NETS Noiembrie

CUPRINS
5. MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010 .................................................................................................................. 211

5.1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE.......................................................................................................................... 211
5.1.1. Date și informații ......................................................................................................................... 211
5.1.2. Baze de date ................................................................................................................................ 211
5.1.3. Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date ........................................................................................ 211
5.2. APLICAȚIA MICROSOFT ACCESS 2010 ............................................................................................................. 212
5.2.1. Organizarea unei baze de date Microsoft Access 2010 ................................................................ 212
5.2.2. Lansarea aplicaţiei Microsoft Access 2010 .................................................................................. 213
5.2.3. Elementele principale ale ferestrei (interfeței) Access 2010......................................................... 213
5.2.4. Minimizarea panglicii cu butoane ................................................................................................ 214
5.2.5. Modificarea barei de instrumente Acces rapid ............................................................................ 215
5.2.6. Utilizarea funcției Help ................................................................................................................. 215
5.2.7. Închiderea aplicaţiei Microsoft Access 2010 ................................................................................ 215
5.3. OPERAȚII ASUPRA BAZELOR DE DATE ........................................................................................................................................... 216
5.3.1. Crearea unei noi baze de date ...................................................................................................... 216
5.3.2. Deschiderea unei baze de date .................................................................................................... 216
5.3.3. Închiderea unei baze de date ....................................................................................................... 218
5.4. TABELE.......................................................................................................................................................................................... 219
5.4.1. Concepte de organizare a datelor în tabele și tipuri de date........................................................ 219
5.4.2. Tipuri de date în Microsoft Access ............................................................................................... 219
5.4.3. Crearea unei tabele ...................................................................................................................... 220
5.4.4. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr‐un tabel ............................................. 222
5.4.5. Modificarea structurii unei tabele ................................................................................................ 225
5.4.6. Ştergerea unei tabele din baza de date........................................................................................ 226
5.5. DEFINIREA CHEILOR UNEI TABELE (INDEXAREA UNEI TABELE)................................................................................. 226
5.5.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unei chei primare ................................................................... 227
5.5.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index normal .................................................................. 227
5.6. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE .................................................................................................................. 228
5.6.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor şi rândurilor ...................................................................... 228
5.6.2. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor ................................................................................. 228
5.6.3. Blocarea unor coloane pe ecran ................................................................................................... 228
5.6.4. Ascunderea şi reafişarea coloanelor ............................................................................................ 229
5.6.5. Modificarea parametrilor de font, linii de grilă şi culoare de fundal ............................................ 229
5.7. OPERAȚII DE CĂUTARE, SORTARE ȘI FILTRARE ............................................................................................................................. 230
5.7.1. Căutarea unei valori într‐o tabelă ................................................................................................ 230
5.7.2. Sortarea (ordonarea) înregistrărilor dintr‐un tabel ..................................................................... 231
5.7.3. Aplicarea unui filtru asupra unui tabel ......................................................................................... 232
5.8. RELAŢII ÎNTRE TABELELE DINTR‐O BAZĂ DE DATE......................................................................................................................... 234
5.8.1. Crearea unei relaţii între două tabele .......................................................................................... 235
5.8.2. Vizualizarea rapidă a efectului unei relaţii ................................................................................... 236
5.8.3. Modificarea unei relaţii ................................................................................................................ 237
5.8.4. Ştergerea unei relaţii .................................................................................................................... 237
5.9. INTEROGĂRI .................................................................................................................................................................................. 237
5.9.1. Crearea unei interogări (Query) în modul proiectare ................................................................... 237
5.9.2. Condiții și criterii de selecție într‐o interogare ............................................................................. 238
5.9.3. Rularea interogării ....................................................................................................................... 242
5.9.4. Executarea interogării.................................................................................................................. 242
5.9.5. Modificarea unei interogări (Query) ............................................................................................ 242
5.9.6. Ştergerea unei interogări ............................................................................................................. 243
Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 209

5.10. FORMULARE ................................................................................................................................................................................. 243
5.10.1. Crearea unui formular simplu ...................................................................................................... 243
5.10.2. Crearea unui formular folosind Expertul ...................................................................................... 244
5.10.3. Crearea unui formular prin care utilizatorul să aibă acces doar la anumite articole .................... 246
5.10.4. Utilizarea unui formular ............................................................................................................... 246
5.10.5. Adăugarea și modificarea textului din antet ................................................................................ 247
5.10.6. Ştergerea unui formular ............................................................................................................... 248
5.11. RAPOARTE .................................................................................................................................................................................... 248
5.11.1. Crearea unui raport simplu .......................................................................................................... 248
5.11.2. Crearea unui raport complex folosind Expertul ............................................................................ 249
5.11.3. Crearea unui raport care cuprindă numai anumite înregistrări ................................................... 252
5.11.4. Deschiderea unui raport............................................................................................................... 253
5.11.5. Adăugarea și modificarea titlului unui raport .............................................................................. 253
5.11.6. Ştergerea unui raport ................................................................................................................... 254
5.12. TIPĂRIREA CONŢINUTULUI UNUI OBIECT AL BAZEI ....................................................................................................................... 254
5.12.1. Examinarea înaintea imprimării................................................................................................... 254
5.12.2. Tipărirea propriu‐zisă ................................................................................................................... 255
5.13. EXPORTUL UNUI TABEL, INTEROGARE, FORMULAR SAU RAPORT ÎNTR‐UN FIȘIER ....................................................................... 256

5. MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010
5.1. Concepte generale privind bazele de date
5.1.1. Date și informații

Dezvoltarea hardware-ului oferă capacități mari de stocare și de prelucrare, ceea ce a impus
dezvoltarea de software-uri performante care să ofere metode şi tehnici de organizare, stocare și
regăsire a datelor.
Datele - reprezintă o înșiruire de caractere alfanumerice sau numerice, cu o anumită
semnificație. De exemplu, datele economice descriu acțiuni, procese, fenomene referitoare la o
firmă, instituție etc.
Informațiile - se obțin prin prelucrarea și interpretarea datelor, au o structură organizată astfel
încât să poată fi folosite în luarea deciziilor.
Lumea reală conţine diferite obiecte pe care le vom numi entităţi, care au anumite caracteristici
(proprietăţi) pe care le vom numi atribute, acestea putând lua anumite valori. În acest context,
informaţia se poate defini ca fiind formată din:
Entitate – obiectul informaţiei
Atribut – proprietăţile entităţii
Valoare – măsura proprietăţii
De exemplu, entitatea angajat este caracterizată prin atributele: nume, salariu, vârstă, ani
vechime, care au diferite valori.
Asemenea date pot fi structurate și organizate, iar complexitatea mare a datelor stocate şi
prelucrate, cu foarte multe legături între ele, a determinat definirea conceptului de bază de date.
5.1.2. Baze de date

O bază de date reprezintă un ansamblu de date, organizate coerent, structurate, cu o redundanţă
minimă, accesibile cât mai multor utilizatori în acelaşi timp.
Informațiile dintr-o bază de date sunt organizate în mai multe colecţii de date, cunoscute sub
numele de tabele (pentru bazele de date relaţionale) şi obiecte (pentru bazele de date orientate pe
obiect). Accesul la aceste informații este asigurat de instrumente specifice. Astfel putem spune că o
bază de date este un ansamblu de tabele, cu diferite legături între ele și cu obiecte pentru gestionarea
acestora.
Bazele de date profesionale sunt create de specialişti în baze de date, capabili să stabilească
modul optim de organizare a informațiilor în tabele și legăturile dintre acestea, astfel încât să se
elimine redundanța informațiilor și să se maximizeze eficiența prelucrării acestora și a rezultatelor
obținute.
Bazele de date își găsesc aplicabilitatea în domenii ca:
 Administrativ – evidența populației și a taxelor;
 Bancar – evidența clienților și a conturilor;
 Medical – înregistrarea pacienților și editarea rețetelor.
Apariția și dezvoltarea Internetului a făcut posibilă stocarea datelor în bazele de date aflate
undeva într-o regiune a globului și accesul și prelucrarea lor în altă regiune.
5.1.3. Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date
Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD - Database Management System) reprezintă
sisteme informatice specializate în stocarea şi prelucrarea unui volum mare de date, care includ

instrumente pentru crearea, interogarea și întreținerea unei baze de date. Termenul de Bază de Date
se referă la datele de prelucrat şi la modul lor de organizare pe suport fizic iar termenul de gestiune
se referă la modalităţile de memorare şi prelucrare a acestor date. Există numeroase asemenea
SGBD-uri: MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle, SAP, dBASE, FoxPro, IBM DB2,
LibreOffice Base. Alegerea unui SGBD se face în funcție de cantitatea și complexitatea informației
care trebuie prelucrată. Pentru utilizatorii neprofesionişti au fost create interfeţe care să asigure
lucrul cu ferestre, meniuri, obiecte de control, precum şi subpachete de programe speciale pentru
generarea de rapoarte, formulare, interogări etc.
Funcţiile unui SGBD sunt următoarele:
A. Descrierea bazei de date, care asigură:
definirea tabelelor din baza de date;
definirea relaţiilor care există între tabele;
definirea condiţiilor de acces la informaţii;
B. Manipularea datelor:
adăugarea de date la un tabel din baza de date;
modificarea unor date dintr-un tabel din baza de date;
ştergerea unor date dintr-un tabel;
căutarea datelor;
ordonarea (sortarea) datelor;
C. Interogarea bazei de date:
vizualizarea totală sau parţială a datelor, în funcţie de satisfacerea uneia sau mai multor
condiţii;
generarea de rapoarte, formulare, etichete etc.
Odată ce baza de date a fost creată, informațiile conținute sunt introduse, actualizate și consultate
de utilizatorii acesteia, prin instrumentele specifice. Pentru o bază de date se pot defini diverse
categorii de utilizatori, cu drepturi diferite de acces la informații și operațiuni. Sarcina de a asigura
utilizatorilor accesul la anumite categorii de date și de a limita accesul la altele revine
administratorului bazei de date. De asemenea, administratorul bazei de date este responsabil cu
implementarea și respectarea unui sistem de securitate și de back-up a informației care să asigurare
recuperarea datelor în cazul unei defecțiuni sau a unei erori majore.
5.2. Aplicația Microsoft Access 2010

5.2.1. Organizarea unei baze de date Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 este un SGBD care face parte din pachetul Microsoft Office 2010.
O bază de date în Microsoft Access 2010 este un fişier cu extensia .accdb (ACCess DataBase)
care conţine datele din bază, descrierea lor şi obiecte pentru manipularea acestora.
Un fişier bază de date Access 2010 poate memora mai multe tipuri de obiecte:
tabele – conţin informațiile bazei de date;
interogări – conţin condiţii impuse înregistrărilor din tabele pentru a fi extrase și incluse în
rezultat;
formulare – conțin obiecte de control care permit vizualizarea, introducerea şi modificarea
datelor din tabelele bazei de date; funcționează ca interfață între utilizator și tabele
rapoarte – permit obţinerea unor liste, mai mult sau mai puţin complexe, care conţin liniile
(înregistrările) şi coloanele (câmpurile) din tabelele bazei de date;
macro-uri şi module Visual Basic.

5.2.2. Lansarea aplicaţiei Microsoft Access 2010
Lansarea în execuție a aplicaţiei se poate face cu:
 butonul Start  All Programs folderul Microsoft Office  Microsoft Access
2010;
 clic dublu pe pictograma asociată aplicaţiei Microsoft Access 2010 de pe desktop,
dacă există ;
 butonul Start  în câmpul de editare se introduce Microsoft Access
2010.
Se va deschide fereastra de start a aplicaţiei, care permite crearea unei noi baze de date
(necompletată sau pe baza unui șablon predefinit) sau deschiderea pentru utilizare a unei baze
existente.
De asemenea, deschiderea de la nivelul sistemului de operare a unui fișier bază de date cu clic
dublu pe pictograma lui determină lansarea aplicației și deschiderea fișierului în
interiorul acesteia.
5.2.3. Elementele principale ale ferestrei (interfeței) Access 2010
Microsoft Access 2010 oferă utilizatorului o interfață grafică intuitivă numită ribbon (panglică),
asemănătoare interfeței Access 2007, care înlocuiește meniurile și barele de instrumente din
variantele mai vechi ale aplicației.
Panglica de instrumente (ribbon) conține butoane asociate comenzilor aplicației, organizate pe
grupuri logice numite file (tab-uri): Home (Pornire), Create (Creare), External Data (Date
externe) și Data Base Tools (Instrumente baza de date). Fiecare filă conține alt set de butoane, iar
pentru trecerea de la o filă la alta se selectează cu clic numele acesteia.
Panglică
Tab-ul (fila) Creare
Grup butoane Interogări
Pe lângă filele standard, există și meniuri contextuale cu una sau mai multe file, care conțin
butoane și comenzi specifice unui anumit tip de obiect și care sunt afișate în funcție de context.
De exemplu, meniul Table Tools (Instrumente tabel) conține filele Fields (Câmpuri) și Table
(Tabel) și se afișează în momentul în care în spațiul de lucru este deschisă o tabelă în mod
Datasheet View (Vizualizare foaie de date);

iar meniul Report Layout Tools (Instrumente Aspect Raport) conține patru file și se afișează
atunci când deschidem un raport în mod Layout View (Vizualizare aspect).
Bara Acces rapid File contextuale afișate atunci când se lucrează cu o clasă de
Butonul din colțul din stânga-sus al ferestrei conține meniul de

gestiune a ferestrei aplicației.
Alături, deasupra panglicii se găsește Quick Access Toolbar (Bara de
instrumente Acces rapid) cu butoane care permit

executarea celor mai uzuale comenzi.
În partea stângă se găsește butonul File (Fișier ). La
selectare cu click, acest buton dezvoltă un meniu vertical (asemănător cu
meniul butonului Office din vers. 2007). Comenzile din acest meniu sunt
cele care se referă la gestiunea fișierelor de tip bază de date și la opțiuni
de utilizare a aplicației.
5.2.4. Minimizarea panglicii cu butoane
Pentru mărirea spațiului de lucru disponibil pe ecran, ribbon-ul poate fi minimizat astfel încât să
fie afișate numai numele tab-urilor (filelor) și ulterior poate fi reafișat în mai multe variante:
 Apăsând butonul din partea de sus a ecranului (în dreapta listei de tab-uri);
 Prin dublu click pe numele unuia din tab-uri (file);
 Cu click dreapta pe numele unuia din tab-uri (file), opțiunea Minimize Ribbon
(Minimizare Panglică)
 Cu click dreapta pe bara Acces rapid), opțiunea Minimize Ribbon (Minimizare Panglică)
 Combinația de taste Ctrl + F1.

5.2.5. Modificarea barei de instrumente Acces rapid
Utilizatorul poate să-și configureze bara de acces rapid în funcție de necesități (să afișeze pe bară
butoanele comenzilor folosite în mod curent).
Apăsarea butonului din dreapta barei deschide lista cu cele mai des folosite comenzi, în care
cele afișate pe bară sunt bifate. Pentru afișarea/ eliminarea unui buton din bară se selectează
comanda respectivă din listă.
De asemenea, meniul contextual (click dreapta) al butonului sau al comenzii din listă, oferă
opțiunile Add to Quick Access Toolbar (Adăugare la bara de instrumente de Access rapid) pentru
adăugarea și Remove from Quick Access Toolbar (Eliminare din bara de instrumente Access
rapid) pentru eliminarea butonului.
5.2.6. Utilizarea funcției Help
Microsoft Access 2010 pune la dispoziția utilizatorului funcția Help (Ajutor) ce oferă informații
de autodocumentare despre comenzile și opțiunile aplicației.
Activarea funcției poate fi făcută:
 Clic pe butonul din bara de tab-uri (file);
 Apăsarea tastei F1;
Se va deschide o fereastră separată în care în câmpul Search (Căutare)
se introduc cuvintele cheie pentru care se doresc informații și se confirmă
cu butonul Search (Căutare) sau tasta OK.
Se afișează o listă de legături către articole și capitole care conțin cuvintele cheie respective. Un
capitol din listă se deschiderea cu click de mouse pe el.
5.2.7. Închiderea aplicaţiei Microsoft Access 2010
 Butonul File (Fișier )  opțiunea Exit (Ieșire );

 Click pe butonul de închidere a ferestrei (din bara de titlu);
 Din colțul stânga al ecranului , opțiunea Close (Închidere);
 Combinația de taste ALT+F4

5.3. Operații asupra bazelor de date
5.3.1. Crearea unei noi baze de date
Pentru crearea unei noi baze de date, se folosește:
1. Butonul File ( Fișier )  opțiunea New (Nou ); la lansarea
aplicației, această opțiune este automat afișată în fereastra de start
2. În panoul Available Templates (Șabloane disponibile) se selectează cu click unul dintre

butoanele:
a. Blank Database (Bază de date necompletată ) – opțiunea implicită a aplicației -

pentru crearea unei baze de date goale;
b. Sample Templates (Șabloane eșantion) – pentru crearea unei baze pornind de la un
șablon al aplicației, existent pe calculator; șablonul conține tabele în care se pot introduce
datele proprii ale utilizatorului și are definite interogări, formulare și rapoarte care pot fi
executate
3. În panoul din dreapta, la File name (Nume fişier) introducem calea unde (disc:folder) și
numele cu care se va crea noua bază de date; pentru ușurință, se poate folosi butonul
Open (Deschidere): se va deschide fereastra File New Database (Fișier bază de date nou)
în care se alege folderul
Extensia implicită a fișierelor create în Access cu versiunile 2007-2010 este .accdb. Dacă
intenţionăm să folosim baza de date într-un format compatibil cu versiunile anterioare ale
Microsoft Access, vom salva fişierul bază de date în format .mdb.
4. Confirmăm cu butonul Create (Creare ).

În acest moment, baza de date este creată în folderul specificat și numele ei este afișat în bara de
titlu a ferestrei.
5.3.2. Deschiderea unei baze de date
Pentru deschiderea unei baze de date, se
folosește:
 butonul File (Fișier ) 
opțiunea Open (Deschidere
)
 combinația de taste Ctrl+O
Se va afișa o fereastră în care se deschide
folderul în care se găsește fișierul, se selectează
baza de date și se confirmă cu butonul Open (Deschidere) sau cu clic dublu pe el.
Un fișier bază de date utilizat în ultimul timp poate fi deschis mai rapid din lista ultimelor baze
folosite, cu butonul File (Fișier ), direct din meniu , sau cu opțiunea

, din panoul Recent Databases.
De asemenea, fișierul .accdb poate fi deschis și la nivel de Windows, din fereastra Computer, cu
clic dublu pe fişier sau cu butonul Start  selectăm aplicația  alegem
fișierul bază de date cu un clic în lista Recent afișată

Indiferent de varianta folosită, dacă se va afişa un avertisment de securitate prin care ni se
precizează că în baza de date a fost dezactivat un conţinut al acesteia, vom folosi butonul Enable
Content (Activare conținut) – dacă baza provine dintr-o sursă de încredere.
După crearea sau deschiderea bazei de date, se afișează fereastra de lucru a aplicației.
În partea de jos a ferestrei se găsește Bara de stare (Status bar) care afișează informații privind
operațiunea în curs și butoane pentru modificarea modului de vizualizare a obiectului curent.
Fereastra este împărțită în două panouri care afișează:
 în stânga
- lista de obiecte/clase de obiecte;
- permite accesarea obiectelor bazei
- Navigation Pane (Panoul de navigare)
 în dreapta
- conținutul obiectelor bazei (tabele, interogări, formulare, rapoarte);
- permite modificarea obiectelor bazei
- Document Tabs (File de documente)
File
document
Panou de
navigare
Bara de stare

În panoul de navigare (stânga), obiectele bazei de date pot la un moment dat să fie afișate
grupate sau filtrate în mai multe moduri. Lista All Access
Objects (Toate obiectele Access) permite stabilirea a două
categorii de criterii:
 un criteriu de grupare în partea superioară, la Navigate to
Category (Navigare la categoria): obiectele sunt afișate
grupate după tipul lor, după data creării etc.
 un criteriu de filtrare în partea inferioară, la Filter By
Group (Filtrare după grup): se afișează toate sau numai
unul dintre grupurile de obiecte
De exemplu, pentru ca în panoul de navigare să fie afișate
doar tabelele bazei, vom selecta grupare după tip de obiect și
filtrare după Table (Tabele).
Din panoul de navigare, obiectele bazei pot fi deschise în diverse tipuri de vizualizare, salvate,
copiate, redenumite sau șterse ca documente separate, în mod individual.
În panoul din dreapta, Document Tabs (Filele document) fiecare obiect
deschis în panoul de navigare (cu dublu-clic sau din meniul contextual) se
afișează ca o filă. Implicit, obiectul deschis cel mai recent se afișează ca
obiect curent. Pentru navigarea la un alt obiect deschis, se selectează
eticheta cu numele său. De asemenea, meniul contextual al etichetei are
opțiuni pentru comutarea în alt mod de vizualizare, salvarea și închiderea
obiectului respectiv.
Dacă vizualizării de tip filă document nu este activă, se deschide meniul File (Fișier
) comanda Options (Opțiuni
)  ( ) și se
bifează cele două opțiuni:
5.3.3. Închiderea unei baze de date
Un fișier bază de date se poate închide:
 butonul File (Fișier ) opțiunea Close Database (Închidere
bază de date)
 odată cu butonul de închidere a ferestrei bazei de date ;
 cu opțiunea de ieşire din Access 2010, opțiunea Exit (Ieșire ).
 Dacă există obiecte ale bazei care nu au fost salvate, va fi afișată o casetă de dialog în
care se cere confirmare dacă acestea să fie sau nu salvate înainte de închiderea bazei.
Opțiunea Cancel (Anulare) revocă închiderea bazei de date.

5.4. Tabele
5.4.1. Concepte de organizare a datelor în tabele și tipuri de date
După cum s-a arătat anterior, într-o bază de date informația este organizată într-un ansamblu de
tabele cu legături între ele, structurate astfel încât o informație să se stocheze într-un singur loc.
Eliminarea redundanței are ca scop principal reducerea posibilităților de eroare, a numărului de
prelucrări și a spațiului necesar pentru stocare. Pentru aceasta, încă de la conceperea structurilor de
date se va avea în vedere ca fiecare tabelă să conțină date referitoare la un singur subiect.
Mai departe, o tabelă dintr-o bază de date este organizată pe rânduri (numite înregistrări sau
articole) şi coloane (numite câmpuri sau atribute).
Tabelele pot fi considerate, într-o oarecare măsură, analoage cu foile de calcul Excel, unde
articolele seamănă cu rândurile, iar câmpurile cu coloanele foii. În Access, o înregistrare nu este
doar un rând, este o unitate de informații, pentru că chiar dacă informațiile din fiecare înregistrare
sunt divizate în câmpuri, ele doar împreună formează un articol. De asemenea, un câmp este mai
mult decât o coloană, este un mod de organizare a informațiilor în funcție de tipul de date pentru că
fiecare bucată de informație într-un câmp este de același tip. Spre deosebire de tabelele din Excel,
unde se putea ca o celulă să conțină un număr și celula de sub ea un text, în Access stabilirea
structurii presupune stabilirea de la început ce fel de valori va conține fiecare câmp. Această
comportare se concretizează în conceptul de tip de dată.
Câmpurile, împreună cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezintă structura tabelului.
Structura Câmp 1 Câmp 2 Câmp 3 ... Câmp n
Nume Prenume Data_n ... Telefon
Articol 1
Articol 2
5.4.2. Tipuri de date în Microsoft Access

Microsoft Access acceptă următoarele tipuri de date:
Date Tip de dată Descriere şi proprietăţi
este opțiunea implicită,
Text recomandat pentru texte de maxim 255 de caractere sau pentru numere care nu se
Alfanumeric folosesc la calcule (nr. telefon, cod poștal)
ideal pentru cantități mari de text, peste 255, max. 65.535de caractere
Memo permite formatarea textului din câmp.
pentru date numerice care vor fi folosite la calcule
sunt disponibile mai multe subtipuri de date:
Octet (Byte) – valori întregi, 0...255;
Întreg (Integer) – valori întregi, între –32.768 şi +32.767;
Număr
Întreg lung (Long Integer) – valori întregi, –2.147.483.648 şi +2.147.483.647
(Number)
Simplă precizie (Single precision) – valori cu max. 7 zecimale, ±3.4*1038;
Dublă precizie (Double precision )– valori cu max. 15 zecimale, ±1.797*10 308;
ID reproducere – Identificator global unic (16 octeţi);
Zecimal (Decimal) – valoare cu număr cu fix de zecimale, între ±1028...1028.
valoare numerică specială, formatată prin adăugarea unui simbol monetar,
Numeric Monedă
precizie de 4 zecimale, pentru prevenirea erorilor de rotunjire la operaţiile de
(Currency)
contabilitate (8 octeţi).
câmp Long Integer completat automat pentru fiecare înregistrare adăugată :
Incremental – creşte cu 1 de la un articol la următorul;
Numerotare
Aleatoriu – fiecare articol primeşte o valoare aleatoare pentru acel câmp.
Automată
-valorile sunt unice pentru toate înregistrările și nu pot fi modificate
în acelaşi tabel nu pot exista două câmpuri de tip AutoNumerotare
câmpul este afișat ca o casetă de validare, pentru cazuri în care există doar două situaţii:
Da/Nu DA sau NU, de exemplu: Adevărat/Fals, Da/Nu, Activat/Dezactivat.
intern, DA are valoarea –1 şi NU are valoarea 0

Date pentru date calendaristice, în domeniul 1 ianuarie 100...31 decembrie 9999.
Dată/Oră
calendaristice permite selectarea datei dintr-o fereastră de tip calendar
creează imagini bitmap ale documentului sau a obiectului original pe care le afişează în
câmpurile din tabel şi în controalele raportului sau formularului. Documentul poate fi
Obiecte mari Obiect OLE un desen, un fişier audio, o foaie de calcul etc.
nu pot fi cheie şi nu pot participa la un index. Obiectele din aceste câmpuri pot fi
înglobate în câmp sau legate de câmp.
Adrese
Hyperlink adrese de pagini web sau de email stocate ca legătură
Internet
Ataşare conține legături spre un fişier de pe disc, de ex. o imagine
Ataşare (Attachment) fişierul respectiv poate fi deschis și modificat direct din câmp.
Expert nu este un tip adevărat de date, permite utilizatorului să aleagă o valoare din alte tabele
Informaţii sau dintr-o listă de valori.
căutare
legate Calculat nu este un tip adevărat de date, este un câmp care va fi completat prin calcul
5.4.3. Crearea unei tabele

Crearea tabelei înseamnă descrierea structurii tabelei, adică specificarea următoarelor elemente:
 numele fiecărui câmp;
 tipul de dată pentru fiecare câmp;
 dacă este cazul, lungimea
 proprietățile pentru fiecare câmp.
Definirea structurii unei tabele se face din:
1. fila Create (Creare)  grupul Table (Tabele)  butonul Table Design (Proiectare
tabel )
2. În fereastra de proiectare a tabelei, pentru fiecare

câmp:
 Nume câmp - se introduce numele fiecărui câmp;
folosit la identificarea ulterioară; poate avea maxim
64 de caractere; poate conţine şi spaţii
 Tip de date - se alege tipul de date adecvat din lista
derulantă

În coloana Nume câmp se Tipul câmpului se alege din lista
introduc denumirile câmpurilor derulantă Tip de date
3. în partea inferioară a ferestrei, în zona Field Properties (Proprietăţi câmp) se completează

caracteristicile opţionale:
- Filed size (Dimensiune câmp) – numărul maxim de caractere ce pot fi
introduse într-un câmp de tip text; subtipul (octet, întreg, întreg lung, simplă
precizie, dublă precizie, zecimal) pentru tipul Number (Număr)
- Format – stabilește formatul de afișare al datelor memorate în câmp;
- Decimal places (Zecimale) – pentru stabilirea
numărului de zecimale;
- Default Value (Valoare implicită) – o valoare
prestabilită, atribuită câmpului la adăugarea
unei noi înregistrări;
- Validation rule (Regulă de validare) – o
condiție care trebuie îndeplinită la introducerea
În câmp vor putea fi introduse doar
unei valori în câmp;
valori cuprinse între 100 și 500
- Validation text (Text de validare) – un mesaj
de eroare, afișat în locul mesajului implicit la
încercarea de introducere a unei valori care nu respectă regula de validare.
- Idexed (Indexat) – permite stabilirea unui index pe câmpul respectiv
4. După definirea tuturor câmpurilor, tabela (structura tabelei)

poate fi salvată:
- prin închiderea ferestrei tabelei și confirmarea
opțiunii de salvare
- cu butonul File (Fișier )  Save
(Salvare )
- butonul Save (Salvare) din bara Acces rapid;
5. În fereastra de salvare, la Table Name (Nume tabel) introducem numele tabelei
După salvare, noul tabel va fi afișat în panoul de navigare din stânga.

Exemplu:
Să se creeze tabelele PERSONAL şi FUNCŢII, cu următoarele structuri:
PERSONAL FUNCŢII
Nume câmp Tip de date Dimensiune câmp Nume câmp Tip de date Dimensiune câmp
Nr crt. AutoNumerotare Incremental Funcţia Număr Întreg lung
Marca Număr Octet Denumire funcţie Text 15
Nume Text 15
Prenume Text 20
CNP Text 13
Data naşterii Dată/Oră
Data angajării Dată/Oră
Studii Da/Nu
Adresa Memo
Funcţia Număr Întreg lung
Salariul Număr Simplă precizie
După crearea celor două tabele, fereastra bazei de date va conține tabelele:
5.4.4. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr-un tabel

Odată ce structura tabelei a fost definită, se poate trece la introducerea înregistrărilor (a
articolelor). Introducerea unei înregistrări într-o tabelă înseamnă completarea cu valori a câmpurilor
corespunzătoare. De exemplu, pentru tabela FUNCŢII din exemplul de mai sus, pentru fiecare
funcție existentă în organigrama instituției se va completa câte un rând care va conține:
 un număr întreg reprezentând codul funcției (câmpul Funcţia a fost definit cu tipul
Număr, dimensiunea Întreg lung
 un text de max. 15 caractere, reprezentând numele funcției (câmpul Denumire funcţie a
fost definit cu tipul Text, dimensiunea 15.
Similar, pentru tabela PERSONAL, adăugarea articolului pentru angajatul Popescu presupune
completarea corectă a celor 11 tipuri de informații, prevăzute de cele 11 câmpuri definite în
structura tabelei, respectând proprietățile acestora.
Pentru a opera cu înregistrări într-un tabel (adăugări, modificări, ştergeri):
1. în panoul de navigare, se selectează tabela din clasa de obiecte Table (Tabele)
2. se deschide tabela
a. cu clic dublu pe numele tabelei
b. cu clic dreapta pe tabelă => Open (Deschidere).
Tabela se va deschide în vizualizare Datasheet (Foaie de date), asemănătoare unei foi de
calcul Excel, și care permite actualizarea articolelor.
Accesul la un câmp al unei înregistrări se face după deplasarea la înregistrarea respectivă.

Înregistrarea curentă este identificată printr-un indicator (pointer) de înregistrări, evidenţiat în
imagine prin pătrăţelul colorat în stânga înregistrării.
În partea de jos a ferestrei se găsește bara de selecție înregistrări, care dă informații despre
poziția curentă a pointerului și facilitează deplasarea în tabelă.
Prima înregistrare Poziția pointerului Ultima înregistrare
Înregistrarea precedentă Înregistrarea următoare Înregistrare nouă
1. Parcurgerea înregistrărilor într-o tabelă

La deschiderea unei tabele, pointerul de înregistrări este poziționat pe primul câmp din prima
înregistrare. Deplasarea într-o tabelă se poate face:
 Trecere la alt câmp în aceeaşi înregistrare: următorul/ precedentul - tasta Tab/ Shift+Tab;
primul câmp/ ultimul - tasta Home/ End; orice câmp - clic în el;
 Trecere la altă înregistrare: tastele săgeţi verticale (jos, sus); butoanele de deplasare din
bara de selecție; clic pe înregistrarea dorită
 Salt la o înregistrare: se introduce numărul ei în caseta de poziție a indicatorului și se
confirmă cu Enter
 Găsirea unei înregistrări: se introduce cuvântul de căutat în caseta de căutare a
articolelor (record search box) și se confirmă cu Enter
 Deplasarea începutul/ sfârșitul tabelei: primul câmp din prima înregistrare - Ctrl+Home,
ultimul câmp din ultima înregistrare - Ctrl+End;
2. Adăugarea unei înregistrări se face cu:
 tasta Tab când pointerul este în ultimul câmp din ultima înregistrare,
 butonul New (blank) Record (Înregistrare nouă necompletată) din bara de selecție
înregistrări,
 butonul ( ) din fila Home (Pornire), grupul Records (Înregistrări).
La sfârșitul tabelei va apărea o înregistrare nouă, goală, în care câmpurile pot fi completate cu
valori, corespunzător tipului și proprietăților definite. Un câmp pentru care a fost stabilită o
Valoare implicită (Default Value) apare completat automat cu această valoare, care poate fi
modificată dacă este cazul.
3. Introducerea și modificarea valorilor din câmpurile unei înregistrări se fac ţinând cont
de următoarele reguli generale:
 introducerea valorii unui câmp se face după poziționarea în acel câmp
 câmpurile de tip AutoNumber (Numerotare Automată) nu se introduc, ci se confirmă cu
Enter sau cu Tab; valorile se vor completa automat la trecerea la o altă înregistrare
 datele calendaristice pot fi alese din calendarul ataşat câmpului sau prin
tastare, în formatul zz/ll/aaaa sau ll/zz/aaaa (conform setării de țară a sistemului de
operare); se recomandă introducerea anului din 4 cifre, chiar dacă formatul de afişare este
cu doar două cifre
 valoarea bifat/ nebifat a comutatorilor din câmpurile de tip Da/Nu se modifică cu bara de
spaţiu sau cu clic de mouse
 copierea într-un câmp a valorii din înregistrarea precedentă se face cu Ctrl+apostrof ;
 o valoare dintr-un câmp poate fi copiată/mutată în alt câmp, în modurile cunoscute în
aplicațiile Office: se selectează valoarea-sursă; se inițiază copierea/mutarea: butoanele Cut
(Decupare )/ Copy (Copiere ) din Home (Pornire) sau Cut
(Decupare)/ Copy (Copiere) din meniul clic dreapta sau CTRL+X/ CTRL+C; se finalizează
operația în câmpul destinaţie: butonul Paste (Lipire ) sau Paste (Lipire) din
meniul contextual sau CTRL+V;
 ultima operaţie se poate anula cu butonul Undo (Anulare) din bara Acces rapid
 introducerea unei valori care nu respectă regula de validare (Validation Rule) stabilită în
definirea câmpului determină afișarea unui mesaj de eroare:
- particularizat – textul introdus la Validation Text (Text de
validare) la definirea câmpului
- de sistem – dacă la
definirea câmpului nu s-a
stabilit un mesaj de
validare
În acest caz se confirmă cu OK și se introduce o valoare corectă.

4. Ştergerea unei înregistrări
Într-o tabelă se pot șterge una sau mai multe înregistrări (un grup compact),
selectate în prealabil prin tragere cu mouse-ul pe butoanele de selectare din
stânga ferestrei sau cu clic pe prima și cu SHIFT + clic pe ultima înregistrare
din grup.
Ștergerea efectivă a articolelor selectate se face cu tasta Delete sau din meniul
contextual (clic dreapta pe selecție) cu opțiunea Delete record (Ștergere
înregistrare) sau din tab-ul Home (Pornire)  grupul Records (Înregistrări) 
butonul Delete (Ștergere ).
Se afișează o casetă de avertizare pentru că operația de ștergere a înregistrărilor nu poate fi
anulată.
Ștergerea efectivă se produce doar după confirmarea cu Yes (Da) la mesajul de avertizare.

5.4.5. Modificarea structurii unei tabele
Modificarea structurii unei tabele după ce aceasta a fost creată poate consta în schimbarea
numelui unui câmp, schimbarea tipului, lungimii sau a unor proprietăți ale câmpului, adăugarea sau
eliminarea unui câmp.
Pentru a efectua modificări ale structurii sale, tabela trebuie deschisă în modul Vizualizare
proiect (Design view).
Dacă în momentul respectiv tabela e deschisă pentru introducerea/modificarea datelor, se poate
schimba modul de vizualizare cu butonul View (Vizualizare) din partea stângă a filei Home
(Pornire).
Dacă tabela nu deschisă, se deschide meniul său contextual cu clic dreapta pe numele ei în
panoul de navigare  se alege Design view ( Vizualizare proiect )
În fereastră se va afișa structura tabelei care se poate modifica:
 schimbarea numelui unui câmp – se selectează câmpul și se modifică numele
 adăugarea unui câmp nou după cele existente – se selectează primul rând liber al structurii
și se completează numele, tipul și proprietățile câmpului.
 inserarea unui câmp între două câmpuri existente – se selectează câmpul înaintea căruia
trebuie să apară cel nou și din meniul Table Tools(Instrumente tabel) fila Design
(Proiectare)  grupul Tools (Instrumente) se face adăugarea cu  butonul Insert Rows
( Inserare rânduri ), după care se completează numele, tipul și
proprietățile câmpului
 ștergerea unui câmp – se poziționează cursorul clic în linia de structură a câmpului şi se
șterge cu butonul Delete Rows (Ştergere rânduri) ) din
același meniu ca mai sus sau se selectează rândul şi se șterge cu tasta Delete. Dacă acel
câmp participă la vreun index, se şterge şi acel index.
 mutarea unui câmp în altă poziţie – se selectează rândul corespunzător, se trage cu mouse-
ul pe verticală de butonul gri de selecție până în poziţia dorită;
 modificarea tipului de dată – se alege noul tip din lista Data Type (Tip de dată)
 modificarea proprietăților unui cîmp – se
aleg sau se introduc folosind elementele de
control din zona General
Deși se pot face orice modificări ale structurii, în
cazul în care câmpurile modificate conțin date sunt
necesare anumite precauții. În principiu, aplicația
convertește valorile existente la noul tip de date iar
acele valori care nu pot fi convertite se pierd. De
asemenea, prin micșorarea dimensiunii unui câmp unele dintre valorile existente vor fi trunchiate.
Ultima operaţie se poate anula cu butonul Undo (Anulare) , dar numai înainte de închiderea
ferestrei de proiectare.
La finalizarea modificărilor, pentru ca acestea să se păstreze, structura modificată a tabelei
trebuie salvată cu Save (Salvare) sau cu confirmare la închiderea ferestrei.
Dacă modificările făcute pot determina pierderea informațiilor, se afișează mesaje de avertizare
care solicită și o confirmare suplimentară,

moment în care se poate renunța la modificarea structurii, cu butonul No (Nu).
Dacă se confirmă cu butonul Yes (Da), tabela se salvează în structura sa modificată.

Exemple:
1) În tabelul PERSONAL, să se insereze între câmpurile Nume şi Prenume
câmpul Initiala parinte, de tip Text, lungime 5,.
2) Să se şteargă câmpul Data nasterii din tabelul PERSONAL.
5.4.6. Ştergerea unei tabele din baza de date
Dacă o tabelă nu mai este necesară în baza de date, poate fi ștearsă: în panoul de navigare, se
selectează tabela din clasa de obiecte Table (Tabele), apoi se șterge cu tasta Delete sau cu butonul
Delete (Ştergere ) din tab-ul Home (Pornire)  grupul Records (Înregistrări)
sau din meniul său contextual.
Aplicația cere confirmare pentru ştergerea tabelului. Operația nu poate fi anulată. În plus, dacă
tabelul şters participă la vreo relaţie cu alte tabele, relaţia se desfiinţează.
5.5. Definirea cheilor unei tabele (Indexarea unei tabele)

Prin indexare, Microsoft Access 2010 menţine liste ascunse de intrări, numite indexuri, care
conţin toate valorile unui câmp, ordonate crescător sau descrescător.
După creare, indexurile permit executarea mai rapidă a interogărilor, căutărilor şi sortărilor în
funcţie de câmpul pe baza căruia a fost definit indexul respectiv.
De asemenea, una dintre principalele utilizări ale indexurilor constă în stabilirea unor relaţii între
două sau mai multe tabele.
Cu cât valorile câmpului pe baza căruia a fost definit indexul sunt mai variate, cu atât indexul
este mai eficient.
În Microsoft Access 2010 se pot crea două tipuri de indexuri:
- cu dubluri – permit existenţa valorilor duplicate în câmpul respectiv
- fără dubluri – nu pot exista două înregistrări cu aceeaşi valoare în câmpul respectiv.
Cheia unui index dintr-un tabel reprezintă un ansamblu minim de câmpuri care identifică una
sau mai multe înregistrări din tabel. Ea poate fi formată dintr-un singur câmp (cheie simplă) sau din
mai multe câmpuri (cheie compusă).
O cheie care identifică în mod unic înregistrările dintr-un tabel este o cheie primară. Cheia
primară este unică la nivelul fiecărui tabel şi nu permite existenţa de valori duplicate sau valori
nule în câmpul pe care a fost creată. Deși la un moment dat într-un tabel pot exista mai multe
câmpuri care pot asigura identificare unică (numite chei candidate), la un moment dat una singură
dintre acestea se va stabili ca cheie primară.

5.5.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unei chei primare
Crearea, modificarea sau ştergerea cheii primare a unei tabele se face în fereastra de proiectare:
1. se deschide tabela în Design view (Vizualizare proiect) din meniul său contextual
2. se selectează câmpul/ câmpurile care vor constitui cheia primară (mai multe câmpuri se
selectează cu tasta Ctrl apăsată ).
3. se folosește butonul Primary Key (Cheie primară ) din meniul Table

Tools(Instrumente tabel) fila Design (Proiectare)  grupul Tools (Instrumente). În
stânga câmpului/ câmpurilor respective va apărea un simbol cu aspect de cheie .
4. se închide fereastra de proiectare, cu salvare; aplicația verifică dacă valorile din câmpul
respectiv respectă restricțiile: dacă există valori duplicate sau nule, cheia primară nu se
creează. În acest caz, se poate alege ca cheie primară un alt câmp/ combinație de câmpuri
sau se corectează informațiile din tabelă şi se reia crearea cheii.
Modificarea unui index cheie primară se face asemănător: clic pe butonul Primary Key (Cheie
primară ) după selectarea câmpului care va fi noua cheie primară. Simbolul cheie se va
muta pe noul câmp.
Ştergerea unui index cheie primară se face selectând câmpul şi dând clic pe butonul Primary
Key (Cheie primară )
Exemple: 1. Să se creeze o cheie primară pe câmpul Funcţia în tabelul FUNCŢII.
2. Să se încerce crearea unei cheie primare pe câmpul Funcţia în tabelul PERSONAL.
5.5.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index normal
Crearea, modificarea sau ştergerea unui index pe un câmp se face în fereastra de proiectare:
Crearea:
1. Deschidem tabela în Design view (Vizualizare proiect)
2. Selectăm câmpul pentru care dorim să creăm indexul
3. în pagina General, stabilim tipul de index din lista ascunsă Indexed (Indexat):
 Yes (Duplicates OK)/Da (Cu dubluri) – câmpul este indexat, cu duplicate: – pot exista
înregistrări care să aibă aceeași valoare în câmpul respectiv; de ex. în tabela
PERSONAL, câmpul FUNCȚIA, deoarece pot exista două persoane cu aceeași funcție
 Yes (No Duplicates)/ Da (Fără dubluri) – câmpul este indexat, fără duplicate – fiecare
înregistrare din tabelă are altă valoare în acel câmp; de ex. în tabela PERSONAL,
câmpul MARCA, deoarece nu pot exista două persoane cu aceeași marcă.
4. Se închide fereastra cu salvare. La crearea unui index fără duplicate, dacă în momentul
creării datele nu respectă restricția, indexul nu se crează.
Modificarea caracteristicilor unui index se face în mod asemănător.
Ştergerea unui index este echivalentă cu opțiunea No (Nu) în lista Indexed (Indexat).
Un câmp pentru care s-a stabilit cheie primară va fi automat indexat fără duplicate.
Exemple: În tabelul PERSONAL, să se creeze
1. un index cu dubluri pe câmpul Funcţia.
2. un index fără dubluri pe câmpul Marca.

5.6. Modificarea aspectului unei ferestre cu date
5.6.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor şi rândurilor
Există două metode:
a. Prin tragere:
- lățimea unei coloane - cursorul de mouse se plasează în capul de tabel pe limita din dreapta
a numelui coloanei, când ia forma unei bare verticale cu două săgeţi orizontale se trage spre
stânga sau spre dreapta până când coloana are lăţimea dorită.
- înălțimea rândurilor - cursorul de mouse se plasează în bara de selectare din stânga
ferestrei, pe linia separatoare dintre două rânduri, când ia forma unei bare orizontale cu două
săgeţi verticale se trage în sus sau în jos până când rândul capătă înălţimea dorită;
modificarea înălțimii se aplică pentru toate rândurile.
b. Pentru o dimensiune precizată:
- lățimea unei coloane - clic dreapta pe numele coloanei  Field
Width (Lăţime câmp ). În dialog se introduce
lăţimea dorită a coloanei, în număr mediu de caractere.

Comutatorul Standard Width (Lăţime standard) determină
revenirea la lăţimea standard. Butonul Best Fit (Potrivire)
modifică lățimea coloanei astfel încât să poată fi afișată cea mai
lungă valoare din fereastră.
- înălțimea rândurilor - clic dreapta în bara de selectare din stânga
ferestrei  Row Height (Înălţime rând ).
În dialog se introduce înălţimea dorită pentru rânduri, în puncte.
Revenirea la înălţimea standard se face activând
comutatorul Standard Height (Înălţime Standard).
Comenzile Field Width (Lăţime câmp) și Row Height
(Înălţime rând) sunt disponibile și din tab-ul Home (Pornire)  grupul Records
(Înregistrări)  butonul More (Mai multe)
5.6.2. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor

Iniţial, ordinea de afişare a câmpurilor este cea în care ele apar în structura tabelului. Putem muta
o coloană în fereastră prin selectarea ei (clic pe numele coloanei când indicatorul de mouse are
forma unei săgeţi în jos ) şi apoi tragere cu mouse-ul de zona de titlu spre stânga sau spre dreapta
până când coloana ajunge în poziţia dorită.
Operaţia nu afectează ordinea în care câmpurile au fost definite în structura tabelului.
5.6.3. Blocarea unor coloane pe ecran
Unul sau mai multe câmpuri pot fi blocate, astfel încât să nu dispară de pe ecran la deplasarea
stânga-dreapta în fereastră.
1. câmpul se selectează (clic cu mouse-ul pe numele lui, atunci când cursorul are forma unei
săgeţi în jos).
2. din meniul clic dreapta pe numele câmpului se alege opțiunea Freeze Fields
(Îngheţare câmpuri ).
Câmpul va fi automat mutat pe prima poziţie în fereastră şi va rămâne fixat acolo, indiferent de
deplasarea spre stânga sau spre dreapta în fereastră. Operația se poate repeta pentru un alt câmp:
acesta se va alătura primului și se va bloca pe a doua poziție.
Pentru deblocarea unor câmpuri înghețate se folosește comanda Unfreeze All Fields
(Anulare înghețare toate cîmpurile ). Coloana sau
coloanele nu-şi vor relua vechile locuri în fereastră.
Opțiunile de înghețare/ dezghețare sunt disponibile și din ribbon, grupul Records (Înregistrări)
 butonul More (Mai multe).
5.6.4. Ascunderea şi reafişarea coloanelor
Pentru a ascunde o coloană:
1. Selectăm coloana.
2. Din meniul clic dreapta pe numele ei alegem comanda Hide Fields (Ascundere câmpuri).
Coloana respectivă va dispărea din fereastră.
Operația se poate repeta pentru a ascunde și alte coloane.
Coloanele ascunse pot fi reafişate cu comanda Unhide Fields
(Reafişare câmpuri). În caseta Unhide Columns (Reafișare coloane)
se activează casetele corespunzătoare coloanelor care dorim să fie
din nou vizibile pe ecran. Această comandă poate fi folosită și pentru
ascunderea câmpurilor, prin debifarea casetelor corespunzătoare.
Opțiunile de ascundere/ reafișare sunt disponibile și din panglica
de instrumente, din grupul Records (Înregistrări)  butonul More
(Mai multe).
5.6.5. Modificarea parametrilor de font, linii de grilă şi culoare de fundal
Parametrii privind fontul, liniile de grilă și culoarea de fundal se stabilesc unitar pentru întregul
tabel, nu pot fi particularizate pentru anumite coloane, linii, celule.
Opțiunile respective se pot stabili din fila Home (Pornire)  grupul Text formatting
(Formatare text)
Pentru formatarea textului din câmpurile din fereastră se pot alege tipul de literă, dimensiunea,
culoarea, efectele aplicate, alinierea.
Lista Gridlines (Linii de grilă) oferă patru opțiuni pentru afișarea liniilor de grilă: both
(ambele) – se afișează liniile orizontale și verticale, horizontal (orizontale), vertical (verticale),
none (fără) – nu se afișează linii de grilă.
Cu butonul Background color (Culoare de fundal) se poate alege o culoare de umplere a
câmpurilor, iar cu butonul Alternate Background Color (Culoare pentru rând alternativ), o a
doua culoare, pentru ca rândurile să fie umplute cu culori care să alterneze.

Cu butonul Datasheet Formating (Formatare foaie de date) se deschide caseta de dialog cu
același nume, care oferă:
 butoanele radio Cell Effect (Efect celulă) – efecte vizuale pentru celule
 comutatoarele Horizontal (Orizontale)/ Vertical (Verticale) - afişarea sau nu a liniilor de
grilă respective ;
 Background Color (Culoare fundal) – culoarea de umplere
 Alternate Background Color (Culoare alternativă pentru fundal) – pentru ca rândurile să
fie umplute cu culori care să alterneze;
 Gridline Color (Culoare linii de grilă) – culoarea liniilor de grilă;
 Border and Line Styles (Stiluri linie şi chenar) – tipul de linie;
 La Direction (Direcţie) - ordinea în care vor fi afișate câmpurile din structura tabelului (de
exemplu, pentru Orientul Mijlociu, unde unele popoare citesc de la dreapta la stânga).
 În zona Sample (Eşantion) se poate verifica aspectul celulelor din fereastră.
5.7. Operații de căutare, sortare și filtrare

5.7.1. Căutarea unei valori într-o tabelă
Într-o tabelă Access se poate găsi o valoare sau o porțiune dintr-o valoare existentă într-un câmp
al tabelei. Pentru operația de căutare, tabela trebuie să fie deschisă în modul de vizualizare
Datasheet (Foaie de date).
1. Poziționăm cursorul în câmpul în care vrem să căutăm valoarea. (Nu se pot face căutări pentru
câmpuri de tip Yes/No - Da/Nu.)
2. În fila Home (Pornire)  grupul Find (Găsire)  butonul Find (Găsire ). Se va

deschide dialogul de căutare:
 la Find What (De căutat) – introducem valoarea pe care o căutăm;

 la Look in (Privire în)- alegem între căutare în câmpul curent sau în tot tabelul

 la Match (Potrivire) – opțiuni privind partea din câmp în care trebuie să se regăsească
valoarea căutată:
- Any Part of Field (Orice parte din câmp)- valoarea se găsește în orice parte a
câmpului; de exemplu, căutarea ana returnează rezultatele Ana, Anamaria, Mariana ,
Hanah
- Whole Field (Câmpul întreg) – valoarea căutată este identică cu valoarea din câmp
- Start of field (Început de câmp) – câmpul începe cu valoarea căutată; de exemplu
căutarea ana returnează rezultatele Ana și Anamaria dar nu și Mariana
 La Search (Căutare) ‐ se stabileşte direcţia de căutare în raport cu poziţia indicatorului de
înregistrări: Up (În sus), Down (În jos), All (Toate)
 Comutatorul Match Case (Potrivire litere mari şi mici) – activat, impune Access să ţină
cont de diferenţa între litere mari şi litere mici
 Comutatorul Search Fields as Formated (Căutare în câmpuri după format) – activat,
restricționează rezultatele la câmpurile în care valoarea este formatată identic cu valoarea
căutată
Declanşarea operaţiunii de căutare se face cu butonul Find Next (Următorul). Putem folosi acest
buton şi pentru continuarea căutării.
Exemplu: Să se caute toate înregistrările pentru care câmpul Funcţia are valoarea 2.
5.7.2. Sortarea (ordonarea) înregistrărilor dintr-un tabel
Prin sortare, articolele dintr-o tabelă sunt puse într-o ordine logică, în care datele de același fel
apar grupate, ceea ce face ca datele sortate să fie de obicei mult mai ușor de citit și înțeles. Sortarea
(ordonarea) unei tabele după valorile unui câmp, se face în modul de vizualizare Datasheet (Foaie
de date):
 se plasează cursorul în câmpul care constituie criteriu de sortare
 din fila Home (Pornire)  grupul Sort & Filter (Sortare şi filtrare) se alege butonul
- Ascending (Ascendent) – pentru sortare în ordine crescătoare
- Descending (Descendent) – pentru sortare în ordine descrescătoare
De asemenea, se poate face sortare și din meniul deschis cu clic pe săgeata din numele câmpului
care va constitui criteriu de sortare. În acest caz, textul opțiunilor disponibile este
diferit în funcție de tipul datelor:
Numele câmpului după care este sortată tabela este marcat în fereastră cu o săgeată verticală în
sus sau în jos, corespunzător ordinii de sortare .
O tabelă poate fi sortată și după mai multe criterii simultan (de ex. după nume și prenume), dar
obligatoriu cu aceeași ordine de sortare (după toate ascendent sau după toate descendent). În acest
caz, pentru sortare câmpurile-criterii trebuie așezate alături după importanţă (se mută câmpul nume
imediat înaintea câmpului prenume). Pentru sortarea efectivă, se selectează câmpurile şi se aplică
comanda de sortare în funcţie de ordinea dorită, din butoane sau din meniul contextual al selecției.

Sortarea stabilită poate fi păstrată sau nu, astfel încât la deschiderea ulterioară a tabelei
înregistrările să fie afișate în această ordine sau în ordinea lor implicită. Pentru păstrarea sortării,
aspectul tabelei se salvează cu comanda Save (Salvare) sau se închide fereastra tabelei și
se confirmă cu Yes (Da):
Revenirea tabelei la ordinea sa iniţială, nesortată, se face din fila Home (Pornire)  grupul Sort
& Filter (Sortare şi filtrare)  butonul Remove Sort (Eliminare sortare ).
Aceleaşi metode se pot aplica pentru o fereastră cu rezultatele unei interogări.
Exemplu: 1. Să se sorteze descrescător înregistrările după câmpul Nume.
2. Să se sorteze crescător înregistrările după câmpurile Data angajării şi Nume.
5.7.3. Aplicarea unui filtru asupra unui tabel
Definirea unui filtru
Când se lucrează cu tabele mari sunt multe situații în care este util să fie afișate doar
înregistrările care îndeplinesc anumite condiții. Pentru vizualizarea la un moment dat doar a datelor
de care avem nevoie putem crea un filtru pe acea tabelă. Crearea unui filtru înseamnă stabilirea unor
criterii pentru date astfel încât înregistrările care îndeplinesc aceste criterii sunt afișate, iar cele care
nu îndeplinesc condițiile sunt ascunse temporar (de exemplu, dorim să fie afişate numai
înregistrările pentru care prenumele este Nicolae sau numai cele pentru care funcția este 2).
Filtrul se aplică pe o tabelă deschisă în modul de vizualizare Datasheet View (Vizualizare foaie
de date):
 Pentru fiecare câmp pentru care dorim să aplicăm un filtru, cu clic pe săgeata de lângă
numele său se deschide o listă de verificare cu toate valorile din câmp,
ordonate crescător.
 Casetele din listă se bifează/ debifează cu clic pe ele, iar în rezultatele filtrate vor fi
incluse numai valorile bifate.
 Comutatorul Select All (Selectare totală) este un comutator global care permite bifarea/
debifarea tuturor elementelor.
 Comutatorul Blank (Necompletat) este util pentru a afișa/ ascunde înregistrările pentru
care câmpul respectiv este gol.
 După confirmarea cu OK a criteriilor de filtrare, în fereastră se vor afișa doar înregistrările
care respectă aceste criterii.
Numele câmpului care are un filtru aplicat va apărea marcat cu o pâlnie. . De
asemenea, în bara de selectare înregistrări se afișează butonul Filtered (Filtrat
).
Lista cu criteriile de aplicare al filtrului pentru un câmp se poate deschide și din fila Home
(Pornire)  grupul Sort & Filter (Sortare şi filtrare)  butonul Filter ( Filtrare ).
Unui tabel i se pot aplica simultan mai multe filtre pe câmpuri diferite. În acest caz, în rezultat se
vor include doar înregistrările care îndeplinesc simultan criteriile pe toate câmpurile.

O altă posibilitate este filtrarea prin comparare, utilă în special pentru tabelele mari și cu foarte
multe valori în câmp.
În meniul de filtrare, deasupra listei cu valori se poate deschide o listă de opțiuni de filtrare
specifice tipului de dată din câmp:
 pentru câmp de tip text –
- Equals (Este egal cu) – afișează înregistrările cu valoarea
specificată
- Does not equal (Nu este egal cu) – nu afișează înregistrările cu
valoarea specificată
- Begins with (Începe cu) – afișează înregistrările în care primele
caractere ale câmpului sunt cele specificate
- Does not Begin with (Nu începe cu) – afișează înregistrările în care primele caractere
ale câmpului sunt diferite de cele specificate
- Contains (Conține) – afișează înregistrările în care caracterele specificate se regăsesc
în orice poziție din câmp
- Does not Contain (Nu conține) – afișează înregistrările caracterele specificate nu se
regăsesc în nicio poziție din câmp
- Ends with (Se termină cu) – afișează înregistrările în care ultimele caractere din
câmp sunt cele specificate
- Does not End with (Nu se termină cu) – afișează înregistrările în care ultimele
caractere din câmp sunt diferite de cele specificate
 pentru câmp de tip numeric -
- Equals (Este egal cu) – afișează înregistrările cu valoarea specificată
- Does not equal (Nu este egal cu) – nu afișează înregistrările cu
valoarea specificată
- Less than (Mai mic decât) – afișează valorile mai mici decât valoarea
specificată
- Greater than (Mai mari decât) – afișează înregistrările mai mari decât valoarea
specificată
- Between (Între) – afișează valorile cuprinse în intervalul specificat
 pentru câmp de tip dată calendaristică – sunt permise variante multiple de selectare, pe
diverse tipuri de perioade
Dacă introducem mai multe criterii în acest fel, ele trebuie îndeplinite simultan.
Setul de criterii de filtrare poate fi salvat odată cu tabela pentru aplicare la viitoarele deschideri
ale acesteia.
Filtrare prin selectare – este o metodă simplă de filtrare a datelor prin comparare cu o valoare a
câmpului vizibilă în fereastra tabelei. Pentru aplicarea unui criteriu de filtrare prin această metodă:
1. se selectează valoarea (sau o porțiune din ea) care va constitui criteriu de filtrare
2. în fila Home (Pornire)  grupul Sort & Filter (Sortare și filtrare)  se apasă butonul
Selection (Selecție )

3. se alege opțiunea corespunzătoare din listă
Eliminarea filtrării
Odată definit setul de criterii de filtrare pentru tabelă, se poate comuta între afișarea
înregistrărilor filtrate sau fără aplicarea filtrului cu butonul Toggle Filter (Comutare
filtru ) din fila Home (Pornire), grupul Sort & Filter (Sortare și filtrare), sau cu
butonul din bara de selectare înregistrări, care își schimbă aspectul în funcție de starea tabelei
Filtered (Filtrat ) respectiv Unfiltered (Nefiltrat ).
Ștergerea filtrelor
Filtrul aplicat pe un câmp se șterge prin bifarea opțiunii Select All (Selectare totală) sau cu
opțiunea Clear filter from … (Golire filtru din…) din același dialog. Pentru ștergerea tuturor
filtrelor definite pe o tabelă, în fila Home (Pornire)  grupul Sort & Filter (Sortare şi filtrare) se
folosește butonul opțiunea Clear All Filters
(butonul opțiunea Golire totală filtre). În bara de selectare

înregistrări butonul Unfiltered (Fără filtre) va fi dezactivat .
Exemple: Să se creeze un filtru pe câmpul Nume, apoi un filtru care să afişeze numai pe cei
născuţi în luna octombrie.
Să se creeze pe câmpul CNP un filtru prin selectare care să afișeze bărbații născuți în anul 1970
5.8. Relaţii între tabelele dintr-o bază de date

Stocarea într-o singură tabelă a tuturor datelor implicate în rezolvarea unei activități conduce la
redundanța (dublarea) datelor, la creșterea dimensiunii bazei de date. Filozofia bazelor de date
relaționale se bazează pe împărțirea informației în mod logic în mai multe tabele distincte. Fiecare
tabelă va conține doar acele informații care se referă la un subiect. În structura bazei, legăturile
dintre subiecte sunt reprezentate prin relațiile dintre tabelele acesteia, care permit accesul simultan
la valori din ambele tabele.
Relaţia între două tabele e o relaţie de subordonare, între un tabel-tată (tabel conducător) şi un
tabel-fiu (tabelul condus), astfel că mutarea pointerului de înregistrări în tabelul tată determină
mutarea automată a pointerului de înregistrări din tabelul fiu pe înregistrarea corespunzătoare.
De exemplu, dacă tabelele PERSONAL și FUNCTII sunt în relație prin câmpul Funcția,
poziționarea în primul tabel la un articol în care câmpul funcția are o valoare, determină deplasarea
automată a pointerului din al doilea tabel la înregistrarea în care câmpul de legătură (funcția) are
aceeași valoare. În acest fel, printr-o asemenea relație, se poate afla că Ion Popescu are funcția de
contabil, deși informația Ion Popescu se găsește în PERSONAL, iar informația contabil se găsește
în FUNCȚII.
Un tabel-tată poate avea mai multe tabele-fiu care, la rândul lor, pot avea tabele-fiu.
Un tabel aflat mai jos în structură (fiu, nepot etc.) nu poate fi tabel-tată pentru tabelul-tată iniţial.

Pentru crearea unei relaţii, câmpurile de legătură din cele două tabele trebuie să aibă acelaşi tip
de dată (recomandat şi aceeaşi lungime) și să fie indexate. Mai mult, tipul indexului de pe câmpul
de legătură din fiecare tabel determină tipul de relaţie care se creează:
One to many (unul-la-mai-multe) –
unei înregistrări din tabelul- tată îi pot corespunde mai multe înregistrări în tabelul- fiu;
în tabelul- tată este un index fără dubluri, în tabelul- fiu un index cu dubluri
One to one (unul-la-unul) –
unei înregistrări din tabelul-tată îi poate corespunde o singură înregistrare din tabelul-fiu;
ambele indexuri sunt fără duplicate
Many to many (mai-multe-la-mai-multe) –
o înregistrare din tabelul-tată poate avea mai multe înregistrări corespondente în tabelul-fiu şi
viceversa;
ambele indexuri sunt cu duplicate
5.8.1. Crearea unei relaţii între două tabele
Observație: Înainte de a crea relații între tabele, acestea trebuiesc închise.
Pentru ilustrarea modului de creare a unei relații, vom considera exemplul anterior, al tabelelor
PERSONAL şi FUNCŢII. Presupunem că nu există în nici una dintre ele indexuri pe câmpul
funcția, câmpul de legătură în viitoarea relație.
1. deschidem baza de date şi cele două tabele în mod Design View (Vizualizare proiect)
2. tabela PERSONAL – este evident că pot exista mai multe persoane cu aceeaşi funcţie - pe
câmpul funcţia vom crea un index normal cu duplicate - Da (cu dubluri)
3. tabela FUNCŢII – cuprinde nomenclatorul de funcții, cu coduri și denumiri; nu au sens nici
valorile duplicate, nici valorile nule, câmpul funcţia identifică în mod unic înregistrarea – deci
stabilim câmpul Funcţia cheie primară, ceea ce automat va crea un index fără duplicate -
Da(fără dubluri)
4. închidem ambele tabele, cu salvarea modificărilor de structură
5. deschidem fila Database Tools (Instrumente bază de date) și din grupul Relationships
(Relații) folosim butonul Relationships (Relaţii ).

6. Se deschide fereastra Relationships (Relaţii) și peste ea se afișează caseta Show Table
(Afişare tabel); – dacă nu se afișează, folosim butonul din același grup;

7. în caseta Show Table (Afişare tabel) selectăm pe rând fiecare
tabelă ce va participa la relaţie și îl adăugăm în fereastra de
relații cu butonul Add (Adăugare ), apoi
închidem dialogul; tabelele apar în fereastra Relationships
(Relaţii) ca liste a câmpurilor pe care le conțin
8. construim relația: tragem cu mouse-ul de la câmpul de relație
din prima tabelă (funcţia din tabelul PERSONAL) până la spre
câmpul de relație din al doilea tabel (funcţia din FUNCŢII).
9. se va afişa caseta Edit Relationships (Editare Relaţii) –

afișează tabelele și câmpurile selectate, la baza casetei se poate observa tipul de relație (o relaţie
tip unul-la-mai-mulți) care se va crea;
10. Dacă este cazul, impunem integritate referențială relației, activând comutatorul Enforce
Referential Integrity (Impunere integritate referențială)
11. confirmăm cu butonul Create (Creare ).
12. în fereastra Relationships (Relaţii), noua relaţie este evidențiată printr-o linie care leagă
câmpurile din cele două tabele
13. se închide fereastra Relații, cu confirmarea salvării aspectului

Dacă am aplicat restricția de integritate referențială, pe linia de relație se evidențiază tipul
acesteia, 1-∞ - unu la mai mulți
Restricția de integritate referențială se poate impune doar dacă cele două câmpuri de legătură au
același tip și același subtip de dată și asigură coerența datelor din tabelele legate, în sensul că
previne ștergerea unei înregistrări din tabelul-tată dacă în tabelul-fiu există înregistrări legate de
acesta. De exemplu, nu se va permite ștergerea unei funcții din tabelul FUNCȚII pentru care există
corespondent în tabelul PERSONAL.
5.8.2. Vizualizarea rapidă a efectului unei relaţii
După crearea relaţiei, la deschiderea unui tabel-tată, articolele vor avea în faţă o casetă cu un
caracter plus (+) cu care se pot afișa într-o subfereastră toate articolele din tabelul-fiu care au acea
valoare pentru câmpul de legătură.
De exemplu, dacă deschidem tabelul FUNCŢII şi dăm un clic pe caseta „+“ din dreptul valorii 3,
se vor afişa toţi angajaţii având funcţia de Operator:

5.8.3. Modificarea unei relaţii
Pentru modificarea unei relaţii se deschide fereastra de relații, se selectează relația dorită cu clic
pe linia ei şi comanda Edit Relationships (Editare relaţii) din meniul contextual al liniei de relaţie
sau din Relationships Tools (Instrumente de relații)  grupul Tools (Instrumente)  butonul
Edit Relationships (Editare Relații). Se va afişa acelaşi dialog ca mai sus, în care se fac
modificările necesare.
5.8.4. Ştergerea unei relaţii
Pentru ștergerea unei relaţii: se selectează cu clic pe linia de relaţie și se șterge cu tasta Delete
sau cu comanda Delete (Ștergere) din meniul contextual. Se confirmă ștergerea.
5.9. Interogări
O interogare (Query) este un obiect al bazei de date care permite extragerea din unul sau mai
multe tabele (relaționate) a înregistrărilor care satisfac anumite criterii de selecție. După crearea
interogării, ea poate fi executată ori de câte ori este nevoie, obţinând ca rezultat doar câmpurile
dorite şi/sau înregistrările care satisfac una sau mai multe condiţii.
5.9.1. Crearea unei interogări (Query) în modul proiectare
1. în fila Create (Creare)  grupul Query (Interogări)  butonul Query Design
(Proiectare interogare ).
În acest moment se va afişa fereastra generatorului de interogări, împărţită în două subferestre:
 cea de sus va afișa tabelele selectate, cu relaţiile dintre ele;
 cea de jos permite specificarea celorlalte elemente ale interogării (câmpuri, criterii etc.).
2. tabelele de lucru se adaugă la mediul de lucru
al interogării:
în dialogul Show Table (Afișare tabel)
selectăm pe rând fiecare tabel şi îl adăugăm cu
butonul Add (Adăugare ), după care închidem dialogul.
(dacă nu apare automat, dialogul se afișează cu butonul Show Table (Afișare tabel) din
meniul Query Tools  Design (Instrumente interogare  Proiectare)
În subfereastra superioară vor fi afișate bazele de date și relațile stabilite între ele
3. câmpurile care vor fi incluse în rezultatul interogării se aleg pe rând, în ordinea în care vrem
să apară în rezultatul interogării, cu clic dublu din tabelul respectiv sau din listele ascunse
de pe linia Field (Câmp).
Dacă la interogare participă două sau mai multe tabele, în listele ascunse de la Câmp numele

câmpului este prefixat cu numele tabelului (de exemplu, personal.nume înseamnă câmpul
nume din tabelul PERSONAL
Pe linia Table (Tabel) se afişează numele tabelului din care provine fiecare câmp.
4. dacă este cazul, liniile Sort (Sortare), Show (Afișare), Criteria (Criterii), Or (Sau) se
completează în mod corespunzător pentru ca interogarea să returneze rezultatele dorite
5. se salvează interogarea:
 prin închiderea ferestrei interogării și confirmarea salvării
 cu File (Fișier)  Save (Salvare )

în dialogul Save as (Salvare ca) se introduce numele noii interogări. O
interogare nu poate avea același nume cu un tabel al bazei de date.
6. interogarea este afișată în panoul de navigare și poate fi utilizată.
Deschiderea cu dublu clic a unei interogări determină selecția din
tabelele bazei a câmpurilor și/ sau înregistrărilor conform criteriilor
stabilite în interogare și afișarea rezultatelor
Exemplu: Ne propunem să creăm o interogare care să afişeze câmpurile Nume, Prenume, Data
Naşterii, Studii şi Adresa din tabelul PERSONAL şi câmpul Denumire funcţie din tabelul FUNCŢII.
5.9.2. Condiții și criterii de selecție într-o interogare

1. Ordonarea rezultatelor după unul sau mai multe criterii
Ordinea implicită a înregistrărilor din rezultatul unei interogări poate fi modificată prin
specificarea unuia sau mai multor câmpuri din interogare drept criterii de sortare.
Pentru ca o interogare să afișeze înregistrările sortate în ordinea valorilor dintr-un câmp,
poziționăm cursorul în coloana aferentă acelui câmp, în linia Sort (Sortare) și deschidem lista
ascunsă din care alegem ordinea de sortare: crescătoare - Ascending (Ascendentă), sau
descrescătoare - Descending (Descendentă). .

Opțiunea not sorted (nesortat) este opțiunea implicită și poate fi utilizată pentru a șterge o
opțiune de sortare stabilită anterior.
Interogarea poate furniza rezultatele sortate după mai multe câmpuri, dacă pe linia Sort (Sortare)
în coloanele respective alegem câte o opțiune, nu neapărat aceeași. În acest caz, cel mai din stânga
dintre acestea va fi criteriu principal de sortare, în sensul că al doilea criteriu va avea efect numai
dacă pentru primul există valori duplicate.
În exemplul alăturat, interogarea va furniza înregistrările începând cu prețul cel mai mare și
terminând cu cel mai mic. Înregistrările în care prețul e același vor apărea crescător după nume
(Albu înainte de Ionescu), iar cele pentru care Pret și
Nume sunt identice, în ordine crescătoare a
prenumelor. ( Ana înainte de Maria.)
Pentru a asigura prioritatea corectă a criteriilor de sortare, ordinea câmpurilor din interogare se
modifică corespunzător. Pentru mutarea unui câmp, selectăm coloană respectivă (clic deasupra
coloanei când indicatorul de mouse are forma unei săgeţi în jos ) şi apoi o tragem cu mouse-ul de
deasupra ei spre stânga sau spre dreapta până în poziţia dorită.
Ex.: Să se ordoneze rezultatele interogării crescător după Studii şi descrescător după Nume.

2. Ascunderea unor câmpuri din rezultat
Putem impune ca anumite câmpuri să fie incluse în rezultatele interogării, dar să nu se afişeze pe
ecran, prin dezactivarea comutatoarelor corespunzătoare din linia Show (Afişare) . Deși nu
sunt afișate, aceste câmpuri influențează rezultatele interogării prin criteriile definite pentru ele.
Reafişarea se face prin activarea comutatoarelor.
3. Criterii de selecție a înregistrărilor
Scopul principal al interogărilor este selecția din tabelele sursă a înregistrărilor care îndeplinesc
una sau mai multe condiții.
Condiţiile de selectare a înregistrărilor se introduc în interogare în liniile Criteria (Criterii) și Or
(Sau), fiecare pe coloana corespunzătoare câmpului la care se referă: în rezultat vor fi incluse numai
înregistrările care satisfac condiţiile stabilite.
Aceste condiții se referă la valorile din unul sau mai multe câmpuri ale tabelelor și constau în
general, în compararea acestor valori cu o valoare constantă specificată.
Valorile constante folosite ca termen al comparației se introduc respectând reguli specifice:
- constante numerice – numărul ca atare: 2,5 100
- constante de tip Text – între ghilimele
- constante de tip Dată/Oră – între caractere diez (#)
- constante de tip Da/Nu – -1 pentru Da (bifat, adevărat) şi 0 pentru Nu (nebifat, fals)
Pentru comparare se pot folosi următorii operatori:
Operator Înregistrări incluse în rezultatul interogării:
câmpul are valoarea specificată
Exemple:
= valoare  =2 sub câmpul Funcţia (sau 2 sub câmpul Funcţia)  numai
( sau valoare) cei cu funcţia 2.
 ="Ana" sub câmpul Prenume (sau "Ana" sub câmpul
Prenume)  numai cei cu prenumele Ana
câmpul are o valoare mai mică decât cea specificată.
< valoare Exemplu: <3 sub câmpul Funcţia  numai cei care au funcţia 1
sau 2.
câmpul are o valoare mai mare decât cea specificată.
> valoare Exemplu: >2 sub câmpul Funcţia  numai cei care au funcţia cel
puţin egală cu 3.
câmpul are o valoare cel puţin egală cu cea specificată.
<= valoare Exemplu: <=3 sub câmpul Funcţia  numai cei care au funcţia 1
sau 2 sau 3
câmpul are o valoare cel mult egală valoarea specificată
>= valoare Exemplu: >=3 sub câmpul Funcţia  numai cei care au funcţia 3
sau mai mare.
câmpul nu are valoarea specificată.
<> valoare Exemplu: <>2 sub câmpul Funcţia  numai cei care nu au
funcţia 2.
câmpul are una din valorile specificate în listă.
IN (val_1;val_2;...) Exemplu: IN("Ana";"Daniel") sub câmpul Prenume îi va extrage
numai pe cei care se numesc Ana sau Daniel.

Operator Înregistrări incluse în rezultatul interogării:
câmpul are o valoare în intervalul specificat, cel puțin val_min și
cel mult val_max.
BETWEEN val_min AND val_max
Exemplu: BETWEEN 1500 AND 2000 sub câmpul Salariu 
numai pe cei care au salariul între aceste valori (inclusiv).
operator pentru câmpuri text, permite utilizarea caracterelor
speciale * și ? în criteriul de comparare șir
Exemple:
 LIKE "D*" sub câmpul Prenume  toți cei cu prenume cu
litera D: Dan, Daniel, Dorin
 LIKE "Mar?" sub câmpul Prenume  toți cei cu prenumele
LIKE "șir"
din 4 litere, începând cu Mar: Mara sau Mark, dar nu și
Maria
 LIKE "*ana*" sub câmpul Prenume  toți cei ai căror
prenume conține șirul de caractere ana: Ana, Dana, Hanah
Dacă criteriul de comparare nu conține caractere speciale, LIKE
este echivalent cu = (LIKE "Dan" este echiv cu ="Dan")
câmpul nu are valoarea specificată – operatorul poate fi
echivalent cu <> (diferit de)
NOT este folosit în special pentru negarea operatorilor IN,
BETWEEN şi LIKE, de exemplu:
 NOT IN ("Cosmin";"Ana") sub câmpul Prenume  cei la
NOT valoare
care prenumele nu e Cosmin sau Ana;
 NOT BETWEEN 1800 AND 2000 sub câmpul Salariu  cei la
care salariul este sub 1500 sau peste 1800
 NOT LIKE "D*" sub câmpul Prenume  cei a căror
Prenume începe cu altă literă D: Dan, Daniel, Dorin
NULL sau IS NULL câmpul sub care se află operatorul este gol.
NOT NULL sau IS NOT NULL câmpul sub care se află operatorul nu este gol.
Exemplu 1:

Exemplu 2:
Exemplu 3:
Atunci când pe rândul Criteria (Criterii) dintr-o interogare sunt specificate condiţii pentru mai
multe câmpuri, în rezultatul acesteia vor fi incluse doar acele înregistrări care îndeplinesc simultan
toate condițiile.
Exemplul de mai jos ilustrează această situație: sunt stabilite condiții pentru două câmpuri:
și se poate vedea că rezultatul interogării include o singură înregistrările care le respectă pe

amândouă.
În alte situații, este necesar să construim o interogare care să returneze toate înregistrările care
îndeplinesc una sau alta dintre condiții. În acest caz, criteriile se vor specifica sub câmpurile
respective, o condiție pe linia Criteria (Criterii) iar cealaltă pe linia Or (Sau).
În exemplul următor, aceleași condiții de mai sus pentru cele două câmpuri dar plasate pe rânduri
diferite:
determină rezultate substanțial diferite:

Aceeași modalitate de construire a interogării este utilă atunci când rezultatul trebuie să cuprindă
înregistrările în care într-un câmp se găsește una dintre două valori, de exemplu persoanele care se
numesc Ion sau Nicolae sau persoanele care au salariu de 150 € sau de 250 €.
5.9.3. Rularea interogării

În timpul proiectării unei interogări, mai ales atunci când este nevoie de un set complex de
criterii de selecție, este util și recomandat să verificăm rezultatele înainte de salvarea interogării în
bază prin rularea interogării.
Rularea unei interogări în timpul proiectării sale se face cu butonul Run (Executare) din
grupul Results (Rezultate), meniul Query Tools  Design (Instrumente interogare 
Proiectare). Se va afișa fereastra de rezultate a interogării (Datasheet), în care se verifică efectul
criteriilor de selectare stabilite. Revenirea la proiectare se face cu butonul .
5.9.4. Executarea interogării
O interogare salvată în baza de date se regăsește în panoul de navigare în clasa de obiecte
Queries (Interogări), de unde poate fi executată de câte ori este nevoie:
1. cu clic dublu pe numele ei
2. cu clic dreapta pe interogare => Open (Deschidere).
În fereastra interogării se afișează înregistrările și câmpurile tabelelor sursă care îndeplinesc
condițiile de selecție specificate.
5.9.5. Modificarea unei interogări (Query)
Pentru modificare, interogarea trebuie deschisă în mod proiectare. Pentru aceasta, în panoul de
navigare se dă clic dreapta pe interogare  Design View (Vizualizare proiect).
Se afișează fereastra de proiectare în care se pot modifica câmpurile incluse în interogare,
ordinea lor de afișare și criteriile de selectare sau de sortare a înregistrărilor.
Ştergerea unor câmpuri din interogare
Pentru ștergerea unui câmp, selectăm coloana aferentă (clic deasupra coloanei când indicatorul
de mouse are forma unei săgeţi în jos ) şi apoi o ștergem cu:
- tasta Delete
- butonul Delete Columns (Eliminare coloane ) din Query Tools  Design
(Instrumente interogare  Proiectare)  grupul Query Setup (Iniţializare interogare)
Adăugarea unor câmpuri la interogare
Dacă este necesară adăugarea în interogare a unui câmp, acesta poate fi ales cu dublu clic din
caseta tabelului său, ca la crearea interogării. Câmpul va fi afișat la dreapta câmpurilor existente.
În situația în care câmpul respectiv trebuie adăugat între câmpurile existente, se selectează cel în

stânga căruia trebuie să apară noul câmp și se inserează în interogare o coloană goală, cu butonul
Insert Columns (Inserare coloane ) din același meniu ca mai sus. Coloana va fi
completată prin alegerea câmpului din lista Field (Câmp).
5.9.6. Ştergerea unei interogări
O interogare care nu mai este necesară poate fi ștearsă. În panoul de navigare, selectăm
interogarea și apoi o ștergem cu:
- tasta Delete
- opțiunea Delete (Ştergere) din meniul contextual
-butonul Delete (Ştergere ) din tab-ul Home (Pornire)  grupul

Records (Înregistrări)
Confirmăm ştergerea interogării în caseta de dialog. Operaţia de ștergere a unei interogări nu
poate fi anulată.
5.10. Formulare
Formularele reprezintă interfaţa principală între utilizator şi o bază de date Access 2010. Ele
sunt obiecte ale bazei de date care permit vizualizarea, introducerea şi modificarea datelor într-o
manieră mai atractivă decât modul de afişare și introducere a datelor sub formă tabelară.
În viața reală, formularele sunt frecvent utilizate: toată lumea completează formulare în situații
diverse, la înscrierea la un curs, la medic etc. Motivul pentru care sunt folosite atât de des este acela
că acestea constituie o modalitate ușoară de a ghida oamenii în introducerea de date corect. În
bazele de date sunt utilizate dintr-un motiv asemănător: datele se vor actualiza exact așa cum a fost
prevăzut de proiectantul bazei, într-unul sau mai multe tabele legate .
5.10.1. Crearea unui formular simplu
Cel mai simplu formular este cel prin care se actualizează toate câmpurile dintr-un singur tabel.
1. În fereastra bazei de date, în panoul de navigare, se selectează tabelul
2. În fila Create (Creare)  grupul Forms (Formulare),
3. se selectează butonul Form
(Formular).
Se va crea un formular simplu, cu aspectul
implicit.
4. Se salvează formularul:
- prin închiderea ferestrei
formularului și confirmarea opțiunii
de salvare.
- cu butonul File (Fișier )  Save (Salvare )
- butonul Save (Salvare) din bara Acces rapid
5. În caseta Save As(Salvare ca) se introduce numele
formularului. Numele propus pentru formular va fi
numele tabelului pentru care a fost creat
6. Formularul este afișat în panoul de navigare, în grupul
Forms (Formulare) și poate fi utilizat pentru actualizarea câmpurilor din tabela sursă

5.10.2. Crearea unui formular folosind Expertul
Dacă avem nevoie de un formular care să actualizeze doar o parte dintre câmpurile unei tabele
sau câmpuri din mai multe tabele, îl vom crea folosind un instrument pentru crearea formularelor.
Exemplu: Ne propunem să creăm un formular care să actualizeze toate câmpurile din tabelul
PERSONAL şi câmpul Denumire funcţie din tabelul FUNCŢII, cele două tabele fiind în relație.
1. În fila Create (Creare)  grupul Forms (Formulare) butonul Form Wizard
(Expert formular ).
Va începe un set de dialoguri (wizard) cu care vom configura conţinutul şi aspectul noului
formular.
2. Pentru fiecare tabel cu câmpuri actualizate prin formular:
- din lista Tables/Queries (Tabele/Interogări) selectăm tabelul din care provin câmpurile
- din lista Available Fields (Câmpuri disponibile) selectăm care vor apărea în formular și le
mutăm cu butoanele în Selected Fields (Câmpuri selectate) în ordinea în care
vor fi afişate şi accesate în formular.
butoanele ne permit să anulăm o mutare greșită
🟂 în exemplu –
alegem tabelul PERSONAL, mutăm toate câmpurile cu butonul ;
alegem tabelul FUNCŢII, selectăm Denumire funcţie și-l mutăm cu butonul
- trecerea la pasul următor - butonul Next (Următorul)

3. Dacă formularul actualizează câmpuri din mai multe tabele, se alege tabelul conducător în
viitorul formular
🟂 în exemplu, confirmăm opțiunea implicită, prin personal (by personal)

4. Alegem modul de aşezare a câmpurilor în formular, prin butoanele radio alăturate
🟂 în exemplu – păstrăm varianta implicită,

modul Columnar (Coloane) - câmpurile sunt aşezate unul sub altul

5. În ultimul dialog
- introducem numele formularului
- alegem între deschiderea formularului pentru actualizarea datelor Open the form to
view or enter information (Deschidere formular pentru afişarea sau introducerea
informaţiilor)sau pentru modificarea designului Modify the form’s design
(Modificarea formularului).
- confirmăm cu butonul Finish (Terminare ).
 în exemplu –
introducem numele Actualizare personal
optăm pentru actualizarea datelor
butonul Finish (Terminare)
Formularul se deschide, afișează informații din tabele și poate fi folosit pentru actualizarea
acestora.

5.10.3. Crearea unui formular prin care utilizatorul să aibă acces doar la anumite articole
Un formular creat prin una dintre metodele de mai sus va permite utilizatorului să aibă acces la
toate articolele din tabelele respective. Pentru ca accesul să fie limitat la anumite înregistrări,
formularul va fi creat pe baza unei interogări care să asigure selectarea corespunzătoare a
înregistrărilor.
1. Se creează o interogare cu criteriile necesare pentru selecția și/ sau sortarea înregistrărilor;
2. Se creează formularul având ca punct de plecare interogarea –
I. formular simplu: se selectează interogarea, se folosește butonul Form (Formular)
II. cu expertul: la pasul 2, din lista Tables/Queries (Tabele/Interogări) se selectează
interogarea respectivă.
Exemple:
1. Să se creeze un formular pentru actualizarea datelor persoanelor cu salarii de peste 250 .
2. Să se creeze un formular pentru actualizarea datelor persoanelor cu studii (bifat, DA, -1).
5.10.4. Utilizarea unui formular
După creare, putem utiliza formularul ori de câte ori avem nevoie pentru a adăuga înregistrări în
baza de date sau pentru a le modifica pe cele existente.
Pentru aceasta, în panoul de navigare, în zona Forms (Formulare), se deschide formularul :
 cu clic dublu pe numele lui
 cu clic dreapta  Open (Deschidere)
Formularul se deschide și afișează datele din prima înregistrare. În partea inferioară a
formularului este prezentă o bară de selecție a înregistrărilor, ca cea de la tabele, pentru navigarea
între înregistrări.
Actualizarea datelor din baze cu ajutorul formularului este asemănătoare cu modificarea datelor
direct în tabelă. Mai mult, toate proprietățile câmpurilor stabilite la definirea tabelelor (format de
afișare, valoare implicită, regulă de validare etc.) se aplică și când actualizarea datelor se face prin
utilizarea formularului.

 Adăugarea unui articol:
- butonul New blank Record (Înregistrare nouă necompletată) din bară
- fila Home(Pornire)  grupul Records (Înregistrări)  butonul New (Nou
)
- automat, la ieșirea de pe ultimul câmp a ultimei înregistrări
după care se completează valorile din câmpuri.
 Deplasarea de la o înregistrare la alta:
- automat, la ieșirea de pe ultimul câmp a înregistrării curente
- cu butoanele de deplasare din bara de selecție
 Deplasarea rapidă la o înregistrare: se introduce numărul înregistrării în zona de selecție din
bară și se confirmă cu Enter
 Modificarea valorilor din câmpuri: deplasare în câmp cu tasta TAB/ SHIFT + TAB sau direct
cu mouse-ul și modificarea valorii
 Căutarea unui articol: se tastează valoarea căutată în zona Search (Căutare )
din bara de selecție înregistrări  formularul afișează primul articol care conține valoarea;
cu Enter repetat în zona de căutare se afișează pe rând celelalte articole
 Ştergerea unui articol: fila Home (Pornire)  grupul Records (Înregistrări); se deschide
lista ascunsă Delete (Ştergere ) și se alege opțiunea Delete Records
(Ştergere înregistrare). Ștergerea trebuie confirmată pentru că nu poate fi anulată.
5.10.5. Adăugarea și modificarea textului din antet
La crearea unui formular, numele stabilit la salvarea sa este automat preluat ca titlu. Titlul este
afișat în fereastra de actualizare a datelor. Titlul afișat în formular poate fi modificat ca să fie mai
sugestiv pentru utilizator: Actualizarea datelor personale, în loc de Actualizare personal. De
asemenea, se poate introduce un text în antetul sau subsolul unui formular.
Pentru modificarea informațiilor din antetul sau subsolul unui formular, formularul se deschide
în modul vizualizare proiect, din panoul de navigare. Se deschide meniul contextual cu clic dreapta
pe formular  opțiunea Design View (Vizualizare Proiect).
Pentru modificarea textului din titlul formularului se selectează caseta cu un clic, apoi încă un
clic în interiorul ei în poziția dorită și se tastează textul. Caseta cu titlul poate fi selectată ca orice
obiect (un clic pe bordura ei) și poate fi deplasată în locul dorit din antet prin tragere cu mouse-ul,
când cursorul ia forma unei săgeți cu patru vârfuri.
Dacă dorim să introducem un text în subsol, zona de subsol trebuie extinsă. Se poziționează
indicatorul mouse-ului deasupra textului Detail (Detaliere ) până când apare
cursorul de extindere și cu butonul apăsat se trage în jos.
Din meniul Form Design Tools (Instrumente proiectare formular) fila Design (Proiectare),

se selectează butonul Label (Etichetă) se inserează prin descriere cu mouse-ul în poziția
dorită. Se tastează textul dorit în etichetă.
În antet și subsol pot fi introduse și imagini cu ajutorul butonului Logo (Siglă).
5.10.6. Ştergerea unui formular

Un formular care nu mai este necesar poate fi șters din baza de date. În panoul de navigare se
selectează formularul și se șterge cu:
- fila Home (Pornire)  grupul Records (Înregistrări)  butonul Delete
(Ştergere ).
- opțiunea Delete (Ştergere) din meniul
contextual
- tasta Delete
Ștergerea formularului necesită confirmare și nu poate fi anulată.
5.11. Rapoarte
Un raport este un obiect din baza de date în care se afișează informații extrase din unul sau mai
multe tabele ale bazei de date, în general în scopul tipăririi (listării) lui la imprimantă.
5.11.1. Crearea unui raport simplu
Cel mai simplu raport este cel care prezintă toate câmpurile dintr-un singur tabel, fără ordonări,
grupări sau informații statistice. De exemplu, un raport care să prezinte lista funcțiilor existente,
creat pentru tabelul FUNCȚIA.
1. În fereastra bazei de date, în panoul de navigare, se selectează tabelul
2. În fila Create (Creare)  grupul Reports (Rapoarte)  butonul Report (Raport .)

Se va crea un raport simplu, cu aspectul implicit.
7. Se salvează raportul:
- prin închiderea ferestrei raportului și confirmarea opțiunii de salvare.
- cu butonul File (Fișier )  Save (Salvare )
- butonul Save (Salvare) din bara Acces rapid
8. În caseta Save As(Salvare ca) se introduce numele raportului.
Numele propus pentru raport va fi numele tabelului din care a
fost creat
9. Raportul este afișat în panoul de navigare, în grupul Reports
(Rapoarte) și poate fi utilizat pentru listarea articolelor din
tabelul sursă
5.11.2. Crearea unui raport complex folosind Expertul
Dacă avem nevoie de un raport care să prezinte într-o listă doar o parte dintre câmpurile unei
tabele sau câmpuri din mai multe tabele, îl vom crea folosind un instrument pentru crearea
rapoartelor.
Exemplu: Ne propunem să creăm un raport care să conţină câmpurile Marca, Nume, Prenume,
Salar din tabelul PERSONAL, Denumire funcţie din tabelul FUNCŢII şi Denumire secţie din
tabelul SECŢII. Articolele vor fi grupate după secție (câmpul Denumire Secție). În cadrul fiecărui
grup, persoanele vor fi ordonate crescător după nume și după prenume. La sfârşitul fiecărui grup
se vor calcula suma şi media salariilor pentru persoanele din grup. Orientarea pe hârtie va fi
Landscape (Tip vedere). Între cele trei tabele există relațiile din imagine:
Pentru crearea unui raport se vor parcurge mai mulți pași:

1. Fila Create (Creare)  grupul Reports (Rapoarte)  butonul Report Wizard
(Expert Raport ).
Va începe un set de dialoguri (wizard) cu care vom configura conţinutul şi aspectul noului
raport.
2. Pentru fiecare tabel din care raportul preia informații:
- din lista Tables/Queries (Tabele/Interogări) selectăm tabelul din care provin câmpurile
- din lista Available Fields (Câmpuri disponibile) le selectăm pe cele care vor apărea în
raport în ordinea în care trebuie să fie așezate și le mutăm cu butoanele în
Selected Fields (Câmpuri selectate) în ordinea în care vor fi afişate şi accesate în raport.
butoanele ne permit să anulăm o mutare greșită
alegem tabelul PERSONAL, selectăm pe rând și mutăm câmpurile cu butonul ;
alegem tabelul FUNCŢII, selectăm Denumire funcţie și-l mutăm cu butonul
alegem tabelul SECŢII, selectăm Denumire secţie și-l mutăm cu butonul

3. Dacă raportul utilizează câmpuri din mai multe tabele, se alege tabelul conducător
🟂 în exemplu, confirmăm opțiunea implicită,

by personal (prin personal)

4. Adăugăm unul sau mai multe niveluri de grupare, în ordinea importanței: primul se alege
nivelul principal de grupare, apoi cel secundar etc.
🟂 în exemplu –în panoul din stânga selectăm câmpul

Denumire secție și îl mutăm cu butonul - devine nivel de grupare

5. Din listele ascunse numerotate 1-4, se pot stabili în raport maxim patru criterii de sortare și
ordinea crescătoare sau descrescătoare pentru fiecare, cu butoanele alăturate, care au rol de
comutator Ascending (Ascendent) / Descending (Descendent)
la 1. alegem câmpul Nume ca principal criteriu de sortare,
la 2. alegem câmpul Prenume, criteriul secundar de sortare
butoanele rămân pe setarea curentă, întrucât dorim sortare crescătoare pentru ambele criterii

6. Butonul Summary Options (Opțiuni de sinteză) permite
includerea în raport a unor informații statistice pentru fiecare grupă și la finalul raportului. Se
afișează un dialog suplimentar în care apar toate câmpurile numerice incluse în raport, cu
comutatori pentru calculul totalului – Sum (Însumare), a mediei aritmetice - Avg (Medie), a
valorii minime și maxime – Min, Max. Se confirmă cu OK pentru revenirea la dialogul
principal.
singurul câmp numeric inclus este Salar, pentru care bifăm
Sum (Însumare) și Avg (Medie), apoi OK

7. Se stabilește modul de așezare în pagină al raportului, cu butoanele radio din lista Layout
(Aspect) și orientarea paginii de hârtie, din lista Orientation (Orientare)
🟂 în exemplu – păstrăm varianta implicită Stepped (Alternativ),

selectăm Landscape (Vedere)

8. În ultimul dialog
- introducem numele raportului
- alegem între deschiderea raportului pentru examinare Preview the report (Examinare
raport) sau pentru modificarea designului Modify the form’s design (Modificare
proiect formular).
- confirmăm cu butonul Finish (Terminare ).

 în exemplu –
introducem numele Situație personal pe secții
optăm pentru examinarea raportului
butonul Finish (Terminare)
Raportul se deschide în modul Print Preview ( Examinare înaintea imprimării) care afișează
informațiile din tabele conform setărilor, exact așa cum vor arăta la tipărire și poate fi tipărit la
imprimantă.
5.11.3. Crearea unui raport care cuprindă numai anumite înregistrări

Un raport creat prin una dintre metodele de mai sus va cuprinde toate înregistrările din tabelul
conducător. Pentru ca în raport să fie incluse doar anumite înregistrări, tabelul sursă va fi înlocuit de
o interogare prin care să se facă selectarea corespunzătoare a înregistrărilor.
1. Se creează o interogare cu criteriile necesare pentru selecția și/ sau sortarea înregistrărilor;
2. Se creează raportul având ca punct de plecare interogarea –
I. raport simplu: se selectează interogarea, se folosește butonul Report (Raport .
II. cu expertul: la pasul 2, din lista Tables/Queries (Tabele/Interogări) în loc de tabelul
principal se selectează interogarea respectivă.
Exemplu: Să se creeze un raport care să conţină câmpurile Nume, Prenume, Funcţia, Data
naşterii şi să conţină numai persoanele cu Funcţia 2.

5.11.4. Deschiderea unui raport
După crearea sa, raportul poate fi executat de câte ori este nevoie. În panoul de navigare se
deschide raportul cu dublu clic sau cu clic dreapta pe raport  opțiunea Open (Deschidere). La
fiecare deschidere, acesta va prezenta datele existente în acel moment în tabelele bazei de date, în
forma stabilită la proiectarea sa.
Pentru a verifica încadrarea în pagină, raportul se poate deschide din meniul contextual cu
opțiunea Print Preview (Examinare înaintea imprimării ), care
afișează datele raportului exact așa cum vor fi tipărite la imprimantă.
Proiectul raportului poate fi modificat, dacă este cazul, în modurile de vizualizare:
 Design View (Vizualizare proiect) – afișează macheta de proiectare a raportului
 Layout View (Vizualizare aspect) – afișează raportul cu datele extrase din tabele
Ambele opțiuni de lucru pot fi accesate din meniul contextual (clic dreapta) sau prin schimbarea
modului de vizualizare din Home (Pornire) butonul Views (Vizualizare).
5.11.5. Adăugarea și modificarea titlului unui raport
La crearea unui raport, numele stabilit la salvarea sa este automat preluat ca titlu și va fi tipărit
înaintea informațiilor din raport. Titlul poate fi modificat ca aspect, poziție și conținut.
Pentru modificarea informațiilor din antet sau subsol, raportul se deschide în modul vizualizare
proiect. În panoul de navigare, se deschide meniul contextual al raportului cu clic dreapta 
opțiunea Design View (Vizualizare Proiect).
În fereastră se deschide structura raportului, iar în panglică apare meniul Report Design Tools
(Instrumente proiectare raport) cu 4 file: Design (Proiectare), Arrange (Aranjare), Format și
Page Setup (Inițializare Pagină).
Mutarea casetei cu titlul se face după selectarea casetei, prin tragere cu mouse-ul de bordura ei
când cursorul ia forma unei săgeți cu patru vârfuri. Textul din titlul raportului se modifică prin
tastare după selectarea casetei cu un clic și apoi activarea editării cu încă un clic în interiorul ei. În
antet poate fi introdusă o imagine cu butonului Logo (Siglă).

Aspectul raportului poate fi schimbat cu ajutorul instrumentelor din fila Format, unde în grupul
Font se găsesc butoane pentru formatarea textului, iar în grupul Number (Număr) se poate modifica
formatul de afișare pentru valorile numerice. Aceste butoane se aplică după selectarea casetei
corespunzătoare câmpului de formatat.
Pentru ca modificările făcute în proiectul raportului să se păstreze, la închiderea ferestrei se
confirmă salvarea.
Fila Page Setup (Inițializare Pagină) conține butoane pentru modificarea opțiunilor referitoare la
pagina de hârtie și la așezarea raportului pe aceasta.
5.11.6. Ştergerea unui raport

Un raport poate fi șters, din panoul de navigare. Raportul se selectează și se șterge cu tasta
Delete sau cu opțiunea Delete (Ştergere) din meniul contextual sau cu butonul Delete
(Ştergere ) din fila Home (Pornire)  grupul Records (Înregistrări).
Operația de ștergere nu poate fi anulată. Aplicația cere confirmare pentru ştergerea raportului.
5.12. Tipărirea conţinutului unui obiect al bazei

În Access, deși obiectele destinate să alcătuiască informațiile pentru imprimare sunt rapoartele,
se poate tipări și conținutul celorlalte tipuri de obiecte: tabele, interogări, formulare.
Pentru a verifica modul în care informațiile care se vor tipări se încadrează în pagină, se
recomandă o examinare pe ecran înainte de listarea propriu zisă, urmată eventual de ajustarea
parametrilor hârtiei.
5.12.1. Examinarea înaintea imprimării
Indiferent de tipul obiectului vizat (tabel, formular, interogare, raport):
 se selectează obiectul în panoul de navigare
 se deschide butonul File (Fișier )  comanda Print (Imprimare
)  butonul Print preview (Examinare înaintea imprimării) .

Pentru rapoarte, opțiunea de previzualizare este disponibilă în plus din:
 meniul contextual (clic dreapta) în panoul de navigare
 lista butonului View (Vizualizare) din fila Home (Pornire) când raportul este afișat
În oricare dintre variante, în fereastră se va afişa imaginea pe hârtie a conţinutului obiectului, iar
în panglică se va activa Print preview (Examinare înaintea imprimării), în care:

 grupul Page Size (Dimensiune pagină):
 Size(Dimensiune) – se alege din listă mărimea hârtiei
 Margins (Margini) – listă cu 3 variante: Normal (Normal), Wide (Lat), Narrow (Îngust)
 Print Data Only (Imprimare numai date) – dacă e activat, capul de tabel nu se listează;
 grupul Page Layout (Aspect pagină)
- Portrait(Portret) și
- Landscape /Vedere) – orientarea informațiilor pe pagină;
- Columns (Coloane) – numai pentru rapoarte - permite tipărirea unor rapoarte înguste pe
mai multe coloane – se pot stabili câte coloane și alți parametri (Spaţiere rânduri, Spaţiere
coloane, Dimensiune coloană, Aspect coloană).
- butonul Page Setup (Inițializare pagină )

concentrează opțiunile în trei pagini de dialog.
Butonul Print (Imprimare) deschide dialogul de listare.

Revenirea la fereastra principală se face cu butonul
Close Print Preview (Închidere examinare înaintea imprimării ) sau cu tasta Esc.
5.12.2. Tipărirea propriu-zisă

Pentru tipărirea efectivă, se folosește de asemenea meniul File (Fișier )  comanda Print
(Imprimare):
- butonul Quick Print (Imprimare rapidă) – pentru tipărirea unui singur exemplar la
imprimanta implicită
- butonul Print (Imprimare) - afişează dialogul de imprimare:
 Print Range (Interval de imprimare) – tot documentul; domeniul de pagini pe care dorim
să-l listăm; anumite înregistrări selectate anterior declanșării comenzii de imprimare;
 Copies (Copii)- numărul de exemplare
Declanşarea tipăririi se face cu OK.

5.13. Exportul unui tabel, interogare, formular sau raport într-un fișier
Informațiile dintr-un obiect al bazei de date Excel pot fi exportate din bază într-un fișier cu un
anumit format, care să poată fi deschis și prelucrat cu o altă aplicație. Cele mai uzuale formate de
fișier pentru exportul informațiilor din bază sunt text (.txt, .csv) – util în special pentru importul în
alte aplicații, excel (.xlsx, .xls) – calcul tabelar, eXtensible Markup Language (.xml) - transfer de
date între aplicații pe internet.
Pentru exportul într-un fișier pe disc a conținutului unui obiect dintr-o bază de date Access:
1. În panoul de navigare, se selectează obiectul care conține datele de exportat.
2. în fila External Data (Date externe ), din grupul Export, se alege
butonul corespunzător formatului dorit
3. se va afișa un set de dialoguri pentru finalizarea exportului
De exemplu, pentru exportul în Excel a unei tabele, selectăm tabela și apoi selectăm butonul
care deschide fereastra Export – Excel Spreadsheet (Export – foaie de calcul Excel), în care
se specifică numele și formatul fișierului Excel generat.
Butonul Browse (Răsfoire) permite alegerea folderului pentru salvarea fișierului rezultat din
export.
Dacă se exportă un tabel sau interogare și se dorește o formatare a datelor se bifează caseta
Export data with formatting and layout (Se exportă datele menținând formatarea și aspectul).
Dacă se exportă un formular sau raport, această opțiune apare selectată automat, fără a fi activă.
 Dacă se dorește vizualizarea registrului de lucru generat după terminarea operațiunii de
export se bifează caseta Open the destination file after export operation is complete
(Se deschide fișierul destinație după terminarea operațiunii de export).
 Dacă obiectul sursă (din care se exportă) este deschis și se selectează doar anumite
înregistrări pentru a fi exportate se bifează caseta Export only the selected records (Se
exportă numai înregistrările selectate)
 Se confirmă cu OK

NETS Noiembrie

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

NETS Noiembrie

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

CUPRINS

5. MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010 .................................................................................................................. 211

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 209

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 210

5.1.1. Date și informații

5.1.2. Baze de date

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 211

5.2. Aplicația Microsoft Access 2010

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 212

Tab-ul (fila) Creare

Grup butoane Interogări

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 213

Butonul din colțul din stânga-sus al ferestrei conține meniul de

instrumente Acces rapid) cu butoane care permit

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 214

 Butonul File (Fișier )  opțiunea Exit (Ieșire );

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 215

2. În panoul Available Templates (Șabloane disponibile) se selectează cu click unul dintre

a. Blank Database (Bază de date necompletată ) – opțiunea implicită a aplicației -

4. Confirmăm cu butonul Create (Creare ).

folosite, cu butonul File (Fișier ), direct din meniu , sau cu opțiunea

fișierul bază de date cu un clic în lista Recent afișată

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 217

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 218

5.4.2. Tipuri de date în Microsoft Access

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 219

5.4.3. Crearea unei tabele

2. În fereastra de proiectare a tabelei, pentru fiecare

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 220

3. în partea inferioară a ferestrei, în zona Field Properties (Proprietăţi câmp) se completează

4. După definirea tuturor câmpurilor, tabela (structura tabelei)

După salvare, noul tabel va fi afișat în panoul de navigare din stânga.

5.4.4. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr-un tabel

Accesul la un câmp al unei înregistrări se face după deplasarea la înregistrarea respectivă.

Înregistrarea precedentă Înregistrarea următoare Înregistrare nouă

1. Parcurgerea înregistrărilor într-o tabelă

În acest caz se confirmă cu OK și se introduce o valoare corectă.

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 224

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 225

Dacă se confirmă cu butonul Yes (Da), tabela se salvează în structura sa modificată.

5.5. Definirea cheilor unei tabele (Indexarea unei tabele)

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 226

3. se folosește butonul Primary Key (Cheie primară ) din meniul Table

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 227

lăţimea dorită a coloanei, în număr mediu de caractere.

5.6.2. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor

Cu butonul Background color (Culoare de fundal) se poate alege o culoare de umplere a

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 229

5.7. Operații de căutare, sortare și filtrare

2. În fila Home (Pornire)  grupul Find (Găsire)  butonul Find (Găsire ). Se va

 la Find What (De căutat) – introducem valoarea pe care o căutăm;

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 230

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 231

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 232

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 233

folosește butonul opțiunea Clear All Filters

(butonul opțiunea Golire totală filtre). În bara de selectare

5.8. Relaţii între tabelele dintr-o bază de date

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 234

(Relații) folosim butonul Relationships (Relaţii ).

(Afişare tabel); – dacă nu se afișează, folosim butonul din același grup;

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 235

13. se închide fereastra Relații, cu confirmarea salvării aspectului

Modul Baze de date – Access 2010 Pag. 236