Curs PUC1 ECDL

Constantin CĂ
CĂRĂUŞU
PROGRAMAREA ŞI UTILIZAREA
CALCULATORULUI
Mijloace şi tehnologii birotice
Pentru uzul studenŃilor
IAŞI - 2008
Referent ştiinŃific:
Prof.dr.ing. Gavril Muscă
CUPRINS
Cuvânt înainte ......................................................................................................... 9

1. Introducere ........................................................................................................ 11
1.1. Structura hardware a calculatoarelor..................................................... 11
1.2. Bazele programării calculatoarelor........................................................ 17
1.3. Sisteme informatice birotice.................................................................. 26
2. Procesarea de texte ........................................................................................... 31
2.1. Deschiderea aplicaŃiei Word ................................................................. 31
2.2. Deschiderea unui fişier Word................................................................ 32
2.3. Crearea unui document nou................................................................... 32
2.4. Formatarea documentelor ...................................................................... 33
2.4.1. Configurarea paginii................................................................. 34
2.4.2. Formatarea caracterelor............................................................ 35
2.4.3. Formatarea aliniatelor .............................................................. 37
2.4.4. Sortarea aliniatelor ................................................................... 39
2.4.5. Numerotarea aliniatelor............................................................ 40
2.5. Selectarea, copierea, mutarea şi ştergerea textului................................ 41
2.6. Căutarea şi înlocuirea textului............................................................... 43
2.7. Procesare avansată a textelor................................................................. 43
2.8. Tipărirea documentelor ......................................................................... 45
2.9. Procesarea tabelelor............................................................................... 46
2.9.1 Crearea unui tabel ..................................................................... 46
2.9.2. Modificarea tabelelor ............................................................... 47
2.10. Gestiunea corespondenŃei.................................................................... 48
3. Calcul tabelar .................................................................................................... 53
3.1. Prezentare generală a programului Microsoft Excel ............................. 53
3.2. OperaŃii cu fişiere Excel ........................................................................ 55
3.3. OperaŃii de bază în foile de calcul ......................................................... 58
3.3.1. Introducerea valorilor numerice ............................................... 58
3.3.2. Introducerea textului într-o celulă........................................... 59
3.3.3. Introducerea comentariilor într-o celulă................................... 59
3.3.4. Introducerea de formule simple într-o celulă ........................... 60
3.3.5. Selectarea datelor ..................................................................... 61
3.3.5. Copiere, mutare, ştergere ......................................................... 63
3.3.6. Căutare şi înlocuire .................................................................. 65
3.4. Lucrul cu rânduri şi coloane în foaia de calcul ..................................... 66
3.4.1. Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul...................... 66
3.4.2. Modificarea lăŃimii coloanei şi înălŃimii rândului ................... 66
3.4.3. Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul ............. 67
3.5. Sortarea datelor...................................................................................... 67
6 Programarea şi utilizarea calculatorului. Mijloace şi tehnologii birotice
3.5.1. Sortarea datelor după o singură coloană .................................. 67

3.5.2. Sortarea datelor după mai multe coloane ................................. 68
3.6. Formule şi funcŃii .................................................................................. 68
3.6.1. Formule aritmetice şi logice..................................................... 68
3.6.2. Folosirea instrumentului de AutoFill pentru a copia sau
incrementa serii de date ........................................................... 69
3.6.3. Utilizarea referinŃei relative a celulei în formule sau funcŃii ... 70
3.6.4. Utilizarea funcŃiilor .................................................................. 71
3.6.5. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor. 73
3.7. Formatarea foilor de calcul.................................................................... 73
3.7.1. Formatarea celulelor................................................................. 73
3.7.2. Formatarea textului unei celule................................................ 75
3.7.3. Formatarea foilor de calcul ...................................................... 76
3.8. Grafice şi diagrame................................................................................ 77
3.8.1. Crearea graficelor..................................................................... 77
3.8.2. Editarea graficelor................................................................... 79
3.8.3. Mutarea, redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor)... 79
4. Prezentări electronice....................................................................................... 81
4.1. Prezentare generală a programului Microsoft PowerPoint. ............................ 81
4.2. CerinŃe ale unei prezentări electronice ...............................................................81
4.3. Crearea unei noi prezentări ................................................................................83
4.3.1. Crearea unei prezentări folosind asistentul AutoContent Wizard ........83
4.4. Salvarea prezentărilor ........................................................................................85
4.4.1. Salvarea modificărilor asupra unei prezentări existente ......................85
4.4.2. Salvarea unei prezentări sub alt nume, pe alt suport şi/sau formă........86
4.5. Moduri de vizualizare a prezentării....................................................................87
4.6. Crearea unei prezentări ......................................................................................87
4.6.1. Crearea prezentărilor folosind un şablon .............................................87
4.6.2. Crearea manuală a unei prezentări .......................................................88
4.7. Procesarea textului .............................................................................................88
4.7.1. Inserarea textului într-un diapozitiv .....................................................88
4.7.2. Modificarea căsuŃelor text ...................................................................90
4.8. Lucrul cu imaginilor grafice, sunetelor şi videoclipurilor ..................................91
4.8.1. Inserarea imaginilor grafice, sunetelor şi videoclipurilor ....................91
4.8.2. Modificarea imaginilor în prezentări ...................................................91
4.9. Folosirea unui diapozitiv Master........................................................................93
4. 10. Inserarea de efecte în prezentări......................................................................95
4.10.1. Inserarea de tranziŃii prezentărilor .....................................................95
4.10.2. Inserarea unor efecte de animaŃie diapozitivelor ...............................96
4.11. Vizionarea unei prezentări ...............................................................................98
4.11.1. Derularea unei prezentări..................................................................98
4.11.2. Programarea timpului de expunere ....................................................98
4.11.3. ÎnlănŃuirea vizionării unei prezentări cu alte obiecte .........................99
4.12. Tipărirea prezentărilor ...................................................................................100
Introducere 7
4.12.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire ..........................................100
4.12.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări..................................................101
5. Elaborarea bazelor de date ............................................................................ 103
5.1. Etapele proiectării unei baze de date ................................................... 103
5.2. Definirea datelor.................................................................................. 105
5.3. RelaŃii între date .................................................................................. 106
5.4. Structuri de date................................................................................... 109
5.4.1. Clasificarea structurilor de date ............................................. 110
5.4.2. Structuri de date ..................................................................... 110
5.4.3. Structura relaŃională ............................................................... 113
5.5. Modele de date .................................................................................... 113
5.6. ConcepŃia şi realizarea unei baze de date ............................................ 116
5.6.1. Modelul extern (utilizator) ..................................................... 117
5.6.2. Modelul conceptual................................................................ 117
5.6.3. Modelul intern (fizic) ............................................................. 120
5.7. Programarea prelucrării datelor........................................................... 120
5.8. Sistemul de gestiune a bazelor de date ACCESS ................................ 121
5.8.1. Prezentare generală ................................................................ 121
5.8.2. Baza de date Northwind ......................................................... 123
5. Obiectele unei baze de date access ................................................................ 135
6.1. Tabele .................................................................................................. 139
6.1.1. Tipuri şi subtipuri de date ...................................................... 141
6.1.2. RelaŃii între tabele .................................................................. 149
6.1.3. Filtrarea datelor ...................................................................... 152
6.1.4. Salvarea tabelelor ................................................................... 153
6.2. Ferestre formular ................................................................................. 153
6.1.1. Tipuri şi subtipuri de date ...................................................... 154
6.2.1 Formulare simple..................................................................... 154
6.2.2. Realizarea unui ferestre formular........................................... 155
6.2.2.1. Crearea automată a unui formular............................. 155
6.2.2.2. Realizarea subformularelor....................................... 159
6.2.2.3. Realizarea unui formular bazat pe o cerere de
interogare................................................................... 161
6.2.2.4. Subformular bazat pe o cerere de interogare de tip
„Analiză încrucişată" ................................................ 161
6.2.2.5. Realizarea ferestrelor-formular avansate .................. 162
6.2.3. Expresii în ferestre-formular .................................................. 162
6.2.4. Plasarea listelor de valori pe un formular
6.3. Interogări ............................................................................................. 164
6.3.1. Interogări QBE ....................................................................... 165
6.3.2. Cereri de interogare utilizând mai multe tabele ..................... 170
6.3.3. Interogări Crosstab (Analiză încrucişată)............................... 171
6.3.4. Interogări de tip „acŃiune" ...................................................... 174

6.3.5. Interogări pentru crearea unor tabele noi ............................... 174
6.3.6. Adăugarea de noi înregistrări dintr-o tabelă sursă într-o tabelă
destinaŃie ................................................................................ 176
6.3.7. Modificarea unor înregistrări selectate .................................. 177
5.3.8. Interogări parametrate ............................................................ 178
6.3.9. Interogări SQL........................................................................ 179
6.3.9.1. InstrucŃiunile pentru definirea datelor ...................... 182
6.3.9.2. InstrucŃiunile de selecŃie a datelor ............................ 183
6.3.9.3. Cereri de interogare complexe .................................. 184
6.3.9.4. FuncŃiile de grup (agregat)........................................ 185
6.3.9.5. Asocierile (interogările JOIN) .................................. 185
6.3.9.6. Interogarea CROSSTAB........................................... 187
6.3.9.7. Combinările (interogările UNION)........................... 188
6.3.9.8. Alte interogări complexe........................................... 191
6.3.9.9. Cereri de interogare imbricate .................................. 191
5.3.9.10. RestricŃionarea subinterogărilor.............................. 191
6.4. Rapoarte............................................................................................... 192
6.4.1. Generarea rapoartelor asistată de Wizards............................. 193
6.4.2. Definirea rapoartelor de către utilizator ................................. 195
5.4.3. Crearea de rapoarte cu subrapoarte ........................................ 196
Bibliografie ........................................................................................................... 197
Cuvânt înainte
Implementarea tehnologiei informaŃiei şi a comunicaŃiei în societate a

devenit o realitate evidentă care implică necesitatea pregătirii corespunzătoare a
resursei umane. În acest sens cerinŃele asupra cunoştinŃelor din domeniu pe care
trebuie să le posede angajaŃii sunt mai ridicate şi diversificate.
În etapa pregătirii pentru aderare dar mai ales după, în Ńara noastră au fost
aprobate o serie de măsuri, menite să conducă la intensificarea procesului de
informatizare a întregii societăŃi şi la pregătirea cetăŃenilor pentru a participa
efectiv la această tendinŃă.
Unul dintre domeniile în care prelucrarea asistată de calculator a

informaŃiilor a cunoscut o expansiune evidentă este munca de birou. Nu există
organizaŃie în care aceasta să nu se manifeste. Automatizarea muncii de birou este
domeniul biroticii. Munca de birou include funcŃii diverse de gestionare a
informaŃiei: evidenŃă, selectare, vizualizare, analiză, pregătire, păstrare, multiplicare şi
difuzare a informaŃiilor.
Pentru creşterea productivităŃii muncii de birou sunt necesare echipamente
speciale mobilier, echipamente de tehnică de calcul şi de comunicaŃie,
echipamente de lucru cu suporturi de informaŃie (hârtie sau suporturi de memorare
a informaŃiei numerice), măsuri organizatorice ş.a.
Din cele de mai sus rezultă că orice specialist trebuie să posede
cunoştinŃele necesare desfăşurării eficiente a muncii de birou.
Pe piaŃa produselor de program există o serie de pachete de programe care
să constituie un suport în informatizarea muncii de birou.
Unul dintre cele mai răspândite şi performante asemenea produse program
este pachetul de programe Office care conŃine o mulŃime de programe specializate
pe operaŃii de birotică, între care: pocesare de texte, calcul tabelar, operarea cu
baze de date, realizarea şi vizualizarea de prezentări.
Scopul prezentei cărŃi este de a pune la dispoziŃia studenŃilor, viitorii
specialişti, informaŃiile legate de utilizarea performantă a unora dintre aplicaŃiile
pachetului Office 2003.
Lucrarea este structurată pe şase capitole.
În primul capitol sunt prezentate sumar tehnologii hardware şi software
utilizate în sistemele birotice.
Modul de operare cu programul Word, pentru procesarea de text, este
prezentat în capitolul al doilea. Am considerat necesară includerea operaŃiilor de
gestiune a corespondenŃei (interclasarea documentelor).
În capitolul al treilea este prezentat programul de calcul tabelar, Excel.
Sunt descrise operaŃiile de bază care se pot efectua pentru realizarea calculelor
curente, modul de lucru cu funcŃiile şi realizarea diagramelor.
NoŃiunile şi comenzile pentru realizarea prezentărilor electronice cu

programul PowerPoint sunt expuse în capitolul patru.
Considerând că pentru pregătirea viitorilor specialişti, cunoştinŃele legate
de bazele de date sunt de strictă necesitate, pe parcursul ultimelor două capitole
sunt prezentate elementele de lucru în programul Access.
Cartea se adresează studenŃilor din anul I care urmează disciplinele de

programare şi utilizare a calculatorului, dar şi persoanelor interesate de utilizarea
pachetului de programe Office.
MulŃumesc pe această cale d-lui prof.dr.ing. Gavril Muscă pentru sfaturile

şi observaŃiile pertinente care m-au ajutat în finalizarea acestui lucrări.
Autorul
1. INTRODUCERE
Calculatorul se utilizează pentru a executa lucrări obositoare, repetitive sau

prea complexe pentru a le putea rezolva manual.
1.1. Structura hardware a calculatoarelor

Prezentarea principiilor proiectării asistate de calculator trebuie să înceapă
cu o scurtă descriere a structurii hardware a calculatoarelor. Întrucât unele
laboratoare universitare şi o parte din cele uzinale au în dotare calculatoare de tip
IBM-PC se vor prezenta câteva elemente privitoare la construcŃia şi principiile de
programare [7], [14], [25], [40], [42], [69].
Pentru îndeplinirea scopului propus, un calculator are două componente:
• Hardware, sau componente fizice,
• Software, sau programe.
Schematic, structura unui post de lucru este următoarea:
a. Calculator, care este compus din:
a1. carcasa, în care se află:
∗ placa de bază;
∗ memoriile externe, de următoarele tipuri:
o disc flexibil (floppy);
o disc dur (hard disc);
o unitate CD de tip citire sau citire-scriere.
∗ plăci interfeŃe;
o placa interfaŃă video;
o placa interfaŃă sunet;
o placa interfaŃă periferice (imprimantă, plotter,
scanner etc.).
∗ sursa de alimentare.
a2. tastatura;
a3. monitorul;
a4. mouse-ul.
b. Periferice, care pot fi:
b1. imprimante;
b2. plottere;
b3. tablete şi digitizoare grafice;
b4. scanere.
Placa de bază cuprinde:
• Unitatea centrală, compusă din:
∗ Microprocesor;
∗ Coprocesor matematic;
∗ Memorii interne.
• Bateria CMOS;
• Ceasul intern;
• Controlerul de tastatură;
• Magistrale de date;
• Conectoare (numite şi sloturi) pentru interfeŃe ce servesc la cuplarea
perifericelor.
Microprocesorul este circuitul integrat care coordonează întreaga
funcŃionare a calculatorului. Dacă în 1981 calculatoarele IBM-PC utilizau
microprocesorul 8080, pe 16 biŃi având frecvenŃa de maximum 20 MHz, în ultimul
timp se folosesc procesoare Pentium pe 64 biŃi şi o frecvenŃă de până la 2 GHz.
După numărul de instrucŃiuni ce pot fi executate se întâlnesc următoarele
tipuri de procesoare:
• CISC (Complex Instruction Set Computers), care execută un număr
mare de instrucŃiuni specifice;
• RISC (Reduced Instruction Set Computers), care pot executa un număr
mai mic de instrucŃiuni decât precedentele dar sunt disponibile la un cost redus şi
au o viteză superioară de execuŃie a instrucŃiunilor.
Coprocesorul matematic preia calculele operaŃiilor aritmetice şi sporeşte
viteza de lucru de aproape 5 ori, prin degrevarea microprocesorului de o parte din
sarcinile care-i revin. Pentru primele variante de calculatoare IBM-PC,
coprocesorul era un circuit integrat separat; microprocesoarele actuale au
coprocesorul integrat.
Memoria este componenta care permite stocarea informaŃiei. Toate datele
sunt codificate în şiruri binare de tip 0/1. O astfel de informaŃie este numită binară,
iar un semn 0 sau 1 reprezintă 1 (un) bit. Literele şi cifrele sunt memorate folosind
o combinaŃie de 8 biŃi, combinaŃie numită octet (byte). Întrucât literele şi cifrele se
reprezintă prin combinaŃii de 8 semne de tip 0 sau 1, rezultă că pentru acest scop se
pot utiliza 28, adică 256 combinaŃii. Pentru memorarea unui caracter de tip literă
sau cifră se foloseşte 1 octet de memorie, pentru memorarea unui număr întreg se
folosesc 2 octeŃi de memorie iar pentru reprezentarea numerelor reale, în simplă
sau dublă precizie se utilizează 4 sau mai mulŃi octeŃi. Chiar şi alte informaŃii, cum
sunt cele referitoare la memoria alocată unei imagini grafice, se exprimă tot în
octeŃi, cu toate că, la nivel intern, reprezentarea internă nu se realizează pe
combinaŃii de 8 biŃi. Multiplii, folosiŃi curent, cu referire la volumul memoriei
alocate sunt:
1 ko sau 1 kB (un kilo-octet sau un kilo-byte) reprezintă 1.024 octeŃi;
1 Mo sau 1 MB (un mega-octet sau un mega-byte) reprezintă 1.048.576
octeŃi;
1 Go sau 1 GB (un giga-octet sau un giga-byte) reprezintă 1.073.741.824
octeŃi;
Introducere 13
1 To sau 1 TB (un tera-octet sau un tera-byte) reprezintă 1.024 Go.
Memoria internă a unui calculator cuprinde:
• Memoria RAM (Random Access Memory);
• Memoria ROM (Read Only Memory);
• Memoria CMOS;
• Memoria cache.
Memoria ROM este nevolatilă, adică nu se pierde la oprirea
calculatorului. Această memorie conŃine componente program pentru pornirea şi
funcŃionarea calculatorului, componente numite BIOS (Basic Input/Output
System). Sunt memorii lente şi, de aceea, conŃinutul lor este copiat în memoria
RAM la fiecare pornire a calculatorului.
Memoria RAM este volatilă, pierzându-se la oprirea calculatorului. O
schemă simplificată a alocării memoriei RAM este prezentată în fig.1.1. Din fig.
1.1 rezultă că
BIOS Date EMS
primii 640 Ko Programe si date Upper Memory
HMA Date
sunt rezervaŃi 0 640 ko 1 Mo
programelor şi Fig. 1.1. ConŃinutul memoriei RAM
datelor. Această
zonă cuprinde programe şi date rezidente, necesare funcŃionării dorite a
calculatorului, precum şi programele dorite a fi utilizate. Zona de memorie
cuprinsă între 640 ko şi 1 Mo, numită memorie superioară (Upper Memory) este
utilizată de sistemul de operare, pentru încărcarea componentei BIOS şi a datelor
EMS (Expanded Memory Specification). Zona de memorie peste 1Mo cuprinde o
zonă specială pentru încărcarea sistemului de operare, după care se încarcă date
specifice, referitoare la utilizarea calculatorului.
Memoria cache poate avea până la 512 ko, este o memorie tampon, care
accelerează accesul la memoria internă a calculatorului, în vederea sporirii vitezei
de execuŃie a aplicaŃiilor.
Memoria CMOS cuprinde informaŃii privitoare la configuraŃia internă a
calculatorului, la tipul şi caracteristicile hard-discului, precum şi la ceasul intern al
calculatorului. Această memorie are un consum redus de energie electrică, fiind
alimentată permanent de la o baterie-acumulator.
Legăturile calculatorului cu elementele periferice se realizează cu ajutorul
interfeŃelor. După tipul elementelor legate se întâlnesc următoarele tipuri de
interfeŃe:
• de tastatură;
• de monitor;
• de disc, interfaŃă numită şi cuplor sau controler de disc;
• porturi de comunicaŃie.
Există două standarde de interfeŃe:
• InterfaŃă SCSI (Small Computer System Interface), care are o
magistrală de date de 32 de biŃi şi poate cupla simultan mai multe periferice (hard-
discuri, unităŃi de CD, imprimante). Aceste interfeŃe au o rată mare de transfer şi
sunt relativ scumpe.
• InterfaŃă IDE (Integrated Drive Electronics), care utilizează circuite
pe unităŃile de disc, sunt mai lente decât precedentele dar, sunt şi mai ieftine.
Pentru cuplarea perifericelor externe există două tipuri de porturi. Acestea
sunt:
• Porturi paralele, care permit transmiterea simultană (paralelă) a celor
8 biŃi ce formează un octet. Aceste porturi permit viteze mari de transfer a
informaŃiei şi sunt desemnate de prescurtarea LPT1:.
• Porturi seriale, care permit transmiterea celor 8 biŃi, în serie, pe un
singur fir. Transmiterea informaŃiei este mai lentă decât în cazul precedent dar, în
acest caz, informaŃiile pot fi transmise printr-un singur fir, deci şi prin linii
telefonice, caz în care sunt necesare modem-urile, pentru modularea semnalului.
Calculatoarele personale au două porturi seriale desemnate prin COM1: şi COM2:.
Tastatura utilizată frecvent are 102 taste şi este tastatura americană US-
102. Tastatura cuprinde mai multe blocuri de taste, între care: blocul alfanumeric,
tastele funcŃionale (F1 până la F12), tastele speciale (Insert, Del, Home, End,
PageUp, PageDown), tastele ce formează blocul de navigaŃie, cu săgeŃi, blocul
tastelor numerice, situat în dreapta, precum şi indicatoare cu led-uri.
Monitorul reprezintă elementul de afişare a datelor şi vizualizare a
interacŃiunii utilizatorului cu sistemul de calcul. Caracteristica principală este
rezoluŃia, care este dată de dimensiunea celui mai mic punct ce poate fi afişat. Un
astfel de punct se mai numeşte şi pixel, iar dimensiunea uzuală este de 0,28 mm1.
Pentru o utilizare sigură, monitoarele trebuie să aibă o radiaŃie electrostatică şi de
raze X, cât mai redusă. Aceste monitoare se mai numesc şi de radiaŃie redusă LR
sau Low-Radiation. RezoluŃia şi numărul de culori specifice unui monitor sunt date
de standardul grafic şi de memoria grafică. Cele mai cunoscute standarde video
sunt CGA (320x200 pixeli, puŃin folosit astăzi), VGA care are 640x480 pixeli şi
permite afişarea a 16 până la 256
culori, variante Super VGA care au
rezoluŃii şi număr de culori supe-
rioare precedentelor. Memoria grafică
uzuală poate fi de 1 Mo, 2 Mo, 4
Mo şi 8 Mo.
Discurile flexibile (dischete)
sunt schimbabile şi asigură
memorarea pe suport magnetic
extern a datelor şi programelor. Fig. 1.2. Dischete de 5,25’’ (a) şi 3,5’’ (b)
1
Se menŃionează că monitoarele de ultimă generaŃie au rezoluŃii superioare.
Introducere 15
Sunt notate cu literele A: sau B: şi arată ca în fig. 1.2. Discul circular este
impregnat cu o substanŃă magnetic sensibilă şi este protejat de o carcasă din
material plastic. Pentru a folosi o dischetă este necesară formatarea acesteia.
Formatarea este operaŃia de în-scriere a unor semnale care împart suprafaŃa
magnetică a discului în piste circulare, divizate, la rândul lor, în sectoare. Aceste
semnale permit poziŃionarea capului de citire/ scriere, precum şi sincronizarea şi
adaptarea la variaŃia vitezei de rotaŃie. Modul în care sunt folosite pistele şi sectoarele
discului este descris în tabelul de descriere a fişierelor FAT (File Allocation
Table), aflat pe pista 0. Cele mai frecvent folosite sunt dischetele de 3,5”, având o
capacitate de 1,4 Mo.
Discul dur, sau hard-discul, are acelaşi scop ca şi discul flexibil dar nu
este schimbabil şi are o capacitate mult mai mare, memoria uzuală disponibilă
fiind de 4-8 Go. Un disc dur este compus din mai multe discuri, accesate de un
număr corespunzător de capete, montate într-o carcasă specială. SuprafaŃa
magnetică este împărŃită în piste şi sectoare iar zona desemnată de poziŃia ocupată
de capetele de citire/scriere, la o rază dată, poartă numele de cilindru. În timpul
funcŃionării, discurile se rotesc continuu, iar capetele plutesc pe o pernă de aer.
Din acest motiv trebuie asigurată o protecŃie la şocuri, iar pentru transport este
necesară „parcarea” capurilor, într-o zonă care să nu afecteze discurile magnetice.
Hard-discurile de ultimă generaŃie permit parcarea automată a capetelor.
Alte periferice sunt mouse-ul şi trackball-ul. Acestea sunt reprezentate în
fig. 1.3. Clasic, culegerea semnalului se face de la o bilă cauciucată aflată în contact cu
un sistem de două potenŃiometre iar
selectarea opŃiunilor se realizează cu
ajutorul unor butoane. Ulterior, în 2004, a
apărut mouse-ul optic care foloseşte o rază
de lumină pentru deplasarea pe ecran a
indicatorului. Trackball-ul este asemănător
mouse-ului cu deosebirea că elementul de
selectare este bila cauciucată. Aceste
periferice sunt indispensabile la utilizarea
mediului Windows. a)
În proiectarea asistată se utili-
zează curent mese şi tablete grafice, fig.
1.4. Pentru elaborarea documentaŃiei se
utilizează scanerele care sunt periferice
capabile să transforme o imagine sau un
document într-un fişier de tip grafic.
Unele calculatoare pot fi dotate cu
b)
dispozitive de memorare externă cu bandă
Fig. 1.3. Mouse şi tracker ball
magnetică, numite streamer.
Imprimantele sunt perifericele

care transferă informaŃia text sau
grafică pe hârtie. După modul în care
se realizează imprimarea se întâlnesc
următoarele tipuri de imprimante:
• imprimante cu rozetă-marga-
retă (daisy whel);
• imprimante matriceale cu ace
(dot matrix);
• imprimante cu jet de cerneală
(Deskjet sau Inkjet);
• imprimante cu fascicul laser; a)
• imprimante termice.
Plotterele sunt dispozitive de
desenare. În funcŃie de forma mesei de
desenare şi modul de deplasare al
stiloului se întâlnesc:
• plottere de tip masă de desen;
• plottere tambur;
• plottere electrostatice,
• plottere cu jet de cerneală.
Imprimantele tip rozetă au un
disc secŃionat radial, asemănător peta- b)
lelor unei flori. Pe fiecare sector se află Fig.1.4. Tabletă grafică cu selector de tip
profilul unei litere sau cifre. Impri- stilou (a) şi de tip reticul (b)
marea se realizează prin poziŃionarea discului şi lovirea lui cu un ciocănel.
Imprimantele cu ace realizează imprimarea prin descompunerea caracterului
imprimat în mai multe puncte, fiecare dintre acestea fiind imprimat prin lovirea
unei benzi tuşate de ace acŃionate electromagnetic. Un principiu asemănător
folosesc şi imprimantele cu jet de cerneală, la care punctele de imprimare sunt
constituite din picături de cernea-
lă, obŃinute de la un generator
de picături, acŃionat de un
cristal piezoelectric (fig. 1.5).
Picăturile pot să fie ghidate
electrostatic, dar în cazul impri-
mantelor cu jet această orien-
tare a picăturilor nu este folosită.
Fig. 1.6 prezintă principiul de
funcŃionare al imprimantei cu
fascicul laser. La acest tip de Fig. 1.5. Schema imprimării cu jet de cerneală
Introducere 17
imprimantă, fascicolul laser generează
imaginea de imprimat a foii de hârtie
pe un tambur cu seleniu, electrizându-
l. Pe acest tambur se rulează foaia de
hârtie care se electrizează. Foaia astfel
electrizată atrage tonerul (o pulbere
fină, neagră). Foaia parcurge un
cuptor care încălzeşte şi fixează
tonerul pe foaia de hârtie.
Caracteristica de precizie a unei
imprimante cu jet sau a unei
imprimante cu laser este dată de
dimensiunea minimă a punctului
imprimabil, având valori uzuale de
300-720 dpi1. Pentru imprimantele Fig. 1.6. Schema imprimării cu fascicul
rapide şi silenŃioase, aşa cum sunt laser
imprimantele cu jet şi cele cu
fascicul laser se utilizează
caractere speciale, concepute
pentru a realiza o formă adecvată
documentelor. Aceste caractere
sunt de tip Post script sau true
type şi se caracterizează prin
faptul că forma de imprimat este
definită prin curbe spline, uşor
de modificat şi gestionat, fig. 1.7.
Câteva tipuri de plottere Fig. 1.7. Caracter truetype TTF (Times New
sunt prezentate în fig. 1.8. Roman), cu vizualizarea punctelor de control ce
definesc conturul
1.2. Bazele programării calculatoarelor

Activitatea de realizare a programelor folosite în proiectarea asistată a
elementelor constructive şi a tehnologiei de fabricaŃie, trebuie să se desfăşoare ca o
activitate sistemică, cu etape bine precizate, cu metode şi instrumente de lucru
adecvate fiecărei etape. Astfel, este cunoscut conceptul de tehnologie de
programare, care constituie ansamblul proceselor, metodelor, tehnicilor şi
instrumentelor de proiectare a programelor. Etapele activităŃii de programare sunt:
• analiza, care constă în elaborarea unui enunŃ complet şi precis, ce Ńine
seama de condiŃiile concrete de realizare şi execuŃie. Această etapă precizează funcŃiile
1
Dpi (dots per inch) reprezintă numărul punctelor imprimabile pe un segment de 25,4 mm.
a) b)
c) d)
e)
Fig. 1.8. Plottere: a) cu masă de desenare; b) cu tambur de fricŃiune; c) cu
tambur; d) cu tambur şi antrenare prin perforaŃii; e) plotter color cu jet
de cerneală
Introducere 19
programului, respectiv informaŃiile de intrare şi rezultatele. Datele de intrare şi
cele de ieşire, pot fi numerice şi/sau grafice;
• proiectarea programului, care asigură elaborarea unui algoritm de
calcul şi, eventual, reprezentarea grafică a acestuia;
• implementarea programului, reprezintă transcrierea algoritmilor într-
un limbaj de programare. În această etapă se face şi testarea programului;
• întreŃinerea programului, constă în efectuarea de corecŃii asupra
programului, în funcŃie de necesităŃile de exploatare. Pentru transcrierea
algoritmilor, se poate folosi o reprezentare simbolică (pseudocod).
Limbajul pseudocod, este un mijloc de reprezentare a algoritmilor, fiind
util în programarea structurată, constituind o posibilitate de dezvoltare sistemică a
algoritmilor. Pseudocodul permite specificarea algoritmilor prin enunŃuri
nestandard şi enunŃuri standard. EnunŃurile nestandard sunt fraze în limbaj natural,
care se pot utiliza în schiŃarea formelor iniŃiale ale algoritmilor. În dezvoltarea
ulterioară a algoritmilor, enunŃurile nestandard sunt înlocuite, treptat, cu enunŃuri
standard.
În continuare, se va face o trecere în revistă a limbajelor întâlnite în
proiectarea asistată. Trebuie remarcat faptul că limbajele folosite de utilizatorii
sistemelor de proiectare asistată diferă semnificativ de limbajele folosite de
proiectanŃii produselor software şi hardware specifice concepŃiei şi fabricaŃiei
asistate de calculator.
Din punctul de vedere a utilizatorilor, limbajele folosite în proiectarea
asistată trebuie să permită dialogul prietenos şi eficient cu sistemul de calcul.
Pentru a transmite calculatorului informaŃiile necesare, la fiecare nivel al
procesului de proiectare a obiectului, se utilizează limbaje de descriere cu un
formalism corespunzător, care permit exprimarea obiectului într-o formă accesibilă
omului şi calculatorului.
Limbajele de comenzi permit utilizatorului să comande desfăşurarea
procesului de concepŃie, dirijând dezvoltarea algoritmului în funcŃie de alegerea
utilizatorului.
Limbajele de descriere asigură o bună formulare a problemelor iar
limbajele de comenzi asigură interactivitatea om-maşină în procesul de proiectare
asistată.
Un program de calculator este o listă de acŃiuni executabile de maşină, în
ordinea în care aceasta va trebui să le execute. Ca limbaje de programare, se pot
menŃiona limbajele de tip interpretor, care traduc în limbajul maşinii şi execută
succesiv instrucŃiunile limbajului şi limbajele de tip compilator care separă fazele
de traducere-compilare de execuŃia programului.
Realizarea unui program presupune două etape:
• crearea algoritmului capabil să furnizeze rezultatul căutat;
• transcrierea algoritmului într-un limbaj de programare.
Dintre aceste două activităŃi, crearea algoritmului este, de departe, cea mai
dificilă şi aceasta cu atât mai mult, cu cât creatorul algoritmului trebuie să rezolve
şi problema erorilor de calcul ce apar chiar şi atunci când algoritmul, în principiu,
este corect. Multe dintre problemele pe care le rezolvă astăzi calculatoarele nu sunt
numerice; (de exemplu: tratarea textelor, gestionarea fişierelor şi bazelor de date
etc.). În aceste situaŃii, algoritmii nu sunt legaŃi atât de strâns de metodele
matematice. Pentru rezolvarea problemelor de programare este necesară
descompunerea în probleme mai mici, a căror rezolvare este evidentă. Programarea
care utilizează această tehnică se mai numeşte programare descendentă.
Din nefericire, există probleme la care rezolvarea nu apare ca evidentă. În
asemenea situaŃii, se poate utiliza programarea recurentă care presupune găsirea
unei relaŃii de recurenŃă şi a unui criteriu de optimizare pentru oprirea calculului
recursiv.
EvoluŃia programării calculatoarelor poate fi bine pusă în evidenŃă de apariŃia
unor lucrări de referinŃă în domeniu: în 1968, Knuth scria "The art of computer
programming", în 1976 Dijkstra publica "A discipline of programming" iar
Davies Gries, în 1981, scria "The science of programming". Deci, se poate
aprecia că la momentul actual, s-a trecut de la stadiul de artă la cel de ştiinŃă în
domeniul programării, acest lucru fiind pregnant subliniat mai ales în cazul
programării asistate a activităŃilor inginereşti.
Întrucât domeniul abordat este de cea mai stringentă actualitate, este foarte
utilă cunoaşterea unor abreviaŃii curent folosite în domeniu, tabelul 1.1, din cauză
că folosim, din ce în ce mai mult, termeni consacraŃi din limbi de circulaŃie
internaŃională.
Tabelul 1.1. Denumiri şi notaŃii în proiectarea asistată

DENUMIRI Franceză Engleză
Baze de date BD Base de Données DB Data Base
ConcepŃia asistată de Conception Assistée par
CAO CAD Computer Aided Design
calculator Ordinateur
FabricaŃia asistată de Fabrication Assistée par Computer Aided
FAO CAM
calculator Ordinateur Manufacturing
Conception et Computer Aided Design /
ConcepŃia şi fabricaŃia CAD/
CFAO Fabrication Assistées par Computer Aided
asistate de calculator CAM
Ordinateur Manufacturing
InteligenŃa artificială IA Intelligence Artificielle AI Artificial Intelligence
Comandă numerică CN Commande Numérique NC Numerical Control
Comandă numerică Commande Numérique
CND DNC Direct Numerical Control
directă Directe
Comandă numerică prin Commande Numérique
CNO CNC Computer Numerical Control
calculator par Ordinateur
Introducere 21
Conceptul CAO(CAD) poate fi definit ca ansamblul mijloacelor
informatice folosite de compartimentele de proiectare începând cu elaborarea
specificaŃiilor de proiectare şi până la stabilirea documentaŃiei de fabricaŃie. În
sens mai larg, este posibilă o definire a conceptului CFAO (CAD-CAM), ca
ansamblul mijloacelor informatice specifice activităŃii întreprinderilor până la
realizarea produsului. În altă ordine de idei, CAO(CAD) este o tehnică în care
omul şi maşina acŃionează pentru rezolvarea problemelor tehnice într-o echipă ce
pune în evidenŃă cele mai importante calităŃi ale fiecărei componente, într-o
manieră avantajoasă în raport cu activitatea separată. Se poate considera că
proiectarea asistată de calculator (CAO-CAD) are drept scop crearea datelor care
servesc concepŃiei obiectelor şi a manipulării datelor; plecând de la aceste date
devine posibilă crearea condiŃiilor de concepere şi generare a informaŃiilor
necesare fabricării. Aceste definiŃii sunt interesante întrucât permit introducerea a
două noŃiuni, şi anume, dialogul om-maşină şi modelul.
Dialogul om-maşină permite obŃinerea unei calităŃi superioare a
proiectului, prin integrarea calităŃilor umane cu avantajele oferite de calculatoare:
rapiditatea de calcul, posibilitatea de a trata cu mare viteză un număr mare de date,
ieşirile grafice şi interfeŃele cu procesele de fabricaŃie.
Modelul este definit ca o reprezentare informatică a obiectului în curs de
concepŃie sau fabricare şi va avea un rol primordial în sistemele de concepŃie şi
fabricaŃie asistată.
Este mai uşor de formulat o definiŃie a conceptului de fabricaŃie asistată
FAO(CAM). Astfel, FAO(CAM) este definită ca ansamblul mijloacelor
informatice pentru planificarea, gestionarea şi controlul operaŃiilor tehnologice.
Totuşi, trebuie subliniat faptul că aplicaŃiile realizate pe maşini cu comandă
numerică constituie originea dezvoltărilor în CAO şi FAO. Pentru identificarea
componentelor ce se pretează a fi asistate de calculator, este necesară definirea
sistemică a conceptelor de proiectare şi fabricare. Pe baza acestor informaŃii şi a
realizărilor în domeniu, se consideră că viitorul specialist în problemele concepŃiei
şi fabricaŃiei asistate de calculator va avea la dispoziŃie un bogat material
informativ, care-i va permite adaptarea la sistemele informatice deja realizate, dar
şi capacitatea de a dezvolta noi şi performante aplicaŃii viitoare.
Cunoaşterea modului de programare şi utilizare a calculatoarelor necesită
însuşirea unui minim de cunoştinŃe privitor la sistemele de operare.
Sistemele de operare reprezintă totalitatea programelor care asigură
decodificarea şi executarea comenzilor utilizatorului, controlează execuŃia programelor şi
gestionează resursele calculatorului. Un sistem de operare este format din:
• Componenta BIOS, dependentă de calculator, şi care asigură
funcŃionarea acestuia;
• Programe de operare, independente de calculator, plasate pe discul
dur.
• BIOS-ul este realizat de producătorii echipamentului de calcul (hard)

iar sistemul de programe de operare de firme specializate în soft. Sistemul de
programe asigură gestionarea comenzilor utilizatorului iar componenta BIOS,
efectuarea acestor comenzi de către periferice. Componenta DOS (Disk Operating
System) este încărcată de pe primele sectoare ale discului sistem (discul dur). Cele
mai importante elemente se referă la modul de organizare şi utilizare a informaŃilor
pe disc. Datele şi programele memorate pe un disc magnetic sunt organizate în
fişiere, grupate în directoare. Calculatoarele IBM-PC utilizează următoarele
sisteme de operare:
• sistemul MS-DOS
• sistemul Windows
• sistemul Linux.
Sistemul MS-DOS este primul apărut şi este utilizat de calculatoarele de
mai mică putere. Acest sistem de operare utilizează în comunicarea utilizator-
calculator liniile de comenzi şi de mesaje; comenzile pot fi grupate în următoarele
tipuri de comenzi:
a) Comenzi interne, plasate în memoria internă, în programul
Command.com. Aceste comenzi pot fi grupate în:
• Interpretorul de comenzi consolă, care preia comenzile introduse
de utilizator, şi,
• Comenzi de sistem frecvent folosite, existente permanent în
memoria calculatorului.
b) Comenzi externe, plasate pe discul magnetic şi încărcate opŃional.
Sistemul Windows este un sistem de operare cu interfaŃă grafică (bazat pe
tehnologia GUI – Graphical User Interface) este utilizat pe calculatoarele de ultimă
generaŃie, net mai performante decât precedentele calculatoare. Primele variante
ale acestui sistem de operare au fost realizate de firma Microsoft în 1985, sub
forma unei interfeŃe prietenoase pentru mediul DOS. Această primă variantă nu a
fost un succes comercial, dar a determinat apariŃia programelor ce lucrează în
mediul Windows. Următoarea variantă, Win3.0, lansată în 1990 a constituit un
adevărat succes comercial. Variantele care au urmat, Win 3.1 şi Win3.11 au o serie
de îmbunătăŃiri în ceea ce priveşte modul de operare şi performanŃele, permiŃând
cuplarea calculatoarelor în reŃele de calculatoare. Variantele lansate după 1995,
Win95, Win98, Win2000, Windows NT, Windows XP pot fi considerate sisteme
de operare de sine stătătoare, care înglobează (emulează) vechiul sistem, DOS. Pe
piaŃă există şi Windows Vista, care solicită sisteme de calcul puternice (de ex.
peste 1 Gb RAM). Aceste sisteme au o prezentare specială, asigură facilităŃi
deosebite de programare şi utilizare şi posibilităŃi de cuplare în reŃele de
calculatoare. Principalele caracteristici ale mediului Windows sunt:
• elementul de bază al unei aplicaŃii Windows este forma (fereastra) care
reprezintă interfaŃa dintre utilizator şi calculator;
Introducere 23
• comenzile pot fi transmise cu ajutorul mouse-ului sau tastaturii prin:
∗ Forme şi meniuri de comenzi;
∗ Pictograme sau icon-uri;
• Permite funcŃionarea simultană a mai multor aplicaŃii (multitasking);
• SuprafaŃa ecranului este considerată drept masă de lucru (desktop) pe
unde se pot lansa fişiere (prin shortcut-uri) sau grupe de fişiere (folders);
• Mediul de programare asigură o zonă tampon de memorie (clipboard);
• Permite legarea şi înglobarea obiectelor informatice (prin proceduri
OLE) şi schimbul dinamic al datelor (DDE);
• La ştergere, fişierele sunt depuse în Recycle.Bin de unde pot fi
recuperate la nevoie.
Aşa cum s-a precizat anterior, datele şi programele sunt memorate cu
ajutorul fişierelor. Utilizarea fişierelor este posibilă prin numele atribuit. Acesta
are două componente:
• Numele, care este compus din maximum 8 caractere (în DOS) şi max.
256 la sistemele de operare Win’95 şi superioare, care pot fi litere sau cifre,
exceptând spaŃiile sau semnele de operare(*,+,-,/), şi
• TerminaŃia (extensia) de forma .XXX. În funcŃie de terminaŃia
fişierului putem recunoaşte următoarele tipuri de fişiere:
o Executabile: *.com, *.exe; aceste fişiere pot fi executate direct, la
tastarea numelui sau acŃionarea mouse-ului;
o De tip program: *.pas (fişiere sursă, scrise în limbajul Pascal),
*.bas (fişiere scrise în Basic), *.for (fişiere în Fortran);
o Fişiere de tip text: *.txt, *.doc;
o Fişiere grafice sau desene: *.dwg, *.plt, *.tif, *.jpg, *.bmp;
o Fişiere de tip biblioteci dinamice: *.dll;
o Fişiere arhivă: *.zip, *.arj, *.rar.
O menŃiune specială trebuie acordată viruşilor. Viruşii informatici nu sunt
programe de sine stătătoare. Codul viruşilor este plasat în fişiere gazdă şi devine
activ la folosirea (lansarea în lucru) a acestora. Un virus are trei funcŃii:
a) funcŃia de reproducere, prin care îşi realizează copii în locurile
posibile de infectat. După locul în care se pot găsi, viruşii pot fi:
∗ de fişiere, când se află în interiorul unor fişiere gazdă; cei mai
mulŃi viruşi se implantează în fişiere executabile dar există viruşi
ce acŃionează din fişiere de tip text/documentaŃie sau din fişiere de
programe (fişiere Basic, Pascal etc.);
∗ de suport (boot sector) caz în care codul se află în zona ce conŃine
programele sistem.
b) funcŃia de recunoaştere, prin care sunt găsite copiile proprii, evitându-
se suprainfectarea. Această funcŃie este posibilă prin recunoaşterea unei secvenŃe
de program, denumită semnătura virusului.
c) FuncŃia de distrugere, în raport cu care un virus poate fi:

∗ Nepericulos, afişează mesaje sau emite semnale muzicale;
∗ Neplăcut, afectează ecranul şi creează dificultăŃi la utilizarea
calculatorului;
∗ Distructiv, modifică sau şterge date şi programe;
∗ Catastrofal, modifică tabela FAT , formatează discul dur;
∗ Distruge componente hard prin suprasolicitare şi scoaterea din
funcŃiune a unor componente.
ActivităŃile de culegere a datelor, de dezvoltare a programelor şi de editare
a documentaŃiilor de proiectare pot fi serios afectate de acŃiunea viruşilor
informatici. De aceea trebuie cunoscute metodele şi procedeele pentru protecŃia
contra viruşilor. Cele mai frecvente măsuri de protecŃie împotriva viruşilor
informatici sunt:
a) Deconectarea calculatorului. Se aplică la funcŃionarea neobişnuită a
calculatorului. Se apreciază că funcŃionarea unui calculator este neobişnuită în
următoarele situaŃii:
• La apariŃia unor mesaje şi texte eronate, care nu apar în mod normal;
• La modificarea vizibilă a datelor de creare şi modificare a fişierelor cu
care se lucrează;
• Când timpul pentru accesarea şi folosirea unor programe este exagerat
de mare.
b) Vaccinarea fişierelor. Constă în adăugarea în fişier a semnăturii
virusului. Această modalitate de protecŃie prezintă avantajul că virusul nu-şi mai
face efectul conform funcŃiei de recunoaştere. Unul dintre dezavantajele acestei
protecŃii este acela că dimensiunea fişierului poate creşte foarte mult la vaccinarea
de protecŃie pentru un număr mare de viruşi.
c) Devirusarea. Este procedura care permite eliminarea acŃiunii viruşilor.
Pentru protecŃia calculatoarelor legate în reŃea sau a celor ce lucrează cu un număr
mare de dischete, se recomandă programe de devirusare specializate, rezidente în
memorie. Aceste softuri asigură protecŃie la apariŃia unor viruşi cunoscuŃi dar
ocupă o parte din memoria de 640 ko afectată programelor şi datelor, reducând
viteza de execuŃie a unor programe. Majoritatea softurilor folosite la devirusare
utilizează următoarele proceduri:
∗ Monitorizează operaŃiile de citire/scriere pe discul dur, evitând sau
semnalând programele care încearcă să modifice sectoarele de boot ale
discului;
∗ Monitorizează dimensiunile fişierelor, urmărind modificarea
dimensiunilor acestora.
Principalele programe utilizate în mediul Windows, în afara acelora
specializate în CAD/CAM, pot asigura dezvoltarea proiectelor, a calculelor de
proiectare, a gestionării şi arhivării datelor precum şi elaborarea documentaŃiei de
Introducere 25
proiect.
Utilizarea calculatoarelor la nivelul unei întreprinderi sau la nivelul extins
se face prin integrarea acestora în reŃele de calculatoare.
O reŃea de calculatoare este un sistem de comunicaŃii care permite
diferitelor echipamente independente să schimbe informaŃii utilizând canale fizice
de comunicaŃii. Între avantajele cuplării în reŃele de calculatoare menŃionăm:
• ÎmpărŃirea resurselor între diferiŃi utilizatori;
• Asigurarea accesului unui număr mare de utilizatori la soft, dar şi la
echipamente;
PreŃul unei reŃele este mai mic decât al unui supercalculator capabil să
satisfacă cerinŃele unui număr mare de utilizatori, posturile de lucru fiind dotate,
de cele mai multe ori, cu calculatoare personale, ieftine.
Se întâlnesc două tipuri de reŃele:
• ReŃele locale LAN (Local Area Network);
• ReŃele extinse WAN (Wide Area Network).
Din punctul de vedere a configuraŃiei reŃelelor se întâlnesc (fig. 1.9):
• ReŃele în stea, când un calculator central, serverul, deserveşte mai
multe posturi de lucru;
• ReŃele inel când se cuplează mai multe calculatoare asemănătoare ca
performanŃe;
• ReŃele de tip magistrală, sau sistem deschis când la o magistrală de
date se cuplează calculatoare, periferice sau reŃele de calculatoare.
Caracteristicile unei reŃele se pot fi privite din punct de vedere al
utilizatorului, cât şi din punct de vedere al configuraŃiei interne a reŃelei înseşi.
Din punct de vedere al utilizatorului, caracteristicile unei reŃele sunt:
capacitatea, costul, durata de răspuns, fiabilitatea şi gama de servicii oferite.
Capacitatea caracterizează puterea reŃelei de deservire a cererilor
utilizatorilor şi se apreciază prin volumul lucrărilor care pot fi efectuate într-o
unitate de timp (de exemplu: numărul total al utilizatorilor ce pot fi deserviŃi,
numărul total al cererilor care pot fi deservite).
Costul reŃelei este dat de suma costurilor componentelor acesteia.
Durata de răspuns (întârziere) este timpul dintre momentul lansării
cererii în reŃea până la apariŃia primului caracter al mesajului de răspuns. Această
caracteristică depinde de modul de interacŃiune a utilizatorului cu reŃeaua: dialog,
cerere-răspuns sau „pe loturi”.
Etapele interacŃiunii utilizatorului cu reŃeaua sunt:
• pregătirea şi lansarea de către utilizator a cererii în reŃea;
• prelucrarea şi transmiterea de către reŃea a mesajului de răspuns.
De regulă, durata medie de răspuns trebuie să fie: 2-3s – cel mult 15 s –
pentru cererile de tip dialog; 30-90 s – cel mult 3-5 min – pentru interacŃiunile de
tip cerere-răspuns; ore sau uneori chiar zile pentru cererile „pe loturi”.
Fig. 1.9. Tipuri de reŃele locale de calculatoare
Fiabilitatea este capacitatea reŃelei de a asigura serviciile, în condiŃiile

prevăzute, către toŃi utilizatorii. Această caracteristică se exprimă prin raportul
duratei medii ponderate de funcŃionare normală a serviciilor în reŃea la durata
totală de funcŃionare a reŃelei.
1.3. Sisteme informatice birotice

Sistemul informatic birotic reprezintă ansamblul de mijloace şi tehnologii
informatice, intercorelate funcŃional şi destinate prelucrării asistate de calculator a
datelor provenite din activităŃile de birou. Prelucrarea cuprinde operaŃiile de
Introducere 27
colectare, stocare, păstrare, regăsire, procesare, transmitere şi redare a informaŃiei.
Sistemul informatic birotic este un subsistem al sistemului informatic al unităŃii
din care face parte.
Sistemul informatic birotic cuprinde echipamente birotice şi produse
program de birotică.
Echipamentele birotice au fost prezentate în subcapitolul 1.1.
Dintre produsele program de birotică, alături de sistemele de operare şi
interfeŃe, există programe aplicative de birotică:
• editarea şi procesarea de texte;
• procesare de grafică;
• calcul tabelar;
• prezentări electronice;
• baze de date;
• comunicare la distanŃă – Internet, poştă electronică, teleconversaŃie,
transfer de fişiere.
Editare şi procesare de texte. Prin editarea de texte sunt realizate
documente asistă de calculator. OperaŃiile care implică editarea de texte sunt:
inserarea de text, inclusiv prin proceduri speciale cum ar fi recunoaşterea
caracterelor din documente scanate (OCR), corectarea erorilor, modificarea
conŃinutului textului (adăugare, ştergere sau înlocuire de text), căutare şi înlocuire
a unui şir de caractere cu alt şir de caractere, stocarea pe suporturi de memorie şi
tipărirea pe hârtie. Unele programe care realizează editarea de text permit
introducerea şi modificarea unor obiecte în document: tabele, imagini, grafice,
diagrame, ecuaŃii ş.a.
În general, programele care permit editarea de texte se numesc editoare de
text. Aceste editoare pot fi universale sau specializate (pentru editarea textelor
programelor sursă – Turbo C, Turbo Pascal -, editarea textelor ştiinŃifice –
LATEX).
Au apărut editoare performante de texte, care permit procesarea textelor.
Acestea permit operaŃii avansate cum ar fi: generarea automată a cuprinsului, a
tabelelor de figuri şi tabele, a indexului, corectarea automată ortografică,
gramaticală şi sintactică, despărŃirea în silabe. Unele dintre aceste procesoare sunt
utilizate pentru realizarea de reviste, ziare, reclame. Dintre procesoarele de texte
cele mai folosite sunt: Microsoft Office, WordPerfect, Aldus Page Maker, Ventura
Publisher.
Procesare grafică. Prelucrarea informaŃiilor grafice (desene) sau a
imaginilor se realizează cu programe specializate numite procesoare grafice.
Aceste programe necesită configuraŃii performante a calculatorului şi
dispozitive specializate (de exemplu tablete grafice, plottere). Volumul de operaŃii
este ridicat, necesitând trasarea şi modificarea unor entităŃi geometrice.
După modul de funcŃionare există procesoare grafice care lucrează pe o
matrice de biŃi (bitmap), procesoare grafice vectoriale şi procesoare grafice care

folosesc modelarea solidului.
Imaginile bitmap sunt formate dintr-o mulŃime de puncte caracterizate prin
poziŃie (coordonate) şi culoare. Numărul de asemenea puncte pe unitatea de
lungime defineşte rezoluŃia imaginii. Cu cât rezoluŃia este mai mare cu atât
calitatea imaginii este mai bună dar şi volumul de memorie ocupat este mai mare.
Pentru procesarea unor asemenea imagini există procesoarele: Microsoft Photo
Editor, Windows Paint, Adobe PhotoShop, Corel PhotoPaint.
Imaginile vectoriale necesită un volum mult mai redus de memorie,
deoarece obiectele grafice ale imaginii nu sunt memorate la nivel de biŃi ci prin
utilizarea unor puncte şi mărimi caracteristice (de exemplu, în cazul unui cerc, este
necesar a se memora coordonatele centrului său şi mărimea razei). Reprezentarea
obiectelor se realizează prin calcul, vectorial, folosind elementele caracteristice ale
acestora. Editarea obiectelor grafice este mai uşor de realizat şi se bazează pe un
ansamblu complex de comenzi, în raport cu procesoarele grafice tratate anterior.
Avantajele procesoarelor grafice vectoriale sunt:
• necesită memorie mai redusă;
• rapiditate;
• prin modificarea scării de reprezentare a imaginii nu se modifică
calitatea acesteia;
• capacitate ridicată de modificare a imaginii.
Dintre procesoarele grafice vectoriale utilizate amintim: CorelDraw,
DrawPerfect, Disigner.
Există procesoare grafice vectoriale specializate în proiectare pentru
realizarea de desene tehnice cum este AutoCAD.
Imaginile bazate pe modele solid 3D au cunoscut o extensie largă în
ultimul timp datorită avantajelor certe oferite. Totuşi, preŃul relativ ridicat al
acestor programe determină deocamdată utilizarea acestora îndeosebi în domeniul
proiectării CAD. Dintre procesoarele grafice bazate pe modelare solid 3D
enumerăm: SolidWorks, SolidEdge.
Calcul tabelar. În birotică, tabelele sunt utilizate pe larg pentru stocarea
unor informaŃii pe un număr de linii şi coloane. Procesarea tabelelor cuprinde
operaŃii de calcul elementar sau pe baza unor funcŃii cu datele din aceste tabele,
operaŃii de selecŃie, de sortare sau de realizare de grafice.
Programele care realizează procesarea tabelelor se numesc programe de
calcul tabelar şi oferă comenzi pentru:
• editarea de text şi de grafică;
• lucrul cu mai multe tabele;
• generarea şirurilor de valori;
• gestiune simplă a bazelor de date;
• punere în pagină şi tipărire.
Introducere 29
Cele mai răspândite programe de calcul tabelar sunt: Microsoft Excel,
Lotus 1-2-3, Quattro-Pro.
Baza de date. Bazele de date sunt colecŃii organizate de date într-un tabel
sau mai multe tabele, informaŃii gestionate de un sistem de gestiune a bazelor de
date (SGBD).
Dacă pentru crearea şi gestionarea unei baze de date având un singur
tablou se pot utiliza SGBD relativ simple, bazele de date având mai multe tablouri
corelate între ele necesita SGBD complexe.
Pentru calculatoarele personale sunt utilizate pe larg următoarele SGBD-
uri: Microsoft Access, Microsoft MySQL, FoxPro, Oracle, Paradox.
Oracle este unul dintre cele mai performante SGBD, destinat pentru
crearea şi gestionarea bazelor de date de dimensiuni foarte mari, dar este mai
complex de utilizat şi are un preŃ mai ridicat de achiziŃionare.
Prezentări electronice. În vederea promovării realizărilor unor unităŃi, a
unor produse ş.a. a apărut necesitatea realizării asistate de calculator a unor
materiale informaŃionale cu ajutorul textelor, imaginilor, sunetelor şi secvenŃelor
video (fişiere multimedia), numite prezentări electronice. Acestea sunt alcătuite
dintr-o succesiune de clişee (diapozitive) care pot fi ulterior tipărite pe folii la
imprimantă sau proiectate pe un ecran cu ajutorul unui videoproiector. Programele
care permit realizarea de prezentări electronice oferă o gamă largă de operaŃii de
creare, modificare, stabilire a succesiunii şi timpului de apariŃie a clişeelor sau a
obiectelor dintr-un anumit clişeu, efecte de apariŃie a clişeelor şi a obiectelor ş.a.
Unul dintre cele mai utilizate programe de procesare a prezentărilor
electronice este Microsoft PowerPoint.
În multe cazuri este necesară utilizarea simultană complexă sau preluarea

unor informaŃii dintre fişierele procesoarelor de texte, a programelor de calcul
tabelar, a bazelor de date sau a prezentărilor electronice. ExistenŃa unor programe
independente a generat dificultăŃi de manipulare şi chiar incompatibilităŃi la
transferul dintre fişierele acestor programe.
Astfel, a apărut necesitatea apariŃiei unor pachete de programe integrate de
birotică, bazate pe tehnologii informatice care să asigure realizarea facilă a unor
astfel de operaŃii. Asemenea pachete sunt: Microsoft Office, SmartSuite, Works şi
Word Perfect Suite.
Unul dintre cele mai utilizate pachete de birotică este Microsoft Office,
apărut în versiunile 1997, 2000, 2003 şi 2007.
În cele ce urmează se prezintă pachetul Office 2003. Acesta, pe lângă
procesorul de texte Word 2003, programul de calcul tabelar Excel 2003, Access
2003 şi programul de procesare a prezentărilor electronice PowerPoint 2003, mai
cuprinde Office Outlook – pentru poştă electronică -, FrontPage – pentru
procesarea paginilor Web.
Microsoft Office 2003 poate include o serie de aplicaŃii mai mici în funcŃie
de ediŃia pachetului de aplicaŃii achiziŃionat. Există 6 ediŃii de bază diferenŃiate

prin conŃinutul aplicaŃiilor şi de preŃ: Basic, Standard, Student and Teacher, Small
Business, Professional şi Professional Enterprise. Cel mai complet dar şi având un preŃ
mai mare este ultimul, Microsoft Office 2003 Professional Enterprise.
În afară de cele patru aplicaŃii (Word, Excel, Access şi PowerPoint),
pachetul complet al Microsoft Office 2003 mai cuprinde:
• FrontPage - crearea de pagini Web;
• InfoPath - colectarea şi gestiunea informaŃiilor prin crearea de forme
dinamice, completarea şi transmiterea acestora către alte sisteme în format XML;
• OneNote - notiŃe electronice;
• Outlook - organizarea şi administrarea informaŃiilor referitoare la
activitatea cotidiană, inclusiv poşta electronică;
• Project - gestiunea proiectelor;
• Publisher - perfectarea publicaŃiilor de afaceri şi a materialelor de
marketing, inclusiv în formă de pagini Web;
• Visio - crearea diagramelor;
• Small Business Accounting - gestiune financiară;
• Clip Art - inserarea în documente a unor imagini grafice şi secvenŃe
media;
• Clip Organizer - regăsirea şi gestiunea fişierelor media (imagini,
secvenŃe audio şi video);
• Document Imaging - scanarea şi procesarea documentelor scanate;
• Document Scanning - scanarea de documente;
• Equation - crearea şi inserarea în documente a unor formule
matematice;
• Graph - reprezentarea grafică a datelor tabelare;
• OfficeArt - crearea unor imagini grafice, reprezentarea caracterelor şi
textului în diverse forme decorative;
• Organization Chart - crearea organigramelor;
• Picture Manager - inserarea în documente a imaginilor cu facilităŃi de
editare.
În capitolele următoare sunt prezentate cele patru programe principale ale
pachetului : Word, Excel, PowerPoint şi Access.
2. PROCESAREA DE TEXTE
2.1. Deschiderea aplicaŃiei Word

Programul WORD este un produs software care face parte din pachetul de
programe Microsoft Office şi reprezintă un procesor puternic de texte în mediul de
operare Windows. Editorul de texte WORD este mai mult decât o „foaie de hârtie“
electronică. Acesta oferă posibilitatea de a schimba aspectul cuvintelor. Se pot
modifica tipul fonturilor, culorile, dimensiunile acestora dar şi diferitele
caracteristici ale paragrafelor. Se pot adăuga imagini, tabele şi diagrame.
Programul poate verifica din punct de vedere ortografic şi gramatical
corectitudinea şi în acelaşi timp furnizează multe alte instrumente care pot face ca
scrierea să aibă un aspect deosebit. Lansarea în execuŃie se face prin apelarea
butonului Start Programs → Microsoft Office → Microsoft Office WORD.
Programul se mai poate deschide şi prin executarea unui dublu clic pe pictograma
Microsoft WORD aflată pe desktop.
O fereastră Word pentru Windows are următoarele componente (fig 2.1):
• Bara de titlu apare în partea cea mai de sus a ecranului şi conŃine
numele aplicaŃiei (Microsoft Word) şi numele documentului pe care îl edităm
(activ);
• Bara de meniuri conŃine numele meniurilor din programul WORD.
Selectarea meniurilor de pe bară se poate face cu mouse-ul, sau cu tastatura (Alt +
litera subliniată) din numele meniului respectiv. Când este selectat un meniu se
derulează în jos pe ecran o listă de comenzi. Dacă o comandă este scrisă cu o
culoare ştearsă înseamnă că acea comandă nu este disponibilă în acel moment.
• Bara de instrumente standard conŃine o serie de butoane care ajută la
executarea rapidă a unor proceduri (deschidere, salvare document, etc.). Ea poate
fi folosită numai cu ajutorul mouse-ului;
• Bara de instrumente de formatare a textului este folosită pentru
formatarea caracterelor selectate sau ale paragrafului curent. Poate fi folosită
numai cu mouse-ul;
• Rigla ne arată marginile documentului, alinierile, locul unde sare
cursorul când se apasă tasta Tab;
• Zona de lucru conŃine documentul în lucru;
• Barele de defilare (orizontală şi verticală), ajută la deplasarea mai
rapidă în cadrul documentului, cu ajutorul mouse-ului;
• Linia de stare conŃine informaŃii referitoare la document (numărul
paginii, numărul secŃiunii în care se lucrează, poziŃia punctului de inserare în
cadrul documentului, ora curentă etc.).
bara de titlu bara de meniuri

bara de instrumente standard
bara de instrumente de formatare
riglele
Zona de lucru
barele de
linia de defilare
stare
Fig. 2.1. Fereastra aplicaŃiei Word
2.2. Deschiderea unui fişier Word

Deschiderea unui document existent cu ajutorul aplicaŃiei Word:
1. se selectează Open din meniul File sau butonul Open de pe bara de
instrumente standard. Apare o casetă de dialog Open.
2. în caseta text File Name, se tastează numele documentului dorit sau se
selectează acel document din lista existentă în directorul curent.
3. apoi se selectează OK (se poate deschide rapid documentul executând
dublu clic pe acesta în listă).
ObservaŃie. Deschiderea unui document se poate realiza şi efectuând un
dublu clic pe pictograma fişierului Word respectiv.
2.3. Crearea unui document nou

Dacă programul Word este în funcŃiune:
1. se selectează opŃiunea New... a meniului File.
2. prin dublu clic pe simbolul corespunzător de pe bara de instrumente. În
fereastra de dialog se poate alege între mai multe etichete care oferă diferite tipuri
de documente: document vid, scrisori şi faxuri, publicaŃii, broşuri, dicŃionare şi
2. Procesarea de texte 33
alte tipuri. Pe modelul deschis urmează să se execute modificările de personalizare
(formatarea) documentului.
2.4. Formatarea documentelor

Formatarea unui document este procesul de definire a caracteristicilor de
prezentare a informaŃiilor conŃinute într-un document.
Formatarea depinde de suportul de informaŃie a documentului. În cazul
considerat în lucrare, suportul de informaŃie este hârtia.
Un document pe hârtie constă într-un număr de pagini, cu dimensiuni şi
orientare diferite.
O pagină conŃine următoarele elemente distincte (fig. 2.2):
Câmpul pentru antetul paginii

Câmpul de limitare de sus
legarea tipografică
Câmpul pentru
Câmpul de limitare din
Câmpul de limitare
din dreapta
Câmpul de bază
stânga
Câmpul de limitare de jos

Câmpul pentru subsolul paginii
Fig. 3.1.
Fig. 2.2.
- câmpul de bază – care conŃine textul principal al documentului;
- câmpul pentru antetul paginii – o zonă situată în partea superioară, care
conŃine un text care se repetă pe toate paginile documentului (sau pe paginile pare
sau impare); de exemplu: numele autorilor, denumirea firmei, a documentului,
numărul de ordine al paginii;
- câmpul pentru subsolul paginii – o zonă situată în partea inferioară a
paginii conŃinând text care se repetă;
- câmpul de limitare a zonei utile – cuprinse între marginile colii de hârtie
şi zona tipăribilă. Sunt patru asemenea câmpuri: sus, jos, stânga şi dreapta. Mai
poate exista un câmp pentru legare tipografică, plasat de regulă, în partea stângă a
paginii (dacă coala de hârtie este utilizată şi pe verso; acest câmp ocupă şi poziŃia
din dreapta pentru paginile pare).
2.4.1. Configurarea paginii

Pentru configurarea paginii se activează comanda IniŃializare Pagină
(Page Setup) din meniul Fişier (File) – fig. 2.3. Fereastra comenzii conŃine trei
subferestre: Margini (Margins), Hârtie
(Paper) şi Aspect (Layout).
În subfereastra Margini se preci-
zează:
- limitele câmpului textului de
bază: Sus (Top), Jos (Bottom) – sus, jos;
Stânga (Left), Dreapta (Right) – stânga,
dreaptă; Pt. Îndoire (Gutter position) –
dimensiunea câmpului pentru legare
tipografică;
- orientarea textului în pagină (în
secŃiunea Orientare - Orientation) Tip
Portret (Portrait) – pe latul paginii; Tip
vedere (Landscape) – pe lungul paginii;
- modul de considerare a limitelor Fig. 2.3.
câmpului textului de bază din secŃiunea
Pagini (Pages): Normal – aceleaşi pentru toate paginile documentului; Margini în
oglindă (Mirror margins) – limitele stânga şi dreapta se inversează pentru paginile
pare ale documentului (opŃiune utilizată în cazul tipăririi pe ambele feŃe ale colii
de hârtie); 2 pages per sheet – pentru tipărirea a câte două pagini pe o parte a colii
de hârtie; Book fold – pentru tipărirea a câte două pagini pe fiecare faŃă a colii de
hârtie ( utilizată pentru tipărirea pe coli A4 a paginilor A5) pe ambele feŃe).
Câmpul Se aplică pentru (Apply to) precizează aplicabilitatea setării:
- Documentul întreg (Whole document) – setarea este valabilă pentru tot
documentul;
- Text selectat (Selected text) – setarea este valabilă pentru textul selectat
(de exemplu, atunci când se doreşte ca un tabel să fie orientat pe lungul paginii).
Butonul Implicit (Default) determină ca setările să fie valabile pentru toate
documentele noi create.
Subfereastra Hârtie (Paper) stabileşte dimensiunile colii de hârtie (de
exemplu A4). Acestea pot fi standard sau precizate (Dimensiune particularizată -
Custom size) – fig. 2.4.
Subfereastra Aspect (Layout) este utilizată pentru setarea secŃiunilor
documentului, precizarea limitelor câmpurilor pentru Antet (Header) şi Subsol
(Footer), dacă conŃinutul acestora este diferit pentru prima pagină şi/sau de la
pagină impară faŃă de cea pară – fig. 2.5.
Apăsarea pe butonul OK confirmă şi aplică setările iar apăsarea pe butonul
CANCEL (Revocare) abandonează procesul de setare a paginii.
Fig. 2.4. Fig. 2.5
2.4.2. Formatarea caracterelor

Prin formatarea caracterelor se stabilesc contribuŃiile caracterelor textului:
tipul corpului de literă (font-ul), dimensiune, culoare, spaŃiere, stil ş.a.
Tipul corpului de literă este furnizat de sistemul de operare Windous XP.
Cele mai utilizate fonturi sunt Times New Roman, Arial. Sunt foarte diverse fonturi
de la cele care imită scrisul de mână, la cele care permit inversarea unor simboluri:
telefon, calculator, săgeŃi ş.a. (de exemplu fontul Wingdings).
Stilurile utilizate la reprezentarea caracterelor sunt: obişnuit (regular),
aldin (bold), cursiv (italic), aldin şi cursiv (bold italic), subliniere (underlined). De
asemenea, unele porŃiuni de text pot fi scrise numai cu majuscule, sau prima literă
a fiecărui cuvânt să fie majusculă.
Dimensiunea caracterelor este măsurată în puncte (dots). Cele mai folosite
dimensiuni sunt 12 şi 14 puncte.
Comanda Font din meniul Format permite formatarea caracterelor
textului. De asemenea, se pot utiliza o serie de butoane din bara de instrumente. Se
poate selecta comanda Font şi din meniul contextual (prin clic pe butonul dreapta
a mouse-ului).
Fereastra comenzii Font este redată în fig. 2.6 şi conŃine trei subferestre:
Font, SpaŃiere caractere (Character Spacing), Efecte text (Text Effects).
In subfereastra Font se stabilesc: fontul, stilul caracteru-lui (câmpul Stil font
- Font style), dimensiunea (Size), culoarea caracterelor (Culoare font - Font color),
stilul de subli-niere (Stil subliniere - Underline style).
Zona Efecte (Effects)

conŃine mai multe căsuŃe de
validare care permit stabilirea
mai multor atri-bute dintre care
mai importante sunt: exponent
(Superscript), indice (Subscript),
doar minuscule (Small caps),
doar majuscule (All caps).
Butonul Implicit (Default)
are aceeaşi semnificaŃie ca şi în
cazul comenzii IniŃializare pagină
(Page Setup).
În meniul Format se mai
găsesc comenzi utilizate
frecvent la formatarea
caracterelor: Modificare după
caz - Change Case (fig. 2.7)
pentru transformarea anumitor
caractere mici în majuscule şi
Fig. 2.6
invers şi Majusculă încorporată
- Drop Cap (fig. 2.8) care permite efecte speciale primului caracter al aliniatului.
Fig. 2.7 Fig. 2.8

In subfereastra SpaŃiere caractere - Character spacing (fig.2.9) se pot
stabili scara de reprezentare (în %) a caracterului (faŃă de dimensiunea stabilită) –
câmpul Scară (Scale), spaŃiul dintre caractere – câmpul SpaŃiere (Spacing) -,
poziŃia caracterului faŃă de linia de bază – câmpul PoziŃie (Position).
În subfereastra Efecte text (Text Effects) se pot stabili o serie de efecte de
vizualizare a caracterelor (dar care nu ies la tipărire).
2.4.3. Formatarea aliniatelor

Aliniatul cuprinde caracterele încadrate între două caractere de sfârşit de
paragraf.
Un aliniat poate conŃine una
sau mai multe linii, sau chiar nici o
linie, caz în care se foloseşte ca dis-
tanŃare între două aliniate
consecutive cu text.
Vizualizarea caracterului de
sfârşit de aliniat, ca şi a celui de spaŃiu
sau cele de tabulare, se poate face
apăsând butonul Afişare/Ascundere
(Show/Hide).
Caracteristicile principale ale
aliniatelor sunt: alinierea textului, spa-
Ńierea între linii şi între precedentul
respectiv, următorul aliniat, identarea
primei linii, marginile aliniatului.
Formatarea aliniatelor se reali- Fig. 2.9
zează cu ajutorul comenzii Paragraf (Paragraph) din meniul Format (fig. 2.10).
Fereastra comenzii Paragraph are două subferestre: Indentări şi spaŃiere (Indents and
Spacing) şi Sfârşituri de linie şi de
pagină (Line and Page Breaks).
Subfereastra Indentări şi
spaŃiere (Indents and Spacing) (fig.
2.10) permite următoarele setări prin
câmpurile:
- Aliniere (Alignment) care se
referă la alinierea rândurilor în cadrul
alineatului: stânga (Left), la dreapta
(Centered), la dreapta (Right) şi la
stânga-dreapta (Justified).
Se pot utiliza şi butoanele
specifice din bara de instrumente
Formatting.
În cazul alinierii stânga-
dreapta, la folosirea unor cuvinte cu
multe caractere, este posibil, ca
distanŃa dintre cuvinte să fie supărător Fig. 2.10
de mare. În acest caz trebuie utilizată reducerea distanŃei dintre caractere (vezi
formatarea caracterelor).
Câmpul Nivel schiŃă (Outline level) stabileşte nivelul stilului din cadrul
schiŃei de stiluri. Un astfel de stil stabileşte implicit caracteristicile fonturilor şi
aliniatelor.
SecŃiunea Indentare (Indentation) stabileşte marginile aliniatelor şi a
începutului primei linii a aliniatului.
Câmpurile La stânga (Left) şi La dreapta (Right) permite stabilirea
marginilor aliniatului.
Câmpul Specială (Special) conŃine trei opŃiuni: nici una (none) – toate
liniile aliniatului au aceleaşi limite; Prima linie (First line) – prima linie a
aliniatului este indentată (deplasată spre dreapta) cu distanŃa din câmpul Cu (By)
faŃă de restul liniilor; AgăŃat (Hanging) – restul liniilor aliniatului sunt indentate
cu distanŃa din câmpul Cu (By), faŃă de prima linie. DistanŃele se dau în unitatea de
măsură precizată în comanda OpŃiuni (Options) din meniul Instrumente (Tools) –
subfereastra General. Implicit, unitatea de măsură este inch.
SecŃiunea SpaŃiere (Spacing) permite precizarea spaŃiului dintre liniile
aceluiaşi aliniat, cât şi dintre aliniate.
Câmpul Înainte (Before) precizează distanŃa faŃă de paragraful precedent,
iar câmpul După (After) specifică distanŃa faŃă de aliniatul următor. DistanŃa este
precizată în puncte.
Câmpul SpaŃiere (Line Spacing) permite indicarea distanŃei dintre liniile
aceluiaşi aliniat. OpŃiunile sunt:
La un rând (Single) – distanŃa dintre linii este la un rând (interval – şi
depinde de dimensiunea caracterelor);
La 1,5 rânduri (1,5 lines) – distanŃa este 1,5 intervale;
La două rânduri (Double) – la două intervale,
Cel puŃin (At least) – cel puŃin distanŃa, precizată în puncte în câmpul La
(At), dacă sunt entităŃi (caractere, obiecte – de exemplu ecuaŃii - ) mai mari,
distanŃe; se va mări corespunzător;
Exact (Exactly) – distanŃa este exact cea indicată în câmpul At, indiferent
de prezenŃa unor obiecte mai mari decât aceasta;
Multiplă (Multiple) – distanŃa este indicată într-un multiplu de intervale
(de exemplu 1,25 sau 1,6).
ObservaŃie: OpŃiunea Multiple este recomandată pentru „forŃarea” ca una
sau mai multe linii să intre pe pagina anterioară. De exemplu: dacă textul este la un
rând iar pe pagina următoare sunt numai unul sau două rânduri, se selectează textul
de pe cele două pagini şi opŃiunea Multiple este setată cu paragraful 0.97 sau 0.95
în câmpul At. FuncŃia butonului Tabs va fi explicată în următoarea lucrare de
laborator.
Subfereastra Sfârşituri de linie şi de pagină (Line and Page Breaks)
conŃine mai multe căsuŃe de validare:
- Control rând solitar (Window/orphan control) – dacă este activată
(bifată) liniile unui alineat vor fi „forŃate” să rămână pe aceeaşi pagină, chiar dacă
pagina se va termina înainte de marginea de jos;
- Se păstrează linii împreună (Keep lines/togedher);
- Se păstrează paragr. împreună (Keep with next);
- Sfârşit de pagină înainte (Page break before);
- Se suprimă numerele de linie (Suppress line numbers);
- Fără despărŃire în silabe (Don’t hiphenate).
Marginile şi indentarea aliniatelor sunt mai uşor de stabilit dacă se
lucrează cu elementele riglei orizontale (fig. 2.12).
Cursorul din stânga sus stabileşte mărimea deplasării primei linii a
aliniatului, iar, în acest caz, cursorul din stânga jos fixează limita din stânga a
aliniatului (cursorul din stânga sus este mai la dreapta decât cursorul din stânga
jos).
Fig. 2.12
Dacă cursorul din stânga jos este mai la dreapta decât cursorul din stânga
sus, limita din stânga a aliniatului şi a primei linii va fi stabilită de cursorul
superior iar poziŃia din stânga a restului liniilor aliniatului va fi dată de cursorul
inferior.
Cursorul din dreapta stabileşte limita din dreapta a aliniatului.
Copierea atributelor de formatare se foloseşte în situaŃia în care un bloc
de text dintr-un document a fost deja formatat şi se doreşte aplicarea aceloraşi
atribute de formatare altor blocuri de text. O metodă de copiere a atributelor de
formatare constă în folosirea instrumentului Format Painter de pe bara de
instrumente Standard, astfel:
- pentru copierea atributelor de formatare aplicate caracterelor, se
selectează unul sau mai multe caractere cu atributele de formatare dorite. Pentru
copierea atributelor de formatare ale unui paragraf, se selectează fie întregul
paragraf, fie se plasează cursorul de scriere undeva în paragraf;
- se selectează butonul Format Painter, de pe bara de instrumente Standard.
În dreptul indicatorului standard de mouse va apărea o pensulă;
- se deplasează indicatorul de mouse peste text sau se selectează paragraful
asupra căruia se doreşte aplicarea atributelor.
2.4.4. Sortarea aliniatelor

Sortarea aliniatelor permite ordonarea succesivă a acestora (crescătoare
sau descrescătoare) în funcŃie de poziŃia în alfabet a primelor caractere din textul
aliniatului. Semnele speciale şi numerele preced literele alfabetului.
Comanda Sortare (Sort) din

meniul Tabel (Table) permite sortarea
aliniatelor . Este necesar ca în prealabil
să fie selectate aliniatele supuse sortării.
Fereastra Sortare text (Sort Text)
este prezentată în fig. 2.13.
Câmpul Sortare după (Sort by) este
setat la valoarea Paragrafe (Paragraphs),
indicând faptul că sortarea se va realiza
după aliniate.
Câmpul Tip (Type) va avea valoa-
rea Text.
Butoanele de opŃiuni Ascendent
(Ascending) respectiv Descendent
(Descending) permit alegerea scrisului Fig. 2.13
după care se va face sortarea.
SecŃiunea Lista mea are (My list has) conŃine două butoane de opŃiuni:
Rând antet (Header row) şi Fără rând antet (No header row) – care precizează
dacă în selecŃia de aliniate face parte sau nu antetul. Acesta nu va face obiectul
sortării.
Sortarea se realizează după apăsarea butonului OK.
2.4.5. Numerotarea aliniatelor

AplicaŃia Word asigură numerotarea automată a aliniatelor selectate în
prealabil, prin utilizarea comenzii Marcatori şi numerotare (Bulets and
Numerring) din meniul Format. Subfereastra Numberend oferă şapte posibilităŃi de
numerotare (fig. 2.13).
Butonul Particularizare (Customize) oferă posibilitatea particularizării
modului de numerotare (fig. 2. 14).
SecŃiunea Format de număr (Number format) permite setarea semnelor
separatoare dintre număr şi text („.”,·”,”) ş.a.) şi a caracteristicilor fontului
numerelor (vezi formatarea caracterelor).
În secŃiunea PoziŃie număr (Number position) se stabileşte alinierea
numărului (La stânga - Left, Centrat - Center, La dreapta - Right) şi distanŃa de la
marginea din stânga a textului, de unde începe numerotarea.
În secŃiunea PoziŃie text (Text position) se precizează distanŃa de la
marginea din stânga de unde începe textul (câmpul SpaŃiu tabulator după - Tab
space after) şi distanŃa de la această margine pentru restul liniilor aliniatelor
numerotate (câmpul Indentarela - Indent at).
ObservaŃie: Setarea acestor distanŃe se poate face folosind rigla orizontală
– cursoarele şi tab-ul.
Fig. 2.13 Fig. 2.14
2.5. Selectarea, copierea, mutarea şi ştergerea textului

Unele operaŃiuni ale programului WORD necesită o selectare a unui text
înainte de a fi efectuate. De exemplu, pentru a schimba un text în litere cursive
(italice) trebuie selectat şi apoi trebuie specificat stilul italic. Textul selectat este
afişat pe ecran pe fond negru. Selectarea textului se poate face cu ajutorul mouse-
ului sau tastaturii. Când se face selecŃia cu mouse-ul, atunci se foloseşte adesea
bara de selecŃie (ea nefiind marcată pe ecran, dar aflându-se în partea stângă a
ecranului, între marginea stângă a ecranului şi marginea stângă a textului, unde
indicatorul mouse-ului se transformă în săgeată orientată. Diferite operaŃiuni de
selectare sunt prezentate în tabelul alăturat.
Se pot utiliza tastele Home şi End pentru a selecta textul din poziŃia
curentă până la începutul rândului sau respectiv sfârşitul rândului; combinate cu
tasta CTRL, aceste taste permit selecŃia textului din poziŃia curentă până la
începutul documentului, respectiv sfârşitul documentului.
Copierea unui text prin memoria temporară (Clipboard) Memoria
temporară (Clipboard), este o zonă de stocare utilizată temporar de Windows
pentru păstrarea unui obiect selectat. Pentru copierea unui text folosind memoria
temporară se procedează astfel: 1. Se selectează textul ce trebuie copiat; 2. Din
meniul Edit, se selectează comanda Copy, (sau se tastează CRTL+C). Word
copiază în memoria temporară (Clipboard), textul respectiv (textul selectat nu
dispare de pe ecran); 3. Se pozitionează cursorul text în locul dorit pentru inserarea
textului copiat (în acest moment textul copiat nu mai este selectat); 4. Se
selectează comanda Paste (lipire), din meniul Edit, sau se tastează CTRL+V şi
textul respectiv va fi inserat în noua poziŃie. Mutarea unui text prin memoria
temporară (Clipboard) Pentru a muta un text dintr-un loc în altul, într-un
document, folosind memoria temporară se procedează astfel: 1. Se selectează
textul respectiv; 2. Din meniul Edit se selectează comanda Cut, (sau se tastează
CTRL+X) şi Word va decupa textul selectat şi-l va introduce în memoria temorară
(Clipboard); 3. Se selectează Edit-Paste (sau CTRL+V) în zona de depunere a
informaŃiei şi Word va insera textul în noua poziŃie.
ObservaŃie. Programul Word 2003 permite stocarea şi lucrul cu 24 de locaŃii ale
memoriei Clipboard. Vizualizarea obiectelor stocate se poate face prin activarea
memoriei Clipboard prin comanda Clipboard Office a meniului Edit.
Copierea şi mutarea textului între documente active se execută la fel ca în
cazul lucrului în acelaşi document, fie având toate documentele afişate pe
suprafaŃa de lucru, fie lucrând cu câte un singur document pe care le afişăm din
meniul Windows sau de pe bara de stare.
Se pot şterge caractere unul câte unul, cuvinte sau fragmente dintr-un text:
- pentru a şterge un caracter la dreapta cursorului se apasă tasta Del;
- pentru a şterge un caracter la stânga cursorului se apasă tasta Backspace;
- pentru a şterge un cuvânt la dreapta se apasă CTRL+Del;
- pentru a şterge un cuvânt la stânga se apasă CTRL+Backspace;
- - pentru a şterge un fragment dintr-un text, se selectează acel text şi apoi
se apasă tasta Del sau Backspace.
Dacă a fost şters din greşeală un text util şi este necesar să fie recuperat,
din meniul Edit se alege comanda Undo, care poate să apară sub forma Undo
Typing sau Undo Clear, în funcŃie de modul cum s-a facut ştergerea textului
respectiv (cu Backspace, sau Del). Recuperarea textului şters nu se poate face
decât imediat după ce s-a facut ştergerea lui, înainte de a se executa altă acŃiune.
Acelaşi efect se poate obŃine selectând cu mouse-ul butonul Undo de pe bara de
instrumente standard, sau apăsând tastele CTRL+Z. Pentru a relua ultima acŃiune
anulată se selectează cu mouse-ul butonul Redo de pe bara de instrumente standard.
2.6. Căutarea şi înlocuirea textului
În programul Word-ul se pot căuta apariŃiile unui text într-un document
sau într-o porŃiune din document care este selectată. Pentru aceasta se procedează
astfel: 1. Se selectează comanda Find din meniul Edit; 2. În caseta de text Find
What se tastează textul căutat; 3. Din lista derulantă Search se alege modul de
căutare: Down (în jos faŃă de punctul de inserare al cursorului de scriere), Up (în
sus faŃă de punctul de inserare al cursorului de scriere), All (în întreg documentul);
4. Prin apăsarea butonului Find Next, Word începe căutarea şi pune în evidenŃă
prima apariŃie a textului specificat. Se selectează din nou Find Next pentru a găsi
următoarea apariŃie a textului specificat; 5. La terminarea căutării, Word afişează o
casetă cu mesajul de finalizare a căutarii. Prin selectarea butonului OK, se revine
în caseta de dialog Find; 6. Se selectează butonul Cancel (sau se apasa tasta Esc),
pentru revenirea în document.
Pentru a îngusta domeniul de căutare şi pentru a scurta implicit timpul de
căutare, se procedează astfel: – pentru a găsi doar textul care apare exact cum este
scris cu litere mici şi mari, se selectează caseta de validare Match Case. Dacă nu
este activată aceasta casetă, Word găseşte mai multe cuvinte deoarece nu Ńine cont
de modul cum sunt scrise (cu litere mari sau cu litere mici); – pentru a căuta numai
cuvinte întregi se selectează opŃiunea Find Whole Words Only.
ObservaŃie. Din fereastra Find se pot căuta şi o serie de caractere şi semne speciale
prin apelarea butoanelor Format sau Special.
2.7. Procesare avansată a textelor

Documentele pot fi îmbunătăŃite prin inserarea numerotării paginilor,
folosirea stilurilor, inserarea de antete sau note de picior, inserarea unor sfârşite de
pagină (la sfârşitul capitolelor), corectarea ortografică şi gramaticală a textului
Aplicarea stilurilor unui document. Documentele realizate în Word sunt
caracterizate de unul sau mai multe stiluri ce conŃin setări referitoare la
dimensiunea şi tipul fontului, indentări, alinieri, spaŃieri şi alte formatări speciale.
Word dispune de o gamă întreagă de stiluri ce pot fi aplicate unui paragraf
prin deschiderea listei derulante Style a barei de instrumente standard (fereastra
afişează în permanenŃă numele stilului aflat în uz) şi alegerea stilului dorit. Se
poate opta pentru realizarea unor stiluri noi care să cuprindă elementele de
formatare necesare realizării mai rapide a unor documente sau, dimpotrivă, pentru
modificarea unui stil existent.
Aceste facilităŃi se aplică prin apăsarea butoanelor New.. sau Modify.. din
fereastra de dialog Style a meniului Format.
În fereastra New Style se alege numele noului stil - în câmpul Name, tipul
noului stil - în câmpul Style Type, pe ce stil să se bazeze noul stil - în câmpul
Based on precum şi scurtătura aferentă stilului prin apăsarea butonului Shortcut Key.
Inserarea numerelor de pagină. Word înregistrează automat numărul

paginilor din documentul editat. Acesta se poate vedea pe linia de stare. Pentru a
putea tipări şi pe hârtie acest număr este necesar să fie inserat în document.
Numărul de pagină poate fi plasat în partea de sus sau jos a paginii, aliniat
la stânga, centrat, sau dreapta. Sunt puse la dispoziŃie un set de formate, inclusiv
cifrele romane şi literele alfabetului.
Pentru a insera numărul de pagină se procedează astfel (fig. 2.15):
1. se poziŃionează cursorul în pagina de unde se doreşte începerea
numerotării;
2. se apelează comanda Page Numbers din meniuri Insert;
3. din lista derulantă Position se selectează poziŃia de plasare a numărului
paginii: în partea de sus (Top), sau jos (Bottom);
4. din lista derulantă Alignment se selectează alinierea numărului de
pagină: stânga (Left), centrat (Center), dreapta (Right);
5. se selecteaza apoi opŃiunea Format;
6. din lista derulantă Number Format se selectează formatul dorit;
7. dacă se doreşte ca documentul să înceapă cu un anumit număr de
pagină, atunci în caseta de text Start At se introduce numărul paginii;
8. se selectează butonul OK pentru a reveni în fereastra de dialog Page
Numbers.
9. se confirmă opŃiunile alese prin apăsarea butonului OK.
Fig. 2.15.
Inserarea antetelor şi a notelor de picior. În antete şi subsoluri se pot

introduce informaŃii utile referitoare la document: titluri de capitole, autor, data,
număr de pagină, etc. Word oferă câteva opŃiuni legate de antete şi subsoluri:
• antet/subsol unic pentru toate paginile;
• un antet/subsol pe prima pagină şi altul pentru celelalte pagini;
• antet/subsol diferit pe paginile pare faŃă de cele impare.
Pentru a crea sau edita un antet şi/sau subsol UNIC se parcurg etapele:
1. se selectează opŃiunea Header and Footer din meniul View. Word
afişează pe ecran zona de antet, înconjurată de o linie întreruptă (care nu este
tipăribilă) şi bara de instrumente pentru antete şi subsoluri;
2. se tastează textul formatat care se doreşte să apară în antet/subsol;
3. apelarea butonului Switch Header and Footer, comută între zonele de
antet şi subsol;
4. prin apăsarea butonului Close se încheie afişarea antetului şi se revine în
modul de vizualizare a documentului.
Introducerea datei, orei sau numărului de pagină în antet/ subsol se face
prin selectarea butoanelor Date, Time, Page Number de pe bara de instrumente
pentru antete şi subsoluri (fig. 2.16).
Fig. 2.16
2.8. Tipărirea documentelor

Înainte de tipărirea documentului este necesară pregătirea acestei operaŃii.
Pregătirea tipăririi se realizează prin vizualizarea documentului. Vizualizarea pe
monitor, înainte de tipărire a fişierului, se face din meniul File - Print Preview sau
prin apelarea butonului Print Preview, de pe bara de instrumente standard. Print
Preview are o bară de instrumente care conŃine printre altele selectarea apariŃiei pe
ecran a uneia sau mai multor pagini, diferite procente de mărire a paginii, o caseta
text Zoom Control şi Close, care închide această casetă de dialog.
Tipărirea documentelor. Pentru tipărirea unui document Word este necesar
să fie instalată la sistemul de calcul o imprimantă, iar aceasta să fie selectată şi
pornită (să fie în starea online).
Pentru a tipări întreg documentul, folosind setările curente se parcurg
următorii paşi:
1. se selectează File-Print, sau se apasă tastele CTRL+P. Se afişează caseta
de dialog pentru tipărirea documentelor (fig. 2.17);
2. se selectează OK şi documentul va fi tipărit.
Se poate tipări întreg documentul şi dacă se execută un clic pe butonul
Print de pe bara de instrumente standard. Acest buton este configurat, prin
instalare, să execute direct tipărirea fără alegerea opŃiunilor din caseta de dialog.
Dacă se doreşte tipărirea

unei pagini dintr-un document,
atunci este necesară
poziŃionarea cursorului în acea
pagină iar din fereastra de
dialog Print se selectează pagina
curentă (Current Page), apoi se
confirmă prin apăsarea
butonului OK. Dacă se cunoaşte
numărul paginii, nu este
necesară poziŃionarea în pagina Fig. 2.17
respectivă, ci se introduce
numărul paginii în fereastra de dialog Print din caseta text Pages.
Când se tipăresc mai multe pagini dintr-un document, se pot întâlni
următoarele situaŃii:
– paginile sunt consecutive şi atunci se indică în caseta text Pages,
numerele de pagină între care se face tipărirea, despărŃite cu liniuŃa de despărŃire
(exemplu, 2-7);
– paginile sunt disparate. Atunci se indică în caseta text Pages numerele de
pagini respective, despărŃite prin virgule (exemplu, 10,13,15);
– simultan, ambele situaŃii (exemplu, 2-7,10,13,15). Word oferă
posibilitatea să se facă tipărirea unui document, sau părŃi din document, în mai
multe exemplare. Acest lucru se poate obŃine introducând în caseta de dialog File
Print opŃiunea Copies (care implicit conŃine numărul 1) numărul dorit de
exemplare.
La tipărirea unui fişier se pot alege şi alte opŃiuni:
- tipărirea în ordine crescătoare a numărului paginilor documentului sau
tipărirea a câte „n“ exemplare din fiecare pagină, în ordine crescătoare
– prin apelarea opŃiunii Collate;
- tipărirea mai multor pagini ale documentelor pe o singură filă (prin
reducerea mărimii acestora)
– prin alegerea opŃiunii din caseta Pages per sheet.
2.9. Procesarea tabelelor

2.9.1 Crearea unui tabel
Un tabel permite organizarea informaŃiilor într-un format compus din linii
şi coloane. CăsuŃele din tabel sunt denumite celule. Fiecare celulă poate conŃine
orice obiect cu excepŃia altui tabel.
Se poate insera un tabel nou oriunde în document. Pentru aceasta:
1. se poziŃionează cursorul text în locul unde se doreşte inserarea tabelului;
2. se selectează din meniul
Table, opŃiunea Insert Table. Se va
afişa o casetă de dialog pentru
introducerea unui tabel (fig. 2.18);
3. în casetele Number of
Columns şi Number of Rows se
introduce numărul de coloane,
respectiv numărul de linii al viitorului
tabel (folosind butoanele săgeŃi sau
tastând numerele respective);
4. în caseta Column Width se
selectează lăŃimea coloanelor
tabelului. Se selectează Auto sau
AutoFit pentru ca lăŃimea să fie
automat calculată pentru lăŃimea
paginii; Fig. 2.18
5. pentru validarea opŃiunilor
se apasă butonul OK. Este creat un tabel vid şi cursorul text se găseşte în prima
celulă.
2.9.2. Modificarea tabelelor

Modificarea atributelor unei celule (formatare, dimensiune, culoare ş.a.).
Dimensiunile unei celule se pot schimba:
- manual, prin poziŃionarea mouse-ului şi tragerea de coloana sau rândul pe
care trebuie modificat;
- automat, prin apelarea funcŃiei Table Properties a meniului Table. Din
fereastra de dialog apărută se aleg dimensiunile dorite iar apăsând butonul
Options…, se pot alege alte opŃiuni de formatare.
Culoarea de umplere sau liniile unei celule se pot schimba prin apăsarea
butoanelor Shading Color şi Border Color de pe bara de instrumente Table sau
apelând funcŃia Borders and Shading a meniului Format.
Pentru ştergerea conŃinutului unei celule:
- se selectează celula;
- se apelează comanda Del din meniul Edit sau se apasă tasta Delete.
Introducerea şi ştergerea de linii şi coloane. Pentru ştergerea unui rând
sau a unei coloane se urmează paşii:
- se mută cursorul în orice celulă de pe rândul sau coloana respectivă;
- se selectează meniul Table, opŃiunea Delete Cells. Se va afişa o caseta de
dialog;
- se alege opŃiunea Delete Entire Row pentru a şterge întregul rând, sau
Delete Entire Column pentru a şterge întreaga coloană;
- se confirmă acŃiunea prin apăsarea butonului OK.
Pentru inserarea unui rând sau unei coloane:

- se poziŃionează cursorul într-o celulă la dreapta sau dedesubtul locului în
care se doreşte inserarea rândului sau coloanei;
- înainte de inserare se selectează coloana sau rândul prin folosirea
comenzilor Table Select Row (la inserarea unui rând) sau Table Select Column (la
inserarea unei coloane);
- se selectează opŃiunea Table Insert Columns pentru inserarea unei
coloane vide la stânga coloanei selectate sau Table Insert Row pentru inserarea
unui rând vid deasupra celui selectat.
Pentru a adăuga o nouă linie la sfârşitul tabelului se mută cursorul în
ultima celulă de pe ultimul rând al tabelului şi se apasă tasta Tab, adăugându-se
automat un nou rând, identic cu cele anterioare.
Schimbarea lăŃimii unei coloane se poate face uşor cu ajutorul mouse-ului,
poziŃionându-ne pe una din marginile unei coloane până ce cursorul îşi schimbă
forma într-o linie dublă verticală cu câte o săgeată la stânga şi la dreapta. Se trage
de marginea coloanei până la dimensiunea dorită.
Dimensiunea unei coloane se mai poate schimba folosind opŃiunea Column
Width, astfel:
- se poziŃionează cursorul text în celula care trebuie să fie modificată;
- se selectează Table-Cell Height and Width sau opŃiunea Table Properties;
- în fereastra de dialog se selectează Column pentru afişarea opŃiunilor
referitoare la coloane;
- în caseta Width se introduce valoarea lăŃimii sau se folosesc butoanele cu
săgeŃi pentru a schimba dimensiunea afişată;
- se selectează Next Column sau Previous Column pentru a trece la
schimbarea lăŃimii altor coloane din tabel;
- se confirmă dimensiunile stabilite prin apăsarea butonului OK. Tabelul se
va schimba în funcŃie de noile lăŃimi ale coloanei.
2.10. Gestiunea corespondenŃei

În activitatea unei organizaŃii, apar momente când trebuie să genereze un
volum mare de scrisori (de exemplu: de sărbători, la organizarea unor evenimente,
generarea şi trimiterea facturilor ş.a). Scrierea textului personalizat (cu date proprii
fiecărui destinatar) dar chiar doar şi scrierea manuală a adresei destinatarului
necesită un volum mare de muncă. Nu trebuie ignorată şi posibilitatea erorilor de
tastare.
AplicaŃia Word oferă posibilitatea reducerii substanŃiale a volumului de
muncă la gestionarea corespondenŃei.
În fiecare organizaŃie sunt create tabele cu datele colaboratorilor: furnizori,
clienŃi ş.a. Un tabel privind persoanele fizice trebuie să conŃină obligatoriu
câmpurile: formă de adresare, nume, prenume, adresă, localitate, judeŃ, cod poştal.
Aceste date pot fi utilizate pentru a crea automat corespondenŃa prin
utilizarea facilităŃilor oferite de aplicaŃia Word.
Principiul pentru crearea automată a corespondenŃei este prezentat în fig.
2.19.
Machetă Tabel
Rezultatul îmbinării
corespondeŃei
Fig. 2.19. Schema pentru îmbinarea corespondenŃei
IniŃial, este necesară crearea unei machete care să conŃină textul (de
exemplu Destinatar:) şi câmpurile (de exemplu <<Nume>>), numele coloanelor
din tabelul cu care se va genera corespondenŃa. La îmbinare, textul va apare ca
atare, iar câmpurile vor fi completate cu datele din tabel, respectând denumirea
coloanelor.
După verificare, se dă comanda de îmbinare a corespondenŃei. Pentru
fiecare rând din tabel vor fi generate un număr de pagini egal cu cel al machetei, la
care câmpurile inserate vor fi completate cu valorile din tabel. Astfel, acolo unde
apare câmpul „Nume” vor fi inserate succesiv valorile din coloana Nume al
tabelului. Rezultă că procesul este de fapt o interclasare a două documente:
macheta şi tabelul de date.
La final, utilizatorului nu îi rămâne decât sarcina tipăririi la imprimantă a
fişierului astfel generat.
În continuare se prezintă ca exemplu generarea unor plicuri cu adresele din
tabelul prezentat în fig. 2.19.
Este necesar ca tabelul (dacă este creat înainte) să fie conŃinut singur, de
sine-stătător, întrun document Word, fără titlul sau alte elemente (texte, figuri ş.a.).
De asemenea, capul de tabel (cu denumirile coloanelor) trebuie să fie pe
un singur rând.
Procesul începe prin acŃionarea comenzii Mail Merge (Îmbinare
corespondenŃă) din submeniul Letters and Mailings (Scrisori şi corespondenŃă) a

meniului Tools – fig. 2.20.
În partea dreaptă a ecranului apare o
fereastră (Mail merge) care ne va asista în
procesul de îmbinare corespondenŃă – fig. 2.21.
Sunt necesari de parcurs 6 paşi, anunŃaŃi în
subfereastra menŃionată. Fig. 2.21

Fig. 2.20
Pasul 1. Select document type (selectează tipul documentului). Există

cinci tipuri de documente care pot fi alese (fig. 2.21). Se alege primul, Letters, care
este şi implicit şi se va apăsa pe săgeata Next (Următorul) din josul subferestrei.
Pasul 2. Select starting document (selectează documentul de pornire).
Există trei posibilităŃi: use the current document (utilizează documentul curent),
start from a template (pornind de la un şablon) şi start from existing document
(pornind de la un document existent). În
ultimele două cazuri se va cauta şablonul sau
documentul existent.
Se alege prima opŃiune şi se trece cu
Next la pasul următor.
Pasul 3. Select recipients (selectează
destinatari). Se precizează sursa de date
(tabelul în cazul nostru) – fig. 2.22.
Există trei posibilităŃi:
- use an existing list (utilizează o listă
existentă);
- select from Outlook contacts
Fig.2.22.
(selectează din persoanele de contact din
corespondenŃă);
- type a new list (scrie o nouă listă).
Alegem prima opŃiune şi este necesar să fie indicată lista (tabelul). Se
apasă butonul Browse (Răsfoire) şi în fereastra deschisă se caută calea şi fişierul
care conŃine tabelul.
După indicare, dacă Word îl recunoaşte (nu sunt greşeli) atunci se
deschide o fereastră în care se afişează câmpurile tabelului – fig. 2.23. De
asemenea, sunt prezente o serie de butoane prin care se poate vizualiza, selecta
(vezi căsuŃele de validare) şi modifica conŃinutul tabelului.
Fig. 2.23.
Dacă este corect se apasă butonul OK. Se trece la pasul următor.

Pasul 4. Write your letter (ScrieŃi scrisoarea). Este etapa în care se
realizează macheta scrisorii. Deoarece este necesar ca să inserăm şi câmpuri din
tabel, trebuie utilizate butoanele barei de instrumente Mail Merge. Dacă aceasta
nu este afişată atunci trebuie activată prin comanda Toolbars din meniul View.
Bara de instrumente Mail Merge este prezentată în fig. 2.24. Aceasta conŃine mai
multe comenzi pentru deschiderea listei cu destinatari, de inserare a unor câmpuri
din listă (tabel), de depistare a unor erori, de urmărire a modului cum se va face
îmbinarea şi de îmbinare a corespondenŃei cu sau fără tipărire.
Butonul Insert Merge Butonul Merge to New Document

Field
Fig. 2.24. Bara de instrumente Mail Merge

Un mod mai avansat de operare cu datele din tabel este utilizarea

ferestrei derulante Insert Word Field care permite condiŃionări ale utilizării
unor rânduri din tabel (de exemplu, se vor lua în considerare doar rândurile
care au la judet valoarea Iaşi).
Pentru a se insera un câmp din
tabel se va apăsa butonul Insert Merge
Field (vezi fig. 2.24), care va determina
apariŃia unei ferestre cu toate câmpurile
(capul coloanelor) din tabel fig. 2.25.
Din această listă se alege câmpul
dorit (de exemplu Nume) şi se apasă butonul
Insert. Numele câmpului va apare încadrat
între semnele „<< >>”. Se închide fereastra
şi se continuă redactarea machetei.
În fig. 2.26 se prezintă rezultatul
intermediar al scrierii machetei.
După terminarea scrierii acesteia Fig. 2.25.
se trece la pasul următor.
Pasul 5. Preview your letter (Vizualizarea scrisorii). Pe ecran, în
locul machetei apare prima scrisoare având completate câmpurile cu valorile
din primul rând al tabelului – fig. 2.27.
Fig. 2.26. Fig. 2.27

Dacă rezultatul nu este cel dorit se revine la paşii anteriori (săgeata
Previous – Anterior).
Pasul 6. Complete the merge. Pentru îmbinarea în forma finală, se
utilizează unul din ultimele trei butoane de pe bara de instrumente Mail
Merge: întrun document nou, tipărire la imprimantă a rezultatului îmbinării sau
trimitere a acesteia prin e-mail (corespondenŃă). În toate aceste situaŃii, într-
o fereastră suntem întrebaŃi, similar ca la tipărire document, dacă la îmbinare
se vor utiliza toate rândurile, cel curent sau anumite rânduri (precizate).
3. CALCUL TABELAR
3.1. Prezentare generală a programului Microsoft Excel

În pachetul de programe Office, există programul Microsoft Excel pentru
efectuarea calculului tabelar (procesarea tabelelor).
AplicaŃia Excel este un procesor de tabele, care manipulează şi procesează
date numerice organizate matricial în linii şi coloane. Excel oferă utilizatorului
următoarele facilităŃi:
• Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcŃii;
• Gestionarea unui spaŃiu de lucru mare, oferit de foi de calcul cu
utilizări bidimensionale şi tridimensionale. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul –
generând aplicaŃii complexe care să înglobeze informaŃii suficiente din punct de
vedere cantitativ;
• Formatarea spaŃiului de lucru (celule, linii, coloane, foi de calcul),
manipularea acestuia (copiere, mutare, ştergere), vizualizarea (partajarea în
ferestre, previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia;
• Portabilitatea informaŃiilor conŃinute în foile de calcul şi implicit în
celule, ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaŃii de acelaşi tip, sau de
tipuri diferite;
• Posibilitatea reprezentării grafice a datelor numerice conŃinute în foile
de calcul, demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de
interpretat decât prezentarea tabelară a datelor.
• FacilităŃi de sortare, grupare şi găsire a informaŃiilor conŃinute în tabele
tip registru (baze de date sau liste).
Lansarea în execuŃie a programului se realizează similar cu a programului
Word, prin apelarea butonului Start Programs → Microsoft Office → Microsoft
Office Excel sau prin executarea unui dublu clic pe pictograma Microsoft Excel
aflată pe desktop.
O fereastră Excel pentru Windows are următoarele componente (fig 3.1):
a) Panoul de comandă (fig. 3.2) se află situat în partea superioară a
ferestrei Excel, deasupra zonei de lucru. El este compus, similar cu cel din
fereastra Word, din: bara de titlu, bara de meniu mai multe bare de instrumente şi
bara de formule (Formula bar).
- Bara de titlu, conŃine în partea stângă numele aplicaŃiei (Microsoft
Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). În extremitatea stângă conŃine
pictograma programului iar în partea dreaptă conŃine butoanele de manipulare a
ferestrei Excel: minimizare, maximizare, respectiv, restaurare şi de închidere.
- Bara de meniu, permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante
corespunzătoare opŃiunilor meniului.
panoul de comandă
Zona de lucru
bara de stare
Fig. 3.1
bara de formule
referinŃa de celulă
Fig. 3.2
- Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. Ele

conŃin butoane de comandă, care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor
comenzi existente în meniurile barei de meniu. Butoanele de comandă sunt
autodocumentate (când se plasează cursorul de mouse pe un buton, apare
denumirea comenzii corespunzătoare afişată într-o casetă de text). Când se
acŃionează clic cu mouse-ul pe un buton, se realizează operaŃia corespunzătoare.
- Bara de formule (Formula bar), permite introducerea şi editarea datelor
şi formulelor. Bara de formule conŃine următoarele elemente (activate contextual):
3. Calcul tabelar 55
adresa celulei curente în care se introduc sau se editează datele la un moment dat,
butonul de anulare (Cancel), butonul de confirmare (Enter), butonul de editare
formule (Edit Formula) şi zona de editare a datelor sau formulelor (zona de culoare
albă) .
b) Zona de lucru reprezintă suprafaŃa deŃinută de o foaie de calcul care
este încadrată pe de o parte de dreptunghiul ce delimitează rândurile şi coloanele,
iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul.
Coloanele sunt identificate prin litere, de la A la IV (max. 256 coloane), iar
rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536.
În partea de jos a zonei de lucru, se află zona de afişare a foilor de calcul,
care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de
utilizator (Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc.).
NoŃiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet).
Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din
256 coloane şi 65536 de rânduri. La intersecŃia unei rând cu o coloană se află
celula. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Celula curentă
este celula activă în care se află poziŃionat cursorul de mouse la un moment dat Ea
este afişată pe ecran printr-un dreptunghi cu marginile îngroşate. O celulă poate fi
referită printr-o adresă de celulă (referinŃă de celulă). ReferinŃa de celulă este o
combinaŃie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând
rândul). De exemplu adresa de celulă A4 (coloana A şi rândul 4) – vezi fig. 3.1 şi 3.2.
Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi
este salvat cu extensia .xls. Fişierul Excel poate conŃine până la 256 foi de calcul,
identificate prin nume (etichete). Numărul implicit de foi de calcul afişat la
deschiderea unui registru de calcul este 3. Acest număr poate fi setat de utilizator
în subfereastra General a comenzii Options din meniul Tools.
c) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Ea
conŃine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care
se află aplicaŃia Excel la un moment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor
de stare sunt:
• READY- Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă.
• EDIT - conŃinutul unei celule este corectat.
• PREVIEW – se execută o operaŃie de previzualizare înaintea
imprimării.
• NUM – a fost acŃionată tasta Num Lock.
• CAPS – a fost acŃionată tasta Caps Lock.
• ERROR – Excel semnalează o eroare.
3.2. OperaŃii cu fişiere Excel

Deschiderea unui fişier (registru de calcul) existent. Pentru deschiderea
unui registru de calcul (fişier) existent, se poate alege una dintre următoarele
variante:
1. Se activează meniul File din bara de meniu şi se alege comanda Open,
sau se acŃionează simultan tastele Ctrl+O.
Se poate acŃiona şi efectuând clic cu mouse-ul pe butonul corespunzător
, prezent pe bara de instrumente Standard.

Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare, în care se va
specifica locaŃia (calea) ce conŃine fişierul (registrul) care va fi deschis. Pentru
deschiderea efectivă a fişierului, se va proceda astfel:
- Se selectează fişierul dorit şi se acŃionează dublu clic pe numele lui sau
- Se selectează fişierul dorit şi se acŃionează clic pe butonul Open prezent
în colŃul dreapta jos al ferestrei de dialog.
2. Când se activează opŃiunea File, în fereastra verticală sunt afişate în
ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. AcŃionând clic pe numele fişierului
dorit, se efectuează deschiderea acestuia.
ObservaŃie. Această listă şi numărul de fişiere afişate se stabilesc de
utilizator de utilizator în subfereastra General a comenzii Options din meniul
Tools.
Crearea unui nou registru de calcul. Pentru crearea unui registru de calcul,
se poate alege una dintre următoarele variante:
1. Se activează opŃiunea File din bara de meniu şi se alege comanda
New…, sau se acŃionează simultan tastele Ctrl+N.
2. Se poate acŃiona clic cu mouse-ul pe butonul corespunzător prezent pe
bara de instrumente Standard.
3. Dacă este deschisă aplicaŃia Windows Explorer, se selectează locaŃia
(directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi clic pe butonul dreapta
mouse. Din meniul afişat, se alege comanda New Excel Worksheet.
Salvarea unui registru
de calcul existent. Pentru
salvarea unui registru de
calcul se activează opŃiunea
File prezentă în bara de
meniu şi din meniul afişat se
alege comanda Save As. Pe
ecran va fi afişată fereastra
Save As (fig. 3.3) în care se
va transmite locaŃia (calea) în
care va fi salvat registrul de
calcul respectiv. Fig. 3.3
Comanda Save As... poate fi utilizată şi pentru salvarea sub un alt nume,
format (de exemplu cu aspect de pagină Web) şi/sau în altă locaŃie un registru de
calcul existent. Fereastra comenzii este similară cu cea prezentată în fig. 3.3.
Închiderea unui registru de calcul se realizează acŃionând comanda Close
din meniul File.
Tipărirea foilor de calcul. Pentru tipărirea foilor de calcul se parcurg paşi
similari ca şi la procesarea textelor: vizualizarea şi apoi tipărirea.
Vizionarea foii de calcul pentru tipărire. Vizualizarea foii de calcul
înaintea tipăririi este o operaŃie recomandată pentru a se observa modul de
împărŃire a foii în pagini. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara
de instrumente Standard, sau prin comanda Print Preview din meniul File, se poate
vizualiza documentul înaintea tipăririi. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină
cu pagină. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview - fig. 3.4.
Fig. 3.4
În partea de sus a ferestrei,de la stânga la dreapta, se află butoanele de

comandă care permit următoarele acŃiuni:
• Next - permite vizualizarea paginii următoare.
• Previous - permite vizualizarea paginii anterioare.
• Zoom- permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran.
• Print – declanşează operaŃia de tipărire prin intermediul casetei de
dialog Print.
• Setup – declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup,

posibilitatea setărilor de pagină, a marginilor, antetului şi subsolului de pagină şi a
foii de calcul, explicată ulterior.
• Margins – permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor)
a marginilor zonei de imprimat.
• Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de
calcul, prin care se observă modul de împărŃire a zonei în pagini.
Tipărirea foii de calcul. Pentru tipărirea foii de calcul sau a registrului se
acŃionează comanda Print din meniul File. Se va deschide o fereastră similară
programului Word. OpŃiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la:
alegerea tipului de imprimantă (secŃiunea Print), la stabilirea zonei de imprimat
(secŃiunea Print range sau Print what), la declararea numărului de copii ( secŃiunea
Copies). Dacă se doreşte declanşarea opŃiunii de imprimare într-un fişier, se
activează opŃiunea Print to File. SecŃiunea Print range precizează zona de
imprimat. OpŃiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi
Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…) SecŃiunea Print
what stabileşte în mod implicit, ca zonă de imprimare, foaia de calcul activă prin
opŃiunea Active sheet(s), dar poate restricŃiona domeniul la o zonă selectată de
utilizator prin opŃiunea Selection. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de
calcul, se alege opŃiunea Entire Workbook.
Pentru tipărirea unei secŃiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele:
• Se selectează secŃiunea care va fi tipărită, apoi se activează meniul File
şi se alege comanda Print Area - Set Print Area.
• Se selectează secŃiunea care va fi tipărită. Se activează meniul File şi
se alege comanda Print. În caseta Print, din secŃiunea Print what, se alege opŃiunea
Selection. Se acŃionează butonul OK.
3.3. OperaŃii de bază în foile de calcul

3.3.1. Introducerea valorilor numerice
Valorile numerice sunt combinaŃii de cifre de la 0 la 9 şi caractere
specifice + (adunare) - (minus) , (virgula) . (punct) % (procent) $ (dolar) /
(fracŃie) E (exponent). O valoare numerică poate fi un număr întreg (230), un
număr zecimal (340.75), o fracŃie întreagă (3/4) sau un număr în notaŃie ştiinŃifică
(3.08E+10).
Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă, se procedează astfel:
- Se face poziŃionarea pe celula respectivă, cu ajutorul mouse-ului sau al
tastelor săgeŃi;
- Se tastează numărul dorit. Numărul apare afişat simultan în două locuri:
în bara de formule şi în celula curentă;
- Se acŃionează tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter prezent
în bara de formule;
- Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a
celulei.
ObservaŃie. Dacă într-un număr real, marca zecimală este diferită de cea
stabilită de sistemul de operare sau de cea stabilită în subfereastra
International a comenzii Options din meniul Tools, numerele reale nu vor fi
recunoscute şi nu vor fi aliniate implicit la dreapta.
Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule, se
acŃionează clic cu mouse-ul pe butonul Cancel (din bara de formule), sau se
acŃioneată tasta BackSpace.
Dacă numărul nu încape în celulă, Excel redimensionează în mod automat
celula respectivă, sau va folosi notaŃia ştiinŃifică, afişând mai puŃine zecimale. În
situaŃia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaŃia ştiinŃifică sau
plasează un şir de diez (######), trebuie redimensionată manual lăŃimea coloanei
respective. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris, indiferent de ceea
ce afişează în celulă. Dacă celula este activă , se poate vedea valoare subadiacentă
afişată pe bara de formule.
3.3.2. Introducerea textului într-o celulă

Un text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaŃie de caractere
alfanumerice, inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Pentru a
introduce o valoare de text într-o celulă, se procedează astfel:
tastelor săgeŃi;
- Se tastează o valoare de text. Textul apare afişat simultan în două locuri:
în bara de formule şi în celula curentă;
- Se acŃionează tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter prezent
în bara de formule;
- Valorile de text se vor alinia în mod implicit în partea stângă a celulei.
Dacă în celulele adiacente nu există nici o informaŃie, Excel permite
textelor mai lungi celulei curente să fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dacă
celulele adiacente conŃin informaŃie, textul mai lung este trunchiat. Însă, la fel ca
în cazul valorilor numerice, Excel înregistrează corect valoarea de text şi este
afişată pe bara de formule când celula este activă (fig. 3.5).
ObservaŃie. Pentru a introduce o valoare numerică, o dată calendaristică sau oră,
care trebuie considerate ca text, aceste date vor fi precedate de apostrof (‘), care va
fi vizualizat în bara de formule.
3.3.3. Introducerea comentariilor într-o celulă

Pentru a introduce comentarii într-o celulă, se procedează astfel:
Fig. 3.5

tastelor săgeŃi;
- Se activează opŃiunea Insert din bara
de meniu şi se alege comanda Comment - Se
scrie un mesaj sub numele afişat;
- Se execută clic pe orice celulă pentru
a închide operaŃia;
- Celula care conŃine un comentariu, va
avea un triunghi roşu în colŃul dreapta sus (fig. 3.6).
Pentru vizualizarea tuturor comentariilor
din foaia de calcul, se alege comanda Fig. 3.6
Comments din meniul View.
3.3.4. Introducerea de formule simple într-o celulă

Una din funcŃiile importante ale programului Excel este capacitatea de a
calcula valori cu ajutorul formulelor. O formulă este o expresie matematică care
calculează o nouă valoare folosind nişte numere. Formulele conŃin una sau mai
multe adrese de celule, numere, operatori matematici. Operatorii matematici
utilizaŃi în formule sunt: adunare (+), scădere (-), înmulŃire (*), împărŃire (/),
ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare.
Toate formulele încep cu semnul egal (=). Semnul egal indică începutul unei
operaŃii matematice şi îi indică programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaŃia
care urmează după formulă. De exemplu : =A1+A2*A3; =B1/9*2 ; =25+75-80.
Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă, se utilizează unul dintre
urătoarele moduri:
1. Introducerea formulei folosind tastatura:
- Se face poziŃionarea pe celula respectivă, cu ajutorul mouse-ului sau
al tastelor săgeŃi;
- Se tastează formula, care începe obligatoriu cu semnul egal (=).
2. Introducerea formulei folosind mouse-ul:
- Se face poziŃionarea pe celula respectivă, cu ajutorul mouse-ului sau
al tastelor săgeŃi;
- Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. Se execută clic
pe prima celulă care va fi introdusă în formulă, apoi se introduce
operatorul aritmetic (vezi +). Când se execută clic pe celulă, ea va fi
înconjurată de un chenar pulsant, iar referinŃa celulei apare în bara de
formule.
- Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în celulă.
- Se apasă tasta Enter sau butonul corespunzător din bara de formule.
Dacă formula a fost introdusă corect, în celula curentă se va afişa
rezultatul formulei, iar în bara de formule va fi afişată formula.
Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula, înseamnă
că a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. Dacă formula
nu începe cu semnul egal (= ), Excel va interpreta ecuaŃia ca valoare de text.
Utilizarea funcŃiilor Undo şi Redo. FuncŃia Undo realizează anularea
ultimei sau ultimelor operaŃii efectuate. Pentru aceasta, se activează funcŃia Undo
astfel:
- Se activează opŃiunea Edit şi apoi comanda Undo
sau
- Se acŃionează clic pe butonul din bara de instrumente Standard,
sau se apasă simultan tastele Ctrl+Z.
FuncŃia Redo realizează refacerea ultimei sau ultimelor operaŃii anulate.
Pentru aceasta, se activează funcŃia Redo astfel:
- Se activează opŃiunea Edit şi apoi comanda Redo
sau
- Se acŃionează clic pe butonul corespunzător din bara de
instrumente Standard, sau se apasă simultan tastele Ctrl+Y.
3.3.5. Selectarea datelor

Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri:
- Prin folosirea mouse-ului, acŃionând
clic pe celula dorită.
- Prin utilizarea tastelor săgeŃi;
- Prin utilizarea comenzii Go to (Salt la
)din meniul Edit. Dacă se activează comanda Go
To, se va deschide fereastra corespunzătoare
GoTo (fig. 3.7). În caseta Reference, se va tasta
adresa (referinŃa) celulei dorite (vezi F20) şi
apoi se va acŃiona clic cu mouse-ul butonul OK.
Selectarea unui grup de celule adiacente
sau neadiacente. Selectarea unui grup de celule
(numit şi domeniu), se realizează în mai multe Fig. 3.7
moduri:
a) Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului.

Pentru aceasta, se efectuează următorii paşi:
1. Se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup.
2. Se Ńine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul
peste celelalte celule din grup.
3. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente, se Ńine
apăsată tasta Ctrl. Când s-a terminat selecŃia, se eliberează butonul mouse.
b) Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii.
Pentru aceasta, se efectuează următorii paşi:
1. Cu ajutorul tastelor săgeŃi, se va intra în prima celulă din grup.
2. Se Ńine apăsată tasta Shift, apoi se apasă tasta cu săgeata
corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup.
3. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan
tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD, indicând faptul că se poate
selecta un alt grup. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8.
Selectarea unui rând sau a unei coloane. Pentru a selecta un rând sau o
coloană (în întregime), se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul
rândului, sau litera coloanei. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau
coloane adiacente, se Ńine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul
domeniului. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane
neadiacente, se Ńine apăsată tasta Ctrl.
Selectarea foilor de calcul.

Selectarea întregii foi de calcul. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul,
se acŃionează clic pe butonul de selecŃie totală aflat în partea stângă sus a foii de
calcul, la intersecŃia rândurilor cu coloanele (fig. 3.8).
Selectarea mai multor foi de calcul.
Pentru selectarea unor foi de calcul, se
procedează astfel:
- Se selectează prima foaie de calcul,
acŃionând clic cu mouse-ul pe eticheta ei.
- Se Ńine apăsată tasta CTRL, şi se
acŃionează clic cu mouse-ul pe eticheta altei foi
de calcul. Fig. 3.8
Selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de calcul curent. Pentru
selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent, se procedează
astfel:
- Se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul.
- Se acŃionează clic cu butonul dreapta mouse şi din submeniul afişat, se
alege comanda Select All Sheets.
3.3.5. Copiere, mutare, ştergere
a) Copierea conŃinutului unor celule în cadrul foii curente, în altă foaie
sau în alt registru de calcul.
Copierea şi mutarea conŃinutului unor celule este posibilă datorită
existenŃei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporară, folosită la
păstrarea pe termen scurt a unor obiecte (de exemplu a textului sau imaginilor). Ca
şi în cazul programului Word memoria Clipboard poate stoca maxim 24 obiecte.
Această operaŃie se realizează în
următoarele moduri:
1. Copierea conŃinutului unor
celule folosind comenzile Copy şi Paste.
Se procedează astfel:
- Se selectează celulele al căror
conŃinut va fi copiat.
- Se activează meniul Edit şi apoi
comanda Copy. Celulele vor fi
înconjurate de un dreptunghi punctat
Fig. 3.9
care pulsează (fig. 3.9).
- Se face poziŃionarea (clic cu butonul stânga al mouse-ului) pe celula din
colŃul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Dacă copierea se face în
altă foaie de calcul, se va face activarea ei acŃionând clic pe eticheta
corespunzătoare din zona de etichete şi apoi se face poziŃionarea.
Dacă copierea se face în alt registru de calcul, se va face deschiderea
acestuia, şi apoi poziŃionarea.
- Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste.
ObservaŃie. Comanda Paste Special… oferă posibilitatea de a insera conŃinutul
Clipboard-ului (ultimul copiat sau mutat) sub un format special (de exemplu de a
insera un text ca imagine).
2. Copierea conŃinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din
bara de instrumente Standard. Se procedează astfel:
- Se selectează celulele al căror conŃinut va fi copiat.
- Se activează clic cu mouse-ul pe butonul Copy . Celulele
vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.
- Se face poziŃionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colŃul
stânga sus al domeniului în care se face copierea. Dacă copierea se face în altă
foaie de calcul, se va face activarea ei acŃionând clic pe eticheta corespunzătoare
din zona de etichete şi apoi se face poziŃionarea. Dacă copierea se face în alt
registru de calcul se va face deschiderea acestuia, şi apoi poziŃionarea.
- Se activează clic cu mouse-ul pe butonul Paste .
3. Copierea conŃinutului unor celule folosind combinaŃii de taste. Se

procedează astfel:

- Se acŃionează simultan combinaŃia de taste Ctrl+C. Celulele vor fi
înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.
din zona de etichete şi apoi se face poziŃionarea. Dacă copierea se face în alt
registru de calcul, se va face deschiderea acestuia şi apoi poziŃionarea
- Se acŃionează simultan combinaŃia de taste Ctrl+V.
b) Mutarea conŃinutului unor celule în cadrul foii curente, în altă foaie

sau în alt registru de calcul
Această operaŃie se realizează în următoarele moduri:
1. Mutarea conŃinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Se
procedează astfel:
- Se selectează celulele al căror conŃinut va fi mutat.
- Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Celulele vor fi înconjurate de
un dreptunghi punctat care pulsează.
- Se face poziŃionarea (clic cu butonul stânga al mouse) pe celula din colŃul
stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Dacă mutarea se face în altă foaie
de calcul, se va face activarea ei acŃionând clic pe eticheta corespunzătoare din
zona de etichete şi apoi se face poziŃionarea. Dacă mutarea se face în alt registru
de calcul, se va face deschiderea acestuia şi apoi poziŃionarea.
- Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste.
2. Mutarea conŃinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din
bara de instrumente Standard. Se procedează astfel:
- Se selectează celulele al căror conŃinut va fi mutat.
- Se activează clic cu mouse-ul pe butonul Cut . Celulele vor fi
stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Dacă mutarea se face în altă foaie
de calcul, se va face activarea ei acŃionând clic pe eticheta corespunzătoare din
zona de etichete şi apoi se face poziŃionarea. Dacă mutarea se face în alt registru
de calcul, se va face deschiderea acestuia şi apoi poziŃionarea.
- Se activează clic cu mouse-ul pe butonul Paste .
3. Mutarea conŃinutului unor celule folosind combinaŃii de taste. Se

procedează astfel:
- Se acŃionează simultan combinaŃia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi
din zona de etichete, şi apoi se face poziŃionarea. Dacă copierea se face în alt
registru de calcul, se va face deschiderea acestuia, şi apoi poziŃionarea.
- Se acŃionează simultan combinaŃia de taste Ctrl+V.
c) Ştergerea conŃinutului celulelor pentru o selecŃie de celule dată.

Această operaŃie se realizează în următoarele moduri:
1. Ştergerea conŃinutului celulelor folosind comanda Clear. Se procedează
astfel:
- Se selectează celulele al căror conŃinut va fi şters.
- Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear.
- Din submeniul afişat, se alege opŃiunea de ştergere dorită (All, Formats,
Contents, Comments).
2. Ştergerea conŃinutului celulelor utilizând tasta Delete. Se procedează
astfel:
- Se acŃionează tasta Delete. Se va şterge doar conŃinutul celulelor.
3. Ştergerea conŃinutului celulelor utilizând comanda Delete. Se
procedează astfel:
- Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete.
- Se afişează caseta de dialog corespunzătoare şi se alege modalitatea de
ştergere dorită. Se va şterge atât conŃinutul cât şi formatele celulelor referite.
3.3.6. Căutare şi înlocuire

a) Folosirea comenzii Find pentru un conŃinut dat al unei celule
Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul
comenzii Find. Procedura de căutare este următoarea:
- Se activează meniul Edit şi apoi comanda Find…
- Se deschide fereastra Find. În câmpul Find what se va introduce valoarea
care trebuie căutată.
- Se acŃionează butonul
Find Next. În mod implicit,
căutarea are loc în linie sau
coloană, în întreaga foaie de calcul
(fig. 3.10).
- De fiecare dată, când a
fost găsită valoarea respectivă se
întrerupe căutarea, iar valoarea
apare selectată. Se reia procesul de
căutare acŃionând din nou butonul Fig. 3.10
Find Next.
b) Folosirea comenzii Replace pentru un conŃinut dat al unei celule

Înlocuirea rapidă a unor date cu altele se realizează cu ajutorul comenzii
Replace. Procedura de înlocuire este următoarea:
- Se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace.
- Se deschide fereastra Replace. În câmpul Find what se va introduce
valoarea care trebuie căutată şi înlocuită.
- În câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va
acŃiona butonul Replace. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi
înlocuire acŃionând clic pe butonul Find Next. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot,
se acŃionează butonul Replace All.
3.4. Lucrul cu rânduri şi coloane în foaia de calcul

3.4.1. Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul
Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul, se alege una dintre
variantele următoare:
1. Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert.
- Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou,
sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.
- Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows, pentru inserarea
unei linii, sau se alege comanda Columns, pentru inserarea unei coloane.
2. Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul:

- Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou,
sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.
- Se acŃionează clic pe butonul dreapta al mouse-ului. Se va afişa un meniu
derulant şi se alege comanda Insert. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege
opŃiunea dorită (inserare rând sau coloană).
3.4.2. Modificarea lăŃimii coloanei şi înălŃimii rândului

a) Pentru modificarea lăŃimii coloanei, se alege una dintre variantele
următoare:
1. Modificarea manuală a lăŃimii coloanei.
- Se plasează pointerul de mouse pe latura din
↔
dreapta a capului de coloană, în aşa fel încât să ia forma
unui indicator de dimensionare cu săgeŃi indicând spre
dreapta şi spre stânga (fig. 3.11).
- Se trage indicatorul de dimensionare spre
stânga sau spre dreapta, pentru a modifica lăŃimea
coloanei.
Fig. 3.11
2. Modificarea lăŃimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width.
- Se selectează o celulă din coloana de redimensionat.
- Se activează meniul Format din bara de meniu şi apoi comanda Column
Width.
- În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se acŃionează
butonul OK.
b) Pentru modificarea înălŃimii rândului, se alege una dintre variantele

următoare:
1. Modificarea manuală a înălŃimii rândului.
- Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în
aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeŃi indicând în sus şi
în jos.
- Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos, pentru a modifica
înălŃimea rândului.
2. Modificarea înălŃimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height.
- Se selectează o celulă din rândul de redimensionat.
- Se activează meniul Format din bara de meniu şi apoi comanda Row
Height.
- În caseta de text Row Height, se scrie noua dimensiune şi se acŃionează
butonul OK.
ObservaŃie. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor, se
poate folosi comanda AutoFit (din meniul Format, submeniul Row sau Column).
3.4.3. Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul

Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul, se alege una
dintre variantele următoare:
1. Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit.
- Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters.
- Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete.
- Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opŃiunea dorită.
2. Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul

- Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters.
- Se acŃionează clic pe butonul dreapta mouse. Se va afişa un meniu
derulant şi se alege comanda Delete. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege
opŃiunea dorită (vezi Entre row sau Entre column).
3.5. Sortarea datelor

3.5.1. Sortarea datelor după o singură coloană
Programul Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. În anumite
situaŃii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora, pe baza
valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Pentru a sorta rapid o listă pe baza unei
singure coloane se procedează astfel:
- Se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana
respectivă.
- Se activează butonul Sort Ascending sau butonul Sort
Descending .
Exemplu: sortarea unui tabel cu studenŃii grupei x descrescător după media

obŃinută la disciplina Programarea şi utilizarea calculatorului.
3.5.2. Sortarea datelor după mai multe coloane

Pentru a sorta o listă pe baza a două sau trei coloane, se procedează astfel:
- Se execută clic pe o celulă din lista ce va fi sortată.
- Din meniul Data, se alege comanda
Sort. Excel va selecta întreaga listă şi va afişa
caseta de dialog Sort (fig. 3.12).
- Se selectează din caseta cu listă
derulantă Sort by câmpul principal pentru
operaŃia de sortare. Se alege apoi ordinea de
sortare ascendentă sau descendentă.
- Se execută clic pe prima casetă cu
listă derulantă Then by şi se alege a doua
coloană pentru sortare. Se precizează apoi
ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Fig. 3.12
3.6. Formule şi funcŃii

3.6.1. Formule aritmetice şi logice
Una dintre funcŃiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori
cu ajutorul formulelor şi funcŃiilor. O formulă este o expresie care poate să
combine valori, referinŃe de celule, nume de celule sau domenii (grup de celule),
operatori matematici. O formulă are următoarele caracteristici:
- Începe cu semul egal (=). Dacă acesta este omis, Excel consideră formula
ca fiind un text.
- Foloseşte unul sau mai mulŃi operatori aritmetici. În această situaŃie,
Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a
operaŃiilor. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule
exponenŃiale, apoi înmulŃirile şi împărŃirile, iar la sfârşit adunările şi scăderile.
Dacă într-o formulă sunt mai mulŃi operatori de acelaşi tip, efectuarea calculelor se
va face de la stânga la dreapta.
- Poate să conŃină referinŃe de celule (de exemplu A2, B3, C7 etc.),
deoarece Excel va citi conŃinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în
formulă. Aşadar, formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru:
citeşte conŃinutul celulei A2, îl adaugă la conŃinutul celulei B2, apoi scade
conŃinutul celulei C3. Avantajul oferit de prezenŃa adreselor de celule în formule
este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va
modifica şi rezultatul formulei.
- Pentru a controla ordinea operaŃiilor în formule, se folosesc parantezele
rotunde ().
Editarea unei formule. Dacă o formulă a fost introdusă greşit, ea poate fi

corectată astfel:
- Se selectează celula care conŃine formula şi se acŃionează tasta cheie
funcŃională F2, sau dublu-clic pe celula în cauză.
- Formula va fi afişată în bara de formule, se va corecta şi apoi se
acŃionează tasta Enter sau clic pe butonul corespunzător din bara de formule.
3.6.2. Folosirea instrumentului de AutoFill pentru a copia sau

incrementa serii de date
Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau
formează o serie aritmetică, constă în utilizarea funcŃiei AutoFill. Această funcŃie
poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere
din meniul Edit.
a) FuncŃia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Se alege una dintre
variantele următoare:
1. Pentru a repeta o valoare, se
introduce textul sau numărul în prima marcajul de
celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere
umplere. Marcajul de umplere se găseşte în
colŃul dreapta jos al celulei selectate şi are pictograma de
forma unui semn plus (+). Cu această completare
formă a pointerului de mouse, se trage
(“drag and drop”) peste toate celulele în
care se doreşte copierea. În felul acesta se
obŃine o listă cu noi valori.
Alături de marcajul de umplere se Fig. 3.13.
găseşte o pictogramă care permite alegerea
opŃiunii de umplere a celulelor selectate (copiere – opŃiune implicită, completare
serie, numai formatul sau fără format) – fig. 3.13.
2. Pentru a crea un şir simplu de numere, se introduce numărul de “start”
în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Se Ńine apăsată tasta Ctrl
în timp ce se trage marcajul de umplere. Se generează o listă care începe cu
numărul iniŃial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.
3. Pentru a executa o listă de luni sau zile, se introduce prima valoare din
listă (poate fi şi în forma prescurtată, vezi fig. 3.14) se trage

marcajul de umplere.
4. Pentru a extinde o listă de date calendaristice, se
introduce prima dată, în orice format în celula dorită şi se
trage marcajul de umplere.
b) Folosirea comenzilor de umplere. Pentru a realiza

Fig. 3.14
operaŃii simple de copiere, se poate folosi o colecŃie de
comenzi de umplere ale meniului Edit. Aceste comenzi
permit copierea conŃinutului unei celule, într-un grup de celule adiacente selectate.
Paşii sunt următorii:
- Se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conŃinut va fi copiat,
apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute.
- Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Din submeniul afişat,
se alege direcŃia de umplere.
c) Crearea unei serii de date.

Dacă se doreşte crearea unei serii
personalizate, se procedează astfel:
- Se plasează pointerul de mouse
pe celula care conŃine valoarea de start şi
se trage cu mouse-ul peste celulele care
vor fi umplute.
- Se activează meniul Edit şi se
alege comanda Fill. Din submeniul afişat,
se comanda Fill Series.
- Pe ecran va fi afişată caseta de
dialog corespunzătoare, care permite
transmiterea tipului de valori şi a tipului
de dată. Se pot transmite pasul şi valoarea
de oprire a generării seriei. În fig. 3.15, s- Fig. 3.15
a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5.
3.6.3. Utilizarea referinŃei relative a celulei în formule sau funcŃii

ReferinŃele de celule sunt utilizate în formule şi funcŃii şi indică poziŃia
celulei al cărei conŃinut este preluat în formula/funcŃia respectivă. O referinŃă
identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range).
ReferinŃa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colŃul stânga sus,
urmată de ( : ) şi adresa celulei din colŃul dreapta jos. De exemplu B2:G15, sau E3
:H20.
În construirea formulelor, Excel foloseşte mai multe tipuri de referinŃe:
relative (implicită), absolute şi referinŃe cu ajutorul numelor sau etichetelor. Cu
ajutorul referinŃelor se pot utiliza date existente în diferite părŃi ale foii de calcul,
sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. De asemenea, se pot
accesa date existente pe altă foaie de calcul, sau date din alt registru de calcul.
a) ReferinŃa relativă este referinŃa implicită care se modifică prin operaŃia
de copiere (de exemplu E7). Atunci când se copiază o formulă care conŃine
referinŃe de celule, Excel modifică formula automat şi anume:
- Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană, se va modifica automat
numărul rândului. De exemplu, formula =A2+B2+C2 memorată în celula E2, prin
copierea în celula E2 (fie prin utilizarea marcajului de umplere) se modifică
automat în formula = A3+B3+C3.
b) ReferinŃa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaŃia de copiere.
Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Pentru a transforma o adresă relativă în
adresă absolută, se va pune simbolul dolar ($) în faŃa rândului şi/sau coloanei care
doriŃi să rămână constante.
Pentru transformarea rapidă a unei referinŃe relative în referinŃă absolută,
se procedează astfel:
- Se acŃionează dublu clic pe celula a cărei referinŃă se va absolutiza.
- Se plasează pointerul de mouse în faŃa literei coloanei şi se acŃionează
tasta cheie funcŃională F4.
c) ReferinŃa prin nume sau etichetă de domeniu. Pentru a crea un nume de
domeniu, se procedează astfel:
- Se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume.
- Se activează meniul Insert, se alege comanda Name şi apoi Define.
- Se afişează caseta Define Name şi în zona Names in workbook se
introduce numele domeniului. Numele domeniului nu trebuie să conŃină spaŃii sau
caractere speciale.
3.6.4. Utilizarea funcŃiilor

a) Utilizarea funcŃiei SUM. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai
multe operaŃii de prelucrare cu numere şi text, Excel permite folosirea funcŃiilor.
FuncŃiile sunt formule gata elaborate, care execută o serie de operaŃii cu o gamă de
valori specificate şi generează o singură valoare. Excel conŃine o colecŃie de peste
200 de funcŃii, grupate pe categorii (matematice, statistice, financiare etc.). Fiecare
funcŃie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă, adică o
anumită structură, pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul.
O funcŃie conŃine următoarele trei elemente:
1. Semnul egal (=) specificând o formulă
2. Numele funcŃiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat, cu
litere mari, mici sau combinate (de exemplu SUM, Average, MAX etc.).
3. Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ), iar
argumentele sunt separate prin virgula (,). Argumentele unei funcŃii pot fi: valori,
referinŃe de celule, referinŃe de domenii, nume de domenii sau chiar alte funcŃii.
Numărul maxim de argumente într-o funcŃie este 30.

FuncŃia SUM, este cea mai utilizată funcŃie din colecŃia Excel. Ea
calculează total pentru un grup de celule. Deoarece este folosită foarte des, pe bara
de instrumente Standard apare butonul AutoSum .
Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcŃia
SUM, se efectuează următorii paşi:
- Se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcŃia
SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din
linia, respectiv coloana de sumat – vezi în exemplu celula E4).
- Se execută clic pe butonul AutoSum. Excel introduce funcŃia SUM pe
bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca
argumente pentru funcŃie (vezi în exemplu grupul de celule B4:D4). Dacă selecŃia
realizată automat nu este cea dorită, se poate selecta manual, prin „tragere” grupul
de celule corespunzătoare.
- Se va acŃiona tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.
b) Utilizarea funcŃiei AVERAGE. Pentru introducerea funcŃiilor in foaia de
calcul, Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Această comandă
deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcŃia dorită.
Dacă s-a ales funcŃia dorită, se deschide caseta pentru introducerea argumentelor
funcŃiei alese. Pentru exemplificare, vom folosi funcŃia statistică AVERAGE
pentru a calcula valoarea media a unor numere parcurgând următorii paşi:
- Se selectează celula în care
se va afişa rezultatul funcŃiei.
- Se activează meniul Insert şi
se alege comanda Function.
- Se deschide fereastra Paste
Function, se aleg categoria şi funcŃia
(fig. 3.16) şi se acŃionează butonul OK.
În fereastra de dialog se
afişează precizări asupra funcŃie şi
formatului datelor. Fig. 3.16
Argumentele se pot selecta prin „tragere” sau prin selecŃie, procedându-se
astfel:
- Se execută clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu săgeată mică roşie
din dreapta casetei de text Number 1 -
fig. 3.17.
Caseta de dialog va fi
micşorată şi este vizibilă caseta de text
în care se introduce selecŃia. Fig. 3.17
- Se selectează celulele care
conŃin datele pentru calculul mediei aritmetice, se eliberează butonul mouse şi se
acŃionează tasta Enter. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniŃială, iar
grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog.
ObservaŃie. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi acŃionând pe
butonul corespunzător fx din bara de formule.
3.6.5. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor

Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcŃii inserate în
foaia de calcul, afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. Mesajele de
eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!).
Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele:
- #DIV/0 ! - Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărŃire la zero.
- #N/A! - Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat, pentru
că lipseşte o informaŃie.
- #NAME! - Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de
domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name
- #NULL! - Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinŃă de celulă
pe care Excel nu o înŃelege.
- #NUM! - Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă
există probleme cu anumite numere, în sensul că nu se încadrează în domeniul
corespunzător.
- #REF! - Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcŃie se
foloseşte o celulă, care în prealabil a fost ştearsă.
- #VALUE! - Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule
operatori sau date necorespunzătoare.
3.7. Formatarea foilor de calcul

3.7.1. Formatarea celulelor
a) Formatarea celulelor pentru diverse stiluri de numere. Formatare
eficientă a foii de calcul este esenŃială pentru prezentarea unor date compatibile
importante. Formatarea conŃinutului unei celule nu modifică modul în care Excel
înregistrează datele intern, ci numai modul în care apar informaŃiile pe ecran şi la
tipărire. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule,
se procedează astfel:
- Se selectează celula sau grupul de celule în cauză.
- Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells.
- Se afişează caseta de dialog Format Cells şi se acŃionează butonul
Number. Când există mai multe opŃiuni, pentru a vă uşura selecŃia, Excel afişează
exemple de formatare.
- Din caseta cu listă Category, se alege categoria Number. Se specifică,
dacă este cazul, numărul de zecimale. În mod implicit, Excel afişează două
zecimale. Dacă se renunŃă la zecimale, numărul va fi rotunjit corespunzător (de

exemplu numărul 16.88 devine 16.9). Rotunjirea numerelor nu afectează însă
eventualele formule generate în foaia de calcul, deoarece Excel va folosi
reprezentarea internă a acestora. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează
simbolul virgula (,) ca şi separator de mii, iar pentru valorile negative se poate
alege modul de afişare dorit.
b) Formatarea celulelor pentru a afişa simboluri monetare. Formatul
Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Dacă simbolul
prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinŃelor utilizatorului, din
lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dacă în celulă s-
a introdus o valoare negativă, modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica
Negative Numbers. Alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de
celule, se realizează astfel:
Number. Din rubrica Category, se alege Currency.
Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency
prezent pe bara de instrumente Formatting.
c) Formatarea celulelor pentru afişarea numerelor cu procent. Formatul
Procent Style (Stil procent) înmulŃeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru
procent. Acest format funcŃionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale
sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule ce calculează procentaje.
Singura opŃiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale
(Decimal places), valoarea implicită fiind 2. De cele mai multe ori, calculele
procentuale au ca rezultat numere foarte lungi, cu multe zecimale, acestea putând
fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent
Style. Pentru alegerea formatului Procent Style se procedează astfel:
- Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells
Number. Din rubrica Category, se alege Percentage.
- Se precizează numărul de zecimale (Decimal places). De exemplu,
numărul zecimal 78.98765, prin aplicarea formatului procent cu două zecimale,
devine 7898.77%.
ObservaŃie. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului % prezent pe
bara de instrumente Formatting.
d) Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate.
Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. Datele
calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere, având în faŃă prefixul
specific acestora sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la
calcule, suprapunându-se regulilor de formatare numerică. De asemenea., datele
calendaristice se pot introduce, fie direct în forma numerică, plecând de la
considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1
ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială
2958525), fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. Pentru a stabili
un anumit format de afişare a datei, se procedează astfel:
Number. Din rubrica Category, se alege Date.
- Din rubrica Type se alege formatul de afişare a datei dorit.
3.7.2. Formatarea textului unei celule

a) Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii şi culorii fontului.
Pentru schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii şi culorii fontului unei
celule sau unui grup de celule, se procedează astfel:
- Se activează opŃiunea Format şi apoi comanda Cells.
- Se afişează caseta de dialog Format Cells şi se activează butonul Font. În
caseta de dialog Format Cells reconfigurată, se pot stabili elementele de formatare
dorite.
Aceste caracteristici se pot alege şi prin acŃionarea butoanelor
corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting – fig. 3.18.
Fig. 3.18.
b) Ajustarea orientării textului într-o celulă, sau grup de celule. Pentru

ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule, se procedează astfel:
- Se activează opŃiunea Format şi apoi comanda Cells.
- Se afişează caseta de dialog Format Cells şi se activează butonul
Alignment. În rubrica Orientation din caseta de dialog Format Cells reconfigurată,
se poate opta pentru scrierea textului pe verticală acŃionând clic pe modelul
prezentat, iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un
semicerc de 180 de grade, se poate alege din rubrica Degrees.
c) Centrarea conŃinutului unei celule peste mai multe coloane. Sunt
situaŃii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu înscrie
titlul într-o singură celulă, deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut, Excel
oferă posibilitatea combinării celulelor. Combinarea celulelor se realizează pe de o

parte, cu ajutorul opŃiunii Merge cells din meniul Alignment - Text control ce se
află în fereastra Format Cells , iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and
Center prezent în bara de instrumente Formatting.
d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat.
Adăugarea unor efecte de margine la
grup de celule selectat se poate realiza
într-unul din următoarele moduri:
- Prin utilizarea butonului
corespunzător de pe bara de instrumente
Formatting sau
- Se activează opŃiunea Format
şi apoi comanda Cells. Se afişează
caseta de dialog Format Cells şi se
activează butonul Border (fig. 3.19). Fig. 3.19
Rubrica Presets permite
alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului
şi Inside pentru liniile interioare. Anularea unor chenare deja existente se
realizează cu opŃiunea None.
Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style, iar culoarea
chenarului se alege din rubrica Colors.
3.7.3. Formatarea foilor de calcul

a) Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii. Pentru
realizarea acestei setări, se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup.
Se afişează fereastra Page setup. În eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi
dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. În modul de orientare Portrait, pagina
este orientată cu latura mai mare pe verticală, iar în modul de orientare Landscape,
pagina este rotită cu 90 grade, astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la
dreapta, de-a lungul laturii mai
mari a colii de hârtie. De regulă,
în România, dimensiunea paginii
este A4.
b) Modificarea setărilor
marginilor documentului. În mod
implicit, foaia de calcul este
plasată în colŃul stânga-sus al
paginii. Pentru centrarea automată
a foii de calcul între marginile
documentului, se procedează
astfel: Fig. 3.20
- Se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup.
- Se afişează fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins –
fig. 3.20.
- Se selectează, cu clic mouse, casetele pentru centrare fie pe orizontală
(Horizontally) fie pe verticală (Vertically). Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie
centrată perfect, se selectează ambele opŃiuni (vezi imaginea prezentată).
c) Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului.
Este indicat ca orice document care ocupă mai mult de o pagină să aibă un antet
(Header) sau un subsol (Footer) pentru identificarea documentului, a datei când a
fost creat, a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de
calcul se alege una dintre variantele:
- Se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer sau
- Se activează meniul File, se alege comanda Page Setup şi se acŃionează
clic pe eticheta Header/Footer.
- În ambele situaŃii, pe ecran va fi afişată fereastra Page Setup, în care se
pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol.
Pentru a introduce antet se acŃionează clic pe butonul Custom Header, iar
pentru subsol, clic pe butonul Custom Footer. În ambele situaŃii se deschide o altă
fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. În partea de sus
există o serie de butoane care permit: formatarea textului, inserarea numărului de
pagină, afişarea numărului total de pagini, introducerea datei curente, introducerea
orei, afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaŃia fişierului. În
partea de jos a ferestrei, se află trei opŃiuni care permit alinierea informaŃiilor
înscrise în antet, respectiv subsol.
ObservaŃie. La revenirea în pagină, informaŃiile înscrise în Header sau în Footer
nu mai sunt vizibile. Ele apar la vizualizarea sau la tipărirea documentului.
d) Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură
pagină. În situaŃia în care foaia de calcul nu încape pe pagină, trebuie forŃată să se
potrivească în pagină. Pentru aceasta se activează meniul File, se alege comanda
Page Setup şi apoi se acŃionează clic pe eticheta Page. Se caută în foaia de opŃiuni
Page secŃiunea Scaling. Modificând scala, se poate forŃa pe aceeaşi pagină mai
multe linii şi coloane. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite
valori pentru scală în opŃiunea Adjust to….% normal, până se găseşte valoarea
potrivită. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite
sau automat, în combinaŃie cu opŃiunea Fit to…..page(s) wide by…tall. Prin
precizarea a două valori în rubricile Fit to… şi wide by… zona foii de calcul de
imprimat se poate ajusta în funcŃie de lăŃimea foii (de regulă 1) şi se înălŃimea sa.
3.8. Grafice şi diagrame

3.8.1. Crearea graficelor
Una dintre cele mai importante facilităŃi Excel o constituie reprezentarea
grafică, sub formă de diagrame, a datelor numerice prezente într-un domeniu al

foii de calcul. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaŃiilor,
tendinŃelor, anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt
ilustrate prin forme desenate (linii, bare, suprafeŃe, sectoare de cerc etc.).
Reprezentarea grafică este dinamică, adică în momentul modificării datelor se
actualizează automat şi graficul, ajustându-se la noile valori. Pentru crearea unui
grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Acesta se
lansează în execuŃie acŃionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara
de instrumente Standard, sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda
Chart.
Asistentul ChartWizard, propune realizarea unei reprezentări grafice prin
parcurgerea a 4 paşi şi anume:
1. Alegerea tipului de
grafic dorit. Tipul de grafic dorit.
se alege din meniul Chart Type,
Chart sub-type prezent în
fereastra ChartWizard (fig. 3.22).
2. Introducerea seriilor de
date care vor fi reprezentate
grafic. Seriile de date (Data
Range) se introduc prin selecŃie
dacă se execută clic pe butonul
Collapse Dialog, butonul cu
săgetă mică roşie din dreapta
casetei Data Range (similar cu Fig. 3.22
cel din fig. 3.17). Caseta de
dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se va introduce
selecŃia. După selecŃie se închide caseta de text.
Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană
(Series in Column) .
Dacă seriile sunt orientate în linie, informaŃia din prima linie a domeniului
selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă, iar informaŃia din prima coloană a
domeniului va fi atribuită legendei Dacă seriile sunt orientate în coloană,
informaŃia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de
abscisă, iar informaŃia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei.
3. Particularizarea graficului. La acest pas se pot introduce opŃiuni
referitoare la titlul graficului (Chart title), titlul abscisei (Category X axes ), titlul
ordonatei (Value Y axes), afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes), definirea de
linii orizontale şi verticale (Gridines), legenda graficului (Legend), afişarea
etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a
tabelului de date (Data Table). În exemplul de faŃă s-a introdus titlul tabelului.
4. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului. Acesta este
ultimul pas. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă, sau
poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1. În exemplul de faŃă s-a optat
pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Pentru terminare se
acŃionează clic pe butonul Finish.
3.8.2. Editarea graficelor

Pentru editarea unui grafic se acŃionează clic pe acesta. Graficul va fi
încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Se activează opŃiunea Chart din bara de
meniu şi apoi comanda Chart Options. Se poate efectua şu dublu clic pe elementul
din grafic care se doreşte a fi editat.
Se va deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele
corespunzătoare modificărilor dorite (fig. 3.22).
Fig. 3.22
Modificarea tipului de grafic. Se selectează graficul, apoi se activează

opŃiunea Chart prezentă în bara de meniu şi se alege comanda Chart Type. Se va
deschide fereastra Chart Type, din care se va alege tipul de grafic dorit.
3.8.3. Mutarea, redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor)

a) Mutarea graficelor. Pentru realizarea acestei operaŃii, se procedează
astfel:
- Se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va înconjura graficul cu
marcaje de dimensionare.
- Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaŃa graficului. Când
indicatorul ia forma tastelor săgeŃi, se glisează până când graficul ajunge în poziŃia
dorită.
- Se execută clic în afara graficului pentru a-l deselecta.
b) Redimensionarea unui grafic. Pentru realizarea acestei operaŃii, se

procedează astfel:
- Pentru redimensionare, se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8
puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeŃi cu două vârfuri, se
glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită.
c) Ştergerea unui grafic. Pentru realizarea acestei operaŃii, se procedează
astfel:
- Se acŃionează tasta Delete (ştergere All), sau se activează meniul Edit şi
se alege comanda Clear. Din submeniul afişat se alege opŃiunea dorită (All, Series,
Formats).
4. PREZENTĂRI ELECTRONICE
4.1. Prezentare generală a programului Microsoft PowerPoint

Prezentările electronice sunt utilizate pentru comunicarea către un auditor
Ńintă a unor rapoarte sau realizări utilizând un calculator conectat la un
videoproiector sau la ecrane specializate (interactive). Există şi posibilitatea
tipăririi pe folii (pentru prezentare pe retroproiector) sau publicarea pe Web).
MS Office pune la dispoziŃia utilizatorilor programul PowerPoint pentru
realizarea şi utilizarea prezentărilor electronice. Prezentările electronice astfel
realizate sunt fişiere având extensia .ppt. Un astfel de fişier conŃine un număr de
diapozitive (clişee, slides – în engleză). Întrun diapozitiv se pot insera o gamă
variată de obiecte: texte, tabele, formule, diagrame, imagini grafice (scheme,
imagini foto ş.a.), secvenŃe audio, secvenŃe video ş.a.
Obiectele pot fi aranjate în moduri diferite în cadrul diapozitivului. De
asemenea, caracteristicile fiecărui obiect pot diferi de la un diapozitiv la altul.
Modul de aranjare a obiectelor într-un diapozitiv, cât şi caracteristicile acestor
obiecte se numeşte machetă (layout în engleză). Machetele pot fi realizate integral
de utilizator sau pot fi folosite machete predefinite care eventual au fost
modificate. Pentru utilizatorii mai puŃin versaŃi în realizarea prezentărilor este
recomandat să utilizeze machetele predefinite.
Programul PowerPoint furnizează un număr de 27 de machete (layout)
predefinite în care diversele obiecte pot fi aranjate întrun diapozitiv. O asemenea
machetă conŃine marcaje de rezervare (placeholders) specific fiecărui tip de
obiect. În cadrul unui marcaj de rezervare pot fi inserate unul sau mai multe
obiecte.
Pentru realizarea unor prezentări atrăgătoare se pot folosi culori, fundaluri
şi alte elemente cu aspect decorativ. Programul pune la dispoziŃie un număr de
şabloane de proiect (design templates), care oferă un mod specific de prezentare a
informaŃiei, corpuri de literă, culori etc. De asemenea, mai pune la dispoziŃie
diverse scheme predefinite de culori şi scheme predefinite de animaŃie. Activarea
acestora se poate realiza prin comanda Slide Design (Formă diapozitiv) a
meniului Format.
Fereastra principală care se deschide la pornirea programului este
prezentată în fig. 4.1.
4.2. CerinŃe ale unei prezentări electronice

La realizarea unei prezentări electronice trebuie să se Ńină seama de o serie
de recomandări care să o facă să îşi îndeplinească scopul pentru care a fost creată:
Bara de titlu Bara de meniuri Bara cu instrumente Bara cu acŃiuni
Rigle
Zona de lucru a
Bara cu pictogramele diapozitivului
diapozitivelor curent
Numărul diapozitivelor
Machete
predefinite
Marcaje de
rezervare
Moduri de Zona pentru Bara de
vizualizare notiŃe stare
Fig. 4.1. Fereastra programului PowerPoint
Auditorul. Este necesar să se ştie cât mai multe cu putinŃă despre cei
cărora li se va adresa prezentare înainte de a începe construirea prezentării, pentru
a găsi forma şi conŃinutul cele mai adecvate pentru diapozitive.
Tema generală. Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriŃi să rămână în
memoria auditoriului la o oră după ce aŃi încheiat expunerea? Dar după o
săptămână? PuteŃi să le înlesniŃi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme
generale, la care să reveniŃi pe parcurs, mărind astfel impactul prezentării.
O singură idee principală. Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei
singure idei principale, ca să poată fi înŃeles dintr-o privire.
Să fie succintă şi la obiect. În diapozitive evitaŃi frazele lungi, complicate
şi rezumaŃi-vă la ceea ce este esenŃial. Nu trebuie să aveŃi într-un diapozitiv mai
mult de şase subiecte, evidenŃiate prin buline sau alte marcaje. Cu cât aveŃi mai
multe astfel de subiecte, cu atât trebuie să folosiŃi mai puŃine cuvinte pentru fiecare
din ele.
CoerenŃă. AveŃi grijă să folosiŃi într-o manieră unitară literele majuscule
şi să construiŃi titlurile diapozitivelor în acelaşi format. Nu amestecaŃi în
4. Prezentări electronice 83
diapozitive propoziŃii complete cu jumătăŃi de propoziŃie.
Aptitudini retorice. Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită
diapozitivelor. În ultimă instanŃă, prezentatorul este cel care dă tonul. Ca să
capteze atenŃia auditoriului, prezentatorul trebuie să dovedească încrederea în
forŃele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului şi trebuie să-şi exprime ideile cu
claritate şi hotărâre. Capacitatea de a putea vorbi în faŃa unui grup de oameni este
o aptitudine necesară în orice domeniu; ea merită cultivată, chiar dacă presupuneŃi
că nu vă veŃi adresa vreodată unei săli pline.
4.3. Crearea unei noi prezentări

După deschiderea aplicaŃiei, se activează comanda New (Nou) din meniul
File (Fişier). În zona barei cu acŃiuni se va deschide bara New Prezentation care
oferă următoarele posibilităŃi:
- Blank presentation – se porneşte prezentarea de la zero, fără nici o
machetă; utilizatorul trebuie să aibă o oarecare experienŃă;
- From design template (din şablon formă) – pornind de la şabloane de
proiect predefinite;
- From AutoContent wizard (din expertul conŃinut determinat automat) –
folosind asistentul;
- From existing presentation (din prezentare existentă) – pornind de la o
prezentare existentă.
4.3.1. Crearea unei prezentări folosind asistentul AutoContent Wizard

Această opŃiune este singura dintre cele prezentate mai sus care creează
structura completă a unei prezentări asistate de calculator (cea rezultată din
utilizarea unei prezentări existente nu poate fi asimilată ca fiind asistenŃă din
partea sistemului de calcul).
La activarea opŃiunii From AutoContent wizard se deschide fereastra din
fig. 4.2. Aceasta conŃine în partea stângă paşii de parcurs pentru crearea
prezentării, similar unui algoritm pornind de la Start şi terminând cu Finish:
- selectarea tipului prezentării (Presentation type) – fig. 4.3;
- selectarea stilului prezentării (Presentation style) – fig. 4.4;
- selectarea opŃiunilor prezentării (Presentation options) – fig. 4.5.
În dreapta, este zona de lucru, de afişare şi de selecŃie a opŃiunilor. În
partea de jos este bara cu butoanele de navigare: Cancel (Revocare), Back
(Înapoi), Next (Următorul) şi Finish (Terminare).
Cu butoanele Next şi Back se trece de la un pas la altul al schemei de
realizare a prezentării. Pătratul care precede pasul curent se va colora în verde.
Când se consideră că s-au ales toate opŃiunile necesare se apasă pe butonul Finish.
La primul pas, selectarea tipului prezentării, în zona de lucru va apare
fereastra din fig. 4.3.
Fig. 4.2.
În partea stângă, există

cinci butoane care corespund
categoriilor de tipuri de
prezentări: All (Totală), General
(General), Corporate (CorporaŃie),
Brainstorming Session (Proiecte),
Certificate (Vânzări/Marketing).
În partea dreaptă, sunt
afişate tipurile de prezentări
corespunzătoare categoriei selectate. Fig. 4.3.
În exemplu, s-a selectat tipul
Training (Instruire) din categoria General.
În partea de jos apar două butoane: Add pentru adăugarea unui nou tip de
prezentare şi Remove, pentru eliminarea unui tip de prezentare.
Trecerea la pasul al doilea selectării
stilului prezentării va avea ca efect afişarea în
zona de lucru a ferestrei din fig. 4.4.
Prin marcarea unuia din butoanele de
opŃiune se va putea selecta ca prezentarea să fie:
- pe un ecran (On-screen presentation);
- pe Web (Web presentation);
- tipărire alb-negru – hârtie sau folii –
Fig. 4.4.
(Black and white overhead);
- tipărire color hârtie sau folii – (Color overhead);
- pe diapozitive de 35 mm.
Fereastra afişată prin trecerea la pasul al treilea este prezentată în fig. 4.5.
Se completează titlul prezentării şi elementele care să fie prezentate pe fiecare
diapozitiv: nota de picior, data ultimei actualizări şi numărul diapozitivului.
După ce se apasă butonul
Finish, pe ecran va apare o
prezentare conŃinând diapozitivele
minime necesare după „părerea”
asistentului (fig. 4.6).
Asupra acestei prezentări
urmează să intervină utilizatorul
prin completarea textului, inserarea Fig. 4.5.
obiectelor (tabele, imagini, sunete,
animaŃii ş.a). Modul cum se efectuează aceste operaŃii va fi prezentat în
continuare.
Fig. 4.6.
Deschiderea unei prezentări existente este similară cu deschiderea oricărui
fişier Office.
4.4. Salvarea prezentărilor

4.4.1. Salvarea modificărilor asupra unei prezentări existente
Pentru a salva modificările efectuate asupra unei prezentări existente se
poate acŃiona în următoarele moduri:
1. Se activează din meniul File (Fişier) comanda Save (Salvează), sau se
activează simultan tastele Ctrl+S.
2. Se activează butonul Save din bara de instrumente Standard,
prezentă sub bara de meniu.
4.4.2. Salvarea unei prezentări sub alt nume, pe alt suport şi/sau formă
Pentru realizarea acestei operaŃii, se activează din meniul File (Fişier)
comanda Save As... (Salvare ca...) Se va afişa pe ecran caseta de dialog Save As
corespunzătoare în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea, noul
nume şi tipul dorit – fig. 4.7.
calea de salvare
numele prezentării
tipul prezentării
Fig. 4.7.
Se poate alege în caseta derulantă Save in calea în care se doreşte salvat

fişierul: suportul (harddisk – partiŃia C:, D: ş.a.m.d. -, dischetă sau stick-ul de
memorie).
Numele prezentării este definit în caseta File name.
Tipul sub care este salvată prezentarea se alege din caseta derulantă Save
as type. Există următoarele tipuri în care se poate salva o prezentare:
- Prezentare PowerPoint 2003 – opŃiunea Presentation;
- În format Web – opŃiunea Single File Web Page;
- Sub formă de şablon – opŃiunea Design Template;
- sub formă de prezentare PowerPoint întro versiune anterioară -
opŃiunea PowerPoint 95;
- sub formă de imagini Gif, Jpeg, PNG, TIFF ş.a.
După acŃionarea butonului Save prezentarea va fi salvată la locul, sub
numele şi în formatul selectat.
4.5. Moduri de vizualizare a prezentării
În PowerPoint sunt permise următoarele moduri de vizualizare a unei
prezentări:
• Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel
mai des folosit (cel implicit). Se pot vizualiza diapozitivele, cât şi datele conŃinute
de acestea. În acest mod se pot insera observaŃii şi note.
• Vizualizare de tip schiŃă (Outline View). În acest mod se poate lucra
doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepŃia diapozitivului afişat în miniatură.
• Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/
edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.
• Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o
vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util în situaŃia introducerii unor noi
diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.
Toate modurile de vizualizare cu excepŃia modului schiŃă se pot selecta din
meniul View (Vizualizare) a barei de meniuri. Modul de vizualizare schiŃă se
selectează din bara de vizualizare a diapozitivelor (vezi fig. 4.1).
De asemenea, modul de vizualizare se poate selecta acŃionând unul dintre
butoanele barei cu butoane situată sub bara de vizualizare a diapozitivelor (fig. 4.1).
ObservaŃie. Există şi un mod de vizualizare a notelor inserate în diapozitive –
Notes Pages (Pagina de note).
4.6. Crearea unei prezentări

În subcapitolul 4.3.1. a fost descris modul cum se poate crea schiŃa unei
prezentări utilizând asistentul (AutoContent Wizard). În cele ce urmează sunt
prezentate modul de realizare a prezentărilor pe bază de şablon (Template) şi
manual, pornind de la „zero”.
4.6.1. Crearea prezentărilor folosind un

şablon
După ce se deschide o nouă prezentare
(comanda New din meniul File) în bara de acŃiuni se va
alege From slide template. Bara de acŃiuni se va
modifica ca în fig. 4.8.
Se va alege unul din şabloanele afişate sau
apăsând butonul Browse (Răsfoire) se poate căuta un
şablon anumit de pe Web sau dintre cele existente pe
un anumit suport de memorie.
Zona de acŃiuni este structurată în categorii:
This presentation, Available For Use, Recently Used,
Additional Design Templates. Fig. 4.8.
Şabloanele pot fi activate în orice moment de realizare a prezentării prin

activarea comenzii Slide design a meniului Format. În urma aplicării şablonului
conŃinutul diapozitivelor nu se va schimba, doar fundalul, schema de culori.
4.6.2. Crearea manuală a unei prezentări

În cazul alegerii opŃiunii From Blank Presentation, utilizatorul va trebui să
aleagă aspectul diapozitivelor şi formatarea acestora.
Utilizatorul poate să folosească şi în această etapă machetele şi şabloanele,
predefinite sau importate, folosind comenzile Slide Layout şi Slide Design a
meniului Format.
Acest mod de creare a prezentării este mai elaborat şi necesită din partea
utilizatorului o anumită experienŃă.
4.7. Procesarea textului

4.7.1. Inserarea textului într-un diapozitiv
Textul se poate insera utilizând marcajele de rezervare (Placeholder) de
tip text (locaŃiile unde se afişează iniŃial Click to Add text) sau manual.
a. Inserarea textului în marcajele de rezervare de tip text. Se alege pentru
diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Pentru inserarea textului, se va acŃiona
clic în zona în care scrie Click to add text. Imediat textul din marcajul de rezervare
dispare şi apare cursorul de inserŃie. Se introduce textul dorit şi la final se apasă
tasta Enter. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare, se va
acŃiona clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. Dacă
textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată, la fiecare apăsare
a tastei Enter, va apare un nou marcaj de listă.
Textul poate fi inserat prin copiere dintr-un alt fişier Office (document
Word, Excel, PowerPoint) prin selectare, utilizarea comenzilor Copy şi Paste. În
acest scop în documentul sursă deschis se selectează textul apoi se activează
comanda Copy. Se activează din bara de sarcini prezentarea, se poziŃionează
cursorul în marcajul de rezervare dorit şi se dă comanda Paste.
ObservaŃie. Obiectele se pot insera şi prin utilizarea comenzii Paste Special. În
acest caz se deschide o fereastră care permite inserarea obiectului într-un format
diferit de cel implicit al programului. De exemplu, în cazul de faŃă, se poate insera
textul sub formă de imagine (Gif, JPEG ş.a.).
b. Inserarea textului în casete text. Dacă marcajele de rezervare nu permit
suficiente casete text sau dacă pornim de la o prezentare „blank” trebuie iniŃial
create manual casete text.
Se vor parcurge următorii paşi:
1. Din bara de instrumente Drawing (Desenare) se acŃionează pe
pictograma Text Box (Casetă text) .

2. Se trasează cu mouse-ul un chenar pentru text urmărind ca lăŃimea
acesteia să corespundă cerinŃelor. ÎnălŃimea va fi ajustată mai târziu.
Dacă nu se trasează chenarul ci doar se efectuează clic, textul introdus nu
va fi delimitat orizontal, fiind necesară utilizarea tastei Enter.
3. Se introduce textul – fig. 4.9.
4. După terminarea introducerii
textului se părăseşte caseta text prin
efectuarea unui clic în afara ei sau prin marcaj pentru rotire
apăsarea tastei Esc. liberă
c. Inserarea comentariilor într-un
diapozitiv. Se alege, pentru diapozitivul
căruia i se va adăuga un comentariu, forma
puncte pentru dimensionare
de vizualizare Outline View. În partea căsuŃă text
dreapta a ferestrei, se va acŃiona clic în Fig. 4.9
zona în care scrie Click to add notes.
Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserŃie. Se
introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.
d. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru
toate diapozitivele. Pentru introducerea unui text în zona de subsol, pentru un
diapozitiv sau pentru toate diapozitivele, se procedează astfel:
1. Se activează din meniul View comanda Header and Footer.
2. În caseta de dialog Header and Footer (fig. 4.10), se activează opŃiunea
Footer şi apoi, în câmpul de editare, se introduce textul dorit.
Fig. 4.10
3. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent, se acŃionează butonul

Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele, se acŃionează butonul
Apply to All.
4.Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv,
se selectează opŃiunea Dont’t show on title slide.
Prin utilizarea comenzii Header and Footer se pot insera în diapozitive
data şi timpul, prin activarea căsuŃei de validare Date and time.
4.7.2. Modificarea căsuŃelor text

a. Modificarea conŃinutului. După ce se poziŃionează cursorul în interiorul
căsuŃei, se poate modifica textul similar ca la orice procesor de text.
b. Formatarea textului. Textul selectat dintr-o casuŃă poate fi formatat –
tip caracter, dimensiune, aliniere utilizând bara de instrumente Format sau
comenzile din meniul Format.
c. Formatarea căsuŃei text.
Prin formatarea căsuŃei text se pot
stabili chenarul căsuŃei (tip,
grosime şi culoarea liniei),
culoarea de fond a căsuŃei (se
poate umple şi cu o imagine),
dimensiunea şi unghiul de rotire,
poziŃia şi modul cum aceasta se va
derula pe lângă alte obiecte ale
diapozitivului (dacă este permisă
suprapunerea.
Pentru formatarea căsuŃei
de text fie se execută dublu clic pe
una din marginile acesteia, fie se
selectează şi se activează comanda Fig. 4.11.
Placeholder din meniul Format.
Se va deschide fereastra prezentată în fig. 4.11.
d. Schimbarea spaŃiului între paragrafe. Se procedează astfel:
- Se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter;
- Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se
afişează în modul Slide View sau Normal View;
- Se selectează paragraful dorit, se activează din meniul Format comanda
Line Spacing.
- Pe ecran se va afişa caseta Line Spacing şi se aleg opŃiunile dorite (fig.
4.12).
4.8. Lucrul cu imaginilor grafice, sunetelor şi videoclipurilor
4.8.1. Inserarea imaginilor grafice, sunetelor şi videoclipurilor
În prezentările PowerPoint pot fi
incluse diapozitive conŃinând imagini, obiecte
clip art, sunete şi videoclipuri.
Clip art reprezintă o colecŃie de
imagini sau desene ce pot fi introduse în
diapozitive. Diapozitivele desemnate acestui
scop conŃin marcaje de rezervare pentru
imagini grafice. Se selectează o machetă
desemnată introducerii unor imagini grafice
(clipuri), sunete şi videoclipuri şi se Fig. 4.12.
acŃionează butonul OK.
Pentru introducerea unor imagini grafice, sunete şi videoclipuri în
diapozitive care nu conŃin marcaje de rezervare pentru imagini grafice, se poate
alege una din următoarele două modalităŃi:
1. Inserare imagini dintr-o bibliotecă de imagini, sunete sau videoclipuri.
- Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing sau
- Se selectează Clip Art din meniul Insert submeniul Picture;
- Se selectează comanda Sound from Gallery din meniul Insert submeniul
Movies and Sounds;
- Se selectează comanda Movie from Gallery din meniul Insert submeniul
Movies and Sounds.
Toate aceste metode conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery, iar în
prim plan va apare o altă etichetă funcŃie de metoda folosită.
2. Inserare imagini grafice, sunete şi videoclipuri dintr-un fişier.

- Se selectează comanda From File din meniul Insert submeniul Picture;
se va deschide o fereastră similară comenzii Open în care se va specifica calea şi
se va selecta fişierul imagine;
- Se selectează comanda Sound from File din meniul Insert submeniul
Movies and Sounds
- Se selectează comanda Movie from File din meniul Insert submeniul
Movies and Sounds.
4.8.2. Modificarea imaginilor în prezentări

Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice. Pentru realizarea acestei
operaŃii, se procedează astfel:
- Se execută clic pe imagine pentru a o selecta. PowerPoint va înconjura
clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture.
- Pentru redimensionare, se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8

puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeŃi cu două vârfuri, se
glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită.
- Pentru mutare, se plasează pointerul mouse-lui pe chenarul imaginii şi se
„trage” aceasta în poziŃia dorită.
Schimbarea culorilor imaginilor grafice. Pentru a schimba setul de culori
alocat unei imagini, se procedează astfel:
- Se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor
(Recolorare) de pe bara de instrumente Picture. Pe ecran va fi afişată caseta
de dialog Recolor Picture fig. 4.13. Aceasta va conŃine culorile originale şi culorile
noi.
- În secŃiunea Change (Modificare) a casetei de dialog va fi selectată
opŃiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice iar pentru schimbarea
culorilor fundalului va fi selectată opŃiunea Fills (Umpleri).
Fig. 4.13
- Se execută clic pe a doua casetă de validare din secŃiunea original

(albastru), apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din
secŃiunea New pentru a afişa o paletă de culori şi se selectează altă culoare;
- Se mută caseta de dialog spre stânga, glisând pe bara ei de titlu, apoi se
execută clic pe butonul Preview pentru a vedea cum arată imaginea grafică după
aplicarea noii culori.
- Se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obŃinut efectul dorit,
se execută clic pe butonul OK.
Trimiterea unei imagini în fundal.
Se poate adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv astfel:
- Se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de
pe bara de instrumente Drawing, pentru a afişa un meniu cu opŃiuni.
- Se alege Order, apoi Send To Back din meniul derulant.
4.9. Folosirea unui diapozitiv Master

Când se selectează un proiect de prezentare gata pregătit, PowerPoint
creează automat două diapozitive importante.
Primul - Slide Master (diapozitivul principal) -, memorează elementele de
format caracteristice prezentării, cum sunt imaginile grafice de fundal, fonturile,
dimensiunile fonturilor şi poziŃia titlului pe fiecare diapozitiv în parte.
Al doilea - Title Master (diapozitiv titlu) -, păstrează informaŃii privind
diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu, cum sunt
separatorii de secŃiuni Pentru afişare acestor diapozitive, se foloseşte secvenŃa de
comenzi:
a. comanda Slide Master din meniul View submeniul Master
(Coordonator).
b. comanda Title Master din meniul View submeniul Master.
Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor
dintr-o prezentare, se afişează unul din cele două diapozitive. Pe ecran va apare un
diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. Aceste modificări vor fi
operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse.
De exemplu dacă se doreşte inserarea unei imagini în toate diapozitivele
unei prezentări cu excepŃia primului diapozitiv se va acŃiona comanda Slide
Master care va afişa o fereastră similară celei din figura 4.14. Din zona de
vizualizare diapozitive se selectează al doilea (Slide Master).
În această fereastră se va insera, dimensiona şi poziŃiona imaginea dorită
fig. 4.15.
Imaginea inserată se va regăsi în poziŃia stabilită pe fiecare diapozitiv.
Aceasta nu se va putea selecta, modifica sau şterge decât după reîntoarcerea în
fereastra Slide Master.
Bara de
instrumente
Master
Tipurile de
diapozitive
Master
Fig. 4.14.
Imaginea
inserată
Fig. 4.15.
În submeniul Master mai există încă două tipuri de obiecte Master:

Handout Master şi Notes Master.
Handout Master în care se pot defini numărul de folii (diapozitive) care
trebuie imprimate pentru exemplarele ce vot fi distribuite auditoriului (handouts) şi
dacă acestea vor conŃine sau nu antet şi subsol (inclusiv numerotarea paginilor şi
data/timpul).
Notes Master conŃin, de asemenea, casete pentru antet şi subsol, alături de
schiŃa notelor diapozitivelor.
4. 10. Inserarea de efecte în prezentări
Efectele care pot fi introduse într-o prezentare sunt tranziŃiile
diapozitivelor şi efectele de animaŃie a obiectelor inserate într-un diapozitiv.
Efectele se referă la modul de apariŃie (mod şi viteză de deplasare),
insoŃirea de efecte sonore, timpul dintre apariŃiile a două efecte succesive, modul
de apariŃie (automat sau la acŃionarea de către operator).
TranziŃiile sunt efectele care sunt vizibile la trecerea de la un diapozitiv la
altul.
Efectul de animaŃie se aplică obiectelor inserate într-un diapozitiv.
4.10.1. Inserarea de tranziŃii prezentărilor

TranziŃiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv .
Pentru aceasta se procedează astfel:
- În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se selectează toate
diapozitivele, alegând Select All din meniul Edit. Dacă se doreşte eliminarea din
această prelucrare a unor anumite diapozitive, se acŃionează tasta Ctrl şi se execută
clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta.
- Se activează opŃiunea Slide
Show prezentă în bara de meniu şi din
submeniul afişat, se alege comanda Slide
Transition (sau se execută clic pe
săgeata din dreptul casetei Slide
Transition Effects de pe bara cu
instrumente Slide Sorter). Se selectează
– de exemplu - Blinds Vertical din lista
derulantă şi se urmăreşte cu atenŃie
diapozitivul din secŃiunea Effect, folosit
de PowerPoint pentru a demonstra
efectul selectat (fig. 4.16).
- Pentru modificarea vitezei de Fig. 4.16.
tranziŃie (de exemplu Medium), în
secŃiunea Effect, se executată clic pe opŃiunea Slow, Medium sau Fast .
- Pentru a preciza modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul, se
selectează una din opŃiunile: On mouse clik pentru trecerea de la un diapozitiv la
altul la clic de mouse (sau prin apăsarea pe Enter) sau Automatically after, pentru
trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat, precizând timpul de aşteptare
(în secunde) între afişarea a două diapozitive.
- Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor
(de exemplu Applause), se selectează din caseta derulantă Sound efectul dorit.
- Se va activa butonul de comandă Apply to All (pentru aranjarea întregii
prezentări) sau se va activa butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat).
4.10.2. Inserarea unor efecte de animaŃie diapozitivelor

PowerPoint oferă două tipuri de animaŃie: Preset Animation (animaŃie
predefinită) şi Custom Animation (animaŃie personalizată de utilizator).
În modul Custom Animation utilizatorul poate definini după dorinŃă
ordinea şi tipul de animaŃie. Pentru a insera o animaŃie personalizată se va proceda
astfel:
- în diapozitivul curent se activează Custom Animation din bara de acŃiuni.
- În câmpul de dialog Custom Animation sunt următoarele butoane (Add
Effect, Remove şi Play) şi trei câmpuri listă (Start, Property şi Speed). Între
acestea se află zona de afişare a efectelor de animaŃie în ordinea de execuŃie
(fig. 4.17).
- din diapozitiv se selectează fiecare obiect căruia trebuie să i se aplice un
efect de animaŃie. Cu ajutorul tastei CTRL (apăsată) se pot selecta mai multe
obiecte cărora să li se aplice acelaşi efect.
- Cu butonul Add Effect se stabileşte tipul de animaŃie. OpŃiunea Add
Effect are multe efecte care pot fi selectate. Sunt afişate cele mai des utilizate
efecte, dar pot fi afişate pentru selecŃie şi altele indicând More Effects) – fig. 4.18;
Fig. 4.17 Fig. 4.18
- Prin utilizarea butonului Remove se pot şterge unele dintre efectele de

animaŃie selectate.
- Se poate selecta viteza de desfăşurare a efectului de animaŃie curent
(caseta derulantă Speed), direcŃia din care să apară efectele (Direction) şi modul de
activare a efectului (de exemplu la un clic) – fig. 4.19;
- Cu butonul Re-order din partea inferioară a barei de acŃiuni se pot
repoziŃiona efectul curent în lista de efecte;
- Dacă animaŃia va porni automat se poate stabili timpul după care aceasta
va porni. În acest scop se va efectua dublu clic pe efectul de animaŃie respectiv. Va
apare o fereastră cu trei subferestre (tab-uri): Effect, Timing şi Text Animation
(fig. 4.20). Alegând diverse opŃiuni se pot aplica atribute diferite efectelor.
Fig. 4.19 Fig. 4.20
În cazul selectării graficelor

pentru animaŃie şi după efectuarea unui
dublu clic pe efectul de animaŃie
respectiv va apare fereastra din fig. 4.21
din care se pot alege diverse moduri de
aplicare a efectului asupra graficului: în
totalitate (As one object); pe rânduri ale
tabelului - pe serie (By series); pe
coloane ale tabelului - pe categorii (By
category); pe fiecare element al seriei sau
categoriei (By element in series sau By
Fig. 4.21
element in categories).
4.11. Vizionarea unei prezentări

4.11.1. Derularea unei prezentări
ModalităŃi de derulare a unei prezentări.
a. Începerea unei prezentări de la orice diapozitiv. Pentru începerea unei
prezentări de la orice diapozitiv, se procedează astfel:
- Se alege pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter;
- Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea;
- Se activează opŃiunea View şi apoi comanda Slide Show sau se
acŃionează clic pe butonul Slide Show .
Procedeul se aplică îndeosebi în faza de elaborare a unei prezentări pentru
a testa de la un anumit punct modul de desfăşurare a prezentării.
b. Folosirea instrumentelor de navigare pe ecran. Se procedează astfel:
- Se alege pentru prezentare modul de
vizualizare Slide Sorter şi se selectează primul
diapozitiv al prezentării;
- Se activează opŃiunea View şi apoi
comanda Slide Show sau se acŃionează clic pe
butonul Slide Show respectiv tasta cheie
funcŃională F5
- Începe derularea prezentării, coordonarea
acesteia se face la clic de mouse sau automat
(funcŃie de opŃiunile alese la aplicarea tranziŃiei);
- Dacă se doreşte oprirea derulării şi
reluarea de la alte diapozitive, se acŃionează clic
butonul dreapta mouse; Fig. 4.22
- Se afişează meniul corespunzător (fig.
4.22) şi se aleg comenzile de navigare pe ecran.
c. Ascunderea unor diapozitive. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din
prezentare conŃin informaŃii mai speciale şi nu pot fi afişate într-un anumit context,
ele pot fi ascunse. Această operaŃie se realizează astfel:
- În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se selectează
diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecŃie necontinuă se acŃionează tasta
Ctrl şi se execută clic pe diapozitivul respectiv).
- Se activează meniul Slide Show prezentă în bara de meniu şi, din
submeniul afişat, se alege comanda Hide Slide. Diapozitivul ascuns va avea
numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie;
- În timpul derulării prezentării, aceste diapozitive vor fi omise.
4.11.2. Programarea timpului de expunere

PowerPoint permite fixarea în prealabil a timpului de desfăşurarea a unei
prezentări, înregistrarea acestuia şi apoi redarea automată a prezentării.
Programul va Ńine cont de timpii stabiliŃi la programarea efectelor dar în
plus, acolo unde va acŃiona operatorul va reŃine timpii când acesta acŃionează
pentru schimbarea (tranziŃia diapozitivelor).
Pentru aceasta din meniul Slide Show se activează comanda Rehearse
Timings. Se declanşează vizionarea prezentării cu un cronometru în partea de
stânga sus a ecranului (fig. 4.23).
Fig. 4.23
În final se poate opta pentru memorarea sau nu a timpilor de desfăşurare.

Ulterior, prezentarea astfel pregătită se poate desfăşura automat.
4.11.3. ÎnlănŃuirea vizionării unei prezentări cu alte obiecte

Există posibilitatea înlănŃuirii (Hyperlink) prezentării curente cu alte
obiecte: diapozitive din cadrul aceleiaşi
prezentări, altă prezentare, activarea
unei pagini Web, a unui videoclip etc.
Pentru aceasta din meniul Slide
Show se activează Actions Buttons şi se
alege din variante butonul dorit (fig.
4.24.).
Se va deschide o fereastră (fig.
4.25) din care se va alege obiectul care
va fi prezentat. În timpul desfăşurării
prezentării curente, apăsarea butonului
Fig. 4.24
respectiv va avea ca efect declanşarea
vizionării obiectului înlănŃuit.
Prin această modalitate se pot crea prezentări cu alternative de vizualizare
a unor alte fişiere fără a încărca prezentarea curentă. Un dezavantaj al soluŃiei este
că reduce gradul de portabilitate al prezentării (este mai dificil de a vizualiza
Fig. 4.25.
prezentarea pe al calculator.
4.12. Tipărirea prezentărilor

4.12.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire
Înainte de tipărire, este necesară configurarea prezentării.
Pentru aceasta se vor parcurge următorii paşi:
- Se comanda Page Setup din meniul File;
- Din fereastra Page Setup afişată (fig. 4.26) se execută clic pe săgeata din
dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opŃiunea
Overhead, apoi clic pe butonul OK. În acest moment imaginea diapozitivului va
putea acoperi în totalitate foaia.
Fig. 4.26
Schimbarea orientării diapozitivelor. Diapozitivele pot fi tipărite portret
sau în modul peisaj (Landscape). Pentru aceasta din fereastra Page Setup afişată,
se execută clic pe opŃiunea Portret (vertical) sau Landscape (orizontal).
4.12.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări

Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Această
operaŃie se realizează astfel:
- Se comanda Page Setup din meniul File;
- Din fereastra afişată (fig 4.27), se execută clic pe săgeata din dreptul
casetei Print what şi din lista derulantă afişată se selectează opŃiunea Overhead,
apoi clic pe butonul OK. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi
în totalitate foaia.
Fig. 4.27
- Se activează comanda Print din meniul File şi va apare caseta de dialog

corespunzătoare;
- Se aleg opŃiunile de tipărire dorite şi apoi clic pe butonul de comandă
OK.
Tipărirea prezentării în modul broşură. În situaŃia în care este necesar ca
auditoriul să aibă o copie a prezentării, tipărită sub formă de broşură, se
procedează astfel:
- Se activează comanda Print din meniul File;
- Din fereastra afişată (fig. 4.28), se execută clic pe săgeata din dreptul
casetei Print what şi din lista derulantă afişată se selectează opŃiunea Handouts
apoi se execută clic pe butonul OK.
Fig. 4.28
5. ELABORAREA BAZELOR DE DATE
O bază de date este o colecŃie de date, care au legătură cu un anumit

subiect şi sunt colectate şi păstrate pentru îndeplinirea unui anumit scop.
Elementele unei baze de date se numesc obiecte.
Obiectele unei baze de date pot fi: tabele, interogări, formulare, rapoarte,
controale, comenzi şi module. Un obiect poate fi selectat şi utilizat după o
metodologie anume, pentru îndeplinirea scopului urmărit. Obiectele aparŃinând
unei baze de date pot fi utilizate în raport cu două caracteristici:
• ProprietăŃile care se referă la comportamentul dorit al obiectului, şi
• Metodele care indică operaŃiile care se pot efectua cu respectivul
obiect.
Obiectele unei baze de date, care au aceleaşi proprietăŃi şi metode,
alcătuiesc o clasă, iar totalitatea obiectelor dintr-o bază de date, care aparŃin
aceleiaşi clase, alcătuiesc o colecŃie. Manevrarea obiectelor unei baze de date se
realizează în funcŃie de proprietăŃile şi metodele ataşate acestora. EvoluŃia şi
comportarea obiectelor într-un context previzibil sunt caracterizate de evenimente.
Evenimentele determină metodele prin care obiectele accesate conduc la
îndeplinirea scopului urmărit în etapa de creare şi utilizare a bazei de date.
DiferenŃa dintre o bază de date şi o aplicaŃie este dată de modul în care
proiectantul leagă obiectele bazei de date într-un sistem coerent, care să permită
utilizatorului să se orienteze asupra sarcinilor de serviciu care trebuie rezolvate şi
nu asupra aplicaŃiei sau sistemului folosit pentru dezvoltarea ei. Într-o bază de
date, obiectele execută acŃiunile prevăzute de proiectant, prin mecanismele puse la
dispoziŃie de sistemul de calcul, în funcŃie de apariŃia unor evenimente previzibile.
5.1. Etapele proiectării unei baze de date

Pentru a avea o vedere generală asupra realizării şi utilizării unei
baze de date trebuie cunoscute etapele necesare pentru elaborarea unei baze
de date. Acestea sunt:
a) Analiza problemei de rezolvat, finalizată prin realizarea unui model
informaŃional al sistemului studiat, cuprinde:
a.1. Stabilirea scopului şi definirea precisă a temei
a.2. Identificarea entităŃilor şi precizarea legăturilor dintre
acestea
a.3. Precizarea datelor de intrare, a modului de operare şi de
prezentare a rezultatelor.
b) Proiectarea bazei de date, pe baza modelului elaborat în etapa

precedentă; în această etapă se definesc proprietăŃile obiectelor,
evenimentele la care trebuie să răspundă obiectele şi modalităŃile de
răspuns, prin:
b1. Proiectarea obiectelor bazei de date
b2. Proiectarea interfeŃei utilizator-aplicaŃie
b3. Proiectarea interacŃiunilor dintre obiectele bazei de date
c) Realizarea efectivă a bazei de date, cu obiectele caracterizate având
structura şi proprietăŃile prevăzute în proiect. În această etapă se
realizează efectiv obiectele proiectate, apoi se programează şi se
testează aplicaŃia.
c.1. Crearea fişierului bazei de date;
c.2. Crearea obiectelor şi testarea lor;
c.3. Utilizarea şi testarea bazei de date.
Unul dintre elementele esenŃiale ale unei baze de date este tabelul. Un
tabel este un obiect al bazei de date destinat păstrării datelor în care datele sunt
organizate pe linii şi coloane. Liniile, sau rândurile, conŃin informaŃii despre
fiecare exemplar al entităŃii, iar coloanele reprezintă caracteristicile sau atributele
entităŃilor respective. Pentru liniile unui tabel se mai foloseşte termenul de
înregistrări, iar pentru coloane, termenul de câmpuri. Rezultă că un tabel dintr-o
bază de date, conŃine două tipuri de informaŃii:
• InformaŃii privitoare la structura tabelului care descriu modul de
alcătuire şi de organizare al tabelului şi,
• Date propriu-zise, care constituie elementul de bază, tratat şi
determinat de scopul propus al bazei de date.
Structura tabelului cuprinde informaŃii despre numărul, tipul de date şi
proprietăŃile câmpurilor, informaŃii care sunt stabilite în faza de proiectare a bazei
de date. Pentru proiectarea bazei de date, a tabelelor aferente şi a câmpurilor
trebuie precizate anumite informaŃii. Astfel, după definirea numelui tabelului se
precizează câmpurile şi proprietăŃile acestora. Fiecare câmp are un nume şi un set
de proprietăŃi care controlează modul în care se memorează, manevrează şi
afişează datele din câmp.
Atunci când se creează un tabel se stabilesc câmpurile ale căror valori
identifică unic înregistrările din tabel. Aceste câmpuri se numesc chei primare.
Cheile primare trebuie stabilite astfel încât să nu accepte valori sau nume
duplicate, dimensiunea câmpului să fie minimală, întrucât această caracteristică
afectează viteza de operare în baza de date, iar numele atribuit trebuie să fie uşor
de reamintit.
Indexul este un obiect creat pentru un tabel pentru a înlesni găsirea
anumitor înregistrări şi grăbirea sortării acestora.
Într-o bază de date informaŃiile sunt memorate în mai multe tabele. Dacă
5. Elaborarea bazelor de date 105
baza de date este de tip relaŃional atunci este posibilă asocierea rapidă şi extragerea
informaŃiilor înrudite, memorate în tabele separate. Într-o astfel de situaŃie,
tabelele trebuie să fie corelate. Această asociere este posibilă dacă se definesc
aceste corelaŃii în faza de proiectare a bazei de date.
Pentru ca aceste asocieri să fie posibile, fiecare tabel trebuie să conŃină un
câmp sau mai multe care, prin informaŃiile pe care le cuprinde, să identifice în mod
unic fiecare înregistrare din tabel. Aceste câmpuri poartă numele de cheie primară
a tabelului şi sunt folosite pentru asocierea datelor din mai multe tabele. Corelarea
tabelelor se realizează prin introducerea unor câmpuri cu acelaşi nume şi de acelaşi
tip de date în fiecare dintre tabelele pe care dorim să le corelăm. Câmpurile
comune, prin care se face corelarea, sunt denumite cheie primară pentru un tabel
şi, respectiv cheie externă pentru celălalt. Este recomandabil ca numele acestor
câmpuri să fie identic în toate tabelele corelate iar tipurile să fie compatibile
pentru ca corelaŃiile între tabele să poată fi realizate în mod automat.
Calculatoarele se utilizează la înmagazinarea şi exploatarea volumelor
mari de informaŃii. Începând cu anul 1948 s-au făcut numeroase studii, cercetări şi
experimente privind stocarea datelor, iar de-a lungul timpului s-au utilizat mai
multe modele, arhitecturi şi tehnologii privind bazele de date.
5.2. Definirea datelor

Conceptele utilizate la definirea datelor sunt entitatea, atributul şi valoarea.
Aceste concepte sunt legate între ele, o entitate având mai multe atribute, iar
atributelor li se asociază o mulŃime de valori.
Prin entitate înŃelegem un obiect concret sau abstract reprezentat prin
proprietăŃile sale.
Orice proprietate a unui obiect poate fi exprimată printr-o pereche
(ATRIBUT, VALOARE). Exemplu: "autoturismul Dacia are culoare albă A13",
unde "culoare" este atributul, iar "albă A13" valoarea.
O entitate se poate exprima prin mai multe proprietăŃi, deci mai multe
perechi de forma (ATRIBUT, VALOARE). De exemplu, o persoană poate fi
reprezentată prin mulŃimea de perechi: (NUME, POPESCU); (VÂRSTA, 25);
(SEX, MASCULIN); (PROFESIE, INGINER); (SALARIU, 3.000.000).
MulŃimea atributelor NUME, VÂRSTA, SEX, PROFESIE, SALARIU
poate fi asociată mai multor PERSOANE şi de aceea atributul nu caracterizează
doar o entitate, ci poate caracteriza o clasă de entităŃi numită entitate grup.
Deoarece toate elementele unei entităŃi grup se caracterizează prin aceeaşi mulŃime
de atribute (caracteristici), se poate spune că entităŃile din cadrul unei entităŃi grup
sunt de acelaşi tip.
Fiecare atribut e caracterizat de natura valorilor pe care le poate lua.
Astfel, un atribut este de tip numeric dacă valorile sale sunt numerice, alfanumeric
dacă valorile sale sunt şiruri de caractere etc. În general, un atribut are valori
elementare, dar pot exista şi situaŃii de atribute compuse, formate prin

concatenarea mai multor atribute. Există atribute ce identifică în mod unic o
entitate, numite atribute cheie dar pot exista şi atribute ce nu identifică unic o
entitate.
Un alt concept utilizat este cel de dată. Data este un mod de reprezentare a
informaŃiei, accesibil unui anumit procesor (om, program, calculator); cu acest
model se operează pentru a obŃine noi informaŃii despre fenomenele şi procesele
lumii reale.
O dată care este indivizibilă în raport cu informaŃia pe care o reprezintă,
dar şi în raport cu modul de prelucrare se numeşte dată elementară sau scalară. Mai
multe date elementare formează o dată compusă.
5.3. RelaŃii între date

Între date există diverse legături (relaŃii). Între datele ce aparŃin unor tipuri
de entităŃi pot exista două categorii de legături:
1. legătura definită prin apartenenŃa datelor la entitate;
2. legăturile dintre entităŃile de acelaşi tip sau de tipuri diferite.
Exemple:
1. Fie A mulŃimea persoanelor ce lucrează într-o societate comercială.
Între datele acestei mulŃimi se pot stabili relaŃii de tipul:
x are aceeaşi profesie cu y;
x este soŃia lui y;
x are salariul mai mare decât y;
x este mai în vârstă decât y.
2. Fie B mulŃimea judeŃelor Ńării. Între datele acestei mulŃimi pot exista
relaŃii de tipul:
x este vecin cu y şi y este vecin cu x;
x are suprafaŃa mai mare decât y;
x are mai multe oraşe decât y etc.
3. Fie C mulŃimea produselor finite ale unei societăŃi. Între datele ce
caracterizează aceste produse există relaŃia de tipul:
x intră în componenŃa lui y;
x este mai ieftin decât y;
x este mai util decât y etc.
4. Fie două clase de entităŃi: PRODUSE şi BENEFICIARI. Între datele
acestor două clase de entităŃi pot exista următoarele relaŃii:
• mulŃime de legături R1 între entităŃile clasei PRODUSE, date de faptul
că un produs poate intra în alcătuirea altui produs;
• mulŃime de legături R2 între clasele de entităŃi PRODUSE şi

BENEFICIARI, date de faptul că un produs poate fi livrat unuia sau mai multor
beneficiari iar un beneficiar poate primi unul sau mai multe produse.
Fie A mulŃimea datelor despre salariaŃii unei firme. Spunem că relaŃia are
aceeaşi profesie cu asociază fiecărui salariat din mulŃimea A pentru toŃi cei care au
aceeaşi profesie, cu condiŃia să facă parte tot din A. Astfel, se pune în evidenŃă o
mulŃime de perechi ordonate (x,y) cu proprietatea că elementelor x li se asociază
elementele y prin relaŃia "are aceeaşi profesie cu". Aceasta se poate reprezenta
astfel:
R = {(x,y)∈AxA/ x,y∈A şi "x are aceeaşi profesie cu y"} .
Fie A o colecŃie oarecare, nevidă, de date. Se numeşte relaŃie binară pe A o

submulŃime R a produsului cartezian AxA care îndeplineşte o proprietate
(legătură).
Numim elemente asociate prin relaŃia R acele elemente x,y pentru care
(x,y)∈R. Dacă (x, y)∈R spunem că "x este asociat lui y prin relaŃia R" sau "x este
în relaŃia R cu y" fapt care se simbolizează prin x R y.
ProprietăŃi ale relaŃiei binare dintre date.
1. O relaŃie R pe mulŃimea A este reflexivă dacă pentru (∀) x∈A, avem x R
x. Exemplu: x = x pentru ∀ x∈A.
2. Fie A o mulŃime de date. Spunem că o relaŃie R pe mulŃimea A este
simetrică dacă pentru (∀) x,y ∈A, şi xRy implică şi yRx. Exemplu: Fie A mulŃimea
judeŃelor Ńării: x este vecin y rezultă că y este vecin cu x.
antisimetrică dacă pentru (∀ x ,y∈A cu proprietatea că xRy şi yRx, implică x=y.
Exemplu: x⊂y şi y⊂x →x = y
tranzitivă dacă pentru (∀) x ,y ,z ∈A cu proprietatea că xRy şi yRz, atunci xRz.
Exemplu: Dacă produsul x intră în componenŃa lui y şi y intră în
componenŃa lui z, atunci x intră în componenŃa lui z.
DefiniŃie Fie A o mulŃime de date. O relaŃie binară R definită pe A se
numeşte relaŃie de echivalenŃă dacă este reflexivă, simetrică şi tranzitivă.
DefiniŃie Fie A o colecŃie de date. Dacă pentru (∀) x ,y∈A, cu proprietatea
că xRy sau yRx, spunem că relaŃia dintre elementele colecŃiei este de ordine
totală.
DefiniŃie Fie A o mulŃime de date. Dacă o relaŃie binară R, definită pe A

este reflexivă, asimetrică, tranzitivă, atunci relaŃia R este o relaŃie de ordine.
DefiniŃie Fie A o mulŃime de date. Dacă o relaŃie binară R, definită pe A
este reflexivă şi tranzitivă, atunci relaŃia R este o relaŃie de preordine.
Modelul relaŃional are la bază conceptul de relaŃie definit în teoria
matematică a mulŃimilor ca fiind o submulŃime a produsului cartezian al mai
multor mulŃimi:
Familia de mulŃimi pe care este definită relaŃia se numeşte domeniu, iar
dacă M1=M2=...=Mn, relaŃia este omogenă. Numărul n se numeşte gradul relaŃiei
(paritatea relaŃiei), un element al relaŃiei t=(m1, m2, ... , mn) este numit tuplu, iar
numărul de tupluri indică cardinalul relaŃiei.
Domeniul este o noŃiune mai cuprinzătoare decât atributul, reprezentând
mulŃimea tuturor valorilor posibile care definesc o anumită proprietate a unui
obiect, spre deosebire de atribut, care reprezintă mulŃimea valorilor existente la un
moment dat în coloana pe care o desemnează în cadrul relaŃiei. Într-o relaŃie pot
exista mai multe atribute care iau valori în aceleaşi domenii.
RelaŃiile se reprezintă într-o formă simplă prin tabele, supuse următoarelor
restricŃii:
• în fiecare coloană toate valorile sunt de acelaşi fel;
• fiecare valoare este un număr sau un şir de caractere (nu trebuie să fie
grup sau ansamblu);
• ordinea liniilor în tabel nu este predefinită şi nu sunt admise duplicate;
• coloanele sunt identificate prin nume distincte care reprezintă
atributele relaŃiei.
Prelucrarea relaŃiilor se face prin algebra relaŃională sau calculul relaŃional
pe tuplu sau domeniu.
Operatorii relaŃionali se pot grupa în operatori de bază, care pot genera
toată clasa operatorilor relaŃionali, şi operatori auxiliari. Operatorii relaŃionali de
bază se împart în operatori de asamblare şi operatori unari.
Operatorii de asamblare sunt operatori binari, care primesc la intrare
două relaŃii şi generează la ieşire o singură relaŃie. Aceştia sunt: reuniunea,
diferenŃa şi produsul cartezian, care au aceeaşi semnificaŃie ca şi în teoria
mulŃimilor.
În concluzie, având în vedere cele prezentate mai înainte, putem spune că
proiectarea unei baze de date relaŃionale urmăreşte atingerea a două obiective:
a) eliminarea dependenŃelor redundante prin aflarea acoperirii minime a
mulŃimii acestora;
b) eliminarea anomaliilor de actualizare prin alegerea unei descompuneri a
schemei iniŃiale care să conserve dependenŃele şi să fie fără pierderi.
5.4. Structuri de date

Tipurile de structuri de date întâlnite în sistemele informatice se
diferenŃiază în funcŃie de sistemul informaŃional şi de tehnologiile de prelucrare a
datelor utilizate.
Structura de date este definită ca o colecŃie de date între care s-au stabilit
relaŃii care conduc la un anumit mecanism de selecŃie şi identificare a
componentelor.
MulŃimea de date asociată structurii poate fi alcătuită din datele unui tip
sau mai multor tipuri de entităŃi. Componentele structurii pot fi individualizate şi
identificate prin nume (identificator) sau prin poziŃia pe care o ocupă în structură
(în raport cu ordinea specificată).
Dacă localizarea unei componente se face prin parcurgerea tuturor
componentelor care se află înaintea sa în ordinea specificată, atunci structura are
un acces secvenŃial.
Dacă o componentă din structură poate fi selectată fără a Ńine seama de
celelalte componente, atunci structura are un acces direct.
Componentele unei structuri de date pot fi date elementare sau pot fi ele
însele structuri de date.
Asupra unei structuri de date se pot efectua o multitudine de operaŃii care
se referă la valori şi/sau la structură, dintre care cele mai frecvent folosite sunt:
• crearea (memorarea datelor în forma iniŃială pe suportul de memorie);
• consultarea (accesul la componentele structurii în vederea prelucrării
valorilor);
• actualizarea (schimbarea stării structurii prin adăugarea, ştergerea unor
elemente, modificarea valorii unor elemente, modificarea relaŃiilor dintre
elemente);
• sortarea (aranjarea elementelor unei structuri după anumite criterii);
• ventilarea (spargerea structurii în două sau mai multe structuri);
• fuzionarea (formarea unei noi structuri din două sau mai multe
structuri);
• copierea;
• interclasarea etc.
OperaŃiile la care poate fi supusă o structură de date şi eficienŃa cu care
acestea pot fi realizate, depind în mare măsură de relaŃiile între datele materializate
pe suportul de memorie.
Toate structurile de date care au aceeaşi organizare şi sunt supuse aceloraşi
operaŃii formează un anumit tip de structură de date.
O structură de date este o mulŃime ordonată de date între care s-au stabilit
anumite relaŃii iar operarea cu elementele structurii se foloseşte un grup de
operatori, cu o anumită semantică.
5.4.1. Clasificarea structurilor de date

După tipul componentelor, structurile se clasifică în:
• structuri omogene, în care componentele sunt de acelaşi tip;
• structuri eterogene, în care componentele aparŃin unor tipuri diferite.
Dacă o structură se poate descompune în structuri de acelaşi tip, atunci structura
este recursivă.
După posibilitatea de modificare a valorilor şi/sau structurii, avem:
• structuri statice, care pe tot parcursul existenŃei lor au acelaşi număr de
componente în aceeaşi ordine;
• structuri dinamice, care permit modificarea valorilor şi/sau structurii
prin aplicarea operatorilor. Aceste structuri pot avea un număr nelimitat de
componente şi de aceea se mai numesc structuri de cardinalitate infinită. Structura
statică se consideră, ca având cardinalitate finită.
Din punct de vedere a nivelului de structurare a datelor întâlnim:
• structura logică, ce se referă la modul de ordonare al datelor, operatorii
de tratare a datelor;
• structura fizică, ce se referă la modul de implementare, de reprezentare
efectivă în memoria internă sau externă.
Clasificarea în structuri fizice şi dinamice se referă, în principal la
structurile fizice de date. Din acest punct de vedere, alocarea memoriei pentru o
structură statică este o alocare statică, atât pentru componente cât şi pentru
structură. Pentru o structură dinamică, alocarea este dinamică atât la nivelul
întregii structuri cât şi la nivelul componentelor.
În organizarea datelor trebuie definită atât structura logică cât şi structura
fizică, cele două nivele condiŃionându-se reciproc.
5.4.2. Structuri de date

Principalele tipuri de structuri (logice) de date sunt:
• structura punctuală;
• structura liniară;
• structura arborescentă;
• structura reŃea;
• structura relaŃională.
Dintre acestea, structurile de bază sunt cea liniară şi cea arborescentă, prin
combinarea cărora se pot construi structuri oricât de complexe.
Structura punctuală este reprezentată de o entitate grup izolată. De
exemplu, tipul de entitate PERSOANA. Considerând că nu există relaŃii explicite
între realizările de entitate, acest tip de entitate luat singular reprezintă structura
punctuală.
Structura liniară. Dacă între elementele unei colecŃii de date există o
a) structură liniară simplă
b) structură inelară
Fig. 5.1. Structură liniară de date
relaŃie de ordine totală structura definită este liniară. Acest tip de structură are
următoarele proprietăŃi (fig. 5.1,a):
1. Cardinalul mulŃimii elementelor iniŃiale (maximale) este egal cu 1.
Card (M(D))=1.
2. Cardinalul mulŃimii elementelor terminale (minimale) este egal cu 1.
Card (m(D))=1;
3. Orice element neterminal are un succesor imediat unic;
4. Primul element nu are predecesori;
5. Ultimul element nu are succesori;
6. Dacă există un cuplu în relaŃie (u, p) format din ultimul element u şi
primul element p, structura liniară este inelară sau circulară (fig. 5.1,b).
7. RelaŃiile stabilite între date sunt de tipul 1 la 1;
8. În cazul în care componentele unei structuri liniare sunt structuri
arborescente, avem o structură liniară cu elemente structurate arborescent;
9. Când componentele unei structuri liniare sunt structuri reŃea, întâlnim o
structură liniară cu elemente structurate reŃea.
Structura arborescentă (ierarhică sau descendentă). Dacă între
elementele unei colecŃii de date există o relaŃie de ordine, spunem că structura
acestei colecŃii de date este o structură arborescentă.
Acest tip de structură are următoarele proprietăŃi:
1) Există un element unic, numit rădăcina arborelui.
2) Orice nod diferit de rădăcină are un predecesor imediat unic.
3) Orice nod neterminal are un număr finit de succesori imediaŃi.

4) RelaŃiile stabilite între noduri sunt de tipul 1 la m.
O succesiune de noduri (ai1 ,ai2 , ••• ,ain ) în care pentru (∀)aik , k≠n, ai,k+1
este un succesor imediat al lui ai,k se numeşte drum de lungime n-1 de la nodul ai1
la nodul ain.
Drumul de lungime maximă constituie înălŃimea arborelui. Un arbore
ordonat de gradul 2 se numeşte arbore binar (fig. 5.1,a). Un arbore care are ordinul
superior lui 2 se numeşte multicăi (fig. 5.1,b). Un arbore este echilibrat dacă
diferenŃa dintre drumurile de la rădăcină la orice nod terminal este cel mult 1.
b) arbore multicăi stratificat

Fig. 5.2. Arbori de date
O structură arborescentă care are elemente structurate arborescent

formează o structură arborescentă cu elemente structurate arborescent. O structură
arborescentă care are elementele structurate în reŃea formează o structură (listă)
arborescentă cu elemente structurate în reŃea. Există şi o structură arborescentă cu
elemente structurate liniar.
Structura reŃea. Dacă între elementele unei colecŃii de date există o
relaŃie de preordine, atunci structura acestei colecŃii de date este o structură reŃea.
Aceasta are următoarele proprietăŃi:
1) O reŃea este un graf în care între două noduri există legături
bidirecŃionale;
2) Un nod are mai mulŃi predecesori şi el însuşi poate fi predecesor pentru
propriul său predecesor. Apar astfel în reŃea cicluri. Un ciclu este un drum în care
nodul iniŃial este acelaşi cu nodul final.
3) Cardinalul mulŃimii elementelor (nodurilor) iniŃiale este mai mare sau
egal cu 1, Card (M(D)) > 1;
4) Cardinalul mulŃimii elementelor (nodurilor) finale este mai mare sau
egal cu 1, Card (m(D)) > 1;
5) Între elementele reŃelei se stabilesc relaŃii de tipul m la n. O reŃea este
denumită "simplă" dacă pentru orice cuplu (a,b)∈R =>(b,a) g R. În caz contrar,
reŃeaua este complexă. Într-o reŃea simplă nu există cicluri.
5.4.3. Structura relaŃională

Structura relaŃională este formată din mai multe tabele (relaŃii, tablouri) de
date elementare, fără o legătură aparentă între ele, componentele unei tabele fiind
aduse într-una din cele cinci forme normale (fig.5.3). O formă normală este starea
în care se află structura tabelului, în funcŃie de cerinŃele impuse. OperaŃiile pe
aceste structuri sunt realizate cu operatori relaŃionali din algebra relaŃională.
5.5. Modele de date

Pentru cunoaşterea sistemelor informatice reale şi prelucrarea datelor cu
ajutorul calculatorului este necesară modelarea acestei realităŃi.
Definirea unui model de date presupune precizarea şi identificarea
următoarelor trei elemente:
• structura modelului;
• operatorii care acŃionează asupra structurilor de date;
• restricŃiile pentru menŃinerea corectitudinii datelor, numite şi reguli de
integritate.
Descrierea structurii modelului presupune:
Definirea obiectelor (entităŃilor) şi a caracteristicilor asociate utilizează
următoarele elemente generice:
a) reŃea simplă cu intrare şi ieşire
b) reŃea complexă
Fig. 5.3. ReŃele de date
PERSOANE
MARCĂ NUME PRENUME SEX VÂRSTĂ PROFESIE
Fig. 5.4. Tabelă de date

• Câmpul (cel mai mic element al structurii care poate fi identificat în

scopul prelucrării),
• Grupul simplu sau compus (un set format din mai multe câmpuri şi/sau
grupuri) şi,
• Înregistrarea care este un ansamblu de câmpuri şi grupuri, constituind
totodată şi elementul generic al structurii.
Stabilirea relaŃiilor între obiecte. RelaŃia între înregistrări aparŃinând unui
singur obiect independent sau la două sau mai multe obiecte independente se
materializează într-o legătură între o realizare a înregistrării părinte şi una sau mai
multe realizări ale înregistrării fiu. Realizările înregistrărilor de tip fiu formează o
clasă de echivalenŃă (fig. 5.4).
Formalizarea relaŃiilor între înregistrări în cadrul unui model de date are ca
scop reducerea redundanŃei datelor. RelaŃia între înregistrări poate pune în
evidenŃă două tipuri de legături:
a) legături orizontale care permit localizarea claselor de echivalenŃă (liste
înlănŃuite);
b) legături verticale care permit localizarea înregistrării părinte.
Legătura dintre obiecte (entităŃi) poartă denumirea de asociere. Legăturile
dintre două entităŃi pot fi de trei tipuri:
Fig. 5.5. Exemplu de legături între înregistrări
Legături "unu la unu" (1→1). De exemplu, relaŃia dintre apartamentele

închiriate din fondul locativ de stat şi chiriaşi. Un apartament este închiriat unui
singur chiriaş, iar un chiriaş poate beneficia de un singur apartament cu chirie.
(fig. 5.6).
Legătura "unu la mulŃi"

(1→n). De exemplu, un elev poate face
parte dintr-o singură clasă, o clasă poate
avea mai mulŃi elevi. Structura este de
tip arborescent (fig. 5.7).
Legătura de tipul "mulŃi la
mulŃi" (m→n), întâlnită când un produs
este achiziŃionat de mai mulŃi clienŃi şi
un client poate achiziŃiona mai multe
produse. Această structură este de tip
reŃea (fig. 5.8). Fig. 5.6. Exemplu de legătură de tipul
„unu la unu"
Fig. 5.7. Legătură de tipul „unu la mulŃi"
1. Operatorii care acŃionează asupra structurilor de date reprezintă cel de

al doilea element al unui model de date. Aceşti operatori pot fi de citire, memorare,
modificare, joncŃiune etc.
2. Regulile de integritate, cel de-al treilea element al unui model de date
sunt restricŃii menite să asigure menŃinerea corectitudinii datelor.
3. În funcŃie de modul în care se definesc elementele amintite, modelele
de date se împart în:
∗ modele ierarhice sau arborescente;
∗ modele reŃea;
∗ modele relaŃionale;
∗ modele orientate obiect.
5.6. ConcepŃia şi realizarea unei baze de date

La realizarea unei baze de date există trei modele de percepŃie ale acesteia:
∗ modelul extern, corespunzător utilizatorilor, care îşi exprimă cerinŃele
informaŃionale prin scheme externe;
∗ modelul conceptual, corespunzător administratorului bazei de date, care

se concretizează în schema conceptuală;
∗ modelul intern, corespunzător programatorului, care realizează
reprezentarea datelor pe suportul fizic.
Cel mai adesea, schema conceptuală se obŃine pe baza schemelor externe,
elaborate de utilizatori, prin eliminarea redundanŃelor şi „rafinarea" acestora.
Trecerea de la schema conceptuală la cea internă se face prin intermediul
limbajelor de descriere a datelor, care sunt incluse în SGBD-uri. Un model de date
presupune un limbaj de descriere a realităŃii, în timp ce o schemă este o descriere a
caracteristicilor unui sistem informatic după un model dat.
5.6.1. Modelul extern (utilizator)

La nivel extern, fiecare grup de lucru care manipulează datele se bazează
pe o anumită descriere a acestora, care corespunde felului în care grupul vede baza
de date în programele sale de aplicaŃii. Dacă la nivelurile conceptual şi intern,
schemele descriu o bază de date, la nivel extern ele reflectă datele care prezintă
interes pentru un utilizator sau pentru un grup de utilizatori.
Există, aşadar, mai multe scheme externe, dar numai o singură schemă
conceptuală şi numai una internă. O schemă externă poate fi definită de un grup de
utilizatori şi este posibil să se construiască scheme externe pentru subgrupuri ale
grupului considerat.
5.6.2. Modelul conceptual

Nivelul conceptual este nivelul care reflectă datele structurate astfel încât
acestea pot fi preluate şi prelucrate cu un SGBD.
Schema care stă la baza modelului conceptual care permite definirea
proprietăŃilor elementare ale obiectelor, gruparea acestora, în funcŃie de criterii
stabilite şi precizarea relaŃiilor dintre ele. Sunt definite regulile de care trebuie să
se Ńină seama în manipularea datelor existente.
În proiectarea bazelor de date, la nivel conceptual, se pot utiliza mai multe
modele, dintre care cel mai frecvent utilizat în ultima vreme este modelul Entitate-
Atribut-CorespondenŃă (EAC).
Modelul EAC abstractizează lumea reală şi o transpune în agregări de date
elementare, numite entităŃi, şi în legături între entităŃi, denumite corespondenŃe
(sau asocieri). O entitate corespunde unui obiect, identificat prin nume (factură,
produs finit, furnizor, client etc.). Un tip de entitate cuprinde ansamblul de entităŃi
constituite din date de acelaşi fel. Tipurile de date agregate sunt denumite generic
atribute şi definesc proprietăŃile obiectelor studiate.
O entitate este un model de obiect identificat în lumea reală - material (o
persoană, un lucru etc.), imaterial (un eveniment) sau abstract - al cărui tip este
definit de un nume şi de o listă de proprietăŃi (atribute).
Un atribut se defineşte ca proprietatea unei entităŃi sau a unei

corespondenŃe, caracterizată prin nume şi tip. Fiecare atribut care a fost selecŃionat
la definirea conŃinutului unei entităŃi este o caracteristică semnificativă pentru
domeniul studiat, iar mulŃimea realizărilor (valorilor) unui atribut se numeşte
domeniu.
Realizarea unei entităŃi este mulŃimea formată din câte o valoare pentru
fiecare atribut al entităŃii.
Există atribute care necesită valori „nule" ale altor atribute cu care sunt
relaŃionate, fapt care trebuie să fie luat în considerare la proiectarea bazei de date.
Valorile fiecărui atribut component a ceea ce numim generic entitate alcătuiesc o
realizare (instanŃiere) a entităŃii respective.
Spunem că există o dependenŃă funcŃională între două atribute
(proprietăŃi) când unei valori a unei proprietăŃi îi corespunde o singură valoare a
altei proprietăŃi. Putem avea dependenŃă funcŃională între identificatorii a două
entităŃi.
Identificatorul unei entităŃi este atributul (sau grupul de atribute şi roluri) a
cărui realizare (valoare) caracterizează în mod unic o realizare a entităŃii. În
reprezentarea grafică, de regulă, identificatorul se subliniază cu o linie continuă.
În cazul identificatorilor compuşi dintr-un grup de atribute sau roluri,
trebuie să nu existe un subgrup care să poată îndeplini rolul de identificator, adică
numărul de elemente componente ale identificatorului trebuie să fie minim.
Aceasta se poate asigura prin verificarea dependenŃelor funcŃionale dintre
componentele identificatorului respectiv.
O corespondenŃă sau asociere reprezintă o legătură logică între două sau
mai multe realizări de entităŃi. La nivelul limbajului natural, este definită printr-un
verb. O corespondenŃă (asociere) poate avea proprietăŃi particulare, date de
atribute specifice.
Rolul unei entităŃi este un nume care desemnează modul de participare a
entităŃii la o asociere. Identificarea asocierilor se realizează prin rolurile entităŃilor
participante, deci, concret, cu ajutorul identificatorilor entităŃilor participante.
MulŃimea entităŃilor care participă la o asociere formează colecŃia acesteia,
iar numărul acestora defineşte dimensiunea asocierii.
O corespondenŃă între realizări diferite ale aceleiaşi entităŃi se numeşte
asociere reflexivă, caz în care este recomandată precizarea rolurilor fiecărei
entităŃi în cadrul asocierii.
O entitate poate participa la mai multe corespondenŃe; în acelaşi timp, pot
exista mai multe asocieri între aceleaşi entităŃi. Un subansamblu de entităŃi ale
aceluiaşi tip de entitate formează un subtip al entităŃii respective cu proprietăŃi
specifice. Reguli pentru stabilirea entităŃilor şi asocierii lor:
∗ o asociere nu poate exista decât o singură dată între aceleaşi entităŃi;
∗ numele entităŃilor, corespondenŃelor, rolurilor, atributelor trebuie să fie

unice în modelul conceptual şi în baza de date.
Conceptele prezentate sunt utilizate în modelarea diferitelor situaŃii
descrise în limbaj natural. În exemplul următor este ilustrată abstractizarea unui
ansamblu de date, extras din limbajul natural, aplicând modelul EAC.
Se ştie că o factură poate cuprinde mai multe articole livrate dar, în mod
obligatoriu, va conŃine cel puŃin un articol. De asemenea, într-o anumită perioadă
de timp, un articol poate să nu fie comandat de clienŃi sau poate fi solicitat de mai
mulŃi dintre aceştia. În proiectarea bazei de date trebuie să se Ńină seama şi de
faptul că un cod de produs finit trebuie să se regăsească printre codurile articolelor
facturate.
Informatizarea unora dintre aspectele sistemelor economice presupune
cunoaşterea câtorva reguli de gestiune, care reies în urma studiului efectuat asupra
domeniului. Pe baza regulilor de gestiune se stabilesc restricŃiile modelului,
asigurându-se astfel integritatea, securitatea şi coerenŃa datelor.
Descrierea semnificaŃiei datelor se concretizează în dicŃionarul de date.
Pe baza regulilor de gestiune se stabilesc cardinalităŃi sau conectivităŃi
între realizările atributelor din entităŃi şi cele ale proprietăŃilor din asocieri
(corespondenŃe). Acestea exprimă maniera de participare a valorilor atributelor din
entităŃi la fiecare apariŃie de valori din asocieri. Putem vorbi despre o conectivitate
minimă (0 sau 1) şi una maximă (1 sau n).
La realizarea modelului conceptual este necesar să se Ńină seama şi de
regulile pe care datele trebuie să le respecte permanent. Acestea se numesc
restricŃii de integritate (RI).
Exemple de RI:
• eliminarea redundanŃelor (repetărilor) şi a omonimelor în denumirea
entităŃilor, atributelor, corespondenŃelor;
• valorile atributelor cu rol de identificator trebuie să fie unice şi nenule;
• în cazul asocierilor, orice realizare a acestora impune existenŃa
realizărilor entităŃilor participante (este vorba de integritate referenŃială);
• cardinalităŃile minime şi maxime se stabilesc pe baza regulilor de
desfăşurare a activităŃii în sectorul vizat;
• respectarea unor restricŃii de domeniu, cum ar fi:
• data_facturii să nu fie anterioară datei curente;
• mărimea articolelor de încălŃăminte să fie cuprinsă într-un interval dat;
• respectarea corelaŃiilor între valorile atributelor din entităŃi diferite sau
între cele din entităŃi şi din asocieri; de exemplu, cantitate_facturată să satisfacă
relaŃia cantitate_facturată + 20 >= cantitate_în_stoc, pentru fiecare articol
facturat;
• în cazul identificării entităŃilor prin intermediul rolurilor asumate de
alte entităŃi într-o asociere, corespondenŃa respectivă trebuie să nu fie ciclică, apoi
cardinalităŃile entităŃii identificate să fie 1,1 , iar ale celei identificator, 0,1 sau 1,1;
În funcŃie de situaŃia analizată, o anume entitate poate avea mai multe
roluri:
• incluziunea de roluri: un rol al entităŃii într-o asociere impune un alt
rol al său într-o a doua asociere.
• excluziunea de roluri apare în situaŃia în care roluri ale aceleiaşi
entităŃi se exclud reciproc;
• egalitatea de roluri desemnează o restricŃie de incluziune reciprocă
între două roluri ale aceleiaşi entităŃi.
În mod asemănător se stabilesc şi restricŃiile de incluziune, excluziune şi
egalitate de asocieri - dacă există - care vizează atât asocierea (toate rolurile dintr-
o asociere), cât şi toate entităŃile participante.
5.6.3. Modelul intern (fizic)

Acest model corespunde structurii în care sunt stocate datele în interiorul
calculatorului. Acest model cuprinde tabelele (fişierele) conŃinute (nume,
organizare, localizare etc.), componentele fiecărui fişier (lungime, câmpuri, plasare
a acestora în cadrul fişierului), căile de acces la componentele tabelelor (indecşi,
relaŃii, legături între tabele).
În cadrul acestui model sunt cuprinse cerinŃele privind asigurarea
protecŃiei datelor, atât din punct de vedere a conŃinutului câmpurilor din tabele
(verificarea şi validarea valorilor câmpurilor la introducere, evitarea ştergerii, din
greşeală sau din rea-voinŃă, a datelor importante, cu secvenŃe de program special
concepute), cât şi în ceea ce priveşte accesul utilizatorilor la baza de date
(stabilirea drepturilor de acces trebuie să se facă Ńinând cont de rolul, funcŃia şi
sarcinile fiecărui utilizator).
5.7. Programarea prelucrării datelor

Analiza unui sistem economic şi elaborarea unui model al datelor, prin
colaborarea nivelelor utilizator, administrator şi programator permite definirea
entităŃilor şi a relaŃiilor dintre acestea.
Reprezentarea standard a datelor într-o bază de date este asemănătoare cu
cea a datelor dintr-o foaie de calcul tabelar - o matrice bidimensională de linii şi
coloane şi există câteva elemente ale bazei de date care sunt similare, ca aspect şi
mod de utilizare, cu cele ale unei foi de calcul tabelar.
O diferenŃă esenŃială între cele două aplicaŃii este că într-un tabel oarecare
dintr-o bază de date este greu să găsiŃi două înregistrări identice. Aceasta se
datorează faptului că majoritatea bazelor de date bine proiectate impun condiŃia ca
într-un tabel cel puŃin un câmp să conŃină valori unice (distincte) pentru fiecare
înregistrare. Într-o foaie de calcul tabelar, această condiŃie s-ar traduce astfel: cel
puŃin o coloană să conŃină valori diferite pe fiecare linie. Într-o foaie de calcul,
această condiŃie poate fi îndeplinită cu totul întâmplător, dar într-o bază de date,
condiŃia este mai mult decât necesară. Câmpul care are această proprietate este
numit cheie şi oferă într-adevăr soluŃia prin care un program de baze de date
validează datele şi menŃine integritatea datelor.
Din păcate, dacă un tabel dintr-o bază de date este folosit în mod similar
cu o foaie de calcul tabelar, nu este cu nimic mai bun decât aceasta (lucru valabil
în majoritatea aplicaŃiilor). În plus, este mai greu de lucrat" cu această foaie de
calcul în format tabelar, pentru că multe câmpuri sunt afişate dincolo de marginea
ecranului.
La fel ca majoritatea aplicaŃiilor de calcul tabelar, programul Microsoft
Excel vă permite să organizaŃi mai multe foi de calcul într-un registru de calcul. În
mod obişnuit, împărŃiŃi o foaie de calcul mare în mai multe foi de calcul separate,
care pot fi controlate mai uşor, dar în aplicaŃiile uzuale nu există nici o posibilitate
de relaŃionare a unei foi de calcul cu alta. Este mult mai convenabil să organizaŃi o
bază de date într-un mod asemănător; astfel, se organizează câmpurile după
domenii de interes sau categorii de date şi se introduc în tabele separate, pentru a
spori claritatea şi a simplifica utilizarea. Spre deosebire de foile de calcul tabelar,
pentru a păstra relaŃiile dintre toate tabelele unei baze de date, trebuie să se
transfere câmpul care conŃine cheia în toate tabelele mai mici. Acest mod de lucru
a dat şi numele bazelor de date relaŃionale, din care face parte şi programul
Access.
5.8. Sistemul de gestiune a bazelor de date ACCESS

5.8.1. Prezentare generală
Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Microsoft ACCESS face parte din
pachetul de programe Microsoft Office .
Principalele caracteristici ale SGBD-ului ACCESS sunt:
∗ este relaŃional şi lucrează sub sistemul de operare Windows;
∗ este deschis comunicării cu alte SGBD-uri cum sunt FoxPro sau
Paradox;
∗ este compatibil cu tehnologia ActiveX, care permite realizarea
aplicaŃiilor client/server;
∗ permite realizarea aplicaŃiilor complexe prin utilizarea limbajului
Visual Basic;
∗ asigură comunicarea cu SQL Server, care este alt produs Microsoft
ce gestionează baze de date;
∗ permite accesul la baze de date din reŃeaua Internet, fiind util pentru
transmiterea datelor în pagini Web;
∗ este autodocumentat prin help;
∗ conŃine instrumente asistent (wizard) pentru crearea uşoară a

obiectelor bazei de date;
∗ permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) pentru accesarea
obiectelor ACCESS;
∗ permite crearea grupurilor de obiecte definite de utilizator;
∗ permite personalizarea bazei de date;
∗ permite utilizarea obiectelor ACCESS din cadrul altor aplicaŃii rulate
sub sistemul de operare Windows.
În versiunile recente ale SGBD-ului ACCESS se întâlnesc facilităŃi noi:
∗ InterfaŃă grafică modificată, atractivă şi uşor de utilizat;
∗ Permite publicarea datelor în reŃele Intranet sau Internet prin pagini
HTML dinamice;
∗ Minimizarea dimensiunii bazei de date, folosind compactarea;
∗ Crearea de aplicaŃii care să utilizeze baze de date stocate în SQL
Server, în cadrul unei reŃele de calculatoare.
Elementele unei baze de date Access sunt:
1. Tabela (Table) este un obiect definit de utilizator în care sunt stocate
datele (model relaŃional).
2. Formularul (Form) este un obiect care permite introducerea şi
afişarea datelor sau controlul întregii aplicaŃii.
3. Interogarea (Query) este un obiect care permite obŃinerea
informaŃiilor prin prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele
şi/sau din alte cereri de interogare.
4. Raportul (Report) este un obiect care permite vizualizarea şi tipărirea
informaŃiilor obŃinute în urma consultării bazei de date sub formă de
documente.
5. Pagina Web (Pages) reprezintă un obiect care include un fişier
HTML şi alte fişiere suport pentru asigurarea accesului la date prin
intermediul browser-elor Internet.
6. Macrocomanda (Macro) reprezintă un obiect care conŃine o definiŃie
structurată a uneia sau mai multor acŃiuni pe care ACCESS le
realizează ca răspuns la un anumit eveniment.
7. Modulul (Module) reprezintă un obiect care conŃine proceduri
definite de utilizator, scrise în limbajul de programare Visual Basic for
Application.
În tabele sunt stocate datele introduse de utilizatori sau datele extrase cu
ajutorul cererilor de interogare.
În timpul lucrului cu programul Access, se întâlnesc unele extensii de
fişiere, iar semnificaŃia unora dintre acestea se prezintă în cele ce urmează:
.mdb bază de date Microsoft Access;
.Idb fişier index al unei baze de date Access, generat automat;

.mda baza de date sistem Access (conŃine informaŃii de securitate);
.mde aplicaŃie de baze de date Access compilată (nu este un format editabil);
.mdz şablon de bază de date Access.
5.8.2. Baza de date Northwind

La pornire, ACCESS afişează ecranul din fig. 5.8, care permite:
Fig. 5.8. Fereastra principală. Deschiderea bazei de date

Northwind.mdb
∗ crearea unei BD goale (Blank Access database);

∗ crearea unei BD cu ajutorul asistentului (Access database wizards,
pages and projects);
∗ deschiderea unei BD create anterior (Open an existing file).
A doua variantă este utilizată de cei care învaŃă ACCESS pentru că pune
dispoziŃie un set de modele de baze de date din diverse domenii. În funcŃie de
problema de rezolvat, se alege unul dintre aceste modele, adaptat ulterior la o
situaŃie concretă.
După selectarea bazei de date (fig.5.8) sistemul de gestiune a bazelor de
date ACCESS deschide baza de date dorită. Dacă se doreşte modificarea sau
consultarea unei baze de date create anterior, aceasta trebuie mai întâi deschisă. În
fereastra principală se selectează Open an existing file şi se activează butonul

<OK> care va deschide o nouă fereastră de dialog Open asemănătoare cu fereastra
de dialog File New Database, în care se selectează baza de date ce se doreşte a fi
modificată. Dacă baza de date nu se află între cele ultimele 4 baze de date cu care
s-a lucrat, se accesează meniul File→Open, când apare fereastra din fig. 5.9.
Fereastra din fig. 5.10 prezintă obiectele bazei de date exemplificative,
propuse de Microsoft Office. Selectând obiectele Tables, Queries, Forms, Reports,
Pages, Macros, Modules din partea stângă a ferestrei, apar elementele create ale
bazei de date, în partea dreaptă a ferestrei.
Fig. 5.9. Deschiderea unei BD
Baza de date utilizează următoarele tabele (fig. 5.10):

Categories (Categorii de produse);
Customers (Cumpărători);
Employees (AngajaŃi);
Order Details (Continut factură);
Orders (Facturi);
Products (Produse);
Shippers (Expeditori);
Suppliers (Furnizori).
În partea de sus a figurii apar trei opŃiuni, utilizate pentru crearea tabelelor:
Fig. 5.10. Obiectele şi tabelele bazei de date Northwind
∗ Create table in Design View;

∗ Create table by using wizard;
∗ Create table by entering data.
Fig. 5.11 prezintă interogările bazei de date Northwind. Folosind aceste
interogări de obŃin seturi de date privitoare la Facturi, Produse vândute, Categorii
de produse, Vânzări de categorii şi an etc.
Fig. 5.11. Interogările bazei de date Northwind

Fig. 5.12 prezintă rapoartele disponibile ale bazei de date analizate.

Primele două opŃiuni se referă la posibilităŃile de obŃinere a rapoartelor prin
proiectare (Design View) sau utilizând asistentul (Create report by using wizard).
Fig. 5.12. Rapoartele bazei de date Northwind
Fig. 513. Macrocomenzile bazei de date Northwind

Fig. 5.13 şi 5.14 prezintă macrocomezile şi modulele de comandă scrise în

VBA.
Fig. 5.14. Modulele bazei de date Northwind
Aşa cum rezultă din figurile precedent, sistemul de gestionare a bazelor de

date ACCESS pune la dispoziŃie, pentru fiecare obiect, trei facilităŃi:
∗ Open (deschide obiectul);
∗ Design (proiectare obiect);
∗ New (accesează – creează un nou obiect)..
Fig. 5.15 prezintă tabelul Products în modul Design View. În partea de sus
a ferestrei sunt afişate Numele câmpului (Field Name), Tipul datei (Data Type) şi
Descrierea (Description).
Câmpurile cheie, sau câmpurile primare, reprezintă o facilitate importantă
pentru o aplicaŃie de baze de date, în vederea lucrului cu un anumit tabel. Datele
dintr-un câmp cheie trebuie să fie distincte în toate înregistrările; dacă se încearcă
să se adauge o înregistrare în care datele dintr-un câmp cheie sunt identice cu cele
din câmpul similar al unei alte înregistrări existente, programul Access va refuza
să adauge noua înregistrare. În mod similar, va fi împiedicată şi adăugarea unei
înregistrări care nu conŃine nici o informaŃie în câmpul cheie. Datorită faptului că,
în cadrul unui tabel dat, câmpurile cheie conŃin valori unice, baza de date nu mai
poate confunda înregistrările între ele.
Fig. 5.15. Afişarea Design View a tabelului Products
De exemplu, în tabelul Products din baza de date Northwind, câmpul

ProductlD este un câmp cheie; această proprietate este indicată de pictograma în
formă de cheie care apare în stânga câmpului ProductD în modul de afişare Design
al tabelului (fig. 5.15).
Pentru a atribui unui câmp funcŃia de câmp cheie, se deschide tabelul în

modul de afişare Design, se execută clic în căsuŃa din stânga numelui de câmp şi
apoi este selectat butonul Primary Key (Cheie primară) din bara cu instrumente.
Pentru ca baza de date să funcŃioneze corespunzător, este foarte importantă
alegerea corectă a câmpurilor cheie pentru tabele. În general, fiecare tabel ar trebui
să conŃină un câmp cheie. Se recomandă alegerea unui câmp de tip AutoNumber,
deoarece acest tip de date nu acceptă duplicate. Dacă este posibil, se va folosi pe
post de câmp cheie, un câmp care are sens, cum ar fi codul numeric personal sau
chiar numărul de telefon.
Un index dintr-un tabel al unei baze de date are acelaşi rol ca un index
dintr-o carte. Acest index este o referinŃă încrucişată între datele din anumite
câmpuri şi locaŃiile lor în tabel, asigurând accelerarea procesului de căutare a
înregistrărilor. Utilizarea unui index se justifică dacă este îndeplinită una dintre
următoarele condiŃii:
• Tabelul este foarte mare (are peste 1.000 de înregistrări).
• Baza de date rulează pe o maşină mai lentă.
• Se caută date care nu se găsesc într-un câmp cheie.
Fig. 5.16. ConŃinutul tabelului Prodcts
Câmpurile cheie sunt indexate automat, iar în marea majoritate a cazurilor,

aceste indexuri sunt suficiente. Un exemplu de situaŃie în care puteŃi să adăugaŃi un
index este prezentat în tabelul Products al bazei de date Northwind, care conŃine
informaŃii despre cele 77 de produse pe care le vinde compania Northwind
Traders. Cheia primară pentru acest tabel este câmpul „ProductlD", dar nu este mai
normal ca cineva care are nevoie de informaŃii despre un produs să caute numele
produsului? În mod similar, utilizatorii vor dori să caute toate produsele de la un
anumit furnizor sau care fac parte dintr-o anumită categorie. Indexarea acestor
câmpuri va creşte mult viteza operaŃiilor de căutare.
Crearea unui index într-un tabel cu numai 77 de înregistrări reprezintă un
simplu exerciŃiu demonstrativ şi nu se vor obŃine performanŃe remarcabile prin
indexarea unui tabel de o dimensiune atât de mică. Însă, în cazul în care compania
Northwind intenŃionează să se extindă în domeniul vânzărilor de cărŃi, tabelul
Products va creşte semnificativ.
Pentru a crea un câmp indexat, se efectuează următoarele operaŃii:
1. În modul de afişare Design, selectaŃi butonul Indexes de pe bara cu
instrumente Table Design (Proiectarea tabelului). Pe ecran apare caseta de dialog
Indexes.
2. IntroduceŃi numele câmpurilor pe care doriŃi să le indexaŃi şi specificaŃi
ordinea de sortare (Ascending sau Descending - crescătoare sau descrescătoare).
Câmpul cheie va apărea întotdeauna în această casetă cu numele Primary

Key; puteŃi adăuga oricâte indexuri doriŃi. ReŃineŃi că şi câmpurile indexate pot fi
compuse, la fel ca şi câmpurile cheie; în condiŃiile în care criteriile de căutare vor
conŃine mai multe câmpuri, şi indexurile vor conŃine mai multe câmpuri.
Prezentăm, în continuare, câteva sugestii referitoare la indexuri:
• Nu se recomandă ştergerea indexul creat automat pentru cheia primară.
Chiar dacă utilizatorul nu va avea nevoie de această facilitate, programul Access
va folosi cheia primară pentru căutări.
• Indexurile pot încetini anumite operaŃii, între care se numără şi
adăugarea datelor în tabele (pentru că indexul trebuie să fie creat din nou). Dacă
adăugaŃi înregistrările una câte una, nu este nici o problemă, dar în cazul în care
indexaŃi câmpuri suplimentare într-un tabel, ceea ce înseamnă adăugarea simultană
a sute de înregistrări, actualizarea indexului ar decurge mai lent.
• Nu se indexează câmpuri de tip Memo, Hyperlink sau OLE Object.
Pentru a elimina un index, se procedează astfel:
1. Se selectează indexul pe care trebuie să-l eliminaŃi, executând clic pe
caseta gri din stânga numelui câmpului respectiv, în tabelul Indexes.
2. Se apasă tasta Delete.
Un element foarte important, care trebuie avut în vedere la proiectarea unei
baze de date, este definirea corectă a sistemului de relaŃii dintre tabelele acesteia.
În absenŃa unui sistem de relaŃii, o bază de date nu este mai performantă decât o
foaie de calcul tabelar, irosindu-se astfel posibilităŃile oferite de mecanismul bazei
de date. Este destul de dificil de conceput o bază de date utilă care să nu includă
câteva relaŃii între tabele.
Pentru a înŃelege cum funcŃionează sistemul de relaŃii dintre tabele, vom
studia un exemplu practic şi vom reveni apoi asupra aspectelor teoretice. În baza
de date Northwind, există o relaŃie evidentă între tabelele Orders (Comenzi),
Products (Produse) şi Order Details (Cuprins factură) fig. 5.17.
Dacă doriŃi să deschideŃi tabelele în Access, procedaŃi astfel: executaŃi
dublu-clic pe fiecare dintre numele de tabele în fereastra principală a bazei de date
(Database) pentru a le deschide în modul de afişare Datasheet (după ce le
deschideŃi, s-ar putea să fie nevoie să le mutaŃi din fereastra principală), minimizaŃi
fereastra bazei de date şi alegeŃi -din meniu comanda Window, The Horizontally.
În tabelul Products, fiecare produs are un număr unic de identificare
(Product ID) care îl reprezintă. Şi în tabelul Orders întâlnim aceeaşi situaŃie:
fiecare comandă are un număr unic de identificare (Order ID) care o reprezintă. În
tabelul Order Details, câmpurile Order ID şi Product ID sunt alăturate, pentru a
ilustra ce produse au fost solicitate şi prin ce comandă. Între câmpul Order ID din
tabelul Orders şi câmpul Order ID din tabelul Order Details există o relaŃie de tip
„one-to-many" (unu-la-mai-mulŃi — aceasta înseamnă că fiecare număr de comandă
Fig. 5.17. RelaŃiile între tabelele bazei de date Northwind.mdb
poate avea mai multe produse asociate), cu alte cuvinte, un număr de comandă care
apare o singură dată în tabelul Orders poate apărea de mai multe ori în tabelul
Order Details. Există o relaŃie „one-to-many" şi între câmpurile Product ID din
tabelul Products şi Product ID din tabelul Order Details, ceea ce înseamnă că un
produs care apare o singură dată în tabelul Products poate apărea de mai multe ori
în tabelul Order Details.
ProiectanŃii bazei de date Northwind au folosit numerele de identificare
pentru a relaŃiona cheile din toate cele trei tabele, însă dacă priviŃi datele în modul
de afişare Datasheet, remarcaŃi că în tabelul Order Details apare numele
produsului, şi nu codul său de identificare. Dacă treceŃi în modul de afişare
Design, veŃi vedea că în tabel se găseşte de fapt identificatorul de produs (Product
10); înlocuirea numelui de produs cu identificatorul corespunzător este realizată cu
ajutorul atributelor de căutare (Lookup) ale câmpului Product ID. Chiar dacă acest
artificiu îmbunătăŃeşte aspectul tabelului, creează confuzie pentru cel care întreŃine
baza de date şi, de aceea, nu este recomandat.
Dacă baza de date pe care doriŃi să o creaŃi este simplă şi foarte clară se
recomandă să începeŃi cu programul expert Database Wizard. Acesta vă prezintă
un set de şabloane de baze de date, iar dumneavoastră le puteŃi folosi ca atare sau
le puteŃi modifica după preferinŃă.
Pentru a folosi programul expert Database Wizard, parcurgeŃi următoarele
etape:
1. PorniŃi programul Access (dacă Access este deja încărcat în sistem,

selectaŃi meniu File şi apoi opŃiunea New Database, după care
continuaŃi cu punctul 3).
2. După apariŃia pe ecran a casetei de dialog Microsoft Access, selectaŃi
opŃiunea Database Wizard şi executaŃi clic pe butonul OK.
3. În caseta de dialog New, selectaŃi eticheta Databases. VeŃi vedea
câteva baze de date predefinite (fig. 5.18).
4. SelectaŃi oricare dintre aceste opŃiuni executând dublu clic pe
pictograma corespunzătoare. Spre deosebire de ferestrele de pre-
vizualizare din programele Microsoft Word şi Excel, fereastra Preview
din Access nu afişează o imagine de previzualizare a bazei de date.
Fig. 5.18. Baze de date predefinite
5. După ce selectaŃi una dintre bazele de date model, pe ecran este afişată
caseta de dialog File New Database şi se cere introducerea unui nume de
fişier pentru noua copie a bazei de date. După alegerea unui nume şi a unei
locaŃii pentru fişierul bazei de date se execută clic pe butonul Create.
Dacă utilizatorul a mai folosit programe expert (wizard) în alte aplicaŃii

Office, ar trebui să fie familiarizat cu acest program expert. Se remarcă apariŃia
aceloraşi butoane Next, Back şi Finish în partea de jos a fiecărui ecran al
programului, care permit trecerea la următoarea etapă după ce aŃi completat
informaŃiile din ecranul curent sau să revenirea la ecranul precedent dacă trebuie
să modificaŃi unele dintre informaŃiile introduse anterior. Se poate anula execuŃia

programului expert executând clic pe butonul Cancel. Dacă executaŃi clic pe
butonul Finish, programul expert creează baza de date cu configuraŃia curentă.
6. Ecranele următoare conŃin întrebări referitoare la modul de lucru al bazei

de date. Primul ecran descrie aplicaŃia pe care aŃi ales-o şi afişează o listă
cu tipurile de informaŃii pe care le va utiliza. ExecutaŃi clic pe butonul
Next pentru a trece la ecranul următor.
7. Al doilea ecran al programului expert afişează tabelele din baza de date.
Dacă selectaŃi un tabel din listă, în fereastra din dreapta apar câmpurile
tabelului respectiv. Dacă în dreptul unui câmp este afişat în semn de
validare, câmpul respectiv va apărea în tabel. Când executaŃi clic pe câmp
pentru a anula semnul de validare, câmpul respectiv nu va mai face parte
din tabel. DerulaŃi lista câmpurilor pentru fiecare tabel în parte pentru a vă
asigura că sunt incluse toate câmpurile dorite. Caseta de dialog şi
întrebările afişate de acest ecran depind de şablonul ales iniŃial; întrebările
se referă la câmpurile incluse în tabelele noii baze de date şi la
posibilitatea ca baza de date să cuprindă şi date de exemplificare.
ExecutaŃi clic pe butonul Next pentru a trece la următorul ecran al
programului expert.
Validarea opŃiunii Include Sample Data (Include exemple de date) este

utilă pentru începători, dar şi în situaŃiile în care doriŃi să vedeŃi cum funcŃionează
noua bază de date. După ce analizaŃi exemplele, puteŃi şterge cu uşurinŃă
înregistrările respective.
8. Al treilea şi al patrulea ecran din programul expert vă permit să selectaŃi

schema de culori şi stilurile de fonturi pentru formularele şi rapoartele
tipărite ale bazei de date. La selectarea fiecărui stil, acesta este
exemplificat pe ecran. În această etapă puteŃi să schimbaŃi aspectul
raportului, dar nu şi tipul de informaŃii incluse în raport sau modul de
organizare a informaŃiilor respective. AlegeŃi un stil în fiecare ecran şi
executaŃi clic pe Next.
9. Ultimul ecran al programului expert vă permite să selectaŃi numele cu care

va fi salvată baza de date pe disc şi titlul acesteia (care poate fi diferit de
numele de fişier). Este recomandabil să folosiŃi nume scurte şi simple
pentru fişierele salvate pe disc şi nume descriptive pentru bazele de date.
În mod implicit, programul Access nu foloseşte nume scurte şi descriptive.
Numele bazei de date va fi afişat în timp ce lucraŃi, dar utilizatorii nu vor
vedea niciodată numele de fişier pe care l-aŃi ales. ExecutaŃi clic pe
butonul Finish.
Salvarea modificărilor aduse unei baze de date
Prin modificarea unei baze de date ACCESS se înŃelege modificarea

obiectelor ce o compun. Modificarea unui obiect va atrage după sine o întrebare
din partea sistemului. În concluzie, orice modificare a obiectelor se salvează local,
nefiind necesară salvarea întregii baze de date.
6. OBIECTELE UNEI BAZE DE DATE ACCESS
Crearea unei baze de date în Microsoft ACCESS utilizează exemplu

practic, prin care se doreşte realizarea unui sistem de gestiune a materialelor
pentru o firmă. Această firmă are o magazie centrală în care se recepŃionează
materialele primite de la diferiŃi furnizori şi mai multe magazii interne către care
sunt direcŃionate materialele primite.
În cadrul acestui sistem se evidenŃiază furnizorii, facturile, magaziile,
tipurile de materiale şi bonurile de consum.
Pentru a micşora gradul de dificultate a aplicaŃiei propuse, se consideră că
toate materialele cuprinse pe o anumită factură sunt destinate unei singure magazii.
Materialele sunt recepŃionate de magazia centrală pe baza facturilor emise de
furnizori şi sunt eliberate secŃiilor de producŃie pe baza bonurilor de consum. Se
consideră că materialele au un preŃ unitar de achiziŃie fix, care nu depinde de
furnizor.
Pe baza intrărilor (facturi) şi a ieşirilor (bonuri de consum) se doreşte
determinarea stocurilor de materiale şi evoluŃia în timp a stocurilor.
Conform teoriei proiectării bazelor de date trebuie definit modelul
conceptual al datelor (modelul entitate-atribut-corespondenŃă). Apoi acest model
trebuie transformat în model logic (relaŃional) şi apoi în model fizic (ACCESS).
În urma analizei problemei rezultă următoarele entităŃi: Furnizor, Factură,
Material, Magazie şi Bon de consum.
Identificarea corespondenŃelor: Furnizor - Factură
Un furnizor poate emite de la 1 la n facturi, de unde rezultă o
corespondenŃă EMITE. Factură - Material
Într-o factură sunt cuprinse de la 1 la n materiale în diferite cantităŃi, de
unde rezultă o corespondenŃă LINIE FACTURĂ cu atributul Cantitate intrată.
Factură - Magazie
O magazie poate primi de la 1 la n facturi, de unde rezultă o corespondenŃă
PRIMEŞTE.
Bon de consum - Material

Într-un bon de consum sunt cuprinse de la 1 la n materiale în diferite
cantităŃi, de unde corespondenŃa LINIE BON DE CONSUM cu atributul Cantitate ieşită.
Bon de consum - Magazie

O magazie emite de la 1 la n bonuri de consum, de unde rezultă
corespondenŃa REALIZEAZĂ.
Stabilirea cardinalităŃilor: CorespondenŃa EMITE

∗ dinspre entitatea Furnizor (1 ,n)
∗ un furnizor emite cel puŃin o factură (cardinalitate minimă 1);
∗ un furnizor emite mai multe facturi (cardinalitate maximă n);
∗ dinspre entitatea Factură (1,1);
∗ factura este emisă de cel puŃin şi de cel mult un furnizor
(cardinalitate 1,1).
CorespondenŃa PRIMEŞTE
∗ dinspre entitatea Magazie (1,n);
∗ o magazie primeşte cel puŃin o factură (cardinalitate minimă 1);
∗ o magazie poate primi mai multe facturi (cardinalitate maximă n);
∗ dinspre entitatea Factură (1,1);
∗ factura este trimisă la cel mult şi la cel puŃin o magazie (cardinalitate
1,1).
CorespondenŃa LINIE FACTURĂ

∗ dinspre entitatea Factură (1 ,n)
∗ o factură conŃine cel puŃin un material (cardinalitate minimă 1);
∗ o factură poate conŃine mai multe materiale (cardinalitate maximă n);
∗ dinspre entitatea Material (1 ,n)
∗ un material este inclus în cel puŃin o factură (cardinalitate minimă 1);
∗ un material poate fi inclus în mai multe facturi (cardinalitate maximă n).
CorespondenŃa BON DE CONSUM

Dinspre entitatea Material (0,n);
∗ un material poate să nu fie inclus în nici un bon de consum
(cardinalitate minimă 0);
∗ un material poate fi inclus în mai multe bonuri de consum
(cardinalitate maximă n).
Dinspre entitatea Bon de consum (1,n)
∗ un bon de consum conŃine cel puŃin un material (cardinalitate minimă
1);
∗ un bon de consum poate conŃine mai multe materiale (cardinalitate
maximă n).
CorespondenŃa DESTINAT
Dinspre entitatea Bon de consum (1,1)
∗ un bon de consum este destinat cel puŃin şi cel mult unei magazii
(cardinalitate 1,1).
Dinspre entitatea Magazie (1,n)
6. Obiectele bazei de date 137
∗ unei magazii îi este destinat cel puŃin un bon de consum (cardinalitate
minimă 1);
∗ unei magazii îi sunt destinate mai multe bonuri de consum
(cardinalitate maximă n).
Modelul relaŃional al datelor

Acest model cuprinde structura informaŃională a sistemului informatic analizat.
La definitivarea acestei etape se cunosc tabelele bazei de date, conŃinutul şi structura
acestor tabele precum şi relaŃiile dintre aceste tabele. Tabelele bazei de date sunt
prezentate în continuare:
∗ Furnizori (Cod furnizor, Denumire furnizor, Adresa furnizor, Cod
fiscal, Banca, Cont);
∗ Factură (Număr factură, Data factură, Cod_furnizor, Cod_magazie,
Cota tva);
∗ Magazie (Cod magazie, Denumire magazie, Gestionar);
∗ ConŃinut factură (Număr factură. Cod material, Cantitate intrată, PreŃ
factură);
∗ Material (Cod material, Denumire material, Unitate de măsură);
∗ Bon de consum (Nr bon consum, Data bon consum, DestinaŃie, Cod magazie);
∗ ConŃinut bon de consum (Nr bon de consum, Cod material, Cantitate
ieşită).
În fig. 6.1 se prezintă transformarea modelului relaŃional într-o bază de
date ACCESS (modelul fizic).
Fig. 6.1. Fereastra Relationships (relaŃii între tabelele aplicaŃiei)

Pentru realizarea bazei de date, în primul pas se proiectează structura
tabelelor, precizând câmpurile acestora, numele şi formatul datelor, se aleg
stilurile pentru formulare şi rapoarte, iar în final se dă un nume noii baze de date.
Fig. 6.2. Fereastra Database
Pentru a crea o bază de date se procedează astfel:

• în fereastra principală se selectează Blank Access database şi se
activează butonul <OK>;
• în fereastra de dialog (fig. 6.2) se introduce numele bazei de date şi se
activează butonul <Create>, care va afişa rezultatul (fig. 6.3).
Fig. 6.3. Fereastra Database

6.1. Tabele
Într-o bază de date tabelele stochează datele şi le pun la dispoziŃia
celorlalte obiecte pentru prelucrare, afişare şi raportare.
Există mai multe posibilităŃi de construire a tabelelor în Access. Cea mai
simplă este reprezentată de modul de afişare Design, care oferă o grilă unde se pot
defini câmpurile de date şi se specifică opŃiunile pentru câmpurile respective.
Modul de afişare Design este modalitatea în care se execută cea mai mare parte din
munca de proiectare. Pe lângă această metodă, Access include programe expert
care simplifică procesul de definire a tabelelor. Dacă unul dintre aceste programe
expert răspunde cerinŃelor dumneavoastră, veŃi economisi timp.
Pentru a crea un tabel nou, folosind oricare dintre aceste metode, trebuie parcurse
următoarele etape:
1. în fereastra bazei de date, selectaŃi eticheta Tables pentru a afişa panoul
cu tabele (fig. 6.3);
2. executaŃi clic pe butonul New (fig. 6.4);
3. selectaŃi din lista prezentată opŃiunea dorită pentru crearea tabelului.
Programul Access include următoarele opŃiuni şi programe expert pentru
crearea unui tabel:
Fig. 6.4. Creare tabele noi (New Table)

• Datasheet View (modul de afişare Datasheet). Este o foaie de calcul
goală în care se introduc datele. Dacă nu s-au definit tipurile de date în modul de
afişare Design, Access le intuieşte singur.
• Design View (modul de afişare Design). Este o grilă în care puteŃi să
selectaŃi definiŃiile datelor dintr-o listă. În acest mod de afişare, nu introduceŃi
practic nici o valoare.
• Table Wizard (programul expert Table Wizard). După ce alegeŃi una

dintre bazele de date predefinite, programul vă conduce prin procesul de selectare
a câmpurilor, stabilire a cheilor şi a sistemului de relaŃii.
• Import Table (Importă tabel). Este o metodă folosită pentru a importa
un tabel de date dintr-un alt fişier, creat în programul Access sau într-o altă
aplicaŃie de baze de date care este recunoscută de Access.
• Link Table (Leagă tabel). Operează la fel ca metoda anterioară, dar
datele externe rămân în fişierul extern.
Dacă s-au proiectat deja tabelele şi se doreşte introducerea directă a
datelor, cea mai bună soluŃie este modul de afişare Datasheet. Pentru a crea tabele
noi, se foloseşte programul expert Table Wizard sau modul de afişare Design.
Modul Design se foloseşte la crearea tabelelor bazei de date şi editarea structurii
acestora.
Programul expert Table Wizard este uşor de folosit, chiar dacă este destul
de limitat ca opŃiuni. Dacă aplicaŃia dezvoltată se aseamănă cu una dintre bazele de
date predefinite, acest program este util. Apoi se foloseşte modul de afişare Design
pentru a edita selecŃiile făcute de programul expert Table Wizard.
Crearea unui tabel utilizând instrumentul wizard permite adăugarea unor
câmpuri standard care se află deja în cadrul bibliotecilor de tabele standard. De
exemplu, dacă se doreşte realizarea unui tabel cu clienŃii (Customers), utilizându-
se instrumentul wizard, se pot selecta anumite câmpuri standard pentru această
tabelă, precum şi relaŃiile pe care acestea le au cu alte câmpuri din alte tabele.
Prima modalitate de creare a unui tabel impune realizarea unui dublu clic
pe Create table in design view iar pe ecran va apărea fereastra Table (fig. 6.5). În
Fig. 6.5. Fereastra Design Table

cadrul acestei ferestre se definesc numele câmpului (Field Name), tipul de date
(Data Type) şi, opŃional, o descriere a câmpului respectiv (Description). În panoul
de jos al acestei ferestre se introduc proprietăŃile câmpului.
Numele câmpurilor (Field name) fi format din maximum 64 de caractere,
poate să conŃină spaŃii dar nu trebuie să conŃină următoarele caractere: [, ], ., ', ! şi
nu trebuie să fie cuvânt rezervat al ACCESS. Numele unui câmp dintr-o tabelă se
va propaga în celelalte obiecte (formulare, cereri de interogare, rapoarte, pagini
Web) care se construiesc pe baza tabelei respective.
Dacă utilizatorul modifică ulterior numele unui câmp dintr-o tabelă, în
mod normal ar trebui ca această modificare să se propage în toate obiectele bazate
pe această tabelă. În ACCESS, există posibilitatea ca această propagare să se facă
automat prin opŃiunea Track Name AutoCorect, care se poate seta din comanda
<Tools, Options, General>.
6.1.1. Tipuri şi subtipuri de date

Microsoft ACCESS permite ca numele de câmp să fie format din mai
multe cuvinte, de exemplu „Nr factură". În versiunile mai vechi de ACCESS
denumirea acestui câmp ar fi fost scrisă într-un singur cuvânt sub forma
„Nr_factură".
Executarea unui clic pe săgeata derulantă deschide lista opŃiunilor privind
tipul de dată al unui câmp (fig. 6.6). În afară de definirea tipului de dată (tabelul 6.1),
Fig. 6.6. Tabela Factură din fereastra Table

pentru fiecare, câmp se definesc proprietăŃi care diferă în funcŃie de tipul de dată
ales şi de cerinŃele aplicaŃiei. Astfel, dacă tipul de dată ales este numeric, aşa cum
este cazul câmpului Nr factură (fig. 6.6 şi 6.7), în cadrul ferestrei de proprietăŃi pe
tab-ul General se pot defini următoarele:
Fig. 6.7. Subtipuri ale tipului de date numeric

1. Dimensiunea câmpului (Field Size). Executarea unui clic pe săgeata
derulantă va deschide o listă de opŃiuni privind dimensiunea câmpului numeric
(tabelul 6.2). Se poate crea un câmp de tip Text cu dimensiune fixă stabilind
valoarea proprietăŃii Field Size. În mod prestabilit, ACCESS creează un câmp de
tip text care poate cuprinde 50 de caractere. În celula Field Size introducem un
număr de la 1 la 255.
Dacă importăm câmpuri de date cu lungime mai mare decât dimensiunea
selectată pentru ele, ACCESS le va trunchia; astfel, se pierd caracterele din
dreapta, care depăşesc limita indicată. Rezultă că trebuie să introducem o valoare a
lungimii câmpului corespunzătoare numărului maxim de caractere pe care ne
aşteptăm să le introducem.
Tabelul 6.1. Tipuri de date

Câmpurile de tip Text sunt cel mai des folosite, aşa că
ACCESS consideră acest tip ca fiind cel prestabilit. Un
câmp de tip Text poate conŃine cel mult 255 de caractere şi
Alfa-numerice Text
putem desemna lungimea maximă mai mică sau egală cu
255. ACCESS atribuie o lungime prestabilită de 50 de
caractere.
Câmpurile de tip Memo conŃin cel mult 64.000 de caractere
şi se utilizează pentru comentarii descriptive. Datele din
Memo aceste câmpuri sunt incluse în tabelă. ACCESS afişează
conŃinutul acestor câmpuri în modul Datasheet View. Un
câmp Memo nu poate fi cheie şi nu putem indexa după el.
Tabelul 6.1 (continuare)
Sunt disponibile mai multe subtipuri de date. Alegem
subtipul corespunzător selectând unul dintre parametri
Numerice Number proprietăŃii Field Size (dimensiunea câmpului) prezentaŃi în
tabelul 5.3. Modul în care va fi afişat numărul se indică
stabilindu-i proprietatea Format.
Un câmp de tipul AutoNumber conŃine o valoare numerică
(Long Integer), pe care Access o completează în mod
automat pentru fiecare înregistrare adăugată într-o tabelă.
ACCESS poate incrementa cu 1 câmpul AutoNumber sau îl
AutoNumber
poate completa cu un număr generat aleator, în funcŃie de
parametrul ales al proprietăŃii New Values (valori noi).
Numărul maxim de înregistrări dintr-o tabelă care pot folosi
câmpul AutoNumber este mai mare de 2 miliarde.
Câmpurile logice (booleene) din ACCESS folosesc valori
logice numerice (de tip întreg): -1 pentru câmpurile Yes
(True) şi 0 pentru No (False). Utilizăm proprietatea Format
Yes/No la afişarea câmpurilor Yes/No ca Yes sau No, True sau
False, On sau Off, -1 sau 0. De asemenea, putem folosi orice
număr diferit de zero pentru a reprezenta True. Câmpurile
logice nu pot fi cheie, dar pot fi indexate.
Este un format special, fix, cu patru zecimale, proiectat să
Currency prevină erorile de rotunjire care ar afecta operaŃiile contabile
acolo unde valoarea trebuie să se potrivească la bănuŃ.
Datele calendaristice şi ora sunt stocate într-un format
special fix. Data este reprezentată de întreaga porŃiune
Date calenda- numerică a valorii Date/Time, iar ora de partea zecimală a
Date/Time
ristice acesteia. Controlăm modul în care ACCESS afişează datele
calendaristice selectând una dintre proprietăŃile Date/Time
Format prezentate în tabelul 5.4.
Include elementele grafice realizate din puncte (bitmap),
Object OLE
desene vectoriale, fişiere cu semnale audio şi alte tipuri de
(BLOB -
Obiecte mari date care pot fi create de o aplicaŃie OLE server. Nu putem
binary large
atribui un obiect OLE drept câmp cheie şi nu-l putem
object)
include într-un index.
Este un text sau o combinaŃie de text cu numere, stocat(ă) ca
un text şi folosit(ă) ca adresă a unei pagini Web. Este
Adrese
Hyperlink format(ă) din trei părŃi: textul afişat, adresă şi subadresă.
Internet
Fiecare din cele trei părŃi poate fi compusă din maximum
2048 de caractere.
2. Formatul în care sunt afişate datele (Format)

Proprietatea Format stabileşte modul în care vor fi afişate numerele, datele
calendaristice şi textele. Pentru toate tipurile de date pot fi folosite următoarele
simboluri:
Tabelul 6.2. Subtipurile tipului de date Number corespunzătoare

proprietăŃii Field Size
Field Size Zecimal Interval valoric OcteŃ
e i
Byte 0 de la 0 la 255 1
Integer 0 de la -32.768 până la 32.767 2
Long Integer 0 de la -2.147.483.648 până la 4
+2.147.483.647
Single 7 de la -3,4* 1038 până la +3,4* 1038 4
Double 15 de la -1,797*10308 până la +1,797*10308 8
Replication DD Identificator global unic 16

Decimal dela-1028 până la +1028 16
∗ (space) - afişează spaŃiile drept caractere distincte;

∗ "ABC" - afişează orice se află în interiorul ghilimelelor, aşa cum a fost
tastat;
∗ ! - forŃează alinierea la stânga, în loc de aliniere la dreapta;
∗ * - completarea spaŃiului disponibil cu următorul caracter;
∗ \ - afişarea următorului caracter aşa cum a fost tastat; acest lucru este
posibil şi prin includerea caracterelor de afişat între ghilimele;
∗ [culoare] - afişarea caracterelor formatate cu culoarea specificată între
paranteze; valori posibile: Black, Blue, Green, Cyan, Red, Magenta,
Yellow, White.
Proprietatea Format foloseşte diverse simboluri şi combinaŃii ale acestora
pentru tipuri de date diferite.
Pentru datele de tip numeric se utilizează următoarele formate:
∗ General Number - stabilită implicit pentru afişarea numerelor aşa
cum au fost tastate;
∗ Currency - afişează numerele cu separator pentru mii, cu două
cifre zecimale; numerele negative sunt afişate între
paranteze;
∗ Fixed - afişează cel puŃin o cifră; în mod implicit vor fi afişate
2 zecimale;
∗ Standard - afişează separator pentru mii; în mod implicit vor fi
afişate 2 zecimale;
∗ Percent - multiplică valoarea cu 100 şi adaugă semnul de
procent (%); în mod implicit vor fi afişate 2 zecimale;
∗ Scientific - afişează notaŃia ştiinŃifică standard.
Formatele definite de utilizator pentru tipul numeric de date pot avea patru
secŃiuni, separate prin caracterul ";". Fiecare secŃiune conŃine precizări pentru tipuri
diferite de numere, după cum urmează:
a) format pentru numere pozitive;
b) format pentru numere negative;
c) format pentru valori egale cu 0;
d) format pentru valori Null.
Formatele definite de utilizator pot fi create utilizând următoarele
simboluri:
∗ . (punctul) - afişează drept separator zecimal punctul;
∗ , (virgula) - afişează virgula ca separator al miilor;
∗ 0 - afişează o cifră sau 0;
∗ # - afişează o cifră sau nimic;
∗ $ - afişează caracterul "$";
∗ % - afişează procentaj; multiplică valoarea cu 100 şi adaugă semnul de
procent (%);
∗ E- sau e- ; E+ sau e+ : afişare în formate ştiinŃifice.
Pentru stabilirea modului de afişare a datelor de tip text şi memo se pot
utiliza două secŃiuni, separate prin caracterul ";":
a) format propriu-zis;
b) format pentru câmpurile care trebuie să conŃină şiruri vide de
caractere, ori valoarea Null.
În acelaşi scop, există simbolurile următoare:
∗ @ - cere obligatoriu un caracter (ori un spaŃiu);
∗ & - permite completarea opŃională cu un caracter;
∗ > - forŃează afişarea caracterelor cu majuscule;
∗ < - forŃează afişarea caracterelor cu litere mici.
Formate predefinite pentru tipul dată calendaristică şi timp:
∗ General Date - formatul implicit (predefinit);
∗ Long Date - exemplu: Saturday, April 3, 1993.
∗ Medium Date - exemplu: 3-Apr-93.
∗ Short Date - exemplu: 4/3/93
∗ Long Time - exemplu: 5:34:23 PM.
∗ Medium Time - exemplu: 5:34 PM.

∗ Short Time - exemplu: 17:34.
Pentru formate stabilite de utilizator vor fi prezentate mai jos câteva
simboluri disponibile şi combinaŃii ale acestora:
∗ : - separator de timp;
∗ / - separator de dată;
∗ d, dd - ziua în cadrul unei luni, cu valori între 1 şi 31, respectiv 01 şi 31;
∗ ddd - primele trei litere ale zilelor săptămânii (de exemplu, "Sun",
"Sat");
∗ dddd - numele complet al zilelor săptămânii (de exemplu, "Sunday",
"Saturday");
∗ w - ziua din săptămână (de la 1 la 7);
∗ ww _ săptămâna în cadrul anului (de la 1 la 53).
∗ m, mm - numărul lunii în cadrul anului (de la 1 la 12, respectiv de la 01
la 12);
∗ q - dată afişată ca sfert al anului (de la 1 la 4);
∗ y - numărul zilei în an (de la 1 la 366);
Formatele stabilite sunt afişate în acord cu setările regionale din Control
Panel.
3. Numărul de zecimale (Decimal places). Există o listă de opŃiuni şi se
pot selecta valori cuprinse între 0 şi 15 sau Auto pentru determinarea automată a
numărului de zecimale.
4. Formatul de introducere (Input Mask). Proprietatea Input Mask
(şablon de introducere şi afişare a datelor) se poate specifica utilizând secŃiunile:
a) specifică şablonul însuşi, cum ar fi: !(999) 999-9999;
b) specifică dacă Microsoft Access va memora toate caracterele tastate;
dacă se utilizează 0 în această secŃiune, toate caracterele vor fi memorate ca
valoare a câmpului în cauză (de exemplu, parantezele pentru prefix ori separatorii
unui număr de telefon vor fi memoraŃi împreună cu numărul însuşi); dacă se alege
1 sau nu se tastează nimic, vor fi memorate numai caracterele care alcătuiesc
valoarea propriu-zisă a câmpului respectiv;
c) specifică caracterul pe care Microsoft Access îl va afişa în locul în care
trebuie să apară în şablon; în această secŃiune se poate utiliza orice caracter; pentru
afişarea unui şir de caractere vid se utilizează un spaŃiu cuprins între ghilimele (" ").
Simbolurile pentru definirea şabloanelor şi semnificaŃia acestora sunt prezentate
mai jos:
∗ 0 - cifră (0..9; semnele +/- nepermise; tastare obligatorie);
∗ 9 - cifră sau spaŃiu (semnele +/- nepermise; tastare opŃională);
∗ # — cifră sau spaŃiu (spaŃiile sunt afişate, dar nu sunt memorate
împreună cu datele în tabelă; semnele +/- permise; tastare opŃională);
∗ L - literă (a..z; A..Z; tastare obligatorie);
∗ ? - literă (a..z; A..Z; tastare opŃională);
∗ A - literă sau cifră (tastare obligatorie);
∗ a - literă sau cifră (tastare opŃională);
∗ & - orice caracter sau un spaŃiu (tastare obligatorie);
∗ C - orice caracter sau un spaŃiu (tastare opŃională);
∗ ( / . , ; : - ) - separatori de parte zecimală, ori de mii, de dată
calendaristică, ori de timp - oră, minute, secunde (separatorii impliciŃi
depind de setările realizate în Regional Settings din Control Panel);
∗ <, > - determină convertirea caracterelor care urmează în litere mici (<),
respectiv în majuscule (>);
∗ ! - determină afişarea caracterelor în şablon de la dreapta la stânga; de
regulă, ele completează şablonul de la stânga la dreapta; caracterul "!"
poate fi inclus oriunde în şablon;
∗ \ - afişează în şablon caracterul specificat, fără ca acesta să fie memorat
ca parte a valorii câmpului pentru care se stabileşte această proprietate
Input Mask; de exemplu, şablonul "\C\O\D\ 0000" are ca efect afişarea,
în momentul introducerii celor patru cifre (partea "0000" a şablonului),
a caracterelor "COD", urmate de un spaŃiu: "COD 1234"; valoarea stocată:
"1234" ;
∗ password - se utilizează când nu se doreşte afişarea pe ecran a
caracterelor tastate; caracterele introduse vor fi memorate în câmpul
respectiv, dar pe ecran vor fi afişate asteriscuri (*).
Trebuie să se Ńină seama de faptul că proprietatea Format primează
întotdeauna în raport cu Input Mask. Dacă, de exemplu, în Format se stabileşte un
anumit mod de afişare a unor date, iar în Input Mask - proprietatea "password", în
câmpul respectiv, la tastare, nu vor fi afişate asteriscuri, pentru că proprietatea
Format anulează efectul proprietăŃii Input Mask.
5. Eticheta (Caption). Aceasta permite specificarea unui al doilea nume în
situaŃiile în care primul nu este destul de semnificativ. El apare în antetul cererilor
de interogare, formularelor şi rapoartelor.
6. Valoarea presupusă (Default Value) este o valoare care este atribuită
automat, în momentul când utilizatorul nu introduce nici o valoare în acel câmp.
Dacă nu se setează această proprietate, câmpurile de tip text, Memo, Date/Time şi
Hyperlink vor primi automat valoarea null, cele de tip Number şi Currency vor primi
valoarea 0, iar cele logice vor primi valoarea False.
7. Regula de validare (Validation Rule), testează, conform criteriului
furnizat sub forma unei expresii ACCESS, valoarea introdusă într-un câmp.
Regulile de validare folosesc:
∗ operatori: =, -, *, /, \, Mod, <, >, o, =, < >, AND, OR, BETWEEN, IN,
IS NULL;
∗ identificatori se dau în paranteze drepte [];
∗ funcŃii şi constante.
Dacă nu se specifică nici un operator, ACCESS asumă automat operatorul
de egalitate. Când constantele folosite conŃin spaŃiu sau caractere speciale, acestea
trebuie încadrate între ghilimele, iar datele calendaristice trebuie specificate între caracterele
#; spre exemplu #03/01/2000#. Pentru a compara câmpurile de tip Text, Memo sau
Hyperlink cu diverse şabloane se foloseşte operatorul LIKE. Aceste şabloane pot
conŃine caractere cu funcŃii speciale: ? - orice caracter în poziŃia care apare, orice caracter
în poziŃia care apare şi în următoarele şi # - orice cifră zecimală (0 - 9). Exemple:
LIKE "ABC*" - orice şir de caractere care începe cu ABC şi se continuă cu altceva, LIKE "
7######" - toate numerele de telefon, care încep cu cifra 7. ApartenenŃa la un interval se
specifică prin BETWEEN, iar la o listă de valori, prin IN. Astfel, putem stabili ca în
cadrul unui câmp numeric Long Integer valorile ce pot fi introduse să fie cuprinse
între 50.000 şi 100.000: BETWEEN 50.000 AND 100.000. Pentru a construi mai
uşor expresiile de validare, Access posedă Expression Builder, care se activează
prin clic pe tab-ul (...) aflat la capătul zonei de introducere din Validation Rule.
În afara regulilor de validare specifice fiecărui câmp din structura unei
tabele (definite în proprietatea Validation Rule a câmpului respectiv), se pot defini
reguli de validare la nivelul tabelei în lista de proprietăŃi a acesteia. Acestea pot
interveni în situaŃiile în care valorile dintr-un câmp sunt dependente de valorile
introduse în alte câmpuri.
8. Textul de validare (Validation Text) reprezintă textul care va apărea pe
bara de mesaje în cazul în care valoarea introdusă nu respectă criteriul impus de
regula de validare.
9. Cerut (Required). Prin această proprietate se stabileşte dacă prin
introducerea unei înregistrări în cadrul tabelei este obligatorie şi completarea
respectivului câmp. Astfel, în cadrul tabelei Facturi câmpul Data factură trebuie
completat în permanenŃă. Prin urmare, pentru acest câmp se va selecta din cadrul
listei opŃiunea Yes, ceea ce înseamnă că este obligatorie completarea acestui câmp.
10. Indexat (Indexed). Dintr-o listă derulantă se poate alege între un index
care admite valori duplicat sau unul care cere ca fiecare valoare a câmpului să fie
unică. Access defineşte automat cheia primară a tabelei ca fiind indexată şi fără
duplicate (No Duplicated). Eliminarea unui index existent se realizează (exceptând
cazul în care acel câmp este cheie primară) prin selecŃia opŃiunii No. Se pot defini
maxim 5 indecşi compuşi, numiŃi: index1, index2, ... . Nu pot fi indexate câmpurile
de tip Memo sau OLE.
Indexarea după unul sau mai multe câmpuri permite accesul direct la datele
memorate într-o tabelă. Deoarece cheia primară identifică în mod unic înregistrările
unei tabele se impune ca cel puŃin acest câmp să fie declarat ca index. Efectul
indexării constă în crearea unui tabel cu două coloane: în prima se memorează valoarea
câmpului indexat, iar în a doua, adresa fizică de pe disc a înregistrării corespondente.
Acest tabel se ordonează crescător sau descrescător după prima coloană (valorile
câmpului index), ceea ce permite o regăsire rapidă în vederea accesului direct la
înregistrări.
Tabul Lookup se referă la câmpurile pentru care a fost activat tipul de date
Lookup Wizard. Se recomandă ca acest tip de date să se folosească pentru a defini
cheia externă a unei tabele. În felul acesta valorile cheii externe vor fi selectate
dintr-o altă tabelă în care câmpul respectiv este declarat cheie primară. Prin acest
procedeu se simplifică introducerea datelor în tabele şi în plus se asigură încă o
dată restricŃia de integritate referenŃială.
Deoarece proprietatea Limit To List are valoarea No, utilizatorul are
posibilitatea să introducă şi alte valori decât cele din listă, ceea ce ar încălca
restricŃia de integritate referenŃială. Pentru a înlătura acest impediment, ar trebui ca
proprietatea Limit To List să fie setată pe valoarea Yes, ceea ce ar face ca Combo
Box să funcŃioneze numai ca o listă predefinită de valori (restrânsă numai la ceea
ce găseşte în câmpul No produs din tabela Produs).
După descrierea câmpurilor componente ale unei tabele (conform teoriei
modelului relaŃional) trebuie stabilită cheia primară a acesteia. În caz contrar,
Access ne avertizează de acest lucru şi ne sugerează o cheie primară. Aceasta poate fi
formată din unul sau mai multe câmpuri (cheie compusă). Când cheia primară este
formată dintr-un singur câmp, acesta este selectat şi apoi se activează butonul cheia
primară. Dacă cheia primară este formată din mai multe câmpuri se selectează
primul, iar celelalte se selectează în combinaŃie cu apăsarea tastei CTRL, după care se
activează butonul cheie primară.
6.1.2. RelaŃii între tabele

Există două tipuri de relaŃii între tabelele unei baze de date ACCESS:
∗ relaŃii permanente – care se stabilesc după definirea tabelelor şi sunt
cerute de modelul relaŃional făcând parte din structura bazei de date.
Acestea se realizează prin corespondenŃele cheie primară - cheie externă
şi sunt memorate în baza de date;
∗ relaŃii temporare – care se stabilesc între tabele cu ocazia definirii unor
cereri de interogare, nefiind înregistrate în structura bazei de date.
În cadrul unei baze de date nu este obligatoriu ca între toate tabelele să
existe relaŃii. Este posibil ca în cadrul unei aplicaŃii să utilizăm şi tabele independente
şi/sau de lucru (tabele temporare). În cadrul acestora se scriu şi se şterg datele
corespunzătoare unei anumite operaŃii.
RelaŃiile care se pot stabili între tabele sunt de trei tipuri:
∗ unu la mai mulŃi (one to many);
∗ unu la unu (one to one);
∗ mai mulŃi la mai mulŃi (many to many).
În aplicaŃia noastră se observă că un furnizor livrează marfa mai multor
magazii. De asemenea, o magazie primeşte marfa de la mai mulŃi furnizori. Prin
urmare, dacă am dori să creăm o relaŃie directă între furnizori şi magazii ea ar fi de

tipul mai mulŃi la mai mulŃi, adică mai mulŃi furnizori livrează la mai multe
magazii.
Fig. 6.8. RelaŃia între tabela Furnizor şi tabela Factura
Introducerea tabelei Factura a transformat relaŃia mai mulŃi la mai mulŃi în

două relaŃii unu la mai mulŃi. Astfel, un furnizor emite mai multe facturi, dar o
factură nu poate fi emisă de mai mulŃi furnizori; o factură corespunde doar unei
magazii (condiŃie iniŃială), şi o magazie primeşte mai multe facturi.
Revenim în cadrul ferestrei Relationships (fig. 6.1) pentru a descrie
procesul de construire a relaŃiilor dintre tabele. O relaŃie între două tabele se
realizează prin operaŃia drag and drop de la cheia primară a tabelei principale la
cheia externă a tabelei secundare (fig. 6.8).
Cu această ocazie,
ACCESS va deschide fereastra
de dialog Edit Relationship (fig.
6.9), în care se observă legătura
stabilită între cheia primară şi
cheia externă.
În cazul în care este
selectată proprietatea Enforce
Referential Integrity (Impune
integritate referenŃială) în cadrul
unei aplicaŃii, aceasta înseamnă
că atunci când se introduce o
nouă înregistrare în tabela Fig. 6.9. Fereastra Edit Relationships
secundară, se verifică dacă valoarea cheii externe se găseşte în tabela primară, în
câmpul corespunzător cheii primare. Aceasta înseamnă că este necesară mai întâi
încărcarea datelor în tabela principală şi apoi în cea secundară.
În cazul nostru, nu putem să introducem datele unei facturi, dacă codul
furnizorului (cheia externă din tabela secundară) nu există în câmpul cod furnizor
(cheia primară din tabela primară) din tabela Furnizor.
O dată cu marcarea casetei Enforce Referential Integrity devin active şi
opŃiunile Cascade Update Related Fields şi Cascade Delete Related Records, care
au următoarele efecte:
∗ Cascade Update Related Fields, dacă se modifică valoarea cheii
primare din tabela principală, automat se vor modifica şi valorile cheii
externe corespondente din tabela secundară (dacă aceste valori există, nu
este obligatoriu ca toate înregistrările din tabela primară să aibă
corespondente în tabela secundară); dacă se modifică codul unui
furnizor din tabela Furnizor, automat se vor modifica şi facturile
corespondente.
∗ Cascade Delete Related Records, dacă se şterge o înregistrare din
tabela principală, ştergându-se şi valoarea cheii primare, automat vor fi
şterse toate înregistrările corespondente din tabela secundară, adică
acele înregistrări care au valoarea cheii externe egale cu valoarea cheii
primare; dacă se şterge un furnizor, în mod automat se vor şterge şi
facturile corespondente.
În acest mod se menŃin coerenŃa şi consistenŃa bazei de date. După
definirea relaŃiei dintre tabele se activează butonul OK, care va închide fereastra de
dialog Relationships şi va afişa 1 în dreptul cheii primare şi ∞ în dreptul cheii
externe pe linia de legătură între cele două tabele.
Câmpurile de legătură între două tabele trebuie să fie de acelaşi tip şi
dimensiune. Uneori pe post de cheie primară se află un câmp de tip Autonumber,
iar pe post de cheie externă într-o altă tabelă se află un câmp de tip numeric.
Acesta din urmă trebuie declarat Long Integer.
După definirea structurii BD, prin comanda < Tools, Analyse,
Documenter> se poate genera o imagine imprimabilă a oricărei tabele din
componenŃa acesteia.
Dacă utilizatorul doreşte vizualizarea rapidă a unor înregistrări din mai
multe tabele în acelaşi timp, Access oferă posibilitatea ca în momentul afişării
conŃinutului unei tabele să poată fi vizualizat conŃinutul unei alte tabele cu care
tabela deschisă este corelată după unul sau mai multe câmpuri (fig. 6.10).
Se observă că în momentul vizualizării tabelei Furnizori se poate consulta
tabela Facturi pentru a putea vizualiza la un moment dat facturile acestuia, iar apoi
la fiecare factură se poate vizualiza conŃinutul acesteia. Cu ajutorul controlului +
se pot detalia înregistrările din tabela cu care este în corelaŃie, iar cu ajutorul
controlului - se anulează această facilitate.
RestricŃii dimensionale privind definirea tabelelor:
∗ numărul maxim de câmpuri dintr-o tabelă este 255;
∗ numărul maxim de indecşi este 32;
∗ un index multiplu poate fi definit pe maximum 10 câmpuri;
Fig. 6.10. Structura relaŃionată a datelor
∗ o înregistrare nu poate depăşii 4 kb, excluzând câmpurile de tip Memo

şi obiectele de tip ActiveX;
∗ un câmp de tip Memo nu poate depăşi 2 Gb.
În cadrul aplicaŃiilor ACCESS datele pot fi introduse în tabele printr-o
multitudine de metode ce vor fi prezentate pe parcursul acestui capitol. În fereastra
Database selectăm tabela Furnizori, în care dorim să introducem date şi activăm
butonul <Open>. Pe ecran va apărea fereastra (fig. 6.10), Datasheet (foaie de
date). În cadrul acestei ferestre se pot vizualiza şi/sau modifica datele deja
introduse sau se pot introduce date noi.
6.1.3. Filtrarea datelor

Anumite înregistrări dintr-o bază de date pot prezenta un interes deosebit. Filtrele
exclud temporar celelalte înregistrări din setul de înregistrări cu care se lucrează. Un
filtru poate fi aplicat unei tabele, unei cereri de interogare, unui formular sau unui raport.
Filtrul este salvat împreună cu fiecare obiect şi poate fi activat sau nu, după
nevoie.
Un filtru este util pentru realizarea următoarelor operaŃii:
∗ selectarea unui număr de înregistrări similare;
∗ lucrul cu un subset de înregistrări;
∗ vizualizarea datelor într-o anumită ordine;
∗ localizarea unei înregistrări folosind doar informaŃiile cunoscute.
În momentul în care un tabel sau un formular este vizualizat, în cadrul barei de
meniuri va apărea meniul Records, care permite operaŃiile de filtrare.
Există mai multe opŃiuni ale operaŃiei de filtrare (Filter) (fig. 6.11). Cele
mai folosite sunt:
Fig. 6.11. OpŃiunile operaŃiei de filtrare

∗ Filter by Form (filtrare conform formularului). Criteriul de filtrare se
introduce într-o foaie de date goală şi vor fi afişate doar înregistrările
care respectă criteriul combinat în fiecare câmp. Această metodă este
utilizată pentru filtrarea rapidă a înregistrărilor pe baza unor criterii
aplicate în mai multe câmpuri.
∗ Filter by Selection (filtrare prin selecŃie) este cea mai rapidă şi mai
simplă metodă de aplicare a unui filtru. În cazul acestei metode criteriul de
filtrare se stabileşte selectând toate datele dintr-unul din câmpurile unei
tabele sau numai o parte a lor. Vor fi afişate doar înregistrările care
respectă criteriul de selecŃie. Cu această metodă se pot filtra înregistrările
numai pe baza unui criteriu aplicat unui singur câmp al tabelei.
6.1.4. Salvarea tabelelor

Atunci când în fereastra de proiectare se realizează modificări asupra unui
obiect (tabel, formular, cerere de interogare, raport, comandă macro), la închiderea
acestei ferestre utilizatorul va fi întrebat dacă doreşte salvarea obiectului cu noile modificări
aduse. Acest lucru se poate realiza şi prin comanda <File, Save>.
În cadrul ferestrei Database se poate schimba numele unei tabele sau unui
alt obiect. De asemenea, prin operaŃiile specifice Copy/Paste ale sistemului de operare
Windows se pot crea foarte uşor tabele (sau alte obiecte) identice (cu aceeaşi structură
sau chiar cu aceleaşi date).
6.2. Ferestre formular

Formularele reprezintă nişte ecrane, plasate în faŃa tabelelor care permit
vizualizarea unor elemente ale tabelelor, în momentul şi sub forma care au fost
stabilite de proiectantul formularului.

Într-o bază de date, formularele sunt folosite pentru a crea întregul mediu
prin care utilizatorii introduc, modifică sau utilizează informaŃiile din baza de date.
6.2.1 Formulare simple

Formularele (Forms) reprezintă interfaŃa între utilizator şi o bază de date
Microsoft ACCESS. Formularele sunt obiecte ale bazei de date ce permit
introducerea şi afişarea datelor într-o manieră cât mai atractivă.
Formularele Access au una până la cinci secŃiuni:
∗ Detail (Detalii). Această secŃiune prezintă datele pentru fiecare
înregistrare din sursa de date. Folosind un set de controale speciale,
denumite „butoane de navigare", se poate trece de la o înregistrare la
alta.
∗ Form Header (Antetul de formular). Apare în partea de sus a
formularului, fiind locul pentru inserarea controalelor care afişează
informaŃii ce nu se modifică de la o înregistrare la alta, cum ar fi
numele companiei sau instrucŃiuni despre modul de utilizare a
formularului (este o secŃiune opŃională.)
∗ Form Footer (Subsolul de formular). Apare în partea de jos a unui
formular. În secŃiunea Form Footer se includ informaŃii despre data şi
ora la care a fost creat formularul, date centralizate, totaluri sau
informaŃii despre autor.
∗ Page Header (Antetul de pagină). Apare sub secŃiunea Form Header
şi înainte de secŃiunea Detail. Nu este foarte utilă în formulare, în care
se inserează rar întreruperi de pagină, dar este foarte utilă în rapoarte.
Anteturile de pagină din formulare sunt fi folosite pentru a repeta datele
care trebuie să apară în partea de sus a ecranului, pe fiecare pagină
dintr-un formular mai lung.
∗ Page Footer (Subsolul de pagină). SecŃiunea Page Footer este
similară cu Form Footer, dar apare între aceasta şi zona Detail (este tot
o secŃiune opŃională).
Aspectul acestor secŃiuni pe ecran depinde de modul în care conlucrează
datele şi formularul. În anumite situaŃii, singura deosebire dintre secŃiuni este locul
ocupat în pagină; alteori, fiecare secŃiune acŃionează complet diferit. Pot exista şi
secŃiuni suplimentare, în funcŃie de modul de sortare a datelor care sunt afişate în
formular.
SecŃiunea Detail este afişată implicit în toate formularele. Pentru a activa
sau dezactiva secŃiunile de anteturi sau subsoluri, executaŃi clic pe meniul View şi
selectaŃi opŃiunea Page Headers/Footers sau Form Headers/Footers. Dacă butonul
corespunzător uneia dintre aceste opŃiuni este apăsat, secŃiunile respective trebuie
să apară în formular.
În cadrul unei aplicaŃii, formularele pot îndeplini mai multe funcŃii:
1. Afişarea şi editarea datelor. Aceasta este forma de utilizare a
formularului cel mai des întâlnită. De fapt, formularul permite afişarea datelor în
forma dorită de proiectantul aplicaŃiei. De asemenea, datele afişate în cadrul
formularelor pot fi modificate sau chiar şterse.
2. Controlul operaŃiilor realizate de aplicaŃie. Se pot proiecta formulare
care, împreună cu comenzi macro sau cu proceduri Visual Basic, să realizeze
afişarea automată a anumitor date sau executarea automată a unui şir de operaŃii,
cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular.
3. Introducerea de date
4. Afişarea de mesaje. Formularele pot furniza informaŃii privind modul în
care aplicaŃia poate fi utilizată sau despre operaŃiile ce urmează a fi executate.
5. Tipărirea informaŃiilor.
Chiar dacă mai rar, formularele pot
fi totuşi folosite şi pentru tipărirea
de informaŃii la imprimantă.
În cazul aplicaŃiei de
gestiunea materialelor, este
necesar să introducem date
privind, de exemplu, furnizorii.
Pentru ca introducerea de date
să fie facilă, să aibă la bază o
interfaŃă ecran prietenoasă am
definit formularul CONTINUT_
FACTURA (fig. 6.12). Fig. 6.12. Formularul Furnizori
6.2.2. Realizarea unui ferestre formular

Formularele Access sunt compuse din secŃiuni, care au fost descrise
anterior, şi controale, care reprezintă obiectele vizuale de pe formular. Controalele
pot fi asociate (bound) sau neasociate (unbound); spre deosebire de controalele
neasociate, controalele asociate sunt „ataşate" unui câmp din sursa de date de bază
(suport) a formularului. În spatele formularelor, este ascunsă de obicei o sursă de
înregistrări (record source), adică un tabel sau o interogare, care furnizează datele ce
apar în formular şi este afectată atunci când utilizatorii folosesc controalele formularului.
Un formular poate fi creat în următoarele moduri:
∗ Prin utilizarea instrumentului wizard (creare automată);
∗ Crearea în fereastra de proiectare (creare manuală).
6.2.2.1. Crearea automată a unui formular

În fereastra Database se activează butonul <New>. Pe ecran va apărea
fereastra New Form (fig. 6.13). Dintre opŃiunile din dreapta ale ferestrei New Form
vom selecta Form Wizard, ceea ce înseamnă că vom crea formularul cu ajutorul
instrumentului wizard. În partea de

jos a ferestrei New Form, utilizarea
listei derulante ne permite să
alegem tabela cu care formularul
va lucra, în cazul nostru tabela
Materiale. Prin activarea butonului
<OK> pe ecran va apărea o primă
fereastră Form Wizard (fig. 6.14).
În această fereastră sunt selectate
câmpurile incluse în formularul pe
care-l construim. Trecerea de la o
fereastră Wizard la alta se
Fig. 6.13. Fereastra New Form realizează prin acŃionarea
butonului <Next>.
În fereastra Form Wizard (fig. 6.15) se alege modul în care sunt prezentate
datele în cadrul formularului.
Cel mai utilizat mod, pe care-
l vom folosi şi noi, este tipul
coloană (Columnar) - datele
sunt prezentate pe coloane.
Există trei tipuri de
formulare automate:
∗ Columnar (cu afişare pe
coloane). Înregistrările
sunt aranjate pe verticală,
de-a lungul marginii din
stânga a paginii, în
ordinea în care apar în
Fig. 6.14. Prima fereastră Form Wizard definiŃia tabelului. Toate
câmpurile sunt etichetate.
La un moment dat, este afişată o singură înregistrare; există şi butoane
de navigare, care asigură deplasarea de la o înregistrare la alta.
∗ Tabular (în format tabelar). Înregistrările sunt aranjate într-o „grilă"
dispusă pe suprafaŃa paginii vizibile. Câmpurile sunt etichetate.
Formularul afişează mai multe înregistrări simultan, iar dacă este
necesar, include butoane de navigare şi bare de derulare.
∗ Datasheet (Foaie de date). Înregistrările sunt prezentate la fel ca un
tabel în modul de afişare Datasheet. Numele de câmpuri se găsesc în
partea superioară a fiecărei coloane. Sunt afişate toate înregistrările
care încap în formular, linie cu linie; de asemenea, sunt create butoane
de navigare şi bare de derulare.
În următoarea fereastră
Form Wizard se poate selecta
stilul formularului, prin stil
înŃelegând un anumit tip de
fundal, anumite caractere şi
culori ale acestora etc. În ultima
fereastră Form Wizard se
introduce numele formularului,
Material, şi se alege modul de
afişare a acestuia. Crearea
formularului se încheie prin
acŃionarea butonului Finish.
Dacă la selectarea modu- Fig. 6.15. Fereastra Form Wizard
lui în care va fi afişat pe ecran
formularul creat, s-a ales opŃi-
unea Open the form to view or
enter information (deschiderea
formularului pentru vizualizare
sau introducerea datelor) pe
ecran va apărea formularul
Materiale (fig. 5.17), care
permite introducerea sau modi-
ficarea datelor. Dacă însă am
ales opŃiunea Modify the form's
design (modificarea formularului)
pe ecran va apărea fereastra de
proiectare pentru formularul Fig. 6.16. Ultima fereastră Form Wizard
Materiale (fig. 6.18).
În vederea obŃinerii unor formulare performante este posibilă crearea lor
cu ajutorul asistentului wizard, urmată de
modificarea acestora în scopul adăugării
unor facilităŃi noi. Aceste modificări se
pot efectua în principal cu ajutorul barei
de instrumente Toolbox.
FuncŃiile fiecărui control sunt
prezentate în secŃiunea Help a Fig. 6.17. Formularul Material
programului ACCESS.
Eticheta este controlul cel mai simplu de utilizat. Etichetele nu sunt
asociate unui câmp şi sunt statice; ele afişează doar textul pe care îl introducem.
Ca să adăugăm o etichetă în zona Form Header (antet), procedăm astfel:
1. Se activează butonul <Label> din bara de instrumente Toolbox. Când
se deplasează cursorul mouse-ului în zona activă a formularului, el devine
Fig. 6.18. Formularul Materiale în cadrul ferestrei de

proiectare
simbolul butonului Label combinat în partea din stânga-sus cu o cruce pentru

poziŃionare. Centrul crucii stabileşte poziŃia colŃului din stânga-sus al controlului.
2. După dimensionarea cu ajutorul mouse-ului a controlului Label, pe
suprafaŃa acestuia se tastează numele său.
Pentru a formata textul afişat într-o etichetă sau într-o casetă de text se
selectează eticheta sau caseta de text, se activează lista de proprietăŃi şi apoi se
alege fontul dorit din proprietatea Font Name şi dimensiunea din Font Size (fig.
6.19).
Într-o bază de date Access, fiecare obiect are o listă de proprietăŃi, iar fiecare
element component (control) are la rândul său o listă de proprietăŃi. Utilizatorul
poate interveni la oricare din cele două niveluri pentru a modifica aceste proprietăŃi.
Fig. 6.19. Introducerea unei etichete în zona de antet

6.2.2.2. Realizarea subformularelor
Un subformular este o fereastră-formular inclusă în altă fereastră-formular,
care permite afişarea datelor din mai multe tabele sau cereri de interogare, aflate în
relaŃii de unu la unu sau unu la mai mulŃi. În formularul principal vor fi afişate
datele din partea unu a relaŃiei, iar în subformular, cele din partea mai mulŃi. În
mod implicit, legătura dintre un formular şi un subformular reflectă legătura dintre
tabelele pe care se bazează acestea. Prin urmare, la un moment dat, în formular vor
fi afişate o înregistrare aflată de partea unu a relaŃiei, iar în subformular,
înregistrările corespondente din tabela aflată de partea mai mulŃi a acesteia. Într-un
formular care conŃine un subformular se pot specifica criterii de filtrare numai
asupra câmpurilor din formularul principal.
Făcând apel la exemplul nostru, relaŃia de tip 1-n dintre tabelele Factură şi
Linie factură face posibilă crearea unui formular unde se vor afişa facturile şi în
care se poate include un subformular pentru afişarea materialelor corespondente
fiecărei facturi.
După formatul de prezentare, un subformular poate fi:
∗ foaie de date - formă simplă care permite modificări privind
dimensiunea şi ordinea coloanelor;
∗ formular – formă cu posibilităŃi multiple de aranjare a datelor, de
utilizare a culorilor, de creare de antet şi subsol de pagină şi de
includere a unor câmpuri de tip OLE.
Pentru a crea un ansamblu formular-subformular există următoarele
posibilităŃi:
∗ crearea formularului şi subformularului concomitent;
∗ crearea subformularului şi adăugarea lui la un formular existent;
∗ crearea separat a celor două şi apoi combinarea lor.
Ultima variantă este mai simplă şi pentru obŃinerea ei se parcurg etapele:
∗ se creează formularul principal şi se înregistrează;
∗ se creează subformularul ca şi formularul principal;
∗ se face legătura între formularul principal şi subformular;
∗ se verifică legătura şi apoi rezultatul.
Pentru a aduce un subformular într-un formular principal:
∗ se deschide formularul principal în modul Design;
∗ se trece în fereastra Database, prin activarea tastei F11, se activează
butonul <Forms>, care va afişa lista tuturor formularelor din baza de date;
∗ se deplasează pictograma corespunzătoare subformularului din fereastra
bazei de date în spaŃiul formularului principal, ceea ce va avea ca efect
adăugarea unui control de tip subformular;
∗ dacă este cazul, se deplasează controlul în locul dorit şi se
redimensionează în funcŃie de necesităŃi;
∗ se face dublu clic pe bordura controlului ce reprezintă subformularul,
pentru a afişa lista de proprietăŃi a acestuia;

∗ se verifică legătura dintre formularul principal şi subformular prin
proprietăŃile Link child fields şi Link master fields, care sunt automat
definite de ACCESS pe baza legăturilor dintre tabele; în caz contrar se
stabilesc cele două câmpuri de legătură;
∗ se trece în modul Forms pentru verificarea rezultatului;
∗ pentru a aduce modificări în formularul principal se comută înapoi în
modul Design.
Pentru a modifica un subformular:
∗ se trece în modul de lucru Design şi se execută clic în interiorul
formularului principal, dar în afara controlului subformularului;
∗ se execută dublu clic în interiorul controlului subformularului, ceea ce
va afişa subformularul în modul de lucru Design;
∗ se fac modificările dorite în subformular;
∗ se înregistrează şi se reînchide subformularul;
∗ în formularul principal se execută clic pe bordura subformularului
pentru a-l selecŃiona, apoi clic în interiorul controlului său;
∗ se activează tasta ENTER, care va încărca subformularul modificat fără
a-l afişa;
∗ se activează butonul Forms din bara de instrumente, care va afişa
formularul principal cu subformularul modificat.
Pentru a trece din subformular în formularul principal se realizează clic pe
unul din controalele ultimului. Invers, pentru a trece din formularul-principal în
subformular se realizează clic în zona subformularului.
Aşa cum am arătat mai înainte, o dată cu aducerea unui subformular în
spaŃiul unui formular, trebuie stabilită legătura între cele două. Această operaŃie se
face automat de către ACCESS, iar în caz contrar, prin intervenŃia utilizatorului.
Legătura automată este posibilă în următoarele două situaŃii:
1. Formularul principal şi subformularul se bazează pe tabele aflate în
relaŃii primare de tip 1-1 sau 1-n; situaŃie în care câmpurile de legătură vor fi cheia
primară din tabela aflată de partea 1 şi cheia externă din tabela aflată de partea n a
relaŃiei;
2. Formularul principal şi subformularul conŃin două câmpuri care sunt
identice ca nume şi ca tip, iar cel din formularul principal este cheie primară a tabelei
sursă; situaŃie în care legătura se face prin cele două câmpuri.
Dacă formularul principal se bazează pe o cerere de interogare sau dacă nu
sunt îndeplinite condiŃiile de legătură automată (definite mai înainte), este necesară
stabilirea legăturii prin câmpurile Link child fields şi Link master fields din lista de
proprietăŃi a subformularului.
Prin urmare, se recomandă definirea de relaŃii primare între tabele (prin
cheia primară şi externă), care se vor moşteni şi în ansamblul formular-subformular.
6.2.2.3. Realizarea unui formular bazat pe o cerere de interogare
În situaŃiile în care se doreşte obŃinerea de informaŃii care se găsesc în mai mult
de două tabele (structuri complexe), se pot folosi cereri de interogare pentru
compunerea acestora, două câte două, şi apoi se generează ansambluri formular-
subformular bazate pe cereri.
Utilizarea formularelor bazate pe cereri de interogare asigură următoarele
avantaje:
∗ se vizualizează în formular rezultatele unor criterii de selecŃie sau
ordonări în cererea de interogare;
∗ într-o cerere de interogare se pot defini câmpuri calculate, asupra cărora
se pot specifica în formular diverse filtre;
∗ permit un acces mai simplu, în sensul trecerii de la o înregistrare la alta,
comparativ cu ansamblul formular - subformular, în situaŃia tabelelor
aflate în relaŃia 1-n;
∗ permit actualizarea automată a unor valori în formular.
Aşa cum am arătat mai înainte, în cazul tabelelor aflate în relaŃii de tipul 1-n, se
utilizează ansambluri formular-subformular pentru afişarea datelor corespondente.
În cazul în care se doreşte afişarea datelor din partea n a relaŃiei, într-un formular,
se creează mai întâi o cerere de interogare pe care se va baza apoi formularul care va
reflecta o relaŃie de tip n-1.
Pentru crearea unui subformular bazat pe o cerere de interogare se parcurg
etapele:
∗ se creează o cerere de interogare, care va sta la baza subformularului, în
care nu trebuie folosit câmpul de legătură cu formularul principal;
∗ se creează subformularul având ca sursă cererea creată anterior;
∗ se aduce subformularul în formularul principal şi se stabileşte legătura
prin câmpurile Link master fields şi Link child fields.
6.2.2.4. Subformular bazat pe o cerere de interogare de tip „Analiză

încrucişată"
Dacă se doreşte examinarea materialelor achiziŃionate de la fiecare
furnizor pe fiecare trimestru, se creează un formular principal bazat pe tabela
Furnizor şi un subformular în care se vor afişa valorile facturilor emise de
furnizorul respectiv, pe trimestre şi materiale. Într-o astfel de situaŃie subformularul
utilizează o cerere de interogare de tip analiză încrucişată.
Etapele necesare pentru a rezolva problema enunŃată sunt:
∗ se creează un formular principal bazat pe tabela Furnizor, care va conŃine
Cod furnizor, numele şi adresa, dispuse în partea de sus a acestuia
pentru a lăsa spaŃiu în partea de jos pentru aducerea subformularului;
∗ se generează o cerere de interogare de tip analiză încrucişată, bazată pe
tabelele Factură, Linie factură şi Material (între care sunt definite
relaŃii primare);
∗ se creează un subformular bazat pe cererea creată anterior;
∗ se aduce subformularul în spaŃiul formularului principal şi se stabileşte
legătura între cele două prin câmpul Cod Furnizor.
6.2.2.5. Realizarea ferestrelor-formular avansate

ProprietăŃile unui obiect se pot modifica respectând următoarea
succesiune:
∗ Dacă este vorba de un formular sau raport se deschide în modul
Design;
∗ Se selectează formularul/raportul din meniul Edit->Select Form (Select
Report)); dacă este vorba de un obiect plasat pe un formular sau pe un
raport acesta se selectează printr-un clic pe obiectul dorit;
∗ Se activează fereastra cu proprietăŃi (trebuie să fie activat meniul
<View,Properties> ).
6.2.3. Expresii în ferestre-formular

Dacă un formular sau subformular are la bază o interogare, se pot plasa câmpuri
calculate în interogare. Plasarea expresiilor în controalele aflate pe un formular sau
subformular se realizează prin scrierea acestora în proprietatea Control Source a unui
control. Scrierea unei expresii se poate face asistat (Expression Builder) sau prin scriere
directă. Dacă se utilizează scrierea unei expresii în modul neasistat, aceasta trebuie
precedată de semnul egal (=expresie). Expresiile pot conŃine orice funcŃie Access
2000 sau funcŃii definite de utilizator, referiri către controale aflate pe alte
formulare (deschise) etc.
Expresiile plasate în formulare/subformulare pot fi grupate în:
∗ expresii simple
∗ expresii care utilizează funcŃii agregate (SUM, AVG, COUNT etc.)
Pentru a ilustra cum se plasează expresiile în formulare, am luat ca
exemplu formularul (Facturi) pentru introducerea/ căutarea/ modificarea unei facturi
(include subformularul ConŃinut factură).
Utilizarea în expresii a controalelor din acelaşi formular se realizează prin
referirea numelui controalelor implicate în expresie. Ex. Calculul valorii fără TVA în
subformularul ConŃinut factură implică în expresie numai controale de pe acesta.
Pentru aceasta am plasat o casetă de text (numele controlului-proprietatea Name-
Valoare fără TVA) în care am scris în proprietatea Control Source expresia:
=[PreŃ factura] * [Cantitate intrată]
Utilizarea în expresii a controalelor din alte formulare se face prin:
Forms![Nume formular]![Nume control]
În exemplul ales putem utiliza în subformularul ConŃinut factură controale
din formularul Facturi, deoarece ConŃinut factură va fi vizualizat numai împreună
cu Facturi. Am ales pentru calcule Valoarea TVA pentru un produs din factură,
care va invoca controlul Cota tva de pe formularul Facturi. Expresia scrisă în
proprietatea Control Source a casetei de text cu numele Valoare TVA este:
=[PreŃ factură]*[Cantitate intrată]*[Forms!Facturi![Cota tva]
Utilizarea într-o expresie de pe un formular a unor controale din
subformular se realizează prin:
[Nume subformular].Form![Nume control] control]
Pentru a exemplifica acest
caz am calculat în subformularul
ConŃinut factură următoarele
totaluri (utilizând funcŃia agregată
SUM): Total fără TVA, Total
TVA. Casetele de text pentru
calculul acestor totaluri au fost
plasate în subsolul (Form Footer)
subformularului ConŃinut factură
(fig. 6.20).
Rezultatele obŃinute sunt
prezentate în fig. 6.21.
Într-o funcŃie agregată nu Fig. 6.20. Formular cu relaŃii de calcul
se pot utiliza controale calculate în
formular. În exemplul nostru nu
se putea utiliza în funcŃia SUM,
pentru calculul Total fără TVA,
controlul Valoare fără TVA,
calculat în prealabil. Dacă
controlul calculat avea ca sursă
un câmp calculat într-o
interogare, iar aceasta constituia
sursa de date a formularului era
permisă utilizarea controlului într-
o funcŃie agregată.
După plasarea acestor
controale pentru totaluri, dacă Fig. 6.21. Formularul CONTINUT_FACTURA
modul de vizualizare a sub-
formularului este DataSheet, acestea nu sunt vizibile din formularul Facturi,
Singura modalitate pentru a fi vizibile este plasarea a încă trei casete de text în formularul
Facturi, unde va fi indicată referinŃa către controalele plasate mai sus. Total cu
TVA va fi calculat prin însumarea celor două controale preluate.

Dacă unui subformular i se stabileşte modul de vizualizare (proprietatea
Single Form) DataSheet (tabelar), atunci din acesta vor fi vizualizate în formular
numai controalele din zona Detail. Controalele cu funcŃii agregate se plasează în
zona Form Footer, care nu este vizibilă din formular în acest caz.
6.2.4. Plasarea listelor de valori pe un formular

Listele derulante de valori sau listele simple de valori pot avea ca sursă de.
date (proprietatea Row Source Type):
* înregistrări dintr-o tabelă sau interogare (Table/Query)
* şir de valori care nu se află în interogări sau tabele (Value List)
* numele câmpurilor unei interogări sau tabele (Field Lisf)
Se pot plasa liste de valori ori de câte ori se consideră că este nevoie. Spre
exemplu, pe câmpurile cheie externă este util a se plasa liste de valori care au ca
sursă de date tabela în care acel câmp este cheie primară, pentru a nu fi nevoiŃi a memora
valorile acestor câmpuri din tabela unde ele sunt chei primare.
Listele de valori (ambele tipuri) se pot plasa folosind asistenŃii Wizard sau
fără aceştia, setând manual proprietăŃile acestor controale. În continuare se vor
descrie paşii pentru plasarea unei liste de valori pe un formular.
În continuare vom explica modul de creare a primului tip şi a celui de-al
treilea, în cazul celui de-al doilea arătând doar diferenŃele.
Alegerea controlului din bara de instrumente Toolbox (listă derulantă de valori sau
listă simplă de valori) şi plasarea în locaŃia dorită pe formular.
În cazul în care lista de valori este de căutare în fereastra de mai sus se
selectează varianta Remember the value for later use.
6.3. Interogări
Interogarea unei baze de date se face în mai multe moduri:
∗ prin vizualizarea în totalitate a conŃinutului tabelelor (foaia de date
asociate tabelei);
∗ prin vizualizarea parŃială sau totală a conŃinutului tabelelor cu ajutorul
unor formulare sau situaŃii finale;
∗ prin cereri explicite.
Primele două moduri pot fi catalogate ca interogări simple, fără restricŃii
şi pot fi formulate pentru o singură tabelă. Interogarea prin cereri explicite este
complexă, comportând în general mai multe tabele, ale căror date sunt filtrate prin
intermediul unor criterii. Ultima modalitate este implementată în ACCESS prin
componenta numită cerere de interogare (query), care poate fi de cinci feluri:
∗ selecŃie (select),
∗ analiză încrucişată (crosstab),
∗ acŃiune (action),
∗ SQL (Structured Query Language) şi
∗ parametrată (parameter).
Rezultatul execuŃiei unei asemenea cereri este plasat într-o foaie de
răspuns, asemănător foii de date asociate unei tabele.
Avantajele oferite de modul de interogare a bazei de date prin cereri sunt:
∗ selecŃia câmpurilor din tabele şi a înregistrărilor acestora pe baza unor
criterii impuse de necesităŃile informaŃionale;
∗ ordonarea rezultatelor după anumite criterii;
∗ introducerea unor câmpuri calculate pe baza unor formule, care
folosesc drept operanzi alte câmpuri existente în tabele, precum şi
posibilitatea determinării de totaluri pe anumite câmpuri;
∗ utilizarea într-o cerere a mai multor tabele;
∗ modularitatea cererilor în sensul că foaia de răspuns (rezultatul) a unei
cereri poate fi folosită ca intrare pentru o nouă cerere;
∗ crearea unor formulare şi situaŃii finale (reports), care au la bază cereri
de interogare (create anterior);
∗ posibilitatea generării de reprezentări grafice pe baza unor cereri de tip
analiză încrucişată.
Crearea unei cereri de interogare se poate face în mai multe feluri:
∗ proiectarea cererii în modul Design view (fereastră de proiectare);
∗ crearea cererii utilizând instrumentul wizard;
∗ exprimarea cererii în limbajul SQL;
∗ crearea unui filtru şi salvarea acestuia ca cerere de interogare.
6.3.1. Interogări QBE

Pentru a crea o cerere de interogare pas cu pas în modul Design view:
1. În fereastra Database se realizează clic pe <Queries> şi <New>;
2. În caseta de dialog New Query se execută clic pe Design view şi apoi
<OK>.
3. În caseta de dialog Show Table se execută clic pe tab-ul care furnizează
lista obiectelor bazei de date (tabele, cereri).
4. Dublu clic pe numele fiecărui obiect pe care vrem să-l folosim şi apoi
clic pe <Close>. Fereastra de lucru este structurată în două părŃi (fig. 6.22):
∗ cea de sus care afişează structura tabelelor/cererilor selectate la
punctul 4 şi eventualele legături dintre ele;
∗ cea de jos numită grila de proiectare (design grid), în care se va
construi cererea din punct de vedere structural şi funcŃional; aceasta
mai este cunoscută şi sub numele de grilă QBE (Query By Exemples).
Fig. 6.22. Proiectarea cererii de interogare Material1

5. Dacă avem mai multe tabele şi/sau cereri de interogare, trebuie să ne
asigurăm că între ele există legăturile necesare pentru a răspunde cerinŃelor impuse
de noua cerere de interogare.
6. Dacă nu există legăturile între tabele, acestea se stabilesc prin glisarea
mouse-ului de pe câmpul de legătură din tabela principală spre câmpul de legătură
din tabela secundară; câmpurile numerice de legătură Field Size trebuie să fie:
byte, integer sau long integer.
7. În funcŃie de sursa acestora, câmpurile din structura unei cereri sunt de
două feluri: preluate din tabele/cereri sau calculate. Trecerea câmpurilor preluate
din tabele/cereri în grila de proiectare se face prin deplasarea mouse-ului din lista
de câmpuri în celulele din linia Field. Această trecere poate fi parŃială sau totală,
în funcŃie de rezultatul final urmărit.
Trecerea tuturor câmpurilor dintr-o tabelă/cerere în grila de proiectare se
poate face în două moduri:
∗ dublu clic în bara de titlu a listei de câmpuri, clic în lista de câmpuri
(oriunde) şi apoi deplasarea în grila de proiectare;
∗ prin deplasarea caracterului * (care se găseşte în capătul listei) în grila
de proiectare.
DiferenŃa dintre cele două posibilităŃi constă în faptul că cea de-a doua nu
permite apoi definirea unor criterii de selecŃie sau de sortare.
8. Ordonarea datelor într-o cerere se poate face crescător sau
descrescător, după unul sau mai multe câmpuri. Pentru aceasta se realizează clic în
celula de la intersecŃia coloanei câmpului cu caseta Sort şi apoi se alege între
Ascending sau Descending. In cazul în care se specifică mai multe câmpuri de ordonare
(chei de sortare), operaŃia se execută începând cu primul câmp din stânga şi
continuând cu celelalte spre dreapta până la ultimul. Ordinea câmpurilor de sortare
influenŃează rezultatul acestei operaŃii.
9. Criteriile de selecŃie se introduc în celula aflată la intersecŃia coloanei
câmpului cu linia Criteria din grila de interogare. Acestea pot fi simple sau compuse
(cu ajutorul operatorilor AND/OR) şi pot utiliza o serie de cuvinte rezervate şi
expresii definite de utilizatori.
Principalele criterii simple sunt:
∗ apartenenŃa la un interval de valori: BETWEEN valoare_inferioară
AND valoare_superioară;
∗ apartenenŃa la o listă de valori: IN ( valoare 1, valoare 2,..... );
∗ utilizarea operatorilor de comparaŃii: <, >,<=, >=, < >, =;
∗ utilizarea operatorilor de negaŃie: NOT valoare;
∗ selecŃia înregistrărilor care conŃin sau nu valori: NOT NULL, IS NOT
NULL sau NULL, IS NULL;
∗ selecŃia după o dată relativă la data curentă: DATE().
Se pot specifica criterii de selecŃie după un anumit text care, dacă va
conŃine spaŃii, trebuie pus între ghilimele.
Vom considera un exemplu în care referinŃele se fac la tabela Material
(Cod material, Denumire material, Unitate de măsură, PreŃ unitar):
∗ BETWEEN 5000 AND 23000 în câmpul PreŃ unitar semnifică
materialele cu o valoare în intervalul [5000, 23000];
∗ IN (223,224,225,500) în câmpul Cod material va selecta doar acele
materiale ale căror coduri se află în listă.
Criteriile complexe se pot constitui prin utilizarea operatorilor logici ŞI,
SAU, care vor permite legarea criteriilor simple. În acest, sens grila de proiectare
posedă mai multe linii de criterii. Dacă dorim selecŃia valorilor unui câmp după
mai multe criterii simple conectate prin operatorul logic ŞI, acesta se va specifica
pe aceeaşi linie. Dacă dorim realizarea unui criteriu complex; utilizând operatorul
logic SAU, pe mai multe câmpuri, atunci acesta se va specifica pe linii diferite.
Alte tipuri de criterii complexe sunt cele care compară expresii aritmetice,
în care operanzii sunt alte câmpuri decât cel pentru care este definit criteriul. În
această situaŃie câmpurile în cauză trebuie incluse în paranteze drepte.
De asemenea, există posibilitatea preluării de valori pentru definirea
criteriilor din formulare create anterior. În această situaŃie este necesară calificarea
(prefixarea) câmpului din formular (care furnizează valori) cu numele formularului
şi al obiectului Forms după modelul:
Forms! [Nume-formular]! [Nume-câmp]
De exemplu, pentru a obŃine facturile furnizorilor care apar în formularul
Furnizori vom specifica în câmpul Cod furnizor din grilele de proiectare criteriul:
Forms ! [Furnizori]! [Cod furnizor].
Pentru a determina numărul de înregistrări dintr-o tabelă sau cerere se
creează o cerere care va avea un singur câmp în care se introduce Count(*).
10. Crearea unor câmpuri calculate:

∗ se selectează coloana şi se introduce comanda <View, Totals(Sigma
)>, care va introduce în grila de proiectare linia TOTALS, dacă nu
există;
∗ se selectează Expresion;
∗ în prima linie Field se introduce formula de calcul care are forma
generală:
Nume-rezultat: [Câmp1] Operator-aritmetic [Câmp2] .....
De exemplu: TVA: [PreŃ-unitar] * 0.19
ACCESS permite specificarea unor operaŃii de calcul predefinite, care
lucrează pe grupuri de înregistrări sau la nivelul întregii tabele.
Pentru realizarea unei operaŃii de calcul predefinite asupra tuturor
înregistrărilor din tabelă se procedează în felul următor:
∗ se creează o cerere care va conŃine numai câmpurile asupra cărora vor
acŃiona operaŃiile de calcul;
∗ se introduce comanda <View, Totals>, ceea ce va duce la afişarea în
grila de proiectare a unei noi linii TOTALS, care va conŃine pentru toate
câmpurile operaŃia Group by;
∗ se înlocuieşte operaŃia Group by din fiecare celulă cu cea dorită (prin
alegerea din listă);
∗ se introduce comanda <Query, Run> pentru vizualizarea rezultatului.
Pentru realizarea unei operaŃii de calcul predefinite asupra unui grup de
înregistrări dintr-o tabelă se procedează ca mai înainte (pentru toate
înregistrările), cu deosebirea că unele câmpuri din cerere (cel puŃin unul) trebuie să
conŃină operaŃia <Group By> pentru a defini criteriile de grupare.
Tabelul 6.3. OperaŃii de calcul predefinite în ACCESS
OperaŃia FuncŃia . Tipul de câmpuri
SUM Suma valorilor unui câmp Numeric, Autonumber, Data şi Logic
AVG Media aritmetică Numeric, Autonumber, Data şi Logic
MIN Valoarea minimă Numeric, Autonumber, Data, Logic
şi Texte
MAX Valoarea maximă Numeric, Autonumber, Data, Logic
şi Texte
COUNT Numărul de valori dintr-un câmp Toate tipurile
STDEV Varianta valorilor unui câmp Numeric, Autonumber, Data şi Logic
FIRST Prima valoare din câmp Toate tipurile
LAST Ultima valoare din câmp Toate tipurile
Ordinea de evaluare a criteriilor de grupare este de la stânga la dreapta.

Fig. 6.23. Cerere de interogare
11. Salvarea unei cereri de interogare se face prin comanda <File, Save>.
După definirea structurii cererii, câmpurile acesteia pot fi deplasate dintr-
un loc în altul, şterse sau adăugate altele noi. Deplasarea unui câmp dintr-un loc în altul se
face prin clic pe selectorul acestuia (care se găseşte deasupra câmpului) urmată de clic
şi deplasarea cursorului la locul de destinaŃie. InserŃia unui câmp într-o structură
de cerere existentă se face ca şi la crearea acesteia. Ştergerea se face prin selecŃia
câmpului urmată de tasta de ştergere.
Activarea unei cereri se poate face în două moduri:
∗ prin butonul Open din fereastra Database;
∗ printr-un formular sau o situaŃie finală care foloseşte rezultatul cererii.
Ori de câte ori vom activa cererea respectivă prin butonul <Open>, vom obŃine
foaia de răspuns care rezultă în urma execuŃiei acesteia şi care va fi diferită în timp,
în funcŃie de starea bazei de date din acel moment (fig. 6.24). Prin urmare, foaia de
răspuns are o existenŃă temporară pe perioada activării cererii al cărui rezultat este.
Fig. 6.24. Foaia de răspuns aferentă cererii de interogare din fig. 5.23
În mod implicit, câmpurile preluate din tabele/cereri vor avea acelaşi nume ca şi
la sursă, dar există posibilitatea schimbării acestora. În acest sens, se realizează clic
în faŃa primei litere din numele câmpului (din structura cererii din grila de interogare)
şi se introduce noul nume urmat de caracterul „:", care-l va delimita de numele
vechi (deplasat în dreapta). În această situaŃie, în urma activării cererii, în foaia de

răspuns va apărea numele nou. Dacă, în timp, în anumite situaŃii, unele câmpuri din
structura cererii nu interesează utilizatorul, acestea pot fi mascate prin clic la
intersecŃia coloanei câmpului cu linia casetei Show.
6.3.2. Cereri de interogare utilizând mai multe tabele

Pentru formularea unor cereri de interogare bazate pe mai multe tabele, este
necesar ca acestea să fie legate prin intermediul unor câmpuri. Aceste relaŃii între
tabele se pot stabili fie în momentul definirii structurii bazei de date (structura tabelelor),
prin comanda <Tools, Relationships> sau în timpul formulării unei cereri de
interogare prin aducerea tabelelor necesare în zona de lucru şi stabilirea legăturilor
necesare. Prima modalitate generează relaŃii permanente între tabele, care permit
totodată definirea restricŃiilor de integritate referenŃială, cea de-a doua generează relaŃii
temporare, valabile numai pentru cererea în cauză, şi care nu permit verificarea restricŃiilor
de integritate referenŃială.
În ambele cazuri relaŃiile între tabele se stabilesc prin punerea în
corespondenŃă a unui câmp dintr-o tabelă sursă (principală) cu un alt câmp din tabela
destinaŃie (secundară). Cele două câmpuri trebuie să fie de acelaşi tip şi dimensiune şi pot fi
chei primare sau externe.
Stabilirea unei relaŃii între două tabele în timpul formulării unei cereri de
interogare se face prin operaŃia drag and drop de la câmpul de legătură din tabela
sursă la câmpul de legătură din tabela destinaŃie. Rezultatul va fi o linie de legătură
între cele două câmpuri. Ştergerea unei relaŃii între două tabele se face prin selecŃia
liniei de legătură şi utilizarea tastei de ştergere.
O cerere de interogare a bazei de date pe mai multe tabele este expresia
operaŃiei de compunere (join) din algebra relaŃională. Din punct de vedere al
SGBD ACCESS, această operaŃie este de trei feluri: echicompunere, compunere
externă şi compunere reflexivă.
Prin operaŃia de echicompunere se extrag toate înregistrările din tabela
sursă care au înregistrări echivalente în tabela destinaŃie (pentru care câmpurile de
legătură sunt identice). De exemplu, dacă vrem să aflăm intrările de materiale pentru
fiecare material (cantitativ), este clar că în cadrul tabelei Materiale se pot găsi mai
multe materiale decât în tabela Linie factură (anumite materiale pot exista în cadrul
bazei de date, dar nu au fost achiziŃionate până în prezent). Prin urmare, va fi utilizată
operaŃia de echicompunere.
Prin operaŃia de compunere externă se extrag toate înregistrările din tabela
sursă şi înregistrările din tabela destinaŃie, care au valori egale în câmpurile de
legătură. Pentru înregistrările din tabela destinaŃie, care nu au corespondenŃe în
tabela sursă, se vor afişa câmpuri vide.
Cele două cereri se rezolvă prin compunere externă. RelaŃia dintre două
tabele, din punct de vedere al operaŃiei de compunere externă, este privită în ambele
sensuri:
∗ de la tabela sursă spre tabela destinaŃie (de la stânga la dreapta), ceea ce
a condus la noŃiunea de compunere externă stânga (left outer join);
∗ de la tabela destinaŃie spre tabela sursă (de la dreapta la stânga), ceea ce
a condus la noŃiunea de compunere externă dreapta (right outer join).
Prin aceste operaŃii s-a creat posibilitatea formulării unor cereri de
interogare inverse, aşa cum sunt cele două exemplificate mai înainte.
Pentru alegerea tipului de
compunere în cadrul unei cereri de
interogare:
∗ se realizează dublu clic pe
linia de legătură între cele
două tabele, care va afişa
fereastra Join Properties
(fig. 6.25);
∗ se alege una dintre opŃi-
unile: 1 - echicompunere,
2 - compunere externă
stânga sau 3 - compunere
externă dreapta şi apoi
<OK>.
De exemplu, dorim să Fig. 6.25. Fereastra Join Properties

creăm o cerere de interogare care să
ne prezinte cantitatea medie consumată din fiecare material.
În timp, poate fi achiziŃionat un material nou, care nu a intrat încă în
consum. Astfel, în cadrul tabelei ConŃinut bon de consum nu există nici o
înregistrare privind acel material.
Prin urmare, relaŃia join pe care o vom defini între tabelele Material şi
ConŃinut_bon_consum va fi de tipul compunere externă stânga (fig. 6.26).
Aşa cum se observă, cele trei tipuri de join se bazează pe condiŃia de
egalitate între valorile câmpurilor de legătură. Pentru realizarea operaŃiei de join,
pe baza unei relaŃii de inegalitate (<, >, <=, >=, <>).
Compunerea reflexivă se bazează pe o relaŃie reflexivă, în care cele două
tabele sursă şi destinaŃie sunt identice. Pentru asemenea operaŃie, în zona de lucru
a cererii se selectează aceeaşi tabelă de două ori şi în mod automat numele celei de-a
doua tabele va fi schimbat.
6.3.3. Interogări Crosstab (Analiză încrucişată)

Acest tip de cereri, permit generarea unor tabele complexe sub formă
matriceală, în care numele liniilor (Li) şi coloanelor (Cj) reprezintă criterii mixte
de grupare, iar valorile din celulele tabelului (Vij) se obŃin prin aplicarea unei funcŃii
predefinite (Sum, Min, Max, etc.) asupra unui câmp dintr-o tabelă.
Fig. 6.26. Cererea de interogare pentru aflarea cantităŃii medii

consumate
Fig. 6.27. Răspunsul cererii de interogare din fig.

6.26
C
C1 2 Cn
L
1 V11 V12 V1n
L2
Lm vm1 Vmn
Crearea unei cereri de interogare de acest tip se face la fel ca o cerere care
comportă calcule, cu deosebirea că trebuie specificate câmpurile care furnizează
liniile, coloanele şi valorile din tabel.
Se procedează astfel:
∗ se lansează crearea unei noi cereri de interogare şi se aduc în zona de
lucru tabelele necesare;
∗ se aduc în grila de proiectare câmpurile dorite din tabele şi se stabilesc
criteriile de selecŃie;
∗ se alege <Query, Crosstab Query>, care va aduce în grila de
interogare liniile Total şi Crosstab şi va afişa Group by în celulele din linia
Total;
∗ se execută clic în celula Crosstab a câmpului care va da numele liniilor
tabelului şi se va selecŃiona Row Heading din lista derulantă;
∗ clic în celula Crosstab a câmpului care va da numele coloanelor
tabelului şi se va selecŃiona Column Heading din lista derulantă;
∗ clic în celula Crosstab a câmpului care va furniza valorile din tabel şi
se va selecŃiona Value din lista derulantă;
∗ clic în celula Total a câmpului care va furniza valorile din tabel şi se va
selecŃiona operaŃia dorită (Sum, Count, Max, Min, etc.);
∗ comanda <View, Datasheet View> pentru vizualizarea rezultatului.
Se pot specifica mai multe câmpuri pentru a furniza numele de-linii ale
tabelului şi numai unul pentru a da numele coloanelor. Obligatoriu, câmpurile care
furnizează numele liniilor şi coloanelor trebuie să aibă în linia Total criteriile
Group by. La o cerere de interogare de acest tip pot participa una sau mai multe
tabele.
Tabelele care rezultă în urma execuŃiei acestor cereri, în mod standard, vor avea
numele coloanelor plasate de la stânga la dreapta în ordine alfabetică. Există posibilitatea
schimbării acestei ordini în funcŃie de necesităŃile şi preferinŃele utilizatorului.
În acest scop:
∗ se creează o cerere de interogare de tip Analiză încrucişată;
∗ comanda <View, Properties> care va afişa fereastra Query Properties;
∗ se selectează caseta Column Headings şi se introduce numele
coloanelor în ordinea dorită, sub forma unei liste în care separatorul
este unul din caracterele "," sau ";" (depinde de modul de configurare a
WINDOWS-ului);
∗ clic pe OK şi apoi comanda <View, Datasheet View> pentru
vizualizarea răspunsului.
În anumite situaŃii, modificările din foaia de răspuns a unei cereri de
interogare pot modifica tabela sursă, din care s-a constituit cererea. Pentru aceasta
este necesar ca fiecare înregistrare din foaia de răspuns să reprezinte o singură
înregistrare din tabela sursă.
6.3.4. Interogări de tip „acŃiune"

Cererile de interogare de tip acŃiune se folosesc pentru:
∗ crearea de noi tabele pe baza celor existente;
∗ ştergerea de înregistrări din una sau mai multe tabele;
∗ modificarea datelor dintr-un grup de înregistrări;
∗ adăugarea unui grup de înregistrări la o tabelă.
Crearea unei cereri de interogare de tip acŃiune se face în trei etape:

∗ crearea unei cereri de interogare de tip selecŃie şi verificarea
rezultatului acesteia;
∗ transpunerea cererii de interogare de tip selecŃie într-o cerere de
tip acŃiune;
∗ verificarea rezultatelor în tabele.
6.3.5. Interogări pentru crearea unor tabele noi

Pentru a transforma o cerere de interogare de tip selecŃie în una de tip
acŃiune cu funcŃia de creare a unei noi tabele se parcurg etapele:
∗ se trece în modul de lucru Design view,
∗ se alege <Query, Make table - query>, care va afişa o casetă de
dialog;
∗ în această casetă de dialog se introduce numele tabelei, se stabileşte
dacă aceasta va face parte dintr-o bază de date ACCESS sau de alt tip
şi dacă va înlocui o tabelă deja existentă (prin alegerea acesteia dintr-
o listă);
∗ se activează butoanele <OK> din caseta de dialog şi apoi comanda
<Query, Run>, ceea ce va afişa într-o casetă de dialog numărul de
înregistrări din tabela creată;
∗ pentru completarea cererii se activează butonul <OK> din ultima
casetă de dialog, ceea ce va avea ca efect înregistrarea în baza de date
a noii tabele.
Câmpurile unei tabele create prin intermediul unei asemenea cereri vor
moşteni numai tipurile şi dimensiunile din tabelele sursă, fără cheia primară şi
celelalte proprietăŃi ale acestora şi ale tabelei. De aceea, se recomandă ca după
execuŃia cererii de creare să se preia tabela în modul de lucru Design View şi să se
stabilească cheia primară, celelalte proprietăŃi ale câmpurilor (criterii de validare,
valorile prin lipsă etc.) şi eventual proprietăŃile tabelei.
De exemplu, dorim să extragem toŃi furnizorii care nu sunt din Iaşi ai
firmei într-o nouă tabelă intitulată Furnizori externi (fig. 6.28).
Fig. 6.28. Interogare acŃiune de tipul Make Table
În situaŃia în care cererea de tip selecŃie, care stă la baza unei cereri de tip
acŃiune ce va crea o nouă tabelă, este de tipul analiză încrucişată se parcurg
următoarele etape:
∗ se creează cererea de tip analiză încrucişată şi se înregistrează;
∗ se creează o nouă cerere de tip selecŃie bazată pe cererea anterioară
(va prelua rezultatul acesteia);
∗ se transformă cererea de tip selecŃie definită anterior, într-o cerere de
creare a unei noi tabele.
Ştergerea unui grup de înregistrări care satisfac un anumit criteriu
Pentru a crea o cerere de tip selecŃie care să stea la baza unei cereri de tip
acŃiune în vederea ştergerii unui grup de înregistrări:
∗ se lansează crearea unei noi cereri şi se aduc tabelele necesare în
zona de lucru;
∗ se deplasează următoarele câmpuri în grila de interogare:
∗ câmpul * din tabelele din care vrem să ştergem înregistrări;
∗ câmpurile pe care se vor stabili criterii de selecŃie.
∗ se specifică criteriile de selecŃie şi se utilizează comanda <View,
Datasheet View> pentru a vizualiza rezultatul.
Urmează etapa de transformare a cererii de tip selecŃie în cerere de tip
acŃiune:
∗ se trece în modul Design View şi se alege <Query, Delete query>,
care va schimba numele cererii într-o cerere de ştergere şi va afişa în
grila de proiectare linia Delete, iar în dreptul criteriilor de selecŃie,
Where;
∗ se poate completa cererea cu noi tabele şi criterii de selecŃie prin
deplasare acestora din zona de lucru în grila de interogare (ca mai înainte);
∗ se activează butonul <OK> şi apoi <Query, Run>, care va afişa într-
o casetă de dialog numărul de înregistrări ce vor fi şterse;

casetă de dialog ceea ce va avea ca efect ştergerea înregistrărilor
respective din baza de date.
Pentru exemplificare vom şterge din tabela Materiale toate înregistrările
care îndeplinesc condiŃia: Cod_Material<= 350 (fig. 6.29).
6.3.6. Adăugarea de noi înregistrări dintr-o tabelă sursă într-o tabelă

destinaŃie
Numărul de câmpuri din
tabelele sursă şi destinaŃie nu este
obligatoriu să fie acelaşi. Asupra
câmpurilor din tabela sursă se pot
defini criterii de selecŃie.
Crearea unei cereri de
interogare de tip selecŃie pentru a fi
transformată într-o cerere de tip
acŃiune, în vederea adăugării unor
înregistrări noi, se derulează în
următorii paşi:
∗ se lansează crearea unei noi
cereri şi se aduc în zona de
lucru tabela/tabelele sursă (care
conŃin înregistrările de adăugat);
∗ se introduc în grila de
proiectare următoarele
Fig. 6.29. Interogare acŃiune de tipul Delete
câmpuri:
o toate câmpurile pentru adăugat şi cele pentru definirea de criterii
de selecŃie;
o câmpul corespunzător cheii primare din tabela destinaŃie (cheia
externă), în afară de situaŃia când aceasta este de tip Autonumber.
∗ se specifică criteriile de selecŃie;
∗ se utilizează comanda <View, Datasheet View> pentru vizualizarea
rezultatului. Pentru transformarea acesteia într-o cerere de adăugare:
∗ se trece în modul Design view;
∗ se alege <Query, Append query>, care afişează o casetă de dialog şi
va introduce în grila de proiectare linia Append;
∗ în caseta de dialog se introduce numele tabelei destinaŃie, se selectează
baza de date din care face parte aceasta şi se activează butonul <OK>;
∗ se alege <Query, Run> care va afişa o casetă de dialog în care se va
specifica numărul înregistrărilor adăugate;
casetă de dialog.
Să presupunem că dorim să adăugăm la tabela Furnizori externi1, creată
prin interogarea din fig. 5.28, şi acele firme care nu sunt din Iaşi şi nici din Vaslui
(fig. 6.30).
Fig. 6.30. Interogare acŃiune de tipul Append
6.3.7. Modificarea unor înregistrări selectate

Pentru specificarea unei asemenea cereri se creează mai întâi o cerere de
interogare de tip selecŃie, în care se cuprind câmpurile şi criteriile dorite.
Transformarea acestei cereri în una de modificare se face după cum
urmează:
∗ se trece în modul Design view;
∗ se alege <Query, Update query>, care va schimba numele cererii
într-una de modificare şi va introduce în grila de proiectare linia Update;
∗ se introduc în linia Update şi coloanele câmpurilor dorite expresiile
de calcul sau valorile cu care se vor face modificările;
∗ se alege <Query, Run>, care va afişa o casetă de dialog în care vor fi
vizualizate numărul înregistrărilor modificate;
∗ pentru terminarea cererii se activează butonul <OK> din ultima
casetă de dialog.
Orice transfer de date între câmpurile tabelelor unei baze de date sau
modificarea valorilor acestora nu se poate face decât respectând restricŃia de tip. În
plus, în cazul câmpurilor de tip text sau memo, dacă destinaŃia este mai mică din
punct de vedere al dimensiunii decât sursa, datele vor fi trunchiate la dreapta.
Nu se poate adăuga o nouă înregistrare într-o tabelă, care să aibă valoarea
cheii primare identică cu a unei înregistrări existente (valorile cheii primare trebuie
să fie unice). În acelaşi context, în cursul modificărilor înregistrărilor unei tabele,
nu este permisă modificarea valorilor cheii primare (evitându-se astfel posibilitatea

obŃinerii unei valori deja existente) sau aceasta nu poate primi valoarea Null.
De asemenea, ACCESS nu permite adăugarea sau modificarea unei
înregistrări conŃinând o valoare corespondentă identică cu aceea a unui câmp care
este declarat în structura tabelei ca fiind index unic.
În plus, schimbările care
violează restricŃiile de integritate
referenŃială (definite în cadrul
relaŃiilor primare dintre tabele) nu
sunt permise.
Spre exemplificare vom lua
în considerare cazul în care, în urma
unei erori, toate bonurile de consum
întocmite de magazia cu codul 12 în
ultima lună au data eliberării
bonului cu două zile mai devreme
decât data reală, care ar fi trebuit să
figureze pe bon. Pentru a corecta
această eroare se realizează
Fig. 6.31. Interogare acŃiune de tipul Update interogarea (fig. 6.31).
5.3.8. Interogări parametrate

Dacă într-o cerere de interogare este necesară modificarea frecventă a
criteriilor de selecŃie, se recomandă transformarea acestora în cereri cu parametri.
Astfel, la apariŃia oricărei schimbări, cererea trebuie reproiectată modificându-i-se
criteriile şi apoi executată. Avantajul unei cereri parametrate constă în faptul că
aceste criterii care se modifică primesc valori la momentul execuŃiei cererii.
Crearea unei cereri parametrate se face după cum urmează:
∗ se lansează operaŃia de generare a unei cereri;
∗ se selectează tabelele în zona de lucru şi se aduc câmpurile dorite în
grila de proiectare;
∗ se introduce numele parametrilor urmaŃi de caracterul „:" între
paranteze drepte la intersecŃia liniei Criteria cu câmpurile care vor
deveni parametri; numele parametrilor pot fi diferiŃi de cei ai
câmpurilor;
∗ se alege <Query, Parameters>, care va afişa fereastra Query
Parameters, în care se vor introduce numele parametrilor definiŃi în
grila de proiectare şi tipurile acestora;
∗ se activează butonul <OK> din ultima casetă de dialog şi apoi
<View, Datasheet view>, care va solicita utilizatorului valorile
curente ale parametrilor înainte de afişarea rezultatelor.
De exemplu, vom realiza o cerere de interogare care să se afişeze numărul
facturilor primite de la un anumit furnizor, între anumite date calendaristice (fig.
6.32).
Fig. 6.32. Cerere de interogare cu parametri
6.3.9. Interogări SQL

SQL este un limbaj neprocedural folosit pentru descrierea interogărilor.
Folosind acest limbaj utilizatorul descrie numai informaŃiile pe care vrea să le
obŃină în urma interogării, fără a fi nevoie să stabilească modalităŃile de a ajunge la
rezultatele dorite. În acelaşi timp, SQL nu poate fi considerat un limbaj de
programare sau unul de sistem, ci, mai curând, face parte din categoria limbajelor
de aplicaŃii, fiind orientat pe mulŃimi. Foarte frecvent, limbajul SQL este utilizat în
administrarea bazelor de date client/server, aplicaŃia client fiind aceea care
generează instrucŃiunile SQL. SQL (Structured Query Language), este unul dintre
cele mai puternice limbaje pentru interogarea bazelor de date relaŃionale este care
a devenit un standard pentru multe sisteme de gestiune a bazelor de date. SQL
permite comunicarea rapidă şi eficientă utilizatorului cu bazele de date, asigurând
manipularea datelor, şi efectuarea operaŃiilor complexe de actualizare şi
administrare.
Există un anumit grad de standardizare a limbajului SQL, mai multe
sisteme de gestiunea bazelor de date recunoscând principalele instrucŃiuni ale
acestuia (de exemplu: Oracle, Access, Sybase etc.)- Pe plan mondial, standardul în
domeniu este considerat ANSI (American National Standards Institute) SQL care
are în vedere atât aspectele de definire, interogare, manipulare a datelor, procesare
a tranzacŃiilor, cât şi caracteristicile complexe privind integritatea informaŃiilor,
cursoarele derulante sau joncŃiunile externe. MulŃi producători de sisteme de
gestiune a bazelor de date furnizează propriile extensii ale limbajului SQL,
asigurându-şi astfel exclusivitatea.
Se cunosc în literatura de specialitate trei metode de bază privind
implementarea limbajului SQL:

∗ cea prin apelare directă (Direct Invocation),
∗ cea modulară (Modul Language) şi,
∗ cea de tip încapsulat (Embedded SQL).
Prima metodă constă în introducerea instrucŃiunilor SQL de la prompter,
cea de a doua foloseşte anumite proceduri apelate de programele aplicaŃiei, iar cea
de a treia variantă de implementare are în vedere instrucŃiuni încapsulate în codul
de program, fiind de tip static şi dinamic.
InstrucŃiunile SQL, în funcŃie de rolul lor în manipularea datelor şi
tranzacŃiilor, pot fi grupate astfel:
∗ instrucŃiuni de definire a datelor care permit descrierea structurii bazei
de date;
∗ instrucŃiuni de manipulare a datelor, în sensul adăugării, modificării şi
ştergerii înregistrărilor;
∗ instrucŃiuni de selecŃie a datelor care permit consultarea bazei de date;
∗ instrucŃiuni de procesare a tranzacŃiilor care privesc unităŃile logice de
prelucrare şi constituie în fapt operaŃii multiple de manipulare a datelor;
∗ instrucŃiuni de control ai cursorului;
∗ instrucŃiuni privind controlul accesului la date
Principalele categorii de cuvinte cheie ale vocabularului SQL sunt:
∗ instrucŃiunile,
∗ clauzele,
∗ funcŃiile,
∗ operatorii.
InstrucŃiunile au cel mai important rol în executarea interogării întrucât
determină executarea unei acŃiuni.
Clauzele restricŃionează aria valorică a entităŃilor ce participă la interogare
FuncŃiile îmbunătăŃesc capacitatea SQL de manipulare a datelor.
Operatorii efectuează o comparare a valorilor selecŃiei.
Sistemul de gestiune a bazelor de date ACCESS acceptă utilizarea
limbajului de interogare SQL. ExistenŃa tehnicii de interogare prin exemplu, QBE
(Query by Example) permite proiectarea unor interogări complexe. InformaŃia
definită pe grila QBE este transformată automat într-o instrucŃiune SQL.
Pentru a scrie corect o instrucŃiune SQL în ACCESS 2000 este necesară
respectarea unor reguli de sintaxă:
∗ orice instrucŃiune SELECT se va încheia cu ";" ;
∗ într-o interogare unde se folosesc câmpuri din mai multe tabele, pentru
a separa numele tabelului de numele câmpului, se va utiliza ".";
∗ parantezele drepte încadrează numele de câmpuri doar când acestea
conŃin spaŃii sau simboluri neacceptate de SQL ;
∗ pentru a delimita parametrii dintr-o listă, se utilizează virgulele ;
∗ valorile de tip şir se marchează prin apostrof sau ghilimele ;
∗ inegalităŃile din cadrul clauzelor se vor specifica prin "o";
∗ simbolurile "?" şi "*" sunt folosite pentru a desemna unul sau mai
multe caractere de înlocuire;
∗ pentru a evidenŃia valorile de tip dată/timp se apelează la "#"; .
În continuare se vor prezenta instrucŃiunile specifice ACCESS SQL, cu
accent deosebit pe structura instrucŃiunii de selecŃie SELECT. Abordarea tipurilor
de interogări se va face atât la nivel teoretic, prin sintaxa specifică acestora, cât şi
practic, prin lucrări aplicative.
În crearea şi executarea unei interogări ACCESS construită din instrucŃiuni
SQL se parcurg, mai multe etape:
1) Din fereastra Open, se deschide baza de date asupra căreia se vor efectua
interogările SQL (de exemplu Contractari.mdb); de obicei se utilizează
butonul OPEN.
2) Se va selecta eticheta Queries (Interogări) din fereastra Database care
apare după executarea etapei precedente. Pentru a crea interogarea SQL
dorită va fi necesară fie activarea butonului NEW, fie alegerea opŃiunii
"Create query in Design view" .
3) În cazul în care utilizatorul a folosit butonul NEW, acum va trebui să
aleagă din fereastra New Query, opŃiunea Design View .
4) Foarte importantă este alegerea în continuare (cu ajutorul butonului
ADD) a tabelei (Tables), interogării (Queries) sau a ambelor categorii de
obiecte (Both) care vor reprezenta suportul interogării SQL. De
menŃionat faptul că se pot utiliza mai multe tabele (interogări) din
fereastra Show Table.
5) Pentru a scrie interogarea SQL ACCESS este necesar ca din meniul
VIEW utilizatorul să opteze pentru modul de vizualizare SQL VIEW. În
fereastra care apare se vor tasta instrucŃiunile SQL specifice, respectând
restricŃiile de sintaxă corespunzătoare (Fig. 6.5):
6) Interogarea SQL ACCESS 2000 creată se lansează în execuŃie în două
moduri: prin utilizarea butonului din bara Query Design sau prin
opŃiunea Run, din meniul QUERY.
Pe ecranul calculatorului va fi afişat în final rezultatul interogării SQL;
utilizatorul îl va analiza şi interpreta în funcŃie de propriile cerinŃe şi restricŃii
informaŃionale.
În cazul în care cererea de interogare SQL ACCESS are erori de sintaxă
sau determină obŃinerea de rezultate eronate, va trebui să se revină în modul de
afişare SQL View pentru a se face corecŃiile necesare.
6.3.9.1. InstrucŃiunile pentru definirea datelor

În limbajul de interogare SQL, instrucŃiunile de definire a datelor sunt
următoarele:
CREATE DATABASE nume_bază_de_date;
Prima etapă este aceea de creare a bazei de date. SGBD-urile relaŃionale
permit construirea bazei de date printr-o simplă apăsare a butonului mouse-ului.
Există însă şi posibilitatea de definire a unei baze de date, folosind această
instrucŃiune SQL, dar lucrurile devin mult mai greoaie. Sintaxa comenzii nu este
standardizată, putând varia în funcŃie de necesităŃile utilizatorului şi de SGBD -ul
folosit.
La crearea unei baze de date trebuie luate în considerare restricŃiile
stabilite de administratorul de sistem, referitoare la drepturile de utilizare a
instrucŃiunilor şi stabilirea dimensiunilor bazei de date.
CREATE TABLE nume_tabelă

(câmp1 tip dată [NOT
NULL],
câmp2 tip_dată [NOT
NULL],
Fig. 6.34. Fereastra de definire a unei câmp3 tip dată [NOT
interogări SQL NULL]...);
Plecând de la structura unei înregistrări şi de la tipurile de date asociate
câmpurilor (definite în cadrul acesteia), utilizatorul poate să creeze o tabelă.
Printre cele mai importante tipuri de date folosite amintim: Character, Memo,
Number, Integer, Decimal, Logical, Date, OLE Object etc. Numele tabelei trebuie
să fie unic în cadrul bazei de date, neputând fi unul din cuvintele rezervate.
Totodată, acesta poate avea şi anumite restricŃii privind: numărul de caractere din
care este format, utilizarea anumitor simboluri, folosirea literelor mari sau mici,
natura caracterului de început etc. Aceleaşi cerinŃe apar şi pentru numele
câmpurilor; în plus există posibilitatea duplicării lor în cadrul bazei de date, dar se
păstrează unicitatea în tabelă. Clauza NOT NULL arată că în câmpul respectiv nu
se memorează valori de tip NULL.
Această instrucŃiune permite adăugarea unui câmp la o tabelă existentă. Nu
este însă posibilă ştergerea unui câmp şi adăugarea (respectiv ştergerea) de
câmpuri la nivelul bazei de date în ansamblu.
DROP TABLE nume_tabelă;

Este folosită pentru a şterge complet o tabelă dintr-o bază de date (inclusiv
indecşii şi valorile asociate).
DROP DATABASE nume_bază_de_date;
Este utilizată pentru a şterge o bază de date; există însă o multitudine de
restricŃii stabilite de administratorul sistemului privind această operaŃiune, mai ales
în condiŃiile existenŃei unei reŃele de calculatoare. De remarcat faptul că
numeroase versiuni SQL nu includ această instrucŃiune, ştergerea făcându-se mai
uşor printr-o simplă apăsare pe butonul mouse-lui.
6.3.9.2. InstrucŃiunile de selecŃie a datelor

InstrucŃiunile de selecŃie reprezintă una dintre categoriile cele mai
importante ale limbajului de interogare SQL ACCESS. Indiferent dacă sunt simple
sau complexe, punctul de plecare îl constituie fraza SELECT, prin care se regăsesc
şi se afişează informaŃiile dorite de utilizator.
Pentru definirea interogărilor de selecŃie simple se utilizează următoarea
sintaxă a instrucŃiunii SELECT:
SELECT [domeniu] listă_selecŃie

FROM nume_tabelă1, nume_tabelă2,... [WHERE criteriul_de_selecŃie]
[ORDER BY câmpuri_criteriu [ASC|DESC]];
• Domeniu
Determină stabilirea modalităŃii de manipulare a înregistrărilor din baza de
date asupra căreia se efectuează selecŃia şi poate fi:
∗ ALL permite includerea tuturor înregistrărilor ce îndeplinesc condiŃiile
impuse. Cum frazele SELECT tabelă şi SELECT ALL tabelă au
practic acelaşi rezultat, calificativul ALL este destul de rar utilizat.
∗ DISTINCT are ca efect eliminarea înregistrărilor care conŃin duplicate
în câmpurile selectate; astfel se va afişa doar o apariŃie a datei
multiple.
∗ DISTINCTROW are în vedere înregistrările duplicate în ansamblul
lor, nu numai pe cele care au câmpuri duplicate.
• Listă_selecŃie
Cuprinde toate câmpurile care vor apărea în tabela cu rezultatele
interogării. Câmpurile adăugate în rândul Field din grila Query a machetei grafice
QBE, care au marcată caseta de validare Show, sunt aceleaşi cu cele menŃionate în
lista de selecŃie.
• Clauza FROM
Specifică numele tabelei sau tabelelor care vor forma suportul interogării.
Dacă în listă_selecŃie se includ câmpuri din mai multe tabele, în faŃa numelui
acestora trebuie precizată tabela din care fac parte. Aşa cum arătam la regulile de
sintaxă, pentru separarea numelor de tabele, se utilizează semnul "," (virgulă).
Trebuie să precizăm faptul că în cadrul acestei clauze se pot menŃiona pe lângă
tabele, ca surse de informaŃii pentru interogările SQL, şi interogări care au fost

deja create.
• Clauza WHERE
Face interogările mai selective, specificând faptul că vor fi afişate numai
înregistrările care îndeplinesc criteriul. descris. Parametrul criteriul de selecŃie este
o expresie care conŃine un operator de tip text (şir) sau numeric, în funcŃie de tipul
câmpului. Clauza WHERE este opŃională şi nu operează cu funcŃii totalizatoare.
• Clauza ORDER BY
Utilizată atunci când se doreşte ca rezultatele interogării să fie ordonate în
mod crescător (ASC) sau descrescător (DESC). Sortarea este opŃională şi se poate
realiza după unul sau mai multe câmpuri_criteriu (definite drept chei de sortare).
Componenta BY a clauzei nu poate să lipsească atunci când se doreşte sortarea
rezultatelor interogării SQL ACCESS !
În cadrul frazelor SELECT apar frecvent operatorii (AND, OR, NOT, IN,
BETWEEN, LIKE) care vor fi descrişi detaliat într-un capitol viitor. Apelând la
aceştia, este posibilă o construcŃie mult mai amănunŃită a interogărilor SQL şi o
creştere a complexităŃii lor.
În scrierea interogărilor de selecŃie simple SQL ACCESS este posibilă şi
folosirea funcŃiilor totalizatoare ce vor fi, de asemenea, explicate mai în detaliu în
capitolele următoare. Cele mai importante funcŃii din această categorie sunt:
∗ COUNT returnează numărul de înregistrări care respectă condiŃiile
stabilite prin clauza WHERE.
∗ SUM redă suma tuturor valorilor dintr-un câmp; operează numai cu
valori numerice.
∗ AVG calculează valoarea medie a unui câmp numeric.
∗ MAX permite determinarea celei mai mari valori dintr-un câmp; nu
operează în cadrul clauzei WHERE.
∗ MIN duce la obŃinerea celei mai mici valori a unui câmp; rămâne
valabilă şi aici restricŃia privind clauza WHERE.
6.3.9.3. Cereri de interogare complexe

Limbajul de interogare SQL ACCESS permite, pe lângă definirea de
interogări de selecŃie simple, crearea unor interogări cu o structură complexă, cum
ar fi cele în care regăsim funcŃiile agregate, asocierile (JOIN) sau combinările
(UNION). La acestea se adaugă folosirea instrucŃiunilor în cadrul formularelor,
rapoartelor sau a macro-urilor, precum şi pentru stabilirea parametrilor de
interogare.
6.3.9.4. FuncŃiile de grup (agregat)
FuncŃiile de grup (agregat) permit construirea unor interogări SQL
ACCESS complexe, prin care utilizatorul poate să efectueze diverse calcule pentru
grupuri de înregistrări care au câmpuri cu aceeaşi valoare. În cazul utilizării lor se
foloseşte următoarea formă a frazei SELECT:
SELECT [domeniu] [ funcŃie_agregată (nume_câmp) AS alias [,listă_
selecŃie] FROM nume_tabelăl, nume_tabelă2...
GROUP BY câmp_de_grupare
[HAVING criteriul_de_ grupare]
Din structura instrucŃiunii de mai sus putem observa că anumite clauze
care au fost întâlnite la definirea interogărilor simple se regăsesc şi aici; apar însă
şi elemente noi de sintaxă:
• Listă selecŃie
Se va referi la una sau mai multe funcŃii agregate care au ca argumente
nume de câmpuri ale bazei de date. Există restricŃia ca aceste câmpuri să fie
întotdeauna de tip numeric.
• AS alias
Asociază un pseudonim (nume) rezultatului utilizării funcŃiei agregat.
• Clauza GROUP BY
Precizează câmpul sau câmpurile pe baza cărora se va efectua gruparea
înregistrărilor. În acelaşi timp, prin intermediul acestei clauze, se pot executa
funcŃiile agregate descrise în lista de selecŃie pentru fiecare dintre grupări
(constituite pe baza câmpurilor de grupare). Echivalentul acestei clauze în macheta
grafică QBE de construcŃie a interogării îl reprezintă rândul Total.
• Clauza HAVING
Se referă la criteriul care va fi aplicat câmpului-definit ca argument al
funcŃiei agregat. Altfel spus, când se foloseşte clauza GROUP BY şi este necesară
şi o condiŃie, se va utiliza clauza HAVING. Spre deosebire de WHERE, care
acŃionează înainte de a se efectua gruparea înregistrărilor, HAVING va opera după
definirea acesteia. De remarcat faptul că se admite utilizarea unei funcŃii agregat
care nu apare în lista de selecŃie, precum şi apelarea la mai multe criterii de
grupare.
6.3.9.5. Asocierile (interogările JOIN)

O facilitate deosebit de importantă a limbajului SQL o reprezintă
posibilitatea de a grupa şi folosi date din tabele diferite. OperaŃiile de asociere
induse de clauza JOIN au ca rezultat producerea tuturor combinaŃiilor posibile,
pentru conŃinutul informaŃional al fiecărei tabele. Noile înregistrări care rezultă în
urma joncŃiunii vor deveni disponibile pentru selecŃiile ulterioare. La o asociere

pot participa mai mult de două tabele.
Putem distinge mai multe categorii de joncŃiuni: CROSS (încrucişată), mai
puŃin utilizată, cu rol în ilustrarea elementelor specifice proprietăŃilor combinatorii
ale tuturor asocierilor; ECHIVALENTĂ (echijoncŃiune), cea mai folosită,
presupune folosirea clauzei WHERE (pentru selecŃia înregistrărilor) asociată cu o
egalitate dorită; NEECHIVALENTĂ (non echijoncŃiune), care, spre deosebire de
precedenta, face apel în clauza WHERE la oricare alt operator de comparare în
afară de semnul egal ("=")• Acest din urmă tip de joncŃiune este în general foarte
rar utilizat. Sintaxa generală pentru joncŃiunile echivalente şi neechivalente este
următoarea:
SELECT [ domeniu] Iistă_selecŃie

FROM nume_tabelă1, nume_tabelă2...
[WHERE criteriul_de_asociere]
Deoarece în instrucŃiunile SQL care descriu joncŃiuni se utilizează câmpuri
ce fac parte din tabele diferite, este necesară întotdeauna specificarea tabelei de
care aparŃin. Forma generală de descriere a unui astfel de câmp va fi următoarea:
nume_tabelă.nume_câmp. Nu se lasă spaŃii înainte sau după punct!
O altă abordare priveşte joncŃiunile ca fiind: interne (INNER JOIN) şi
externe (OUTER JOIN). Primele determină o asociere a înregistrărilor din tabele,
astfel încât să rezulte un număr total de înregistrări egal cu produsul numărului de
înregistrări din fiecare tabelă. JoncŃiunile externe, la rândul lor, sunt de două
tipuri: de stânga (LEFT OUTER JOIN) şi de dreapta (RIGHT OUTER JOIN),
fiind destul de puŃin utilizate. Echivalentul QBE al acestor categorii de joncŃiuni
este alegerea opŃiunilor 1, 2 sau 3, din caseta Join Properties, care au fost explicate
într-un capitol precedent.
În acest mod de abordare a joncŃiunilor sintaxa va avea forma:
SELECT [domeniu] listă_selecŃie
FROM nume tabelă1
{INNER|LEFT OUTER|RIGHT OUTER} JOIN nume tabelă2
ON criteriul_de_asociere
[{INNER|LEFT OUTER|RIGHT OUTER} JOIN nume_tabelă3
ON criteriul_de__asociere]...
[WHERE criterinl_de_selecŃie]
SemnificaŃia elementelor de sintaxă descrise mai sus este următoarea:
INNER, LEFT OUTER, RIGHT OUTER se referă la tipurile de
joncŃiuni (INNER JOIN, internă de tip echivalent, LEFT OUTER JOIN, externă
de stânga, RIGHT OUTER JOIN, extremă de dreapta). De remarcat faptul că
SQL ACCESS acceptă scrierea interogărilor externe fără specificarea explicită a
lui OUTER.
JOIN specifică tabela care va fi asociată (nume_tabelă2, nume_tabelă3...)
tabelei precizată în clauza FROM. ON criteriul de asociere arată relaŃia dintre
câmpurile pe care se bazează joncŃiunea. Unul se află în tabela asociată, iar celălalt
există într-o altă tabelă din lista cu numele tabelelor. Expresia
criteriul_de_asociere conŃine un operator de comparaŃie de tip egalitate (=) şi va
returna valorile logice TRUE sau FALSE.
6.3.9.6. Interogarea CROSSTAB

Constituie o categorie specială deoarece, pe lângă selecŃia propriu-zisă şi
efectuarea de calcule (inclusiv aplicarea unor funcŃii agregat) permite o grupare a
înregistrărilor în funcŃie de două secŃiuni: cea a antetelor de rânduri şi respectiv
cea care vizează titlurile coloanelor. In acest fel se ajunge la un format de afişare
mult mai compact şi mai clar definit decât cel de la o interogare de selecŃie
obişnuită. Sintaxa generală pentru acest tip de interogare este:
TRANSFORM funcŃie_agregat AS alias

InstrucŃiune de selecŃie PIVOT câmp_antet_coloană [IN (val1[, val2[,...]])]
FuncŃia agregat operează asupra înregistrărilor, prin definirea instrucŃiunii
de selecŃie. De fapt o frază de tip SELECT obişnuită. Câmpul_antet_coloană
constituie câmpul sau expresia utilizate în definirea antetelor de coloane pentru
setul de rezultate al interogării, Clauza IN se foloseşte dacă se doreşte o fixare a
valorilor care devin antetele de coloane, TRANSFORM este opŃional, dar când
apare totuşi va trebui să fie menŃionat primul, InstrucŃiunea de selecŃie serveşte
pentru a specifica antetele de rând ale rezultatelor interogării, conŃinând, în funcŃie
de context, toate clauzele explicate în sintaxele precedente.
Exemplu:
Să se creeze o interogare de tip CROSSTAB prin care să se afişeze pentru
fiecare furnizor, preŃul mediu al fiecărui produs livrat până la data de 1 iunie
2008:
TRANSFORM Avg(Produs.pret) AS AvgOfpret SELECT
furnizor. denfz
FROM furnizor INNER JOIN Produs ON furnizor.codfz =
Produs.codfz
WHERE Produs.data_livr<=#6/l/2008#
GROUP BY furnizor.denfz ORDER BY furnizor.denfz PIVOT
Produs.denp;
6.3.9.7. Combinările (interogările UNION)

Când utilizatorul doreşte să vadă rezultatele a mai multor interogări
SELECT în acelaşi timp, prin combinarea ieşirilor lor, poate utiliza facilitatea
UNION a limbajului de interogare SQL ACCESS. De remarcat faptul că nu există
echivalent QBE pentru această instrucŃiune.
Sintaxa generală pentru interogările UNION este:
SELECT listă_câmpuri FROM tabela1

UNION SELECT listă câmpuri FROM tabela1 [GROUP BY
câmp_de_grupare] [HAVING criteriul_de_agregare] [UNION
SELECT listă_câmpuri FROM tabela3 [GROUP BY
câmp_de_grupare ] [HAVING criteriul_de_grupare]] [UNION...]
[ORDER BY câmp_criteriu_de_sortare];
Există mai multe restricŃii pentru instrucŃiunile care generează interogări
UNION, şi anume: numărul de câmpuri din lista de câmpuri asociată fiecărei
instrucŃiuni SELECT şi UNION SELECT trebuie să fie acelaşi; este permisă doar
o dată utilizarea clauzei ORDER BY, după ultima instrucŃiune UNION SELECT;
secvenŃa de nume din fiecare listă de câmpuri trebuie să corespundă unor intrări
identice. Când se foloseşte UNION, automat se vor elimina duplicatele ce apar în
urma combinării. În cazul folosirii domeniului ALL se vor lua în considerare şi
valorile duplicate.
6.3.9.8. Alte interogări complexe

Interogările Parametru reprezintă un alt tip de interogare complexă pentru
care există instrucŃiuni SQL asociate. Cu toate acestea, utilizatorii preferă varianta
de folosire a facilităŃilor machetei grafice QBE şi a meniurilor asociate. În vederea
respectării standardului SQL, tipurile de date pentru aceşti parametri nu sunt
aceleaşi cu cele folosite în ACCESS. Sintaxa simplificată:
PARAMETERS listă_câmpuri_parametru; SELECT DISTINCTROW...;

Exemplu:
PARAMETERS nume Text;
SELECT Clienti.cod_client, Clienti.nume
FROM Clienti;
InstrucŃiunile SQL ACCESS mai pot fi utilizate pentru: proprietatea
RECORD SOURCE a formularelor şi rapoartelor, înlocuindu-se numele interogării
în caseta Record Source cu instrucŃiunea SQL dorită; proprietatea ROW SOURCE
a formularelor, în listele obişnuite şi în cele derulante, obŃinându-se un control
asupra ordinii câmpurilor; argumentul acŃiunii macro RunSQL(), existând însă
restricŃia de a utiliza doar instrucŃiuni SQL care creează interogări acŃiune.
InstrucŃiunile pentru manipularea datelor sunt interogări de acŃiune.
Utilizarea acestor instrucŃiuni are efecte permanente (ireversibile), influenŃând
integritatea referenŃială a bazei de date.
Cele mai folosite instrucŃiuni sunt: CREATE, INSERT, UPDATE şi
DELETE.
SELECT [domeniu] (câmpl,câmp2.„) INTO tabela_nouă
FROM tabela_sursă
[WHERE criteriul_de_adăugare];
Se materializează într-o interogare acŃiune de creare a unei tabele noi,
plecând de la structura şi conŃinutul uneia deja existente. Utilizatorul poate stabili
anumite criterii asupra înregistrărilor ce vor fi adăugate în noua tabelă.
• INSERT
Se foloseşte pentru adăugarea de înregistrări dintr-o tabelă în alta. Prin
această interogare de adăugare nu se pot insera date dintr-o tabelă în ea însăşi;
operaŃia ar fi totuşi posibilă printr-o selectare prealabilă a datelor iniŃiale într-un
tabel temporar, urmată de modificarea şi readucerea lor în tabelul de la care s-a
plecat.
Există două forme ale instrucŃiunii, şi anume: INSERT...VALUES şi
INSERT...SELECT.
a) INSERT INTO nume_tabelă (câmp1, câmp2...)
VALUES (valoare1,valoare2...);
În acest caz se adaugă o înregistrare într-o tabelă, menŃionându-se
câmpurile şi valorile asociate acestora. Ca particularitate se remarcă inserarea unei
singure înregistrări la un moment dat. Prima formă a lui INSERT se utilizează
pentru operaŃii simple care presupun lucrul cu un număr redus de înregistrări.
După lansarea în execuŃie a interogării apare un mesaj de avertizare privind
adăugarea noii înregistrări în baza de date şi caracterul ireversibil al acestei
operaŃii.
În cadrul acestui tip de inserare a datelor trebuie să se respecte următoarele
reguli:
∗ valorile menŃionate în clauza VALUES vor avea aceeaşi natură cu
câmpurile specificate în clauza INTO;
∗ mărimea valorii corespunzătoare fiecărui câmp va fi mai mică decât
dimensiunea câmpului;
∗ nu va fi obligatorie specificarea denumirii câmpurilor, deoarece SQL
ACCESS va asocia listei de valori câmpurile în ordinea din structura
înregistrării (prima valoare se va introduce în primul câmp, a doua
valoare, în al doilea câmp ş.a.m.d.);
∗ dacă un câmp are definiŃia NOT NULL, va fi obligatorie introducerea

unei valori pentru acesta.
b) INSERT INTO tabelă destinaŃie (câmpl,câmp2...) SELECT [ domeniu]
câmpl,câmp2...
FROM tabelă sursă
WHERE criteriul_de_adăugare;
În acest caz este posibil să se copieze selectiv înregistrări dintr-o tabelă
într-una sau în mai multe tabele.
Regulile menŃionate la instrucŃiunea INSERT...VALUES rămân valabile şi
aici. În plus, se mai adaugă următoarele:
∗ fraza SELECT nu poate extrage înregistrări din tabela destinaŃie;
∗ numărul şi natura câmpurilor menŃionate în clauza INTO trebuie să fie
aceleaşi cu numărul şi natura câmpurilor returnate de instrucŃiunea
SELECT;
∗ dacă nu se introduce clauza WHERE, toate înregistrările din tabela
sursă vor fi adăugate în tabela destinaŃie.
• DELETE
DELETE FROM nume_tabela

[WHERE criteriul_de_stergere];
Se materializează în interogarea acŃiune de ştergere parŃială sau totală a
înregistrărilor din tabele. Nu este utilizată pentru ştergerea de valori din câmpuri
individuale, ci va acŃiona doar asupra înregistrărilor în totalitatea lor. În acelaşi
timp se va şterge doar conŃinutul tabelei nu şi aceasta (pentru eliminarea tabelei se
va apela la instrucŃiunea DROP TABLE).
Ca şi instrucŃiunea INSERT, operaŃia de ştergere a înregistrărilor dintr-o
tabelă poate duce la apariŃia unor probleme de integritate referenŃială în alte tabele.
Clauza WHERE restricŃionează domeniul de ştergere în funcŃie de cerinŃele
utilizatorului.
• UPDATE
UPDATE nume_tabelă
SET nume_câmpl = valoarel
[,nume_câmp2 = valoare2]...
[WHERE criteriul_de_actualizare];
Are atât scopul de a insera noi înregistrări, cât şi de a modifica valorile
câmpurilor din înregistrările existente. Ca şi în cazul instrucŃiunii INSERT, se va
urmări dacă în câmpul cu valori de actualizat sunt permise numai valori unice.
Atunci când se doreşte actualizarea datelor din mai multe câmpuri se
foloseşte virgula ca separator între câmpuri şi valorile acestora. Se pot utiliza mai
multe condiŃii WHERE apelând la operatorul logic AND pentru a limita
actualizarea la înregistrări mai bine specificate.
UPDATE Marfuri
SET Categ = "detergenti", UM = "cutie"
WHERE Categ = "detergent" AND UM = "cutii";
6.3.9.9. Cereri de interogare imbricate

Scrierea unei interogări în interiorul alteia duce la apariŃia unei
subinterogări; setul de rezultate obŃinut de la o interogare va constitui argument
pentru o alta. Utilizatorul poate crea legături între mai multe interogări SQL
ACCESS, pe baza unor câmpuri unice, cu rol de căutare în structura tabelelor.
Subinterogările înlocuiesc interogările imbricate şi au performanŃe îmbunătăŃite.
Cea mai simplă subinterogare are sintaxa:
SELECT *
FROM Tabelă1
WHERE Tabelă1.nume_ câmp = (SELECT nume_câmp FROM Tabelă2
WHERE criteriul_de_selecŃie);
Tabela1 şi Tabela2 vor avea un câmp comun (nume_câmp) care va

reprezenta de fapt câmpul de legătură ce stă la baza construirii subinterogării.
Clauza SELECT din subinterogare va avea acelaşi număr de câmpuri şi de natură
similară cu cele din clauza WHERE a interogării externe.
În anumite situaŃii, subinterogările conŃin în structura lor şi funcŃii
totalizatoare (SUM, COUNT, MIN, MAX, AVG), ceea ce determină o creştere a
complexităŃii în utilizare. În acelaşi timp este de remarcat faptul că subinterogările
se pot imbrica, ceea ce înseamnă a se "lega" mai mult de două interogări. Pe lângă
clauza WHERE amintită anterior, se folosesc şi clauzele GROUP BY şi
HAVING cu rolul deja descris în subcapitolele precedente.
5.3.9.10. RestricŃionarea subinterogărilor

Domeniul de obŃinere a rezultatelor unei subinterogări poate fi influenŃat
prin precizarea unuia dintre cuvintele cheie: ALL, ANY şi respectiv EXIST.
Pentru utilizatorul SQL este dificil să aprecieze corect diferenŃele dintre aceste
clauze.
• ALL
Se preiau rezultatele subinterogării şi, dacă acestea îndeplinesc condiŃia
cerută, se returnează valoarea logică True; este folosit de obicei ca o dublă negaŃie.
• ANY
Are în vedere compararea valorii de ieşire a subinterogării cu fiecare
înregistrare din interogarea externă. Dacă pentru fiecare înregistrare din interogare
există un rezultat al subinterogării se va returna valoarea logică True. Spre
deosebire de clauza IN poate fi folosit cu diverşi operatori relaŃionali. Cuvântul
cheie SOME are acelaşi rol şi caracteristici ca ANY.
• EXISTS
Foloseşte subinterogarea ca pe o condiŃie, analizând setul de rezultate al
acesteia şi returnând valoarea False dacă nu există nici o ieşire. Se poate astfel
verifica existenŃa anumitor înregistrări şi controla ansamblul răspunsurilor date de
interogare.
Fiecare cuvânt cheie ANY, ALL şi EXISTS poate să fie utilizat pentru
restricŃionarea interogărilor şi în forma cu negaŃie - adică prin folosirea
operatorului logic NOT.
6.4. Rapoarte
Rapoartele constituie rezultatul activităŃilor de creare, actualizare şi
exploatare a unei baze de date, conŃinutul lor fiind vizualizat pe ecran ori listat la
imprimantă.
Cu Access se pot realiza
diferite obiecte de tip raport,
utilizând opŃiunea "Reports" din
meniul "Objects" şi butonul
"New".
Există următoarele
modalităŃi de lucru:
∗ crearea rapoartelor asistată de
Wizard selectarea variantei
de lucru "Report Wizard"
permite generarea unor
rapoarte complexe, fără
cunoaşterea amănunŃită a
Fig. 6.35. Fereastra New Report facilităŃilor Access;
∗ realizarea rapoartelor de către utilizator, după alegerea opŃiunii "Design
View";
∗ generarea automată, fără vreo intervenŃie a utilizatorului, a unor
rapoarte în care datele sunt prezentate fie pe o singură coloană pentru
fiecare înregistrare (opŃiunea "Autoreport: Columnar"), fie sub formă
de tabel obişnuit (opŃiunea "Autoreport: Tabular");
∗ crearea de rapoarte sub formă de grafic (cu opŃiunea "Chart Wizard");
∗ realizarea unor rapoarte de dimensiuni corespunzătoare unor etichete
utilizate, eventual, pentru corespondenŃă ("Label Wizard").
SituaŃiile finale pot cuprinde date provenind dintr-o tabelă, sau dintr-o
interogare (atunci când sunt necesare date din mai multe tabele), caz în care se
răspunde mesajului "Choose the table or query where the object's data comes
from:" prin selectarea din listă a tabelei sau interogării care va sta la baza realizării
raportului. Există şi posibilitatea realizării de rapoarte care nu au o anumită sursă
de date, dar care vor îngloba informaŃii utile subrapoartelor definite pe tabele ori
interogări între care nu au fost stabilite relaŃii. Între rapoarte şi formulare există
multe elemente comune, cum ar fi:
∗ secŃiunile rapoartelor (sunt aceleaşi ca şi în formulare): Report
Header/Footer, Page Header/Footer, Detail etc.
∗ controalele, descrise în subcapitolul aferent formularelor, cu
menŃiunea că unele dintre acestea (de exemplu, casetele de tip listă
simplă ori combinată, butoanele de comandă) sunt inutile într-un
raport;
∗ proprietăŃile controalelor, secŃiunilor şi rapoartelor; se poate observa
însă că proprietăŃile din categoria eveniment (Event) nu sunt
accesibile pentru controalele dintr-un raport.
Rapoartele permit numai vizualizarea sau tipărirea datelor, dar nu şi
editarea (adăugarea, modificarea, ştergerea) acestora.
Vom exemplifica, în continuare, crearea şi modificarea structurii şi
conŃinutului rapoartelor.
6.4.1. Generarea rapoartelor asistată de Wizards

Etapele care trebuie parcurse în acest scop sunt prezentate în cele ce
urmează.
1. Selectarea opŃiunilor Reports, New, iar în fereastra New Report -
alegerea variantei Report Wizard de realizare a situaŃiei (descrisă anterior).
2. Precizarea numelui tabelei, sau al interogării, care va fi sursa de date
pentru raportul de realizat; în exemplul dat, situaŃia va fi generată pe baza unei
interogări salvate cu numele Intrări, după cum se poate vedea mai jos:
Înregistrările au fost sortate crescător după Număr factură, iar în cadrul
fiecărui număr de factură, după Cod material.
În fereastra următoare se vor selecta câmpurile ce vor alcătui structura
raportului.
SelecŃia se efectuează cu butoanele (fig. 6.37), câmp cu câmp, în ordinea
dorită, sau simultan pentru toate câmpurile.
4. Alegerea modului de prezentare a datelor în raport: de exemplu,
evidenŃiind fie conŃinutul fiecărei facturi, fie informaŃiile despre materialele
aprovizionate.
Fig. 6.36. Structura interogării Intrări
Fig. 6.37. Selectarea câmpurilor viitorului raport
Report Wizard asigură vizualizarea diferitelor forme de prezentare a

situaŃiilor prin activarea butonului cititorul poate încerca
toate aceste posibilităŃi, cu clic pe fiecare dintre butoanele afişate în ferestrele de
dialog; se poate întoarce în fereastra iniŃială cu butonul Close.
Precizarea criteriilor de grupare a datelor.
Cu săgeŃile Priority se stabileşte ordinea operaŃiunilor de grupare. Se poate
opta pentru afişarea în raport a unui anumit număr de caractere din valorile
(realizările) câmpurilor de grupare.
6. Selectarea câmpurilor de sortare (ordonare) a înregistrărilor.
Sortarea poate fi crescătoare (în ordine alfabetică) -sau descrescătoare (în
ordine invers alfabetică).
Se pot determina sume, valori medii, minime şi maxime ale valorilor
câmpurilor numerice, extrase de Wizard din lista de câmpuri ce alcătuiesc structura
raportului.
7. Alegerea modului de dispunere şi de aliniere a datelor raportului
(selectarea unuia dintre cele şase formate predefinite din frame-ul (cadrul) Layout)
şi a aşezării în pagină a acestuia (vertical - Portrait, sau orizontal - Landscape -
frame-ul Orientation).
Datele vor fi astfel aliniate încât să se încadreze în dimensiunile unei
pagini, datorită selectării checkbox-ului Adjust the field widht so all fields fit on a
page.
8. Selectarea unei combinaŃii prestabilite de fonturi pentru afişarea titlului,
a subtitlurilor şi a conŃinutului propriu-zis al situaŃiei:
9. Precizarea titlului raportului; se optează pentru afişarea raportului sau
pentru efectuarea unor eventuale modificări:
S-a obŃinut următorul raport:
Fig. 6.38. Raportul Material

10. Vizualizarea situaŃiilor pe ecran se poate face în mod Open (Preview)
ori în mod Design (proiectare, definire). Pentru aceste două posibilităŃi există
opŃiuni şi butoane atât în meniul Access, cât şi în fereastra Daiabase, ori în
Toolbar.
11. Folosind comanda Print..., din submeniul File, sau cu butonul din
Toolbar, raportul se poate lista la imprimantă.
6.4.2. Definirea rapoartelor de către utilizator

Pentru că nu întotdeauna rapoartele generate cu ajutorul Wizard-ului corespund
cerinŃelor formulate de solicitanŃi, se recurge la realizarea lor de către utilizator,
după cum urmează:
∗ Se selectează opŃiunile Reports, New, Design View din meniul Database.

∗ Dacă sunt necesare, se vor crea antet (pentru titlul situaŃiei) şi sfârşit de
raport (de regulă, pentru totaluri), selectând, din submeniul File,
opŃiunea Report Header/Footer.
∗ în cazul în care vreuna dintre secŃiuni este inutilă, se reduce la zero
lărgimea acesteia.
∗ Dacă se doreşte gruparea (în scopul obŃinerii, eventual, a unor
subtotaluri) şi/sau sortarea datelor, se selectează din submeniul View,
opŃiunea Sorting and Grouping;
În fereastra de dialog corespunzătoare se aleg sau se tastează câmpuri ori
expresii de grupare/sortare, cele de grupare deosebindu-se de cele de sortare prin
faptul că în casetele Group Header şi/sau Group Footer au selectată opŃiunea Yes.
OperaŃiunea de sortare se realizează crescător (în ordine alfabetică) sau
descrescător (în ordine invers alfabetică), după cum în caseta Sort Order se alege
Ascending sau Descending.
În secŃiunea Detail se aduc, pe rând, câmpurile ce vor alcătui structura
raportului şi se definesc câmpurile calculate, scriind în casetele (controalele) de tip
text formula (expresia) de calcul. Lista de câmpuri este afişată, sau se poate obŃine
din submeniul View, opŃiunea Field List.
La crearea controalelor legate (o etichetă, împreună cu o casetă text), se
recomandă ca etichetele ataşate să fie şterse şi copiate în secŃiunea Page Header,
pentru a fi afişate la începutul fiecărei pagini a raportului, o singură dată, sub
formă de cap de tabel.
5.4.3. Crearea de rapoarte cu subrapoarte

Dacă se doreşte completarea informaŃiilor din raport cu altele, din alte
rapoarte "legate" de o tabelă sau de o interogare, ori independente de aceste tipuri
de obiecte, se va combina raportul în cauză cu maximum alte două rapoarte având
statutul de subraport.
În acest scop, se respectă acelaşi principiu ca în cazul formular principal-
subformular şi se utilizează acelaşi buton din Toolbar, cu sau fără Wizard , ca şi
pentru crearea de subformulare. Se poate aduce subraportul din meniul Database în
suprafaŃa de lucru, utilizând tehnica drag-and-drop, într-una din secŃiunile
raportului principal. Subrapoartele se pot plasa în orice secŃiune a raportului
principal, în funcŃie de necesităŃi.
Ca orice obiect Access, rapoartele au proprietăŃi, care pot fi vizualizate şi
modificate în fereastra Properties (Submeniul View, opŃiunea Properties, ori
butonul dreapta al mouse-ului pe bara de titlu a ferestrei Report, sau pe butonul
pătrat din colŃul din stânga sus al ferestrei Report). Pentru subraport se vor completa
casetele Link Child Fields şi Link Master Fields cu numele câmpurilor de legătură.
Întrucât, implicit datele din
subraport sunt încadrate cu o linie, am
selectat pentru proprietatea Border
Style, din categoria Format, valoarea
Transparent.
Se obŃine situaŃia din fig. 6.39.
Există patru categorii de
proprietăŃi ale rapoartelor:
• Format:
∗ Caption, pentru
stabilirea unui titlu
afişat pe bara albastră Fig. 6.39. Fereastra Properties
în modul print preview
de vizualizare a raportului;
∗ Page Header şi Page Footer, pentru specificarea paginilor din
raport pe care se afişează antetul, respectiv subsolul de pagină;
∗ Picture, cuprinde calea şi numele fişierului afişat pe fundalul
situaŃiei;
∗ Picture Pages, sunt precizate paginile pe care se va afişa fundalul
ales.
• Data:
∗ Record Source, unde se precizează o tabelă, o interogare, ori o
frază Select care constituie sursa de date pentru raport, sursă ce
poate servi, mai departe, stabilirii unor filtre de afişare a datelor în
raport;
∗ Filter, pentru stabilirea unei condiŃii-filtru pe care trebuie să o
îndeplinească datele ce vor fi afişate în raport;
∗ Filter On; dacă s-a setat Yes, criteriul specificat în Filter devine
activ; No anulează acŃiunea filtrului;
∗ Order By; aici sunt precizate criterii (câmpuri) de sortare, în
ordinea gradului de generalitate, cu virgulă între ele;
∗ Order By On poate cuprinde valorile Yes ori No, facând activă,
respectiv inactivă proprietatea Order By.
• Event - proprietăŃile de tip eveniment: evenimentelor Open, Close,
Activate, Deactivate, No Data le corespund proprietăŃile eveniment On Open
(definirea de filtre), On Close (ştergerea fişierelor temporare create în timpul
execuŃiei raportului), On Activate ş.a.m.d., care menŃionează ce funcŃii, proceduri
sau macro-uri vor fi ataşate evenimentelor respective.
• Other - Alte proprietăŃi:

∗ Records Locks asigură blocarea informaŃiilor dintr-un raport în
timpul afişării acestuia;
∗ Date Grouping permite utilizarea tipului implicit de dată sau a
tipului setat de utilizator;
∗ Fast Laser Printing, cu valoarea Yes, realizează o tipărire rapidă
a unui raport; Toate se regăsesc în rubrica All, ultima din
fereastra proprietăŃilor.
BIBLIOGRAFIE
1. Bolun, Ion, Covalenco, Ion, Bazele informaticii aplicate, Editura Bonitas,

Iaşi, 2005.
2. Craing, J.C., Webb, J., Visual Basic 5.0 Manualul Programatorului,

Editura Teora, Bucureşti, 1998
3. Dollinger, Robert, Baze de date şi gestiunea tranzacŃiilor, Casa de Editura

Albastra, Cluj-Napoca, 2000
4. Florescu V., Stanciu V., Cozgarea A., Cozgarea G., Baze de date, Editura
Economică, Bucureşti, 2000
5. Jennings, Roger, Utilizare Access'95, Editura Teora, Bucureşti, 1997
6. Johnson, S., Microsoft Office 2004, Editura Teora, Bucureşti, 2004.
7. Magid, L., IniŃiere în Windows XP, Editura Teora, Bucureşti, 2003.
8. Năstase, P., Mihai, F., Cosăcescu L., Covrig, L, Stanciu, A., Tehnologia
bazelor de date ACCESS 2000, Bucureşti, Editura Economică, 2001
9. Perkins, J., Morgan, B., SQL fără profesor în 14 zile, Editura Teora,
Bucureşti, 1997
10. Velicanu, M şi col., Sisteme de gestiune a bazelor de date, Editura Teora,

Bucureşti, 2002.

Curs PUC1 ECDL

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs PUC1 ECDL

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Constantin CĂ

Pentru uzul studenŃilor

Cuvânt înainte ......................................................................................................... 9

3.5.1. Sortarea datelor după o singură coloană .................................. 67

6.3.4. Interogări de tip „acŃiune" ...................................................... 174

Implementarea tehnologiei informaŃiei şi a comunicaŃiei în societate a

Unul dintre domeniile în care prelucrarea asistată de calculator a

NoŃiunile şi comenzile pentru realizarea prezentărilor electronice cu

Cartea se adresează studenŃilor din anul I care urmează disciplinele de

MulŃumesc pe această cale d-lui prof.dr.ing. Gavril Muscă pentru sfaturile

Calculatorul se utilizează pentru a executa lucrări obositoare, repetitive sau

1.1. Structura hardware a calculatoarelor

Imprimantele sunt perifericele

1.2. Bazele programării calculatoarelor

Tabelul 1.1. Denumiri şi notaŃii în proiectarea asistată

• BIOS-ul este realizat de producătorii echipamentului de calcul (hard)

c) FuncŃia de distrugere, în raport cu care un virus poate fi:

Fig. 1.9. Tipuri de reŃele locale de calculatoare

Fiabilitatea este capacitatea reŃelei de a asigura serviciile, în condiŃiile

1.3. Sisteme informatice birotice

matrice de biŃi (bitmap), procesoare grafice vectoriale şi procesoare grafice care

În multe cazuri este necesară utilizarea simultană complexă sau preluarea

de ediŃia pachetului de aplicaŃii achiziŃionat. Există 6 ediŃii de bază diferenŃiate

2.1. Deschiderea aplicaŃiei Word

bara de titlu bara de meniuri

bara de instrumente de formatare

Fig. 2.1. Fereastra aplicaŃiei Word

2.2. Deschiderea unui fişier Word

2.3. Crearea unui document nou

2.4. Formatarea documentelor

Câmpul pentru antetul paginii

Câmpul de limitare din

Câmpul de limitare de jos

2.4.1. Configurarea paginii

Fig. 2.4. Fig. 2.5

2.4.2. Formatarea caracterelor

Zona Efecte (Effects)

Fig. 2.7 Fig. 2.8

2.4.3. Formatarea aliniatelor

2.4.4. Sortarea aliniatelor

Comanda Sortare (Sort) din

2.4.5. Numerotarea aliniatelor

Fig. 2.13 Fig. 2.14

2.5. Selectarea, copierea, mutarea şi ştergerea textului

2.7. Procesare avansată a textelor

Inserarea numerelor de pagină. Word înregistrează automat numărul

Inserarea antetelor şi a notelor de picior. În antete şi subsoluri se pot

2.8. Tipărirea documentelor

Dacă se doreşte tipărirea

2.9. Procesarea tabelelor

2.9.2. Modificarea tabelelor

Pentru inserarea unui rând sau unei coloane:

2.10. Gestiunea corespondenŃei

Fig. 2.19. Schema pentru îmbinarea corespondenŃei

corespondenŃă) din submeniul Letters and Mailings (Scrisori şi corespondenŃă) a

subfereastra menŃionată. Fig. 2.21

Pasul 1. Select document type (selectează tipul documentului). Există

Dacă este corect se apasă butonul OK. Se trece la pasul următor.

Butonul Insert Merge Butonul Merge to New Document

Fig. 2.24. Bara de instrumente Mail Merge

Un mod mai avansat de operare cu datele din tabel este utilizarea

Fig. 2.26. Fig. 2.27

3.1. Prezentare generală a programului Microsoft Excel