Microsoft Excel 2016

Nivel Avansat
Cuprins

Capitolul 1. Prezentarea programului ............................................................................................ 8

1.1 Interfaţa cu utilizatorul ...................................................................................................................... 8
1.2 Formate de fişiere în Excel 2016................................................................................................... 14
1.3 Capabilitati in Excel 2016 ................................................................................................................ 15
1.4 Redimensionarea barei de formule .............................................................................................. 15
1.5 Folosirea sistemului de asistenţă Help ....................................................................................... 16
1.6 Noutăți: .................................................................................................................................................. 16
Capitolul 2. Editarea şi formatarea datelor .................................................................................. 18
2.1 Introducerea numerelor, datelor, textului într-o celulă....................................................... 18
2.2 Formatarea datelor ............................................................................................................................ 18
2.2.1 Formatarea datelor folosind eticheta Home ......................................................... 18
2.2.2 Formatarea rândurilor şi coloanelor ...................................................................... 19
2.2.3 Formatarea celulelor ............................................................................................... 19
2.3 Introducerea si verificarea datelor .............................................................................................. 23
2.3.1 Optiunea Flash Fill .................................................................................................. 24
2.4 Utilizarea funcţiilor ............................................................................................................................ 25
2.4.1 Crearea unei funcții utilizând Formula AutoComplete ......................................... 26
2.4.2 Afişarea formulelor în celule. ................................................................................. 26
2.5 Denumirea celulelor şi domeniilor ............................................................................................... 26
2.5.1 Crearea numelor folosind selecţii de date ............................................................. 27
2.5.2 Vizualizarea numelor definite ................................................................................ 28
2.5.3 Utilizarea numelor în formule ................................................................................ 28
2.6 Referintele celulelor .......................................................................................................................... 29
2.7 Crearea de legături ............................................................................................................................ 30
2.7.1 Consolidarea datelor din mai multe foi sau fișiere ............................................... 30
2.7.2 Crearea unei legături între datele din registre diferite ........................................ 32
2.7.3 Crearea unei legături între datele din Excel şi alt document Office .................... 33
Capitolul 3. Elemente deosebite de formatare .............................................................................. 35
3.1 Elemente de formatare ..................................................................................................................... 35
3.1.1 Imprimarea foilor de calcul ................................................................................... 35
3.1.2 Folosirea instrumentului de „îngheţare” a rândurilor sau coloanelor ................. 35
3.1.3 Utilizarea comentariilor .......................................................................................... 36
3.1.4 Ascunderea rândurilor şi coloanelor ...................................................................... 36
3.1.5 Ascunderea foilor de calcul .................................................................................... 37
3.2 Opţiuni speciale de selectare (Go To) ......................................................................................... 38
3.2.1 Selectarea unor celule sau domenii denumite ...................................................... 38

3
 3.2.2 Selectarea celulelor conţinând anumite date........................................................ 38
3.3 Opţiuni speciale de lipire (Paste special) .................................................................................. 39
3.4 Crearea formatelor numerice personalizate ............................................................................. 41
3.5 Formatarea condiţionată ................................................................................................................. 41
3.6 Lucrul cu tabele ................................................................................................................................... 47
3.6.1 Tabelele în Excel 2016 ............................................................................................ 47
3.6.2 Formatarea unui tabel ............................................................................................ 47
3.6.3 Afişarea sau ascunderea elementelor de formatare a tabelului .......................... 47
3.6.4 Eliminarea liniilor sau a coloanelor dintr-un tabel ............................................... 48
3.6.5 Eliminarea liniilor duplicat dintr-un tabel ............................................................. 48
3.6.6 Redimensionarea unui tabel .................................................................................. 49
Capitolul 4. Grafice ..................................................................................................................... 51
4.1 Crearea şi modificarea graficelor .................................................................................................. 51
4.1.1 Etapele creării unui grafic ...................................................................................... 51
4.1.2 Cele mai întâlnite tipuri de grafic .......................................................................... 52
4.1.2.1 Grafic sub formă de bară ..................................................................................... 53
4.1.2.2 Graficul de tip coloană ......................................................................................... 53
4.1.2.3 Graficul Pie ........................................................................................................... 54
4.1.2.4 Grafic de tip linie .................................................................................................. 54
4.2 Crearea unor noi tipuri de grafice ................................................................................................ 54
4.2.1 Grafic de tip Waterfall ............................................................................................ 55
4.2.2 Grafic de tip Histogram........................................................................................... 55
4.2.3 Grafic de tip Pareto ................................................................................................. 55
4.2.4 Grafic de tip Box-and-Whisker ............................................................................... 56
4.2.5 Grafic de tip Treemap ............................................................................................. 56
4.2.6 Grafic de tip Sunburst ............................................................................................. 57
4.2.7 Grafice de tip Duo-Axes (Combo) .......................................................................... 57
4.3 Modificarea graficelor ....................................................................................................................... 58
4.3.1 Adăugarea unor serii noi pe grafic ......................................................................... 58
4.3.2 Ştergerea unei serii din grafic ................................................................................ 59
4.3.3 Comutarea între serii în grafic ............................................................................... 59
4.3.4 Modificarea titlului, etichetei datelor, legendei si a axelor unui grafic ............... 59
4.3.5 Adăugarea unui stil nou graficului ......................................................................... 60
4.3.6 Modificarea amplasării graficului........................................................................... 60
4.3.7 Schimbarea culorii de umplere a unui grafic ......................................................... 61
4.3.8 Adăugarea opţiunilor bordurilor graficului: culoare, tipul liniei. ......................... 61
4.3.9 Schimbarea culorilor graficului .............................................................................. 61
4.3.10 Introducerea unei imagini într-un grafic 2D ....................................................... 62
4.3.11 Eliminarea fundalului zonei de date .................................................................... 62
4.4 Copierea, mutarea graficului în acelaşi registru de calcul sau în registre de calcul
diferite............................................................................................................................................................ 63

4
 4.5 Redimensionarea, ştergerea graficului ...................................................................................... 63
4.6 Modificarea scalei axei verticale dintr-un grafic ..................................................................... 63
4.7 Grafice de tip Sparklines .................................................................................................................. 64
4.8 Formatarea graficelor – noutăți Excel 2013/2016 ................................................................. 65
4.9 Salvarea graficelor ca sablon ......................................................................................................... 67
Capitolul 5. Funcţii ...................................................................................................................... 68
5.1 Funcţii de dată şi oră ......................................................................................................................... 68
5.1.1 Funcţia DATE ........................................................................................................... 68
5.1.2 Funcţia NOW............................................................................................................ 69
5.1.3 Funcţia YEAR ........................................................................................................... 69
5.1.4 Funcţia MONTH ....................................................................................................... 70
5.1.5 Funcţia DAY ............................................................................................................. 70
5.1.6 Funcţia TODAY ........................................................................................................ 70
5.1.7 Functia TIME() ........................................................................................................ 71
5.1.8 Funcţia NETWORKDAYS.......................................................................................... 71
5.1.9 Funcţia EDATE ......................................................................................................... 73
5.1.10 Funcţia EOMONTH ................................................................................................. 73
5.1.11 Funcţia WORKDAY ................................................................................................ 74
5.1.12 Funcţia WEEKNUM ................................................................................................ 75
5.2 Funcţii matematice si statistice .................................................................................................... 76
5.2.1 Funcţia ROUND ........................................................................................................ 76
5.2.2 Funcţia SUMPRODUCT ............................................................................................ 76
5.2.3 Funcţia PRODUCT .................................................................................................... 77
5.2.4 Funcţia SUMIF ......................................................................................................... 78
5.2.5 Funcţia SUMIFS ....................................................................................................... 79
5.2.6 Funcţia AVERAGEIF ................................................................................................. 79
5.2.7 Funcţia AVERAGEIFS ............................................................................................... 80
5.2.8 Funcţia COUNTIF ..................................................................................................... 80
5.2.9 Funţia COUNTIFS .................................................................................................... 81
5.2.10 Functii matematice si statistice noi : ................................................................... 81
5.2.10.1 Functia MAXIFS .................................................................................................. 81
5.2.10.2 Functia MINIFS .................................................................................................. 82
5.3 Funcţii de text ...................................................................................................................................... 83
5.3.1 Funcţia CONCATENATE ........................................................................................... 83
5.3.2 Funcţia LEFT ............................................................................................................ 83
5.3.3 Funcţia RIGHT ......................................................................................................... 84
5.3.4 Funcţia MID ............................................................................................................. 84
5.3.5 Funcţia UPPER ......................................................................................................... 85
5.3.6 Funcţia PROPER ...................................................................................................... 85
5.3.7 Funcţia LOWER ........................................................................................................ 85
5.3.8 Functia TRIM ........................................................................................................... 85

5
 5.3.9 Functia LEN.............................................................................................................. 86
5.3.10 Functia CLEAN ....................................................................................................... 87
5.3.11 Functia SUBSTITUTE ............................................................................................. 87
5.3.12 Functii de text noi : ............................................................................................... 88
5.3.12.1 Functia CONCAT ................................................................................................. 88
5.3.12.2 Functia TEXTJOIN .............................................................................................. 88
5.4 Funcţii logice ........................................................................................................................................ 89
5.4.1 Funcţia IF................................................................................................................. 89
5.4.2 Funcţia AND ............................................................................................................. 89
5.4.3 Funcţia OR ............................................................................................................... 90
5.4.4 Functia IFERROR ..................................................................................................... 90
5.4.5 Functii logice noi: .................................................................................................... 91
5.4.5.1 Functia IFS ........................................................................................................... 91
5.4.5.2 Functia SWITCH ................................................................................................... 91
5.5 Funcţii de căutare şi referinţă ........................................................................................................ 92
5.5.1 Funcţia VLOOKUP .................................................................................................... 92
5.5.2 Funcţia HLOOKUP.................................................................................................... 93
5.5.3 Funcţia MATCH ........................................................................................................ 94
5.6 Funcţii de baze de date .................................................................................................................... 95
Capitolul 6. Manipularea datelor ................................................................................................. 97
6.1 Sortarea datelor .................................................................................................................................. 97
6.2 Filtrarea datelor ................................................................................................................................ 100
6.2.1 Filtre pe date calendaristice ................................................................................. 100
6.2.2 Filtre pe text .......................................................................................................... 101
6.2.3 Filtre pe numere .................................................................................................... 101
6.2.4 Filtrare avansată ................................................................................................... 101
6.3 Protejarea fișierelor ......................................................................................................................... 103
6.3.1 Criptarea fişierului şi setarea unei parole pentru a-l deschide .......................... 103
6.3.2 Setarea unei parole pentru a modifica un registru de lucru .............................. 104
6.3.3 Protecţia la nivel de foaie de calcul ..................................................................... 105
6.3.4 Deblocarea zonelor dintr-o foaie protejată, pentru a fi editate de anumiți
utilizatori ......................................................................................................................... 106
6.3.5 Protecţia la nivel de registru ................................................................................ 108
6.4 Validarea şi auditul datelor ........................................................................................................... 109
6.4.1 Validarea datelor ................................................................................................... 109
6.4.2 Auditul unei foi de calcul ...................................................................................... 113
6.4.3 Căutarea și corectarea erorilor în calcule ............................................................ 114
6.5 Introducere în analiza What-If.................................................................................................... 115
6.5.1 Instrumentul Data Table ...................................................................................... 116
6.5.1.1 Tabele de date cu o singură variabilă ............................................................... 116
6.5.1.2 Tabele de date cu două variabile ...................................................................... 119

6
 6.5 Scenarii................................................................................................................................................. 120
6.5.1 Crearea scenariilor ................................................................................................ 120
6.5.2 Afişarea unui scenariu .......................................................................................... 122
6.5.3 Editarea unui scenariu .......................................................................................... 122
6.5.4 Rapoarte rezumative de scenariu ........................................................................ 122
6.5.5 Îmbinarea scenariilor din diferite foi de lucru .................................................... 123
6.5.6 Ştergerea unui scenariu ....................................................................................... 123
6.6 Metode de prognoză a valorilor utilizând analiza de tip „what-if” ................................. 124
6.6.1 Soluţionarea problemelor cu o singură variabilă (GOAL SEEK) ......................... 124
6.7 Optiunea Text to Columns ............................................................................................................. 125
6.8 Eliminarea duplicatelor .................................................................................................................. 126
6.9 Partajarea fisierelor ......................................................................................................................... 127
6.9.1 Partajarea in retea ................................................................................................ 127
6.9.1.1 Urmarirea modificarilor ..................................................................................... 128
6.9.1.2 Acceptarea sau eliminarea modificărilor .......................................................... 128
6.9.2 Partajarea pe Net .................................................................................................. 129
6.9.3 Caracteristici care nu sunt acceptate într-un registru de lucru partajat .......... 130
6.10 Utilizarea hyperlink-urilor(legaturi) ....................................................................................... 132
Capitolul 7. Tehnici de sinteză .................................................................................................. 134
7.1 Subtotalurile ....................................................................................................................................... 134
7.2 Consolidări .......................................................................................................................................... 136
7.3 Analiza datelor folosind tabelele pivot ..................................................................................... 137
7.3.1 Crearea tabelelor pivot ......................................................................................... 137
7.3.2 Formatarea tabelelor pivot ................................................................................... 142
7.3.3 Filtrarea datelor din tabelele pivot ...................................................................... 143
7.3.4 Gruparea datelor în tabelele pivot ....................................................................... 143
7.3.5 Grafice obtinute din tabele pivot ......................................................................... 144
7.3.6 Slicere .................................................................................................................... 145
7.3.7 Timeline ................................................................................................................. 147
Capitolul 8. Utilizarea şabloanelor ............................................................................................ 148
Capitolul 9. Lucrul cu macrocomenzi ......................................................................................... 149
9.1 Generalităţi legate de macrocomenzi ....................................................................................... 149
9.2 Înregistrarea unei macro-comenzi ............................................................................................ 150
9.3 Execuţia unei macrocomenzi ........................................................................................................ 151
9.4 Modificarea unei macrocomenzi ................................................................................................. 152
9.5 Ştergerea unei macro-comenzi ................................................................................................... 152
Anexa 1. Caracteristici care nu sunt acceptate într-un registru de lucru partajat ......................... 153
Anexa 2. Shortcut-ri in Excel 2016 ............................................................................................ 155

7
 Capitolul 1. Prezentarea programului

Microsoft Office Excel asa cum il stim astazi este urmasul primului program de calcul tabel, elaborat
in urma cu mai mult de 3 decenii, numit Microsoft Multiplan. De atunci a trecut prin multe updatari
si imbunatatiri, lunga perioada de folosinta facandu-l cunoscut in intreaga lume. Datorita usurintei in
folosire, a devenit un standard de facto al aplicatiilor de calcul tabelar, companiile folosind experienta
acumulata pe parcursul timpului pentru mentinerea lucrarilor elaborate, la zi, odata cu noile facilitati
puse la dispozitie de Microsoft. Astfel se explica marele succes din zilele noastre, in multe privinte
nemaiputandu-ne gandi la calcule fara ajutorul Microsoft Office Excel.

1.1 Interfaţa cu utilizatorul

Interfaţa programului Microsoft Office Excel 2016 se prezintă astfel:

Din acest punct începem prin a alege Blank workbook

ceea ce va duce la deschiderea unei ferestre a aplicației asemănătoare cu ceea ce știam din Excel 2010:

8
În această fereastră avem:
• Bara de titlu - afişează numele programului “Microsoft Excel”. Alături de numele programului
poate fi afişat numele documentului activ (ex. Book1).
• Banda sau panglica (Ribbon) - conţine numele etichetelor derulante, disponibile. Aceste file
sunt grupate pe categorii, în funcţie de ceea ce se doreşte să se realizeze. Aceste categorii se
numesc grupuri şi conţin o listă de comenzi.
• Bara pentru formule - specifică programului Excel, plasată sub lista de etichete, din partea de
sus a ferestrei Excel are un rol important în procesul de introducere, editare şi editare date

• Butonul File (Back Stage) – specific Microsoft 2016 conţine o listă de comenzi
pentru salvare, tipărire, deschidere etc.
• Bara de acces rapid: conţine butoanele cel mai des utilizate și stabilite de utilizator
• Fereastra document - ocupă cea mai mare parte a ecranului. Este spaţiul în care se lucrează
efectiv cu informaţiile specifice Excel (informaţii grupate într-o mapă (registru)* Excel).
• Bara de stare – se află în partea de jos a ferestrei Excel şi conţine: în partea stângă texte
explicative privitoare la comanda selectată sau acţiunea în curs (modul Ready, modul Enter şi
modul Edit).
• Indicatorul de celulă activă
• Butoanele de minimizare, maximizare, restaurare, închidere se află la fel ca și Excel 2003
în partea dreaptă sus.
• Butonul Microsoft Office Excel Help, se află lângă butoanele de minimizare, maximizare,
restaurare, închidere.
• Etichetele de rânduri şi coloane
• Barele de derulare orizontală şi verticală
• Butoanele pentru modurile de vizualizare se află în partea dreaptă jos.
• Panoramarea (Zoom) se află lângă butoanele pentru modurile de vizualizare.

Meniul File apare atunci când executăm clic pe butonul File, situat în colțul din stânga – sus al
aplicației. Aici vom găsi comenzile care se află de obicei în meniul File şi anume: New, Open, Save,
Save As..., Print, şi Close.
Pe lângă aceste comenzi, în meniul File apar comenzi noi: Share, Export, Account, Option.
Acest tip de vizualizare se numește BackStage, si este specifica pentru Office 2010 și 2016.

Comanda Info ne permite sa vedem informații referitoare la fișier, proprietăți, inspectarea

documentului, etc.

- Protect Workbook
o Mark as Final – fisierul se salveaza si nu mai poate fi editat.
Va avea un indicator in bara de stare
o
Encript with Password – fisierul va fi inaccesibil in
deschidere fara a cunoaste parola
o Protect Current Sheet – se interzice accesul la celulele
protejate cu parola, se pot seta diverse actiuni ce pot fi
protejate
o Protect Structure and Windows – se protejeaza modificarea
structurii de foi si/sau a modului in care se deschide registrul
o Restricted Permision by People – pemite restrictionarea
accesului la fisier pe baza unei adrese de e-mail a celui care
va avea permisiuni de editare
o Add a Digital Signature –folosita la semnarea digitala a unui document excel, cu o
semnatura deja existenta sau obtinuta de la partenerii Microsoft.

9
 - Check for Issues
o Inspect Document – permite vizualizarea informatiilor
personale, a informatiilor ascunse sau invizibile; nu poate
accesa informatii dintr-un fisier partajat
o Check Accesibility – verifica daca exista informatii care nu
pot fi citite de persoane cu dificultati de citire
o Check Compatibility – verifica daca poate fi salvat in
versiunile anterioare
- Versions
o Prezinta o lista a versiunilor anterioare, salvate cu auto-save.

Comanda Recent Workbooks (din opțiunea Open) ne facilitează accesul rapid la ultimele fișiere
prelucrate cu Excel precum și la ultimele foldere prin care am trecut, atât fișierele cât si folderele pot fi
prinse în pioneze, astfel incat sa fie in varful listei si sa fie mai usor gasite si accesate. Lista se
actualizeaza continuu si poate fi golita.

Dar Excel 2016 este orientat spre rețea așa că există o opțiune
specializată OneDrive – Personal care permite accesul la documentele
stocate în cloud. Browse se face pe opțiunea Computer i putem adăuga
un loc nou prin Add a Place.

Comanda New ne permite sa cream un registru nou, fie gol fie dintr-un template, furnizat de Microsoft
sau creat de utilizator.

10
Comanda Print reuneste mai multe facilitati printre care cea mai importanta este Preview, paginat.
De aici se poate alege imprimanta si caracteristicile ei, avem acces la Page Setup, la preferinte de
imprimare.

Comanda Share permite salvarea sau trimiterea documentului intr-un cont de e-mail. Salvarea se face
in formatul implicit sau in unul din formatele disponibile, inclusiv .pdf cu opțiunea Save To Cloud ceea
ce ne duce de fapt la opțiunea Save as…

Noua opțiune Export face posibilă salvarea în formatul PDF sau în alte formate.

11
Comanda Help – ajutor pentru utilizatori in legatură cu diverse aspecte ale muncii cu Excel 2016,
inclusiv ajutor online de la Microsoft si setari (similar cu File – Options), pentru incepatori sau pentru
cei ce migreaza de la versiuni anterioare lui Office 2016 precum si actualizarea MS Office 2016.

Comanda Account are acces la setările contului cu care ne-am logat pentru a lucra cu Excel 2016

Comanda Options seteaza diverse opțiuni grupate pe mai multe categorii:

12
 - General
- Formulas
- Proofing
- Save
- Language
- Advanced
- Customize Ribbon
- Quick Access Toolbar
- Add-ins
- Trust Center

În fereastra de start, deasupra suprafeței de

lucru, avem o zonă numita Ribbon ce grupeaza în tab-uri (sau etichete) comenzile necesare.
Etichetele se compun la rândul or din grupări de comenzi, cu nume sugestive. De exemplu, atunci când
creăm o foaie de lucru Excel, apare eticheta Home din programul Excel. Eticheta Home permite
efectuarea unor comenzi uzuale, cum ar fi alinierea, decuparea, copierea, lipirea, elemente de formatare
a celulei, formatarea condiționată, sortarea, găsirea, înlocuirea si multe alte comenzi obişnuite, folosite
frecvent în cadrul unei foi de lucru.
Grupările de butoane din cadrul unei file / etichete / tab au un Dialog Box Launcher - săgeata din
partea de jos a grupării de pe o filă, ce ne permite sa apelam ferestrele de comenzi ca în versiunea
2003 / 2010.

Eticheta Insert ne permite crearea tabelelor pivot, inserarea pozelor, introducerea elementelor grafice
din clip art şi smart art, preluarea imaginilor cu Screenshot, crearea diagramelor, introducerea
hiperlink-urilor, scrierea în antet şi subsol, introducerea efectelor Word Art, inserarea simbolurilor şi a
diferitelor obiecte.

Eticheta Page Layout permite adăugarea temelor, modificarea marginilor foii, orientarea foii,
dimensiunea foii, opţiuni de printare.

Eticheta Formulas ne permite folosirea funcţiilor, structurate pe fiecare categorie, definirea numelor
unui grup de celule sau tabel şi folosirea elementelor de audit a formulelor.

Eticheta Data. Cu ajutorul acesteia aducem în fişier date externe (texte, baze de date), putem face
sortare, filtrare, transformarea textului în coloane, validarea datelor, consolidare, analiză de tip what-
if, calcularea unui subtotal, grupare de date.

13
Eticheta Review permite corectarea gramaticală, adăugarea cuvintelor în dicţionar, folosirea
comentariilor, protejarea foii, protejarea registrului, urmărirea modificărilor.

Eticheta View ne pune la dispoziţie modurile de vizualizare a foii, adăugarea sau ascunderea caroiajului,
antetele de linii şi/sau coloane, a riglei, a barei de formule, modificarea dimensiunii de vizualizare
(zoom), îngheţarea, macrouri.

Eticheta Developer este folosită pentru a automatiza activitatea folosind macrouri şi programe VBA.
Pentru a putea fi accesată, mai întâi trebuie activată din Options, Customize Ribbon:

În eticheta Add-Ins apar alte elemente instalate pe parcursul activităţii noastre. Tot aici avem
posibilitatea sa adaugam functiuni si comenzi proprii.

1.2 Formate de fişiere în Excel 2016

În mod implicit, documentele, registrele de lucru şi prezentările pe care le creăm în Office 2016 sunt
salvate în format XML cu noile extensii de nume de fişier care adaugă un „x” sau un „m” la extensiile
cu care suntem deja familiarizaţi (similr cu Excel 2016)

14
Fişierele salvate utilizând sufixul implicit cu „x” (cum ar fi .docx, .xlsx sau .pptx) nu pot conţine
macrocomenzi Visual Basic for Applications (VBA) sau controale ActiveX şi astfel nu implică riscurile de
securitate asociate cu aceste tipuri de cod încorporat. Fişierele care au extensia numelui de fişier
terminată în „m” (cum ar fi .docm și xlsm) pot conţine macrocomenzi VBA şi controale ActiveX, care
sunt stocate într-o secţiune distinctă din fişier. Extensiile de nume de fişier distincte facilitează
distingerea fişierelor care conţin macrocomenzi de cele care nu conţin, facilitând identificarea de către
software-ul antivirus a fişierelor care conţin cod cu potenţial dăunător.

Dacă vrem să salvăm un fişier ca şablon, observăm acelaşi tip de modificare. Extensia pentru şabloane
are un „x” sau un „m” la final. Dacă fişierul conţine cod sau macrocomenzi, trebuie să-l salvăm utilizând
noul format de fişier XML care permite macrocomenzi, format care adaugă un „m”, de la
macrocomandă, la extensia numelui de fişier.

În tabelul de mai jos avem extensiile pentru fiecare tip de fişier creat cu Excel 2016:

Tip de fişier XML Extensia

Registru de lucru .xlsx
Registru de lucru care permite macrocomenzi .xlsm
Șablon .xltx
Șablon care permite macrocomenzi .xltm

1.3 Capabilitati in Excel 2016

Diferenţe Excel 2003 Excel 2016
Numărul coloanelor într-o foaie de lucru 256 16.384
Numărul liniilor într-o foaie de lucru 65.536 1.048.576
Numărul diferenţelor de culori într-o foaie de lucru 56 4.3 bilioane (miliarde)
Câte formatări condiţionate se pot face? 3 Număr limitat de spaţiul
alocat memoriei
Numărul sortărilor într-un tabel 3 64
Numărul itemilor dispuşi în lista de autoflitrare 1.024 32.768
Numărul total de caractere dispuse în celule şi care 1.024 32.768
pot fi printate
Numărul total al stilurilor de celule (unice) într-o 4.000 65.536
foaie de lucru
Numărul de nivele folosind funcţiile imbricate 7 64
Numărul maxim al argumentelor în celule 30 255
Numărul total de caractere dispuse într-o celula 255 32.768
Numărul coloanelor într-un tabel pivot 255 16.384
Numărul de câmpuri afişate într-un tabel pivot 255 16.384

1.4 Redimensionarea barei de formule

Bara de formule din Office Excel 2016 se poate extinde pentru formule la trei sau mai multe rânduri.
Pentru aceasta putem executa clic pe butonul cu două săgeţi în jos din capătul barei de formule, prin
tragere cu ajutorul mouse-ului sau prin combinaţia de taste Ctrl+Shift+U. De asemenea, marimea
ferestrei, pe orizontala se poate face tragand de butonul de redimensionare, asa ca in imagine:

15
1.5 Folosirea sistemului de asistenţă Help

În Office Excel 2016 de un real ajutor este şi funcţia Help la care putem apela prin apăsarea tastei
funcţionale F1. Apare o fereastră (vezi imaginea din dreapta), în care sunt afişate principalele capitole
legate de utilizarea programului Excel 2016.
interesează o informaţie anume, o tastăm în căsuţa Search.
Oricând putem trece la alt capitol prin clic pe pictograma Show
table of Contents , ce ne afişează un cuprins în partea stângă
cu tot ceea ce este tratat în funcţia Help.

1.6 Noutăți:
Quick Analysis
Pornind de la un tabel selectat, în colțul din dreapta jos apare un buton care oferă acțiuni rapide cu
datele selectate: FORMATING / CHARTS / TOTALS / TABLES / SPARKLINES fiecare cu o multitudine de
opțiuni.

Sondaje Online:
Din contul propriu de windows live putem accesa butonul cu care sa creăm sondaje online și să le
distribuim:

16
Rezultatul poate fi testat aici : http://1drv.ms/1FgPXNh

17
 Capitolul 2. Editarea si formatarea datelor
2.1 Introducerea numerelor, datelor, textului într-o celulă
Completarea foilor de calcul se face prin introducerea informaţiilor (datelor), în celulele foii. Informaţiile
introduse pot fi:
▪ valori (sunt date constante care nu se modifică decât prin intervenţia utilizatorului)
▪ formule (care se recalculează automat în urma modificării datelor).

Tipuri de date

Valorile pe care le putem introduce în celule pot fi de 3 tipuri: texte, numere şi date calendaristice.
▪ Textele - sunt şiruri de caractere formate din litere, cifre, semne speciale (ex. titluri de linii şi
coloane, nume de persoane, adrese etc.) Textele sunt automat aliniate la stânga în celulă. În
cazul textelor lungi, dacă celula din dreapta e liberă textul se revarsă peste aceasta iar dacă e
ocupată va fi afişat trunchiat (dar, este memorat în întregime). Se vor putea redimensiona pentru
ca informaţia să încapă.
▪ Numerele - sunt combinaţii de cifre de la 0-9 şi caractere speciale. Ele sunt automat aliniate la
dreapta în celulă. Dacă un număr nu poate fi afişat în spaţiul oferit de celulă apare ###... (deşi
nr. este corect memorat, pt. a-l vizualiza este necesar să lăţim coloana). Virgula zecimală şi
separatorul pentru mii se pot vizualiza/schimba din Control Panel – Regional Settings.
▪ Datele calendaristice - exprimă date (ex. data angajării 01/15/97). Excel le tratează, de fapt, tot ca
pe nişte numere. Sunt aliniate implicit la dreapta în celulă. Formate acceptate pentru introducerea
datelor calendaristice (ll/zz/aa sau ll.zz.aa). Partea intreaga reprezinta data iar partea zecimala
reprezinta timpul.
▪ Recomandare: Nu este indicat să se lase coloane şi linii necompletate deoarece vor defini
marginile (sfarsitul) tabelului.

2.2 Formatarea datelor

2.2.1 Formatarea datelor folosind eticheta Home

Opţiunile principale de formatare a fontului

se găsesc în eticheta Home, gruparea Font.
Butoanele disponibile permit modificarea
stilului fontului, dimensiunea, mărirea sau micşorarea fontului, îngroşarea, înclinarea, sublinierea,
aplicarea bordurilor, a fundalului celulei sau a culorii textului. Din gruparea Alignment putem alege
diferite tipuri de aliniere a textului, încadrarea textului într-o celulă şi îmbinarea celulelor. În gruparea
Number avem elemente de formatare a unui număr. Multe dintre aceste formatări le găseam în Excel
2003 pe bara de instrumente Formatting.

Exemplu de utilizare a formatării: Adăugarea bordurilor la celule:

Pasul 1: Selectăm celula sau grupul de celule căruia vrem să îi adăugăm o bordură.
Pasul 2: Executăm clic pe eticheta Home.
Pasul 3: Executăm clic pe butonul cu săgeata Borders.
Pasul 4: Selectăm o bordură din submeniu.
Remarcă:
• Pentru a aplica cea mai recent selectată bordură, executăm clic pe butonul Borders.

18
 • Pentru a elimina bordurile unei celule executăm clic pe opţiunea No Border.
• Putem desena noi o bordură dacă selectăm una din opţiunile de desenare a bordurii.

2.2.2 Formatarea rândurilor şi coloanelor

Din eticheta Home, gruparea Cells, alegem Format şi putem modifica înălţimea rândului, lăţimea
coloanei, ascunderea unui rând, a unei coloane, redenumirea unei foi, ascunderea, mutarea sau
copierea unei foi, etc.

2.2.3 Formatarea celulelor

In eticheta Home există gruparea

Number cu ajutorul căreia putem
face unele formatări.

Cu un clic pe săgeata de la General (vezi imaginea de mai sus) ne apare lista din dreapta, cu ajutorul
căreia putem formata celulele ca număr
( Numbers ), ca valoare monetară ( Currency ), ca dată scurtă ( Short
Date ), ca dată lungă ( Long Date ), ca procent ( Percentage ), etc.

Putem utiliza şi instrumentele de mai jos pentru a formata ca şi valoare

monetară, ca procent sau pentru a pune zecimale sau a scade numarul
zecimalelor.

Pentru a formata o celulă,

după ce am selectat celula
sau grupul de celule pe care
dorim să le formatăm avem
opţiunea de Format Cells.

19
Fereastra Format Cells o putem accesa în mai
multe moduri:

1. Din eticheta Home, de pe grupările:

Font, Alignment, Number folosind
butoanele destinate.
2. Din eticheta Home, gruparea Cells
alegem Format şi apoi Format Cells.
3. Clic dreapta pe selecţie, alegem opţiunea
Format Cells.
Formatarea celulor ca dată

Pasul 1: Selectăm informaţia de formatat

Pasul 2: Clic pe eticheta Home, clic în dreapta
grupării Numbers
Pasul 3: Apare fereastra Format Cells
Pasul 4: Alegem Number, apoi Date, iar din Type, modul de reprezentare al datei. În Sample va
apărea o mostră.

Formatarea celulelor pentru afişarea de simboluri monetare

Pasul 1: Selectăm informaţia de formatat

Pasul 2: Clic pe eticheta Home, clic în dreapta grupării Numbers
Pasul 3: Apare fereastra Format Cells
Pasul 4: Din Numbers alegem Currency

20
 De aici alegem
simbolul
monetar

Sau după ce am selectat celulele facem clic pe butonul Currency

Formatarea celulelor pentru afisarea procentelor: selectaţi celulele, facem clic pe butonul Percent
Style

Modificarea dimensiunii fontului, tipului fontului

Pasul 1: Selectăm informaţia de formatat

Pasul 2: Clic pe eticheta Home, clic în dreapta grupării Numbers
Pasul 3: Apare fereastra Format Cells
Pasul 4: Alegem Font

De aici
De aici modificăm
modificăm dimensiunea
fontul fontului

De aici se
De aici se
aplică stilul
aplică diferite
îngroşat,
tipuri de
cursiv
subliniere – cu
linie dublă, cu De aici se aplică
linie punctată, diferite culori
etc conţinutului
celulelor

Aplicarea diferitelor culori conţinutului celulelor, fundalului celulelor

- aplicarea unei culori fundalului celulei se realizează cu butonul

Copierea formatului unei celule, grup de celule in alta celula sau grup de celule
- se selectează celula sau grupul de celule al căror format dorim să-l copiem
- se dă clic sau dublu clic pe butonul Format Painter , după cum dorim să copiem formatul selectat
o singura dată sau de mai multe ori. Se renunta la Format Painter cu ESC.

Încadrarea textului într-o celulă

- funcţia Wrap text permite dimensionarea automată a celulei (pe verticala), astfel încật toate datele

21
să fie cuprinse în celulă. Această funcţie se găseşte în meniul Alignment- Text Control din fereastra
Format Cells. De asemenea se poate realiza cu manevra Alt+Enter.
- functia Shrink to fit – realizeaza modificarea marimii fontului pentru ca textul sa incapa in celula
- se da dublu click pe granita din dreapta a a coloanei care contine celula in care strebuie sa incapa
textul – coloana se va redimensiona automat.

Aliniere/Borduri
- alinierea la centru, stậnga, dreapta se realizează cu butoanele respective de pe bara de formatare
- alinierea sus, jos (pe verticală) se realizează apelậnd funcţia Cells a meniului Format, eticheta
Alignment

Centrarea unui titlu într-un grup de celule

- selectăm celulele peste care se întinde titlul
- clic pe butonul Merge and Center sau folosim opţiunea Merge cells din meniul Alignment-
Text control din fereastra Format Cells

Modificarea orientării conţinutului unei celule

- se selectează celula sau grupul de celule unde dorim să modificăm orientarea textului
- clic pe meniul Format, opţiunea Cells, eticheta Alignment
- din Orientation alegem noua orientare
- clic pe OK.

Textul va arăta:

Adăugarea bordurilor celulelor, unui grup de celule

- se realizează cu ajutorul meniului Border din fereastra Format Cells

Se alege Linii
tipul liniei despărţi
toare în
interioru
Se alege Contur în
culoarea jurul
liniei selecţiei

Sau o metodă mai rapidă este cu ajutorul butonului Border de pe bara de instrumente
de formatare

22
2.3 Introducerea si verificarea datelor
Dupa ce se creeaza un registru de lucru, se poate incepe introducerea de date.
Cel mai simplu mod de a introduce date este sa se execute clic pe o celula
si sa se introduca o valoare in aceasta. Aceasta metoda functioneaza foarte
bine atunci cand se introduc cateva bucati de date, dar este mai putin
folositoare atunci cand trebuiesc introduse secvente lungi sau serii de
valori.

Daca se introduc anumite valori de tipul Ianuarie,Februarie,Martie si se

doreste completarea celulelor cu restul lunilor pana la Decembrie,fara a le
mai scrie , se poate folosi optiunea Auto Fill. Cu Auto Fill, se introduce
primul element dintr-o serie recunoscuta, apoi clic si se tine apasat butonul
mouse-ului in jos pe manerul de umplere in coltul din dreapta jos al celulei,
si se trage manerul de umplere pana cand seria se extinde suficient de mult
pentru a potrivi datele.

Folosind un instrument similar, Fill Series, se pot introduce doua valori intr-o serie si se foloseste
manerul de umplere pentru a extinde seria in foaia de lucru. De exemplu, daca se doreste sa se creeze
o serie de pornire la 2 si in crestere cu 2, se pune 2 in prima celula si 4 in a doua celula, se selecteaza
ambele celule, si apoi se utilizeaza manerul de umplere pentru a extinde seria de la valoarea de
terminare dorita.

Exista un anumit control asupra modului in care extinde Excel valorile intr-
o serie cand se trage manerul de umplere.

De exemplu, daca se trage manerul de umplere in sus (sau spre stanga),

Excel extinde seria pentru a include valorile anterioare. Daca se tasteaza
ianuarie intr-o celula si apoi se trage ca celula de umplere de maner in sus
(sau la stanga), Excel va pune decembrie in prima celula, noiembrie in a
doua celula, si asa mai departe.
Un alt mod de a controla modul in care Excel extinde o serie de date este
tinand apasata tasta Ctrl in timp ce se trage manerul de umplere. De
exemplu, daca se selecteaza o celula care contine valoarea Ianuarie, tasta Ctrl se tine apasata si apoi
se trage de manerul de umplere in jos, Excel va repeta valoarea Ianuarie, in fiecare celula adaugata la
serie.
Alte tehnici de introducere de date care se pot utiliza sunt: Auto Complete, care detecteaza atunci
cand o valoare care se introduce este similara cu valorile introduse anterior, Pick From Drop-Down
List, din care se poate alege o valoare dintre valorile existente intr-o coloana si Ctrl + Enter, care se
poate utiliza pentru a introduce o valoare in celule multiple simultan.

O alta optiune utila in Excel este butonul de optiuni Auto Fill care apare langa datele adaugate intr-o
foaie de lucru cu ajutorul manerului de umplere. Daca se executa clic pe butonul Auto Fill Options
se afiseaza o lista de actiuni Excel pot afectata modul de umplere:

• Copy Cells - copiaza continutul celulelor selectate la celulele indicate prin operatia de umplere.
• Fill Series - umple celulele indicate prin operatia de umplere cu elementele urmatoare in serie.
• Fill Formatting Only - copiaza formatul celulei selectate in celulele indicate prin operatia de
umplere, dar nu plaseaza nici o valoare in celulele tinta.
• Fill Without Formatting - umple celulele indicate prin operatia de umplere cu elementele
urmatoare in serie, dar ignora orice formatare aplicata celulelor sursa.
• Fill Days, Weekdays, Months,etc - Aparitia acestei optiuni se modifica in conformitate cu
seria de extindere. De exemplu, daca se extind valorile Miercuri, Joi, Vineri etc, Excel prezinta
doua optiuni, Fill Days si Fill Weekdays, si sepoate selecta care e dorita. Daca nu se utilizeaza
o secventa recunoscuta, aceasta optiune nu va aparea.

23
2.3.1 Optiunea Flash Fill

Când gestionați datele în Excel, veți dori să combinați valorile din mai multe celule într-o singură valoare.
Exemplu :
O configurație obișnuită a datelor este să aveți numele și prenumele clientului în celule separate.

Observam ca numele clientului apare pe doua coloane : Nume si Prenume.

Numele se pot combina sau se poate chiar crea o formula pentru a afisa numele complet.

Se completeaza in coloana Nume Complet prima combinatie de prenume si nume (in cazul nostru),
iar apoi in urmatoarea celula se tasteaza doar prima litera.Flash Fill isi va da seama de tiparul folosit
si va afisa un live preview cu celelalte celule din coloana completate.

Optiunea Flash Fill se poate folosi si din eticheta Data gruparea Data Tools.

24
Flash Fill, de asemenea, permite corectarea erorilor datelor. O problemă comună apare atunci când
încercați să introduceți numere care incep cu zerouri, cum ar fi numere de telefon,în celule formatate
ca general sau cu un format de număr. Dacă introduceți un număr care incepe cu zero într-o astfel de
celulă, Excel elimină zero.
Utilizați Flash Fill pentru a corecta problemele comune de introducere a datelor. Pentru a remedia
această eroare, selectati coloana cu celule de langa cele care conțin numerele de telefon și formatați
celulele ca text. Apoi, în celula necompletată de lângă primul numar de telefon care ar trebui să aibă
zero, introduceți numarul așa cum ar trebui să apară și apăsați Enter. Când începeți să introduceți
numarul de telefon în cea de-a doua celulă, Flash Fill oferă schimbarea datelor adăugând un zero la
fiecare valoare din listă.
Flash Fill poate suprageneraliza regula pe care o aplică datelor dvs. Logica din spatele funcției a
ghicit că doriți să adăugați un zero la fiecare numar de telefon, dar această modificare este incorectă
pentru orice valoare care ar trebui să înceapă cu un alt număr decât zero.

2.4 Utilizarea funcţiilor

Funcţiile sunt formule predefinite care efectuează operaţiile cele mai frecvent folosite. Natura operaţiei
efectuate depinde de numele funcţiei utilizate.
Forma generală: =Numefunctie(arg1,arg2,...,argn) atunci cand apare singura intr-o celula.
Intr-o celula cu functii si formule, caracterul = apare o singura data, la inceput.
Aceste funcţii se introduc în alte formule (sau funcții) prin numele lor (ex. SUM, MAX, etc.), dar fara
caracterul =. De asemenea, fiecare funcţie are parametrii săi care trebuie specificaţi între paranteze.
Un parametru (un argument) poate fi: o constantă, o adresă de celulă sau de domeniu, o altă funcţie.

SUM( ) adună valorile din celulele sau din domeniul specificat în interiorul
parantezelor.
AVERAGE( ) calculează media aritmetică a valorilor din celulele sau domeniul
specificat.
COUNT( ) numără celulele care conțin numere din celulele sau domeniul
specificat.
MAX( ) determină maximul valorilor din celulele sau domeniul specificat.

25
 MIN( ) determină minimul valorilor din celulele sau domeniul specificat.

Pentru a construi corect funcţiile mai complicate este mai uşor să folosim Asistentul de Funcţii (Function
Wizard).

2.4.1 Crearea unei funcții utilizând Formula AutoComplete

Pentru a reduce greşelile de scriere şi de sintaxă, putem crea şi edita funcție folosind Formula
AutoComplete. După ce introducem semnul egal „ =” şi începem să scriem o funcție, programul Excel
afişează o listă derulantă dinamică cu funcţii valide, argumente, nume de tabele, elemente speciale
(paranteze drepte, virgulă, două puncte). Pentru a insera în celulă elementul dorit apăsăm tasta Tab
sau executăm dublu clic pe element.

Dacă această opţiune nu este activă, o putem activa prin următorii paşi:

Pasul 1: Executăm clic pe butonul File.

Pasul 2: Executăm clic pe Excel Options.
Pasul 3: Alegem categoria Formulas (din panoul din stânga).
Pasul 4: Selectăm caseta de validare a opţiunii Formula AutoComplete si apoi dăm clic pe Ok.
Remarcă: În Excel 2016 putem imbrica funcţiile până la 64 de nivele.

2.4.2 Afişarea formulelor în celule.

Pasul 1: Executăm clic pe eticheta Formulas.
Pasul 2: Executăm clic pe butonul Show Formulas.
Pentru a dezactiva afişarea formulelor, executăm din nou clic pe butonul Show Formulas.

Mai mult:
Putem tipări formulele. După ce le-am afişat cu Show Formulas urmăm paşii pentru printare.

2.5 Denumirea celulelor şi domeniilor

Varianta 1 – Denumirea celulelor folosind caseta Name

Pentru a facilita lucrul cu domenii, programul Excel ne permite să le denumim. Putem defini un nume
pe care putem să îl folosim într-o foaie de calcul sau într-un registru întreg cunoscut sub numele de
domeniu.

Remarca: Caseta Name din bara de formule îşi poate modifica lăţimea. Poziţionăm mouse-ul între
cele două până când acesta se schimba într-o săgeată orizontală cu două capete şi apoi tragem cu
mouse-ul spre stânga sau spre dreapta.

26
Pentru denumirea unei celule sau grup de celule urmărim paşii:

Pasul 1: Selectăm celula sau grupul de celule (nu neapărat una lângă alta) pe care dorim sa îl denumim.
Pasul 2 : Clic în caseta Name, din bara de formule.
Pasul 3: Tastăm numele dorit, care poate să conţină maxim 255 de caractere (litere, numere, semne
de punctuaţie) dar nu poate să conţină spatii.
Pasul 4: Apăsăm tasta Enter.

Remarca: Excel nu face diferenţa între literele mari şi literele mici.

Numele utilizează referinţe absolute de celule.

Exemplu: În tabelul de mai jos am denumit celula care conţinea valoarea Euro (A1 – 4,4424) cu
numele Euro, pentru a o folosi în calcule:

Varianta 2 – Denumirea celulelor folosind opţiunea Define Name:

Putem denumi o celulă sau un interval de celule apelând la eticheta Formulas, clic pe butonul Define
Name şi apare căsuţa de dialog New Name.

Introducem un nume de referinţă iar la Scope lăsăm workbook sau selectăm o foaie de calcul. Selecţia
curentă apare în Refers to.

2.5.1 Crearea numelor folosind selecţii de date

Putem lăsa programul Excel să denumească o celulă sau un interval.
După ce am selectat celulele dăm clic pe eticheta Formulas şi apoi pe
butonul Create from Selection. Selectăm caseta de validare pentru
poziţia etichetelor relativ la celule.

Excel încearcă automat să determine poziţia etichetelor, deci e posibil

să nu fie nevoie să schimbăm opţiunile.

Exemplu. Valorile din anul 2017 le-am denumit cu numele care se află în coloana deasupra lor:

27
2.5.2 Vizualizarea numelor definite

Name Manager facilitează lucrul cu toate numele definite şi numele de tabel dintr-un registru de lucru.
Putem afişa valoarea şi referinţele unui nume, putem preciza domeniul unui nume la nivel de foaie de
calcul sau registru de lucru, putem găsi numele cu erori şi putem vedea sau edita descrierile numelor.
În plus, putem adăuga, modifica sau şterge nume, putem sorta şi filtra lista de nume. În formule, în
loc de referinţă de celulă putem folosi numele de antet ale coloanelor unui tabel.

În căsuţa de dialog Name Manager, putem adăuga un nume nou de la butonul New, putem schimba
un nume de la butonul Edit sau putem şterge un nume cu un clic pe butonul Delete:

2.5.3 Utilizarea numelor în formule

În Excel 2016 putem de asemenea simplifica formulele utilizând intervale şi nume de interval. De
exemplu, în tabelul următor pentru efectuarea calculului sumei, mediei, etc putem folosi denumirea de
celule pentru tot trimestrul 1 sau trimestrul 2.

Exemplu. Am denumit toată coloana anului 2014 cu An_2014. Am dat clic în celula în care vrem să
efectuăm calculul sumei şi după ce am introdus formula putem scrie numele coloanei sau în cazul în
care nu ştim numele coloanei apăsăm tasta F3 şi apare căsuţa de dialog Paste Name de unde putem
să alegem numele corespunzător:

28
După ce am selectat An_2014, apăsăm tasta Enter şi calculul s-a efectuat.

2.6 Referintele celulelor

Adresele sau referinţele identifică celule sau grupuri de celule (domenii). Adresele spun programului
Excel în care celule să caute pentru a găsi valori ce vor fi folosite în formule.
Adresele sau referinţele de celule folosite în construirea formulelor sunt de mai multe tipuri:
- relative ex. B5
- absolute ex. $B$5
- mixte ex. $B5 sau B$5

O adresare relativă - specifică programului Excel direcţia şi distanţa pentru a găsi locaţia.
ex.: “mergi 2 celule în sus şi una la dreapta”
Acest tip de referinţă spune cum să găseşti celula, pornind de la celula care conţine formula.

O adresare absolută - este o adresă exactă a unei celule. Ex. $E$1 (relativ ar fi E1)
 B2 => cu două celule spre stânga
 $E$1=> celula de la intersecţia liniei 1 cu col. E
Transformarea unei adrese relative în adresă absolută se face apăsând tasta funcţională F4.

Exemplu. Diferenţa între o adresă relativă şi o adresă absolută:

Dacă vom copia formulele în linia următoare rezultatele vor fi diferite .

Expresia = A1+A2 adună valorile de pe aceeaşi coloană din cele 2 celule de deasupra. Oriunde o vom
copia, formula va face acelaşi lucru (va aduna valorile din 2 celule de deasupra de pe aceeaşi coloană).
Expresia =$B$1+$B$2, în schimb, va aduna totdeauna conţinutul celulelor B1 şi B2.

Concluzie: Microsoft Excel ajustează automat formulele care folosesc adrese relative, dacă le copiem
în alt loc. Dacă vrem ca o adresă să nu fie modificată prin copierea formulei în altă locaţie, folosim
adrese absolute.

Exemple:

Folosirea referinţelor relative

29
2.7 Crearea de legături

2.7.1 Consolidarea datelor din mai multe foi sau fișiere

Prin “consolidare de date” se înţelege crearea unui raport, care combină datele care sunt memorate în
diferite arii sursă. Ariile sursă şi raportul care se generează pot fi situate în aceeaşi foaie de calcul, în
foi de calcul diferite din cadrul aceluiaşi registru, sau în registre diferite. În procesul de consolidare se
va utiliza o funcţie (de exemplu Sum).

Pentru consolidarea datelor pot fi utilizate patru metode:

• Prin poziţie
Datele din ariile sursă sunt ordonate identic şi sunt utilizate etichete identice. Metoda este utilizată
pentru consolidarea datelor provenite dintr-o serie de foi de calcul, unde fiecare foaie de calcul a fost
creată după aceeaşi structură.

Această metodă poate fi folosită prin intermediul comenzii Consolidate din meniul Data.

• Prin categorie
Datele din ariile sursă nu sunt ordonate identic, dar sunt folosite etichete identice. Metoda este utilizată
pentru consolidarea datelor provenite dintr-o serie de foi de calcul, a căror structură diferă, dar folosesc
etichete identice de date.

Această metodă poate fi folosită prin intermediul comenzii Consolidate din meniul Data.

• Prin utilizarea referinţelor tridimensionale

În cazul utilizării referinţelor tridimensionale nu există nici o restricţie referitoare la structura datelor din
ariile sursă (deci nu trebuie să avem etichete identice sau o ordine prestabilită a câmpurilor). În cazul
utilizării acestei metode, toate formulele necesare consolidării ariilor sursă trebuie introduse
de utilizator.

• Prin crearea unui tabel pivot

Metoda este asemănătoare cu metoda de consolidare prin categorie, însă pentru reorganizarea
categoriilor sunt puse la dispoziţia utilizatorului metode mai flexibile. Această metodă poate fi folosită
prin intermediul comenzii Pivot Table Wizard din meniul Data.

Pentru consolidarea datelor prin poziţie sau prin categorie:

30
Pasul 1: Se selectează celula din colţul stânga sus al zonei
de destinaţie (zona ce va conţine datele consolidate).

Pasul 2: Se alege din eticheta Data, gruparea Data

Tools se alege Consolidate, care va afişa o fereastră
Consolidate:

Pasul 3: Din lista Function se alege funcţia care va fi

utilizată pentru consolidarea datelor. Funcţiile disponibile
sunt: Sum, Count, Average, Max, Min, Product, Count
Nums, StdDev, StdDevp, Var, Varp.

Pasul 4: În caseta Reference se definesc ariile sursă

care urmează să fie consolidate.

În cazul în care se foloseşte consolidarea prin categorie, referinţele la ariile sursă obligatoriu trebuie să
conţină şi etichetele datelor.

Pasul 5: Se execută comanda Add. Referinţa introdusă va fi depusă în lista All references, care
conţine toate referinţele introduse anterior. Ştergerea unei referinţe poate fi realizată prin selectarea
referinţei din listă şi apăsarea butonului Delete.

Pasul 6: Se repetă paşii 4 şi 5 pentru fiecare din ariile sursă care urmează să fie consolidată.

Pasul 7: Dacă se foloseşte consolidarea prin categorii, în zona Use labels in (utilizarea etichetelor
situate în) se selectează butoanele de opţiune care indică locaţia etichetelor în ariile sursă:

▪ Top row (etichetele sunt situate în linia superioară)

▪ Left column (etichetele sunt situate în coloana din stânga)
Există posibilitatea utilizării ambelor tipuri de etichete.

Pasul 8: Dacă se doreşte ca programul Excel să actualizeze automat tabelul consolidat ori de câte ori
se modifică datele sursă, atunci se va bifa butonul de opţiune Create links to source data (crearea
înlănţuirilor cu datele sursă).

Mai mult :

▪ Dacă ariile sursă şi aria de destinaţie sunt situate pe aceeaşi foaie de calcul, atunci nu pot fi
create înlănţuiri la datele sursă.
▪ Dacă se utilizează consolidarea datelor prin poziţie, etichetele ariilor sursă nu sunt copiate în
aria destinaţie. Dacă se doreşte ca în foaia destinaţie să apară şi etichetele de date, atunci ele
trebuie copiate sau introduse manual.

31
2.7.2 Crearea unei legături între datele din registre diferite
Referinţe externe se folosesc pentru accesarea datelor dintr-un alt registru.
‘cale [nume_registru] nume_foaie’! referinţă
unde:

cale - unitatea de disc şi calea pentru accesarea fişierului cu documentul sursă

nume_registru - numele registrului Excel (fisierul cu extensia .xlsx)
nume_foaie - numele documentului (foii de lucru)
referinţa - numele celulei sau a domeniului de celule sursă.

Exemplu: Avem 3 registre Ian.xls, Feb.xls,Tot.xls. În registrele Ian.xls şi Feb.xls sunt datele
privind valorile produselor în cele două luni. În registrul Tot.xls se vor aduna valorile corespunzătoare
din lunile Ianuarie şi Februarie.

Registrul Ian.xls, foaia Ian

Registrul Feb.xls, foaia Feb

Registrul Total.xls, foaia Ian&Feb

Remarca: Dacă modificăm una din valorile registrelor Ian.xlsx sau Feb.xlsx, calculul totalului din
foaia Tot.xlsx se modifică automat dacă registrele se află în aceeaşi locaţie (dacă nu au fost mutate
între timp).

În cazul în care mutăm sau redenumim fişierul sursă şi alegem opţiunea de actualizare, programul Excel
va afişa un mesaj de avertizare – Security Warning care ne spune că nu poate efectua actualizarea
și optăm pentru Enable Content.

32
Dacă sursa datelor a fost mutată, la deschiderea fișierului apare o fereastră care informează despre
necesitatea updatarii datelor:

Accesând Update, în fereastra nou apărută accesăm Edit Links…

și selectăm fișierul (registrul) în care avem datele necesare (cu Change Source…):

apoi updatăm valorile cu Update Values.

2.7.3 Crearea unei legături între datele din Excel şi alt document
Office
Varianta 1: În cazul în care dorim să avem într-un document Word, Excel sau PowerPoint o legătură
către datele dintr-un fişier Excel, efectuaţi următoarele:

Pasul 1: Din eticheta Insert clic pe Object

Pasul 2: În fereastra Object alegem Create from File
Pasul 3: Clic pe Browse şi selectăm fişierul
Pasul 4: Bifăm opţiunea Link to file
Pasul 5: Clic pe butonul Ok.

33
Veţi obţine în oricare din programele Office obiectul următor, ale cărui valori vor fi actualizate, în cazul
modificărilor în fişierul Excel sursă.

Actualizarea se efectuează la deschiderea fişierului sau prin clic dreapta pe obiect şi comanda Update
Link.

Varianta 2: În cazul în care dorim doar o valoare actualizată să o aveţi la dispoziţie în orice document
Word, Excel sau Powerpoint, efectuaţi următoarele:
Pasul 1: În documentul Excel daţi comanda Copy pe celula sau domeniul dorit
Pasul 2: În documentul Office executăm clic dreapta şi alegem Paste special
Pasul 3: Din fereastra Paste Special alegem Paste Link şi eventual Format HTML, dacă dorim ca
textul să fie formatat similar cu formatarea din Excel, sau Text Unicode unformated, dacă dorim ca
textul să nu fie formatat.
Pasul 4: Clic pe OK.
Actualizarea se efectuează la deschiderea fişierului sau prin clic dreapta pe obiect şi comanda Update
Link.

34
 Capitolul 3. Elemente deosebite de
formatare
3.1 Elemente de formatare
3.1.1 Imprimarea foilor de calcul
Toate comenzile folosite pentru imprimare sunt disponibile folosind butonul File, opţiunea Print, care
include optiuni pentru alegerea imprimantei, a caracteristicilor de imprimare si ne prezinta si un
Preview.

La accesarea optiunii Page Setup, apare fereastra de setare, asa

cum o stiam din versiunea 2010. Aproape toate optiunile de setare
sunt active, exceptand liniile si coloanele care sa se repte pe fiecare
pagina, din tabul Sheet. Aceste doua optiuni sunt active doar in
eticheta Page Layout – Print Titles.

Revenire din opțiunea Print se face cu sageata din stanga sus.

3.1.2 Folosirea instrumentului de „îngheţare” a rândurilor sau

coloanelor
Pasul 1: Selectăm celula care se gaseste in dreapta coloanelor pe care le dorim „inghetate” si in acelasi
timp sub randurile pe care dorim sa le „inghetam”, (in exemplu, celula B3). Optiunea este utila pentru
derularea tabelelor cu multe coloane si/sau randuri, coloanele și randurile înghețate rămânând vizibile
tot timpul.

35
Pasul 2: Executăm clic pe eticheta View.
Pasul 3: Executăm clic pe butonul Freeze Panes și apoi clic pe una dintre opţiunile:
- Freeze Panes – îngheaţă liniile și coloanele în funcţie de selecţia curentă
- Freeze Top Row – îngheaţă primul rând
- Freeze First Column – îngheaţă prima coloană
Mai mult:
Pentru a anula îngheţarea, executăm clic pe butonul Freeze Panes și apoi clic pe opţiunea Unfreeze
Panes

3.1.3 Utilizarea comentariilor

Pentru adăugarea comentariilor, alegem din eticheta Review, gruparea Comments, New
Comments.
Pentru a afişa toate comentariile dăm un clic pe butonul Show All Comments, care se află tot în
gruparea Comments.
Pentru a şterge un comentariu este suficient un clic pe Delete, din gruparea Comments.
Pentru a ne muta de la un comentariu la altul avem butoanele Preview şi Next.
Același efect se obține cu ajutorul meniului contextual (click dreapta) pe celulă și alegând Insert
Comment.

3.1.4 Ascunderea rândurilor şi coloanelor

Pentru a ascunde diverse informaţii, astfel încât ele să nu fie vizibile, nici tipărite se pot folosi două
metode:
- redimensionăm linia/coloana până când devine atât de subţire, încât practic dispare;
- selectăm linia/coloana (liniile/coloanele) şi din eticheta Home, gruparea Cells executăm clic pe
butonul Format şi alegem Hide & Unhide - Hide Rows/Columns

36
Remarcă: Când ascundem o linie/coloană, apare o margine groasă între antetele liniilor/coloanelor,
acolo unde ar trebui să apară litera sau numărul ascuns.

Pentru a reafişa informaţiile ascunse avem două posibilități:

1. Selectam liniile/coloanele adiacente liniei ingrosate din antetul liniei/coloanei
2. Alegem din eticheta Home, gruparea Cells, clic pe butonul Format şi apoi alegem Unhide
Rows/Columns

3.1.5 Ascunderea foilor de calcul

Pentru a ascunde o foaie de calcul cu informaţii care nu dorim să fie vizibilă, alegem din eticheta Home,
gruparea Cells, butonul Format şi alegem Hide Sheet.

Pentru reafişarea foilor de calcul ascunse alegem din eticheta Home, gruparea Cells, butonul Format
şi alegem Unhide. Va apărea o fereastră din care putem alege foaia pe care vrem să o reafişăm.

37
3.2 Opţiuni speciale de selectare (Go To)

3.2.1 Selectarea unor celule sau domenii denumite

Pasul 1: Clic pe oricare celulă din fişier şi din eticheta Home, gruparea Editing executăm clic pe
săgeata de la Find&Select şi de aici alegem Go To ceea ce va deschide fereastra Go to

Pasul 2: Va apare fereastra Go To de unde selectăm numele celulei sau domeniului. Apoi executăm
clic pe Ok.

3.2.2 Selectarea celulelor conţinând anumite date

Pasul 1: Pentru a selecta toate celulele de acest tip din foaia de lucru activă, executăm clic într-o celulă
oarecare sau selectăm zona care include tipul de celule pe care dorim să le selectăm.
Pasul 2: Din eticheta Home, gruparea Editing executăm clic pe săgeata de la Find&Select şi de
aici alegem Go To si apoi executăm clic pe Special sau direct Go To Special. Apare următoarea
fereastră:

Fereastra Go To Special afişează următoarele variante:

✓ Pentru selectarea celulelor care conţin comentarii, alegem opţiunea Comments.
✓ Pentru selectarea celulelor care conţin constante, alegem opţiunea Constants.
✓ Pentru selectarea celulelor care conţin formule, alegem opţiunea Formulas.

38
 ✓ Pentru selectarea celulelor necompletate, alegem opţiunea Blanks.
✓ Pentru selectarea celulelor din zona curentă, alegem opţiunea Current region.
✓ Pentru selectarea celulelor din matricea curentă, alegem opţiunea Current array.
✓ Pentru selectarea obiectelor de pe foaia de lucru curentă, alegem opţiunea Objects.
✓ Pentru selectarea celulelor ce conţin valori diferite dintr-un rând sau coloană selectată, alegem
opţiunea Row differences sau Column differences.
✓ Pentru selectarea celulelor precedente celulei active, alegem opţiunea Precedents.
✓ Pentru selectarea celulelor ce depind de celula activă, alegem opţiunea Dependents.
✓ Pentru a selecta ultima celulă a zonei, alegem opţiunea Last cell.
✓ Pentru a selecta numai celulele care sunt vizibile dintr-o zonă care intersectează rânduri sau
coloane ascunse, alegem opţiunea Visible cells only
✓ Pentru a selecta celulele ce au formate condiţionate alegem opţiunea Conditional formats.
Dacă dorim să selectaţi toate celulele cu formatare condiţionată, alegem Toate de sub Data
validation, iar dacă dorim să selectaţi doar celulele cu aceeaşi formatare condiţionată cu
celula/celulele selectate, atunci alegem opţiunea Same de sub Data
validation.
✓ Pentru a selecta celulele ce au ataşate opţiuni de validare date, alegem
opţiunea Data Validation. Dacă dorim să selectaţi toate celulele cu
orice validare, alegem All, iar dacă dorim să selectaţi doar celulele cu
aceeaşi validare cu celula/celulele selectate, atunci alegem opţiunea
Same.

Remarcă:
Unele opţiuni le avem direct din eticheta Home, gruparea Editing când
executăm clic pe săgeata de la Find&Select putem alege direct selectarea
formulelor (Formulas), comentariile (Comments), formatările condiţionate
(Conditional Formatting), constante (Constants) sau celule ce au ataşate
opţiuni de validare date cu Data Validation.

3.3 Opţiuni speciale de lipire (Paste special)

Copierea celulelor se realizează cu comanda Copy. Lipirea cu tot cu atribute (formule, formatări sau
comentarii) este realizată prin Paste. În cazul în care dorim o lipire fără formate, doar valori sau alt tip
de lipire, alegem din eticheta Home, gruparea Clipboard, alegem direct Formulas (dacă vrem să
copiem doar formulele), Paste Values (dacă vrem să copiem doar valorile, fără formule), Borders
(dacă vrem să copiem un tabel fără bordure) sau Transpose (dacă datele copiate sunt pe rânduri/
coloane şi dorim să le lipiţi invers, pe coloane / rânduri), Paste link sau putem să alegem comanda
Paste Special.

39
În cazul în care apelăm la Paste Special va apare următoarea fereastră:

Din fereastra Paste Special din care putem alege urmăroarele opţiuni:
• Din zona Paste (Lipire) se indică ce anume se lipeşte:
✓ All (Totală): conţinutul şi formatările celulelor.
✓ Formulas (Formule): doar formulele.
✓ Values (Valori): doar valurile afişate în celule.
✓ Formats (Formate): doar formatările.
✓ Comments (Comentarii): doar comentariile din celulele copiate.
✓ Validation (Validare): regulile de validare în zona selectată.
✓ All except borders (Tot exceptând borduri): totul, exceptând formatul de
chenar.
✓ Column widths (Lăţimi coloane): coloana / coloanele selectate vor avea
aceeaşi dimensiune cu coloanele copiate.
✓ Formulas and number formats (Formule şi formate de numere): doar
formulele şi formatările celulelor copiate.
✓ Values and number formats (Valori şi formate de numere): doar valorile
şi formatările celulelor copiate.
✓ All merging conditional formats: imbina formatarile conditionate din sursa cu
orice formatari conditionate din destinatie.

• Din zona Operation (Operaţie) se alege operaţia matematică ce se va efectua cu datele

existente în zona de lipire:

✓ None (Nici una): Se lipeşte conţinutul, fără a efectua nici o operaţie matematică.
✓ Add (Adăugare): Se adună la celulele existente noile valori copiate.
✓ Substract (Scădere): Se scad din valorile existente noile valori copiate.
✓ Multiply (Înmulţire): Se înmulţesc valorile existente cu noile valori copiate.
✓ Divide (Împărţire): Se împart valorile existente la noile valori copiate.

Mai mult:

1) Operaţiile matematice pot fi aplicate doar dacă se lipesc valori. Aşadar, aceste operaţii pot fi
efectuate doar cu una din opţiunile All, Values, All except border, or Values and
number formats selectate din zona Paste.
2) Dacă dorim să evităm înlocuirea valorilor din celulele destinaţie cu celule goale copiate,
alegem opţiuna Skip blanks (Ignorare celule libere).
3) Dacă datele copiate sunt pe rânduri / coloane şi dorim să le lipim invers, pe coloane / rânduri,
alegem opţiunea Transpose (Transpus).

40
3.4 Crearea formatelor numerice
personalizate
Textele, numerele, datele calendaristice pot fi formatate şi
într-un mod particularizat. Pentru a realiza acest lucru
alegem eticheta Home, clic pe colţul din dreapta al grupării
Numbers. Apare caseta Format Cells, alegem Number
(Număr) şi apoi categoria Custom.

În această fereastră, în câmpul Type (Tip) introducem

formatul dorit (de ex. data de 02.04.2009, dată
calendaristică introdusă într-o celulă, scriem tipul: dd-mm-
yyyy).

Exemplu : Pentru miercuri, 15.iunie.2016 , formatarea

va fi scrisa de forma : dddd, dd.mmm.yyyy

Coduri de format:

Date calendaristice: d – codul pentru ziua, m –codul pentru lună, y – codul pentru an.

3.5 Formatarea condiţionată

În unele cazuri se doreşte evidenţierea anumitor date ale unei foi de calcul care îndeplinesc anumite
condiţii specificate. De exemplu, în următorul tabel valorile mai mici de 500 să fie evidenţiate cu verde,
cele între 500 şi 1000 cu mov, iar cele peste 1000 să fie evidenţiate cu roşu.

Data Cod Produs Depozit Stoc Pret Valoare

Acumulator auto
13.12.2016 509 Lugoj 57 21,00 € 1.197,00 €
Acumulator auto
30.10.2016 509 Deva 32 21,00 € 672,00 €
Acumulator auto
25.04.2016 509 Arad 43 21,00 € 903,00 €
Alarma
10.09.2016 503 Timisoara 43 21,45 € 922,35 €
Alarma
15.12.2016 503 Lugoj 100 21,45 € 2.145,00 €
Alarma
16.09.2016 503 Deva 31 21,45 € 664,95 €
Alarma
21.08.2016 503 Arad 14 21,45 € 300,30 €
Amortizoare
30.01.2016 513 Timisoara 10 5,00 € 50,00 €
Amortizoare
10.09.2016 513 Lugoj 51 17,00 € 867,00 €
Placute frana
02.02.2016 511 Timisoara 23 12,75 € 293,25 €
Placute frana
02.09.2016 511 Bucuresti 43 12,75 € 548,25 €
Placute frana
26.03.2016 511 Arad 15 12,75 € 191,25 €

41
 Sirena
13.05.2016 504 Timisoara 76 17,75 € 1.349,00 €
Sirena
09.06.2016 504 Deva 10 17,75 € 177,50 €
Sirena
07.10.2016 504 Arad 35 17,75 € 621,25 €

30.07.2016 502 Sistem de navigare Bucuresti 10 12,50 € 125,00 €

18.08.2016 502 Sistem de navigare Deva 25 12,50 € 312,50 €

02.11.2016 501 Ulei motor Timisoara 60 10,25 € 615,00 €

22.09.2016 501 Ulei motor Lugoj 90 10,25 € 922,50 €

20.09.2016 501 Ulei motor Deva 7 10,25 € 71,75 €

25.08.2016 501 Ulei motor Arad 50 10,25 € 512,50 €

Ulei transmisie
21.11.2016 507 Bucuresti 10 15,00 € 150,00 €
Ulei transmisie
05.08.2016 507 Deva 50 15,00 € 750,00 €

Pentru a realiza această formatare trebuie să urmăm paşii:

Pasul 1: Se selectează datele

Pasul 2: Din eticheta Home, gruparea Styles, alegem una dintre variantele de la Conditional
Formatting: (exemplu: Highlight Cell Rules – Greather Then…)

Pasul 3: În fereastra apărută , în zona Format Cells that are … se completează valoarea cu care se
compară, în zona With se alege stilul de formatare predefinită sau se particularizează formatarea cu
opţiunile dorite accesând comanda Custom format.

42
Din această fereastră se pot stabili: tipul de data, stilul fontului utilizat, modul de subliniere, culoarea
fontului, borduri pe celulă, culoarea de fundal a celulei. Pe fereastră este un buton de comandă Clear,
prin care opţiunile selectate anterior pot fi şterse. Formatările selectate în aceste fişe vor fi aplicate de
programul Excel numai atunci când valoarea din celula formatată îndeplineşte condiţia.

Pentru îndepărtarea formatărilor condiţionate fie se selectează celulele asupra cărora se doreşte
înlăturarea formatărilor fie nu se selectează nimic.
Se accesează eticheta Home, gruparea Styles, Conditional Formatting/Clear Rules:
- Clear rules from selected cells
- Clear rules from entire sheet

Remarca: Într-un tabel pot fi aplicate mai multe formatări condiţionate. Dacă se doreşte adăugarea
condiţiilor suplimentare, atunci urmează aceeaşi paşi ca la prima condiţie. Pot fi specificate mai multe
condiţii, și se poate seta succesiunea lor.
Exemple:
Comparăm Valorile cu Highlight Cells și opțiunile lui.

Opţiunea greater than. Valorilor mai mari de 1000 să le fie aplicat un font negru pe fundal rosu.

Opţiunea less than. Pentru valorile mai mici decat 500 se aplică formatarea Green Fill with Dark
Green Text.

43
Opţiunea duplicate/unique o folosim daca vrem sa verificam unde apar aceleasi stocuri în tabel si se
va aplica formatarea Light Red with Dark Red Text.

Opţiunea text than contains. Textului care contine „ Tim ” i se va aplica formatarea Yellow Fill with
Dark Yellow Text.

 Top/Buttom Rules. Aici avem următoarele opţiuni:

44
 - Top 10 Items – primele 10 elemente cu cele mai mari valori
- Top 10% - primele 10% elemente cu cele mai mari valori
- Buttom 10 Items – ultimele 10 elemente cu cele mai mici valori
- Buttom 10% - ultimele 10% elemente cu cele mai mici valori
- Above Average – peste medie
- Below Average – sub medie

Exemplu: Opţiunea Top 10 Items.

 Data bars. Cu această opţiune putem aplica o formatare conditionată folosind bare
de date, scări de culori și seturi de pictograme.
Exemplu:
Cu această bară de date colorată putem să comparăm valoarea celulelor. Lungimea barei reprezintă
valoarea din celulă, mai mică sau mai mare.

Color scales. O scară de culori este un ghid vizual care ne ajută să înţelegem distribuţia și variaţia
datelor utilizând un degrade cu două sau trei culori. Nuanţa culorii reprezintă valoarea celulei. O scară
de două culori reprezintă cele mai mari si cele mai mici valori. O scară cu trei culori reprezintă cele mai
mari, cele mai mici și valorile medii.

45
Exemplu: O scară cu trei culori.

 Icon sets. Cu această opţiune putem alege diferite iconiţe (bulinuțe colorate, săgeţi).
Exemplu:

Opţiunea New Rule

- se stabileşte tipul regulii
- se descrie tipul de formatare

Opţiunea Manage Rules

- introducerea unei noi reguli

de formatare
- editarea unei reguli existente
- ştergerea unei reguli existente
- reordonarea regulilor; este importanta ordinea de evaluare, ea putand fi modificata cu
ajutorul sagetilor sus/jos.

46
3.6 Lucrul cu tabele

3.6.1 Tabelele în Excel 2016

În versiunea 2016, când creăm un tabel (cunoscut în trecut ca listă) într-o foaie de lucru Microsoft
Office Excel, avem posibilitatea de a gestiona şi de a analiza datele din acel tabel în mod independent
de datele din afara tabelului. De exemplu, avem posibilitatea să filtrăm coloanele de tabel, să adăugăm
un rând de totaluri, să aplicăm formatări de tabel şi să publicam un tabel pe un server pe care se
execută Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

3.6.2 Formatarea unui tabel

În Excel 2016 formatarea tabelelor poate fi realizată rapid şi foarte uşor cu ajutorul stilurilor rapide
de tabel. Pentru a ne uşura şi mai mult munca, Excel 2016 are o galerie de stiluri de tabel bazate pe
tema curentă. Un stil de tabel include combinaţii prestabilite de modele şi culori de umplere, font, culori
de font, borduri care au fost realizate pentru a îmbunătăţi aspectul paginii.

Aplicăm un stil unui tabel prin următorii paşi:

Pasul 1: Selectăm o celulă sau grupul de celule asupra căruia vrem să îi aplicăm un stil
Pasul 2: Executăm clic pe eticheta Home şi apoi pe butonul Format as Table şi selectăm unul din
stiluri:

Remarca: După ce am aplicat un stil tabelului nostru apar automat elementele de filtrare care pot fi

scoase cu ajutorul grupării Editting, alegând Sort&Filter, butonul Filter.

3.6.3 Afişarea sau ascunderea elementelor de formatare a tabelului

După ce am selectat o celulă sau un interval din tabel executăm clic pe eticheta Design din bara Table
Tools.

47
Aici selectăm sau eliminăm bifa din caseta elementului pe care îl vrem afișat sau ascuns:

 Header Row – pentru a formata o linie a tabelului ca linie specială

 Totals Row – pentru a formata ultima linie a tabelului cu totaluri pe coloane
 First Column – pentru a formata prima coloana a tabelului drept coloană specială
 Banded Column – pentru a formata coloanele pare diferit de cele impare
 Banded Rows – pentru a formata liniile pare diferit de cele impare

Mai mult:
Putem însuma rapid datele într-un tabel utilizând opţiunea Total Row. Linia de totaluri apare ca ultima
linie în tabel şi afişează cuvântul Total în celula din extrema stânga. Pentru a completa celulele celelalte,
dăm clic în celulă şi ne apare automat o listă cu funcţiile uzuale. Alegem una din ele (în cazul nostru
funcţia Sum) şi se face calculul automat.

3.6.4 Eliminarea liniilor sau a coloanelor dintr-un tabel

Executăm clic într-o celulă din tabelul. Apoi clic pe eticheta Home şi pe butonul cu săgeata Delete şi
apoi clic pe una dintre opţiunile Delete Table Rows sau Delete Table Columns.

3.6.5 Eliminarea liniilor duplicat dintr-un tabel

Pasul 1: Executăm clic pe eticheta Design din bara Table Tools
Pasul 2: Clic pe butonul Remove Duplicates. Selectăm coloanele cu duplicate, cele care vrem să le
eliminăm
Pasul 3: Clic pe OK.

48
3.6.6 Redimensionarea unui tabel
Pasul 1: Executăm clic într-o celulă din tabel
Pasul 2: Executăm clic pe eticheta Design din bara Table Tools.
Pasul 3: Executăm clic pe Resize Table. Introducem intervalul pe care dorim să-l utilizăm pentru
tabel.

Sau, pentru a redimensiona mai rapid tabelul, folosim mouse-ul și tragem de marcajul triunghiular de
redimensionare din colţul dreapta al tabelului pentru a selecta intervalul dorit.
După ce am creat un tabel, putem sorta, adăuga alte intrări şi afişa totaluri şi subtotaluri. Putem insera
linii oriunde în tabel sau să le adăugăm la sfârşitul acestuia. Dacă dăm un clic dreapta în tabel ne apare
următoarea căsuţă de dialog:

49
De aici, putem insera coloane şi/sau linii, putem şterge sau selecta, asemănător cu ceea ce puteam
face în Word 2010, din meniul Table.

50
 Capitolul 4. Grafice
4.1 Crearea şi modificarea graficelor
În Office Excel 2016, avem posibilitatea să utilizăm instrumente noi de diagrame pentru a crea cu
uşurinţă diagrame cu aspect profesional, care comunică informaţiile eficient. Pe baza temei care este
aplicată registrului de lucru, aspectul nou, actualizat al diagramelor include efecte speciale, cum a fi
efectele 3-D, de transparenţă şi de umbre atenuate.

Noua interfaţă de utilizator uşurează explorarea tipurilor disponibile de diagrame, astfel încât să creăm
tipul de diagramă potrivit pentru datele dvs. Sunt furnizate numeroase stiluri şi aspecte de diagramă,
astfel încât să aplicăm rapid un format care arată bine şi să aplicăm detaliile dorite în diagramă.

Deoarece diagramele din Office Excel 2016 sunt desenate cu OfficeArt, diagramele şi elementele lor
acceptă aproape orice operaţiune posibilă cu o formă OfficeArt. De exemplu, avem posibilitatea să
adăugăm un efect de umbră atenuată sau de teşitură, pentru a evidenţia un element sau să utilizăm
un efect de transparenţă pentru a face vizibile elementele acoperite din aspectul diagramei. De
asemenea, se pot utiliza efecte 3-D realiste.

Diagramele pot fi copiate şi lipite uşor între documentele sau dintr-un program în altul. Când copiaţi o
diagramă din Excel în Word sau PowerPoint, ea se modifică automat pentru a se potrivi cu documentul
Word sau prezentarea PowerPoint, dar se poate reţine şi formatul de diagramă Excel. Datele din foaia
de lucru Excel pot fi încorporate într-un document Word sau într-o prezentare PowerPoint, dar poate fi
lăsată şi în fişierul sursă Excel.

4.1.1 Etapele creării unui grafic

Pasul 1: Se selectează datele, inclusiv antetele de coloane (A1:D7), dar FARA campurile de
TOTAL !!

Pasul 2: Se alege eticheta Insert, gruparea Charts.

Pasul 3: Se alege tipul şi subtipul de grafic, precum şi stilul subtipului din gruparea Chart.

Pornind de la tabelul de mai sus, alegem un grafic de tip coloană şi obţinem:

51
Pasul 4: După ce am realizat graficul de mai sus, automat ne apar instrumente de modificare a
graficului realizat, in eticheta contextuala Design din cadrul Chart Tools.

Tot de aici, din gruparea Type putem modifica tipul graficului (columns, bars, pie, etc.) iar din gruparea
Data putem schimba intre ele liniile cu coloanele. Din gruparea Chart Layout putem alege un aspect
cu mai multe informatii:

Alegem gruparea Chart Layout si de acolo din Quick Layout putem modifica aspectul si afisarea
graficului.

4.1.2 Cele mai întâlnite tipuri de grafic

După crearea unui grafic avem posibilitatea de modificare a acestuia. Dacă vrem să modificăm tipul
unui grafic alegem din eticheta Chart Tools/Design/gruparea Type, butonul Change Chart Type.
Apare fereastra Change Chart Type şi se alege noul tip al graficului:

52
Exemple:

Pornind de la tabelul de mai sus putem construi următoarele tipuri de grafice:

4.1.2.1 Grafic sub formă de bară

Acest tip de grafic este cel mai des folosit pentru a reprezenta sau compara date.

4.1.2.2 Graficul de tip coloană

În general, acest tip de grafic este folosit pentru a reprezenta sau compara date. Este asemănător cu
graficul de tip bara dar barele sunt verticale.

53
4.1.2.3 Graficul Pie
Graficul de tip Pie compară dimensiunile proporţionale ale articolelor ca parti din întreg.

4.1.2.4 Grafic de tip linie

Se folosesc pentru a sublinia tendinţele care se manifestă în anumite perioade. Există două tipuri de
grafice liniare şi anume: monoliniare şi multiliniare.

4.2 Crearea unor noi tipuri de grafice

Excel 2016 introduce 6 noi tipuri de grafice : Waterfall, Histogram, Pareto, Box-and-Whisker, Treemap
si Sunburst.

54
4.2.1 Grafic de tip Waterfall
Un grafic de tip cascadă afișează un total parțial pe măsură ce sunt adunate sau scăzute valori. Este
utilă pentru a înțelege modul în care o valoare inițială (de exemplu, venitul net) este influențată de o
serie de valori pozitive și negative.
Coloanele au coduri de culoare, pentru a putea diferenția rapid numerele pozitive de cele negative.
Coloanele cu valoarea inițială și finală încep pe axa orizontală de cele mai multe ori, în timp ce valorile
intermediare sunt coloane mobile. Din cauza acestui „aspect”, diagramele cascadă se mai numesc și
diagrame pod.

Excel nu recunoaște automat care intrări ar trebui tratate ca totaluri, dar puteți să faceți dublu clic pe
toate coloanele care reprezintă totalurile (sau subtotalurile) și să le bifati ca total astfel încât Excel să
știe cum să le gestioneze.

4.2.2 Grafic de tip Histogram

O histogramă numără aparițiile valorilor într-un set de intervale, în care fiecare interval este numit bin.
Acest grafic e un grafic coloana ce fixeaza date de frecventa.

4.2.3 Grafic de tip Pareto

O grafic Pareto sau histogramă sortată conține atât coloane sortate în ordine descendentă, cât și o linie
care reprezintă procentul total cumulat. Diagramele Pareto evidențiază cei mai mari factori dintr-un set
de date, fiind considerate unul dintre cele șapte instrumente de bază pentru controlul calității.

55
4.2.4 Grafic de tip Box-and-Whisker

Graficul box-and-whisker combină mai multe măsuri statistice, inclusiv valorile medii , mediane, minime
și maxime pentru o serie de date, într-o singură diagramă. Acest grafic oferă o vizualizare compactă și
informativă a datelor dvs. din punct de vedere statistic.

4.2.5 Grafic de tip Treemap

Graficul Treemap furnizează o vizualizare ierarhică a datelor și facilitează depistarea modelelor.

Ramificările sunt reprezentate de dreptunghiuri și fiecare subramificare se afișează ca un dreptunghi
mai mic. Grafic Treemap afișează categoriile după culori și proximitate și poate afișa cu ușurință
numeroase date care ar fi dificil de afișat cu alte tipuri de diagrame.Aceste grafice sunt utile pentru
compararea proporțiilor din ierarhie.

56
4.2.6 Grafic de tip Sunburst
Graficul Sunburst este ideal pentru a afișa date ierarhice. Fiecare nivel al ierarhiei este reprezentat de
un inel sau un cerc, iar cercul din centru reprezintă partea de sus a ierarhiei. O diagramă Sunburst fără
date ierarhice (un nivel de categorii) arată asemănător cu o diagramă inelară. Cu toate acestea,graficul
cu mai multe niveluri de categorii arată modul în care sunt legate inelele externe de cele interne.
Sunburst este cel mai eficient pentru a arăta cum se împarte un inel în părțile sale constituente, în timp
ce alt tip de grafic ierarhică, graficul Treemap, este ideală pentru compararea dimensiunilor relative.

4.2.7 Grafice de tip Duo-Axes (Combo)

Când numerele dintr-o diagramă pe care ați creat-o variază foarte mult de la o serie de date la alta sau
când aveți tipuri amestecate de date (cum ar fi preț și volum), puteți să reprezentați una sau mai multe
serii de date pe o axă verticală secundară (valorică). Scara axei verticale secundare arată valorile pentru
seria de date asociată. O axă secundară funcționează bine într-o diagramă care afișează o combinație
de diagrame coloană și linie.
Puteți restructura datele din tabelul dvs. Excel pentru a crea o diagramă cu două axe sau o diagramă
combo, care utilizează două axe verticale pentru a afișa ambele seturi de valori în aceeași diagramă

57
4.3 Modificarea graficelor
Dacă am creat un grafic şi ne dăm seama că trebuia construit altfel, trebuie să ştim că îl putem modifica
oricând sau chiar îi putem crea un şablon. Ii putem schimba tipul graficului, putem comuta între serii,
adăuga o nouă serie, putem modifica datele în tabel, putem adăuga, modifica sau şterge titlul, legenda,
numele axelor, îi putem aplica diferite formatări, etc.

Aproape orice parte a unui grafic Excel poate fi formatat. Această flexibilitate oferă un control total
asupra aspectului graficului creat. Se pot modifica culorile, haşurile, fonturile, etc. Pentru a putea fi
formatat, orice element din grafic trebuie selectat. Selectarea se face foarte uşor cu ajutorul mouse-
ului aplicând un clic asupra elementului respectiv.

4.3.1 Adăugarea unor serii noi pe grafic

După ce am creat graficul, dacă vrem să adăgăm o serie de date pe grafic, procedăm astfel:
Pasul 1: Clic in graficul creat
Pasul 2: Executăm clic pe Select Data, din gruparea Data. Îmi apare fereastra Select Data
Source.

Pasul 3: Din fereastra Select Data, alegem Add. Apare fereastra Edit Series. În caseta Series
Name, scriem numele seriei ce o adăugăm, iar în fereastra Series Values o să trecem valorile seriei
respective pe care le selectăm din tabelul pe baza căruia am creat graficul.

58
4.3.2 Ştergerea unei serii din grafic
După ce am creat graficul, dacă vrem să ştergem o serie de date din grafic, procedăm astfel:
Pasul 1: Clic in graficul creat
Pasul 2: Executăm clic pe Select Data, din gruparea Data. Îmi apare fereastra Select Data.
Pasul 3: Executăm clic pe seria pe care vrem să o eliminăm şi alegem Remove.

4.3.3 Comutarea între serii în grafic

Lângă Type avem gruparea Data. De aici putem adăuga serii noi în tabel şi/sau comuta între serii cu
butonul:

Obţinem:

4.3.4 Modificarea titlului, etichetei datelor, legendei si a axelor unui

grafic

Pentru introducerea elementelor diagramei: titlu, legendă, denumirea axelor

utilizează Chart Tools/Design/Chart Layout, butonul Add Chart
Element:

59
Pentru a adăuga titlul alegem Chart Title iar pentru valori alegem Data Labels (aşa cum apare mai
sus). Ca sa modificam titlul dăm un clic pe Chart Title şi scriem noul titlu .

4.3.5 Adăugarea unui stil nou graficului

Pentru a adăuga un nou stil graficului realizat, avem opţiunea Chart Tools/Design/Chart Style cu
extinderea panoului ce contine stiluri.

4.3.6 Modificarea amplasării graficului

Putem alege locul în care va fi afişat graficul creat accesând butonul Move Chart din
din ribbon:

Se poate crea o
foaie nouă care să
conţină numai
graficul.

Graficul poate să
rămână în aceeaşi
foaie cu tabelul.

60
4.3.7 Schimbarea culorii de umplere a unui grafic
Schimbarea culorii de umplere a unui grafic. Clic dreapta pe graficul căruia dorim să-i schimbăm
culoarea. Se deschide fereastra Format Chart Area de unde alegem culoarea dorită. Întâi se
selectează opţiunea Fill din partea partea stangă a ferestrei. In locul unei singure culori de fundal se
poate folosi o imagine care sa ilustreze mai bine continutul graficului daca alegem Picture or texture
fill.

4.3.8 Adăugarea opţiunilor bordurilor graficului: culoare, tipul liniei.

Adăugarea opţiunilor bordurilor graficului: culoare, tipul liniei. Clic dreapta pe graficul căruia
dorim să-i schimbăm culoarea. Se deschide fereastra Format Chart Area de unde alegem Border.

4.3.9 Schimbarea culorilor graficului

Schimbarea culorilor graficului. Clic dreapta pe graficul deja definit (pe barele sau coloanele
graficului). Se alege opţiunea Format Data Series şi apoi se selectează opţiunea Fill. Dar chiar si
aceste elemente se pot particulariza prin imagini, daca alegem in loc de Solid fill, Picture or texture
fill de unde alegem o imagine sugestiva pentru respectiva serie.

61
4.3.10 Introducerea unei imagini într-un grafic 2D

Putem introduce o imagine ca fundalul unui grafic sau ca umplere

a seriei de date. Dacă vrem să înlocuim culoarea într-un grafic, cu
o imagine procedăm astfel:

Pasul 1: Executăm clic în locul în care vrem să introducem

imaginea
Pasul 2: Din eticheta Format, gruparea Shapes Styles alegem
Shape Fill.
Pasul 3: Dacă vrem să alegem o imagine, executăm clic pe
Picture. Cu Browse găsim calea imaginii respective.

Mai mult: Putem alege ca şi culoare de umplere diferiţi gradienţi

(clic pe Gradient) sau o textura (clic pe Texture).

4.3.11 Eliminarea fundalului zonei de date

Daca am folosit ca fundal o imagine si nu o culoare, poate ar fi util ca zona de date sa nu acopere
fundalul ci sa fie transparenta. Aceasta se poate realiza daca la Format Plot Area vom seta
Automatic sau No fill. Aceasata va avea ca rezultat un grafic de acest fel:

62
4.4 Copierea, mutarea graficului în acelaşi registru de calcul
sau în registre de calcul diferite
Copierea, mutarea graficului în acelaşi registru de calcul sau în registre de calcul diferite:
- se selectează graficul
- clic dreapta pe grafic, se alege opţiunea Copy sau Cut combinaţia de taste Ctrl+ C Ctrl+X,
sau clic pe butonul Copy sau Cut
- se alege destinaţia graficului
- clic dreapta pe grafic, se alege opţiunea Paste, combinaţia de taste Ctrl + V sau clic pe butonul
Paste

4.5 Redimensionarea, ştergerea graficului

- se selectează graficul
- se vine cu mouse-ul pe unul din cele 8 butoane, pậnă apare o săgeată dublă.
- se trage în sensul dorit

4.6 Modificarea scalei axei verticale dintr-un grafic

În mod implicit, Microsoft Excel determină valori minime și maxime corespunzătoare valorii axei verticale
(axa y), atunci când creați o diagramă. Cu toate acestea, aveți posibilitatea să particularizați scara
implicită pentru a răspunde mai bine nevoilor dvs.

1. Într-o diagramă, faceți clic dreapta pe axa și alegeți opțiunea Format Axis sau pe care doriți
să modificați sau efectuați următoarele pentru a selecta axa dintr-o listă de elemente de diagramă:
a. Faceți clic oriunde în grafic.
b. Din fila Layout / gruparea Current Selection / din lista verticală afișată alegeți Vertical
(Value) Axis

c. Alegeți din fila Layout / gruparea Current Selection / Format Selection.

2. În fereastra Format Axis alegeți următoarele:

63
 a. Pentru a modifica valoarea minimă sau maximă pentru axă, introduceți valoarea dorită.
b. Pentru a modifica intervalul de gradații și linii de grilă, pentru opțiunile Major unit sau
o Minor unit, introduceți valoarea dorită.
c. Pentru a inversa ordinea de valori, bifați caseta Values in reverse order.
Observații: Atunci când modificați ordinea de valori pe axa verticală, etichetele de
pe axa orizontală vor apărea în partea de sus a graficului.

d. Pentru a modifica axa de valori în axă logaritmică, bifați caseta de selectare

Logarithmic scale.
e. Pentru a modifica unitățile de afișare pe axa de valori, în lista Display units și selectați
unitățile dorite (Hundreds, Thousands, 10000, 100000, Milions, 10000000, 100000000,
Billions, Trillions). Pentru a afișa o etichetă care descrie unități, bifați caseta de
selectare Show display units label on chart.
Observații: Modificarea unității de afișare este utilă atunci când valorile din diagramă
sunt mari numerele și dorim să fie mai ușor de citit pe axă. Dacă afișați și etichetele
de date și acestea vor fi divizate la unitatea de măsură selectată.

f. Pentru a modifica afișarea pe axă a gradațiilor și etichetelor, utilizați opțiunile Major

tick mark, Minor tick mark, respectiv Axis labels.
g. Pentru a modifica poziția în care doriți ca axa orizontală să taie axa verticală alegeți
opțiunile din categoria Horizontal axis crosses.

4.7 Grafice de tip Sparklines

Acest tip de grafice este folosit pentru o privire de ansamblu asupra unui set de valori, fara o prea mare
importanta acordata cifrelor ci doar trendului seriei.
Din eticheta Insert gruparea Sparklines, alegem Line si din fereastra alegem zona de celule pentru
care dorim sa construim graficul si locul in care il vom plasa (o celula).
Dupa obtinerea graficului, din etcheta contextuala Sparklines Tools putem sa modificam datele, tipul,
stilul sau punctele ce vor aparea pe grafic.

64
Celula in care se gaseste graficul poate fi copiata prin tragere astfel incat sa afiseze grafice si pentru
alte zone de valori.

Pasul 1: Din eticheta Insert, gruparea Sparklines, alegem unul dintre

cele trei tipuri de diagramă: Line, Column, Win/Loss:

Pasul 2: Selectăm domeniul B2:E2 (celulele care conțin vanzarile

pentru Cafea) la Data Range. În zona Location Range,
selectăm celula unde vrem să fie afișat graficul. Pentru că celula
activa era F2, nu mai este necesară selecția locației. Apoi tragem
de coltul celului F2 in jos pentru a vedea graficele si pentru
celelalte produse .

Pasul 3: Executăm clic pe Ok. Rezultatul va fi următorul:

După ce am construit grafic în celulă, va apare automat eticheta contextuală Sparklines Tools –
Design:

Cu ajutorul acestei etichete putem modifica tipul graficului (din gruparea Type), afișarea punctului cel
mai înalt, cel mai mic, punctele nagative, primul sau ultimul punct sau chiar toate (markers) – gruparea
Show, stilul (Styles), culoare, etc.

4.8 Formatarea graficelor – noutăți Excel 2013/2016

O noutate în Excel 2016 la capitolul grafice o reprezintă butoanele adiacente afișate în partea dreată
sus.

Primul buton, cel marcat cu + pemite accesul la toate opțiunile graficului, pentru fiecare în parte
existând și More options… ceea ce va duce la deschierea unui panou cu opțiuni, în partea dreaptă.

65
Al doilea buton, Style | Color permite comutarea între diferite stiluri de afișare a graficului și pentru
fiecare stil a unor combinații de culoare.

Cel de-al treilea buton este destinat filtrării datelor din grafic, după serii și categorii:

66
4.9 Salvarea graficelor ca sablon
Pentru a reutiliza un grafic particularizat, îl puteți salva ca șablon de grafic (cu extensia *.crtx).

Un grafic sablon conține formatarea graficului și stochează culorile care se utilizează atunci când salvați
graficul ca șablon. Când utilizați graphic sablon pentru a crea un grafic în alt registru de lucru, noul
grafic utilizează culorile graficului sablon, nu pe cele ale temei de document care se aplică în prezent în
registrul de lucru.

67
 Capitolul 5. Functii

5.1 Funcţii de dată şi oră

Excel memorează datele calendaristice sub formă de numere seriale secvenţiale pentru a putea efectua
calcule cu acestea. Excel memorează 1 ianuarie 1900 ca numărul serial 1, dacă registrul de lucru
utilizează sistemul de dată calendaristică 1900. Dacă registrul de lucru utilizează sistemul de dată
calendaristică 1904, Excel memorează 1 ianuarie 1904 ca numărul serial 0 (2 ianuarie 1904 este
numărul serial 1). De exemplu, în sistemul de dată calendaristică 1900, Excel memorează 1 ianuarie
1998 ca numărul serial 35.796 deoarece sunt 35.795 de zile după 1 ianuarie 1900.
In celula in care se memoreaza data calendaristica ca parte intreaga reprezentand numarul de zile
trecute din 01.01.1900, partea zecimala reprezinta ora, minutul si secunda din ziua respectiva, adica se
poate memora timpul. Timpul este memorat ca parti din zi, adica 35.796,50 este interpretat ca 1
ianuarie 1998 ora 12:00:00, 35.796,25 este interpretat ca 1 ianuarie 1998 ora 06:00:00, 35.796,75 este
interpretat ca 1 ianuarie 1998 ora 18:00:00, 35.796,123456 este interpretat ca 1 ianuarie 1998 ora
02:57:47
Exemplu
Utilizând sistemul de dată calendaristică 1900, funcţia DATE(1998;1;1) returnează 35.796, număr serial
care corespunde datei de 1 ianuarie 1998.

5.1.1 Funcţia DATE

68
Funcţia DATE returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată calendaristică.
Sintaxă : DATE(an;lună;zi)

Anul - poate fi format din una până la patru cifre. Excel interpretează argumentul an în concordanţă cu
sistemul de dată calendaristică utilizat. Implicit, Excel pentru Windows utilizează sistemul de dată
calendaristică 1900.
Funcția DATE este cea mai utilă în situațiile în care anul, luna și ziua sunt furnizate de formule sau
referințe de celule. De exemplu, este posibil să aveți o foaie de lucru care conține date într-un format
pe care Excel nu îl recunoaște, cum ar fi AAAALLZZ. Aveți posibilitatea să utilizați funcția DATE împreună
cu alte funcții, pentru a efectua conversia datelor în numere seriale pe care Excel le recunoaște.

5.1.2 Funcţia NOW

Funcţia NOW întoarce numărul serial al datei şi orei curente.
Sintaxă: NOW( )
Funcția NOW este utilă atunci când trebuie să afișați data și ora curente într-o foaie de lucru sau să
calculați o valoare pe baza datei și orei curente și să fie actualizată acea valoare de fiecare dată când
deschideți foaia de lucru. Valoarea funcției NU este actualizată în mod continuu.
Exemplu
Dacă se utilizează sistemul de dată calendaristică 1900 şi ceasul computerului dvs. indică 12:30:00
P.M., 1-Ian-1987, atunci: = NOW() egal 31778,52083
După zece minute:
NOW() egal 31778,52778

5.1.3 Funcţia YEAR

Funcţia YEAR returnează anul corespunzător unei date calendaristice. Anul este returnat ca un întreg
cuprins în intervalul 1900-9999.
Sintaxă: YEAR(număr_serial)

Număr_serial este data calendaristică a anului căutat. Datele calendaristice pot fi introduse ca şiruri
de text între ghilimele (de exemplu, „30/1/1998” sau „30/01/1998”), ca numere seriale (de exemplu,
35.825 care reprezintă 30 ianuarie 1998, dacă se utilizează sistemul de dată calendaristică 1900 ) sau
ca rezultat al altor formule sau funcţii (de exemplu, DATEVALUE("30/1/1998”)).

Exemplu:

69
YEAR ( ”7/5/1998” )  1998
YEAR("11/05/03")  2003

5.1.4 Funcţia MONTH

Funcţia MONTH returnează luna unei date calendaristice reprezentate printr-un număr serial. Luna
este dată ca un întreg, cuprins între 1 (ianuarie) şi 12 (decembrie).
Sintaxă: MONTH(număr_serial)

Număr_serial este data calendaristică a zilei căutate. Datele calendaristice pot fi introduse ca şiruri de
text între ghilimele (de exemplu, „30/1/1998” sau „30/01/1998”) sau ca numere seriale (de exemplu,
35.825 care reprezintă 30 ianuarie 1998, dacă se utilizează sistemul de dată calendaristică 1900 ) sau
ca rezultat al altor formule sau funcţii.

Exemple:
MONTH("6-Mai")  5
MONTH(35795)  12
MONTH(35796)  1
MONTH("01/04/2004")  4

5.1.5 Funcţia DAY

- returnează ziua din data calendaristică, reprezentată ca un nr. serial. Ziua este un întreg cuprins între
1 şi 31.
Sintaxă : DAY(număr_serial)
Număr_serial este data calendaristică a zilei căutate.

Exemple:
DAY ( ”23/09/2002” )  23
DAY (“TODAY”)  6 ( am fost in data de 6 Noiembrie 2003)
DAY("4-Ian")  4
DAY("15-Apr-1998")  15
DAY("11/8/1998")  11
DAY("10/10/2001")  10

5.1.6 Funcţia TODAY

Sintaxă : TODAY() – este o functie fara parametri

- întoarce numărul serial al datei curente preluata din data sitemului de calcul. Numărul serial este codul
dată-oră utilizat de Microsoft Excel pentru calculele de date calendaristice şi ore. Funcția TODAY se
poate utiliza numai pentru valorile implicite, nu se poate utiliza într-o coloană calculată.

70
5.1.7 Functia TIME()
Sintaxă : TIME(ora,minut,secunda)

- Intoarce numarul serial ce reprezinta ora sistemului. Numarul serial este o valoare cuprinsa intre 0 si
0,99999999 reprezentand respectiv ora 0:00:00 si ora 23:59:59

Ora, este un număr de la 0 (zero) la 32767 reprezentând ora. Orice valori mai mari de 23 vor fi împărţite
la 24 şi restul va fi tratat ca valoarea de oră. De exemplu, =TIME(27,0,0) este egal cu =Time(3,0,0)
este egal cu 0.125 sau 3:00 AM.

Minut este un număr de la 0 (zero) la 32767 reprezentând minutul. Orice valoare mai mare de 59 va
fi transformata în ore şi minute. De exemplu, =TIME (0,750,0) este egal cu =TIME(12,30,0) este egal
cu 0.520833 sau 12 şi jumătate.

Secunda este un număr de la 0 (zero) la 32767, reprezentând secundele. Orice valoare mai mare de
59 va fi transformata în ore, minute şi secunde. De exemplu, =TIME(0,0,2000) este egal cu
=TIME(0,33,22) este egal cu 0.023148 sau 12:33:20 AM

5.1.8 Funcţia NETWORKDAYS

Funcţia NETWORKDAYS returnează numărul zilelor lucrătoare cuprinse între start_date şi
end_date. Zilele lucrătoare exclud weekend-urile şi toate datele identificate ca zile nelucrătoare.
NETWORKDAYS se utilizează pentru a calcula câştigurile angajaţilor în funcţie de numărul zilelor lucrate
într-un anumit interval de timp.
Sintaxă: NETWORKDAYS(start_date;end_date;holidays)

Remarcă:
• Dacă această funcţie nu este disponibilă şi se returnează eroarea #NAME?, trebuie să instalăm
şi să încărcăm programul de completare Analysis ToolPak (Pachet instrumente analiză):
accesăm butonul Office, alegem Excel Options şi executăm clic pe Add-Ins (Programe de
completare), selectăm Analysis ToolPak (Pachet instrumente analiză) şi clic pe OK.
(Dacă este necesar, urmăm instrucţiunile din programul de instalare).

• Datele calendaristice ar trebui introduse utilizând funcţia DATE sau ca rezultate ale altor formule
sau funcţii. De exemplu, se utilizează DATE(2008;5;23) pentru 23 mai 2008. Dacă datele
calendaristice sunt introduse ca text pot apărea probleme. Dacă unul din argumente nu este o
dată calendaristică validă, NETWORKDAYS returnează valoarea de eroare #VALUE!.

Start_date este data calendaristică de început.

End_date este data de sfârşit.
Holidays este un interval opţional cu una sau mai multe date care se exclud din zilele lucrătoare, cum
ar fi sărbătorile naţionale şi religioase. Lista poate fi un domeniu de celule care conţine datele a
numerelor seriale care reprezintă datele.

Exemplu:

71
Calculul diferenţei dintre două date calendaristice

a) Calculul numărului de ore dintre două date calendaristice

b) Calculul numărului de zile dintre două date calendaristice

c) Calculul numărului de luni dintre două date calendaristice

d) Calculul numărului de ani dintre două date calendaristice

72
Transformarea unui text ce reprezinta minute si secunde in valorile corespunzatoare de
minute si secunde

5.1.9 Funcţia EDATE

Funcţia EDATE întoarce data ce reprezintă numărul indicat de luni, înainte sau după o dată specificată
(start_date). Se utilizează EDATE pentru calculul datelor scadenţelor sau al datelor de scadenţă care
cad în aceeaşi zi a lunii ca şi data emiterii.

Dacă această funcţie nu este disponibilă şi se returnează eroarea #NAME?, instalăm şi încărcăm
programul de completare Analysis ToolPak (vezi funcţia NETWORKDAYS) .

Sintaxă: EDATE(start_date;months), unde:

Start_date este o dată care reprezintă data de început.

Months este numărul de luni dinainte sau după start_date. O valoare pozitivă pentru argumentul
months dă o dată viitoare; o valoare negativă dă o dată trecută.

Exemplu:

5.1.10 Funcţia EOMONTH

Funcţia EOMONTH - întoarce numărul serial pentru ultima zi din luna care este cu un număr indicat
de luni înainte sau după data de început (start_date). Se utilizează EOMONTH pentru a calcula datele
scadenţei sau datele efectuării plăţilor atunci când acestea cad în ultima zi a lunii.

Dacă această funcţie nu este disponibilă şi se returnează eroarea #NAME?, instalăm şi încărcăm
programul de completare Analysis ToolPak (vezi funcţia NETWORKDAYS) .

Sintaxă: EOMONTH(start_date;months)

73
Start_date este o dată care reprezintă data de început.
Months este numărul de luni dinainte sau după start_date. O valoare pozitivă pentru argumentul
months dă o dată viitoare; o valoare negativă dă o dată trecută.
Dacă argumentul months nu este un întreg, el este trunchiat.

Remarca:
• Dacă argumentul start_date nu este o dată validă, EOMONTH întoarce valoarea de eroare
#NUM!.
• Dacă suma start_date plus months dă o dată invalidă, EOMONTH întoarce valoarea de eroare
#NUM!.

Exemplu:

5.1.11 Funcţia WORKDAY

Funcţia WORKDAY - întoarce un număr care reprezintă o dată care este numărul indicat de zile de lucru
înainte sau după o anumită dată (data de pornire). Zilele de lucru exclud sfârşiturile de săptămână şi
orice date identificate drept sărbători. Utilizăm WORKDAY pentru a exclude sfârşiturile de săptămână
sau sărbătorile când calculaţi datele scadenţei pentru facturi, termenele de livrare sau numărul de zile
lucrate.

Dacă această funcţie nu este disponibilă şi se returnează eroarea #NAME?, instalaţi şi încărcaţi
programul de completare Analysis ToolPak (vezi funcţia NETWORKDAYS) .

Sintaxă: WORKDAY(start_date;days;holidays), unde:

Start_date este data calendaristică de început.
Days reprezintă numărul de zile care nu sunt weekend-uri sau zile libere dinaintea sau după start_date.
O valoare pozitivă înseamnă o dată viitoare; o valoare negativă înseamnă o dată trecută.
Holidays este o listă opţională cu una sau mai multe date calendaristice care vor fi excluse din
calendarul de lucru, cum ar fi sărbătorile. Lista poate fi o zonă de celule care conţine datele
calendaristice a numerelor seriale care reprezintă datele calendaristice.

Mai mult:
• Dacă unul din argumente nu este o dată calendaristică validă, WORKDAY returnează valoarea
de eroare #VALUE!.
• Dacă suma argumentelor start_date şi days reprezintă o dată incorectă, WORKDAY returnează
valoarea de eroare #NUM!.
• Dacă days nu este un întreg, este trunchiat.

Exemplu:

74
5.1.12 Funcţia WEEKNUM

Pentru a crea un calendar care să conţină şi numărul săptămânii, sau pentru a crea un planificator de
proiecte sau lucrări sau in alte situaţii avem nevoie să cunoaştem a câta săptămână din an este o dată
calendaristică. În Excel putem determina uşor numărul săptămânii cu ajutorul funcţiei WEEKNUM().

Sintaxă: WEEKNUM(serial_num; return_type), unde:

Serial_num este o dată din săptămână.

Return_type este un număr care indică în ce zi începe săptămâna. Punem 1 daca săptămâna începe
duminica si 2 daca săptămâna începe luni.

Remarca: Valoarea implicită este 1.

Din păcate pentru noi, funcţia WEEKNUM() nu returnează numărul săptămânii conform sistemului
european. Această funcţie consideră ca primă săptămână din an săptămâna care conţine ziua de 1
ianuarie, spre deosebire de sistemul european (de fapt Sistemul Internaţional ISO) care consideră ca
prima săptămână a anului este săptămâna care are cel puţin patru zile.

Exemplu: Dacă aplicăm doar funcţia =WEEKNUM(A2;2) pentru data calendaristică 10.03.2016 aflată
în celula A2 rezultatul va fi 11. Dar calculând ne dăm seama că răspunsul corect conform ISO ar trebui
să fie 10.

Atunci, utilizând şi alte funcţii construim următoarea formulă:

=IF(WEEKDAY(A3;2)>4;WEEKNUM(A2;2)-1;WEEKNUM(A2;2))

In celula A3 am pus data de 1 ianuarie 2016 ( adică 1 ianuarie a anului respectiv). Puteam să construim
şi astfel: =DATE(YEAR(A2);1;1).

Funcţia WEEKDAY îmi returnează un număr intre 1 si 7 care reprezintă a câta zi din săptămâna este
acea data.

Cu alte cuvinte, WEEKDAY(A3;2) determină în ce zi a săptămânii cade 1 ianuarie 2016.

Ca să construiesc la modul general =WEEKDAY(DATE(YEAR(A2);1;1);2) determină în ce zi a săptămânii

cade anul datei calendaristice din A2, ţinând cont că în Europa prima zi a săptămânii este luni

Formula construită cu funcţia IF:

=IF(WEEKDAY(A3;2)>4;WEEKNUM(A2;2)-1;WEEKNUM(A2;2))

returnează următoarele valori:

1. Dacă 1 ianuarie cade într-o vineri, sâmbătă sau duminică (adică “mai mare decât 4″)
returnează numărul săptămânii minus 1;

75
 2. Dacă 1 ianuarie cade într-o luni, marţi, miercuri sau joi (adică restul posibilităţilor)
returnează numărul săptămânii pentru că, în acest caz, funcţia WEEKNUM() returnează o
valoare corectă;

Remarca: Al doilea parametru al funcţiilor WEEKDAY() şi WEEKNUM() (valoarea 2 în cazul nostru) le

spune funcţiilor că săptămâna începe luni (sistem european).

Revenind la exemplul de mai sus, pentru data de 10.03.2016, aflată în celula A2, rezultatul este 10.

5.2 Funcţii matematice si statistice

5.2.1 Funcţia ROUND

Funcţia ROUND rotunjeşte un număr la un număr specificat de cifre, rezultatul fiind modificarea
valorii numarului. Nu trebuie confundata cu formatarea unei celule, care NU modifica numarul ci doar
il afiseaza cu mai putine zecimale. Numarul (sau expresia numerică) este orice expresie evaluată printr-
un număr. Expresia poate fi orice combinație de variabile, constante, funcții și operatori.
Se poate folosi la calcularea valorilor unei facturi, aplicandu-se o singura data asupra rezultatului final
si nu de mai multe ori asupra rezultatelor partiale.

Sintaxă : ROUND (număr , număr_poziţii)

unde număr_poziţii:
> 0 rotunjirea la dreapta poziţiilor zecimale.
= 0 rotunjirea la întreg.
< 0 rotunjire la partea întreagă.

Exemple:
ROUND(2,15; 1) egal 2,2
ROUND(2,149; 1) egal 2,1
ROUND(-1,475; 2) egal -1,48
ROUND(21,5; -1) egal 20

5.2.2 Funcţia SUMPRODUCT

Funcţia SUMPRODUCT înmulţeşte componentele corespondente din matricele date şi întoarce suma
acelor produse.

Sintaxa: SUMPRODUCT(array1;array2;array3; ...)

Array1, array2, array3, ... sunt de la 2 până la 30 de matrice ale căror componente putem să le
înmulţim şi apoi să adunăm produsele.
• Argumentele matrice trebuie să aibă aceleaşi dimensiuni. Dacă nu, SUMPRODUCT întoarce
valoarea de eroare #VALUE!.
• SUMPRODUCT tratează înregistrările din matrice care nu sunt numerice ca şi cum ar fi egale cu
zero.

Exemplu:

76
Formula următoare înmulţeşte toate elementele celor două matrice şi apoi adună produsele — adică
efectuează 3*20 + 4*70 + 8*60 + 6*70 + 1*50 + 9*30.

Pret Spania Pret Grecia Cant Spania Cant Grecia

3 4 20 70
8 6 60 70
1 9 50 30

1560 =SUMPRODUCT(B2:C4,D2:E4)
1560 =SUMPRODUCT({3,4;8,6;1,9},{20,70;60,70;50,30})
1560 =SUM({3,4;8,6;1,9}*{20,70;60,70;50,30})

5.2.3 Funcţia PRODUCT

- Înmulţeşte toate numerele date ca argumente şi întoarce produsul lor.

Sintaxa: PRODUCT(number1;number2; ...)

Number1, number2, ... sunt de la 1 până la 30 de numere care trebuie înmulţite.

Observaţii
• Argumentele care sunt numere, valori logice sau reprezentări text de numere sunt luate în
calcul; argumentele care sunt valori de eroare sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere
cauzează erori.
• Dacă un argument este o matrice sau o referinţă, numai numerele din matrice sau referinţă
sunt luate în calcul. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare din matrice sau
din referinţă sunt ignorate.

Exemple

Dacă celulele A2:C2 conţin 5, 15 şi 30:

PRODUCT(A2:C2) egal 2.250
PRODUCT(A2:C2; 2) egal 4.500

Importante funcţii matematice şi statistice cum sunt funcţiile SUM, COUNT, AVERAGE
prezentate anterior au și versiuni cu unul sau mai multi parametrii (IF/IFS). În continuare
vor fi prezentate aceste funcţii utile folosindu-ne de urmatorul tabel pentru exemplificare.

77
5.2.4 Funcţia SUMIF

Funcţia SUMIF adună celulele specificate printr-un criteriu dat.

Sintaxă: SUMIF(range; criteria; sum_range), unde:

- range - zona de celule pe care vreţi să o evaluaţi.

- criteria - un criteriu de selecţie, sub forma unui număr, expresie sau text, adresa de celula, care
defineşte care celule să fie adunate. De exemplu, criteriul poate fi exprimat ca 32, „32”, „>32”, „sef”.
- sum_range - celulele actuale care trebuie însumate. Celulele din sum_range sunt însumate numai
dacă celulele care le corespund în argumentul range îndeplinesc criteriul de selecţie. Dacă sum_range
este omis, sunt însumate celulele specificate în argumentul range.

Exemplu:

Să se facă suma salariilor pentru localitatea Timisoara :

=SUMIF(F2:F23;”Timisoara”;G2:G23)
Rezultat = 3310

78
5.2.5 Funcţia SUMIFS
Funcţia SumIFs este o extensie a lui SumIF şi permite totalizarea datelor din celule în funcţie de mai
multe criterii.
Sintaxa: SUMIFS (sum_range; criteria_range1; criteria1; [criteria_range2; criteria2];
[criteria_range3; criteria3]; ...), unde:
- sum_range este domeniul pe care se face suma;
- criteria_range1 este domeniul pe care se aplică criteriul1
- criteria1 reprezintă criteriul care trebuie aplicat domeniului anterior
- criteria_range2 reprezintă al doilea domeniu pe care se aplică criteriul2
- criteria2 reprezintă criteriul care trebuie aplicat domeniului2
- ...

Exemplu:

Adunam salariile pentru toti Agentii de vanzari din Timisoara, practic facem intersectia intre functia
selectata si orasul selectat, insumand stocurile.

=SUMIFS(G2:G23;E2:E23;J2;F2:F23;J3)
Rezultat = 960

Aveți posibilitatea să utilizați metacaractere în criterii, cum ar fi semnul de întrebare (?) și asteriscul
(*). Un semn de întrebare se potrivește cu orice caracter unic, asteriscul se potrivește cu orice
secvență de caractere. Dacă doriți să găsiți un semn de întrebare sau asterisc, tastați tilda (~)
înainte de caracter.

=SUMIFS(G2:G23;E2:E23;”Agent van*”;F2:F23;”Tim?”)

5.2.6 Funcţia AVERAGEIF

AverageIF – Această funcție returnează valoarea medie (media aritmetică) a tuturor celulelor dintr-o
zonă care respectă anumite criterii. Sintaxa şi argumentele sunt similare funcţiei SumIf.
Sintaxa: AVERAGEIF (criteria_range; criteria; average_range) unde:

- criteria_range este zona in care se cauta criteria

- average_range este zona din care se fac calculele

Sa se faca media salariilor pentru orasul Arad.

=AVERAGEIF(F2:F23;”Arad”;G2:G23)
Rezultat = 485

79
5.2.7 Funcţia AVERAGEIFS
AverageIFs – Această funcție returnează valoarea medie (media aritmetică) a tuturor celulelor
dintr-o zonă care respectă anumite criterii. Sintaxa şi argumentele sunt similare funcţiei SumIfs.

Sintaxa: AVERAGEIF (average_range; criteria_range1; criteria1; [criteria_range2;

criteria2]; [criteria_range3; criteria3]; ...)

Unde: - average_range este zona unde se fac calculele

- criteria_range1 este zona in care se cauta criteria1
- criteria_range2 este zona in care se cauta criteria2
- ...

Exemplu: Trebuie calculata media salariilor pentru toti Contabilii din Arad

=AVERAGEIFS(G2:G23;E2:E23;J2;F2:F23;J3)
Rezultat = 540

5.2.8 Funcţia COUNTIF

Funcţia COUNTIF numără, într-o zonă de celule, celulele care îndeplinesc un criteriu dat.
Sintaxa : COUNTIF(criteria_range;criteria), unde:
- criteria_Range - este zona din care vor fi numărate celulele.
- criteria - este criteriul de selectare, sub forma unui număr, adresa de celula, expresie sau text. De
exemplu, criteria poate fi exprimat ca 32, "32", ">32", "mere".

Exemplu: Sa contorizam de cate ori apare „Tehnician” in coloana Functia.

=COUNTIF(E2:E23;J3)
Rezultat = 2

80
5.2.9 Funţia COUNTIFS
Funţia CountIFs permite numărarea datelor din celule funcţie de mai multe criterii.
Sintaxa: COUNTIFS (criteria_range1; criteria1; [criteria_range2; criteria2];
[criteria_range3; criteria3]; ...)
Unde: - criteria_range1 este zona in care se cauta criteria1;
- criteria_range2 este zona in care se cauta criteria2
- ...

Exemplu: Sa contorizam de cate ori apare „Agent comercial” in „Arad”

=COUNTIFS(E2:E23;J3;F2:F23;J2)
Rezultat = 4

5.2.10 Functii matematice si statistice noi :

5.2.10.1 Functia MAXIFS

Funcția MAXIFS returnează valoarea maximă dintre celulele specificate, după un anumit set de
condiții sau criterii.

Sintaxa: MAXIFS(max_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

• Max_range – zona de celule pentru care va fi determinat maximul

• Criteria_range1 – zona de celule in care se cauta Criteria1
• Criteria1 – un criteriu de selecţie, sub forma unui număr, expresie sau text, adresa de celula,
care defineşte pentru care celule să fie afisat maximul. Criteria1 – criteriul aplicat domeniului
Criteria_range1

81
 • Criteria_range 2- zona de celule in care se cauta Criteria2
• Criteria2 – criteriul aplicat domeniului Criteria_range2
• .................

Exemplu: Daca vrem sa calculam salariul maxim al Agentilor comerciali din Bucuresti, vom
aplica functia MAXIFS.

=MAXIFS(G2:G38;E1:E23;J3;F2:F23;J2)

5.2.10.2 Functia MINIFS

Funcția MINIFS returnează valoarea minima dintre celulele specificate, după un anumit set de condiții
sau criterii.

Sintaxa: MINIFS(min_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

• Min_range – zona de celule pentru care va fi determinat minimul

• Criteria_range1 – zona de celule in care se cauta Criteria1
• Criteria1 – un criteriu de selecţie, sub forma unui număr, expresie sau text, adresa de celula,
care defineşte pentru care celule să fie afisat minimul. Criteria1 – criteriul aplicat domeniului
Criteria_range1
• Criteria_range 2- zona de celule in care se cauta Criteria2
• Criteria2 – criteriul aplicat domeniului Criteria_range2
• .................

Exemplu: Daca vrem sa calculam salariul minim al Agentilor comerciali din Bucuresti, vom aplica
functia MINIFS.

=MINIFS(G2:G38;E2:E23;J3;F2:F23;J2)

82
5.3 Funcţii de text
5.3.1 Funcţia CONCATENATE
Funcţia CONCATENATE combină prin concatenare două sau mai multe valori de tip text într-o singură
valoare de tip text. Operatorul „&” poate fi utilizat în loc de CONCATENATE pentru operația de
concatenare a elementelor de text.

Sintaxa : CONCATENATE(Text1, Text2, ...)

Text1, Text2, ... – textele care vor fi concatenate
Text1, Text2, pot fi de la 1 până la 30 elemente de text care sunt unite într-un singur element de text.
Elementele de text pot fi șiruri de text, numere sau referințe la coloane singulare.

Exemplu:

5.3.2 Funcţia LEFT

Funcţia LEFT returnează primele caractere dintr-un şir text.

Sintaxă: LEFT(text;num_car)
Text - este şirul de text ce conţine caracterele pe care le vom extrage.
Num_car - indică numărul de caractere pe care le va extrage LEFT.

Remarcă:
• Num_car trebuie să fie mai mare sau egal cu zero.
• Dacă num_car este mai mare decât lungimea textului, LEFT returnează tot textul.
• Dacă num_car este omis, se consideră egal cu 1.

Exemple
1.LEFT("Preţ vânzare";4)  "Preţ"
2.Dacă A1 conţine "C101", atunci: LEFT(A1)  "C"
3.

83
5.3.3 Funcţia RIGHT
Funcţia RIGHT returnează ultimele caractere dintr-un şir text.

Sintaxă RIGHT(text;num_car)
Text - este şirul de text ce conţine caracterele pe care le vom extrage.
Num_car - indică numărul de caractere pe care le va extrage.

Remarcă:
• Num_car trebuie să fie mai mare sau egal cu zero.
• Dacă num_car este mai mare decât lungimea textului, RIGHT returnează tot textul.
• Dacă num_car este omis, se consideră egal cu 1.

Exemple
1.RIGHT("Preţ vânzare";7)  " vânzare"
2.Dacă A1 conţine "C101", atunci: RIGHT(A1)  "1"
3.

5.3.4 Funcţia MID

Funcţia MID întoarce un anumit număr de caractere dintr-un şir de text, începând din poziţia
specificată, pe baza numărului de caractere specificat.

Sintaxă: MID(text;start_num;num_chars)
Text - este şirul de text care conţine caracterele pe care le veţi extrage.
Start_num - este poziţia din text a primului caracter pe care vreţi să-l extrageţi. Pentru primul caracter
din text, start_num este 1 şi aşa mai departe.
Num_chars - specifică numărul de caractere ce trebuie extrase din text de funcţia MID.

Remarcă: Dacă num_chars este negativ, MID întoarce valoarea de eroare #VALUE!.

Exemple:

1.MID("C101CS";2;3) egal „101”

2.MID("Fluid Flow";7;20) egal „Flow”
3.MID("1234";5;5) egal "" (text vid)
4.

84
5.3.5 Funcţia UPPER
Funcţia UPPER face conversia textului în majuscule.

Sintaxă: UPPER(text)
Text este textul căruia vreţi să-i faceţi conversia în majuscule. Text poate fi o referinţă sau un şir de
text.

5.3.6 Funcţia PROPER

Transformă în majusculă prima literă dintr-un şir de text şi orice altă literă din text care urmează după
orice alt caracter în afară de o literă. Face conversia tuturor celorlalte litere la litere mici.

Sintaxă: PROPER(text)
Text este textul căruia vreţi să-i faceţi conversia.

5.3.7 Funcţia LOWER

Funcţia LOWER face conversia tuturor literelor mari dintr-un şir de text în litere mici.

Sintaxă: LOWER(text)
Text este textul căruia vreţi să-i faceţi conversia în litere mici.

Exemplu:

5.3.8 Functia TRIM

Trim – este o functie care elimina spatiile inutile dintr-un text existent intr-o celula specificata(
elimina spatiile de dinaintea cuvintelor, spatiile de la finalul cuvintelor, dar pastreaza un spatiu normal

85
intre 2 cuvinte). Daca exista un cuvant care are in mijloc un spatiu, nu o sa-l elimine (Excel doar
actioneaza pe baza unor algoritmi bine stabiliti).
Functia Trim are un singur argument, sub forma referintei catre celula din care dorim sa eliminam
spatiile in plus.

Daca vrem sa scriem aceasta functie direct in bara de formule, o putem face in felul urmator:
=trim(referinta celulei in care se gaseste textul)
Ex. In celula C1 scriem =trim(B1) – in acest caz, celula care contine textul din care vrem sa
eliminam spatiile este B1.
Daca in B1 textul ar fi: ” Vanzari totale ”, in celula C1 rezultatul va fi: “Vanzari totale”

5.3.9 Functia LEN

Funcția LEN numără literele, numerele, caracterele și toate spațiile.

De exemplu, lungimea propoziției "Curs Excel 2016, Nivel Avansat" (excluzând ghilimelele) este de 30
de caractere: 21 litere, 4 numere, 4 spații și o virgulă.

Pentru a utiliza funcția, se tasteaza: =LEN(celulă) în bara de formule și se apasa Enter,celulă este
celula pe care dorim să o contorizam, cum ar fi A1 in acest caz.

86
5.3.10 Functia CLEAN

Elimină toate caracterele neimprimabile din text. Utilizam CLEAN pe texte importate din alte aplicații,
care conțin caractere ce nu pot fi tipărite cu sistemul de operare. De exemplu, putem utiliza CLEAN
pentru a elimina unele coduri de computer de nivel scăzut care există frecvent la începutul și sfârșitul
fișierelor de date și nu pot fi tipărite.

Funcția CLEAN a fost proiectata pentru a elimina din text primele 32 de caractere neimprimabile in
codul ASCII pe 7 biți (valori la 0 la 31).

5.3.11 Functia SUBSTITUTE

Înlocuiește un text (text_vechi) cu un altul (text_nou) într-un șir de text. Utilizam SUBSTITUTE când
dorim să înlocuim un anumit text dintr-un șir de text (se utilizeaza REPLACE când dorim să înlocuim
orice text care apare într-o anumită poziție dintr-un șir text).

Sintaxă: SUBSTITUTE(text, text_vechi, text_nou, [num_instanță])

Sintaxa funcției SUBSTITUTE are următoarele argumente:

• Text - Obligatoriu. Este textul sau o referință la celula care conține textul pentru care
vrem să înlocuim caractere.
• Text_vechi - Obligatoriu. Este textul pe care vrem să-l înlocuim.
• Text_nou - Obligatoriu. Este textul cu care vrem să înlocuim text_vechi.
• Num_instanță Opțional. Specifică a câta apariție a text_vechi vrem să fie înlocuită
cu text_nou. Dacă specificam numărul de apariții num_instanță, va fi înlocuită numai
apariția specificată a textului text_vechi. Altfel, fiecare apariție a textului text_vechi va
fi înlocuită cu text_nou.

87
5.3.12 Functii de text noi :

5.3.12.1 Functia CONCAT

Această funcție înlocuiește funcția CONCATENATE. Cu toate acestea, funcția CONCATENATE va
rămâne disponibilă pentru compatibilitate cu versiunile anterioare de Excel.
Funcția CONCAT combină textul din mai multe zone și/sau șiruri.
Operatorul „&” poate fi utilizat în loc de CONCAT pentru operația de concatenare a elementelor de
text.
Sintaxa : CONCAT(text1, [text2],…)

Text 1 : Elementul text care trebuie unit. Un șir sau o matrice de șiruri, cum ar fi o zonă de celule.
[Text 2] , …etc : Elementele text suplimentare care trebuie unite. Poate fi un număr maxim de 253
de argumente text pentru elementele text. Fiecare poate fi un șir sau o matrice de șiruri, cum ar fi o
zonă de cellule.

Exemple:
=CONCAT(“Liviu” ;” “ ;”Georgescu”) rezultatul va fi Liviu Georgescu
Daca A1=Piatra, B1=Neamt si vrem rezultatul in C1=Piatra-Neamt atunci: C1=CONCAT(A1;”-”;B1)

5.3.12.2 Functia TEXTJOIN

Funcția TEXTJOIN combină textul din mai multe zone și/sau șiruri, incluzând un delimitator specificat
între fiecare valoare text care va fi combinată. Dacă delimitatorul este un șir de text gol, funcția va
concatena efectiv zonele.

Sintaxa: TEXTJOIN(delimiter, ignoreempty, text1, [text2], ...)

Delimiter = Un șir de text, fie necompletat, fie cu unul sau mai multe caractere încadrate între
ghilimele duble, sau o referință la un șir de text valid. Dacă este furnizat un număr, acesta va fi tratat
ca text.
Ignoreempty = Poate fi TRUE sau FALSE . Dacă este TRUE, ignoră celulele goale.
Text1 = Elementul text care trebuie unit. Un șir de text sau o matrice de șiruri, cum ar fi o zonă de
celule.
[Text2,….] = Este optional. Elemente text suplimentare care trebuie unite. Numărul maxim de
argumente text pentru elementele text este 252, inclusiv text1. Fiecare poate fi un șir de text sau o
matrice de șiruri, cum ar fi o zonă de celule.

Exemple:
=TEXTJOIN(” ”;TRUE;”Curs”;” ”;”Excel”;”2016”;”Nivel”;”Avansat”)
va afisa : Curs Excel 2016 Nivel Avansat .

A B
1 Contabilitate Contabilitate,Vanzari,Marketing,IT,Comercial
2 Vanzari
3 Marketing
4 IT
5 Comercial

Unde in celula B1 am tastat functia : =TEXTJOIN(”,”;TRUE;A1:A5)

88
5.4 Funcţii logice
5.4.1 Funcţia IF
Funcţia IF întoarce o valoare dacă condiţia specificată este evaluată la TRUE şi o altă valoare dacă
este evaluată la FALSE. Utilizaţi IF pentru a supraveghea testele condiţionale pe valori şi formule.

Sintaxă: IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)
Exemplu:

logical_test este o intrebare la care se poate raspunde doar cu DA sau NU, adica de tip logic.
Argumentele value_if_true;value_if_false sunt optionale; daca lipseste value_if_true si rezultatul
evaluarii este adevarat, functia IF intoarce 0. Daca lipseste value_if_false si rezultatul evaluarii este
fals, functia IF intoarce FALSE. Daca valorile intoarse de functia IF sunt de tip text, trebuie incadrate
intre ghilimele duble ”. Se pot imbrica pana la 64 de nivele.

Exemplu:
Stiind care sunt stocurile din lunile Decembrie ,Ianuarie si Februarie, ne propunem sa afisam Da sau
Nu in functie de comparatia dintre stocuri.

5.4.2 Funcţia AND

Întoarce TRUE dacă toate argumentele sale sunt TRUE; întoarce FALSE dacă unul sau mai multe
argumente sunt FALSE.
Sintaxă: AND(logical1;logical2, ...)
Logical1, logical2, ... sunt de la 1 până la 30 de condiţii pe care le testaţi şi care pot fi TRUE sau
FALSE.

• Argumentele trebuie să poată fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau FALSE sau
argumentele trebuie sa fie referinţe care conţin valori logice.
• Dacă un argument referinţă conţine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate.
• Dacă zona specificată nu conţine nici o valoare logică, AND întoarce valoarea de eroare
#VALUE!.

Exemple

IF ( AND (B12 > 5; B12 < 20 ) ; “OK” ; “ Eroare!”)

89
5.4.3 Funcţia OR
Întoarce TRUE dacă cel puţin un argument este TRUE; întoarce FALSE dacă toate argumentele sunt
FALSE.
Sintaxă: OR(logical1;logical2;...)
Logical1,logical2,... sunt de la 1 până la 30 condiţii pe care vreţi să le testaţi şi care pot fi TRUE sau
FALSE.
• Argumentele trebuie să poată fi evaluate la valorile logice TRUE sau FALSE sau să fie referinţe
care conţin valori logice.
• Dacă un argument referinţă conţine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate.
• Dacă zona specificată nu conţine nici o valoare logică, OR întoarce valoarea de eroare #VALUE!.

Exemple:
OR(TRUE) egal TRUE
OR(1+1=1;2+2=5) egal FALSE
Dacă zona A1:A3 conţine valorile TRUE, FALSE şi TRUE, atunci:
OR(A1:A3) egal TRUE

IF ( OR (B12 = ”Ion”; B12 =”Vasile” ) ; “OK” ; “ Eroare!”)

5.4.4 Functia IFERROR

Returnează o valoare specificată de dvs. dacă o formulă are ca rezultat o eroare; altfel, returnează
rezultatul formulei. Utilizați funcția IFERROR pentru a găsi și gestiona erorile într-o formulă.

Sintaxă :IFERROR(value, value_if_error)

Sintaxa funcției IFERROR are următoarele argumente:

Value : Obligatoriu. Este argumentul care este verificat pentru a găsi erorile.

Value_if_error : Obligatoriu. Este valoarea de returnat dacă formula are ca rezultat o eroare. Se
evaluează următoarele tipuri de erori: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? sau #NULL!.

Exemplu : La calculul procentului din target (Unitati vandute / Target ) vom intalni eroarea
#DIV/0 din cauza existentei unor celule goale .Pentru a nu afisa aceasta eroare vom folosi functia
Iferror. In campul Value vom efectua calculul ,iar in Value_if_error vom tasta textul ”Lipsa target”.

90
5.4.5 Functii logice noi:

5.4.5.1 Functia IFS

Funcția IFS verifică dacă una sau mai multe condiții sunt îndeplinite și returnează o valoare care
corespunde primei condiții adevărate. IFS poate lua locul mai multor instrucțiuni IF imbricate și este
mult mai ușor de citit cu mai multe condiții.

Sintaxa :
IFS([Logical_test1, Value if True1, [Logical_test2, Value if True2],…[Logical_test, Value if True127])

Funcția IFS vă permite să testați până la 127 de condiții diferite.

Exemplu :

Daca Numar zi este 1 atunci Zi va fi Luni,daca Numar zi e 2 atunci Zi va fi Marti, .......,daca

Numar zi e 7 atunci Zi va fi Duminica.(Daca valoarea din celula F2 este egala cu 1 atunci va afisa
valoarea din celula D2).

Pentru a specifica un rezultat implicit, introduceți o condiție care va fi întotdeauna adevărată pentru
argumentul test_logic final, cum ar fi TRUE sau 1=1. Dacă niciuna dintre celelalte condiții nu este
îndeplinită, se va returna valoarea corespunzătoare.

Dacă un argument test_logic este furnizat fără o value_if_true corespunzătoare, această funcție
afișează mesajul de eroare tipic : "You've entered too few arguments for this function"
(„Ați introdus prea puține argumente pentru această funcție”)

Dacă un argument test_logic este evaluat și determină o valoare diferită de TRUE sau FALSE, funcția
returnează o eroare #VALUE!.

Dacă nu se găsesc condiții TRUE, funcția returnează o eroare #N/A.

5.4.5.2 Functia SWITCH

Funcția SWITCH evaluează o valoare (numită expresie) comparând-o cu o listă de valori și returnează
rezultatul corespunzător primei valori care se potrivește. Dacă nu există nicio potrivire, poate fi
returnată o valoare implicită opțională.
Unde puteți să evaluați până la 126 de valori și rezultate care se potrivesc.

91
Sintaxa:
SWITCH(Value to switch, Value to match1...[2-126], Value to return if there's a match1...[2-
126], Value to return if there's no match).

Value to switch = valoarea de comutat

Value to match = valoarea de potrivit
Value to return if there’s a match = valoarea de returnat daca exista o potrivire
Value to return if there's no match = valoarea de returnat daca nu exista nici o potrivire

Exemplu:

B2=SWITCH(WEEKDAY(A2);1;”Luni”;2;”Marti”;3;”Miercuri”;”Nici o potrivire”)
In acest caz :
Value to switch = Weekday(A2) – Weekday()-returneaza numarul zilei din saptamana.
Value to match = 1
Value to return if there’s a match =”Luni”
Value to return if there's no match =”Nici o potrivire”

Functia verifica daca valoarea din celula A2 este 1,2 sau 3 si va returna rezultatul ”Luni”,”Marti” sau
”Miercuri”. Daca valoarea din A2 e diferita de 1,2 sau 3 atunci rezultatul va fi ”Nici o potrivire”.

Daca nu există nicio potrivire și niciun argument Value to return if there's no match, SWITCH
returnează #N/A!

5.5 Funcţii de căutare şi referinţă

5.5.1 Funcţia VLOOKUP
Sintaxa : VLOOKUP (valoare_căutată , matrice_căutare , nr_coloană_rezultat , tip_
căutare)

Funcţia efectuează căutarea elementului valoare_căutată în coloana din stânga a matrice_căutare

şi apoi în linia corespunzătoare acestuia până în coloana indicată de nr_coloana_rezultat.

Tip_căutare e valoare logică TRUE (valori apropiate), FALSE (valoare exactă sau #N/A – dacă nu
s-a găsit nici un element). Dacă Tip_căutare este TRUE sau este omis, valorile din prima coloană
din matrice_cautare trebuie plasate în ordine ascendentă, altfel este posibil ca VLOOKUP să nu
returneze valoarea corectă.

Exemplu 1 – căutare exactă în tabel

92
Exemplu 2 – căutare la valoarea apropiată, mai mică decât valoarea căutată

Exemplu 3:

5.5.2 Funcţia HLOOKUP

Funcţia HLOOKUP efectuează căutarea valoare_căutată în linia superioară a domeniului definit de

matrice_căutare, apoi se face o căutare în linia dată de nr_linie_rezultat

Sintaxă : HLOOKUP (valoare_căutată , matrice_căutare ,nr_linie_rezultat, tip_căutare)

Valoare_căutată şi valorile primei linii pot fi numere, texte, logice.

93
Returnează valoarea cea mai mare care este mai mică sau egală cu valoarea_căutată, dacă aceasta
nu e găsită.
Pentru a găsi o valoare exactă se foloseşte argumentul tip_căutare.

Nr_linie_rezultat - poate avea orice valoare începând cu 1. Pentru a se returna o valoare din prima
linie se foloseşte nr. 1, pentru cea de-a doua linie se foloseşte nr. 2.
Dacă linia rezultat < 1  # VALUE,
> nr. linii tabel  #REF

Tip_căutare e valoare logică (TRUE (valori apropiate), FALSE (valoare exactă sau #N/A – dacă nu
s-a găsit nici un element).

Obs. Valorile din prima linie trebuie să fie ordonate crescător (alfabetic A - Z , numeric 0 - 9)

Exemplu:

5.5.3 Funcţia MATCH

Funcția MATCH caută valoare_cautata într-o zonă de celule (un rând sau o coloană) şi
returnează poziția acelei valori.
Sintaxa : MATCH(valoare_cautare, matrice_cautare, [tip_potrivire])

• valoare_căutare - reprezintă valoarea care vreți să o căutaţi în matricea de căutare .

• matrice_căutare - reprezintă zona de celule în care se caută.
• tip_potrivire - argument opțional. Căutare exactă – valoarea 0, căutare apropiată, mai
mică decât valoarea căutată – valoarea 1 (less than), căutare apropiată, mai mare decât
valoarea
căutată – valoarea -1 (greather than).

Observaţii:
• Utilizați funcția MATCH în loc de una dintre funcțiile LOOKUP atunci când aveți nevoie
de poziția unui element dintr-o zonă în loc de elementul în sine.

Exemplu 1:

94
 Exemplu 2 : Utilizaţi funcţia Match în interiorul funcţiei VLookup pentru a identifica numărul
coloanei din care se doreste rezultatul:

5.6 Funcţii de baze de date

Programul EXCEL ne pune la dispoziţie functii predefinite pentru gestiunea bazelor de date. Acestea au
următorul format general :

Numefunctie (baza de date, câmp, criteriu)

unde :

baza de date – este un domeniu specificat prin referinţa la domeniu (ex. B7:121) sau prin numele
domeniului, definit cu Insert/Name/Define.
câmp – specifică ce coloană va fi utilizată. Poate fi specificat in mai multe moduri : prin numele
câmpului plasat între ghilimele (ex. “Funcţia”) sau prin numărul coloanei (ex. 2) sau prin adresa celulei
care conţine numele câmpului.
criteriu – este o referinţă la un domeniu (ex. A1:A2) sau numele domeniului (ex. criteriu) dacă acesta
a fost anterior definit.
Exemplu:

Baza de date – A4:F10 – trebuie sa contina denumirile coloanelor

Camp – C4 –

Criteriu – A1:F2 - – trebuie sa contina denumirile coloanelor pentru a se putea face concordanta
numelor

95
Se poate spune ca functiile de baze de date sunt o combinatie intr-un singur pas, mai rapida, a filtrarilor
avansate si a functiei propriuzise.

5.7.1 Funcţia DCOUNT

Sintaxa: DCOUNT (baza date, camp, criteriu)
- Numără înregistrările numerice din câmpul bazei de date care respectă un criteriu.

Caută înregistrările cu Meri de Inălțimi cuprinse între 10 și 16 și numără câte din câmpurile Vârstă din
aceste înregistrări conțin numere.
=DCOUNT(A4:E10;"Vârstă";A1:F2)
Rezultat = 1

5.7.2 Funcţia DSUM

- Însumează toate numerele dintr-un câmp al b.d. pentru înregistrările care respectă un criteriu.

5.7.3 Funcţia DCOUNTA

- Numără celulele nevide din câmpul b.d. care respectă criteriul specificat.

5.7.4 Funcţia DAVERAGE

- Calculează media aritmetică a valorilor din câmpul b.d. care respectă criteriul specificat.

5.7.5 Funcţia DMAX

- Calculează maximul valorilor din câmpul b.d. care respectă criteriul specificat.

5.7.6 Funcţia DMIN

- Calculează minimul valorilor valorilor din campul b.d. care respecta criteriul specificat.

Exemplu:

96
 Capitolul 6. Manipularea datelor

6.1 Sortarea datelor

Sortarea se poate face până la 64 de nivele (în versiunea 2003 existau cel mult 3 nivele de sortare) şi
de asemenea, putem face sortări în funcţie de diferite atribute de formatare.

Din eticheta Data, în gruparea Sort & Filter… avem butoanele clasice de sortare ascendentă şi
descendentă şi butonul Sort.

Pentru sortari multiple:

Pasul 1: Executăm clic oriunde în interiorul tabelului
Pasul 2: Executăm clic pe eticheta Data
Pasul 3: In gruparea Sort & Filter… exceutam clic pe butonul Sort
Pasul 4: Executăm clic pe butonul cu săgeata al câmpului Sort by si precizăm coloana de sortare
Pasul 5 : Executăm clic pe butonul cu săgeata al câmpului Values si precizăm criteriul de sortare
Pasul 6 : Executăm clic pe butonul cu săgeata al câmpului Order si precizăm sensul de sortare

Pentru mai multe nivele, adaugam cate un nivel cu butonul Add Level si le putem ierarhiza cu ajutorul
butoanelor de mutare sus / jos.

Cu clic pe butonul Sort apare caseta de dialog:

Remarca: Caseta de dialog de mai sus poate fi activată și din eticheta Home, gruparea Editing
alegând Sort & Filter.

97
Putem face o sortare, astfel încât produsele scrise cu fontul de culoare rosie să apară la începutul
tabelului. Sortarea se face în funcţie de culoarea textului.
Ca ordine de apariţie am ales culoarea roşie, ceea ce înseamnă că la începutul tabelului afişează
rândurile al căror font este roşu şi apoi celelalte. Rezultatul este următorul:

Sortarea se poate aplica si tabelelor ce trebuie ordonate pe orizontala, dupa valorile uneia sau mai
multor linii, sortare utila de exemplu, in cazul folosirii functiei HLOOKUP. Pentru aceasta, va trebui ca
in eticheta Data, gruparea Sort&Filter, butonul de Sort sa apelam Options... si de acolo sa alegem
Sort left to right, sortarea functionand similar cu cea verticala dar aplicata pe orizontala.

98
In cazul in care se doreste o sortare in functie de lunile anului sau a zilelor saptamanii se va alege ca
element de sortare optiunea Custom list.

De aici se poate alege lista : ianuarie,februarie,martie,...etc si apoi se executa clic pe OK.

Optiunea Custom list ne permite crearea unei noi liste de sortare:

99
6.2 Filtrarea datelor
Faţă de versiunea 2003, opţiunile de filtrare aduc o serie de îmbunătăţiri noi, îmbunătăţiri care înainte
puteau fi făcute doar cu ajutorul formulelor. Pentru a executa operaţia de filtrare executăm paşii:

Pasul 1: Executăm clic oriunde în interiorul tabelului

Pasul 2: Executăm clic pe eticheta Data
Pasul 3: Dacă este necesar, executăm clic pe butonul Filter
Pasul 4: Executăm clic pe butonul cu săgeata al câmpului pentru care dorim să precizăm criteriul de
căutare
Pasul 5 : Pentru a utiliza filtrele prefabricate, plasăm indicatorul mouse-ului pe opţiunea
<numecoloana> Filters şi apoi selectam o opţiune de filtrare, cum ar fi Equals.

Tot în versiunea 2016 apare şi butonul de Reapply (lângă butonul Filter), cu ajutorul căruia putem
reaplica acelaşi filtru. Putem impune un filtru în funcţie de felul cum arată o celulă la un moment dat.
De exemplu, toate celulele care sunt colorate într-un anumit fel să fie afişate la un moment dat.

Remarca:
• Putem adăuga mai multe filtre repetând paşii 4 si 5.
• Pentru a elimina un filtru, executăm clic pe săgeata câmpului si apoi clic pe opţiunea Clear
Filter From <numecoloana>.

6.2.1 Filtre pe date calendaristice

Pentru date calendaristice putem filtra tabelul în funcţie de oricare din componentele datei. În tabelul
de mai jos putem filtra datele dintr-o anumită perioadă. Cu un clic pe Date Filters după ce am executat
paşii de mai sus ne apare următoarea listă:

De aici putem să alegem tranzacţiile de astăzi, de săptămâna viitoare, din această lună, de luna viitoare,
dintr-o anumită lună sau dintr-un anumit trimestru, etc.

Daca datele calendaristice se întind pe mai mulți ani filtrarea se poate face pe mai multe nivele:

100
6.2.2 Filtre pe text

Când aplicăm filtre în tabele Excel, rapoarte PivotTable și rapoarte PivotChart, avem posibilitatea de a
pune filtre pe text: anumite texte care încep cu anumite litere, care se termină cu literele ... care
conțin, care nu conțin, etc.
Mai mult decât atât, putem profita de noua casetă de căutare Search, care ne va ajuta să găsim rapid
ceea ce căutăm în foile mari de lucru. De exemplu, pentru a găsi un anumit produs într-un catalog care
stochează câteva zeci de mii de elemente, începem să tastăm termenul de găsit și elementele vor
apărea instantaneu în listă.

Avem posibilitatea să restrângem rezultatele și mai mult, deselectand conținutul pe care nu dorim să-
l vedem.

6.2.3 Filtre pe numere

Avem și pentru coloanele care conțin numere, elemente noi de
filtrare: putem filtra elementele egale cu (equal to), diferite de, mai
mici decât (less then), mai mici sau egale cu (less then or equal
to), mai mari decât (grater then), mai mari sau egale cu (grater
then or equal to), valorile care se află între (between), primele x
elemente (top 10), etc

Mai mult decât atât, avem și aici opțiunea de a căuta cu Search.

6.2.4 Filtrare avansată

Comanda de filtrare avansată funcționează diferit de comanda filtrare din mai multe puncte
importante de vedere:
• afișează caseta de dialog Advanced Filter în loc de meniul AutoFilter.
• se introduc criteriile într-o zonă de criterii separată din foaia de lucru. Microsoft Excel
utilizează zona de criterii separată din caseta de dialog Advanced Filter ca sursă pentru
criteriile complexe.

101
Introducere criterii:
• Pentru a găsi rândurile care satisfac mai multe criterii în mai multe coloane, astfel încât
toate criteriile să fie îndeplinite (adică AND între criterii) tastați toate criteriile în
același rând din zona de criterii.
Exemplu:
• Pentru a găsi rândurile care satisfac criterii în mai multe coloane, unde orice criteriu poate
fi adevărat (adică OR între criterii), tastați criteriile pe rânduri și coloane diferite din
zona de criterii. În exemplu, introduceți:

Exemplu 1:

Utilizare instrument filtru avansat:

1. Clic în interiorul tabelului
2. Fila Data / Sort & Filter/ Advanced
3. Apare fereastra Advanced Filter de unde alegeţi:

• Pentru a filtra zona prin ascunderea rândurilor care nu îndeplinesc criteriul, faceți
clic pe Filter the list,in-place.
• Pentru a filtra zona prin copierea în altă zonă a foii de lucru a rândurilor
care îndeplinesc criteriile, faceți clic pe Copy to another location, iar în
caseta Copy To, selectaţi o celulă de unde să înceapă afişarea rândurilor.
• List Range - tabelul pe care doriţi să-l filtrați.
• Criteria Range – zona de criterii.

Veţi
obţine:

102
6.3 Protejarea fișierelor

Asigurarea parolelor de acces la fişier este efectuată în momentul salvării fişierului. Se pot stabili parole
pentru deschiderea fişierului, pentru modificarea şi salvarea fişierului, precum şi ataşarea unei
recomandări de a deschide fişierul doar în citire (read-only).

Un registru Excel protejat prin parolă pentru deschidere poate fi accesat doar de utilizatorii care cunosc
parola.

6.3.1 Criptarea fişierului şi setarea unei parole pentru a-l deschide

Pasul 1: Clic pe butonul File , Info, apoi pe Protect Workbook.

103
Pasul 2: În caseta Encript with Password, tastăm o parolă şi apoi clic pe OK. Putem tasta până
la 255 de caractere. Criptarea este metoda standard utilizată pentru a face fişierul mai sigur.

Pasul 3: Apare caseta Confirm Password. Aici trebuie să reintroducem parola şi apoi clic pe OK.

Pasul 4: Pentru a salva parola, trebuie salvat fişierul.

6.3.2 Setarea unei parole pentru a modifica un registru de lucru

Pasul 1: Clic pe butonul File, apoi pe Save as.

Pasul 2: Clic pe Tools, General Options.

Pasul 3: Putem alege una din variantele:

• Dacă se vrea introducerea unei parole înainte de a vizualiza documentul, tastăm o parolă în
caseta Password to open. În mod implicit, această caracteristică utilizează criptarea
avansată, dar, spre deosebire de utilizarea comenzii Criptare document (Enycript Document)

104
 descrisă mai sus, aceasta nu ne permite să tastăm până la 255 de caractere, ci numai 15
caractere.
• Dacă se vrea introducerea unei parole înainte de a salva modificări la document, tastăm o
parolă în caseta Password to modify. Această parolă nu permite metoda de criptare. Este
proiectată pentru a permite colaborarea cu recenzenții de conținut în care avem încredere. Nu
este proiectată să ne ajute să facem fișierul mai sigur.

Observație: Putem alege ambele variante dar trebuie să adăugăm parole diferite şi să avem grijă să
nu le încurcăm (eventual prefixate cu „open” sau „modify”).

Dacă nu vrem ca fişierul să fie modificat atunci bifăm caseta Read Only, doar pentru a fi citit. Când
recenzenții deschid fișierul, aceștia sunt întrebați dacă doresc să deschidă fișierul doar în citire. Se
execută clic pe OK.

Dacă se solicită, trebuie introduse parolele pentru a le confirma, apoi clic pe OK.

Pasul 4: În caseta de dialog Save as, facem clic pe Save.

Pasul 5: Dacă se solicită, executăm clic pe Yes pentru a înlocui documentul existent.

6.3.3 Protecţia la nivel de foaie de calcul

Stabilirea protecţiei la nivel de foaie de calcul are ca efect prevenirea acţiunilor de modificare a
informaţiilor din foaia de calcul. Proiectantul foii poate interzice modificarea conţinutului unor celule
(sau a tuturor celulelor), vizualizarea liniilor/coloanelor ascunse, vizualizarea formulelor utilizate în
anumite celule.

Pas1: Selectăm celulele ce nu vor fi protejate și din clic dreapta / Format Cells / Protection,
eliminăm bifa de pe opțiunea Locked.

Observație: Implicit toate celulele foii de calcul au opțiunea Locked activată.

105
Pas 2: Protecţia foii de lucru, o putem seta din file Review /gruparea Changes / Protect Sheet.
Este afişată fereastra Protect Sheet în care se stabilesc elementele pentru care se asigură protecţia,
prin bifarea opţiunilor respective.

În zona Password to unprotect sheet se introduce parola. Pentru selectarea şi introducerea textului
în celulele neprotejate se selectează opţiunea Select unlocked cells.

6.3.4 Deblocarea zonelor dintr-o foaie protejată, pentru a fi editate

de anumiți utilizatori

Pentru a oferi anumitor utilizatori permisiunea de a edita zone dintr-o foaie de lucru protejată,
computerul trebuie să ruleze Microsoft Windows XP sau o versiune ulterioară și trebuie să facă parte
dintr-un domeniu. În loc să utilizați permisiuni care necesită un domeniu, aveți posibilitatea să specificați
o parolă pentru zonă.

Pas 1: În foaia lucru pe care doriți să o protejați alegeți din fila Review / gruparea Changes /
Allow User to Edit Ranges. Această comandă este disponibilă doar când foaia de lucru nu este
protejată.

Pas 2:În fereastra Allow User to Edit Ranges alegeți:

• New pentru a adăuga o zonă care poate fi editată de anumiți utilizatori fără parole.
• Modify - pentru a modifica o zonă editabilă existent.
• Delete – pentru a șterge o zonă editabilă

106
Pas 3: Dacă alegeți New, pentru a crea o zonă editabilă, în fereastra New Range precizați
următoarele:

• În caseta Title, tastați numele zonei pe care doriți să o deblocați.

• În caseta Refers to cells, selectați celulele pe care doriți să le deblocați

• În caseta Range password, tastați o parolă care permite accesul la zonă altor utilizatori
care cunosc parola, alții decât cei specificați în Permissions.
• Pentru a stabili permisiuni de acces, faceți clic pe butonul Permissions. Va apărea fereastra
Permisions în care dați clic pe Add și adăugați utilizatorii doriți.

• În fereastra Permissions alegeți Allow pentru ca utilizatorul selectat să poată edita domeniul
de celule fără parole și respective Deny pentru a-i interzice modificarea domeniului de celule
fără parolă.

107
Pas 3: După ce ați confirmat drepturile utilizatorilor, în fereastra Allow User to Edit Ranges alegeți
opțiunea Protect sheet pentru a proteja foaia și introduceți o parolă.

Observații:

• Dacă o celulă aparține mai multor zone, utilizatorii care sunt autorizați să editeze oricare din
aceste zone pot edita celula.
• Dacă un utilizator încearcă să editeze mai multe celule odată și este autorizat să editeze anumite
celule dar nu toate celulele respective, i se va solicita să selecteze și să editeze celulele una
câte una.

6.3.5 Protecţia la nivel de registru

La acest nivel de protecţie se poate preveni modificarea numărului de foi ale registrului (adăugare sau
eliminare) şi modificarea dimensiunilor şi poziţiilor ferestrelor în care se vede registrul. Există de
asemenea posibilitatea de a însoţi protecţia de o parolă.

Din eticheta Review, gruparea Changes, alegem Protect Workbook putem restricţiona sau nu
accesul.

Clic pe Protect Structure and Windows. Aici avem două opţiuni:

108
 ❖ Structure (protejarea structurii registrului)
Selectând această opţiune de protecţie, utilizatorii au restricţie la:

- vizualizarea foilor care erau ascunse în momentul protejării;

- mutarea, eliminarea, ascunderea sau redenumirea foilor;
- inserarea de noi foi (de calcul sau chart)
- mutarea sau copierea foilor într-un alt registru;

❖ Windows (protejarea ferestrelor registrului)

Această opţiune nu permite utilizatorului

- să modifice dimensiunea şi poziţia ferestrelor registrului;

- să mute, să redimensioneze sau să închidă ferestrele; este însă posibilă ascunderea şi reafişarea
ferestrelor.

6.4 Validarea şi auditul datelor

Prin validarea datelor înţelegem procedurile activate astfel încât în anumite celule să nu se poată
introduce decât date care îndeplinesc condiţii impuse. Procesul poate asigura atât afişarea unui mesaj
informativ sau de avertizare la activarea celulei, cât şi afişarea unui mesaj de eroare dacă s-a completat
o valoare neacceptabilă.
Prin auditul foii de calcul înţelegem procedurile care permit vizualizarea dependenţelor în formule şi
funcţii, localizarea valorilor de tip eroare etc.

6.4.1 Validarea datelor

Restricţiile care pot fi impuse pentru conţinutul unei celule se referă la :
– tipul datei (întreg, zecimal, text etc.);
– limite între care pot fi valorile numerice sau de tip dată calendaristică;
– lungimea unui text;
După introducerea datelor şi efectuarea calculelor, se poate efectua auditul foii pentru a localiza şi
corecta datele eronate.
De exemplu, avem un tabel utilizat pentru pontaj cu următoarele informaţii :

109
În acest tabel ziua trebuie să fie între 02/12/2016 şi 06/12/2016, marca să conţină 4 caractere, orele
lucrate să fie între 4 şi 8, orele suplimentare între 0 şi 2. Datele care nu corespund acestor criterii dorim
să fie evidenţiate.
Pentru a realiza acest obiectiv vom impune următoarele restricţii:

Restricţii pentru datele numerice sau date calendaristice

Acestea pot fi impuse pentru valori numerice sau de tip calendaristic:

Pasul 1. Se selectează celule pentru care se definesc restricţiile. De ex. selectăm celulele cu
datele calendaristice.

Pasul 2. Din meniul Data, alegem Tools/Data Validation şi se alege eticheta Settings.

Pasul 3. În lista Allow se selectează tipul de dată numerică impus: Whole number – număr
întreg, Decimal – număr zecimal, Date – dată calendaristică, Time – oră.

Pasul 4. În lista Data se alege operatorul utilizat la validare (numere între anumite limite, mai
mici decât, mai mari decât etc.). În funcţie de operatorul selectat se completează zonele care urmează
(în figură Start Date şi End Date deoarece s-a ales operatorul between). Aceste zone pot să conţină
valori, referinţe de celule care conţin valorile, formule.

Dacă se permite ca în celulele selectate să poată apărea blancuri, atunci se va bifa zona Ignore
blank. Dacă se doreşte ca restricţiile impuse unei celule goale să o trateze ca şi cum ar conţine zero,
atunci se debifează din Ignore blank.
Pentru impunerea restricţiei pe dată alegem:

Pasul 5. Pentru afişarea unui mesaj de atenţionare la activarea unei celule pentru care se definesc
restricţiile, din eticheta Input Message, se bifează opţiunea Show input message when cell is
selected. Aceasta va determina afişarea mesajului scris în zona Input message.

Acesta este afişat fie ca şi casetă de tip balon lângă Office Assistant, fie ca o casetă alăturată celulei,
doar când aceasta este activã. Titlul dat în zona Title identifică mesajul şi este afişat o dată cu textul
acestuia.

110
 Pasul 6. Pentru afişarea unui mesaj de eroare, în cazul când în celulă s-a introdus o valoare
care nu respectă restricţia impusă, din eticheta Error Alert se bifează Show error alert… . În lista
Style se alege opţiunea dorită :
▪ Stop - afişează un mesaj cu butoanele Retry, care permite întoarcerea la editarea
celulei, şi Cancel.
▪ Information - afişează un mesaj de informare, care are butoanele OK si Cancel.
▪ Warning - afişează un mesaj de atenţionare cu textul "Continue?" urmat de butoanele
Yes, No si Cancel.

Butoanele OK şi Yes acceptă data introdusă, butonul No nu acceptă data şi lasă celula în starea
de editare iarCancel reface starea precedentă a celulei.
În zona Title se trece titlul mesajului de eroare, textul acestuia introducându-se în zona Error
message.

Pentru impunerea restricţiilor pe orele lucrate, se selectează datele, din Data/Data Tools/Data
Validation/Settings se alege Whole number, between 4 şi 8 şi apoi se introduc mesajele de
atenţionare şi eroare dorite utilizând etichetele Input Message şi Error Alert. Similar se procedează
şi cu orele suplimentare.
b) Limitarea numărului de caractere
Deşi este caracteristică datelor de tip text, limitarea numărului de caractere poate fi utilizată şi pentru
alte tipuri de date.
Pasul 1. Se selectează celule pentru care se definesc restricţiile.
Pasul 2. Din meniul Data alegem Data Tools/Data Validation/Settings
Pasul 3. În lista Allow se selectează Text Length.
Pasul 4. În lista Data se alege operatorul dorit şi se completează apoi numărul minim de
caractere, numărul maxim de caractere, potrivit operatorului selectat. Prin selectarea casetei de control
Ignore blank nu se verifică restricţia pentru celulele goale sau dacă asemenea celule sunt referite în
definirea limitelor.
De exmplu, pentru a stabili restricţia pe marcă de 4 caractere se aleg următoarele opţiuni :

111
 Pasul 5. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse în
secţiunea Restricţii privind datele numerice.

Remarcă: După stabilirea restricţiilor şi a mesajelor pentru o celulă, acestea pot fi modificate prin
parcurgerea etapelor următoare:
Pasul 1. Se selectează celula pentru care se modifică validarea.
Pasul 2. Se dă comanda Data Validation din eticheta Data, gruparea Data Tools.
Pasul 3. Se modifică, pe toate etichetele, opţiunile dorite.
Pasul 4. Dacă se doreşte ca aceeaşi modificare să fie efectuată pentru toate celulele care au
aceleaşi restricţii şi mesaje ca şi celula curentă, se va marca zona de control Apply these changes to
all other cells with the same settings de pe eticheta Settings.

Restricţii impuse dintr-o lista

Restrictiile impuse la culegerea datelor se pot defini si printr-o lista de valori dintre care se poate alege
una. Pentru aceasta vom urma pasii:
Pasul 1. Se selectează celula/celulele pentru care se aplica/modifică validarea.
Pasul 2. Din eticheta Data, gruparea Data Tools se dă comanda Data Validation.
Pasul 3. Din tabul Settings se alege optiunea List.
Pasul 4. La Source se indica lista de valori din care se face alegerea
Pasul 5. Din tabul Imput Message se poate alege un mesaj pentru operator
Pasul 6. Din tabul Error Alert se face alegerea nivelului de restrictionare
Pasul 4. Se finalizeaza cu Ok

Pentru o mai buna protectie a listei, aceasta va putea fi plasata intr-o foaie separata, eventual ascunsa
si protejata la modificare.

Afişarea datelor invalide:

112
1. Din eticheta Data/Data Tools/Data Validation:

2.Circle I n v alid Data – Identifică şi marchează prin încercuire celulele care conţin valori în
afara limitelor stabilite la validarea datelor (comanda Validation din meniul Data).

3. Clear Validation Circles – Elimină marcajele de celule create prin Circle Invalid Data

6.4.2 Auditul unei foi de calcul

Prin auditul foii de calcul înţelegem operaţiunile efectuate pentru identificarea intrărilor incorecte şi
evidenţierea dependenţelor (celule care depind de valorile altor celule sau celule care furnizeazã
argumente pentru functii din alte celule).
Se accesează eticheta Formula/gruparea Formula Auditing Instrumentele Auditing sunt
prezentate în figura următoare.

Trace Precedents – Trasează săgeţi de la celulele care furnizează valori către formula din celula
activă. Pentru vizualizarea tuturor nivelelor de precedenţă se acţionează butonul Trace Precedents
de mai multe ori. Celula activă conţine formula care se examinează.

113
Remove Arrows – Elimină săgeţile create prin Trace Precedents şi Trace Dependents.
Trace Dependents – Trasează săgeţi de la celula activă la celulele care conţin formule care depind
de celula activă. Pentru trasarea tuturor nivelelor de dependenţă se acţionează Trace Dependents de
mai multe ori.

Trace Error – În cazul când celula activă conţine o valoare de eroare #VALUE
sau #DIV/0 trasează săgeţi la celula activă din celulele care cauzează eroarea.

Din eticheta Data/Data Tools/Data Validation:

6.4.3 Căutarea și corectarea erorilor în calcule

Excel identifică erorile în mai multe moduri. Primul mod este să se afișeze un cod de eroare
în celula care conține formula ce generează eroarea.

114
Când o celulă cu o formulă eronată este celula activă, un buton de eroare este afișat lângă
ea. Indicarea spre butonul de eroare îl face să afișeze o săgeată în partea dreaptă, iar dând
click pe săgeată se va afișa un meniu cu opțiuni care furnizează informație despre eroare și
oferă ajutor pentru a o repara.

Cod eroare Descriere

##### Coloana nu este sufiecient de lată pentru a afișa valoarea

Formula are tipul greșit de argument (cum ar fi text într-o celulă unde
#VALUE! este așteptată o valoare numerică)

Formula conține text pe care Excel nu-l recunoaște (cum ar fi un

#NAME? domeniu de nume necunoscut)

Formula se referă la o celulă care nu există (lucru care se întamplă de

#REF! fiecare dată când sunt șterse celule)

#DIV/0! Formula încearcă să împartă la zero

6.5 Introducere în analiza What-If

Cu ajutorul instrumentelor grupate sub denumirea de analiza What-If (ce se întâmplă dacă)
din Excel, puteți utiliza mai multe seturi diferite de valori în una sau mai multe formule pentru
a explora diferite rezultate. Analiza What-If conduce la modificarea valorilor din celule pentru
a vedea modul în care aceste schimbări vor afecta rezultatul formulelor de pe foaia de lucru.

Sunt trei tipuri de analiza What-If: scenarii, Goal Seek, și tabele de date. Scenariile și tabelele
de date iau seturi de valori de intrare și găsesc rezultatele corespunzătoare valorilor introduse.
Un tabel de date funcționează cu doar una sau două variabile, dar poate accepta multe valori
diferite pentru acele variabile. Un scenariu poate avea până la mai multe variabile, dar poate
reține doar până la 32 de valori pentru variabilele introduse. Goal Seek funcționează diferit de
scenarii și tabelele de date și găsește valoarea de intrare pentru ca rezultatul să atingă o
anumită țintă.

În plus față de aceste trei instrumente, puteți instala add-in-uri care vă ajută să efectuați o
analiză mai complexă. Acestea sunt Sover add-in, care este similar cu Goal Seek, dar poate
găzdui mai multe variabile, respectiv Analysis Toolpak add-in, cu ajutorul căreia puteți crea
statistici referitoare la date.

115
6.5.1 Instrumentul Data Table

Un tabel de date este o zonă de celule ce conține mai multe rezultate ale aceleiași formule,
pentru valori alternative ale unor valori de intrare folosite în formulă.

Tabelele de date furnizează un mod rapid de calcul a mai multor versiuni ale unei operații şi
un mod de a vizualiza şi compara rezultatele diferitelor variante, într-o singură foaie de lucru.

6.5.1.1 Tabele de date cu o singură variabilă

Dacă aveți una sau mai multe formule care toate folosesc o variabilă comună, puteți utiliza
un tabel de date pentru a vedea toate rezultatele într-un singur loc. Utilizarea tabelelor de
date face ușoară examinarea rezultatelor dintr-o privire. Pentru că vă concentrați numai o
variabilă, rezultatele sunt ușor de citit și afișa sub formă de tabel.

Tabelele de date cu o singură variabilă trebuie proiectate astfel încât valorile de intrare să fie
introduse fie pe o coloană (orientare tip coloană), fie pe un rând (orientare tip rând). Formulele
utilizate într-un tabel de date cu o singură variabilă trebuie să se refere la o celulă de intrare.

1. Tastaţi lista de valori pe care doriţi să o înlocuiţi celula de intrare, fie în josul unei coloane,
fie de—a latul unui rând.

2. Dacă valorile de intrare sunt introduse pe coloană, tastaţi formulele în rândul de deasupra
primei valori şi cu o celulă la dreapta coloanei valorilor.

116
 Dacă valorile de intrare sunt introduse pe rând, tastaţi formula în coloana din stânga
primei valori şi cu o celulă sub rândul valorilor. Tastaţi orice formule adiţionale sub
prima formulă.

3. Selectaţi zona de celule care conţine formulele şi valorile pe care doriţi să le înlocuiţi.

sau

117
4. Alegeți din fila Data / What-If Analysis / Data Table și selectați în fereastra
Data Table ce apare:

• Dacă tabelul de date este orientat pe coloane, tastaţi referinţa de celulă pentru celula de
intrare în caseta Column input cell.

• Dacă tabelul de date este orientat pe rânduri, tastaţi referinţa de celulă pentru celula de
intrare în caseta Row input cell.

4. Rezultatul obținut este:

118
sau

6.5.1.2 Tabele de date cu două variabile

Tabelele de date cu două variabile utilizează o singură formulă cu două liste de valori de
intrare. Formula trebuie să se refere la două celule de intrare diferite. Într-o celulă din foaia
de lucru, introduceţi formula care se referă la cele două celule de intrare.

1. Tastaţi o listă a valorilor de intrare în aceeaşi coloană, sub formulă. Tastaţi a doua listă
în acelaşi rând, la dreapta formulei.

2. Selectaţi zona de celule care conţine formula şi respectiv rândul şi coloana valorilor.
3. Alegeți din fila Data / What-If Analysis / Data Table și selectați în fereastra Data
Table ce apare celulele de referință corespunzătoare:

119
 4. Rezultatul obținut este:

6.5 Scenarii
Un scenariu este un set de valori memorat de Microsoft Excel, care poate fi introdus automat în foaia
de lucru. Scenariile pot fi utilizate pentru previziuni aplicate la un anumit model dintr-o foaie de lucru.
Utilizatorul poate crea şi salva diferite grupuri de valori într-o foaie de lucru şi apoi să comute la oricare
din aceste scenarii pentru vedea diferite rezultate.

6.5.1 Crearea scenariilor

De exemplu, dacă pentru stabilirea bugetului există incertitudini în privinţa valorilor încasărilor, se pot
defini diferite valori ale încasărilor iar apoi se poate comuta între diferite scenarii pentru o analiză de
tip „Ce se întâmplă dacă”.

În exemplul de mai sus, s-ar putea numi scenariul cazului cel mai defavorabil, completarea celulei
B2 cu valoarea 50.000 LEI şi a celulei B3 cu valoarea 33.200 LEI.

120
Scenariul cazului cel mai favorabil se obţine prin schimbarea valorii celulei B2 în 110.000 LEI şi a
valorii celulei B3 în 20.000 LEI.

Pentru a crea un scenariu parcurgeţi următorii paşi:

1. În eticheta Data, gruparea Data Tools, clic pe What-If Analysis

2. Alegem Scenario Manager.

3.

Pasul 3: Clic pe butonul Add. Apare fereastra Add Scenario în care completăm:

 În caseta Scenario name, tastăm un nume pentru scenariu (ex. Cazul defavorabil).
 În caseta Changing cells, introducem referinţele pentru celulele pe care dorim să le modificăm
(ex. B2:B3).
 Faceţi clic pe OK.

Apoi apare fereastra Scenario Manager, de unde putem adăuga un alt scenariu, putem sterge
scenariile care nu ne covin, putem face modificări.

121
Remarca: Pentru a păstra valorile originale ale celulelor modificate, se crează un scenariu (numit
eventual „Original”) care utilizează valorile originale ale celulelor înainte de a crea scenarii care
modifică valorile.

6.5.2 Afişarea unui scenariu

Când se afişează un scenariu, se vor modifica valorile celulelor salvate ca parte din acel scenariu.

Pasul 1: În eticheta Data, gruparea Data Tools, clic pe What-If Analysis

Pasul 2: Apare fereastra Scenario Manager, selectăm numele scenariului pe care dorim să îl
afişăm
Pasul 3: Clic pe Show.

6.5.3 Editarea unui scenariu

Pasul 1: În eticheta Data, gruparea Data Tools, clic pe What-If Analysis
Pasul 2: Selectaţi scenariul pe care doriţi să îl editaţi şi clic pe Edit.
Pasul 3: Faceţi modificările dorite.
Pasul 4: În fereastra Scenario Values, tastaţi noile valori.
Pasul 5: Clic pe OK.

6.5.4 Rapoarte rezumative de scenariu

Pentru compararea diferitelor scenarii, se poate genera un raport
rezumativ al acestora pe aceeaşi pagină. Raportul poate afişa scenariile
unul lângă altul sau le poate rezuma într-un raport PivotTable cu un
clic pe Summary din fereastra Scenario Manager.

Pentru a afişa un raport rezumativ parcurgeţi următorii paşi:

Pasul 1: În eticheta Data, gruparea Data Tools, clic pe What-If Analysis
Pasul 2: Apare fereastra Scenario Manager, alegem opţiunea Summary.
Pasul 3: Faceţi modificările dorite.
Pasul 4: Faceţi clic pe Scenario Summary sau pe Scenario PivotTable.

Exemplu:

122
Raport care afişează scenariile unul lângă altul:

6.5.5 Îmbinarea scenariilor din diferite foi de lucru

Îmbinarea scenariilor este foarte utilă atunci când modelele de analiză „ce se întâmplă dacă” din foile
de lucru, sunt identice.

Pasul 1: Deschidem toate fişierele care conţin scenariile pe care dorim să le îmbinăm.
Pasul 2: Revenim în foaia de lucru în care se doreşte să fie îmbinate scenariile.
Pasul 3: În eticheta Data, gruparea Data Tools, executăm clic pe What-If Analysis
Pasul 4: Apare fereastra Scenario Manager, alegem opţiunea Merge.
Pasul 5: Apare fereastra Merge Scenarios în care selectăm fişierul ce conţine scenariile ( Auto.xls),
precum şi foaia de lucru (ex. modelul original). În partea de jos a ferestrei apare numărul de scenarii
din foaia curentă.
Pasul 6: Clic pe OK.

Remarca: Toate celulele modificabile din foaia de lucru activă trebuie să se fie la aceleaşi adrese ca şi
cele din foaia de lucru sursă a scenariului. Programul Excel copiază toate scenariile din foaia sursă în
foaia de lucru activă.

6.5.6 Ştergerea unui scenariu

Pasul 1: În eticheta Data, gruparea Data Tools, clic pe What-If Analysis
Pasul 2: Selectaţi scenariul şi clic pe Delete.

123
6.6 Metode de prognoză a valorilor utilizând analiza de tip
„what-if”

6.6.1 Soluţionarea problemelor cu o singură variabilă (GOAL SEEK)

Dacă scriem o formulă ce utilizează mai multe valori, programul Excel poate căuta şi modifica o valoare
astfel încât rezultatul sa devină cel aşteptat (ţinta).

Exemplu: Suntem distribuitorii unor anumite produse de papetarie şi până în prezent am vândut 2000
bucăţi la preţul de 3,46$. Din vinderea acestui produs am realizat încasări de 6.920$, iar ţinta vânzărilor
este 10.000$.

Întrebarea noastră este:

Câte produse trebuie să vând la preţul de 3,46$ pentru a atinge ţinta?

Pentru aflarea răspunsului la această întrebare vom folosi intrumentul Goal Seek.

Găsim un anumit rezultat pentru o celulă ajustând valoarea unei alte celule
Pasul 1: În eticheta Data, gruparea Data Tools, clic pe What-If Analysis
Pasul 2: Apare fereastra Goal Seek în care completaţi:

 În caseta Set cell, introduceţi referinţa către celula care conţine formula care trebuie să atingă
ţinta (ex. E2).
 În caseta To value, tastaţi rezultatul dorit.
 În caseta By changing cell, introduceţi referinţa către celula care conţine valoarea de ajustat
(ex. A2). Această celulă trebuie să fie folosită în formula din celula specificată în caseta Set
cell.
Va apare fereastra Goal Seek Status în care programul Excel spune că a găsit (sau nu) o soluţie.

124
Programul Excel modifică valoarea dintr-o anumită celulă până când formula care depinde de conţinutul
acelei celule returnează rezultatul asteptat. În cazul prezentat, va trebui să vindem 2890 de produse
pentru a obține 10000 încasări.

6.7 Optiunea Text to Columns

Pentru a separa conținutul unei celule de coloane separate, puteți utiliza optiunea "Text to columns".
De exemplu, când doriți să separați o listă de nume complete în nume și prenume:

• Pasul 1: Se vor selecta celulele cu numele complet .

• Pasul 2: Din fila Data , gruparea Data Tools se va alege optiunea Text to Columns .
• Pasul 3: Va apare fereastra de dialog aferenta acestei optiuni si se va bifa Delimited(daca
datele din celule sunt despartite prin aceeasi delimitatori) sau Fixed Width (daca datele din
celule au aceeasi latime) apoi se executa clic pe Next.
• Pasul 4: Se va bifa delimitatorul si apoi clic pe butonul Next.
• Pasul 5: Se va alege tipul(formatul) de date de pe coloane si destinatia.

• Pasul 6: Se va executa clic pe butonul Finish.

125
6.8 Eliminarea duplicatelor
Pentru eliminarea datelor duplicate dintr-un tabel se va folosi optiunea Remove Duplicates.

• Pasul 1: Se va selecta tabelul.

• Pasul 2: Din fila Data , din guparea Data Tools se va selecta optiunea Remove Duplicates.
• Pasul 3: Din fereastra de dialog aferenta optiunii se vor alege coloanele pentru care se sa face
verificarea pentru eliminarea datelor duplicate.

• Pasul 4: Se va executa clic pe OK.

126
6.9 Partajarea fisierelor
Avem posibilitatea să creăm un registru de lucru partajat și să îl punem într-o locație de pe rețea, unde
să poată fi editat simultan de mai multe persoane. De exemplu, dacă participanții la grupul dvs. de
lucru gestionează fiecare mai multe proiecte și trebuie să se cunoască starea fiecărui proiect, grupul
poate utiliza un registru de lucru partajat pentru a urmări starea proiectelor și a actualiza informațiile.
Ca proprietar al registrului de lucru, putem să îl gestionăm controlând accesul la registrul de lucru și
rezolvând modificările conflictuale. Când se încorporează toate modificările, se poate opri partajarea
registrului de lucru.
Remarcă: Nu toate caracteristicile sunt acceptate complet într-un registru de lucru partajat. Dacă
dorim să adăugăm oricare dintre următoarele caracteristici, se recomandă să le adăugăm înainte să
salvăm registrul de lucru ca partajat. Nu putem efectua modificările la aceste caracteristici după ce
partajăm registrul de lucru.

6.9.1 Partajarea in retea

Pașii care trebuie urmați pentru a partaja un fișier in retea:

Pasul 1: Executăm clic pe Share Workbook din gruparea Changes, a

etichetei Review:

Pasul 2: În caseta de dialog Share Workbook, în fila Editing, bifăm

caseta de selectare Allow changes by more than one user at the
same time. This also allows workbook merging (Se acceptă modificări simultane făcute de mai mulți
utilizatori). Se permite astfel și îmbinarea registrelor.

Pasul 3: În fila Advanced, selectăm opțiunile dorite pentru urmărirea și actualizarea modificărilor,
apoi executăm clic pe OK. Înainte de partajare, fișierul va fi salvat:

Datorită instrumentului Excel Web App, mai mulți utilizatori pot deschide același fișier și pot lucra la el
simultan. Dacă după partajare se revine și se elimină bifa „Allow changes by more…” din fereastra de
Share Workbook tabul Editing partajarea se intrerupe și veți fi anunțați despre acest lucru:

Daca exista link-uri in registru, vor trebui verificate si updatate.

In File, alegem Save si salvam registrul in noul folder.
Tot ceea ce se modifică în workbook apare în timpul setat la Automatically every în sesiunea deschisă
de alt utilizator.

127
6.9.1.1 Urmarirea modificarilor

Pasul 1: Executăm clic pe Protect and Share Workbook din

gruparea Changes, a etichetei Review

Pasul 2: În caseta de dialog Protect Share Workbook, bifăm

caseta de selectare Shared with track changes. In acest
moment, fisierul este shared si poate fi modificat (eventual cu parola setata
anterior), butonul Protect Share Workbook devenind Unprotect Share
Workbook.

Pasul 3: Tot in acest moment, avem acces la

butonul de Track changes. Va trebui sa setam in
ce fel se va face memorarea schimbarilor, in
fereastra Highlight Changes, respectiv cand/de
cand sa se monitorizeze, pe cine sa monitorizam si
unde in registru/foi sa se monitorizeze schimbarile.

Ulterior acestei actiuni, avem posibilitatea de a

vedea si accepta sau respinge modificarile facute
de colaboratori. Pentru acesta, in eticheta
Review, gruparea Changes, butonul Track
changes si de acolo alegem Accept/Reject
Changes

Funcţia Track Changes trebuie activată înainte de a începe să ţineţi evidenţa modificărilor registrului.
Pentru a activa această opţiune, în registrul dorit :
Pasul 1: Din eticheta Review, gruparea Changes, alegem Track Changes / Highlight Changes.
Pasul 2: Apare fereastra Highlight Changes şi bifăm Track changes while editing.
Pasul 3: Selectăm modul în care vrem să ţinem evidenţa
- When – pentru a determina punctul de plecare al evidenţei: Since I Last Saved (de la ultima
salvare), All (toate), Not yet reviewed (modificările nerevizuite), Since Date (de la data).
- Who – pentru a evidenţia modificările făcute de Everyone (toţi), Everyone but Me (toţi, în afara
mea), User (numele unui utilizator).
- Where – pentru a evindenţia modificările într-un anumit domeniu. Dacă nu se selectează nimic,
se va urmări tot registrul.
Pasul 4: Se bifează Highlight changes on screen pentru a evidenţia modificările.
Pasul 5: Clic pe butonul OK.
Daca se bifeaza si List Changes on a new sheet va apare foaia temporara History cu toate
modificările efectuate în fișier.

6.9.1.2 Acceptarea sau eliminarea modificărilor

În fișierele partajate avem posibilitatea de a vedea, accepta sau elimina modificările făcute de
colaboratori.

Pas 1: În fila Review/ gruparea Changes/ Track changes /alegem Accept/Reject Changes.

128
Pas 2: La clic pe Ok vor apărea ferestre de confirmare a acceptării sau modificării sau revenire la o
valoare anterioară, similar imaginilor de mai jos. La salvarea fișierului, în foaia History vor apărea și
modificările datorate revenirii la valorile anterioare.

Observații:

Sunt evidențiate prin comenzile menționate:

- Schimbarea conţinutului celulelor

- Liniile/coloanele inserate sau eliminate.

Nu sunt evidenţiate modificările:

- Formatarea
- Ascunderea/afişarea liniilor/coloanelor
- Denumiri ale foilor (informatie disponibilă în foaia History)
- Inserarea/eliminarea foilor
- Adăugarea/editarea comentariilor – acestea apar în forma curentă.
- Valorilor celulelor care se modifică datorită dependenței de alte celule. Aceste modificări pot fi
văzute utilizând eticheta Formula, gruparea Formula Auditing.

6.9.2 Partajarea pe Net

Efectul salvarii pe WEB a fisierelor

Cu optiunea de salvare pe WEB, avem posibilitatea sa partajam fisierul cu alte persoane care sa lucreze
simultan in acelasi fisier cu noi. Pentru aceasta, toti cei implicati in actiune trebuie sa posede un cont
de WindosLive. Proprietarul fisierului il salveaza in File – Save As… – OneDrive Personal – (din
contul lui de WindowsLive) apoi il partajeaza cu cei din echipa: alege optiunea Shared File, introduce
adresa / adresele @live.com si astfel ii invita (printr-un mail trimis automat) sa participe la editarea

129
online a fisierului. Cei vizati raspund ofertei si pot edita fisierul in browser (daca nu are incompatibilitati
cu browserul) sau il salveaza local si-l deschid in MS Office – Excel local, salvarea facandu-se tot pe
serverele WindowsLive.

La salvarea pe Web se solicita contul de @live.com al proprietarului. Dupa accesarea contului, fisierul
poate fi salvat în folderul Documents (pesonal) sau Public.

Dupa salvare, se acceseaza contul de @windowslive.com si se face share pe fisierul salvat.

Corespondentul va primi un e-mail de instiintare, in contul lui de @live.com, din acel moment putand
sa editeze fisierul, fie in browser, fie sa-l descarce si sa-l editeze local, salvarea facandu-se automat in
locul de unde a fost descarcat (respectiv folderul proprietarului din contul de @live.com)
Incetarea partajarii se face din contul propriu de @live.com prin accesarea butonului de stergere din
dreptul contului corespondentului.

6.9.3 Caracteristici care nu sunt acceptate într-un registru de lucru

partajat

Într-un registru de lucru partajat, nu putem Însă, această funcționalitate este

să: disponibilă:
Creăm un tabel Excel

Inserăm sau să ștergem blocuri de celule Inserarea de rânduri și coloane întregi

Ștergem foi de lucru

Îmbinăm celule sau să scindăm celule îmbinate

Adăugăm sau să modificăm formatări condiționate Utilizarea formatării condiționate existente

ca modificări a valorilor celulelor
Adăugăm sau să modificăm validări de date Utilizarea validarii datelor când tastăm valori
noi

130
Creăm sau să modificăm grafice sau rapoarte
PivotChart
Inserăm sau să modificăm imagini ale altor obiecte
Inserăm sau modificăm hyperlinkuri
Utilizăm instrumente de desen
Atribum, modificăm sau eliminăm parole
Să protejăm sau să eliminăm protecția foilor sau
registrelor de lucru
Creăm, modificăm sau vizualizăm scenarii
Grupăm sau să schițăm date
Inserăm subtotaluri automate
Creăm tabele de date
Creăm sau modificăm rapoarte PivotTable
Creăm sau să aplicăm slicere
Creăm sau modificăm diagrame sparkline
Scriem, inregistrăm, modificăm, vizualizăm sau
atribuim macrocomenzi
Modificăm sau ștergem formule de matrice
Utilizăm un formular de date pentru a adăuga date
noi
Vizualizarea diagramelor și a rapoartelor
existente
Vizualizarea imaginile și obiectelor existente
Utilizarea hyperlinkurile existente
Vizualizarea desenelor și elementelor grafice
existente
Utilizarea parolelor existente
Utilizarea protecției existente
Utilizarea schițelor existente
Vizualizarea subtotalurilor existente
Vizualizarea tabelelor de date existente
Vizualizarea rapoartelor existente
Slicerele existente dintr-un registru de lucru
sunt vizibile după ce este partajat registrul
de lucru, dar ele nu se pot modifica în cazul
slicerelor individuale și nu pot fi reaplicate
pentru datele PivotTable sau pentru funcțiile
Cube. Orice filtrare care s-a aplicat pentru
slicer rămâne intactă, indiferent dacă slicerul
este individual sau este utilizat de date
PivotTable sau funcții Cube din registrul de
lucru partajat.
Diagramele sparkline existente într-un
registru de lucru se afișează după partajarea
registrului de lucru și se vor modifica pentru
a reflecta datele actualizate. Însă, nu putem
să creăm diagrame sparkline noi, să
modificăm sursa lor de date sau să le
modificăm proprietățile.
Se pot executa macrocomenzile existente
care nu accesează caracteristici
indisponibile. Se pot înregistra operații de
registru de lucru partajat într-o
macrocomandă memorată în alt registru de
lucru nepartajat.
Excel va calcula corect formulele de matrice
existente
Utilizăm un formular de date pentru a găsi o
înregistrare
131
Lucrul cu date XML, inclusiv:
• Importul, reîmprospătarea și exportul
datelor XML
• Adăugarea, redenumirea sau ștergerea de
asocieri XML
• Asocierea de celule la elemente XML
• Utilizarea panoului de activități Sursă XML,
a barei de instrumente XML sau a
comenzilor XML în meniul Date

6.10 Utilizarea hyperlink-urilor(legaturi)

Pentru a crea legături către alt fișier sau porțiuni a unor fișiere putem utiliza hyperlink-urile.

Pas 1: Din fila Insert /gruparea Links/ Hyperlink:

Pas 2: Se va afișa fereastra Insert Hyperlink. Din partea stângă a ferestrei, putem alege tipul de
legătură:

• Crea un link către un site Web, către un alt fișier, către un alt folder. (Existing File or Web
Page)

• În interiorul documentului. (Place in this document)

• Pentru a deschide un alt document. (Create New Document)

• Trimite un mesaj e-mail. (E-mail Address)

132
Mai mult: Pentru a ajunge la caseta de dialog Insert Hyperlink putem tasta CTRL+K.

133
 Capitolul 7. Tehnici de sinteza

7.1 Subtotalurile
O metodă rapidă de rezumare a datelor dintr-o listă este introducerea unor totaluri parţiale şi a unui
total general pentru anumite câmpuri ale înregistrărilor. Această facilitate este utilă pentru realizarea
operaţiilor de bilanţ.

Etapele creării de subtotaluri a unei liste sunt:

Pasul 1: Sortarea înregistrărilor în funcţie de criteriul sau criteriile corespunzătoare, pentru toate
nivelurile (gen: județ / localitate / stradă).

Pasul 2: Clic pe eticheta Data, gruparea Outline și alegem Subtotal. Apare următoarea caseta de
dialog:

 În lista At each change in se selectează numele câmpului pe care se bazează gruparea articolelor
bazei de date. Pentru început, cel mai înalt nivel de sortare.
 Din lista Use function se selectează numele funcţiei care va fi utilizată pentru determinarea
rezultatului itermediar al articolelor care aparţin aceluiaşi grup.

Remarcă: Funcţia selectată implicit este Sum. Funcţiile care pot fi utilizate în calcularea rezultatelor
intermediare sunt centralizate în următor.

▪ Sum - Suma numerelor care aparţin unui grup de date (calcularea subtotalurilor
propriu-zise)
▪ Count - Numărul celulelor nevide din interiorul unui grup de date
▪ Average - Media aritmetică a numerelor care aparţin unui grup de date
▪ Max - Maximul numerelor care aparţin unui grup de date
▪ Min - Minimul numerelor care aparţin unui grup de date
▪ Product - Produsul numerelor care aparţin unui grup de date

134
 ▪ Count Nums - Numărul celulelor cu valori numerice în interiorul unui grup de date
▪ StdDev - Deviaţia standard estimată a numerelor care aparţin unui grup de date (rădăcina
pătrată a dispersiei estimate)
▪ StdDevp - Deviaţia standard calculată a numerelor care aparţin unui grup de date
(rădăcina pătrată a dispersiei calculate)
▪ Var - Dispersia estimată a numerelor care aparţin unui grup de date
▪ Varp - Dispersia calculată a numerelor care aparţin unui grup de date

 Lista Add subtotal to conţine un şir de butoane de opţiune, care afişează numele câmpurilor din
baza de date. Aceste butoane de opţiune permit selectarea acelor coloane pentru care vor fi
calculate diferite rezultate intermediare.

Remarcă: Este posibilă selectarea mai multor coloane.

 Dacă este selectată opţiunea Replace current subtotals, atunci rezultatele intermediare
calculate anterior vor fi înlocuite cu rezultate intermediare noi.

 Dacă este selectată opţiunea Page break between groups, atunci fiecare grup va fi depus pe o
pagină nouă. Dacă este activată opţiunea Summary below data, atunci liniile corespunzătoare
subtotalurilor şi totalului general vor fi inserate sub datele grupate. În cazul în care această opţiune
nu este selectată liniile inserate vor apare deasupra datelor grupate.

Remarcă: Se observă că la un moment dat nu se poate executa decât rezumarea pentru un singur
criteriu. Dacă se doreşte rezumarea datelor pentru mai multe criterii se executa paşii de mai sus de
un număr de ori egal cu numărul de criterii de rezumare, cu observaţia că celula de validare
"Replace curent subtotals" trebuie să fie dezactivată.
Rezultatul final este următorul:

135
7.2 Consolidări
Prin “consolidare de date” se înţelege crearea unui raport, care combină
datele care sunt memorate în diferite arii sursă. Ariile sursă şi raportul care
se generează pot fi situate în aceeaşi foaie de calcul, în foi de calcul diferite
din cadrul aceluiaşi registru, sau în registre diferite. În procesul de
consolidare se va utiliza o funcţie (de exemplu Sum).

Pentru consolidarea datelor pot fi utilizate patru metode:

• Prin poziţie
Datele din ariile sursă sunt ordonate identic şi sunt utilizate etichete
identice. Metoda este utilizată pentru consolidarea datelor provenite dintr-
o serie de foi de calcul, unde fiecare foaie de calcul a fost creată după
aceeaşi structură.
Această metodă poate fi folosită prin intermediul comenzii Consolidate din meniul Data.
• Prin categorie
Datele din ariile sursă nu sunt ordonate identic, dar sunt folosite etichete identice. Metoda este utilizată
pentru consolidarea datelor provenite dintr-o serie de foi de calcul, a căror structură diferă, dar folosesc
etichete identice de date.
Această metodă poate fi folosită prin intermediul comenzii Consolidate din meniul Data.
• Prin utilizarea referinţelor tridimensionale
În cazul utilizării referinţelor tridimensionale nu există nici o restricţie referitoare la structura datelor din
ariile sursă (deci nu trebuie să avem etichete identice sau o ordine prestabilită a câmpurilor). În cazul
utilizării acestei metode, toate formulele necesare consolidării ariilor sursă trebuie introduse
de utilizator.
• Prin crearea unui tabel pivot
Metoda este asemănătoare cu metoda de consolidare prin categorie, însă pentru reorganizarea
categoriilor sunt puse la dispoziţia utilizatorului metode mai flexibile. Această metodă poate fi folosită
prin intermediul comenzii Pivot Table Wizard din meniul Data.

Pentru consolidarea datelor prin poziţie sau prin categorie:

Pasul 1: Se selectează celula din colţul stânga sus al zonei de destinaţie (zona ce va conţine datele
consolidate).
Pasul 2: Se alege din eticheta Data, gruparea Data Tools se alege Consolidate, care va afişa o
fereastră Consolidate:

136
Pasul 3: Din lista Function se alege funcţia care va fi utilizată pentru consolidarea datelor. Funcţiile
disponibile sunt: Sum, Count, Average, Max, Min, Product, Count Nums, StdDev, StdDevp, Var, Varp .

Pasul 4: În caseta Reference se definesc ariile sursă care urmează să fie consolidate.
În cazul în care se foloseşte consolidarea prin categorie, referinţele la ariile sursă obligatoriu trebuie să
conţină şi etichetele datelor.

Pasul 5: Se execută comanda Add. Referinţa introdusă va fi depusă în lista All references, care
conţine toate referinţele introduse anterior. Ştergerea unei referinţe poate fi realizată prin selectarea
referinţei din listă şi apăsarea butonului Delete.

Pasul 6: Se repetă paşii 4 şi 5 pentru fiecare din ariile sursă care urmează să fie consolidată.

Pasul 7: Dacă se foloseşte consolidarea prin categorii, în zona Use labels in (utilizarea etichetelor
situate în) se selectează butoanele de opţiune care indică locaţia etichetelor în ariile sursă:
▪ Top row (etichetele sunt situate în linia superioară)
▪ Left column (etichetele sunt situate în coloana din stânga)
Există posibilitatea utilizării ambelor tipuri de etichete.

Pasul 8: Dacă se doreşte ca programul Excel să actualizeze automat tabelul consolidat ori de câte ori
se modifică datele sursă, atunci se va bifa butonul de opţiune Create links to source data (crearea
înlănţuirilor cu datele sursă).

Mai mult :
▪ Dacă ariile sursă şi aria de destinaţie sunt situate pe aceeaşi foaie de calcul, atunci nu pot fi
create înlănţuiri la datele sursă.
▪ Dacă se utilizează consolidarea datelor prin poziţie, etichetele ariilor sursă nu sunt copiate în
aria destinaţie. Dacă se doreşte ca în foaia destinaţie să apară şi etichetele de date, atunci ele
trebuie copiate sau introduse manual.

7.3 Analiza datelor folosind tabelele pivot

7.3.1 Crearea tabelelor pivot

Dintr-o bază de date (tabel) se poate genera un tabel pivot (denumit şi raport) prin care se pot sintetiza
diferite informaţii. Comanda PivotTable Report din eticheta Data permite crearea unui raport
complex în care datele sunt organizate conform criteriilor specificate de utilizator. Acest raport poate fi
ulterior editat, iar datele pot fi analizate în diverse moduri noi.

Înainte de a începe lucrul cu un raport PivotTable, trebuie consultată foaia de lucru Excel, pentru a
vedea dacă este pregătită pentru raport.
Fiecare coloană a datelor sursă devine un câmp care se poate utiliza în raport. Câmpurile rezumă mai
multe rânduri de informaţii din datele sursă. Numele câmpurilor pentru raport derivă din titlurile
coloanelor din datele sursă. Numele pentru fiecare coloană în primul rând al foii de lucru din datele
sursă trebuie să existe într-o coloană, numerele în altă coloană, iar datele în altă coloană. Cu alte
cuvinte, o coloană care conţine numere nu trebuie să conţină text.

Nu trebuie să existe coloane necompletate în interiorul datelor care vor fi utilizate pentru raportul
PivotTable. De asemenea, se recomandă să nu existe rânduri necompletate; de exemplu, rândurile
necompletate care se utilizează pentru a separa un bloc de date de altul trebuie să fie eliminate.

Exemplu: O societate comercială vinde produse it . În următoarea bază de date (tabel) sunt memorate
informaţiile referitoare la activitatea respectivă.

137
În cele ce urmează vom parcurge paşii prin care se poate crea un tabel pivot care conţine cantităţile
totale ale produselor grupate pe luni din anul 2013.
Calea simplă:
Cu celula activă in interiorul tabelului din care vrem să
obținem tabelul pivot, din eticheta Insert, gruparea Tables,
alegem Recommanded Pivot Tables. De aici putem sa ne
alegem un model de tabel pivot predefinit ca structura, intr-o
foaie nouă, care poate fi modificat ulterior.

Calea moștenită din Excel 2010:

Pasul 1:
Atunci când datele sunt pregătite, se plaseaza cursorul
oriunde în tabel (date). Acest lucru va include în raport toate
datele din tabel. Sau, se selectează doar datele care sunt
dorite pentru raport. Apoi, pe eticheta Insert, în gruparea
Tables, se accesează butonul PivotTable, apoi din nou
PivotTable. Se deschide caseta de dialog Create PivotTable.
Se va afişa fereastra următoare:

În linia etichetei Table/Range apar automat toate datele

tabelului sau se selectează regiunea de celule care conţin
datele pe care vrem sa le introducem în tabelul pivot.
Tot la acest pas se bifează locaţia unde se creează tabelul
pivot: New Worksheet (într-o foaie nouă) sau Existing
Worksheet (în foaia existentă).
Pasul 2:
La acest pas se defineşte structura raportului. La accesarea
butonului Ok, din fereastra anterioară apare următoarea
fereastra:

138
Pasul 3: În partea dreaptă apare lista câmpurilor din tabel. Aici bifăm câmpurile care vrem să apară în
tabelul pivot.
Se vor stabili câmpurile structurii care se plasează în:
• Linia de antet a tabelului pivot (Row labels)
• Coloana de antet a tabelului pivot (Column labels)
• Zona de date a tabelului pivot (Values); Pentru aceste date vor fi aplicate diferite funcţii, implicit
Sum sau Count
• Filtrarea raportului după criteriul specificat
• Pentru crearea raportului PivotTable, se bifează câmpurile dorite, programul Excel plasându-
le în zonele implicite, acestea putând fi mutate prin tragere în zonele dreptunghiulare.
Eliminarea acestor butoane se face prin tragere în afara ferestrei sau prin debifarea unui câmp.

Exemplu: Pentru fiecare produs, vrem să afişăm suma cantitatilor şi suma preturilor. După ce am bifat
câmpul Plante în PivotTable Field List ne apare automat câmpul în Row Labels. Punem bifa şi pe
câmpurile Stoc și Vânzări iar rezultatul este următorul:

139
Zonele Row Labels şi Column Labels trebuie să conţină acele câmpuri care se plasează în linia de
antet, respectiv coloana de antet. Zona Report Filter conţine câmpul sau câmpurile pentru care se
va crea câte o listă ascunsă. În zona Values se introduc numele de câmpuri ale căror valori vor fi
detaliate în tabelul pivot. În această zonă vor fi introduse câmpuri ce conţin date numerice sau câmpuri
de date de tip text. În cazul datelor numerice se va calcula subtotalul şi totalul generat corespunzător
valorilor câmpului specificat (funcţia implicită este Sum), iar în cazul datelor de tip text, funcţia care se
utilizează implicit este Count.

Remarcă: Dacă, în locul sumei preturilor vrem să calculăm media lor, in Values, executăm clic pe
săgeata de la Sum of Pret , se afişează casuța de dialog de mai jos, apoi executăm clic pe Value
Field Settings.

Apare următoarea căsuţă de dialog din care putem să alegem funcţia dorită (același lucru se întâmplă
și dacă accesăm Field Setting din gruparea Active Field:

Practic, din combinarea celor doua, ce calculam (Sumarize Values By) și cum afișăm (Show Value
As) putem avea orice tip de pivot table dorit.

In acest caz, valorile calculate (Sum of Cantitate) sunt reprezentate ca procente din Grand Total.

140
O dată cu trecerea mouse-ului peste unul din câmpuri în PivotTable Field List, apare o săgeată .
Dacă executăm clic pe săgeata respectivă, apar elemente de sortare şi selecţia valorilor care se pot
debifa pentru a nu fi afişate în tabel. Acelaşi lucru îl avem şi in capul de tabel al noului tabel construit,
toate denumirile de campuri au .

Mai mult:
• Dacă se dă clic în exteriorul zonei de aspect (a unui raport PivotTable). lista de câmpuri
PivotTable dispare. Pentru a o face din nou vizibilă, facem clic în interiorul zonei de aspect
sau al raportului PivotTable.

• Dacă tot nu e vizibilă, probabil că butonul Field List din grupul Show al etichetei Analyze al
etichetei contextuale Pivot Table Tools nu e activat.

• Pentru modificarea numelui unui câmp din raport, se selectează câmpul respectiv şi, fie în bara
de formule se tastează noul nume, fie se dă un clic în raport, eticheta Analyze gruparea Active
fields se tastează numele.

141
Remarcă: Dacă vrem să afişăm valorile pe rând, şi nu pe coloană tragem cu mouse-ul din Column
Labels în Row Labels. Pentru exemplul de mai sus, rezultatul va fi următorul:

7.3.2 Formatarea tabelelor pivot

După ce am creat un tabel pivot, în momentul în care executăm un clic în interiorul tabelului pivot apar
automat etichetele Analyze şi Design. În eticheta Design avem mai multe grupări Layout,
Pivottable Style Options şi PivotTable Styles.

Din gruparea PivotTable Styles putem adăuga unul dintre stilurile alocate pentru tabelele pivot.

142
Putem crea chiar propriul nostru stil de tabel pivot, accesând New PivotTable Style.
Din gruparea Layout putem adăuga un subtotal, un total pe rânduri şi coloane:

7.3.3 Filtrarea datelor din tabelele pivot

La obtinerea unui tabel pivot, in capul de tabel, se observa aparitia
unor săgeți de filtrare automată in dreapta numelui campului,
folosite pentru a filtra si / sau sorta valorile din campul respectiv,
similar cu cele din Filters.

De un mare ajutor este campul Search, cu el putând selecta, pe

măsură ce tastăm, valori dintr-o lista cu multe mii de linii.

7.3.4 Gruparea datelor în tabelele pivot

În eticheta Analyze avem grupările: Pivot Table, Active Field, Group, Filter, Data, Actions,
Calculations, Tools, Show.

Pentru a grupa pe categorii elemente dintr-un tabel pivot:

Pasul 1: Selectăm liniile pe care vrem să le adăugăm într-un grup (eventual cu CTRL).
Pasul 2: Executăm clic pe Group Selection.din gruparea Group. Apare automat o altă coloană în
care sunt afişate grupurile.

143
Pasul 3: Redenumim aceste grupe cu numele dorite de noi.

Mai mult:
• Dacă vrem să scăpăm de coloana din care am format grupurile o tragem efectiv în afara
tabelului.
• Dacă vrem să scăpăm de grupul nostru, executăm clic pe Ungroup din gruparea Group.

7.3.5 Grafice obtinute din tabele pivot

Avand un tabel pivot construit deja, se poate realiza un grafic pentru vizualizarea datelor din acest
tabel. Pentru aceasta, cu celula activa in tabelul pivot, se acceseaza Analyze din PivotTabels Tools,
gruparea Tools – Pivot Chart. De aici putem alege tipul de grafic dorit. Daca ulterior constatam ca
un alt tip de grafic ar fi mai potrivit, putem comuta pe PivotChart Tools, eticheta Design, unde la
gruparea Type, avem posibilitatea sa schimbam tipul cu Change Chart Type.

Graficul odata creat, va avea etichetele contextuale din PivotChart Tools –Analyze, Design,
Format, cu care va putea fi editat la fel cu un grafic obisnuit.

144
7.3.6 Slicere
Filtrarea dupa valorile campului poate fi extinsa pentru mai multe campuri ale tabelului pivot construite
pe aceleași date inițiale, cu ajutorul instrumentului Slicer. Acesta creaza o listă de câmpuri, din fiecare
camp putand filtra / sorta unele valori. Aceasta se realizeaza dand clic pe Insert Slicer, din gruparea
Filter a etichetei contextuale Analyze din Pivottable Tools.

Daca vom crea mai multe slicere pentru campuri diferite, selectarea unor date dintr-unul va avea ca
efect afisarea campurilor corespunzatoare in celelalte.

Exemplu: am bifat câmpurile Data și Produs

Dacă executăm clic pe una din luni (exemplu, mai), vom avea următorul rezultat (ne va afișa suma
cantitatilor din luna mai și observăm din Slicer-ul Produs, că in mai avem doar Camera foto si Netbook.

145
Mai mult decât atât, putem să personalizăm acest Slicer cu ajutorul elementelor din Slicer Tools:

Cu ajutorul Slicerelor putem conecta doua sau mai multe tabele pivot, in care datele afisate vor fi in
concordanta cu selectarea facuta in slicer. Tabelele pivot ce se vor conecta trebuie sa fi fost obtinute
din acelasi tabel initial

Exemplu:
Pornind de la aceleasi date initiale, am creat mai multe tabele pivot, in sheet-uri diferite.
In eticheta contextuala Analyze din Table Pivot Options, in gruparea Filter, alegem Insert Slicer.
Apoi, in eticheta contextuala Slicer Tools – Options gruparea Slicer alegem Report Connections
Aici alegem campurile pentru care dorim sa facem filtrari. Apoi, in acelasi Slicer, cu click dreapta, alegem
Report Connections... si selectam tabelele ce vor fi conectate.

Renunțarea la un slicer se face cu click dreapta pe acel slicer și de acolo alegem Remove…

146
7.3.7 Timeline
Dacă în tabelul sursă aveți un câmp de dată, atunci informațiile prezentate în tabelul pivot pot fi
filtrate funcție de an, lună, trimestru sau zi. Pentru a realiza acest lucru alegeți din fila Insert /
gruparea Filters / Timeline.

Din fereastra ce apare, bifați câmpul de Data. Veți obține o zonă de unde puteți alege intervalul dorit
(ani, trimestre, luni, zile).

Puteți selecta perioada dorită din intervalul precizat.

147
 Capitolul 8. Utilizarea sabloanelor
Pentru a economisi timp, avem posibilitatea să salvăm un registru de lucru ca şablon şi să îl utilizăm la
crearea altor registre de lucru. În Microsoft Office Excel 2016, un fişier şablon este salvat cu extensia
(.xltx) şi poate include date şi formatări. Dacă şablonul conţine macrocomenzi atunci salvăm cu extensia
(.xltm).

Pentru a crea un registru de lucru nou, avem posibilitatea să utilizăm unul dintre şabloanele personale
sau unul dintre şabloanele predefinite ce se pot descărca de la Microsoft Office Online.

Pentru a crea un şablon urmăm paşii:

Pasul 1: Deschidem registrul de lucru pe care dorim să îl utilizăm ca şablon.

Pasul 2: Facem clic pe butonul File , apoi pe Save As. – Computer – Browse
Pasul 3: În caseta File name, tastăm numele pe care dorim să îl utilizăm pentru şablon.
Pasul 4: În caseta Save as type, facem clic pe Excel Template sau pe Excel Macro - Enable
Template dacă registrul de lucru conţine macrocomenzi pe care dorim să le facem disponibile în şablon.
Pasul 5: Apoi executăm clic pe Save.

Şablonul este amplasat automat în folderul Custom Office Template (Şabloane), pentru a asigura că
va fi disponibil atunci când dorim să îl utilizăm pentru a crea un registru de lucru nou.

Utilizarea unui șablon pentru a crea un registru de lucru nou:

Pasul 1: Facem clic pe butonul File , apoi pe New.
Pasul 2: Oricare din sabloanele existente sau in Personal , si de acolo alegem unul dintre cele
salvate anterior sau putem alege dintre sabloanele oferite online:

148
 Capitolul 9. Lucrul cu macrocomenzi
9.1 Generalităţi legate de macrocomenzi
Un macro (sau o macro-comandă) reprezintă un grup de acţiuni sau operaţii. Acestea sunt
memorate de Excel local (în fişierul în care lucrăm) sau global (în fişierul Personal Macro Workbook),
pentru a fi utilizate şi în alte fişiere.

Vom folosi macro-comenzi pentru acele secvenţe de acţiuni pe care le efectuăm în mod repetat. (de
exemplu: formatarea unor celule, paginarea foilor, introducerea unor date, etc.).

Macro-comenzile se execută automat când apăsăm combinaţia de taste asociată, rulăm macro-ul din
lista de macro-comenzi sau apăsăm butonul asociat acestuia.

Acţiunile pe care le conţine un macro sunt codificate într-un limbaj de programare Visual Basic for
Application. Acest cod este creat în foaia pentru module sub forma unei subrutine ( SUB ) care
efectuează acţiunile înregistrate.

Pentru a crea un macro se folosesc 2 metode:

Metoda1: Înregistrare

Metoda2: Introducerea instrucţiunilor.

Pentru a modifica o macrocomanda înregistrată sau pentru a scrie o macrocomandă proprie sunt
necesare cunoştiinţe minimale de Visual Basic.

Intrarea în mediul Visual Basic se poate face utilizând comanda Visual Basic aflată în eticheta Developer
sau, mai rapid, folosind combinaţia de taste ALT+F11.

Pentru a avea acces la eticheta Developer, care contine comenzile referitoare la macrouri, cu click
dreapta in orice zona a ribbonului accesam Customize the Ribbon… pentru a face vizibila eticheta
Developer:

149
9.2 Înregistrarea unei macro-comenzi
O macro-comandă lucrează ca un
casetofon: l-am pornit şi înregistrează
acţiunile pe care le “traduce” în limbaj VBA,
pana la comanda de oprire a inregistrarii
apoi „reda” (executa) comenzile memorate.
O macrocomandă este de fapt reunirea a
mai multor comenzi (ce se execută
secvențial) sub un nume: o
MACROcomandă.

Pentru a crea macrocomenzi parcurgeţi următorii paşi:

Pasul 1: Alegem comanda Record Macro din eticheta View / Macro

sau din eticheta Developer .

Pasul 2: Apare fereastra următoare unde completăm numele macro-comenzii (fără spaţii), alegem o
combinaţie de taste (shortcut key) pentru execuţia rapidă a macro-ului, alegem locul de stocare a
macro-comenzii (în fişierul curent – This Workbook, într-un fişier nou – New Workbook sau global,
pentru accesul din orice fişier Excel - Personal Macro Workbook ). Opţional, putem scrie o scurtă
descriere a acţiunii macro-comenzii.

Pasul 3: Dacă dorim ca înregistrarea să se efectueze folosind adrese relative alegem opţiunea Relative
Reference (butonul sa fie portocaliu) din eticheta Developer sau View / Macros. Optiunea este utila
atunci cand dorim ca actiunile care fac parte din macrocomanda sa porneasca din celula activa la un
moment dat si nu din mereu acelasi loc.

Pasul 4: Se executa toate comenzile care trebuiesc înregistrate.

Ex.: Page Layout / Page Setup / Margins : Top :2, Bottom :2, Left : 2, Right : 2 ; Page Layout / Page
Setup / Header şi introduceţi numele utilizatorului şi data în stânga; Page Layout / Page Setup /
Footer şi introduceţi numărul paginii curente în dreapta.

Pasul 5: Se opreşte înregistrarea apăsând butonul Stop Recording de pe bara de stare, din eticheta
Developer sau View.

Exemplu: Crearea unei macrocomenzi cu numele Date_firmă.

▪ Nume: Date_firma
▪ Combinaţia de taste: Ctrl + y.
▪ Localizare: This Workbook
▪ Descriere: Introducere date firma
▪ Activam Relative Reference pentru ca datele să fie scrise începând cu celula activă

150
 ▪ Acţiuni:
▪ scriem datele firmei în celula curentă: Infotim ETA2U Training Center
▪ enter
▪ introducem adresa: Str. C. Brediceanu, nr. 8
▪ Stop înregistrare

În urma înregistrării unei macro-comenzi, programul Excel generează o secvenţă de program VBA, de
exemplu:

Sub Date_firma()
'
' Date_firma Macro
' Introducere date firma
'
' Keyboard Shortcut: Ctrl+y
'
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Infotim ETA2U Training Center"
ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Str. C. Brediceanu, nr. 8"
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
End Sub

9.3 Execuţia unei macrocomenzi

Un macro poate fi executat astfel:
- din eticheta View / Macros / View Macro sau Developer / Macros ajungem în fereastra
Macro
- se selectează macro-ul dorit din lista Macro Name.
- se apasă butonul Run

Obs. Mai rapid se poate executa o macro-comandă cu combinaţia de taste asociate la creare.

O modalitate mai comoda de executie a unei macrocomenzi ar fi sa-i atribuim un buton pe ribbon.
Aceasta se poate face astfel:

Pasul 1: Cu clic dreapta pe ribbon alegem Customize the Ribbon...

Pasul 2: In partea dreapta, facem clic pe butonul New Tab iar noul tab creat il redenumim
(Macrocomenzi).
Pasul 3: In cadrul tabului nou creat, modificam numele New Group... atibuindu-i o iconita
Pasul 4: In partea stanga, din lista derulanta Chose command from: alegem Macros
Pasul 5: Din lista de macrouri, selectam macroul care ne intereseaza si-l adaugam in noul grup tocmai
redenumit cu butonul Add >>
Pasul 5: Inchidem fereastra, confirmand cu Ok.

151
Ulterior putem adauga macrocomenzi sub forma de butoane in acelasi grup, avandu-le astfel grupate
si la indemana.

9.4 Modificarea unei macrocomenzi

Modificarea unei macro-comenzi presupune intervenţia în succesiunea comenzilor înregistrare cu
ajutorul editorului Visual Basic.

Pasul 1: Din eticheta View, alegem Macros - View Macro sau Developer / Macros ajungem în
fereastra Macro
Pasul 2: Selectăm numele macrocomenzii.
Pasul 3: Apăsăm butonul Edit şi va apărea fereastra de editare in VBA
Pasul 4: Modificăm acţiunile înregistrate (cu ajutorul VBA). De exemplu, adăugăm la adresă localitatea
Timişoara:
Pasul 5: Închidem fereastra de editare.

9.5 Ştergerea unei macro-comenzi

Pasul 1: Din eticheta View, alegem Macros şi View Macro sau Developer / Macros
ajungem în fereastra Macro
Pasul 2: Selectăm numele macrocomenzii.
Pasul 3: Delete.

152
 Anexa 1. Caracteristici care nu sunt
acceptate într-un registru de lucru partajat
Într-un registru de lucru
Însă, această funcționalitate este disponibilă:
partajat, nu putem să:
Creăm un tabel Excel
Inserăm sau să ștergem blocuri de
Inserarea de rânduri și coloane întregi
celule
Ștergem foi de lucru
Îmbinăm celule sau să scindăm celule
îmbinate
Adăugăm sau să modificăm formatări Utilizarea formatării condiționate existente ca modificări a valorilor
condiționate celulelor
Adăugăm sau să modificăm validări
Utilizarea validarii datelor când tastăm valori noi
de date
Creăm sau să modificăm grafice sau
Vizualizarea diagramelor și a rapoartelor existente
rapoarte PivotChart
Inserăm sau să modificăm imagini ale
Vizualizarea imaginile și obiectelor existente
altor obiecte
Inserăm sau modificăm hyperlinkuri Utilizarea hyperlinkurile existente
Utilizăm instrumente de desen Vizualizarea desenelor și elementelor grafice existente
Atribum, modificăm sau eliminăm
Utilizarea parolelor existente
parole
Să protejăm sau să eliminăm
protecția foilor sau registrelor de Utilizarea protecției existente
lucru
Creăm, modificăm sau vizualizăm
scenarii
Grupăm sau să schițăm date Utilizarea schițelor existente
Inserăm subtotaluri automate Vizualizarea subtotalurilor existente
Creăm tabele de date Vizualizarea tabelelor de date existente
Creăm sau modificăm rapoarte
Vizualizarea rapoartelor existente
PivotTable
Slicerele existente dintr-un registru de lucru sunt vizibile după ce este
partajat registrul de lucru, dar ele nu se pot modifica în cazul
slicerelor individuale și nu pot fi reaplicate pentru datele PivotTable
Creăm sau să aplicăm slicere sau pentru funcțiile Cube. Orice filtrare care s-a aplicat pentru slicer
rămâne intactă, indiferent dacă slicerul este individual sau este
utilizat de date PivotTable sau funcții Cube din registrul de lucru
partajat.
Diagramele sparkline existente într-un registru de lucru se afișează
după partajarea registrului de lucru și se vor modifica pentru a
Creăm sau modificăm diagrame
reflecta datele actualizate. Însă, nu putem să creăm diagrame
sparkline
sparkline noi, să modificăm sursa lor de date sau să le modificăm
proprietățile.

153
 Se pot executa macrocomenzile existente care nu accesează
Scriem, inregistrăm, modificăm,
caracteristici indisponibile. Se pot înregistra operații de registru de
vizualizăm sau atribuim
lucru partajat într-o macrocomandă memorată în alt registru de lucru
macrocomenzi
nepartajat.
Modificăm sau ștergem formule de
Excel va calcula corect formulele de matrice existente
matrice
Utilizăm un formular de date pentru a
Utilizăm un formular de date pentru a găsi o înregistrare
adăuga date noi
Lucrul cu date XML, inclusiv:
• Importul, reîmprospătarea și
exportul datelor XML
• Adăugarea, redenumirea sau
ștergerea de asocieri XML
• Asocierea de celule la
elemente XML
• Utilizarea panoului de
activități Sursă XML, a barei
de instrumente XML sau a
comenzilor XML în meniul
Date

154
 Anexa 2. Shortcut-ri in Excel 2016
Category Command Name Key Stroke
Auditing Display Cell Formulas (Toggle) Ctrl `
Auditing Edit Links Alt ek
Auditing Find Ctrl f / Alt ef / Shift F5
Auditing Highlight Direct Cell Dependents Ctrl ]
Auditing Highlight Direct Cell Precedents Ctrl [
Auditing Highlight Indirect Cell Dependents Ctrl }
Auditing Highlight Indirect Cell Precedents Ctrl {
Auditing Replace Ctrl h / Alt ee
Auditing Show Dependent Arrows Alt tud
Auditing Show Precedent Arrows Alt tut
Auditing Smart Dependents Ctrl Shift }
Auditing Smart Precedents Ctrl Shift {
Auto Filling Smart Fill Dates Ctrl Alt d
Auto Filling Smart Fill Numbers Ctrl Alt f
Clear/Delete Clear Everything Within Selection Alt eaa
Clear/Delete Delete Selection Alt ed
Clear/Delete Edit Delete Sheet Alt el
Commands Edit Redo (Reverse Undo) Ctrl y / Alt er
Commands Edit Undo Ctrl z / Alt eu
Commands Repeat Last Command F4 / Ctrl y / Alt Enter
Copy/Paste Copy Down (Excel) Ctrl d
Copy/Paste Copy Formula From Cell Above Ctrl '
Copy/Paste Copy Right (Excel) Ctrl r
Copy/Paste Copy Value From Cell Above Ctrl Shift "
Copy/Paste Paste Special - Formats Alt est Enter
Copy/Paste Paste Special - Formulas Alt esf Enter
Copy/Paste Paste Special - Values Alt esv Enter
Copy/Paste Smart Copy Down Ctrl Shift D
Copy/Paste Smart Copy Right Ctrl Shift R
Copy/Paste Smart Formula Column Spacing Ctrl Alt l
Copy/Paste Smart Formula Row Spacing Ctrl Alt r
Copy/Paste Smart Formula Transpose Ctrl Alt t
Cut/Copy/Move/Paste/Insert Copy Ctrl c / Alt ec
Cut/Copy/Move/Paste/Insert Copy/Move Sheet Alt em
Cut/Copy/Move/Paste/Insert Cut Ctrl x / Alt et
Cut/Copy/Move/Paste/Insert Insert (Copied) Cells Alt ie
Cut/Copy/Move/Paste/Insert Paste Ctrl v / Alt ep
Files File Close Alt fc
Files File New Ctrl n / Alt fn
Files File Open Ctrl o / Alt fo / Ctrl F12
Files File Save Ctrl s / Alt fs

155
Files File Save As F12 / Alt fa
Formatting Apply DM Paintbrush Style Ctrl Alt v
Formatting Apply Sheet Style Ctrl Alt 2
Formatting Capture DM Paintbrush Style Ctrl Alt c
Formatting Cell Color Toggle Ctrl Shift K
Formatting Cell Formatting Dialog Box Ctrl 1 / Alt oe
Formatting Edit Clear Formats Alt eaf
Formatting - Alignment Center Toggle Ctrl Shift C
Formatting - Alignment Horizontal Alignment Toggle Ctrl Shift H
Formatting - Alignment Indent Toggle Ctrl Shift I
Formatting - Alignment Vertical Alignment Toggle Ctrl Shift V
Formatting - Borders Border None Ctrl Shift _
Formatting - Borders Border Outline Ctrl Shift &
Formatting - Borders Border Outline Ctrl Shift &
Formatting - Borders Border Toggle Ctrl Shift B
Formatting - Borders Remove Borders Ctrl Shift _
Formatting - Font AutoColor Sheet Ctrl Alt 1
Formatting - Font Blue Black Color Toggle Ctrl ;
Formatting - Font Bold Ctrl b
Formatting - Font Decrease Font Size Ctrl Shift G
Formatting - Font Increase Font Size Ctrl Shift F
Formatting - Font Italics Ctrl i
Formatting - Font Purple Red Green Color Toggle Ctrl '
Formatting - Font Strikethrough Ctrl 5
Formatting - Font Underline Ctrl u
Formatting - Font Underline Toggle Ctrl Shift U
Formatting - Number Format Binary Number Toggle Ctrl Shift Y
Formatting - Number Format Currency Toggle Ctrl Shift $
Formatting - Number Format Date Toggle Ctrl t
Formatting - Number Format Decrease Decimal Ctrl k
Formatting - Number Format General Number Toggle Ctrl Shift !
Formatting - Number Format Increase Decimal Ctrl j
Formatting - Number Format Multiple Toggle Ctrl Shift *
Formatting - Number Format Percent Toggle Ctrl Shift %
Formatting - Rows/Columns Auto Column Width Ctrl Alt 6
Formatting - Rows/Columns Auto Row Height Ctrl Alt 5
Formatting - Rows/Columns Column Autofit Alt oca
Formatting - Rows/Columns Column Standard Width Alt ocs
Formatting - Rows/Columns Column Width Alt ocw
Formatting - Rows/Columns Column Width Toggle Ctrl Alt 4
Formatting - Rows/Columns Row Autofit Alt ora
Formatting - Rows/Columns Row Height Alt ort
Formatting - Rows/Columns Row Height Toggle Ctrl Alt 3
Formulas Absolute/Relative Reference F4
Formulas Calculate Formulas F9
Formulas Check for Errors Ctrl e

156
Formulas Delete Remainder of Entry Ctrl Delete
Formulas Enter/Exit Cell Formula Bar F2
Formulas Fill Selection With Entry Ctrl Enter
Formulas Finish Entry Enter
Formulas Finish Entry and Move Left Shift Tab
Formulas Finish Entry and Move Right Tab
Formulas Insert Defined Name in Formula F3
Formulas Insert Function (Function Wizard) Shift F3
Formulas Insert Function Arguments Ctrl Shift A
Formulas Leader Dots Ctrl .
Formulas New Line in Cell Entry Alt Enter
Formulas Sum Bar Ctrl Shift S
Formulas Sum Formula Alt =
Hiding Group Rows/Columns Alt Shift Right Arrow
Hiding Hide Columns Ctrl 0
Hiding Hide Rows Ctrl 9
Hiding Smart Hide Ctrl Alt h
Hiding Ungroup Rows/Columns Alt Shift Left Arrow
Hiding Unhide Columns Ctrl Shift 0
Hiding Unhide Rows Ctrl Shift 9
Insert New Insert Chart Sheet F11
Insert New Insert Column Alt ic
Insert New Insert Row Alt ir
Insert New Insert Worksheet Alt iw / Shift F11
Insert/Delete Delete Column Ctrl Alt 0
Insert/Delete Delete Row Ctrl Alt 9
Insert/Delete Insert Column Ctrl Alt 8
Insert/Delete Insert Row Ctrl Alt 7
Navigation Add Bookmark Ctrl Alt b
Navigation Clear Bookmarks Ctrl Alt x
Navigation Go To... F5 / Ctrl g / Alt eg
Navigation Move Clockwise Within Selection Ctrl .
Navigation Move Down Down Arrow
Navigation Move Down Within Selection Enter
Navigation Move Left Left Arrow
Navigation Move Left Within Selection Tab
Navigation Move Right Right Arrow
Navigation Move Right Within Selection Shift Tab
Navigation Move To Bottom Right Cell Ctrl End
Navigation Move To Cell A1 Ctrl Home
Navigation Move To Column A Home
Navigation Move To Last Used Column End, Enter
Navigation Move Up Up Arrow
Navigation Move Up Within Selection Shift Enter
Navigation Next Bookmark Ctrl Alt n
Navigation Next Region Within Selection Ctrl Alt Right Arrow

157
Navigation Next Workbook Ctrl Tab / Ctrl F6
Navigation Next Worksheet Ctrl Page Down
Navigation Next Worksheet Loop Ctrl Page Down
Navigation Page Down Page Down
Navigation Page Left Alt Page Up
Navigation Page Right Alt Page Down
Navigation Page Up Page Up
Navigation Previous Bookmark Ctrl Alt p
Navigation Previous Region Within Selection Ctrl Alt Left Arrow
Navigation Previous Workbook Ctrl Shift Tab / Ctrl Shift F6
Navigation Previous Worksheet Ctrl Page Up
Navigation Previous Worksheet Loop Ctrl Page Up
Navigation Quick Move Down Ctrl Down Arrow
Navigation Quick Move Left Ctrl Left Arrow
Navigation Quick Move Right Ctrl Right Arrow
Navigation Quick Move Up Ctrl Up Arrow
Other Activate/Deactivate Menu Bar F10 / Alt
Other Edit Clear Comments Alt eam
Other Help F1
Other Help (Context Sensitive) Shift F1
Other Insert Comment Alt im / Shift F2
Other Insert Current Date Ctrl ;
Other Insert Current Time Ctrl Shift :
Other Insert Hyperlink Ctrl k / Alt ii
Other Insert Name (Define) Alt ind / Ctrl F3
Other Next Toolbar Ctrl Tab
Other Previous Toolbar Shift F10
Other Run Macro Alt F8
Other Show Right Click Menu Shift F10
Other Show/Hide Standard Toolbar Ctrl 7
Other Spelling Check F7
Other Tools Options Alt to
Other Visual Basic Editor (Toggle w/ Excel) Alt F11
Printing File Clear Print Area Alt ftc
Printing File Page Setup Alt fu
Printing File Print Ctrl p / Alt fp
Printing File Print Preview Alt fv
Printing File Set Print Area Alt fts
Printing Insert Page Break Alt ib
Selecting Extend Selection Page Down Shift Page Down
Selecting Extend Selection Page Left Shift Alt Page Up
Selecting Extend Selection Page Right Shift Alt Page Down
Selecting Extend Selection Page Up Shift Page Up
Selecting Highlight Down Shift Down Arrow
Selecting Highlight Left Shift Left Arrow
Selecting Highlight Right Shift Right Arrow

158
Selecting Highlight Up Shift Up Arrow
Selecting Only Select Active Cell Shift Backspace
Selecting Quick Highlight Down Ctrl Shift Down Arrow
Selecting Quick Highlight Left Ctrl Shift Left Arrow
Selecting Quick Highlight Right Ctrl Shift Right Arrow
Selecting Quick Highlight Up Ctrl Shift Up Arrow
Selecting Select All (Entire Worksheet) Ctrl a / Ctrl Shift Spacebar
Selecting Select Column Ctrl Spacebar
Selecting Select Region Around Active Cell Ctrl Shift *
Selecting Select Row Shift Spacebar
Selecting Select To Bottom Right Cell Ctrl Shift End / End, Shift Home
Selecting Select To Cell A1 Ctrl Shift Home
Selecting Select To Column A Shift Home
Selecting Select To Last Used Column End, Shift Enter
Selecting Set/Clear Selection Anchor F8
View Decrease Zoom Ctrl Alt -
View Increase Zoom Ctrl Alt =
View Split Window Toggle F6
View View Normal Alt vn
View View Page Breaks Alt vp
View View Zoom Alt vz
View Window Freeze/Unfreeze Alt wf
View Window Split Alt ws
Windows Close Application Alt F4
Windows Close Window Ctrl F4 / Ctrl w
Windows Maximize Window Ctrl F10
Windows Maximize Window Ctrl Shift O
Windows Minimize Window Ctrl F9
Windows Next Application Alt Tab
Windows Previous Application Alt Shift Tab
Windows Restore Window Size Ctrl F5
Windows Training Window Size Ctrl o
Windows Windows Start Menu Ctrl Esc

159