EDITORIAL

Nr. 1/noiembrie 2006

E CEL
Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

_profesiona

SUMAR
Excel [i managementul eficient al proiectelor . . . . . . . . . . . . . . . 1 Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definirea foilor de calcul cu date de intrare . . . . . . . . . . . . Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2

Trucuri [i sfaturi

Probleme [i solu]ii

Formulare

|ntreb`ri [i r`spunsuri

Aplica]ii

Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . . 9 Folosirea formulei matrice SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Formatarea condi]ional` . . . . . . 12 Ascunderea valorilor de zero inutile . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Ascunderea valorilor din celulele colorate . . . . . . . . . . . . . 14 Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe activitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Scurt`turi de taste

Formule utile

Erori [i explica]ii

Pentru a EXCELa
Excel este unul dintre programele cel mai des folosite in intreaga lume. In orice firma ati merge, gasiti fisiere Excel, incercand sa raspunda nevoilor particulare ale celor mai diverse departamente, de la resurse umane la contabilitate, de la vanzari la logistica, de la achizitii la financiar. In orice loc, o situatie realizata in Excel vine sa completeze ceea ce sistemele informatice integrate din firma pot oferi. In firmele din Romania, cei mai multi utilizatori folosesc programul Excel la un nivel mediu. Dupa invatarea conceptelor si tehnicilor de baza, se construiesc diferite fisiere in Excel pentru a eficientiza munca si a obtine diverse rapoarte, esentiale pentru activitatea angajatilor si a companiilor. La un moment dat insa, fisierele create ajung sa fie insuficiente pentru nevoile existente. Uneori se iveste un raport urgent, aveti toate datele, dar nu stiti ce formule sa folositi. Alteori constatati ca operatiunile pe care le efectuati sunt repetitive si va ganditi ca ar trebui sa existe o modalitate de a le automatiza, dar nu stiti de unde sa incepeti. {i, desigur, exista momente in care simtiti ca dureaza prea mult timp crearea unei situatii si nici nu sunteti sigur daca nu cumva ati gresit pe undeva... Intuitiv, realizati ca ar trebui sa existe pe undeva o metoda mai simpla, dar... In toate aceste situatii si altele similare, cunostintele medii de Excel nu va sunt suficiente. Aveti nevoie de ceva mai mult. Materialele existente pe piata nu ajuta prea mult in aceasta privinta. Cele mai multe se adreseaza unui grup-tinta foarte eterogen. In acest sens, firmele au de suferit. Datorita specificului firmei, apar particularitati care tin de natura datelor de afaceri, neabordate intr-o lucrare obisnuita. Pe de alta parte, pe piata gasiti lucrari pentru nivelul incepator/mediu si aproape deloc pentru mediu/avansat. Dar lipsa cea mai mare este de fapt in alta parte. Lucrarile obisnuite prezinta in special tehnici disparate care rezolva probleme in mare parte simple. Intr-o firma, problemele sunt insa complexe si utilizatorul trebuie sa combine diversele tehnici Excel. Nu este intotdeauna usor sa alegeti din multitudinea de facilitati Excel. Cele alese trebuie sa lucreze impreuna. Ineficienta celor mai multe foi de calcul de aici provine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare in parte, dar ineficiente luate impreuna. Excel_profesional isi propune sa rezolve aceste dificultati. Excel_profesional este mai mult decat o simpla revista. Este un proiect complex care are ca scop sprijinirea utilizatorilor Excel in dobandirea unor tehnici avansate de folosire a programului Excel pentru rezolvarea problemelor concrete cu care se confrunta. Revista nu se adreseaza maestrilor in Excel. Nici celor multumiti cu nivelul pe care il au. Este destinata celor care cauta permanent solutii de imbunatatire, care stiu ca pentru problemele concrete cu care se confrunta exista cu siguranta rezolvari ingenioase. Celor care nu spun asa ceva nu se poate, ci inca nu stiu cum se face, dar voi afla. Exemplele care vor fi prezentate in revista se bazeaza toate pe realitatea unor firme din Romania. {i vor acoperi pe cat posibil probleme diverse cu care se confrunta toate departamentele. Prezenta in lucrare a unui caz ce aparent nu are legatura cu activitatea dvs. nu este o pierdere, ci, din contra, un castig.

Florian Filat redactor-[ef

Tehnicile prezentate (chiar daca nu se refera concret la situatia dvs.) pot fi usor adaptate altor contexte. Pentru ca aceasta revista reprezinta undita ce va slujeste oricand la pescuit, nu portia de peste pentru o singura masa. {titi ca sansele de crestere a procentului de 10% de exploatare a creierului sunt aproape nule? Macar programul Excel sa-l folosim in proportie mai mare!

Problema & Solutie

Excel si managementul eficient al proiectelor

raim in prezent intr-o societate a proiectelor. Aproape ca nu mai putem desfasura nici o activitate daca nu este inclusa intr-un proiect. Planificarea unui proiect este o sarcina foarte laborioasa de care depinde, de cele mai multe ori, succesul sau insuccesul unui proiect. {i dupa ce a durat cateva zile sa corelati cat de cat datele, se intampla sa vina seful si sa solicite cateva mici modificari. Este inutil sa ii spuneti ca toate schimbarile, aparent mici si inofensive, pot inseamna alte ore de calcule si, in plus, nu puteti fi 100% sigur ca operati modificarile peste tot. Cu ajutorul programului Excel puteti crea insa o mini-aplicatie extrem de puternica care face aproape automat toata planificarea de care aveti nevoie pentru un proiect. Nu este complicata, contine doar cateva foi de calcul, formule si formatari conditionale. Va va lua circa doua ore ca sa creati aplicatia si apoi circa treizeci de minute ca sa o adaptati pentru oricare alt proiect. Eficienta, nu?

1 Grafic Gantt (care arata intinderea in timp a fiecarei activitati); 2 Alocarea resurselor umane pe activitati (in ce activitati se implica fiecare persoana alocata pe proiect si care este contributia respectivei persoane la fiecare activitate, in zile om de munca); 3 Alocarea resurselor umane in timp (cat lucreaza fiecare persoana alocata pe proiect in fiecare luna de implementare a proiectului). Ar mai putea exista si alte rapoarte, dar pentru simplificarea exemplului ne vom limita la cele de mai sus.

Problema
T.R. lucreaza intr-o agentie de publicitate si este responsabil de implementarea de campanii de constientizare pentru diferiti clienti. Are permanent mai multe campanii in derulare, aflate in diferite etape ale implementarii. Echipa pe care o are la dispozitie este implicata aproape in fiecare proiect, intr-o masura mai mare sau mai mica. Fara o planificare foarte atenta, proiectele lui T.R. sunt extrem de dificil de implementat. Problema este ca planificarea unui proiect este foarte laborioasa, iar T.R. uneori face si erori mici, dar care afecteaza apoi intregul proiect. Pe de alta parte, ii ia prea mult timp, in loc sa se concentreze pe lucrurile cu adevarat importante... In prezent, T.R. doreste sa implementeze o campanie nationala de constientizare a publicului privind pericolele consumului de droguri. Proiectul este complex, are mai multe componente si activitati, se deruleaza pe 11 luni si sunt implicate circa 20 de persoane. Un potential cosmar... Dar T.R. s-a decis sa-si creeze un instrument in Excel care sa-l ajute acum si pe viitor in planificarea proiectelor. T.R.: Mi se pare atat de complex incat nici nu stiu de unde sa incep. La inceput trebuie sa stabiliti foarte clar care sunt datele de intrare si care sunt datele de iesire. Cu alte cuvinte, ce date trebuie sa aveti disponibile, pe care sa le luati in considerare si care sunt datele pe care doriti sa le obtineti.

Problema:
In fisierul atasat (PONTAJ.xls) as dori sa calculez automat numarul de ore de concediu medical (BO) sau concediu de odihna (CO)

Solutie:
In domeniul AL10:AM34 se introduc formulele care calculeaza totalul de ore pentru CO (concediu de odihna) si BO (concediu medical). Pornim de la prezumtia ca ziua de BO/CO are 8 ore, similar cu zilele care sunt pontate. Ce face formula folosita: 1. numara de cate ori apare BOsau CO in linia aferenta unui angajat functia COUNTIF; 2. rezultatul il inmulteste cu 8 (numarul de ore pentru BO sau CO). COUNTIF are urmatoarea sintaxa foarte simpla:

Datele de iesire
In fiecare proiect, exista practic minimum 3 tipuri de rapoarte pe care doriti sa le aveti:

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 1

Excel [i managementul eficient al proiectelor

COUNTIF(domeniu_celule; criteriu) domeniu_celule = domeniul de celule in care se va face numaratoarea criteriu = ce criteriu doriti sa aplicati pentru numaratoare In cazul nostru, domeniul de celule este C10:AH10 pentru un angajat, iar criteriul BO (se pun ghilimelele pentru ca se cauta o valoare text), adica numara de cate ori apare BO in domeniul de celule respectiv.
Formula care se inscrie in celula AM10

pag. 2 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor Datele de intrare

Transformarea rezultatelor formulelor in valori

Daca in foile de calcul pe care le construiti folositi foarte multe formule si doriti s` transforma]i rezultatele formulelor \n valori, atunci cnd nu mai ave]i nevoie de actualizarea leg`turilor create... iat` cum proceda]i: 1. selecta]i formulele fie manual, fie cu CTRL + G, Special, Formulas; 2. copia]i formulele cu CRTL + C sau ap`snd Copy; 3. alege]i Edit, Paste Special (Lipire special`); 4. In caseta de dialog care apare bifa]i op]iuneaValues (Valori); 5. ap`sa]i OK [ i formulele sunt \nlocuite cu rezultatele lor.

Analiznd datele de ie[ire, putem vedea c` acestea reprezint` combina]ii \ntre: activit`]i \n proiect resurse alocate (exper]i implica]i \n proiect) lunile de desf`[urare a activit`]ilor num`rul de zile om pe care o persoan` de pe proiect trebuie s` le lucreze pentru a implementa o activitate. Activit`]ile-exper]ii-lunile-num`rul de zile om reprezint` practic datelecheie pe care trebuie s` le ave]i \n vedere pentru a face o planificare corect` [ i cuprinz`toare. Acum toate aceste informa]ii trebuie transformate \n tabel Excel. Este recomandat ca fiecare tip/grup de informa]ie s` fie stocat \ntr-un tabel/foaie de calcul separat` .

Definirea foilor de calcul cu date de intrare

Foaia de calcul Componente
Pune]i drept cap de tabel Componenta, Activitate [ i Numar activitate [ i apoi introduce]i datele aferente. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos :

Formular
Inten]iona]i s` lua]i un \mprumut [i dori]i s` stabili]i suma maxim` pe care o pute]i primi [i durata de timp pe care se poate \ntinde \mprumutul, \n func]ie de posibilit`]ile de rambursare a sumei pe care le ave]i. V` oferim un instrument care v` ajut` s` v` face]i o impresie \nainte de a merge la banc` pentru a cere detalii. Formularul v` ofer` posibilitatea de a identifica rapid sumele anuale ce trebuie rambursate \n urma efectu`rii unui \mprumut. Tot ce ave]i de f`cut este s` introduce]i \n formular suma \mprumutat` (C2), dobnda anual` (C3) [i durata \mprumutului \n ani (C4).

Rambursare \mprumut

Trucuri & Sfaturi

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 3

Excel [i managementul eficient al proiectelor

|n exemplul nostru, proiectul are 4 componente, fiecare component` avnd mai multe activit`]i. Fiecare activitate a fost numerotat` de la 1 la 4 ca 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 [.a. Toate numerele activit`]ilor (coloana C) au fost formatate ca text. R.T.: De ce trebuie numerele formatate ca text? Este \ntotdeauna recomandat ca atunci cnd numerele nu func]ioneaz` ca numere (adic` nu sunt folosite \n opera]ii matematice: adun`ri, sc`deri, \nmul]iri etc.) s` fie formatate ca texte. |n cazul nostru, 1.1, 1.2 nu sunt practic ni[te numere, ci mai degrab` ni[te etichete ale activit`]ilor. Puteam foarte bine s` le denumim a1, a2, b1, b2 [.a. [ i atunci era clar c` sunt texte. A[a, formatarea coloanei C ca text evit` orice ambiguitate cu privire la tipul de date care sunt introduse. Dac` datele ar fi stocate ca num`r (a[a cum le consider` \n mod predefinit Excel), atunci folosirea lor \n anumite formule ar da erori.

Trucuri & Sfaturi

Calcule matematice f`r` formule \n Excel
Poate p`rea surprinz`tor, dar nu \ntotdeauna utilizarea unor formule este cel mai eficient mod de a manipula datele \n Excel. Dac` ave]i o coloan` cu pre]urile produselor, cre[terea lor cu 5% poate c` nu vi se pare o sarcin` chiar imposibil de realizat. Metoda clasic` este urm`toarea: g`si]i sau insera]i o coloan` goal` lng` coloana de pre]uri; introduce]i o formul` care s` \nmul]easc` pre]ul ini]ial cu 1.05; selecta]i coloana ob]inut`, Ctrl + C, apoi Paste Special Values pe coloana ini]ial`. A]i ob]inut ceea ce dorea]i, dar a]i f`cut destul de multe opera]iuni. Exist` o metod` mai simpl` pentru a face acela[i lucru: 1. introduce]i \ntr-o celul` oare care valoarea 1.05 (cu care ar trebui s` se \nmul]easc` pre]urile ini]iale); 2. selecta]i celula [i apoi Ctrl + C sau Edit Copy ; 3. selecta]i domeniul de celule cu pre]urile ini]iale. Alege]i Edit Paste Special Mutiply [ i ap`sa]i OK . A]i ob]inut acela[i rezultat, dar mult mai repede.

Foaia de calcul Experti

Avnd un cap de tabel simplu: Expert [ i Pozitie , introduce]i datele respective. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:

Introduce]i \n sec]iunea Caracteristicile \mprumutului: suma \mprumutat`, dobnda anual` [i durata \mprumutului \n ani.

Func]ia economico-financiar` PMT calculeaz` valoarea ratelor bazat` pe pl`]i ale acestora la intervale egale de timp [i la o rat` a dobnzii constant`. Sintaxa func]iei este: =PMT(dobanda_anuala,dura ta_de_imprumut,valoarea_ prezenta_a _imprumutului) Formularul este flexibil, existnd chiar [i posibilitatea de a modifica durata de rambursare a \mprumutului.
Not` : desc`rca]i formularul de pe Internet (www.rs.ro)

Instruc]iuni pentru modificarea duratei \mprumutului

pag. 4 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Intrebare & Raspuns

Observati ca acolo unde nu s-a cunoscut numele expertilor sau erau mai multi experti, pentru a fi relevant, in coloana A s-a inscris denumirea generica a expertilor (de exemplu, intervievatori, operatori interviu, coordonatori control calitate etc.)!

Intrebare:
Cum elimin dublurile de date dintr-o lista?

Foaia de calcul Planificare

Este poate cea mai importanta foaie de calcul din instrumentul pe care doriti sa il creati. Capul de tabel este unul la fel de simplu ca si in cazul celorlalte: Activitate, Expert, Luna, Zile om input. In coloana Activitate vom introduce numarul activitatii (1, 1.1, 1.2 s.a.), in coloana Expert vom introduce numele expertului, in coloana Luna vom introduce luna in care se desfasoara activitatea respectiva, iar in coloana Zile om input vom trece numarul de zile om pe care ar trebui sa-l lucreze expertul respectiv in luna respectiva si pentru activitatea respectiva. Figura urmatoare prezinta cateva date introduse deja:

Raspuns:
Puteti rezolva asta in cateva secunde utilizand comanda Advanced Filter (Filtru avansat) din Microsoft Excel. Sa presupunem ca aveti urmatoarea lista:

selectati o celula din lista, apoi, in meniul Data, selectati Filter (Filtru) si Advanced Filter (Filtru avansat); in fereastra care se deschide selectati Copy to another location (Copiaza intro alta locatie) si in caseta List range (Limitele listei) introduceti: $A$1:$A$12. Bifati optiunea Unique records only (Doar inregistrarile unice); alegeti locatia unde vor fi afisate datele dumneavoastra unice. In cazul nostru, alegem coloana B, cu incepere chiar din celula B1. Pentru a realiza acest lucru, introduceti valoarea $B$1 in caseta Copy to (Copiaza la). Rezultatul va fi afisat imediat. In coloana B aveti datele dumneavoastra, fara dubluri. Cum se traduc aceste informatii? Linia 2 Diana Andone lucreaza pentru activitatea 1 in luna 1 un numar de 8 zile om. Linia 5 Tot pentru activitatea 1 si tot in luna 1 lucreaza si Irina Pomeanu, dar cu o contributie de 10 zile om. Linia 6 Pentru activitatea 1.1, Florin Pascu lucreaza in luna 2 a proiectului timp de 15 zile om. Dupa introducerea celorlalte date pentru celelalte activitati, toate resursele umane din proiect (experti) sunt alocate pe o activitate si pe o anumita luna si le-a fost estimata o anumita contributie in numar zile om pe fiecare activitate. R.T.: Constat ca imi ia destul de mult timp pentru introducerea tuturor datelor si exista si riscul de a gresi introducerea unui nume sau a unei activitati. Banuiesc ca dupa aceea datele sunt folosite la diferite calcule si imi poate afecta toate rapoartele pe care doresc sa le obtin.

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 5

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Asa este, calitatea datelor din acest tabel este esentiala si riscul introducerii gresit de date trebuie minimizat. Facilitatea Excel cea mai usoara de folosit pentru acest lucru este validarea datelor.

pag. 6 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Trucuri & Sfaturi

Restrictionarea introducerii de date la valorile dintr-o lista

Ar trebui sa restrictionam datele introduse pe coloana A la etichetele pe care le-am dat activitatilor in foaia Componente si de asemenea ar trebui sa restrictionam datele din coloana B la numele expertilor introdusi in foaia de calcul Experti. Trebuie parcursi urmatorii pasi: 1. Denumiti listele cu date de etichete activitati si cu nume de experti. Recomandat este ca listele sa fie denumite dinamic pentru a putea actualiza usor lista in cazul in care se mai adauga o activitate sau un expert sau pentru cazul in care folositi acelasi instrument Excel pentru planificarea altui proiect. Selectati InsertNameDefine Namesi se va deschide o caseta de dialog:

Formatarea subtotalurilor
|n mod predefinit, Excel formateaz` subtotalurile cu bold. Dac` vre]i s` modifica]i formatarea subtotalurilor proceda]i \n felul urm`tor: 1. ascunde]i liniile care cuprind valorile ce au fost adunate pentru subtotal, ap`snd butonul 2 situat sus, \n stnga coloanelor;
Ap`sa]i butonul 2

2. selecta]i domeniul de celule care con]ine subtotalurile [i pe care dori]i s`-l formata]i; 3. ap`sa]i CTRL + G pentru a afi[a fereastra de dialog Go To [ i alege]i Special; 4. \n fereastra nou` selecta]i Visible cells only (Doar celulele vizibile);

In Names in workbook introduceti numele listei nr_list, iar in caseta Refers tointroduceti o formula folosind functia OFFSET care permite denumirea dinamica a domeniului de celule. Functia returneaza un domeniu de celule. Sintaxa functiei este: =OFFSET(referinta, randuri, coloane, inaltime, latime), unde: referinta = referinta celulei care va fi baza pentru functia OFFSET; randuri = numarul de randuri, in sus sau in jos, fata de referinta la care doriti sa se refere celula din stanga sus a domeniului returnat. Numarul 5 la randuri inseamna ca celula din stanga sus pe care o va returna functia OFFSET va fi cu 5 randuri mai jos de celula fixata ca referinta; coloane = numarul de coloane, la stanga sau dreapta, fata de referinta la care doriti sa se refere celula din stanga sus a domeniului returnat. Numarul 2 la coloane inseamna ca celula din stanga sus pe care o va returna functia OFFSET va fi cu 2 coloane mai la dreapta de celula fixata ca referinta; inaltime este inaltimea, in numar de celule, pe care doriti sa o aiba domeniul de celule pe care il va returna functia OFFSET; latime este latimea, in numar de celule, pe care doriti sa o aiba domeniul de celule pe care il va returna functia OFFSET.

5. selecta]i doar subtotalurile [ i aplica]i formatarea dorit`. Formatarea va fi valabil` doar pentru subtotaluri, nu [ i pentru valorile care au stat la baza subtotaliz`rii.

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 7

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Trucuri & Sfaturi

In cazul nostru, formula folosita inseamna: =OFFSET(Componente!$C$2;0;0;COUNTA(Componente!$C:$C) -1;1), unde =SUM(A1:OFFSET(A5,-1,0) si rezultatul va ingloba si randurile nou-introduse. Componente!$C$2 = celula de referinta, prima celula din domeniul de celule care cuprinde etichetele activitatilor; 0 = randuri, adica domeniul pe care il dorim nu incepe mai jos sau mai sus fata de celula de referinta; 0 = coloane, adica domeniul pe care il dorim nu incepe mai la dreapta sau mai la stanga fata de celula de referinta; (pana aici inseamna ca domeniul pe care il dorim incepe exact de la celula de referinta, adica C2) COUNTA(Componente!$C:$C)-1 = inaltimea. Functia COUNTA numara cate celule care nu sunt goale exista in coloana C. Intrucat lista noastra incepe de la al doilea rand, primul fiind ocupat cu capul de tabel, trebuie sa scadem 1, pentru a avea exact inaltimea listei. Functia COUNTA este cea care fixeaza limita de jos a listei. Daca mai adaugam un element la lista, rezultatul functiei COUNTA se va modifica si implicit va modifica inaltimea listei din functia OFFSET; 1 = latimea, adica domeniul de celule care contine lista are o latime de 1 coloana. In felul acesta, functia OFFSET returneaza un domeniu de celule incepand de la celula C2 si pana la capatul listei (aflat cu COUNTA) si avand o latime de 1 coloana. Adica exact domeniul de celule care contine lista noastra. Este bine sa va insusiti aceasta tehnica pentru ca este esentiala in momentul in care lucrati cu tabele/liste/baze de date a caror dimensiune se modifica de-a lungul perioadei in care sunt introduse date. In mod similar procedati si pentru definirea listei cu numele expertilor, pe care denumiti-o nume_list. 2. Selectati celula A2 din foaia de calcul Planificare si alegeti Data Validation.

Actualizarea automata a formulei care insumeaza

Pentru a insuma, de exemplu, celulele A1:A4, folositi functia SUM(A1:A4). Problema este ca, daca introduceti date pe randul 5, formula nu se actualizeaza automat si trebuie sa o editati din nou. Exista o solutie ca actualizarea sa se faca automat, indiferent cate randuri mai introduceti intre randul 4 si randul care contine formula! Se poate folosi o combinatie intre functia SUM si functia OFFSET. In celula formula: A5 introduceti

Aplicatie Program

de trimis e-mail-uri

Ati fost probabil deseori pus in situatia de a trimite prin e-mail acelasi mesaj unei liste lungi de adrese. Cunoasteti, cu siguranta, solutiile clasice BCC (undisclosed receipents) sau lista lunga de adrese la To sau CC. Problema este ca nici una dintre aceste solutii nu este eleganta. Ideal este ca fiecare destinatar sa primeasca un mesaj personalizat, adresat doar lui, si nu un e-mail la care se vede din avion ca a mai fost trimis inca la 1.000 alte persoane.

pag. 8 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor Este evident ca a sta si a concepe cate un e-mail pentru fiecare persoana din lista nu este solutia optima. Dar in lipsa de altceva, poate functiona. Totusi exista si ceva mai simplu, care doar printr-o apasare de buton rezolva problema. Aplicatia Excel creata special pentru acest scop va permite sa transmiteti prin e-mail un mesaj personalizat catre un numar aproape nelimitat de adrese si incluzand numele destinatarului in corpul mesajului. Economie imensa de timp! Acum puteti sa trimiteti, de exemplu, un mesaj cu prilejul sarbatorilor de iarna catre toti furnizorii dumneavoastra, in doar 3 minute!

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 9

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Se va deschide o c`su]` de dialog ca mai jos:

Introducerea datelor \n foi de calcul multiple

De multe ori apare situa]ia de a introduce acelea[i date \n foi de calcul diferite, de exemplu capuri de tabel. Excel are o op]iune care v` poate ajuta ca datele s` fie introduse automat \n toate foile de calcul \n care dori]i. Ap`sa]i tasta CTRL [ i executa]i clic pe fiecare din foile de calcul care trebuie s` con]in` acelea[i date. Foile de calcul respective vor fi marcate ca \n figura urm`toare:

Din lista derulant` Allow (Permite) alege]i List . |n c`su]a Source introduce]i =nr_list (adic` numele listei domeniului care con]ine etichetele activit`]ilor). Nu uita]i semnul = pentru c` altfel Excel nu va [ti la ce v` referi]i! Selecta]i [i op]iunile Ignore blank [ i In-cell dropdown dac` nu sunt \n mod predefinit selectate de c`tre Excel. Ap`sa]i OK [ i \n acest moment \n c`su]a A2 nu sunt permise dect valori din lista de etichete ale activit`]ilor. Observa]i c` \n momentul \n care selecta]i celula A2 apare o mic` s`geat` la dreapta care ap`sat` afi[eaz` o list` cu toate etichetele de activit`]i din list`. Pute]i introduce o dat` fie manual, fie prin selectarea din lista derulant`. Dac` introduce]i o valoare gre[it`, Excel va afi[a un mesaj predefinit:

|n foaia Sheet1, \ncepe]i s` introduce]i datele. Datele vor fi introduse [i \n celelalte foi selectate (\n exemplul nostru Sheet2, Sheet3) exact \n aceea[i pozi]ie. Termina]i prin selectarea unei alte foi dect cele din selectarea cu CTRL ini]ial` (\n cazul nostru Sheet4).

Instruc]iuni

Baza de date cu adresele de e-mail

Trucuri & Sfaturi

pag. 10 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Trucuri & Sfaturi

asa, pentru celelalte se elimina spatiile in plus); 4. copiati coloana noua; 5. selectati prima celula din coloana veche;

Eliminarea spatiilor in plus dintre cuvinte

Primiti fisiere Excel pe care trebuie sa le procesati. Constatati uneori ca in anumite celule informatia are intre cuvinte mai mult de un singur spatiu. Cum pot fi eliminate spatiile in plus, fara sa fie nevoie sa parcurgeti fiecare celula in parte? Se poate folosi functia TRIM care elimina toate spatiile dintrun text, cu exceptia spatiilor singulare intre cuvinte. Sintaxa este simpla: TRIM(text). Procedati astfel: 1. creati o coloana noua langa coloana cu texte cu mai multe spatii; 2. in prima celula din coloana noua, introduceti formula TRIM(text), unde text este celula din coloana cu texte cu mai multe spatii;

6. selectati Paste Special, Values si apoi OK. Textele corecte (cu un singur spatiu) din coloana noua au fost lipite peste coloana veche; 7. stergeti coloana noua. Mesajul inseamna ca valoarea introdusa in celula nu este valida si ca nu puteti introduce orice valoare pentru ca exista restrictii. Daca apasati pe Cancel, in celula A2 va fi pastrata valoarea anterioara, daca apasati pe Retry aveti posibilitatea sa mai introduceti inca o data o valoare in celula A2. 3. Copiati celula A2 si lipiti-o cu Paste Special Validation pe celulele A3 pana la A1000. 4. Repetati pasii 2 si 3 pentru restrictionarea datelor in coloana B cunumele expertilor.

Introducerea datelor in Excel intr-o structura asemanatoare unei baze de date

O modalitate mai usoara de a introduce datele este de a incepe cu fiecare activitate. Se selecteaza activitatea, se stabileste in ce luni se desfasoara, apoi se aleg expertii care lucreaza in fiecare luna si la final se pune numarul de zile om pe fiecare expert si luna. Practicand putin, veti reusi sa manuiti Copysi Paste foarte bine pentru a introduce rapid datele pentru o activitate. Apoi treceti la activitatea urmatoare.

3. copiati formula in toata coloana noua. Veti obtine toate textele doar cu un singur spatiu intre cuvinte (cele care au un singur spatiu sunt lasate

In cazul in care doriti sa faceti verificari, puteti sa filtrati lista dupa diferite criterii. Puteti observa foarte usor daca ati uitat sa introduceti ceva sau exista dublari. Cateva filtrari incrucisate sunt mai mult decat recomandate pentru a fi sigur ca datele introduse in tabel sunt corecte si nu exista erori.

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 11

Excel [i managementul eficient al proiectelor

De exemplu, facand o filtrare dupa expertul Florin Pascu (vezi figura), se poate observa foarte usor ca pentru activitatea 3.1 in luna 8 s-au facut doua inregistrari care probabil se refereau la acelasi lucru (liniile 45 si 65), iar una dintre ele ar trebui stearsa.

|ntrebare:
Cum creez un buton pentru lansarea automat` a unui macro?

Intrebare & Raspuns

Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt
Graficul Gantt este un grafic foarte simplu, care arata intinderea unei activitati in timp. Stabiliti, din punctul de vedere al layoutului, cum doriti sa arate Graficul Gantt. O posibila abordare este prezentata in figura urmatoare.

R`spuns:
Pentru crearea unui buton \n vederea lans`rii automate a unui macro, parcurge]i urm`torii pa[i:
selecta]i View

Toolbars

Forms;

face]i clic stnga pe icoana care arat` un buton n miniatur`;

Observati urmatoarele aspecte: tabelul a fost formatat astfel incat componentele si activitatile aferente acestora sa fie cat mai usor de citit; in coloana A au fost trecute etichetele activitatilor separat de denumirile activitatilor care au fost introduse in coloana B. Coloana A a fost formatata ca text, exact cum au fost formatate etichetele activitatilor in foile de calcul anterioare. Acest lucru este justificat de faptul ca dorim sa folosim etichetele activitatilor in formule si sa facem referire la etichetele situate in alte foi de calcul; pe randul 2, de la C2 la M2 a fost trecuta Luna, iar separat, pe randul 3, exact sub acestea, au fost trecute numerele lunilor, de la 1 la 11. Separarea pe doua randuri este justificata din nou de dorinta noastra de a utiliza lunile in formule; formatarea a fost facuta in asa fel incat separarea etichetelor de numele activitatilor si a lunii de numarul acesteia sa nu fie aproape deloc observata. Este intotdeauna recomandat sa faceti aceasta separare, pentru ca

deplasa]i cursorul mouse-ului pe suprafa]a foii de calcul. Cursorul se va modifica din s`geat` obi[nuit` ntr-o cruce sub]ire;

]innd mouse-ul ap`sat (clic stnga) desena]i un dreptunghi. Elibera]i [i un buton va fi creat; n mod automat apare o caset` de dialog numit` Assign Macro;

selecta]i

macro-ul [i ap`sa]i pe

OK;

dac` dori]i s` schimba]i denumirea butonului n mod prestabilit aceasta esteButton1 face]i clic dreapta pe buton, selecta]i Edit Text [ i apoi modifica]i textul care apare pe buton. continuare \n pag. 10
pag. 12 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

nu stiti cand aveti nevoie sa le folositi in formule. Daca cele doua ar fi in aceeasi celula, referirea la etichete sau numarul lunii ar fi imposibila. {i de multe ori acest lucru este foarte necesar. Daca ar fi sa facem Graficul Gantt manual, atunci ar trebui sa coloram celulele din dreptul activitatilor si al lunilor respective cu o culoare distincta pentru a fi mai usor de observat. In exemplul nostru, luand in considerare lunile in care am spus ca se desfasoara activitatile (in foaia de calcul Planificare), Graficul Gantt ar arata ca mai jos:

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 13

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Intrebare & Raspuns

Este o bara care permite modificari incrementale, intre o valoare minima si una maxima. Spinner (Buton de incrementare/ decrementare)

continuare din pag. 9 n plus, iata care sunt si la ce va ajuta controalele disponibile n bara de instrumente Forms: Label (Eticheta) Introduce in foaia de calcul o eticheta care va fi utilizata ulterior la denumirea altor controale. Option optiune) Button (Buton

Este similar cu bara de defilare, avand insa un aspect diferit (ca un contor). R.T.: In cazul in care colorez manual fiecare celula, Graficul Gantt nu se mai actualizeaza automat la diferite modificari. As vrea sa pot modifica in foaia de calcul Planificare si apoi, automat, in foaia Gantt activitatiluna, Excel sa coloreze celulele care trebuie, in functie de modificari. Cum trebuie procedat? Din capul locului trebuie spus ca nu este chiar simplu. Daca am fi avut un alt design al foii de calcul ar fi fost aproape imposibil. Asa, vom folosi o combinatie intre o formula matrice si formatarea conditionala si problema este rezolvata.

Folosirea formulei matrice SUM(IF)

Ca o pregatire pentru folosirea formulei vom numi mai intai domeniile de celule care contin etichetele activitatilor si numarul lunilor din foaia de calcul Planificare. Pentru a putea considera si eventualele modificari in foaia de calcul Planificare (fie stergerea unor linii, fie adaugarea altora noi), denumirea se va face dinamic, dupa pasii aratati anterior.
Domeniul

Permite alegerea unei optiuni din mai multe disponibile. De regula se foloseste in combinatie cu alte butoane de optiune. Group Box grupare) (Caseta de

cu etichetele activitatilor va fi denumit plan_activitate:

Grupeaza mai multe butoane de optiune. Button (Buton) Permite lansarea unui macro la clic pe buton. Check box selectare) (Caseta de
Domeniul

continand numerele lunilor va fi denumit plan_luna:

Selectarea sau deselectarea acestuia permite functionarea diferita a unor elemente din foaia de calcul. List Box (Caseta lista) Permite selectarea dintr-o lista a unui element. Combo Box (Caseta combo) Este similara cu caseta lista, cu diferenta ca lista este afisata doar la clic pe caseta combo. Scroll Bar (Bara de defilare)

Domeniul

cu numarul de zile va fi denumit plan_zile:

pag. 14 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Formula matrice SUM(IF) este mai putin cunoscuta si folosita de utilizatorii Excel. Are o sintaxa mai putin obisnuita, dar merita sa fie inteleasa si aplicata. Ea va poate scoate din necaz atunci cand simtiti ca functia

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 15

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Eroare & Explicatie

pag. 16 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Gasirea numelui folderului in care se afla un fisier

SUMIF este limitat`, [i asta nu se \ntmpl` chiar rar. De exemplu, atunci cnd ave]i mai mult de un criteriu dup` care trebuie calculat` o sum`. {ti]i c` func]ia SUMIF nu poate lua \n considerare dect un singur criteriu. Dac` ave]i mai multe, folosi]i func]ia matrice SUM(IF)! Sintaxa este: =SUM(IF((domeniu1=condi]ie1)*(domeniu2=condi]ie2)*s.a.); domeniu_suma)) , unde domeniu1, domeniu2, domeniuN sunt domeniile de celule unde verifica]i \ndeplinirea unor condi]ii; condi]ie1, condi]ie2, condi]ieN sunt condi]iile care trebuie \ndeplinite de c`tre domeniile de mai sus; domeniu_suma este domeniul de celule ale c`rui valori vor fi \nsumate dac` sunt \ndeplinite simultan cele dou` sau mai multe condi]ii. Pentru a nu p`rea prea teoretic, vom reveni la exemplul nostru pentru o mai u[oar` \n]elegere. Dorim s` calcul`m, \n luna 1 [i pentru activitatea 1 cte zile om au planificate cumulat to]i exper]ii. O solu]ie u[oar` ar fi filtrarea pe luna 1 [i activitatea 1 \n foaia de calcul Planificare [ i calcularea sumei aferente.

Eroare de tip #####

Apare pentru celule care con]in numere sau format tip dat`, respectiv timp (or`), \n momentul \n care dimensiunea celulei nu este suficient de mare pentru a acoperi dimensiunea num`rului introdus \n celul` sau valoarea nu este \n concordan]` cu formatul pentru dat` [i timp. De exemplu, exist` situa]ia \n care introduce]i \ntr-o celul` cu format dat` sau timp o valoare negativ`. Pute]i rezolva \n mai multe moduri aceast` eroare:
M`ri]i

dimensiunea celulei. Trage]i cu mouse-ul c`tre dreapta de linia de delimitare dintre celule, att ct este necesar pentru ca num`rul s` poat` fi afi[at. sau datei. Da]i clic dreapta pe celul` [ i selecta]i din meniul derulant Format Cells . Selecta]i Number, Date sau Time. |n cazul unui num`r, pute]i mic[ora num`rul de zecimale care se afi[eaz` dup` virgul`. Eventual pute]i debifa [i op]iunea de utilizare a separatorului pentru ordin. Urm`ri]i modific`rile \n caseta Sample din aceea[i fereastr`.

Modifica]i formatul num`rului

Sum=43

Observa]i \n dreapta jos suma Sum=43. Acela[i lucru poate fi realizat [i cu func]ia SUM(IF), \n Graficul Gantt. Introduce]i \n celula C4 formula: = SUM(IF((plan_activitate=$A4)*(plan_luna=C$3);plan_zile ve]i ob]ine aceea[i valoare, 43.

)) [ i

Verifica]i

Formule utile
EXCEL_profesional
noiembrie 2006 pag. 17

cu aten]ie formula pentru cazul formulelor de tip dat` [i timp, \nainte de a introduce informa]ia. Dac` formatul datei este luna/ziua/anul [ i inversa]i valorile, va fi afi[at` aceast` eroare.

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Excel
Daca doriti sa aflati in ce folder se afla un anumit fisier, fara a apela la Visual Basic sau a verifica acest lucru din File, Properties, puteti folosi urmatoarea formula: =LEFT(CELL(Filename, $A$1),FIND(s,CELL(Filena me,$A$1))-1) In cazul in care abia ati creat un nou registru de lucru si nu l-ati salvat, formula va returna eroarea #VALUE!. Dupa salvarea fisierului, rezultatul formulei va arata calea in care se afla fisierul.

prin aparitia unor acolade la inceputul si finalul functiei. Ce face functia? Se uita in domeniul de celule plan_activitate (cu etichetele activitatilor), se uita in domeniul de celule plan_luna (cu numerele lunilor) si de fiecare data cand celula din plan_activitate este egala cu A4 (adica egala cu 1) si simultan celula din plan_luna este egala cu C3 (adica egala cu 1) aduna valoarea din celula din domeniul plan_zile. R.T.: De ce in celula apare $A4 si C$3, si nu, simplu, A4 si C3? Intentia este ca formula sa fie copiata prin Copysi Pastein tot Graficul Gantt. Introducerea $ la referinta celulei ingheata fie linia, fie coloana, in functie de locul unde se plaseaza semnul $. $A4 absolutizeaza coloana unde se afla A4, adica coloana A. Daca copiem formula in celula C7, referinta va fi $A7; daca o copiem in celula H7, referinta va fi $A7. Adica ramane tot pe coloana A, unde avem etichetele activitatilor. In mod similar, C$3 absolutizeaza randul 3, acolo unde avem numerele lunilor. Astfel, copierea formulei va face corect referinta fie la coloana cu etichetele activitatilor, fie la randul cu numerele lunilor. Copiati celula C4 si lipiti-o in domeniul de celule C4:M4, C7:M11, C14:M17, C20:M22, C25:M25. Ve]i ob]ine rezultatele din figur`:

Utilizarea operatorilor INDEX si MATCH pentru a gasi o informatie

Sa presupunem ca aveti o lista foarte lunga de nume carora le sunt asociate varsta si departamentul in care persoana respectiva lucreaza. Pe coloana A este numele, pe B departamentul si pe C varsta. Puteti afla foarte repede varsta unei anumite persoane fara a cauta printre date sau a apela la filtre complexe. Tot ceea ce trebuie sa faceti este sa introduceti intr-o celula urmatoarea formula (pentru a afla varsta angajatului Valentin, de exemplu): =INDEX($A$1:$C$5, MATCH(Valentin,$A$1: $A$5,),3) Rezultatul va aparea imediat in celula in care ati introdus formula.
Nota: 5 din $A$5 este ultimul rand al listei in care sunt numele, 3 din functia INDEX este a treia coloana din domeniul A1:C5 in care este inregistrata varsta.

Observati ca: in lunile in care a fost planificata o activitate, rezultatul este mai maredecat 0; in lunile in care nu a fost planificata nici o activitate, rezultatul este 0.

Formatarea conditionala
Avand in minte aceste 2 criterii, putem crea o formatare conditionala in care daca in celula este o valoare mai mare decat 0, celula este colorata intr-o anumita culoare. Se vor parcurge urmatorii pasi:

Atentie! Fiind o formula matrice, ea trebuie introdusa prin apasarea simultana a tastelor CTRL + SHIFT + ENTER. O introducere corecta va fi evidentiata
pag. 18 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

1. selectati domeniul de celule C4:M25; 2. alegeti FormatConditional urmatoarea caseta de dialog: Formattingpentru a afisa

Ascunderea valorilor de zero inutile

Exista 2 posibilitati:

Trucuri & Sfaturi

3. alegeti conditia is greater than din lista derulanta si introduceti 0 in casuta din dreapta (cu alte cuvinte, daca valoarea din celula este mai mare decat 0);

Conversia in numar a unui sir de text care reprezinta un numar

Cand copiati date din alte programe in Excel, constatati uneori ca valorile numerice sunt copiate ca text, desi ele arata ca numere. Pentru a putea lucra cu ele, trebuie sa le transformati din texte in numere. Cum se procedeaza? Se poate folosi functia Value care face conversia in numar a unui sir de text ce reprezinta un numar. Sintaxa este simpla: Value(text). Procedati astfel: 1. creati o coloana noua langa coloana cu numere texte; 2. in prima celula din coloana noua, introduceti formula Value(text), unde text este celula din coloana cu numere texte; 3. copiati formula in toata coloana noua. Veti obtine toate valorile convertite in numere; 4. copiati coloana noua;

4. apasati pe Format, iar in tabul Patternsalegeti culoarea in care doriti sa se coloreze celula; 5. apasati OKpentru a inchide prima casuta si apoi din nou OKpentru a o inchide pe cea de-a doua. Foaia de calcul va arata ca mai jos:

Cu siguranta veti spune ca foaia de calcul nu arata exact asa cum ati dorit, dar trebuie sa recunoasteti ca suntem totusi aproape. Mai trebuie facute 2 lucruri: eliminate zerourile, pentru ca incarca Graficul Gantt; ascunse valorile din celulele colorate (in lunile in care sunt planificate activitati), desi s-ar putea ca in anumite situatii aceste valori sa fie utile chiar pe grafic.

5. selectati prima coloana veche;

celula

din

6. selectati Paste Special, Values si apoi OK. Valorile numerice din coloana noua vor fi lipite

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 19

Excel [i managementul eficient al proiectelor

peste coloana veche; Specialistii nostri va raspund la intrebarile dvs. legate de utilizarea programului Excel. Adresa de corespondenta: Excel_profesional@rs.ro 1. selectati ToolsOptionsViewsi debifati optiunea Zero values; 7. stergeti coloana noua.

Trucuri & Sfaturi

Ascunderea continutului unor celule la imprimare

Este posibil sa doriti sa tipariti o foaie de calcul fara continutul unor celule (nu doar randuri sau coloane acestea pot fi ascunse in intregime). Daca lucrati cu date care pentru anumite persoane sunt confidentiale, puteti printa foaia de calcul fara aceste date. Iata un truc extrem de simplu, dar deosebit de util: 1. selectati celula (celulele); 2. mergeti in meniul Format, Cells (Formatare, Celule); 3. in fereastra Format Cells mergeti in registrul Font; 4. din lista de culori selectati culoarea Alb;

Astfel Excel nu va mai afisa in registrul de calcul nici o valoare de zero; 2. selectati domeniul C4:M25 si setati culoarea textului alb. In felul acesta, valorile zero vor exista, dar fiind albe vor fi invizibile.

Ascunderea valorilor din celulele colorate

Cea mai simpla metoda este de a colora fontul cu aceeasi culoare ca si celula in care este valoarea. In Conditional Formatting definit anterior (dupa selectarea C4:M25, Format Conditional Formatting), apasati Format si alegeti din tabul Fontaceeasi culoare ca si cea folosita in tabul Patterns. Apasati OKde doua ori, iar rezultatul va fi cel dorit. Graficul Gantt va arata foarte simplu si curat, desi este plin de formule si formatari. Marele avantaj este ca celulele se vor colora diferit daca schimbati planificarea activitatilor in

5. clic pe OK; 6. printati foaia de calcul. Textulscris cu alb nu se va vedea; 7. reveniti la culoarea initiala.

pag. 20 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

foaia Planificare. In plus, aceste operatiuni nu trebuie sa le faceti decat o singura data, pentru ca formulele sunt suficient de flexibile pentru a putea fi usor copiate pentru un alt proiect. Pur si simplu trebuie sa pastrati acelasi format al Graficului Gantt si sa adaugati alte activitati. urm`toare:

Crearea unei foi de calcul care sa arate alocarea resurselor umane pe activitate
Aceasta foaie de calcul va urmari alocarea resurselor umane (expertii) pe fiecare dintre activitatile proiectului. Formatul ar putea arata ca in figura

Conceptul foii de calcul a fost p`strat ac pe coloana A etichetele activitatilor si pe o singura linie numele expertilor.

Scurtaturi de taste
Atentie! Numele expertilor din aceasta foaie trebuie sa fie identic cu numele expertilor din foaia de calcul Experti. Pentru a fi siguri ca nu se strecoara greseli, copiati numele expertilor din foaia Experti si lipiti-o cu Paste Special Transpose in foaia de calcul Alocare resurse-activ. De aici inainte se procedeaza similar cu foaia de calcul Grafic Gantt: 1. se introduce formula matrice SUM(IF): =SUM(IF((plan_activitate=$A3)*(plan_expert=C$2);plan_zile)); 2. se copiaza in tot domeniul aferent; 3. se ascund valorile zero; 4. se adauga formulele de totaluri pentru componente, total proiect sitotal activitati. Rezultatul este cel de mai jos:

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 21

Excel [i managementul eficient al proiectelor

{i aceasta foaie de calcul va fi automat actualizata in momentul in care modificam ceva in planificare.

Func]iile tastelor F

Crearea unei foi de calcul care sa arate alocarea resurselor umane pe luna
A treia foaie de calcul urmareste alocarea resurselor pe fiecare luna in parte. Cu alte cuvinte, poate raspunde la intrebarea referitor la cand si cat lucreaza expertul de-a lungul proiectului. Pasii care trebuie parcursi sunt similari cu cei de la foile anterioare: 1. creati layoutul raportului; 2. introduceti formula matrice SUM(IF) in celula C5: =SUM(IF((plan_expert=$A5)*(plan_luna=C$3);plan_zile)); 3. copiati formula in tot domeniul C5:M24; Pentru a avea o imagine dintr-o privire, introduceti formula pe o coloana situata langa coloana care contine valorile pe care vreti sa le verificati. Rezultatul formulei este interpretat astfel: daca este 1, atunci valoarea este numar; daca este 2, atunci valoarea este text.

F1 F2 F3 F4 F5

Afi[eaz` fereastra de ajutor sau Asistentul Office Permite editarea celulei selectate (similar cu BACKSPACE) Permite introducerea unui nume de domeniu \ntr-o formul` Repet` ultima ac]iune Deschide fereastra de salt la o anumit` celul` (GO TO) Trece de la un panou la altul \n sensul acelor de ceasornic (cnd fereastra este \mp`r]it` \n panouri, dar nu este \nghe]at`) Verific` ortografia Permite selectarea celulelor de jur \mprejur cu ajutorul tastelor s`geat` Calculeaz` toate formulele din toate foile de calcul ale tuturor fi[ierelor deschise Activeaz` bara de meniuri (similar cu tasta ALT sau /) Creeaz` un grafic Deschide fereastra Save As (similar cu ALT + F2)

Trucuri & Sfaturi

Identificarea rapida a tipului de format

Trebuie sa procesati deseori cu Excel date introduse de alti utilizatori si aveti nevoie sa stiti care date sunt texte si care numere, pentru ca functionarea unor formule depinde de tipul valorii. De obicei luati fiecare celula in parte, selectati Format Cells si va uitati la tipul de format. Dar acest lucru dureaza foate mult. Exista o modalitate mult mai simpla! Functia TYPE returneaza o astfel de informatie. Sintaxa este TYPE(value). simpla:

Aflarea unui raspuns, identificarea unei solutii

Pentru aceasta trebuie doar sa intrati in dialog cu autorii revistei. Va macina o intrebare, aveti o problema in lucrul cu programul Excel? Autorii revistei va stau la dispozitie! Transmiteti prin email, la adresa Excel_profesional@rs.ro, o intrebare sau descrierea unei probleme cu care va confruntati, eventual impreuna cu fisierul Excel ce are legatura cu aceasta. Veti primi pe aceeasi cale, intr-un timp cat mai scurt, raspunsul/solutia specialistilor nostri in Excel. Nu ezitati! 4. formatati conditional domeniul de celule C5:M24 pentru a colora celulelecare au valori mai mari decat zero;

F6 F7 F8

F9

F10 F11 F12

pag. 22 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

5. ascundeti valorile zero; 6. adaugati un total pe fiecare expert. Veti obtine un tabel ca in figura urmatoare: (schimbati doar numele si etichele activitatilor, numele expertilor si planificarea si mai operati cateva modificari in formatele celor 3 rapoarte, iar apoi copiati formulele); permite actualizarea automata a celor 3 rapoarte, fara nici o alta interventie din partea dvs. Dezavantaje formulele matrice au o viteza mai mica si pot ingreuna foaia de calcul. Daca nu aveti un proiect foarte mare, atunci viteza mai mica nu va va deranja. Daca totusi exista multe activitati si actualizarea foii de calcul se face in timp mai mare, blocandu-va lucrul dupa fiecare modificare pe care o operati, solutia este: Tools Options Calculationsi selectati Manual. Foaia de calcul va fi actualizata doar cand salvati sau cand apasati tasta F9 (calculeaza).

Lunile in care lucreaza si contributia fiecarui expert sunt foarte usor de observat. Aici puteti sa va dati seama imediat: ce experti sunt sub-alocati; ce experti sunt supraalocati. {i va permite sa faceti foarte usor modificari in planificare. Daca aveti foarte multi experti si vreti sa nu faceti aceste verificari la ochi puteti adauga o alta conditie la formatarea conditionala, de exemplu sa colorati cu rosu toate celulele care sunt mai mari decat 22 (adica o luna de munca).

Avantajele si dezavantajele aplicatiei

Avantaje este foarte flexibila. Odata creata, poate fi replicata pe orice alt proiect in cateva minute

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 23

Descarcati de pe Internet (www.rs.ro)

fisierele, formularele, aplicatiile construite de

autori pentru prezentarea informatiilor

www.rs.ro Lucrari Newsletter tiparit Revista Excel_profesional

Clic aici

sau

Clic dreapta

Save Target AS...

E CEL

_profesional

Publicatie editata de: RENTROP & STRATON Grup de Editura si Consultanta in Afaceri Membru fondator al B.R.A.T. Presedinte-Director General: George Straton Director Executiv: Cipriana Tanase Director Editorial: Florin Campeanu Director Economic: Mariana Netoiu Director Comercial: Valentin Tanase Difuzare: Sofica Costea tel.: 021/205.57.47, 0744.647.602
ISSN: 1842-4252 2006 RENTROP & STRATON Toate drepturile rezervate. Nici o parte din aceasta lucrare nu poate fi reprodusa, arhivata sau transmisa sub nicio forma si prin nici un fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere, inregistrare audio sau video, fara permisiunea in scris din partea editorului. Autorii sau editorii nu sunt responsabili pentru nici o pierdere ocazionata vreunei persoane fizice sau juridice care actioneaza sau se abtine de la actiuni ca urmare a citirii materialelor publicate in aceasta lucrare.

Unica revista cu sfaturi practice pentru specialistii in calcul tabelar

Redactor-sef: Florian Filat Colectivderedactie: Monica Gearba, Sanda Vladescu Managerprodus: Tudor Mihalache ManagerCentrudeProfit: Claudia Breban Art Director: Cristina Straton DTP: Mirela Vasilescu, Carmen Ilinca Corectura: Elvira Panaitescu
Redactia: Bdul Natiunile Unite nr. 4, etaj 1, sector 5, Bucuresti; Telefon: 021/317.25.87 E-mail: Excel_profesional@rs.ro; Internet: www.rs.ro Corespondenta: Ghiseul extern 3 O.P. 39, sector 3, Bucuresti