BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

Tema 5
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

Cuprins:
• Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel
• Sortarea celulelor din tabelele de date
• Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date
• Gruparea datelor și crearea totalurilor și subtotalurilor automate
• Validarea datelor

Timpul alocat temei: 4 ore

Obiectivele studiului:

• Stăpânirea modului de alegere corectă a tipului de funcție în prelucrarea

datelor din foile de calcul;
• Cunoașterea argumentelor diferitelor tipuri de funcții și utilizarea corectă
a acestora;
• Exemplificarea procedurilor de lucru cu cele mai reprezentative funcții ma-
tematice, funcții logice, funcții pentru șiruri de caractere, funcții financiare
etc.

Bibliografie recomandată:

• Suport Office - Microsoft Excel - site oficial

• Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel, Apress, New York,
• John Walkenbach, Microsoft Excel, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis,
• Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
• Curtis D. Frye, Microsoft Excel – Step by step, Microsoft Press, Washington,
• Wayne L. Winston, Microsoft Excel – Data Analysis and Business Modeling,
Microsoft Press, Washington, 2011
• Andre Odnoha, Excel - Financials Cookbook, Packt Publishing, Birmingham,
2011

Suport de curs, anul I Pag. 1

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

5.1 Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel

Deși foile de calcul reprezintă în sine uriașe tabele de celule, Excel utilizează
termenul de tabele pentru a defini zone de lucru delimitate un număr de coloane
și de linii care reprezintă liste de date, structurate cu un anumit scop.
Tabelele apar prima dată ca elemente inserabile în foile de calcul începând
cu versiunea 2007 a Excel-ului, fiind derivate din componentele de tip listă din Ex-
cel 2003, ale căror funcționalități au fost dramatic îmbunătățite.
Tabelele sunt caracterizate de câteva elemente distinctive, astfel ele sunt
definite ca fiind domenii continui ale foii de calcul, prima linie reprezentând ante-
tul tabelului (Header), fiecare linie fiind considerată o înregistrare a datelor (Re-
cord Data), iar coloanele reprezintă câmpuri de date (Fields).
Domeniul A2:D17 din figura 5.1. este un candidat ideal pentru crearea unui
tabel, deoarece fiecare linie de date se structurează ca și înregistrare, iar fiecare
coloană ca și câmp de date.

Figura nr. 5.1. Domeniu de date potrivit pentru definirea unui tabel

Pentru a crea un tabel din domeniul specificat, se poate alege una din me-
todele de mai jos:
- Plasați cursorul de selecție pe o celulă din setul de date și efectuați click,
apoi apăsați combinația de taste Ctrl+T;
- Selectați o celulă din domeniul de date și plasați-vă pe tab-ul Insert, gru-
pul de comenzi Tables (primul din stânga ribon-ului), comanda Table;
- Selectați o celulă din domeniul specificat și respectați secvența: tab-ul
Home, grupul Styles, comanda Format as Table. Alegeți un stil și apăsați
OK.

Pag. 2
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

Urmare a oricăreia din aceste comenzi, Ex-

cel va determina domeniul în care se presupune
a fi creat tabelul și va afișa caseta de dialog Cre-
ate Table, pentru a verifica dacă determinarea a
fost corectă și în care puteți specifica dacă doriți
ca tabelul să țină cont de prima linie de date ca
fiind antet de tabel (figura alăturată).
După validarea elementelor specificate anterior, Excel formata tabelul cu
un stil implicit, linia de antet devine o zonă de liste derulante pentru filtrare auto-
mată (figura 5.2), pe ribon va apărea un nou tab numit Table Tools – Design, iar
tabelului i se va asocia numele Table1.

Figura 5.2. Noul aspect al domeniului de date, transformat în tabel

Noul tabel are o mulțime de facilități, de exemplu, atunci când se derulează

datele în partea de jos, până când linia 2 ce reprezintă antetul tabelului nu mai
devine vizibilă, Excel mută denumirile de câmpuri ale tabelului în zona de etichete
ale coloanelor foii de calcul, astfel încât etichetele de coloane A, B, C și D ale foii
de calcul vor deveni Regiune, Client, Vanzari și Costuri, așa cum este ilustrat în fi-
gura următoare.
Antetul de tabel
înlocuiește eti-
chetele de co-
loane ale foii de
calcul

Adăugarea de noi înregistrări la tabel se face poziționându-ne după ultima

înregistrare și scriind pur și simplu date în celule, domeniul tabelului extinzându-
se automat, același lucru întâmplându-se și dacă se va scrie ceva în prima celulă
din dreapta ultimei etichete de antet a tabelului.

Suport de curs, anul I Pag. 3

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

O să observați că la introducerea de noi valori în celulele

tabelului, pe măsură ce scrieți de exemplu în prima coloană nu-
mele unei regiuni, Excel va sugera cu componente deja existente
mai sus, al căror text începe cu litere tastate de dvs. (figura alătu-
rată), facilitate numită AutoComplete. Dacă valoarea sugerată este cea corectă,
puteți apăsa tasta Enter sau Tab, în caz contrar se continuă scrierea noii valori.
Această facilitate este valabilă numai pentru celulele ce conțin text, valorile nume-
rice și datele calendaristice neavând parte de același comportament.
Dacă se dorește redimensionarea tabelului, prin extinderea cu noi linii sau
coloane deja scrise în imediata apropiere a listei de date, veți observa în colțul
dreapta jos a delimitării de tabel un indicator triunghiular de mici dimensiuni
, care prin tragere vă permite acest lucru (vezi și figura 5.2.)
O altă facilitate oferită în lucrul cu tabele este con-
trolul liniei de totalizare, care poate fi activată sau dezacti-
vată prin intermediul opțiunii Total Row din grupul Table
Style Options pe care îl găsiți în tab-ul Table Tools – Design
(figura alăturată). Activarea acestei opțiuni duce la apariția
după ultima înregistrare a tabelului, a unei linii de total, care
implicit va scrie cuvântul Total și va efectua însumarea ulti-
mei coloane din tabel (figura 5.3.). Funcția utilizată este
SUBTOTAL, dar poate fi modificată prin intermediul butonu-
lui de activare a listei derulante de funcții, din care puteți
alege oricare altă funcție (de ex. calculul mediei sau deter-
minarea valorii minime sau maxime).

Figura 5.3. Efectuarea de totaluri în tabel

Tot aici, dacă doriți efectuarea de totaluri și pe alte coloane, puteți să vă

plasați pe oricare celulă a linei de total și să activați prin intermediul butonului de
activare a listei de funcții, ce calcul doriți.
Efectuarea de noi calcule în tabel este ușurată foarte mult prin prezența
unor facilități pe care le vom exemplifica în continuare.
Efectuați următorii pași:
- selectați prima celulă din coloana E și scrieți eticheta Profit – va avea ca
efect adăugarea unei noi coloane la tabel;
- în prima celulă de sub antet, trebuie să calculăm profitul ca diferență
între venituri și costuri - pentru aceasta vom scrie mai întâi operatorul
egal (=) și apoi indicăm prima valoare din câmpul Vânzări, ceea ce are
ca efect scrierea referinței [@Vanzari], apoi tastăm minus (-) și

Pag. 4
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

selectăm valoarea corespunzătoare coloanei (câmpului) Costuri, ceea

ce are ca efect apariția întregii expresii de calcul, ca în figura următoare;

- validarea formulei introduse se va face prin apăsarea tastei Enter, ceea

ce va avea ca efect completarea tuturor celulelor din câmpul Profit, cu
același tip de calcul.
Folosirea referințelor de coloană în forma specificată anterior aduce un
spor de eficiență semnificativ, nefiind necesară decât introducerea formulelor de
calcul pe prima linie de date din tabelă, astfel încât este recomandată definirea și
utilizarea tabelelor de celule în foile de calcul.

Suport de curs, anul I Pag. 5

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

5.2. Sortarea celulelor din tabelele de date

Sortarea este operațiunea de aranjare a înregistrărilor de date într-o anu-
mită ordine crescătoare sau descrescătoare a valorilor, ținând cont de unul sau
mai multe criterii specificate de utilizator. Specificarea câmpului sau coloanei de
date după care să se facă ordonarea listei are ca efect aranjarea datelor în ordinea
specificată, având reper valorile conținute de celulele acelui câmp. Dacă avem de
exemplu o listă cu date privind vânzările unui produs (așa cum este ilustrată figura
de mai jos), efectuând o sortare după numele produsului, cu siguranță că vom în-
tâlni multe înregistrări ordonate ce vor conține același nume de produs, moment
în care putem defini și un al doilea criteriu
de sortare, să zicem după data efectuării
vânzării. Din acest moment, înregistrările
care au valori egale ale primului criteriu, vor
fi ordonate ținând cont de criteriul definite
secundar (după dată), iar în momentul când
sub-lista ce conține același produs este or-
donată după dată, se va trece la următoa-
rea sub-listă, care va fi ordonată după ace-
lași principiu.
În continuare vom prezenta care sunt modalitățile care vă permit sortarea
unei liste, după unul sau mai multe criterii de ordonare:
- selectați tab-ul Home, apoi alegeți din grupul de comenzi Editing, bu-
tonul Sort&Filter, comanda Sort;
- prin intermediul click dreapta în oricare celulă a listei de date și alegeți
Sort;
- din listele derulante activate la definirea unui tabel de date (din antetul
acestuia), alegeți comanda Sort;
- din tab-ul Data, grupul de comenzi Sort&Filter, unul din butoanele
pentru sortare în ordine crescătoare, pentru sortare în ordine des-

crescătoare sau pentru configurarea mai multor criterii de ordonare.

Observați, din cele prezentate anterior, că sortarea se poate face direct, după
un sigur criteriu, prin plasarea selecției pe una din celulele câmpului de date care
reprezintă cheia de sortare, apoi se alege una din variantele de ordonare crescă-
toare a valorilor câmpului ( ) sau în ordine descrescătoare ( ).
Dacă se dorește definirea mai multor criterii de sortare, alegeți varianta Cus-

tom Sort… a butonului Sort&Filter sau din tab-ul Data, respectiv comanda
Sort… din meniul contextual afișat la apăsarea click dreapta în lista. Oricare din
aceste comenzi are ca rezultat afișarea ferestrei de dialog Sort (figura 5.4.)

Pag. 6
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

Figura 5.4. Configurarea criteriilor de sortare

Caseta de dialog Sort oferă posibilitatea definirii și gestionării criteriilor de

sortare, fiind posibilă adăugarea unui număr de până la 64 de criterii (!), ștergerea
oricărui criteriu selectat, multiplicarea acestuia, precum și schimbarea priorității
de sortare a acestora.
În continuare descriem pe larg funcționalitatea acestei ferestre de dialog.
Implicit, la deschiderea ferestrei, utilizatorul are posibilitatea definirii pri-
mului criteriu de ordonare, prin completarea listelor Sort by (aici se regăsesc câm-
purile definite ale tabelului de date sau a etichetelor de coloane, în cazul în care
lista de date nu are antet de tabel), Sort on (din listă alegeți opțiunea Values pentru
ordonarea funcție de valori, funcție de culorile celulelor sau a fontului (Cell Color
respectiv Font Color) , iar pe ultima coloană a listei, se va preciza ordinea (crescă-
toare sau descrescătoare).
Pentru adăugarea unui criteriu, se apasă butonul Add Level, ce are ca efect
crearea unei noi benzi în care se poate selecta un al doilea criteriu de ordonare
ș.a.m.d. Comanda Delete Level șterge criteriul de ordonare selectat din listă, iar
Copy Level multiplică criteriul de ordonare
Alături de aceste butoane găsim două butoane , cu ajutorul cărora
putem schimba ordinea de prioritate a criteriilor de sortare, prin repoziționarea
criteriului selectat în listă (criteriul prioritar se află pe prima poziție).
Dacă lista de sortat are pe prima linie specificațiile de antet (denumirea
fiecărui câmp), se va selecta caseta de opțiune My data has headers, opțiunea ră-
mânând neselectată în caz contrar.
Butonul Options… setează, printr-o casetă de dialog opțiunea de căutare
sensibilă la capitalizarea caracterelor în sensul că va face distincție între caracte-
rele scrise cu literă mică sau mare. În aceeași casetă de dialog, intitulată Sort Opti-
ons, vom găsi și două opțiuni în secțiunea Orientation, care permit sortarea de la
începutul la sfârșitul listei sau de la stânga la dreapta, fiind vorba de varianta Sort
top to bottom pentru sortarea pe linii, iar Sort left to right pe coloane.

Suport de curs, anul I Pag. 7

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

5.3. Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date

Filtrarea sau interogarea unui tabel de date presupune vizualizarea sau ex-
tragerea unor date, în funcție de anumite condiții impuse. În Excel un tabel poate
fi filtrat în două moduri:
1. prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, care permite afișarea liniilor ce
respectă criterii fixate și ascunderea celor care nu le îndeplinesc;
2. Prin utilizarea caracteristicii de filtrare avansată, când se extrag și se
plasează într-o zonă distinctă liniile care îndeplinesc condiții impuse.
Filtrarea automată a datelor
AutoFilter este o caracteristică importantă și foarte puternică pusă la dis-
poziție de Excel atât în cadrul tabelelor definite, unde este activată automat pe
linia de antet a acestuia, cât și în cadrul foilor de calcul obișnuite pe orice domenii
de date. Prin această facilitate, vă sunt oferite liste cu selecție multiplă a variante-
lor de filtrare cât și diferite tipuri de filtre inteligente.
Facilitățile oferite de AutoFilter sunt următoarele:
- este posibilă selecția multiplă din lista de valori afișată;
- se poate filtra în funcție de culoare sau seturi de pictograme;
- puteți filtra elemente de tip text care încep, se termină sau conțin o
anumită literă sau grup de litere;
- numerele pot fi filtrate în funcție de diferite criterii (mai mici decât,
mai mari decât, situate între anumite valori etc.);
- puteți opta să fie afișate valorile din top 10, cele situate sub medie
sau peste medie;
- datele calendaristice pot fi filtrate pe ani , trimestre sau luni;
- aveți la dispoziție facilitatea Filter by Selection pentru a filtra doar
elementele care sunt egale cu o valoare selectată de dvs. din orice
celulă a listei de date.
Activarea filtrării se face prin accesarea butonului
Sort&Filter și din listă activați varianta Filter, dezactivarea opțiu-
nii se face repetând operațiunea. Nu este singura metodă de apli-
care a filtrelor automate, acest lucru putând fi făcut și din acce-

sarea tab-ului Data, unde găsiți butonul Filter , fie prin apli-
carea unui format de tabel unui domeniu de celule sau simpla
creare a unui tabel, așa cum am prezentat anterior, fie cu click
dreapta pe orice celulă din domeniul unde se dorește a se aplica filtrul și se selec-
tează una din opțiunile derivate din componenta Filter.
Pentru a crea un filtru prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, procedați în
felul următor:
1. Plasați cursorul oriunde în lista de date;
2. Activați filtrarea prin una din metodele prezentate mai sus;
3. Efectuați click pe săgeata din dreapta etichetei coloanei pe care doriți
să o utilizați ca primă condiție în cadrul filtrului. Alegeți o opțiune din
lista derulantă pentru a restrânge afișarea. Programul Excel aplică ime-
diat criteriile dumneavoastră, afișând numai liniile care îndeplinesc cri-
teriul respectiv.

Pag. 8
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

La ultimul pas, va fi afișată

lista de opțiuni de filtrare, care va fi
diferită ca și variante în funcție de ti-
pul de date conținute de celulele co-
loanei pe care se face filtrarea (de
exemplu, în figura alăturată avem
din opțiunea Text Filters variantele
de filtrare pentru celulele al căror
conținut este egal sau nu cu valoarea
precizată, începe cu un anumit text
sau se sfârșește cu o anumită sec-
vență de caractere, conține sau nu
un text, iar cu ajutorul ultimei vari-
ante Custom Filter… puteți particula-
riza cum doriți elementele de filtrare.
Pentru cazul în care doriți să combinați condițiile puse la filtrare, de exem-
plu dorim să afișăm regiunile al căror nume începe cu litera „B” sau cu litera „M”,
vom aplica Custom Filter… și în fereastra apărută vom preciza cele două criterii,
având ca operator logic opțiunea Or (figura 5.5.).

Figura 5.5. Configurarea condițiilor compuse prin Custom AutoFilter

Tot în lista de filtrare, ceva mai jos, avem caseta Search de căutare a unei
anumite valori, dacă lista acestora este foarte mare, iar sub aceasta sunt prezente
valorile coloanei de date ce urmează a fi filtrate, valori ce sunt luate o singură dată
(a se analiza lista completă de date din figura 5.2. pentru a putea observa cum
aceste valori din lista de filtrare respectă condiția de unicitate). Valorile din listă
pot fi selectate toate odată (Select All), doar una sau mai multe din ele, în funcție
de cum se dorește a fi efectuată filtrarea.
Dacă celulele din lista ce urmează a fi filtrată au aplicate formatări la nivel
de culoare (fie că este vorba de efecte de umplere sau culori diferite ale fontului
folosit), se poate face filtrare și în funcție de culorile folosite, prin folosirea comen-
zii Filter by Color, în care se va alege opțiunea dorită din categoria de formatare
(pentru exemplul nostru culoarea de umplere sau culoarea fontului) – figura 5.6.

Figura 5.6. Utilizarea filtrului în funcție de formatările de culoare

Suport de curs, anul I Pag. 9

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

Filtrarea prin selecția valorii dintr-o celulă se face cu ajutorul butonului

dreapta al mouse-ului pe celula la care facem referință, se alege Filter din meniul
contextual, opțiunea Filter by Selected Cells Value, ceea ce are ca efect afișarea
doar a liniilor de date al căror conținut de celulă pe coloana filtrată este egal cu
valoarea din celula selectată.
Filtrele aplicate sunt cumulative, adică după ce aplicați un filtru unei co-
loane de date, puteți aplica setului de date afișat un alt filtru, pentru altă coloană,
ceea ce va duce la reducerea setului de date afișate, ale căror valori respectă cu-
mulativ condițiile impuse de cele două filtre aplicate.
Ștergerea sau anularea filtrelor se face prin selectarea opțiunii Clear Filter
from Regiune (Regiune este numele coloanei filtrate, pentru exemplul nostru) sau
din tab-ul Data, alegeți comanda Clear ce o găsiți în grupul de comenzi Sort&Filter

sau pur și simplu apăsând încă odată pe pictograma activă de filtrare , din ace-
lași grup de comenzi ale tab-ului Data.
Sortarea datelor din coloane din lista AutoFilter
În lista derulantă activată la momentul apăsării săgeților din dreptul etiche-
telor de coloană găsim și comenzi de sortare (ordonare) rapidă a valorilor din co-
loana selectată, prin prezența comenzilor Sort A to Z sau Sort Z to A în cazul valo-
rilor de tip text, Sort Smallest to Largest sau Sort Largest to Smallest pentru nu-
mere, respectiv sau Sort Newest to Oldest pentru valorile de dată calendaristică,
toate indicând variantele de ordonare crescătoare, respectiv descrescătoare a va-
lorilor din intervalul de date.
Efectuarea de totaluri pentru listele filtrate are o particularitate, în sensul
că obligatoriu veți folosi funcția SUBTOTAL, deoarece această funcție va aduna
doar componentele afișate, spre deosebire de funcția SUM care nu calculează co-
rect lista filtrată, adunând toate celulele domeniului specificat.
Utilizarea filtrării avansate
Filtrarea avansată este utilizată atunci când se dorește afișarea înregistră-
rilor unei liste funcție de criterii definite în cadrul unor celule dintr-o zonă distinctă
de listă.
Pentru a realiza filtrarea complexă, trebuie definite trei zone precis delimi-
tate:
- zona listei cu date sursa (List range);
- zona ce conține criteriile de filtrare (Criteria range) – alcătuită din
denumirile câmpurilor și restricțiile impuse;
- zona de afișare a rezultatelor filtrării (Copy to) – este formată din
linia de antet cu denumirea câmpurilor (se poate copia din antetul
listei cu datele sursă) și în continuare vor fi afișate înregistrările ce
respectă restricțiile impuse.
Este importantă respectarea numelor de câmpuri definite pentru fiecare
zonă specificată anterior, de aceea se recomandă copierea liniei de antet cu nu-
mele câmpurilor pentru a evita erorile de tastare.

Pag. 10
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

Figura 5.7 – Filtrarea avansată a listelor – definirea corectă a zonelor

Primul pas este acela de a defini cele trei zone de lucru, după care se poate
selecta oricare celulă din lista de date, apoi alegeți tab-ul Data, grupul de comenzi
Sort & Filter, comanda Advanced…, ce are ca rezultat apariția ferestrei Advanced
Filter (figura 5.8.)

Figura 5.8. Configurarea filtrării avansate

În funcție de modul în care se optează în secțiunea Action, avem două po-

sibilități de afișare a elementelor filtrate:
- Filter the list, in-place, filtrarea se face în același domeniu de refe-
rințe în care se află lista (ca și în cazul filtrării automate rezultatele
filtrării vor fi afișate pe domeniul inițial al listei);
- Copy to another location, rezultatele filtrării se vor afișa în altă loca-
ție decât lista sursă.
Precizarea adreselor celor trei zone se vor face în cele trei casete (List
range, Criteria range și Copy to), așa cum au fost explicate la început.
Dacă în fereastra se bifează caseta Unique records only (numai înregistrări
unice), fiecare linie care îndeplinește criteriile definite va apărea o singură dată.

Suport de curs, anul I Pag. 11

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

5.4. Gruparea datelor și crearea totalurilor și subtotalurilor

automate
Gruparea este operațiunea prin care se formează structuri ierarhice care
pot fi restrânse sau extinse, în funcție de gradul la care se dorește a fi făcută deta-
lierea datelor dintr-o listă. Ideea este aceea de a reduce setul de înregistrări afișate
la cele mai semnificative date (de exemplu totaluri efectuate pe fiecare grup).

Figura 5.9. Gruparea datelor prin efectuarea de subtotaluri

Cea mai reprezentativă cale de utilizare a grupurilor pentru datele unei liste
este instrumentul de creare a sub-totalurilor, numite și totaluri parțiale, care
aplică asupra unui câmp precizat o funcție și apoi afișează rezultatul (vezi figura
5.9. în care se folosește funcția SUM pentru calculul totalurilor, gruparea făcându-
se având criteriu câmpul Nume produs).
Vom descrie în continuare modalitatea de efectuare a unor astfel de tota-
luri, concomitent cu gruparea datelor.
Primul pas este acela de a selecta lista de date sau de a defini domeniul de
celule ce vor fi supuse totalizării.
Este foarte important de reținut că pentru ca această metodă să afișeze
corect rezultatele, lista trebuie mai întâi sortată după criteriul care va sta la baza
grupării datelor (pentru exemplul nostru Nume produs).
Așadar, vom sorta lista printr-una din metodele prezentate anterior, ascen-
dent, după denumirea produsului, apoi din tab-ul Data, grupul de comenzi Outline,

se alege comanda Subtotal , care va deschide fereastra de dialog cu același

nume (figura 5.10).

Pag. 12
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

Figura 5.10. Configurarea parametrilor necesari efectuării de subtotaluri

În această fereastră utilizatorul va preciza parametrii necesari efectuării de

subtotaluri, după cum urmează:
- At each change in – se alege din listă câmpul după care se va face
gruparea înregistrărilor ce vor fi totalizate, pentru o lista deja sor-
tată, câmpul implicit este cel după care s-a făcut ordonarea;
- Use function – precizează funcția ce va fi aplicată pentru afișarea
rezultatului pe linia de subtotal corespunzătoare grupurilor formate
sau total general pentru întreaga listă;
- Add subtotal to – se vor selecta câmpurile pentru care se dorește a
se calcula valorile de totalizare;
- opțiunea Replace current subtotals activată va actualiza vechile
subtotaluri cu cele prezente, în cazul în care se vor totaliza de mai
multe ori același set de date asupra căruia s-au modificat, probabil
valorile;
- opțiunea Page break between groups – după afișarea fiecărui grup
de date, se va trece la o pagină nouă sau cu alte cuvinte, fiecare grup
de date va fi afișate pe câte o pagină;
- opțiunea Summary below data, activează sau dezactivează afișarea
liniilor de totalizare după fiecare grup, respectiv la sfârșitul listei.
Dacă se dorește ștergerea liniilor de total, se apasă butonul Remove All.
Validarea parametrilor, realizarea grupării datelor și efectuarea de totaluri
se face după apăsarea butonului OK.

5.5. Validarea datelor

Validarea de date reprezintă caracteristica prin care se pot defini restricții
de introducere a valorilor introduse în celulele unei foi de calcul. În acest sens,
validarea împiedică introducerea de date care nu respectă anumite condiții de va-
liditate (de ex. cantități sau stocuri negative, numele unui salariat care nu este tas-
tat corect, tipul de cont poate să fie doar de activ sau pasiv etc.)
Pentru a defini o validare a datelor introduse într-un domeniu de celule se
parcurg etapele:

Suport de curs, anul I Pag. 13

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

- definire interval de celule (domeniul de celule) prin selectarea aces-

tuia din foaia de calcul;
- se deschide caseta de configurare a validării, unde vor fi precizate
condițiile ce trebuie respectate de datele introduse în domeniul de
celule definit anterior;
- se poate stabili un mesaj ce se afișează la selectarea uneia din celu-
lele domeniului definit, mesaj ce informează utilizatorul despre na-
tura datelor ce se introduc și eventual precizări privind restricții im-
puse;
- se configurează mesajul de eroare ce va apărea în cazul în care da-
tele introduse nu respectă condiția de validare impusă, dacă nu se
configurează acest mesaj, Excel va furniza propriul mesaj de eroare.
Descriem în continuare, etapele precizate anterior, prin intermediul unui
exemplu legat de raportul de marketing privind costurile unei campanii de publi-
citate (figura 5.11).

Figura 5.11. Exemplu de configurare mesaj înștiințare pentru validarea datelor

Pentru acest exemplu, se vor valida acronimele denumirilor de costuri, as-

tfel încât se dorește respectarea unei lungimi a textului introdus cuprinse între un
caracter și 3 caractere.
Pentru a realiza acest lucru, se va selecta mai întâi domeniul de celule în
care se vor introduce datele de acest tip (este vorba de domeniul B4:B12).
Pasul următor este apelarea, din tab-ul Data, a instrumentului Data Vali-

dation , situat în grupul de comenzi Data Tools, ceea ce are ca rezultat afișa-
rea casetei de dialog Data Validation (fig. 5.11).

Figura 5.12. Caseta de configurare a validării datelor (Data Validation)

Pag. 14
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

În această fereastră se găsesc trei tab-uri (secțiuni): Settings – în care veți

preciza criteriile (restricțiile) de validare, Input Message – setează mesajul de in-
formare ce va apărea la plasarea într-una din celulele domeniului selectat anterior
și Error Alert – aici puteți preciza conținutul mesajului de eroare apărut în cazul
introducerii de valori invalide.
Corectitudinea datelor pe care le introduc utilizatorii într-o celulă depinde
de modul în care configurați validarea de date. Aveți posibilitatea să afișați un me-
saj de intrare când utilizatorul selectează celula. Mesajele de intrare se utilizează
în general pentru a oferi utilizatorilor asistență despre restricțiile și tipul de date
ce vor fi introduse în celulă. Acest tip de mesaj apare lângă celulă. Aveți posibilita-
tea să mutați acest mesaj, dacă doriți, și va rămâne până când îl mutați în altă
celulă sau apăsați ESC. Pentru configurarea mesajului de intrare, selectați tab-ul
Input Message, trebuie să aveți selectată opțiunea Show input message when cell
is selected (afișează mesajul de intrare când celula este selectată), completați titlul
mesajului în caseta de text Title și textul complet al mesajului de informare, în ca-
seta Input message (fig. 5.13), pentru setările afișate mesajul de intrare apare ca
în figura 5.11 .

Figura 5.13. Configurarea mesajului de intrare

De asemenea , aveți posibilitatea să alegeți să afișați o avertizare de eroare,
care se afișează numai după ce se introduc date nevalide. Pentru aceasta, selectați
tab-ul Error Allert, iar aici veți avea bifată opțiunea Show error alert after invalid
data is entered, veți alege stilul mesajului de eroare din lista Style, apoi completați
titlul ferestrei de eroare (Title) și mesajul de eroare propriu-zis (Error message), ca
în figura 5.14.).

Figura 5.14. Configurarea mesajului de eroare

Suport de curs, anul I Pag. 15

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

În cazul introducerii de date invalide, rezultatul este afișarea unei ferestre

de eroare ca în figura 5.15.

Figura 5.15. Fereastra mesajului de eroare la validarea datelor

Stilul avertizărilor de eroare este important deoarece el determină com-

portamentul mecanismului de trecere mai departe, la introducerea altor valori,
dacă ceea ce s-a introdus nu respectă condițiile impuse. Cele trei tipuri de averti-
zări de eroare sunt:
Pictogramă Tip Utilizare
Oprire Împiedicați utilizatorii să introducă date nevalide într-o
celulă. Un astfel de mesaj de avertizare are două opți-
uni: Retry (reîncercare) sau Cancel (renunțare).
Avertisment Avertizați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide,
fără a-i împiedica să le introducă. Când se afișează un
mesaj avertisment, utilizatorii pot face clic pe Yes pen-
tru a accepta intrarea nevalidă, pe No pentru a edita in-
trarea nevalidă sau pe Cancel (renunțare) pentru a eli-
mina intrarea nevalidă.
Informații Informați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide,
fără a-i împiedica să le introducă. Acest tip de avertizare
de eroare este cel mai flexibil. Când se afișează un me-
saj de avertizare informații, utilizatorii pot face clic
pe OK pentru a accepta valoarea nevalidă, sau pe Can-
cel (renunțare) pentru a o respinge.

Mesajele de intrare și avertizările de erori apar numai când datele se intro-

duc direct în celule. Ele nu apar în următoarele condiții:
• un utilizator introduce date într-o celulă prin copiere sau umplere.
• o formulă dintr-o celulă calculează un rezultat care nu este valid.
• o macrocomandă introduce date nevalide în celulă.

În continuare, pentru tab-ul Settings, vom specifica setările necesare pen-

tru mai multe scenarii posibile de definire a restricțiilor de validare.
Restricționarea introducerii de date la valorile dintr-o listă verticală
- în caseta Allow, selectați List.
- faceți clic pe caseta Source, apoi tastați valorile listă separate de un ca-
racter separator de listă Microsoft Windows (în mod implicit, virgule).
De exemplu:
- Pentru a limita intrarea urmând unei întrebări cum ar fi "Sunteți plătitor
de TVA?" la două alegeri, tastați Da, Nu.

Pag. 16
BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 5

-Pentru a limita reputația calității unui vânzător la trei valori, tastați Infe-
rior, Mediu, Superior.
- De asemenea, aveți posibilitatea să creați intrările din listă făcând referire
la o zonă de celule din altă parte a registrului de lucru.
În cazul listelor, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare In-cell
dropdown pentru afișarea unei liste derulante.
Pentru a specifica modul în care doriți să gestionați valorile necompletate
(nule), bifați sau debifați caseta de selectare Ignore blank.
Dacă modificați setările de validare pentru o celulă, aveți posibilitatea să
aplicați automat modificările în alte celule cu aceleași setări. Pentru a efectua
aceasta, bifați caseta Apply these changes to all cells with the same settings.
Restricționarea introducerii de date la un număr întreg dintr-un interval (meca-
nismul este același și pentru numere zecimale)
- în caseta Allow, selectați Whole number (pentru numere zecimale se
alege Decimal).
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a seta limite superioare și inferioare, selectați between, apoi in-
troduceți valoarea minimă, maximă sau specifică de introdus. Aveți posibilitatea
să introduceți o formulă care returnează o valoare de număr;
- pentru a seta o limită minimă de reduceri la de două ori numărul de copii
în celula F1, selectați greater than or equal to în caseta Data și introduceți for-
mula, =2*F1, în caseta Minimum.
Restricționarea introducerii de date la o dată dintr-un interval de timp
- în caseta Allow, selectați Date
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite introducerea datelor după o anumită zi, selectați grea-
ter than. Introduceți datele de început, final sau o dată specifică care sunt
permise. De asemenea, aveți posibilitatea să introduceți o formulă care re-
turnează o dată.
- pentru a seta un interval de timp între data de azi și trei zile începând de
la data de azi, selectați between în caseta Data, introduceți =TODAY() în ca-
seta Start date, apoi =TODAY()+3 în caseta End date.
Restricționarea introducerii de date la o valoare de timp dintr-un interval
de timp
- în caseta Allow, selectați Time
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite introducerea orelor înaintea unei anumite ore din zi,
selectați less than.
- pentru a seta un interval de timp pentru servirea micului dejun între
ora la care se deschide restaurantul (valoarea din celula H1) și cinci ore
după ora la care se deschide restaurantul, selectați between în caseta
Data, introduceți =H1 în caseta Start time, apoi introdu-
ceți =H1+"5:00" în caseta End date.

Suport de curs, anul I Pag. 17

Tema 5 BAZE DE DATE ÎN MICROSOFT EXCEL

Restricționarea introducerii de date la un text de lungime specificată

- în caseta Allow, selectați Text.
- în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit.
Exemple:
- pentru a permite un număr limită de caractere, selectați less or equal
to;
- introduceți lungimea de text minimă, maximă sau specifică. De aseme-
nea, aveți posibilitatea să introduceți o formulă care returnează o va-
loare de număr;
- pentru a seta ca lungimea specifică pentru un câmp de nume complet
(C1) să fie lungimea curentă a unui câmp prenume (A1) și a unui câmp
de nume de familie (B1) plus 10, selectați less or equal to în caseta
Data și introduceți =SUM(LEN(A1),LEN(B1),10) în caseta Maximum.
Utilizarea unei formule pentru a calcula ce este permis
- în caseta Allow, selectați Custom;
- în caseta Formula, selectați introduceți o formulă care calculează o va-
loare logică (TRUE pentru intrări valide sau FALSE pentru intrări nevalide). De
exemplu:
Pentru a vă asigura că Introduceți această formulă
Celula pentru alocarea unei burse (B1) poate fi actualizată nu- =AND(D1=0,D2<40000)
mai dacă veniturile proprii sunt nume (D1) și venitul în familie
(D2) este mai mic decât 40.000 de lei.
Celula care conține o descriere de produs (B2) conține numai =ISTEXT(B2)
text.
Pentru celula care conține o proiecție a bugetului de publici- =AND(E1<=800,E2<=97000)
tate (B3), subtotalul pentru subcontractanți și servicii (E1) tre-
buie să fie mai mic sau egal cu 800 de lei iar volumul total al
bugetului (E2) trebuie să fie de asemenea mai mic sau egal cu
97.000 de lei.
Celula care conține vârsta unui angajat (B4) este întotdeauna =IF(B4>F1+18,TRUE,FALSE)
mai mare sau egală cu numărul de ani întregi de angajare (F1)
plus 18 (vârsta minimă pentru angajare).
Toate datele din zona de celule A1:A20 conțin valori unice. =COUNTIF($A$1:$A$20,A1)=1
Trebuie să introduceți formula
în validarea de date pentru ce-
lula A1, apoi să completați va-
lorile A2 până la A20 astfel în-
cât validarea de date pentru fi-
ecare celulă din zonă să aibă o
formulă similară, dar al doilea
argument al funcției COUN-
TIF se va potrivi cu celula cu-
rentă.
Celula care conține numele codului de produs (B5) începe în- =AND(LEFT(B5, 3) ="ID-
totdeauna cu prefixul standard de ID și este de cel puțin 10 ",LEN(B5) > 9)
caractere lungime.

Pag. 18