Tema 13 GESTIONAREA DATELOR TABELARE

1. Sortarea şi filtrarea datelor.

2. Validarea datelor tabelare.
3. Calcularea subtotalurilor.
4. Consolidarea datelor tabelare.
5. Elaborarea tabelelor şi graficilor generalizatoare.
6. Elaborarea macrourilor.
7. Protecția datelor tabelare.

13.1 Sortarea şi filtrarea datelor

13.1.1. Sortarea datelor

Sortarea reprezintă ordonarea înregistrărilor unui tabel în ordine alfabetică,

numerică sau cronologică, după culoarea de umplere a celulelor, culoarea
fonturilor, după simboluri grafice, ascendent sau descendent, după unul sau mai
multe criterii de sortare.

Ordinea de sortare
O listă poate fi sortată în ordine ascendentă, descendentă sau folosind o ordine
de sortare particularizată. Conţinutul şi tipul datelor, determină modul în care o
valoare este sortată.

Ordinea de sortare ascendentă:

 Numerele sunt sortate de la cel mai mic număr negativ la cel mai mare
număr pozitiv;
 Datele calendaristice - de la cele mai vechi până la cele mai recente;
 Valorile de tip text, au ca rezultat mai întâi sortarea numerelor introduse
ca text şi apoi textul obişnuit;
 În cazul valorilor logice, se afişează FALSE şi apoi TRUE.
 Valorile eronate, ca de exemplu, #VALUE! sau #NAME?, sunt afişate în
ordinea în care acestea sunt găsite.

Ordine de sortare descendentă:

Atunci când este selectată o ordine de sortare descendentă, Microsoft Excel
sortează valorile în ordinea opusă sortării ascendente, cu excepţia celulelor libere,
care sunt totdeauna lăsate la urmă.

Executarea unei sortări simple:

1. Se selectează o celulă din coloana care se doreşte a fi sortată;
 2. Din grupul de instrumente Sort&Filter a filei Data (fig. 13.1) se alege
butonul - pentru sortarea în ordine ascendentă, sau butonul - pentru
sortarea în ordine descendentă. Aceste opțiuni mai pot fi selectate și la activarea
butonului Sort&Filter din grupul cu instrumente Editing a filei Home (fig. 13.2);

Exemplu: În fig. 13.3 este efectuată sortarea în ordine ascendentă a

înregistrărilor din câmpul Preț Unitate (coloana C1:C9).

Fig. 13.1 Grupul de instrumente Sort&Filter

Fig. 13.2 Opțiunile butonului Sort&Filter

Tabelul pînă la sortare Tabelul după sortare

Fig. 13.3 Sortarea având drept criteriu o singură coloană

Sortarea utilizând mai multe criterii (pe coloane diferite şi/sau pe aceeaşi
coloană):
1. Pentru sortarea unui tabel în funcţie de mai multe criterii, se selectează
domeniul de celule dorit;
 2. Din grupul cu instrumente Sort&Filter a filei Data se selectează butonul
Sort (fig. 13.1) sau Custom Sort din grupul cu instrumente Editing a filei Home
(fig. 13.2);
3. Fereastra de dialog care apare după selectarea acestei op țiuni conține
elemente care permit precizarea unor opţiuni mai avansate de sortare (fig. 13.4):

Pentru stabilirea unui criteriu de selecție se completează următoarele

rubrici:
 Caseta Sort By - se alege numele coloanei după care se va face
ordonarea.
 Caseta Sort On – reprezintă sortarea pe baza:
 Values – valorile din celulele selectate;
 Cell Color – culoarea celulei;
 Font Color – culoarea fontului;
 Cell Icon – pictogramele din celule rezultate în urma formatării
condiționate;
 Caseta Order - se poate alege ordinea de sortare în funcţie de natura
informaţiilor conţinute:
 În cazul cînd în caseta Sort On a fost selectată opțiunea Values:
 Pentru informaţii de tip şir de caractere → Sort A to Z
(Sortare de la A la Z) sau Sort Z to A (Sortare de la Z la A);
 Pentru informaţii de tip numeric → Sort Smallest to Largest
(Sortare de la cel mai mic la cel mai mare) sau Sort Largest to Smallest (Sortare
de la cel mai mare la cel mai mic);
 Pentru informaţii de tip dată calendaristică/timp → Sort
Oldest to Newest (Sortare de la cel mai vechi la cel mai nou) sau Sort Newest to
Oldest (Sortare de la cel mai nou la cel mai vechi).
 În cazul când în caseta Sort On a fost selectată opțiunea Cell
Color, în caseta Order se alege din listă culoarea de umplere după care se solicită
ordonarea și ordinea de sortare (On Top (Sus)/On Bottom (Jos);
 În cazul când în caseta Sort On a fost selectată opțiunea Font
Color, în caseta Order se alege din listă culoarea fontului după care se solicită
ordonarea și ordinea de sortare (On Top (Sus)/On Bottom (Jos);
 În cazul când în caseta Sort On a fost selectată opțiunea Cell
Icon, în caseta Order se alege din listă pictograma după care se solicită ordonarea
și ordinea de sortare (On Top (Sus)/On Bottom (Jos);

Butonul Add Level – permite adăugarea unui nou criteriu de sortare;

Butonul Delete Level – elimină un criteriu de sortare;
Butonul Copy Level – permite crearea unei copii a unui criteriu de selecție;
Butoanele Move Up (Mutare în sus) şi Move Down (Mutare în jos) -
reordonează nivelurile de sortare;
Butonul Options – deschide o fereastră de dialog care conține opțiunile
pentru sortare (fig. 13.5):
 Opțiunea Case Sensitive – sesizează diferența între utilizarea
caracterelor mici și mari;
Zona Orientation:
 Sort top to bottom (Sortare de sus în jos) - pentru tabele cu
înregistrările organizate pe coloane şi cu primul rând antet;
 Sort left to right (Sortare de la stânga la dreapta) - pentru tabele
cu înregistrările organizate pe rânduri şi cu prima coloană antet de tabel.
Opțiunea My data has headers - precizarea primei linii ca cap de tabel
pentru a fi exclusă din sortare. Microsoft Excel identifică etichetele de coloană,
comparând tipul de format de pe primele rânduri ale listei. Dacă nu este selectată
această opţiune, nu se vor identifica etichetele de coloană, iar în cutiile de editare
Sort by şi Then by, se vor trece coloanele.

Fig. 13.4 Fereastra de dialog Sort

Fig. 13.4 Fereastra de dialog Sort Options

Exemplu: Tabelul din fig. 13.5 va fi sortat pe următoarele cîmpuri (fig. 13.6):
Modelul televizorului – Ascendent;
Diagonala – Pictogramă, Sus (On Top);
Preț unitate – Culoare celulă, Sus (On Top);
Cantitatea vândută - Culoare font, Jos (On Bottom);
Suma realizată - Ascendent;
 În prima casetă cu numele Sort by, se va alege câmpul care va furniza
ordinea principală de sortare, după care în caseta Then by se va alege câmpul care
furnizează o doua ordine de sortare, subordonată primei ş.a.m.d..
După aplicarea acestor criterii de selecție rezultă tabelul din fig. 13.7.

Fig. 13.5 Tabel care urmează a fi sortat după mai multe criterii de selecție

Fig. 13.6 Aplicarea sortării datelor utilizând mai multe criterii de selecție

Fig. 13.7 Tabel obținut în urma sortării după mai multe criterii de selecție
 Sortarea unei liste care nu are etichete de coloană:
Dacă Microsoft Excel nu depistează nici o diferenţă, referitor la tipul datelor,
scrierea cu majuscule, font, aliniere sau model, între primele rânduri şi rândurile
care urmează, nu sunt identificate etichete de coloană. În acest caz, opțiunea My
data has headers este automat deselectată. Dacă a fost identificat primul rând ca
reprezentând etichete de coloană, dar dintr-un anumit motiv se doreşte ca acest
rând să fie inclus în sortare, atunci se va deselecta manual opţiunea My data has
headers. În aceste situaţii, sistemul va selecta o coloană care să reprezinte ordinea
de sortare, folosind numele generic al acesteia (fig. 13.8).

Fig. 13.8 Opţiunea My data has headers deselectată

În cazul în care se selectează o coloană şi se solicită sortarea, va fi afi șată

fereastra de dialog Sort Warning care are două opţiuni (fig. 13.9):
 Expand the selection - în cazul în care se doreşte extinderea selecţiei la
întreaga listă;
 Continue with the current selection - numai pentru selecţia executată.

Fig. 13.9 Fereastra de dialog Sort Warning

Dacă se optează pentru cea de-a doua variantă, se va executa sortarea în tabel
numai a coloanei selectate. Restul listei nu se reorganizează (fig. 13.10).
 Tabelul până la sortare Tabelul după sortare

Fig. 13.10 Sortarea datelor folosind opțiunea Continue with the current
selection

Dacă o coloană conţine un set limitat de elemente, cum ar fi denumirea

produselor, diagonala sortarea plasează rândurile cu elemente identice împreună.
Acest tip de sortare, este folosit în crearea unei liste cu subtotaluri automate.

Anularea sortării
Ultima sortare realizată poate fi anulată executând un click de mouse-ul pe
butonul Undo Sort care se află în meniul rapid.
13.1.2. Filtrarea datelor

Filtrarea simplă
Trebuie reţinut că o operaţiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii
de selecţie, care se pot defini ca o entitate distinctă (într-o zonă separată a foii de
calcul) sau se pot selecta dintr-o mulţime de criterii, creată în mod automat de către
Microsoft Excel prin analiza informaţiilor din listă (Fig. 13.12).
Comanda Filter
Accesul la principalele instrumente de selectare a informaţiilor se realizează
prin comanda Filter din meniul Data (Fig. 13.11). Submeniul afişat dispune
comenzile:
– Filter - pentru realizarea unii filtrări simple sau personalizate;
– Advanced Filter - pentru executarea unei filtrări avansate cu criterii
de filtrare mai complexe.

Fig. 13.11. Meniul Data cu principalele instrucțiuni de gestionare a datelor

 Comanda Filter
Operaţiunea cea mai rapidă de regăsire a unor informaţii dintr-o listă se
realizează prin succesiunea de comenzi Filter (din meniul Data). Ca urmare a
comenzii, fiecare denumire de câmp apare pe foaia de calcul însoţit de un buton de
listă derulantă, ca în figura alăturată.
Prin acţionarea butonului de derulare apare o listă de opţiuni de sortare și
filtrare, urmate de lista valorilor existente în coloana respectivă a listei (Fig.
13.12).

Fig. 13.12. Selectarea opțiunilor de filtrare

Selectarea unei valori din lista derulantă produce afişarea doar a acelor
înregistrări care au ca valoare a câmpului valoarea selectată (în acest mod se
realizează filtrarea simplă) (Fig. 13.13).
 Fig. 13.13. Tabelul inițial și tabelul filtrat după valori din listă

Selectarea opțiunii Select All produce afişarea tuturor înregistrărilor

(anularea filtrării pentru câmpul respectiv).

Filtrarea personalizată

Utilizatorul are posibilitatea realizării unei filtrări personalizate cu ajutorul

instrucțiunilor disponibile în miniul instrucțiunii Filter.
Opțiunea Filter by Color permite filtrarea după culoarea fundalului
celulelor din coloană curentă.
Opțiunile Text Filters, Number Filters și Data Filters apar în meniul
instrucțiunii Filter în funcție de tipul datelor ce se conțin în coloana curentă ți
permit aplicarea unor criterii de filtrare prin intermediul operatorilor matematici
sau operatorilor textuali exprimați prin cuvinte engleze (Fig.13.14).
Semnificația opțiunilor de filtrare a numerelor este prezentată mai jos:
Above Average - se afișează valorile numerice mai mari ca valoarea
medie;
Below Average - se afișează valorile numerice mai mici ca valoarea
medie;
Equals… - se afișează valorile egale cu una sau doua valori indicate
de utilizator și combinate cu operatorii logice AND sau OR;
Does Not Equal - se afișează valorile inegale cu una sau doua valori
indicate de utilizator și combinate cu operatorii logice AND sau OR
Greater Than… - se afișează valorile mai mari decât una sau doua valori
indicate de utilizator și combinate cu operatorii logice AND sau OR;
 Greater Than Or Equal To… - se afișează valorile mai mari sau
egale cu una sau doua valori indicate de utilizator și combinate cu operatorii
logice AND sau OR;
Less Than… - se afișează valorile mai mici decât una sau doua valori
indicate de utilizator și combinate cu operatorii logice AND sau OR;
Less Than Or Equal To… - se afișează valorile mai mici sau egale cu
una sau doua valori indicate de utilizator și combinate cu op eratorii logice AND
sau OR;
Between - se afișează valorile cuprinse într-un interval de valori indicat
de utilizator

Fig. 13.14. Opțiunile instrucțiunii Number Filter

Selectarea opțiunii Top 10… este posibilă pentru câmpuri numerice şi arată
doar primele înregistrări, în ordinea crescătoare sau descrescătoare a valorilor,
ordinea fiind fixată într-un dialog intermediar. Se poate alege şi numărul
înregistrărilor afişate (nu este obligatoriu 10).
 Selectarea opțiunii Custom Filter… afişează un dialog care permite
stabilirea unei condiţii de filtrare mai complexe. Un asemenea dialog este în figura
următoare:

În primul grup de opţiuni se fixează prima condiţie prin alegerea

operatorului în prima zonă şi valorii de comparaţie în a doua zonă. Se alege
operatorul logic dintre condiţii (dacă există o a doua condiţie) prin butoanele radio,
după care se fixează a doua condiţie.
Condiţia compusă realizată astfel se aplică doar câmpului pe care se
stabileşte filtrarea curentă.

Filtrarea avansată
Prin aplicarea instrucțiunii Advanced este posibil ca înregistrările din tabel
să fie filtrate după mai multe condiții de filtrare (mai mult de două), combinate
după logica AND sau OR, precum și copiate în altă locaţie din foaia de calcul. Un
alt avantaj este acela al vizibilităţii condiţiilor prin faptul că se defineşte o zonă,
numită în general Criteria range, care conţine condiţiile de filtrare pentru toate
coloanele dorite. Lista trebuie să aibă obligatoriu etichete de coloane pentru a
aplica această procedură. Paşii urmaţi sunt
 Definirea criteriilor de filtrare.
 Se copiază etichetele coloanelor implicate în filtrare într-o zonă compactă de
celule care va deveni zona Criteria range;
 In liniile următoare se scriu condiţiile de filtrare aplicate pentru coloana
respectivă din tabel.
 Comanda Advanced.
 Se selectează lista (eventual doar prin poziţionarea celulei active în listă);
 Se selectează comanda Filter din meniul Data şi apoi Advanced;
 Se specifică diapazonul de celule pentru zona Criteria range cu condițiile de
filtrare și, opţional, locul de copiere a tabelului filtrat (vezi fig. 13.15);
 Se acţionează OK.
Studiu de caz: De filtrat tabelul inițial din Fig. 13.15 afișând informația despre
produsele cu prețul mai mic de 50 lei și vândute în cantități mai mari de 10 unități.

Fig. 13.15. Stabilirea opțiunilor pentru filtrarea avansată

Fig. 13.16. Rezultatul filtrării avansate

IMPORTANT
Este obligatoriu ca zona de criterii să fie separată prin cel puţin o linie
(coloană) goală de lista propriu-zisă (altfel identificarea automată a listei este
greşită) (Fig. 13.15). Se recomandă ca zona de criterii să fie sub listă. Aranjarea
criteriilor pe linii comune cu lista poate produce neajunsuri prin ascunderea în
urma filtrării acestor linii.

In grupul Action se alege modul de efectuare a filtrării: Filter the list, in-
place produce filtrarea listei pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to
another location produce copierea înregistrărilor selectate în altă zonă a foii de
calcul.
In List range se specifică domeniul ocupat de listă. De regulă acest domeniu
este stabilit automat, dar este posibil să se specifice un subdomeniu, dacă nu se
doreşte filtrarea întregii liste.
In Criteria range se specifică domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dacă
în foaie există o zonă denumită Criteria, adresa zonei apare automat în Criteria
range.
In Copy to se specifică domeniul în care se copiază înregistrările selectate
(dacă este marcată optiunea Copy to another location). Este suficient să se indice
doar colţul din stânga sus al zonei receptoare.
Caseta de control Unique records only se marchează dacă se doreşte ca
selecţia obţinută în urma filtrării să conţină înregistrări unice.

Combinarea criteriilor de filtrare

Pentru utilizarea eficientă a filtrării avansate este necesar de înțeles
principiul de combinare a criteriilor de filtrare în zona Criteria range.
Dacă criteriile de filtrare din zona Criteria range sunt scrise în același rând
(fig. 13.15), atunci ele sunt evaluate după logica AND și se vor selecta
înregistrările din tabelul inițial ce corespund integral condițiilor de filtrare.
Dacă criteriile de filtrare din zona Criteria range sunt scrise în rânduri
diferite (vezi exemplul de mai jos), atunci ele sunt evaluate după logica OR și se
vor selecta înregistrările din tabelul inițial ce corespund măcar uneia din ele.

Pot fi utilizate ambele logici de evaluare (AND și OR)

 Eliminarea filtrelor
 Pentru a elimina un filtru aplicat unei coloane a unei liste, faceţi clic pe
săgeata de lângă coloană, apoi faceţi clic pe Select All.
 Pentru a elimina filtrele care se aplică tuturor coloanelor dintr-o listă,
punctaţi pe Filter în meniul Data

13.2. Validarea datelor

Validarea datelor reprezintă un procedeu de restricționare a domeniului de

valori ce pot fi introduse într-un diapazon de celule specificat de către utilizator.
Aplicând reguli de validare la celulele unui document cu care urmează să lucreze
mai mulți util izatori autorul documentului se asigură că nu vor fi introduse ulterior
date greșite din punct de vedere sintactic și semantic. Validarea datelor se
realizează cu ajutorul instrucțiunii Data Validation din meniul Data (Fig. 13.11).

La selectarea acestei instrucțiuni se deschide fereastra de interfață din Fig.

13.17, în care utilizatorul poate selecta una din opțiunile de validare:

Any value - este admisă orice valoare (opțiunea implicită);

Whole number - se admit numere întregi ce satisfac intervalului specificat;
Decimal - se admit numere reale ce satisfac intervalului specificat;
List - se admit doar valori ce corespund unei liste de valori specificate preventiv;
Date - se admit date calendaristice ce corespund intervalului specificat;
Time - se admit date de timp ce corespund intervalului specificat;
Text length - se admite doar text cu o lungime ce corespunde valorilor specificate;
Custom - se admit valori ce corespund unei formule de calcul.

Odată cu selectarea uneia din opțiuni devin active câmpuri pentru

specificarea domeniului de valori admisibile cu ajutorul operatorilor matematici,
examinați în întrebarea referitor la filtrarea personalizată, iar utilizatorul trebuie să
selecteze operatorii necesari și să introducă valorile corespunzătoare ce limitează
acest domeniu (fig. 13.17). În cazul opțiunii List se va indica domeniul de celule
ce conține valorile ce urmează să apară în listă.
 Fig. 13.17. Fereastra de interfață a instrucțiunii Data Validation

Se recomandă ca regulile de validare aplicate celulelor să fie însoțite cu

mesaje ce apar la selectarea unei celule (Input Message) și la introducerea în
celulă a unei valori ce nu corespunde regulii de validare aplicate celulei ( Error
Alert). Ștergerea regulii aplicate preventiv se realizează cu butonul Clear All.
Vom demonstra aplicarea unei reguli de validare de tip listă cu mesajele
respective în baza unui studiu de caz.

Studiu de caz: De aplicat celulelor din diapazonul A5:A10 o regulă de validare de

tip listă care stabilește următoarele valori admisibile: LG, Sony, Samsung.

Pasul 1. În afară documentului se creează lista necesară scriind valorile în coloană

una după alta.

Pasul 2. Se selectează diapazonul de celule A5:A10 și se activează opțiunea Data

Validation din meniul Data.

Pasul 3. În fereastra de interfață a instrucțiunii Data Validation se selectează

opțiunea List și se indică diapazonul de celule cu valorile din viitoarea listă în
câmpul Source.
Pasul 4. Se creează un mesaj ce va apărea la selectarea unei celule din diapazonul
A5:A10 care explică acțiunile următoare ale utilizatorului.

Pasul 5. Se creează mesajul de eroare ce va apărea pe ecran în caz dacă valoare

introdusă în celulă nu corespunde domeniului de valori admise.
Rezultatul acestor acțiuni este următor:
 La selectarea unei celule din diapazon, de exemplu A10, se afișează mesajul
pentru introducerea datelor;

 La deschiderea meniului listei se afișează valorile admisibile ce pot fi

selectate cu un click;

 La încercarea de a tipări o valoare ce nu este prezentă în listă se va afișa

mesajul de eroare
 13.3. Calcularea subtotalurilor.

Când sortează datele dintr-o listă, Excel permite efectuarea unor sinteze a
datelor pe baza totalurilor parţiale (subtotaluri). Când se efectuează calcule
parţiale, acestea sunt calculate pentru fiecare grup din listă. Un grup este alcătuit
din mai multe linii (înregistrări) care au aceeaşi informaţie într-o coloană (câmp)
specificată.

Pentru a putea crea subtotaluri trebuie ca datele să fie sortate. După sortarea
datelor după câmpuri, se parcurg următorii paşi:
1. Se selectează orice celulă din listă.
2. Se aplică comanda Subtotal din meniul Data.

3. Pe ecran apare caseta de dialog Subtotal (Fig. 13.18).

 Fig.13.18. Caseta de dialog Subtotal

4. Se specifică modul în care vor fi grupate datele pentru subtotaluri, selectând

din lista derulantă At each change in (la fiecare schimbare în) numele
coloanei după care se face gruparea (Fig.13.18). Dacă este prima dată când
este selectată comanda, Excel selectează automat coloana cea mai din
stânga. Dacă comanda a fost folosită şi mai înainte, atunci va fi selectată
coloana folosită ultima dată.
5. Din lista derulantă Use Function se selectează funcţia care trebuie
calculată.Funcţiile cel mai frecvent folosite sunt:
SUM – adunare
MAX – maximum
MIN – minimum
AVERAGE – medie aritmetică
PRODUCT – produs
VAR - varianţa
STD DEVP – deviația standard;
5. Din lista Add Subtotal To se selectează datele cu care se vor efectua
calculele. Această listă conţine numele coloanelor din lista de date. Se marchează
coloanele cu date numerice pentru care se vor efectua calculele.
6. Pentru a înlocui totaluri existente se marchează opţiunea Replace current
subtotals.
7. Pentru a insera un salt de pagină înaintea fiecărui grup se marchează
opţiunea Page break between groups.
8. În mod implicit subtotalurile şi totalurile generale apar la sfârșitul grupului
de date (opţiunea Summary below data se marchează automat). Dacă ele trebuie
afişate înaintea grupului de date se va demarca opţiunea Summary below data.
 9. Se selectează butonul OK. Va apărea tabelul cu subtotaluri calculate, iar
în partea stângă a ferestrei registrului vor apărea butoane de ascundere/afișare a
înregistrărilor pentru fiecare grup de înregistrări.

Pentru eliminarea subtotalurilor din caseta de dialog Subtotal se selectează

butonul Remove All.
Dacă în cadrul unui grup trebuie calculate subtotaluri suplimentare se vor
calcula subtotaluri ierarhizate.
Pentru a crea un subtotal ierarhizat datele trebuie sortate şi după a doua
cheie. Apoi se aplică comanda Subtotals. Se vor selecta opţiunile pentru grupul
principal (cel mai mare). Excel inserează subtotalurile pentru primul grup.
Se alege în continuare Subtotals şi opţiunile pentru următoarele subseturi
de grupe. Opţiunea Replace current subtotals trebuie să fie demarcată. Excel
inserează câte un subtotal pentru următoarele subseturi de grupuri.
 13.4. Consolidarea datelor tabelar

Instrucțiunea Consolidate din meniul Data (Fig. 13.11) permite crearea unui
tabel consolidat cu aceeași structură ca și tabelele inițiale. Important este ca aceste
tabele să aibă o structură identică și să conțină tipuri de date identice în coloanele
corelate. La selectarea instrucțiunii Consolidate se deschide o fereastră de interfață
(Fig. 13.19)

Fig. 13.19. Fereastra de interfață Consolidate

În această fereastră se selectează o funcție statistică ce va fi aplicată la

calcularea datelor consolidate pentru valorile tabelare ce corespund etichetelor
(valorilor textuale) identice din prima coloană a tabelelor inițiale. Apoi se
selectează cu mouse-ul celulele primului tabel (ele apar în câmpul Reference) și
cu ajutorul butonului Add se adaugă acest diapazon în lista diapazoanelor selectate
All references. Procedeul se repetă pentru toate tabelele inițiale. Butonul Delete
permite excluderea din listă a unui diapazon nedorit.
Opțiunile Top row și Left column din lista Use labels in permite preluarea
în tabelul consolidat a etichetelor din primul rând și prima coloană (de stânga) a
tabelelor inițiale.
Opțiunea Create links to source data permite legarea tabelului consolidat
cu cele inițiale, astfel încât orice modificare de date într -un tabel inițial se va
reflecta și în tabelul consolidat.
La activarea butonului OK va apărea un tabel consolidat în locul unde a fost
plasat inițial cursorul tabelar.
 13.5. Crearea tabelelor şi graficilor generalizatoare.

Tabelele de sinteza (generalizatoare) sau tabelele pivot (Pivot Table)

realizează sintetizarea datelor dintr-un tabel Excel din mai multe perspective.
Utilizatorul poate alege câmpurile care sa constituie titluri de pagina, de linie sau
de coloana, sau câmpuri care sa fie utilizate în realizarea unor calcule. Tabelele
pivot sunt corelate cu grafice pivot (Pivot Chart), în care pot fi reflectate datele de
sinteză. Se utilizează instrucțiunile respective din meniul Insert.

Vom explica utilizarea tabelelor pivot pe un exemplu concret. Sa

presupunem ca avem un tabel Excel care conține înregistrările din Fig.13.20 si că
dorim sa aflam câte mașini de spălat au fost vândute pentru fiecare producător în
funcție de adâncimea ei.
 Fig. 13.20 Caseta de dialog Create PivotTable

Se vor efectua următorii pași :

 Se selectează tabelul inițial;

 Se lansează în executie comanda Pivot Table din meniul Insert;
 În fereastra de dialog Create PivotTabel (Fig. 13.20) se indică diapazonul
celulelor unde se află tabelul inițial (el este deja inserat dacă a fost selectat la
început). Datele pot fi preluate dintriun alt fișier Excel activând opțiunea
Use an external data source și specificând locația și numele fițierului dorit.
 Se alege opțiunea New Worksheet dacă se dorește crearea tabelului pivot
într-o foaie nouă a registrului sau se specifică locul unde va fi plasat tabelul
în foaia curentă (Existing Worksheet) și si activează butonul OK;
 În foaia de calcul curentă va fi creată o zonă pentru afișarea t abelului pivot și
în meniul principal va apărea meniul PivotTable Tools, iar în partea
dreaptă se va deschide caseta de dialog PivotTable Field List cu denumirea
coloanelor preluate din tabelul inițial (Fig.13.21). În continuare utilizatorul
trebuie să proiecteze structura unui tabel încrucișat specificând coloanele din
care vor fi preluate etichete pentru denumirea rândurilor (Row labels) și
coloanelor (Column labels) și coloana cu date (Values) asupra cărora se va
aplica o funcție statistică (în cazul nostru funcția Sum). Selectarea
coloanelor se face prin bifarea lor sau tragerea cu mouse-ul în zona
respectivă a casetei de dialog (Fig. 13.21). De asemenea, poate fi stabilit și o
coloană după care va fi posibilă filtrarea datelor (Report Filter). Dacă se
dorește utilizarea unei funcții statistice diferite decât Sum, atunci din meniul
câmpului Values se selectează opțiunea Value Field Settings… și din
caseta de dialog a instrucțiunii se alege funcția dorită și formatul numeric
necesar (Fig. 13.22).
 Tabelul pivot elaborat este prezent în Fig. 13.23.
 Fig. 13.21. Crearea unui tabel pivot

Fig. 13.22. Selectarea funcție statistice pentru tabelul pivot

 Fig. 13.23. Tabelul pivot elaborat cu butoane de filtrare

În baza unui tabel pivot oricând poate fi creat un grafic pivot. În acest scop
se utilizează instrucțiunea PivotChart din meniul PivotTabele Tools, care conține
mai multe instrucțiuni de lucru cu tabelele pivot.

După activarea instrucțiunii PivotChart și alegerea tipul graficului dorit el

va apărea în foaia de calcul curentă.

Fig. 13.24. Graficul pivot

 13.6. Elaborarea macrourilor.

Un macro reprezintă un program scris în limbajul Visual Basic for

Aplication (VBA) și este format din mai multe macroinstrucțiuni care descriu
acțiunile aplicate asupra datelor și celulelor dintr-o foaie de calcul Excel. Macroul
permite de a automatiza acțiunile de rutină care se execută cu fiecare document
creat și de a economisi timpul de lucru. Macroul poate fi elaborat de sine stătător în
editorul limbajului VBA sau înregistrat interactiv cu ajutorul instrucțiunii Record
Macro … din meniul View (Fig. 13.25). La selectarea ei se deschide o casetă de
dialog în care trebuie de specificat numele macroului ce va fi creat și locul păstrării
lui (Fig. 13.26). Dacă se alege opțiunea This Workbook, atunci macroul se va
păstra în registrul curent. Opțiunea New Workbook stabilește că fiecare registru
nou creat va conține acest macrou.

Fig. 13.25. Meniul instrucțiunii Macros

Fig. 13.26. Caseta de dialog Record Macro

Din momentul activării butonului OK sunt înregistrate într-un program cu

numele Macro1 toate manipulările care le execută utilizatorul cu datele și celulele
registrului curent. Finalizarea înregistrării se realizează cu ajutorul instrucțiunii
Stop Recording din meniul Macros.
 După această el devine disponibil în lista de macrouri ce se afișează cu
ajutorul instrucțiunii View Macros (Fig.13.27). În caseta de dialog Macro sunt
disponibile un șir de instrucțiuni de lucru cu macrouri. Butonul Delete permite
ștergerea unui macrou selectat. Butonul Edit permite modificarea macroului în
editorul limbajului VBA (Fig. 13.28)

Fig. 13.27. Caseta de dialog Macro

Executarea unui macrou se realizează prin selectarea lui din listă și activarea
butonului Run. Rezultatul acțiunii macroului Macro1 este prezentat în Fig. 13.29.
Fig. 13.28. Textul macroului elaborat

Fig. 13.29. Rezultatul execuției Macro1

 13.7 Protecţia datelor tabelare.

Excel oferă posibilitatea protejării conţinutului unui fişier prin intermediul

unei parole, atât la nivel de foaie de calcul, cât şi la nivelul întregului fişier
(registru de lucru).

Protecţia la nivel de foaie de calcul

Pentru a preveni, ştergerea accidentală a informației dintr-o foaie de calcul, se

poate recurge la protecţia acesteia: din grupul de instrumente Changes a filei
Review se selectează opțiunea Protect Sheet (fig. 13.30). Această opțiune mai
poate fi găsită și selectînd butonul Format din grupul de instrumente Cells a filei
Home 13.31).

Fig. 13.30 Grupul de instrumente Changes

Fig. 13.31

În urma selectării acestei opțiuni apare fereastra de dialog Protect Sheet (fig.
13.32). Pentru a asigura protecţia foii de calcul şi a celulelor blocate anterior
trebuie bifată opțiunea Protect worksheet and contents of locked cells. Foaia de
calcul poate fi protejată pentru selectare, formatare, inserare, ştergere coloane şi
linii, sortare, etc.
Se poate, opţional, stabili şi o parolă pentru deprotejarea foii. Pentru aceasta
se completează caseta Password to unprotect sheet. După acţionarea butonului
OK va apărea o fereastră de confirmare a parolei (fig. 13.33).
În lista Allow all users of this worksheet to se pot bifa operaţiile permise
utilizatorilor atât timp cât foaia este protejată.
După stabilirea protecţiei, în funcţie de drepturile alocate utilizatorilor,
celulele blocate nu mai pot fi editate, iar dacă a fost debifată opțiunea Select
locked cells, ele nu mai pot fi nici măcar selectate.
Dacă o foaie de calcul este protejată, atunci butonul Protect Sheet din grupul

de instrumente Changes se transformă în Unprotect Sheet .

Pentru anularea protecției foii protejate cu parolă, la acţionarea butonului
Unprotect Sheet apare o fereastră în care va trebui introdusă parola stabilită (fig.
13.34).

Fig. 13.32 Fereastra Protect Sheet

Fig. 13.33 Fereastra de confirmare a parolei pentru deprotejarea foii de

calcul
 Fig. 13.34 Introducerea parolei pentru anularea protecției foii de calcul

Protecția la nivel de celule

Pentru a bloca sau proteja selectiv, doar anumite celule din foaia de calcul
este necesar de stabilit celulele care nu vor fi blocate înainte de a proteja foaia de
calcul. Pentru aceasta se debifează opţiunea Locked din pagina Protection a
ferestrei Format Cells (fig. 13.35) sau opțiunea Lock Cell care poate fi găsită prin
selecția butonului Format din grupul de instrumente Cells a filei Home
Blocarea celulelor nu au nici un efect atâta timp cât foaia de calcul nu este
protejată.

Fig. 13.35 Fereastra Format Cells - Pagina Protection

Protejarea registrului

Protejarea registrului presupune protejarea structurii acestuia şi a ferestrelor.

Există trei posibilităţi de a proteja un registru deschis de aplicaţia Ms Excel:
 prevenirea schimbărilor legate de foile de calcul (adăugare, ştergere,
inserare, schimbarea numelui, ascundere/afişare);
 fixarea ferestrei documentului la o anumită dimensiune şi poziţie;
 condiţionarea deschiderii registrului de o parolă.

Pentru a proteja un registru se selectează opțiunea Protect Workbook din

grupul de instrumente Changes a filei Review (fig. 13.30). În urma selectării
acestei opțiuni apare fereastra de dialog Protect Structure and Windows (fig.
11.36) care conține următoarele opțiuni:
 Opțiunea Protect workbook for:
 Caseta Structure - nu permite efectuarea operaţiilor privind foile de
calcul și anume : vizualizarea foilor de calcul ascunse; redenumirea foilor de
calcul; mutarea, ştergerea, ascunderea foilor de calcul; inserarea de noi foi de
calcul; mutarea sau copierea foilor de calcul într-un alt registru; înregistrarea de
noi macrocomenzi; crearea sumarului pentru scenarii.
  Caseta Windows – nu permite: schimbarea dimensiunii sau a poziţiei
ferestrelor; mutarea, redimensionarea sau închiderea ferestrelor.
 Opțiunea Password – este opțională și permite stabilirea unei parole
pentru anularea protecției registrului.

Fig. 13.36 Fereastra Protect Structure and Windows

Condiţionarea deschiderii registrului de o parolă se poate realiza atunci când

se face salvarea acestuia. În fereastra de dialog Save As (fig. 13.37) se selectează
butonul Tools, iar din lista apărută se alege comanda General Options.

Fig. 13.37 Fereastra Save As

În caseta General Options (fig. 13.38), se poate opta pentru următoarele
tipuri de protecţie:
 Password to open – se indică parola care va fi cerută la deschiderea
registrului;
  Password to modify - se indică parola care va fi cerută la salvarea
modificărilor datelor unui registru deschis;
 Read-only recommended – bifarea acestei opțiuni permite deschiderea
unui registru numai pentru citire.

Fig. 13.38 Fereastra General Options

Dacă registrul a fost protejat la modificări prin parolă și aceasta nu se

cunoaşte, utilizatorul totuşi îl poate deschide, dar numai pentru citire (Read Only)
şi apoi să-l salveze sub un alt nume (fig. 13.39).

Fig. 13.39 Fereastra apărută la deschiderea unui registru protejat la

modificări prin parolă

Dacă în fereastra General Options a fost bifată caseta Read-only

recommended, de fiecare dată când se deschide registrul se afişează o casetă cu un
mesaj, ca în fig. 13.40.
Utilizatorul poate selecta:
 Yes – pentru a confirma deschiderea fişierului numai pentru citire;
 No – pentru deschiderea fişierului pentru citire/scriere;
 Cancel – pentru a renunţa la deschiderea fişierului.

Fig. 13.40 Fereastra apărută la deschiderea unui registru numai pentru

citire
 Pentru a înlătura aceste modalităţi de protejare a registrului, după deschiderea
lui, în caseta General Options se şterg parola / parolele aferente şi și se debifează
caseta Read-only recommended, apoi se salvează documentul.