Fuzionarea

documentelor
Office 2013
1

Fuzionarea documentelor sau tehnica de

mbinare a corespondenei
mbinarea corespondenei este metoda prin care acelai
document poate fi personalizat pentru mai muli
destinatari prin completarea sa cu informaii despre
acetia preluate dintr-o list, colecie sau o baz de date.
Documentul de la care se pornete n tehnica de
mbinare a corespondenei poart denumirea generic
de scrisoare formular (form letter) sau document
principal(Main document).

Etape in fuzionare
Etape:
I. crearea documentului principal care va conine textul
comun tuturor destinatarilor;
II.alegerea sursei de date (o colecie de date care va fi
parcurs pentru a completa documentul cu informaii
personalizate pentru fiecare destinatar);
III.selectarea i imbricarea informaiilor din sursa de date n
cadrul documentului principal;
IV.generarea final a scrisorii circulare.

FUZIONARE
DOCUMENTE
(Mail Merge)

SCRISORI CIRCULARE

1.

Declararea documentului de tip scrisoare circular

din tabul Mailings din grupul de comenzi Start Mail
Merge din butonul Start Mail Merge se alege Step
by Step Mail Merge Wizard i urmarea pailor

Punctele de suspensie din cadrul documentului redactat n

prealabil desemneaz necesitatea de a introduce n text
informaii legate de date personale ale clienilor destinatari.

2.

Crearea sau deschiderea bazei de date

1.Crearea sau deschiderea ca

orice tabel (n WORD sau
EXCEL)
Dac exist se alege din Browse
Apelarea opiunii Use an existing
list deschide fereastra de dialog
pentru selectarea numelui
fiierului surs, ce deine tabelul
cu informaiile cerute. Alegerea
documentului surs de tip Excel
va deschide o fereastra prin care
utilizatorul va comunica aplicaiei
Word care este foaia de calcul
care deine tabelul cu informaiile
surs.
Alegerea optiunii Type a new list
va genera o lista predefinita (Title,
First Name, Last Nameetc.)
care poate fi modificata din
butonul Customize Columns
sau pot fi sterse prin butonul
Delete

Mai multe opiuni cu privire la

selectarea datelor de fuzionat se pot
regsi n fereastra de editare a
informaiilor despre destinatari (Edit
recipient list). Aici se poate efectua o
sortare(Sort) sau se seleaza doar
anumii destinatari(Filter), se poate,
se pot evidenia informaii
duplicat(Find recipient) sau se
poate cuta un anumit destinatar.

3. Inserarea n documentul principal a cmpurilor de fuziune

Pentru inserarea efectiv a unui
cmp n cadrul documentului
principal, se va poziiona cursorul
n locaia n care cmpul trebuie
inserat (n locul punctelor de
suspensie pe care le gsim n
redactarea iniial a documentului
principal), apoi se va apsa
opiunea Insert Merge Field,
selectnd numele cmpului care
va da informaia de pe poziia
respectiv.
Se observ cum denumirile
cmpurilor sunt afiate n aceast
etap ntre semnele << >>.
Se pot insera si cimpuri speciale
prin Rules(reguli) ca de exemplu:
Ask, Fill-in, IfThenElse,
Merge Record etc.

REGULI (RULES)

Regulile se pun din butonul Rules.

Pentru a realiza structuri alternative/conditionale (IF...ThenElse) se realizeaza
din caseta:

Pentru structurile alternative imbricate(mai multe conditii) se afiseaza codurile

campurilor prin combinatia de taste: ALT+F9. Campurile apar intre paranteze
acolade .
Conditiile se scriu conform logicii
De exemplu:

Pentru anularea afisarii campurilor se mai actioneaza ALT+F9.

Pentru actualizarea campurilor F9.

10

Simularea fuziunii
n aceast etap pot fi utilizate opiunile din cadrul grupului
Preview Results. Apsarea butonului Preview Results
determin afiarea valorilor din cadrul bazei de date, cautarea
unor valori(Find Recipient), verificare (Check for Errors) i
evaluarea condiiilor impuse(Rules) cu afiarea rezultatului
obinut pe locul cmpurilor imbricate n cadrul documentului.

11

4. Simularea i declanarea fuziunii

Pentru finalizarea fuzionrii se va
apela la comanda Finish& Merge i
alegerea opiunii Edit Individual
Documents, care are rolul de a crea
un document nou, cu attea pagini
cte nregistrri sunt selectate
pentru a fi afiate (pot fi selectate
toate nregistrrile, doar
nregistrarea curent sau un numr
de nregistrri etc.).
n urma acestei aciuni utilizatorul
poate imprima sau poate crea un
nou document i va putea trimite
scrisorile personalizate pentru
fiecare destinatar preluat din baza
de date.

12