Sunteți pe pagina 1din 20

E CEL _profesional

Nr. 1/noiembrie 2006

Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

SUMAR Trucuri [i sfaturi

Excel [i managementul eficient


al proiectelor . . . . . . . . . . . . . . . 1 Probleme [i solu]ii

Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Definirea foilor de calcul Formulare
cu date de intrare . . . . . . . . . . . . 2
Restric]ionarea introducerii
de date la valorile
dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 |ntreb`ri [i r`spunsuri
Introducerea datelor \n
Excel \ntr-o structur`
asem`n`toare unei baze
de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Aplica]ii
Crearea din punct
de vedere vizual
a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . . 9 Scurt`turi de taste
Folosirea formulei matrice
SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Formatarea condi]ional` . . . . . . 12
Formule utile
Ascunderea valorilor de
zero inutile . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Ascunderea valorilor din
celulele colorate . . . . . . . . . . . . . 14 Erori [i explica]ii
Crearea unei foi de calcul
care s` arate alocarea
resurselor umane pe
activitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Crearea unei foi de calcul
care s` arate alocarea
resurselor umane pe lun` . . . . . 15 R&S RENTROP & STRATON
Avantajele [i dezavantajele www.rs.ro
aplica]iei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
EDITORIAL

Pentru a EXCELa
Excel este unul dintre programele cel mai des parte simple. |ntr-o firm`, problemele sunt \ns`
folosite \n \ntreaga lume. |n orice firm` a]i complexe [i utilizatorul trebuie s` „combine“
merge, g`si]i fi[iere Excel, \ncercånd s` r`spund` diversele tehnici Excel. Nu este \ntotdeauna u[or
nevoilor particulare ale celor mai diverse depar- s` alege]i din multitudinea de facilit`]i Excel.
tamente, de la resurse umane la contabilitate, de Cele alese trebuie s` „lucreze \mpreun`“.
la vånz`ri la logistic`, de la achizi]ii la finan- Ineficien]a celor mai multe foi de calcul de aici
ciar. |n orice loc, o „situa]ie“ realizat` \n Excel provine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare
Florian Filat vine s` completeze ceea ce sistemele informatice \n parte, dar ineficiente luate \mpreun`.
redactor-[ef
integrate din firm` pot oferi.
„Excel_profesional“ \[i propune s` rezolve
|n firmele din Romånia, cei mai mul]i uti- aceste dificult`]i. „Excel_profesional“ este mai
lizatori folosesc programul Excel la un nivel mult decåt o simpl` revist`. Este un proiect
mediu. Dup` \nv`]area conceptelor [i tehnicilor complex care are ca scop sprijinirea utilizatorilor
de baz`, se construiesc diferite fi[iere \n Excel Excel \n dobåndirea unor tehnici avansate de
pentru a eficientiza munca [i a ob]ine diverse folosire a programului Excel pentru rezolvarea
rapoarte, esen]iale pentru activitatea angaja]ilor problemelor concrete cu care se confrunt`.
[i a companiilor. La un moment dat \ns`, Revista nu se adreseaz` mae[trilor \n Excel.
fi[ierele create ajung s` fie insuficiente pentru Nici celor multumi]i cu nivelul pe care \l au. Este
nevoile existente. Uneori se ive[te un raport destinat` celor care caut` permanent solu]ii de
urgent, ave]i toate datele, dar nu [ti]i ce formule \mbun`t`]ire, care [tiu c` pentru problemele
s` folosi]i. Alteori constata]i c` opera]iunile pe concrete cu care se confrunt` exist` cu siguran]`
care le efectua]i sunt repetitive [i v` gåndi]i c` ar rezolv`ri ingenioase. Celor care nu spun „a[a
trebui s` existe o modalitate de a le automatiza, ceva nu se poate“, ci „\nc` nu [tiu cum se face,
dar nu [ti]i de unde s` \ncepe]i. {i, desigur, exist` dar voi afla“.
momente \n care „sim]i]i“ c` dureaz` prea mult
timp crearea unei „situa]ii“ [i nici nu sunte]i Exemplele care vor fi prezentate \n revist` se
sigur dac` nu cumva a]i gre[it pe undeva... bazeaz` toate pe realitatea unor firme din
Intuitiv, realiza]i c` ar trebui s` existe pe unde- Romånia. {i vor acoperi pe cåt posibil probleme
va o metod` mai simpl`, dar... |n toate aceste diverse cu care se confrunt` toate departa-
situa]ii [i altele similare, cuno[tin]ele medii de mentele. Prezen]a \n lucrare a unui caz ce
Excel nu v` sunt suficiente. Ave]i nevoie de ceva aparent nu are leg`tur` cu activitatea dvs. nu
mai mult. este o pierdere, ci, din contr`, un cå[tig. Tehnicile
prezentate (chiar dac` nu se refer` concret la
Materialele existente pe pia]` nu ajut` prea situa]ia dvs.) pot fi u[or adaptate altor contexte.
mult \n aceast` privin]`. Cele mai multe se Pentru c` aceast` revist` reprezint` undi]a ce v`
adreseaz` unui grup-]int` foarte eterogen. |n sluje[te oricånd la pescuit, nu por]ia de pe[te pen-
acest sens, firmele au de suferit. Datorit` specifi- tru o singur` mas`.
cului firmei, apar particularit`]i care ]in de
natura datelor de afaceri, neabordate \ntr-o {ti]i c` [ansele de cre[tere a procentului de
lucrare obi[nuit`. 10% de exploatare a creierului sunt aproape
Pe de alt` parte, pe pia]` g`si]i lucr`ri pen- nule? M`car programul Excel s`-l folosim \n pro-
tru nivelul \ncep`tor/mediu [i aproape deloc pen- por]ie mai mare!
tru mediu/avansat.
Dar lipsa cea mai mare este de fapt \n alt`
parte. Lucr`rile obi[nuite prezint` \n special
tehnici disparate care rezolv` probleme \n mare
Problem` & Solu]ie

Excel [i managementul Problem`:


eficient al proiectelor |n fi[ierul ata[at (PONTAJ.xls) a[
dori s` calculez automat num`rul
de ore de concediu medical (BO)
sau concediu de odihn` (CO)
r`im \n prezent \ntr-o societate a proiectelor. Aproape c` nu mai putem
TPlanificarea
desf`[ura nici o activitate dac` nu este inclus` \ntr-un proiect.
unui proiect este o sarcin` foarte laborioas` de care depinde, de
Solu]ie:
|n domeniul AL10:AM34 se in-
cele mai multe ori, succesul sau insuccesul unui proiect. {i dup` ce a durat cåte- troduc formulele care calculeaz`
va zile s` corela]i cåt de cåt datele, se \ntåmpl` s` vin` [eful [i s` solicite cåte- totalul de ore pentru CO (conce-
va „mici“ modific`ri. Este inutil s` \i spune]i c` toate schimb`rile, aparent mici diu de odihn`) [i BO (concediu
[i inofensive, pot \nseamna alte ore de calcule [i, \n plus, nu pute]i fi 100% medical).
sigur c` opera]i modific`rile peste tot.
Cu ajutorul programului Excel pute]i crea \ns` o mini-aplica]ie extrem de Pornim de la prezum]ia c` ziua
puternic` care face aproape automat toat` planificarea de care ave]i nevoie pen- de BO/CO are 8 ore, similar cu
tru un proiect. Nu este complicat`, con]ine doar cåteva foi de calcul, formule [i zilele care sunt pontate.
format`ri condi]ionale. V` va lua circa dou` ore ca s` crea]i aplica]ia [i apoi
Ce face formula folosit`:
circa treizeci de minute ca s` o adapta]i pentru oricare alt proiect. Eficien]`, nu?
1. num`r` de cåte ori apare BO
sau CO \n linia aferent` unui
Problema angajat – func]ia COUNTIF;
2. rezultatul \l \nmul]e[te cu 8
T.R. lucreaz` \ntr-o agen]ie de publicitate [i este responsabil de imple- (num`rul de ore pentru BO
mentarea de campanii de con[tientizare pentru diferi]i clien]i. Are permanent sau CO).
mai multe campanii \n derulare, aflate \n diferite etape ale implement`rii.
Echipa pe care o are la dispozi]ie este implicat` aproape \n fiecare proiect, COUNTIF are urm`toarea sin-
\ntr-o m`sur` mai mare sau mai mic`. F`r` o planificare foarte atent`, tax` foarte simpl`:
proiectele lui T.R. sunt extrem de dificil de implementat. Problema este c` COUNTIF(domeniu_celule;
planificarea unui proiect este foarte laborioas`, iar T.R. uneori face [i erori criteriu)
mici, dar care afecteaz` apoi \ntregul proiect. Pe de alt` parte, \i ia prea mult
timp, \n loc s` se concentreze pe lucrurile cu adev`rat importante... domeniu_celule = domeniul de
|n prezent, T.R. dore[te s` implementeze o campanie na]ional` de celule \n care se va face „num`-
con[tientizare a publicului privind pericolele consumului de droguri. r`toarea“
Proiectul este complex, are mai multe componente [i activit`]i, se deruleaz` criteriu = ce criteriu dori]i s`
pe 11 luni [i sunt implicate circa 20 de persoane. Un poten]ial co[mar... Dar aplica]i pentru „num`r`toare“
T.R. s-a decis s`-[i creeze un instrument \n Excel care s`-l ajute acum [i pe
|n cazul nostru, domeniul de
viitor \n planificarea proiectelor.
celule este C10:AH10 pentru un
T.R.: „Mi se pare atåt de complex \ncåt nici nu [tiu de unde s` \ncep.“
angajat, iar criteriul „BO“ (se
pun ghilimelele pentru c` se
La \nceput trebuie s` stabili]i foarte clar care sunt datele de intrare [i care
caut` o valoare text), adic`
sunt datele de ie[ire. Cu alte cuvinte, ce date trebuie s` ave]i disponibile, pe
num`r` de cåte ori apare BO \n
care s` le lua]i \n considerare [i care sunt datele pe care dori]i s` le ob]ine]i.
domeniul de celule respectiv.
Formula care
Datele de ie[ire se \nscrie \n
celula AM10
|n fiecare proiect, exist` practic minimum 3 tipuri de rapoarte pe care
dori]i s` le ave]i:
1 – Grafic Gantt (care arat` \ntinderea \n timp a fiec`rei activit`]i);
RENTROP & STRATON

2 – Alocarea resurselor umane pe activit`]i (\n ce activit`]i se implic`


fiecare persoan` alocat` pe proiect [i care este contribu]ia respectivei
persoane la fiecare activitate, \n zile om de munc`);
3 – Alocarea resurselor umane \n timp (cåt lucreaz` fiecare persoan`
alocat` pe proiect \n fiecare lun` de implementare a proiectului).
Ar mai putea exista [i alte rapoarte, dar pentru simplificarea exemplului
R&S

ne vom limita la cele de mai sus.

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 1


Trucuri & Sfaturi Excel [i managementul eficient al proiectelor

Datele de intrare
Analizånd datele de ie[ire, putem vedea c` acestea reprezint` combina]ii
Transformarea \ntre:
rezultatelor formulelor – activit`]i \n proiect
\n valori – resurse alocate (exper]i implica]i \n proiect)
– lunile de desf`[urare a activit`]ilor
Dac` \n foile de calcul pe care le – num`rul de zile om pe care o persoan` de pe proiect trebuie s` le
construi]i folosi]i foarte multe lucreze pentru a implementa o activitate.
formule [i dori]i s` transforma]i
rezultatele formulelor \n valori, Activit`]ile-exper]ii-lunile-num`rul de zile om reprezint` practic datele-
atunci cånd nu mai ave]i nevoie cheie pe care trebuie s` le ave]i \n vedere pentru a face o planificare corect`
de actualizarea leg`turilor cre-
[i cuprinz`toare.
ate... iat` cum proceda]i:
Acum toate aceste informa]ii trebuie transformate \n tabel Excel. Este
1. selecta]i formulele fie manual,
fie cu CTRL + G, Special, recomandat ca fiecare tip/grup de informa]ie s` fie stocat \ntr-un ta-
Formulas; bel/foaie de calcul separat`.

2. copia]i formulele cu CRTL + Definirea foilor de calcul cu date de intrare


C sau ap`sånd Copy;

3. alege]i Edit, Paste Special Foaia de calcul Componente


(Lipire special`); Pune]i drept cap de tabel Componenta, Activitate [i Numar activitate
[i apoi introduce]i datele aferente. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:
4. \n caseta de dialog care apare
bifa]i op]iunea Values (Valori);

5. ap`sa]i OK [i formulele sunt


\nlocuite cu rezultatele lor.

Formular Rambursare \mprumut


Inten]iona]i s` lua]i un \mprumut [i
dori]i s` stabili]i suma maxim` pe care
o pute]i primi [i durata de timp pe
care se poate \ntinde \mprumutul, \n
func]ie de posibilit`]ile de rambursare
a sumei pe care le ave]i. V` oferim un
instrument care v` ajut` s` v` face]i o
impresie \nainte de a merge la banc`
pentru a cere detalii.
Formularul v` ofer` posibilitatea de a
identifica rapid sumele anuale ce tre-
buie rambursate \n urma efectu`rii
unui \mprumut.
Tot ce ave]i de f`cut este s` intro-
duce]i \n formular suma \mprumutat`
(C2), dobånda anual` (C3) [i durata
\mprumutului \n ani (C4).

pag. 2 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Excel [i managementul eficient al proiectelor Trucuri & Sfaturi
|n exemplul nostru, proiectul are 4 componente, fiecare component` avånd
mai multe activit`]i. Fiecare activitate a fost numerotat` de la 1 la 4 ca 1.1, 1.2,
2.1, 2.2 [.a. Toate numerele activit`]ilor (coloana C) au fost formatate ca text. Calcule matematice f`r`
formule \n Excel
R.T.: „De ce trebuie numerele formatate ca text?“
Poate p`rea surprinz`tor, dar nu
Este \ntotdeauna recomandat ca atunci cånd numerele nu func]ioneaz` ca \ntotdeauna utilizarea unor for-
numere (adic` nu sunt folosite \n opera]ii matematice: adun`ri, sc`deri, mule este cel mai eficient mod
\nmul]iri etc.) s` fie formatate ca texte. de a manipula datele \n Excel.
Dac` ave]i o coloan` cu pre]urile
|n cazul nostru, 1.1, 1.2 nu sunt practic ni[te numere, ci mai degrab` ni[te produselor, cre[terea lor cu 5%
etichete ale activit`]ilor. Puteam foarte bine s` le denumim a1, a2, b1, b2 [.a. poate c` nu vi se pare o sarcin`
[i atunci era clar c` sunt texte. A[a, formatarea coloanei C ca text evit` orice chiar imposibil de realizat.
ambiguitate cu privire la tipul de date care sunt introduse.
Dac` datele ar fi stocate ca num`r (a[a cum le consider` \n mod pre- Metoda clasic` este urm`toa-
definit Excel), atunci folosirea lor \n anumite formule ar da erori. rea:
● g`si]i sau insera]i o coloan`

Foaia de calcul Experti goal` lång` coloana de pre]uri;


● introduce]i o formul` care s`
Avånd un cap de tabel simplu: Expert [i Pozitie, introduce]i datele
respective. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos: \nmul]easc` pre]ul ini]ial cu
1.05;
● selecta]i coloana ob]inut`, Ctrl
+ C, apoi Paste Special ➯
Values pe coloana ini]ial`.
A]i ob]inut ceea ce dorea]i, dar a]i
f`cut destul de multe opera]iuni.

Exist` o metod` mai simpl`


pentru a face acela[i lucru:
1. introduce]i \ntr-o celul` oare-
care valoarea 1.05 (cu care ar
trebui s` se \nmul]easc` pre]u-
rile ini]iale);
Introduce]i \n sec]iunea 2. selecta]i celula [i apoi Ctrl +
„Caracteristicile \mprumutu- C sau Edit ➯ Copy;
Func]ia economico-finan-
lui“: suma \mprumutat`, 3. selecta]i domeniul de celule
ciar` PMT calculeaz` cu pre]urile ini]iale. Alege]i
dobånda anual` [i durata valoarea ratelor bazat` pe Edit ➯ Paste Special ➯
\mprumutului \n ani. pl`]i ale acestora la intervale Mutiply [i ap`sa]i OK.
egale de timp [i la o rat` a A]i ob]inut acela[i rezultat, dar
dobånzii constant`. mult mai repede.

Sintaxa func]iei este:


=PMT(dobanda_anuala,dura
ta_de_imprumut,valoarea_
prezenta_a _imprumutului)

Formularul este flexibil,


existånd chiar [i posibilitatea
Instruc]iuni pentru de a modifica durata de
modificarea duratei rambursare a \mprumutului.
\mprumutului
Not`: desc`rca]i formularul
de pe Internet (www.rs.ro)

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 3


|ntrebare & R`spuns Excel [i managementul eficient al proiectelor

Observa]i c` acolo unde nu s-a cunoscut numele exper]ilor sau erau mai
mul]i exper]i, pentru a fi relevant, \n coloana A s-a \nscris denumirea gene-
|ntrebare: ric` a exper]ilor (de exemplu, intervievatori, operatori interviu, coordonatori
Cum elimin dublurile de date control calitate etc.)!
dintr-o list`?

R`spuns: Foaia de calcul Planificare


Pute]i rezolva asta \n cåteva se- Este poate cea mai important` foaie de calcul din instrumentul pe care
cunde utilizånd comanda „Ad- dori]i s` \l crea]i.
vanced Filter“ (Filtru avansat) din Capul de tabel este unul la fel de simplu ca [i \n cazul celorlalte:
Microsoft Excel. Activitate, Expert, Luna, Zile om input.
S` presupunem c` ave]i urm`-
toarea list`: |n coloana Activitate vom introduce num`rul activit`]ii (1, 1.1, 1.2 [.a.),
\n coloana Expert vom introduce numele expertului, \n coloana Luna vom
introduce luna \n care se desf`[oar` activitatea respectiv`, iar \n coloana
Zile om input vom trece num`rul de zile om pe care ar trebui s`-l lucreze
expertul respectiv \n luna respectiv` [i pentru activitatea respectiv`.

Figura urm`toare prezint` cåteva date introduse deja:

● selecta]i o celul` din list`,


apoi, \n meniul Data, selecta]i
Filter (Filtru) [i Advanced
Filter (Filtru avansat);
● \n fereastra care se deschide
selecta]i Copy to another loca-
tion (Copiaz` \ntr-o alt` loca]ie)
[i \n caseta List range (Limitele
listei) introduce]i: $A$1:$A$12.
Bifa]i op]iunea Unique records
only (Doar \nregistr`rile unice); Cum se „traduc“ aceste informa]ii?
● alege]i loca]ia unde vor fi
afi[ate datele dumneavoastr` Linia 2 – Diana Andone lucreaz` pentru activitatea 1 \n luna 1 un num`r
unice. |n cazul nostru, alegem de 8 zile om.
coloana B, cu \ncepere chiar din Linia 5 – Tot pentru activitatea 1 [i tot \n luna 1 lucreaz` [i Irina
celula B1. Pentru a realiza acest Pomeanu, dar cu o contribu]ie de 10 zile om.
lucru, introduce]i valoarea $B$1 Linia 6 – Pentru activitatea 1.1, Florin Pascu lucreaz` \n luna 2 a proiec-
\n caseta Copy to (Copiaz` la). tului timp de 15 zile om.
Rezultatul va fi afi[at imediat. |n
coloana B ave]i datele dumnea- Dup` introducerea celorlalte date pentru celelalte activit`]i, toate resursele
voastr`, f`r` dubluri.
umane din proiect (exper]i) sunt alocate pe o activitate [i pe o anumit` lun` [i
le-a fost estimat` o anumit` contribu]ie \n num`r zile om pe fiecare activitate.

R.T.: „Constat c` \mi ia destul de mult timp pentru introducerea tuturor


datelor [i exist` [i riscul de a gre[i introducerea unui nume sau a unei acti-
vit`]i. B`nuiesc c` dup` aceea datele sunt folosite la diferite calcule [i \mi
poate afecta toate rapoartele pe care doresc s` le ob]in.“

A[a este, calitatea datelor din acest tabel este esen]ial` [i riscul
introducerii gre[it de date trebuie minimizat. Facilitatea Excel cea mai
u[oar` de folosit pentru acest lucru este validarea datelor.

pag. 4 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Excel [i managementul eficient al proiectelor Trucuri & Sfaturi

Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list`


Ar trebui s` restric]ion`m datele introduse pe coloana A la etichetele pe Formatarea subtotalurilor
care le-am dat activit`]ilor \n foaia Componente [i de asemenea ar trebui
s` restric]ion`m datele din coloana B la numele exper]ilor introdu[i \n foaia |n mod predefinit, Excel for-
de calcul Experti. mateaz` subtotalurile cu bold.

Trebuie parcur[i urm`torii pa[i: Dac` vre]i s` modifica]i for-


matarea subtotalurilor proceda]i
\n felul urm`tor:
1. Denumi]i listele cu date de etichete activit`]i [i cu nume de exper]i.
1. ascunde]i liniile care cuprind
Recomandat este ca listele s` fie denumite dinamic pentru a putea actua- valorile ce au fost adunate pen-
liza u[or lista \n cazul \n care se mai adaug` o activitate sau un expert sau pen- tru subtotal, ap`sånd butonul 2
tru cazul \n care folosi]i acela[i instrument Excel pentru planificarea altui situat sus, \n stånga coloanelor;
proiect.
Ap`sa]i
Selecta]i Insert ➯ Name ➯ Define Name [i se va deschide o caset` de butonul 2
dialog:

2. selecta]i domeniul de celule


care con]ine subtotalurile [i pe
care dori]i s`-l formata]i;
|n Names in workbook introduce]i numele listei nr_list, iar \n caseta
Refers to introduceti o formul` folosind func]ia OFFSET care permite de- 3. ap`sa]i CTRL + G pentru a
afi[a fereastra de dialog Go
numirea dinamic` a domeniului de celule.
To [i alege]i Special;
Func]ia returneaz` un domeniu de celule.
Sintaxa func]iei este: 4. \n fereastra nou` selecta]i
=OFFSET(referinta, randuri, coloane, inaltime, latime), unde: Visible cells only (Doar
referinta = referin]a celulei care va fi baz` pentru func]ia OFFSET; celulele vizibile);
randuri = num`rul de rånduri, \n sus sau \n jos, fa]` de referin]a la care
dori]i s` se refere celula din stånga sus a domeniului returnat. Num`rul 5 la
rånduri \nseamn` c` celula din stånga sus pe care o va returna func]ia
OFFSET va fi cu 5 rånduri mai jos de celula fixat` ca referin]`;
coloane = num`rul de coloane, la stånga sau dreapta, fa]` de referin]` la
care dori]i s` se refere celula din stånga sus a domeniului returnat. Num`rul
2 la coloane \nseamn` c` celula din stånga sus pe care o va returna func]ia
OFFSET va fi cu 2 coloane mai la dreapta de celula fixat` ca referin]`;
inaltime – este \n`l]imea, \n num`r de celule, pe care dori]i s` o aib`
domeniul de celule pe care \l va returna func]ia OFFSET;
RENTROP & STRATON

5. selecta]i doar subtotalurile [i


latime – este l`]imea, \n num`r de celule, pe care dori]i s` o aib` dome- aplica]i formatarea dorit`.
niul de celule pe care \l va returna func]ia OFFSET.
Formatarea va fi valabil` doar
|n cazul nostru, formula folosit` \nseamn`: pentru subtotaluri, nu [i pentru
=OFFSET(Componente!$C$2;0;0;COUNTA(Componente!$C:$C) valorile care au stat la baza
-1;1), unde subtotaliz`rii.
R&S

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 5


Trucuri & Sfaturi Excel [i managementul eficient al proiectelor

Componente!$C$2 = celula de referin]`, prima celul` din domeniul de


celule care cuprinde etichetele activit`]ilor;
Actualizarea automat` 0 = rånduri, adic` domeniul pe care \l dorim nu \ncepe mai jos sau mai
a formulei care sus fa]` de celula de referin]`;
\nsumeaz` 0 = coloane, adic` domeniul pe care \l dorim nu \ncepe mai la dreapta sau
mai la stånga fa]` de celula de referin]`;
Pentru a \nsuma, de exemplu, (pån` aici \nseamn` c` domeniul pe care \l dorim \ncepe exact de la celu-
celulele A1:A4, folosi]i func]ia la de referin]`, adic` C2)
SUM(A1:A4). COUNTA(Componente!$C:$C)-1 = \n`l]imea. Func]ia COUNTA
Problema este c`, dac` intro- num`r` cåte celule care nu sunt goale exist` \n coloana C. |ntrucåt lista noas-
duce]i date pe råndul 5, formula tr` \ncepe de la al doilea rånd, primul fiind ocupat cu capul de tabel, trebuie
nu se actualizeaz` automat [i tre- s` sc`dem 1, pentru a avea exact \n`l]imea listei. Func]ia COUNTA este cea
buie s` o edita]i din nou. care fixeaz` limita de jos a listei. Dac` mai ad`ug`m un element la list`,
rezultatul func]iei COUNTA se va modifica [i implicit va modifica \n`l]i-
Exist` o solu]ie ca actualizarea mea listei din func]ia OFFSET;
s` se fac` automat, indiferent 1 = l`]imea, adic` domeniul de celule care con]ine lista are o l`]ime de 1
cåte rånduri mai introduce]i \ntre coloan`.
råndul 4 [i råndul care con]ine
formula!
|n felul acesta, func]ia OFFSET returneaz` un domeniu de celule \ncepånd
Se poate folosi o combina]ie de la celula C2 [i pån` la cap`tul listei (aflat cu COUNTA) [i avånd o l`]ime
\ntre func]ia SUM [i func]ia de 1 coloan`. Adic` exact domeniul de celule care con]ine lista noastr`.
OFFSET.
Este bine s` v` \nsu[i]i aceast` tehnic` pentru c` este esen]ial` \n momen-
|n celula A5 introduce]i formula: tul \n care lucra]i cu tabele/liste/baze de date a c`ror dimensiune se modific`
de-a lungul perioadei \n care sunt introduse date.
=SUM(A1:OFFSET(A5,-1,0)
|n mod similar proceda]i [i pentru definirea listei cu numele exper]ilor,
[i rezultatul va \ngloba [i rån- pe care denumi]i-o nume_list.
durile nou-introduse.
2. Selecta]i celula A2 din foaia de calcul Planificare [i alege]i Data ➯
➯Validation.

Aplica]ie Program de trimis e-mail-uri


A]i fost probabil deseori pus \n situa]ia de a trimite prin e-mail acela[i mesaj unei liste lungi de
adrese. Cunoa[te]i, cu siguran]`, solu]iile clasice BCC (undisclosed receipents) sau lista lung` de
adrese la To sau CC.
Problema este c` nici una dintre aceste solu]ii nu este elegant`. Ideal este ca fiecare destinatar
s` primeasc` un mesaj personalizat, adresat doar lui, [i nu un e-mail la care se vede din avion c`
a mai fost trimis \nc` la 1.000 alte persoane.

Este evident c` a sta [i a concepe cåte un e-mail pentru fiecare persoan` din list` nu este solu]ia
optim`. Dar \n lips` de altceva, poate func]iona.

Totu[i exist` [i ceva mai simplu, care doar printr-o ap`sare de buton rezolv` problema.

Aplica]ia Excel creat` special pentru acest scop v` permite s` transmite]i prin e-mail un mesaj
personalizat c`tre un num`r aproape nelimitat de adrese [i incluzånd numele destinatarului \n cor-
pul mesajului. Economie imens` de timp! Acum pute]i s` trimite]i, de exemplu, un mesaj cu prilejul
s`rb`torilor de iarn` c`tre to]i furnizorii dumneavoastr`, \n doar 3 minute!

pag. 6 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Excel [i managementul eficient al proiectelor Trucuri & Sfaturi
Se va deschide o c`su]` de dialog ca mai jos:

Introducerea datelor \n foi


de calcul multiple
De multe ori apare situa]ia de a
introduce acelea[i date \n foi de
calcul diferite, de exemplu
capuri de tabel. Excel are o
op]iune care v` poate ajuta ca
datele s` fie introduse automat \n
toate foile de calcul \n care
dori]i.
– Din lista derulant` Allow (Permite) alege]i List.
– |n c`su]a Source introduce]i =nr_list (adic` numele listei domeniului Ap`sa]i tasta CTRL [i executa]i
care con]ine etichetele activit`]ilor). Nu uita]i semnul = pentru c` altfel clic pe fiecare din foile de calcul
Excel nu va [ti la ce v` referi]i! care trebuie s` con]in` acelea[i
– Selecta]i [i op]iunile Ignore blank [i In-cell dropdown dac` nu sunt date. Foile de calcul respective vor
\n mod predefinit selectate de c`tre Excel. fi marcate ca \n figura urm`toare:
– Ap`sa]i OK [i \n acest moment \n c`su]a A2 nu sunt permise decåt va-
lori din lista de etichete ale activit`]ilor.

Observa]i c` \n momentul \n care selecta]i celula A2 apare o mic` s`geat`


la dreapta care ap`sat` afi[eaz` o list` cu toate etichetele de activit`]i din |n foaia Sheet1, \ncepe]i s`
list`. Pute]i introduce o dat` fie manual, fie prin selectarea din lista deru- introduce]i datele. Datele vor fi
lant`. Dac` introduce]i o valoare gre[it`, Excel va afi[a un mesaj predefinit: introduse [i \n celelalte foi selec-
tate (\n exemplul nostru Sheet2,
Sheet3) exact \n aceea[i pozi]ie.
Termina]i prin selectarea unei
alte foi decåt cele din selectarea
cu CTRL ini]ial` (\n cazul nos-
tru Sheet4).

Instruc]iuni

Baza de date cu
adresele de e-mail
R&S

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 7


Trucuri & Sfaturi Excel [i managementul eficient al proiectelor

Mesajul \nseamn` c` valoarea introdus` \n celul` nu este valid` [i c` nu


pute]i introduce orice valoare pentru c` exist` restric]ii. Dac` ap`sa]i pe
Eliminarea spa]iilor \n plus Cancel, \n celula A2 va fi p`strat` valoarea anterioar`, dac` ap`sa]i pe Retry
dintre cuvinte ave]i posibilitatea s` mai introduce]i \nc` o dat` o valoare \n celula A2.

Primi]i fi[iere Excel pe care tre- 3. Copia]i celula A2 [i lipi]i-o cu Paste Special ➯ Validation pe
buie s` le procesa]i. Constata]i celulele A3 pån` la A1000.
uneori c` \n anumite celule
informa]ia are \ntre cuvinte mai 4. Repeta]i pa[ii 2 [i 3 pentru restric]ionarea datelor \n coloana B cu
mult de un singur spa]iu.
numele exper]ilor.
Cum pot fi eliminate spa]iile \n
plus, f`r` s` fie nevoie s` par-
curge]i fiecare celul` \n parte?

Se poate folosi func]ia TRIM


care elimin` toate spa]iile dintr-
un text, cu excep]ia spa]iilor sin-
gulare \ntre cuvinte.

Sintaxa este simpl`: TRIM(text).


Proceda]i astfel:
1. crea]i o coloan` nou` lång`
coloana cu texte cu mai multe
spa]ii;
2. \n prima celul` din coloana
nou`, introduce]i formula Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur`
TRIM(text), unde text este asem`n`toare unei baze de date
celula din coloana cu texte cu
mai multe spa]ii; O modalitate mai u[oar` de a introduce datele este de a \ncepe cu fiecare
activitate. Se selecteaz` activitatea, se stabile[te \n ce luni se desf`[oar`, apoi se
aleg exper]ii care lucreaz` \n fiecare lun` [i la final se pune num`rul de zile om
pe fiecare expert [i lun`. Practicånd pu]in, ve]i reu[i s` månui]i Copy [i Paste
foarte bine pentru a introduce rapid datele pentru o activitate. Apoi trece]i la
activitatea urm`toare.

|n cazul \n care dori]i s` face]i verific`ri, puteti s` filtra]i lista dup` diferite
criterii. Pute]i observa foarte u[or dac` a]i uitat s` introduce]i ceva sau exist`
dubl`ri. Cåteva filtr`ri \ncruci[ate sunt mai mult decåt recomandate pentru a
3. copia]i formula \n toat` coloa- fi sigur c` datele introduse \n tabel sunt corecte [i nu exist` erori.
na nou`. Ve]i ob]ine toate tex- De exemplu, f`cånd o filtrare dup` expertul Florin Pascu (vezi figura), se
tele doar cu un singur spa]iu poate observa foarte u[or c` pentru activitatea 3.1 \n luna 8 s-au f`cut dou`
\ntre cuvinte (cele care au un
\nregistr`ri care probabil se refereau la acela[i lucru (liniile 45 [i 65), iar una
singur spa]iu sunt l`sate a[a,
pentru celelalte se elimin` dintre ele ar trebui [tears`.
spa]iile \n plus);
4. copia]i coloana nou`;
5. selecta]i prima celul` din
coloana veche;
6. selecta]i Paste Special, Va-
lues [i apoi OK. Textele
corecte (cu un singur spa]iu)
din coloana nou` au fost lipite
peste coloana veche;
7. [terge]i coloana nou`.

pag. 8 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Excel [i managementul eficient al proiectelor |ntrebare & R`spuns

Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt


Graficul Gantt este un grafic foarte simplu, care arat` \ntinderea unei
|ntrebare:
Cum creez un buton pentru
activit`]i \n timp.
lansarea automat` a unui macro?
Stabili]i, din punctul de vedere al layoutului, cum dori]i s` arate Graficul
Gantt. O posibil` abordare este prezentat` \n figura urm`toare. R`spuns:
Pentru crearea unui buton \n ve-
derea lans`rii automate a unui
macro, parcurge]i urm`torii pa[i:

●selecta]i View ➯ Toolbars ➯


Forms;

● face]i clic stânga pe


icoana care arat` un
buton în „miniatur`“;

Observa]i urm`toarele aspecte:


– tabelul a fost formatat astfel \ncåt componentele [i activit`]ile afe-
rente acestora s` fie cåt mai u[or de citit;
– \n coloana A au fost trecute etichetele activit`]ilor separat de denu-
mirile activit`]ilor care au fost introduse \n coloana B. Coloana A a fost
● deplasa]i cursorul mouse-ului
formatat` ca text, exact cum au fost formatate etichetele activit`]ilor \n foile
pe suprafa]a foii de calcul.
de calcul anterioare. Acest lucru este justificat de faptul c` dorim s` folosim Cursorul se va modifica din
etichetele activit`]ilor \n formule [i s` facem referire la etichetele situate \n s`geat` obi[nuit` într-o cruce
alte foi de calcul; sub]ire;
– pe råndul 2, de la C2 la M2 a fost trecut` „Luna“, iar separat, pe rån-
dul 3, exact sub acestea, au fost trecute numerele lunilor, de la 1 la 11. ● ]inând mouse-ul ap`sat (clic
Separarea pe dou` rånduri este justificat` din nou de dorin]a noastr` de a uti- stânga) desena]i un dreptunghi.
liza lunile \n formule; Elibera]i [i un buton va fi creat;
– formatarea a fost f`cut` \n a[a fel \ncåt separarea etichetelor de în mod automat apare o caset` de
numele activit`]ilor [i a lunii de num`rul acesteia s` nu fie aproape deloc dialog numit` Assign Macro;
observat`. Este \ntotdeauna recomandat s` face]i aceast` separare, pentru c`
nu [ti]i cånd ave]i nevoie s` le folosi]i \n formule. Dac` cele dou` ar fi \n
aceea[i celul`, referirea la etichete sau num`rul lunii ar fi imposibil`. {i de
multe ori acest lucru este foarte necesar.

Dac` ar fi s` facem Graficul Gantt manual, atunci ar trebui s` color`m


celulele din dreptul activit`]ilor [i al lunilor respective cu o culoare distinct`
pentru a fi mai u[or de observat. |n exemplul nostru, luånd \n considerare
lunile \n care am „spus“ c` se desf`[oar` activit`]ile (\n foaia de calcul
Planificare), Graficul Gantt ar ar`ta ca mai jos:
●selecta]i macro-ul [i ap`sa]i pe
OK;

● dac` dori]i s` schimba]i denu-


RENTROP & STRATON

mirea butonului – în mod presta-


bilit aceasta este Button1 – face]i
clic dreapta pe buton, selecta]i
Edit Text [i apoi modifica]i tex-
tul care apare pe buton.

→→ continuare \n pag. 10 →→
R&S

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 9


|ntrebare & R`spuns Excel [i managementul eficient al proiectelor

R.T.: „|n cazul \n care colorez manual fiecare celul`, Graficul Gantt nu
→→ continuare din pag. 9 →→ se mai actualizeaz` automat la diferite modific`ri. A[ vrea s` pot modifica
\n foaia de calcul Planificare [i apoi, automat, \n foaia Gantt activitati-luna,
În plus, iat` care sunt [i la ce v` Excel s` coloreze celulele care trebuie, \n func]ie de modific`ri. Cum trebuie
ajut` controalele disponibile în procedat?“
bara de instrumente Forms:
Din capul locului trebuie spus c` nu este chiar simplu. Dac` am fi avut
Label (Etichet`) un alt design al foii de calcul ar fi fost aproape imposibil. A[a, vom folosi o
Introduce \n foaia de calcul o combina]ie \ntre o formul` matrice [i formatarea condi]ional` [i pro-
etichet` care va fi utilizat` ulteri- blema este rezolvat`.
or la denumirea altor controale.
Folosirea formulei matrice SUM(IF)
Option Button (Buton op]iune)
Permite alegerea unei op]iuni din Ca o preg`tire pentru folosirea formulei vom numi mai \ntåi domeniile de
mai multe disponibile. De regul` celule care con]in etichetele activit`]ilor [i num`rul lunilor din foaia de calcul
se folose[te \n combina]ie cu alte Planificare. Pentru a putea considera [i eventualele modific`ri \n foaia de cal-
butoane de op]iune. cul Planificare (fie [tergerea unor linii, fie ad`ugarea altora noi), denumirea se
va face dinamic, dup` pa[ii ar`ta]i anterior.
Group Box (Caset` de grupare)
Grupeaz` mai multe butoane de ■ Domeniul cu etichetele activit`]ilor va fi denumit plan_activitate:
op]iune.

Button (Buton)
Permite lansarea unui macro la
clic pe buton.

Check box (Caset` de selectare)


Selectarea sau deselectarea
acestuia permite func]ionarea ■ Domeniul con]inånd numerele lunilor va fi denumit plan_luna:
diferit` a unor elemente din foa-
ia de calcul.

List Box (Caset` list`)


Permite selectarea dintr-o list` a
unui element.

Combo Box (Caset` combo)


Este similar` cu caseta list`, cu
diferen]a c` lista este afi[at` ■ Domeniul cu num`rul de zile va fi denumit plan_zile:
doar la clic pe caseta combo.

Scroll Bar (Bar` de defilare)


Este o bar` care permite modi-
fic`ri incrementale, \ntre o va-
loare minim` [i una maxim`.

Spinner (Buton de incrementare/


decrementare)
Este similar cu bara de defilare,
avånd \ns` un aspect diferit (ca Formula matrice SUM(IF) este mai pu]in cunoscut` [i folosit` de uti-
un contor). lizatorii Excel. Are o sintax` mai pu]in obi[nuit`, dar merit` s` fie \n]eleas`
[i aplicat`. Ea v` poate scoate din necaz atunci cånd sim]i]i c` func]ia

pag. 10 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Excel [i managementul eficient al proiectelor Eroare & Explica]ie
SUMIF este limitat`, [i asta nu se \ntåmpl` chiar rar. De exemplu, atunci
cånd ave]i mai mult de un criteriu dup` care trebuie calculat` o sum`. {ti]i
c` func]ia SUMIF nu poate lua \n considerare decåt un singur criteriu. Dac`
Eroare de tip #####
ave]i mai multe, folosi]i func]ia matrice SUM(IF)! Apare pentru celule care con]in
numere sau format tip dat`,
Sintaxa este: respectiv timp (or`), \n momen-
=SUM(IF((domeniu1=condi]ie1)*(domeniu2=condi]ie2)*s.a.); tul \n care dimensiunea celulei
domeniu_suma)), unde nu este suficient de mare pentru a
domeniu1, domeniu2, domeniuN sunt domeniile de celule unde veri- acoperi dimensiunea num`rului
fica]i \ndeplinirea unor condi]ii; introdus \n celul` sau valoarea nu
condi]ie1, condi]ie2, condi]ieN sunt condi]iile care trebuie \ndeplinite este \n concordan]` cu formatul
de c`tre domeniile de mai sus; pentru dat` [i timp. De exemplu,
domeniu_suma este domeniul de celule ale c`rui valori vor fi \nsumate exist` situa]ia \n care introduce]i
dac` sunt \ndeplinite simultan cele dou` sau mai multe condi]ii. \ntr-o celul` cu format dat` sau
timp o valoare negativ`.
Pentru a nu p`rea prea teoretic, vom reveni la exemplul nostru pentru o
mai u[oar` \n]elegere. Pute]i rezolva \n mai multe mo-
duri aceast` eroare:
Dorim s` calcul`m, \n luna 1 [i pentru activitatea 1 cåte zile om au pla-
nificate cumulat to]i exper]ii. O solu]ie u[oar` ar fi filtrarea pe luna 1 [i ● M`ri]i dimensiunea celulei. Tra-
activitatea 1 \n foaia de calcul Planificare [i calcularea sumei aferente. ge]i cu mouse-ul c`tre dreapta
de linia de delimitare dintre
celule, atåt cåt este necesar pen-
tru ca num`rul s` poat` fi afi[at.

● Modifica]i formatul num`rului


sau datei. Da]i clic dreapta pe
celul` [i selecta]i din meniul
derulant Format Cells. Selec-
ta]i Number, Date sau Time.
|n cazul unui num`r, pute]i
mic[ora num`rul de zecimale
care se afi[eaz` dup` virgul`.
Sum=43 Eventual pute]i debifa [i op]iu-
nea de utilizare a separatorului
pentru ordin. Urm`ri]i modifi-
c`rile \n caseta Sample din
Observa]i \n dreapta jos suma Sum=43. aceea[i fereastr`.

Acela[i lucru poate fi realizat [i cu func]ia SUM(IF), \n Graficul Gantt.

Introduce]i \n celula C4 formula:


=SUM(IF((plan_activitate=$A4)*(plan_luna=C$3);plan_zile)) [i
ve]i ob]ine aceea[i valoare, 43.

● Verifica]i cu aten]ie formula


RENTROP & STRATON

pentru cazul formulelor de tip


dat` [i timp, \nainte de a intro-
duce informa]ia. Dac` forma-
tul datei este luna/ziua/anul [i
inversa]i valorile, va fi afi[at`
aceast` eroare.
R&S

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 11


Formule utile Excel [i managementul eficient al proiectelor

Aten]ie! Fiind o formul` matrice, ea trebuie introdus` prin ap`sarea


simultan` a tastelor CTRL + SHIFT + ENTER. O introducere corect`
G`sirea numelui folderului va fi eviden]iat` prin apari]ia unor acolade la \nceputul [i finalul func]iei.
\n care se afl` un fi[ier
Excel Ce face func]ia? Se uit` \n domeniul de celule plan_activitate (cu
etichetele activit`]ilor), se uit` \n domeniul de celule plan_luna (cu
Dac` dori]i s` afla]i \n ce folder numerele lunilor) [i de fiecare dat` cånd celula din plan_activitate este egal`
se afl` un anumit fi[ier, f`r` a cu A4 (adic` egal` cu 1) [i simultan celula din plan_luna este egal` cu C3
apela la Visual Basic sau a ve- (adic` egal` cu 1) adun` valoarea din celula din domeniul plan_zile.
rifica acest lucru din File, Pro-
perties, pute]i folosi urm`toarea R.T.: „De ce \n celul` apare $A4 [i C$3, [i nu, simplu, A4 [i C3?“
formul`:
Inten]ia este ca formula s` fie copiat` prin Copy [i Paste \n tot Graficul
=LEFT(CELL(’’Filename’’, Gantt. Introducerea $ la referin]a celulei „\nghea]`“ fie linia, fie coloana, \n
$A$1),FIND(’’[’’,CELL(’’File-
func]ie de locul unde se plaseaz` semnul $.
name’’,$A$1))-1)
$A4 absolutizeaz` coloana unde se afl` A4, adic` coloana A. Dac`
|n cazul \n care abia a]i creat un copiem formula \n celula C7, referin]a va fi $A7; dac` o copiem \n celula
nou registru de lucru [i nu l-a]i H7, referin]a va fi $A7. Adic` r`måne tot pe coloana A, unde avem
salvat, formula va returna etichetele activit`]ilor.
eroarea #VALUE!. |n mod similar, C$3 absolutizeaz` råndul 3, acolo unde avem numerele
Dup` salvarea fi[ierului, rezul- lunilor.
tatul formulei va ar`ta calea \n Astfel, copierea formulei va face corect referin]a fie la coloana cu
care se afl` fi[ierul. etichetele activit`]ilor, fie la råndul cu numerele lunilor.

Copia]i celula C4 [i lipi]i-o \n domeniul de celule C4:M4, C7:M11,


Utilizarea operatorilor C14:M17, C20:M22, C25:M25. Ve]i ob]ine rezultatele din figur`:
INDEX [i MATCH
pentru a g`si o informa]ie
S` presupunem c` ave]i o list`
foarte lung` de nume c`rora le
sunt asociate vårsta [i departa-
mentul \n care persoana respec-
tiv` lucreaz`. Pe coloana A este
numele, pe B departamentul [i
pe C vårsta.

Pute]i afla foarte repede vårsta


unei anumite persoane f`r` a
c`uta printre date sau a apela la
filtre complexe. Tot ceea ce tre-
buie s` face]i este s` introduce]i
\ntr-o celul` urm`toarea formul`
(pentru a afla vårsta angajatului Observa]i c`:
Valentin, de exemplu): – \n lunile \n care a fost planificat` o activitate, rezultatul este mai mare
decåt 0;
=INDEX($A$1:$C$5, – \n lunile \n care nu a fost planificat` nici o activitate, rezultatul este 0.
MATCH(„Valentin“,$A$1:
$A$5,),3)
Formatarea condi]ional`
Rezultatul va ap`rea imediat \n
celula \n care a]i introdus formula. Avånd \n minte aceste 2 criterii, putem crea o formatare condi]ional` \n
care dac` \n celul` este o valoare mai mare decåt 0, celula este colorat` \ntr-o
Not`: 5 din $A$5 este ultimul rånd al lis- anumit` culoare.
tei \n care sunt numele, 3 din func]ia
INDEX este a treia coloan` din domeniul
A1:C5 \n care este \nregistrat` vårsta. Se vor parcurge urm`torii pa[i:

pag. 12 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Excel [i managementul eficient al proiectelor Trucuri & Sfaturi
1. selecta]i domeniul de celule C4:M25;

2. alege]i Format ➯ Conditional Formatting pentru a afi[a urm`toarea Conversia \n num`r


caset` de dialog: a unui [ir de text care
reprezint` un num`r
Cånd copia]i date din alte pro-
grame \n Excel, constata]i uneori
c` valorile numerice sunt copiate
ca text, de[i ele arat` ca numere.
Pentru a putea lucra cu ele, tre-
3. alege]i condi]ia „is greater than“ din lista derulant` [i introduce]i 0 \n buie s` le transforma]i din texte
c`su]a din dreapta (cu alte cuvinte, dac` valoarea din celul` este mai \n numere. Cum se procedeaz`?
mare decåt 0);
Se poate folosi func]ia Value
care face conversia \n num`r a
unui [ir de text ce reprezint` un
num`r.

Sintaxa este simpl`:


Value(text).

Proceda]i astfel:
4. ap`sa]i pe Format, iar \n tabul Patterns alege]i culoarea \n care dori]i
s` se coloreze celula; 1. crea]i o coloan` nou` lång`
coloana cu numere texte;
5. ap`sa]i OK pentru a \nchide prima c`su]` [i apoi din nou OK pentru
a o \nchide pe cea de-a doua. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos: 2. \n prima celul` din coloana
nou`, introduce]i formula
Value(text), unde text este
celula din coloana cu numere
texte;

3. copia]i formula \n toat`


coloana nou`. Ve]i ob]ine
toate valorile convertite \n
numere;

4. copia]i coloana nou`;

5. selecta]i prima celul` din


coloana veche;

6. selecta]i Paste Special, Va-


lues [i apoi OK. Valorile nu-
Cu siguran]` ve]i spune c` foaia de calcul nu arat` exact a[a cum a]i dorit, merice din coloana nou` vor fi
dar trebuie s` recunoa[te]i c` suntem totu[i aproape. lipite peste coloana veche;

Mai trebuie f`cute 2 lucruri:


– eliminate zerourile, pentru c` \ncarc` Graficul Gantt;
RENTROP & STRATON

– ascunse valorile din celulele colorate (\n lunile \n care sunt planificate
activit`]i), de[i s-ar putea ca \n anumite situa]ii aceste valori s` fie utile
chiar pe grafic.

Ascunderea valorilor de zero inutile


7. [terge]i coloana nou`.
Exist` 2 posibilit`]i:
R&S

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 13


Trucuri & Sfaturi Excel [i managementul eficient al proiectelor

1. selecta]i Tools ➯ Options ➯ View [i debifa]i op]iunea Zero values;

Ascunderea con]inutului
unor celule la imprimare
Este posibil s` dori]i s` tip`ri]i o
foaie de calcul f`r` con]inutul
unor celule (nu doar rånduri sau
coloane – acestea pot fi ascunse
Debifa]i
\n \ntregime). op]iunea
Zero values

Dac` lucra]i cu date care pentru


anumite persoane sunt confi-
den]iale, pute]i printa foaia de Astfel Excel nu va mai afi[a \n registrul de calcul nici o valoare de zero;
calcul f`r` aceste date. 2. selecta]i domeniul C4:M25 [i seta]i culoarea textului alb. |n felul
acesta, valorile zero vor exista, dar fiind albe vor fi „invizibile“.
Iat` un truc extrem de simplu,
dar deosebit de util: Ascunderea valorilor din celulele colorate
1. selecta]i celula (celulele);
Cea mai simpl` metod` este de a colora fontul cu aceea[i culoare ca [i
2. merge]i \n meniul Format, celula \n care este valoarea.
Cells (Formatare, Celule);
|n Conditional Formatting definit anterior (dup` selectarea C4:M25,
3. \n fereastra Format Cells Format ➯ Conditional Formatting), ap`sa]i Format [i alege]i din tabul
merge]i \n registrul Font; Font aceea[i culoare ca [i cea folosit` \n tabul Patterns.
Ap`sa]i OK de dou` ori, iar rezultatul va fi cel dorit.
4. din lista de culori selecta]i Graficul Gantt va ar`ta foarte simplu [i curat, de[i este plin de formule [i for-
culoarea „Alb“; mat`ri. Marele avantaj este c` celulele se vor colora diferit dac` schimba]i pla-
nificarea activit`]ilor \n foaia Planificare. |n plus, aceste opera]iuni nu trebuie s`
le face]i decåt o singur` dat`, pentru c` formulele sunt suficient de flexibile pen-
tru a putea fi u[or copiate pentru un alt proiect. Pur [i simplu trebuie s` p`stra]i
acela[i format al Graficului Gantt [i s` ad`uga]i alte activit`]i.

Crearea unei foi de calcul care s` arate


alocarea resurselor umane pe activitate
Aceast` foaie de calcul va urm`ri alocarea resurselor umane (exper]ii) pe
fiecare dintre activit`]ile proiectului. Formatul ar putea ar`ta ca \n figura
urm`toare:

5. clic pe OK;

6. printa]i foaia de calcul. Textul


scris cu alb nu se va vedea;

7. reveni]i la culoarea ini]ial`.

Speciali[tii no[tri v` r`spund


la \ntreb`rile dvs. legate de
utilizarea programului Excel.

Adresa de coresponden]`:
Excel_profesional@rs.ro
Conceptul foii de calcul a fost p`strat acela[i ca la Graficul Gantt, avånd
pe coloana A etichetele activit`]ilor [i pe o singur` linie numele exper]ilor.

pag. 14 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Excel [i managementul eficient al proiectelor Scurt`turi de taste
Aten]ie! Numele exper]ilor din aceast` foaie trebuie s` fie identic cu
numele exper]ilor din foaia de calcul Experti. Func]iile tastelor F
Pentru a fi siguri c` nu se strecoar` gre[eli, copia]i numele exper]ilor din
foaia Experti [i lipi]i-o cu Paste Special ➯ Transpose \n foaia de calcul Afi[eaz` fereastra de
Alocare resurse-activ. F1 ajutor sau Asistentul
Office
De aici \nainte se procedeaz` similar cu foaia de calcul Grafic Gantt:
1. se introduce formula matrice SUM(IF): Permite editarea
=SUM(IF((plan_activitate=$A3)*(plan_expert=C$2);plan_zile));
2. se copiaz` \n tot domeniul aferent;
F2 celulei selectate (simi-
lar cu BACKSPACE)
3. se ascund valorile zero;
4. se adaug` formulele de totaluri pentru componente, total proiect [i
total activit`]i. Permite introducerea
Rezultatul este cel de mai jos: F3 unui nume de dome-
niu \ntr-o formul`

Repet` ultima
F4 ac]iune

Deschide fereastra de
F5 salt la o anumit`
celul` (GO TO)

Trece de la un panou
la altul \n sensul acelor
de ceasornic (cånd
F6 fereastra este \mp`r]it`
{i aceast` foaie de calcul va fi automat actualizat` \n momentul \n care \n panouri, dar nu este
modific`m ceva \n planificare. \nghe]at`)

Crearea unei foi de calcul care s` arate F7 Verific` ortografia


alocarea resurselor umane pe lun`
A treia foaie de calcul urm`re[te alocarea resurselor pe fiecare lun` \n Permite selectarea
celulelor de jur
parte. Cu alte cuvinte, poate r`spunde la \ntrebarea referitor la cånd [i cåt
lucreaz` expertul de-a lungul proiectului.
F8 \mprejur cu ajutorul
tastelor s`geat`
Pa[ii care trebuie parcur[i sunt similari cu cei de la foile anterioare:
1. crea]i layoutul raportului;
2. introduce]i formula matrice SUM(IF) \n celula C5: Calculeaz` toate for-
=SUM(IF((plan_expert=$A5)*(plan_luna=C$3);plan_zile)); mulele din toate foile
3. copia]i formula \n tot domeniul C5:M24; F9 de calcul ale tuturor
fi[ierelor deschise

Activeaz` bara de
F10 meniuri (similar cu
tasta ALT sau /)
RENTROP & STRATON

F11 Creeaz` un grafic

Deschide fereastra
F12 Save As (similar cu
ALT + F2)
R&S

EXCEL_profesional noiembrie 2006 ● pag. 15


Trucuri & Sfaturi Excel [i managementul eficient al proiectelor

4. formata]i condi]ional domeniul de celule C5:M24 pentru a colora celulele


care au valori mai mari decåt zero;
Identificarea rapid` 5. ascunde]i valorile zero;
a tipului de format 6. ad`uga]i un total pe fiecare expert.

Trebuie s` procesa]i deseori cu Ve]i ob]ine un tabel ca \n figura urm`toare:


Excel date introduse de al]i uti-
lizatori [i ave]i nevoie s` [ti]i care
date sunt texte [i care numere,
pentru c` func]ionarea unor for-
mule depinde de tipul valorii.
De obicei lua]i fiecare celul` \n
parte, selecta]i Format Cells [i
v` uita]i la tipul de format. Dar
acest lucru dureaz` foate mult.
Exist` o modalitate mult mai
simpl`!

Func]ia TYPE returneaz` o ast-


fel de informa]ie.

Sintaxa este simpl`:


TYPE(value).

Pentru a avea o imagine dintr-o Lunile \n care lucreaz` [i contribu]ia fiec`rui expert sunt foarte u[or de obser-
privire, introduce]i formula pe o vat. Aici pute]i sa v` da]i seama imediat:
coloan` situat` lång` coloana – ce exper]i sunt sub-aloca]i;
care con]ine valorile pe care – ce exper]i sunt supra-aloca]i.
vre]i s` le verifica]i.

Rezultatul formulei este inter- {i v` permite s` face]i foarte u[or modific`ri \n planificare.
pretat astfel:
● dac` este 1, atunci valoarea Dac` ave]i foarte mul]i exper]i [i vre]i s` nu face]i aceste verific`ri „la ochi“
este num`r; pute]i ad`uga o alt` condi]ie la formatarea condi]ional`, de exemplu s` colora]i
● dac` este 2, atunci valoarea cu ro[u toate celulele care sunt mai mari decåt 22 (adic` o lun` de munc`).
este text.
Avantajele [i dezavantajele aplica]iei
Aflarea unui r`spuns,
identificarea unei solu]ii Avantaje
Pentru aceasta trebuie doar s` – este foarte flexibil`. Odat` creat`, poate fi replicat` pe orice alt
intra]i \n dialog cu autorii revis- proiect \n cåteva minute (schimba]i doar numele [i etichele activit`]i-
tei. lor, numele exper]ilor [i planificarea [i mai opera]i cåteva modific`ri \n
V` macin` o \ntrebare, ave]i o formatele celor 3 rapoarte, iar apoi copia]i formulele);
problem` \n lucrul cu progra- – permite actualizarea automat` a celor 3 rapoarte, f`r` nici o alt`
mul Excel? interven]ie din partea dvs.
Autorii revistei v` stau la dis-
pozi]ie! Dezavantaje
Transmite]i prin e-mail, la adresa – formulele matrice au o vitez` mai mic` [i pot \ngreuna foaia de calcul.
Excel_profesional@rs.ro, o \n-
trebare sau descrierea unei pro- Dac` nu ave]i un proiect foarte mare, atunci viteza mai mic` nu v` va
bleme cu care v` confrunta]i, deranja.
eventual \mpreun` cu fi[ierul
Excel ce are leg`tur` cu aceasta. Dac` totu[i exist` multe activit`]i [i actualizarea foii de calcul se face \n
Ve]i primi pe aceea[i cale, \ntr-un timp mai mare, blocåndu-v` lucrul dup` fiecare modificare pe care o opera]i,
timp cåt mai scurt, r`spunsul/so- solu]ia este: Tools ➯ Options ➯ Calculation [i selecta]i Manual.
lu]ia speciali[tilor no[tri \n Excel. Foaia de calcul va fi actualizat` doar cånd salva]i sau cånd ap`sa]i tasta
Nu ezita]i! F9 (calculeaz`).

pag. 16 ● noiembrie 2006 EXCEL_profesional


Desc`rca]i de pe Internet (www.rs.ro)
fi[ierele, formularele, aplica]iile
construite de autori pentru prezentarea informa]iilor

www.rs.ro ➯ Lucrari ➯ Newsletter tiparit ➯ Revista Excel_profesional

Clic aici sau Clic dreapta ➯ Save Target AS...

E CEL _profesional
Publica]ie editat` de:
RENTROP & STRATON
Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri
Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar Membru fondator al B.R.A.T.

Redactor-[ef: Florian Filat Pre[edinte-Director General: George Straton


Colectiv de redac]ie: Monica Gearb`, Director Executiv: Cipriana T`nase
Sanda Vl`descu Director Editorial: Florin Cåmpeanu
Manager produs: Tudor Mihalache Director Economic: Mariana Ne]oiu
Manager Centru de Profit: Claudia Breban Director Comercial: Valentin T`nase

Art Director: Cristina Straton Difuzare: Sofica Costea


DTP: Mirela Vasilescu, Carmen Ilinca tel.: 021/205.57.47, 0744.647.602
Corectur`: Elvira Panaitescu
ISSN: 1842-4252
© 2006 – RENTROP & STRATON
Redac]ia: Bdul Na]iunile Unite nr. 4, etaj 1, Toate drepturile rezervate. Nici o parte din aceast` lucrare nu poate fi reprodus`, arhivat` sau
sector 5, Bucure[ti; Telefon: 021/317.25.87 transmis` sub nicio form` [i prin nici un fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere,
E-mail: Excel_profesional@rs.ro; Internet: www.rs.ro \nregistrare audio sau video, f`r` permisiunea \n scris din partea editorului. Autorii sau editorii nu
sunt responsabili pentru nici o pierdere ocazionat` vreunei persoane fizice sau juridice care
Coresponden]`: Ghi[eul extern 3 – O.P. 39, sector 3, Bucure[ti ac]ioneaz` sau se ab]ine de la ac]iuni ca urmare a citirii materialelor publicate \n aceast` lucrare.
Nu rata]i subiectele din numerele urm`toare:
A B
1 Subiect v` \ndrum` spre

2 Analiza eficien]ei unei investi]ii – \n]elegerea conceptelor financiare privind eficien]a


(Excel) investi]iei [i transpunerea lor \n tabele Excel
– calcularea ratei interne de rentabilitate [i a valorii
actualizate nete pentru fundamentarea deciziei de
investi]ie
– legarea foilor de calcul \ntre ele pentru
automatizarea calculelor

3 Colectarea [i procesarea datelor financiare – denumirea domeniilor de celule


(Excel + VBA) – restric]ionarea accesului la anumite date din
foaia de calcul
– ascunderea anumitor foi de calcul
– protejarea anumitor celule din foaia de calcul

4 Realizarea unui chestionar \n Excel – realizarea unui layout eficient pentru chestionar
(Excel) – construirea unei minibaze de date pentru colectarea
r`spunsurilor la \ntreb`ri
– afi[area unui mesaj pentru repondentul
care a completat chestionarul
– crearea unei baze de date care s` cumuleze
r`spunsurile la toate chestionarele
– crearea unui raport \n func]ie de baza de
date cumulativ`

5 Analiza situa]iilor financiare anuale – colectarea datelor din balan]a de verificare \n Excel
(Excel) – importul formatului de bilan] \n Excel
– importul formatului de cont de profit [i
pierdere \n Excel
– crearea notelor explicative
– analiza cheltuielilor
– urm`rirea modific`rilor legate de situa]iile financiare

Not`: Lista subiectelor nu se opre[te aici.


|n plus, chiar dumneavoastr` pute]i propune teme pe care dori]i s` le trat`m \n revist`.

= Formula ideal` pentru abona]i!


intra]i \n dialog cu autorii revistei,
prin e-mail, la adresa: desc`rca]i de pe Internet ( www.rs.ro )
Excel_profesional@rs.ro
toate formularele, aplica]iile [i
✔ solicita]i tratarea anumitor teme \n
fi[ierele construite de autori
numerele viitoare ale revistei + \n vederea prezent`rii informa]iilor.
✔ transmite]i o \ntrebare sau
Folosindu-le ve]i face o economie
descrierea unei probleme care v`
imens` de timp.
preocup`; primi]i r`spunsul/solu]ia
de la autori pe aceea[i cale, \ntr-un
timp cåt mai scurt

Contact:
Telefon: (021) 209 45 45 Fax: (021) 205 57 30 E-mail: comenzi@rs.ro