UTILIZAREA EXCEL N ACTIVITATEA DE AUDIT.

DE LA TEORIE LA PRACTIC

Conf. univ. dr. MIRELA STAN

CUPRINS

1. Concepte de baz specifice procesorului de tabele EXCEL .......................... 3

2. Utilizarea funciilor n Excel .............................................................................. 5
3. Formatarea condiional n Excel................................................................... 16
4. Gestionarea bazelor de date n Excel ............................................................ 23
5. Sintetizarea i analiza datelor prin Tabela Pivot ........................................... 29

2
 1. Concepte de baz specifice procesorului de tabele
EXCEL
Referine celulare n Excel

Unitatea structural de baz a unei foi de calcul Excel este celula, situat la
intersecia dintre linii i coloane; aceasta poate fi identificat prin coordonatele celulei
(combinaii ntre literele care reprezint coloanele i cifrele care corespund liniilor).
Aceste coordonate sunt cunoscute i sub denumirea de adrese sau referine celulare
i sunt de mai multe tipuri:
Adrese relative (ex. A2) care se modific pe parcursul procesului de
copiere a formulelor;
Adrese absolute sau fixe (ex. $A$2) care nu i schimb
coordonatele prin copierea formulelor. Transformarea unei adrese
relative n adres absolut se realizeaz prin selecia domeniului
respectiv i acionarea succesiv a tastei funionale F4;
Adrese mixte (ex. $A2 sau A$2) n care este fixat linia sau coloana,
cealalt coordonat rmnnd variabil.
Necesitatea cunoaterii acestor concepte o reprezint utilizarea lor n aplicaiile
uzuale. Exemplul din Fig. nr. 1 se consider a fi sugestiv n acest sens:

Fig. nr. 1 Exemplu de adrese relative i absolute

n afara referinelor celulare, identificarea unei plaje de celule (un ansamblu de celule
alturate) se poate realiza i prin intermediul unui nume de cmp care poate fi atribuit
astfel:

fie prin selecia zonei respective i suprascrierea numelui la rubrica NameBox;

fie prin selecia zonei respective i activarea comenzii Define Name din meniul
Formulas Defined names. n caseta de dialog New Name se introduce

3
 numele cmpului la rubrica Name, dup care se valideaz prin OK. Numele de
cmp nu admite caracterul spaiu.

Fig. nr. 2 Exemplu de utilizare a referinelor sub form de nume de cmp

Utilizarea numelor de cmpuri este frecvent ntlnit n cadrul formulelor. Astfel,

exemplul din Fig. nr. 2 impune utilizarea numelui de cmp Impozit n cadrul funciei
SUM. Acelai rezultat se putea obine i prin utilizarea referinelor celulare B4:B6
(=SUM(B4:B6))

Not: Numele de cmp este recunoscut n mod unic la nivelul ntregului fiier Excel,
n timp ce o referin celular este recunoscut doar la nivelul foii de calcul curente.

Referine celulare 3-D

Necesitatea utilizrii referinelor 3-D este cerut n situaia existenei mai multor foi de
calcul referite printr-o formul. Referina celular 3-D se reprezint prin specificarea
elementelor:

Nume foaie de calcul! Adres celul / cmp

Exemplul din Fig. nr. 3 ilustreaz utilizarea referinelor 3-D n formula ce calculeaz
Profitul total, deoarece profitul aferent fiecrui trimestru este memorat n foi de calcul
distincte specificate cu numele trimestrul I, respectiv trimestrul II.

4
 Fig. nr. 3 Exemplu de utilizare a referinelor 3-D

Ne punem ntrebarea cum vom calcula aceeai valoare dac valorile aferente fiecrui
trimestru sunt memorate n fiiere distincte? n aceast situaie se vor utiliza referinele
celulare externe.

Referine celulare externe

Dac fiierele cu sursele de date sunt deschise, referina celular extern va conine
elementele:

[Nume fisier.extensie]Nume foaie de calcul! Adres celul / cmp

Dac fiierele nu sunt deschise, atunci la specificarea unei referine externe este
necesar specificarea adresei fiierului:

[C:/TEST/Nume fisier.extensie]Nume foaie de calcul! Adres celul / cmp

2. Utilizarea funciilor n Excel

Procesorul de tabele Excel dispune de o gam larg de funcii grupate n dou mari
categorii:
Funcii predefinite permit efectuarea de calcule i prelucrri diverse, de la cele
mai simple pn la cele mai complexe. Funciile predefinite reprezint formule
speciale care, respectnd o anumit sintax, execut operaii i prelucrri
specifice, fiind destinate rezolvrii unor aplicaii ce conin elemente predefinite
de calcul.
Funcii proprii sunt proceduri destinate unor expresii de calcul complexe,
destul de laborioase, care vor fi executate n mod automat prin apelarea funciei
create de utilizator cu ajutorul limbajului Visual Basic.
Indiferent de categoria din care fac parte, funciile Excel au trei componente:
semnul egal =
denumirea funciei
unul sau mai multe argumente.

5
 ntre cele componente din sintaxa unei funcii nu se admite ca separator nici un
spaiu; argumentele sunt trecute ntre paranteze rotunde i sunt separate prin:
virgul , sau punct i virgul ; (dup cum au fost configurai parametrii
regionali ai sistemului Windows);
dou puncte pe vertical : - n cazul n care celulele sunt adiacente (formeaz
o plaj de valori).
O funcie predefinit se poate introduce ntr-o celul n mod direct, tastnd-o ca atare
(conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de funcii (Insert Function). n
momentul tastrii numelui funciei, Excel pune la dispoziia utilizatorului n mod
automat prin afiare interactiv, sintaxa i ordinea argumentelor funciei, marcnd cu
caractere aldine (Bold) argumentul curent, aflat n curs de editare.

Categorii de funcii predefinite

Excel dispune de un set de funcii predefinite, grupate pe tipuri n raport cu utilitatea
la rezolvarea diferitelor probleme sau aplicaii:
Funcii matematice
Funcii statistice
Funcii logice
Functii de informare
Funcii de tip dat calendaristic
Funcii de cautare i consultare
Funcii de tip text

A. Funciile matematice permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai

simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicaii ce solicit incremente
matematice de uz curent.
1. Funcia SUM(lista de elemente) returneaz o valoare numeric ce reprezint
suma elementelor unei liste, unde lista de elemente reprezint o list compus din
constante numerice, celule, rezultate ale formulelor sau nume de cmpuri.
Observaie: Funcia SUM este completat cu facilitile butonului de tip list derulant
(AutoSum ), situat pe bara Standard permite nsumarea pe linie sau pe coloan a
valorilor adiacente (valorile nu trebuie s fie ntrerupte n succesiunea lor de celule vide
sau de celule care s conin text).

6
2. Funcia PRODUCT(lista de elemente) returneaz o valoare numeric care
reprezint produsul elementelor listei.
3. Funcia SUMIF(camp de evaluat,condiie[,camp de nsumat]) permite
nsumarea elementelor unei liste numai dac acestea ndeplinesc condiia specificat
n sintax, unde:
cmp de evaluat reprezint o list de valori asupra crora opereaz
condiia din precizat n argumentul urmtor;
condiie constituie criteriul de selecie impus argumentului cmp de
evaluat i se precizeaz oblogatoriu ntre ghilimele;
[cmp de nsumat] este argumentul care desemneaz cmpul care va
fi nsumat n funcie de evaluarea condiiei; dac acest argument lipsete din sintax,
rolul su va fi preluat chiar de argumentul cmp de evaluat.
4. Funcia SUMIFS(cmp de nsumat; cmp de evaluat1;condiie1; cmp de
evaluat2;condiie2;..) - realizeaz suma unei serii de numere n funcie de evaluarea
unor condiii multiple.

unde:
cmp de nsumat este argumentul care desemneaz campul care va fi
nsumat;
cmp de evaluat1 reprezint primul domeniu de valori care urmeaz a
fi testat;
condiie1 reprezint un prim criteriu logic;
camp de evaluat2 reprezint al doilea domeniu de valori care urmeaz
a fi testat;
condiie2 reprezint al doilea criteriu logic (accept pn la 127
condiii de testat).

5. Funcia SUMPRODUCT(lista de cmpuri) - are drept rezultat o valoare numeric

ce reprezint suma produselor cmpurilor listei; rezultatul funciei provine din
multiplicarea valorilor situate n cmpurile specificate, dup care sunt adunate
agregatele obinute anterior.
Observaie: lista de cmpuri reprezint un grup de cmpuri (cel puin dou) ce conin
elemente care se vor nmuli poziional unele cu altele (primul element dintr-un cmp se
va nmuli cu primul element din cmpul al doilea etc.).

7
6. Funcia ROUND(numr de rotunjit, numr de zecimale) rotunjete o valoare
specificat la un numr precizat de zecimale.
7. Funcia INT(numr de rotunjit) - returneaz o valoare numeric rotunjit prin lips
pn la cel mai apropiat ntreg.

Fig. nr. 4 Exemple de funcii matematice (vezi fiierul Suport curs Excel_Functii, foaia de calcul
Functii matematice)

B. Funcii statistice - permit efectuarea de calcule statistice utiliznd serii de

valori i distribuii statistice.

1. Funcia MAX(list-elemente) - returneaz cea mai mare valoare dintr-o distribuie

statistic.

unde:
list-elemente reprezint o list compus din valori numerice, nume de
cmpuri, rezultate ale altor formule.

2. Funcia MIN (list-elemente) - returneaz cea mai mic valoare dintr-o distribuie
statistic.

unde:
list-elemente reprezint o list compus din valori numerice, nume de
cmpuri, rezultate ale altor formule.

3. Funcia AVERAGE(list-elemente) - calculeaz media aritmetic a unei distribuii

statistice.

8
 unde:
list-elemente reprezint o list compus din valori numerice, nume
de cmpuri, rezultate ale altor formule.

4. Funcia AVERAGEIF(cmp de evaluat; conditie; [cmp de calcul medie])

calculeaz media aritmetic a unei distribuii statistice, n funcie de evaluarea unei
condiii.

unde:
cmp de evaluat reprezint domeniul de valori care urmeaz a fi testat
condiie reprezint un criteriu logic
[cmp de calcul medie] este argumentul care desemneaz cmpul
pentru care se va calcula media aritmetic. Acest argument este
opional i dac lipsete, cmpul de calcul medie va fi cmpul de
evaluat.

5. Funcia AVERAGEIFS(cmp de calcul medie; cmp de evaluat1; condiie1;

cmp de evaluat2; condiie2; ) - calculeaz media aritmetic a unei distribuii
statistice, n funcie de evaluarea unei condiii multiple.

unde:
cmp de calcul medie este argumentul care desemneaz cmpul
pentru care se va calcula media aritmetic (obligatoriu).
cmp de evaluat1 reprezint primul domeniu de valori care urmeaz a
fi testat
condiie1 reprezint un prim criteriu logic
cmp de evaluat2 reprezint al doilea domeniu de valori care urmeaz
a fi testat
condiie2 reprezint al doilea criteriu logic etc.

6. Funcia COUNT/COUNTA (list-elemente) - calculeaz numrul de elemente

dintr-o distribuie statistic.

unde:
list-elemente reprezint o list compus din valori numerice/valori
alfanumerice (COUNT ia n considerare numai valori numerice, iar
COUNTA se poate aplica att pe valori numerice, ct i pe elemente
alfanumerice), nume de cmpuri, rezultate ale altor formule).

Not: Funciile COUNT i COUNTA nu iau n considerare celulele vide, chiar dac
acestea sunt intercalate ntre elementele distribuiei statistice.

7. Funcia COUNTBLANK (list-elemente) numr celulele goale dintr-o distribuie

statistic.

9
8. Funcia COUNTIF (cmp de evaluat; condiie) - calculeaz numrul de
elemente dintr-o serie de date, n funcie de evaluarea unei condiii.

unde:
cmp de evaluat reprezint domeniul de valori care urmeaz a fi
testat;
condiie reprezint un criteriu logic.

9. Funcia COUNTIFS (cmp de evaluat1; condiie1; cmp de evaluat2;

condiie2;..) - calculeaz numrul de elemente dintr-o serie de date, n funcie de
evaluarea unei condiii multiple.

unde:
cmp de evaluat1 reprezint primul domeniu de valori care urmeaz a
fi testat (obligatoriu)
condiie1 reprezint un prim criteriu logic (obligatoriu)
cmp de evaluat2 reprezint al doilea domeniu de valori care urmeaz
a fi testat
condiie2 reprezint al doilea criteriu logic etc.

10. Funcia MODE (list de elemente) returneaz cea mai frecvent apariie a
unei serii statistice.

Fig. nr. 5 Exemple de funcii statistice (vezi fiierul Suport curs Excel_Functii, foaia de calcul
Functii statistice)

10
 C. Funcii logice

1. Funcia IF (test_logic; valoare_adevarata; valoare_fals) returneaz o

valoare de adevr dac expresia condiional este evaluat ca adevrat sau
o alt valoare dac expresia este evaluat fals.

unde:
test_logic reprezint o expresie condiional.
val_adevarat este valoarea returnat dac expresia condiional este
evaluat ca adevrat.
val_fals este valoarea returnat dac expresia condiional este
evaluat ca fals.
Not: n sintaxa funciei IF pot fi imbricate pn la 64 de alte funcii IF n argumentele
sale, pentru a construi teste mai elaborate.

2. Funcia AND(lista elemente1, lista-elemente2...) - afieaz TRUE dac

toate elementele din lista de argumente sunt adevrate i FALSE dac cel puin
un element nu este adevrat.

unde:
list-elemente1 reprezint o niruire de elemente care vor fi evaluate
logic.
list-elemente2, opional, elemente ce vor fi evaluate logic.
Not: se pot evalua de la 1 pn la maxim 255 de argumente ale funciei.

3. Funcia OR(lista-elemente1, lista-elemente2..) - afieaz TRUE dac cel

puin un element din lista de argumente este adevrat i FALSE dac nici un
element din list nu este adevrat.

unde:
list-elemente1 reprezint o niruire de elemente care vor fi evaluate
logic.
list-elemente2, opional, elemente ce vor fi evaluate logic.
Not: se pot evalua de la 1 pn la maxim 255 de argumente ale funciei.

11
 Fig. nr. 6 Exemplu de utilizare a funciilor logice (vezi fiierul Suport curs Excel_Functii, foaia
de calcul Functii logice)

D. Funciile de cutare i consultare asigur cutarea i recuperarea uneia

sau a mai multor serii de date dintr-o list sau dintr-un cmp n raport cu valorile unei
chei de cutare.
1. = VLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare vertical, numrul de
ordine al coloanei de recuperat [;valoare logic]) returneaz coninutul unei celule
ce figureaz ntr-o anumit coloan a unui tablou de consultare vertical, unde:
cheie de consultare reprezint o valoare dup care are loc cutarea sau
consultarea ntr-un tablou (cheia de consultare trebuie s fie plasat n prima
coloan a tabelului de consultare). n cazul n care cheia de consultare este mai
mic dect cea mai mic valoare din prima coloan a tabelului de cutare,
VLOOKUP returneaz valoarea de eroare #N/A.
tabel de consultare este un cmp asupra cruia opereaz consultarea vertical
prin cutarea valorii cheii precizate anterior (tabelul de cutare poate fi identificat
n sintaxa funciei VLOOKUP prin adrese absolute sau printr-un nume de cmp
atribuit zonei respective);
numr de ordine al coloanei de recuperat reprezint numrul coloanei
(numrarea ncepe cu 1) de unde va fi recuperat valoarea gsit n tabelul de
consultare potrivit valorilor cheii de consultare. Dac numrul de ordine al
coloanei de recuperat este mai mic dect 1, VLOOKUP returneaz valoarea de
eroare #VALUE!; dac numr coloanei de recuperat este mai mare dect
numrul de coloane din tabelul de consultare, VLOOKUP returneaz valoarea de
eroare #N/A.
[valoare logic]- reprezint un argument logic (opional) cu valoarea TRUE sau
FALSE, care specific comportamentul funciei VLOOKUP n momentul n care

12
 valoarea cheii de consultare nu va fi identificat n prima coloan a tabelului de
consultare.

Fig. nr. 7 Exemplu de utilizare a functiei VLOOKUP (vezi fiierul Suport curs Excel_Functii, foaia de
calcul Functii de consultare)

n exemplul din Error! Reference source not found. se consider tabelul de

onsultare vertical cmpul din foaia de calcul Salariati zona $A$1: $D$22 i se
dorete recuperarea cmpurilor Nume Prenume, CNP si Data angajarii in funcie
Marca salariatului. Pentru recuperarea acestor valori s-a folosit funcia VLOOKUP n
dou variante cu i fr argumentul FALSE pentru a sesiza diferena dintre cele 2
situaii. Astfel, se poate observa c pentru marca salariatului 950, care nu se
regsete n tabelul de consultare pe vertical, utilizarea funciei VLOOKUP fr
argumentul FALSE a recuperat valori care nu sunt reale. Pentru a corecta acest
inconvenient se apeleaz la introducerea argumentului FALSE n sintaxa funciei
VLOOKUP care permite afiarea mesajului de eroare #N/A! n momentul introducerii
unei chei inexistente (acest lucru se poate observa n varianta a II-a din exemplul
prezentat).

2. = HLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare orizontal, numrul de

ordine al liniei de recuperat [;valoare logic])- returneaz coninutul unei celule ce
figureaz ntr-o anumit linie a unui tablou de consultare orizontal.
Observaie: spre deosebire de funcia VLOOKUP, sortarea datelor se realizeaz de la
stnga la dreapta prin selecia tabelului de consultare i alegerea opiunilor Data
Sort Options Sort Left to Right.

13
 Fig. nr. 8 Exemplu de utilizare a functiei HLOOKUP (vezi fiierul Suport curs Excel_Functii, foaia de
calcul Functii de consultare)

E. Funcii de tip dat calendaristic

1. Funcia TODAY() returneaz data curent a sistemului ntr-un format implicit

sau specificat de utilizator prin formatare.

Not: TODAY() este o funcie fr argumente.

2. Funcia YEAR(numr_dat) extrage anul ce corespunde argumentului de tip

dat calendaristic specificat (valori cuprinse ntre 1 i 9999).

unde:
numr_dat poate fi un numr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adres aferent unei celule ce conine o dat calendaristic sau o constant de
tip dat ce este tratat printr-o funcie.

3. Funcia MONTH(numr_dat) returneaz luna care corespunde datei

calendaristice precizate drept argument (mai exact, numrul de ordine
corespunztor lunii valori ntre 1 i 12).

unde:
numr_dat poate fi un numr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adres aferent unei celule ce conine o dat calendaristic sau o constant de
tip dat ce este tratat printr-o funcie.

14
 4. Funcia DAY(numr_dat) - extrage numrul zilei (ntre 1 i 31) care
corespunde argumentului specificat.

unde:
numr_dat poate fi un numr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adres aferent unei celule ce conine o dat calendaristic sau o constant de
tip dat ce este tratat printr-o funcie.

5. Funcia WEEKDAY (numr_dat [, parametru]) returneaz numrul zilei

din sptmn corespunztor semnificaiei parametrului din sintax.

unde:
numr_dat poate fi un numr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adres aferent unei celule ce conine o dat calendaristic sau o constant de
tip dat ce este tratat printr-o funcie.
parametru reprezint o constant de la care se pleac pentru a calcula nceputul
sptmnii i poate avea diferite valori:
1 (implicit) prima zi din sptmn este duminic, iar ultima este
smbt;
2 - prima zi din sptmn este luni, iar ultima este duminic;
3 - prima zi din sptmn este mari.

6. Funcia EDATE(data_debut, +/- numr_luni) returneaz o dat

calendaristic decalat cu un anumit numr de luni n urm sau n avans n
raport cu o dat specificat.

unde:
data_debut poate fi un numr serial ce corespunde unei date calendaristice, o
adres aferent unei celule ce conine o dat calendaristic sau o constant de
tip dat ce este tratat printr-o funcie;
numr_luni reprezint numrul de luni peste care se decaleaz o dat
calendaristic n urm sau n avans.
Not: dac argumentul data_debut nu este o dat calendaristic valid, EDATE
returneaz valoarea de eroare #VALUE!.

Not: exemplificarea funciilor de tip dat calendaristic se realizeaz n

fiierul Suport curs Excel_Functii, foaia de calcul Functii de tip dat
calendaristic.

F. Funcii de tip text

15
 1. Funcia LEFT (text;[numr_caractere]) - extrage primul caracter sau grup
de caractere ncepnd din partea stng a argumentului specificat n
sintax.

2. Funcia RIGHT (text;[numr_caractere]) - extrage primul caracter sau

grup de caractere ncepnd din partea dreapt a argumentului specificat n
sintax.
3. Funcia MID(text; valoare_poziional; numr_caractere) - extrage un
numr de caractere dintr-un argument ncepnd de la o valoare poziional
de debut.
4. Funcia VALUE(text) - convertete un argument de tip text n valoare
numeric.
5. Funcia LEN(text) returneaz numrul de caractere aferent argumentului
specificat n sintax.

Not: funciile LEFT, RIGHT i MID returneaz rezultatele sub form de text;
pentru utilizarea acestora n format numeric se folosete funcia VALUE.

Fig. nr. 9 Exemple de utilizare a funciilor de tip text i dat calendaristic (vezi fiierul Suport
curs Excel_Functii, foaia de calcul Ex Fct text si data calend)

3. Formatarea condiional n Excel

Formatarea condiional permite aplicarea unor efecte de formatare asupra unor

celule sau cmpuri dintr-un registru de lucru pe baza unor condiii. n mod practic,
formatarea condiional implic definirea unor reguli ce vor fi aplicate unei celule sau
unei plaje de celule. Caracteristica acestui tip de formatare const n faptul c, n
cazul n care valoarea dintr-o celul se modific, automat se modific i formatul
celulei respective, n funcie de condiia definit. Modificarea formatului permite
utilizatorului sesizarea vizual asupra coninutului celulei respective. n acelai timp,
formatarea condiional reprezint o tehnic utilizat frecvent pentru identificarea
erorilor de introducere a datelor i a valorilor neobinuite.

16
Dac n versiunile anterioare (Excel 97-2003) formatarea condiional permitea
definirea a maximum trei reguli de formatare la nivelul unui cmp, Excel 2007, 2010
i 2013 ofer utilizatorilor faciliti suplimentare de formatare condiional.
Aplicarea formatrii condiionale presupune selecia plajei de celule pentru care se
dorete a se aplica formatarea condiional i din meniul Home-Styles se alege
opiunea Conditional Formating i una din regulile predefinite oferite de Excel sau o
regul definit de utilizator (New Rule, Manage Rules..).

Excel 2013 ofer utilizatorilor o gam diversificat de reguli predefinite de formatare

precum:

a. Highlight Cells Rules include exemple de reguli ce ofer formatarea n culori

diferite a celulelor atunci cnd acestea conin date numerice care sunt egale (Equal
To..), superioare (Greater Than...) sau inferioare (Less Than...) unei valori de
comparare, date care sunt cuprinse ntre dou borne valorice (Between..), atunci cnd
conin anumite iruri de caractere (Text that Contains...), diferite date calendaristice
(A Date Occurring..), elemente unice sau duplicat (Duplicate Values..).

Not: Exemplificarea se va realiza pe baza de date Salariai n cadrul fiierului

Suport curs Excel_Formatare cond.

Exemplu 1: Se dorete afiarea pe fundal galben a salariilor de ncadrare mai mari

de 2000 lei.

Fig. nr. 10 Exemplu de formatare condiional opiunea Highlight Cells Rules Greater Than

b. Top/Bottom Rules - include reguli ce ofer formatri n culori diferite a

celulor selectate atunci cnd coninutul acestora este n primele n valori (Top 10
Items..), ultimele n valori (Bottom 10 Items), primele n % valori (Top 10%), ultimele
n% (Bottom 10%), peste media valoric (Above Average), sub media valoric (Below
Average).

Exemplu 2: Se dorete formatarea pe fundal verde a primelor 3 salarii de ncadrare

(cu valorile cele mai mari).

17
 Fig. nr. 11 Exemplu de formatare condiional opiunea Top/Bottom Rules

c. Data Bars opiunea relev din punct de vedere grafic diferenele valorice
existente ntre datele numerice coninute de un cmp al foii de calcul curente, barele
specifice acestei faciliti de formatare grafic putnd fi uor asimilate unor histograme
dispuse orizontal (prin umpleri solide ale barelor sau doar evidenierea acestora prin
conturul barelor). Se poate seta direcia barei de la dreapta la stnga n loc de
orientarea de la stnga la dreapta; n plus, barele de date pentru valori negative apar
n partea opus a axei n raport cu valorile pozitive.

Exemplu 3: Se dorete s se formateze printr-un set de bare de culoare albastr

valorile aferente coloanei Salariu de ncadrare.

Fig. nr. 12 Exemplu de formatare condiional opiunea Data Bars

d. Color Scales - permite aplicarea unor culori de fundal folosind nuane diferite
sau diverse culori n funcie de mrimea valoric a celulelor aferente cmpului pentru
18
care se dorete formatarea condiional. Nuanele respective sunt mai pronunate
pentru valorile mici i din ce n ce mai pale pentru valori mari ale cmpului.

Exemplu 4: Se dorete s se formateze pe o scal gradual n 2 culori valorile

coloanei Salariu de ncadrare (de la portocaliu intens pentru valorile cele mai mici ctre
galben care reprezint valorile cele mai mari).

Fig. nr. 13 Exemplu de formatare condiional opiunea Color Scales

e. Icon Sets permite aplicarea unui set de pictograme predefinite celulelor

selectate, proporional cu valorile acestora.

Exemplu 5: Se dorete s se formateze printr-un set de pictograme predefinite

salariile de ncadrare care depesc 2000 lei.

Not: n aceast situaie, formatarea condiional se va realiza prin dou reguli: una
care va permite asocierea pictogramelor i a doua care va restriciona afiarea
acestora doar pentru valori mai mari de 2000 lei. n mod practic, demersul aciunilor
de formatare condiional se va structura pe urmtoarele etape:
Se definete prima regul astfel: se selecteaz plaja de celule de formatat
(valorile coloanei Salariu de ncadrare - domeniul I4:I24) i din tab-ul Home-
Styles se apeleaz comanda Conditional Formatting - Icon Sets.
Pe domeniul selectat se apeleaz Manage Rules, din meniul Home-Styles-
Conditional Formatting i se activeaz butonul Edit Rules.
Se alege prima opiune din setul de reguli predefinite Format on cells based
on their values, i la descrierea regulii se realizeaz setrile prezentate n
figura urmtoare:

19
 Fig. nr. 14 Modificarea unei reguli de formatare predefinite

Se definete cea de-a doua regul prin activarea comenzii New Rules din tab-
ul Home-Styles-Conditional Formating i se alege ca tip de regul Format
only cells that contain:

Fig. nr. 15 Definirea unei noi reguli de formatare

Se revine la meniul care permite gestionarea regulilor definite prin Home-

Styles-Conditional Formating Manage Rule i se valideaz opiunea Stop If
True pentru regula definit anterior:

20
 Fig. nr. 16 Caseta de dialog Conditional Formatting Rules Manager

Rezultatul formatrii condiionale se poate observa n fiierul Suport curs

Excel_Formatare cond foaia de calcul Ex 5_Icon Sets:

Fig. nr. 17 Exemplu de formatare condiional opiunea Icon Sets

f. New Rule permite definirea unei reguli noi de formatare.

g. Clear Rules asigur tergerea regulilor de formatare condiional.
h. Manage Rules activeaz caseta de dialog Conditional formatting rules
manager n care utilizatorul poate defini noi reguli, modifica regulile existente
sau terge reguli de formatare.

Exemplu 6: S se formateze condiional pe fundal galben numele salariailor care

au fost angajai n anul curent.
Etapele formatrii condiionale:

21
 Se selecteaz prima
celul aferent numelui primului
salariat (B4) i se definete o
regul nou New Rule prin
intermediul grupului de opiuni
Home Style - Conditional
Formatting. Se alege ca tip de
regul Use a formula to
determine which cells to
format, se definete formula i
se alege culoarea de formatare
(Format);
Se copiaz formatarea
acestei celule i n celelalte
celule aferente coloanei Nume
Prenume prin Copy Paste
Special Formats sau prin Fig. nr. 18 Formatarea condiional pe baza unei formule
butonul Format Painter .

Rezultatul formatrii condiionale se poate observa n fiierul Suport curs

Excel_Formatare cond, foaia de calcul Ex 6_Form salariati anul crt.

Fig. nr. 19 Formatarea condiional a salariailor angajai n anul curent

22
 4. Gestionarea bazelor de date n Excel

n Excel noiunea de baz de date este asociat cu cea de tabel i poate fi

definit ca o colecie omogen de date organizate bidimensional pe linii numite
nregistrri i pe coloane denumite rubrici sau cmpuri. De regul, numele
cmpurilor sunt plasate ca anteturi de coloan (n cazul tabelelor orientate pe
vertical), dar se pot regsi i sub forma anteturilor de linie (n cazul tabelelor orientate
pe orizontal).
Procesorul de tabele Excel permite aplicarea unor operaii complexe asupra
tabelelor interpretate drept baze de date i anume:
ordonarea cresctoare sau descresctoare a datelor dup unul sau mai
multe cmpuri;
actualizarea informaiilor aferente bazei de date;
interogarea bazelor de date;
sintetizarea informaiilor din structura bazei de date prin intermediul unor
instrumente care s asigure gestionarea rapid i eficient a informaiilor
respective.

4.1. Sortarea datelor

Sortarea bazelor de date presupune ordonarea nregistrrilor pe baza unor criterii

specificate de utilizator prin precizarea unor rubrici (cmpuri) denumite simbolic chei
de sortare.
Operaiunea de sortare se poate
realiza prin grupul de opiuni Home -
Editing Sort & Filter sau selectnd din
tab-ul Data comenzile aferente grupului
Sort & Filter.

Pe lng modalitile clasice de ordonare cresctoare (A to Z) sau descresctoare

(Z to A) a nregistrrilor bazei de date, prin intermediul casetei de dialog Sort (Fig. nr.
20) utilizatorul poate specifica:
la rubricile Sort By i Then By - atributele de sortare.
Not: n mod implicit, n cadrul casetei de dialog Sort este activ opiunea Sort By
care permite ordonarea datelor n funcie de un singur cmp; pentru adugarea unui
nou criteriu de sortare se acioneaz butonul Add Level care are drept efect afiarea
zonei Then By n cadrul creia se selecteaz cmpul respctiv.
la rubrica Sort On - felul sortrii (dup valori, culoarea celulelor, culoarea
fonturilor sau tipul iconurilor aferente valorilor respective);
la rubrica Order - modul de ordonare al datelor cresctor/descresctor (A
to Z / Z to A).

23
 Fig. nr. 20 Caseta de dialog Sort

Not: Prin intermediul butonului Options se afieaz caseta de dialog Sort Options
(Fig. nr. 21) n cadrul creia se poate preciza:
dac n timpul operaiunii de sortare
a datelor se face distincie ntre majuscule
i minuscule prin activarea casetei de
validare Case sensitive;
modul de orientare a sortrii datelor
(rubrica Orientation) prin stabilirea direciei
de ordonare a datelor : Sort top to bottom
(opiunea implicit prin care sortarea
opereaz pe coloane), respectiv Sort left to
Fig. nr. 21 Caseta de dialog
right (sortarea datelor la nivel de linie n
Sort Options
cazul tabelelor organizate pe orizontal).
Not: Sortarea datelor dup mai multe cmpuri impune precizarea mai multor niveluri
de ordonare a datelor, ncepnd cu domeniul cel mai cuprinztor si continund, n mod
succeciv, pn la nivelul cu gradul de cuprindere cel mai mic.

Exemplu: S se realizeze sortarea bazei de date Salariai (vezi fiierul Suport curs
Excel_Gestiunea bazelor de date, foaia de calcul Sortarea datelor), n ordine
alfabetic cresctoare, pe fiecare departament, iar n cadrul acestora pe funcii de
ncadrare.

Definirea criteriilor de sortare este prezentat n Fig. nr. 22:

24
 Fig. nr. 22 Exemplu sortare date Definire criterii de sortare

Fig. nr. 23 relev rezultatul obinut dup aplicarea criteriilor de sortare:

Fig. nr. 23 Rezultatul aplicrii criteriilor de sortare

4.2. Interogara bazelor de date

Procesorul de tabele Excel ofer utilizatorilor dou metode de filtrare a nregistrrilor
aferente unei baze de date:
Metoda filtrului standard (automat)
Metoda filtrului avansat (elaborat).

Metoda filtrului standard (automat)

Filtrarea automat reprezint metoda de interogare care permite afiarea anumitor
nregistrri n raport de o restricie sau un set de restricii aplicate asupra rubricilor
bazei de date. Pentru a aplica facilitatea filtrului standard se impune activarea listelor
derulante aferente cmpurilor ce definesc capul de tabel care ofer posibilitatea de a

25
defini criteriile de selecie. n acest sens, se plaseaz cursorul ntr-o celul din
interiorul bazei de date i se poate opta pentru una dintre variantele:
din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing Sort & Filter se alege opiunea
Filter;
din tab-ul Data, grupul de opiuni Sort & Filter se activeaz butonul Filter;
din tab-ul Home, setul de comenzi Styles se alege opiunea Format as Table
care permite transformarea unei baze de date de tip list ntr-un tabel predefinit
n cadrul cruia fiecare cmp din structura capului de tabel va avea asociat o
list derulant care prezint aceleai opiuni de sortare i filtrare ca n cazul
activrii comenzii Filter.

Indiferent de metoda aleas pentru activarea butoanelor de interogare, listele

derulante aferente cmpurilor din structura bazei de date ofer utilizatorilor mai multe
opiuni de filtrare a nregistrrilor:

a. filtrarea prin selecie presupune bifarea/debifarea casetelor de validare de tip

check box corespunztoare elementelor din lista derulant asociat cmpului
respectiv care trebuie afiate/ascunse.
b. filtrarea n funcie de
valori se realizeaz prin
definirea criteriilor de
selecie pe baza opiunilor
aferente fiecrui cmp din
structura bazei de date, n
funcie de tipul de date (Fig.
nr. 24):
Text Filters
pentru text;
Number Filters
pentru valori
numerice;
Date Filters
pentru date
calendaristice.
Printre opiunile
predefinite aferente listei
derulante asociate fiecrui
cmp se regsete i
Custom Filter care
permite personalizarea
restriciilor de filtrare n Fig. nr. 24 Criterii de selecie pe tipuri de date
funcie de cerinele
aplicaiei.

26
n acest sens, n caseta de dialog Custom AutoFilter pot fi utilizate dou simboluri
speciale pentru reprezentarea caracterelor: ? pentru reprezentarea unui singur
caracter i * - pentru reprezentarea mai multor caractere.
Exemplu: Pentru exemplificare, plecnd de la aceeai baz de date Salariai (vezi
fiierul Suport curs Excel_Gestiunea bazelor de date, foaia de calcul Filtru automat)
se dorete afiarea salariailor care au funcia de Analist (indiferent de domeniu) i
care au avut salariile de incadrare cuprinse ntre 1500 i 3000 lei.

Fig. nr. 25 Exemplu de filtru automat utiliznd opiunea Custom AutoFilter

Rezultatul aplicrii criteriilor de filtrare definite anterior este afiat n Fig. nr. 26:

Fig. nr. 26 Exemplu de aplicare a interogrii bazelor de date Excel prin metoda filtrului automat

c. filtrarea n funcie de culori se utilizeaz pentru afiarea nregistrrilor care sunt

introduse n celule care au fost formatate prin aplicarea unei culori de fundal sau a
unei culori pentru caractere (Fig. nr. 27). n situaia n care n cadrul coloanei pentru
care sunt accesate opiunile de filtare nu au fost aplicate formatri de acest tip,
opiunea Filter by Color nu este activ.

Fig. nr. 27 Aplicarea unui filtru automat n funcie de culori

Anularea filtrului aplicat pentru o anumit coloan se realizeaz prin activarea
butonului de selecie aferent coloanei respective i selectarea opiunii Clear Filter.
Pentru coloanele pentru care a fost aplicat un filtru, pictograma butonului de selecie
se modific din n .
Anularea filtrului aplicat asupra datelor din mai multe coloane ale unui tabel se
realizeaz prin dezactivarea butonului Filter (din cadrul tab-ului Data - grupul Sort &
Filter).

27
 4.3. Gruparea datelor prin generarea de subtotaluri

Procesorul de tabele Excel ofer posibilitatea sintetizrii informaiilor din foile

de calcul prin organizarea lor pe niveluri de grupare; la nivelul fiecrui grup se pot
aplica diferite funcii de agregare care vor oferi rezultate semnificative prin generarea
de totaluri i subtotaluri.
Exemplificarea se va realiza pe baza de date Salariai; scopul sintetizrii i
gruprii datelor este de a calcula totalul salariilor de ncadrare pe departamente
(vezi fiierul Suport curs Excel_Gestiunea bazelor de date, foaia de calcul Subtotaluri).
Generarea subtotalurilor se realizeaz n mai multe etape:
sortarea prealabil a bazei de date dup cmpul care constituie criteriu de
grupare n exemplul ales Departament;
plasarea cursorului n interiorul tabelului surs i selectarea grupului de
comenzi Data Outline Subtotal.

la nivelul casetei de dialog Subtotal, utilizatorul va

declara elementele necesare regruprii datelor prin
opiunile:
At each change in se selecteaz cmpul
n funcie de care se dorete gruparea datelor. Nu
se poate selecta dect un singur element - n
exemplul propus s-a ales cmpul Departament;
Use function se alege tipul funciei de
subtotalizare Sum;
Add subtotal to se selecteaz caseta de
validare aferent cmpului (cmpurilor) asupra Fig. nr. 28 Caseta de dialog
cruia aplic funcia Salariul de ncadrare. Subtotal

n zona inferioar a ferestrei Subtotal sunt afiate casete de validare care

corespund urmtoarelor opiuni:
Replace current subtotal se marcheaz atunci cnd n foaia de lucru
curent exist subtotaluri calculate care urmeaz s fie nlocuite cu rezultatele
obinute prin aplicarea altor funcii agregat. Dac subtotalurile se genereaz
pentru prima dat nu este necesar validarea acestei casete;
Page break between group permite saltul la o pagin nou pentru
fiecare subtotal, mpreun cu nregistrrile aferente;
Summary below data asigur afiarea subtotalurilor deasupra setului
de nregistrri aferente dac nu este selectat, respectiv sub fiecare grup n cazul
n care se marcheaz aceast caset.
Dup generarea subtotalurilor (rezultatul este ilustrat n Fig. nr. 29), foaia de
calcul i-a modificat aspectul prin afiarea n colul din stnga barei de identificare a
liniilor a unor butoane de expandare (+) sau restrngere (-) a nivelelor de grupare.
Ierarhizarea datelor este permis prin intermediul a trei butoane (numerotate 1,2,3)
plasate lng bara de identificare a coloanelor care au urmtoarele semnificaii:

28
 butonul 3 permite vizualizarea n detaliu a datelor care au contribuit la
obinerea subtotalurilor intermediare i a totalului general, inclusiv a acestor
niveluri de grupare.
butonul 2 asigur vizualizarea datelor doar la nivel de grup i total general.
butonul 1 permite vizualizarea datelor numai la nivelul totalului general.

Fig. nr. 29 Rezultatul generrii subtotalurilor

Eliminarea subtotalurilor din foaia de calcul i afiarea bazei de date n forma

iniial se va realiza prin selectarea tabelului (sau poziionarea cursorului ntr-o celul
din interiorul acestuia) i alegerea opiunii Remove All din caseta de dialog Subtotal.

5. Sintetizarea i analiza datelor prin Tabela Pivot

Tabela pivot este un instrument de sintetizare care permite o analiz

multidimensional a elementelor dintr-o baz de date, oferind faciliti avansate de
permutare a informaiilor distribuite pe linie i pe coloan n scopul obinerii unor situaii
ct mai semnificative pentru procesul de luare a deciziilor la nivelul unei organizaii.
Un avantaj important al tabelei pivot l constituie elasticitatea pe care o ofer
utilizatorului n momentul asocierii cmpurilor bazei de date surs, fapt care permite
regruparea i prezentarea acestora ntr-un mod sintetic i ntr-o manier interactiv.
Tabela pivot permite crearea unui tablou de sintez n care cmpurile unui tabel
sau ale unei baze de date pot fi orientate pe linie sau coloan, asupra datelor
aplicndu-se funcii agregat de nsumare, medie, minim, maxim,etc.

n procesul de creare a tabelei pivot se parcurg urmtoarele etape:

Etapa 1. Se selecteaz baza de date (sau se plaseaz cursorul n interiorul tabelului

surs pentru a evita selecia ulterioar a acestuia) i din meniul Insert Tables se

29
activeaz comanda Pivot Table. n fereastra Create Pivot Table (Fig. nr. 30) se
precizeaz sursa de date care va fi analizat i zona n care se va afia Tabela pivot.
Sursa de date care va fi analizat poate fi:
o baz de date Excel, un tabel sau un domeniu de valori
o baz de date extern
Locaia n care se va afia raportul de tip Tabela Pivot:
o nou foaie de calcul Excel
foaia de calcul curent.

Fig. nr. 30 Caseta de dialog Create Pivot Table

Etapa 2. Proiectarea machetei Tabelei Pivot care va sta la

baza obinerii tabelului pivot. n cadrul ferestrei PivotTable
Field List sunt afiate toate cmpurile bazei de date. Aceste
cmpuri vor fi plasate n machet folosind tehnica Drag
&Drop (glisarea cu mouse-ul) ctre rubricile:
Row Labels - cmpurile distribuite pe linie.
Column Labels cmpurile distribuite pe coloane.
Values cmpurile asupra crora vor aciona
funciile agregat: Sum, Count, Min, Max, Average, etc.
Filters cmpurile n funcie de care se
restricioneaz afiarea n mod dinamic (interactiv).
n cazul n care se dorete modificarea operaiilor de calcul
aplicate asupra rubricilor din seciunea Values se
activeaz opiunea Value Field Settings care genereaz
caseta de dialog cu acelai titlu. n cadrul acesteia, prin fia
de lucru Summarize by, se alege funcia de calcul dorit i
se valideaz operaia cu ajutorul butonului OK.
Fig. nr. 31 Panoul Pivot
Table Field

30
Exemplu 1: S se calculeze i s se afiseze prin intermediul unui tabel pivot totalul
salariilor de ncadrare pe departamente i pe funcii de ncadrare, restricionnd
afiarea in mod interactiv pe filiale (vezi fiierul Suport curs Excel_Tabela Pivot, foaia
de calcul Ex 1).

Fig. nr. 32 Proiectarea machetei i afiarea tabelei pivot pentru exemplul 1

Not: afiarea tabelului pivot n format clasic (variant compatibil cu versiunile Excel
mai vechi) se realizeaz selectnd din meniul contextul (activat prin click pe butonul
dreapta mouse) opiunea Pivot Table Options fia Display caseta de validare
Classic Pivot Table layout.

Observaie: un alt aspect interesant al rapoartelor obinute prin intermediul tabelelor

pivot const n faptul c ofer posibilitatea extragerii sub form tabelar, ntr-o foaie
de calcul nou, a informaiilor complete aferente unei valori din interiorul raportului,
potrivit unuia sau mai multor criterii de selecie. Extragerea informaiilor devine
operaional prin executarea unui dublu-clic pe valoarea unui element sintetizat.

Fig. nr. 33 ilustreaz un exemplu de extragere a informaiilor referitoare la salariaii de

la departamentul IT care au funcia de programator (informaiile sunt afiate ntr-o alt
foaie de calcul). Pentru obinerea acestor rezultate, se plaseaz cursorul n celula C14
situat la intersecia celor dou elemente (funcia programator i departamentul IT) i
se execut dublu-clic succesiv.

Fig. nr. 33 Extragerea sub form tabelar a datelor complete din structura unui tabel pivot

31
 Gruparea informaiilor aferente tabelei pivot pe mai multe niveluri de
centralizare

O alt facilitate important oferit de tabela pivot const n posibilitatea gruprii mai
multor rubrici din baza de date pe linie, pe coloan sau la nivel de raport, fapt care
permite o agregare a informaiilor n cascad i asigur o viziune mai sintetic n
ceea ce privete analiza i reprezentarea datelor.

Exemplu 2: S se calculeze i s se afieze prin intermediul unui tabel pivot salariul

de ncadrare mediu pe funcii de ncadrare, restricionnd afiarea in mod interactiv
pe anii de angajare (vezi fiierul Suport curs Excel_Tabela Pivot, foaia de calcul
Ex 2).

Fig. nr. 34 Macheta tabelei pivot i gruparea datelor pe ani pt exemplul 2

32
Not:
Sintetizarea datelor la nivelul fiecrui An, se va realiza prin selecia cmpului
Data Angajrii din raportul de sintez i apelarea comenzii Group, din meniul
contextual. Efectul comenzii este activarea casetei de dialog Grouping, n care
utilizatorul va opta pentru gruparea datelor pe ani selectnd opiunea Years.
Gruparea datelor nu se poate aplica n mod direct la nivelul seciunii Filters.
Dac cerinele aplicaiei impun efectuarea unui astfel de demers, n prealabil
se impune efectuarea gruprii la nivel de linie (Row labels) sau de colan
(Column Labels), rubrica respectiv fiind permutat ulterior n zona Filters.
Anularea gruprii elementelor se realizeaz selectnd setul de valori respectiv
i acionnd comanda Ungroup din meniul contextual.

Modaliti de afiare a datelor sintetizate prin fia Show Value As

Fia de lucru Show values as permite altor operaii ce prezint modaliti diferite de
afiare a datelor sintetizate (este vorba despre opiunile de calcul din lista derulant a
rubricii Show value as). Aceste modaliti de afiare se refer la rubricile de sintetizare
a tabelei pivot (Base field) i se aplic elementelor coninute de aceste rubrici (Base
item).

Exemplu: S se calculeze i s se afieze prin intermediul unui tabel pivot salariul

de ncadrare minim pe funcii de ncadrare n anul 2015 prin diferen fat de 2014
(vezi fiierul Suport curs Excel_Tabela Pivot, foaia de calcul Ex 3).
Not: afiarea rezultatelor prin diferen se realizeaz prin selectarea celulei n care
este afiat expresia Min of Salariul de ncadrare, activarea opiunii Show Values as
Difference from....

Fig. nr. 35 Afiarea datelor din tabela pivot prin diferen exemplul 3

33
 Diagramele pivot

O alt modalitate interesant de a obine i afia rapoarte de sintez o reprezint

construirea diagramelor pivot. Excel ofer aceast facilitate prin intermediul comenzii
Pivot Chart care poate fi activat prin setul de comenzi Insert Charts. n mod
implicit, meniul este extins cu o serie de opiuni de formatare i personalizare a
diagramei pivot.
Exemplu 4 constituie un model de grafic prin care se reprezint structura salariilor
de ncadrare totale pe departamente prin inermediul unei diagrame pivot (Fig. nr. 36).

Fig. nr. 36 Diagrama Pivot structura salariilor de ncadrare totale pe departamente

34