Scrisoare catre Conducere

Societatea XYZ SA
31 decembrie 2015
Catre: XYZ SA
Adresa: ..................
Romania
In atentia Domnului X. Popescu, Director General

Data:...................

Stimate Domnule Popescu,

Am auditat situatiile financiare ale Societatii XYZ S.A. (Societatea), care cuprind situatia
pozitiei financiare la data de 31 decembrie 2015 si contul de profit si pierdere, situatia
modificarilor capitalurilor proprii si situatia fluxurilor de numerar pentru anul incheiat la
aceeasi data si un sumar al politicilor contabile semnificative si alte note explicative.

Scopul acestei scrisori este de a prezenta recomandari care sa conduca la imbunatatirea

performantelor si prevenirea deficientelor care ar putea genera pierderi sau erori materiale. Este
obligatia dumneavoastra de a lua masurile necesare pentru remedierea acestor deficiente . Va
rugam sa ne trimiteti raspunsul dumneavoastra la comentariile si recomandarile noastre.

Responsabilitatea noastra este ca, pe baza auditului efectuat, sa exprimam o opinie asupra
situatiilor financiare anuale ale Societatii si nu sa semnalam toate neregularitatile care ar
putea exista in aceste situatii financiare. Auditul a inclus luarea n considerare a controlului
intern relevant pentru ntocmirea situaiilor financiare, n vederea elaborrii de proceduri de
audit adecvate circumstanelor, dar nu n scopul exprimrii unei opinii asupra eficacitii
controlului intern.

In acest sens, aceasta scrisoare este un rezultat secundar al auditului situatiilor financiare.
Aceasta scrisoare a fost conceputa exclusiv pentru informarea Conducerii Societatii, si nu in
alte scopuri.

Dorim sa exprimam multumiri Conducerii si tuturor angajatilor Societatii pentru sustinerea

si cooperarea oferite in cursul auditului.

Cu stima,

Auditor......

2
1. Lipsa controalelor formalizate
(Prioritate: Ridicata)

1.1 Observatie
Pe parcursul auditului nostru am observat ca, desi Societatea are manuale de politici si proceduri
interne, nu exista suficiente controale, iar cele existente nu sunt fomalizate.

1.2 Risc
Avand in vedere complexitatea tot mai mare de operatiuni, lipsa unor controale formale poate
provoca intreruperi operaionale si abordarea inconsecventa a unor aspecte specifice. Printre alte
efecte negative, o astfel de situatie ar putea fi cauza principala a erorilor contabile.

1.3 Recomandare
Recomandam formalizarea controalelor deja existente in Societate si implementarea de
controale noi pentru minimalizarea riscurilor, pentru a avea o imagine globala si a tine situatia
sub control.

1.4 Raspunsul conducerii

3
2. Scoaterea din evidentele contabile a mijloacelor fixe inlocuite in cursul
procesului de retehnologizare

(Prioritate: Ridicata)

2.1 Observatie

Ca urmare a procesului de retehnologizare, unele echipamente vechi sunt inlocuite. Aceste

echipamente sunt ulterior fie vandute ca fier vechi fie integrate in stocuri urmand a fi
folosite ca piese de schimb.

Pentru echipamentele care sunt scoase din folosinta in urma retehnologizarilor, trebuie sa se
faca concomitent inregistrarea contabila de scoatere din registrul de mijloace fixe.
Societatea nu are o procedura formala de reconciliere a acestor scoateri din folosinta ca
urmare a retehnologizarilor in corespondenta cu scoaterile din registrul de mijloace fixe,
astfel incat pot aparea cazuri in care mijloace fixe iesite din folosinta sa se regaseasca in
continuare inregistrate in evidentele contabile.

2.2 Risc

Ca urmare a faptului ca nu este implementata o procedura formala de scoatere din

evidentele contabile a mijloacelor fixe inlocuite in procesul de retehnologizare, pot aparea
cazuri in care mijloace fixe scoase din functiune sa fie reflectate in continuare in
contabilitate, atat in ceea ce priveste valoarea bruta cat si in ceea ce priveste cheltuiala cu
amortizarea, existand astfel riscul de eroare cu un posibil impact asupra situatiilor financiare
ale Societatii.

2.3 Recomandari

Recomandam implementarea unei proceduri de reconciliere intre iesirile de mijloace fixe

din evidentele contabile si mijloacele fixe inlocuite fizic in cadrul procesului de
retehnologizare.

2.4 Raspunsul conducerii

4
3. Cheltuieli cu reparatii versus investitii
(Prioritate: Ridicata)

3.1 Observatie
Societatea nu face o distinctie clara intre cheltuielile cu reparatiile si investitiile efectuate la
mijloacele fixe sub forma cheltuielilor ulterioare. Investitiile trebuie sa aiba ca efect
imbunatatirea parametrilor tehnici initiali ai mijloacelor fixe si sa conduca la obtinerea de
beneficii economice viitoare. Cheltuielile care se fac la mijloacele fixe ce au ca scop restabilirea
starii initiale sunt considerate cheltuieli de reparatii.

3.2 Risc
Supraevaluarea valorii mijloacelor fixe si subevaluarea cheltuielilor de reparatii.

3.3 Recomandare
Recomandam Societatii sa implementeze o politica clara care face distinctia intre cheltuielile cu
reparatiile si investitiile efectuate la mijloacele fixe sub forma cheltuielilor ulterioare.

3.4 Raspunsul conducerii

5
4. Inregistrarea cu intarziere in contabilitate a stocurilor
(Prioritate: Ridicata)

4.1 Observatie
Societatea primeste stocuri de la furnizori pentru care nu intocmeste la timp documentele de
receptie. Intre data receptiei si data inregistrarii in contabilitate poate sa treaca un interval de o
luna. Ca urmare, bunurile nu sunt inregistrate in contabilitate in momentul in care se transfera
dreptul de prorietate de la furnizor.

4.2 Risc
Subevaluarea stocului de produse finite si a datoriilor catre furnizori.

4.3 Recomandare
Recomandam Societatii sa efectueze receptia si inregistrarea in contabilitate a bunurilor la data
la care se transfera riscurile si beneficiile catre Societate.

4.4 Raspunsul conducerii

6
5. Recunoasterea veniturilor din vanzarea bunurilor catre clientul Z
(Prioritate: Ridicata)

5.1 Observatie
Cu ocazia inventarierii soldurilor de clienti la sfarsitul anului am constatat deficiente in
recunoasterea veniturilor aferente livrarilor de bunuri catre clientul Z, si anume: conditia de
livrarea a bunurilor este DDP Timisoara, ceea ce inseamna ca venitul trebuie recunoscut de catre
Societate in momentul in care bunurile livrate de Societate au ajuns la locul de destinatie
cuvenit, si anume la Timisoara. Societatea recunoaste venitul in momentul emiterii facturii, nu
in momentul in care bunurile au ajuns la client.

5.2 Risc
Supraevaluarea creantelor clienti si a veniturilor, deci implicit si a rezultatului. Subevaluarea
stocului de produse finite.

5.3 Recomandare
Recomandam Societatii sa recunoasca venitul aferent livrarilor de bunuri catre clientul Z in
momentul in care se transfera riscurile si beneficiile catre clienti.

5.4 Raspunsul conducerii

7
6. Personal - Beneficiile angajatilor
(Prioritate: Ridicata)

6.1 Observatie
Conform contractului colectiv de munca, Societatea plateste angajatilor la pensionare doua
salarii brute. Ca urmare, Societatea trebuie sa estimeze an de an valoarea prezenta a beneficiilor
angajatilor pe care le va plati si sa inregistreze in situatiile financiare un provizion pentru
acestea.

6.2 Risc
Determinarea si prezentarea incorecta a valorii datoriilor si a cheltuielilor cu personalul.

6.3 Recomandare
Recomandam Societatii sa estimeze valoarea prezenta a beneficiilor angajatilor si sa inregistreze
provizionul aferent in situatiile financiare.

6.4 Raspunsul conducerii

8
7. Tichete cadou
(Prioritate: Scazuta)

7.1 Observatie
Cu ocazia sarbatorilor de Paste si Craciun, Societatea acorda salariatilor tichete cadou. Asupra
valorii acestor tichete, Societatea nu calculeaza, nu inregistreaza si nu plateste taxe salariale.

7.2 Risc
Subevaluarea cheltuielilor si a datoriilor cu contributiile salariale.

7.3 Recomandare
Recomandam Societatii sa calculeze si sa inregistreze contributii aferente tichetelor cadou
oferite salariatilor.

7.4 Raspunsul conducerii