Sunteți pe pagina 1din 39

matran-dan florin

2
EXCEL
AVANSAT

Ghid de Analiza datelor cu Microsoft Excel


Excel Avansat | Ghid de Analiza datelor cu Microsoft Excel
Suport de curs 2016, versiunea v.1.01

Matran-Dan Florin
Este Analist n cadrul Universitii Al.I.Cuza Iai, Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor.
Din 2001 este colaborator al Camerei de Comer i Industrie Iai pentru activiti de formare profesional.
De asemenea, asigur consultan i instruire IT&C pentru firme i instituii sau n cadrul proiectelor
interne i internaionale. V rspunde la ntrebri pe me@mdf.ro
Este certificat Microsoft Office Specialist Master i Microsoft Certified Trainer ncepnd cu 2013.
Termeni i condiii de utilizare
Acest material este folosit pentru pregtirea individual la cursul de Analiza datelor i este gratuit.
Studiu de caz
Pentru suportul practic a fost folosit un "studiu de caz" mdfro.net. Orice legtur cu realitatea este pur
ntmpltoare privind numele, activitile i informaiile folosite n acest exemplu.
Informaii utilizate
Pentru realizarea acestui material s-au folosit inclusiv informaii din publicaii i din resurse online. Sursele
sunt citate la bibliografie sau n text. Trebuie s avei n vedere faptul c multe adrese web citate n suport
pot s-i piard valabilitatea n timp.
Suport electronic
Documentele folosite n suportul de curs se pot descrca de la urmtoarea adres:
http://www.mdfro.net/doc.html
Coperta
Imaginea de pe copert are ca surs Pixabay.com i este fr drepturi de autor, fiind eliberat sub licena
Creative Commons CC0. Imaginile pot fi descrcate, modificate, distribuite i folosite fr a plti drepturi
de autor n orice scop, chiar i n aplicaii comerciale. Atribuirea nu este necesar.
Microsoft Excel
Pentru acest suport de curs s-a folosit programul Microsoft Excel 2016. Pentru majoritatea exerciiilor
putei folosi i versiunile 2010 sau 2013 ale Microsoft Excel. Unde a fost cazul s-au specificat diferenele
dintre aceste versiuni.
Microsoft, Excel and Windows are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the
United States and/or other countries.

2
Cuprins
Introducere ................................................. 4 Funcii imbricate ....................................... 24

Funcii Excel i funcii imbricate ............. 5 Tehnici de analiz i sintez .................. 26


Funcii matematice ..................................... 6 Subtotaluri. ............................................... 26
Funcii de tip dat calendaristic ............... 9 Tabele pivot. ............................................. 28
Funcii statistice ........................................ 11
Funcii de tip text ...................................... 13 Auditul datelor...................................... 31
Funcii logice ............................................. 16 Validarea i auditul datelor ...................... 31
Funcii de cutare i referin .................. 19 Protejarea informaiilor. .......................... 35
Funcii de baz de date ............................. 20
Teste i Probleme ................................. 39
Funcii de financiare ................................. 22

3
Introducere ANALIZA DATELOR
Cursul Excel Avansat este al doilea modul din seria Analiza datelor cu Microsoft
Excel. Analiza datelor este un proces de obinere a
informaiilor din date. Obinerea acestor
Odat cu acest modul facem primul pas ctre analiza datelor i ne adresm celor care informaii trebuie s fie asociat cu nelegerea
vor s utilizeze programul Microsoft Excel n activitile de zi cu zi, la un nivel mai ridicat procesului de business din care sunt extrase
de utilizare. Modul de lucru este de tip "pas cu pas" n identificarea i rezolvarea datele. ntregul proces presupune colectarea,
problemelor. Acesta este un mod de lucru vizual ce ne permite s identificm aciunile pe curarea, analiza, interpretarea i prezentarea
care trebuie s le desfurm i paii pe care s-i urmm n obinerea rezultatelor. datelor. Analiza datelor nu ofer rspunsuri la
Tendina normal este ca n anul de graie 2016 s prezentm doar elementele de
problemele de business, ns ofer un cadru n
noutate ale programului Microsoft Excel 2016. Experiena practic avut cu utilizatorii
care s-i gseti rspunsurile. Microsoft Excel
din firme ne-a determinat s facem trimitere la toate versiunile ncepnd cu 2007, folosind
te ajut s-i desfori procesul de analiz ntr-
drept cadru de baz versiunea n limba englez, Excel 2016. Astfel, pentru majoritatea
un mediu prietenos i practic, folosind n acelai
exerciiilor putei folosi i versiunile anterioare ale Microsoft Excel: 2007, 2010 sau 2013.
Unde a fost cazul s-au specificat diferenele dintre aceste versiuni. timp puterea unui program de calcul tabelar ce
se dezvolt i se performeaz continuu.
De asemenea, pe parcurs vei primi informaii suplimentare privind comparaii ntre
versiuni, situaii care pot interveni n practic, precum i trimiteri la surse de informare Informaiile sunt ascunse printre date
suplimentare pe care le recomandm ca fiind necesare n aprofundarea cunotinelor.
Ghidul de Analiza datelor cu Microsoft Excel
conine urmtoarele module:
De ce Microsoft Excel?
Microsoft Excel este cel mai folosit program de analiz a datelor milioane de utilizatori. 1. Excel Start 4. Panouri de control
El nu lipsete de pe calculatoarele celor care lucreaz cu date n ntreaga lume. n 2. Excel Avansat 5. Analiza statistic a datelor
realitate, el nu este folosit la adevrata sa valoare, utilizatorii limitndu-se la a folosi doar 3. Excel Analiz 6. Soluii Microsoft Excel BI
elementele sale de baz. Acest ghid v va arta att atuurile ct i punctele sale slabe.
Normal c vom insista pe ce are programul mai bun pentru noi . What is the most used feature in any
business intelligence solution?
Oricum, ceea ce ne intereseaz este ca acest program s ne fac munca mai uoar i
mai productiv. Cum anume? Haidei s aflm!
It is the Export to Excel button.

4
FUNCII EXCEL I FUNCII IMBRICATE
Pentru nceput vom discuta despre funciile Excel, cele predefinite. Vom lua fiecare categorie
n parte i vom rezolva cteva situaii cu aceste funcii. Este important s realizm, n funcie
de datele problemei, ce funcie alegem i ce anume presupune utilizare ei.

Ideal ar fi ca situaiile pe care le avem de rezolvat s fac parte din categoria: Rezolvat cu
funcia X. De multe ori problema se rezolv cu una sau mai multe grupri de funcii.

Am s v reamintesc sintaxa unei funcii (prezentat n primul modul Excel Start): semnul
egal (=), denumirea funciei (ex. SUM), unul sau mai multe argumente. Argumentele se afl
nchise ntre paranteze rotunde i sunt separate printr-un separator de list. Acest separator
poate fi virgula sau punct i virgula, dupa cum este configurat regional sistemul de operare.
n Romnia se folosete "punct i virgul". Exist funcii care nu au nevoie de precizarea
argumentului, ex. =TODAY(), dar n sintaxa funciei vom specifica obligatoriu parantezele ().

n lista argumentelor putem s gsim: Categoriile funciilor


din Microsoft Excel
(A1:A20) plaj continu de celule
(A1:A20;A23) plaj discontinu de celule Financial
Date & Time
(10;20;30) list de valori Math & Trig
Statistical
(B2>5;"Admis";Respins") valori logice Lookup Reference
("Popescu") ir de caractere Database
Text
("Popescu",10) ir de caractere i valoare Logical
Information
numeric
User Defined
(6) o valoare numeric Engineering
Cube
Compatibility
Web

5
Lista de funcii predefinite oferit de Excel este foarte mare. Noi le vom analiza doar pe FIIERE DE LUCRU
cele mai des utilizate n domeniul economic, funcie de categoria din care acestea fac Accesai http://www.mdfro.net/doc.html i
parte. Dar, s trecem peste introducere i s ncepem treaba descrcai fiierul de lucru Excel Avansat.xlsx
folosit pentru acest modul de curs.

Funcii matematice
Se folosesc la efectuarea de calcule matematice simple sau complexe.

Categoria se numete Math & Trig. Funciile analizate sunt: SUM, SUMIF, SUMIFS,
SUMPRODUCT, PRODUCT, ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN

Problem. Presupunem c avem o list de cursuri care are specificat numrul de ore
alocat pe curs i preul n euro pentru fiecare curs n parte. Vrem s aflm cteva
informaii legate de aceast list de cursuri conform cerinelor de la finalul tabelului.

Rezolvare

Pentru aceasta vom folosi de foaia de calcul Cursuri din fiierul Excel Avansat.xlsx.

PRODUCT. Calculul coloanei Valoare care este dat de produsul dintre Nr. Ore i Pret
euro, care pn acum a fost fcut din operatori (ex. n E2 avem =C2*D2), de aceast
dat a fost realizat cu funcia PRODUCT ex. n E2 avem =PRODUCT(C2:D2)

SUM. Calculul Total Valoare, face referire la suma elementelor din coloana Valoare i
se realizez cu ajutorul funciei SUM. Ne poziionm n C19, acolo unde vrem s avem
rezultatul i folosim =SUM(E2:E15)

6
SUMIF. Dac vrem s aflm Total Valoare pentru
cursurile care au 60 de ore, vom folosi funcia SUMIF,
care face referire la urmtoarele argumente:

C2:C15 zona de celule pentru coloana Nr. Ore, fa de


care aplicm criteriul de selecie
60 criteriul de selecie fiind numrul acestora s
fie strict 60 de ore
E2:E15 Zona de celule pentru coloana Valoare, fa de
care facem operaia de nsumare
=SUMIF(C2:C15;60;E2:E15)

SUMIFS. Dac vrem s aflm Total Valoare pentru


cursurile care au 60 de ore, dar preul mai mare de 100
de euro, vom folosi funcia SUMIFS, care folosete mai
multe elemente de selecie:

E2:E15 Zona de celule pentru coloana Valoare, fa de


care facem operaia de nsumare
C2:C15 zona de celule pentru coloana Nr. Ore, fa de
care aplicm criteriul de selecie 1
60 criteriul de selecie 1 este: numrul acestora
s fie strict 60 de ore
D2:D15 zona de celule pentru coloana Pret euro, fa
de care aplicm criteriul de selecie 2
>100 criteriul de selecie 2 este: pretul acestora s
fie >100 de euro dac valoarea nu este strict numeric se pune ntre ghilimele.

=SUMIFS(E2:E15;C2:C15;60;D2:D15;">100")

7
SUMPRODUCT. Dac vrem s aflm Suma valorii
cursurilor funcie de nr. de ore i preul acestora n euro, o
s-mi spunei c a fost calculat la Total Valoare.

Da, dar de data aceasta am pus altfel problema. Atunci


aveam de calculat suma elementelor dintr-o coloan
existent. De data aceasta ignor existena unei astfel de
coloane i vreau s fac referire strict la suma produselor
intre elementele coloanei Nr.Ore i a coloanei Pret euro.
Cu alte cuvinte =80*160 + 110*155 + 32*90 + etc.
Argumentele fac referire la dou arii prima, C2:C15, cea
a Nr. Ore, i cea de a doua, D2:D15, cea a Pret euro.

Observai valoare final a SUMPRODUCT (143390) i


cea a SUM (143390). Formulri diferite, rezultate egale.

Dac o s calculai media preurilor cursurilor n euro o s aflai c acesta este


134,285714 dac impunei ca valoarea s aib sae zecimale.

=SUMPRODUCT(C2:C15;D2:D15)

ROUND. Dac vreau ca valoarea de mai sus s fie afiat diferit, funcie
de numr de zecimale sau rotujire valoare, voi folosi funcia ROUND cu
urmtoarele argumente: C18 Valoare numeric i 2 numr zecimale.

2 ofer o rotunjire la dou zecimale, din 2857 obinnd 29. Dac ncercm
valoarea 0 vom obine numrul ntreg 134. Dar dac punem -1? Vom
obine o rotunjire la 130, iar cu -2 una la 100.

=ROUND(C17;2)

8
ROUNDUP. Se folosete pentru rotunjire n plus, comparativ cu ROUND, argumentul 0
returneaz 135, -1 returneaz 140, iar -2 returneaz 200. =ROUNDUP(C17;2)

ROUNDDOWN. Se folosete pentru rotunjire n minus, comparativ cu ROUND,


argumentul 2 returneaz 28. =ROUNDDOWN(C17;2)

Funcii de tip dat calendaristic


Se folosesc la reprezentarea datei calendaristice sau a timpului.

Categoria se numete Date & Time. Funciile analizate sunt: TODAY, NOW, DATE, DAY,
MONTH, YEAR, HOUR, MINUTE

Problem. Vrem s afim date privind data de azi, data i ora momentului, i s
extragem cteva informaii din aceste tipuri de date.

Rezolvare

Selectai o celul n zona n care vrei s extragei datele dvs.

TODAY. Prin tastarea =TODAY() se va obine data curent (n celula I1). Aceast dat
se va actualiza de fiecare dat cnd deschidem fiierul (nu este o informaie static).
Fiind o valoare de tip dat ea se poate formata difereniat funcie de necesitate.

NOW. Prin tastarea =NOW() se va obine data i timpul curent. Aceaste informaii se
actualizeaz permanent (nu sunt o informaie static). Fiind o valoare de tip dat i
timp se poate formata difereniat din zona de Custom.

9
DAY. Funcia =DAY(I1) va extrage din informaia privind data, valoarea privind ziua.

MONTH. Funcia =MONTH(I1) va extrage din informaia privind data, valoarea privind
luna. YEAR. Funcia =YEAR(I1) va extrage din
informaia privind data, valoarea privind anul.

DATE. Funcia are sintaxa =DATE(year; month; day).


Dac pentru cele trei argumente folosim datele
extrase anterior, vom obine data se astzi.

=DATE(I5;I4;I3)

HOUR. Funcia =HOUR(I2) va extrage din informaia privind data i timpul curent,
valoarea privind ora.

MINUTE. Funcia =MINUTE(I2) va extrage din informaia privind data i timpul curent,
valoarea privind minutele.

Mediul economic are nevoie i de alte tipuri de funcii pentru informaii calendaristice.

WEEKDAY. Returneaz a cta zi din sptmn (de la 1 la 7) este. Atenie. Funcia folosete dou
argumente. Primul, fa de celul tip dat se aplic. Al doilea, ordinea zilelor n sptmn. Argumentul
pentru ordinea american (Duminic este prima zi) este 1, iar pentru Romnia, unde Luni este prima
zi, este 2.

=WEEKDAY(I1;2)

WEEKNUM. Returneaz a cta sptmn din an este. De asemenea, i aici este important argumentul
privind ordinea zilelor n sptmn de ex. n Romnia sptmna ncepe cu Luni, deci este cifra 2.

=WEEKNUM(I1;2)

10
NETWORKDAYS. Calculul numrului de zile lucrtoare (fr weekend) ntre dou date
calendaristice, unde putem sau nu s lum n considerare srbtorile legale. n exemplul
urmtor nu am luat n considerare srbtorile legale.

=NETWORKDAYS(I1;J1)

i CALCUL ZILE LUCRTOARE


Folosii foaia de calcul ZILE pentru a v calcula
numrul de zile lucrtoare. Are o list de srbtori
legale pe care o putei modifica/actualiza. Acest
model l putei folosi prin actualizare, an de an.
SUCCES!

Funcii statistice
Se folosesc la analiza statistic a unor serii de date.

Categoria se numete Statistical. Funciile analizate sunt: AVERAGE, AVERAGEIF,


COUNT, COUNTIF, MAX, MIN. Pentru alte tipuri de funcii statistice, precum i modul de
lucru cu acestea, urmrii modulul Analiza statistic a datelor.

11
AVERAGE. Dac vrem s aflm Media preurilor n euro, vom folosi funcia pentru
calculul mediei (average) cu argument celulele din coloana Pret euro.

=AVERAGE(D2:D15)

AVERAGEIF. Dac vrem s aflm Media preturilor in euro


pentru cursurile cu numr de ore alocate mai mare
(inclusiv) de 100 vom folosi funcia AVERAGEIF, o
combinaie ntre funcia medie si cea logic IF. Cu alte
cuvinte calculm media valorilor celulelor din coloana Pret
euro doar dac numrul de ore din Nr. Ore este mai mare
sau egal cu 100 (>=). Cele trei argumente din funcie sunt:

Range: coloana Nr. Ore

Criteria: >=100

Average_range: coloana unde se calculeaz media,


adic coloana Pret euro.

=AVERAGEIF(C2:C15;">=100";D2:D15)

COUNT. Dac vrem s aflm Numr de cursuri organizate, vom folosi funcia COUNT.
Atenie. Funcia se folosete doar pentru serii de valori numerice, nu alfanumerice. Din
aceast cauz folosim funcia avnd drept argument seria daat de coloana Nr. Crt.

=COUNT(A2:A15)

12
COUNTIF. Dac vrem s aflm Numr de cursuri cu numr
de ore alocate mai mare (inclusiv) de 100, vom folosi
funcia COUNTIF. Acest funcie este o combinaie ntre
funcia de contorizare COUNT si cea logic IF. Cu alte
cuvinte calculm cte cursuri au numrul de ore alocat mai
mare sau egal cu 100 (>=). Cele dou argumente din
funcie sunt:

Range: coloana Nr. Ore

Criteria: >=100

=COUNTIF(C2:C15;">=100")

MAX. Vom folosi funcia MAX dac vrem s aflm Numr maxim de ore alocat pentru un
curs. La argument vom trece seria de date din coloana Nr. Ore.

=MAX(C2:C15)

MIN. Vom folosi funcia MIN dac vrem s aflm Pretul cel mai mic cerut pentru un curs.
La argument vom trece seria de date din coloana Valoare.

=MIN(D2:D15)

Funcii de tip text


Se folosesc la obinerea de informaii legate de textul existent n celule.

Categoria se numete Text. Funciile analizate sunt: CONCATENATE, MID, UPPER,


LOWER, PROPER

13
Problem. Avem un tabel cu date iniiale pe care vrem s-l transformm n funcie de
cteva cerine actuale. Aceste cerine sun trecute n partea de jos a tabelului.

Rezolvare

Verificm ficare cein n parte i i gsim o soluie...

1. Avem nevoie de o coloan nou NumePren care s conin


Nume Initiala si Prenume

Realizm o coloan nou tabelului prin trecerea n capul de tabel a


NumePren, denumire de coloan. Introducem o funcie
(CONCATENATE) care s uneasc coninutul celulelor cerute. Pe
lng cele trei celule cerute vom aduga i dou argumente de
delimitare a coninutului celulelor.

=CONCATENATE(M2;" ";N2;" ";O2)

Pentru Text2 i Text4 nu trecei dect caracterul spaiu. Excel va


duga ghilimelele de rigoare.

Copiai formula pentru ntreaga coloan.

2. Trebuie s extragem din CNP sexul persoanei

Realizm o coloan nou tabelului prin trecerea n capul de tabel a denumirii Sex.
Selectm prima celul i folosim funcia MID pentru a extrage prima valoare din irul de
i CALCULAI DATA NATERII DIN CNP
Folosind exemplul din partea stng ncercai s
calculai data de natere din CNP innd cont c anul
caractere CNP. este dat de dou cifre ncepnd cu a doua, luna
dou cifre ncepnd cu a patra i ziua dou cifre
ncepnd cu a asea cifr. SUCCES!
=MID(P2;1;1)

La copierea formulei am obinut valori de 1 i 2. 1 reprezint sex masculin i 2 sex feminin.

14
3. Vrem s transformm textul dintr-o celul n litere mari

Dup cum ai observat, n Excel nu ai opiunea de transformare font n caractere mari.


Acest lucru l putem realiza cu ajutorul unei funcii (UPPER). Inconvenientul este dat de
faptul c trebuie creat o coloan nou care s afieze transformarea.

=UPPER(M2)

ATENIE! Dup ce ai realizat coloana cu textul transformat n litere mari (coloana S),
copiai coninutul, i folosind opiunea de Paste Value (la click dreapta alegei Value din
meniul contextual) aducei informaia n coloana cu datele surs coloana M.

4. Vrem s transformm textul dintr-o celul cu litere mari, n litere mici

ntr-o coloan nou folosim funcia LOWER pentru transformarea textului.

=LOWER(M2)

5. Vrem s transformm textul dintr-o celul cu litere mari, n text cu prima liter din
ir cu liter mare, restul mici.

ntr-o coloan nou folosim funcia PROPER pentru transformarea textului.

=PROPER(M2)

15
Funcii logice
Se folosesc la compararea logic, pe baza unei condiii, ntre valoarea existent i cea la
care te atepi.

Categoria se numete Logical. Funciile analizate sunt: IF, AND, OR

La funcia logic IF am mai apelat i pn acum. Principul este simplu: un criteriu de


selecie (primul argument) i ce se ntmpl cnd acest criteriu este adevrat (al doilea
argument), respectiv ce se ntmpl cnd nu este adevrat (al treilea argument).

Vom ncerca s rezolvm dou probleme.

Problem. Vrem ca n tabelul anterior s introducem o coloan care s exprime n mod


textual sexul persoanei masculin i feminin, funcie de datele extrase din CNP.

Rezolvare

Alturi de coloana Sex o s realizm o coloan nou DenSex. Aici vom introduce o
formul cu funcia IF ce face referire la coloana Sex. Dac valoarea este 1 atunci
denumirea este Masculin, dac nu, este Feminin.

=IF(R2="1";"Masculin";"Feminin")

Am notat criteriul ca fiind R2=1, adic ntre ghilimele, deoarece valoarea 1 nu este una
numeric (observai c n celul, valoarea s-a aezat n partea din stnga).

Problem. Avem un tabel cu rezultate la proba teoretic i la proba practic. Ne vom


folosi de acest exemplu pentru a analiza cteva situaii care ar putea s apar:

1. Funcie de media la proba teoretic (>=5) este declarat Admis sau Respins.
2. Funcie de fiecare prob (>=5) care formeaz media teoretic este declarat Admis sau Respins.

16
3. Funcie ori de condiia anterioar (fiecare prob (>=5) care formeaz media teoretic), ori de proba
practic este declarat Admis sau Respins.

Rezolvare

1. Funcie de media la proba teoretic (>=5) este declarat Admis sau Respins.

Selectm celula unde vrem s avem rezultatul.

Folosim funcia IF cu urmtoarele argumente: celula


de la media proba teoretic (L17) >=5; dac cerina
este adevrat atunci Admis; dac cerina nu este
adevrat atunci Respins.

Copiai formula pentru ntreaga coloan.

Rezultatul, dup cum se observ, este doar Admis.

=IF(L17>=5);"Admis";"Respins")

17
2. Funcie de fiecare prob (>=5) care formeaz media teoretic este declarat Admis sau
Respins.

Selectm celula unde vrem s avem rezultatul.

Folosim o funcie IF imbricat cu AND (deoarece trebuie s ntrunim n acelai timp


dou condiii Nota 1 >=5 i Nota 2 >=5).

=IF(AND(J17>=5;K17>=5);"Admis";"Respins")

De aceast dat rezultatul final ne arat doar trei admii.

3. Funcie ori de condiia anterioar (fiecare prob (>=5) care formeaz media teoretic), ori de
proba practic este declarat Admis sau Respins.

Selectm celula unde vrem s avem rezultatul. Funcia AND devine astfel o funcie
restrictiv.

Folosim o funcie IF imbricat cu OR (deoarece dac se realizeaz oricare din cele dou
condiii candidatul este declarat Admis).

=IF(OR(AND(J17>=5;K17>=5);L17>=5);"Admis";"Respins")

Dup cum arat rezultatul, am revenit la varianta cu toi admii. Funcia OR devine astfel
o funcie permisiv.

n fiierul de lucru Excel Avansat.xlsx, n foaia de calcul Color, vei gsi un exemplu n
care se folosete funcia IF cu AND i OR, pentru o formatare condiionat unde se
stabilesc culori diferite funcie de mai multe variabile.

18
Funcii de cutare i referin
Se folosesc la localizarea coninutului unei celule.

Categoria se numete Lookup Reference. Funciile analizate sunt: HLOOKUP,


VLOOKUP

Problem. Avem un tabel n care vrem s identificm coninutul unei celule


funcie de date existente.

1. Nr. de ore alocate pentru cursul de la poziia 2 din lista de cursuri

Rezolvare

Vom folosi o funcie HLOOKUP care va cuta n rndul superior al unui tabel (Nr.Ore),
apoi returneaz o valoare n aceea coloan dintr-un rnd specificat (poziia 2 + 1 cap de
tabel = 3).

=HLOOKUP(D52;B52:E66;3) H din HLOOKUP semnific Orizontal" (Horizontal).

Argumente: celula din capul de tabel pentru coloana unde vreau sa fac cutarea; tabelul; de pe ce rnd (al tabelului) s ia informaia.

2. La poziia 2 din lista de cursuri cte ore sunt alocate pentru curs. Coloana cu Nr. ore este cea de a treia coloan din tabel

Rezolvare

Vom folosi o funcie VLOOKUP care va cuta rndul al doilea al tabelului, apoi returneaz o valoare din coloana specificat (a 3-a).

=VLOOKUP(2;B52:E66;3) V din VLOOKUP semnific Vertical" (Vertical).

Argumente: valoarea cutat (2); tabelul; a cta coloan (3)

Atenie! Valoarea pe care o cutai (Nr.crt.) s fie n partea stng a valorii returnate pe care dorii s o gsii

19
Funcii de baz de date
Se folosesc la efectuarea de calcule, pe baza unor criterii, ntr-o baz de date.

Categoria se numete Database. Funciile analizate sunt: DCOUNT, DAVERAGE,


DMAX, DMIN, DMAX

Problem. Cte cursuri au numrul de ore alocat mai mare de 60?

Rezolvare.

ntrebarea Cte cursuri? m duce cu gndul la o funcie de tip


COUNT. Dac este ntrebarea urmat de o condiie numr de ore
alocat mai mare de 60 atunci fie apelm la o funcie COUNTIF, fie la
o funcie de tip DCOUNT. De aceast dat vom alege cea de a doua
variant. DCOUNT face automat trimitere la o baz de date. Ce
caracterizeaz o baz de date? Existena unor tabele, deci a unor
cmpuri i a unor nregistrri. Pentru un tabel, elementele capului de
tabel reprezint CMPURI, iar datele de sub capul de tabel poart
numele de NREGISTRRI.

n aceste condiii, funcia DCOUNT va face referire la cutare ntr-o


baz de date (tabelul), identificarea criteriului (Nr. Ore cu valori mai
mari de 60) i returnarea aciunii de contorizare pentru o coloan (n
cazul nostru prima, adic 1) care conine elemente numerice (nu uitai
c funcia COUNT de fapt poart numele de COUNT NUMBERS).

=DCOUNT(B52:E66;1;D69:D70)

Unde B52:E66 este tabelul; 1 este prima coloan (am fi putut la fel de bine s trecem coloana 3. 4 nu, pentru c nu are toate celulele cu
date); D69:D70 este criteriul (ntotdeauna vor fi dou celule, una deasupra celeilalte, cea de deasupra reprezentnd celula cmp din capul
de tabel trebuie scris identic, iar cea de dedesubt fiind valoarea criteriului). Formula a returnat valoarea 4. Aa v-a dat i vou?

20
Problem. Media preurilor pentru cursurile care au numrul de ore
alocat mai mare de 60?

Rezolvare.

Media nseamn AVERAGE, iar referirea la tabelul nostru m duce


la o funcie cu trimitere la o baz de date DAVERAGE.

=DAVERAGE(B52:E66;4;D69:D70)

Unde B52:E66 este tabelul; 4 este coloana cu preuri (chiar dac nu


are toate celulele cu date); D69:D70 este criteriul (numrul de ore
mai mare de 60).

Problem. Valoarea minim a preului cursurilor care au numrul de


ore alocat mai mare de 60?

Rezolvare.

Valoare minim nseamn MIN, iar referirea la tabelul nostru m duce


la o funcie cu trimitere la o baz de date DMIN.

=DMIN(B52:E66;4;D69:D70)

Unde B52:E66 este tabelul; 4 este coloana cu preuri (chiar dac nu


are toate celulele cu date); D69:D70 este criteriul (numrul de ore mai
mare de 60).

Formula a returnat valoarea 155. Aa v-a dat i vou?

Credei c putei calcula singuri i DMAX? Trebuie s dea 200. Succes!

21
Funcii de financiare
Se folosesc la efectuarea de calcule economico-financiare predefinite.

Categoria se numete Financial. Funciile analizate sunt: PMT, FV

Activitatea firmei presupune i activiti mai mult sau mai puin financiare. Dintre aceste
activiti putem identifica mprumuturi, investiii, amortizri. n continuare prezentm dou
din aceste cazuri i formulele din EXCEL folosite pentru rezolvarea problemelor.

Problem. Firma trebuie contacteze un mprumut n valoare de 50000 de euro pe care


banca o oblig s-i achite n pli constante, la o dobnd constant anual de 8%. Firma
a fixat un numr de 30 luni n care suma s fie rambursat. Ne intereseaz ct trebuie s
plteasc pe lun.

Rezolvare.

Funcia folosit este PMT(rate;nper;pv;fv;type)

=PMT(C22/12;C20;C18) rezultat -1.844,42 i ATENIE


Procentul pentru rat se refer la ntreg anul. De
aceea valoare pentru formula noastr (lunar) este
8% (rate) Obligatoriu. Rat anual constant dobnd dat de /12.

Suma de plat returnat de funcia PMT include cota


30 (nper) Obligatoriu. Numrul total de pli (luni) pentru mprumut de restituire a mprumutului i dobnda, fr alte taxe
i suplimente care nsoesc, de obicei, un mprumut.
50000 (pv) Obligatoriu. Valoarea mprumutului sau suma total pe care o
valoreaz n prezent (present value) o serie de pli viitoare,
denumit i capital de baz

fv Opional. valoarea viitoare (future value) sau balana n numerar la


care vrei s ajungei dup efectuarea ultimei pli.

type Opional. 0 (zero) sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate


plile

22
Problem. Firma se gndete la o investiie n valoare de 1000 de euro lunar, bazat pe
pli periodice, constante, la o dobnd constant anual de 4%, ntr-o perioad de 10
luni. Ne intereseaz ct va fi valoarea investit n diferite situaii:

1. Valoare investiie folosind doar pli lunare fr o investiie iniial

2. Valoare investiie folosind pli lunare cu o investiie iniial de 1000 euro.

Rezolvare.

Funcia folosit este FV(rate;nper;pmt;pv;type)

[1] =FV(C36/12;C38;C40) rezultat 8.121,07 i ATENIE


Nu uitai de a transforma procentul anual ntr-o
valoare lunar ( /12).
[2] ==FV(C36/12;C38;C40;C42;C44) rezultat 9.154,91
Modul de notare a elementelor numerice investite se
face cu minus (-) ... Reciproca: valorile care sunt de
plat sunt pozitive.

4% (rate) Obligatoriu. Rata dobnzii anuale

10 (nper) Obligatoriu. Numr de pli (luni)

-800 (pmt) Obligatoriu. Valoare plat (dac pmt este omis, trebuie inclus
argumentul pv)

-1000 (pv) Opional. Valoare actualizat (dac pv este omis, trebuie inclus
pmt).

type Opional. 0 (zero) sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate


plile

23
Funcii imbricate
Imbricarea este utilizarea ntr-o formul care folosete o funcie, a uneia sau mai multor
funcii ca argument. Una din cele mai des folosite funcii la funcii imbricate este funcia
IF. n lista de argumente putem regsi celelalte funcii nvate anterior (ex. Sum, Max,
Min, Average). Haidei s analizm cteva situaii de funcii imbricate.

Nr.crt. Candidat Nota 1 Nota 2 Media Practica Absolvent


1 Popescu C. Cristina 5,15 5,35 5,25
2 Cristescu V. Marius 7,12 7,33 7,23 6
3 Popovici I. Iolanda 4,5 10 7,25
4 Ionescu C. Cristina 2,8 6 4,40
5 Georgescu A. Irina 8,5 8,6 8,55 5
Pentru nceput vom ncerca o funcie IF cu IF.

Problem. Dac avem media la Practic mai mare de 5 atunci a Finalizat. Dac nu,
atunci verificm media s fie mai mare de 5 pentru a fi Admis, dac nu atunci Respins.

Rezolvare.

=IF(M17>5;"Finalizat";IF(L17>5;"Admis";"Respins"))

Unde: Dac M17 (Practica) > 5 atunci Finalizat, dac nu, atunci o nou funcie IF cu...

Dac L17 (Media) > 5 atunci Admis, dac nu, atunci Respins

O funcie IF cu AVERAGE

Problem. Dac media dintre note este mai mare de 5 este admis la practic (DA), dac
nu atunci este respins (NU).

Rezolvare. =IF(AVERAGE(J17:K17)>5;"DA";"NU")

24
Problem. Vrem s dm unor studeni burse. Bursele se dau pe categorii de rezultate:
Pentru medii de la 9,75 la 10 Burse de Nivel 1, pentru medii de la 9,50 la 9,75 Burse de
Nivel 2, pentru medii de la 9,25 la 9,50 Burse de Nivel 3. Sub 9,25 nu au burs .

Rezolvare.

=IF(J27>=9,75;"Bursa Nivel 1";IF(J27>=9,5;"Bursa Nivel 2"; IF(J27>=9,25;"Bursa Nivel


3"; "Fara")))

Pentru nelegerea formulei trebuie s spargem aceasta n mai multe pri:

=IF(J27>=9,75; "Bursa Nivel 1"; dac nu atunci

IF(J27>=9,5; "Bursa Nivel 2"; dac nu atunci

IF(J27>=9,25; "Bursa Nivel 3"; dac nu atunci

"Fara")))

Datorit elementelor logice i a calculelor intermediare folosite, de multe ori, modul n


care a fost gndit i realizat o formul imbricat va fi greu de neles. n acest caz
apelm la evaluarea formulei pas cu pas. Acest mod de analiz l gsii descris puin mai
trziu n Auditul datelor.

25
TEHNICI DE ANALIZ I SINTEZ
Revenim la o problem important n lucrul cu date. Volumul acestora. Odat cu creterea
volumului datelor de prelucrat avem nevoie de tehnici de analiz i sintez a accestora. n
continuare vom discuta despre Subtotaluri i Tabele Pivot.

Subtotaluri.
Subtotalurile sunt calculate cu o funcie de rezumare, cum ar fi SUM sau AVERAGE,
utiliznd funcia SUBTOTAL. Putei afia mai multe tipuri de funcii rezumative pentru fiecare
coloan.

Vom porni de la un exemplu pentru a identifica modul de lucru. Astfel, avem o lista cu
ncasri, chitane i facturi, pe o perioad definit de timp. Folosii pentru aceasta foaia de
calcul Incasari din fiierul de lucru Excel Avansat.xlsx.

26
Facem click n capul de tabel (s fim siguri c ne gsim n acesta). Apelm Data
Outline Subtotal
Setm ca zona de subtotal s fie fcut la Total de plat i zona de variaie s fie Data
Chitanei, folosind drept funcie SUM.
Suntem atenionai de factorul timp n prelucrarea unui volum mare de date.

Aa cum se vede i n imaginea urmtoare se creeaz un total pe luni i un total


general.

27
Cum revenim la forma iniial a tabelului nostru?

Ne asigurm c suntem n tabel. Selectm din nou Data Outline Subtotal. Selectm
din fereastra aprut Remove All. O s dureze ceva pn reface structura iniial.

Atenie! Dac dorii utilizarea Subtotalurilor la un tabel formatat tabel Microsoft Excel
(are elemente de formatare i filtrare automate) trebuie s efectuai conversia tabelului
ntr-o zon normal de date, apoi s adugai subtotalul. Reinei c se va elimina toat
funcionalitatea tabelului din date, cu excepia formatrii tabelului.

Tabele pivot.
Tabelul pivot este un instrument foarte util pentru analiza datelor dintr-o foaie de
calcul. Motorul de calcul al Microsoft Excel realizeaz foarte uor sectarea i
gruparea datelor, precum i efectuarea calculelor cu acestea. Un lucru important este
dat de faptul c prin crearea unui tabel pivot structura datelor din foaia de calcul nu
se modific.

Pentru ca unui tabel s i se aplice o raportare Pivot Table, trebuie ca acesta s aib
un format simplu fr rnduri suprapuse la capul de tabel i fr s aib aplicat
Subtotalul prezentat anterior.

Vom folosi aceeai foaie de calcul Incasari din fiierul de lucru Excel Avansat.xlsx.

Ne asigurm c ne aflm n tabel. Selectm Insert Tables Pivot Table.

Suntem ntrebai care este tabelul ce trebuie analizat i unde s se deschid raportul
PivotTable (pe o foaie nou de calcul sau n aceeai foaie de calcul).

Aducem modificrile i validm prin Ok.

28
n foaia de calcul nou creat, n partea din stnga este
zona de afiare a raportului. n dreapta sunt afiate toate
coloanele tabelului. Aici vom selecta cmpurile de care
avem nevoie pentru analiz.

n cazul de fa m intereseaz: Data Ch., Reprezentand,


Total de plata.

Datele selectate se vor afia pentru nceput n


zonele Rows i Values. Vom muta elementele n aa
fel nct s genereze raportul de care avem nevoie.
Vom duce la elemente de filtrare cmpul
Reprezentand care mi d lista de produse vndute.
Data Ch. O trecem la Columns pentru o detaliere a
evoluiei n timp a vnzrilor.

Vom aduce i cteva modificri de structur, astfel


nct s nu se afieze nregistrrile blank (0) date de
chitane anulate (de ex.). Din Column Labels
debifm blank.

29
Din acest moment m joc cu aceste elemente executnd filtrrile de care am nevoie
funcie de interogrile pe care doresc s le fac:

- Raport de vnzri pentru produsul Curs pe ntreaga perioad


- Raport de vnzri pentru produsul Curs pe ultimii 3 ani
- Raport de vnzri pentru produsele Card i Permis
- Raport de vnzri cu urmrire pe trimestre

n modulul Excel Analiz vom folosi din nou Tabele Pivot, de data aceasta adugnd
i trecerea la Pivot Chart. De asemenea vom genera o raportare folosind mai multe
tabele i utilizarea de Data Model.

30
AUDITUL DATELOR
Utilizai validri pentru a controla tipul de date sau valorile introduse de utilizatori n celule.
De exemplu, este posibil s dorii s restricionai introducerea de date la o anumit zon,
s limitai alegerile utiliznd o list sau s v asigurai c se introduc numai numere naturale.
Identificai erori sau evaluai formule pas cu pas. La
final asigurai protecia datelor i informaiilor la nivel
de celule, foaie de calcul sau fiier - o caracteristic NEVER TRUST
ce v permite s blocai sau s ascundei anumite
celule, astfel nct s nu poat fi editate sau
suprascrise, s deschidei sau nu un fiier sau s ALWAYS VERIFY
folosii parole de acces la date i informaii.

Validarea i auditul datelor


Stabilirea restriciilor pe o baza de date
Validarea de date este o caracteristic Excel care poate fi utilizat pentru a defini restricii
referitor la datele care pot fi introduse ntr-o celul. Configurai validarea de date pentru a
mpiedica utilizatorii s introduc date care nu sunt valide. Dac preferai, avei posibilitatea
s permitei utilizatorilor s introduc date, dar s-i avertizai atunci cnd ncearc s tasteze
n celul. De asemenea, avei posibilitatea s oferii mesaje pentru a defini ce date se
ateapt pentru o celul i instruciuni pentru a ajuta utilizatorii s corecteze orice erori.

Vom folosi n continuare, drept exemplu, introducerea datelor privind Codul Numeric
Personal, care nu poate avea mai puin de 13 caractere. Mesajele pe care putei s le
aplicai pot fi de informare sau de atenionare.

Haidei s vedem cum le putem folosi.

31
Selectm celula unde avem de introdus CNP-ul. Folosim Data Data Tools Data
Validation - Data Validation... n csua de dialog Settings vom face referire la numr
introdus, care trebuie s aib 13 cifre, ncepnd de la 100000000000 la
6999999999999. Dac aceste elemente nu se respect atunci ar trebui s atenionm
operatorul de date.

Prima data o s-i oferim un mesaj de informare atunci cnd selecteaz celula (Input
Message), iar dac va introduce greit un numr de 12 cifre sau un numr care
depete valoare maxim admis atunci s fie un mesaj de atenionare (Error Alert).

32
Mesaj de informare

Din Data Data Tools Data Validation - Data Validation... Input Message. Aici
introducem un titlu i un mesaj i avem grij s fie selectat opiunea de vizualizare a
mesajului atunci cnd celula este selectat (Show input message when cell is
selected).

Mesaj de atenionare

Din Data Data Tools Data Validation - Data Validation... Error Alert. Aici
introducem un titlu i un mesaj i avem grij s fie selectat opiunea de vizualizare
a mesajului atunci cnd o valoare este introdus greit (Show error alert after
invalid data is entered).

33
Crearea listelor de tip drop-down

Pentru a limita erorile la introducerea de date n formulare, putei folosi liste cu date
predefinite, liste de tip drop-down.

Vom folosi drept exemplu, introducerea ntr-un formular a lunii pentru care face
nscrierea un personaj.

Deoarece aceast informaie este folosit pe viitor n interogri, datele trebuie s


fie corect introduse. De aceea vom crea o list predefinit care s fie folosit la
introducerea datelor.

Vom folosi din Data Data Tools Data Validation - Data Validation... Settings Allow
List. La Source vom selecta lista cu lunile anului creata n aceeai foie de calcul.

Dup validare la celula din formular apare un meniu derulant cu date selectate.

34
Protejarea informaiilor.
Cnd partajai o foaie de calcul sau un registru de lucru cu ali utilizatori, este posibil s
dorii s dorii s v protejai datele, pentru a preveni modificarea acestora. De asemenea,
este posibil s specificai o parol pe care utilizatorii s o introduc pentru a modifica
elemente din anumite registre i foi de lucru protejate. n plus, avei posibilitatea s
prevenii ca utilizatorii s modifice structura unei foi de lucru.

Pentru exemplificare vom folosi fiierul Oferta.xlsx.

35
Avem un formular cu meniuri derulante. Formularul trebuie s fie protejat pentru a nu
afia sursa informaiilor (fiecare selecie din meniul derulant afieaz informaii dintr-o
foaie de calcul proprie). Toate informaiile creeaz la final o ofert pe o foaie de calcul
separat. La final nu trebuie s fie vizibile dect foaia formular de selecie i foaia ofert.

Protejarea elementelor din foile de lucru


Implicit, atunci cnd protejai o foaie de lucru, toate celulele din foaia de lucru sunt blocate
i utilizatorii nu pot efectua nicio modificare ntr-o celul blocat. De exemplu, acetia nu
pot insera, modifica, terge sau formata date dintr-o celul blocat. Totui, avei
posibilitatea s specificai ce elemente pot modifica utilizatorii atunci cnd protejai foaia
de lucru.

Ascunderea, blocarea i protejarea elementelor din registrul i foaia de lucru nu sunt


menite s contribuie la securizarea sau protejarea informaiilor confideniale pe care le
pstrai ntr-un registru de lucru. Aceasta contribuie doar la ascunderea datelor sau
formulelor care i pot deruta pe ali utilizatori i i mpiedic s vad datele sau s
efectueze modificri la acestea.

Excel nu cripteaz datele care sunt ascunse sau blocate ntr-un registru de lucru. Pentru
a contribui la meninerea confidenialitii datelor, se recomand s limitai accesul la
registrele de lucru care conin aceste informaii, depozitndu-le ntr-o locaie disponibil
doar utilizatorilor autorizai.

nainte de a proteja o foaie de lucru, avei posibilitatea s deblocai zonele pe care dorii
ca utilizatorii s le poat modifica sau n care s introduc date. Este posibil s deblocai
celule pentru toi utilizatorii sau pentru anumii utilizatorii.

36
Pasul 1. Protejarea celulelor: blocarea celulelor la editare

Selectm doar celulele care dorim s fie modificate.

Click dreapta Format cells Protection debifai Locked

Alegem din Review Protect Sheet Introducem o parola (ex. 123) reintroducem
parola

Acum nu mai avei cum modifica coninutul foii de calcul, cu excepia celulelor pe care le-
ai selectat iniial unlocked.

Ascundem foile de calcul surs pentru a nu fi afiate.

Click dreapta pe denumire - Hide

Pasul 2. Protejarea structurii fisierelor Excel / protejarea la nivel de worksheet

Alegem din Review Protect Workbook Introducem o parol (ex. 1234) reintroducem
parola

Acum nu mai putei vedea foile de calcul ascunse. Pentru aceasta trebuie s deprotejai
Workbook.

37
Dac dorii i protecia la nivel de fiier pentru a nu putea fi deschis sau modificat apelai
File Save As Tools (lng Save) General Options Trebuie s avei o parol pentru
deschidere i una pentru modificare. n acest caz recomand s v creai fiier de back-
up i la deschidere s folosii o variant read only.

De obicei deblocrile se fac n sens invers blocrii: la nivel de fiier, la nivel de registru
de calcul i la nivel de foaie de calcul

Nu uitai parolele.

Fiierele protejate la modificarea datelor nu sunt protejate i la tergere sau virui!

38
TESTE I PROBLEME

Pentru acest modul, avei acces la fiierele de lucru accesnd


http://www.mdfro.net/doc.html i descrcnd fiierul Excel Avansat.xlsx.

Pentru teste i probleme descrcai fiierul Baza Avansat.xlsx.

Periodic verificai aceste fiiere din zona de descrcare pentru c acestea vor fi actualizate
permanent cu informaii noi i eventuale corecturi. Mulumim pentru nelegere!

i LUCRAI I TESTAI
Nu ezitai s punei ntrebri Programul de calcul
tabelar Microsoft Excel v ajut atunci cnd reuii s
identificai corect problema pe care o avei de rezolvat
i cnd alegei cea mai bun soluie pentru rezolvare.
SUCCES!

39