Politică de utilizare a emailului

Descrierea și scopul politicii

Politica noastră de utilizare a e-mailurilor ajută angajații să utilizeze în mod corespunzător

adresele de e-mail ale companiei. E-mailul este esențial pentru locurile noastre de muncă zilnice. Vrem
să ne asigurăm că angajații noștri înțeleg limitele utilizării conturilor de e-mail ale companiei/instituției.

Scopul nostru este de a ne proteja datele confidențiale de încălcări și de a ne proteja reputația și

proprietatea tehnologică.

Domeniul de aplicare

Această politică se aplică tuturor angajaților, furnizorilor și partenerilor cărora li se alocă (sau li
se permite accesul la) un e-mail de companie. Acest e-mail poate fi atribuit unei persoane fizice (de
exemplu, angajat @ companie.com) sau unui departament (de exemplu, hr@companie.com.)

Elemente ale politicii

E-mail-urile sunt instrumente puternice care ajută angajații în locurile lor de muncă. Angajații ar
trebui să utilizeze e-mail-ul companiei/instituției în principal pentru scopuri legate de muncă. Cu toate
acestea, dorim să oferim angajaților o anumită libertate de a-și utiliza e-mailurile din motive personale.

Vom defini ce reprezintă utilizarea adecvată și inadecvată.

Utilizarea necorespunzătoare a e-mailului companiei

Angajații noștri reprezintă compania noastră ori de câte ori își utilizează adresa de e-mail a
companiei. Ei nu trebuie:

Să facă înscrieri pe site-uri și servicii ilegale, nesigure, nesăbuite sau suspecte.

Trimită conținut de marketing neautorizat sau e-mailuri de solicitare.

Să se înscrie pentru serviciile unui concurent dacă nu este autorizat.

Să trimită mesaje insultătoare sau discriminatorii.

Compania noastră are dreptul de a monitoriza și arhiva e-mailurile corporative.

Utilizarea corespunzătoare a e-mail-urilor companiei

Angajaților li se permite să utilizeze e-mailurile corporative pentru scopuri legate de muncă, fără
limitări. De exemplu, angajații își pot folosi e-mailurile pentru a:

Comunica cu clienții și partenerii actuali sau potențiali.

Conecteze la software-ul achiziționat la care au acces legitim.

Transmită adresa de e-mail persoanelor care se întâlnesc la conferințe, târguri de carieră sau
alte evenimente corporative în scopuri de afaceri.

Înscrie la buletine de știri, platforme și alte servicii online care vă vor ajuta să vă ocupați sau să
vă dezvoltați profesional.

Uz personal

Angajații sunt autorizați să utilizeze e-mailurile companiei din motive personale.

De exemplu, angajații pot utiliza e-mail-ul companiei/instituției pentru a:

Trimite e-mailuri prietenilor și familiei, atâta timp cât nu dezvăluie informații confidențiale.

Să descarce cărți electronice, ghiduri și alte materiale pentru uz personal, atâta timp cât este
sigur și adecvat.

Angajații trebuie să respecte această politică în orice moment, pe lângă îndrumările noastre
privind confidențialitatea și protecția datelor.

Protecția e-mailului

E-mailul este adesea mijlocul de atacuri pentru hackeri, încălcări de confidențialitate, viruși și
alte malware. Aceste probleme pot compromite reputația, legalitatea și securitatea echipamentului
nostru.

Angajații trebuie să:

Selecteze parole puternice cu cel puțin opt caractere (litere mari și mici, simboluri și numere)
fără a utiliza informații personale (de ex. Zile de naștere).

Își amintească parolele în loc să le scrie și să le păstrați în secret.

Schimbe parola de e-mail la fiecare două luni.

De asemenea, angajații ar trebui să fie mereu vigilenți pentru a recunoaste e-mailuri care conțin
tentative de malware sau de phishing.
 Instruim angajații să:

Evitw deschiderea atașamentelor și clicurile pe linkuri atunci când conținutul nu este explicat în
mod adecvat (de exemplu, "Vizionați acest videoclip, este uimitor.")

Fie atenți la titlurile clickbait.

Verifice e-mailurile și numele expeditorilor necunoscuți pentru a vă asigura că acestea sunt

legitime.

Dacă un angajat nu știe dacă un e-mail pe care l-a primit este sigur, acesta poate să se adreseze
[Specialiștilor în securitate].

Reamintim angajaților noștri să își actualizeze programele anti-malware.

Semnătura email

Îi încurajăm pe angajați să creeze o semnătură de e-mail care să dea dovadă de profesionalism și

să reprezinte compania noastră frumos. Agenții de vânzări și directorii, care reprezintă compania
noastră pentru clienți și părțile interesate, ar trebui să acorde o atenție deosebită modului în care închid
e-mailurile. Iată un șablon de semnătură acceptabilă pentru e-mail:

[Numele angajatului]

[Titlu angajat], [Numele companiei cu link]

[Numărul de telefon] [Adresa companiei]

Angajații pot include, de asemenea, imagini profesionale, logo-uri ale companiei/instituției și

videoclipuri legate de muncă și linkuri în semnăturile de e-mail. Dacă nu știu cum să facă acest lucru, pot
solicita ajutor din partea Managerului nostru de birou sau a supervizorului.

Acțiune disciplinară

Angajații care nu se conformează la politica actuală se vor confrunta cu acțiuni disciplinare până la
terminarea acestora.