Capitolul 7 mb i n a r e c o r e s p o n d e n

7.1 mbinare coresponden Uneori avei nevoie de a trimite o invitaie sau o scrisoare la mai multe persoane, Textul invitaiei este acelai, dar persoanele la care trimitei invitaia sunt diferite. Pentru a economisi timp i a nu scrie aceeai invitaie pentru fiecare persoan Word v ofer funcia Mail Merge cu ajutorul creia putei mbina textul invitaiei cu numele persoanelor care vor primi aceast invitaie. Funcia Mail Merge presupune parcurgerea a trei pai. Primul pas presupune crearea textului invitaiei Al doilea pas l reprezint crearea unei liste cu toate persoanele care vor primi invitaii (n cazul n care aceast list nu exist deja) Al treilea pas l reprezint mbinarea textului invitaiei cu aceast list de persoane. Funcia Mail Merge se afl n meniul Tools. n prima etap va trebui s alegei tipul de document pe care dorii s l realizai (scrisori, plicuri i altele). Dac dorii s creai o invitaie vei alege Form Letters.

Prima etap

Alegerea opiunii Form Letters

Dup alegerea acestei opiuni se va deschide o fereastr ce v permite s alegei unde s creai noua scrisoare (n documentul existent sau ntr-un document nou).
Documentul existent Document nou

Acum trecei la a doua etap i anume cea n care precizai de unde luai datele. Dac nu avei nici o surs creat alegei opiunea de a crea o list nou. Alegerea acestei opiuni va deschide o fereastr n care vei alege rndurile pe care dorii s le inserai n document.

Putei aduga un cmp nou Cu aceste sgei depistai cmpul selectat n sus sau n jos tergei un cmp din tabel

Dup stabilirea coloanelor i a rndurilor tabelei va trebui s introducei date. Acest lucru l obinei prin apsarea butonului Edit Data Source din fereastra ce va aprea dup apsarea butonului OK. Apsarea acestui buton deschide o fereastr n care putei introduce datele.

Adugai o nregistrare nou tergei nregistrarea curent Numrul nregistrrii curente

Acum pe bara de instrumente apare o nou bar (Mail Merge):

Acum, cu ajutorul cmpului Insert Merge Field de pe bara de instrumente se pot introduce n document cmpurile dorite:
Title First_Name Last_Name Company_Name Email_Address

Dup realizarea scrisorii se trece la etapa a treia n care vei mbina datele pe care leai creat cu textul scrisorii. Pentru aceasta va trebui s apsai pe butonul Merge. Se va deschide o fereastr de dialog din care putei alege locul unde vei mbina documentul.
Apsai pe butonul Merge pentru a realiza mbinarea documentelor

De aici alegei unde vei realiza mbinarea ntr-un document nou sau la imprimant

Acelai lucru l putei obine i dac apsai pe butoanele din bara de instrumente. Pentru a mbina documentele la imprimant va trebui s apsai butonul document nou vei apsa butonul . Dac folosii Word XP atunci aceast mbinare se realizeaz asemntor, dar interfaa oferit este mai prietenoas. Funcia Mail Merge (Expertul mbinare coresponden) se afl n meniul Tools-Letters and mailings-Mail merge Wizard (Instrumente Scrisori i corespondene). , iar pentru a realiza un

Va aprea n partea dreapt o fereastr n care introducei opiunile dorite. n prima etap alegei tipul de document pe care dorii s l realizai (scrisori, plicuri i altele). Dac dorii s creai o invitaie vei alege opiunea Letters (Scrisori). Pentru a trece mai departe apsai butonul Next (Urmtorul) din partea de jos a ferestrei.
Prima etap

Apsai butonul Next (Urmtorul) pentru a trece la urmtoarea alegere

Dup alegerea acestei opiuni se va deschide o fereastr ce v permite s alegei unde vei crea noua scrisoare (n documentul curent sau putei folosi un document existent). Pentru a folosi documentul curent selectai opiunea Use the current document (Utilizare documente curent) i opiunea Start from existing docuemnt (Pornire de la un docuemnt existent) pentru a utiliza un document existent.
Putei trece la pasul urmtor apsnd butonul Next (Urmtorul), sau v putei ntoarce la pasul anterior apsnd butonul Previous (Anteriorul)

Acum trecei la a doua etap i anume cea n care precizai de unde luai datele. Dac nu avei nici o surs creat alegei opiunea de a crea o list nou prin selectarea opiunii Type a new list (tastarea unei noi liste), i apoi apsarea butonului Create (Creare). Alegerea acestei opiuni va deschide o fereastr n care vei alege rndurile pe care dorii s le inserai n document.

Apsai butonul Customize (Particularizare) pentru a v defin isinguri structura

Aceast fereastr cuprinde datele implicite referitoare la o persoan, dar dac dorii s adugai cmpuri noi sau vrei s tergei unele cmpuri apsai butonul Customize (Particularizare), ce va duce la deschiderea urmtoarei ferestre de dialog:
Putei aduga un cmp nou

Putei terge un cmp din tabel Putei redenumi un cmp din tabel

Cu ajutorul acestor dou butoane deplasai cmpul selectat n sus (Up) sau n jos (Down)

Dup stabilirea coloanelor i a rndurilor tabelei va trebui s introducei date. Acest lucru l obinei prin apsarea butonului Edit Data Source din fereastra ce va aprea dup apsarea butonului OK. Apsarea acestui buton deschide o fereastr n care putei introduce datele.

tergei nregistrarea curent

Adugai o nregistrare nou

Numrul nregistrrii curente

Acum pe bara de instrumente apare o nou bar (Mail Merge):

n acest moment va trebui s scriei scrisoarea folosind diferite formulri pe care Word-ul vi le ofer. Dac nu v plac putei scrie singuri propria formulare.

Acum, cu ajutorul cmpului Insert Merge Field (Inserare cmpuri mbinare) de pe bara de instrumente se pot introduce n document cmpurile care se doresc:

Title First_Name Last_Name Company_Name Email_Address

Pentru a aduga n document cmpul selectat apsai butonul Insert (Inserare)

Dup realizarea scrisorii se trece la etapa a treia n care vei mbina datele pe care le-ai creat cu textul scrisorii. Pentru aceasta va trebui s trecei la urmtorul pas. Putei mbina documentul ntr-un document nou opiunea Edit individual letters (Editare scrisori individuale) sau l putei imprim opiunea Print (Imprimare).

Acelai lucru l putei obine i dac apsai pe butoanele din bara de instrumente. Pentru a mbina documentele la imprimant va trebui s apsai butonul document nou vei apsa butonul apsarea butonului . , iar pentru a realiza un

, dar ma iavei i posibilitatea de a trimite mail prin