Crearea unui tabel

Pentru a crea o bază de date deschidem Microsoft Access, dăm click pe Meniul File,
alegem opțiunea Nou, dăm click pe Blank Database Iar din partea dreaptă jos vom alege numele
fișierului și dacă dăm click pe iconița cu dosarul putem să alegem unde să salvăm baza de date.
După ce am finalizat acești pași putem să dăm click pe butonul Create.

Când creăm o bază de date nouă se deschide un tabel necompletat, iar pentru a putea
introduce date în tabelul deschis trebuie să intrăm în modul de vizualizare Design (din Meniul
Home) ca să putem să edităm structura tabelului în primul rând.

Când dăm click pe modul de vizualizare a tabelului, înainte de a schimba modul de

vizualizare ne cere să salvăm tabelul. Pentru asta este nevoie să îi punem un nume și apoi să
dăm click pe ok.
Să presupunem că vrem să creăm un tabel în care să salvăm datele unor elevi din școală.
Pentru aceasta vom salva tabelul cu numele elev, iar ca și coloane în tabel vom avea, de
exemplu, următoarele coloane: număr matricol, nume, prenume, clasa, litera clasei și data
nașterii.
Vedem acolo că avem trei coloane pe care putem să completăm. Prima dintre acestea
este Field Name. În câmpul Field Name vom pune numele coloanelor. În coloana Data Type
vom selecta tipul de date pe care vrem să-l conțină acea coloană, iar în Description putem să
punem câteva cuvinte prin care să explicăm ce reprezintă coloana respectivă.
Cele mai folosite tipuri de date cu care lucrează Microsoft Access:

● Text - reprezintă un set de caractere: litere, cifre, semne speciale. Lungimea maximă
a unui astfel de câmp este de 255 de caractere
● Memo - reprezintă un text cu o lungime mai mare de 255 de caractere
● Number - numere reale sau întregi. Pentru numere întregi avem tipurile Byte, Integer
și Long Integer, iar pentru numere reale avem tipurile Single, Double, Decimal
● Date/Time - dată calendaristică sau oră
● Currency - un număr cu două zecimale care la sfârșit are un simbol monetar sau
valutar (lei, euro, dolar etc.)
● Autonumber - un număr întreg care este incrementat automat pe măsură ce sunt
introduse noi înregistrări în tabel
Să creăm tabelul pe care îl avem în imaginea de mai jos:

Dacă schimbăm acum modul de vizualizare în modul Datasheet (Meniul Home) vom fi
întrebați dacă vrem să salvăm tabelul vom salva această structură a tabelului și vom avea un
tabel precum cel din imaginea de mai jos:
Putem acum să introducem câteva înregistrări în tabel.

Observăm că nu putem să introducem și nu putem să schimbăm valori în coloana

Numar_matricol, o coloană pentru care am setat ca tip de date Autonumber, valorile fiind puse
în mod automat și fiind incrementate în momentul în care introducem o valoare pentru oricare
altă coloană.
Mai putem observa că în coloana data nașterii putem folosi selectorul de dată pentru a
introduce o dată calendaristică.
În figura de mai sus unde aveam structura tabelului putem să observăm că, atunci când
dăm click pe un câmp, în partea de jos avem tab-ul General de unde putem să setăm anumite
proprietăți pentru câmpul respectiv. Câteva dintre acestea sunt:
● Field Size - Memorează dimensiunea maximă a câmpului. De exemplu, pentru text
dimensiunea maximă a Câmpului este de 255 de caractere, iar pentru numere putem să
alegem dintre acele tipuri cum ar fi Byte, Integer etc.
● Format - Cu ajutorul opțiunii format putem să stabilim un șablon pentru datele din
câmpul respectiv. Un exemplu poate fi găsit în imaginea de mai jos:

● Input Mask - Folosește un șablon pentru a controla modul de introducere a datelor. De

exemplu, pentru un câmp în care se introduc parole se vor afișa doar caracterele asterisc
(********).
● Decimal places - Fixează un număr de zecimale care vor fi afișate în câmpul respectiv
● Default values - Setează o valoare implicită pentru câmpul respectiv astfel încât la
introducerea datelor în tabel valoarea implicită va fi afișată în câmpul selectat. Valoarea
 implicită poate fi modificată la introducerea datelor în cazul în care nu corespunde cu
ceea ce urmează a fi memorat în acest câmp.
● Caption - Denumirea sub care va apărea coloana în tabel în modul de editare, în
formulare și rapoarte. Dacă nu se va completa această secțiune denumirea afișată va fi
denumirea coloanei.
● Validation rule - Setează o regulă de validare pentru introducerea datelor în câmpul
respectiv. De exemplu, pentru câmpul Clasa putem să setăm ca regulă de validare
numerele cuprinse între 0 și 13. Pentru aceasta vom introduce ca regulă de validare
următoarea expresie: >= 0 and <= 13
● Validation text - Textul care va fi afișat în cazul în care valoarea introdusă nu verifică
regula de validare (textul de eroare).
● Required - Dacă setăm valoarea yes pentru această opțiune nu vom putea trece la o altă
înregistrare dacă în câmpul selectat nu am introdus o valoare sau avem o valoare nulă.
Dacă ne uităm la Câmpul număr matricol observăm că în stânga apare o cheiță galbenă,
cheia primară a tabelului. Cheia primară este un câmp unde valorile sunt unice și este utilă
pentru atunci când vrem să căutăm ceva în tabel. O cheie primară are în general un câmp cu
setarea Autonumber sau un câmp în care putem să ne asigurăm că vom introduce întotdeauna
valori unice, cum ar fi CNP. Dacă nu avem selectat un câmp pentru cheia primară putem face
acest lucru dând click dreapta în stânga câmpului dorit și alegând opțiunea cheie primară
(primary key).
Într-un tabel putem să modificăm proprietățile unui câmp (folosind modul de
vizualizare design), putem să introducem date (folosind modul de vizualizare datasheet),
putem să vizualizăm datele, să modificăm datele, să adăugăm înregistrări (Insert -> New
Record), să ștergem înregistrări (click dreapta pe marginea rândului -> Delete Record).