TEMA NR.

2
 

GESTIUNEA INFORMAŢIILOR ÎN TABELELE UNEI BAZE DE DATE

 
 
 
2.1. Competenţe profesionale oferite
 a crea, deschide şi memora fişiere de tip bază de date Access®
 

 a crea tabele noi într-o bază de date

 

 a stabili proprietăți principale ale câmpurilor unui tabel

 

 a afișa, adăuga, șterge înregistrări în tabele

 

 a lucra cu diferitele moduri de afișare a unui tabel

 

 a ordona și afișa selectiv înregistrările în tabele.

 

2.2. Obiectivele temei

 
 însușirea modului de creare a unui tabel și a structurii de câmpuri a acestuia
 
 deprinderea de a lucra cu tabele în diferite moduri de afișare a acestora
 
 deprinderea de a adăuga, afișa, șterge înregistrări în tabele și de a modifica aspectul de
afișare a înregistrărilor
 înțelegerea noțiunii de proprietate a cîmpului și stabilirea valorilor adecvate pentru
proprietățile de bază ale cîmpurilor
 deprinderea de a ordona și a afișa selectiv înregistrările unui tabel.
 
2.3. Conţinutul detaliat
 

2.3.1. Crearea tabelelor în bazele de date Access®. Lucrul cu înregistrările.

 

Tabelele unei baze de date reprezintă obiectele în care sunt memorate colecţiile de date propriu-
zise. Un tabel Access® are o structură asemănătoare cu o foaie de calcul Excel, conţinând coloane,
denumite câmpuri şi linii, denumite înregistrări (vezi tema nr.1).
Tabelele conținute într-o bază de date Access® sunt afișate pe panoul cu obiecte (vezi fig.6), în
 
grupul Tables. Un tabel poate fi afișat sub mai multe forme: afișarea înregistrărilor, modul
proiectare, modul tabel pivot sau grafic pivot (datasheet/design/pivot table/pivot chart).
Crearea unui tabel nou se face prin selectarea paginii Create a panglicii cu pictograme și
alegerea uneia dintre cele 4 opțiuni disponibile:
 Table – crearea tabelului în modul de afișare a înregistrărilor; câmpurile tabelului se crează pe
 
măsură ce se introduc valorile primei înregistrări (vezi exemplul nr.4);
 
 Table Templates – crearea tabelului pe baza unei structuri predefinite selectate dintr-o listă de
șabloane oferite de către sistem;
 SharePoint Lists – crearea unui tabel pe un site de tip SharePoint și a unui link către acest
tabel în baza de date curentă;

  20
  Table Design – crearea tabelului în modul de proiectare, prin definirea listei câmpurilor și,
stabilirea, după necesităţi, a proprietăților acestora (vezi exemplu nr.5).
Dintre cele 4 opțiuni menționate anterior, probabil cel mai des se utilizează prima și ultima. Din
acest motiv, acestea sunt prezentate mai detaliat în continuare.
Crearea unui tabel prin introducerea directă a înregistrărilor (opţiunea Create Table) este
 

cea mai simplă metodă. Se introduce prima înregistrare în tabel ca într-o foaie de lucru Excel
(fig.14). Fiecare coloană primește un nume predefinit (Field1, Field2, ... etc), existând și o coloană
implicită cu numele ID, care este de fapt propusă ca și cheie primară a tabelului şi are un anumit tip
de dată potrivit pentru această caracteristică. Ultima coloană din dreapta, denumită Add New Field
este afișată permanent şi oferă posibilitatea adăugării unui nou câmp în tabel prin simpla completare
a unei valori la oricare înregistrare existentă.
După introducerea a cel puțin o înregistrare, pentru a face permanentă structura tabelului, se
alege opțiunea de memorare (Save / Ctrl+S) și se indică un nume pentru tabelul respectiv (în fig.14
– Elevi).
 

După crearea tabelului se pot efectua oricând modificări ale structurii acestuia, fie prin
adăugarea de valori ale înregistrărilor pe coloana Add New Field, fie prin deschiderea ferestrei de
proiectare (Table Design) care asigură accesul la proprietăţile câmpurilor.
 
 
 

 Exemplul 4: Crearea unei baze de date pentru evidența elevilor din unitatea şcolară, pe
baza structurii prezentate în schema din fig.3.
Pentru crearea fişierului bazei de date efectuaţi următoarele acţiuni:
 deschideţi programul Microsoft Access® şi creaţi o bază de date nouă, alegând opţiunea New
Blank Database şi indicând numele noului fişier – Elevii scolii – precum şi locul în care
acesta va fi creat pe calculator (fig.13), apăsaţi butonul Create pentru a crea baza de date şi a
deschide interfaţa principală a programului;
 baza de date va fi creată într-un singur fişier, cu numele Elevii scolii.accdb, extensia .accdb
indicând că este vorba de un fişier creat în versiunea Access®2007;
 în fereastra de afișare a înregistrărilor unui nou tabel, cu numele implicit Table1, introduceți 3
înregistrări conform fig.14, începând din coloana Add New Field; deplasarea de la o coloană
la alta se face cu tasta Tab; la terminarea unui rând (înregistrare) se apasă tasta Enter pentru a
trece la rândul următor;
 memorați structura creată (Save, Ctrl+S) cu numele Elevi.
 
Obs. în cazul editării datelor calendaristice trebuie să se ţină seama de modul de interpretare a
acestora de către sistemul de operare Windows:
 sistemul anglo-saxon: sub forma LL/ZZ/AANN, adică 12/31/2001 (31 decembrie 2001)
 

 sistemul românesc: sub forma ZZ/LL/AANN, adică 31/12/2001.

  21
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fig.13 Crearea unei noi baze de date cu opţiunea New Blank Database
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Opțiuni de Modificare Proprietăți ale
afişare câmpuri câmpurilor
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Butoane de
navigare Opțiuni de afișare
 
 
 
Fig.14 Crearea tabelului Elevi în fereastra înregistrărilor
  22
 În figura 14, opţiunile de pe panglica cu pictograme sunt specifice lucrului cu înregistrările, care
se găsesc în pagina contextuală Datasheet (ultima din dreapta). În această fereastră se pot efectua o
serie de acțiuni care se referă atât la structura tabelului, cât și la modul de afișare a câmpurilor și
înregistrărilor.
 

Modificările necesare a fi efectuate în structura tabelului Elevi, creat la exemplu nr.4, sunt
explicate la exemplu nr.6.
 
 
Crearea unui tabel în fereastra de proiectare (Create Design View) permite definirea directă
 
a câmpurilor – numele (Field Name), tipul de dată asociat (Data Type), precum şi celelalte
 
eventuale proprietăți inclusiv caracteristica de cheie primară.
 
 
 

 Exemplul 5: Completarea bazei de date Elevii scolii cu al doilea tabel, denumit Clase,
conform structurii prezentate în schema din fig.3. Se efectuează următoarele acțiuni:
 

 alegeți pagina Create, apoi Table Design;

 

 completați în partea superioară a ferestrei de proiectare numele (Field Name), tipul de dată
(Data Type) și descrierea (Description) celor 4 câmpuri necesare, conform fig.15; deocamdată
nu modificați nimic în zona de afișare a proprietăților câmpurilor (Field Properties);
 în cazul câmpului cod, selectați pictograma Primary Key pentru a stabili caracteristica de
 

cheie primară și observați simbolul cheie afișat în stânga numelui acestuia;

 

 memorați tabelul cu numele Clase;

 

 observați, în dreapta jos, zona de comentarii de ajutor care se modifică contextual, în funcție
de componenta activă la un moment dat în fereastra de proiectare.
 

Fig.15 Fereastra de proiectare a tabelului Carti

  23
  pentru a adăuga înregistrări în tabelul Clase alegeţi fereastra
înregistrărilor (Datasheet View) din lista oferită de pictograma View
(stânga sus) a panglicii;
 adăugaţi cele 8 înregistrări conform figurii 16 şi închideţi tabelul;
observaţi că înregistrările se memorează automat după ce au fost
adăugate, fără a fi necesară o acţiune de memorare (Save) specifică.
 
 

Fig.16 Adăugarea înregistrărilor în tabelul Clase

 
Access® permite și importul de date din alte surse externe de diferite tipuri cum ar fi: alte baze de
date Access, fișiere Excel, fișiere de tip dBase, Paradox, Lotus, XML, text etc. Opțiunile de import
sunt accesibile din pagina External Data, zona Import. Datele importate pot fi aduse într-un tabel
existent al bazei de date curente, într-un nou tabel sau se crează doar un link către fișierul original.
În fereastra de afişare a înregistrărilor unui tabel (Datasheet View) se pot efectua o serie de
 
acţiuni care se referă la structura tabelului sau la înregistrările acestuia. Aceste acţiuni sunt:
 

 Adăugarea de noi înregistrări, utilizând butonul New Record aflat în zona butoanelor de
navigare (fig.14), în partea de jos a ferestrei Datasheet View şi tastele Tab / Shift+Tab
pentru parcurgerea câmpurilor de la stânga la dreapta și, respectiv, invers;
 Ștergerea unei înregistrări se face prin selecția rândului care o conține și alegerea din
meniul contextual (click-dreapta mouse) a opțiunii Delete Record. Se cere confirmarea
acțiunii, deoarece după ștergere, înregistrarea nu se mai poate recupera (nu există în acest
caz opțiunea Undo!);
 Parcurgerea înregistrărilor – cu tasta Tab / Shift+Tab pentru pacurgerea câmpurilor unei
înregistrări sau cu butoanele de navigare (fig.17) pentru parcurgerea înregistrărilor de la una

  24
 la alta succesiv sau efectuarea unui salt la prima sau la ultima; trebuie menţionat că numărul
curent al înregistrării („7 of 15”) este o informaţie pur formală deoarece ordinea de afişare a
înregistrărilor poate fi schimbată după cerinţa utilizatorului;
 
 
Prima Precedenta Curentă Următoare Ultima Nouă Filtru Căutare
 
 
 
 
Fig.17 Butoanele de navigare / căutare / afişare filtre
 
 
 Modificarea aspectului de afișare a înregistrărilor (font/fond/culori/alte opțiuni) – se
 
realizează cu opțiunile specifice din pagina Home – Font;
 

 Modificarea dimensiunilor coloanelor (Column Width) sau a liniilor (Row Height) se poate
face dinamic, cu ajutorul mouse-ului, din meniul contextual (click-dreapta) sau din pagina
Home – Records → More;
 Ascunderea sau îngheţarea unui câmp –
Hide/Unhide / Freeze/Unfreeze, se
realizează din pagina Home – Records 
More sau prin click-dreapta de mouse pe
numele câmpului (fig.18);
 Căutarea/înlocuirea unei valori a unor
 
înregistrări se efectuează cu opțiunile din
 
pagina HomeFind;
 
Fig.18 Meniu contextual la câmpuri
 Adăugarea, ștergerea sau redenumirea
 
unui câmp – Insert / Delete / Rename – se realizează prin selecţia numelui câmpului şi
alegerea opţiunii dorite din meniul contextual (click-dreapta);
 Aplicarea unei ordonări sau a unui filtru – se face cu opţiunile din pagina
 

HomeSort&Filter (vezi subcapitolul următor).

 
 
 

 Exemplul 6: Efectuarea de modificări în structura unui tabel şi adăugare de înregistrări.

 deschideți tabelul Elevi în fereastra de proiectare (Design View) și redenumiți cele 3 câmpuri
 
Field1, Field2 şi Field3 cu: nume, prenume, data_nasterii;
 

 selectaţi câmpul ID şi ştergeţi-l (Delete), confirmând ştergerea cu Yes;

 

 adăugaţi două câmpuri în tabel, cod_unic şi cod, (fig.19);

  25
  memoraţi modificările (Save), afişaţi fereastra înregistrărilor (Datasheet View) și adăugați
 

informaţiile, conform fig.20;

 
 

Fig.19 Modificări în fereastra de proiectare a tabelului Elevi

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fig.20 Completarea câmpurilor cod_unic şi cod după crearea acestora
şi adăugarea de înregistrări în tabelul Elevi
  26
 În anexa nr.2 se găsesc listele elevilor repartizaţi pe clasele codificate în figura 16, înregistrări
care sunt incluse în baza de date pe care sunt exemplificate aplicaţiile.
 

Obs. Pentru mărirea spaţiului de lucru se poate ascunde fereastra panoului de obiecte Access ®
 

prin apăsarea pe butonul specific din bara de titlu a acestuia.

 

Afişarea obiectelor pe panoul de navigare poate fi efectuată în

diverse moduri la alegerea utilizatorului prin selecţia dintr-o listă pusă
la dispozitie pe panou.
De exemplu, dacă se aleg opţiunile Object Type şi All Objects,
obiectele vor fi afişate pe panou grupate pe tipuri – tabele, interogări,
formulare etc. – şi vor fi afişate toate tipurile de obiecte existente în
baza de date.
Pentru a gestiona mai uşor şi mai sigur introducerea şi prelucrarea
informaţiilor cuprinse în baza de date, se recomandă configurarea unor
proprietăţi adecvate ale câmpurilor. Elementele de bază privind
această configurare sunt prezentate în subcapitolul următor.
 
 
2.3.2. Stabilirea proprietăţilor câmpurilor în bazele de date Access®.
 

Câmpurile unui tabel au o serie de proprietăți care controlează modul de comportare a datelor
memorate. Aceste proprietăți se configurează în fereastra de proiectare a tabelului (Design View).
Fiecărui câmp al tabelului i se defineşte un anumit tip de dată (Data Type). În anexa nr.1 sunt
prezentate tipurile de date utilizabile în Access®, împreună cu principalele caracteristici ale
acestora. Aceste caracteristici fac parte din grupul proprietăţilor câmpurilor şi se configurează în
zona Field Properties. Valorile acestor proprietăţi pot fi selectate din liste de opţiuni predefinite sau
prin scrierea valorii corespunzătoare de către utilizator în caseta specifică.
În cele ce urmează sunt descrise cele mai importante dintre proprietăţile câmpurilor care pot fi
configurate în Access®.
 

ProprietățiprincipalealecâmpurilorunuitabelAccess®.
 
 Field Size lungimea câmpului; numărul maxim de caractere sau valoarea maximă
care se poate introduce ca valoare a câmpului; este specifică doar pentru
tipurile de dată Text, Memo, Number şi Autonumber;
 Format formatul de afişare a datelor; proprietate generală; se poate selecta un
format predefinit sau se pot genera formate personalizate pe baza unor
reguli utilizând o serie de caractere dedicate (vezi exemplul nr.7);
 Decimal Places numărul de cifre zecimale afișate; este specifică tipurilor de date
 

numerice; nu afectează valoarea memorată, ci doar cea afişată;

  27
  Input Mask şablon (model, mască) de control; controlează structura valorilor introduse
la nivel de caracter; este o proprietate generală (cu excepţia Autonumber); se
configurează de către utilizator cu ajutorul unor caractere dedicate, eventual
utilizând asistenţa interactivă – Input Mask Wizard ((vezi exemplul nr.7);
 Caption etichetă de cîmp; proprietate generală; dacă are valoare, în fereastra de
afişare a înregistrărilor (Datasheet View), se afişează în locul numelui
câmpului (Field Name) ca denumire a coloanei corespunzătoare;
 Default Value valoare prestabilită; proprietate generală; este valoarea afișată automat în
câmp la fiecare nouă înregistrare; poate fi rezultatul unui calcul matematic;
 Validation Rule regulă de validare; permite verificarea datelor introduse cu ajutorul unor
restricţii matematice; se poate genera manual sau cu ajutorul asistenţei
interactive (Builder – Constructorul de expresii) (vezi exemplul nr.7);
 Validation Text mesaj de eroare; este afişat într-o casetă de dialog atunci când datele
introduse nu respectă regula de validare (Validation Rule);
 Required valoare obligatorie; proprietate generală; dacă este activă (Yes), obligă
introducerea unei valori în câmpul respectiv; dacă este inactivă (No) se
poate lăsa câmpul gol;
 Indexed câmp indexat/neindexat; proprietate generală; indexarea permite o găsire
mai rapidă a informaţiei de către Access ® la tabele cu mii de înregistrări, pe
baza unor algoritmi proprii; este activată automat pentru câmpurile cheie
primară; se recomandă activarea pentru acele câmpuri care constituie criterii
de căutare frecvente;
 Text Align aliniere text; proprietate generală; permite indicarea modului de aliniere a
 

valorii scrise în câmp, există opțiunile General/Left/Center/Right/Distribute.

 
 
Pentru înţelegerea rolului fiecărei proprietăţi în controlul comportării valorilor introduse în
câmpurile unui tabel, în exerciţiul practic următor sunt incluse exemple de configurare a acestor
proprietăţi.
 
 

 Exemplul 7: Configurarea unor proprietăți ale câmpurilor tabelelor Elevi și Clase.

 
 deschideți tabelul Clase în fereastra de proiectare, prin click-dreapta pe numele acestuia şi
 
Design View și modificați proprietățile câmpurilor, conform tabelului nr.1;
 

 deschideți tabelul Elevi în fereastra de proiectare (Design View) și modificați proprietățile

câmpurilor, conform tabelului nr.2;

  28
  memorați modificările (Save) pentru fiecare tabel și verificați comportarea datelor introduse
în fereastra înregistrărilor (Datasheet);
 pentru a trece din fereastra înregistrărilor în cea de proiectare și invers utilizaţi opțiunile
 
View ale panglicii cu pictograme.
 
Tabelul nr.1 – Configurarea unor proprietăți ale câmpurilor tabelului Clase
 

Numele  
Proprietatea / Valoarea Observații
câmpului
   
  Deoarece valorile câmpului sunt formate din 4
Field Size: 4
cod cifre, pentru a controla această caracteristică se
Input Mask: 0000
configurează cele două proprietăţi
   
    Valorile acestui câmp fac parte dintr-o listă de
  Field Size: 4 valori: I, II, III, IV, ...
nivel
Lookup List: vezi mai jos În consecinţă, este potrivită stabilirea caracteristicii
Lookup, adică o listă de valori disponibilă.
   

    Valorile acestui câmp pot fi A, B, C, D, ..., adică

 
  sunt formate dintro singură literă. Pentru a controla
  Field Size: 1
acest aspect, se stabilesc cele două proprietăţi Field
litera Format: >
Size şi Input Mask.
Input Mask: L
Pentru afişarea valorii cu majuscule se stabileşte
formatul de afişare la Format
   
    Deoarece valorile sunt numere întregi se stabileşte
  Field Size: Integer dimensiunea corespunzătoare, iar pentru a afişa
an
Default Value: =Year(Date()) automat anul curent se utilizează un calcul
matematic cu funcţii predefinite
 
 
Configurarea caracteristicii Lookup pentrucâmpulnivel al tabelului Clase
 

 Pentru configurarea unei liste de valori asociate unui câmp, Access ® pune la dispoziţie o
asistenţă interactivă (Wizard); în acest caz, aceasta se găseşte în lista tipurilor de date (Data
Type) – Lookup Wizard, fig.21;
 În prima fereastră a asistenţei, fig.21, se indică tipul listei de valori dintre cele două
posibilităţi disponibile: în cazul câmpului nivel se indică a doua opţiune I will type in the
values... pentru a edita lista valorilor respective; se apasă butonul Next pentru a trece la etapa
următoare;
 În a doua fereastră a asistenţei, fig.21, se editează valorile cuprinse în listă: I, II, III, IV, ..., se
 

apasă apoi butonul Next pentru a trece mai departe;

 

 În ultima fereastră se poate da un nume listei sau se lasă numele prestabilit (nivel) şi se apasă
 

butonul Finish pentru a termina configurarea listei;

  29
  În zona proprietăţilor câmpului, Field Properties, în pagina Lookup se vor găsi toate
caracteristicile listei respective, fig.22; în această pagină, dacă este necesar, pot fi modificate
aceste caracteristici (de exemplu, adăugare de valori în listă – Row Source sau limitarea
valorilor posibile a fi introduse doar la cele din listă – Limit to List: Yes).
 

Fig.21 Etapele de configurare a caracteristicii Lookup, lista de valori fixe

 
 
În fereastra de proiectare a unui tabel, Design View, pe lângă posibilităţile de configurare a
proprietăţilor câmpurilor sunt disponibile şi o serie de alte acţiuni, accesibile prin selecţia
pictogramei corespunzătoare din panglica
Design:
 
 stabilirea caracteristicii de cheie primară
 
– Primary Key;
 
 editarea unei relaţii matematice cu
 
ajutorul constructorului – Builder;
 
 verificarea respectării regulii de validare
de către valorile introduse anterior –
Test Validation Rules;

Fig.22 Pagina Lookup a câmpului nivel

  30
  posibilitatea de a insera noi câmpuri sau de a şterge din cele existente – Insert / Delete /
Lookup.
Tabelul nr.2 – Configurarea unor proprietăți ale câmpurilor tabelului Elevi
 
 
Numele
Proprietatea / Valoarea Observații
câmpului
   
    Valorile introduse vor putea avea maxim 100
nume Field Size: 100 caractere
prenume Format: > Pentru afişarea valorilor cu majuscule se stabileşte
proprietatea Format
  Format: Medium Date Afişarea valorilor se va face sub forma 20-Apr-2010
data_nasterii
Text Align: Center Valorile vor fi aliniate centrat (pe mijloc)
   
  Deoarece valorile câmpului sunt formate din 4 cifre,
Field Size: 4
cod_unic pentru a controla această caracteristică se
Input Mask: 0000
configurează cele două proprietăţi
   
    Valorile acestui câmp trebuie să fie dintre cele
    disponibile ale câmpului cod din tabelul Clase –
    fiecare elev aparţine unei clase.
cod Lookup List: Clase.cod
Se configurează lista de valori de tip Lookup,
indicând „căutarea” acestora în câmpul cod al
tabelului Clase (vezi exemplul Lookup anterior)
 
 
Stabilirea unei caracteristici de tip Lookup a unui câmp prin preluarea valorilor disponibile ale
altui câmp – exemplul de mai sus al câmpului cod din tabelul Elevi care preia valorile câmpului cod
al tabelului Clase – crează şi o relaţie simplă între cele două tabele, evidenţiată în fereastra
înregistrărilor tabelul Clase

printr-un simbol specific,

fig.23, poziţionat la începutul
fiecărei înregistrări, care
permite afişarea înregistrărilor
tabelului Elevi, corelate cu
înregistrarea corespunzătoare
din tabelul Clase. De exemplu,
în figura 23 sunt afişaţi elevii
clasei I-B, prin apăsarea acelui
simbol.
 
 
 
 
Fig.23 Afişarea înregistrărilor corelate pe baza relaţiei

  31
 2.3.3. Ordonarea și afișarea selectivă a înregistrărilor.
 

În fereastra de afişare a înregistrărilor unui tabel (Datasheet View), acestea sunt afişate în mod
implicit în ordine crescătoare după valorile câmpului cheie primară al tabelului. Totodată, în mod
implicit, sunt afişate toate înregistrările conţinute la un moment dat în tabelul respectiv.
Pentru găsirea și afișarea numai a anumitor înregistrări, care conțin anumite valori ale unor
câmpuri, Access® pune la dispoziție 2 posibilități care se pot utiliza independent sau combinat.
Acestea sunt afișarea ordonată a înregistrărilor și afișarea selectivă cu ajutorul filtrelor.
Alegerea uneia dintre aceste acțiuni se face din pagina Home→Sort&Filter, fig.24, sau din meniul
contextual (click-dreapta de mouse).
 
 
 
  Afişare listă opţiuni Filtrare prin selecţie
  ordonare / filtrare  
   
   
Ordonare crescătoare  
  Filtrare
 
  avansată
Ordonare  
descrescătoare Eliminare / aplicare
  filtru
 
Ştergere ordonare
 
Fig.24 Grupul opţiunilor de ordonare şi filtrare
 
 
Afișarea ordonată a înregistrărilor se referă la afişarea acestora într-o anumită ordine, după
 
valorile unuia sau a mai multor câmpuri. Acţiunea se realizează în două etape:
 
1. indicarea câmpului (câmpurilor) după a cărui (căror) valoare trebuie să se facă ordonarea;
 
2. indicarea uneia dintre cele două opţiuni de ordonare (din pagina Home a panglicii, Sort
Ascending (A to Z) / Descending (Z to A), din meniul contextual sau din lista de opţiuni
disponibilă în lista derulantă deschisă prin apăsarea pictogramei Filter.
Dacă se aleg mai multe câmpuri drept criterii de ordonare, atunci acestea trebuie aşezate unul
lângă altul, în ordinea clasei de ordonare, de la stânga la dreapta.
Ordonarea aplicată la un moment dat poate fi memorată, astfel încât la deschiderea ulterioară a
tabelului respectiv, înregistrările să fie afişate în ordinea respectivă. Dacă nu se memorează nici un
criteriu de ordonare, atunci înregistrările sunt afişate în ordine crescătoare după valorile cheii
primare a tabelului (ordonare implicită).
Ştergerea ordonării particularizate şi revenirea la ordinea implicită, după valorile cheii primare a
tabelului, se face prin apăsarea butonului specific de pe panglică – Clear All Sorts.

  32
 Afişarea selectivă a înregistrărilor înseamnă afişarea doar a anumitor înregistrări, care respectă
criteriile de selecţie precizate de către utilizator. Acţiunea se mai numeşte filtrare a înregistrărilor şi
se realizează în două etape:
1. indicarea valorii (valorilor) de câmp după care trebuie să se facă filtrarea;
 
2. aplicarea opțiunii de filtrare prin alegerea din pagina Home → Sort&Filter, din meniul
 
contextual sau din lista derulantă deschisă prin apăsarea butonului Filter.
 
Opțiunile disponibile pentru filtrare sunt următoarele:
 

 Selection, cu mai multe posibilităţi, în funcţie de tipul de dată al valorii selectate (text,
numeric, dată calendaristică etc.), care permite selecția după o singură valoare a unui
câmp;
 Advanced, având 2 opțiuni (Filter By Form / Advanced Filter/Sort), care permite selecția
simultană după valorile mai multor câmpuri (Filter By Form) sau crearea unei interogări
(Advanced Filter/Sort) în care utilizatorul are mai multe posibilități de filtrare și/sau
ordonare;
 Filter, care deschide o listă derulantă de opţiuni de filtrare și, de asemenea, cele de ordonare.
 
În cadrul ferestrei Filter opțiunile de filtrare sunt contextuale, adică se modifică în funcție de
tipul de dată al câmpului după care se face filtrarea (Text/Number/Date etc.). În fig.25 sunt
prezentate opțiunile de filtrare a valorilor de tip Text, Date/Time şi Number.
 

După crearea unei opțiuni de filtrare, aceasta poate fi memorată (Save) în fereastra Datasheet a
înregistrărilor astfel încât să poată fi aplicată direct oricând ulterior. Aplicarea și eliminarea filtrului
se efectuează cu opțiunea Toggle Filter.
 

Ștergerea tuturor filtrelor existente la moment dat se realizează cu opțiunea Advanced  Clear
 
All Filters.
 
 
 
Una dintre inovațiile versiunii 2007 a programului Access® o reprezintă posibilitatea de a obține
prelucrări statistice ale informațiilor cuprinse în înregistrări direct în fereastra înregistrărilor unui

tabel. Această opțiune este disponibilă în pagina Home a panglicii, cu pictograma . Pe

ultima linie a ferestrei de afișare Datasheet apare rândul Total pe care se poate apela una dintre
opțiunile statistice disponibile în lista derulantă (Sum, Average, Count, Maximum, Minimum, ...),
care va prelucra valorile câmpului pe care este activată opțiunea respectivă. În figura 26 este
prezentată o prelucrare statistică utilizând opţiunea Count pentru a afişa numărul elevilor dintr-o
clasă, afişaţi prin aplicarea unui filtru după codul clasei.

  33
 

Fig.25 Opţiunile disponibile pentru aplicarea filtrelor pentru cele tipuri principale
de date Text, Date/Time şi Number
 
 

Fig.26 Prelucrare statistică a informaţiilor cu opţiunea Count

  34
  Exemplul 8: Aplicarea unor opțiuni de ordonare și selecție prin filtrare în baza de date
Elevii scolii. Deschideți tabelul Elevi în fereastra înregistrărilor și efectuați câteva acțiuni
 
de ordonare și filtrare după cum urmează:
 

 ordonați înregistrările în ordine alfabetică după numele şi prenumele elevilor – selectaţi cele
două câmpuri din dreptul numelor acestora şi apăsaţi butonul Ascending (A/Z);
 ordonați cronologic înregistrările după data naşterii elevilor – selectaţi o valoare a câmpului
data_nasterii şi apăsaţi butonul Ascending (A/Z); prima înregistrare va fi a celui mai „bătrân”
elev, iar ultima a celui mai tânăr;
 afișați doar elevii care au prenumele Mihai – selectaţi o valoare a
câmpului prenume, apăsaţi butonul Filter, alegeţi opţiunea Text
Filters – Contains, scrieţi textul mihai şi apoi apăsaţi Enter (OK);
puteți elimina/re-aplica) filtrul prin apăsarea butonului Toggle Filter; observaţi în partea de
jos a ferestrei afişarea numărului de înregistrări şi butonul Filtered care este apăsat – puteţi
elimina/aplica filtrul şi cu acel buton;
 eliminați filtrul aplicat anterior (Toggle Filter)
 
înainte de a testa următorul filtru;
 

 apăsaţi pictograma Totals și, în rândul Totals

afișat, alegeți opțiunea Count pentru câmpul
cod_unic, pentru a afișa numărul înregistrărilor
afişate; observaţi că valoarea se actualizează
după aplicarea / eliminarea unui filtru;
 selectaţi o valoare a câmpului cod, apăsaţi
butonul Filter, care deschide lista de opţiuni –
observaţi că puteţi alege prin “bifare” valorile
după care să fie efectuată filtrarea – de exemplu
  Fig.27 Selecţie multiplă la filtre
lăsaţi bifate doar codurile claselor I (fig.27) şi  
   
validaţi cu butonul OK pentru a aplica filtrul;  
 

 selectaţi o valoare a câmpului data_nasterii

pentru a testa (Filter) posibilităţile de filtrare
după valori de tip dată calendaristică; alegeţi
opţiunea Date Filters – Between şi indicaţi
perioada – anul 2002, precizând limitele Fig.28 Filtrare după dată calendaristică
acesteia (fig.28);

  35
  pentru a afişa elevii claselor I care au prenumele mihai, deoarece este necesară selecţia după
două câmpuri, cod_unic și prenume, cea mai potrivită este opțiunea Advanced FilterFilter
By Form, în caseta aferentă câmpului nume se scrie textul *mihai*, iar în cea a câmpului
cod_unic se scrie textul 1* (fig.29) şi se apasă Enter, apoi se apasă butonul Toggle Filter;
Obs. Simbolul * este utilizat ca şi caracter de înlocuire (joker); în acest caz, este configurată
automat funcţia Like;
 o altă modalitate de rezolvare a problemei anterioare este aplicarea succesivă a 2 filtre de tip
 
Selection Contains pe cele două câmpuri;
 

 închideţi tabelele şi, dacă doriţi, memoraţi ultimele filtre create pentru a le aplica direct
 
ulterior cu butonul Toggle Filter.
 
 

Fig.29 Filtrare simultană după mai multe câmpuri cu Filter By Form

  36