D7 trebuie introdusă formula {=SUM(B4:B6*C4:C6)}.
Introducerea se termină cu <Shift> + <Ctrl> + <Enter> pentru ca formula să fie considerată ca formulă
de tip matrice.
În mod uzual domeniul utilizat pentru introducerea formulelor sau funcţiilor de tip matrice trebuie
să fie corect selectat. Dacă domeniul de tip matrice selectat este prea mic, nu se pot vedea rezultatele;
dacă este prea mare, celulele care nu au fost utilizate vor conţine mesajul #N/A.
RECUNOAŞTEREA ERORILOR STANDARD ASOCIATE FORMULELOR
Unele formule, în loc de returnarea unei valori, afişează constante de erori. Principalele
constante de erori sunt prezentate în tabelul următor:
CALCULE CU AUTOCALCULATE
Dacă avem un domeniu ce conţine valori numerice şi selectăm acest domeniu vom observa în
bara de stare a aplicaţiei că Excel a calculat suma valorilor din domeniu fără ca utilizatorul să fi introdus
vreo funcţie sau formulă.
Funcţii logice
AND Returnează TRUE dacă argumentele sunt toate adevărate
IF Specifică un test logic ce trebuie executat
NOT Inversează valoarea logică a argumentului
OR Returnează TRUE dacă unul dintre argumente este adevărat
Funcţii statistice
Returnează media aritmetica a abaterilor absolute ale punctelor de date de la
AVEDEV
valoarea lor medie
BINOMDIST Returnează probabilitatea individuală de repartiție binomială
CONFIDENCE Returnează intervalul de încredere pentru o medie a populației
CORREL Returnează coeficientul de corelație între două seturi de date
COUNT Numără numerele din lista de argumente
COUNTBLANK Numără câte celule goale există într-o zonă
COUNTIF Numără celulele unei zone, care conțin date și care corespund unui anumit criteriu
COVAR Returnează covarianța, media produselor abaterilor împerecheate
FREQUENCY Returnează o distribuție a frecvenței ca matrice verticală
FTEST Returnează rezultatul unui test F
GEOMEAN Returnează media geometrică
HARMEAN Returnează media armonică
LINEST Returnează parametrii unei regresii liniare
LOGEST Returnează parametrii unei tendințe exponențiale
MAX Returnează valoarea maximă într-o listă de argumente
Returnează valoarea maximă într-o listă de argumente, inclusiv numere, text sau
MAXA
valori logice
MIN Returnează valoarea minimă într-o listă de argumente
Returnează valoarea minimă într-o listă de argumente, inclusiv numere, text sau
MINA
valori logice
MODE Returnează cea mai frecventă valoare dintr-un set de date
POISSON Returnează distribuția Poisson
STDEV Estimează abaterea standard bazată pe un eșantion
Estimează abaterea standard pe baza unui eșantion, incluzând numere, text sau
STDEVA
valori logice
STDEVP Estimează abaterea standard pe baza întregii populații
Calculează abaterea standard pe baza întregii populații, incluzând numere, text
STDEVPA
sau valori logice
VAR Estimează varianța pe baza unui eșantion
VARA Estimează varianța pe baza unui eșantion, incluzând numere, text și valori logice
Funcţii de informare
ISBLANK Returnează TRUE dacă valoarea este necompletată
ISEVEN Returnează TRUE dacă numărul este par
ISLOGICAL Returnează TRUE dacă valoarea este o valoare logică
ISNONTEXT Returnează TRUE dacă valoarea nu este un text
ISNUMBER Returnează TRUE dacă valoarea este un număr
ISODD Returnează TRUE dacă numărul este impar
ISTEXT Returnează TRUE dacă valoarea este text
Funcţii financiare
FV Returnează valoarea viitoare a unei investiții
Returnează valoarea netă actualizată a unei investiții bazate pe o serie de fluxuri de
NPV
numerar periodice și a unei rate de actualizare
PV Returnează valoarea actualizată a unei investiții
RATE Returnează rata dobânzii periodice pentru o anuitate
DIAGRAME / GRAFICE
Diagramele /graficele permit reprezentarea datelor unei foi de calcul într-o formă grafică.
Graficul poate fi creat pe foaia de calcul ce conţine datele sau pe o altă foaie. La modificarea datelor din
foaia de calcul, graficul este actualizat, astfel încât va reflecta modificările făcute.
Crearea diagramelor
1. se selectează datele care vor fi reprezentate grafic.
2. click pe butonul Chart Wizard (Expert Diagramă) din bara de instrumente sau în meniul Insert
(Inserare) Chart (Diagramă).
3. se selectează tipul de grafic dorit din lista Chart
Type (Tip de diagramă) şi formatul graficului din
lista Chart sub-type (Subtip de diagramă) click
pe butonul Next (Următorul).
6. se selectează opţiunea As new sheet (Ca foaie nouă), dacă se doreşte crearea graficului pe o foaie
de calcul nouă sau se lasă selectată opţiunea
As object in (Ca obiect în), şi în acest caz
graficul va fi creat pe foaia curentă click pe
butonul Finish (Terminare).
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Mutarea şi redimensionarea diagramelor se realizează în aceeaşi manieră ca mutarea şi
redimensionarea unei imagini în Word.
Pentru mutare se execută click pe diagramă se ţine butonul mouse-ului apăsat şi se
deplasează în poziţia dorită (metoda drag-and-drop).
Pentru redimensionare se execută click în unul din colţurile cadrului diagramei se ţine
butonul mouse-ului apăsat şi se trage spre interior (pentru micşorare) şi spre exterior (pentru mărire).
OBS. Serie de date: Puncte de date înrudite care sunt reprezentate grafic într-o diagramă.
Fiecare serie de date dintr-o diagramă are o culoare sau un model unic și este reprezentată în
legenda diagramei. Într-o diagramă se pot reprezenta grafic una sau mai multe serii de date.
Diagramele de structură radială au numai o serie de date.
Linia de tendință: O reprezentare grafică a tendințelor în seriile de date, cum ar fi o linie
urcătoare pentru a reprezenta cre șterea vânzărilor de-a lungul unei perioade de ordinul lunilor.
Liniile de tendință sunt utilizate pentru studierea problemelor de predic ție, denumită, de
asemenea, analiza regresiei.
Medie mobilă: O secvență de medii calculate din părți ale seriei de date. Într-o diagramă, o
medie mobilă netezește fluctuațiile datelor, arătând astfel mai clar modelul sau tendinţa.
3. Pentru a seta opțiunile și a formata linia de tendință sau de medie mobilă, click dreapta pe
linia de tendință, apoi click pe Formatare linie de tendință în meniul de comenzi rapide.
4. Selectați opțiunile, liniile și efectele dorite pentru linia de tendință.
Dacă selectați Polinomială, introduceți în caseta Ordine cea mai mare putere
pentru variabila independentă.
Dacă selectați Medie mobilă, introduceți în caseta Perioadă numărul de perioade
ce vor fi utilizate pentru calculul
mediei mobile.
Secţiunea Type
Linear – modelul liniar (regresia simplă),
y = a + bx.
Polynomial – modelul polinomial de ordin 2, 3, 4,
5, sau 6, y = a0 + a1x1 + a2x2 + … + akxk.
Logarithmic – modelul logaritmic: y = a + b ln x.
Exponential – modelul exponenţial: y = a ebx.
Power – modelul putere: y = a xb.
Moving Average – modelul de tip MA (medii
glisante), în care se calculează o serie nouă cu valori obţinute ca medie aritmetică a valorilor din seria
iniţială: yn = (xn + xn-1 + … + xn-k+1)/k, unde k este ordinul modelului. Este modelul prin care se
elimină influenţele pe termen foarte scurt sau scurt.
Pentru o alegere corectă se poate utiliza informaţia cunoscută din cercetări anterioare sau cea furnizată
vizual de aspectul norului de puncte.
Zona Order este activă pentru modelul polinomial (stabileşte ordinul modelului, maxim 6), iar
zona Period este activă pentru modelul Moving Average (stabileşte ordinul modelului – câte elemente
contribuie la calculul mediei aritmetice).
În zona Based on series se indică seria (dintre cele reprezentate) pentru care se estimează prin
metoda celor mai mici pătrate modelul selectat.
Ca efect al procedurii de adăugare a liniei de trend, în grafic se va afişa, ca o linie separată,
seria ipotetică obţinută prin calcularea trendului. Această linie poate fi formatată ca orice alt obiect grafic
(se selectează, se aplică meniul Format etc.).
Secţiunea Options
În grupul de opţiuni Trendline name se poate ataşa liniei o denumire proprie (butonul radio Custom şi
tastarea numelui în zona rezervată) sau se alege
denumirea implicită (butonul radio Automatic).
În grupul de opţiuni Forecast se poate indica numărul
de perioade (valori) pentru care se efectuează
prognoze, atât în viitor (Forward), cât şi în trecut
(Backward). Este suficient să se înscrie o valoare
diferită de zero în zona contor alocată şi seria de
trend se va extinde corespunzător.
Set intercept = permite fixarea valorii termenului liber
al modelului la o valoare cunoscută (opţiune utilă
pentru anumite tipuri de regresii). Se va marca boxa de control şi se va trece valoarea termenului liber.
Display equation on chart – marcarea boxei de control are efectul trecerii pe grafic a ecuaţiei estimate.
Display R-squared value on chart – este utilă pentru afişarea coeficientului de determinare R 2 (= pătratul
coeficientului de corelaţie multiplă), interpretabil în analiza de regresie.
Formularul de date poate fi folosit şi pentru vizualizarea înregistrărilor din listă. Există mai multe
metode pentru a realiza acest lucru. O metodă ar fi folosirea barei de derulare din caseta de dialog Data
Form. Se apasă pe săgeata în sus sau săgeata în jos pentru a vizualiza înregistrarea anterioară sau
înregistrarea următoare. Pe măsură ce sunt vizualizate înregistrările din listă în colţul din dreapta sus al
casetei de este indicat numarul curent al înregistrării. O altă metodă ar fi utilizarea butoanelor Find Next
pentru a vizualiza următoarea înregistrare şi Find Previous pentru a vedea înregistrarea anterioară.
Dacă la apăsarea acestor butoane Excel emite un semnal sonor înseamnă că sunteţi poziţionaţi pe
ultima, respectiv prima înregistrare din listă.
Pentru a şterge o înregistrare cu ajutorul formularului de date:
1. Se poziţionează cursorul în orice celulă din listă.
2. Din meniul Data se selectează comanda Form. Pe ecran apare caseta de dialog Data Form.
3. Se vizualizează înregistrarea care trebuie ştearsă.
4. Se aplică un clic pe butonul OK pentru a efectua ştergerea. Excel va solicita
confirmarea pentru ştergerea înregistrării. Se va răspunde cu OK pentru a şterge
înregistrarea sau cu Cancel pentru a anula operaţia de ştergere.
5. Se aplică un clic pe butonul Close pentru revenirea în foaia de calcul.
Formularul de date poate fi folosit şi pentru a găsi înregistrările care satisfac unul sau mai multe
criterii. Dacă se foloseşte formularul în acest scop nu se poate vizualiza decât câte o înregistrare găsită.
Paşii pentru a găsi o înregistrare sunt:
1. Se selectează o celulă din listă.
2. Din meniul Data se selectează comanda Form.
3. Din caseta de dialog Data Form se selectează butonul Criteria.
4. Se introduc criteriile pentru efectuarea căutării
5. Se aplică un clic pe butonul Find Next sau se apasă pe săgeata în jos din bara de derulare a
formularului.În formular va fi afişat rezultatul căutării.
Dacă nu există nici o înregistrare corespunzătoare se va auzi un semnal sonor.
Dacă trebuie făcută căutarea în sens invers se aplică un clic pe butonul Find Prev sau se apasă
săgeata în sus din bara de derulare a formularului. Dacă nu există nici o înregistrare corespunzătoare
se va auzi semnalul sonor.
SORTAREA UNEI LISTE
Sortare = ordonarea datelor din tabel după anumite criterii.
Se selectează datele care vor fi sortate meniul Date Sort
se specifică criteriile de sortare (colaonele după care se va face
sortarea) în secţiunile Sort By şi precum şi ordinea de sortare
(ascendent sau descendent) click pe butonul OK.
O listă se poate sorta mai rapid cu ajutorul a două butoane din bara
de instrumente standard:
FILTRAREA DATELOR
Filtrarea datelor = afişarea doar a datelor care îndeplinesc anumite condiţii.
Click pe litera coloanei în care se va face filtrarea meniul Date Filter AutoFilter.
Se aplică un clic pe săgeata de derulare din coloana în care se va introduce criteriul. Se selectează
criteriul pentru coloana respectivă. Sunt posibile următoarele opţiuni:
All Permite afişarea tuturor înregistrărilor cu acest câmp.
(Top 10) Permite selectarea unui subset de înregistrări pornind de sus sau de jos într-o listă. Se
poate specifica fie numărul de elemente, fie procentul de elemente ce vor fi filtrate. La
selectarea acestei opţiuni apare caseta de dialog Top 10 Autofilter
Din prima listă derulantă se
selectează Top /Bottom, în funcţie
de direcţia în care se va face
filtrarea de sus (Top) sau de jos
(Bottom). În a doua listă derulantă
se introduce sau se selectează un număr care indică câte înregistrări (dacă în a treia listă
derulantăeste selectată opţiunea Items) sau ce procent din numărul total de înregistrări (dacă în
a treia listă derulantă este selectată opţiunea Percent) vor rezulta din filtrare.
Custom Permite crearea unor criterii definite cu condiţii şi/sau. La selectarea acestei opţiuni
apare caseta de dialog Custom AutoFilter Pentru a introduce criterii comparative se selectează
un operator din prima listă derulantă, apoi se introduce o valoare în caseta alăturată. Dacă
există un al doilea criteriu se selectează una din opţiunile AND (şi) sau OR (sau) şi se introduce
în mod similar al doilea criteriu.
FILTRAREA AVANSATĂ
O altă metodă de filtrare este folosirea comenzii Advanced
Filter. Cu această comandă se pot efectua operaţii de filtrare bazate
pe criterii complexe. Pentru folosirea comenzii trebuie creat un
domeniu de criterii. Domeniul de criterii specifică condiţiile pe care
datele filtrate trebuie să le îndeplinească. Prima linie din domeniul
de criterii conţine numele câmpurilor pentru care se vor specifica
criterii. Numele câmpurilor trebuie scrise exact la fel ca numele câmpurilor din listă. În liniile imediat
următoare, sub numele câmpurilor, se introduc criteriile pentru câmpurile respective. Domeniul de criterii
se va termina cu o linie goală. Criteriile care sunt pe aceeaşi linie în domeniul de criterii vor trebui să fie
îndeplinite simultan. Între criteriile care se găsesc pe linii diferite aplică o relaţie de tip SAU.
După pregătirea domeniului de criterii se execută următorii paşi:
1. Se selectează domeniul de celule care conţine lista
2. Se aplică comanda Data, Filter, Advanced Filter. Pe ecran apare caseta de dialog Advanced Filter
3. Dacă lista filtrată va fi afişată în acelaşi loc ca şi lista iniţială se selectează opţiunea Filter the List, in
place. Dacă datele trebuie plasate într-o altă zonă a foii de calcul pentru a fi prelucrate ulterior se
selectează opţiunea Copy To Another Location. În acest caz în caseta Copy To se specifică domeniul
de celule ce va conţine lista, dacă acesta nu a apărut automat.
4. În caseta List Range se introduce domeniul de celule care conţine lista, dacă acesta nu a apărut
automat.
5. În caseta Criteria Range se introduce domeniul de celule care conţine domeniul de criterii.
6. Dacă prin filtrare trebuie înlăturate înregistrările duble se marchează opţiunea Unique Records Only.
7. Se selectează butonul OK.
TABELE PIVOT
Tabelele de sinteză sau tabelele pivot (Pivot Table) realizează sintetizarea datelor dintr-o bază
de date Excel din mai multe perspective. Utilizatorul poate alege câmpurile care să constituie titluri de
pagină, de linie sau de coloană, sau câmpuri care sa fie utilizate în realizarea unor calcule.
Un tabel pivot utilizează date pe două dimensiuni pentru a crea un tabel în trei dimensiuni. Sunt
o cale foarte bună pentru a concentra multă informaţie într-un spaţiu restrâns.Tabelele pivot îţi permit şi
să faci auditul datelor. Caracteristica unică a tabelelor pivot este capacitatea lor de a muta câmpurile
prin tragere şi plasare. Excel recalculează instantaneu datele în noua rearanjare. Nu trebuie să scrii noi
formule sau să refiltrezi datele deoarece tabelul pivot se recalculează automat atunci când se
recalculează câmpurile.
Aplicaţia Pivot Table Wizard
Aplicaţia Pivot Table Wizard poate fi folosită pentru a crea un nou tabel pivot sau pentru a edita un tabel
pivot deja existent.
Pentru a crea un tabel pivot trebuie parcurşi paşii:
1. Execută secvenţa Data\PivotTable and PivotChart Report (Raport tabel pivot şi diagramă pivot).
2. În pasul 1 al aplicaţiei PivotTable Wizard trebuie indicată sursa de date pe care doreşti să le utilizezi
pentru tabelul pivot. Pentru sursa de date ce trebuie analizată îţi stau la dispoziţie următoarele patru
opţiuni:
♦ Microsoft Excel List or Database (Listă sau bază de date Microsoft Excel ) – utilizează date organizate
cu etichete de linie şi coloană pe o foaie de calcul. Este parametru predefinit.
♦ External Data source (Sursă externă de date) – utilizează un fişier sau o bază de date din afara
registrului de calcul curent.
♦ Multiple Consolidation Ranges (Zone multiple de centralizare) – crează un tabel sau o diagramă pivot
din mai multe foi de calcul Excel.
♦ Another PivotTable or PivotChart (Alt tabel pivot sau diagramă pivot ) – creează un tabel sau o
diagramă pivot dintr-un alt raport pivot din acelaşi registru de calcul.
3. Stabileşte tipul de raport pivot pe care vrei să-l creezi: un tabel sau o diagramă. Apoi selectează
butonul Next.
4. În pasul numărul 2 al aplicaţiei Pivot Table Wizard selectează o sursă de date dacă aceasta nu este
selectată sau dacă datele se găsesc într-un alt registru de calcul sau domeniu decât cel prezent în
caseta de dialog.
5. Pasul 3 al
aplicaţiei PivotTable Wizard îţi oferă mai multe opţiuni de plasare şi formatare a tebelului pivot. Tabelul
pivot poate fi plasat pe o nouă foaie de calcul sau pe foaia curentă.
Dacă optezi pentru foaia de calcul existentă trebuie să precizezi localizarea tabelului pivot. De
asemenea, poţi folosi butoanele Layout (Aspect) şi Options(Opţiuni) pentru a continua precizarea
parametrilor doriţi pentru noul tabel pivot.. Aceşti parametri pot fi modificaţi şi ulterior, după crearea
tabelului sau diagramei pivot.
6. Când ai terminat de selectat opţiunile dorite, execută click pe Finish (Terminare) pentru a crea
tabelul.
Executarea unui click pe butonul Layout din pasul 3 duce la afişarea casetei de dialog Pivot Table
Wizard-Layout.
Lista de mai jos descrie cele patru zone în care pot fi introduse câmpurile:
♦ Page creează un meniu derulant deasupra tabelului, care îţi permite să extragi o anumită opţiune cum
ar fi un departament sau o ţară.
♦ Row aplică un format vertical tabelului, rezumând datele de sus în jos – reprezintă fiecare obiect din
câmpurile din partea stângă a tabelului pivot.
♦ Column aplică un format orizontal tabelului, rezumând datele de la stânga la dreapta – prezintă
fiecare obiect din câmpurile din partea de sus a tabelului pivot.
♦ Data – această zonă este rezumatul valorilor. Aici poţi aduna, număra sau crea alte funcţii de analiză
pentru datele introduse. Execută dublu click pe câmp pentru a obţine acces la funcţia sau tipul de
rezumat dorit.
Poţi personaliza funcţiile de rezumare executând click pe butonul Options (Opţiuni) ca să extinzi caseta
de dialog PivotTable Field. Opţiunile suplimentare îţi permit să analizezi datele ca procentaje din total, în
funcţie de câmpurile şi obiectele de bază. Câmpul de bază este câmpul de comparaţie din analiza
personalizată, iar obi e c tul de bază este obiectul de
câmp din aceeaşi analiză.
Opţiunea Name (Nume) din caseta Pivot Table Options îţi permite să stabileşti un nume pentru
tabelul pivot. În mod prestabilit, Excel numeşte noile tabele Pivot Table 1, Pivot Table 2..., dar
poţi introduce oricând alt nume.
Opţiunea Grand Totals for Columns (Totaluri generale pentru coloane) execută funcţiile de
analiză şi asigură totaluri generale pentru fiecare coloană din tabelul pivot. Opţiunea Grand
Totals for Rows (Totaluri generale pentru rânduri) face acelaşi lucru pentru fiecare linie din
tabelul pivot. Aceste opţiuni sunt selectate implicit, însă este bine să le deselectezi pentru a nu
aglomera tabelele pivot cu prea multe totaluri.
Dacă tabelul pivot conţine câmpuri ascunse, vei dori, probabil, să obţii un subtotal pentru
aceste câmpuri, însă fără să afişezi conţinutul câmpurilor. În astfel de cazuri, selectează
opţiunea Subtotal Hidden Page Itema (Subtotal elemente pagină ascunsă).
Excel aplică automat un autoformat prestabilit noilor tabele pivot. Dacă preferi să selectezi un
alt format, poţi dezactiva opţiunea AutoFormat Table din caseta de dialog Pivot Table Options
sau poţi modifica formatarea după crearea tabelului pivot.
Pentru a schimba formatarea automată aplicată alege Format\AutoFormat sau execută click
pe butonul Format Report (Formatarea raport) din bara de instrumente Pivot Table.
O importantă caracteristică a aplicaţiei Excel 2000 este capacitatea de păstrare a formatării
unui tabel pivot atunci când actualizezi datele sau îi modifici aspectul. Opţiunea Preserve
Formatting (Păstrare formatare) este selectată implicit însă o poţi dezactiva dacă preferi să revii
la formatul original.
Opţiunea Merge Labels (Îmbinare etichete) îţi permite să combini celulele din coloanele şi liniile
perimetrului exterior al tabelului pivot. Aceasta este o caracteristică de formatare.
Un tabel pivot poate ocupa mai multe pagini. Pentru a afişa etichetele pentru coloane şi linii se
bifează opţiunea Repeat Items Labels on Each Pronted Page (Se repetă etichetele elementelor
pe fiecare pagină imprimată).
Opţiunea Set Print Titles (Stabilire titluri de imprimare) este prin definiţie dezactivată.
Selectează această opţiune în cazul în care doreşti ca la imprimare să utilizezi etichetele de
câmp şi obiect în titlurile tabelului pivot.
Prin definiţie, ordinea câmpurilor în machetă este de sus în jos şi apoi în lateral. Dacă preferi ca
ordinea să fie de la stânga la dreapta şi apoi în jos, schimbă parametrul Page Layout (Aspect
pagină) din caseta de de dialog PivotTable Options. În machetă poţi modifica numărul de
câmpuri pe coloană sau linie precizând numărul respectiv în caseta Fields per Columns
(Câmpuri pe coloană). Prin definiţie, numărul este zero.
În caseta Pivot Table Options există două opţiuni care îţi permit să controlezi ce va afişa Excel
în celulele în care nu apar datele aşteptate. Opţiunea For Error Values, Show_ (Pentru valori
de eroare, se afişează_) îţi permite să înlocuieşti valorile eronate cu un caracter sau un loc gol;
opţiunea For Empty Cells, Show_ (Pentru celule goale, se afişează_) îţi permite să stabileşti un
caracter sau un spaţiu pentru celulele goale. De exemplu, dacă ai un raport care conţine un
mesaj #ERR, vei găsi că este util să atragi atenţia asupra erorilor introducând cuvintele nume
lipsă în caseta corespunzătoare opţiunii For Error Values, Show_. Această configuraţie va duce
la afişarea respectivelor cuvinte în orice celulă ce conţine o eroare. În plus, poţi aplica formatări
condiţionate pentru a folosi şi culori.
Secţiunea Data Options (Opţiuni date) din caseta de dialog Pivot Table Options îţi oferă câteva
caracteristici utile. Lista de mai jos descrie aceste opţiuni:
o Save Data With Table Layout (Salvare date şi aspect tabel) – salvează o copie a
datelor provenite dintr-o sursă externă de date. Este selectată în mod prestabilit.
Deselectarea ei reduce dimensiunea registrului de calcul, dar te obligă să actualizezi
manual tabelul pivot atunci când deschizi registrul – cu excepţia cazului când este
activată opţiunea Refresh on Open (Reîmprospătare la deschidere). Dacă această
opţiune este dezactivată nu poţi lucra cu tabele pivot până nu le reactualizezi.
o Enable Drilldown (Activare selecţie dinm listă) – prezintă detalii când execuţi dublu click
pe un câmp; selectată în mod prestabilit.
o Refresh on Open (Reîmprospătare la deschidere) – actualizează tabelul pivot la
deschiderea registrului de calcul. Nu este selectată în mod prestabilit.
o Refresh Every _ Minutes (Reîmprospătare la fiecare _ minute) permite actualizarea
automată după intervalul de minute stabilit. Nu este selectată în mod prestabilit.
Această opţiune este disponibilă doar pentru tabelele pivot bazate pe surse externe de
date.
o Save Password (Salvare parolă) – salvează parola asociată sursei externe de date din
care provine informaţia. Nu este selectată în mod prestabilit; activarea ei poate
compromite securitatea bazei de date.
o Background Query (Interogare în fundal) – rulează interogarea în fundal, permiţând
utilizatorului sa continue lucrul. Nu este selectată în mod prestabilit.
o Optimiza Memory (Optimizare memorie) – optimizează şi gestionează memoria când
se folosesc tabele pivot; reduce performanţele. Nu este selectată în mod prestabilit.
DIAGRAME PIVOT
Atunci când creezi o diagramă pivot, Excel creează în interiorul registrului de calcul o foaie de diagramă
şi o foaie pentru tabelul pivot. Deoarece informaţia din diagramă trebuie să provină dintr-un tabel Excel
crează automat tabelul.
Atunci când doreşti să creezi o diagramă pivot trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează tabelul pivot pentru care doreşti să creezi diagrama.
2. Din bara Pivot Table apasă butonul Chart Wizard.
3. Diagrama este creată automat pe o altă foaie de calcul.
UTILIZAREA SOLVER-ului
Cu comanda Goal Seek se poate analiza variaţia rezultatelor în funcţie de o singură celulă de pornire.
Multe foi de calcul sunt prea complexe pentru comanda Goal Seek. La unele modele pot fi necesare
intrări multiple sau se pot impune restricţii asupra unora dintre valorile de intrare sau asupra rezultatului.
Analiza unui rezultat prin modificarea valorilor din una sau mai multe celule se poate face utilizând
facilitatea Solver din Excel.
Pentru a putea fi folosită facilitatea Solver, ea trebuie mai întâi instalată. Pentru a realiza acest lucru se
vor executa următorii paşi:
1. Se aplică comanda Tools, Add-Ins. Pe ecran apare caseta Add-Ins
2. Se marchează opţiunea Solver.
3. Se selecteză butonul OK. Comanda Solver va aparea
în meniul Tools.
Cu Solver-ul se pot rezolva tot felul de probleme de
programare liniară şi neliniară:
Probleme de maximizare a câştigurilor
Probleme de transport
Probleme de amestec
Probleme de minimizare a costurilor
În principiu problemele care pot fi rezolvate au un singur obiectiv, pentru unele variabile sunt specificate
restricţii, iar variabilele de intrare influenţează, direct sau indirect, atât restricţiile cât şi valorile care
trebuie optimizate.
Pentru utilizarea Solver-ului se vor efectua următorii paşi:
1. Se configurează foaia de calcul şi se stabileşte care sunt celulele care conţin variabilele de intrare şi
rezultatul.
2. Se aplică comanda Tools, Solvers. Pe ecran apare caseta de dialog Solver Parameters
În caseta text Set Target Cell se specifică celula care conţine formula cu rezultatul care trebuie analizat
(funcţia obiectiv). În secţiunea Equal To se specifică ce se urmăreşte pentru funcţia obiectiv:
Dacă trebuie maximizată se selectează opţiunea Max.
Dacă trebuie minimizată se selectează optiunea Min.
Dacă funcţia obiectiv trebuie să atingă o anumită valoare se selectează opţiunea Value of, iar în
caseta text alăturată se introduce valoarea respectivă.
În caseta text By Changing Cells se vor indica celulele sau domeniul de celule pe care Solver-ul le va
modifica pentru a obţine valoarea optimă.
Caseta Subject to the Constraints va conţine restricţiile problemei. Pentru a adăuga o restricţie se aplică
un clic pe butonul Add. Pe ecran apare o nouă casetă de dialog, Add Constraint în care se pot
introduce restricţiile problemei:
Excel introduce soluţiile în foaia de calcul. Dacă se alege opţiunea Keep Solver Results Excel va păstra
în foaia de calcul soluţia calculată.
Dacă se selectează opţiunea Restore Original Values, se va reveni la valorile iniţiale din foaia de calcul.
Pentru sintetizarea rezultatelor găsite, Solver-ul permite generarea a trei tipuri de rapoarte:
Answer - în care sunt prezentate valorile iniţiale şi finale pentru celula rezultat şicelulele care
conţin variabilele de intrare.
Sensitivity - în care este prezentată o analiză de senzitivitate a variabilelor de intrare(cum
variază rezultatul la diferite modificări ale variabilelor de intrare).
Limits - se specifică între ce limite pot varia limitelele impuse în restricţii, astfel încât rezultatul
final să nu se modifice.
Pentru a crea un raport se selectează denumirea lui din lista Reports din caseta Solver Results. Pentru
a selecta mai multe rapoarte din listă, se alege primul raport, se ţine apăsată tasta <Ctrl> şi se aplică un
clic pe unul sau ambele rapoarte rămase. Se aplică un clic pe butonul OK. Excel va crea fiecare raport
într-o foaie de calcul separată.