Sunteți pe pagina 1din 166

Universitatea Andrei Şaguna, Constanţa

CURS INFORMATICĂ
EXCEL
Asist.univ.drd.Mutali Sezen

2017
CUPRINS

1. NOŢIUNI DE BAZĂ ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

2. EDITAREA ȘI FORMATAREA FOILOR DE CALCUL

3. FORMULE ȘI FUNCȚII ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

4. UTILIZAREA FUNCȚIIOR ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

5. LUCRU CU DATE ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

6. DIAGRAME ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

7. ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

8. UTILIZAREA MACROURILOR ÎN MICROSOFT EXCEL


Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

Tema 1
NOŢIUNI DE BAZĂ ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

Unități de învățare:

 Interfața programului Microsoft Excel


 Concepte de bază ale calculului tabelar
 Lucru cu fișiere în Excel
 Sistemul de asistență Microsoft Excel

Obiectivele temei:

 cunoașterea interfeței programului Microsoft Excel 2010;


 însușirea conceptelor generale cu care operează procesoarele tabelare:
registru de calcul, foaie de calcul, coloană, linie, celulă, referință;
 înțelegerea avantajelor practice pe care le oferă o bună cunoaștere a
programului Microsoft Excel 2010;
 cunoașterea principalelor tipuri de fișiere cu care operează programul
Microsoft Excel 2010;
 însușirea deprinderilor necesare formatării paginii unui raport în
Microsoft Excel 2010;
 însușirea cunoștințelor și deprinderilor necesare utilizării sistemului de
asistență Microsoft Office 2010, mai ales a sistemului de asistență online.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011
 Andre Odnoha, Excel 2010 Financials Cookbook, Packt Publishing,
Birmingham, 2011

Suport de curs, anul I Pag. 1


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

1.1. INTERFAȚA PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL 2010


Lansarea în execuție a programului Microsoft Excel 2010 se face prin
utilizarea butonului Start al sistemului de operare Windows și apoi a meniurilor
All Programs – Microsoft Office - Microsoft Excel 2010.

Bara acces rapid Bara de titlu Ribbon

Bara de formule
Indicator de selecţie Zona editare celula

Celula curentă
Etichetă coloană
Etichetă linie

Navigare foi de calcul

Eticheta foii de calcul Bara de stare

Figura 1.1. Prezentarea interfeței de lucru Microsoft Excel

Fereastra de lucru Microsoft Excel 2010 conține următoarele elemente


(Figura 1.1):
o bara instrumentelor pentru acces rapid (quick access toolbar)
o bara de titlu – conține numele registrului de calcul și butoanele de
minimizare, maximizare/restaurare și de închidere a ferestrei de
aplicație;
o zona de ribbon, conține:
- bara de tab-uri: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,
Review, View etc.;
- grupuri de comenzi – sunt colecții de instrumente afișate în
panglica de ribbon la momentul selectării unui tab;
- tab-uri contextuale – vor fi vizibile doar în momentul în care un
obiect este selectat în document (tabel, imagine, ecuație etc.),
extinzând funcționalitatea panglicii de ribbon cu funcționalități
extinse prin tab-uri al căror conținut este relativ la obiectul
selectat;

Pag. 2
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

o bara de formule (Formula bar)1, se folosește pentru a introduce date


într-o celulă, selectați celula și tastați datele în bara cu formule; când
apăsați tasta Enter, datele sunt inserate în celula selectată; pentru a
introduce o formulă începeți editarea cu semnul = (egal); bara de
formule conține:
- indicatorul de selecție (caseta cu identificatorul celulei sau caseta
cu numele celulei) - afișează celula curentă (de exemplu, în figura
1.1, A1) sau numele atribuit de utilizator unui domeniu;
- navigatorul (lista ascunsă) - atunci când într-o celulă sau în caseta
unde se editează formulele tastăm semnul = (egal), indicatorul de
selecție se transformă într-un indicator de navigare, care
derulează, atunci când este apăsat, lista celor mai utilizate funcții,
pentru un acces mai rapid (figura 1.2);

Navigator funcţii Buton inserare funcţii

Caseta de editare

Buton anulare Buton validare

Figura 1.2. Zona barei de formule

- butonul de inserare funcții , prin apelarea acestui buton se


deschide fereastra Insert Function, care permite accesarea
funcțiilor predefinite;
- butonul de anulare (figura 1.2) – apelarea acestui buton, care
corespunde tastei Escape, anulează conținutul introdus (date,
funcții sau formule), revenind la vechiul conținut al celulei;
- butonul de validare (figura 1.2) – apelarea acestui buton, care
corespunde apăsării tastei Enter, finalizează introducerea unei
formule;
- caseta editare a celulei curente, unde pot fi introduse datele,
formulele definite de utilizator sau funcțiile.
o suprafața de lucru a foii de calcul curente care conține un număr de
1.048.576 linii și 16.384 coloane;
o bara de stare (Status bar) – situată în partea de jos a ferestrei de
lucru, afișează informații despre activitatea curentă, inclusiv informații
ajutătoare și modurile de lucru ale programului și tastaturii (vezi figura
de mai jos);

Conține următoarele secțiuni:


- indicator de stare a mediului de lucru (Ready, Enter etc.) și
activarea tastelor Caps Lock, Num Lock și Scroll Lock;

1
pentru a afişa această bara în fereastra de lucru folosiţi tab-ul View, grupul de comenzi Show şi
bifaţi opţiunea Formula bar

Suport de curs, anul I Pag. 3


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

- informații privind media valorilor selectate, numărul celulelor care


conțin valori, suma acestora;
- selectorul modurilor de vizualizare a foii de calcul:
 Normal: este modul implicit de afișare a foii de calcul ce
permite vizualizarea celulelor cu etichete de linii și
coloane;
 Page Layout: foaia de calcul este afișată în cadrul paginii
fizice (de exemplu pe un A4), sunt afișate rigle de
dimensionare, marginile de pagină, se permite editarea
directă a zonelor de antet și subsol foaie de document;

 Page Break Preview: oferă o previzualizare a întinderii pe


mai multe pagini a foii de calcul.
Deoarece foaia de calcul este foarte mare, pentru a vedea mai multe părți
ale ei în același timp, se poate despărți fereastra fișierului în secțiuni diferite
folosind tab-ul View, comanda Split. În secțiunile astfel rezultate se poate naviga
și lucra apoi separat. Pentru revenirea la o singură fereastră a programului
Microsoft Excel se mai apasă încă odată pe butonul aceleiași comenzi, pe care îl
găsiți deja activat.

TEST DE EVALUARE

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:
În ce tab al zonei ribbon din Microsoft Excel 2010 găsiți comanda de
activare a barei de formule (Formula Bar)?
a) Page Layout;
b) Insert;
c) Review;
d) View.
Răspuns: ○○○●
De rezolvat:

Pag. 4
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

Care este modul de vizualizare în care foaia de calcul este afișată în cadrul
paginii fizice (de exemplu pe un A4), sunt afișate rigle de dimensionare,
marginile de pagină, se permite editarea directă a zonelor de antet și
subsol foaie de document?
a) Normal;
b) Page Layout;
c) Page Break Preview;
d) Outline.
Răspuns: ○○○○

1.2. CONCEPTE DE BAZĂ ALE CALCULULUI TABELAR


Un loc important în sistemul programelor de informatică economică îl
ocupă procesoarele de tabele și reprezentări grafice, dintre care Microsoft Excel
2010 face obiectul acestei lucrări.
Procesoarele de tabele sunt instrumente software de mare putere,
destinate prelucrării informațiilor dispuse sub formă de tabel, într-o mare
varietate de structuri (bugete, balanțe de verificare, bilanț, facturi, analize etc.).
Excel s-a impus în categoria procesoarelor de tabele prin bogăția de
funcții, simplitatea utilizării, ergonomie, fiind utilizat cu succes în domeniul
afacerilor, în previziuni, simulări economice și analize statistice, în activități
curente de birou etc.
Prin marea varietate de facilități pe care programul Excel le pune la
dispoziția utilizatorului, aplicația poate fi înțeleasă ca:
o un calculator de birou foarte puternic și ușor de folosit;
o un catalog cuprinzător și la îndemână;
o un expert financiar electronic;
o un statistician eficient;
o un artist în aranjarea și prezentarea datelor;
o un analist de forță, care permite sistematizarea, sintetizarea și analiza
operativă și eficientă a datelor.
Într-un program de calcul tabelar, elementul esențial este foaia de calcul,
fiind un tabel format din linii și coloane, la intersecția cărora se află celulele, care
pot conține date, funcții și formule.
Un fișier Excel (fișier cu extensia .xlsx), este un registru de calcul
(workbook) format din mai multe foi de calcul (worksheet sau simplu sheet).
În mod implicit, fiecare registru nou conține trei foi de calcul, dar se pot
adăuga alte foi de calcul, numărul acestora fiind limitat doar de memoria internă.
Registrul poate conține mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame
(în care se pot crea grafice cu datele obținute în foile de calcul) și foi de tip macro
(în care sunt memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Această
structură permite stocarea datelor în foi diferite, dar totuși în același fișier.
La deschiderea procesorului de calcul, va fi creat un registru nou având
numele Book1 (dacă se deschid mai multe fișiere noi, următoarele fișiere vor

Suport de curs, anul I Pag. 5


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

primi numele Book2, Book3 etc.). În cadrul unui registru de calcul nou se găsesc
standard trei foi de calcul, etichetate Sheet1, Sheet2, Sheet3, ele reprezentând
spațiile de lucru. Etichetele se află în partea de jos a ecranului și vă permit să
treceți dintr-o foaie de calcul în alta, prin selectare cu ajutorul mouse-ului. O altă
variantă pentru a vă deplasa cu ajutorul tastaturii dintr-o pagină în alta sunt
combinațiile de taste: Ctrl+PgDn și Ctrl+PgUp.
Pentru a stabili câte foi de calcul va conține un nou fișier Excel utilizați
backstage-ul File, comanda Options, secțiunea General din fereastra Excel
Options și completați în caseta Include this many sheets, numărul de foi de calcul.
Foaia de calcul este un spațiu plan, delimitat precis și organizat în linii
(rows) pe orizontală și coloane (columns) pe verticală.
Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilată unui tabel ce este
formată din:
o 16.384 (214) coloane, numerotate de la A la XFD și
o 1.048.576 (220) linii, numerotate de la 1 la 1.048.576.
Aceste linii și coloane definesc 17.179.869.184 (234) celule.
Celula se poate defini ca fiind o intersecție a unei linii cu o coloană. O
celulă poate conține 32.767 de caractere, semnificând valori numerice, șiruri de
caractere, funcții sau formule etc.
Celula curentă (celula activă) este celula în care se află cursorul și care
este afișată pe ecran cu marginile îngroșate.
Acest mod particular de afișare poartă numele de cursor Excel. Cel mai
des, introducerea datelor în foaia de calcul se face prin celula care conține
cursorul.
Referințele celulei (coordonatele celulei, adresa celulei sau identificatorul
celulei) reprezintă perechea formată din litera coloanei și numărul liniei care
definesc celula respectivă (de exemplu A3, F8, AD196 etc.). Referințele pot fi:
o relative cu sintaxa prezentată mai sus: A3, F8 etc.
o absolute cu sintaxa următoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc.
o mixte cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc.
Coordonatele unei celule se mai numesc și referințe deoarece sunt
utilizate în formule și funcții pentru a indica poziția celulei al cărei conținut este
preluat în formula/funcția respectivă. Din acest punct de vedere, modul lor de
utilizare va fi prezentat ulterior.
Atenție: precizarea unor noi opțiuni de lucru în Excel cu ajutorul comenzii
Options din backstage-ul File poate avea efecte imediate, în sesiunea de lucru
curentă. Este cazul exemplului anterior și a marii majorități a setărilor ce se pot
face cu ajutorul acestui meniu.
Dar, în anumite cazuri, este nevoie ca să închidem programul Excel și să îl
repornim pentru ca efectele noilor opțiuni să fie vizibile, acest lucru este notificat
de către sistemul Microsoft Excel 2010 prin intermediul mesaj care vă precizează
acest lucru (vezi figura de mai jos). Lucrurile se complică uneori și mai mult
deoarece sunt cazuri în care sistemul nu ne avertizează asupra acestui lucru.

Pag. 6
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

Ca exemplu, fontul implicit de scriere în celulele foilor de calcul - Calibri,


cu dimensiunea 11 – se poate modifica din backstage-ul File, comanda Options,
secțiunea, rubrica General, secțiunea When creating new workbooks. Ne
propunem ca fontul implicit să fie Arial cu dimensiunea 12. Când facem
modificarea, sistemul ne avertizează că pentru a avea efect schimbarea făcută,
trebuie să restartăm programul Excel.
De observat că la pornirea procesorului de calcul, numărul foilor de calcul
într-un registru Excel este de 3, suficiente pentru situații uzuale. Dacă se dorește
pornirea la drum cu un număr diferit de foi de calcul (de exemplu, 12 foi de
calcul, câte una pentru fiecare lună din an), pentru a nu mai fi nevoiți să
adăugăm foi de calcul de fiecare dată, tot în cadrul secțiunii General, avem
opțiunea prin care se setează numărul foilor de calcul prezente într-un nou
registru de calcul, numită Include this many sheets.
Tot în backstage-ul File, comanda Options, rubrica Save, secțiunea Save
Workbooks, setarea Default file location, care stabilește locația implicită de lucru
a mediului Excel, ca fiind calea de directoare în care se salvează implicit fișierele
de lucru (la momentul apelării comenzii Save As), dar și locația de deschidere a
unui fișier Excel accesată de fereastra Open.

Figura 1.3. Fereastra de configurare Excel Options – rubrica Save

Suport de curs, anul I Pag. 7


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

Secțiunea Save mai conține și alte opțiuni de configurare a registrelor de


calcul la momentul salvării acestora, cum ar fi:
- tipul implicit de salvare a fișierelor Excel, stabilit prin opțiunea
Save files in this format, formatul standard fiind .xlsx specific
versiunilor Excel 2007 și 2010, dar dacă se dorește o asigurare a
compatibilității cu versiunea 2003, se va alege opțiunea Excel 97-
2003 Workbook (.xls);
- intervalul de timp la care se efectuează salvarea pe disc a
informațiilor ce permit recuperarea fișierelor Excel, în cazul
producerii unor incidente cum ar fi întreruperea curentului sau
blocarea sistemului fără ca utilizatorul să fi realizat comanda de
salvare – Save AutoRecover information every … minutes;
- ca opțiune derivată a celei anterioare, regăsim setarea prin care se
păstrează informațiile de tip AutoRecovery chiar dacă utilizatorul
nu a salvat fișierul la ieșirea din Excel 2010 – Keep the last
autosaved version if I close without saving;
- fișierele pierdute din cauzele specificate mai sus le puteți recupera
din locația stabilită în caseta AutoRecover file location.
În rubrica Advanced a ferestrei de configurare Excel Options, este
prezentă opțiunea After pressing Enter, move selection, Direction, setează
direcția de deplasare a indicatorului de selecție a unei celule, după apăsarea
tastei Enter, pe direcțiile Down, Left, Right, Up. Valorile cele mai uzitate sunt
Down și Right, direcția implicită fiind Down, ceea ce înseamnă că după
introducerea unei valori într-o celulă, de exemplu, urmată de apăsarea tastei
Enter, indicatorul de selecție al celulei se va deplasa pe celula aflată în partea de
jos a poziției curente.

TEST DE EVALUARE

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:
Într-un fișier Excel, o foaie de calcul poartă numele de:
a) workbook;
b) registru;
c) worksheet;
d) fișier de tip .XLSX.
Răspuns: ○○●○

De rezolvat:
Care din referințele de mai jos este una relativă?
a) $A$1;
b) $A1;
c) A$1;
d) A1.

Pag. 8
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

Răspuns: ○○○○

1.3 LUCRUL CU FIȘIERE ÎN MICROSOFT EXCEL 2010


Backstage-ul File, figura 1.4, pune la dispoziția utilizatorului comenzi
pentru:
o salvarea fișierelor registru în format Excel 2010 sau în alte formate
(Save & Save As),
o deschiderea fișierelor existente (Open),
o închiderea registrului de lucru curent (Close),
o afișarea și gestionarea informațiilor privind fișierul în care se lucrează
(Info);
o afișarea registrelor de calcul deschise recent și a locațiilor pe disc care
au fost accesate recent, permițând o deschidere rapidă a fișierelor cu
care se lucrează de obicei (Recent),
o crearea unui registru (fișier) nou (New),
o setarea paginii și tipărirea fișierelor la imprimantă (Print),
o salvarea și trimiterea fișierului curent către destinații prestabilite (Save
& Send),
o afișarea sistemului de asistență (Help),
o configurarea opțiunilor Microsoft Excel 2010 (Options).

Figura 1.4. Backstage-ul File – rubrica Recent

Suport de curs, anul I Pag. 9


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

Rubrica New din backstage-ul File oferă tot ce este necesar pentru
crearea unui nou registru de calcul fără conținut sau având la bază un șablon
(template) – vezi figura 1.5.
În partea superioară vi se oferă posibilitatea creării documentului „de la
zero”, iar ceva mai jos aveți o mulțime de posibilități să vă creați documente
având la bază machete predefinite într-o foarte mare varietate de forme:
agende, card-uri, certificate, facturi, liste de inventariere, rapoarte etc.
Pe măsură ce se selectează șabloanele din lista oferită având ca sursă
Office.com, în dreapta se afișează o previzualizare a conținutului acestora, iar
când v-ați hotărât asupra tipului de document, se apasă butonul Create.

Figura 1.5. Backstage-ul File – rubrica New

Pentru crearea unui nou registru se selectează Blank workbook, sau, mai
rapid, prin intermediul tastelor, pentru crearea unui nou registru de foi de calcul,
apăsați combinația Ctrl + N.
Numele noului registru va fi unul temporar Book1, pentru următorul
registru nou creat fiind Book2, Book3 etc., fiecare conținând un număr implicit de
3 foi de calcul, etichetate cu Sheet1, Sheet2 și Sheet3.
Deși majoritatea care lucrează cu fișierele Excel ignoră acest lucru,
completarea informațiilor privitoare la proprietățile registrului de calcul la care
se lucrează este uneori esențială în cadrul unui office unde angajații lucrează
colaborativ.
Rubrica Info din backstage-ul File oferă posibilitatea controlul drepturilor
de acces la fișierul salvat de autor (Permissions), pregătirea documentului pentru

Pag. 10
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

a putea fi accesat de mai multe persoane (Prepare for Sharing) și gestionarea


versiunilor salvate de-a lungul timpului (Versions).
În partea dreaptă a rubricii, utilizatorul are posibilitatea completării
informațiilor privitoare la:
- titlul registrului de calcul;
- etichete (cuvinte cheie);
- comentarii;
- starea documentului (stadiul în care se află: draft, în lucru,
versiune incorectă, versiune finală etc.);
- subiectul conținutului;
- companie;
- manager;
- precizarea și a altor autori care au colaborat la scrierea
conținutului etc.
O parte din aceste informații sunt vizibile standard, pentru a afișa toate
proprietățile, accesați Show All Properties din partea dreaptă jos a ferestrei;
pentru a reveni la varianta restrânsă a informațiilor, se accesează Show Fewer
Properties, situată în aceeași locație ca prima comandă.
Sub aceste informații, se află comanda Open File Location, utilă pentru a
deschide folderul în care se află fișierul Microsoft Excel salvat.

Figura 1.6. Backstage-ul File – rubrica Info

Deschiderea unei foi de calcul existente într-o locație pe disc se face cu


comanda Open din același backstage File, sau prin combinația de taste Ctrl + O,
în ambele situații deschizându-se fereastra Open în care se va alege locația unde
se găsește fișierul și precizându-se numele acestuia fie în fereastra de fișiere, fie
în caseta File Name.

Suport de curs, anul I Pag. 11


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

Pentru a salva un registru Excel, astfel încât să îl puteți redeschide


ulterior, trebuie să-i atribuiți un nume și să-l salvați pe disc, într-o locație.
În acest scop, la prima salvare, când fișierul nu are un nume, se va accesa
comanda Save sau Save As... sau se va apăsa butonul Save de pe bara de acces
rapid Quick Acces Toolbar situată în partea stângă a barei de titlu (să nu uităm
combinația Ctrl+S din tastatură). Comanda are ca rezultat apariția ferestrei Save
As (figura 1.7.), în care veți preciza:
o locația unde va fi salvat registrul foilor de calcul, respectiv discul (partiția)
și folderul în care veți salva fișierul, precizate prin intermediul barei de
adrese, precum și a locațiilor precizate în secțiunile de explorare ale
ferestrei,
o numele fișierului în caseta File Name, având la dispoziție 255
caractere pentru lungimea maximă a numelui de fișier,
o tipul fișierului, caseta de text Save as Type.

Figura 1.7. Fereastra Save As

Apăsarea tastei Enter sau butonul Save va avea ca rezultat scrierea


(salvarea) fișierului în locația precizată, pe disc.
După atribuirea unui nume fișierului editat, apelarea din nou a comenzii
Save, la intervalele dorite de utilizator, va
conduce la salvarea modificărilor efectuate de la
deschiderea sesiunii de lucru sau de la ultima
salvare.
Pe lângă aceste lucruri, fereastra Save As
vă va permite protejarea prin parolă a fișierului,
prin apăsarea butonului Tools din partea dreaptă
jos a ferestrei, accesarea comenzii General
Options… (figura alăturată), unde stabiliți parola pentru deschiderea fișierului
(Password to open), parola pentru modificarea acestuia (Password to modify),

Pag. 12
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

activarea opțiunii de creare fișier de rezervă (Always create backup) sau


stabilirea proprietății de accesare numai în citire (Read-only recomended).
O comandă care aduce particularități noi în Microsoft Excel 2010 este
Save & Send, din același backstage File (figura 1.8.)

Fig. 1.8. Rubrica Save & Send opțiuni de trimitere a foilor de calcul pe diferite
destinații și diferite formate

Secțiunea Save & Send este împărțită în două coloane, în prima se


stabilește destinația unde va fi salvat sau trimis fișierul Excel, iar în cea de-a
doua, natura sau formatul fișierului trimis la destinația precizată anterior.
Câteva cuvinte despre fiecare destinație în parte și opțiunile acesteia:
- Send Using E-mail – fișierul Excel va fi trimis via e-mail, prin intermediul
unei aplicații de gestionare a poștei electronice, stabilită ca fiind implicită în
Windows, pentru contul curent de utilizator (ex. Microsoft Outlook, Windows
Live Mail, Thunderbird ș.a.).
Pentru această destinație, opțiunile de trimitere sunt:
 ca atașament al unui mail trimis unuia sau mai multor destinatari, în
formatul curent (de exemplu .xlsx);
 crearea unui mail ce va conține un link către fișierul curent, astfel
încât pot lucra mai multe persoane la același registru de calcul, care
este necesar a fi salvat într-o locație partajată de mai mulți utilizatori
(se poate utiliza serviciul SkyDrive pus la dispoziție de HotMail);
 ca atașament în format PDF, fișierul va fi salvat în acest format și
trimis destinatarilor;
 atașament în format XPS și

Suport de curs, anul I Pag. 13


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

 trimiterea ca fax prin serviciul Fax Service de Internet.


- Save to web – utilă în cazul în care se dorește accesarea dintr-o locație
web, astfel încât fișierul Excel poate fi deschis de oriunde există o conexiune
Internet, se poate folosi cu succes un cont de e-mail de la Hotmail, care dispune
de serviciul SkyDrive, care pune la dispoziția utilizatorilor un spațiu de stocare de
25GB și care poate fi și gestionat în privința dreptului de acces a altor persoane la
fișiere partajate.
- Save to SharePoint – locația de salvare este una aflată pe un server
corporate al firmei, având la bază SharePoint Server, o soluție care oferă
posibilitatea lucrului colaborativ pe registrele de foi de calcul partajate. Stocând
aceste foi de calcul în SharePoint este posibilă editarea conținutului de către mai
multe persoane, în același timp.
În secțiunea File Types, se găsesc comenzile:
- Change File Type (vezi figura 1.9.) - modifică formatul de fișier la salvare,
așa cum se observă în figură, tot de aici fiind disponibilă și comanda Save As.

Fig. 1.9. Secțiunea Change File Type din rubrica Save & Send

- Create PDF/XPS Document permite salvarea documentului în format PDF


sau XPS (vezi figura 1.10), ceea ce oferă mai multe avantaje cum ar fi:
- documentele vor arăta la fel pe majoritatea calculatoarelor
- se păstrează fonturile, formatările și imagine, la fel ca documentul original
- conținutul nu poate fi ușor modificat
- conținutul poate fi vizualizat de aplicații specializate gratuite (PDF
Viewers sau XPS Viewers), care se găsesc gratis pe Internet.
În urma apăsării butonului Create PDF/XPS, se va deschide fereastra de
sistem Publish as PDF or XPS, care oferă posibilitatea specificării de către
utilizator a numelui de fișier în format PDF, a locației unde va fi salvat acesta,

Pag. 14
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

dacă se dorește deschiderea fișierului pentru a vedea efectul conversiei – Open


file after publishing (deschiderea se va face cu Acrobat Reader sau o aplicație
similară), precum și alegerea modului cum este optimizată dimensiunea fișierului
(calitatea acestuia), printr-una din opțiunile Optimize for: Standard (publishing
online and printing) sau Minimum size (publishing online).

Fig. 1.10. Salvarea foilor (registrului) de calcul


Excel în format PDF sau XPS
din rubrica Save & Send

Suport de curs, anul I Pag. 15


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

În figura precedentă am indicat efectul apăsării butonului Options din


fereastra Publish as PDF or XPS și anume configurarea opțiunilor de publicare în
document PDF a foilor de calcul sau chiar a întregului registru de calcul. Astfel,
vom avea posibilitatea stabilirii intervalului de pagini ale foilor de calcul care vor
fi publicate în PDF prin Page Range, precum și ce anume se dorește a fi publicat
în noul format, prin intermediul secțiunii Publish what, cu opțiunile:
- Selection, doar elementele selectate vor fi publicate;
- Active sheet(s), sunt trimise în PDF foaia (foile) activă(e);
- Entire workbook, este publicat în format PDF tot registrul de foi de calcul;
- Table, opțiune activă numai dacă aveți declarată explicit o tabelă în foaia
de calcul, atunci aceasta poate fi publicată exclusiv în documentul PDF
sau XPS.

Pentru listarea la imprimantă, din backstage-ul File se alege rubrica Print,


care pune la dispoziția utilizatorului atât opțiuni privind listarea efectivă la
imprimantă, dar și setările de pagină, precum și o previzualizare a paginilor ce
urmează a fi tipărite (a se vedea figura 1.11.).

Fig. 1.11. Tipărirea la imprimantă, rubrica Print

În partea dreaptă este oferită, așa cum spuneam și anterior,


previzualizarea paginilor ce urmează a fi listate la imprimantă, în partea de jos a
imaginii se regăsesc butoane de navigare pentru a vizualiza pagină cu pagină, din
total număr de pagini ce se vor lista. În colțul dreapta jos se găsesc două butoane

Pag. 16
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

utile și anume: Show Margins - afișează reperele pentru marginile de listare


pe imaginea de vizualizare și Zoom to Page - are ca efect încadrarea în
imaginea de vizualizare, prin micșorare, a întregii pagini de listat, oferind o
imagine de ansamblu asupra ce urmează a fi listat la imprimantă.
Trecând în partea stângă a imaginii de previzualizare, găsim următoarele
elemente:

o butonul , este comanda directă de tipărire la imprimantă a


documentului, așa cum a fost configurat anterior de utilizator;
o setarea numărul de copii ale documentului: ;
o selectarea imprimantei către care se direcționează listarea, precum și

configurarea proprietăților acesteia;


o setările:

stabilește ce anume se listează din registru

specifică paginile ce vor fi listate


paginile vor fi listate în secvență sau în paralel

orientarea paginii

dimensiunea paginii

setarea marginilor de listare


scalarea documentului
setări de pagină

În continuare, vom studia configurările puse la dispoziție de comanda


Page Setup din această rubrică:

Suport de curs, anul I Pag. 17


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

Fig. 1.12. Setări de pagină, rubrica Page

o Rubrica Page (Figura 1.12) configurează orientarea paginii


(Orientation) cu opțiunile Portrait și Landscape, diferite tipuri de
ajustare (scalare) a foii de calcul pe pagină (Scaling), fie procentual, și
prin precizarea numărului de foi pe pagină, dimensiunea paginii (Paper
size) și calitatea la imprimare.

Fig. 1.13. Setări de pagină, rubrica Margins

o Rubrica Margins (Figura 1.13), setează marginile stânga, dreapta, sus și


jos pentru pagina de listare a foii de calcul, ținând seama și de spațiul
alocat pentru zonele de antet Header și subsol Footer, precum și
centrarea conținutului (tabelului) în pagină, pe orizontală sau pe verticală.

Pag. 18
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

Fig. 1.14. Setări de pagină, rubrica Header/Footer


o Rubrica Header/Footer (Figura 1.14.) – utilizatorul stabilește textul care
va fi scris în zona de antet, cât și în zona de subsol, oferindu-se și setări
predefinite, precum și posibilitatea de a configura antet de pagină al
paginilor impare diferit de cel al paginilor pare sau doar prima pagină.

Fig. 1.15. Setări de pagină, rubrica Header/Footer


o Rubrica Sheet (Figura 1.15) oferă un set opțiuni privitoare la foaia de
lucru si anume zona care va fi listată - Print area (prin precizarea
domeniului din foaia de calcul), posibilitatea repetării unor linii din
antetul tabelului sau unor coloane, care se vor repeta, pentru fiecare
pagină de document (domeniile Rows to repeat at top și Columns to
repeat at left), opțiunile de afișare a liniilor de ghidare sau ordinea
paginilor în document.

Suport de curs, anul I Pag. 19


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

1.4 SISTEMUL DE ASISTENȚĂ MICROSOFT OFFICE EXCEL


Sistemul de asistență (Help) în Microsoft Excel 2010 se accesează rapid cu
ajutorul tastei F1, fie prin apăsarea pictogramei din partea dreaptă a barei de
tab-uri din ribbon, prin intermediul backstage-ului File (vezi figura 1.16).

Fig. 1.16. Sistemul de asistență Help, din backstage-ul File

Zona oferă și informații referitoare la activarea produsului, versiunea


instalată, precum și posibilitatea modificării numărului serial necesar activării.
În secțiunea Support aveți posibilitatea
de a accesa sistemul de Help al Microsoft Excel
2010 prin intermediul următoarelor
componente:
- Microsoft Office Help (figura din
dreapta), care vă permite căutarea referințelor
despre care doriți să vă informați cu ajutorul
motorului de căutare Bing, precum și
accesarea suportului Excel pe diferite secțiuni,
așa cum se observă în figură;
- Getting Started – lansează într-o
fereastră a browser-ului implicit adresa de
suport Microsoft pentru cei care lucrează
pentru prima dată în Microsoft Excel 2010, aici
găsiți elementele de noutate ale procesorului
de calcul tabelar, tutoriale video și sesiuni de training (figura 1.17).

Pag. 20
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

Fig. 1.17. Sistemul Getting Started din asistența Help

- Contact Us – permite utilizatorului să ia legătura cu consultanții


Microsoft, prin email, chat sau telefonic (Figura 1.18).

Suport de curs, anul I Pag. 21


Tema 1 Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010

Fig. 1.18. Sistemul Contact Us din asistența Help

- Options – deschide fereastra Excel Options pentru configurarea


procesorului de calcul tabelar Excel 2010;
- Check for Updates – verifică dacă există actualizări ale versiunii
existente instalate pe calculatorul dumneavoastră.

Pag. 22
Noţiuni de bază Microsoft Excel 2010 Tema 1

TEST DE EVALUARE

Exemplu rezolvat:
În fereastra Page Setup, setarea marginilor pentru pagina de listare a foii
de calcul se realizează în rubrica:
a) Page;
b) Margins;
c) Header/Footer;
d) Sheet.
Răspuns: ○●○○
De rezolvat:
În fereastra Page Setup, opțiunile cu privire la modul în care va fi
imprimată foaia de calcul se precizează în rubrica:
a) Page;
b) Margins;
c) Header/Footer;
d) Sheet.
Răspuns: ○○○○

Suport de curs, anul I Pag. 23


Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

Tema 2
EDITAREA ȘI FORMATAREA FOILOR DE CALCUL

Unități de învățare:

 Lucru cu foile de calcul și cu elementele acestora


 Serii de date
 Formatarea foilor de calcul

Obiectivele temei:

 manevrarea foilor de calcul dintr-un registru Excel, respectiv selectarea,


ștergerea, redenumirea și inserarea unor noi foi de calcul;
 selectarea, ștergerea sau inserarea celulelor, liniilor și coloanelor în cadrul
unei foi de calcul;
 utilizarea butonului de extindere a formatării pentru copierea
conținutului celulelor și generarea de serii de date;
 particularizarea caracteristicilor celulelor, liniilor, coloanelor și foilor de
calcul;
 utilizarea formatelor predefinite din Excel 2010 (caracteristica
AutoFormat);
 utilizarea formatării condiționate, care vă permite să puneți în evidență
cu mijloace grafice specifice modul în care datele dintr-o foaie de calcul
respectă criterii prestabilite.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011
 Andre Odnoha, Excel 2010 Financials Cookbook, Packt Publishing,
Birmingham, 2011

Suport de curs, anul I Pag. 1


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

2.1 LUCRUL CU FOILE DE CALCUL ȘI CU ELEMENTELE ACESTORA


Pentru lucrul cu foile de calcul și conținutul acestora (celule, linii și
coloane), este necesară stăpânirea unui element simplu, dar esențial: forma
pointerului de mouse. Dat fiind faptul că în funcție de zona în care se află,
pointerul de mouse se schimbă, prezentăm în continuare un tabel în care sunt
explicate diferitele forma ale acestui pointer.
Nume Forma Vizibil când este plasat Acțiune
pointer deasupra
Selecție Foaia de calcul activă Selectează o celulă sau un domeniu
Extinde (generalizează) conținutul
Colțul dreapta-jos a celulei
Extindere celulei active (domeniului) către
active sau domeniului selectat
celulele adiacente
Celula activă, în modul de
Editare Editare conținutul celulei
editare sau în bara de formule
Mutare Perimetrul celulei active Schimbă locația celulei selectate
Perimetrul celulei active, când
Copiere tasta CTRL este ținută Copiază celula selectată
apăsată
Redimensio Marginea dintre indicatoarele Modifică dimensiunea unei coloane
nare de coloană (lățimea acesteia)
Înainte de a intra în detaliile de inserare, eliminare, redenumire, copiere și
mutare a foilor de calcul, trebuie să știm cum să selectăm una sau mai multe foi
de calcul:
o pentru a selecta o singură foaie de calcul, executați click pe eticheta
foii de calcul dorită, din partea de jos a foii;
o pentru a selecta mai multe foi de calcul învecinate, executați click pe
prima foaie de calcul din grup și apoi țineți apăsată tasta Shift în timp
ce executați click pe ultima foaie de calcul;
o pentru a selecta mai multe foi de calcul neînvecinate, țineți apăsată
tasta Ctrl în timp ce executați click pe fiecare foaie de calcul.
Atenție: procedura de selecție de mai sus se referă la foaia de calcul în
ansamblu. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul (toate
celulele), în foaia de calcul respectivă dați click cu butonul
stâng al mouse-ului în celula aflată în stânga marcajului
pentru coloana A și deasupra marcajului pentru linia 1.
Pentru a selecta o coloană sau o linie dați click
pe marcajul coloanei (2) sau liniei (1). Pentru a selecta
mai multe linii sau mai multe coloane folosiți tastele
Shift și Ctrl, cu semnificațiile cunoscute sau trageți cu
butonul stâng al mouse-ului peste mai multe marcaje.
Inserarea unei noi foi de calcul într-un fișier .xlsx se
poate realiza astfel:
o selectați din zona ribbon-ului, tab-ul Home, grupul
de comenzi Cells, butonul Insert, comanda Insert
Sheet (vezi figura alăturată);
sau

Pag. 2
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

o executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei


foi de calcul și folosiți din meniul contextual, care apare, comanda
Insert…, iar din fereastra apărută, secțiunea General, varianta
Worksheet.
Pentru a insera mai multe foi de calcul, cu o singură comandă, se
selectează câte foi de calcul vrem să inserăm și apoi alegem una din variantele
anterior prezentate.
Ștergerea unei noi foi de calcul dintr-un fișier .xlsx se poate realiza astfel:
o selectați eticheta foii sau foilor de calcul pe care doriți să le eliminați
din fișier, tab-ul Home, grupul de comenzi Cells, butonul Delete și
selectați comanda Delete Sheet, apoi executați click pe butonul Delete
din caseta de dialog apărută (vezi figura 2.1.);
o executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei
foi de calcul și folosiți din meniul contextual care apare, comanda
Delete.

Figura 2.1. Caseta de dialog apărută la momentul ștergerii unei foi de calcul

Redenumirea unei foi de calcul într-un fișier .xlsx se poate realiza prin
selectarea etichetei foii de calcul al cărei nume doriți să-l schimbați (implicit
etichetele se numesc Sheet1, Sheet2 etc.), executați click cu butonul din dreapta
al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul și folosiți din meniul contextual care
apare opțiunea Rename și tastați noul nume.
Pentru a muta sau copia foile de calcul în cadrul unui fișier .xlsx sau de la
un fișier la altul puteți proceda astfel:
1. Selectați foaia sau foile de calcul pe care doriți să le deplasați sau
copiați;
2. efectuați click butonul drept al mouse-ului și din meniul contextual,
selectați Move or Copy…. Apare cutia de dialog prezentată în figura
2.2.
a. Pentru a muta foaia sau foile de calcul într-un alt fișier,
selectați numele acestuia din lista derulantă To book. Din lista
casetei Before sheet, alegeți foaia de calcul în fața căreia doriți
să mutați foile de calcul selectate.
b. Pentru a copia foaia de calcul, selectați opțiunea Create a copy.
3. Apoi selectați butonul OK.

Suport de curs, anul I Pag. 3


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

Figura 2.2. Caseta de dialog în care puteți preciza locația de copiere sau mutare a
foii de calcul selectate
Pentru a vă deplasa cu ușurință la o celulă dintr-o anumită foaie de calcul,
accesați din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing, butonul Find & Select,
comanda Go To… (sau combinația de taste Ctrl+G), se deschide caseta de dialog
Go To, introduceți la caseta Reference adresa relativă a celulei (exemplu E5) unde
vreți să vă poziționați (se poate introduce domeniul de referință, exemplu E4: E8)
sau alegeți adresa căutată din lista Go To. Butonul Special… vă pune la dispoziție
o listă de elemente în funcție de care are loc saltul (deplasarea): comentarii,
conținutul celulelor, formule etc.
Pentru a insera o celulă sau un grup de celule procedăm astfel:
o selectați celula sau celulele unde doriți să inserați informațiile, accesați
tab-ul Home, grupul de comenzi Cells, butonul Insert, comanda Cells și
din cutia de dialog care apare, alegeți Shift Cells Right sau Shift Cells
Down, executați click pe butonul OK, iar programul Excel inserează
celula sau celulele și deplasează datele din celelalte celule, în direcția
specificată, respectiv la dreapta sau în jos.
o o altă variantă este inserarea prin tragere: apăsați tasta Shift, trageți
de punctul întunecat (din colțul din partea dreaptă jos al celulei
selectate), trageți punctul întunecat în sus, în jos, la stânga sau la
dreapta, pentru a stabili poziția noii celule.
Pentru a insera noi rânduri sau coloane în foaia de calcul se procedează:
o Pentru a insera un singur rând sau o coloană, selectați o celulă.
Coloanele sunt inserate la stânga celulei curente. Rândurile sunt
inserate deasupra celulei curente. Selectați numărul coloanelor sau
rândurilor pe care doriți să le inserați. Pentru a selecta coloanele,
trageți peste literele coloanei din partea de sus a foii de calcul. Pentru
a selecta rândurile, trageți peste numerele rândului. Apoi accesați tab-
ul Home, grupul de comenzi Cells, butonul Insert, comenzile Rows sau
Columns. Programul Excel inserează rândul sau coloana și deplasează
rândurile adiacente în jos sau coloanele adiacente la dreapta.
o o altă variantă este inserarea rapidă: selectați una sau mai multe linii
sau coloane, apoi executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului
pe una din ele, alegeți opțiunea Insert din meniul contextual care apare.

Pag. 4
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

Pentru a elimina (șterge) celule dintr-o foaie de calcul se procedează astfel:


o selectați domeniul celulelor pe care doriți să le eliminați, selectați din
același grup de pe ribbon, butonul Delete, comanda Delete Cells… și
selectați din fereastră opțiunea de ștergere dorită:
Shift cells left șterge celula curentă și toate celulele
aflate în dreapta se vor deplasa în stânga cu o poziție;
 Shift cells up șterge celula curentă și toate
celulele aflate în jos se vor deplasa în sus cu o poziție;
 Entire row șterge întreaga linie;
 Entire column șterge întreaga coloană.

Pentru a șterge un rând sau o coloană puteți proceda:


o selectați linia sau coloana (pentru aceasta executați click pe numărul
rândului sau litera coloanei) pe care vreți să o ștergeți (puteți selecta
mai mult de un rând sau de o coloană prin tragere peste numerele
rândurilor sau literele coloanelor), efectuați click dreapta pe
elementele selectate și alegeți comanda Delete.
Selecția unui bloc de celule dintr-o foaie de calcul se realizează simultan,
cu ajutorul tastei Shift și prin tragere cu mouse-ul peste blocul de celule, iar
selecția unor celule neînvecinate, în mod analog, dar folosind tasta Ctrl.
Copierea datelor pentru a le utiliza în alte secțiunii ale foii de calcul sau
în alte foi de calcul sau fișiere .xlsx se realizează astfel:
o selectați domeniul sau celula pe care doriți să o selectați, click dreapta,
comanda Copy (Ctrl+C), conținutul celulei sau celulelor selectate este
copiat în memoria Clipboad, selectați prima
celulă din zona unde doriți să plasați
conținutul de copiat, click dreapta și alegeți
comanda Paste (Ctrl+V). Puteți copia aceleași
date în mai multe locuri dintr-o foaie de
calcul, prin repetarea comenzii Paste. Același
lucru îl puteți realiza si folosind butoanele Cut, Copy, Paste de pe bara
de ribbon, tab-ul Home, grupul de comenzi Clipboard.
o o altă variantă este copierea rapidă cu Drag&Drop: selectați celulele
pe care doriți să le copiați, apoi țineți apăsată tasta Ctrl cât timp
trageți conturul celulelor selectate până în locul unde doriți să copiați
celulele. Când ați eliberat butonul mouse-ului, conținutul este copiat
în noua poziție. Dacă nu țineți apăsată tasta Ctrl, datele vor fi
deplasate în loc să fie copiate.
Plasarea specializată a conținutului copiat (Paste Special)
După ce s-a efectuat copierea
elementelor selectate în Clipboard,
Excel-ul dă posibilitatea de a plasa
din conținutul copiat, doar anumite atribute specifice, cum ar fi
doar formule, doar formatarea, conținut transpus etc., prin
folosirea comenzii Paste Special (vezi figura alăturată).
Procedura este echivalentă cu aplicarea comenzii simple Paste,
fie prin intermediul meniului contextual din click dreapta, fie

Suport de curs, anul I Pag. 5


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

prin intermediul grupului de comenzi Clipboard.


Semnificația opțiunilor din Paste Special este următoarea:
Opțiune Simbol Explicație
All Plasează integral conținutul și formatarea celulei

Formulas Plasează numai formulele, așa cum sunt introduse în bara de formule.

Values Plasează numai valorile, așa cum sunt afișate în celule.

Formats Plasează numai formatarea celulei.


Comments Plasează numai comentariile atașate la celulă.
Plasează regulile de validare de date pentru celulele copiate în zona de
Validation
lipire.
All using
Plasează integral conținutul și formatarea celulei utilizând tema care a
Source
fost aplicată datelor sursă.
theme
All except Plasează integral conținutul cu formatarea de temă de document aplicată
borders datelor copiate.
Column Plasează lățimea unei coloane sau zone de coloană la altă coloană sau
widths zonă de coloane.
Formulas
and Plasează numai formulele și opțiuni de formatare de numere din celulele
number selectate.
formats
Values and
Plasează numai valorile și opțiunile de formatare a numerelor din celulele
number
selectate.
formats
None Plasează conținutul din zona de copiere fără o operație matematică.
Add Adună valorile din zona de copiere la valorile din zona de plasare.
Subtract Scade valorile din zona de copiere din valorile din zona de lipire.
Multiply Înmulțește valorile din zona de plasare cu valorile din zona de copiere.
Divide Împarte valorile din zona de plasare la valorile din zona de copiere.
Nu se înlocuiesc valorile din zona de plasare atunci când apar celule
Skip blanks
necompletate în zona de copiere
Transpose Transformă coloanele de date copiate în rânduri sau invers

Figura 2.3. Caseta de dialog Paste Special

Pag. 6
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

Ștergerea datelor din celule


Cu comanda Clear apelată din grupul de comenzi Editing, tab-ul Home, se
pot șterge datele dintr-o celulă, sau doar formula, formatarea, sau notele atașate
ei, astfel:
o selectați domeniul de celule care va fi șters, apelați butonul Clear,
comenzile Clear All (șterge formatul, conținutul și comentariile), Clear
Formats, Clear Contents, Clear Comments sau Clear Hyperlinks.
Se poate utiliza și meniul contextual (click dreapta), comanda Clear
Contents.
Pentru a șterge rapid și complet conținutul celulelor, selectați celulele și
apăsați tasta Delete.
Un domeniu reprezintă un grup compact de celule de formă
dreptunghiulară. Celulele dintr-un domeniu pot fi în coloană, în linie sau în orice
combinație de coloane și linii. Folosirea domeniilor în Excel ne ajută să
economisim timp. Putem, de exemplu, să selectăm un domeniu și îl putem
utiliza, apoi, pentru a formata un grup de celule sau pentru a tipări numai grupul
de celule selectate. Domeniile pot fi folosite, de asemenea, și în formule.
Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (exemplu: B5:C8 sau
F9:I14).
Dimensionarea coloanelor și liniilor foii de calcul
La momentul completării datelor în celulele foilor de calcul, veți observa
că introducerea valorilor numerice de lungime mai mare decât dimensiunea
celulei, Excel va dimensiona automat lățimea coloanei, astfel încât numărul
tastat să fie afișat în întregime. Acest lucru însă, nu se întâmplă și cu datele de tip
text, astfel încât utilizatorul trebuie să intervină asupra dimensiunilor coloanelor
sau liniilor, în funcție de cum dorește afișarea conținutului în celule.
Pentru dimensionarea coloanelor se aplică următoarele metode, pe care
le prezentăm în ordinea descrescătoare a rapidității (primele sunt cele mai
rapide):
- prin dublu click pe linia de separare a
indicatoarelor de coloană (de exemplu pentru auto-
dimensionarea coloanei B, se efectuează dublu click
pe linia de separare între coloanele B și C – figura de
alăturată) – prin această metodă lățimea coloanei va
fi setată automat la cea dimensiunea
corespunzătoare conținutului de celulă cu cea mai
mare lungime (în acest caz, are ca referință celula B5);
- dimensionarea manuală, cu mouse-ul în zona de delimitare a
indicatoarelor de coloană, ca în cazul anterior, numai că la momentul în care
mouse-ul ia forma de redimensionare - , se trage cu mouse-ul în direcția în
care se dorește dimensionarea (stânga pentru micșorarea lățimii de coloană,
dreapta pentru creșterea acesteia);
- pentru a dimensiona mai multe coloane (adiacente sau nu) să aibă
aceeași lățime, se vor selecta coloanele respective prin efectuarea de click pe
antetul acestora în timp ce veți avea apăsată tasta Ctrl pentru coloanele
neadiacente sau tasta Shift pentru coloanele adiacente, apoi se dimensionează

Suport de curs, anul I Pag. 7


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

dimensiunea uneia dintre ele, rezultatul fiind obținerea aceleiași dimensiuni


pentru coloanele selectate.
- dacă se apasă click dreapta pe antetul de
coloană și se alege din meniul contextual comanda
Column Width…, se poate preciza dimensiunea
coloanei, exprimată în numărul de caractere ce poate
fi afișat (vezi figura din stânga);
- cu ajutorul comenzilor din lista

butonului Format , situat în grupul de


comenzi Cell, situat în tab-ul Home și anume:
Column Width… dacă se dorește precizarea
cu exactitate a dimensiunii coloanei sau
AutoFit Column Width… atunci când
preferăm dimensionarea automată a
coloanei, în funcție de cel mai consistent
conținut din coloană (imaginea de mai jos vă
prezintă comenzile discutate anterior).
Dimensionarea liniilor se face similar, numai că de data aceasta selecția
trebuie făcută asupra indicatoarelor de linie, situate pe marginea stângă a
spațiului de lucru a foii de calcul, având ca parametri de data aceasta Row
Height… pentru stabilirea dimensiunii exacte a înălțimii de linie, iar pentru
autodimensionare AutoFit Row Height.
Pentru a modifica lățimea coloanelor sau înălțimea
liniilor pentru întreaga foaie de calcul, se selectează întreaga
foaie de calcul prin apăsarea butonului din imagine (situat în
colțul stânga-sus) și apoi se modifică înălțimea liniilor sau
lățimea coloanelor, utilizând oricare din metodele prezentate anterior.

TEST DE EVALUARE
1. Ce reprezintă un domeniu de celule?
Răspuns: Un domeniu reprezintă un grup compact de celule de formă
dreptunghiulară. Celulele dintr-un domeniu pot fi în coloană, în linie sau în orice
combinație de coloane și linii.
2. Cum se procedează pentru a insera, cu o singură comandă, mai multe
foi de calcul?
Răspuns:

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:

Pag. 8
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

Într-un tabel Excel, se plasează indicatorul de inserare în interiorul unei


celule și se apelează, din meniul contextual, comanda Delete, opțiunea Shift cells
left. Care va fi efectul ?
a) se șterge celula curentă și toate celulele aflate în stânga se vor
deplasa în dreapta cu o poziție;
b) se șterge celula curentă și toate celulele aflate în dreapta se vor
deplasa în stânga cu o poziție;
c) se șterge celula curentă și toate celulele aflate în jos se vor deplasa în
sus cu o poziție;
d) se șterge celula curentă și toate celulele aflate în sus se vor deplasa în
jos cu o poziție.
Răspuns: ○●○○
De rezolvat:
Cum se selectează mai multe foi de calcul învecinate?
a) se execută click pe prima foaie de calcul din grup, se ține apăsată
tasta Ctrl în timp ce se execută click pe ultima foaie de calcul;
b) se execută click pe prima foaie de calcul din grup, se ține apăsată
tasta Alt în timp ce se execută click pe ultima foaie de calcul;
c) se execută click pe prima foaie de calcul din grup, se ține apăsată
tasta Shift în timp ce se execută click pe ultima foaie de calcul;
d) se execută click pe prima foaie de calcul din grup, se ține apăsată
tasta Esc în timp ce se execută click pe ultima foaie de calcul;
Răspuns: ○○○○

Suport de curs, anul I Pag. 9


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

2.2 SERII DE DATE


Programul Excel prezintă multe caracteristici, extrem de utile, care vă
ajută să copiați informațiile (anterior introduse) în una sau mai multe celule sau
să generați serii de date.
Cea mai simplă variantă este aceea a folosirii butonului de extindere a
formatării (numit uneori și buton de umplere) – tehnică numită AutoFill. Acesta
este reprezentat de micul pătrat negru aflat în dreapta jos la celula curentă. În
momentul în care plasăm mouse-ul pe pătratul respectiv, pointerul ia forma de
extindere . În acest moment apăsăm butonul stâng al mouse-ului și ținându-l
apăsat, extindem formatarea sau copiem celula curentă (sau celulele selectate)
către zonele în care ne deplasăm.
De exemplu, în figura 2.4 am scris cifra 1 în celula G1. Apoi, folosind
butonul de extindere a formatării, am tras cu mouse-ul până în G4. Rezultatul:
toată zona s-a umplut cu cifra 1.

Figura 2.4 – Folosirea butonului de extindere

Se poate folosi și butonul Fill din


grupul Editing (figura alăturată), astfel:
poziționăm cursorul mouse-ului în celula
al cărui conținut vrem să-l copiem în mai
multe celule (de exemplu, ne plasăm în
celula H1, care conține cuvântul „plin”),
apăsăm tasta Shift și poziționăm cursorul
la sfârșitul zonei în care vrem să copiem
datele (de exemplu, ne plasăm în celula
H100), accesăm butonul Fill și va apare o
listă de unde selectăm direcția în care dorim să copiem informația, Up – sus,
Down – jos, Left – stânga, Right – dreapta (în exemplul nostru selectăm , iar ca
rezultat, toate celulele de la H1 la H100 – domeniul H1:H100 – vor conține
cuvântul „plin”).
Spre deosebire de comanda Fill, care doar copiază informația în una sau
mai multe celule, AutoFill le copiază într-un mod inteligent. De exemplu: scrieți
într-o celulă Trim 1; trageți de butonul de extindere a formatării în dreapta sau
în jos cu încă trei celule; va apărea: Trim 2, Trim 3, Trim 4. Observație: dacă
extindeți formatarea în stânga sau în sus, seria va fi descrescătoare, iar în serie o
să apară si Trim 0.

Pag. 10
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

Cu ajutorul caracteristicii AutoFill se pot genera și serii de date, ca în


exemplele de mai jos (a se vedea și figura 2.3).
Exemplu 1:
o scrieți în celula A1 valoarea 1, iar în celula A2 valoarea 2;
o selectați ambele celule;
o trageți de butonul de extindere a formatării până în celula A10;
o apare seria 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.
Exemplul 2:
o scrieți în celula C1 valoarea 1, iar în celula C2 valoarea 5;
o selectați ambele celule;
o trageți de butonul de extindere a formatării până în celula C10;
o apare seria 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29, 33, 37.

Figura 2.5 – Generarea seriilor de date cu ajutorul caracteristicii AutoFill

Caracteristica AutoFill este bună pentru serii scurte de date. În situația în


care aveți nevoie de mai mult control, puteți utiliza caracteristica Series… aplicată
seriilor. În acest sens, programul Excel recunoaște patru tipuri de serii,
prezentate în tabelul de mai jos:
Tabelul 2.1 – Tipuri de serii recunoscute de caracteristica Fill
Seria Informația inițială Seria rezultată
1, 2 3, 4, 5
Liniar 100, 99 98, 97, 96
15 (step 2) 15, 17, 19
Growth 15 (step 10) 150, 1500, 15000
03/28/2006 (day) 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006,
4/1/2006
03/28/2006 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006,
(weekday) 4/3/2006
Date
03/28/2006 04/28/2006, 05/28/2006, 06/28/2006,
(month) 07/28/2006
03/28/2006 (year) 03/28/2007, 03/28/2008, 03/28/2009,
03/28/2010
AutoFill Luna 1 Luna 2, Luna 3, Luna 4

Suport de curs, anul I Pag. 11


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

Pentru a crea o serie de date, procedați astfel: introduceți o valoare într-o


celulă. Aceasta va fi valoarea inițială a seriei de date. Selectați celule în care va fi
inserată seria de date (Atenție: dacă selectați domeniul unde va fi scrisă seria, nu
trebuie să mai precizați nimic în caseta Stop value). Apăsați butonul Fill, comanda
Series… și apare caseta de dialog cu același nume. În zona Series in, selectați
Rows sau Columns pentru a indica dacă seria se completează pe rând sau pe
coloană. Alegeți tipul seriei din lista Type. Stabiliți valoarea Step value (pasul
dintre valorile seriei) și Stop value (ultima valoare din serie), apoi apăsați butonul
Ok.

Figura 2.6 – Generarea seriilor de date cu ajutorul componentei Series


Exemplu 3:
o scrieți în celula B1 valoarea 1;
o accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series,
selectați Columns;
o alegeți, din lista Type, tipul seriei Linear;
o tastați 1 în caseta de text Step;
o Tastați 100 în caseta de text Stop;
o apoi apăsați butonul Ok;
o apare seria 1, 2, 3 …. 99, 100.
Exemplu 4:
o scrieți în celula C1 valoarea 1;
o accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series,
selectați Rows;
o alegeți, din lista Type, tipul seriei Growth;
o tastați 2 în caseta de text Step;
o Tastați 256 în caseta de text Stop;
o apoi apăsați butonul Ok;
o apare seria 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128, 256.
Exemplu 3:
o scrieți în celula B1 valoarea 1;
o selectați toate celulele cuprinse între B1 și B500;
o accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series,
selectați Columns;
o alegeți, din lista Type, tipul seriei Linear;
o tastați 1 în caseta de text Step;
o apoi apăsați butonul Ok;

Pag. 12
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

o apare seria 1, 2, 3 …. 499, 500.


Exemplu 4:
o scrieți în celula C1 valoarea 1;
o selectați toate celulele cuprinse între C1 și C10
o accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series,
selectați Columns;
o alegeți, din lista Type, tipul seriei Growth;
o tastați 2 în caseta de text Step;
o apoi apăsați butonul Ok;
o apare seria 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128, 256, 512.
O altă facilitate oferită de programul Excel pentru editarea eficientă a
datelor este posibilitatea de a genera rapid liste personalizate. Pentru aceasta se
folosește backstage-ul File, comanda Options, rubrica Advanced, grupul de
opțiuni General, opțiunea Create lists for use in sorts and fill sequences (creare de
liste pentru utilizarea în ordonări și serii de umplere), accesați butonul Edit
Custom Lists….
Spre exemplu, dacă vreți să introduceți rapid lunile anului (ianuarie,
februarie, …, decembrie), procedați astfel:
o din lista Custom Lists, alegeți lista cu lunile anului: ianuarie, februarie,
martie … (sau lista january, february, march … după caz),
o apăsați butonul OK,
o introduceți într-o celulă ianuarie (sau january), apoi trageți de punctul
întunecat din colțul din partea dreaptă jos al celulei selectate, în sus,
jos, la stânga sau dreapta, pentru a selecta încă 11 celule;
o eliberați butonul mouse-ului, iar programul Excel va insera toate lunile
anului, în ordine, în celulele selectate.
Puteți să folosiți listele predefinite de program sau puteți să generați
propriile liste.
De exemplu, vrem să generăm o listă de persoane: Dan, George, Ion,
Mihai, Gabriela, Loredana, Cristina, Vlad, Mircea, pe care să o folosim de mai
multe ori. Pentru aceasta:
o din lista Custom Lists, alegeți varianta NEW LIST (listă nouă);
o în zona List entries (elementele listei), introducem numele Dan,
George, Ion … Mircea; după fiecare nume apăsăm tasta Enter;
o după ultimul nume (după ultima intrare din listă) apelăm butonul Add
(observați că lista a fost adăugată în zona Custom Lists și este selectată);
o în continuare lista se poate utiliza ca și listele predefinite de sistem
(vezi exemplul anterior cu lunile anului).
Elementele unei noi liste se pot introduce direct în zona List entries ca în
exemplul de mai sus sau se pot prelua dintr-o zonă a unei foi de calcul. Pentru
aceasta ne plasăm în caseta Import list from cells (importă lista din celulele …) unde
precizăm domeniul (celulele) în care se află lista și apoi apelăm butonul Import.
O listă personalizată se poate șterge. Pentru aceasta selectăm, din lista
Custom Lists, lista pe care dorim să o ștergem și apoi apelăm butonul Delete.

Suport de curs, anul I Pag. 13


De reţinut!
Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

Nu se pot șterge decât listele personalizate definite de utilizator. La selectarea


unei liste predefinite de sistem, butonul Delete este inactiv.

TEST DE EVALUARE

1. Care este cea mai simplă variantă pentru a scrie în toate celulele de la
D1 la D20 valoarea 100?.
Răspuns: Scriem în celula D1 valoarea 100, iar apoi tragem de butonul de
extindere a formatării până în celula D20.
2. Cum procedați pentru a genera, începând cu celula E1 seria: 1, 4, 7, 10,
13, 16, 19.
Răspuns:

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:
În celula A1 scriem valoarea 1. Selectăm domeniul de celule de la A1 la
A10. Ne situăm în grupul Editing din tab-ul Home, accesăm butonul Fill, comanda
Series…, iar din lista Type, selectăm Linear, tastăm 2 în caseta de text Step și apoi
apăsăm butonul Ok. Ce valoare va fi afișată în celula A5?
a) 9
b) 5
c) 7
d) 1.
Răspuns: ●○○○

De rezolvat:
În celula A1 scriem valoarea 2. Selectăm domeniul de celule de la A1 la
A10. Ne situăm în grupul Editing din tab-ul Home, accesăm butonul Fill, comanda
Series…, iar din lista Type, selectăm Growth, tastăm 2 în caseta de text Step și
apoi apăsăm butonul Ok. Ce valoare va fi afișată în celula A5?
a) 10
b) 32
c) 16
d) 11.
Răspuns: ○○○○○

Pag. 14
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

2.3 FORMATAREA CELULELOR ȘI FOILOR DE CALCUL


Pentru o foaie de calcul Excel, formatarea este operațiunea care se
realizează de către operator în vederea asigurării unui aspect plăcut al situațiilor
de raportare, dar și pentru o mai ușoară interpretare a datelor, printr-o formă
corectă a conținutului de celule. Se deduce, așadar că sunt două aspecte
fundamentale ale formatării - aspectul celulelor și forma valorilor din celule.
Legat de conținutul unei celule, trebuie reținut faptul aceasta poate
conține: o valoare numerică, text sau o formulă.
În majoritatea cazurilor, formatarea valorilor din celule are o mai mare
semnificație decât aspectul grafic, deoarece forma pe care o poate valoarea în
celulă influențează direct semnificația datelor. De exemplu, chiar dacă formele
45%; 0,45 lei sau 0,450 sunt diferite, ele au semnificație aparte pentru cel care le
citește, putând reprezenta pentru cazul nostru, prima - o pondere a studenților
finanțați de la buget în total, a doua - prețul unei mape de plastic sau ultima
formă - o valoare pentru un indicator financiar. Trebuie specificat că indiferent
de formatarea aplicată valorilor din celule, Excel menține nealterată valoarea
introdusă direct în celulă.

Pentru formatarea unei celule, se pot folosi comenzile grupurilor Font,


Alignment și Number (vezi figura de mai sus) se alege opțiunea Cells sau din
meniul contextual (obținut printr-un click pe butonul drept al mouse-ului) se
alege opțiunea Format Cels… Apare fereastra de dialog Format Cells, figura 2.4,
care conține șase categorii de formatare:
o Number, pentru a alege categoria de formatare a conținutului celulei;
o Alignment, pentru alinierea datelor în celulă;
o Font, pentru stabilirea caracteristicilor fonturilor utilizate;
o Border, pentru a preciza modul de încadrare în chenare;
o Patterns, pentru a stabili modul de umplere cu culori și hașuri;
o Protection, folosită atunci când se dorește blocarea la editare a
conținutului de celule .

Suport de curs, anul I Pag. 15


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

Fig. 2.4 - Formatarea conținutului unei celule – tab-ul Number


Tab-ul Number setează opțiuni privind modul de vizualizare (afișare) a
datelor. Formatul de număr ales pentru afișare nu afectează valoarea folosită de
Excel în calculele matematice. Valoarea dintr-o celulă, efectiv folosită în calcule,
apare în bara de formule când celula este selectată. Excel stochează datele
numerice și efectuează calcule cu o precizie de 15 cifre.
Categoria General afișează datele într-un mod detectat automat (în Excel
aceasta este afișarea implicită). Pentru numere de 12 cifre sau mai multe, Excel
afișează valorile în format științific (Scientific), lucru care se poate schimba dacă
se alege categoria Number.
Formatul numeric (Number) permite stabilirea numărului de zecimale și
dacă se utilizează sau nu separatorul miilor (punctul sau virgula, în funcție de
setările regionale din Control Panel).
Categoria Format este utilizat în general pentru valori monetare. Se pot
alege numărul de zecimale și simbolul (moneda) – lei, € (euro), $ (US dollar), £
(lira) etc.
Accounting este utilizată de asemenea pentru valori monetare. Față de
categoria Currency, aliniază punctul zecimal și numele valutei afișate.
Categoria Date - în funcție de zona geografică stabilită, modul de afișare a
datei calendaristice se poate alege din mai multe formate: zz.ll.aaaa, zz-lll., ll-
aaaa etc. Formatul de dată calendaristică se poate particulariza dacă se alege
categoria Custom (vezi mai jos). Numărul serial atribuit unei date calendaristice
poate fi văzut dacă se alege categoria General pentru acea celulă (altfel celula
este afișată ca dată calendaristică, în formatul ales).

Pag. 16
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

Anii introduși ca 2 cifre au următoarele interpretări implicite în Excel


(modificabile din Control Panel -> Regional Settings):
 00 la 29 – perioada anilor 2000 – 2029 (de exemplu, 01.01.11
înseamnă 1 ianuarie 2011);
 30 la 99 – perioada anilor 1930 – 1999 (de exemplu, 01.01.80
înseamnă 1 ianuarie 1980).
Time - similar ca la Date, timpul este afișat în diverse formate, în funcție
de setările regionale: hh:mm, hh:mm:ss, h:mm PM etc. Formatul de timp se
poate particulariza dacă se alege categoria Custom (vezi mai jos). Valoarea
zecimală a celulei (fracțiunea din timpul scurs de la începutul zilei) poate fi văzută
dacă se alege categoria General pentru acea celulă (altfel celula este afișată ca
timp, în formatul ales).
Categoria Percentage permite afișarea valorii ca procent, cu un număr
stabilit de zecimale. Simbolul “%” este plasat automat la sfârșitul celulei.
De exemplu, numărul 0,15459, la o formatare Percentage cu 2 zecimale,
va fi afișat în celulă ca 15,46%.
Fraction – afișează valorile celulei ca fracții, în diverse formate, de
exemplu numărul 5,145 va apărea în forma 5 1/7
Categoria Scientific afișează un număr în notație exponențială, prin
înlocuirea unei pârți a numărului cu E+n (E – Exponent). Numărul rămas este
multiplicat cu 10n.
De exemplu, numărul va fi scris în format Ştiinţific cu 3 zecimale:.
Număr Număr afişat (categoria
Scientific, 3 zecimale)
12345678901 1,235E+10
0,12345678901 1,235E-01
Text - informația este tratată ca text (chiar dacă sunt date numerice) şi
apare așa cum este introdusă. Dacă o celulă este de tip Text, conținutul ei poate
să înceapă cu caracterele “=”, “+” sau “-” fără ca Excel să considere că acolo
urmează o formulă.
Special afișează datele numerice în formate predefinite, utile în liste sau
baze de date: cod poștal, număr de telefon, număr de asigurare sau cod numeric
personal.
Custom - permite crearea unor stiluri proprii de afișare a datelor prin
modificarea modelelor existente sau prin crearea unora absolut noi. În funcție de
limba versiunii de Excel, se pot crea între 200 și 250 de formate de numere
particularizate.
Se pot specifica maxim 4 secțiuni de coduri pentru formatarea numerelor
pozitive, negative, a zero-urilor și a textului, în această ordine (formatarea
textului este întotdeauna ultima). Cele 4 secțiuni sunt separate prin punct și
virgulă (“;”). Dacă sunt prezente doar 2 secțiuni, prima este folosită pentru
numere pozitive și zerouri, iar a doua pentru numere negative. Dacă este
prezentă o singură secțiune, se va folosit pentru toate numerele. Pentru a sări o
secțiune se introduce caracterul “;” din finalul acelei secțiuni.
Numărul 1,5562 va fi afișat astfel:
General 1,5562
Number 1,56
2 zecimale
Currency 1,6 lei

Suport de curs, anul I Pag. 17


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

2 zecimale
Procent 155,62%
2 zecimale
Fraction 1 5/9
stil 2 cifre
Scientific 1,556E+00
3 zecimale
Text 1,5562
Custom 1,56 cm
0,00 “cm”

În rubrica Alignment se pot formata următoarele caracteristici:


o alinierea textului pe verticală sau pe orizontală (a se vedea listele
Horizontal și Vertical);
o orientarea textului față de axa verticală, ce se poate modifica trăgând
cu mouse-ul butonul roșu ce apare în zona Orientation sau modificând
valoarea cu ajutorul butonului Degrees;
o modul în care poate fi controlat textul pentru a se încadra în una sau
mai multe celule, zona Text control, unde:
o cu ajutorul casetei de validare Wrap text textul este aranjat (se
rupe) pe mai multe rânduri într-o celulă;
o cu ajutorul casetei de validare Shrink to fit caracterele introduse
într-o celulă se micșorează până devin potrivite în așa fel încât tot
textul să se încadreze într-o celulă;
o cu ajutorul casetei de validare Merge cells se unesc mai multe
celule în una singură;
o direcția textului, de la stânga la dreapta, de la dreapta la stânga sau în
funcție de context, a se vedea zona Right-to-left, lista Text direction.

Fig. 2.4 - Formatarea conținutului unei celule – tab-ul Alignment

Pag. 18
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

Pentru a modifica atributele textului, folosiți tab-ul Font de unde puteți


alege: numele fontului (zona Font) stilul caracterelor (din Font Style), mărimea
caracterelor (Size), culoarea (Color), dacă textul este subliniat (zona Underline),
efectele adăugate textului (zona Effects). Dacă se bifează caseta de validare
Normal font, caracteristicile fontului (nume, mărime, efecte etc) devin cele din
stilul implicit Normal.
Stabilirea formatului de chenare pentru zona de celule selectată, se
accesează tab-ul Border, figura 2.5.

Fig. 2.5 - Configurarea bordurilor (Borders)


Tab-ul Border setează opțiuni privind chenarul unei celule sau selecții de
celule. Se pot stabili:
 marginile celulei la care să se aplice chenarul (sus, jos, stânga,
dreapta și/sau pe diagonale);
 stilul liniei;
 culoarea liniei de chenar.
Paleta din care se poate alege culoarea este relativ restrânsă deoarece nu
permite alegerea nuanțelor Red – Green – Blue, ci doar o culoare predefinită.
Tab-ul Patterns setează opțiuni privind culoarea solidă aplicată pentru
fundalul (umplerea) unei celule sau o textură (Pattern) și culoarea ei, model care
se aplică peste culoare solidă.
Tab-ul Protection setează opțiuni privind protejarea celulei, valabile doar
atunci când foaia de lucru (Worksheet) este protejată, cu sau fără parolă. Prin
protejarea foii de lucru, conținutul unei celule se poate stabili să fie:
 blocat (Locked) – bifat implicit, dacă o foaie de lucru este
protejată, toate celulele sunt blocate la modificare, mutare,
redimensionare sau ștergere;
 ascuns (Hidden) – formula dintr-o celulă nu este vizibilă.

Suport de curs, anul I Pag. 19


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

Proprietățile celulelor pot fi modificate doar


dacă se elimină protecția foii de lucru (prin accesarea
backstage File, secțiunea Info, secțiunea Permissions,
butonul Protect Workbook, opțiunea Protect Current
Sheet – vezi imaginea alăturată). Accesul utilizatorilor
la operațiunile ce pot fi efectuate asupra foii de calcul
este configurat în această fereastră de dialog prin
bifarea opțiunilor din lista Allow all users of this
worksheet to:, în acest caz, protecția curentă
presupune ca utilizatorii să selecteze celulele
protejate (blocate) și pe cele care nu sunt blocate.

Formatarea rapidă utilizând stilurile de formatare


În vederea obținerii unei eficiențe ridicate în lucrul cu tabelele de date din
foile de calcul, Excel pune la dispoziția utilizatorului stiluri de formatare completă
și rapidă a celulelor. Acestea consta într-o serie de efecte pre-formatate ce pot fi
aplicate oricărei celule, oricărui domeniu de celule sau tabelă delimitată dintr-o
foaie de lucru.
Aplicarea stilurilor de formatare se face de regulă
prin intermediul grupului de comenzi Styles, ce aparțin
tab-ului Home. Aici găsim comenzi de aplicare a stilurilor
la nivel de tabel – Format as Table (se va selecta un
domeniu de celule care se consideră tabel de date, cu antet, linii de date și total
și se aplică formatul ca atare), la nivel de celule – butonul listă Cell Styles și nu în
ultimul rând o facilitate foarte utilă, formatarea condiționată, toate aceste
elemente le vom descrie în continuare mai pe larg.
Pentru a simplifica lucrul cu datele, aveți posibilitatea să le organizați într-
un format de tabel în foaia de lucru, așa cum arată figura 2.6. .

Fig. 2.6. – Aspectul unui tabel definit în foaia de calcul


Tabelele oferă modalități de filtrare ușoară, în plus față de coloanele
calculate și rândurile de totaluri, care ușurează efectuarea de calcule.
Pentru a obține un astfel de tabel, se parcurg următorii pași:
1. în cadrul foii de calcul se selectează domeniul de celule care
delimitează viitorul tabel (în acest caz, B2:E9);
2. din ribbon, alegem comanda Format as Table și alegem din mulțimea
de stiluri afișată, pe cea care pare potrivită scopului nostru;

Pag. 20
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

3. înaintea aplicării stilului, Excel vă


afișează pe ecran o fereastră de dialog
care vă cere confirmarea domeniului
selectat (aici vi se oferă posibilitatea de a
vă răzgândi asupra selecției făcute
asupra adreselor de domeniu), precum și
activarea sau nu a opțiunii My table has
headers – prin care confirmați dacă tabelul are linie de antet. Antetul
tabelului nu numai că este formatat distinct, dar i se asociază și
facilitatea de filtrare (casetele din dreptul fiecărei coloane)
Facilitatea de aplicare a stilurilor nu se oprește aici deoarece aveți
posibilitatea de a vă crea propriul stil de formatare în cazul în care cele
predefinite puse la dispoziție de Excel nu sunt suficiente sau nu vă satisfac.
Pentru crearea unui nou stil prin apelarea comenzii situată în
partea de jos a listei de stiluri.
Va apărea fereastra New Table Quick Style (figura 2.7.), în care se poate
selecta din lista Table Element componenta ce doriți să o formatați, apoi apăsați
butonul Format, care vă pune la dispoziție toate instrumentele de formatare la
nivel de font, chenare și umplere, într-o fereastră foarte asemănătoare cu
elementele prezentate anterior la formatarea celulelor.

Fig. 2.7. – Crearea unui nou stil de format pentru tabele


În caseta Name se completează numele stilului, în partea dreaptă aveți o
zonă de pre-vizualizare a stilului de tabel ce l-ați creat, iar în partea de jos a
ferestrei aveți opțiunea prin care puteți specifica faptul că stilul creat este cel
implicit pentru acest registru de calcul (Set as default table quick style for this
document).
În momentul în care tabelul este creat, în zona ribon-ului apare o nouă
panglică de comenzi, numită Table Tools, activă doar când suntem poziționați
într-una din celulele tabelului.

Suport de curs, anul I Pag. 21


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

Apar multe facilități asociate tabelului creat, dar ne interesează în acest


moment doar cele legate de formatarea cu ajutorul stilurilor și anume grupurile
de comenzi Table Style Options și Table Styles.
Primul grup de comenzi conține casete de opțiune în care putem activa
dau dezactiva componente sau comportamentul unor componente ale tabelului
(linie de antet – Header Row, linie de total – Total Row, evidențiere linii prin
benzi – Banded Rows, evidențierea primei coloane – First Column, a ultimei
coloane Last Column sau evidențierea coloanelor prin benzi – Banded Columns.
Câteva cuvinte și despre aplicarea stilurilor la nivel
de celule: este utilă atunci când vrem să evidențiem cu un
format distinct o linie sau coloană de celule sau chiar
domenii de celule. Are același principiu de aplicare rapidă
ca în cazul stilurilor pentru tabele, numai că de această dată este vorba de
aplicarea stilurilor la nivel de celulă și cu aspecte distincte, caracteristice
evidențierii celulelor, așa cum vă este ilustrat în figura de mai jos.

Crearea unui nou stil de formatare la nivel


de celulă se face prin comanda New Cell Style, ce
are ca rezultat apariția ferestrei Style (figura
alăturată) în care este pus la dispoziție butonul
Format pentru configurarea formatului stilului
(este vorba de fereastra Format Cells cu toate
componentele sale), precum și casete cu opțiuni
privind aplicarea componentelor de formatare
Number, Alignment, Font, Border, Fill și Protection.
În caseta Style name se completează
numele stilului nou creat și apoi se apasă butonul

Pag. 22
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

OK.
Formatarea condiționată a celulelor unei foi de calcul
Microsoft Excel oferă posibilitatea de a evidenția celulele foii de calcul
prin intermediul unor opțiuni de formatare care se schimbă automat în funcție
de valoarea conținută de acestea – instrument ce poartă numele de formatare
condiționată (Conditional Formatting).
Instrumentul este foarte util atunci când se dorește
a atrage atenția asupra unor valori care respectă sau nu o
anumită condiție.
Pentru a înțelege mai bine modul de lucru al
formatării condiționate vom considera următorul exemplu:
avem o listă cu o grupă formată din 10 studenți, care au
fost evaluați la un test online și se dorește evidențierea pe
fond de culoare roșie a notelor de nepromovare, adică cele
situate sub nota 5.
Pașii ce trebuie parcurși sunt următorii:
1. se selectează domeniul de celule asupra căruia se aplică formatarea
condiționată;
2. din grupul de comenzi Styles se alege butonul
listă Conditional Formatting (figura alăturată);
3. din lista de variante se alege Highlight Cells
Rules (reguli de evidențiere a celulelor) și din aceasta sub-varianta Less
Than…

4. În fereastra Less Than… se va preciza valoarea limită (în cazul nostru


pentru celulele a căror valoare este mai mică decât…), adică 5, iar
evidențierea o puteți alege din caseta derulantă din dreapta, care
implicit are valoarea de fundal culoare roșie și text negru.
Am exemplificat o variantă rapidă de
specificare a unei condiții, dar mai sunt și alte
opțiuni prezente în lista specificată, cum ar fi
cele care evidențiază elementele situate în
top (Top/Bottom Rules), evidențiere prin
bare colorate a nivelului valorii, pentru a
efectua comparații cu celelalte valori (Data
Bars), se pot folos scale de culori (Color
Scales) sau seturi de pictograme (Icon Sets).
Deși varietatea de opțiuni predefinite
este mare, este posibil ca niciuna să nu se
potrivească cerințelor pe care doriți să le
implementați, în acest caz există posibilitatea

Suport de curs, anul I Pag. 23


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

creării unei noi reguli, prin intermediul comenzii New Rule…

Fig. 2.8. – Crearea unei noi reguli de formatare condiționată


Ca urmare a acestei comenzi, va apărea fereastra New Formatting Rule,
care are șase scenarii de stabilire a formatării condiționate:
- stabilirea formatării în funcție de valorile celulelor din domeniul
specificat, specificându-se ca parametri valoarea minimă a intervalului și cea
maximă a acestuia (Format all cells based on their values) – figura 2.8.;
- aplicarea formatului particularizat doar pentru celulele care conțin o
valoare care va respecta una din condițiile specificate (figura de mai jos) – este
vorba de opțiunea Format only cells that contain;

- formatarea doar a valorilor situate la extremele intervalului (cele din top


sau ultimele din interval), numărul de poziții din top putând fi setat prin valoare
sau prin procent (de exemplu se poate indica evidențierea primelor 5 poziții din

Pag. 24
Editarea și formatarea foilor de calcul Tema 2

listă sau primele 10% din numărul total de elemente din listă) – tipul de regulă
Format only top or bottom ranked values;
- opțiunea Format only values that are above or below average, permite
condiționarea formatării acelor celule care conțin valori situate sub sau peste
media calculată a tuturor valorilor din domeniul specificat;
- este posibilă identificarea valorilor unice din mulțimea de valori ale
domeniului specificat sau evidențierea doar a duplicatelor, prin varianta Format
only unique or duplicate values;
- opțiunea Use a formula to determine
which cells to format este utilă atunci când se
dorește evidențierea celulelor care
îndeplinesc o anumită expresie, o condiție
logică; pentru exemplul de mai sus, vom dori
să evidențiem cu fond galben ID-ul studenților
care nu au promovat (situația este schimbată,
deoarece domeniul pe care dorim să aplicăm
formatarea condiționată este A2:A11, iar
condiția se aplică celulelor din coloana B!).
Pentru rezolvarea problemei, se va
proceda mai întâi la selectarea domeniului
A2:A11, după care respectăm pașii care ne
conduc la crearea unei noi reguli de formatare, iar în fereastra de configurare
(vezi figura de mai sus) se alege ultimul tip de regulă, iar în caseta Format values
where this formula is true: se tastează condiția =B2<5, apoi se apasă butonul
Format și se specifică setările pentru fun fundal de culoare galbenă.
Totodată, sistemul pune la dispoziție și un gestionar pentru regulile de formatare
condiționată (figura de mai jos), unde puteți vizualiza lista de reguli, afișate în
ordinea priorității de aplicare, cu informații privind natura regulii definite,
formatul acesteia, domeniul asupra căruia se aplică, precum și opțiunea ca
execuția de aplicare a regulii să se oprească în momentul în care condiția este
îndeplinită – Stop If True (nu se mai aplică restului de valori din interval).

Pentru situația în care doriți să renunțați la regulile definite asupra unui


domeniu sau chiar din toată foaia de calcul, aveți la dispoziție comanda Clear
Rules.

Suport de curs, anul I Pag. 25


Tema 2 Editarea și formatarea foilor de calcul

TEST DE EVALUARE

1. Cum se procedează pentru unirea celulelor B2, B3 și B4 într-o singură


celulă?
Răspuns: se selectează cele trei celule; se deschide feteastra Format Cells
(cu ajutorul meniului Format, opțiunea Cells sau din meniul contextual se alege
opțiunea Format Cels…), iar din rubrica Alignment, zona Text control se bifează
caseta de validare Merge cells.

2. Se ascunde linia 1; cum procedăm pentru descoperirea ei? Aceeași


întrebare pentru coloana 1.
Răspuns:

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:
Cum se procedează pentru ascunderea unei linii într-o foaie de calcul?
a) din meniul Format se selectează Sheet și apoi comanda Hide;
b) se selectează linia și apoi comanda Hide din meniul Windows;
c) din meniul Format se selectează Row și apoi comanda Hide;
d) se selectează linia și apoi comanda Unhide din meniul Windows.
Răspuns: ○○●○

De rezolvat:
Care din rubricile fereastrei de dialog Format Cells este folosită pentru a
stabili modul de umplere cu culori și hașuri?
a) Number
b) Font
c) Alignment;
d) Patterns.
Răspuns: ○○○○○

Pag. 26
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

Tema 3
FORMULE ȘI FUNCȚII ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

Unități de învățare:

 Construirea formulelor de calcul


 Utilizarea diferitelor tipuri de referințe în foile de calcul
 Aspecte generale privind utilizarea funcțiilor predefinite

Obiectivele temei:

 construirea formulelor și utilizarea operatorilor în cadrul acestora;


 utilizarea referințelor relative, absolute și mixte;
 lucrul cu referințele externe;
 utilizarea numelor de celule și domenii în formulele de calcul;
 utilizarea facilităților oferite de Excel în lucrul cu funcții predefinite și
completarea corectă a argumentelor acestora;
 imbricarea funcțiilor pe mai multe niveluri;
 protejarea și ascunderea formulelor scrise în celulele foii de calcul;
 identificarea erorilor în formulele foii de calcul.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 Andre Odnoha, Excel 2010 Financials Cookbook, Packt Publishing,
Birmingham, 2011
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Lițoiu V., Buligiu I, Bușe R., Etegan C., Bădică A., Ionașcu C., Birotică,
Editura Universitaria, Craiova, 2005, pag 160-167
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011

Suport de curs, anul I Pag. 1


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

3.1 CONSTRUIREA FORMULELOR


Cu ajutorul formulelor se pot efectua calcule asupra celulelor din aceeași
foaie de calcul, din foi de calcul diferite și chiar din registre de calcul diferite
(ceea ce leagă registrele și foile de calcul între ele).
În Excel o formulă întotdeauna începe cu semnul =. Introducerea
formulelor se poate face direct, folosind tastatura, sau cu mouse-ul.
O formulă poate conține oricare din următoarele elemente:
- operatori matematici, cum ar fi cei pentru adunare (+), scădere (-),
înmulțire (*), împărțire (/) ș.a.;
- referințe de celule (incluzând și domenii de celule și nume de domenii);
- valori sau text;
- funcții (de ec. SUM sau AVERAGE).
Excel oferă o serie de facilități pentru a ușura scrierea formulelor, de
exemplu dacă un domeniu care urmează a fi inclus în formulă, utilizatorul îl poate
selecta cu mouse-ul pe foaia de calcul, operatorul de domeniu : va fi inserat
automat de către Excel. La fel și operatorul de reuniune (, sau ;), atunci când sunt
selectate domenii sau celule neadiacente.
Lucrul cu operatori în formule
Cu ajutorul operatorilor, Excel vă permite utilizarea unei mari varietăți de
operații în formulele scrise. Operatorii sunt simboluri care indică ce operație
matematică se dorește a fi efectuată.
În continuare, sunt prezentați operatorii cu care puteți lucra în cadrul
formulelor:
Operator Denumire operației
+ Adunare
- Scădere
* Înmulțire
/ Împărțire
^ Ridicare la putere (exponențiere)
& Concatenare (pentru text)
= Comparare logică (egal cu)
> Comparare logică (mai mare)
< Comparare logică (mai mic)
>= Comparare logică (mai mare sau egal)
<= Comparare logică (mai mic sau egal)
<> Comparare logică (diferit)
Pentru scrierea directă a formulelor, se plasează punctul de inserare în
celula în care trebuie să apară rezultatul calculului și se scrie formula. De
exemplu, în celula F5 din figura 3.1, formula =D5*E5 calculează valoarea
intrărilor de produse.
Cea mai sigură cale de a trece în formulă celulele referite este prin
indicarea lor cu mouse-ul, în cadrul foii de calcul.
Astfel:
- în loc să scriem direct A1 dăm click pe butonul stâng al mouse-
ului în celula A1

Pag. 2
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

- în loc să scriem direct A1:C20, se poate selecta domeniul cuprins


între A1 și C20; pentru aceasta cel mai indicat este să dați mai
întâi un click în celula A1, apoi apăsați tasta Shift și dați click în
celula C20 .
În exemplu de mai sus, pentru a scrie formula =D5*E5, în loc să scriem
totul de la tastatură, este mai indicat să parcurgem următoarea secvență:
1. mai întâi de tastează operatorul =
2. dăm click în celula D5
3. se tastează operatorul *
4. dăm click în celula E5
5. validăm formula prin apăsarea tastei Enter.
Scrierea formulei se încheie întotdeauna cu apăsarea tastei Enter (de la
tastatură sau de pe bara de formule) sau printr-un clic în afara celulei. Ulterior
acestei operații, în celula în care s-a introdus formula este vizibil rezultatul
calculului, dar în bara de formule este afișată formula de calcul. Cu alte cuvinte,
în celula respectivă se află, de fapt, o formulă, ceea ce presupune atenție în
utilizarea conținutului celulei (de exemplu, într-o copiere).

Figura 3.1 – Editarea unei formule în Excel


La crearea unor formule care conțin mai mult de un operator, Excel
utilizează o anumită ordine pentru a calcula rezultatul, respectiv:
Operator Denumire operației Precedență
^ Ridicare la putere (exponențiere) 1
* Înmulțire 2
/ Împărțire 2
+ Adunare 3
- Scădere 3
& Concatenare (pentru text) 4
= Comparare logică (egal cu) 5
> Comparare logică (mai mare) 5
< Comparare logică (mai mic) 5
Operatorii de referire (referințele de celule) sunt reprezentați de numele
celulelor, respectiv asocierea literă-cifră ce desemnează linia și coloana la
intersecția cărora se află celula.

Suport de curs, anul I Pag. 3


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

Când, într-o formulă, un operand se referă la mai multe celule se folosesc


următorii operatori:
1. Operatorul de domeniu
2. Operatorul de reuniune
3. Operatorul de intersecție.
1. Caracterul : (două puncte), folosit pentru a defini un domeniu, mai
poartă și numele de operator de domeniu. De exemplu, A1 și C3 fiind referințe
de celule, A1:C3 este domeniul care include toate celulele de la A1 la C3 (A1, A2,
A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3). Rezultatul formulei din figura 3.2 – însumarea valorii
tuturor celulelor anterior menționate - va fi 95.

Figura 3.2 – Utilizarea operatorului de domeniu


Se pot include într-un domeniu toate celulele dintr-o linie sau dintr-o
coloană sau din mai multe linii sau din mai multe coloane. De exemplu, scriind
E:E sunt specificate toate celulele din coloana E, iar 3:3 indică toate celulele din
linia 3. E:G se referă la toate celulele din coloanele E, F și G.
2. Un alt operator de referire este caracterul ; (punct și virgulă), numit
operator de reuniune, deoarece reunește mai multe referințe de celule sau
domenii. De exemplu, A1;C3 înseamnă celulele A1 și D3, iar rezultatul formulei
din figura 3.3 va fi 33.

Figura 3.3 – Utilizarea operatorului de reuniune

Pag. 4
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

Operatorul de reuniune (uniune) poate fi folosit împreună cu operatorul


de domeniu. De exemplu, A1:D4;F1:H4 înseamnă domeniile A1:D4 și F1:H4.
Atenție: În funcție de setările sistemului de operare, operatorul de
reuniune poate fi caracterul ; (punct și virgulă) sau caracterul , (virgulă).
3. Operatorul de intersecție este caracterul spațiu. De exemplu, în figura
3.4 rezultatul va fi zero (0), deoarece domeniile A1:A3 și B2:C3 nu au nici un
element comun.
În figura 3.5, rezultatul afișat în celula A5, suma intersecției dintre
domeniile A1:C2 și B2:C3, este 17 deoarece cele două domenii au în comun
celulele B2 și C2.
Ordinea prestabilită a operațiilor în calculul unei formule poate fi
modificată folosind paranteze care împart formula în segmente. Excel efectuează
mai întâi toate operațiile din paranteze, în sensul dinspre interior către exterior,
apoi, conform ordinii operațiilor, pe celelalte.

Figura 3.4 – Utilizarea operatorului de intersecție

Figura 3.5 – Utilizarea operatorului de intersecție


Utilizarea referințelor în formulele de calcul Excel
O referință la o celulă este reprezentată de adresa celulei în cadrul foii de
calcul, dată de litera coloanei și numărul liniei pe care se află. Într-o formulă,
referința unei celule se poate determina fie notând linia și coloana la intersecția
cărora se găsește celula respectivă, fie selectând, cu mouse-ul celula respectivă.

Suport de curs, anul I Pag. 5


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

Celulele pot avea diferite tipuri de referințe, în funcție de modul în care


vor fi utilizate în formule: relative, absolute și mixte.
O referință (adresare) relativă este o locație relativă la poziția operanzilor
față de celula în care se va depune rezultatul formulei. Referințele relative se
actualizează la modificarea poziției formulei (se schimbă în funcție de poziția
formulei în foaia de calcul).
O celulă poate avea un conținut vizibil (extern) – reprezentat de valoarea
datelor afișate în celulă și un conținut ascuns (intern, invizibil) – reprezentat de
formulele afișate în bara de formule și care generează conținutul vizibil. De
exemplu, celula F2 din figura 3.6 are conținut vizibil: numărul 27 și conținut
ascuns: =B2+C2

Figura 3.6 – Adresarea relativă într-o foaie de calcul Excel


De, exemplu, să considerăm următorul exemplu (figura 3.6.): celula F2
conține formula =B2+C2 (rezultat 12+15=27). Dacă vom copia această formulă în
tot domeniul F2:H4 (fie în mod clasic, cu ajutorul comenzilor Copy-Paste, fie
utilizând butonul de extindere a formatării), programul Excel schimbă automat
formula astfel:
o în celula F3 formula devine B3+C3 (rezultat 10+9=19);
o în celula F4 formula devine B4+C4 (rezultat 4+5=9);
o în celula H2 formula devine D2+E2;
o în celula H4 formula devine D4+E4 etc.
Este modul de referire relativă. Referința relativă este acea adresă de
celulă dintr-o formulă, care se modifică atunci când formula este copiată. În mod
normal, programul Excel interpretează referirile la celule și domenii din cadrul
unei formule ca adresări relative. Atunci când se copiază sau se mută formula,
programul Excel redefinește automat adresările operanzilor, astfel încât să
reflecte poziția lor relativă față de noua locație.
Sunt cazuri în care nu este nevoie ca adresele celulelor care indică
operanzii să fie modificate când formulele sunt copiate. În această situație se
folosesc referințe absolute la numele celulei (adresare absolută). Formulele care

Pag. 6
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

conțin referințe absolute se vor referi în continuare la aceleași celule, chiar dacă
se mută formula în altă poziție (aceste referințe sunt fixate definitiv). Deci, dacă
este necesară folosirea valorilor unor celule în diferite locuri din foaia de calcul,
se vor folosi referințe absolute. Acestea se construiesc cu ajutorul simbolului $.
De exemplu: $A$1 (celula A1 desemnată prin referință absolută) sau $A$1:$B$4
(domeniul absolut Al : B4).
Figura 3.7 – Adresarea absolută într-o foaie de calcul
Deci, o referință este absolută atunci când formula se copiază sau se mută
într-o nouă locație, iar operanzii indică aceeași celule ca în original. Pentru a
construi o adresare absolută se adaugă semnul dolar ($) înaintea literei și
numărului ce alcătuiesc adresa celulei. De exemplu, în figura 3.7, scriem în celula
F2 formula =$B$2+$C$2 (rezultat 12+15=27). La prima vedere nu este nici o
modificare față de exemplul precedent. Dar, acum, oriunde am copia această
formulă, operanzii și implicit rezultatul rămân aceeași =$B$2+$C$2 (rezultat
12+15=27).
O referință (adresă) care este numai parțial absolută, ca de exemplu B$4
sau $B4, este numită referință mixtă (referință parțial relativă sau referință
parțial absolută). Dacă o formulă care utilizează o referință mixtă este copiată
către altă celulă, numai o parte din adresele operanzilor vor fi modificate.
Nu este obligatoriu ca referințele de domenii să fie în întregime absolute
sau relative. Se pot construi, după necesități, și referințe mixte. O referință mixtă
poate avea coloana absolută și linia relativă sau coloana relativă și linia absolută.
Semnul $ (dolar) indică linia sau coloana ca fiind absolută, deci care nu se
schimbă. De exemplu, pentru ca la mutarea formulei să se mențină neschimbată
coloana C, dar să se modifice linia, se utilizează o referință mixtă de forma $C3.
Invers, C$3 fixează linia și permite schimbarea coloanei.
Pentru fiecare celulă există patru tipuri de exprimare a referinței: relativ,
absolut și două tipuri mixte. Pentru celula A1 se pot identifica următoarele patru
exprimări ale adresei sale: A1 – referință relativă; $A$1 – referință absolută; $A1
și A$1 – referințe mixte.
Pentru a schimba tipul referinței unei celule într-o formulă, există o
metodă mai rapidă decât tastarea semnului dolar:
o se efectuează dublu clic pe celula care conține formula; în figura 3.6, pe
celula F2, care conține formula = B2 + C2;
o în interiorul formulei se efectuează clic pe referința celulei al cărei tip
urmează a fi modificat (B2 în exemplul considerat în figura 3.7);
o se apasă tasta (F4) până când referința va fi de tipul dorit; apăsarea
repetată a acestei
o taste va comuta în mod ciclic între toate tipurile posibile de referințe.

Referințe externe
În practică, se întâlnesc des cazurile în care este necesară efectuarea de
calcule cu adrese de celule ce fac parte din altă foaie de calcul decât cea în care
ne aflăm (foaia de calcul curentă).
Astfel de referințe poartă denumirea de referințe externe (sau referințe
3D), care includ numele foii de calcul și nume de celule sau domenii (un exemplu

Suport de curs, anul I Pag. 7


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

de referință externă este Sheet2!A4 care referă conținutul celulei A4 ce face


parte din foaia de calcul ”Sheet2”.
Cea mai simplă metodă de a insera o astfel de referință într-o formulă
este ca, la momentul editării formulei, chiar pentru exemplul de mai sus, mai
întâi se scrie simbolul ”=”, apoi din zona de etichete foi de calcul
, se alege foaia de calcul în care se
află celula la care se va face referirea, , cazul nostru foaia Sheet2 și apoi se
selectează din această foaie de calcul celula A4, moment în care vom vedea în
zona de editare a formulei construcția =Sheet2!A4
Lucrurile nu se opresc aici: se poate face referire la conținutul celulelor ce
fac parte și din alte registre de calcul, adică alte fișiere Excel, numite registre
sursă, aceste referințe externe de registru sau mai sunt numite și legături.
Aceste referințe externe de registru au un regim de lucru aparte,
deoarece legătura creată presupune actualizarea automată a datelor atunci când
datele la care se face referire din registrul sursă sunt modificate, cu condiția ca
ambele registre (destinație și sursă) să fie ambele deschise, altfel este necesară
confirmarea actualizării la deschiderea registrului sursă.
Exemplu de formă pentru o referință externă este următorul:
=[Salarii.xlsx]Ianuarie!$A$3
Într-o referință externă de registru, numele registrului sursă la care se
face referirea, este încadrat între paranteze pătrate, urmat imediat de numele
foii de calcul, apoi separator se folosește semnul exclamării și apoi referința
celulei, formând următoarea sintaxă
[nume_registru_calcul_sursă]nume_foaie_de_calcul!referință_celulă
Formulele creează legături între registrele de calcul, astfel încât dacă
registrul destinație (cel în care se face referirea) și cel sursă (surse) sunt
deschise, orice modificare a datelor implicate în referințele sursei (surselor) este
efectuată automat și în registrul destinație.
Dacă registrele sunt închise, la deschiderea registrului destinație (numit și
registru dependent), utilizatorul va fi întrebat asupra actualizării informațiilor de
legătură.

Figura 3.8 – Confirmarea actualizării legăturilor de date


Dacă se apasă butonul Update, sistemul actualizează valorile curente din
registrele de calcul sursă, dacă se alege butonul Don’t Update, acest lucru nu va fi
făcut.
Deschiderea unuia din registrele sursă determină recalcularea automată a
formulei din registrul destinație, cu noile valori din registrul sursă deschis.

Utilizarea în formule a numelor de celule și domenii

Pag. 8
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

Pentru a adăuga eficiență în scrierea formulelor, se pot folosi în locul


referințelor de celule sau domenii, nume ale acestora. De exemplu, puteți scrie o
formulă de calcul Excel sub forma =procent_tva*total_factura, unde atât
procent_tva cât și total_factură sunt nume asociate de către utilizator pentru
două referințe de celule care conțin aceste valori. Formula de mai sus este
echivalentă cu expresia =A7*D20, dar să recunoaștem că prima este mai ușor de
interpretat și de utilizat.
După crearea numelor de celule sau a etichetelor, acestea vor fi folosite
automat în locul referințelor atunci când celulele respective sunt incluse în
formule.
Trebuie respectate anumite reguli la atribuirea acestor nume ca
identificatori:
- să înceapă cu o literă sau caracterul de subliniere (_);
- nu trebuie să conțină spații, pentru separarea cuvintelor se poate folosi
liniuța de subliniere sau majuscule;
- nu se recomandă folosirea puncte în numele date, deoarece interferă cu
sintaxele VBA ce utilizează acest separator la subordonarea obiectelor;
- numărul maxim de caractere este de 255.
Utilizarea în formule a numelor pentru identificarea celulelor este similară
utilizării referințelor absolute.
Cea mai rapidă metodă de a denumi o celulă sau
un domeniu este prin utilizarea casetei de nume
(imaginea din stânga, situată în partea stângă a barei de editare a formulei, chiar
deasupra foii de calcul.
Pentru aceasta, mai întâi se selectează celula sau domeniul de celule care
urmează a fi denumit, apoi se efectuează click în caseta de nume și se tastează
numele dorit și se apasă tasta Enter. În momentul în care se selectează domeniul
etichetat anterior, în caseta Name va apărea numele acestuia.
Pe parcursul lucrului cu foaia de calcul se vor crea mai multe nume, iar
dacă se dorește la un moment dat selectarea unui nume, se
accesează caseta Name, pe indicatorul de listă derulantă și se
alege numele dorit.
Pentru gestionarea denumirilor date
celulelor, se folosește tab-ul Formulas din ribbon,
grupul de comenzi Defined Names (vezi figura
alăturată). Pentru crearea unui nou nume prin
intermediul acestor comenzi, primul pas este selectarea celulei sau domeniului
ce se dorește a fi denumit.
Comanda Define Name va
deschide o fereastră, în care utilizatorul
precizează numele referinței selectate
(caseta Name), componenta la nivelul
căreia poate fi apelată (în lista Scope,
precizând domeniul de vizibilitate
întregul registru de calcul sau una din
foile acestuia de calcul), un eventual
comentariu (opțional), iar în partea de

Suport de curs, anul I Pag. 9


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

jos, în caseta Refers to: este completată deja referința selectată, dar este posibilă
modificarea acesteia oricând.
Dacă se dorește inserarea unui nume într-o formulă, se poate utiliza lista
Use in formula din același grup de comenzi, care oferă posibilitatea alegerii din
lista a unuia din numele create anterior.
Cel mai avansat
instrument în gestionarea
numelor pentru referințe este
Name Manager, care permite
adăugarea (New…),
modificarea (Edit…), ștergerea
(Delete), precum și
vizualizarea tuturor
informațiilor asociate cu
numele de referințe în lista
din interiorul ferestrei de dialog.

Pag. 10
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

TEST DE EVALUARE
1. Care este operatorul de domeniu?
o Răspuns: Caracterul : (două puncte), folosit pentru a defini
un domeniu, mai poartă și numele de operator de domeniu (range
operator).
2. Ce este o referință relativă?
Răspuns:

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:
Celula H10 conține formula = B10+$C$10. Se copiază această formulă în
celula J10. Care va fi conținutul intern al celulei J10?
a) = D10+$C$10;
b) = C10+$C$10;
c) = B10+$C$10;
d) = C10+$D$10.
Răspuns: ●○○○

De rezolvat:
Referința $A$1 este:
a) relativă;
b) parțial absolută;
c) mixtă;
d) absolută.
Răspuns: ○○○○

Suport de curs, anul I Pag. 11


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

3.2 ASPECTE GENERALE PRIVIND UTILIZAREA FUNCȚIILOR PREDEFINITE


Funcțiile sunt formule predefinite care efectuează operații matematice
sau returnează informații specificate de formulă. O funcție are unul sau mai
multe argumente și returnează (oferă) un rezultat.

Fig. 3.8. Selectarea categoriei de funcții


Procesorul de calcul tabelar Microsoft Excel, pentru efectuarea calculelor
complexe, dispune de un număr apreciabil de funcții predefinite, cu o acoperire
largă a domeniilor de utilizare, structurându-le astfel, pentru o mai ușoară
regăsire a acestora, în următoarele categorii, selectabile la momentul inserării
unei funcții (figura 3.8):
Tabel 3.1. Lista categoriilor de funcții implementate în Excel
Categorie Descriere
Most Recently Lista funcțiilor utilizate recent
Used
All Lista tuturor funcțiilor implementate în Excel
Financial Funcții financiare
Date & Time Funcții care permit calculul valorilor de dată și oră
Math & Trig Funcții matematice și trigonometrice
Statistical Funcții statistice care permit calculul mediilor aritmetice,
calculul derivației standard, etc.
Lookup & Ref- Funcții de căutare a valorilor și stabilirea referințelor pentru
erence aceste
Database Funcții de căutare și calcul aplicate listelor sau bazelor de
date în Excel
Text Funcții ce prelucrează text sau etichete
Logical Funcții logice (IF, AND, OR etc.)

Pag. 12
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

Information Funcții ce returnează informații despre valori și despre foaia


de lucru
User Defined Funcții personalizate, create de utilizator
În Excel există o serie de funcții predefinite care au deci rolul de a
simplifica scrierea formulelor. Funcțiile au nume specifice și acestea trebuie
scrise corect pentru a fi recunoscute în Excel.
Câteva exemple de funcții în Excel:
o SUM(domeniu) - calculează totalul pentru un domeniu precizat,
o MIN(domeniu), returnează elementul minim din domeniul precizat,
o MAX(domeniu) - returnează elementul maxim din domeniul precizat;
o AVERAGE(domeniu) - calculează media valorilor numerice cuprinse în
domeniul ce se află pe poziția argumentului.
În total, Excel conține peste 450 de funcții predefinite. În plus, se pot
construi funcții personalizate, specifice unei anumite activități.
O funcție are un nume unic și o listă de argumente. Forma generală a unei
expresii de funcție este următoarea:

=nume_functie(argument1, argument2, ...)

Un argument este referința din cadrul funcției (elementul la care face


referire funcția): un număr, un șir de caractere, o valoare logică, o referință de
celulă sau numele unor foi de lucru care fac referire la oricare dintre elementele
precedente. Argumentele unei funcții, plasate între paranteze rotunde după
numele funcției, sunt în număr fixat, utilizarea corectă a unei funcții fiind
condiționată de acest număr.
Argumentele funcției trebuie separate prin virgulă sau punct și virgulă, în
funcție de setările implicite (cel mai ușor vă puteți ghida după caseta de asistare
numită tips, pe care Excel o afișează în timp ce scrieți funcția, așa cum se vede în
figura de mai jos). Dacă într-o funcție un argument este omis intenționat, atunci
în locul lui trebuie pusă o virgulă.

Caseta de asistare tips

3.9. Asistarea scrierii unei funcții prin afișarea unei casete

Scrierea funcțiilor în Excel este foarte ușoară, ajutorul oferit de program în


acest sens fiind remarcabil.
Cea mai rapidă metodă de scriere a unei funcții este utilizarea sistemului
de asistare, când utilizatorul trebuie să precizeze doar elementele de bază ale
funcției (argumentele sau parametrii acesteia), iar sistemul se ocupă de restul
elementelor și de respectarea regulilor de sintaxă.
O a doua posibilitate este scrierea directă, în celula selectată, prin
tastarea de către utilizator a numelui de funcție și a tuturor elementelor
acesteia.

Suport de curs, anul I Pag. 13


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

În această situație, pașii parcurși pentru scrierea unei funcții sunt cei descriși
mai jos.
1. Se selectează celula în care urmează să apară rezultatul formulei.
2. Se apasă butonul (Insert Function) de pe bara de formule, ceea ce
are drept efect apariția unei ferestre numite Insert Function (figura 3.10)
sau
Se tastează, în celula curentă, semnul =. Pe bara de formule, caseta
Name Box (în care este precizată celula curentă sau numele
domeniului selectat) își schimbă aspectul într-o listă ascunsă.
Deschiderea acestei liste, afișează cele mai recente funcții utilizate, iar
la sfârșitul listei apare opțiunea More Functions… Apelarea acestei
opțiuni conduce la apariția ferestrei Insert Function.

Figura 3.10 – Fereastra Insert Function


3. În caseta Search for a function se poate introduce, pe scurt, ceea ce se
dorește, și apoi se apasă butonul Go. În lista ascunsă Or select a
category, apare o nouă categorie Recommended (recomandat) în care
este o listă cu funcțiile oferite de sistem pentru cerința formulată de
utilizator
sau
Din lista ascunsă Or select a category, se selectează o categorie de
funcții (din: cele mai recent utilizate, toate, financiare, statistice etc.).
4. Din lista Select a function (selectează o funcție) se selectează funcția
dorită și apoi se apasă butonul OK sau se dă un dublu click cu butonul
stâng al mouse-ului pe funcția dorită. De exemplu funcția AVERAGE.

Pag. 14
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

5. Apare fereastra Function Arguments care conține (vezi figura 3.11 ca


exemplu pentru funcția AVERAGE):
a. Numele funcției
b. Argumentele ce vor fi completate de utilizator
c. Butoane de restrângere a ferestrei de dialog
d. Sintaxa funcției
e. Rezultatele parțiale și finale
f. Mesaje de eroare

Argumentele funcției Butonul restrângere fereastra de dialog

Rezultatul formulei Descrierea funcției Descrierea argumentului

Figura 3.11. – Fereastra Function Arguments pentru funcția SUM


6. Se scriu argumentele funcției și se selectează butonul OK.
La acest pas, dacă în caseta argumentelor funcției se dorește să se
precizeze de exemplu un domeniu sau o referință din foaia de calcul, se
pot folosi butoanele de inserare a referințelor din foaia de calcul astfel:
- se apasă butonul restrângere a ferestrei de dialog (etichetat Collapse
Dialog) ce reduce la minim fereastra de dialog în forma de mai jos:

- foaia de calcul devine vizibilă și cu mouse-ul se poate preciza prin click


celula ce se dorește a fi referită sau prin selectarea mai multor celule ce
formează domeniul dorit direct pe foaia de calcul, în cazul nostru
domeniul A1:A3;
- se apasă din nou butonul (etichetat acum Expand Dialog) pentru a
reveni la forma desfășurată a casetei de dialog sau se apasă tasta Enter.
Scrierea directă, prin tastarea de către utilizator a tuturor elementelor
funcției, în bara de formule, este mai dificilă, dar și aici sistemul ajută utilizatorul.
După scrierea semnului egal, a numelui funcției și a primei paranteze deschise‚
=AVERAGE( de exemplu, apar explicații (tips-uri) cu privire la sintaxa funcției.
Reguli sintactice de bază pentru scrierea funcțiilor:

Suport de curs, anul I Pag. 15


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

o Numele funcției trebuie să fie precedat de semnul = .


o Indiferent de tipul literelor folosite la tastarea numelui funcției, mici sau
mari, sistemul le va afișa cu majuscule.
o Nu se lasă spații între numele funcției și argumente și nici între argumente.
o Argumentele funcțiilor sunt incluse între paranteze rotunde.
o O funcție poate avea ca argument altă funcție.
o Când o funcție devine argument al altei funcții, fiecare dintre ele trebuie
să aibă argumentele cuprinse între paranteze.
o Dacă sunt mai multe argumente, acestea se separă prin virgulă sau punct
și virgulă, corespunzător delimitatorului stabilit.
o Sistemul atribuie valoarea zero tuturor celulelor libere ale căror referințe
sunt folosite ca argumente ale funcțiilor.
Dacă celulele referite în funcții sunt șterse la un moment dat, funcțiile nu
vor mai efectua calcule, ci vor afișa mesaje de eroare. Se pot însă converti
rezultatele funcțiilor (formulelor) la valori, astfel încât celulele sursă să poată fi
șterse dacă nu mai sunt necesare, fără a modifica rezultatele produse de
formule. Conversia formulă - valoare se realizează astfel:
o se selectează formula;
o se apelează comanda Copy (opțiune în meniul contextual sau în tab-ul
Home, grupul de comenzi Clipboard);
o se apelează comanda Paste Special (opțiune în meniul contextual sau în
lista butonului Paste, din tab-ul Home, grupul de comenzi Clipboard), apare
fereastra Paste Special, iar din secțiunea Paste se alege opțiunea Values.
o se apasă butonul OK.

Imbricarea funcțiilor în cadrul formulelor Excel


Imbricarea sau încapsularea funcțiilor este termenul folosit pentru
cazurile în care se dorește utilizarea uneia sau mai multor funcții ca argumente
ale unei alte funcții. Pentru a înțelege mai bine acest lucru și cum funcționează
imbricarea funcțiilor, vom exemplifica prin următoarea problemă: să se însumeze
un set de numere aflate în domeniul A1:A10, numai dacă media intervalului de
celule B1:B10 este mai mare decât 5, altfel se returnează valoarea 0.
Rezolvarea problemei este scrierea formulei:
=IF(AVERAGE(B1:B10)>5;SUM(A1:A10);0)
și să explicăm această soluție: se folosește funcția IF, care testează
valoarea de adevăr pentru o expresie logică plasată ca prim argument al funcției
(în cazul nostru este vorba de condiția AVERAGE(B1:B10)>5) – dacă aceasta este
adevărată, se returnează valoarea celui de-al doilea argument (în cazul nostru
SUM(A1:A10), adică se returnează suma setului de numere din domeniul
A1:A10), în caz contrar (adică dacă expresia logică evaluată ar fi falsă) se
returnează cel de-al treilea argument, adică valoarea 0.
Pentru această rezolvare, vom spune că am folosit funcțiile AVERAGE și
SUM imbricate în funcția IF.
Procedura de creare a unei astfel de formule este următoarea:
1. Se va efectua click pe celula unde se dorește introducerea formulei (să
zicem A12);

Pag. 16
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

2. Pentru a insera formula în cadrul formulei, se va folosi butonul -


Insert Function de pe bara de formule
3. Se va selecta funcția dorită prin procedurile descrise anterior – din
cadrul ferestrei Insert Function, în cazul nostru este vorba de funcția
IF;
4. În fereastra Function Arguments se vor completa argumentele funcției
IF (vezi figura de mai jos)

Figura 3.12. Utilizarea funcțiilor imbricate

Observați cum prin completarea argumentelor funcției în caseta de dialog


Function Arguments, sistemul a completat automat întreaga formulă dorită în
zona de editare a celulei (partea superioară a imaginii).
Dacă problema se dorea a fi rezolvată prin scriere directă a formulei (prin
tastare în celula selectată sau în zona de editare), imaginea ar fi fost următoarea
(a se observa cum Excel vă asistă la scrierea funcțiilor și argumentelor acesteia):

Protejarea și ascunderea formulelor scrise în celulele foii de calcul


Implicit, formula se afișează în bara de formule (conținutul intern sau
invizibil) iar în celula care conține formula se afișează rezultatul calculat
(conținutul extern sau vizibil).

Suport de curs, anul I Pag. 17


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

Sunt și cazuri când nu doriți ca alte persoane care lucrează cu foaia de


calcul proiectată de dumneavoastră (introduc date sau folosesc rezultatele) să
cunoască formulele pe care le-ați utilizat ci doar rezultatele acestor formule.
Aceasta deoarece nu vreți ca formulele să fie modificate de alte persoane sau
formulele conțin informații confidențiale pe care nu doriți să le faceți publice.
Pentru a ascunde apariția formulelor în bara de formule, parcurgeți pașii
următori:
1. Selectați celula care conține formula pe care doriți să o ascundeți
(dacă doriți să ascundeți mai multe formule din foaia de calcul
curentă, selectați toate celulele care conțin formulele respective).
2. Apelați opțiunea Format Cells… din meniul contextual obținut din click
pe butonul drept al mouse-ului
3. Din fereastra Format Cells, alegeți rubrica Protection și bifați caseta de
validare Hidden. Nu uitați să lăsați bifată și caseta de validare Locked
(blocat). Dacă deselectați această casetă și bifați caseta Hidden formula
se ascunde, dar oricine deschide foaia
de calcul o poate înlocui cu o altă
formulă sau cu o constantă.
4. Accesați de pe ribon, din tab-ul Home,
butonul Format ce aparține grupului
Cells, iar din lista apărută, varianta
Protect Sheet… . Apare fereastra
Protect Sheet (figura alăturată), unde
trebuie să fie bifată caseta de validare
Protect worksheet and contents of
locked cells (protejează foaia de calcul
și conținutul celulelor blocate).
5. În caseta de text Password to unprotect sheet (parolă pentru
deprotejarea foii de calcul) se completează parola ce trebuie
introdusă de utilizatorul care dorește deblocarea celulelor.
6. Se vor verifica opțiunile dorite în lista Allow all users of this worksheet
to:, implicite sunt doar primele două, care permit doar selecția
celulelor blocate sau nu
7. Se apasă butonul OK, va apărea fereastra Confirm password ce
conține caseta de text Reenter password to proceed, în care
reintroducem parola. Atenție: parola este de tipul case-sensitvie,
adică face diferența între literele mari și literele mici.
8. Apelați butonul OK pentru a închide fereastra (caseta de dialog). Cei
care vor utiliza foaia dumneavoastră de calcul nu vor mai vedea
formulele și nici nu le vor putea edita.
Pentru a arăta din nou formulele, apelați din nou butonul Format,
varianta Unprotect Sheet (și evident, dacă ați pus parolă, trebuie să dați corect
parola).
Programul Excel recalculează automat toate formulele de fiecare dată
când deschideți sau salvați registru de lucru (fișierul de tip .xlsx). Atunci când
modificați valoarea dintr-o celulă, programul Excel recalculează toate formulele
care se referă la celula respectivă și care se află în oricare dintre foile de calcul

Pag. 18
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

ale registrului de lucru curent. Calculul are loc în fundal, procesul fiind
instantaneu.

Identificarea erorilor în formulele foii de calcul


Cu cât o formulă este mai complexă cu atât mai mult există posibilitatea
de a introduce erori în formulă. În principiu, programul Excel dispune de o
multitudine de caracteristici pe care le puteți utiliza pentru a depana erorile din
formule.
În majoritatea cazurilor, programul Excel nu vă lasă să introduceți o
formulă folosind o sintaxă incorectă. Dacă faceți una sau mai multe erori uzuale
în sintaxa sau punctuația unei formule, programul Excel se oferă să o corecteze în
locul dumneavoastră, iar, de cele mai multe ori, chiar reușește acest lucru.
Această caracteristică, numită Formula AutoCorrect, poate detecta și remedia
oricare din următoarele erori:
o parantezele, acoladele, apostrofurile și ghilimelele fără corespondent;
o referirile inverse la celule (de exemplu, 23D în loc de D25) sau operatorii
de comparare scriși invers (de exemplu, => în loc de >=);
o operatori suplimentari (de exemplu, un semn egal sau un semn plus de la
începutul sau de la sfârșitul unei formule;
o spațiile suplimentare din adresele celulelor (de exemplu, V 23 în loc de
V23), dintre operatori sau dintre numele unei funcții și argumentele sale;
o punctele suplimentare sau operatorii suplimentari: în principiu,
programul Excel utilizează punctul zecimal sau operatorul aflat cel mai la
stânga și îi elimină pe toți ceilalți (de exemplu: 123.45.67 devine
123.4567; 23/*5 devine 23/5).
o operatorii de domenii și operatorii de reuniune incorecți, cum ar fi
semnele două puncte (:) sau punct și virgulă (;) suplimentari între
identificatorii de rând și de coloană;
o înmulțirea implicită, dacă omiteți semnul de înmulțire sau îl introduceți
greșit; de exemplu, dacă introduceți (C5+V23)27 sau introduceți semnul x,
atunci programul Excel adaugă semnul corect *.
Toate mesajele de eroare din Excel încep cu semnul diez (#). În total sun
opt mesaje de eroare, tabelul nr. 3.2.

Tabelul nr. 3.2 Mesajele de eroare în formulele din Excel

Codul de
eroare Semnificația erorii Modul de depanare
afișat
Coloana nu este suficient de lată
#### pentru a afișa valoarea introdusă Măriți lățimea coloanei.
sau calculată

Suport de curs, anul I Pag. 19


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

Codul de
eroare Semnificația erorii Modul de depanare
afișat
Verificați numitorul din formulă
sau schimbați referința. Ați putea
Formula încearcă să efectueze o adăuga și o procedură de tratare
#DIV/0! împărțire la zero sau la o celulă a erorilor cu ajutorul funcției =IF()
goală sau ați putea utiliza formatarea
condiționată pentru a preveni
apariția acestei erori.
Formula nu conține o valoare
valabilă sau au fost folosite
Verificați argumentele funcției și
argumente nepotrivite. Altfel
#N/A domeniile de unde se preiau
spus, nu este disponibilă nici o
date.
valoare pentru argumentul
transmis.
Verificați cu atenție formula.
Probabil, ați editat greșit numele
Formula conține un text care nu
unei funcții. Sau ați greșit numele
reprezintă nici o funcție validă,
#NAME? atribuit unui domeniu sau o
nici un nume definit în foaia de
etichetă, pe care le-ați folosit
lucru activă.
într-o formulă scrisă în limbaj
natural.
Într-o formulă este referită Verificați modul în care ați scris
#NULL! intersecția a două zone care, în referința sau modul în care ați
realitate, nu se intersectează. conceput formula.
Un număr folosit într-o formulă
sau rezultat în urma unui calcul
Se corectează argumentele;
dintr-o formulă este prea mare
rezultatul unui calcul trebuie să
#NUM! sau prea mic pentru a putea fi
se încadreze între
afișat. De exemplu, ați încercat
-1 x 10307 și 1 x 10307.
calcularea rădăcinii pătrate a unui
număr negativ
Formula conține referințe care nu
Se refac celulele șterse, se
sunt valabile. Sau nu poate
#REF! transformă în valori, după care
localiza celulele referite (de
ștergerea se poate efectua.
exemplu, celulele au fost șterse).
Formula conține un argument de
un tip greșit. Probabil că ați
combinat două tipuri de date
#VALUE! Verificați formula.
incompatibile în cadrul unei
formule. De exemplu ați încercat
să adunați un număr cu un text

Pag. 20
Formule și funcții în Microsoft Excel 2010 Tema 3

TEST DE EVALUARE

1. Ce semnifică, în Excel, mesajul #NUM!, apărut în urma editării unei


formule?
Răspuns Într-o formulă este referită intersecția a două zone care, în
realitate, nu se intersectează.
2. Cum se depanează eroarea de la punctul 1?
Răspuns:

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:
Introduceți o formulă și apare următorul mesaj de eroare: #DIV/0!? Care
acțiune, din cele enumerate mai jos, corectează eroarea?
a) se schimbă numitorul în formulă;
b) se scrie formula cu litere mici;
c) se refac celulele șterse sau se transformă în valori;
d) se mărește lățimea coloanei.
Răspuns: ●○○○

De rezolvat:
Care din afirmațiile de mai jos este adevărată?
a) numele funcției trebuie să fie precedat de semnul *;
b) indiferent de tipul literelor folosite la tastarea numelui funcției, mici
sau mari, sistemul le va afișa cu minuscule;
c) între numele funcției și argumente sale și între argumente se lasă
spații;
d) o funcție poate avea ca argument altă funcție.
Răspuns: ○○○○

Suport de curs, anul I Pag. 21


Tema 3 Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

Rezumatul temei

Excel este un program de calcul tabelar, iar cu ajutorul formulelor se pot


efectua operații aritmetice și logice asupra datelor. O formulă începe cu semnul
=. Introducerea formulelor se poate face direct, folosind tastatura, sau cu mouse-
ul. Varianta a doua este mai operativă și elimină erorile de tastare.
Într-o formulă, operanzii pot fi constante sau valoarea unor celule din
foaia de calcul curentă, din alte foi de calcul ale registrului curent sau din alte
registre. Când, într-o formulă, un operand se referă la mai multe celule se
folosesc următorii operatori: operatorul de domeniu, operatorul de reuniune și
operatorul de intersecție.
O celulă poate avea un conținut vizibil (extern) – reprezentat de valoarea
datelor afișate în celulă și un conținut ascuns (intern, invizibil) – reprezentat de
formulele afișate în bara de formule și care generează conținutul vizibil.
Celulele pot avea diferite tipuri de referințe, în funcție de modul în care
vor fi utilizate în formule: relative, absolute și mixte.
Funcțiile sunt formule predefinite care efectuează operații matematice
sau returnează informații specificate de formulă. O funcție are unul sau mai
multe argumente și returnează (oferă) un rezultat. Programul Excel este puternic
și datorită celor peste 450 de funcții pe care le conține. El oferă facilități
deosebite utilizatorului, care poate să introducă funcții (până la șapte niveluri de
imbricare) fără a fi necesară memorarea sintaxei fiecărei funcții.
Dar , atunci când utilizați funcțiile să respectați următoarele reguli:
o Numele funcției trebuie să fie precedat de semnul = .
o Indiferent de tipul literelor folosite la tastarea numelui funcției, mici sau
mari, sistemul le va afișa cu majuscule.
o Nu se lasă spații între numele funcției și argumente și nici între
argumente.
o Argumentele funcțiilor sunt incluse între paranteze rotunde.
o O funcție poate avea ca argument altă funcție.
o Când o funcție devine argument al altei funcții, fiecare dintre ele trebuie
să aibă argumentele cuprinse între paranteze.
o Dacă sunt mai multe argumente, acestea se separă prin virgulă sau punct
și virgulă, corespunzător delimitatorului stabilit.
o Sistemul atribuie valoarea zero tuturor celulelor libere ale căror referințe
sunt folosite ca argumente ale funcțiilor.
De asemenea, trebuie să țineți seama, atunci când operați cu funcții, de
modul de referire a unei celule sau a domeniilor de celule într-o funcție: relativ,
absolut și mixt.

Pag. 22
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

Tema 4
UTILIZAREA FUNCȚIIOR ÎN MICROSOFT EXCEL
2010

Unități de învățare:

 Funcții uzuale
 Funcții pentru lucrul cu datele de tip text
 Funcții de căutare
 Consolidarea datelor din foile de calcul
 Funcții financiare

Obiectivele temei:

 Stăpânirea modului de alegere corectă a tipului de funcție în prelucrarea


datelor din foile de calcul;
 Cunoașterea argumentelor diferitelor tipuri de funcții și utilizarea corectă
a acestora;
 Exemplificarea procedurilor de lucru cu cele mai reprezentative funcții
matematice, funcții logice, funcții pentru șiruri de caractere, funcții
financiare etc.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 Andre Odnoha, Excel 2010 Financials Cookbook, Packt Publishing,
Birmingham, 2011
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Lițoiu V., Buligiu I, Bușe R., Etegan C., Bădică A., Ionașcu C., Birotică,
Editura Universitaria, Craiova, 2005, pag 160-167
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011

Suport de curs, anul I Pag. 1


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

4.1 Funcții uzuale în Excel


Funcția MIN

Funcția
MIN(number1; number2;...)
întoarce valoarea cea mai mică, sau minimul, dintr-un domeniu de numere.
Dacă toate valorile se situează pe o coloană, cea mai simplă metodă de
aflare a minimului este de a sorta coloana. Dacă este vorba de un domeniu,
atunci funcția MIN este mai utilă.
Pentru a afla valoarea minimă de pe un domeniu trebuie să parcurgi pașii:
1. Execută click în celula în care vrei să plasezi formula.
2. Activează caseta Insert Function apăsând butonul - Insert
Function de pe bara de formule
3. Execută click pe categoria Statistical.
4. Din câmpul Function name alege funcția MIN.
5. Se deschide caseta aferentă funcției selectate unde trebuie să
completezi argumentele sau domeniul al căror minim vrei să-l găsești.

Pag. 2
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

6. Execută click pe câmpul Number1, șterge orice valoare care


apare în acest câmp și selectează prin tragere sau prin selectare
discontinuă domeniul de celule sau celulele care conțin argumentele.
7. Apasă butonul OK.

Funcția MAX

Funcția
MAX (number1; number2;…)
este opusul funcției MIN și lucrează în același fel: returnează cea mai mare
valoare dintr-un domeniu selectat.
Pentru a afla valoarea maximă a unui domeniu trebuie să parcurgi pașii:
1. Execută click în celula în care dorești să introduci funcția.
2. Execută click pe butonul - Insert Function de pe bara de
formule .
3. Execută click pe categoria Statistical.
4. Din câmpul Function name alege funcția Max.
5. Se deschide caseta aferentă funcției selectate unde trebuie să
completezi argumentele sau domeniul al căror maxim vrei să-l
găsești.

Suport de curs, anul I Pag. 3


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

6. Execută click pe câmpul Number1, șterge orice valoare apare în


acest câmp și selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă
domeniul de celule sau celulele care conțin argumentele.
7. Apasă butonul OK.

Funcția SUM

Funcția
SUM (number1,number2,...)
Adună toate valorile dintr-o zonă de celule sau/și valori neadiacente.
Această funcție poate avea până la 30 de argumente a căror valoare dorești
să o totalizezi.

Dacă argumentele funcției conțin numere, valori logice, reprezentări tip text
ale unor numere, toate introduse direct în câmpul argument, atunci toate
aceste argumente sunt adunate.
Exemplu:
SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5.
SUM(„3”, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este
convertită în număr și valoarea logică TRUE este translatată în valoarea
numerică 1.
Dacă argumentul funcției este un domeniu de celule, numai numerele din
acest domeniu sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau
valorile de eroare sunt ignorate.
Exemplu:
Dacă celula A1 conține „3” iar celula B1 conține TRUE atunci
SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referințele la valori
nenumerice nu sunt transformate (se transformă numai datele scrise
direct în formulă nu și conținutul referințelor din formulă).

Pag. 4
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

Funcția AVERAGE
Funcția
AVERAGE number1; number2;...)
este o funcție comună și ușor de utilizat. Rezultatul acestei funcții este
media aritmetică a argumentelor din domeniul selectat. Este bine de știut
că rezultatul returnat de această funcție este mult mai corect decât dacă ai
aduna argumentele respective și le-ai împărți la numărul lor deoarece dacă,
la un moment dat, o celulă nu are valoare numerică, prin această metodă
se interpretează valoarea 0 pentru această celulă. Funcția AVERAGE adună
celulele din domeniul selectat și împarte valoarea la numărul de celule fără
a lua în calcul celulele goale.
Pentru a scrie o formulă care să conțină funcția AVERAGE trebuie să parcurgi
pașii:
1. Execută click în celula în care dorești să introduci funcția.
2. Execută click pe butonul Insert Function de pe bara de
editare.
3. Execută click pe categoria Statistical.
4. Din câmpul Function name alege funcția Average.

Cel
ulă fără
conţinut

S
e
d
es
c
hi
d
e
c
as
et Valoare
Valoare
a corectă calculată incorectă
af cu AVERAGE calculată cu
formula din bara
er de formule
entă funcției selectate unde trebuie să completezi argumentele sau
domeniul a căror medie vrei să o găsești.
5. Execută click pe câmpul Number1, șterge orice valoare apare în
acest câmp și selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă
domeniul de celule sau celulele care conțin argumentele.

Suport de curs, anul I Pag. 5


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

6. Apasă butonul OK.

Funcția SUBTOTAL

Funcția
SUBTOTAL(function_num;ref1;...)
este utilă, în special, pentru calcularea valorilor dintr-o listă filtrată
deoarece folosește numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Dacă folosești
funcția SUM sau AVERAGE, în calcul este utilizat întregul tabel în loc de
înregistrările afișate cu un filtru. Funcția SUBTOTAL poate efectua mai
multe operații diferite, în funcție de argumentele introduse. Argumentul
function_num este un număr care determină operația specifică ce va fi
efectuată pentru funcția SUBTOTAL. În tabelul următor sunt specificate
argumentele function_num posibile pentru funcția SUBTOTAL precum și
operațiile lor corespunzătoare.

Argument Operație executată

1 AVERAGE – media valorilor

2 COUNT – numără valorile numerice

3 COUNTA – numără toate valorile

4 MAX - întoarce valoarea maximă

5 MIN - întoarce valoarea minimă

6 PRODUCT – înmulțește valorile și întoarce produsul

7 STDEV – estimează abaterea standard pe baza unui


eșantion

8 STDEVP – calculează abaterea standard pe baza întregii


populații date

9 SUM – adună valorile

10 VAR – calculează dispersia pe baza unui eșantion

11 VARP - calculează dispersia pe baza întregii populații

Pentru a utiliza funcția SUBTOTAL trebuie să parcurgi pașii:


1. Execută click într-o celulă de sub lista în care vrei să afișezi
rezultatul formulei și apoi execută click pe butonul Insert Function.
2. În categoria All sau Math&Trig execută dublu click pe funcția
SUBTOTAL. Va apărea caseta de dialog SUBTOTAL.

Pag. 6
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

3. În câmpul Function_num introdu numărul funcției pe care


dorești să o utilizezi, conform tabelului anterior.
4. În câmpul Ref1 introdu domeniul de calculat.
5. Execută click pe OK.
Domeniul selectat

Argumentul funcţiei
AVERAGE

Media vânzărilor pe
anul 2001 calculată cu
ajutorul funcţiei
SUBTOTAL

Suport de curs, anul I Pag. 7


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

Funcția logică IF

Funcția IF este o funcție care permite determinarea unei valori pe baza unui
criteriu stabilit de utilizator.
Funcția are următoarea sintaxă:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
 logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluată ca fiind adevărată
(TRUE) sau falsă (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de
comparație.
 value_if_true este valoarea care se returnează atunci când logical_test = TRUE.
value_if_true poate fi o altă formulă.
 value_if_false este valoarea care se returnează atunci când logical_test = FALSE.
value_if_false poate fi o altă formulă.
Pentru a construi o funcție IF trebuie să parcurgi pașii:

 Execută click pe butonul Insert Function din bara


standard. Se deschide caseta de dialog Insert Function.
 Din câmpul cu categoriile funcțiilor alege categoria Logical iar
din lista funcțiilor aferente alege funcția IF.
 Se deschide caseta Formula Pallette în care trebuie să
completezi cele trei câmpuri explicate anterior în funcție de
semnificațiile lor.

 Execută click pe OK pentru a termina formula.


Obs. 1: Dacă este îndeplinită condiția logical_test atunci expresia este evaluată
ca fiind adevărată (TRUE). Altfel este evaluată ca fiind falsă (FALSE).
Obs. 2: Dacă logical_test = TRUE și value_if_true este fără conținut, atunci este
returnată valoarea zero.
Obs. 3: Dacă logical_test = FALSE și value_if_false este omisă se returnează
valoarea logică FALSE.
Dacă logical_test = FALSE și value_if_false este fără conținut, atunci este
returnată valoarea zero.

Pag. 8
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

Obs. 4: În nici un caz nu introdu funcții pe mai mult de șapte nivele de


subordonare (imbricare).

Funcțiile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Aceste funcții returnează numărul de valori dintr-un domeniu care


îndeplinesc toate criteriile încorporate în funcție.
Funcția
COUNT (range)
returnează câte valori numerice se găsesc în domeniul range și ignoră toate
celelalte tipuri de valori și celulele goale.
Funcția
COUNTA (range)
returnează toate valorile nenule din domeniul range (dacă se dorește
numărarea datelor tip text poți folosi această funcție).
Funcția
COUNTBLANK (range)
returnează numărul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu.

Aceste funcții sunt cel mai des utilizate în combinație cu alte funcții.
Valoarea returnată de funcția imbricată1 devine argumentul celeilalte
funcții. Ca să utilizezi aceste funcții în interiorul altora, introdu funcția în
locul argumentului a cărui valoare o furnizează.
Procedura pentru introducerea unei astfel de funcții este cea standard
prezentată în capitolul „Caseta de dialog INSERT FUNCTION”.

Funcțiile AND, OR, NOT

1
Combinarea mai multor funcţii se numeşte imbricare.

Suport de curs, anul I Pag. 9


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

Funcțiile AND, OR, NOT sunt funcții logice și se utilizează împreună cu alte
funcții, incluse în alte
formule. Fiecare dintre
ele returnează valorile
True sau False iar formula
care include funcția logică
folosește această valoare
pentru a-și continua
calculul. Aceste funcții
pot fi găsite în categoria
Logical a casetei Insert
Function.

Funcția
AND (logical1;logical2;...)
verifică dacă toate argumentele sale au valoare True; în caz afirmativ
funcția returnează valoarea True. Este suficient ca una din condiții să nu fie
îndeplinită și atunci funcția returnează valoare False.

Funcția
OR (logical1;logical2;...)
verifică dacă oricare dintre argumentele sale are valoare True; în caz
afirmativ funcția returnează valoarea True. Dacă nici una din condiții nu
este îndeplinită atunci funcția returnează valoarea False.

Funcția
NOT (logical)

Pag. 10
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

inversează rezultatul verificării îndeplinirii unei condiții. Dacă condiția nu


este îndeplinită funcția întoarce valoarea True; în caz contrar funcția
returnează valoarea False.

Funcțiile logice sunt puțin folosite solitar. În cele mai multe cazuri fac parte dintr-o
formulă mai complexă.

Funcțiile NOW și TODAY


Funcția NOW returnează data și ora curentă iar funcția TODAY returnează
numai data curentă. Aceste funcții nu au argumente. Pentru a le utiliza
selectează-le din caseta Insert Function din categoria Date&Time după ce ai
selectat, în prealabil celula în care dorești să regăsești această informație.

Funcția DATE

Funcția

Suport de curs, anul I Pag. 11


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

DATE (year,month,day)
returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată calendaristică.
Programul Excel stochează datele calendaristice ca și numere seriale. Acest
program lucrează cu două sisteme de date, și anume:
 Sistemul de dată 1900 – care începe calcularea datelor cu 1
ianuarie 1900 (primește valoarea serială 1) și termină cu 31
decembrie 9999 (primește valoarea serială 2958465).
 Sistemul de dată 1904 – care începe calcularea datelor cu 2
ianuarie 1904 (primește valoarea serială 1) și și termină cu 31
decembrie 9999 (primește valoarea serială 2957003).

Exemplu:
- pentru sistemul de dată 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocată ca și
numărul serial 35796 deoarece este a 35.795-a zi după 1 ianuarie 1900.
- pentru sistemul de dată 1904, aceeași dată va fi stocată ca și numărul serial
34334.
Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpretează argumentul YEAR în
funcție de sistemul de dată utilizat. Implicit, Excel folosește sistemul 1900.
Pentru sistemul 1900:
 Dacă anul este între 0 și 1899, Excel adaugă valoarea la 1900.
Pentru DATE(1547, 1, 1) Excel întoarce data 1 ianuarie 3447
(1900+1547) sau numărul serial 565.032.
 Dacă anul este mai mic decât 0 sau 10.000 Excel returnează
valoarea de eroare #NUM.
Argumentul MONTH este un număr care reprezintă luna din an. Dacă argumentul
MONTH este mai mare decât 12, diferența de număr de luni este treă pentru anul
următor. Pentru DATE(1998, 14, 2) numărul serial returnat va fi aferent datei de 2
februarie 1999.
Argumentul DAY este un număr reprezentând numărul de zi din lună. Dacă argumentul
DAY este mai mare decât numărul de zile specific lunii respective, diferența este treă pe
luna următoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat numărul serial reprezentând
data de 4 februarie 1998.

Pag. 12
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

4.2. Funcții pentru date de tip text

Funcțiile text permit manipularea informațiilor de tip text. Datele din foile
de calcul pot fi concatenate pentru a alcătui titluri, propoziții, etichete.
CONCATENATE (text1, text2, …)
Funcția CONCATENATE efectuează reuniunea tuturor argumentelor (cel
mult 30).
Exemplu: CONCATENATE ("Microsoft", "Excel") va returna textul
Microsoft Excel.

EXACT (text1, text2)


Funcția EXACT compară textele text1 și text2. Dacă acestea sunt identice
funcția va returna valoarea adevărată (TRUE), astfel se va reține valoarea logică
FALSE. Funcția face distincție între literele mici și mari.

FIND (text-căutat, sursă start-num)


Funcția FIND caută primul argument, text-căutat în textul din al doilea
argument sursă începând cu poziția specificată de start-num. În cazul în care
acesta este găsit, funcția FIND returnează poziția de început a textului căutat.
Dacă argumentul start-num este în afara limitelor sau dacă nu este găsită o
valoare, se va afișa codul de eroare #VALUE. Dacă argumentul start-num nu este
specificat, se presupune că acesta are valoarea 1.
Exemplu: FIND (B12, "ABCDE", 1) va returna valoarea 3 dacă celula B12
conține caracterul C.

LEFT (text, num-car)


Funcția afișează primele num-car caractere din partea stângă a unui text.
Argumentul num-car trebuie să fie mai mare ca 0. Dacă se omite
introducerea sa se va presupune că este egal cu 1.
Exemplu: LEFT (A1, 5) va returna valoarea Micro dacă în celula A1 se
găsește textul Microsoft.

RIGHT (text, num-car)


Funcția afișează primele num-car caractere din partea dreaptă a unui text.
Argumentul num-car trebuie să fie mai mare ca 0. Dacă se omite
introducerea sa se va presupune că este egal cu 1.
Exemplu: RIGHT (A1, 4) va returna valoarea soft dacă în celula A1 se
găsește textul Microsoft.

LEN (text)
Funcția LEN calculează numărul de caractere din textul specificat de
argument.
Exemplu: LEN ("Microsoft") va returna valoarea 9.

Suport de curs, anul I Pag. 13


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

MID (text, start-num, num-car)


Funcția MID extrage un număr de num-car caractere din text, începând cu
poziția start-num.
Exemplu: MID ("Microsoft Excel 7.0", 11, 5) va returna textul Excel.

LOWER (text)
Funcția LOWER convertește eventualele majuscule din text în litere mici.
Exemplu: LOWER ("Microsoft Excel") va returna microsoft excel

PROPER (text)
Funcția PROPER determină afișarea textului cu litere mici, începuturile de
cuvinte fiind scrise cu majuscule.
Exemplu: PROPER ("MICROSOFT EXCEL") va returna Microsoft Excel.

TRIM (text)
Funcția TRIM șterge toate blank-urile din text, astfel încât între cuvinte să
rămână un singur spațiu.
Exemplu: TRIM ("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel.

TEXT (valoare, format-text)


Funcția TEXT convertește o valoare numerică în text și o afișează
corespunzător formatului indicat prin al doilea argument. Rezultatul apare afișat
ca un număr formatat, dar în realitate este de tip text. Se pot utiliza oricare din
formatele numerice predefinite sau personalizate, prezentate în lecția
“Formatarea foilor de calcul”.
Exemplu: TEXT (457989, "$#, ##0.00") va returna $4,579.89

4.3. Funcții de căutare


Funcțiile de căutare sunt funcții care au ca acțiune căutarea unei valori într-
un domeniu de celule și returnarea unei valori corespondente dintr-un alt
domeniu de celule. Domeniile de celule în care se efectuează căutarea și din
care se returnează rezultatul pot fi de două forme: vector și matrice. Pentru
forma vector acțiunea funcției de căutare este următoarea: caută
argumentul (lookup_value) într-un domeniu specificat (format pe un singur
rând sau o singură coloană) și returnează informația de pe aceeași poziție
dintr-un alt domeniu specificat de aceeași dimensiune. Pentru forma
matricială acțiunea ei este următoarea: caută un argument (lookup_value)
în primul rând sau coloană a unei matrice și returnează o valoare cu aceeași
poziție de pe ultimul rând sau ultima coloană a matricei sau dintr-un rând
sau coloană specificate.

Termeni de bază

Câțiva dintre termenii de bază utilizați în construirea funcțiilor de căutare sunt următorii:
 vector (vector)- este un domeniu situat pe un singur rând sau o singură coloană.

Pag. 14
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

 matricea (array) - este un domeniu de celule, care conține mai multe rânduri și
coloane, și care poate conține text, numere, valori logice pe care vrei să le compari cu
valoarea argumentului lookup_value.
Atunci când lucrezi cu domenii matriciale, Excel inserează automat formula între
acolade { }. Atunci când creezi formula:
 introdu valorile aferente matricei direct între acolade { }.
 separă valorile din coloane diferite cu virgulă (,).
 separă valorile din rânduri diferite cu semnul „punct și virgulă” (;).
Un domeniu matricial de constante poate conține:
 numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, valori de eroare ca #N/A
 numerele pot fi întregi, zecimale sau în format științific
 poți utiliza diferite tipuri de valori în aceeași matrice – de exemplu
{1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE}
 textul trebuie să fie între ghilimele duble – de exemplu
„Departamentul”
Un domeniu matricial de constante nu poate conține:
 formule
 semnul dolar ($) sau procent (%)
 referințe de celule
 coloane sau rânduri de lungimi diferite
 lookup_value – este valoare care urmează a fi căutată într-un domeniu vector sau
matrice
 lookup_vector – este domeniul vector în care este căutată valoarea lookup_value
 result_vector – este domeniul vector din care se returnează valoarea echivalentă
valorii lookup_value
 table_array – este un tabel cu informații unde este căutată valoarea lookup_value
 row_index_num – este numărul rândului din table_array de pe care se returnează
valoarea echivalentă valorii lookup_value
 col_index_num – este numărul coloanei din table_array de pe care se returnează
valoarea echivalentă valorii lookup_value
 range_lookup – este o valoare logică care specifică dacă vrei să găsești o valoare
aproximativă sau exactă a valorii lookup_value

FUNCŢIA LOO K UP

Pentru a utiliza o funcție de căutare trebuie să apelezi caseta Insert


Function. Din lista cu categoriile de funcții alegi Lookup&Reference iar din
câmpul Function Name alegi funcția LOOKUP.

Suport de curs, anul I Pag. 15


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

În momentul în care alegi functia LOOKUP din caseta Insert Function se


deschide o casetă care te întreabă ce tip de sintaxă alegi. Funcția LOOKUP
are două forme de sintaxă și anume forma vectorială și forma matricială.

Sintaxa 1: Se utilizează atunci când domeniul care conține valoarea pe care o


cauți este de formă vectorială..
Forma vectorială a funcției este următoarea:
LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
o lookup_value este valoare pe care funcția LOOKUP o caută în vectorul
lookup_vector
o lookup_vector este domeniul format dintr-un singur rând sau coloană și
care conține valoarea căutată
o result_vector este un domeniu format dintr-un singur rând sau coloană
și care trebuie să aibă aceeași dimensiune cu vectorul lookup_vector. A
cesta este vectorul care furnizează rezultatul căutării.

Notă: Valorile aferente vectorului lookup_value trebuie să fie sortate


ascendent, altfel funcția nu returnează valorile corect iar domeniul
lookup_value și domeniul result_vector trebuie să aibă dimensiuni
identice. Nu face diferența între litere mari și litere mici.

Pentru a utiliza funcția LOOKUP, forma vectorială, trebuie să parcurgi pașii:


1. Deschide caseta Insert Function.
2. Din categoria Lookup&Reference alege funcția LOOKUP.
3. Din caseta care se deschide alege opțiunea
lookup_value,lookup_vector,result_vector.
4. În caseta Formula Pallette completează argumentele funcției:
 În câmpul lookup_value completează valoarea care
urmează a fi căutată sau referința celulei care o conține.
Valoarea trebuie scrisă identic cu forma ei din domeniul în care
se face căutarea.
 În câmpul lookup_vector selectează domeniul în care
se efectuează căutarea.
 În câmpul result_vector selectează domeniul din care
se returnează valoarea dorită.

Pag. 16
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

Obs. 1 : Dacă funcția LOOKUP nu găsește valoarea din câmpul lookup_value


atunci marchează valoarea cea mai mare care este mai mică sau egală cu
valoarea din câmpul lookup_value.
Obs. 2: Dacă valoarea din lookup_value este mai mică decât cea mai mică
valoare din câmpul lookup_value funcția LOOKUP returnează un mesaj de
eroare (#N/A).
Exemplu:

1. LOOKUP(0,57;A2:A6;B2:B6) = izo-butan
2. LOOKUP(0,58;A2:A6;B2:B6) = izo-butan
3. LOOKUP(0,66;A2:A6;B2:B6) = pentan
4. LOOKUP(0,25;A2:A6;B2:B6) = #N/A deoarece valoarea 0,25 este mai
mică decât orice valoare din domeniul lookup_vector A2:A6.
Sintaxa 2. Această formă a funcției LOOKUP face căutarea automat în primul
rând sau în prima coloană în funcție de mărimea domeniului matricial.
Forma matricială a funcției este următoarea:
LOOKUP(lookup_value,array)
 lookup_value este valoare pe care funcția LOOKUP o caută în matrice
 array este un domeniu matricial de celule care conține text, numere, valori logice pe
care vrei să le compari cu valoarea argumentului lookup_value (vezi capitolul
„Termeni de bază”).
Căutarea cu ajutorul formei matriciale se efectuează în felul următor:
 Dacă domeniul de căutare are mai multe coloane decât rânduri,
funcția LOOKUP caută valoarea lookup_value în primul rând al domeniului

Suport de curs, anul I Pag. 17


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

 Dacă domeniul de căutare are mai multe rânduri decât coloane,


funcția LOOKUP caută valoarea lookup_value în prima coloană a
domeniului

Obs. 1 Dacă funcția LOOKUP nu găsește valoarea lookup_value, folosește cea


mai mare valoare care este mai mică sau egală cu valoarea lookup_value.
Obs. 2 Dacă este mai mică decât cea mai mică valoare din primul rând sau prima
coloană (depinde de dimensiunea matricii) a domeniului de căutare, funcția
LOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.
Exemplu:
1. LOOKUP(„C”,{„a”, „b”, „c” ‚d”;1,2,3,4})=3
2. LOOKUP(„BUMP”,{„a”,1; „b”,2; „c”,3})=2

FUNCŢIA HLOOKUP

Funcția HLOOKUP caută o valoare în primul rând al unui tabel sau al unei
matrice de valori și returnează o valoare de pe aceiași coloană, dintr-un
rând specificat. Este bine să folosești funcția HLOOKUP când valoarea pe
care o cauți se situează în primul rând al unui tabel și valoarea care trebuie
returnată se află câteva rânduri mai jos.
Funcția HLOOKUP are următoarea sintaxă:
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
 lookup_value este valoare care urmează a fi găsită în primul rând al
tabelului. Poate fi o valoare, o referință sau un șir tip text.
 table_array este tabelul cu informații în care se caută valoarea
lookup_value.
 valoarea din primul rând poate fi text, număr sau
valoare logică
 nu se face diferența între litere mari și litere mici
 row_index_num este numărul rândului din tabel (table_array) de unde
va fi returnată valoarea echivalentă.
 range_lookup este o valoare logică care specifică dacă funcția HLOOKUP să caute o
valoare exactă sau aproximativă a valorii lookup_value

Pag. 18
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

 dacă range_lookup = TRUE se admite o aproximare a valorii


lookup_value. Dacă nu este găsită o valoare exactă este returnată
valoarea cea mai mare care este mai mică decât lookup_value.
 dacă range_lookup = FALSE valoarea găsită în tabel trebuie să fie
identică cu cea a argumentului lookup_value. Dacă nu este găsită o
valoarea identică atunci se returnează mesajul de eroare #N/A.

Obs. 1: Dacă range_lookup = TRUE valorile din primul rând al tabelului trebuie
să fie sortate în ordine ascendentă; altfel funcția HLOOKUP nu va returna
rezultatul corect. Dacă range_lookup = FALSE tabelul nu trebuie sortat.
Obs. 2: Poți pune în ordine ascendentă valorile, de la stânga la dreapta,
selectând valorile, executând secvența Data\Sort\Options și făcând click pe
opțiunea Sort left to right. Apoi alege rândul din lista câmpului Sort by și
opțiunea Ascending.
Obs. 3: row_index_num = 1 returnează valoarea din primul rând a tabelului.
row_index_num = 2 returnează valoarea din rândul doi al tabelului.
row_index_num < 1 funcția returnează valoarea de eroare #VALUE.
row_index_num este mai mare decât numărul de rânduri din tabel
funcția returnează valoarea de eroare #REF.

Suport de curs, anul I Pag. 19


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

Exemplu:

1. HLOOKUP(„carti”,E1:H5,2,TRUE) = 50
2. HLOOKUP(„penare”, E1:H5,3,FALSE) = 8
3. HLOOKUP(„penar”, E1:H5,3,FALSE) = #N/A
4. HLOOKUP(„stilouri”,E1:H5,4) = 38
5. HLOOKUP(3,{1,2,3 ; „a”, „b”, „c”; „d” „e” „f”},2,TRUE) = „c”

FUNCŢIA VLOOKUP

Această funcție caută o valoare în coloana cea mai din stânga a unui tabel și
returnează valoarea din același rând, dintr-o coloană pe care o specifici.
Utilizează această funcție atunci când compari valori aflate pe coloană, spre
deosebire de funcția HLOOKUP pe care o folosești atunci când compari
valori aflate pe rând.
Funcția are următoarea sintaxă:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
 lookup_value este valoarea după care se face căutarea în prima coloană din stânga
a tabelului. Această valoare poate fi text, număr sau șir de caractere.
 table_array este tabelul în care se caută informația. Pentru specificarea acestuia
folosește referințe de celule sau nume de domenii.
 col_index_num este numărul de coloană din tabel de unde se va returna valoarea
echivalentă valorii lookup_value.
 range_lookup este o valoare logică care specifică funcției VLOOKUP dacă să
găsească o valoare identică cu cea pe care o caută sau o valoare aproximativă.
 range_lookup = TRUE valoarea găsită poate să fie aproximativă cu
valoarea lookup_value.
 range_lookup = FALSE valoarea găsită trebuie să fie identică cu
valoarea căutată
Obs. 1: col_index_num = 1 funcția returnează valoarea din prima coloană din
stânga a tabelului
col_index_num = 2 funcția returnează valoarea din coloana a doua din
stânga a tabelului
col_index_num<1 funcția returnează valoarea de eroare #VALUE

Pag. 20
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

col_index_num este mai mare decât numărul de rânduri al


tabelului, funcția returnează valoarea de eroare #N/A
Obs. 2: Dacă funcția nu găsește valoarea lookup_value și range_lookup = TRUE
atunci se folosește cea mai mare valoare care este mai mică sau egală cu
valoarea lookup_value.
Obs. 3: Dacă funcția nu găsește valoarea lookup_value și range_lookup = FALSE
atunci returnează valoare de eroare #N/A.
Obs. 4: Dacă lookup_value este mai mare decât cea mai mare valoare din prima
coloană a tabelului, atunci funcția returnează valoarea de eroare #N/A.
Exemplu:

1. VLOOKUP(1,A2:C10,1,TRUE) = 0,946
2. VLOOKUP(1,A2:C10,2) = 2,17
3. VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) = 100
4. VLOOKUP(0,746,A2:C10,3,FALSE) = 200
5. VLOOKUP(0,1,A2:C10,2,TRUE) = #N/A deoarece valoarea 0,1 este mai mică
decât orice valoare din prima coloană
6. VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) = 1,71

Suport de curs, anul I Pag. 21


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

4.4 Consolidarea datelor


Dacă ai construit mai multe liste sau tabele cu configurații similare, este
posibil să dorești să combini anumite seturi de date din acestea într-o
singură listă sau tabel centralizator. Excel îți permite să centralizezi tabele
cu ajutorul comenzii Consolidate (Centralizare) din meniul Data.
Centralizarea îți permite analiza tabelelor sau a listelor cu funcțiile oferite în
caseta de dialog Consolidate.
Cea mai bună cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este
să configurezi tabelul care să aibă formatul tabelelor originale. Centralizarea
nu este limitată la o singură foaie sau un singur registru de calcul; poți
centraliza date de pe aceeași foaie de calcul, de pe o altă foaie de calcul,
dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fișiere Lotus.
Pentru a crea un tabel centralizator trebuie să parcurgi pașii:
1. Selectează destinația datelor centralizate.
2. Execută secvența Data\Consolidate pentru a deschide caseta
de dialog Consolidate.
3. Din meniul Function selectează tipul de analiză pe care dorești
să o efectuezi.

4. În caseta Reference: (Referințe) selectează primul document pe


care dorești să-l incluzi în centralizare. Pentru a selecta domeniul
direct din foaia de calcul, folosește butonul Collaps Dialog sau mută
caseta și execută click în foaia de calcul. Dacă foaia utilizează domenii
denumite, poți introduce în această casetă numele de domeniu.
5. După ce ai stabilit domeniu, execută click pe butonul Add pentru
a-l adăuga în caseta All References.
6. Dacă dorești ca tabelul centralizator să fie automat actualizat
atunci când se modifică datele sale sursă, selectează opțiunea Create
Links to Source Data (creare legături la datele sursă).
Obs. Consolidarea datelor între diferite foi de calcul se poate face în două
moduri:
 După poziție: datele sunt grupate și adunate din aceeași
locație în fiecare foaie de calcul.
 După categorie: datele sunt grupate și adunate după titlul lor
de coloană sau rând. Spre exemplu, dacă titlul de coloană cu

Pag. 22
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

numele Salariu brut este în coloana B în foaia de calcul


Ianuarie și în coloana F în foaia de calcul Februarie poți
consolida datele după categorie dacă este bifată caseta Use
labels in Top row din caseta de dialog Consolidate. Dacă
tilturile sunt pe coloană, bifează caseta Use labels in Left
Column.
Consolidarea datelor între foi de calcul se numește consolidarea datelor
folosind referințe 3D.

7. Execută click pe OK.

Rezultatul centralizării este dat de adunarea tabelelor, deoarece în analiză a


fost folosită funcția Sum.

Suport de curs, anul I Pag. 23


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

Programul Excel îți permite să schimbi funcția cu care se analizează datele.


Deschide din nou caseta Consolidate, modifică opțiunea din caseta
Function și execută click pe OK.

4.5. Funcții financiare


Funcția SLN (Straight Line Depreciation

A. Se folosește funcția SLN (Straight Line Depreciation) pentru calculul valorii


amortizării anuale, prin metoda amortizării liniare, pentru mijloacele fixe
existente, pe baza datelor din tabelul de mai jos:

Rezolvarea aplicației presupune parcurgerea a două etape:


I. Determinarea amortizării anuale pentru fiecare mijloc fix.
Calculul amortizării implică utilizarea funcției SLN, datele problemei constituind
chiar argumentele necesare funcției.
Funcția SLN determină uzura liniară a unui activ și are următoarea sintaxă:
SLN (cost, salvage, life)

Pag. 24
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

unde:
- cost – costul inițial al activului, respectiv valoarea de inventar;
- salvage – valorificarea de la sfârșitul duratei de viață economică, respectiv
valoarea reziduală;
- life – durata de viață, respectiv durata normată.
Folosirea funcției SLN pentru datele din tabelul prezentat presupune
parcurgerea următorilor pași:
- se selectează celula E3;
- din meniul Insert se alege comanda Function, ca urmare este afișată
fereastra Insert Function din care se va selecta categoria Financial, iar din
cadrul acestei categorii, funcția SLN (din lista Function Name);

- la apăsarea butonului OK, Excel activează asistentul pentru funcția SLN, în


care se vor introduce adresele de referință pentru fiecare argument, așa
cum este prezentat în figura:

- operațiunea se finalizează prin apăsarea butonului OK, iar rezultatul funcția


apare în celula E2.
Pentru a determina amortizarea anuală aferentă celorlalte mijloace fixe din
patrimoniu, se procedează în același mod. Pentru o rezolvare mai eficientă, se poate
recurge la generalizarea formulei scrise, fie prin tragerea punctului de extindere a celulei
selectate în jos, fie prin copierea conținutului celulei E3 cu comanda Copy, apoi se va
selecta domeniul E4:E6 și se execută comanda Paste.

Suport de curs, anul I Pag. 25


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

II. Calculul amortizării anuale totale


Pentru a obține totalul amortizării anuale se va selecta celula E7 și se alege una
din următoarele variante deja cunoscute:
- din bara cu instrumente standard se alege butonul AutoSum, se verifică dacă
intervalul pe care se aplică funcția este corect, apoi se apasă Enter;
- meniul Insert – comanda Function – se va selecta funcția SUM, se va preciza
intervalul de însumare adică (E3:E6);
- se va scrie formula =SUM(E3:E6).
Problemă propusă:
Folosind funcția SYD (sum-of-years' digits depreciation), să se calculeze pentru
aceleași mijloace fixe, amortizarea aferentă primului an și a următorilor ani.
Precizări:
Funcția SYD calculează suma pe ani a amortizării unui activ.
Sintaxa funcției este:
SYD(cost, salvage, life, per)
unde:
- cost – costul inițial al activului;
- salvage – valorificarea de la sfârșitul ciclului de viață economică;
- life – durata de viață;
- per – anul = 1, 2, 3, …, n.

B. Folosind funcția FV (Future Value of Investment), se va determina pentru


fiecare titular de cont, suma finală de care acesta va dispune la expirarea
termenului, dacă lunar își alimentează contul cu depuneri, conform datelor
din tabelul de mai jos:

Determinarea sumei finale din contul fiecărui titular implică folosirea funcției FV,
datele din tabelul prezentat constituind argumentele necesare funcției.
Funcția FV calculează valoarea unei investiții bazate pe o rată și o dobândă
constantă, având următoarea sintaxă:

FV(rate, Nper, Pmt, PV, Type)


unde:
- rate – rata dobânzii aferentă perioadei;
- Nper – perioada;
- Pmt – plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relația
de calcul;
- PV – suma investită, introdusă cu semnul minus în relația de calcul (dacă PV
este omisă, se presupune că este 0);

Pag. 26
Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010 Tema 4

- Type – este 0 dacă plata se face la sfârșitul perioadei și 1 dacă se face la


începutul perioadei.

Folosirea funcției FV pentru datele din tabelul prezentat presupune parcurgerea


următorilor pași:
- Se selectează celula F2;
- Din meniul Insert se alege comanda Function, în urma căreia apare fereastra
Insert Function, din care se va selecta categoria Financial, iar din această
categorie, funcția FV, după care se apasă OK.
- Excel va activa asistentul de completare a funcției FV, în care se vor
introduce argumente funcției ca în figura:

- după completarea argumentelor se apasă butonul OK și rezultatul funcției


este plasat în celul F2.

Problemă propusă:
În situația în care aceiași titulari de cont solicită un credit de valoare egală cu
depunerile lor, pentru același termen, dar cu o dobândă negociată cu 2% mai mult, să se
determine:
a) suma lunară pe care trebuie să o restituie, folosind funcția PMT;
b) rata lunară a dobânzii, folosind funcția IPMT;
c) creditul total de restituit.

Indicații:
Funcția PMT calculează plata periodică pentru o investiție având în vedere fie
valoarea prezentă a investiției (Pv), fie valoarea viitoare a acesteia (Fv). Sintaxa funcției
este:
PMT(Rate, Nper, Pv, Fv, Type)
Unde:
- Rate – rata dobânzii aferentă perioadei;
- Nper – perioada;
- Pmt – plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relația
de calcul;

Suport de curs, anul I Pag. 27


Tema 4 Utilizarea funcțiilor în Microsoft Excel 2010

- PV – valoarea prezentă, suma investită, introdusă cu semnul minus în relația


de calcul (dacă PV este omisă, se presupune că este 0);
- PV – valoarea viitoare care se obține după ultima plată (dacă FV este omisă,
se presupune că este 0);
- Type – este 0 dacă plata se face la sfârșitul perioadei și 1 dacă se face la
începutul perioadei.

Funcția IPMT calculează rata dobânzii pentru o anumită perioadă a unei investiții
având în vedere fie valoarea prezentă a investiției (Pv), fie valoarea viitoare a acesteia
(Fv). Sintaxa funcției este:
IPMT(Rate, Per, Nper, Pv, Fv)
Unde:
- Rate – rata dobânzii aferentă perioadei;
- Per – perioada (anul/luna = 1,2, …, n)
- Nper – numărul total de perioade;
- Pmt – plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relația
de calcul;
- PV – valoarea prezentă, suma investită, introdusă cu semnul minus în relația
de calcul (dacă PV este omisă, se presupune că este 0);
- PV – valoarea viitoare care se obține după ultima plată (dacă FV este omisă,
se presupune că este 0).

Pag. 28
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Tema 5
LUCRU CU DATE ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

Unități de învățare:

 Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel


 Sortarea celulelor din tabelele de date
 Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date
 Gruparea datelor și crearea totalurilor și subtotalurilor automate
 Validarea datelor

Obiectivele temei:

 Modul de lucru cu tabele și avantajele utilizării acestora în cadrul foilor de


calcul;
 Aplicarea filtrelor asupra datelor din tabele și eliminarea componentelor
duplicate din acestea;
 Ordonarea sau sortarea datelor în funcție de unul sau mai multe criterii;
 Gruparea datelor din liste după diferite criterii și crearea de subtotaluri
sau subtotaluri automate;
 Definirea condiții de validare a datelor, în așa fel încât în liste să fie
introduse numai date corecte.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 Bill Jelen, Excel 2010 in depth, QUE Publishing, Indianapolis, 2011
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Lițoiu V., Buligiu I, Bușe R., Etegan C., Bădică A., Ionașcu C., Birotică,
Editura Universitaria, Craiova, 2005
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011

Suport de curs, anul I Pag. 1


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

5.1 Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel


Deși foile de calcul reprezintă în sine uriașe tabele de celule, Excel
utilizează termenul de tabele pentru a defini zone de lucru delimitate un număr
de coloane și de linii care reprezintă liste de date, structurate cu un anumit scop.
Tabelele apar prima dată ca elemente inserabile în foile de calcul
începând cu versiunea 2007 a Excel-ului, fiind derivate din componentele de tip
listă din Excel 2003, ale căror funcționalități au fost dramatic îmbunătățite.
Tabelele sunt caracterizate de câteva elemente distinctive, astfel ele sunt
definite ca fiind domenii continui ale foii de calcul, prima linie reprezentând
antetul tabelului (Header), fiecare linie fiind considerată o înregistrare a datelor
(Record Data), iar coloanele reprezintă câmpuri de date (Fields).
Domeniul A2:D17 din figura 5.1. este un candidat ideal pentru crearea
unui tabel, deoarece fiecare linie de date se structurează ca și înregistrare, iar
fiecare coloană ca și câmp de date.

Figura nr. 5.1. Domeniu de date potrivit pentru definirea unui tabel

Pentru a crea un tabel din domeniul specificat, se poate alege una din
metodele de mai jos:
- Plasați cursorul de selecție pe o celulă din setul de date și efectuați
click, apoi apăsați combinația de taste Ctrl+T;
- Selectați o celulă din domeniul de date și plasați-vă pe tab-ul Insert,
grupul de comenzi Tables (primul din stânga ribon-ului), comanda
Table;
- Selectați o celulă din domeniul specificat și respectați secvența: tab-ul
Home, grupul Styles, comanda Format as Table. Alegeți un stil și
apăsați OK.
Urmare a oricăreia din aceste comenzi,
Excel va determina domeniul în care se
presupune a fi creat tabelul și va afișa caseta de
dialog Create Table, pentru a verifica dacă
determinarea a fost corectă și în care puteți
specifica dacă doriți ca tabelul să țină cont de

Pag. 2
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

prima linie de date ca fiind antet de tabel (figura alăturată).


După validarea elementelor specificate anterior, Excel formata tabelul cu
un stil implicit, linia de antet devine o zonă de liste derulante pentru filtrare
automată (figura 5.2), pe ribon va apărea un nou tab numit Table Tools – Design,
iar tabelului i se va asocia numele Table1.

Figura 5.2. Noul aspect al domeniului de date, transformat în tabel

Noul tabel are o mulțime de facilități, de exemplu, atunci când se


derulează datele în partea de jos, până când linia 2 ce reprezintă antetul
tabelului nu mai devine vizibilă, Excel mută denumirile de câmpuri ale tabelului
în zona de etichete ale coloanelor foii de calcul, astfel încât etichetele de coloane
A, B, C și D ale foii de calcul vor deveni Regiune, Client, Vanzari și Costuri, așa
cum este ilustrat în figura următoare.
Antetul de tabel
înlocuiește
etichetele de
coloane ale foii
de calcul

Adăugarea de noi înregistrări la tabel se face poziționându-ne după ultima


înregistrare și scriind pur și simplu date în celule, domeniul tabelului extinzându-
se automat, același lucru întâmplându-se și dacă se va scrie ceva în prima celulă
din dreapta ultimei etichete de antet a tabelului.
O să observați că la introducerea de noi valori în celulele
tabelului, pe măsură ce scrieți de exemplu în prima coloană
numele unei regiuni, Excel va sugera cu componente deja
existente mai sus, al căror text începe cu litere tastate de dvs.
(figura alăturată), facilitate numită AutoComplete. Dacă valoarea sugerată este
cea corectă, puteți apăsa tasta Enter sau Tab, în caz contrar se continuă scrierea
noii valori. Această facilitate este valabilă numai pentru celulele ce conțin text,
valorile numerice și datele calendaristice neavând parte de același
comportament.

Suport de curs, anul I Pag. 3


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Dacă se dorește redimensionarea tabelului, prin extinderea cu noi linii sau


coloane deja scrise în imediata apropiere a listei de date, veți observa în colțul
dreapta jos a delimitării de tabel un indicator triunghiular de mici dimensiuni
, care prin tragere vă permite acest lucru (vezi și figura 5.2.)
O altă facilitate oferită în lucrul cu tabele este
controlul liniei de totalizare, care poate fi activată sau
dezactivată prin intermediul opțiunii Total Row din grupul
Table Style Options pe care îl găsiți în tab-ul Table Tools –
Design (figura alăturată). Activarea acestei opțiuni duce la
apariția după ultima înregistrare a tabelului, a unei linii de
total, care implicit va scrie cuvântul Total și va efectua
însumarea ultimei coloane din tabel (figura 5.3.). Funcția
utilizată este SUBTOTAL, dar poate fi modificată prin
intermediul butonului de activare a listei derulante de
funcții, din care puteți alege oricare altă funcție (de ex.
calculul mediei sau determinarea valorii minime sau maxime).

Figura 5.3. Efectuarea de totaluri în tabel

Tot aici, dacă doriți efectuarea de totaluri și pe alte coloane, puteți să vă


plasați pe oricare celulă a linei de total și să activați prin intermediul butonului de
activare a listei de funcții, ce calcul doriți.
Efectuarea de noi calcule în tabel este ușurată foarte mult prin prezența
unor facilități pe care le vom exemplifica în continuare.
Efectuați următorii pași:
- selectați prima celulă din coloana E și scrieți eticheta Profit – va avea
ca efect adăugarea unei noi coloane la tabel;
- în prima celulă de sub antet, trebuie să calculăm profitul ca diferență
între venituri și costuri - pentru aceasta vom scrie mai întâi operatorul
egal (=) și apoi indicăm prima valoare din câmpul Vânzări, ceea ce are
ca efect scrierea referinței [@Vanzari], apoi tastăm minus (-) și
selectăm valoarea corespunzătoare coloanei (câmpului) Costuri, ceea
ce are ca efect apariția întregii expresii de calcul, ca în figura
următoare;

Pag. 4
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

- validarea formulei introduse se va face prin apăsarea tastei Enter,


ceea ce va avea ca efect completarea tuturor celulelor din câmpul
Profit, cu același tip de calcul.
Folosirea referințelor de coloană în forma specificată anterior aduce un
spor de eficiență semnificativ, nefiind necesară decât introducerea formulelor de
calcul pe prima linie de date din tabelă, astfel încât este recomandată definirea și
utilizarea tabelelor de celule în foile de calcul.

Suport de curs, anul I Pag. 5


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

5.2. Sortarea celulelor din tabelele de date


Sortarea este operațiunea de aranjare a înregistrărilor de date într-o
anumită ordine crescătoare sau descrescătoare a valorilor, ținând cont de unul
sau mai multe criterii specificate de utilizator. Specificarea câmpului sau coloanei
de date după care să se facă ordonarea listei are ca efect aranjarea datelor în
ordinea specificată, având reper valorile conținute de celulele acelui câmp. Dacă
avem de exemplu o listă cu date privind vânzările unui produs (așa cum este
ilustrată figura de mai jos), efectuând o sortare după numele produsului, cu
siguranță că vom întâlni multe înregistrări ordonate ce vor conține același nume
de produs, moment în care putem defini și
un al doilea criteriu de sortare, să zicem
după data efectuării vânzării. Din acest
moment, înregistrările care au valori egale
ale primului criteriu, vor fi ordonate ținând
cont de criteriul definite secundar (după
dată), iar în momentul când sub-lista ce
conține același produs este ordonată după
dată, se va trece la următoarea sub-listă,
care va fi ordonată după același principiu.
În continuare vom prezenta care sunt modalitățile care vă permit sortarea
unei liste, după unul sau mai multe criterii de ordonare:
- selectați tab-ul Home, apoi alegeți din grupul de comenzi Editing,
butonul Sort&Filter, comanda Sort;
- prin intermediul click dreapta în oricare celulă a listei de date și alegeți
Sort;
- din listele derulante activate la definirea unui tabel de date (din
antetul acestuia), alegeți comanda Sort;
- din tab-ul Data, grupul de comenzi Sort&Filter, unul din butoanele
pentru sortare în ordine crescătoare, pentru sortare în ordine

descrescătoare sau pentru configurarea mai multor criterii de


ordonare.
Observați, din cele prezentate anterior, că sortarea se poate face direct,
după un sigur criteriu, prin plasarea selecției pe una din celulele câmpului de date
care reprezintă cheia de sortare, apoi se alege una din variantele de ordonare
crescătoare a valorilor câmpului ( ) sau în ordine descrescătoare ( ).
Dacă se dorește definirea mai multor criterii de sortare, alegeți varianta

Custom Sort… a butonului Sort&Filter sau din tab-ul Data, respectiv


comanda Sort… din meniul contextual afișat la apăsarea click dreapta în lista.
Oricare din aceste comenzi are ca rezultat afișarea ferestrei de dialog Sort (figura
5.4.)

Pag. 6
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Figura 5.4. Configurarea criteriilor de sortare

Caseta de dialog Sort oferă posibilitatea definirii și gestionării criteriilor de


sortare, fiind posibilă adăugarea unui număr de până la 64 de criterii (!),
ștergerea oricărui criteriu selectat, multiplicarea acestuia, precum și schimbarea
priorității de sortare a acestora.
În continuare descriem pe larg funcționalitatea acestei ferestre de dialog.
Implicit, la deschiderea ferestrei, utilizatorul are posibilitatea definirii
primului criteriu de ordonare, prin completarea listelor Sort by (aici se regăsesc
câmpurile definite ale tabelului de date sau a etichetelor de coloane, în cazul în
care lista de date nu are antet de tabel), Sort on (din listă alegeți opțiunea Values
pentru ordonarea funcție de valori, funcție de culorile celulelor sau a fontului
(Cell Color respectiv Font Color) , iar pe ultima coloană a listei, se va preciza
ordinea (crescătoare sau descrescătoare).
Pentru adăugarea unui criteriu, se apasă butonul Add Level, ce are ca
efect crearea unei noi benzi în care se poate selecta un al doilea criteriu de
ordonare ș.a.m.d. Comanda Delete Level șterge criteriul de ordonare selectat din
listă, iar Copy Level multiplică criteriul de ordonare
Alături de aceste butoane găsim două butoane , cu ajutorul cărora
putem schimba ordinea de prioritate a criteriilor de sortare, prin repoziționarea
criteriului selectat în listă (criteriul prioritar se află pe prima poziție).
Dacă lista de sortat are pe prima linie specificațiile de antet (denumirea
fiecărui câmp), se va selecta caseta de opțiune My data has headers, opțiunea
rămânând neselectată în caz contrar.
Butonul Options… setează, printr-o casetă de dialog opțiunea de căutare
sensibilă la capitalizarea caracterelor în sensul că va face distincție între
caracterele scrise cu literă mică sau mare. În aceeași casetă de dialog, intitulată
Sort Options, vom găsi și două opțiuni în secțiunea Orientation, care permit
sortarea de la începutul la sfârșitul listei sau de la stânga la dreapta, fiind vorba
de varianta Sort top to bottom pentru sortarea pe linii, iar Sort left to right pe
coloane.

Suport de curs, anul I Pag. 7


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

5.3. Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date


Filtrarea sau interogarea unui tabel de date presupune vizualizarea sau
extragerea unor date, în funcție de anumite condiții impuse. În Excel un tabel
poate fi filtrat în două moduri:
1. prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, care permite afișarea liniilor ce
respectă criterii fixate și ascunderea celor care nu le îndeplinesc;
2. Prin utilizarea caracteristicii de filtrare avansată, când se extrag și se
plasează într-o zonă distinctă liniile care îndeplinesc condiții impuse.
Filtrarea automată a datelor
AutoFilter este o caracteristică importantă și foarte puternică pusă la
dispoziție de Excel atât în cadrul tabelelor definite, unde este activată automat
pe linia de antet a acestuia, cât și în cadrul foilor de calcul obișnuite pe orice
domenii de date. Prin această facilitate, vă sunt oferite liste cu selecție multiplă a
variantelor de filtrare cât și diferite tipuri de filtre inteligente.
Facilitățile oferite de AutoFilter sunt următoarele:
- este posibilă selecția multiplă din lista de valori afișată;
- se poate filtra în funcție de culoare sau seturi de pictograme;
- puteți filtra elemente de tip text care încep, se termină sau conțin
o anumită literă sau grup de litere;
- numerele pot fi filtrate în funcție de diferite criterii (mai mici
decât, mai mari decât, situate între anumite valori etc.);
- puteți opta să fie afișate valorile din top 10, cele situate sub medie
sau peste medie;
- datele calendaristice pot fi filtrate pe ani , trimestre sau luni;
- aveți la dispoziție facilitatea Filter by Selection pentru a filtra doar
elementele care sunt egale cu o valoare selectată de dvs. din orice
celulă a listei de date.
Activarea filtrării se face prin accesarea butonului
Sort&Filter și din listă activați varianta Filter, dezactivarea
opțiunii se face repetând operațiunea. Nu este singura metodă
de aplicare a filtrelor automate, acest lucru putând fi făcut și din

accesarea tab-ului Data, unde găsiți butonul Filter , fie prin


aplicarea unui format de tabel unui domeniu de celule sau
simpla creare a unui tabel, așa cum am prezentat anterior, fie cu
click dreapta pe orice celulă din domeniul unde se dorește a se aplica filtrul și se
selectează una din opțiunile derivate din componenta Filter.
Pentru a crea un filtru prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, procedați în
felul următor:
1. Plasați cursorul oriunde în lista de date;
2. Activați filtrarea prin una din metodele prezentate mai sus;
3. Efectuați click pe săgeata din dreapta etichetei coloanei pe care doriți
să o utilizați ca primă condiție în cadrul filtrului. Alegeți o opțiune din
lista derulantă pentru a restrânge afișarea. Programul Excel aplică
imediat criteriile dumneavoastră, afișând numai liniile care îndeplinesc
criteriul respectiv.

Pag. 8
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

La ultimul pas, va fi afișată


lista de opțiuni de filtrare, care va fi
diferită ca și variante în funcție de
tipul de date conținute de celulele
coloanei pe care se face filtrarea (de
exemplu, în figura alăturată avem
din opțiunea Text Filters variantele
de filtrare pentru celulele al căror
conținut este egal sau nu cu
valoarea precizată, începe cu un
anumit text sau se sfârșește cu o
anumită secvență de caractere,
conține sau nu un text, iar cu
ajutorul ultimei variante Custom
Filter… puteți particulariza cum
doriți elementele de filtrare.
Pentru cazul în care doriți să combinați condițiile puse la filtrare, de
exemplu dorim să afișăm regiunile al căror nume începe cu litera „B” sau cu litera
„M”, vom aplica Custom Filter… și în fereastra apărută vom preciza cele două
criterii, având ca operator logic opțiunea Or (figura 5.5.).

Figura 5.5. Configurarea condițiilor compuse prin Custom AutoFilter


Tot în lista de filtrare, ceva mai jos, avem caseta Search de căutare a unei
anumite valori, dacă lista acestora este foarte mare, iar sub aceasta sunt
prezente valorile coloanei de date ce urmează a fi filtrate, valori ce sunt luate o
singură dată (a se analiza lista completă de date din figura 5.2. pentru a putea
observa cum aceste valori din lista de filtrare respectă condiția de unicitate).
Valorile din listă pot fi selectate toate odată (Select All), doar una sau mai multe
din ele, în funcție de cum se dorește a fi efectuată filtrarea.
Dacă celulele din lista ce urmează a fi filtrată au aplicate formatări la nivel
de culoare (fie că este vorba de efecte de umplere sau culori diferite ale fontului
folosit), se poate face filtrare și în funcție de culorile folosite, prin folosirea
comenzii Filter by Color, în care se va alege opțiunea dorită din categoria de
formatare (pentru exemplul nostru culoarea de umplere sau culoarea fontului) –
figura 5.6.

Suport de curs, anul I Pag. 9


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Figura 5.6. Utilizarea filtrului în funcție de formatările de culoare

Filtrarea prin selecția valorii dintr-o celulă se face cu ajutorul butonului


dreapta al mouse-ului pe celula la care facem referință, se alege Filter din meniul
contextual, opțiunea Filter by Selected Cells Value, ceea ce are ca efect afișarea
doar a liniilor de date al căror conținut de celulă pe coloana filtrată este egal cu
valoarea din celula selectată.
Filtrele aplicate sunt cumulative, adică după ce aplicați un filtru unei
coloane de date, puteți aplica setului de date afișat un alt filtru, pentru altă
coloană, ceea ce va duce la reducerea setului de date afișate, ale căror valori
respectă cumulativ condițiile impuse de cele două filtre aplicate.
Ștergerea sau anularea filtrelor se face prin selectarea opțiunii Clear Filter
from Regiune (Regiune este numele coloanei filtrate, pentru exemplul nostru)
sau din tab-ul Data, alegeți comanda Clear ce o găsiți în grupul de comenzi
Sort&Filter sau pur și simplu apăsând încă odată pe pictograma activă de filtrare

, din același grup de comenzi ale tab-ului Data.


Sortarea datelor din coloane din lista AutoFilter
În lista derulantă activată la momentul apăsării săgeților din dreptul
etichetelor de coloană găsim și comenzi de sortare (ordonare) rapidă a valorilor
din coloana selectată, prin prezența comenzilor Sort A to Z sau Sort Z to A în
cazul valorilor de tip text, Sort Smallest to Largest sau Sort Largest to Smallest
pentru numere, respectiv sau Sort Newest to Oldest pentru valorile de dată
calendaristică, toate indicând variantele de ordonare crescătoare, respectiv
descrescătoare a valorilor din intervalul de date.
Efectuarea de totaluri pentru listele filtrate are o particularitate, în
sensul că obligatoriu veți folosi funcția SUBTOTAL, deoarece această funcție va
aduna doar componentele afișate, spre deosebire de funcția SUM care nu
calculează corect lista filtrată, adunând toate celulele domeniului specificat.
Utilizarea filtrării avansate
Filtrarea avansată este utilizată atunci când se dorește afișarea
înregistrărilor unei liste funcție de criterii definite în cadrul unor celule dintr-o
zonă distinctă de listă.
Pentru a realiza filtrarea complexă, trebuie definite trei zone precis
delimitate:
- zona listei cu date sursa (List range);
- zona ce conține criteriile de filtrare (Criteria range) – alcătuită din
denumirile câmpurilor și restricțiile impuse;
- zona de afișare a rezultatelor filtrării (Copy to) – este formată din
linia de antet cu denumirea câmpurilor (se poate copia din antetul

Pag. 10
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

listei cu datele sursă) și în continuare vor fi afișate înregistrările ce


respectă restricțiile impuse.
Este importantă respectarea numelor de câmpuri definite pentru fiecare
zonă specificată anterior, de aceea se recomandă copierea liniei de antet cu
numele câmpurilor pentru a evita erorile de tastare.

Figura 5.7 – Filtrarea avansată a listelor – definirea corectă a zonelor


Primul pas este acela de a defini cele trei zone de lucru, după care se
poate selecta oricare celulă din lista de date, apoi alegeți tab-ul Data, grupul de
comenzi Sort & Filter, comanda Advanced…, ce are ca rezultat apariția ferestrei
Advanced Filter (figura 5.8.)

Figura 5.8. Configurarea filtrării avansate

În funcție de modul în care se optează în secțiunea Action, avem două


posibilități de afișare a elementelor filtrate:
- Filter the list, in-place, filtrarea se face în același domeniu de
referințe în care se află lista (ca și în cazul filtrării automate
rezultatele filtrării vor fi afișate pe domeniul inițial al listei);
- Copy to another location, rezultatele filtrării se vor afișa în altă
locație decât lista sursă.

Suport de curs, anul I Pag. 11


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Precizarea adreselor celor trei zone se vor face în cele trei casete (List
range, Criteria range și Copy to), așa cum au fost explicate la început.
Dacă în fereastra se bifează caseta Unique records only (numai înregistrări
unice), fiecare linie care îndeplinește criteriile definite va apărea o singură dată.

5.4. Gruparea datelor și crearea totalurilor și


subtotalurilor automate
Gruparea este operațiunea prin care se formează structuri ierarhice care
pot fi restrânse sau extinse, în funcție de gradul la care se dorește a fi făcută
detalierea datelor dintr-o listă. Ideea este aceea de a reduce setul de înregistrări
afișate la cele mai semnificative date (de exemplu totaluri efectuate pe fiecare
grup).

Figura 5.9. Gruparea datelor prin efectuarea de subtotaluri

Cea mai reprezentativă cale de utilizare a grupurilor pentru datele unei


liste este instrumentul de creare a sub-totalurilor, numite și totaluri parțiale, care
aplică asupra unui câmp precizat o funcție și apoi afișează rezultatul (vezi figura
5.9. în care se folosește funcția SUM pentru calculul totalurilor, gruparea
făcându-se având criteriu câmpul Nume produs).
Vom descrie în continuare modalitatea de efectuare a unor astfel de
totaluri, concomitent cu gruparea datelor.
Primul pas este acela de a selecta lista de date sau de a defini domeniul
de celule ce vor fi supuse totalizării.
Este foarte important de reținut că pentru ca această metodă să afișeze
corect rezultatele, lista trebuie mai întâi sortată după criteriul care va sta la
baza grupării datelor (pentru exemplul nostru Nume produs).
Așadar, vom sorta lista printr-una din metodele prezentate anterior,
ascendent, după denumirea produsului, apoi din tab-ul Data, grupul de comenzi

Outline, se alege comanda Subtotal , care va deschide fereastra de dialog cu


același nume (figura 5.10).

Pag. 12
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Figura 5.10. Configurarea parametrilor necesari efectuării de subtotaluri

În această fereastră utilizatorul va preciza parametrii necesari efectuării


de subtotaluri, după cum urmează:
- At each change in – se alege din listă câmpul după care se va face
gruparea înregistrărilor ce vor fi totalizate, pentru o lista deja
sortată, câmpul implicit este cel după care s-a făcut ordonarea;
- Use function – precizează funcția ce va fi aplicată pentru afișarea
rezultatului pe linia de subtotal corespunzătoare grupurilor
formate sau total general pentru întreaga listă;
- Add subtotal to – se vor selecta câmpurile pentru care se dorește a
se calcula valorile de totalizare;
- opțiunea Replace current subtotals activată va actualiza vechile
subtotaluri cu cele prezente, în cazul în care se vor totaliza de mai
multe ori același set de date asupra căruia s-au modificat, probabil
valorile;
- opțiunea Page break between groups – după afișarea fiecărui grup
de date, se va trece la o pagină nouă sau cu alte cuvinte, fiecare
grup de date va fi afișate pe câte o pagină;
- opțiunea Summary below data, activează sau dezactivează afișarea
liniilor de totalizare după fiecare grup, respectiv la sfârșitul listei.
Dacă se dorește ștergerea liniilor de total, se apasă butonul Remove All.
Validarea parametrilor, realizarea grupării datelor și efectuarea de totaluri
se face după apăsarea butonului OK.

5.5. Validarea datelor


Validarea de date reprezintă caracteristica prin care se pot defini restricții
de introducere a valorilor introduse în celulele unei foi de calcul. În acest sens,
validarea împiedică introducerea de date care nu respectă anumite condiții de
validitate (de ex. cantități sau stocuri negative, numele unui salariat care nu este
tastat corect, tipul de cont poate să fie doar de activ sau pasiv etc.)
Pentru a defini o validare a datelor introduse într-un domeniu de celule se
parcurg etapele:

Suport de curs, anul I Pag. 13


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

- definire interval de celule (domeniul de celule) prin selectarea


acestuia din foaia de calcul;
- se deschide caseta de configurare a validării, unde vor fi precizate
condițiile ce trebuie respectate de datele introduse în domeniul de
celule definit anterior;
- se poate stabili un mesaj ce se afișează la selectarea uneia din
celulele domeniului definit, mesaj ce informează utilizatorul
despre natura datelor ce se introduc și eventual precizări privind
restricții impuse;
- se configurează mesajul de eroare ce va apărea în cazul în care
datele introduse nu respectă condiția de validare impusă, dacă nu
se configurează acest mesaj, Excel va furniza propriul mesaj de
eroare.
Descriem în continuare, etapele precizate anterior, prin intermediul unui
exemplu legat de raportul de marketing privind costurile unei campanii de
publicitate (figura 5.11).

Figura 5.11. Exemplu de configurare mesaj înștiințare pentru validarea datelor

Pentru acest exemplu, se vor valida acronimele denumirilor de costuri,


astfel încât se dorește respectarea unei lungimi a textului introdus cuprinse între
un caracter și 3 caractere.
Pentru a realiza acest lucru, se va selecta mai întâi domeniul de celule în
care se vor introduce datele de acest tip (este vorba de domeniul B4:B12).
Pasul următor este apelarea, din tab-ul Data, a instrumentului Data

Validation , situat în grupul de comenzi Data Tools, ceea ce are ca rezultat


afișarea casetei de dialog Data Validation (fig. 5.11).

Pag. 14
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Figura 5.12. Caseta de configurare a validării datelor (Data Validation)

În această fereastră se găsesc trei tab-uri (secțiuni): Settings – în care veți


preciza criteriile (restricțiile) de validare, Input Message – setează mesajul de
informare ce va apărea la plasarea într-una din celulele domeniului selectat
anterior și Error Alert – aici puteți preciza conținutul mesajului de eroare apărut
în cazul introducerii de valori invalide.
Corectitudinea datelor pe care le introduc utilizatorii într-o celulă depinde
de modul în care configurați validarea de date. Aveți posibilitatea să afișați un
mesaj de intrare când utilizatorul selectează celula. Mesajele de intrare se
utilizează în general pentru a oferi utilizatorilor asistență despre restricțiile și
tipul de date ce vor fi introduse în celulă. Acest tip de mesaj apare lângă celulă.
Aveți posibilitatea să mutați acest mesaj, dacă doriți, și va rămâne până când îl
mutați în altă celulă sau apăsați ESC. Pentru configurarea mesajului de intrare,
selectați tab-ul Input Message, trebuie să aveți selectată opțiunea Show input
message when cell is selected (afișează mesajul de intrare când celula este
selectată), completați titlul mesajului în caseta de text Title și textul complet al
mesajului de informare, în caseta Input message (fig. 5.13), pentru setările
afișate mesajul de intrare apare ca în figura 5.11 .

Figura 5.13. Configurarea mesajului de intrare


De asemenea , aveți posibilitatea să alegeți să afișați o avertizare de
eroare, care se afișează numai după ce se introduc date nevalide. Pentru aceasta,
selectați tab-ul Error Allert, iar aici veți avea bifată opțiunea Show error alert
after invalid data is entered, veți alege stilul mesajului de eroare din lista Style,
apoi completați titlul ferestrei de eroare (Title) și mesajul de eroare propriu-zis
(Error message), ca în figura 5.14.).

Suport de curs, anul I Pag. 15


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Figura 5.14. Configurarea mesajului de eroare

În cazul introducerii de date invalide, rezultatul este afișarea unei ferestre


de eroare ca în figura 5.15.

Figura 5.15. Fereastra mesajului de eroare la validarea datelor

Stilul avertizărilor de eroare este important deoarece el determină


comportamentul mecanismului de trecere mai departe, la introducerea altor
valori, dacă ceea ce s-a introdus nu respectă condițiile impuse. Cele trei tipuri de
avertizări de eroare sunt:
Pictogramă Tip Utilizare
Oprire Împiedicați utilizatorii să introducă date nevalide într-o
celulă. Un astfel de mesaj de avertizare are două
opțiuni: Retry (reîncercare) sau Cancel (renunțare).
Avertisment Avertizați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide,
fără a-i împiedica să le introducă. Când se afișează un
mesaj avertisment, utilizatorii pot face clic pe
Yes pentru a accepta intrarea nevalidă, pe No pentru a
edita intrarea nevalidă sau pe Cancel
(renunțare) pentru a elimina intrarea nevalidă.
Informații Informați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide,
fără a-i împiedica să le introducă. Acest tip de avertizare
de eroare este cel mai flexibil. Când se afișează un
mesaj de avertizare informații, utilizatorii pot face clic
pe OK pentru a accepta valoarea nevalidă, sau
pe Cancel (renunțare) pentru a o respinge.

Mesajele de intrare și avertizările de erori apar numai când datele se


introduc direct în celule. Ele nu apar în următoarele condiții:
 un utilizator introduce date într-o celulă prin copiere sau umplere.

Pag. 16
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

 o formulă dintr-o celulă calculează un rezultat care nu este valid.


 o macrocomandă introduce date nevalide în celulă.

În continuare, pentru tab-ul Settings, vom specifica setările necesare


pentru mai multe scenarii posibile de definire a restricțiilor de validare.
Restricționarea introducerii de date la valorile dintr-o listă verticală
- în caseta Allow, selectați List.
- faceți clic pe caseta Source, apoi tastați valorile listă separate de un
caracter separator de listă Microsoft Windows (în mod implicit, virgule).
De exemplu:
- Pentru a limita intrarea urmând unei întrebări cum ar fi "Sunteți plătitor
de TVA?" la două alegeri, tastați Da, Nu.
- Pentru a limita reputația calității unui vânzător la trei valori,
tastați Inferior, Mediu, Superior.
- De asemenea, aveți posibilitatea să creați intrările din listă făcând
referire la o zonă de celule din altă parte a registrului de lucru.
În cazul listelor, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare In-cell
dropdown pentru afișarea unei liste derulante.
Pentru a specifica modul în care doriți să gestionați valorile necompletate
(nule), bifați sau debifați caseta de selectare Ignore blank.
Dacă modificați setările de validare pentru o celulă, aveți posibilitatea să
aplicați automat modificările în alte celule cu aceleași setări. Pentru a efectua
aceasta, bifați caseta Apply these changes to all cells with the same settings.
Restricționarea introducerii de date la un număr întreg dintr-un interval
(mecanismul este același și pentru numere zecimale)
- în caseta Allow, selectați Whole number (pentru numere zecimale se
alege Decimal).
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a seta limite superioare și inferioare, selectați between, apoi
introduceți valoarea minimă, maximă sau specifică de introdus. Aveți
posibilitatea să introduceți o formulă care returnează o valoare de număr;
- pentru a seta o limită minimă de reduceri la de două ori numărul de
copii în celula F1, selectați greater than or equal to în caseta Data și introduceți
formula, =2*F1, în caseta Minimum.
Restricționarea introducerii de date la o dată dintr-un interval de timp
- în caseta Allow, selectați Date
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite introducerea datelor după o anumită zi,
selectați greater than. Introduceți datele de început, final sau o dată
specifică care sunt permise. De asemenea, aveți posibilitatea să
introduceți o formulă care returnează o dată.
- pentru a seta un interval de timp între data de azi și trei zile începând de
la data de azi, selectați between în caseta Data, introduceți =TODAY() în
caseta Start date, apoi =TODAY()+3 în caseta End date.

Suport de curs, anul I Pag. 17


Tema 5 Baze de date în Microsoft Excel 2010

Restricționarea introducerii de date la o valoare de timp dintr-un


interval de timp
- în caseta Allow, selectați Time
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite introducerea orelor înaintea unei anumite ore din zi,
selectați less than.
- pentru a seta un interval de timp pentru servirea micului dejun între
ora la care se deschide restaurantul (valoarea din celula H1) și cinci
ore după ora la care se deschide restaurantul, selectați between în
caseta Data, introduceți =H1 în caseta Start time, apoi
introduceți =H1+"5:00" în caseta End date.
Restricționarea introducerii de date la un text de lungime specificată
- în caseta Allow, selectați Text.
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite un număr limită de caractere, selectați less or equal
to;
- introduceți lungimea de text minimă, maximă sau specifică. De
asemenea, aveți posibilitatea să introduceți o formulă care returnează
o valoare de număr;
- pentru a seta ca lungimea specifică pentru un câmp de nume complet
(C1) să fie lungimea curentă a unui câmp prenume (A1) și a unui câmp
de nume de familie (B1) plus 10, selectați less or equal to în caseta
Data și introduceți =SUM(LEN(A1),LEN(B1),10) în caseta Maximum.
Utilizarea unei formule pentru a calcula ce este permis
- în caseta Allow, selectați Custom;
- în caseta Formula, selectați introduceți o formulă care calculează o
valoare logică (TRUE pentru intrări valide sau FALSE pentru intrări nevalide). De
exemplu:
Pentru a vă asigura că Introduceți această formulă
Celula pentru alocarea unei burse (B1) poate fi actualizată =AND(D1=0,D2<40000)
numai dacă veniturile proprii sunt nume (D1) și venitul în
familie (D2) este mai mic decât 40.000 de lei.
Celula care conține o descriere de produs (B2) conține =ISTEXT(B2)
numai text.
Pentru celula care conține o proiecție a bugetului de =AND(E1<=800,E2<=97000)
publicitate (B3), subtotalul pentru subcontractanți și servicii
(E1) trebuie să fie mai mic sau egal cu 800 de lei iar volumul
total al bugetului (E2) trebuie să fie de asemenea mai mic
sau egal cu 97.000 de lei.
Celula care conține vârsta unui angajat (B4) este =IF(B4>F1+18,TRUE,FALSE)
întotdeauna mai mare sau egală cu numărul de ani întregi de
angajare (F1) plus 18 (vârsta minimă pentru angajare).
Toate datele din zona de celule A1:A20 conțin valori unice. =COUNTIF($A$1:$A$20,A1)=1
Trebuie să introduceți formula

Pag. 18
Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Pentru a vă asigura că Introduceți această formulă


în validarea de date pentru
celula A1, apoi să completați
valorile A2 până la A20 astfel
încât validarea de date pentru
fiecare celulă din zonă să aibă
o formulă similară, dar al
doilea argument al
funcției COUNTIF se va potrivi
cu celula curentă.
Celula care conține numele codului de produs (B5) începe =AND(LEFT(B5, 3) ="ID-
întotdeauna cu prefixul standard de ID și este de cel puțin 10 ",LEN(B5) > 9)
caractere lungime.

Suport de curs, anul I Pag. 19


Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

Tema 6
DIAGRAME ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

Unități de învățare:
 Construirea diagramelor în Excel
 Modificarea diagramelor în Excel
 Tehnici de îmbunătățire a aspectului tabelelor și diagramelor în Excel

Obiectivele temei:

 înțelegerea conceptelor legate de reprezentarea grafică a datelor dintr-o


foaie de calcul Excel prin intermediul diagramelor
 cunoașterea tipurilor de diagrame, alegerea formei de reprezentare în
funcție de scopul de expunere a datelor din foile de calcul
 înțelegerea modului de realizare a unei diagrame sub formă de etape ce
trebuie parcurse până la forma finală, particularizarea elementelor
componente pentru diagramele grafice
 dezbaterea particularităților privind construirea de diagrame și alegerea
tipului potrivit de grafic în reprezentarea datelor sub formă de diagrame
 concluzionarea rolului reprezentării grafice a datelor sub forma de
diagrame cu ajutorul Microsoft Excel.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 Bill Jelen, Excel 2010 in depth, QUE Publishing, Indianapolis, 2011
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Lițoiu V., Buligiu I, Bușe R., Etegan C., Bădică A., Ionașcu C., Birotică,
Editura Universitaria, Craiova, 2005
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011

Suport de curs, anul I Pag. 1


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

6.1. Construirea diagramelor


Diagramele oferă o imagine de ansamblu asupra datelor din foaia de
calcul. Se știe că o imagine este mai sugestivă decât multe cuvinte sau în cazul
nostru date numerice, așa că, pentru a furniza informații sintetice referitoare la
evoluția unui proces economic, ponderea unui produs sau serviciu în cadrul
pieței de desfacere, se alege reprezentarea grafică sub formă de diagrame. O
foaie de calcul plină de numere, chiar dacă este formatată atractiv, poate fi dificil
de înțeles, poate chiar puțin cam plictisitoare. Microsoft Excel oferă un
instrument puternic și destul de facil de utilizat sub formă de generator al
graficelor (este vorba de componenta Charts), astfel încât vă puteți prezenta
eficient informațiile.
Definiție: O diagramă (chart), denumită și grafic, este o reprezentare
vizuală a datelor selectate din foaia de calcul.
O diagramă bine proiectată atrage atenția cititorului asupra datelor
importante, ilustrând tendințe și evidențiind relațiile semnificative dintre seriile
de date. Excel construiește diagramele pe baza datelor selectate, vă oferă
posibilitatea de a alege tipul de grafic care se potrivește cel mai bine scopului de
prezentare, să configurați elementele componente ale diagramei și să formatați
corespunzător orice tip de informații.
6.1.1. Elemente caracteristice diagramelor
Figura 6.1 prezintă elementele specifice unei diagrame. Fiecare element
de informație din diagramă se numește punct de date (data point). Un punct de
date corespunde unei celule din foaia de calcul.
Mai multe puncte de date formează o serie (series). O serie de date
corespunde unui domeniu de celule din foaia de calcul.
Majoritatea diagramelor aranjează datele în planul determinat de două
axe: axa orizontală sau axa x (x axis) și axa verticală sau axa y (y axis). Cele două
axe reprezintă categoriile și valorile. Afișând valorile în lungul axelor x și y,
diagrama prezintă într-un mod intuitiv legătura dintre ele. Axa x este axa
categoriilor și conține marcaje de diviziuni, iar axa y este axa valorilor, fiecare
dintre marcajele de diviziuni (tick mark), reprezentând o valoare.
Celor două axe li se pot asocia titluri (axis title), respectiv se pot denumi
categoriile și valorile reprezentate. De exemplu, în diagrama din figura 6.1,
aceste titluri sunt „Luni" și „Vânzări". Întreaga diagramă poate primi un titlu
(chart title): „Vânzări produse A și B".
Marcajele ce reprezintă datele dintr-o serie sunt identice. Pot fi linii (line)
sau/și puncte (marker).
Legenda (legend) conține o descriere a seriilor, fiind destinată identificării lor.
Cadrul diagramei (chart area) este reprezentat de fundalul diagramei
(întreaga suprafață a diagramei, cuprinzând toate elementele acesteia), iar zona
de trasare (plot area) este spațiul dintre axe, respectiv zona în care sunt afișate
datele.
Punctelor de date li se pot asocia spre afișare valori (values) ale
ordonatelor sau etichete (labels), acestea fiind valorile absciselor
corespunzătoare punctelor.

Pag. 2
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

Pe lângă aceste elemente, anumite tipuri de diagrame pot avea


caracteristici speciale ce vor fi amintite ulterior.

Serii de Titlul
date diagramei

Punct de
date

Legenda

Marcaj de
diviziune Serie

Cadrul
diagramei
Titlul axei Titlul axei Zona de
y x trasare

Figura 6.1. Elementele componente ale unei diagrame în Excel

6.1.2. Tipuri de diagrame


Există 11 tipuri standard de diagrame, fiecare dintre ele având câteva
variante (subtipuri). Alegerea tipului depinde de datele care vor fi reprezentate și
de modul în care utilizatorul dorește să le reprezinte.
Diagramele Excel pot fi create într-un format bidimensional (2D) sau
tridimensional (3D). Multe diagrame 3D sunt, în realitate, diagrame 2D cărora li s-a
adăugat perspectivă pentru a obține un efect 3D. O diagramă 3D adevărată are trei
axe.
Diagrama cu coloane (column chart) - figura 6.2, conține bare verticale și
afișează puncte separate în timp (non-contigue). Diagramele cu coloane sunt
potrivite pentru reprezentarea valorilor și a cantităților în funcție de timp.

Fig. 6.2. Diagrama cu coloane Fig. 6.3. Diagrama cu coloane în stivă

Un alt tip de diagramă cu coloane (de fapt, un subtip al tipului column)


este diagrama cu coloane în stivă. Aceasta este o metodă bună de a prezenta

Suport de curs, anul I Pag. 3


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

creșterea în raport cu situația curentă. Figura 6.3 conține comparația între un


maxim disponibil și ceea ce s-a utilizat din acesta.

Diagrama cu bare (bar charts) este asemănătoare cu o diagramă cu


coloane prin faptul că afișează barele ca puncte de date separate; diferența
constă în faptul că cele două axe sunt inversate, deci barele sunt redate pe
orizontală (figura 6.4). Barele pot fi amplasate una lângă alta, în grup, în stivă sau
3D. Ele sunt potrivite pentru a ilustra creșterea în timp a unor mărimi.

iul
3000
iun
2500

mai 2000
Prod. B 1500
apr Prod. A
Prod. A
1000 Prod. B
mar
500
feb 0 Prod. B
ian Prod. A
feb
ian mar
apr

0 1000 2000 3000 4000

Fig. 6.4. Diagrama cu bare Fig. 6.5. Diagrama cu cilindri

Diagramele cu cilindri, piramide sau conuri (cylinder, con, pyramid charts)


constituie alternative 3D ale diagramelor cu coloane sau bare, prezentând
comparativ valorile unor elemente distincte în aceeași perioadă de timp sau
variația unui element pe parcursul mai multor perioade. Figura 6.5 prezintă o
diagramă cu cilindri.
Diagramele cu linii (line charts) permit ilustrarea evoluției în timp a uneia
sau a mai multor mărimi figura 6.6). Ele formează o combinație bună cu
diagramele de tip coloană sau se recomandă în cazul afișării mai multor linii.
Liniile pot conține și marcaje de reprezentare a valorilor urmărite. O linie a
diagramei corespunde unei singure coloane din foaia de calcul Excel.
Vanzari produse A si B

7000

6000

5000
Vanzari

4000 Prod. B
3000 Prod. A

2000

1000

0
ian feb mar apr mai iun iul
Luni

Fig. 6.6. Diagrama cu linii

Pag. 4
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

Diagramă circulară (pie chart) arată relația dintre părțile unui întreg.
Acest tip de diagramă poate ilustra o singură serie de date. Subtipurile
disponibile în această categorie sunt: diagrama circulară 2D standard (figura
6.7); diagrama 2D expandată; diagrama circulară 3D; diagrama circulară 3D
expandată; tipul sector de diagramă circulară, care extrage o porțiune dintr-un
sector de diagramă; tipul bară de diagramă circulară, care extrage o secțiune
dintr-o diagramă circulară și o afișează ca o diagramă cu coloane în stivă. Una
dintre caracteristicile interesante ale diagramelor circulare din Excel este faptul
că poate fi selectat un punct de date și extras din diagramă, expunând astfel
sectorul respectiv pentru a scoate în evidentă un anumit punct de date.
Pondere pe piata (%)
Fig. 6.7. Diagrama circulară

E, 15, 15%
Deși constituie o categorie
D, 5, 5% distinctă,
A, 35, 35% diagramele inelare
(doughnut charts) - figura 6.8
C, 25, 25% seamănă foarte bine cu diagramele
B, 20, 20% circulare, arătând cât reprezintă
fiecare parte dintr-un întreg. Există
totuși o diferență esențială:
A B C D E
diagramele inelare pot reprezenta
mai multe serii de date, în inele
concentrice, câte un inel pentru fiecare serie.
Diagramele bursiere (stock charts) sunt anume destinate pieței de acțiuni
și sunt prezentate în patru variante : maxim-minim-închidere, deschidere-maxim-
minim-închidere figura 6.9), volum-maxim-minim-închidere și volum-deschidere-
maxim-minim-închidere. Acest tip de diagramă poate indica data și valoarea
maximă a zilei sau valoarea minimă și de închidere pentru ziua respectivă.
Diagramele de bursă sunt utile și la trasarea variațiilor de temperatură pentru
studiile științifice sau medicale, reprezentarea producției agricole, analiza
produselor etc.
50

45 45

40 40 40

35 35 36
32
30 30 30 Pret maxim
27
25 25 Pret minim
23
20 20 Pret inchidere

15

10

0
A B C D

Fig. 6.8. Diagrame inelare Fig. 6.9. Diagrame bursiere

Diagramele arie (area charts) – figura 6.10 - sunt asemănătoare celor cu


linii, fiind utilizate în situații de același gen, pentru a ilustra variații în timp.
Singura diferență (fată de diagramele cu linii) constă în faptul că zonele dintre

Suport de curs, anul I Pag. 5


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

linii sunt pline, de unde și numele diagramei. Au ceva în comun și cu diagramele


circulare, în sensul că pot prezenta elementele comparativ.
Diagramele prin puncte (scatter charts) figura 6.11 - sunt utilizate pentru
afișarea datelor pe intervale de timp inegale. Acest stil de diagramă se întâlnește
cel mai des în domeniile științific și ingineresc. Ele folosesc diferite simboluri
pentru punctele ce reprezintă valori. Aceste diagrame utilizează două coloane de
date, corespunzătoare seriilor X și Y ce definesc punctele. Dacă se realizează o
selectare prealabilă a datelor, coloana din stânga va reprezenta seria X, iar cea
din dreapta, seria Y.
6000 1000

900
5000
800

700
4000
600
Prod. B Prod. A
3000 500
Prod. A Prod. B
400
2000
300

200
1000
100

0 0
ian feb mar apr 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

Fig. 6.10. Diagrama arie Fig. 6.11. Diagrama prin puncte


Diagramele radar (radar charts) prezintă relații între seturi separate de
date. Relația este prezentată în raport cu o întreagă serie, similar modului în care
o diagramă inelară afișează o serie de date comparativ cu un întreg. Diagramele
radar reprezintă astfel instrumente în analiza comparativă. Figura 6.12 ilustrează
un exemplu al acestui tip.
Diagramele suprafaţă (surface charts) – figura 6.13 - măsoară două
variabile sub forma unei hărți topografice, oferind o reprezentare 3D a valorilor
maxime și minime. Există două tipuri de diagrame suprafață, fiecare tip având
două variante. Suprafața 3D asigură variații de culoare, iar cadrul 3D afișează un
contur topografic, fără variații de culoare.
Vanzari produse A si B Vanzari produse A si B

ian
6000 40
35 35-40
iul 4000 feb 30
30-35
25
Vanzari

2000 20 25-30
Prod. B 15 20-25
0
Prod. A 10 15-20
iun mar 5
10-15
0
ian 5-10
feb mar apr mai Prod. A 0-5
mai apr iun iul
Luni

Fig. 6.12. Diagrama radar Fig. 6.13. Diagrama suprafață

6.1.3. Crearea unei diagrame

Pag. 6
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

O diagramă reprezintă grafic valori numerice dintr-un domeniu de celule


al unei foi de calcul, acest domeniu de reprezentare purtând numele de sursă de
date (Source Data).
O diagramă simplă are o singură serie de date, de exemplu vânzările
lunare pentru o anumită regiune, specificate în sume valorice, din Ianuarie până
în luna Iulie (vezi figura 6.14.).

Fig. 6.14. Componentele unei serii de date

Uzual, o serie este formată din următoarele componente:


- numele seriei – este indicată de celula care conține textul din dreptul
înregistrării cu valori, pentru cazul nostru numele seriilor vor fi
Oltenia, Muntenia și Moldova;
- valorile seriei – este reprezentată de linia de date (sunt cazuri în care
valorile seriei pot fi regăsite și pe coloane) ce conține valorile
individuale de vânzări pe fiecare perioadă;
- etichetele de categorii – reprezintă linia de celule (sunt cazuri în care
etichetele de categorii sunt și pe coloană) ce indică numele fiecărei
perioade.
În graficul de mai sus avem un număr de trei serii de date (câte una
pentru fiecare regiune), fiecare cu valorile sale de vânzări, specificate pe categorii
de lună (ianuarie, februarie, …, iulie).
Odată înțeleși acești termeni, putem construi corect diagrama.
Primul pas este delimitarea setului de date ce se intenționează a fi
reprezentat grafic. Înainte de a face acest lucru, trebuie să ne asigurăm că
anumite condiții sunt îndeplinite de setul de date:
- asigurați-vă că setul de date este un bloc contiguu de celule;
- celulele care definesc numele seriei (pentru exemplul nostru – cele
din prima coloană) și cele care specifică etichetele de categorii (linia
de celule de deasupra datelor), identifică fiecare serie corect;

Suport de curs, anul I Pag. 7


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

- celula din colțul stânga-sus a domeniului de reprezentare trebuie să


fie lăsată liberă (în cazul nostru, este vorba de celula A1), condiție
necesară ca mecanismul IntelliSense să funcționeze corect.
Dacă domeniul de reprezentare îndeplinește aceste condiții, din acest
punct diagrama se poate construi din câteva clicuri, în caz contrat, datele pot fi
reprezentate, însă va fi nevoie să specificați manual domeniile de celule ce
identifică numele seriilor, valorile seriei de date și etichetele de categorii.
Așadar, primul pas este acela de a selecta domeniul de reprezentare, cu
includerea antetelor cu numele de serii și de categorii (pentru exemplul nostru –
domeniul A1:H4).
Din grupul de comenzi Charts al
tab-ului Insert, alegeți unul din
butoanele derulante ce indică diferite
tipuri de grafice (figura alăturată).
Din galeria desfășurată din dreptul butonului ales, veți alege o
subcategorie de grafic ce întrunește condițiile de reprezentare, iar Excel va plasa
în foaia de calcul graficul de reprezentare a datelor selectate.
Alternativ, tipul de grafic mai poate fi ales fie din selectarea ultimei
variante din listele derulante ale tipurilor de grafice, numită All Chart Types, fie
din butonul dreapta-jos a grupului Charts, ambele conducând la apariția ferestrei
Insert Chart, unde sunt prezentate toate tipurile de grafice, cu subtipurile
acestora (figura 6.15.).

Fig. 6.15. Lista completă a tipurilor de grafice


Odată creată diagrama, aceasta poate fi mutată sau redimensionată,
astfel încât să aveți o foaie de calcul ordonată și cu un grad mare de
reprezentare.

Pag. 8
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

Mutarea diagramei se face prin


plasarea pointerului pe una din laturi (dar nu
pe vreun colț al acesteia) și prin drag and
drop, o veți plasa în noua locație (figura
alăturată). De asemenea, în cadrul
diagramei, care este un container de obiecte, puteți muta prin drag-and-drop și
obiectele componente ale acesteia (graficul propriu-zis, legenda, numele de serii
etc.).
Pentru redimensionare, efectuați clic pe oricare din cele 8 zone cu puncte
de pe chenarul diagramei. Aceste zone cu puncte sunt plasate în cele patru
colțuri, precum și în mijlocul fiecărei laturi ale diagramei. Dacă trageți cu mouse-
ul de oricare din colțurile diagramei, redimensionarea se face pe diagonală în
direcția aleasă, iar dacă alegeți una din zonele de mijloc ale laturilor,
dimensionarea se va face fie pe verticală, fie pe verticală, în direcția deplasării
mouse-ului.

6.2. Modificarea diagramelor


Politica Microsoft a fost aceea de a ușura mult munca utilizatorului în
crearea de grafice, oferind posibilitatea generării unei diagrame standard din
câteva clicuri. Astfel, utilizatorul are de ales între varianta standard oferită într-o
primă fază și configurarea diagramei existente – unde vom vedea puternicele
facilități ale Excel.
Modificarea tipului de diagramă si a aspectului acesteia
După crearea diagramei, tipul de reprezentare al ei se poate modifica prin
selectarea acesteia și alegerea din zona ribonului, a tab-ului Design, butonul

Change Chart Type , comandă ce are ca efect apariția ferestrei cu lista


completă a tipurilor de grafice, cu titlul Change Chart Type – vezi figura 6.15.).
Totodată, aveți posibilitatea să îi modificați imediat aspectul. În loc să
adăugați sau să modificați manual elementele de diagramă sau să formatați
diagrama, aveți posibilitatea să aplicați rapid un aspect și un stil predefinit la
diagramă. Excel furnizează o varietate de aspecte și stiluri predefinite utile (sau
aspecte rapide și stiluri rapide) din care se poate selecta, dar aveți posibilitatea
să particularizați un aspect sau un stil așa cum doriți, modificând manual aspectul
și formatul elementelor individuale de diagramă.
Pentru a realiza acest tip de modificare,
efectuați clic oriunde în diagrama pe care o doriți să o
formatați utilizând un aspect de diagramă predefinit,
accesați din ribon Chart Tools, Design, grupul Chart
Layouts (figura alăturată) și alegeți aspectul de diagramă pe care doriți să îl
utilizați.
Stilul de grafic (este vorba de stilul de culoare) poate fi de asemenea
modificat, prin alegerea acestuia
din lista Chart Styles, accesată din
aceeași locație de ribon.

Suport de curs, anul I Pag. 9


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

Modificarea sursei de date


În configurarea diagramelor existente, se pot face nu numai modificări de
formă, de ordin estetic, ci și de structură, în sensul că utilizatorul are posibilitatea
de a modifica și elementele ce reprezintă setul de date ce sunt reprezentate, prin
intermediul comenzilor din grupul Data, pe care îl găsiți în același tab Design din
Chart Tools.
Aici, puteți schimba coloanele de date ce reprezintă categoriile în linii – ce
au rolul seriilor, printr-o simplă apăsare de buton; este vorba de comanda Switch

Row/Column și care are ca efect schimbarea formei de grafic din tipul


regăsit în figura 6.14., la unul așa cum este ilustrat în figura 6.16.

Fig. 6.16. Schimbarea seriilor în categorii și invers, prin Switch Row/Column

În același grup de comenzi, butonul Select Data vă oferă posibilitatea


să redefiniți sursa de date prin fereastra Select Data Source (figura 6.17.), în care
puteți să alegeți un alt domeniu de celule de reprezentare (Chart data range), să
schimbați seriile în categorii și invers (butonul Switch Row/Column), să editați
lista de componente ale seriilor de date prin adăugare (butonul Add), modificare
a numelui de serie (Edit) sau ștergere a acestora (Remove).

Fig. 6.17. Redefinirea sursei de date pentru reprezentarea diagramei

Pag. 10
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

În lista de serii, numită Legend Entries (Series), se poate modifica ordinea


de reprezentare a acestora, prin folosirea butoanelor Move Up și Move Down
.
Modificarea locației unde diagrama este plasată se face cu comanda

Move Chart din secțiunea Location a aceluiași tab Design – Chart Tools, care
prin intermediul ferestrei de dialog Move Chart (figura 6.18.), veți preciza unde
doriți să îl mutați: într-o nouă foaie de calcul (opțiunea New Sheet), unde veți
completa în caseta de text numele acestei foi de calcul sau ca obiect încorporat
într-o foaie de calcul existentă (Object in), aici trebuind să alegeți din lista
derulantă una din foile de calcul ale registrului Excel.

Fig. 6.18. Mutarea diagramei într-o altă locație

Pentru modificarea individuală a elementelor diagramei, din grupul de


tab-uri Chart Tools, veți folosi tab-ul Layout pentru configurația componentelor
(titlu diagramă, titluri axe, legenda, etichetele datelor, tabela de date, axele de
reprezentare, zona de fundal, numele diagramei etc.) – așa cum se ilustrează în
figura de mai jos.

Tab-ul Format din același grup are comenzi pentru modificarea formatului
acestor componente, formatări referitoare la stiluri de culoare, umplere, linii de
contur, forme de reprezentare, precum și setări de aranjare a obiectelor
diagramei, grupare, aliniere, rotire, dimensionare – instrumente reprezentate de
figura următoare.

Este posibil să modificați oricare dintre elementele diagramei. De


exemplu, poate că doriți să modificați modalitatea de afișare a axelor, să
adăugați un titlu de diagramă, să mutați sau să ascundeți legenda sau să afișați
elemente suplimentare de diagramă.
Primul lucru pe care trebuie să îl faceți atunci când doriți să particularizați
una din componentele diagramei, este să o selectați.
Selectarea se poate face cu mouse-ul pe
elementul dorit sau prin intermediul listei de obiecte
componente ale diagramei, prezent în partea stângă a

Suport de curs, anul I Pag. 11


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

tab- urilor Layout sau Format, în grupul Current Selection (așa cum este indicat
în figura). Această listă are dublu rol: pe de-o parte de a efectua o selecție
precisă a componentei ce se dorește a fi formatată, iar pe de altă parte de a
indica, în cazul în care selecția se face direct pe diagramă, ce obiect a fost
selectat.
Grupul Current Selection mai conține comanda Format selection care va
deschide, în funcție de tipul de obiect ales, o fereastră de configurare a tuturor
formatelor posibile aplicabile elementului ales. În continuare prezentăm
configurarea elementelor de formatare a celor mai importante componente ale
unei diagrame.
Comanda Reset to Match Style anulează setările efectuate de utilizator și
aduce componenta selectată la formatarea inițială, comandă foarte utilă atunci când
v-ați rătăcit în setările făcute și rezultatul aplicării acestora nu vă mulțumește.
Configurarea cadrului diagramei și a zonei de trasare
Cadrul diagramei (Chart Area) este zona care delimitează diagrama în
cadrul foii de calcul Excel. Apelând comanda Format Selection descrisă anterior sau
executând clic în această zonă și apoi clic dreapta, se poate selecta, din meniul
contextual, comanda Format Chart Area în scopul modificării aspectului acestei
regiuni.

Fig. 6.19. Formatarea cadrului de diagramă

În fereastra afișată, Format Chart Area (figura 6.19), se pot configura:


- Fill – stabilește opțiuni pentru culoarea de umplere a cadrului
diagramei, pe anumite culori (Solid Fill), degradeuri (Gradient fill),
imagini sau texturi (Picture or texture fill) sau diferite modele de
umplere (Pattern Fill);
- Border Color – formatează proprietățile chenarului, la nivel de
culoare;
- Border Styles – formatează stilurile de desenare a chenarului
(grosimea liniei de chenar, linii punctate sau întrerupte etc.);
- Shadow – aplică stiluri presetate de umbrire pe diferite culori
(Presets), stabili transparența acestora (Transparency), distanța față

Pag. 12
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

de imagine (Distance), unghiul de luminare (Angle), dimensiune (Size),


efecte de blurare (Blur);
- Glow and Soft Edges – oferă posibilitatea utilizatorului de a alege din
setări predefinite (Presets) stiluri de înrămare a imagini cu efecte de
strălucire;
- 3D Format – aplică formatare cu efect 3D suprafeței cadru ale
diagramei;
- Size – permite setarea dimensiunilor, precum și scalarea imaginii;
oferă posibilitatea revenirii la dimensiunile originale prin apăsarea
butonului Reset, în cazul în care vă convin modificările efectuate;
- Properties – se referă la proprietățile de poziționare a obiectului și
anume diagrama se poate deplasa și dimensiona odată cu celulele
între care este încadrată (Move and size with cells), se poate muta sar
nu se poate dimensiona odată cu celulele învecinate sau rămâne în
poziție fixă (Don’t move or size with cells). Tot aici puteți stabili dacă
obiectul (diagrama) poate apărea în document la listare (Print object)
sau va fi protejat la editare (Locked) în momentul în care foaia de
calcul va fi protejată.
Pentru zona de trasare (Plot Area - spațiul dintre axe), sunt disponibile în
fereastra Format Plot Area (accesată prin clic dreapta și alegerea comenzii
Format Plot Area) opțiuni de stabilire a caracteristicilor chenarului și suprafeței,
similare cu cele pentru cadrul diagramei.
Zona de trasare (de afișare) poate fi redimensionată prin tragerea cu
mouse-ul a marcajelor de selecție, la fel ca diagrama, în întregime.
Formatarea seriilor și a punctelor de date
Unul dintre cele mai importante aspecte ale formatării unei diagrame
este formatarea seriilor de date. O serie poate fi scoasă în evidentă sau
„ascunsă" prin modul de formatare aplicat.
Seriile de date pot fi, în funcție de tipul diagramei, linii, coloane, bare,
sectoare de cerc etc. Formatarea unei serii presupune accesul la fereastra
Format Data Series, realizat prin una din metodele descrise anterior.
De exemplu, în figura 6.20 sunt evidențiate elementele ce se pot manevra
în legătură cu o serie de date formată din coloane. Vom descrie elementele de
formatare specifice seriilor de date, restul opțiunilor au fost descrise pe larg
anterior.
În cadrul ferestrei Format Data Series, găsim opțiunea Series Options care
conține setările de suprapunere și decalaj între elementele de reprezentare ale
seriei.
Setarea Series Overlap – stabilește printr-un obiect de balansare modul
cum elementele de reprezentare (în cazul nostru coloane) ale seriei se suprapun
(overlapped) sau sunt separate unele de altele (separated). Balansul va permite
stabilirea unei poziționări precise (exprimate procentual) între cele două stări,
poziția neutră fiind corespunzătoare valorii de 0%.
Setarea Gap Width reprezintă decalajul între elementele de reprezentare
ale seriei, având ca valoare minimă 0% (No Gap) și 500% (Large Gap)

Suport de curs, anul I Pag. 13


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

Fig. 6.20. Formatarea seriilor de date (diagramă cu coloane)

Dacă tipul digramei este unul de trasare prin linii cu puncte de marcaj,
opțiunile din fereastra Format Data Series se schimbă, apărând câteva noi,
specifice trasajului de linii și prezența punctelor (figura 6.20). Astfel punctele de
marcaj vor fi formatate prin intermediul opțiunilor Marker Options și Marker Fill.
Prima opțiune stabilește prezența punctelor de marcaj, forma (Type) și
dimensiunea acestora (Size), iar cea de-a doua, formatările de umplere cu
culoare, gradient și imagini a acestora.
Culoarea liniilor diagramei este stabilită prin setarea Line Color, iar stilul
de reprezentare al acesteia, prin Line Style. Marker Line Color și Marker Line Style
se referă la aceleaști tipuri de formatări, dar pentru liniile de marcaj.

Fig. 6.20. Formatarea seriilor de date (diagramă cu coloane)

Formatarea legendei unei diagrame


Legenda este o referință descriptivă a seriilor de date. Ea poate fi mutată
sau redimensionată prin acțiunea mouse-ului. Aspectul elementelor legendei

Pag. 14
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

poate fi modificat în fereastra Format Legend – figura 6.21. (clic dreapta și din
meniul contextual se alege Format Legend), care, pe lângă opțiuni legate de stilul
de umplere, formatarea chenarului, umbre și efecte de strălucire, care au fost
descrise anterior, avem Legend Options care prezintă opțiuni de poziționare a
legendei în cadrul unei diagrame (Legend Position): în partea superioară a
diagramei (Top), în partea de jos a acesteia (Bottom), în stânga sau dreapta (Left
sau Right), respectiv colțul dreapta sus (Top Right).
Bifarea casetei Show the legend without overlapping the chart are ca
efect plasarea legendei fără ca aceasta să se suprapună peste graficul de
reprezentare.

Fig. 6.21. Formatarea legendei unei diagrame

Inserarea obiectelor în diagramă


Dacă se dorește să se insereze și alte obiecte (de
ex. o imagine, o figură sau o casetă de text), se va folosi
grupul de comenzi Insert (vezi figura alăturată), din tab-
ul Chart Tools, Layout. Pentru inserarea unei imagini se
folosește butonul Picture, ce va deschide o fereastră
Insert Picture în care puteți preciza locația unui fișier de format grafic de pe
discurile dvs.
Casete de text în care să adăugați explicații sau precizări referitoare la
anumite valori sau comentarii creați prin apăsarea butonului Text Box, iar pentru
diferite figuri ce le puteți plasa în cadrul diagramei, pentru a da mai multă
imagine graficelor, aveți la dispoziție lista Shapes.

Configurarea componentelor diagramei


Tot din categoria configurărilor
componentelor de diagramă, găsim grupul
de comenzi Labels (figura alăturată), care
conține exclusiv configurații predefinite
pentru obiectele de tip etichete (titluri,
legendă, etichete valori, tabela de date). Fiecare componentă reprezintă de fapt
liste de opțiuni pentru fiecare în parte, ale căror opțiuni vor fi descrise în
continuare.
Setarea titlului de diagramă Chart Title, are trei
opțiuni: None – diagrama nu va avea nici un titlu afișat;
Centered Overlay Title – va suprapune central textul de

Suport de curs, anul I Pag. 15


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

titlu, fără redimensionarea graficului și Above Chart – plasează titlul deasupra


diagramei și redimensionează graficul, pentru a face loc titlului. În caseta de text
apărută și în care apare implicit textul Chart Title, tastați textul dorit. Dacă
setările predefinite nu sunt suficiente sau se dorește configurarea acestora, se
alege comanda More Title Options….
Adăugarea titlurilor de axă (Axis Titles)
Pentru a adăuga un titlu la o axă orizontală
(categorie) principală, faceți clic pe Primary
Horizontal Axis Title, apoi faceți clic pe opțiunea
pe care o doriți. Pentru a adăuga un titlu la o axă
verticală (valoare) principală, faceți clic
pe Primary Vertical Axis Title, apoi faceți clic pe opțiunea dorită. În caseta
text Axis Title care apare în diagramă, tastați texul dorit.
Afișarea sau ascunderea legendei de
diagramă Când creați o diagramă, apare legenda,
însă aceasta poate fi ascunsă, iar locația ei poate fi
modificată după ce creați diagrama. Faceți clic pe
diagrama în care doriți să afișați sau să ascundeți o
legendă și puteți alege una dintre următoarele
variante:
- pentru a ascunde
legenda, faceți clic pe None (pentru a elimina rapid
o legendă sau o intrare de legendă dintr-o
diagramă, selectați-o, apoi apăsați DELETE. De
asemenea, aveți posibilitatea să faceți clic cu
butonul din dreapta pe legendă sau pe titlul
legendei și să faceți clic pe comanda cu același
nume);
- pentru afișarea
legendei, faceți clic pe opțiunea de afișare dorită.
Notă: Când faceți clic pe una dintre opțiunile de
afișare, legenda se mută și suprafața reprezentată
grafic se ajustează automat pentru a face loc
pentru aceasta. Dacă mutați și dimensionați legenda utilizând mouse-ul,
suprafața reprezentată grafic nu se ajustează automat.
Pentru opțiuni suplimentare, faceți clic pe More Legend Options… pentru
legendă, apoi selectați opțiunea de afișare dorită.
Când o diagramă are afișată o legendă, aveți posibilitatea să modificați
intrările individuale de legendă editând datele corespondente în foaia de lucru.

Prin intermediul butonului Data Labels


puteți plasa etichetele valorilor seriilor de date
direct în grafic, pentru a indica precis nivelul
acestora. Implicit, graficul generat inițial nu are

Pag. 16
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

active etichetele de date fiind setat pe opțiunea None. Dacă se dorește plasarea
etichetelor în grafic aveți variantele: Center – etichetele sunt plasate în centrul
figurilor de reprezentare a valorilor, Inside End – le situează în partea superioară
a figurilor de reprezentare a valorilor, Inside Base – plasează etichetele la baza
figurilor de reprezentare, iar Outsider End, deasupra acestora. Oricum, vă puteți
ghida foarte ușor după imaginile de reprezentare din dreptul fiecărei opțiuni.
Pentru mai multe opțiuni, apăsați More Data Label Options…
Data Table activează sau dezactivează
afișarea tabelei cu sursa de date a diagramei.
Implicit acesta nu este afișat (corespunzător
opțiunii None), existând opțiuni de afișare a
tabelului de date fără etichetele de serii și
categorii (Show Data Table) sau cu afișarea
acestora (Show Data Table with Legend Keys). În
figura 6.20. este ilustrat modul cum sursa de date
este plasată sub formă de tabel sub diagrama de
reprezentare.

Fig. 6.20 Afișarea sursei de date sub diagramă

Afișarea sau ascunderea axelor sau a liniilor de grilă din diagrame


Când creați o diagramă, se afișează pentru majoritatea tipurilor de
diagramă axele principale. Aveți posibilitatea să le activați și să le dezactivați în
funcție de necesități. Când adăugați axe, aveți posibilitatea să specificați nivelul
de detaliere pe care doriți să-l afișeze axele. O axă de adâncime se afișează
atunci când creați o diagramă 3-D.
Când valorile dintr-o diagramă variază foarte mult de la o serie de date la
alta sau când aveți tipuri mixte de date (de exemplu, preț și volum), aveți

Suport de curs, anul I Pag. 17


Tema 5 Diagrame în Microsoft Excel 2010

posibilitatea să reprezentați una sau mai multe serii de date pe o axă verticală (a
valorilor) secundară. Scala axei verticale secundare reflectă valorile pentru seria
de date asociată. După ce adăugați o axă verticală secundară la o diagramă, aveți
posibilitatea să adăugați și o axă orizontală secundară (a categoriilor), care poate
fi de ajutor într-o diagramă XY (prin puncte) sau cu bule.
Pentru a face o diagramă simplu de citit, aveți posibilitatea să afișați sau să
ascundeți liniile de grilă orizontale și verticale din diagramă, care se extind din
orice axe orizontale și verticale de-a lungul suprafeței reprezentate grafic a
diagramei.

Fig. 6.21. Opțiunile pentru activarea axelor principale

Afișarea sau ascunderea axelor principale, se face clic pe Axes (figura


6.21.) din grupul de comenzi cu același nume, apoi efectuați una dintre
următoarele acțiuni:
- pentru a afișa o axă, faceți clic pe Primary Horizontal Axis sau Primary
Vertical Axis apoi faceți clic pe opțiunea de afișare a axei dorită;
- pentru a ascunde o axă, faceți clic pe Primary Horizontal Axis sau
Primary Vertical Axis, apoi faceți clic pe None.
- pentru a afișa opțiunile detaliate pentru afișarea axei și opțiunile de
scalare, faceți clic pe More Primary Horizontal (Vertical) Axis Options…
Afișarea sau ascunderea liniilor de grilă se realizează prin intermediul
butonului Gridlines (fig. 6.22.).

Pag. 18
Diagrame în Microsoft Excel 2010 Tema 6

Fig. 6.22. Variante de afișare a liniilor de grilă într-o diagramă

Pentru a adăuga linii de grilă orizontale în diagramă, selectați Primary


Horizontal Gridlines, apoi faceți clic pe opțiunea dorită, adăugarea liniilor de grilă
verticale în diagramă se face prin selectarea Primary Horizontal Gridlines, clic pe
opțiunea dorită.
Dacă se dorește ascunderea liniilor de grilă ale diagramei se alege
varianta None. Pentru a elimina rapid liniile de grilă din diagramă, selectați-le,
apoi apăsați pe DELETE.

Suport de curs, anul I Pag. 19


Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Tema 7
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL 2010

Unităţi de învăţare:

 Caracteristici ale rapoartelor şi diagramelor pivot. Construirea tabelelor


pivot
 Actualizarea tabelelor pivot. Diagrame pivot

Obiectivele temei:

 pivotarea şi principalele caracteristici ale tabelelor şi diagramelor pivot;


 crearea unei tabele pivot pornind de la foi de calcul ce conţin liste Excel;
 editarea tabelelor pivot prin: adăugarea de noi câmpuri; ştergerea de
câmpuri; schimbarea ordinii câmpurilor şi a înregistrărilor în cadrul
aceleiaşi zone şi mutarea câmpurilor dintr-o zonă în alta;
 actualizarea datelor din tabelele pivot atunci când apar modificări în
listele pe baza cărora sunt construite;
 utilizarea formatelor predefinite pentru tabelele pivot;
 crearea şi actualizarea diagramelor pivot.

Bibliografie recomandată:

 Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010
 John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc.,
Indianapolis, 2010
 Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iaşi, 2004
 Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press,
Washington, 2010
 Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business
Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011
 Andre Odnoha, Excel 2010 Financials Cookbook, Packt Publishing,
Birmingham, 2011
 Liţoiu V., Buşe R., Buligiu I., Dănciulescu D., Informatică economică
aplicată : manual pentru învăţământ la distanţă, Ed. Universitaria, 2010

Suport de curs, anul I Pag. 1


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

7.1 CARACTERISTICI ALE RAPOARTELOR ŞI DIAGRAMELOR PIVOT.


CONSTRUIREA TABELELOR PIVOT
Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) şi diagramele pivot (rapoartele
PivotChart) reprezintă facilităţi deosebite oferite de Excel pentru sinteza şi
analiza datelor. Extrem de uşor de folosit de către utilizatorii domestici (nu este
necesară adăugarea unor formule sau funcţii), ele se pot constitui în instrumente
utile procesului managerial.
Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizări, prin sintetizarea datelor
din foile de calcul. În câteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informații,
punând în evidență semnificațiile din spatele datelor.
Să presupunem că avem o foaie de lucru Excel cu lista vânzărilor dintr-o
firmă, care conţine mii rânduri de date cu detalii privind vânzările pe agenţi,
produse, perioade de timp, locuri de desfacere etc. Un manager îşi pune
întrebări legate de semnificaţia acestor date. Cum se obţin răspunsurile?
Rapoartele PivotTable şi PivotChart organizează şi sintetizează datele, oferă
comparaţii, pun în evidenţă modele, relaţii şi analizează tendinţe. În această
lucrare vom afla cât de uşor pot aceste rapoarte să realizeze diverse vizualizări
ale datelor, comparând, punând în evidenţă şi analizând aceste date,
transformându-le în informaţii pline de semnificaţii.
Decideţi ce date doriţi să se analizeze şi cum vor fi organizate acestea. În
locul unui singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesităţilor,
fiecare raport PivotTable oferă o viziune diferită a datelor, răspunzând imediat la
interogări şi fiind particularizat în funcţie de scopurile propuse.
Pentru a compara fapte şi a le afla semnificaţia, începeţi prin a pune
întrebări. Este necesar să cunoaşteţi care sunt vânzările totale în funcţie de
regiune, agent de vânzări, trimestru sau lună? N-ar merge mai bine afacerea dacă
cei mai buni oameni ar vinde numai produsele de top? Sau ar trebui eliminate
produsele care nu aduc venituri? Odată întrebările formulate, cu Excel obțineți
foarte ușor răspunsurile.
Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modifică
structura listei (bazei de date) prin ordonarea datelor după un criteriu, tabelele
pivot şi diagramele pivot creează în registru de lucru elemente noi,
independente.
Rapoartele PivotTable se pot folosi atunci când toate datele se află într-o
listă sau într-o bază de date externă pe care o puteţi interoga cu programul Excel.
Ele nu se pot folosi pentru foile de calcul structurate care cuprind subtotaluri şi
rânduri de total. De exemplu, un raport PivotTable nu poate fi folosit în cadrul
unei foi de lucru ce conţine un buget anual sau un bilanţ contabil etc., deoarece
în aceste cazuri există deja rânduri şi coloane în care sunt realizate subtotaluri.
Dar, dacă se introduc în foaia de calcul (sau se importă dintr-o bază de date
externă) datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanţul
contabil, atunci se pot crea uşor asemenea rapoarte, sub formă de PivotTable,
având astfel la dispoziţie mai multe opţiuni analitice.
Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o listă existentă se deschide
registrul (fişierul) care conţine lista pe care doriţi să se bazeze acesta.

Pag. 2
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

De exemplu, într-un registru de calcul numit Ex_PivotT_01 avem o foaie


de calcul Vânzări, care are foarte multe înregistrări, cu structura din tabelul nr.
7.1:
Tabelul nr. 7.1
Lista vânzărilor pe agenţi de vânzare şi ţări
Ţară Agent de vânzări Valoare comenzi
ROM Florescu 2.542,00 lei
ROM Ionescu 3.124,00 lei
ROM Constantin 1.514,00 lei
USA Florescu 4.512,00 lei
USA Ionescu 3.211,00 lei
USA Marin 424,00 lei
USA Marin 545,00 lei
USA Florescu 627,00 lei
ESP Ionescu 1.278,00 lei
.... ........ .....
ESP Florescu 1.456,00 lei
Atenţie: realizarea unei tabele pivot, înainte de a fi o problemă tehnică
(de cunoaştere a ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcţională.
Utilizatorul, bun cunoscător al domeniului în care se încadrează problema (în
exemplul nostru, bun specialist în marketing), trebuie să definească bine
cerinţele. Altfel zis: trebuie să stabilească exact ce informaţii vor apărea în raport
şi cum vor fi ele grupate.
Să presupunem că în lista de mai sus sunt peste 2000 de înregistrări. Cum
trebuie grupate datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum,
începem prin a pune întrebări despre ce este necesar să aflăm:
o cât a vândut fiecare agent de vânzări?
o care este volumul vânzărilor după ţară?
După ce am rezolvat problema din punct de vedere funcţional, parcurgem
etapele de mai jos.
Pentru a putea urmări practic operaţiunile descrise, copiaţi link-ul din
referinţa de mai jos1 în browser-ul dvs. de Internet, downloadaţi-l şi deschideţi-l
în Excel.
1. Se efectuează un click de mouse oriunde în listă. Programul Excel
consideră ca fiind o bază de date (listă) toate datele aflate în tabel într-o zonă
continuă. Plasarea cursorului în interiorul listei şi trecerea la pasul următor (ca de
altfel şi utilizarea altor comenzi din tab-ul Data, precum Sort, Filter, Subtotals ...)
determină implicit utilizarea tuturor datelor din listă pentru comanda care va fi
dată în continuare.
Dacă se doreşte realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare, o filtrare
sau un subtotal etc.) dintr-un set de date din listă, se selectează domeniul care
conţine datele.

https://skydrive.live.com/redir.aspx?cid=e44b2a458777f333&resid=E44B2A458777F333!2029&p
arid=E44B2A458777F333!210

Suport de curs, anul I Pag. 3


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

2. Se apelează tab-ul Insert, din grupul de butoane Tables, se apasă

butonul PivotTable , având ca rezultat afişarea ferestrei Create PivotTable,


aşa cum arată în figura 7.1, care pune la dispoziţie opţiuni referitoare la sursa de
date ce se doreşte a fi analizată, precum şi locaţia unde va fi plasat raportul de
pivotare.

Figura 7.1 Fereastra principală a utilitarului PivotTable

3. O primă setare se referă la specificarea sursei de date ce urmează a fi


analizate, aceasta putând fi o tabelă sau un domeniu de celule (opţiunea Select a
table or range), respectiv utilizarea unei surse de date externă (opţiunea Use an
external data source).
Pentru prima opţiune, completarea casetei se face fie scriind de la
tastatură numele tabelei sau adresa domeniului sau, mai uşor, prin apăsarea
butonului şi selectarea din foaia de calcul a tabelei sau domeniului dorit.
Implicit, dacă anterior acestui pas, s-a efectuat poziţionarea în listă, aşa cum am
descris în pasul 1, adresa de domeniu sau a listei este trecută automat,
utilizatorul putând eventual să verifice corectitudinea adresei.
În cazul în care se doreşte stabilirea unei surse externe, cum e cazul
preluării dintr-o bază de date, se selectează opţiunea Use an external data source
şi se apasă butonul Choose Connection…, având ca rezultat deschiderea unei
ferestre cu conexiuni deja existente (fereastra Existing Connections – figura 7.2
a). Dacă în lista conexiunilor nu se află cea pe care o doriţi, se apasă butonul
Browse for more, apărând fereastra Select Data Source – vezi – figura 7.2 b. În
această fereastră se poate selecta una din conexiunile existente, dacă vreuna
realizează conexiune la sursa de date dorită, în caz contrar, se va trece la crearea
unei noi conexiuni ODBC, prin apăsarea butonului New Source… Pasul următor
este selectarea tipului de conexiune dorit din fereastra Data Connection Wizard –
figura 7.2 c, urmând să se stabilească parametrii de conectare la serverul bazei
de date, tip de acces, numele bazei de date etc.

Pag. 4
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

De fiecare dată când se reîmprospătează datele din tabela pivot, Excel-ul


rulează interogarea salvată şi reactualizează raportul cu modificările intervenite
în baza de date externă utilizată ca sursă.
Paşii sunt reflectaţi în figura compusă de mai jos:

7.2.a. Pasul 1 7.2.b. Pasul 2

7.2.c. Pasul 3
Figura 7.2 Paşii parcurşi pentru definirea unei noi conexiuni
la o sursă externă de date

4. Cea de-a doua setare vă întreabă unde să se plaseze raportul


PivotTable. Este recomandată alegerea opţiunii implicite New Worksheet,
deoarece prin adăugarea unui raport PivotTable în propria sa foaie vă expuneţi
riscului ca modificările efectuate în listă să afecteze raportul PivotTable şi invers.
Dacă se alege opţiunea Existing Worksheet, va trebui să alegeţi adresa
unde va fi poziţionat tabelul pivot.
După precizarea acestor setări, se apasă butonul Ok, sistemul Excel
creând o nouă foaie de calcul în care veţi găsi structura raportului de pivotare,
aşa cum este prezentat în figura 7.3.

Suport de curs, anul I Pag. 5


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

Figura 7.3. Structura raportului PivotTable

În cadrul ribonului, se vor activa două noi tab-uri referitoare la lucrul cu


tabele pivot, derivate din PivotTable Tools şi anume Options şi Design, primul tab
conţine comenzi de configurare a raportului de pivotare, de grupare a datelor,
sortare şi filtrare, refreshing de date, efectuarea de calcule, generarea de grafic,
activarea componentelor de configurare (figura următoare):

Cel de-al doilea tab răspunde de partea de aspect al raportului de


pivotare şi anume activarea/dezactivarea liniilor de subtotal sau total, structura
raportului de pivotare, afişarea sau ascunderea elementelor de antet linie sau
coloană, stiluri de formatare (figura de mai jos):

Odată afişată structura raportului pivot în foaia de calcul, mai puteţi


stabili şi anumite opţiuni asupra tabelului cu ajutorul comenzii Options... din
cadrul butonului PivotTable, accesibilă din apăsarea săgeţii de derulare de sub
acesta, care va deschide fereastra Pivot Table Options, figura 7.4:

Pag. 6
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Figura 7.4 – Stabilirea opţiunilor de realizare a tabelei pivot

o În cadrul secţiunii Layout & Format se poate stabili ordinea de


afişare a câmpurilor prin intermediul Display fields in report filter
area, For error values show gestionează erorile prin înlocuirea
valorilor greşite cu un caracter sau cu un spaţiu, iar For empty cells
show face înlocuirea cu caracterul precizat pentru celulele goale.
o În secţiunea Total & Filters, opţiunile Show grand totals for rows ,
respectiv Show grand totals for columns permit activarea totalurilor
generale pe linii, respectiv pe coloane.
o Opţiunea Repeat row labels on each printed page din secţiunea
Printing determină imprimarea pe fiecare pagină a etichetelor de
câmpuri.
o Refresh data when opening the file din secţiunea Data actualizează
la deschidere tabela pivot pe baza modificărilor efectuate în lista
(baza de date) ce a constituit sursa de date
Pentru un studiu analitic al opţiunilor raportului de pivotare, se poate consulta
resursa electronică http://office.microsoft.com/en-us/help/pivottable-options-
HA010087022.aspx
După stabilirea opţiunilor de realizare şi, eventual, după stabilirea
modului de afişare a tabelei, se trece la ecranul de proiectare al raportului de
pivotare structurat în patru zone, în cadrul noii foi de calcul (vezi figura 7.5):
o Zona de linie, Row (Drop Row Fields Here) – câmpul introdus aici va
fi amplasat în capul fiecărei linii a tabelei pivot, iar pentru fiecare
valoare a câmpului se va genera o linie în tabelă.

Suport de curs, anul I Pag. 7


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

o Zona de coloană, Column (Drop Column Fields Here) – câmpul


introdus aici va fi amplasat în capul fiecărei coloane a tabelei pivot,
iar pentru fiecare valoare a câmpului se va genera o coloană în
tabelă.
o Zona de pagină, Page (Drop Report Filter Fields Here) – câmpul care
se introduce aici creează un meniu derulant care va permite
filtrarea înregistrărilor din tabel.
o Zona de date, Data (Drop Value Fields Here) – asupra câmpului
amplasat aici se vor realiza diverse funcţii sub formă de sumă,
minim, maxim etc. Funcţia implicită este SUM.

Figura 7.5 Proiectarea structurii tabelei pivot

În fiecare din cele patru zone se pot plasa mai multe câmpuri. Între
câmpurile introduse în aceeaşi zonă va exista o relaţie ierarhică: al doilea câmp
este inclus în primul câmp, al treilea câmp este inclus în al doilea câmp etc.
Pentru plasarea câmpurilor în spaţiu de proiectare aveţi (cel puţin) două
metode:
a. Prin metoda Drag & Drop, plasaţi câmpuri din lista de câmpuri a
tabelei pivot (Pivot Table Field List) în cele patru zone din fereastra de
proiectare (row, column, page, data) în funcţie de ceea ce aţi
prevăzut să rezolve tabela pivot, sau în cele patru casete
corespunzătoare aceloraşi zone de mai sus, dar situate în partea
dreaptă a ecranului, sub lista de câmpuri.
b. În fereastra Pivot Table Field List selectaţi
câmpul pe care doriţi să îl plasaţi în tabel.
Cu click dreapta al mouse-ului, puteţi
selecta destinaţia plasării câmpului
selectat (a se vedea figura alăturată).

Pag. 8
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Figura 7.6 Finalizarea raportului PivotTable

În figura 7.6 este prezentată ultima etapă de generare a tabelei pivot


pentru exemplul avut în vedere.
Nu fiţi surprinşi dacă raportul PivotTable nu este afişat corespunzător de
prima dată. În particular, câmpurile de centralizare din zona de date sunt
prestabilite pentru funcţia SUM. Pentru configurarea ulterioară a funcţiilor
aplicate asupra datelor, câmpuri selectate în raport, filtrare, afişarea într-un
anumit format, vom discuta în subcapitolul următor.

TEST DE EVALUARE

1. Ce sunt tabelele pivot şi diagramele pivot?


Răspuns: Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) şi diagramele pivot
(rapoartele PivotChart) reprezintă facilităţi deosebite oferite de Excel pentru
sinteza şi analiza datelor. Ele permit crearea de noi vizualizări ale datelor din foile
de calcul. În câteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informații, punând în
evidență semnificațiile din spatele datelor.

2. În câte zone este structurat ecranul de proiectare al unei tabele pivot? Ce se


întâmplă cu câmpurile plasate în fiecare zonă?
Răspuns:

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:

Suport de curs, anul I Pag. 9


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

Se apelează tab-ul Insert, butonul PivotTable, în fereastra de opţiuni


apărută se cere să se specifice sursa de date (Choose the data that you want to
analyze). Ce opţiune alegeți dacă sursa este o bază de date Access?
a) Microsoft Office Excel list or database;
b) Use external data source, butonul Choose Connection;
c) Multiple consolidation ranges;
d) Another PivotTable report or PivotTable chart.
Răspuns: ○●○○

De rezolvat:
Am generat un tabel pivot şi trebuie să personalizăm anumite opţiuni.
Deschidem fereastra Pivot Table Options. Care din casetele de validare de mai jos
trebuie bifată, pentru ca tabela pivot să se actualizeze de fiecare dată la
deschiderea fişierului, pe baza modificărilor efectuate în lista (baza de date) ce a
constituit sursa de date?
a) Refresh data when opening the file;
b) Save data with table layout;
c) Repeat item labels on each printed page;
d) Refresh every n minutes.
Răspuns: ○○○○○

Pag. 10
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

7.2 ACTUALIZAREA TABELELOR PIVOT. DIAGRAME PIVOT

După ce creaţi un raport PivotTable, este uşor să rearanjaţi câmpurile şi


articolele de date. Astfel, trageţi câmpurile dintr-un loc în altul pentru a schimba
afişarea datelor, de exemplu dintr-un câmp de linii într-un câmp de coloane, dacă
doriţi să vizualizaţi valorile unele lângă altele, în loc de una deasupra alteia.
Pentru a avea la dispoziție comenzile necesare modificării unei tabele
pivot, efectuaţi click din butonul drept al mouse-ului în interiorul tabelei pivot şi
va fi afişat meniul contextual prezentat în figura 7.7 sau deschideți lista ascunsă
(lista derulantă) Pivot Table din bara de instrumente cu acelaşi nume şi apare
meniul din figura 7.8.

Figura 7.7 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu


contextual)

Suport de curs, anul I Pag. 11


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

Figura 7.8 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente
Pivot Table)

Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazează raportul


Pivot Table procedaţi astfel:
o apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Pivot Table Wizard;
o daţi de două ori Back pentru a reveni la începutul programului
utilitar;
o efectuaţi modificările dorite;
o apelaţi butonul Finish.
Pentru a adăuga la machetă un nou câmp alegeţi una din cele două
metode descrise la punctul 5 din paragraful 7.1.
Dacă înlocuiţi un câmp existent, este bine ca, mai întâi să îl ştergeţi pe cel
vechi, pentru a nu efectua calcule inutile.
Atunci când plasaţi un nou câmp în zona de rânduri sau de coloane,
programul Excel îl adaugă ca parte a ierarhiei de câmpuri care se află deja acolo
şi grupează automat articolele în ordinea în care apar. De exemplu, dacă aveţi o
listă de categorii de produse, în care fiecare categoriile conţine mai multe
produse, plasaţi câmpul de categorii la stânga câmpului cu numele produsului, în
caz contrar rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau dacă aveţi o listă de
conturi analitice, în care fiecare cont analitic se dezvoltă în mai multe conturi
sintetice, plasaţi câmpul de conturi sintetice la stânga câmpului cu numele
conturilor analitice. Dacă lista conţine două câmpuri care se află într-o
corespondenţă de unu-la-unu, cum ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci
puteţi să le adăugaţi în zona de rânduri în orice ordine, lista fiind corectă în
ambele cazuri.

Pag. 12
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Pentru a şterge un câmp din orice parte a machetei PivotTable, trageţi


butonul de câmp în afara machetei, iar atunci când pictograma indicatorului se
modifică, astfel încât să devină un X de culoare roşie, eliberaţi butonul mouse-
ului.
Pentru a schimba ordinea câmpurilor din rânduri, coloane sau zona de
date, trageţi butonul de câmp şi plasaţi-l în noua locaţie. Asiguraţi-vă că indicaţi
butonul de câmp nu eticheta acestuia, Veţi şti că este corect dacă indicatorul
mouse-ului se transformă în patru săgeţi.
Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-
un raport PivotTable poate fi incomodă. Este mai simplu dacă efectuaţi click de
dreapta pe butonul de câmp pe care doriţi să il mutaţi şi apoi alegeţi oricare din
opţiunile meniului Order.
Pentru a schimba funcţia de centralizare implicită utilizată în zona de
date (SUM) efectuaţi click de dreapta pe butonul de câmp din raportul
PivotTable şi alegeţi, din meniul contextual, opţiunea Field settings. Se deschide
caseta de dialog PivotTable Field, prezentată în figura 7.9.

Figura 7.9 – Modificarea funcţiei implicite de însumare din zona de date

Din lista Summarize se alege funcţia dorită, al cărui nume prestabilit se


poate schimba în caseta Name.
Ordinea de sortare prestabilită pentru rânduri şi coloane este
alfanumerică. Se poate schimba ordinea unor articole prin tragerea lor în sus sau
în jos (în cazul rândurilor), la stânga sau la dreapta (în cazul coloanelor).
Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul pentru rânduri sau coloane şi
alegeţi oţiunea Field Setings.
2. Efectuaţi click pe butonul Advanced, pentru a afişa caseta de dialog
Pivot Table Fields Advanced Options, figura 7.10.
3. Alegeţi ordinea de sortare şi coloana după care veţi efectua sortarea.
4. Pentru a afişa un anumit număr de înregistrări alegeţi opţiunea On din
secţiunea Top 10 AutoShow. De fapt veţi putea afişa primele sau
ultimele n înregistrări, folosind butonul de
incrementare/decrementare Show (n poate lua valori până la 255).

Suport de curs, anul I Pag. 13


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

Figura 7.10 – Sortarea în tabelele pivot


Într-o listă se pot adăuga subtotaluri ale rândurilor, coloanelor sau
ambelor. În multe cazuri, programul Excel le adaugă automat, chiar dacă nu sunt
adecvate. Subtotalurile pot reprezenta o modalitate utilă de prezentare a
informaţiilor sau pot adăuga dezordine între rânduri şi coloane.
În funcţie de concepţia raportului PivotTable şi de ceea ce a adăugat
automat programul Excel, este, de multe ori, nevoie să adăugaţi sau să ştergeţi
aceste subtotaluri.
În unele cazuri, puteţi şterge subtotaluri cu ajutorul meniurilor
contextuale. Efectuaţi click de dreapta pe oricare din subtotaluri şi alegeţi
opţiunea Hide.
Pentru a utiliza subtotaluri procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul Pivot Table corespunzător titlului
rândului sau coloanei care conţine subtotalul şi alegeţi opţiunea Field
Setings din meniul contextual. Programul Excel afişează caseta de
dialog prezentată în figura 7.11.
2. În secţiunea Subtotals, alegeţi opţiunea Automatic, pentru a lăsa
programul Excel să creeze subtotaluri pentru toate articolele. Alegeţi
opţiunea Custom pentru a adăuga unul sau mai multe tipuri specifice
de subtotaluri, cum ar fi Count sau Average. Selectaţi None pentru a
şterge toate subtotalurile.
3. Selectaţi butonul OK pentru a ieşi din caseta de dialog şi a salva
modificările efectuate.

Pag. 14
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Figura 7.11 – Setarea subtotalurilor

Comutarea între rapoartele de tip tabelar şi rapoartele de tip schiţă.


După cum indică şi denumirea, macheta prestabilită pentru un raport PivotTable
este în format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezintă întotdeauna cea mai
eficientă modalitate de a prezenta datele.
Atunci când grupaţi un raport PivotTable după un câmp de rânduri şi
afişaţi datele după al doilea câmp de rânduri, probabil este mai bun formatul de
tip schiţă, în care câmpul de rânduri de pe nivelul de sus apare în primul rând
urmat de fiecare grup de articole.
Care varianta este mai bună: tabel sau schiţă? Nu există un răspuns
întotdeauna corect. El este în funcţie de datele din tabel şi de considerente
estetice.
Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot.
Tabelul 7.2
Lista vânzărilor pe agenţi de vânzări, ţări şi oraşe

Ţară Agent de vânzări Oraş Valoare comenzi


ESP Ionescu Madrid 1.239,00 lei
ESP Constantin Valencia 414,00 lei
ESP Marin Madrid 9.843,00 lei
ESP Ionescu Madrid 1.278,00 lei
ESP Florescu Valencia 1.456,00 lei
ROM Florescu Cluj 2.542,00 lei
ROM Ionescu Cluj 3.124,00 lei
ROM Constantin Arad 4.132,00 lei
ROM Marin Arad 4.534,00 lei
ROM Constantin Arad 1.514,00 lei
USA Florescu Dalas 4.512,00 lei
USA Ionescu Boston 3.211,00 lei
USA Marin Boston 424,00 lei
USA Marin Boston 545,00 lei
USA Florescu Dalas 627,00 lei

Suport de curs, anul I Pag. 15


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

În figura 7.12 el este prezentat sub formă de tabel, iar în figura 7.13 este
prezentat sub formă de schiţă.

Figura 7.12 – Un raport PivotTable prezentat sub formă de tabel

Pentru a comuta între formatele de tip tabel şi schiţă, efectuaţi


următoarele:
1. Executaţi click de dreapta pe butonul PivotTable corespunzător
câmpului de rânduri care se află cel mai în stânga şi alegeţi opţiunea
Field Setings din meniul contextual.
2. În caseta de dialog PivotTable Field, efectuaţi click pe butonul Layout
pentru a afişa caseta de dialog PivotTable Fields Layout, figura 7.14.
3. Pentru a utiliza o machetă tabelară selectaţi opţiunea Show Items in
Tabulator Form. Pentru a o machetă în stil schiţă selectaţi opţiunea
Show Items in Outline Form.
4. Efectuaţi orice alte modificări, de exemplu pentru a adăuga o linie
necompletată sau un salt la pagină nouă după fiecare grup şi apoi

selectaţi butonul OK.

Figura 7.13 – Un raport PivotTable prezentat sub formă de schiţă

Pag. 16
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Figura 7.14 – Comutarea între macheta de tip tabel şi macheta de tip schiţă
Pentru a face ca vederea tabelară din figura 7.12 să fie mai uşor de citit,
se poate utiliză o opţiune: se efectuează click dreapta oriunde în tabel, se alege
Table Options şi apoi se bifează opţiunea Merge Labels. Efectul constă în
îmbinarea tuturor celulelor corespunzătoare etichetelor rândurilor şi coloanelor
exterioare.

Suport de curs, anul I Pag. 17


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

7.2.1 Alte actualizări pentru rapoartele PivotTable

Ştergerea celulelor necompletate şi configurarea mesajelor de eroare.


Pentru a crea un raport PivotTable uşor de citit, cu aspect profesionaist, este
bine să acordăm atenţie celulelor necompletate şi mesajelor de eroare. Aceasta
deoarece rapoartele PivotTable centralizează automat toate datele, iar în zona
de date pot să apară celule necompletate şi mesaje de eroare. Erorile de tipul
#DIV/0 sunt obişnuite mai ales când se calculează mediile dintr-o listă lungă,
deoarece este aproape sigur că unele articole nu vor avea corespondent la
intersecţia dintre un anumit rând şi o coloană.
De exemplu, pe baza listei prezentată în tabelul 7.2, se generează un
raport PivotTable care are în zona row ţara, în zona column agentul de vânzări,
iar în zona data valoare comenzi şi dorim să analizăm media vânzărilor (funcţia
de sumarizare este average). Dacă anumiţi agenţi de vânzări nu au vândut în
unele ţări, atunci vor apărea mesaje de eroare, figura 7.15.

Figura 7.15 – Mesaje de eroare într-un raport PivotTable

Pentru a configura aspectul celulelor necompletate şi al mesajelor de


eroare se procedează astfel:
1. Deschideţi fereastra pentru modificarea unei tabele pivot (vezi
figurile 7.7 şi 7.8 de la paragraful 7.1).
2. Selectaţi caseta de validare For error values, show (pentru valorile
eronate, se va fişa) şi modificaţi conţinutul casetei de text din
dreapta cu mesajul care doriţi să apară în cazul unor valori eronate
(nc – nu se calculează, de exemplu).
3. Selectaţi caseta de validare For empty cells, show (pentru celulele
necompletate, se va afişa) şi modificaţi conţinutul casetei de text
din dreapta cu mesajul care doriţi să apară în cazul unor celule
necompletate (de exemplu: puteţi să afişaţi 0, în cazul în care
câmpul conţine date numerice sau ld – lipsă date – în rest).
4. Apelaţi butonul OK pentru a salva modificările făcute.
Actualizarea datelor într/un raport PivotTable. Atunci când se schimbă
macheta unui raport PivotTable, Excel-ul actualizează automat datele din tabel.
De exemplu, dacă aţi generat iniţial un tabel pe agenţi de vânzări (zona row) şi
ţări (zona column), iar apoi, în zona de coloană se înlocuieşte câmpul ţări cu
câmpul oraşe, el recalculează automat afişarea datelor.

Pag. 18
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Dar dacă se modifică lista de bază (în foaia de calcul după care a fost
generat raportul se schimbă valoarea unor celule şi/sau apar linii sau coloane
noi), modificările nu apar automat în tabelul pivot. Este necesară actualizarea
trebuie manuală (reîmprospătarea datelor) din tabel. Pentru aceasta, trebuie
apelată comanda Refrech Data (din bara de instrumente PivotTable sau din lista
ascunsă de pe aceeaşi bară sau din meniul contextual sau din meniul Data).
Se poate opta şi pentru varianta reîmprospătării datelor din tabela pivot
ori de câte ori se deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable
de pe bara de instrumente PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un
click dreapta de mouse în suprafaţa tabelului pivot, se apelează comanda Table
Options, iar fereastra Pivot Table Options care apare (figura 7.4) se bifează
căsuţa de validare Refrech on open (reîmprospătare la deschidere).
Atenţie:
1. Opţiunea Refresh every n minutes nu este activă decât în cazul în
care pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o sursă externă
de date (de exemplu, o bază de date VisualFox).
2. Dacă, în lista sursă (de bază), se adaugă noi linii sau noi coloane în
afara cadrului iniţial al tabelului (altfel spus: se adaugă o linii mai jos
de ultima linie sau se adaugă coloane la dreapta ultimei coloane ),
pentru actualizarea tabelei pivot apelarea comenzii Refrech Data nu
produce nici un efect. În acest caz, procedura de actualizare este
următoarea:
a. se plasează cursorul în interiorul tabelei pivot şi, din meniul
contextual ce apare prin apăsarea butonului drept al
mouse-ului, se alege opţiunea Pivot Table Wizard, care
lansează programul utilitar pentru generarea tabelelor
pivot, dar (atenţie!) programul este lansat în cel de al
treilea pas;
b. se apelează butonul Back şi se revine la pasul doi şi se
selectează întreaga listă.
Formatarea rapoartelor PivotTable. Atunci când se crează un raport
PivotTable, acesta preia formatările prestabilite pentru registru de lucru din care
face parte.
Se pot aplica formatări noi, atât textului cât şi numerelor de pe cuprinsul
unui raport PivotTable, prin folosirea opţiunilor de formatare la fel ca la o foaie
de calcul obişnuită. Dar, dacă se redefineşte ulterior raportul pivot, se vor pierde
aceste formatări.
Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate cât mai bine, se poate
profita de capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, după crearea
raportului, se efectuează click cu butonul stâng al mouse-ului pe butonul Format
Reports din bara de instrumente PivotTable. Apare caseta de dialog
AutoFormat, care conţine 21 de formatepre stabilite. Se alege unul dintre aceste
formate şi se selectează butonul OK pentru a aplica modificările în raportul
PivotTable.
Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table
Options (care se deschide apelând comanda Table Options... din meniul
contextual rezultat în urma unui click dreapta de mouse în suprafaţa tabelei

Suport de curs, anul I Pag. 19


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

pivot sau din meniul ce se deschide apelând lista ascunsă Pivot Table din bara de
instrumente cu acelaşi nume) se şterge semnul de validare aferent casetei
AutoFormat table. Apoi se efectuează click pe butonul Format Reports, pentru a
deschide din nou caseta de dialog AutoFormat şi se alege opţiunea None.

7.2.2 Crearea şi editarea de diagrame (grafice) PivotChart

Un raport PivotChart este o diagramă bazată pe datele din PivotTable.


Fiecare diagramă PivotChart necesită deci un tabel PivotTable, pe care îl
utilizează ca sursă de date.
Sunt două variante pentru crearea unei diagrame PivotChart:
1. Există un raport PivotTable creat anterior. În acest caz, se plasează
cursorul în interiorul tabelei pivot şi, din unul din meniurile descrise în
figurile 7.7 şi 7.8 de la paragraful 2.3, se alege opţiunea PivotChart.
Drept rezultat, pe baza tabelului pivot existent se creează, într-o nouă
foaie de calcul denumită Chart n, un grafic, care apoi se poate
modifica în mod obişnuit.
2. Nu există un raport PivotTable anterior creat.
a. După apelarea programului utilitar Pivot Table and PivotChart
Wizard (figura 7.1), la întrebarea What kind of report do yu
want to create? se alege a doua opţiune, PivotChart report
(with PivotTable report). Atenţie: şi în acest caz se crează un
tabel pivot; o diagramă pivot nu poate există fără un tabel
pivot.
b. După parcurgerea celui de al treilea pas din programul de tip
wizard, macheta de proiectare este cea prezentată în figura
7.14. Se observă anumite diferenţe faţă de proiectarea unei
tabele pivot:
i. Zona pentru câmpurile de rânduri s-a transformat în
zonă pentru câmpurile de categorii;
ii. Zona pentru câmpurile de coloană s-a transformat în
zonă pentru câmpuri de seri.
Plasarea şi actualizarea câmpurilor şi a datelor câmpurilor în spaţiul de
proiectare nu diferă, în cazul diagramelor PivotChart faţă de tabelele pivot.
Pe de altă parte, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleaşi
opţiuni de formatare şi editare ca şi în cazul diagramelor (graficelor)
convenţionale. Se pot apela meniurile contextuale pentru a alege alt tip de grafic,
a formata seriile de date etc.

Pag. 20
Analiza datelor în Microsoft Excel 2010 Tema 7

Figura 7.16 – Macheta de proiectare a unei diagrame PivotChart

TEST DE EVALUARE
1. Cum se procedează pentru schimbarea automată a ordinii de
sortare într-un tabelele pivot?
Răspuns: Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul pentru rânduri sau coloane şi
alegeţi oţiunea Field Setings.
2. Efectuaţi click pe butonul Advanced, pentru a afişa caseta de
dialog Pivot Table Fields Advanced Options.
3. Alegeţi ordinea de sortare şi coloana după care veţi efectua
sortarea.
4. Pentru a afişa un anumit număr de înregistrări alegeţi opţiunea On
din secţiunea Top 10 AutoShow. De fapt veţi putea afişa primele
sau ultimele n înregistrări, folosind butonul de
incrementare/decrementare Show (n poate lua valori până la
255).
.

2. Prezentaţi paşii ce trebuie parcurşi pentru a comuta un tabel pivot între


formatele de tip tabel şi schiţă.
Răspuns:
1.
2.
3.
4.

Suport de curs, anul I Pag. 21


Tema 1 Analiza datelor în Microsoft Excel 2010

Întrebări tip grilă


Exemplu rezolvat:
Care este prima etapă pe care o parcurgeţi pentru a modifica lista sau
sursa de date pe care se bazează raportul Pivot Table?
a) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Table Options;
b) alegeţi opţiunea Field Setings din meniul contextual;
c) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Field Settings;
d) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Pivot Table Wizard.
Răspuns: ○○○●

De rezolvat:
Care este prima etapă pe care o parcurgeţi pentru a schimba funcţia
implicită de centralizare?
a) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Table Options;
b) alegeţi opţiunea Field Setings din meniul contextual;
c) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Field Settings;
d) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Pivot Table Wizard.
Răspuns: ○○○○○

Pag. 22
Microsoft Excel Platforma 8

UTILIZAREA MACROURILOR ÎN MICROSOFT EXCEL

Exerciţiul 1
Să se completeze cu date o foaie de calcul cu numele „Angajati”, dintr-un nou registru
Excel, ca în tabelul de mai jos.
Se cere să se creeze macro-uri care să efectueze sortarea câmpurilor „Nume şi
prenume”, „Funcţia”, „Departament”, „Sex” şi „Vârsta”, prin asocierea cu shortcut-uri
de tastatură Ctrl şi litera subliniată (ex. pentru sortare coloana „Funcţia” să se asocieze
shortcut-ul Ctrl+F)

Precizări pentru rezolvarea problemei


După completarea datelor în foaia de calcul, se va accesa meniul Tools, submeniul
Macro, comanda Record New Macro…, ce va avea ca rezultat afişarea ferestrei Record
Macro, în care veţi stabili numele macro-ului (pentru exemplul nostru, va fi
„Sortare_Nume”), shorcut-ul de tastatură (shortcut key) – Ctrl şi n, precum şi o scurtă
descriere a execuţiei acestui macro (vezi figura de mai jos).

Platforma de laborator – Informatică Economică Pag. 1


Microsoft Excel Platforma 8

După validarea acestor parametri prin apăsarea butonului OK, sistemul va trece la
înregistrarea operaţiunilor pe care le doriţi a fi asociate prin intermediul acestui macro.

Atenţie! Se va dezactiva butonul Relative Reference din bara de instrumente

apărută la înregistrarea macroului .

După aceste setări, vom înregistra sortarea după criteriul „Nume şi prenume”, aşa că
vom efectua comenzile pentru ordonarea acestei coloane prin următorii paşi:
- se va plasa cursorul de selecţie pe una din celulele câmpului respectiv (nu are
importanţă care);
- se va accesa comanda rapidă de sortare din cadrul barei de instrumente
Standard, butonul Sort Ascending - această comandă va ordona toate datele
listei având criteriu coloana în care se află celula activă.
Datele vor fi ordonate, moment în care se poate opri înregistrarea operaţiunilor,
apăsând butonul Stop Recording , din bara de instrumente apărută la înregistrarea
macroului.
Procedura se va repeta pentru fiecare din criteriile solicitate, având grija să asociaţi
combinaţiile de taste corespunzătoare caracterelor subliniate din fiecare componentă a
antetului de tabel.

Exerciţiul 2
Pentru acelaşi set de date, ne propunem să plasăm, în cadrul foii de calcul, butoane de
comandă în dreptul fiecărei coloane, care la apăsare, să execute sortarea având ca şi
criteriul coloana corespunzătoare, interfaţa arătând ca în figura de mai jos.

Platforma de laborator – Informatică Economică Pag. 2


Microsoft Excel Platforma 8

Rezolvare.
Pentru a putea plasa butoane de
comandă în cadrul foii de calcul, este
necesară activarea barei de
instrumente Forms, care conţine
obiecte plasabile în interfaţa de lucru.
Pentru aceasta, se va alege meniul
View, submeniul Toolbars, opţiunea
Forms.
Vom plasa butoanele de sortare în
partea de jos a tabelului, fără grijă că
datele se vor suprapune cu aceste
butoane, ele au proprietatea de a se
muta împreună cu liniile inserate în
tabel.
Având această zonă liberă vom trasa obiectele de tip buton prin selectarea mai întâi din
bara de instrumente Forms, a obiectului Button şi apoi desenarea acestora în zona
specificată – vezi figura.

Platforma de laborator – Informatică Economică Pag. 3


Microsoft Excel Platforma 8

Imediat după trasarea butonului de comandă, va apărea fereastra de dialog Assign


Macro, care setează care dintre macro-uri va fi executat la apăsarea butonului. Vom
alege pentru primul criteriu, macro-ul Sortare_Nume.
Pasul următor este să precizăm o etichetă mai elegantă butonului, să zicem chiar
„Nume”, prin apăsarea click dreapta cu mouse-ul pe butonul de comandă nou creat şi
alegând Edit Text (dacă butonul este deja selectat, editarea se poate face direct în
interiorul chenarului ce delimitează butonul), operaţiunea încheindu-se cu un click
oriunde în foaia de calcul.

Platforma de laborator – Informatică Economică Pag. 4


Microsoft Excel Platforma 8

Similar, se va proceda şi cu crearea celorlalte butoane de comandă, pentru fiecare


criteriu.
Pentru obiectele create, se poate stabili şi o formatare a acestora, prin accesare cu click
dreapta pe acestea, a comenzii Format Control… şi configurarea tipurilor de aliniere a
textului în cadrul butonului, fontul, proprietăţi de poziţionare a obiectului faţă de
celulele foii de calcul, margini, dimensiuni etc.

Exerciţiul 3
Având la bază exerciţiile rezolvate de mai sus, să se testeze asocierea de macro-uri cu
shortcut-uri sau butoane de comandă şi pentru alte facilităţi ale Excel-ului (listare la
imprimantă a foii de calcul, filtrări, subtotaluri etc.)

Platforma de laborator – Informatică Economică Pag. 5