Sunteți pe pagina 1din 25

GHID DE UTILIZARE MICROSOFT EXCEL

www.pctroubleshooting.ro -

Lectia 1: Fereastra aplicativa


Cand deschideti programul Excel se poate intampla sa va apara o fereastra de tip: ‘tip
of the day’. Apasati butonul ‘OK’ ca sa inchideti aceasta fereastra si intrati in pagina de Excel.

Ar trebui sa vedeti fereastra aplicatiei in partea de sus a ecranului si fereastra pentru


documente mai jos. Puteti micsora ambele ferestre daca doriti.

Spatiul ferestrei aplicatiei contine 5 randuri sau linii de meniuri de comenzi care pot fi
folosite pentru a actiona asupra informatiei gasite in fereastra pentru documente. Aceste
meniuri de comenzi contin comenzi ce se pot utiliza pentru cuvinte si grafice si sunt
urmatoarele : Title Bar, (bara unde este scris numele programului, in cazul nostru Excel),
urmata de Menu Bar( bara unde se gasesc meniurile File, Edit, Insert, Format….), Standard
Toolbar , Formatting Toolbar, Formula Bar si Status bar.

Functionarea pentru fiecare meniu

TITLE BAR

Contine numele aplicatiei ‘Microsoft Excel’. In dreapta locului unde este scris numele
aplicatiei se gasesc butoanele minimize/maximize si butonul pentru inchidere.
MENU BAR

Contine principalele comenzi. Aceste comenzi pot fi executate prin click buton
stanga Mouse care va deschide o fereastra in jos ce contine comenzi optionale. Comenzile
FILE, EDIT, VIEW, WINDOW and HELP sunt meniuri comune de optiuni care se gasesc si
in celelalte aplicatii Windows.

Test 1

Porniti programul Excel. Mutati pointer-ul Mouse-ului catre optiunea FILE si


apasati pentru a vedea optiunile ce se gasesc in acest meniu in fereastra ce apare. Nu
faceti click pe niciuna din aceste optiuni inca. Daca va aflati in fereastra si vreti sa iesiti
apasati butonul ESC sau faceti click in afara ferestrei.

Toolbars

Sunt doua bare care normal expun Standard toolbar si Formatting toolbar. Barele au
butoane grafice care pot fi click-up cu Mouse-ul pentru a executa anumite instructiuni sau
pentru a aduce alte seturi de optiuni. Operatiile care se executa prin click pe butoanele din
bara pot fi executate si din ferestrele ce se deschid in momentul selectarii meniurilor din
MenuBar. Este recomandat sa se utilizeze butoanele din ToolBar pentru ca in acest mod
operatia se efectueaza mult mai repede dar nu este neaparat sa fie utilizate deoarece ele nu
sunt decat dublura operatiilor din meniuri. De obicei sunt mai multe moduri de a face o
operatie. Daca asezati pointer-ul Mouse-lui deasupra butonului sub acesta apare tipul operatiei
( ToolTip ).

Daca cele doua bare nu apar se face click pe meniul VIEW din MenuBar and then
Toolbars dupa care apar cele doua bare.

Urmatoarele butoane din bara Toolbar vor fi folosite in Lectia 1:

Pagina noua ( rezulta un spatiu gol)

Buton pentru deschiderea fisierelor salvate

Buton pentru salvare

Buton pentru imprimare

Buton pentru insumare ( aduna numerele din linii sau coloane)


Buton undo ( se foloseste pentru a anula ultima actiune)

Test 2

Intrati in programul Excel. Puneti pointer-ul de la Mouse pe fiecare buton din


ToolBar pentru a vizualiza tipul operatiei. Veti vedea butoane asemanatoare cu butoane
de la alte aplicatii Windows in special daca folositi alte aplicatii din Microsoft. In lectiile
urmatoare se vor folosi mai multe astfel de butoane.

Formula Bar

Aceasta este ultima linie inainte de fereastra pentru document. Ea expune informatii
intrate sau care urmeaza a fi intrate intr-o celula si returneaza informatii despre locatia celulei.
Editarea celulei poate fi facuta in FormulaBar. Pozitia activa a celulei este indicata la
sfarsitul casutei din stanga din FormulaBar.

Status Bar

Ofera informatii despre statutul actual al programului. Aceasta trasatura se gaseste in


capatul de sus a ferestrei de document. Utilizatorul primeste informatii despre ceea ce Excel
face. Exemplele sunt gata cand Excel accepta noi intrari.
Lectia 2: Documente/Fereastra de lucru

Aceasta este fereastra unde va aparea informatia introdusa. Daca fereastra nu este
marita, bara de sus va contine o bara pentru titlu care va expune numele fisierelor. Langa
aceasta bara este o grila in care informatiile sunt introduse iar cele deja inregistrate sunt
expuse. In marginea din dreapta este o bara verticala, o bara orizontala in capul ferestrei, iar
in stanga o alta bara verticala cu butoane. Fiecare din aceste bare sunt listate si explicate mai
jos.

Title Bar

Aceasta va aparea daca fereastra pentru document nu este marita. Ea afiseaza numele
aplicatiei. Numele unei aplicatii goale se inregistreaza automat cu Book1, Book2,… depinde
de cate ferestre sunt deschise . Puteti click-a pe aceasta bara si se trage de ea in stanga si
dreapta daca se doreste mutarea ferestrei. Butonul meniului de control este in stanga jos, iar
butoanele pentru minimizare si marire sunt in dreapta.

Pagina fisierului de lucru

Contine o grila de celule in care informatiile se vor introduce sau vor aparea daca au
fost introduse. Coloanele sunt ordonate alfabetic, iar liniile dupa numerele ce se gasesc in
stanga. Spatiul unde se gasesc literele si numerele se numeste cadru.
Scroll Bars

Este folosita pentru a vizualiza diferite parti din pagina. Se foloseste scroll-ul vertical
din marginea din stanga a paginii pentru a se misca vertical si scroll-ul orizontal unde se
gasesc literele pentru a muta orizontal.

Sheet Tabs si Scrolling Buttons

Capetele apar la sfarsitul ferestrei pentru document si sunt notate cu Sheet1,Sheet2, etc. Se
poate trece la o alta pagina click-ind pe alt buton (Sheet1, Sheet2…). Butoanele
( ScrolingButons) apar in stanga capetelor si permit aducerea paginilor mai repede.
Lectia 3: Termeni de baza si definitii

CELULA

Aceasta este o unitate de baza a unei foi de calcul (Sheet). Este o locatie care poate sa
contina informatii si cel mai des este definita prin coloanele si liniile ei. De exemplu C6
reprezinta o celula in a 3-a coloana si al 6-lea rand. Denumirea conventionala pentru o celula
de referinta este litera corespunzatoare pozitiei pe coloane urmata de numarul liniei. C6 este
corect dar 6C este incorect.

Celula activa sau celula selectata

Celula care este innegrita pe margine este celula activa. Aceasta e fereastra in care se
poate lucra si unde este cursorul. Se poate selecta o noua celula activa folosind sagetile de la
tastatura sau cu Mouse-ul. Se pot folosi butoane ca [PageDown], [PageUp], [Home] pentru a
schimba locatia celulei active.

Test 3

Mutati celula activa. Cand incepeti sa lucrati intr-o noua pagina celula activa va fi celula A1.
Uitati-va la celula cea mai din stanga din FormulaBar ca sa schimbati celula activa.

BLOCURI
Un grup de celule adiacente care formeaza un dreptunghi este numit un bloc. Este
definit de adresele celor doua celule care se gasesc in colturile opuse dreptunghiului din
stanga sus si dreapta jos a blocului. Un bloc de celule poate fi marcat folosind Mouse-ul sau
prin apasarea butonului [Shift] si folosirea sagetilor. Odata ce un bloc este definit se pot face
operatii cu acel bloc adica se poate muta, copia, sterge sau se poate schimba continutul.

CARTE DE LUCRU

Acesta este numele in Excel pentru fisiere. El poate avea multiple pagini (Sheet-uri)
cu informatii diferite in fiecare pagina. Aceasta va permite sa mentineti datele inrudite intr-un
singur fisier in loc sa le descompuneti in fisiere diferite.

VALORI CONSTANTE

Datele pe care le introduceti in celule sunt numite valori constante in Excel. Acestea
pot include text, numere, date, notatii stiintifice, circulatie monetara, procentaje.

FORMULE

Formula este o secventa de valori, celula de referinta, nume, functii sau operatori care
produc o noua valoare. Formula va aparea pe ecran ca un numar, dar in bara pentru formule ea
arata ce este cu adevarat stocat in celula.
Lectia 3: Termeni de baza si definitii

CELULA

Aceasta este o unitate de baza a unei foi de calcul (Sheet). Este o locatie care poate sa
contina informatii si cel mai des este definita prin coloanele si liniile ei. De exemplu C6
reprezinta o celula in a 3-a coloana si al 6-lea rand. Denumirea conventionala pentru o celula
de referinta este litera corespunzatoare pozitiei pe coloane urmata de numarul liniei. C6 este
corect dar 6C este incorect.

Celula activa sau celula selectata

Celula care este innegrita pe margine este celula activa. Aceasta e fereastra in care se
poate lucra si unde este cursorul. Se poate selecta o noua celula activa folosind sagetile de la
tastatura sau cu Mouse-ul. Se pot folosi butoane ca [PageDown], [PageUp], [Home] pentru a
schimba locatia celulei active.

Test 3

Mutati celula activa. Cand incepeti sa lucrati intr-o noua pagina celula activa va fi celula A1.
Uitati-va la celula cea mai din stanga din FormulaBar ca sa schimbati celula activa.

BLOCURI
Un grup de celule adiacente care formeaza un dreptunghi este numit un bloc. Este
definit de adresele celor doua celule care se gasesc in colturile opuse dreptunghiului din
stanga sus si dreapta jos a blocului. Un bloc de celule poate fi marcat folosind Mouse-ul sau
prin apasarea butonului [Shift] si folosirea sagetilor. Odata ce un bloc este definit se pot face
operatii cu acel bloc adica se poate muta, copia, sterge sau se poate schimba continutul.

CARTE DE LUCRU

Acesta este numele in Excel pentru fisiere. El poate avea multiple pagini (Sheet-uri)
cu informatii diferite in fiecare pagina. Aceasta va permite sa mentineti datele inrudite intr-un
singur fisier in loc sa le descompuneti in fisiere diferite.

VALORI CONSTANTE

Datele pe care le introduceti in celule sunt numite valori constante in Excel. Acestea
pot include text, numere, date, notatii stiintifice, circulatie monetara, procentaje.

FORMULE

Formula este o secventa de valori, celula de referinta, nume, functii sau operatori care
produc o noua valoare. Formula va aparea pe ecran ca un numar, dar in bara pentru formule ea
arata ce este cu adevarat stocat in celula.
Lectia 4: Documente de baza active
Pentru a putea merge mai departe trebuie sa intrati in programul Excel. Veti
invata sa creati o pagina.

Pentru a va modifica pozitia dintr-o pagina puteti folosi mai multe metode.
Sagetile de la tastatura pot fi folosite pentru a va muta la stanga, la dreapta, sus si jos.
Sageata poate muta celula activa. Puteti tine sageata in jos si sa obtineti o celula care se
deplaseaza pana ii dati drumul. Puteti folosi butoanele [PageUp] si [PageDown] pentru
a muta cursorul in sus sau jos. Incercati sa mutati celula activa cu aceste butoane.

Un alt mod pentru a muta celula activa este sa faceti click stanga cu Mouse-ul si,
in timp ce tineti apasat, mutati cu ajutorul lui. Puteti muta celula si click-ind o data pe
celula si inca o data in locul unde doriti sa fie mutata. Faceti click pe celula C5 si pozitia
activa a celulei se va modifica. Incercati sa selectati alta celula.

Pentru a vedea alta parte a paginii se folosesc sagetile din barele orizontale si
verticale din jurul paginii. Derulati in jos pana ajungeti la numarul 100 in bara verticala.
Se observa ca celula activa nu isi schimba pozitia din bara formulei. Cand barele rulante
sunt folosite, celula activa ramane acolo unde a fost selectata si va disparea daca
fereastra este mutata dincolo de locul unde este aceasta. Dupa folosirea barelor rulante
va trebui sa apasati alta celula pentru a modifica celula activa.

Alte modalitati comune de a muta celula activa sunt:

[Home] muta celula in prima coloana din linia curenta;

[Ctrl]+[Home] muta celula in coltul din stanga al documentului adica A1( se apasa
ambele taste in acelasi timp);

[End], then [Home] celula activa devine ultima celula din document;

Va puteti muta printre pagini click-ind butoanele paginilor sau folosind butoanele
rulante pentru a va muta mai repede. Incercati sa va mutati in alta pagina folosind
aceasta tehnica. Nefiind nici o informatie pe aceste pagini singura diferenta este butonul
paginii.

MARCAREA UNUI BLOC

Marcarea unui bloc poate fi o sarcina destul de grea, dar trebuie invatata deoarece este
o operatie destul de des efectuata.

Test 4

Sa spunem ca doriti sa marcati blocul de la B2 la D6. Acesta va cuprinde 15


celule. Pentru a face acest lucru faceti click pe celula B2 si tineti apasat butonul din
stanga al Mouse-ului si trageti in jos si in dreapta pana la pozitia D6. Daca celulele incep
sa se innegreasca inseamna ca sunteti pe drumul cel bun.

Folosirea Mouse-ului este foarte frecventa pentru marcarea blocurilor, dar acest lucru
se poate face si prin apasarea butonului [Shift] si a butoanelor cu sageti de la tastatura. Nu dati
drumul la butonul [Shift] decat atunci cand celulele pe care doriti sa le marcati intr-un bloc se
contureaza. Incercati si aceasta metoda.
INTRARI DE DATE

Pagina initiala pe care o veti realiza este una simpla.

Micul exemplu va inregistra informatii despre proiect in care 6 indivizi vand periute
de dinti diferit colorate. Aceasta pagina ne va da informatii despre cate periute de dinti sunt
vandute de un anumit individ, cate periute de o anumita culoare sunt vandute si numarul total
de periute de dinti care sunt vandute. Acelasi lucru se poate face si pentru 600 de indivizi.

Pentru a inregistra informatiile in celule apasati cu Mouse-ul, introduceti valorile,


dupa care apasand [Enter] celula activa se va muta in jos, iar folosind sagetile va puteti muta
in stanga, dreapta, jos, sus. Daca introduceti o valoare gresita o puteti inlocui selectand celula
si rescriind peste ceea ce ati introdus gresit.

Test 5

Introduceti informatiile precum sunt introduse mai jos in aceleasi celule:

A B C D E F G
1 Red Blue Green Totals
2 Mary 23 25 25
3 Sam 16 18 19
4 Bill 19 33 4
5 Sue 24 22 33
6 Mandy 17 27 21
7 Tommy 9 5 18
8 Totals

EDITAREA DATELOR

Acum ca ati introdus datele se poate intampla sa trebuiasca sa schimbati informatiile.


Exista cateva moduri pentru a face acest lucru. Sa spunem ca doriti sa inlocuti numele
Tommy (A7) cu Robert. Prima data faceti activa celula A7. Acum tipariti cuvantul ‘Robert’ si
apasati [Enter] si schimbarea va avea loc. O alta modalitate de a schimba o informatie este de
dublu clica in celula unde se doreste modificarea si pointer-ul va aparea in interiorul celulei.
In acest mod se poate sterge informatia veche si rescrie cea noua. Incercati in acest mod sa
schimbati cuvantul ‘Sue’ din pozitia A5 cu ‘Susey’ . Un alt mod este sa selectati celula
respectiva apasati tasta [Delete] pentru a sterge interiorul celulei, dupa care se poate scrie
altceva.

INTRODUCEREA FORMULEI

Cu toate ca numerele sunt mici si calculele se por realiza mintal alta pagina poate avea 500 de
numere de adunat. O formula poate fi o combinatie de valori (numere sau celule de referinta)
si operatori matematici intr-o expresie algebrica

Operatorii matematici sunt urmatorii :

+ pentru adunare

- pentru scadere
* pentru inmultire

/ pentru impartire

% pentru procentaj

^ pentru exponentiala

Se pot utiliza si paranteze si virgule unde este nevoie.

Excel cere ca fiecare formula sa inceapa cu semnul = ( egal). Daca doar scrieti formula si nu
puneti semnul ‘egal’, Excel trateaza datele introduse ca text.

Exercitiul 6

Mai intai faceti celula B8 activa. Introduceti formula simpla =23+16+19+24+17+9 in


celula B8 ( fiti siguri ca introduceti cifra 1 si nu litera l precum si cifra 0 si nu litera o)
Nu uitati sa incepeti aceasta formula cu semnul =. Ar trebui sa vedeti rezultatul 108
afisat in celula din pagina. Mutati-va la celula C8. Introduceti formula :
=C2+C3+C4+C5+C6+C7 in celula C8. Inca o data comparati rezultatele celulei
aparuta in celula cu cel din bara formulei.

Dupa ce ati introdus cele doua formule si au aparut rezultatele introduceti un numar
diferit in celula B8 si C8. Pentru coloana B nu a fost o introducere corecta la total. Acest
lucru s-a intamplat datorita inflexibilitatii formulei, avand in vedere ca in coloana C
formula s-a referit la pozitie si a fost corect inlocuita cand numerele de deasupra s-au
schimbat. Acest lucru este foarte important de inteles.

Daca aveti cateva zeci de indivizi in proiect si nu doar 6 nu ati vrea sa scrieti in formula toate
celulele. Pentru acest lucru se poate folosi formula:

=SUM( Begining cell: Ending cell)

Exercitiul 7

Incercati sa introduceti aceasta formula in D8. Formula trebuie sa fie =SUM( D2 :D7).
Notati rezultatele. Inca o data introduceti un nou numar pentru Mary in D2 si vedeti
care sunt rezultatele. Daca formula nu functioneaza corect verificati daca formula este
corect introdusa.

Adunarea numerelor este o operatie foarte utilizata in Excel si din acest motiv in bara
standard s-a introdus un buton pentru suma.

Exercitiul 8

Mutati-va la celula B8 si apasati tasta [Del] pentru a sterge formula. Apasati pe butonul
din Standard toolbar AutoSum.. Simbolul este sigma si arata ca un ‘E’.

Autosuma este proiectata astfel incat sa actioneze asupra numerelor aflate deasupra
celulei active. Daca nu sunt numere deasupra ea aduna numerele din stanga celulei
active. In acest exemplu exista numere deasupra celulei B8, Excel aduna numerele din
celulele (B2 :B7). Apasati tasta [Enter] pentru ca operatia sa aiba loc. In B8 este o noua
suma.

Autosuma poate fi aplicata pentru mai multe coloane si linii in acelasi timp. De exemplu
folositi mouse-ul pentru a selecta celulele de la E2 la E8. Acum apasati pe butonul pentru
Autosuma si totalul pentru fiecare rand va aparea pe coloana E.

Tocmai ati creat o fisa de calcul in Excel. Continutul paginii contine valori constante
( numere sau text) si formule care pot fi gasite in cele mai sofisticate pagini. De aici in
general veti intensifica formatul informatiilor din pagini. De exemplu este posibil sa
trebuiasca sa schimbati largimea unei celule, sa o faceti sa contina mai multe informatii, puteti
sa aranjati pozitia unei coloane sau sa schimbati capatul unei linii pentru a arata mai frumos
sau e posibil sa schimbati modul in care numerele sunt scrise in special daca sunt cu zecimale.
Aceste trasaturi vor fi explicate in lectia urmatoare.

SALVAREA FISIERELOR DE LUCRU

Dupa ce ati creat o aplicatie Excel veti dori sa o salvati. Acest lucru se poate face in mai
multe moduri la fel ca in celelalte aplicatii Windows.

Fisirul de lucru este salvat fie prin simpla apasare cu mouse-ul pe butonul pentru salvare din
Standard toolbar, sau folosind FILE, SAVE( or SAVE AS) din Menu Bar.

Incercati sa va salvati fisierul de lucru. Numiti-l FUNDRAS. Nu este nevoie sa adaugati


extensie pentru ca Excel adauga automat. Extensiile pentru fisierele de lucru sunt XLS. Sa fiti
atenti in ce director salvati fisierul pentru ca este recomandat sa salvati toate fisirele pe care le
lucrati in acelasi director pentru a le gasi mai usor.

In timp ce salvati fisierul este posibil sa va apara o fereasra ‘Summary Info’ care va permite
sa adaugati un titlu mai lung, autor, cuvinte cheie si alte comentarii. Cuvintele introduse aici
va pot ajuta sa gasiti un anume fisier mai tarziu. Astfel aceasta posibiliate este avantajoasa
daca aveti multe fisiere. Daca aveti mai putine nu este obligatoriu sa completati fereastra
‘Summary Info’. Completati in locul pentru titlu ‘ Toothbrush Sales Project’ si apasati pe
butonul ‘OK’ pentru a inchide fereastra si pentru a continua procesul de salvare al fisierului.

Este bine sa salvati incontinuu un fisier in timp ce il creati. Daca dupa ce salvati fisierul faceti
modificari, dar pe care nu le doriti sa ramana salvate apasati FILE apoi CLOSE. Cand sunteti
intrebati daca doriti sa salvati modificarile apasati butonul ‘NO’.

PRINTAREA FISIERULUI DE LUCRU

Cand fisierul arata asa cum v-ati dorit il puteti scoate la imprimanta. Acest lucru se face la fel
ca in alte aplicatii Windows. Imprimanta trebuie sa fie deja setata pentru toate aplicatiile
Microsoft deci si pentru Excel.

Exercitiul 9

Apasati pe meniul FILE apoi pe PRINT. La sectiunea ‘Print What’ optati pentru ce
doriti sa printati si cum doriti sa faceti acest lucru.
Inainte sa printati apasati pe butonul [Print Preview] din ‘Print Dialog Box’ ca sa vedeti
cum va arata in pagina ceea ce doriti sa scoateti la imprimanta. Fisierul mic pe care l-ati
creat nu va umple toata pagina si pentru a arata mai bine puteti apasa pe butonul
[Margins] din [PrintPreview] si astfel tragand de liniile verticale respectiv orizintale
puteti aseza textul cum doriti. Pentru a printa clicati pe butonul [Print] din [Print
Preveiw].

PARASIREA PROGRAMULUI EXCEL

Odata ce sunteti sigur ca doriti sa parasiti programul Excel verificati daca ati salvat ceea ce
doriti sa pastrati. Este bine sa va obisnuiti sa inchideti intai pagina pe care ati lucrat si apoi sa
iesiti din Excel dar nu este obligatoriu. Pentru a inchide aplicatia apasati FILE din MenuBar
si apoi CLOSE.

Alt mod de a inchide Excel este de a tasta [Alt]+F4, sau FILE apoi EXIT. In acest mod veti fi
intrebat daca doriti sa salvati ceea ce ati lucrat.
Lectia 5: Schimbarea dimensiunilor coloanelor

O problema destul de frecventa este de a schimba dimensiunea unei coloane adica de a


o mari sau micsora. Daca textul din celula este mai mare decat dimensiunea coloanei si daca
in celula din dreapta este informatie atunci textul se poate introduce, dar apare mascat de
celula din dreapta.

Exista mai multe moduri de a modifica dimensiunea unei coloane:

1. De exemplu consideram ca vrem sa modificam dimensiunea coloanei A. Selectam coloana


apasand pe celula unde se gaseste litera A.

Selectati meniul FORMAT apoi Column apoi Auto Fit Selection. Aceasta duce la
modificarea celulei la cea mai mare marime, daca informatia introdusa depaseste dimensiunea
ei. Aceasta operatie mareste dimensiunea coloanei sau o micsoreaza . Se pot selecta mai multe
coloane odata si modifica in acelasi timp.

2. Un alt mod de a modifica dimensiunea unei coloane este de a plasa Mouse-ul pe linia ce
desparte doua celule unde se afla litere si de a trage de coloane in functie de marimea dorita.

Test 10

Deschideti fisierul FUNDRAS.XLS creat in lectiile anterioare. Folositi FILE,


SAVE AS si salvati fisierul cu un alt nume PRACTICE.XLS. Pozitionati cursorul pe
celula A2 faceti dublu click in ea si introduceti un nume ca sa aveti cate un nume in
prima si in ultima celula. Introduceti numele in celule astfel :

Mary Anderson

Sam Jones
Bill Wrightstown

Susey Olvidad

Mandy Dorson

Robert Hinz

Se observa ca in coloana A dimensiunea nu este suficienta. Nu se pot citi numele


complet. Selectati celula B4 astfel incat sa devina activa ( acolo unde este numarul 19) si
apasati tasta [DELETE] pentru a sterge numarul. Atunci cand celula din dreapta este
goala, informatia din celula activa se intinde pe toata dimensiunea ei fara a mai fi
ascunsa. Daca exista informatie in celula atunci informatia apare mascata. Scrieti din
nou numarul 19 in celula B4.

Faceti click pe coloana A ca sa o selectati apoi pe meniul FORMAT din Menu


Bar, apoi pe Column dupa care pe Auto Fit Selection pentru a mari dimensiunea
coloanei A.

Utilizati cealalta metoda pentru a mari dimensiunile coloanelor B,C, D si E.

Dupa ce ati facut coloana B mai mica inlocuiti unul din numere cu 100000.

Acest numar mai mare face ca Excel sa isi mareasca automat dimensiunea. Acest
lucru se intampla des in celulele cu formule sau functii dar se poate intampla si in
celulele cu date.
Lectia 6: Introducerea si stergerea coloanelor si liniilor
INTRODUCEREA COLOANELOR SI LINIILOR

Pentru a introduce o linie sau o coloana faceti click in cadrul unei coloane sus unde
este afisata litera ( A, B………..) apoi apasati cu Mouse-ul pe meniul INSERT, apoi
Columns si o noua coloana va aparea. La fel se face si pentru linii numai ca se alege din
meniul INSERT , Rows.

Exercitiul 11

Selectati coloana B apoi INSERT si Columns. Coloana B si toate celelalte coloane


din dreapta sunt mutate spre dreapta. Daca se introduce un numar intr-o celula din
coloana B se observa ca ceea ce am scris se muta in coloana din dreapta, adica C. Pentru
a insera o linie se selecteaza linia 1 de exemplu se introduce un numar si se observa ca
valoarea coboara o linie mai jos dupa adaugare.

Faceti click pe linia 1 apoi pe INSERT apoi Rows de 3 ori pentru a introduce 3
linii noi. Salvati ceea ce ati lucrat in fisierul PRACTICE.XLS.

STERGEREA UNEI LINII SAU A UNEI COLOANE

Pentru a sterge o coloana sau o linie faceti click pe litera unei coloane sau numarul
unei linii faceti click EDIT si apoi DELETE dupa care coloana sau linia va fi stearsa.

Exercitiul 12

Selectati o linie introdusa mai sus, apoi faceti click EDIT apoi DELETE pentru a
sterge aceasta linie.

ANULAREA ULTIMEI COMENZI CU [UNDO]

Cum este foarte usor sa se stearga informatii nu uitati ca puteti folosi butonul ‘Undo’
pentru a anula comanda.

CUM INFLUENTEAZA INTRODUCEREA SI STERGEREA FORMULELOR?

Daca introducerea si stergerea coloanelor si liniilor afecteaza sau nu formula depinde


de unde au loc ele si de modul in care este introdusa formula. Când inserati colana B se
observa ca totalul coloanelor continua sa dea acelasi rezultat pentru ca toate coloanele care ar
putea afecta rezultatul sunt mutate. Faceti click pe totalul pentru Mary si uitati-va la formula
in F4. Inainte era =SUM(B2 :D2) si acum ea este =SUM(C4 :E4) deoarece doua linii au fost
introduse la 1 si una la B.

Selectati coloana D. Inserati o coloana aici si uitati-va la formula din totalul coloanei.
Daca ati folosit butonul de Autosuma pentru a crea suma atunci noua formula pentru
G4 este =SUM(C4:F4). Excel automat aranjeaza formula deoarece insertia a fost in mijlocul
lantului insumat. Adaugati o noua coloana in G si mutati-va la H4. Daca va uitati la formula
veti vedea ca inca citeste ( C4 :F4). Excel nu va inregistra faptul ca o noua coloana de la
marginea lantului va fi adaugata intr-un lant. Daca G ar fi de alta culoare va trebui sa editati
formula ca sa citeasca =SUM(C4 :G4).

Exercitiul 13

Faceti schimbarile in fisierul PRACTICE :

1. Innegriti coloana D si tipariti numerele din coloana pentru fiecare coloana.


Folositi butonul pentru Autosuma si introduceti suma in celula D10.

2. Colorati coloana G rosu purpuriu si tipariti numere pentru fiecare persoana.


Inca o data folositi butonul pentru Autosuma ca sa calculati noul total.

3. Selectati celula H si apasati [Delete] ca sa stergeti numerele. Selectati de la celula


H4 pana la H10 si apasati iar pe Autosum ca sa calculati ultima suma.

4. Mutati-va la celula A1 si tipariti deasupra ‘FUND RAISING PROJECT.

5. Salvati aceasta noua versiune in fisierul PRACITICE.XLS. Primele trei linii ale
paginii ar trebui sa arate ca mai jos :
Lectia 7: Simple schimbari de format Bold si Italic
Sunt cateva schimbari usoare de format care se gasesc in Bara Formatting. Daca ati
tiparit deja text, puteti da click in celula si apoi modifica formatul.

Exercitiul 14

Selectati de la celula H3 pana la H10 si faceti click pe butonul ‘Bold’


pentru a ingrosa. Selectati de la B3 pana la H3 si modificati scrisul prin apasarea
butonului ‘Italic ‘. Pentru a renunta la acest scris se apasa inca o daca pe ele.

SCHIMBARI DE FONT

Stilurile de font si marimea fontului pot fi modificate utilizand

, adica lista de fonturi sau pentru marimea fontului. Daca aveti


o celula selectata si faceti o modificare de font aceasta are loc doar in acea celula. Daca aveti
un bloc de celule si schimbati fontul toate celulele incluse in bloc sunt modificate.

Optiunile de font care apar vor depinde de computer si imprimanta si de ce software


este instalat. Unele imprimante au mai multe fonturi fata de altele. Daca aveti instalat un
software grafic atunci veti avea mai multe fonturi.

In lista pentru marimea fontului se gasesc dimensiunile literelor 8, 9, 10, 11, 12, 14,
16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48, 72. Selectand 72 litera va avea marimea unui inch 36 va fi
jumatate in inch si 18 un sfert de inch.

SHIMBARI DE ALINIAT

Acestea sunt modificari in foaie. In mijlocul Barei pentru format sunt 4 butoane.

“Align” Left

‘Center’

’Align’ Right

‘Center Across Columns’

Optiunile din lateral adica dreapta, stanga sau centru plaseaza informatia conform casutei
selectate. Se selecteaza textul dupa care se apasa unul din butoane si textul va aparea in
pagina conform optiunii alese. Astfel se poate schimba tipul de aliniat.

Butonul ‘Center Across Columns’ este folosit pentru centrare. Cateva celule de exemplu de
la A1 la H1 sunt selectate si apoi este selectat acest tip de aliniat.
Lectia 8: Copierea si mutarea
COPIEREA

Unul din cele mai importante motive pentru a sti sa copiati este faptul ca se intampla
sa aveti de completat mai multe celule identice sau asemanatoare si atunci puteti folosi
comanda AUTOFILL.

Exercitiul 15

Veti adauga trei linii deasupra pentru a arata valoarea maxima, valoarea minima
si cea medie pentru fiecare culoare. In celula A11 tastati titlul LARGEST NUMBER.
Plasati cursorul pe celula C11 si scrieti aceasta functie : =MAX( C4 :C9). In loc sa
tipariti aceasta formula in toata linia o puteti copia. Celula activa este C11 unde se afla
si formula. Daca va uitati la celula veti observa un mic punct in coltul din dreapta jos,
acesta este numit butonul AutoFill. Puneti cursorul pe butonul Autofill si cand apare
semnul + faceti click si trageti spre celula H11, apoi renuntati sa mai tineti cu Mouse-ul
si informatia se va copia in toate celulele din linie.

Celulele din randul 11 vor aparea ca valori dar daca faceti click pe aceste valori
veti vedea ca functia =MAX a fost copiata. Verificati formula in D11, E11, F11, G11 si
H11. Veti observa ca Excel a preluat formula.

In celula A12 tastati titlul SMALLEST NUMBER. Apoi in celula C12 tastati
formula =MIN(C4:C9). Va aparea cea mai mica valoare din coloana. Inca o data copiati
formula pana in celula C12.

In celula A13 scrieti ca titlu AVERAGE. Apoi in celula C13 tipariti formula
=AVERAGE( C4 :C9). Valoarea medie din acea coloana va aparea. Schimbati niste
numere din pagina ca sa vedeti daca totalurile recalculate si noile maxime, minime si
valori medii apar. Salvati aceste modificari in fisierul PRACTICE.XLS.

Butonul Autofill este foarte usor de utilizat. Daca aveti informatii ce doriti sa le copiati
dintr-o pagina in alta atunci folositi butoanele COPY urmat de PASTE .

MUTAREA

Pentru a muta informatii intr-o celula sau intr-o inlantuire de celule selectati celula sau
lantul de celule. Faceti click si trageti celula sau celulele in locul unde doriti sa fie mutate.
Dati drumul la butonul de la Mouse. Daca mutati o celula, formula nu se modifica cu nimic.

Exercitiul 16

Selectati de la A10 pana la H13 si mutati acest bloc in celula A18. Faceti click in
una din formule si uitati-va in lantul de celule din formula.

S-a modificat formula ? folositi butonul ’Undo’ pentru a anula operatia.


Lectia 9: Folosirea optiunilor pentru stil din bara pentru format

Langa butoanele pentru aliniat sunt cateva butoane care schimba stilul normal.
Primele optiuni pot fi aplicate atat celulelor goale cat si celor care au informatii.

Currency Style Adauga semnul pentru dollar si doua zecimale si adauga virgule
pentru numerele mari
Percent Style Multiplica numarul curent cu 100 si ii adauga simbolul % la
sfarsit.
Comma Style Adauga virgule valorilor mari si adauga 2 zecimale
Increase Decimal Trebuie aplicata numerelor deja existente. Prin apasare creste
numarul de zecimale pentru numar
Decrease Decimal Trebuie aplicata numerelor existente. Apasand scade numarul de
zecimale ramanand una singura

Exercitiul 17

Selectati celulele C13 pana la H13. Faceti click pe butonul ‘Increase Decimal’ si
observati ce se intampla. Apoi apasati pe butonul ‘Decrease Decimal’ pana ramaneti cu
o singura zecimala. Salvati in fisierul PRACTICE.

Lectia 10: Mai multe despre imprimare


FOLOSIREA OPTIUNII PREVIEW

In prima lectie s-a mentionat optiunea PRINT PREIVIEW. Este o optiune gasita in
meniul FILE din bara de meniuri. Scopul acestei optiuni este de a arata ce se intampla cand
se imprima pagina fara a fi nevoie sa se piarda hartie. Aceasta optiune este foarte importanta
atunci cand sunteti incepatori.

Unul dintre butoanele din PRINT PRIVIEW este ‘Margins’. Clicand aici vor
aparea linii verticale si orizontale cu ajutorul carora se aseaza in pagina textul. Un alt buton
este ‘Print’ . Apasand pe acesta pagina va fi imprimata. Daca nu doriti sa imprimati
apasati pe butonul ‘Close’ .

CENTRAREA ORIZONTALA SI VERTICALA

Daca pagina pe care ati realizat-o nu este centrata asa cum va doriti fie ca lungime fie
ca latime puteti sa cereti programului sa faca acest lucru. In fereastra de Preview faceti click
pe butonul ‘Setup’ pentru a vedea un set de optiuni care seteaza imprimarea. In
butonul pentru margini sunt doua casute una pentru a centra orizontal si cealalta pentru a
centra vertical. Se pot folosi ambele optiuni.

ARANJAREA MARGINILOR

Setarile pentru margini sunt :


partea de sus 1inch

partea de jos 1 inch

stanga 0.75inch

dreapta 0.75inch

Sub FILE faceti click Print Setup selectati Margins. Va puteti introduce propriile valori.

Daca doriti ca centrarea sa fie exacta nu trageti de linii ci folositi butoanele pentru
centrare orizontala si pentru centrare verticala din fereastra ‘Margins’. Daca faceti marginea
din stanga de 2 inch si alegeti centrarea orizontala centrarea se face de la 2 inch si nu din
capatul paginii.

RENUNTAREA LA LINIILE DE TIP ’GRIDLINES’ SI LA CULORI IN TIMP CE


ARE LOC PRINTAREA

Sub setarile pentru imprimare apasati butonul Sheet si veti vedea ca este selectata
casuta din dreptul Gridlines. In aceasta fereastra este o setare pentru color sau alb-negru.
Puteti selecta acest buton daca aveti imprimanta alb-negru si nu doriti ca imprimanta sa
inlocuiasca griul.

Exercitiul 18

Deschideti fisierul PRACTICE.XLS faceti click pe butoanele File apoi Print


Preview si exersati butoanele zoom in si zoom out. Inchideti fereastra pentru Print
Preview si apasati pe sageata din dreapta pana vedeti linia punctata aratand diviziunea
paginii.
Faceti click pe File, Page Setup si selectati butonul Margins. Fiti sigur ca aveti
aceste margini: top-1 inch ; bottom-1 inch ; left-0.75 inch ; right-0.75 inch; header-0.5
inch; footer-0.5 inch;

Verificati ferestrele sa fie bine centrate. Duceti-va la Page tab si selectati o arie de
orientare. Duceti-va la butonul Sheet si anulati imprimarea cu linii de tip Gridlines.

Faceti click la Print Preview si vedeti cum arata pagina si apoi imprimati-o.

Salvati acest fisier inlocuind vechea versiune si inchideti, apoi deschideti iar si
uitati-va la ea prin Print Priview.

Cu toate ca niciuna din fisierele curente din aceasta clasa nu este mare, foarte curand
in aplicatiile reale puteti avea o foaie care se imprima in mai multe pagini. Daca fisierul
vostru este putin mai lung sau mai larg puteti folosi o optiune de sub Page Tab din Page
Setup. Aici este un buton sub Scaling unde se poate introduce dimensiunea paginii la
imprimare.

Lectia 11: Sortarea


Nu este ceva neobisnuit sa doriti sa schimbati ordinea de informatii (inregistrari). In
general nu doriti sa triati intreaga foaie de lucru, de exemplu este posibil sa nu doriti sa
schimbati pozitia titlului, notarea coloanelor sau a liniilor la sfarsit.
Exista doua moduri de sortare in Excel - folosirea butoanelor si folosind
DATA…, SORT. Metoda pe care o veti folosi depinde de natura datelor si de cate coloane
vreti sa sortati. Inainte de sortare este bine sa salvati o copie curenta a foii de lucru pentru
precautie.

FOLOSIREA BUTOANELOR DE SORTARE

Daca datele pe care doriti sa le sortati sunt intr-o zona care contine zone cu celule una
langa alta si doriti sa selectati o singura coloana atunci puteti folosi butonul ‘Sort’. Faceti
celula activa sau orice celula pe care doriti sa o sortati din coloana. Puteti avea sau nu coloane
ascunse (o linie deasupra coloanei). Daca apasati pe butonul ‘Sort Descending’ Excel
aranjeaza randurile in ordine Z-A , sau de la numarul cel mai mare la cel mai mic daca are
numere.

Trebuie sa fiti atenti sa nu aveti date sumare in liniile de la sfarsitul foii de lucru.
Pentru ca datele sumare sa nu fie incluse in sortare trebuie sa adaugati o linie goala intre
datele care doriti sa le sortati si cele sumare. Dupa sortare linia goala se sterge.

Exercitiul 19

Deschideti fisierul PROJECTS creat in prima lectie. Fisierul arata in felul


urmator:

Deoarece acest fisier are totalul afisat trebuie sa adaugati o linie goala intre linia
7 si 8. Faceti click pe linia 8 apasati butonul ‘Insert’ pentru a face acest lucru.

Pentru a sorta lista dupa subiect faceti click in orice zona din coloana A ( A4, A5,
A6, sau A7). Apoi apasati butonul ‘Sort Ascending’ din Standard Toolbar.
Inregistrarile cu datele atasate vor fi rearanjate. Daca vrei sa sortati de la numarul cel
mai mare la cel mai mic faceti click in coloana B si apoi pe butonul ‘Sort
Descending’. Datele vor fi rearanjate.

Pentru a sterge linia goala apasati pe randul 8 apoi folositi EDIT, DELETE,
dupa care aceasta linie revine la forma ei initiala dar sortata in felul in care doriti.
Salvati aceasta versiune.

Exercitiul 20
Folositi versiunea noua a fisierului PROJECT. Faceti click in celula B4 si apoi pe
butonul . Ce se intampla acum ? este corect ? Folositi butonul ‘Undo’ pentru a
nu salva aceasta operatie.

SORTARE PRIN FOLOSIREA DIALOGULUI DIN FEREASTRA

Puteti folosi dialogul din fereastra daca vreti sa sortati dupa mai multe criterii sau daca
aveti linii pe care doriti sa nu le sortati. Pentru a selecta numai anumite celule intr-un bloc
omogen, selectati celulele pe care doriti sa le sortati (acest lucru va face sa includeti toate
coloanele dar nu neaparat si toate liniile). Apoi apasati pe ‘Data’ din bara meniurilor si
selectati ‘Sort’.

Fereastra are in capatul de jos un loc care indica daca lista are linie de inceput. Exista
trei ferestre care indica criteriile de sortare. Clicand in casutele cu sageti din aceste 3 ferestre
vor aparea trei liste de coloane, puteti selecta pe cea pe care o doriti.

Daca nu aveti selectate celulele inainte sa apara acest dialog Excel va sorta intregul
bloc in spatiul unde este activa celula. Fereastra de dialog pentru sortare va fi mult mai
folositoare in fisierele mai mari cu mai multe coloane.

Exercitiul 21

Intrati tot in fisierul PROJECTS selectati de la celula A3 la C7. Faceti click pe


‘Data’ apoi ‘Sort’ si apoi fereastra de dialog pentru sortare. Alegeti sortare in functie de
‘Enrollment column’ in ordine ascendenta. Fiti siguri ca ceea ce ati selectat apare in
prima fereastra. Apasati butonul ‘OK’ si apoi salvati aceasta versiune a fisierului
PROJECTS.