Sunteți pe pagina 1din 140

www.controller-institut.

ro

MS Excel
-suport curs-

Cuprins:
1.

INTRODUCERE .............................................................................................................................. 1
1.1.
1.2.

2.

MICROSOFT EXCEL .................................................................................................................... 1


CUM SPRIJINA MS EXCEL CONTABILITATEA MANAGERIALA - EXEMPLE........................................... 1

FUNCTIILE DE BAZA..................................................................................................................... 2
2.1.
DESCHIDEREA EXCEL ................................................................................................................ 2
2.2.
NAVIGAREA IN FOILE DE LUCRU ................................................................................................... 2
2.2.1.
Selectarea unei celule ..................................................................................................... 2
2.2.2.
Folosirea combinatiilor de taste pentru navigarea in foile de lucru ................................. 3
2.3.
SELECTAREA UNUI GRUP DE CELULE ........................................................................................... 5
2.3.1.
Selectarea unui rand ....................................................................................................... 5
2.3.2.
Selectarea unei coloane .................................................................................................. 5
2.3.3.
Selectarea tuturor celulelor dintr-o foaie de lucru ........................................................... 5
2.3.4.
Selectarea celulelor adiacente ........................................................................................ 6
2.3.5.
Selectarea celulelor neadiacente .................................................................................... 6
2.4.
DESPRE FORMULE SI REFERINTE IN CADRUL CELULELOR .............................................................. 7
2.4.1.
Crearea de formule.......................................................................................................... 7
2.4.2.
Definirea de nume ......................................................................................................... 14

3.

ANALIZA PROBLEMELOR SI GENERAREA DE SOLUTII CU AJUTORUL MS-EXCEL ......... 18


3.1.
EXERCITIU - EXEMPLUL ANALIZA BILANTULUI CONTABIL ........................................................... 18
3.2.
PREGATIREA DATELOR ............................................................................................................. 19
3.2.1.
Fixarea coloanei si/sau randului la o anumita latime si/sau inaltime ............................ 19
3.2.2.
Stergerea celulelor, coloanelor, randurilor, continutului unei celule.............................. 22
3.2.3.
Inserarea de celule, coloane si randuri ......................................................................... 26
3.2.4.
Formatarea celulelor...................................................................................................... 27
3.2.5.
Aplicarea de margini, linii, culori, modele ...................................................................... 38
3.2.6.
Aplicarea liniilor de grila................................................................................................. 44
3.2.7.
Definirea strategiei de design pentru afisarea rezultatelor............................................ 45
3.2.8.
Folosirea valorilor de control al intrarilor de date .......................................................... 46
3.2.9.
Afisarea si ascunderea liniilor si coloanelor .................................................................. 47
3.2.10. Gruparea continutului foii de lucru (07-Analysis.xls) ..................................................... 48
3.2.11. Blocarea unei ferestre ................................................................................................... 53
3.3.
FOLOSIREA CALCULELOR IN FISIER ............................................................................................ 55
3.3.1.
Impartirea in ecrane....................................................................................................... 55
3.3.2.
Evaluarea formulelor folosind auditarea de formula...................................................... 56
3.4.
PROTEJAREA SI SALVAREA FISIERULUI DE LUCRU...................................................................... 58
3.4.1.
Protejarea Celulelor....................................................................................................... 58
3.4.2.
Protejarea structurii Fisierului de Lucru......................................................................... 61
3.4.3.
Protejarea ferestrelor fisierului de Lucru ....................................................................... 61
3.4.4.
Protejarea fisierului si a foilor de lucru .......................................................................... 62
3.5.
CREAREA DE HYPERLINK-URI CATRE ZONE IN CADRUL UNUI FISIER .............................................. 64

4.

FOLOSIREA FUNCTIILOR LOGICE............................................................................................ 65


4.1.
4.2.

APLICAREA FUNCTIEI IF............................................................................................................ 65


APLICAREA FUNCTIILOR SUMIF SI COUNTIF ........................................................................... 67

5. EVIDENTIEREA OPERATIILOR CU FORMATARE CONDITIONATA CODIFICAREA CU


AJUTORUL CULORILOR .................................................................................................................... 68

6.

UTILIZAREA VALIDARII DATELOR............................................................................................ 71

7.

FOLOSIREA FORMULELOR MATRICIALE (VLOOKUP SI HLOOKUP)................................... 73

8. ANALIZA REZULTATULUI: CUM ESTE REZULTATUL AFECTAT DE MODIFICAREA


VALORILOR DE INTRARE .................................................................................................................. 75
8.1.
ANALIZA RANDAMENTULUI INVESTITIEI ....................................................................................... 75
8.2.
FOLOSIREA GOAL SEEK ........................................................................................................... 76
8.3.
FOLOSIREA OPTIUNII DE CALCUL TABEL IN CADRUL TABELELOR DE DATE ..................................... 79
8.3.1.
Tabele de date cu o singura variabila ........................................................................... 79
8.3.2.
Tabele de date cu doua variabile .................................................................................. 80
8.4.
CREAREA DE SCENARII ............................................................................................................. 81
8.4.1.
Crearea de Scenarii....................................................................................................... 82
8.4.2.
Afisarea unui scenariu selectat in foaia de lucru........................................................... 83
8.4.3.
Crearea unui Raport de Scenariu.................................................................................. 83
9.

CREAREA RAPOARTELOR DE CONTABILITATE MANAGERIALA CU MS EXCEL.............. 84


9.1.
FOLOSIREA RAPOARTELOR ....................................................................................................... 84
9.2.
CREAREA DE GRAFICE PENTRU VIZUALIZAREA DATELOR ............................................................. 86
9.2.1.
Prezentarea grafica a datelor ........................................................................................ 86
9.2.2.
Despre ChartWizard ...................................................................................................... 88
9.2.3.
Crearea unui portofoliu de analiza cu matricea B.C.G.................................................. 98
9.2.4.
Displaying Charts in the Background .......................................................................... 105
9.3.
CREAREA RAPOARTELOR IN FORMAT TEXT- COPIEREA DATELOR DIN EXCEL IN W ORD................ 106
9.3.1.
Inserarea datelor din Excel intr-un document Word.................................................... 106
9.3.2.
Crearea unei legaturi intre un document Word si datele din Excel ............................. 107
9.4.
PERSONALIZAREA RAPOARTELOR SELECTAREA SI CONSOLIDAREA DATELOR ORIENTATE CATRE
DESTINATAR ...................................................................................................................................... 109
9.4.1.
Definirea setarilor pentru printare................................................................................ 110
9.4.2.
Crearea de vizualizari personalizate ........................................................................... 115
9.4.3.
Working with the Report Manager............................................................................... 120

10.

ANALIZA DATELOR .............................................................................................................. 123

10.1. SORTAREA SI FILTRAREA DATELOR SI OBTINEREA DE SUBTOTALURI .......................................... 123


10.1.1. Sortarea datelor........................................................................................................... 123
10.1.2. Filtrarea datelor Folosirea Comenzii AutoFilter (Filtrare Automata)......................... 124
10.1.3. Calcularea valorilor subtotale si totale......................................................................... 126
10.2. OPTIUNILE PIVOTTABLE ......................................................................................................... 128
10.2.1. Crearea listelor interactive cu ajutorul PivotTable pentru rezumarea si analizarea
datelor 128
10.2.2. Examplu de analiza a vanzarilor (Partea a-2-a) Exercitiul 1 .................................... 129
10.2.3. Exemple de analiza a vanzarilor (Partea 2)Exercitiul 2............................................. 134
10.2.4. Personalizarea PivotTable in exemplul Analiza vanzarilor (Partea 2)Exercitiul 3 .. 135
10.2.5. Afisarea paginilor......................................................................................................... 136
10.2.6. Afisarea datelor sursa a unei celule intr-o serie de date ............................................. 136
10.2.7. Actualizarea datelor in PivotTable............................................................................... 136
11.

COMBINATII DE TASTE FOLOSITOARE ............................................................................. 137

1.

Introducere

1.1.

Microsoft Excel

Microsoft Excel (MS Excel) este un program creat de Microsoft Corporation pentru a
furniza utilizatorilor calculatoarelor numeroase functii ce permit organizarea si/sau
prezentarea grafica a datelor si analizarea informatiilor prin functii de baze de date. Aplicatia
poate fi folosita pentru realizarea a numeroase calcule matematice, financiar-matematice si
statistice. Mai mult, exista o multitudine de functii speciale care permit utilizatorilor, de
exemplu, sa compare date logic, sa consolideze date si sa foloseasca proceduri de repetare.
Limbajul de programare Microsoft Visual Basic permite utilizatorilor sa automatizeze serii de
actiuni recurente prin folosirea unui instrument de inregistrare macro si sa genereze aplicatii
complete.
Ideea de baza a unui astfel de program de calcul tabelar este sa reflecte o cale familiara de
utilizare a foii de hartie, a creionului si a calculatorului de birou prin tehnologia moderna a
computerului.
Zona de lucru este reprezentata de foaia de lucru a carei sectiune curenta este afisata pe
ecran. Un fisier este alcatuit din una sau mai multe foi de lucru si poate fi salvat ca un fisier
Excel. Celulele reprezinta cea mai mica parte a fisierului Excel. Fiecare celula este definita
concret prin litera coloanei sale (de la A la IV) si prin numarul liniei sale (de la 1 la 65536) si
poate contine numere, date text, formule si functii cu referire la alte celule din foaia de lucru
sau chiar din alte fisiere Excel.

1.2.

Cum sprijina MS Excel contabilitatea manageriala - Exemple

Procesul de planificare (stabilirea bugetului)


Dezvoltarea, de exemplu, a unui sistem de planificare intr-o organizatie prin
introducerea unui centru de cost in fiecare foaie de lucru si prin calculul sumei datelor
introduse
Raportare
Personalizarea, de exemplu, a datelor pentru anumiti destinatari si prezentarea
grafica a informatiilor (diagrame, grafice)
Crearea de materiale specifice contabilitatii manageriale pentru persoanele
care se afla in functii de decizie
Dezvoltarea, de exemplu, a unei analize a investitiilor, a unui sistem de analiza a
costurilor pe baza activitatilor (ABC), analiza crearii de valore pentru actionari.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 1/137

2.
2.1.

Functiile de baza
Deschiderea Excel

Programul Excel se deschide prin aceeasi modalitate prin care se deschid si celelalte
aplicatii Microsoft Windows, printr-un click pe comanda Programe din meniul Start si apoi
printr-un click pe programul Microsoft Excel.

2.2.

Navigarea in foile de lucru

2.2.1.

Selectarea unei celule

O celula se selecteaza prin mutarea cursorului pe celula dorita si prin apasarea butonului
stang al mouse-ului.
Marginile celulei active sunt evidentiate prin ingrosare, iar adresa celulei apare in caseta de
nume.

Caseta de nume

Bara de formula

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 2/137

Pentru a finaliza introducerea datelor in celula activa, apasati ENTER. Puteti proceda in felul
urmator (in conformitate cu setarile standard ale Excel):
ENTER
ENTER + SHIFT
TAB

Muta celula activa cu un rand in jos


Muta celula activa cu un rand in sus
Muta celula activa cu o coloana la dreapta

(Cand doriti introducerea de valori in lista, de exemplu: daca ajungeti la ultima celula din lista
de date introdusa si apasati tasta ENTER, celula activa devine in mod automat cea de la
inceputul listei)
Setarile de baza ale Excel se pot modifica printr-un click pe Options (Optiuni) din meniul
Tools (Unelte) si prin selectarea butonului de Edit (Editare).
Pentru modificarea sau editarea continutului unei celule existente:




Tastati F2 sau
Faceti click stanga in bara de formula sau
Faceti dublu click pe celula activa

Microsoft Excel distinge intre datele introduse in format text, care sunt aliniate la stanga, si
datele introduse de format numar, care sunt aliniate la dreapta.

2.2.2.
lucru

Folosirea combinatiilor de taste pentru navigarea in foile de

Mutarea pe o celula la stanga:


Mutarea pe o celula la dreapta:
Mutarea pe o celula in sus:
Mutarea pe o celula in jos:

Mutarea la inceputul randului:


Mutarea la inceputul unei foi de lucru (celula A1):
Mutarea la marginea inferioara a regiunii de date dintr-o
foaie de lucru (ultima celula care contine valori):
Mutarea la marginea stanga a regiunii curente de date:
Mutarea la marginea dreapta a regiunii curente de date:
Mutarea la marginea superioara a regiunii curente de date:
Mutarea la marginea inferioara a regiunii curente de date:

HOME
CTRL + HOME
CTRL + END

Navigarea intre foile de lucru:

CTRL + PAGE UP
CTRL + PAGE DOWN
CTRL + SHIFT
ALT + TAB

Selectarea unei regiuni de date:


Navigarea intre diferite programe:

CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 3/137

Sfat
Aceste combinatii de taste permit o navigare si selectare mai rapida in cadrul unor regiuni de
date de dimensiuni mari decat prin folosirea mouse-ului.
Folosirea combinatiilor de taste este o metoda ajutatoare atunci cand se doreste crearea
unei formule si trebuie selectate regiuni de date in foaia de lucru.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 4/137

2.3.
2.3.1.

Selectarea unui grup de celule


Selectarea unui rand

Pentru a selecta un rand intreg, faceti click stanga pe numarul randului respectiv situat in
capatul acestuia. Daca doriti selectarea unui grup de randuri adiacente tineti apasat butonul
mouse-ului si miscati cursorul peste numarul tuturor acestor randuri.
Pentru selectarea liniei celulei active se poate folosi si combinatia de taste SHIFT +
SPACEBAR.

2.3.2.

Selectarea unei coloane

Pentru a selecta o coloana intreaga faceti click stanga pe litera coloanei respective situate in
capatul acesteia. Daca doriti selectarea unui grup de coloane adiacente tineti apasat butonul
mouse-ului si miscati cursorul peste litera tuturor acestor coloane.
Pentru selectarea coloanei celulei active se poate folosi si combinatia de taste CTRL +
SPACEBAR.

2.3.3.

Selectarea tuturor celulelor dintr-o foaie de lucru

Selectarea tuturor celulelor dintr-o foaie de lucru se face prin apasarea cu butonul stang al
mouse-ului a butonului SELECT ALL (Selecteaza tot) din coltul din stanga sus al foii de lucru
sau prin combinatia de taste CTRL + A.

Selecteaza
tot

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 5/137

2.3.4.

Selectarea celulelor adiacente

Pentru a selecta o regiune de celule adiacente faceti click stanga pe coltul din stanga sus al
primei celule si trageti de cursor, tinand apasat click stanga pana in coltul din dreapta jos al
ultimei celule.
Puteti folosi de-asemenea una dintre combinatiile de taste deja mentionate, in timp ce tineti
apasat butonul SHIFT (vezi Capitolul 2.2.2.).
Alte combinatii de taste utile sunt urmatoarele:
CTRL + SHIFT + +
CTRL + SHIFT + -

2.3.5.

Selecteaza linii si coloane adiacente


Deselecteaza linii si coloane adiacente

Selectarea celulelor neadiacente

Pentru a selecta o regiune de celule neadiacente selectati prima celula (sau regiune
adiacenta de celule) si apoi tineti apasata tasta CTRL in timp ce selectati si celelalte celule
sau regiuni de celule.
Pentru a pune in practica subiectele primelor doua capitole se va deschide fisierul 01Introduction.xls si se vor rezolva cerintele.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 6/137

2.4.
2.4.1.

Despre formule si referinte in cadrul celulelor


Crearea de formule

Formula incepe cu semnul egal (=) urmat de o expresie ce contine operatori ce specifica
tipul de calcul care se face pentru a combina mai multe date. Pe langa functiile speciale (de
exemplu functii matematic-financiare si statistice), MS Excel furnizeaza utilizatorului operatori
ce sunt aplicati in ordinea in care sunt apar in lista de mai jos. Daca se folosesc paranteze
aceasta ordine este ignorata.
Descriere

Operator

Negatia (ex. -5)


Procent
La putere
Inmultirea si impartirea
Adunarea si scaderea
Pentru a lipi doua siruri de
caractere
de
text
(concatenare) posibil si
pentru referintele celulei
Comparatii logice

%
^ (SI SPACE)
* SI /
+ SI &

=
>
<
>=
<=
<>

Egal
Mai mare decat
Mai mic decat
Mai mare sau egal cu
Mai mic sau egal cu
Diferit de

(Operatorii sunt afisati in ordinea descrescatoare a prioritatii)

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 7/137

2.4.1.1.

Referintele in cadrul celulelor

Referintele in cadrul celulelor se folosesc pentru a include date din diferite parti ale foii de
lucru in formula.
Exista trei tipuri diferite de referinte:
Referinte relative
ex. = A1
Mergi 100 m inainte si apoi 20 m la dreapta!
Referinta depinde de celula in care va aflati
Referinte absolute
ex. =$A$1
Mergi la casa de pe Strada Florilor Nr.5.
Referinta ramane intotdeauna aceeasi, indiferent de celula in
care va aflati.
Referinte mixte
ex. =$A1 sau =A$1
Diferentele dintre aceste stiluri de referinta devin evidente doar atunci cand formula se
copiaza.
Daca pozitia celulelor ce contin formule sau functii este schimbata sau daca se adauga sau
se sterg celule (exceptie cazul in care referinta era celula stearsa), referinta se ajusteaza in
mod automat, indiferent de stilul de referinta aplicat, in cazul in care referinta face legatura
intre celule din acelasi fisier.

2.4.1.2.

Referintele relative si schimbarea stilului de referinta

Exercitiu - 02-Introduction.xls
1.

Introduceti urmatoarele date in foaia de lucru (Foaia1)

Calculati rezultatul pentru anul 2005.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 8/137

1. Modul de lucru cu utilizarea tastaturii


1.
2.
3.

Faceti click pe celula B4.


Introduceti formula scriind =B2-B3.
Apasati ENTER pentru confirmare.

2. Modul de lucru fara utilizarea tastaturii


1.
2.
3.
4.
5.
6.

Faceti click pe celula B4.


Introduceti semnul egal (=).
Faceti click pe prima celula de referinta (cu mouse-ul sau prin utilizarea tastelor): B2
Introduceti operatorul: Selectati a doua celula de referinta: B3
Apasati ENTER pentru confirmare.

Prin aceasta modalitate Excel genereaza automat referinte relative.

Modificarea stilului de referinte


Cand introduceti o referinta (sau dupa ce ati selectat o referinta intr-o formula sau dupa ce ati
pozitionat cursorul pe o referinta) si apasati tasta F4 inainte de a trece la urmatorul element
in cadrul formulei, puteti schimba stilul de referinta. Prin apasarea repetata a tastei F4, stilul
de referinta se modifica astfel:
Stilul de referinta

Exemplu

Referinta relative

=A1

Referinta absolute

=$A$1

Referinta mixte
(Referinta relativa la coloana cu referinta absoluta la rand)

=A$1

Referinta mixte
(Referinta absoluta la coloana cu referinta relativa la rand)

=$A1

Si asa mai departe

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 9/137

2.4.1.3.

Copierea formulelor (Exemplul Introductiv nr. 3)

Exemplele urmatoare arata diferentele dintre diferite stiluri de referinta in momentul in care
copiati formulele.
Mod de utilizare:
Deschideti foaia de lucru 03-Introduction.xls
Introduceti stilurile respective de referinta in celulele selectate, in conformitate cu graficul de
mai jos:

Urmatorul pas este acela de a copia aceste formule in restul de celule.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 10/137

Copierea formulelor
Exista doua modalitati diferite pentru a copia formulele:

Copierea formulelor prin apasarea comenzii Copy (Copiere)


1.

Faceti click pe celula ce contine ceea ce doriti sa copiati (ex. celula A6)

2.

Faceti click
Pe meniul Edit (Editare) sau pe meniul de context (folositi butonul drept al mouseului) si apasati comanda Copy (Copiere) sau
 Pe butonul COPY sau
 Folositi combinatia de taste: CTRL + C.


3.

Faceti click pe celula sau pe regiunea de celule unde doriti copierea formulei (regiunea
de celule A6:C6)

4.




5.

Apasati pe
ENTER (pentru o singura copiere) sau
PASTE sau
Meniul Edit sau din meniul de context comanda Paste sau
Meniul Edit sau din meniul de context comanda PasteSpecial si optiunea ALL
Utilizati combinatia de taste CTRL + V pentru copierea formulei in mod repetat.

Comanda PasteSpecial
Cand aplicati comanda PasteSpecial puteti defini in detaliu care parti din datele copiate (sau
selectate) vor fi incorporate sau ce alte optiuni vor fi utilizate.
Optiune

Rezultat

All (Toate)
Formulas
(Formule)
Values
(Valori)
Formats
(Formate)
Comments
(Comentarii)
Transpose
(Transpunere)

Pentru a lipi toate elementele (continut, formatare, comentarii, etc.).


Pentru a lipi doar formule si valori.
Pentru a lipi doar valori sau rezultate calculate cu ajutorul formulelor.
Pentru a lipi doar formatarea celulei (formatul numar, aliniament, contur,
etc.)
Pentru a lipi doar comentariile
Pentru schimbarea liniilor si coloanelor (oglindire in jurul diagonalei)

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 11/137

Copierea formulelor prin editarea Drag-and-Drop


Selectati celula care contine ceea ce doriti sa mutati sau sa copiati.
Apasati tasta CTRL si indreptati-va cursorul catre una dintre marginile celulei selectate
(cursorul se transforma intr-o sageata si apare semnul plus).
Trageti celula in regiunea in care doriti copierea datelor (ex. F6:G6).
Repetati pasii 1-3 pentru a copia formula celulelor E6:G6 in regiunea de celule E7:G8.
Puteti copia celule si in urmatorul mod: trageti de coltul din dreapta jos al celulei active, cu
butonul stang al mouse-ului apasat, catre o locatie de deasupra / de dedesubt / din
dreapta / din stanga.
Excel identifica serii de date de exemplu daca cele doua celule selectate contin numerele 1
si 2 se adapteaza la acest model. Prin apasarea tastei CTRL, aceste celule pot fi copiate
chiar daca reprezinta serii de date.
Dezavantajul acestei metode consta in faptul ca informatia completa din celula este copiata
in timpul procesului. Prin aceasta metoda, formatul este si el copiat, ceea ce poate duce la
anumite neplaceri atunci cand lucrati pe o foaie de lucru deja formatata.
Din acest motiv, daca vreti sa copiati formulele fara formatare, procedati cu butonul drept al
mouse-ului apasat pentru a activa meniul de context si selectati optiunea Fill without
Formatting (Copiere fara formatare).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 12/137

2.4.1.4.

Aplicarea stilurilor de referinta (Exemplul introductiv nr. 4)

Sarcina exercitiului (04-Introduction.xls) este sa calculati suma ce este platita, in functie de


diferite perioade de investitie si diferite sume ale capitalului initial la sfarsitul perioadei de
investitie. Vi se cere sa introduceti o formula o singura data pentru a calcula o valoare a
rezultatului si sa calculati celelalte sume platite prin copierea formulei.
Atentie la diferitele stilurile de referinta atunci cand introduceti formula, pentru a evita erorile
in momentul copierii.

Formula de calcul al dobanzilor:

Dobanda = Capital * (1+rata dobanzii)^nr. de ani

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 13/137

2.4.2.

Definirea de nume

Prin apasarea comenzii Define (Definire) si Create (Creare) din meniul Insert (Inserare) si
selectarea Name (Nume) (sau prin combinatia de taste CTRL + F3), puteti crea nume
descriptive pentru reprezentarea de celule sau regiuni de celule (ex. Numele Sales
(Vanzari) pentru a descrie celula A2). De fiecare data cand doriti sa creati celule de referinta
sau formule ce contin date din acele celule sau regiuni de celule, puteti folosi numele lor (ex.
Sales) pentru a le identifica, in loc sa specificati litera coloanei si numarul liniei (ex. A2).
Lucrand cu celule sau regiuni de celule denumite se faciliteaza si posibilitatea urmaririi
calculului.
In loc sa denumiti individual o celula sau o regiune de celule, puteti folosi eticheta la capatul
liniei sau coloanei pentru a face referire la campurile de date1 si pentru a folosi continuturile
pentru referinte.
Din momentul in care celulele sau regiunile de celule au fost denumite, aceste nume vor fi
afisate in caseta de nume atunci cand celulele sunt selectate.
2.4.2.1.

Utilizarea numelor definite (Exemplul introductiv nr. 5)

Sarcina descrisa in foile de lucru Introduction4.xls si Introduction5.xls este calcularea


profitului din 2004 pana in 2006. In loc sa utilizati celule de referinta, definiti nume si utilizatile pentru a crea formule (litera coloanei si numarul liniei, ex A1).
Exercitiu (05a-Introduction.xls)

Ordinea (eticheta liniei urmata de eticheta coloanei sau invers) este irelevanta.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 14/137

Metoda 1:
Utilizarea etichetelor de coloana sau linie pentru a face referire la campuri de date
Introduceti formula
=Sales 2004-Costs 2004 (Vanzari 2004-Costuri 2004)
pentru anul 2004 in celula B4.
Copiati formula in celulele C4:D4.

Metoda 2:
Utilizarea numelor existente comanda Create (Crearea de comanda) in meniul Insert
(meniul Introducere), selectand Name (Nume)
1.
2.
3.
4.
5.

Faceti click pe celula sau pe regiunea de celule pe care doriti sa o denumiti si pe celula
a carui continut (text) este folosit ca nume: regiune de celule A2:D4.
Faceti click pe comanda Create (Creare) in meniul Insert (Introducere) si tineti
cursorul pe Name (Nume).
Selectati casetele de selectare - pentru linii sau coloane ce contin etichetele pe care
doriti sa le utilizati pentru nume (activati casetele de selectare).
Definiti formula pentru a calcula profitul pe 2004 printr-un click sau prin introducerea
formulei =Sales-Costs.
Copiati formula in celulele C4:D4.

Metoda 3:
Crearea unei celule denumite comanda Define (Crearea de comanda) in meniul Insert
(meniul Introducere), selectand Name (Nume)
1.
2.
3.

4.
5.

Faceti click pe celula pe care doriti sa o denumiti: B2


Faceti click pe comanda Define (Definire) in meniul Insert (Introducere) si tineti
cursorul pe Name (Nume).
Confirmati numele propus de Excel sau definiti un nume prin urmatoarea introducere:
Denumiti celula B2 cu numele Sales04 prin introducerea textului in caseta de nume de
langa bara de formula a fisierului.
Repetati pasii 1-3 pentru a denumi celula B3 cu numele Costs04.
Definiti formula pentru a calcula profitul pe 2004 printr-un click sau prin introducerea
formulei =Sales04-Costs04.

Sfat
Observati ca Excel poate identifica nume ce sunt clar atribuite unor celule sau unor regiuni
de celule in scopul de a le specifica. Din acest motiv, definirea de nume individuale nu este
absolute necesara. (dupa cum se vede si in exemplul nostru).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 15/137

Metoda 4:
Definirea de nume pentru o regiune de celule comanda Define (Crearea de comanda) in
meniul Insert (meniul Introducere), selectand Name (Nume)
Exercitiu (05b-Introduction.xls):

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Faceti click pe regiunea de celule C4:E4.


Faceti click pe comanda Define din meniul Insert, tinand cursorul pe Name.
Definiti numele Sales.prod.gr.1 prin tiparirea numelui pentru aceasta regiune in caseta
de nume a foii de lucru.
Repetati pasii 1-3 pentru atribuirea numelui Costs.prod.gr.1 regiunii de celule C5:E5.
Definiti formula pentru a calcula vanzarile pentru 2004 printr-un click sau prin
introducerea formulei =Sales.prod.gr.1-Costs.prod.gr.1.
Copiati formula in celulele D6:E6.
Repetati acesti pasi, dar folositi numele Sales.prod.gr.2 si Costs.prod.gr.2.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 16/137

2.4.2.2.

Listarea numelor folosite

Pentru a avea o imagine de ansamblu asupra numelor folosite, puteti crea o lista ce contine
toate numele celulelor sau regiunilor de celule prin intrarea in meniul Insert (Introducere),
tinand cursorul pe Name (Nume) si facand click pe comanda Paste (Lipire).
Mod de utilizare:
1.
2.

Definiti locatia listei de nume pentru a fi incluse in fisier. Selectati celula care ar trebui sa
reprezinte celula din marginea din stanga sus a listei: celula A1 in tabela 2.
Selectati comanda Paste List din meniul Insert menu Name Paste.

Utilizarea numelor este folositoare, mai ales atunci cand se folosesc calcule complexe. Veti
recunoaste imediat scopul partilor individuale sau al valorilor din formula.
Pentru optimizarea vizibilitatii si urmaririi formulelor, folositi referinte denumite atunci cand
celulele fac referire la alte foi de lucru. Puteti evita o cautare inutila a continuturilor celulelor
nedenumite. Combinatia de taste CTRL + G permite mutarea la un nume chiar daca se
refera la celule din alte foi de lucru.
Nota
Daca sunt copiate celule de referinta denumite, stilul de referinta este in mod automat unul
absolut.
Faceti click pe meniul Insert, tineti cursorul pe Name si gasiti urmatoarele comenzi
Define (Definire)
Paste (Lipire)
Create (Creare)
Apply (Aplicare)

Defineste un nume pentru o celula sau o regiune de celule.


Introduce un nume definit anterior cand introduceti de exemplu
o formula intr-o celula.
Foloseste linii si coloane cu etichete la capat.
Cere sa faceti click pe numele pe care doriti sa le utilizati in
formule, in caseta de nume Apply, unde toate numele definite
intr-un fisier, care fac referinta la o celula sau o regiune de
celule, sunt listate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 17/137

3.
Analiza problemelor si generarea de solutii cu
ajutorul MS-Excel
3.1.

Exercitiu - Exemplul Analiza bilantului contabil

Efectuati o Analiza a bilantului contabil pentru Excel Profi PLC. Datele sursa disponibile
includ bilanturile anuale ale ultimilor patru ani. Puteti gasi aceste date in fisierul excel
denumit 06-BalanceSheet.xls.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 18/137

3.2.

Pregatirea datelor

3.2.1.
Fixarea coloanei si/sau randului la o anumita latime si/sau
inaltime
Inaltimea randului sau latimea coloanei sunt stabilite la o valoare standard2. Pentru a
modifica latimea coloanei puteti trage cu mouse-ul de marginea acesteia sau puteti face click
in meniul Format (Format), tinand cursorul pe Column (Coloana) si facand click pe
comanda Width (Latime). Mai mult, puteti ajusta latimea coloanei in functie de cea mai lata
celula (AutoFit Selection). Inaltimea randului este ajustata automat in functie de cel mai
inalt caracter de pe un rand sau pentru a se potrivi cu un text de format wrapped text 3.
Puteti sa modificati inaltimea randului si prin tragerea capatului randului sau puteti face click
in meniul Format (Format), tinand cursorul Row (Rand) si facand click pe comanda Hight
(Inaltime).

3.2.1.1.

Selectia AutoFit (potrivire automata)

Exercitiu: Schimbati latimea coloanei A pentru a potrivi continutul ei cu ajutorul selectiei


AutoFit
 Optiunea 1 prin utilizarea unui dublu-click
Dublu-click pe limita de separare din partea dreapta a capatului de coloana al coloanei A.
 Optiunea 2 prin apasarea comenzii AutoFit
Selectati coloana A sau o celula de pe aceasta coloana, apasati apoi meniul Format, tinand
cursorul pe Column si apasand comanda AutoFit Selection.

Puteti modifica setarile de baza ale valorilor standard prin accesarea meniului Format, tinand cursorul pe
Coloana sau pe Rand si apasand comanda Standard Width (Latime standard ).
3
Exista posibilitatea sa impartiti textul in linii multiple (faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Cell
(Celula) si facand click pe optiunile Text Alignment (Alinierea textului) si Wrap Text din caseta de optiuni Text
Control (Controlul textului)).
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 19/137

3.2.1.2.

Personalizarea latimii coloanei

Exercitiu: Schimbati coloanele F:I pentru a avea latimea de 124


 Optiunea 1 prin utilizarea mouse-ului
Selectati coloanele F:I.
Modificati latimea coloanelor selectate prin tragerea limitei de separare din partea dreapta a
capatului de coloana.
 Optiunea 2 prin apasarea comenzii Width (Latime)
Faceti click pe coloanele F:I.
Modificati latimea coloanelor selectate prin apasarea comenzii Width (Latime) dupa ce ati
dat click pe meniul Format, tinand cursorul pe Column (Coloana)

3.2.1.3.

Personalizarea inaltimii randului

Exercitiu: Stabiliti inaltimea randului (randul 15, randul 36, randul 56 si randul 67) la valoarea
de 205.
 Optiunea 1 prin utilizarea mouse-ului
Selectati randurile 15, 36, 56 si 67 sau selectati orice celula in fiecare dintre aceste randuri
prin selectarea acestor randuri sau celule si tinand apasat butonul CTRL in acelasi timp.
Schimbati inaltimea randurilor prin tragerea de catre limita inferioara de separare a capatului
de rand. (ex. randul 15).
 Optiunea 2 prin apsarea comenzii Height (Inaltime)
Selectati randurile 15, 36, 56 si 67 sau selectati orice celula in fiecare dintre aceste randuri
prin selectarea acestor randuri sau celule si tinand apasat butonul CTRL in acelasi timp.
Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Row (Rand), apasati comanda Height
(Inaltime) si completati valoarea dorita.
Alta metoda:
Puteti sa selectati si un singur rand caruia sa ii modificati inaltimea. Prin deschiderea
meniului Edit (Editare), tinand cursorul pe comanda Repeat Row Width (Repetati latimea
randului) si tinand apasata combinatia de taste CTRL + Y, acest process se aplica si
celorlalte randuri (Selectati randul 15 si apasati combinatia de taste CTRL + Y; apoi selectati
randul 36 si apasati combinatia de taste CTRL + Y, si asa mai departe).

Latimea coloanei este definita de numarul maxim de caractere ce pot fi afisate intr-o celula formatata in fontul
standard.
5
Inaltimea randului este masurata in puncte (1 Punct = 0,035 cm).
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 20/137

Sfat
Prin utilizarea combinatiei de taste CTRL + Z (echivalentul pictogramei UNDO), puteti anula
ultimele comenzi.

Nota
Daca utilizati anumite comenzi in mod repetat, exista urmatoarele posibilitati de actiune:
1) Prin utilizarea meniului principal
2) Prin utilizarea meniului de context (click pe butonul drept al mouse-ului)
3) Prin utilizarea pictogramelor, simbolurilor (puteti organiza in consecinta bara de
intrumente)
4) Prin aplicarea combinatiilor de taste (vedeti capitolul 12: Combinatii de taste folositoare)

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 21/137

3.2.2.
celule

Stergerea celulelor, coloanelor, randurilor, continutului unei

Daca doriti stergerea elementelor dintr-o lista de date, trebuie sa va hotarati intre
urmatoarele:



Stergeti continutul celulelor selectate sau


Stergeti celulele, coloanele, randurile.

Golirea celulelor presupune inlaturarea continutului celulelor (date si formule), formatari,


comentarii atasate si/sau hyperlink-uri6, dar nu celulele in sine. Stergerea celulelor,
coloanelor, liniilor presupune indepartarea completa a acestor elemente din lista de date.
Spatiul ramas este inlocuit de celulele din vecinatate care vor fi ridicate sau mutate la stanga
in mod automat.
Nota:
 Daca goliti o celula pentru a inlatura continutul, valoarea celulei golite este 0
(observati ca formulele ce contin referinte la celula golita primesc valoarea 0).
 Formulele ce contin referinte la celulele sterse afiseaza eroarea #Ref!. Formulele ce
contin referinte la celulele ridicate automat isi ajusteaza referintele.

Un hyperlink este o legatura catre alte documente, catre retea, catre un browser web sau catre alte locatii din
fisier.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 22/137

3.2.2.1.

Golirea celulelor pentru a inlatura continutul acestora

Exercitiu: Stergeti datele din celula B2


Optiunea 1
Metoda de lucru cu ajutorul comenzii Clear (Golire)
Faceti click pe celula: B2.
Apoi deschideti meniul Edit (Editare) si tineti cursorul pe comanda Clear (Golire). Puteti
sterge intregul continut al celulei, formatarile, datele (=continut) sau doar comentariile.

Optiunea 2
Metoda de lucru cu ajutorul butonului Delete (Del) (Stergere)
Selectati celula (celulele) corespunzatoare.
Pentru a sterge continutul celulei, puteti apasa butonul DEL. Prin aceasta operatie, numai
datele (continutul) sunt sterse. Comentariile, formatarile sau hyperlink-urile raman atasate
celulelor.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 23/137

3.2.2.2.

Stergerea celulelor

Comanda Delete (Stergere) din meniul Edit (Editare) permite inlaturarea celulelor,
regiunilor de celule sau coloanei/randului prin utilizarea optiunii potrivite din caseta de optiuni
a comenzii Delete.
3.2.2.3.

Stergerea coloanelor

Exercitiu: Stergeti coloanele B:D


 Optiunea 1
Selectati capetele de coloana de la B la D.
In meniul Edit (Editare), apasati comanda Delete (Stergere).
 Optiunea 2
Selectati celulele dintre coloanele B si D (ex. B1:D1)
In meniul Edit (Editare) selectati comanda Delete (Stergere) si optiunea ENTIRE COLUMN
(Intreaga Coloana).
 Optiunea 3
Selectati celulele dintre coloanele B si D (ex. B1:D1)
Apasati combinatia de taste CTRL +

Sfat
Puteti selecta intreaga coloana prin folosirea combinatiei de taste CTRL + SPACE.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 24/137

3.2.2.4.

Stergerea randurilor

Exercitiu: Stergeti linia 37.


 Optiunea 1
Apasati capatul de rand al randului 37.
In meniul Edit (Editare), selectati comanda Delete (Stergere).
 Optiunea 2
Selectati o celula de pe randul 37 (ex. A37)
In meniul Edit (Editare), selectati comanda Delete (Stergere) si optiunea ENTIRE ROW
(Intreaga Linie).
 Optiunea 3
Apasati capatul de rand al randului 37.
Apasati combinatia de taste CTRL +
Puteti selecta randurile intregi prin combinatia de taste SHIFT + SPACE.
Sfat
Asigurati-va ca pe randurile si/sau coloanele pe care doriti sa le stergeti nu mai sunt date.
Acest lucru este foarte important atunci cand se lucreaza pe foi de lucru mari si complexe.
Cea mai facila modalitate de a cauta pe coloane sau pe linii este utilizare combinatiei de
taste CTRL + sau si CTRL + sau . Cand aplicati aceasta comanda, celula activa
trece automat la urmatoarea celula cu continut sau la sfarsitul sau inceputul foii de lucru.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 25/137

3.2.3.

Inserarea de celule, coloane si randuri

Pentru a face loc pentru inserarea unor date in viitor si pentru a face foile de lucru mai
aerisite, vi se cere sa pregatiti fisierul pentru noi pasi in procesarea datelor, prin inserarea de
celule, coloane si randuri.
Noile celule, coloane sau randuri sunt introduse intotdeauna in fata (=deasupra sau la
stanga) celulei, coloanei sau randului selectate si active.
3.2.3.1.

Inserarea de celule

Exercitiu: Inserarea unei subpozitii in zona mijloacelor fixe.


1.
2.
3.

Faceti click pe celulele A6:A8.


Apasati comanda Cells (Celule) in meniul Insert (Introducere).
Faceti click pe optiunea SHIFT CELLS RIGHT (DEPLASARE CELULE LA DREAPTA).

3.2.3.2.

Inserarea de coloane

Exercitiu: Inserarea unei coloane in fata coloanei A.


 Optiunea 1
prin apasarea comenzii Columns (Coloane) din meniul Insert
(Introducere) : Selectati o celula de pe coloana A sau selectati capatul de coloana al
coloanei A, Faceti click pe meniul Insert (Introducere) si apoi pe comanda Columns
(Coloane).
 Optiunea 2 prin apasarea comenzii Cells (Celule) din meniul Insert (Introducere) :
Selectati capatul de coloana al coloanei A, faceti click pe comanda Cells (Celule) din meniul
Insert (Introducere).
3.2.3.3.

Inserarea de randuri

Exercitiu: Inserarea a doua randuri in fata randului 1.


 Optiunea 1 prin apasarea comenzii Rows (Randuri) din meniul Insert (Introducere)
: Selectati de ex. celulele A1:B1 sau selectati capetele de randuri ale randurilor 1 si 2, faceti
click pe comanda Rows (Randuri) din meniul Insert (Introducere).
 Optiunea 2 prin apasarea comenzii Cells (Celule) din meniul Insert (Introducere):
Selectati capetele de randuri ale randurilor 1 si 2, faceti click pe comanda Cells (Celule) din
meniul Insert (Introducere).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 26/137

3.2.4.

Formatarea celulelor

Introduceti titlul Balance Sheet Analysis (Analiza Bilantului Contabil) in celula B2 si


selectati-l. Personalizati formatul numar prin folosirea separatorului de 1000 pentru a
imbunatati claritatea datelor afisate.
3.2.4.1.

Modificarea fontului

Optiunea 1 prin folosirea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)


1.
2.

Selectati celula B2.


Faceti click pe Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare), tinand
cursorul pe Font si faceti click pe fontul pe care il doriti (ex. Univers)

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 27/137

Optiunea 2 prin selectarea FORMAT CELLS (FORMATAREA CELULELOR) din meniul


Format - Cells
1.
2.

Faceti click pe celula ceruta.


Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Cells (Celule) si faceti click pe fontul
dorit in FORMAT CELLS.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 28/137

3.2.4.2.

Modificarea dimensiunii fontului

Optiunea 1a prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)


1.
2.

Faceti click pe celula ceruta.


Faceti click pe Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare), faceti click
pe Font Size (Dimensiunea fontului) si selectati dimensiunea dorita a fontului (ex. 20).

Optiunea 1b prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)


1. Selectati celula ceruta.
2. Faceti click pe Formatting Toolbar si tipariti valoarea dorita (ex. 16) in caseta
dimensiunii fontului.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 29/137

Optiunea 2 prin utilizarea FORMAT CELLS (FORMATUL CELULELOR) din meniul Format Cells
1. Selectati celula dorita.
2. Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Cells, faceti click pe FORMAT CELLS
si pe Font sau scrieri numele fontului dorit.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 30/137

3.2.4.3.

Modificarea stilului de font

Exercitiu: Schimbati stilul de font al titlului Balance Sheet Analysis in Bold




Optiunea 1 prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)


Selectati celula ceruta.
In Formatting Toolbar, faceti click pe butonul BOLD.

Optiunea 2 prin utilizarea FORMAT CELLS din meniul Format Cells


Selectati celula ceruta.
In FORMAT CELLS din meniul Format Cells, faceti click pe FontStyle Bold (Stilul
de font Bold).

Optiunea 3 prin aplicarea combinatiei de taste CTRL + SHIFT + F


Selectati celula ceruta.
Apasati combinatia de taste CTRL + SHIFT + F
(Prin utilizarea acestei combinatii de taste timp de o secunda, comanda este anulata.)

Sfat
Exista combinatii de taste si pentru formatele I (italic) si U (underline (subliniat)).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 31/137

3.2.4.4.

Modificarea culorii fontului

Exercitiu: Schimbati culoarea fontului titlului Balance Sheet Analysis in albastru.


Optiunea 1 prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)
Selectati celula ceruta.
In Formatting Toolbar, faceti click pe Font Color (Culoarea fontului) si selectati culoarea
blue (albastru).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 32/137

Optiunea

prin

utilizarea

FORMAT

CELLS

din

meniul

Format

Cells

Selectati celula ceruta.


In FORMAT CELLS din meniul Format - Cells, faceti click pe Color (Culoare) si selectati
blue (albastru).

Nota Aplicare de formate diferite intr-o singura celula


Exista posibilitatea sa aplicati formate diferite de font datelor dintr-o singura celula. Aceasta
se face prin selectarea din bara de formula a regiunii de date pe care doriti sa le formatati si
prin determinarea formatului dorit al fontului, dupa modalitatile prezentate anterior.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 33/137

3.2.4.5.

Personalizarea formatelor numar

Exercitiu: Formatati numerele folosind separatorul 1000 pentru a imbunatati lizibilitatea foii
de lucru
Optiunea 1 prin utilizarea FORMAT CELLS, categoria Number (Numar) din meniul Format
Cells
1.
2.
3.

Selectati regiunea de celule ceruta (D11:G76).


In meniul Format, tinand cursorul pe comanda Cells, faceti click pe Format Cells si
selectati categoria Number (Numar).
Faceti click pe caseta de optiuni 1000 SEPARATOR si Zecimale: 0.

Sfat
Pentru a afisa numere cum ar fi o mie sau un million, puteti face click pe caseta de dialog
Format Cells din meniul Format - Cells, faceti click pe selectia Custom din Category box
(caseta de categorie) si tipariti in Sample box (caseta mostra)(Type (Tip)) propriul format,
folosind un punct (pentru 1.000) sau doua puncte (pentru 1.000.000).
Daca stergeti complet intrarea din Sample box (caseta mostra) si tipariti ;;; (3 punct si
virgule in serie), celula va ramane goala continului este ascuns.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 34/137

Optiunea 2 prin utilizarea butonului 1000 SEPARATOR


1.
2.

Selectati regiunea de celule ceruta (D11:G76).


In Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare), faceti click pe butonul 1000
separator si apoi faceti click pe butonul DECREASE DECIMAL (REDUCERE
ZECIMALE) de doua ori.7

Prezentare generala

Butoanele urmatoare din formatting toolbar (bara de instrumente de formatare) sunt


disponibile pentru personalizarea formatelor numar:
Buton

Exemplu
Inainte sa apasati butonul

CURRENCY (MONEDA)

PERCENT
(PROCENT)

1000
-1000

STYLE 1

1000 SEPARATOR

Rezultat
1.000.00 EUR
-1.000.00 EUR
(in font rosu)
100%

0,2
0,122

20%
12,2%

1000000

1.000.000.00

INCREASE
DECIMAL 1,2
(ADAUGARE ZECIMALE)

1,20

DECREASE
DECIMAL 1,23
(REDUCERE ZECIMALE)
1,26

1,2

1,3

Aceasta procedura face ca numerele din celule sa nu fie afisate in totalitate ca aliniate la dreapta.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 35/137

Adaptarea formatului 1,000 (Pictograma)


Mod de utilizare:
1.
2.

In meniul Format, faceti click pe comanda Style (Stil).


Selectati Comma (Virgula) in caseta style name (numele stilului).

3.

Selectati comanda Modify (Modificare) (sau Define (Defineste) din variantele mai vechi
de Excel).
Faceti click pe formatul dorit al numarului.

4.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 36/137

5.

Confirmati modificarile prin OK.

Prin aceeasi procedura puteti selecta CURRENCY (MONEDA) SI PERCENT (PROCENT) in


caseta de stil al numelui pentru a le adapta nevoilor dumneavoastra.
Sfat
Puteti copia formatele in celule sau regiuni de celule folosind butonul FORMAT PAINTER
(FORMAT DESEN - pensula galbena) din bara de instrumente de formatare. Daca apasati
pictograma o data puteti copia formatul in in celula selectata o singura data.
Daca faceti dublu-click pe pictograma, formatul este copiat in mod repetat in celula
selectata.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 37/137

3.2.5.

Aplicarea de margini, linii, culori, modele

Puteti selecta afisarea marginilor si liniilor din foaia de lucru dintr-o regiune vasta de stiluri
variate. Exista si multe culori si modele disponibile pentru a There are also many colors and
patterns available pentru a proiecta fundalul celulelor. Aceste elemente de stil imbunatatesc
foarte mult folosirea si claritatea foii de lucru.
Prezentare generala Utilizarea butoanelor din Formatting Toolbar (Bara de instrumente
de formatare):
Butoanele din Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare) permit atribuirea de
margini, linii, culori sau modele regiunilor de celule selectate.
Prin utilizarea butonului Borders (Margini), puteti atribui stilul current de margini si linii
regiunii de celule selectate.
Daca apasati sageata de langa Borders (Margini), paleta de modele care apare va ofera o
selectie de stiluri variate de margini si linii.
Prin folosirea butonului Fill Color (Umplere de culoare), puteti atribui culoarea sau modelul
de fundal current regiunii de celule selectate.
Daca apasati sageata de langa Fill Color (Umple de culoare), puteti alege dintr-o paleta
variata de culori si modele de fundal.
Sfat
In meniul Tools (Unelte), apasati pe Options (Optiuni), apoi faceti click pe Color (Culoare)
si Modify (Modificare) daca doriti sa create propria culoare. Culoarea personalizata este
aplicata doar foii de lucru curente.

Nota: Faceti click pe meniul Format, apoi pe Cells (Celule) si apoi pe Border (Margine).
Puteti atribui margini, linii si modele regiunilor de celule selectate prin deschiderea meniului
Format si apasarea pe Cells (Celule). In submeniul Border puteti selecta un model presetat
pe care il puteti folosi pentru a-l personaliza apoi (ex. pentru a aplica stiluri variate si linii
colorate tuturor marginilor sau doar pentru a modifica unele linii).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 38/137

3.2.5.1.

Aplicarea marginilor si liniilor

Exercitiu: Evidentiati titlul Balance Sheet Analysis


Optiunea 1 prin utilizarea butonului BORDERS (MARGINI)
1.
2.

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)


Apasati sageata de langa butonul Borders (Margini) si faceti click pe stilul liniei de
margine preferat din paleta Borderline (Linia de margine).

Sfat
Alta optiune pentru a evidentia o celula selectata sau o regiune de celule este crearea unei
margini prin folosirea combinatiei de taste CTRL + SHIFT + .

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 39/137

Optiunea 2 prin utilizarea submeniului BORDER (Margine) din meniul Format - Cells
1.
2.

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)


Faceti click pe submeniul BORDER (Margine) din caseta de dialog Format Cells din
meniul Format Cells. Stilul de margine selectat poate fi aplicat prin selectarea
butonului PRESETS (PRESETARI).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 40/137

Exercitiu:
Se cere sa atribuiti o margine (linie de grila) subpozitiilor mijloacelor fixe.
Mod de utilizare:
1.
2.

Selectati regiunea de celule ceruta (C11:G13).


Faceti click pe sageata de langa butonul BORDERS (MARGINI) si selectati din paleta
stilul de margine preferat.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 41/137

3.2.5.2.

Atribuirea culorilor si modelelor

Exercitiu: Modificati fundalul celulei in care se afla titlul Balance Sheet Analysis.
Optiunea 1 prin utilizarea butonului FILL COLOR (UMPLE DE CULOARE):
1.
2.

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)


Faceti click pe sageata de langa butonul FILL COLOR si selectati modelul dorit
(culoarea fundalului gri deschis -25%).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 42/137

Optiunea 2 prin utilizarea submeniului PATTERNS (MODELE) din caseta de dialog Format
Cells (Formatul celulelor) din meniul Format - Cells:
1.
2.

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)


In meniul Format, apasati pe Cells si apoi pe Patterns din caseta de dialog Format
Cells (Formatul celulelor). Selectati culoarea dorita (gri deschis) si fixati modelul dorit
printr-un click pe setarea corespunzatoare (None).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 43/137

3.2.6.

Aplicarea liniilor de grila

Prin deschiderea meniului Tools (Unelte), apasand pe Options (Optiuni) si pe View


(Vizualizare), puteti modifica optiunile ferestrei pentru a omite liniile de grila. Caseta liniilor
de grila trebuie sa fie goala (nu faceti click in caseta de optiuni!).
Aceasta optiune se aplica numai pentru vizualizarea de tip ecran.
Sfat
Daca doriti sa printati foaia de lucru cu linii de grila, deschideti meniul File (Fisier), faceti
click pe Page Setup (Setarea paginii) si apoi pe submeniul Sheet (Foaie) si selectati caseta
Gridline (Linie de grila) de sub Print (Printare). Aici puteti selecta caseta capetelor de linii /
coloane si a comentariilor daca doriti ca si acestea sa fie printate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 44/137

3.2.7.

Definirea strategiei de design pentru afisarea rezultatelor

Un aspect important atunci cand lucrati cu o cantitate mare de date este sa va asigurati ca
datele introduse in Excel sunt bine structurate si ca pasii de procesare a datelor sunt
transparenti si usor de inteles. Lizibilitatea datelor si usoara orientare asupra lor sunt
aspectele cheie.
In consecinta, pentru a lucra usor cu multe date, puteti segmenta foaia de lucru intr-un
sistem de vizualizare generala ce se bazeaza pe orientarea pe obiecte. Urmatoarea strategie
poate fi folosita in cazul multor sarcini:
Sectiunea de identificare
Autor, versiune, date curente etc.
Sectiunea de introducere
Face referire la segmentele foii de lucru in care toate datele sunt introduse.
Sectiunea de parametri
Aceste date subliniaza intregul material al unei cerinte sau proiect si difera de variabilele
numite elemente de control.
Pe baza unui asa numit camp de decizii sau a unui sistem de luare a deciziilor, datele sunt
atribuite segmentului de intrare sau segmentului parametrilor. Cand mai multi utilizatori au
acces la o aplicatie Excel, este important sa se faca distinctia intre cele doua sectiuni pentru
a permite anumitor grupuri de utilizatori sa modifice sau sa introduca date doar in sectiunea
de introducere si sa ii impiedice sa acceseze alte sectiuni prin blocarea acestora (protectie).
Sectiunea valorilor subtotale
Acest segment este dedicat pentru calculul valorilor subtotale. Acest design garanteaza
faptul ca formulele create in sectiunea rezultate totale au expresii mai scurte. Totodata se
reduce si riscul de a intampina erori.
Alt avantaj este acela ca valorile subtotale pot fi folosite in mod repetat pentru a crea formule
multiple utilizate in calculul valorilor totale.
Sectiunea rezultatelor totale
Acest segment afiseaza valorile totale intr-o maniera clar structurata.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 45/137

3.2.8.

Folosirea valorilor de control al intrarilor de date

Puteti verifica o multitudine de erori (ex. erori de tiparire a datelor numerice sau a formulelor)
destul de rapid daca introduceti in foaia de lucru asa numitele valori de control.
Exemplul cu analiza bilantului contabil arata foarte clar ca anumite erori ce rezulta din intrari
incorecte de date pot fi gasite prin verificarea ecuatiei balantei activ = pasiv. Diferenta dintre
activ si pasiv este calculata pe linia 39. Daca rezultatul este o valoare diferita de zero, trebuie
sa cautati eroarea.
Mod de utilizare:
1.
2.
3.

Introduceti textul control value (control al valorii) in celula B39.


Scrieti formula =D38-D19 in celula D39.
Copiati formula in celulele E39:G39.

Sfat
Puteti ascunde valorile zero pentru imbunatatirea lizibilitatii foii de lucru. Ascunderea o puteti
realiza din meniul Tools (Unelte), facand click pe Options (Optiuni) si pe VIEW
(Vizualizare) si lasand necompletata caseta de valori 0.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 46/137

3.2.9.

Afisarea si ascunderea liniilor si coloanelor

Daca doriti selectarea unei portiuni din foaia de lucru si nu a intregii foi de lucru pentru a o
printa sau pentru a fi afisata pe ecran, puteti ascunde anumite linii si coloane. Avantajul
ascunderii unui linii sau coloane este acele ca puteti selecta segmente in timp ce foaia de
lucru ramane completa. Nicio informatie nu este stearsa.
Exercitiu 1: Ascundeti linia de control al valorii ecuatia de bilant

Mod de utilizare:
1.
2.

Selectati randul corespunzator.


In meniul Format, apasati Row (Rand) si faceti click pe comanda Hide (Ascunde)

Exercitiu 2: Afiseaza randul de control al valorii ecuatia de bilant

Mod de utilizare:
1.
2.

Selectati regiunea in care doriti sa ascundeti liniile (linia 38 si linia 39).


In meniul Format, apasati Row si faceti click pe comanda Unhide (Afiseaza ce este
ascuns)

Sfat
Daca va hotarati sa ascundeti randuri sau coloane puteti crea o grupare pentru aceste date.
In capitolul urmator veti gasi instructiunile. Datorita simbolurilor caracteristice de grupare ce
apar pe ecran, veti putea observa imediat care celule sunt ascunse. Cand ascundeti date
grupate, aparenta foii de lucru ramane neschimbata cu exceptia a catorva numere (ale
capetelor de linie) sau caractere (pentru capetele de coloana) care nu vor fi afisate.
Datele ascunse prezinta dezavantajul ca pot fi trecute cu vederea mai ales cand sunteti
foarte ocupati. De exemplu puteti dobandi informatii false din cauza celulelor ascunse care
sunt incluse de Excel in unele formule.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 47/137

3.2.10. Gruparea continutului foii de lucru (07-Analysis.xls)


Pentru imbunatatirea lizibilitatii si folosirii foii de lucru, puteti grupa linii sau coloane specifice
ce contin datele selectate si puteti crea o grupare pe nivele diferite. Daca deschideti meniul
Data (date) si faceti click pe Group and Detail (Grupare si detaliu) si apoi pe Hide Detail
(Ascundeti detaliu) sau Show Detail (Afisati detaliu) (vedeti graficul X), nivelele variate
ale gruparii pot fi afisate sau ascunse.
In exercitiul de mai jos vi se cere sa grupati manual foaia de lucru:
1. Nivel grupare

2. Nivel grupare

3. Nivel grupare

4. Nivel grupare

Date sursa
Bilant
Imobilizari:
Imobilizari necorporale
Imobilizari corporale
Imobilizari financiare
Active curente:
Consumabile
Creante
Casa
Capital social:
Si asa mai departe
Rezerve scutite de
taxe
Si asa mai departe
Si asa mai departe
Contul profit & pierderi
Calcul subtotal
Si asa mai departe
Rezultat
Si asa mai departe

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 48/137

3.2.10.1.

Gruparea datelor

1.

Selectati regiunea de date a primului grup din primul nivel al gruparii (date: capatul de
rand liniile 7 79)
2. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
3. Selectati regiunea de date a primului rand de pe al doilea nivel al gruparii (date: capatul
de rand liniile 9 39)
4. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
5. Selectati regiunile de date din al doilea grup de pe al doilea nivel al gruparii (Contul de
profit si pierderi: liniile 42-58)
6. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
7. Selectati regiunea de date din al treilea grup de pe al doilea nivel al gruparii (date
aditionale: liniile 61-78)
8. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
9. Selectati regiunea de date din primul grup de pe al treilea nivel al gruparii (Imobilizari:
liniile 10-12)
10. In meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group
(Grupare).
11. Repetati pasii 5 si 6 pentru a selecta si grupa regiunea de date pentru celelalte grupuri
de pe al treilea nivel al gruparii.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 49/137

3.2.10.2.

Afisarea ierarhizata a grupurilor de randuri si coloane

Puteti gasi exercitiul in fisierul 07-Analysis-Solution.xls.


Urmatoarele optiuni de vizualizare se bazeaza pe grupele de date ce au fost create la pasii
anteriori:

Afisarea datelor de pe un nivel de grupare






Pentru afisarea primului nivel de grupare:


Apasati butonul cu numarul 1.
Pentru afisarea celui de-al doilea nivel de grupare:
Apasati butonul cu numarul 2.
Pentru afisarea tuturor detaliilor de pe linii si coloane (toate nivelele de grupare):
Apasati butonul cu numarul 4.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 50/137

Afisarea continutului nivelurilor de grupare ulterioare




Pentru a afisa datele de detaliu (al treilea nivel de grupare) din grupul Data (Date):
Faceti click pe butonul + in randul Data (Date).

Pentru a afisa datele de detaliu (al patrulea nivel de grupare) din grupul Current
Assets (Active curente):
Faceti click pe butonul + in randul Current Assets (Active curente).

Ascunderea datelor de detaliu




Pentru a ascunde datele de detaliu (al treilea nivel de grup) din grupul Data (Date):
Faceti click pe butonul - in randul Data(Date).

Pentru a ascunde datele de detaliu (al patrulea nivel de grupare) din grupul Current
Assets (Active curente):
Faceti click pe butonul - in randul Current Assets (Active curente).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 51/137

Alte note utile in foile de lucru grupate




Coloanele selectate sunt grupate in aceeasi maniera in care se procedeaza si cu


randurile.

Daca selectati o singura celula sau o regiune de celule in loc sa selectati un rand sau
o coloana intreaga, inainte sa apasati comanda Group (Grupare), veti fi intrebati
daca doriti sa grupati randurile sau coloanele.

Nivelurile de grupare sunt ascunse sau afisate prin utilizarea butoanelor


corespunzatoare plus, minus, numerele 1, 2, 3, 4. In plus, puteti face click pe meniul
Data (Date), apoi pe Group and Outline (Grupare) si apoi pe comenzile Hide Detail
(Ascunde detaliu) sau Show Detail (Arata detaliu).

Prin apasarea comenzii Ungroup (Degrupare), puteti inlatura gruparea de pe


regiunea de date selectata. Pentru a anula gruparea intregii foi de lucru trebuie sa
apasati comanda Clear Outline (Stergere grupare) din meniul Data (Date) Group
and Outline (Grupare).

Datele din foaia de lucru pot fi grupate in mod automat prin apasarea comenzii
Automatic Styles (Stiluri automate) din meniul Data (Date) Group and Outline
(Grupare). Inainte sa aplicati comanda trebuie sa selectati o celula aleatoare din
foaia de lucru. Pentru a crea o foaie de lucru grupata automat, Microsoft Excel se
adapteaza formulelor si celulelor de referinta existente.

Pentru a inlatura simbolurile de grupare de pe ecran, faceti click pe meniul Tools


(Unelte), apoi pe optiunea View (Vizualizare) si apoi pe optiunea Outline Symbols
show/hide (Afisarea/Ascunderea simbolurilor de grupare). Nivelurile de grupare
pot fi indicate prin apasarea comenzii Hide Detail (Ascunde detaliu) sau Show
Detail (Arata detaliu) din meniul Data (Date) Group and Outline (Grupare).
Aceeasi operatie este posibila si prin apasarea comenzii Formatting Toolbar PIVOTTABLE (BARA DE INSTRUMENTE DE FORMATARE TABEL-PIVOT) si a butoanelor
HIDE DETAIL (ASCUNDE DETALIU) sau SHOW DETAIL (ARATA DETALIU).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 52/137

3.2.11. Blocarea unei ferestre


O metoda pentru afisarea capetelor de coloana sau rand pe ecran in timp ce editati sau
vizualizati documentul si trebuie sa navigati mult este sa fixati sectiunea dorita din foaia de
lucru.

Mod de utilizare:
1.
2.

Selectati celula de mai jos si/sau din dreapta liniei sau coloanei pe care doriti sa o fixati.
In meniul Window (Fereastra), faceti click pe command Freeze Panes (Fixare
panouri).

3.2.11.1.

Fixarea unei coloane

Exercitiu: Fixati Labels at the Top of Rows (Etichete la inceputul liniei).


Mod de utilizare:
1.
2.

Faceti click pe coloana D sau pe celula D1.


In meniul Window (Fereastra), faceti click pe comanda Freeze Panes (Fixare
panouri).

Cand navigati mult in jos prin document, etichetele de la inceputul liniei (titluri) raman in
permanenta pe ecran.
Prin apasarea comenzii Unfreeze Panes (Deblocare panouri) din meniul Window
(Fereastra), puteti anula operatiunea.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 53/137

3.2.11.2.

Fixarea coloanelor si randurilor

Exercitiu: Fixati capatul de rand si capatul de coloana Statement Date.


1.
2.

Selectati celula D5.


Faceti click pe comanda Freeze Panes (Fixare panouri) din meniul Window
(Fereastra).

Capatul de rand sau coloana intitulat Statement Date ramane vizibil intotdeauna pe ecran,
indiferent de cat de mult ati naviga in jos sau la dreapta in document.
Prin apasarea comenzii Unfreeze Panes (Fixare panouri) din meniul Window (Fereastra),
puteti anula fixarea coloanelor si randurilor.

Sfat
Daca doriti sa va definiti documentele imprimate prin afisarea etichetelor sau capetelor de
linii si coloane pe fiecare pagina printata trebuie sa accesati meniul File (Fisier), apoi Page
Setup (Setarea paginii) si apoi submeniul PrintTitle (Printeaza titlul). Faceti click pe
caseta corespunzatoare de printat titluri (randuri pentru a repeta pe primul rand sau coloane
pentru a repeta pe coloana din stanga) si selectati randul sau coloana corespunzatoare din
foaia de lucru prin apasarea pe etichetele (titlurile) dorite ale randului sau coloanei.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 54/137

3.3.
3.3.1.

Folosirea calculelor in fisier


Impartirea in ecrane

Pas cu pas veti invata cum sa introduceti formule (pentru calculul subtotalurilor si totalurilor).
Selectarea celulelor corespunzatoare pentru a crea formulele este mai usoara atunci cand
ecranul este impartit.
Exista trei optiuni valabile:
 Impartirea ecranului pe verticala
Selectati coloana din dreapta locului in care doriti sa apara linia de impartire.
Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).
 Impartirea ecranului pe orizontala
Selectati randul de sub linia pe care dori sa apara linia de impartire.
Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).
 Impartirea ecranului in patru zone
Selectati celula pe ale carei margini doriti sa apara liniile de impartire.
Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).

Daca apasati comanda Remove Split (Inlaturare impartire) din meniul Window
(Fereastra), operatia este anulata.

Sfat
O modalitate rapida de a imparti ecranul este aceea de a apasa pe dreptunghiul mic si gri
(caseta de impartire) de deasupra sau din dreapta sagetilor barii de navigare. Cand cursorul
se transforma in cursor de impartire, trageti caseta de impartire in pozitia dorita. Operatia
poate fi anulata printr-un dublu-click pe linia de impartire.

Exercitiu:
Impartiti ecranul pe orizontala pentru a introduce formulele in asa fel incat sa puteti calcula
subtotalul si/sau totalul in ecranul de jos. Faceti click pe celulele de referinta din ecranul de
sus.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 55/137

Mod de utilizare:
1.
2.

Selectati linia 12.


In meniul Window (Fereastra), faceti click pe comanda Split.

3.3.2.

Evaluarea formulelor folosind auditarea de formula

Bara de instrumente Formula Auditing (Auditul de formula) este un instrument folositor in


evaluarea celulelor folosite in cadrul celulor de referinta si formulelor si pentru afisarea
grafica a relatiilor dintre acestea cu ajutorul sagetilor.
Meniul Tools (Instrumente) Formula Auditing (Auditul de formula)
instrumente Formula Auditing furnizeaza utilizatorului mai multe optiuni :

si Bara de

 Urmarirea celulelor precedente


Sagetile sunt desenate catre celula selectate de la toate celulele care sunt utilizate in formula
continuta de celula selectata.
 Urmariea celulelor dependente
Sagetile sunt desenate de la celula selectate catre toate celulele in care este utilizat
continutul celulei selectate
3.3.2.1.


Sageata de urmarire albastra: Indica o referinta directa.

Sageata de urmarire intrerupta cu un simbol in varful sau: Indica o referinta catre o


lista de date externa.

Sageata de urmarire cu buline rosii: Indica formule cu erori de valoare.

3.3.2.2.
1.
2.

Sensul sagetilor de urmarire

Crearea sagetilor de urmarire

Selectati celula pe care doriti sa o verificati.


In meniul Tools Formula Auditing, dati click pe comanda Trace Precedents sau
Trace Dependents sau apasati pe butonul potrivt in bara de instrumente FORMULA
AUDITING.

Facand click pe comanda Remove All Arrows (Inlatura toate sagetile) din meniul Tools
Formula Auditing sau apasand pe bara de instrumente FORMULA AUDITING , sagetile de
urmarire sunt indepartate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 56/137

3.3.2.3.

Aplicarea combinatiilor rapide de taste

Urmatoarele combinatii rapide de taste va ajuta sa evaluati relatiile dintre celule:


CTRL + [

Selecteaza celulele precedente directe

CTRL + SHIFT+ [

Selecteaza celulele precedente directe si indirecet

CTRL +

Selecteaza celulele dependente directe

CTRL + SHIFT+

Selecteaza celulele dependente directe si indirecte

3.3.2.4.

Urmarirea Erorilor

Cateodata poate fi dificil si consumator de timp sa cautati sursa unei erori afisate de o
formula.
In acest scop, selectati o celula care contine o eroare de valoare si faceti click pe comanda
Trace Error (Urmareste Eroarea) din meniul Tools Formula Auditing.

Efectul:
Sagetile de urmarire albastre sunt desenate in cazul actiunilor precedente primei formule
care afiseaza o eroare de valoare. Sagetile de urmarire cu puncte rosii puncteaza aditional
directia seriei de date care conduc spre formule care afiseaza erori de valori.

Erori de valori in Microsoft Excel:


#REF!
#DIV/0!
#NAME!
#NV
#VALUE!
#NUMBER!
# ZERO!

Formula se referea la o celula invalida.


Formula contine o diviziune la zero.
Formula include un nume necunoscut.
Valoarea nu este disponibila.
Este folosit tipul gresit de argument sau operator, de ex: un numar este
multiplicat cu un text.
Exisat o problema cu un numar, de ex:numarul nu poate fi afisat (ca
1*10^309)
Seriile de date selectate pentru a produce o intersectie nu se suprapun.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 57/137

3.4.

Protejarea si Salvarea Fisierului de Lucru

Puteti proteja urmatoarele:







Celule
Foi de lucru (Continut/Scenarii/Obiecte)
Fisiere de Lucru (Structura/Afisare)
Fisiere(Recomandarea doar citire si/sau protejare prin parola)

3.4.1.

Protejarea Celulelor

Pentru protejarea celulelor dintr-un fisier de lucru impotriva modificarilor puteti folosi functia
Protect Cells (Protejeaza Celule). Facand click pe eticheta PROTECTION (PROTECTIE) din
casuta de dialog Format Cells (Formatare Celule) din meniul Formatare Celule, puteti face
click pe optiunea locked (blocat) care previne celulele selectate de a fi modificate, mutate,
redimensionate sau sterse. In setarile initiale, optiunea blocat este activata pentru toate
celulele. Pentru protejarea efectiva a celulelor din fisierul de lucru, faceti click pe casuta de
optiune Protect worksheet and contents of locked cells (Protejati foaia de lucru si continutul
celulelor blocate) care se afla in casuta de dialog Protect Sheet (Protejati Foia) din meniul
Tools ( Instrumente) Protection (Protectie).

Exercitiu:
Asigurati-va ca va protejati fisierul de lucru astfel incat orice intrare sau modificare a sursei
de date sa fie limitate la segmentul de introducere a datelor.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 58/137

Mod de utilizare:
1.
2.

Selectati celulele pe care doriti sa le blocati.


In meniul Formatare Celule,faceti click pe eticheta PROTECTIE a casutei de dialog
Formatare Celule si dezactivati casuta blocat

3.

In meniul Instrumente Protectie Protejeaza Foie, faceti click pe casuta Protejati


foia de lucru si continutul celulelor blocate
Scrieti o parola (de ex: qwert).8
Parola trebuie scrisa din nou din motive de securitate.

4.
5.

Pentru a preveni utilizatorii sa citeasca parola de pe ecran, aceasta este afisata cu asterisc-uri.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 59/137

Daca doriti sa protejati mai multe foi din fisierul de lucru in acest mod, urmati pasul 1 si 2.
Selectati foile potrivite prin apasarea butonului CTRL si faceti click pe toate etichetele foii de
lucru si urmati apoi pasul 3.
Pentru modificarea celulelor blocate in operatiuni ulterioare, faceti click in meniul
Instrumente Protectie, scrieti parola si accesul este permis.
Modul de protejare a celulelor poate fi de asemenea aplicat formulelor complexe care pot fi
sterse sau inlocuite neintentionat. In acest caz, introducerea parolei nu este necesara.
Facand click pe casuta potrivita din casuta de dialog Protejeaza Foia din meniul
Instrumente Protectie Foaie puteti de asemenea sa protejati obiecte ( de ex:grafice) sau
scenariile selectate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 60/137

3.4.2.

Protejarea structurii Fisierului de Lucru

In meniul Tools Protection, faceti click pe casuta de dialog Protect Workbook (Protejeaza
Fisierul de Lucru) si activati casuta de optiune STRUCTURE (STRUCTURA). Consecintele
sunt urmatoarele:



3.4.3.

Nu puteti sterge, muta, ascunde sau redenumi foile de lucru deja existente.
Nu puteti insera noi foi de lucru.

Protejarea ferestrelor fisierului de Lucru

In meniul Tools Protection, faceti click pe casuta de dialog Protect Workbook (Protejeaza
Fisierul de Lucru) si activati casuta de optiune WINDOWS (FERESTRE). Aceasta operatiune
protejeaza modele prestabilite, cum ar fi marimea, aranjamentele si asa mai departe.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 61/137

3.4.4.

Protejarea fisierului si a foilor de lucru

Protejarea fisierelor impotriva vizualizarii/deschiderii lor prin setarea unei parole.


Pentru a seta o parola pentru un fisier, deschideti meniul File, si selectati optiunea Save As
(Salveaza ca) pentru a deschide casuta de dialog Save As. Faceti click pe Tools (Unelte)
apoi faceti click pe General Options (Optiuni Generale) si scrieti parola in casuta
PASSWORD TO OPEN (PAROLA PENTRU A DESCHIDE) a casutei Save Options
(Optiuni de salvare) pentru a preveni ca utilizatorii neautorizati sa deshida fisierul de lucru
fara sa aiba parola.

Protejarea "sursei fisierului de lucru" impotriva modificarilor prin setarea unei parole.
Prin setarea unei parole in caseta de optiune Save Options (Optiuni de Salvare) casuta de
optiune PASSWORD TO MODIFY ("Parola pentru a modifica") din meniul File - caseta de
dialog Save As (Salvare ca) meniul Tools (Instrumente)- caseta de dialog General
Options (Optiuni General), puteti impiedica utilizatorii sa salveze modificarile facute in sursa
fisierelor sau foilor de lucru. Utilizatorii au permisiunea de a modifica datele existente (cu
exceptia cazului in care fisierul sau foaia de lucru sunt salvate in modul descris in capitolul
3.4.2-3.4.3), dar trebuie sa salveze modificarile facute intr-un fisier denumit diferit.
Protejarea "sursei fisierului de lucru" impotriva modificarilor
In cazul in care se face click pe caseta de optiune READ-ONLY RECOMMENDED
("RECOMANDAT DOAR IN CITIRE"), utilizatorilor care deschid fisierul de lucru sau foaia de
lucru, la o data ulterioara, li se cere sa introduca parola necesara pentru acces si a salva
modificarile cu un nume diferit.
Pentru a elimina parolele pentru un fisier de lucru, trebuie sa deschideti documentul prin
utilizarea corecta a parolei. Dupa ce ati facut click pe meniul File- Save As (Salvare ca),
faceti clic pe meniul Tools si pe casuta de optiune General Options, puteti sterge parola si
sa salvati fisierul din nou.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 62/137

Sfat
Pentru a diferentia utilizatorii care au permisiunea de a vizualiza si a modifica
date de cei care sunt autorizati sa aiba acces fara a face modificari, atribuiti doua
parole pentru a va asigura fisierele.
Exercitiu:
Impiedicati utilizatorii neuatorizati sa deshida sau sa modifice foaia de lucru.

Mod de utilizare:
1.

2.
3.
4.

In meniul File selectati Save As, faceti click pe meniul Tools , click pe casuta de optiuni
General Options si apoi faceti click pe parola pentru a deschide casuta prin
introducerea Asterix.
Verificati parola prin confirmarea ei.
In meniul File selectati Save As, faceti click pe meniul Tools , click pe casuta de
optiune General Options si apoi tastati parola Idefix pentru a modifica casuta.
Inca o data aplicatia va solicita confirmarea parolei.

Efectul:
Protejarea impotriva utilizatorilor neautorizati: Doar persoanele care au parola Asterix pot
deschide fisierul de lucru. Daca cu toate acestea, acesti utilizatori nu cunosc parola Idefix,
nici nu pot face modificari si nici salva sursa fisierului de lucru.

Atentie
In general, utilizatorii care nu au parola corecta nu pot anula protectia (Cu toate acestea,
exista mai multi furnizori de internet care ofera servicii adecvate!)
Protejarea elementelor (fisierul sau foaia de lucru) nu impiedica persoanele neautorizate sa
stearga datele de pe suportul de stocare (de ex: hard disk-ul).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 63/137

3.5.

Crearea de hyperlink-uri catre zone in cadrul unui fisier

Prin crearea hyperlink-urilor, puteti naviga catre alte locatii in fisierul de lucru, catre alte
documente, fisiere stocate in retea sau pe Web.

Exercitiu
Deschideti fisierul 09-Menu.xls si creati un hyperlink pentru a naviga usor dintr-o foaie de
lucru in alta.

Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.

Selectati celula 5 din foaia de lucru Menu.


In meniul Insert (Inserare) ,faceti click pe comanda Hyperlink.
Confirmati comanda in casuta de dialog Link to (Legatura catre) prin apasarea butonului
PLACE IN THIS DOCUMENT (LOC IN ACEST DOCUMENT).
Selectati numele foii de lucru (ex Menu) si celula dorita (ex A1).

Sfat
Prin crearea hyperlink-urilor, generati o legatura:
Pentru a vedea alte fisiere (de ex: cand va referiti la date specifice)
Pentru a crea un mesaj e-mail pentru o anumita adresa (de ex: cand vreti sa trimiteti un email catre autorul unui document)
Pentru a introduce documente Web (de ex: Va rugam sa observati urmatoarele note...)

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 64/137

4.
4.1.

Folosirea functiilor logice


Aplicarea functiei IF

Functia If este folosita pentru a face comparatii logice intre expresii. Cu alte cuvinte, creaza o
formula conditionala (de ex: sa corespunda unei valori specifice) care sa rezulte intr-o
valoare logica.

Primul exemplu (10-If_True.xls)


Celulele C7:E7 afiseaza soldul contului current (inceputul saptamanii calendaristice).
Calculati dobanzile care rezulta din urmatoarele conditii:
Daca aveti un sold al contului curent negativ, calculati dobanda de credit la rata de 12%.
Daca aveti un sold al contului current pozitiv, adaugati valorii dobanzii de plasamanet la o
rata de 4%.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 65/137

Prin folosirea functiei IF puteti compara logic cele doua conditii sau expresii.
Crearea Sintaxei
=IF(logic_test;value_if_true;value_if_false)
Introduceti urmatoarea formula in celula 9:
=IF(C7<0;C7*$C$2/52;C7*$C$3/52)
Testul logic:
Daca aceasta conditie sau expresie este adevarata, este returnata in celula in care se afla
formula valoarea in caz de adevarat
Vedeti exemplul:
Daca soldul balantei curente este negativ atunci:C7<0
Valoare in caz de adevarat:
Aceasta este returnata daca testul logic este adevarat.
Vedeti exemplul:
In cazul in care conditia este adevarata, adica soldul balantei curente este negativ, atunci
dobanda saptamanala este calculata prin multiplicarea soldului balantei (celula C7) cu rata
de 12% (celula C2) impartita la 52 (rata anula a dobanzii convertita in rata dobanzii
saptamanale) iar rezultatul este afisat in C9.
C7*$C$2/52
Valoare in caz de fals
Aceasta este returnata daca testul logic este fals.
Vedeti exemplul:
In cazul in care conditia este falsa, adica soldul balantei curente nu este negativ (C7<0 este
fals)9, atunci dobanda saptamanala este calculata prin multiplicarea soldului balantei (celula
C7) cu rata de 12% (celula C2) impartita la 52 (rata anula a dobanzii convertita in rata
dobanzii saptamanale) iar rezultatul este afisat in C9.
C7*$C$2/52
Sfat
Formula conditionala poate fi folosita pentru a evalua daca o celula este goala. In acest caz,
introduceti formula: de ex: G7=(tastati 2 semne de ghilimele fara spatiu intre ele)
Conditia poate de asemenea sa fie folosita pentru a face comparatii logice intre expresii
(AND, OR). In acest caz, formula este:
=IF(OR(A2=0;A4=1);value_if_true;value_if_false)
9

Conditia rezulta de asemnea intr-o valoare falsa, daca soldul balantei curente este 0.(zero).
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 66/137

4.2.

Aplicarea functiilor SUMIF si COUNTIF

Crearea unei Sintaxe


=SUMIF(range;criteria;sum_range)
=COUNTIF(range;criteria)
Seria:
Aceasta este seria de celule pe care doriti sa o evaluati.
Criteriu:
Criteriu, ca de exemplu text, numere, expresii, defineste celulele pe care doriti sa le adunati
sau numarati.
Sum_range ( Seria_suma):
Celulele din Seria_suma sunt insumate numai daca celulele corespunzatoare din regiune se
adapteaza criteriilor.
Sfat
Atentie la faptul ca seria si Seria_suma au intotdeauna aceasi marime, ceea ce inseamna ca
referinta liniei trebuie sa ramana la fel in timpul acestei operatiuni; altfel puteti avea valori
incorecte.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 67/137

5.
Evidentierea operatiilor cu formatare
conditionata codificarea cu ajutorul culorilor
Codificarea cu ajutorul culorilor este un instrument care va lasa sa specificati si sa evidentiati
conditii (valori ale celulelor) prin formatarea unei celule ( de ex: culoarea de fundal) in
consecinta.
Prin codificarea culorilor celulelor de referinta, puteti afisa rezultate prin culoarea verde,
galbena sau rosie (ce reprezinta un semafor):
Sensul culorilor de fundal
Verde
Yellow
Rosu

Bun (in cadrul sirului de rezultate asteptate sau mai


bine)
Satisfacator (nu in mod semnificativ deviat)
Insuficient (deviat semnificativ)

Exercitiu:
Aplicati codul culorilor verde, galben si rosu ca formatare conditionala a datelor din planul de
comparatie (11-TrafficLight.xls). Clasificati rezultatele in functie de conditii, asa cum se
specifica mai jos:
Culoarea fundalului in functie de urmatoarele conditii:
Verde
Galben
Rosu

Minim 5% mai mult decat in plan


Deviatie de +/- 5% fata de plan
Deviatie negativa de min 5%

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 68/137

Mod de utilizare:
Selectati seria de celule dorita si faceti click pe comanda Conditional Formatting
(Formatare conditionala) din meniul Format ( Formatare).
Exista trei optiuni prin care puteti sa definiti formulele conditionale:
1.

Prin selectarea frazelor de comparatie pentru a evalua daca o celula se potriveste cu o


valoare specifica

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 69/137

2.

Prin selectarea unor fraze de comparatie pentru a evalua daca o valoare a celulei se
potriveste cu o formula

3.

Prin aplicarea unei formule conditionale (celulele trebuie sa depinda de valori)

Sfat
Prin folosirea primelor doua optiuni, doar celula care se potrivese cu criteriul de formatare (=
valoarea specifica) este formatata. Daca celulele selectate indeplinesc cele trei conditii, cum
se intampla pentru cea de-a treia conditie, toate isi schimba formatarea.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 70/137

6.

Utilizarea validarii datelor

Comanda Validation (Validare) din meniul Data este un intrument care va asigura ca sunt
introduse doar date se potrivesc setarilor de validare a datelor pentru celulele unde este
utilizata.
Setarile de validare a datelor se refera la:




Date numerice (intre, nu intre, egal cu, diferit de, mai mare decat, mai mic decat, mai
mare sau egal cu, mai mic sau egal cu)
Tipuri de date ( de ex.data, timp)
Liste de valori posibile ale datelor

Exercitiul 1:
Vi se cere sa va optimizati abordarea de evaluare a ecuatiei balantei de echilibru a activelor,
asa cum este aratat in exemplul din partea introductiva, prin aplicarea comanzii de validare
(Validation) ( '09-Meniu-Solution.xls').
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
5.

Selectati seria de celule potrivita (D39:G39).


Faceti click in meniul Data, pe comanda Validation (Validare) si selectati zecimal: din
casuta de optiune a criteriului de validare.
In casuta de optiune Data, faceti click pe egal cu si introduceti numarul 0 in casuta de
optiune Value (Valoare).
In meniul Tools (Instrumente) selectati Formula Auditing si faceti click pe Show
Formula Auditing-Toolbar.
Pe Bara de intrumente Formula Auditing Toolbar, apasati pe butonul CIRCLE INVALID
DATA .

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 71/137

Exercitiul 2:
In cazul pregatirii unei liste de proiecte sunteti rugati sa va asigurati ca numai date referitoare
la elementele de mai jos sunt introduce in zona de stare a proiectului (12-Validation.xls):





Oferta
Negociere
Incheierea procedurii
Ordine

Mod de utilizare:
1.
2.
3.

Selectati cea mai apropiata serie de celule (D8:D24).


Din meniul Data, faceti click pe Validation si apoi faceti click pe casuta de optiune List
in the Allow a criteriilor de validare.
In casuta de optiune Sursa introduceti ca lista sursa o referinta la seria de celule
B27:B30 sau introduceti numele datelor relevante (intre ghilimele) (
oferta;negociere;incheierea procedurii;ordine).

Nota
Lista sursa trebuie sa fie localizata in foaia de lucru care este selectata pentru validarea
datelor.
Este imposibil sa faceti referire la date ce apartin altor foi de date.

Prin folosirea casutelor de optiune INPUT MESSAGE (MESAJ DE INTRARE) si/sau ERROR
ALERT (ALERTA DE EROARE) din meniu Data Validation, puteti introduce un mesaj de
informare care sa fie afisat cand date invalide sunt introduse in celula selectata.
Prin folosirea optiunii Error Alert, un mesaj de eroare este afisat cand date incorecte sunt
introduse intr-o celula pentru a informa sau avertiza utilizatorul. Optiunea Error Alert poate
preveni utilizatorii sa introduca date invalide.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 72/137

7.
Folosirea formulelor matriciale (VLOOKUP si
HLOOKUP)
Crearea unei sintaxe:
=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)
Functia VLOOKUP cauta valoarea din prima coloana a tabelului matrice (de ex: A1:F30).
Bazat pe asa numita valoare de lookup sau criteriul de comparatie ( de ex: numarul specific
al articolului), functia returneaza o valoare in aceasi linie din alta coloana in tabelul matrice.
=HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)
Functia HLOOKUP cauta valoarea din prima linie a tabelului matrice (de ex:A1:F30). Bazata
pe asa numita valoare de lookup sau criteriul de comparatie (de ex: numarul specific al
articolului), functia returneaza o valoare in aceasi coloana intr-o linie pe care o specificati in
tabelul matrice.

Numarul de index al coloanei este numarul coloanei in tabelul matrice din care trebuie sa
returneze valoarea care se potriveste. Numarul de index al coloanei 1 returneaza valorea din
prima coloana in tabelul matrice; numarul de index al coloanei 2 returneaza valorea din a-2
coloana a tabelului matrice, si asa mai departe. Coloana in care este localizata valorea de
lookup sau criteriul de comparatie trebuie sa fie prima coloana a tabelului matrice. Retineti ca
numarul de indez al coloanei nu trebuie sa fie mai mare decat numarul din coloane a
tabelului matrice.
Valorile pentru gama de cautare pot fi indicate dupa cum urmeaza:
FALS sau 0:
O valoare este returnata numai daca o
potrivire exacta este gasita. Valorile din
prima coloana a tabelului matrice pot fi
sortate sau nu.
ADEVARAT sau 1:
Valorile din prima coloana a tabelului matrice
ar trebui sortate in ordine ascendenta.
O valoare aproximata este returanta. Cu alte
cuvinte, daca o valoare exacta nu este
gasita, cea mai mare valoare apropiata care
este mai mica decat valoarea de cautare
este returnata.

Daca valoarea de cautare sau criteriul de comparate sunt gasite de mai multe ori in prima
coloana a tabelului matrice, prima valoare care se potriveste este returnata.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 73/137

Exercitiu:
Titlul fisierului lookup1.xls include o lista de articole si un formular de cotatie necompletat.
Completati formularul astfel incat sa aveti de introdus (pe langa datele cumparatorului) doar
sumele si numerele articolelor.
Sfat
Valorile de cautare si seria de date trebuie sa fie formatate identic. Acest lucru este dificil
cand datele de la diverse sisteme electronice de prelucrare a datelor sunt cautate deoarece
nu poti schimba diferite formate doar facand click pe meniul Format si apsand pe coamanda
Format Cells.
Puteti aplica urmatoarea metoda: Pentru a aloca un format al numarului la seria de date sau
la aria de cautare, scrieti numarul 1 intr-o celula cu un format al numarului si copiati celula
peste intreaga serie de date facand click din meniul Edit pe PasteSpecial si facand click pe
Multiply.

Nota:
Functia de cautare este potrivita pentru transferul datelor, printr-o cheie primara, ceea ce
inseamna ca fiecare valoare de cautare apare o singura data in seria de date sau in aria de
cautare. Pentru a va desemna propria cheie primara, puteti folosi functiile practice de text
Right, Left, MID si CONCATENATE.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 74/137

8.
Analiza rezultatului: Cum este rezultatul afectat
de modificarea valorilor de intrare
Uneori, cand doriti sa analizati potentialul riscurilor, este necesar sa examinati in detaliu cum
modificarile datelor introduse pot afecta rezultatul. Microsoft Excel furnizeaza urmatoarele
functii pentru analiza:




Goal Seeking
Tabele de Date (1 sau 2 variabile)
Folosirea optiunii Crearea de Scenarii.

Exemplele urmatoare se axeaza pe evaluarea profitului investitiei si vor solicita sa aplicati


metodele mentionate mai sus pentru analiza rezultatului.

8.1.

Analiza randamentului investitiei

Randamentul investitiei (ROI) ca o masura a eficientei utilizarii activelor, (rata profitului


calculata ca procent din capitalul investit) este considerat ca fiind indicatorul cheie al
sistemului de indicatori de managementului care a fost dezvoltat de catre Compania Du
Pont. Analiza componentelor ROI furnizeaza informatii cu privirea la factorii care influenteaza
substantial performanta de ansamblu a companiei.

Exemplu de analiza ROI


In fisierul de lucru ROI1.XLS, veti gasi graficul unui schelet ROI care a fost generat prin
folosirea datelor incluse in foaia de exercitiu. Foaia include de asemenea o schema de
finantare si raportul privind evolutia fluxurilor de numerar pentru a prezenta efectele
diferitelor pozitii asupra lichiditatii companiei.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 75/137

8.2.

Folosirea Goal Seek

Metoda obtinere a rezultatului (comanda Goal Seek) ofera posibilitatea de a raspunde la


urmatoarele intrebari:


Care este cea mai mare (mica) valoare de intrare Z (celula de schimbare) pentru a
optimiza valoarea celulei tinta dependenta Y si a evita sa scada sub rezultatul dorit
Z(valoarea critica).

Care este cea mai mare (mica) valoare de intrare Z (celula de schimbare) pentru a
optimiza valoarea celulei tinta dependenta Y pentru a atinge rezultatul dorit Z
(valoarea tinta).

Doar o singura definitie de intrare (referinta celulei sau numele celulei) este schimbata iar
cealalte definitii ale celulelor de intrare raman neschimbate (conditia ceteris paribus)

Exercitiul 1:
Care este valoarea minima a vanzarilor necesara pentru a atinge un ROI de 10%?
Mod de lucru:
1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.

In meniul Tools, faceti click pe comanda Goal Seek.


Scrieti in casuta SET CELL (SETEAZA CELULA) referinta sau numele celulei (celula
ROI: ROI!$S$36). Trebuie intotdeauna sa introduceti o formula in casuta Set Cell.
In casuta TO VALUE, introduceti valoarea dorita a celulei tinta (10%).
In casuta BY CHANGING CELL, introduceti referinta sau numele celulei pe care doriti
sa o schimbati pentru a atinge rezultatul dorit (celula vanzari; $H$6). Celula care variaza
trebuie sa abia intotdeauna specificata o valoare.
Faceti click pe butonul OK pentru a incepe goal seeking (sau prin apasarea tastei
ENTER).
Dupa ce procesul de goal seeking este complet, rezultatul este afisat in casuta de dialog
din foaia de lucru.
Faceti click pe butonul OK pentru a mentine aceste rezultate in tabel. (Alegeti Cancel
daca preferati ca sursa de valori sa ramana neschimbata in tabel)

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 76/137

Interpretarea rezultatelor:
Pentru a atinge un ROI de 10%, vanzarile trebuie sa fie de cel putin 89,138 (cu referire la
conditia ceteris paribus).
Pentru a mentine versiunea originala a fisierului, salvati solutia cu un nume sau aplicati
comanda Undo din meniul Edit (sau apasati butonul sau folositi o combinatie de taste
rapide).

Exercitiul 2
Ce rezultat al vanzarilor este necesar pentru a atinge un ROI de 20%?

Mod de lucru:
1. In meniul Tools, faceti click pe comanda Goal Seek.
2. Scrieti in casuta SET CELL (SETEAZA CELULA) referinta sau numele celulei (celula
ROI: ROI!$S$36(ROI)).
3. In casuta TO VALUE, introduceti valoarea dorita a celulei tinta (20%).
4. In casuta BY CHANGING CELL, introduceti referinta sau numele celulei pe care doriti sa
o schimbati pentru a atinge rezultatul dorit (celula vanzari; $H$6 (vanzari)).
5. Faceti click pe butonul OK button pentru a incepe goal seeking (sau prin apasarea tastei
ENTER)
6. Dupa ce procesul de goal seeking este complet, rezultatul este afisat in casuta de dialog
din foaia de lucru..
7. Faceti click pe butonul OK pentru a mentine aceste rezultate in tabel. (Alegeti Cancel
daca preferati ca sursa de valori sa ramana neschimbata in tabel)
Interpretarea rezultatului:
Pentru a atinge un ROI de 20%, vanzarile trebuie sa fie de cel putin 92,265 (cu referire la
conditia ceteris paribus) .

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 77/137

Atentie
Celula a carei valoare se schimba trebuie sa contina o valoare, nu o formula. Nu puteti aplica
goal seeking la o celula cu o formula. Aceasta ar rezulta intr-un mesaj de eroare.
In anumite cazuri, puteti rezolva problema mai sus mentionata prin introducerea in celula a
carei valoare se schimba a unei valori numerice arbitrare in loc de o formula. Apoi, puteti
continua cu goal seeking. Metoda, cu toate acestea, poate fi aplicata daca celulele care sunt
referinte in celula in schimbare (precedent) au de asemenea o relatie directa sau indirecta cu
celula tinta (celula setata).
Inainte sa inceapa goal seeking, este foarte important sa fiti constienti de diferitele
interdependente (analiza structurii).

Observatie
Chiar daca Microsoft Excel este o aplicatie foarte eficienta, folosirea Goal Seek pentru a
defini interogari complexe poate implica perioade de calcul mai mari. Pentru situatiile foarte
complexe, cautarea Goal Seek ar putea sa nu mai identifice o valoare a celulei tinta potrivte,
chiar daca ar fi doar o solutie fezabila teoretica pentru rezolvarea problemei.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 78/137

8.3.

Folosirea optiunii de calcul Tabel in cadrul tabelelor de date

Comanda Tabel este un instrument pentru a evalua influenta variatiilor datelor de intrare
(maxim 2 termeni pot varia) cu privire la valoarea de iesire (de ex: ROI)

8.3.1.

Tabele de date cu o singura variabila

Sarcina este sa evaluati variatiile ROI, rata profitului si raportul venitului in relatie cu variatii
ale vanzarilor. In acest scop, evaluati aceste valori pentru valori ale vanzarilor de 50,000,
60,000, ... , 130,000.
Mod de lucru:
1.
2.

3.
4.
5.

Scrieti valorile posibile ale vanzarilor in coloana N6:N14.


Introduceti instructiunile de calculare in celula O5 (apoi P5 si Q5)10 prin folosirea unei
formule sau referinte catre o celula care contine formula necesara. De exemplu: O
referinta pentru celula ROI!O32 (indicator referitor la venit) este introdusa in celula O5
(procedati in acelasi fel referitor la rata profitului si ROI).
Selecatti zona dreptunghiulara care contine valorile introduse pentru vanzari si
instructiunile (N5:Q14).
Faceti click in meniul Data pe comanda Table.
In casuta Coloanei de intrare, selectati celula in care doriti sa inserati valorile de intrare
alternative, care sa defineasca formula pentru valorile pe care doriti sa le substituiti in
celula de intrare (Daca diferitele valori de intrare sunt orientate pe rand, scrieti referinta
celulei pentru celula de intrare in caseta de intrare rand).

10

Formula pentru referinta celulei trebuie sa fie intotdeauna scrisa intr-o celula localizata intr-un rand situat mai
sus de prima valoare si cu o celula la dreapta fata de coloana valorilor.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 79/137

8.3.2.

Tabele de date cu doua variabile

Dorim sa analizam schimbarile in profit in relatie cu vanzarile si marja. In acest scop evaluati
ROI pentru vanzari de 50,000, 60,000, 70,000, ..., 130,000 si o marja de 31%, 32%, 33%, ...
37%.
Mod de lucru:
1.
2.

3.
4.
5.
6.

Introduceti noile valori de intrare: Scrieti variatiile in vanzari in coloana S6:S14 si


variatiile marjei pe linia T5:Z5.
Introduceti instructiunile de calcul in celula S511 prin folosirea unei formule sau a unei
referinte catre o celula ce contine formula necesara. De exemplu: O referinta pentru
celula ROI!S36 (ROI) este introdusa in celula S4.
Selectati zona dreptunghiulara care contine valorile de intrare alternative si
insctructiunile.
Faceti click in meniul Data pe comanda Table.
In caseta de intrari pe linie selectati celula in care doriti sa inserati valorile de intrare
alternative ale liniei (Celula $H$11).
In caseta de intrari pe coloana selectati celula in care doriti sa inserati valorile de intrare
alternative ale coloanei (Celula $H$6).

Facand click pe butonul OK button sau apasand tasta ENTER, valorile de iesire potrivite sunt
calculate si introduse dupa cum a fost solicitat in tabelul de date.

11

Aceasta celula trebuie sa fie tot timpul situate in pareta stanga, ,marginea de sus.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 80/137

8.4.

Crearea de scenarii

Microsoft Excel furnizeaza intrumentul Scenario Manager (Manager de scenarii) pentru


crearea unor scenarii variate si afisarea lor aranjate clar in rapoarte de scenarii. Atat analiza
sensitivitatii cat si analiza cu ajutorul Manager-ului de Scenarii evalueaza in mod similar cum
variatii ale datelor de intrare afecteaza datele de iesire. In timp ce goal seeking si analiza
sensitivitatii sunt tehnici utile pentru examinarea efectelor izolate a una sau doua valori de
intrare intr-o serie de celule tinta, tehnica crearii scenariilor este optima pentru a formula
datele de intrare folosite pentru formula cu privire la situatii variate (de ex: scenarii potentiale
in cel mai bun si cel mai rau caz referitoare la o multitudine de celule cu data de intrare)
Observatii
Cand creati scenarii, este util sa asociati nume pentru celulele in schimbare12 si pentru
celulele rezultat. Aceste nume vor fi utilizate in rapoartele de scenarii create ulterior.

Exercitiu:
Aplicati instrumentul Manager-ul de Scenarii pentru a analiza rata profitului net, rata cifrei de
afaceri, ROI si schimbarile in numerar si soldurile de principale si pentru afisarea calculelor
intr-un raport de scenarii.

12

Celulele in schimbare utilizate deja din goal seeking si din crearea de tabele cu una sau doau variabile pot fi
modificate prin introducerea de noi valori de intrare.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 81/137

8.4.1.
1.
2.
3.

Crearea de Scenarii

Pentru a crea un scenariu, folositi comanda Add din meniul Tools Scenarios
Scenario Manager.
Introduceti un nume pentru scenariu in caseta de dialog Add Scenario dialog box (de
ex: cazul pesimist)
Selectati celulele in schimbare, de exemplu facand click pe acestea.

Sfat
Dupa ce ati facut click pe comanda Manager-ul de Scenarii si ati introdus caseta de dialog
de Add Scenario, puteti descrie scenariul ca o nota in caseta Comment (Comentariu).
4.

In caseta de dialog SCENARIO VALUES (VALORILE SCENARIULUI), definiti valorile


celulelor in schimbare pentru scenariu.

5.

Urmati pasii 1,2 si 4 pentru a crea scenariile cazul cel mai probabil si cazul optimist .

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 82/137

Observatie
Numele celulelor pentru care ati atribuit valori alternative ale scenariului vor fi afisate doar
daca ati definit nume pentru ele.

8.4.2.

Afisarea unui scenariu selectat in foaia de lucru

Faceti click pe scenariul pe care doriti sa il afisati si apoi faceti click in meniul Tools pe
Scenario Manager si apoi pe comanda Show(Arata).

8.4.3.

Crearea unui Raport de Scenariu

Instrumentul Manager-ul de Scenarii va ajuta sa creati un raport care rezuma clar valorile de
iesire si rezultatele scenariilor definite.

Mod de lucru:
1.
2.
3.

Faceti click pe comanda Summary (Rezumat) din meniul Tools Scenario-Manager.


In caseta de dialog Scenario Summary, alegeti tipul de raport dorit.
In caseta RESULT CELLS (CELULE REZULTAT), selectati celulele (de ex. facand click
pe fisierul de lucru), pe care doriti sa le adunati in raportul scenariului (celulele A1,... sau
numele celulelor). Celulele rezultate trebuie sa fie in lista activa.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 83/137

9.
Crearea rapoartelor de contabilitate
manageriala cu MS Excel
9.1.

Folosirea rapoartelor

Information ist die Grundvoraussetzung nachhaltig erfolgreichen unternehmerischen


Handelns. original quotation in German
(A. Picot: Informationsmanagement und Unternehmensstrategie S. 759)
Traducere: Informatia serveste ca baza pentru operatiile de afaceri performante de succes
care au efect pe termen lung.
(Traducere: A.Picot: Managementul inforamtiilor si Strategia de Afaceri, pag.759)
Informatia nu este insuficienta. Ce este insuficient este timpul manager-ului de a participa la
toate informatiile disponibile.
(Herbert Simon)
Das Berichtswesen eines Unternehmens umfasst alle offiziellen, materiell und formell
bestimmten Informationen, die den Verantwortlichen zur Aufgabenerfllung zur Verfgung
gestellt werden. Der Controller trgt durch seine Informationsaufgabe die Verantwortung fr
das Berichtswesen des Unternehmens. original quotation in German
(vgl. R. Eschenbach: Controlling S. 459)
Traducere: Rapoartele de afaeri inlcud oficial documente si informatii formale furnizate
persoanele responsabile pentru a-si indeplini un anumit set de sarcini
Managerul contabil este responsabil de sistemul de raportare a unei companii.
(Compara cu R. Eschenbach: Contabilitate Manageriala, pagina 459).

Intelegerea Rapoartelor si problemele aparute in legatura cu acestea


Nevoia de informatii: reprezinta finalizarea strangerii de informatii esentiale pentru a
indeplini o sarcina specifica (obiectivul urmarit)
Cererea de informatii: Cererea subiectiva de informatii
Supply of information:
means the availability of information from sources within and outside a company
Methods to evaluate the need for information:
System of requirements planning (questioning technique)
The method of applying critical successful factors
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 84/137

There are the following types of Reports




Standard reports:
Planning reports
Deviation reports
Status reports

Special reports

Required key factors of reports13


Information must be:










Objective
Verifiable
Provided within deadlines
Object-oriented
User-friendly
Reports must inlude key facts (one page report).
Reports must be customized and recipient-oriented (consolidation)
Reports must exclude frequent alterations (in standard reports)
Reports must display clear and precise definitions (manual)
Consistent
Reliable
Rational

Reports can be presented by






13

Text
Tables
Visual options (graphics or charts)

Compare with C. Bhm/J. Mller in R. Eschenbach: Controlling


Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 85/137

9.2.

Crearea de grafice pentru vizualizarea datelor

9.2.1.

Prezentarea grafica a datelor

Prin prezentarea grafica a datelor se poate evidentia usor cum diferite date relationeaza intre
ele.
9.2.1.1.

Tipuri de grafice

Sunt disponibile urmatoarele tipuri de grafice:








Pie charts (bi sau tri dimensional)


Bar charts
Column charts
Line charts
XY (scatte) charts

MS Excel va pune la dispozitie de asemenea si urmatoarele subtipuri de grafice fata de cele


enumerate mai sus:








Area charts
Doughnut charts
Radar charts
Surface charts
Bubble charts
Stock charts
Cylinder, cone or pyramide charts

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 86/137

9.2.1.2.

Alegerea celui mai potrivit tip de grafic

Selectarea unui grafic specific este dependenta de datele expuse in proiect si prezinta
intotdeauna comparatii de valori. Exista urmatoarele tipuri de comparatii standard14:

Tip standard

Mesaje

Structura
Ordine
Perioada de timp

Contributia fiecarei valori in total


Seria de obiective
Modificari aparute dupa o perioada
de timp
Marimea distributiei
Relatiile dintre valorile variabile15

Frecventa distributiei
Corelatia

Tipuri de diagrame
portrivite (Sugestie)
Pie chart
Bar chart
Column sau line chart
Column sau line chart
Bar sau xy scatter chart

15

Cu alte cuvinte, doriti sa evaluati daca doua valori ale variabilelor care relationeaza intre ele rezulta intr-un
model normal: de ex: daca o crestere a vanzarilor rezulta intr-o crestre a profitului.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 87/137

9.2.2.

Despre ChartWizard

Prin folosirea ChartWizard-ului se poate crea usor un nou grafic sau se poate modifica unul
deja existent.

Mod de utilizare
Exercitiul este de a va prezenta grafic datele din Registrul de calcul 'Chart1.xls'

Obiectivul este de a prezenta datele cu privire la


1. tendinta in vanzari si rezultate,
2. dezvoltarea structurii vanzarilor,
3. tendinta in costuri legate de vanzari
intr-o maniera lizibila.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 88/137

9.2.2.1.

Folosirea ChartWizard-ului

Facand click pe comanda Grafic din meniul Inserare sau apasand butonul CHARTWIZARD,
va apare ChartWizard-ul care va permite sa urmati diversi pasi pentru a va particulariza
graficul.
Exista doua optiuni pentru a insera datele pentru grafic:
 Prin introducerea seriei de date in pasul 2 al ChartWizard-ului sau
 Facand click pe celule inainte ca ChartWizard-ul sa apara
Cand apare CharWizard-ul, pagina urmatoare este afisata prin apasarea butonului Next
(URMATORUL). Daca vreti sa reveniti la pagina anterioara pentru a face modificari apasati
butonul BACK (INAPOI).
Mod de utilizare:
1. Selectati celulele B4:G4;B8:G8;B10:G10.
2. Apasati butonul CHART Wizard.
9.2.2.2.

Utilizarea pasului 1 din ChartWizard Tipuri de grafice

In pasul 1, selectati tipul sau subtipul de grafic dorit din tipurile standard:
 Facand click pe graficul tip coloana
 Apasand butonul NEXT (Inainte)
 Facand click pe subtipul coloana (clustere).
 Apasand butonul NEXT (Inainte).
Tineti apasat butonul Press and Hold to View Sample (Apsati si mentineti apasat pentru a
previzualiza graficul) pentru a vizualiza un exemplu de diagrama folosind datele selectate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 89/137

9.2.2.3.

Utilizarea pasului 2 din ChartWizard Sursa de date a graficului

Acest pas va ajuta sa corectati sursa de date selectata (pentru a compara cu punctul 1).
Facand click pe una din casutele din zona Series In referitoare la coloane sau randuri puteti
alege daca doriti sa afisati seriile de date selectate din randuri sau coloane ca axe in grafic.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 90/137

9.2.2.4.

Utilizarea pasului 3 din ChartWizard Optiunile graficului

Aici puteti alege dintr-o varietate de optiuni ale graficului din diferitele foi de calcul (titluri, axe,
linii de grila, legenda, etichete de date, tabelul de date):

9.2.2.4.1.

Titluri

Eticheta Titluri va ajuta sa introduceti sau sa modificati titlulul unui grafic precum si
descrierile axelor acestuia.
In cadrul exemplului, introduceti urmatoarele descrieri sau modificari din tabelul de mai jos:
Titlul graficului:
Categoria axei (X):
Valoarea axei (Y):

Dezvoltarea vanzarilor si rezultatelor


An
in EUR

Puteti de-asemenea sa introduceti si referinte la anumite celule (de ex. introduceti in casuta
Titlul graficului = A1, daca textul din celula A1 va fi folosit pentru a denumi titlul graficului.).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 91/137

9.2.2.4.2.

Axe

Aceasta eticheta va ajuta sa selectati axele in relatie cu seriile de date. Puteti ascunde date
specifice cand tendintele in dezvoltare, de exemplu, ar trebuie sa fie incluse in grafic fara a
afisa valorile efective (aceasta decizie ar putea sa nu fie acceptata de toti)
In exemplu, nu ascundeti nici o informatie, cu alte cuvinte nu uitati sa bifati ambele casute.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 92/137

9.2.2.4.3.

Linii de grila

Prezentarea informatiilor cu linii de grila incorporate pentru axele X si Y imbunatateste


vizualizarea valorilor.
Linii de grila majore:

Impart diagrama in axa X si axa Y in cateva grupe mari

Linii de grila minore:

Reprezinta subdiviziuni suplimentare

Omiteti liniile de grila in cadrul acestui exercitiu.

Mod de utilizare:
Nu faceti click pe nici una din casutele de optiune a liniilor de grila.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 93/137

9.2.2.4.4.

Legenda

Prin folosirea legendei pot fi identificate seriile de date. Desigur, nu sunteti obligati sa afisati
o legenda in cadrul graficului ( = Casuta de optiune SHOW LEGEND ( AFISATI LEGENDA)
poate fi dezactivata). Eticheta Legenda va lasa sa definiti sau sa alternati locatia acesteia in
cadrul graficului (Casuta de optiune PLACEMENT (LOCATIE))

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 94/137

9.2.2.4.5.

Etichete de date

Facand click in Data Labels (Etichete de Date) pe o casuta de optiune (de ex. VALOARE),
puteti adauga in cadrul graficului valoarea efectiva a datelor.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 95/137

9.2.2.4.6.

Tabele de date

Optiunea SHOW DATA TABLE (Arata tabelul de date) permite adaugarea tabelului de date
sursa in cadrul graficului.
Prin folosirea casutei de optiuni SWOW LEGEND KEYS (ARATATI SIMBOLURILE
LEGENDEI) puteti alege daca vreti sa inserati simbolurile legendei sau nu in tabelul cu date.
Nu afisati un tabel de date in cadrul acestui exercitiu (nu bifati casuta de optiune SHOW
DATA TABLE).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 96/137

9.2.2.5.

Utilizarea pasului 4 din ChartWizard Locatia graficului

In acest pas puteti decide unde sa amplasati graficul.





Ca o foaie de calcul noua (faceti click pe casuta AS NEW SHEET si introduceti


numele noii foi de calcul) sau
Ca un obiect in foaia de calcul (faceti click pe casuta AS OBJECT IN si selectati foaia
de calcul dorita cu sageata jos)

Plasati graficul in Trade Ltd. ( = Tabel 1) in cadrul acestui exercitiu.

Prin apasarea butonului FINISH (FINALIZARE) graficul este completat si plasat conform
comenzilor ca o noua foaie de calcul sau ca un obiect in foaia de calcul.
Puteti modifica locatia si marimea graficului prin folosirea mouse-ului.
Observatie
Puteti ajusta un grafic deja existent pentru a va indeplini cerintele prin folosirea si a altor
optiuni. Faceti click pe anumite elemente corespunzatoare din grafic (de ex. categoria axei X
sau valoarea axei Y) si faceti click pe comanda corespunzatoare din meniul FORMAT
(FORMATARE). In functie de ce element al graficului ati selectat, apar foi care va permit sa
selectati alte optiuni ale graficului.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 97/137

9.2.3.

Crearea unui portofoliu de analiza cu matricea B.C.G

Exercitiu:
Exercitiul consta in analiza portofoliul prin crearea unei matrice de tip growth-share (cresterecota de piata) cu patru zone (ca cel din graficul de mai jos) pentru datele a trei unitati de
afaceri strategice (Grafic2.xls)

Analiza portofoliului cu ajutorul matricei crestere-parte

Matricea Boston Consulting Group sau matricea growth-share (crestere-cota de piata) este
un instrument analitic folosit in managementul portofoliului pentru analiza unitatilor de afaceri
sau a liniilor de productie. Matricea este impartita in patru zone.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 98/137

Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.

Selectati celulele B4:E7.


Apasati butonul CHART WIZARD.
Selectati tipul de grafic bubble chart.
Faceti click pe eticheta DATA RANGE (SERIE DE DATE) si in SERIES IN pe casuta de
optiune COLUMN (Coloane).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 99/137

5.

In eticheta SERIES (SERII) se determina referinta celei mai apropiate celule.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 100/137

6.

Pentru a defini cea de-a treia serie de date faceti click pe comanda ADD
(ADAUGA) si introduceti referinta celulei.

7.

Completati titlul graficului si al etichetelor axelor X si Y.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 101/137

8.
9.

Faceti click pe casuta de optiune AS OBJECT (CA OBIECT) : Tabel 1.


Facand dublu-clik pe valoarea axei X va aparea meniul de context al FORMAT AXIS.
Aici puteti face click pe urmatoarele optiuni ale graficului:

1. Grosimea axei de valori X:

2. Scala axei de valori X:

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 102/137

3. Marimea font-ului

4. Procedati in acelasi fel pentru a selecta optiunile graficului pentru axa de valori Y:

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 103/137

10. Facand dublu-click pe zona graficului apare fereastra FORMAT PLOT AREA. Definiti
grosimea liniei folosite ca margine.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 104/137

9.2.4.

Displaying Charts in the Background

Exercise:
The task is to insert a graphic titled Excel for management accountants (File:
Background.gif) in the background of your portfolio analysis.

How to Proceed:
1.
2.
3.
4.
5.

Select the chart area.


On the Format menu, click the command Selected ChartArea Patterns Fill Effects
Picture Picture.
Select the file Background.gif.
Select the chart area.
On the Format menu, click the command Selected PlotArea and click in the AREA
option box: none.

Note
To insert graphs in the background of your worksheet, click the command Sheet
Background on the Format menu and define the desired file.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 105/137

9.3.
Crearea rapoartelor in format text- Copierea datelor din
Excel in Word
Functiile PASTE (LIPIRE) si LINK (LEGATURA) sunt folosite pentru a incorpora datele Excel
intr-un document Word.
PASTE (LIPIRE) copiaza datele existente la un moment dat in cadrul unui schimb static de
date. Datele din Excel devin parte integranta a documentul Word.
In contrast cu aceasta functie, Link (Legatura) leaga permanent datele de fisierul sursa
Excel si le actualizeaza (manual sau automat) in conditiile unui schimb de date dinamic.

9.3.1.

Inserarea datelor din Excel intr-un document Word

Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.

Faceti click pe datele din Excel.


Din meniul Edit (Editare), faceti click pe comanda Copy (Copiere) (sau folositi
combinatia de taste CTRL+C)
Mutati punctul de inserare in documentul Word in locul unde doriti sa inserati datele din
Excel.
Faceti click pe comanda Paste (Lipire) din meniul Edit (Editare) ( sau in meniul Edit
Paste Special ), faceti click pe optiunea PASTE si selectati cu ajutorul optiunii AS tipul
informatiei pe care vreti sa o lipiti:

Tabelul de obiecte al Microsoft Excel: Puteti aplica functiile MS Word pentru a edita un
obiect. Facand dublu-click pe obiect, se deschide Excel iar obiectul (nu cel original) poate fi
modificat.

Text formatat (RTF):


Text neformatat:
Poza:
Bitmap:

Datele sunt incorporate ca un tabel al MS Word.


Celulele sunt separate de spatii goale.
Facand dublu-click pe date acestea pot fi modificate in MS
Draw.
Este posibila editarea in MS Draw.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 106/137

9.3.2.
Excel

Crearea unei legaturi intre un document Word si datele din

Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.

Selectati datele din documentul Excel.


Faceti click pe comanda Copy din meniul Edit (sau folositi combinatia de taste
CTRL+C).
Mutati punctul de inserare in documentul Word in locul unde doriti sa inserati datele din
Excel.
Faceti click pe optiunea LINK din meniul Edit Paste Special si definiti informatia
incorporata facand click in casuta de option AS (de ex. Ca Microsoft Excel Table Object
sau Text Formatat (RTF)).

Metoda mentionata mai sus nu este recomandata daca doriti sa inserati celule aditionale, linii
sau coloane in tabelul Excel. In acest scop, definiti legatura atribuind un nume seriei de
celule dorite:

Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.

Dati un nume seriei de celule dorite (vezi Capitolul Definirea Numelor)


Selectati seria de celule dorite si faceti click pe comanda Copy din meniul Edit.
Mutati punctul de inserare in documentul Word in locul unde doriti sa inserati datele din
Excel.
Faceti click pe optiunea LINK din meniul Edit Paste Special si definiti informatia
incorporata in casuta de option AS (de ex. Ca Microsoft Excel Table Object sau Text
Formatat (RTF)).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 107/137

Spargerea si blocarea legaturilor:


Faceti click pe Command Break Link (Comanda Spargere Legatura) din meniul Edit Link
pentru a sparge o legatura dinamica.
Prin aplicarea optiunii LOCKED (BLOCARE) din meniul Edit Link, legatura dinamica este
sparta temporar (pana cand optiunea LOCKED este inlaturata).
Prin folosirea optiunii ACTUALIZARE MANUALA din meniul Edit Link, puteti determina ca
datele nu sunt actualizate automat ci doar facand click pe comanda (Comanda
Actualizeaza Acum din meniul Edit Link).
Optiunea ACTUALIZARE AUTOMATA din meniul Edit menu Link se aplica pentru a
actualiza datele automat.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 108/137

9.4.
Personalizarea rapoartelor Selectarea si consolidarea
datelor orientate catre destinatar
In anumite situatii vi se poate solicita sa livrati informatii relevante pentru un anumit
destinatar intr-un format adaptat acestuia (fie pe ecrant fie in varianta printata). Pentru acest
scop, puteti crea mai multe versiuni ale fisierului de lucru.
In ceea ce priveste raportul dumneavoastra, puteti determina:

Ce foi de lucru
Ce scenarii de lucru (optional)
Ce asezari in pagina pentru imprimare (optional) (de exemplu, pentru a imprima
intregul fisier de lucru sau numai sectiuni din acesta)
Ce ordine
Ce setari pentru imprimare (de exemplu, note de subsol)

ar trebui sa fie incluse sau imprimate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 109/137

9.4.1.

Definirea setarilor pentru printare

In meniul File (Fisier) Page Setup (Setare Pagina), puteti defini zona de printare si deasemenea alti parametrii care sunt inclusi in printarea propriu-zisa (antet si note de subsol,
margini, etc).
9.4.1.1.

Pagina

Eticheta Page (Pagina) va ofera optiuni variate referitoare la marimea si orientarea paginii.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 110/137

9.4.1.2.

Margini

Eticheta Margini se refera la marginile paginei, distantele dintre antet, notele de subsol si
margine si centrul paginii.

Sfat
In loc sa introduceti in casutele de optiune numere pentru marginile paginii puteti de
asemenea sa faceti click pe comanda PRINT PREVIEW (PREVIZUALIZARE PRINTARE)
din meniul File si sa selectati butonul MARGINS (MARGINI) de unde acestea pot fi miscate
manual. Marginile pot fi de asemenea trase facand click pe iconita Print Preview si apoi
selectand butonul Margins.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 111/137

9.4.1.3.

Antet/Nota de subsol

De aici puteti alege dintre antetele si notele de subsol deja predefinite sau sa particularizati
Antetul/Nota de subsol.

Sfat
Fiecare tabel din fisierul de lucru ar trebui sa includeti intotdeauna urmatoarele informatii
in antet si nota de subsol:


Data

Autorul (numele intreg sau abrevierea, initiale)

Numele fisierului si cateodata si numele listei de date

Listele de date ce contin mai mult de o pagina ar trebui sa includa numarul paginii
curente si numarul total de pagini.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 112/137

9.4.1.4.

Foaia de lucru

Aici puteti defini zona de imprimare din foaia de lucru precum si optiuni aditionale.

Zona de imprimare este definita de celulele de referinta (de ex: A1:F30), de o serie de celule
carora li s-a definit un nume sau de diverse serii de celule (Referintele sau numele celulelor
trebuie sa fie despartite prin punct si virgula, de ex: A1:F30; G40:K50).
Sirurile de celule neadiacente sunt imprimate pe doua pagini.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 113/137

9.4.1.5.

Grafic

Aici puteti determina scala si calitatea printarii unui grafic, daca zona de imprimare include si
un grafic.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 114/137

9.4.2.Crearea de vizualizari personalizate


Folositi comanda Custom Views (Vederi Personalizate) Add Views din meniul View
pentru a seta fisierul de lucru sa apara in modul in care doriti sa il vedeti sau printati. In acest
scop puteti defini


Setari de ecran (de ex: marimea si pozitia ferestrei, simbolurile gruparilor, scalarea,
celulele active, etc.) sau

Setari de imprimare (de ex: orientare, margini, antet, nota de subsol, scalarea, zona
de printare etc.)

Puteti sa va definiti vizualizari personalizate prin salvarea sub un anumit nume.


Comanda Custom Views Add Views din meniul View ofera posibilitatea de a comuta intre
vederi personalizate diferite.

9.4.2.1.

Definirea vizualizarilor

Exercitiu
Creati rapoarte orientate catre destinatar care sunt bazate pe datele din fisierul de lucru
Report1.XLS pentru directori si pentru Directorul departamentului X.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 115/137

9.4.2.2.

Definierea unei vizualizari pentru intreaga companie - Directori

1. Determinarea setarilor ecranului:


Determinati setarile de afisare dorite de pe ecran prin definirea vederii cu ajutorul mai multor
functii (divizarea ferestrei, blocarea panourilor, scalarea, ascunderea sau afisarea
liniilor/coloanelor, simbolurile gruparilor, etc.).
Facand click pe casuta de dialog VIEW din meniul Tools Options, puteti alege din mai
multe optiuni pentru afisarea diferitelor elemente:

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 116/137

Mod de utilizare:
1.
2.

Pentru a omite liniile de grila, nu faceti click pe casuta de optiune GRIDLINES


Selectati vizualizarea grupata asa cum este aratat in imaginea de mai jos pentru a defini
vederea Result-Entire Company-Executives.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 117/137

2. Determinarea Setarilor de Imprimare


Definiti zona dorita pentru printare si parametrii potriviti (ca de exemplu antet si nota de
subsol, margini, etc) din meniul File Page Setup:

Mod de utilizare:
Definiti diferitii parametrii in foile de lucru potrivite:





Landscape (pesisaj)
Scaling (scalare) 80%
Margins (margini): Sus si jos 2; stanga si dreapta 1,5; antet si nota de subsol 1,3
Negru si alb

Definiti antetul si nota de subsol in concordanta cu exemplul.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 118/137

3. Salvarea vizualizarii si setarile pentru imprimare:


In meniul View Custom Views Add Views, puteti memora vizualizarile si setarile
imprimarii prin atribuirea de nume fiecarei vizualizare definita.

Salvarea ajustarilor curente cu numele Entire Company -Executives


Faceti click pe comanda Add din meniul View Custom Views si scrieti numele Entire
company-executives in cauta potrivita.
Observatie
Tinand cont de faptul ca toate vizualizarile noi pe care le-ati definit pentru fisierul de lucru
activ au fost afisate in casuta Name box (casuta de dialog Add View) din meniul View
Custom Views, este util sa includa numele fisierului de lucru activ in numele vizualizarii
pentru a asigura identificarea clara.
Numele vizualizarilor, cu toate acestea, nu ar trebui sa fie prea mari, doar un anumit numar
de caractere pot fi acceptate cand creati o vizualizare personalizata.

Numele este vizibil din


aproximativ acest punct.

Faceti click in casuta de optiuni PRINT SETTINGS pentru a salva setarile pentru imprimare
curente adaugate in foaia de lucru (Ariile de printare definite se salveaza intotdeauna
impreuna cu vizualizarea).
Faceti click pe casuta de optiune HIDDEN ROWS AND COLUMNS pentru a salva aceste
optiuni. Liniile si coloanele raman ascunse in vizualizarea adaugata.
Procedati in acelasi fel pentru a defini celelalte vizualizari.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 119/137

9.4.2.3. Schimbarea vizualizarii


Pentru a selecta o vizualizare faceti click pe numele vizualizarii dorite in casuta de dialog
CUSTOM VIEWS (meniul View Add Views) si faceti click pe comanda Show.

9.4.3. Working with the Report Manager


MS Excel offers the possibility to summarize several custom views that were created for a
workbook in reports related to specific target groups. Unfortunately, this procedure can only
be applied to one workbook.
9.4.3.1.

Creating a Report

How to Proceed Creating a Report for the Executives


Click the command Add on the View menu Report-Manager.
Enter in the REPORT NAME box the reports name (Executives).
Select the other areas by down arrow:
Select the sheet Result-Entire Company and the view Result-Entire Company-Executives
and click Add.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 120/137

Select the other views (sheet and view) in the same manner. In addition, click in the
CONSECUTIVE PAGE NUMBER option box so that your reports pages are numbered
consecutively. Confirm your entries by pressing the OK button.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 121/137

How to Proceed Creating a Report for the Senior Manager of the Business Unit X
Click the command Add on the View menu Report Manager.
Enter in the REPORT NAME box the reports name (Senior Manager-Business Unit_X).
Select the various areas by down arrow:
Select the sheet Result-Business Unit_X and the view Result-Business Unit_X-Overview
and click Add.
Select the sheet Result-Business Unit_X and the view Result-Business Unit_X-Detail and
click Add.
Confirm your entries by pressing the OK button.
Create the reports for the other senior managers in the same way.
9.4.3.2.

Printing a Report

To print your report, select the desired report on the View menu Report Manager and click
the PRINT button.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 122/137

10. Analiza datelor


10.1.

Sortarea si filtrarea datelor si obtinerea de subtotaluri

10.1.1. Sortarea datelor


Puteti sorta datele in ordine ascendenta sau descendenta:




alfabetic,
numeric sau
cronologic (in functie de data, de ex: in functie de luna, zilele saptamanii)

Exercitiu: (Resultdata1.xls)
Sortati datele in functie de grupa produsului (ordine ascendenta).
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.

Selectati o celula din tabel (lista).


Faceti click pe comanda Sort (Sortare) din meniul Data.
Selectati numele campului ((2) Description) ca si criteriu in caseta SORT BY (sortare
dupa) si optiunea ASCENDING (crescator)
Daca este necesar, faceti click in MY LIST HAS (LISTA MEA CONTINE)...casuta de
optiune HEADER ROW (PRIMUL RAND).

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 123/137

5. Faceti clik pe butonul OK.


Observatie:
Este esential sa selectati intodeauna intreaga serie de date pe care doriti sa o sortati. Daca
este selectata o singura celula, este posibil ca MS Excel sa nu recunoasca acea valoare ca o
serie de date adiacenta ceea ce ar determina sortarea partiala a datelor. Legatura catre
sursa datei s-ar putea pierde.
Atentie
Cand selectati serii de tabele care contin formule cu referinte ale celulelor, pot aparea
confuzii ale datelor. De exemplu, liniile pot fi incorect folosite pentru calcule.

10.1.2. Filtrarea datelor Folosirea Comenzii AutoFilter (Filtrare


Automata)
Functia AutoFilter16 va permite sa ascundeti date ce nu intrunesc criteriul specificat pentru
subsetul de date selectate temporar.
Cum sa procedati:
1.
2.
3.
4.

16

Selectati o celula din tabel (lista).


Faceti click pe comanda AutoFilter din meniul Data Filter (Filtru). Sagetile Auto
Filter-ului vor aparea in partea dreapta a etichetelor coloanei in seria de date filtrata
Faceti click pe sageata Auto Filter-ului din coloana REGION (REGIUNE) si selectati
North (Nord) ca si criteriu.
Faceti click pe sageata Auto Filter-ului din coloana DELIVERY NUMBER (Numarul
livrarii) si selectati Mills ca criteriu.

Functia se aplica datelor de vanzare ale grupului de produse Mills doar pentru regiunea Nord.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 124/137

Pentru a inlatura criteriul filtrului pentru o coloana anume, alegeti optiunea ALL (TOT) din
lista derulanta.
Facand click pe comanda Show All (Afisati tot) din meniu Data Filter, datele ascunse
anterior sunt afisate din nou.
Puteti opri functia Auto Filtru, facand click inca o data pe comanda Auto Filter din meniul
Data- Filter.
Prin folosirea casutei de dialog Auto Filter Top 10 puteti selecta primele/ultimele 10 (sau
selectati un alt numar) valori ale informatiilor continute in coloana. Casuta de dialog Custom
Auto Filter va ofera posibilitatea sa definiti doua criterii ale filtrului care relationeaza una cu
alta logic.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 125/137

10.1.3. Calcularea valorilor subtotale si totale


Microsoft Excel poate calcula automat subtotalul si totalul valorilor (de ex: sume) pentru
anumite coloane din lista. Prin folosirea functiei de subtotal nu trebuie sa introduceti formule
in foaia de calcul. Subtotalurile sunt afisate automat in liniile inserate (o eticheta este
inclusa). Aditional, MS Excel calculeaza totalul, grupeaza seturile de date si le pune in
evidenta.
Exercitiu:
Sarcina este sa calculati venitul realizat, costurile marfurilor si marja obtinuta pentru grupele
de produse in februarie.
Mod de utilizare:
1.



2.
3.
4.

Inserati o coloana pentru fiecare grupa de produse:


Venit (Cantitate * Pret de lista * (1-Discount) * (1- Discount Special)),
Costul bunurilor (Cantitate * Pret de achizitie) si
Marja (Venit costul bunurilor) .

Selectati o celula din lista.


Sortati datele din lista in functie de grupele de produse.
Faceti click pe comanda Subtotal din meniul Data.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 126/137

5.
6.
7.
8.
9.

Selectati in casuta AT EACH CHANGE IN (LA FIECARE MODIFICARE A) numele


corect al campului (eticheta coloanei).
Puteti alege tipul de calcul (rezumat al calculului) in casuta USE FUNCTION
(FOLOSESTE FUNCTIA).
In casuta ADAUGA SUBOTALUL LA faceti click pe Venit si Marja.
Faceti click pe casuta de optiune SUMMARY BELOW DATA (REZUMA SUB DATE).
Faceti click pe butonul OK.

Prin folosirea comenzii Remove All (Elimina tot) din meniul Data - Subtotal, valorile
subtotalului si totalului sunt eliminate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 127/137

10.2.

Optiunile PivotTable

10.2.1. Crearea listelor interactive cu ajutorul PivotTable pentru


rezumarea si analizarea datelor
Wizard-ul PivotTable este un instrument folositor ce organizeaza, rezuma si analizeaza
cantitati mari de date prin intermediul unor instructiuni de calcul de mare viteza.
Caracteristica PivotTable va lasa sa faceti calcule pentru liste afisate in doua dimensiuni, in
timp ce subtotal, de exemplu, creeaza calcule in liste normale(o singura dimensiune). Prin
utilizarea Wizard-ului PivotTable, puteti alege dintre criteriile pentru filtrarea si adaptarea
datelor la structura de rezultate a PivotTable (pentru a va prezenta rezultatele in acest
aranjament).
Filtrele aplicate la listele de date sau la valorile de subtotal calculate anterior sunt luate in
considerare in noul aranjament.

Exemplu:

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 128/137

10.2.2.

Examplu de analiza a vanzarilor (Partea a-2-a) Exercitiul 1

Exercitiul consta in analiza datelor stranse in lista din prima parte a analizei vanzarilor prin
folosirea PivotTable.
Incepeti prin crearea unui PivotTable care afiseaza valorile vanzarilor referitoare la grupele
de produs si la zona de vanzare.
10.2.2.1.

Deschiderea Wizard-ului PivotTable

Odata ce ati creat lista de date17, puteti face click pe orice celula din lista, deschide meniul
Data si face click pe comanda Tabel Pivot si pe PivotChart Report (Raportul Tabelului
Pivot) pentru lansarea PivotTable si a PivotChart Wizard (Wizard-ului Tabelului Pivot).
Observatie
Daca faceti click pe o singura celula, este posibil ca Wizard-ul PivotTable sa nu recunoasca
intreaga lista de date cand se creaza Tabelul Pivot. Din acest motiv, este necesar sa
selectati lista completa.

17

Notati ca selectarea prin click a unei celule din lista de date este posibila doar pentru acest exemplu care
reprezinta un PivotTable bazat pe date preluate dintr-o lista Excel. Daca doriti sa reafisati datele din orice alta
sursa de date (vezi capitolul 10.2.4.1. Setarea unei surse de date) faceti click pe orice celula din foaia de lucru.
Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training
Pagina 129/137

10.2.2.2.

Definirea sursei de date

In pasul 1, trebuie sa identificati sursa de date pentru PivotTable. Graficul urmator arata ca
sursa de date deriva din lista MS Excel, dar PivotTable se pot referi de asemenea la surse
de date externe.

Cum sa procedati:
1.
2.

Urmati instructiunile si faceti click pe casuta de optiuni MS Excel list or database (Lista
sau baza de date MS Excel).
Faceti click pe butonul NEXT pentru a ajunge la urmatoarea casuta de dialog.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 130/137

10.2.2.3.

Selectarea datelor corecte din lista de analizat

In pasul 2, selectati celulele care contin datele din lista pe care doriti sa le analizati. In
momentul in care orice celula este activa, MS Excel va propune o serie de celule pe care o
puteti confirma sau modifica prin introducerea sau activarea (de ex. prin folosirea mouseului) seriei de celule corecte.

Mod de utilizare:
1.
2.
3.

Verificati daca wizard-ul PivotTable a introdus corect seria de celule propuse pentru
PivotTable pe care doriti sa il creati.
Altfel va trebui sa modificati seria de celule.
Faceti click pe butonul NEXT pentru a ajunge la urmatoarea casuta de dialog.

Nota
Prin folosirea comenzii Browse (Cautare) puteti folosi sursa de date derivata dintr-un fisier de
lucru pe care nu l-ati deschis inca prin introducerea seriei de date cerute si numele foii
fisierului.
Notati ca toate filtrele care au fost aplicate listei de date vor fi luate in calcul de PivotTable
(comanda Filtru din meniul Data).
Din moment ce wizard-ul calculeaza automat valoarea subtotalului si a totalului, subtotalurile
si totalurile care au fost calculate anterior ar trebui sterse din lista de date inainte sa fie
folosite in crearea PivotTable.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 131/137

10.2.2.4.

Definirea zonei tinta si crearea PivotTable

In pasul 3, puteti defini zona tinta pentru pozitionarea raportului PivotTable.


1.
2.

Faceti click pe casuta de optiune NEW WORKSHEET (FOAIE DE LUCRU NOUA)


option box.
Faceti click pe butonul FINISH (TERMINARE).

10.2.2.5.

Personalizarea continului si asezarea in pagina

In al-4 lea pas , definiti aparitia si asezarea in pagina a raportului PivotTable prin:




Stabilirea coloanelor si randurilor,


Definirea instructiunilor de calcul
Definirea filtrelor pentru limitarea datelor afisate in PivotTable, daca este necesar.

Mod de lucru:
1.
2.
3.
4.
5.

Trageti butonul campului grupei produsului(DESCRIPT2) catre campul Row (rand) al


PivotTable.
Trageti butonul campului REGION catre campul Column (coloana) al PivotTable.
Trageti butonul campului INCOME catre campul DATA a PivotTable.
Daca este necesar, modificati tipul calculului facand dublu-click pe butonul campului
INCOME in campul DATA.
Faceti click pe butonul NEXT pentru a ajunge la urmatoarea casuta de dialog.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 132/137

Nota
In versiunile curente ale aplicatiei MS Excel, trebuie sa faceti click pe butonul Layout (
Asezare in pagina) al wizard-ului in pasul 3 pentru a manevra aparitia si structura Tabelului
Pivot ca in graficul de mai sus.
Daca in schimb faceti click pe butonul NEXT, Tabelul Pivot este aranjat si formatat direct in
foaia de calcul in acelasi fel.
10.2.2.6.

Explicarea Barei de Instrumente a Tabelului Pivot

Tabelul Pivot este creat automat iar bara de instrumente specifica este afisata. Facand click
pe butoanele de optiune afisate in bara de instrumente puteti edita sau modifica Tabelul
Pivot pentru a controla felul in care datele sunt afisate.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 133/137

10.2.3. Exemple de analiza a vanzarilor (Partea 2)Exercitiul 2


Exercitiul consta in crearea unui PivotTable avand la baza urmatoarele elemente:
Prezentati datele vanzarii produselor companiei sortate dupa grupele produselor (afisate pe
linii) si dupa agentul de vanzari al companiei sortate dupa sediile sucursalelor (afisate in
coloane).
Mod de utilizare:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.

Lansati Wizard-ul PivotTable, definiti sursa de date si confirmati sau modificati sursa de
date corecta descrisa anterior.
Trageti butonul campului grupei produsului(DESCRIPT2) catre campul ROW al
PivotTable.
Trageti butonul campului grupei produsului(DESCRIPT1) catre campul ROW al
PivotTable sub campul grupa produsului.
Trageti butonul campului REGION catre campul COLUMN al PivotTable.
Trageti butonul campului omului de vanzari ((LAST)NAME) catre campul COLOANEI
PivotTable, la dreapta campului REGION.
Trageti butonul campului INCOME catre campul DATA al PivotTable.

Faceti click pe butonul NEXT pentru a ajunge la urmatoarea casuta de dialog.


Faceti click pe casuta de optiune FOAIE DE CALCUL NOUA (NEW WORKSHEET) si
pe butonul END.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 134/137

10.2.4. Personalizarea PivotTable in exemplul Analiza vanzarilor


(Partea 2)Exercitiul 3
Exercitiul consta in afisarea aceleasi informatii cerute la exercitiul 2 cu exceptia ca datele
trebuie filtrate dupa grupa produsului companiei.

Mod de utilizare:
 Optiunea 1 de Glisare a Campurilor
1. Glisati campul Grupa Produsului catre zona care este in afara ferestrei listei campului
PivotTable (cu alte cuvinte, trageti campul grupa de produse in afara raportului
PivotTable)
 Optiunea 2 de Lansare a Wizard-ului PivotTable.
Modificati Tabelul Pivot prin deplasarea campului casuta
(DESCRIPT2) catre campul PAGE(Pagina) al PivotTable.
2. Confirmati comanda facand click pe butonul END (Finalizare).

1.

grupa

produsului

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 135/137

10.2.5. Afisarea paginilor


Butonul SHOW PAGES (AFISEAZA PAGINILE) din Bara de instrumente a Tabelului Pivot si
comanda SHOW ALL PAGES Of (AFISATI TOATLE PAGINILE DIN) din meniul context va
lasa sa copiati toate paginile unui camp al paginii intr-o foaie de calcul separata.

10.2.6. Afisarea datelor sursa a unei celule intr-o serie de date


Facand dublu click pe o celula intr-o serie de date o lista bazata pe datele din acea celula se
va deschide intr-o foaie de calcul noua.

10.2.7. Actualizarea datelor in PivotTable


Modificarile datelor intr-o lista de surse (lista de date selectate) folosite pentru a crea un
PivotTable pot fi reflectate prin actualizarea Tabelului Pivot dupa cum urmeaza:
 Faceti click pe comanda Refresh Data (Actualizeaza Datele) din meniul Data
 Faceti click pe butonul REFRESH DATA din Bara de intrumente a PivotTable si faceti
click pe Outline.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 136/137

11. Combinatii de taste folositoare


Combinatii de taste folositoare

Scop

F4 SAU CTRL+Y

Repeta ultima comanda sau actiune

ALT+ RETURN

Incepe o linie noua in aceeasi celula.

CTRL + `
CTRL + C

Alterneaza intre a afisa valorile sau formulele celulei in


foaia de lucru.
Copiaza celulele selectate.

CTRL + V

Insereaza continutul clipboard-ului.

CTRL + X

Inlatura celulele selectate.

CTRL + G

Afiseaza casuta de dialog Go To (posibil si pentru nume).

CTRL + H

Afiseaza casuta de dialog Find and Replace (Gaseste si


inlocuieste).

CTRL + N

Creaza o foaie noua, goala.

CTRL + O
CTRL + S

Afiseaza casuta de dialog Open (Deschide) pentru a


deschide sau cauta un fisier.
Salveaza fisierul activ cu numele curent.

CTRL + SPACE

Selecteaza o coloana intreaga din foaia de lucru.

SHIFT + SPACE

Selecteaza o linie intreaga din foaia de lucru.

CTRL + (SHIFT) + 0

Ascunde (afiseaza) coloana selectata.

CTRL + (SHIFT) + 9

Ascunde (afiseaza) linia selectata.

CTRL + (SHIFT) + 1

Aplica formatul numarului in celula selectata.

CTRL + (SHIFT) + 5

Aplica formatul procentului in celula selectata.

ALT + TAB

Trece la urmatorul program.

CTRL + ESC

Afiseaza meniul Windows Start.

CTRL + F3

Defineste un nume.

Controller Institut Romania/ Contrast Management Consulting & Training


Pagina 137/137