HISTORE reprezinta un sistem informatic de adunare, clasificare, cautare si arhivare de informatii si

documente ce provin din medii structurate (baze de date) sau nestrucurate (documente Microsoft Office,
documente scanate, inregistrari audio-video, imagini, documente PDF etc.).

In continuare este prezenta interfata de utilizare a acestui sistem.

Aceasta functie va permite sa adaugati in arhiva documente si dosare / lucrari:

Adaugare Dosar / Lucrare

Adaugare Document
Pentru a adauga dosare sau lucrari in arhiva selectati Adaugare din meniul aplicatiei si apoi Adaugare
Dosar / Lucrare. Va fi afisata pagina de introducere metadate pentru dosarul sau lucrarea ce urmeaza a
fi inserat(a).

In imaginea de mai sus se pot observa trei regiuni:

Informatii generale

Valori care sunt obligatoriu de introdus prin selectarea din lista.

Metadate
 Metadate definite de catre administrator care pot fi obligatorii sau nu.

Informatii aditionale

Metadate aditionale, introducerea lor este optionala.

Se poate face click pe / pentru a restrange /extide regiunea respectiva.

Introduceti informatiile despre document in campurile respective.

Mai jos este prezentata semnificatia fiecarui camp din fomularul de mai sus.

Titlu dosar /lucrare

Titlul dosarului sau lucrarii ce va fi arhivat. In cazul in care exista metadate setate sa completeze
titlul documentului ele nu vor mai aparea in titlu.

Perioada de arhivare (zile)

Numarul de zile (de la data inserarii) pentru care documentul va fi prezent in arhiva inainte de a fi
sters automat.

Proprietar dosar /lucrare

Persoana fizica sau juridica proprietara a documentului, conform legislatiei in vigoare.

Emitent dosar /lucrare

Persoana fizica sau juridica autor al documentului

Titular drept de dispozitie

Persoana fizica sau juridica proprietara a documentului care are dreptul de a stabili si modifica
regimul de acces la document, conform legislatiei in vigoare.

Cuvinte cheie

Cuvinte, separate prin spatii, dupa care se poate regasi documentul arhivat.

Data crearii

Data la care a fost creat documentul.

Referinta program software

Numele si versiunea programului software care a fost folosit pentru a crea documentul (ex.
Microsoft Word 2003).

Arhiva clasica
 Specifica faptul ca documentul inserat nu este electronic, ci fizic (de exemplu un raport tiparit).

Original / Copie

Arata daca documentul inserat este un original sau o copie dupa alt document.

Document / Program software

Specifica daca fisierul ce urmeaza a fi inserat este un document sau un program software.

Dupa introducerea metadatelor apasati butonul Adauga. Daca nu ati completat toate informatiile
obligatorii, sistemul va va avertiza; in caz contrar, veti fi trimis in pagina de incarcare document.

In aceasta pagina aveti posibilitatea sa atasati un fisier dosarului sau documentului, altul decat
documentele continute in mod normal de dosar/lucrare. Administratorul poate elimina aceasta optiune.

Folositi functia Browse pentru a incarca documentul aflat pe calculatorul dvs. Dupa actionarea butonului
Adauga documentul va fi salvat in arhiva veti fi redirectat inapoi in pagina principala a aplicatiei.
Progresul incarcarii fisierului in arhiva este afisat in fereastra de mai jos.

Aveti de asemenea posibilitatea ca inainte de redirectionare sa actionati link-ul pentru a vizualiza

metadatele dosarului/ lucrarii adaugat(e).
Pentru a adauga un document in arhiva actionati din meniu functia Adaugare > Adaugare Document.
Va fi afisata pagina de introducere metadate pentru documentul ce urmeaza a fi inserat.

In imaginea de mai sus se pot observa patru regiuni:

Dosar / lucrare

Dosarul sau lucrarea din care face parte documentul.

 Informatii generale

Valori care sunt obligatoriu de introdus prin selectarea din lista.

Metadate

Metadate definite de catre administrator care pot fi obligatorii sau nu.

Informatii aditionale

Metadate aditionale, completarea lor este optionala.

Se poate face click pe / pentru a restrange /extide regiunea respectiva.

Introduceti informatiile despre document in campurile respective.

Pentru a adauga un document intr-un anumit dosar/lucrare folositi link-ul Alege... din sectiunea Dosar /
lucrare.

Alegeti un departament si/sau o categorie si apasati butonul Cauta dosar pentru a afisa dosarele gasite.
Din lista de dosare gasita il puteti alege pe cel dorit facand click pe butonul .

Mai jos este prezentata semnificatia fiecarui camp din fomularul de mai sus.

Titlu document

Titlul dosarului sau lucrarii ce va fi arhivat.

Perioada de arhivare (zile)

Numarul de zile (de la data inserarii) pentru care documentul va fi prezent in arhiva inainte de a fi
sters automat.

Proprietar document

Persoana fizica sau juridica proprietara a documentului, conform legislatiei in vigoare.

 Emitent document

Persoana fizica sau juridica autor al documentului

Titular drept de dispozitie

Persoana fizica sau juridica proprietara a documentului care are dreptul de a stabili si modifica
regimul de acces la document, conform legislatiei in vigoare.

Cuvinte cheie

Cuvinte - separate prin spatii - dupa care se pot regasi documentul arhivat.

Data crearii

Data la care a fost creat documentul.

Referinta program software

Numele si versiunea programului software care a fost folosit pentru a crea documentul (ex.
Microsoft Word 2003).

Arhiva clasica

Specifica faptul ca documentul inserat nu este electronic, ci fizic (de exemplu un raport tiparit).

Original / Copie

Arata daca documentul inserat este un original sau o copie dupa alt document.

Document / Program software

Specifica daca fisierul ce urmeaza a fi inserat este un document sau un program software.

Dupa introducerea metadatelor apasati butonul Adauga. Daca nu ati completat toate informatiile
obligatorii, sistemul va va avertiza; in caz contrar, veti fi trimis in pagina de incarcare document.

Folositi functia Browse pentru a incarca documentul aflat pe calculatorul dvs. Dupa actionarea butonului
Adauga documentul va fi salvat in arhiva veti fi redirectat inapoi in pagina principala a aplicatiei.
Progresul incarcarii fisierului in arhiva este afisat in fereastra de mai jos.

Aveti de asemenea posibilitatea ca inainte de redirectionare sa actionati link-ul pentru a vizualiza

metadatele documentului adaugat.
Folositit meniul Cautare pentru a regasi documentele adaugate in arhiva.

Aveti disponibile urmatoarele tipuri de cautari:

Cautare dupa cuvinte cheie

Cautare in textul documentelor
Cautare avansata
Pentru a cauta documente in arhiva selectati Cautare din meniul aplicatiei si apoi Cautare dupa cuvinte
cheie. Cautarea se va face dupa cuvintele cheie ale documentelor. Daca doriti sa cautati dupa alte
campuri, cum ar fi data inserarii sau titlul documentului, folositi Cautarea avansata. Puteti selecta
campul si ordinea de sortare.

Sirul de caractere introdus se va procesa dupa urmatoarele reguli:

Spatiile despart cuvinte

Intre cuvinte se considera SI (AND) logic. Prin urmare vor fi intoarse numai documentele care
contin toate cuvintele.
Puteti folosi caracterul '*' (asterisc) pentru a substitui o parte din cuvant. De exemplu, cautarea
dupa "abc*" va intoarce orice cuvant care incepe cu "abc"
Cuvintele foarte scurte sau foarte uzuale care ar scadea acuratetea cautarii sunt ignorate. De
exemplu "a" sau "1".

In pagina de rezultate, modificand cele doua valori din partea dreapta, puteti selecta alta dimensiune a
paginii decat cea implicita, sau puteti naviga direct la o anumita pagina. Pagina introdusa trebuie sa fie
mai mare ca 0 si mai mica sau egala cu numarul total de pagini, luand in considerare si numarul de
rezultate per pagina selectat. De asemenea, puteti naviga printre paginile de rezultate folosind si numarul
paginii care apare ca link la sfarsitul listarii.

Actionand butonul va fi afisata pagina de vizualizare metadate ale respectivului document sau dosar
/ lucrare.

Butoanele si vor extrage documentul, respectiv trimite o cerere de aducere

online administratorului in caz ca documentul cerut se afla stocat offline.
Pentru a cauta documente in arhiva selectati Cautare din meniul aplicatiei si apoi
Cautare avansata.Cautarea avansata va permite sa cautati documente dupa toate metadatele completate
la inserarea documentului, dupa data inserarii in arhiva si/sau dupa identificatorul metadatelor. Sirurile
de caractere introduse sunt procesate la fel ca la cautarea simpla.

Daca cunoasteti Identificator Metadate pentru un document, puteti cauta direct dupa acesta, fara a mai
completa alte campuri, pentru ca acest identificator este unic. Identificatorul trebuie introdus in format
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx sau xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, unde x este o
cifra hexa. Puteti afla Identificator Metadate al unui document cu ajutorul facilitatii Vizualizare
metadate.

Rezultatele cautarii complexe sunt similare cautarii dupa cuvinte cheie.

Actionand butonul va fi afisata pagina de vizualizare metadate ale respectivului document sau dosar
/ lucrare.

Butoanele si vor extrage documentul, respectiv trimite o cerere de aducere

online administratorului in caz ca documentul cerut se afla stocat offline.
Pentru a cauta documente in arhiva selectati Cautare din meniul aplicatiei si apoi Cautare in textul
documentelor. Acest tip de cautare se foloseste atunci cand se doreste gasirea documentelor in format
text cum sunt cele optinute prin folosirea functiei OCR a softului de scanare documente.
In cazul in care doriti extragerea unui document aflat offline, va trebui sa trimiteti o cerere catre
Administrator Arhiva pentru a aduce online documentul respectiv.

Selectati documentul dorit efectuand una dintre cele trei tipuri de Cautari si apasati butonul Aducere
online: .

Pentru completarea cererii trebuie sa introduceti motivul cererii de aducere online a documentului si
adresa la care vreti sa primiti notificarea in momentul in care Administratorul Arhivei il va aduce online;
apasati butonul Trimite cererea.
Vizualizarea metadatelor se face efectuand click pe butonul din dreptul in unui document sau dosar /
lucrare.
Vizualizarea metadatelor se face efectuand click pe butonul din dreptul in unui dosar / lucrare gasit
in urma unei cautari. Sunt afisate informatiile completate la inserare, precum si Identificator metadata si
data inserarii in arhiva (Informatii aditionale).

In aceasta pagina se pot efectua urmatoarele actiuni asupra dosarului sau lucrarii:

Adauga versiune noua

Adauga document in acest dosar / lucrare
Extrage document
Permisiuni document / dosar / lucrare
Arhiveaza
Sterge
Din Vizualizare metadate dosar se poate selecta link-ul Adauga versiune noua care deschide pagina de
completare metadate, similara cu aceea care apare cand se adauga un dosar nou, numai ca de aceasta
data unele campuri sunt deja completate existand posibilitatea ca unele dintre ele sa fie modificate.

Dupa ce sunt efectuate modificarile dorite se actioneaza butonul Adauga.

Daca in imaginea de mai sus se actioneaza butonul Adauga fara a selecta un fisier atunci in loc sa fie
adaugat un nou document se va adauga o noua versiune (cu noile metadate). Versiunea inlocuita va fi
marcate ca versiune veche (toate informatiile vor fi pastrate) iar numarul versiunii noi va fi incrementat.

Versiunile unui document se gasesc in regiunea Versiuni vechi.

In timp ce vizualizati o versiune veche va puteti intoarce la ultima versiune apasand butonul Inapoi sau
folosind link-ul Vezi ultima versiune.
Se poate adauga un document intr-un dosar / lucrare folosind link-ul Adauga document in acest dosar /
lucrare.

Observati ca departamentul dosarului este deja selectat si nu se poate modifica.

Mai departe, pentru a adauga documentul, se procedeaza ca la Adaugare document.

Extrage document permite salvarea salvarea pe masinile clientilor a fisierului atasat dosarului sau
lucrarii la creare.
Folositi link-ul Extrage document si veti fi redirectat spre pagina de extragere.
In pagina de extragere document sunt afisate informatii privind natura fisierului: titlul, dimensiunea (in
bytes), formatul digital si numarul versiunii.

Apasand butonul Extrage document, se va afisa o fereastra pentru vizualizarea sau salvarea
documentului pe disc:

In acelasi mod se pot extrage si semnatura si certificatul documentului daca sunt disponibile.

Observatie: Prin aceasta extragere de document este extras documentul care poate fi adaugat optional
atunci cand se creeaza un dosar / lucrare. Documentele din dosar / lucrare se extrag din sectiunea
Documente in acest dosar / lucrare din pagina cu metadate.
Cand ati terminat lucrul cu un dosare/ lucrare si doriti arhivarea lui folosind link-ul Arhiveaza. Vi se va
cere confirmarea si dosarul / lucrare impreuna cu toate documentele continute vor fi trimise spre
arhivare.

Daca arhiva nu poate primi noi documente (din cauza umplerii spatiului de pe disc) va fi afisat un mesaj
si va trebui sa incercati mai tarziu dupa ce administratorul sistemului va elibera spatiul.

Dupa ce este folosit, link-ul Arhiveaza va deveni inactiv pentru dosarul respectiv.

Pentru a evidentia faptul ca un dosar / lucrare a fost marcat pentru arhivare va fi afisata imaginea in
dreptul dosarului respectiv.
Pentru a vizualiza si extrage documentele continute de un dosar / lucrare se face click pe din dreptul
sectiunii Documente in acest dosar / lucrare aflata in pagina cu metadate.

Facand click pe titlul documentului se deschide pagina de vizualizare metadate document, unde se pot
efectua actiuni specifice documentelor.
Exista posibilitatea ca utilizatorii sa stearga anumite dosare, lucrari sau documente folosint link-ul
Sterge.

Aceste stergeri sunt logate iar documentele nu dispar definitiv ele putand fi gasite si restaurate doar de
catre Administratorul aplicatiei.
Vizualizarea metadatelor se face efectuand click pe butonul din dreptul in unui document gasit in
urma unei cautari. Sunt afisate informatiile completate la inserare, precum si Identificator metadata si
data inserarii in arhiva.

In cazul documentelor 'arhiva clasica' este afisat si campul 'Locatie fizica'.

In aceasta pagina se pot efectua urmatoarele actiuni asupra documentului :

 Adauga versiune noua
Extrage document
Permisiuni document / dosar / lucrare
Arhiveaza

Daca documentul este continut de un dosar / lucrare va exista si un link catre dosarul respectiv.
Din Vizualizare metadate document se poate selecta link-ul Adauga versiune noua care deschide pagina
de completare metadate, similara cu aceea care apare cand se adauga un document nou, numai ca de
aceasta data unele campuri sunt deja completate existand posibilitatea ca ele sa fie modificate.

Dupa ce sunt efectuate modificarile dorite se actioneaza butonul Adauga.

Daca in imaginea de mai sus se actioneaza butonul Adauga fara a selecta un fisier, atunci in loc sa fie
adaugat un nou document se va adauga doar o noua versiune a metadatelor. Versiunea inlocuita va fi
marcate ca versiune veche (toate informatiile vor fi pastrate) iar numarul versiunii noi va fi incrementat.

Versiunile unui document se gasesc in regiunea Versiuni vechi.

In timp ce vizualizati o versiune veche va puteti intoarce la ultima versiune apasand butonul Inapoi sau
folosind link-ul Vezi ultima versiune.
Extrage document permite salvarea documentelor (mai putin a celor de tipul Arhiva clasica) pe masinile
clientilor.
Folositi link-ul Extrage document si veti fi redirectat spre pagina de extragere.
In pagina de extragere document sunt afisate informatii privind natura fisierului: titlul, dimensiunea (in
bytes), formatul digital si numarul versiunii.

Apasand butonul Extrage document, se va afisa o fereastra pentru vizualizarea sau salvarea
documentului pe disc:

In acelasi mod se pot extrage si semnatura si certificatul documentului daca sunt disponibile.
Folosing link-ul Permisiuni document / dosar / lucrare se deschide o pagina in care aveti
posibilitatea sa stabiliti utilizatorii care vor avea diferite drepturi asupra documentului. Permisiunile
mostenite sunt acele permisiuni stabilite pe categoriile din care face parte documentul si care se aplica si
documentului.

Pentru a acorda drepturi pe document completati numele unui utilizator pentru o cautare mai rapida sau
puteti apasa direct pe Cauta (fara a completa un nume) pentru a fi afisata toata lista de utilizatori sau
grupuri de utilizatori.

Din lista de utilizatori puteti selecta un utilizator individual sau un grup folosind .
Utilizatorii sau grupurile selectate vor fi listati ca mai jos. Puteti elimina un utilizator din lista folosind
.

Odata selectati utilizatorii este necesar sa specificati si drepturile de care beneficiaza. Folositi Edit
pentru a seta aceste drepturi.
Bifati casuta corespunzatoare pentru a permite sau refuza permisiunea respectiva. Daca ambele casute
din dreptul unei permisiuni sunt lasate nebifate atunci vor fi considerate permisiunile mostenite de la
categoria documentului (daca au fost deja setate la acel nivel). Apasati butonul Modifica pentru
inregistrarea modificarilor.

Dupa ce toate permisiunile au fost stabilite ca mai sus pentru fiecare untilizator este necesar sa apasati
butonul Salveaza.
Cand ati terminat lucrul cu un document si doriti arhivarea lui folosind link-ul Arhiveaza. Vi se va cere
confirmarea si documentul va fi trimis spre arhivare.

Daca arhiva nu poate primi noi documente (din cauza umplerii spatiului de pe disc) va fi afisat un mesaj
si va trebui sa incercati mai tarziu dupa ce administratorul sistemului va elibera spatiul.

Dupa ce este folosit, link-ul Arhiveaza va deveni inactiv pentru documentul respectiv.

Pentru a evidentia faptul ca un document a fost marcat pentru arhivare va fi afisata imaginea in
dreptul documentului respectiv.
Extragere document permite salvarea documentelor (mai putin a celor de tipul Arhiva clasica) pe
masinile clientilor.
Selectati documentul dorit efectuand Cautare dupa cuvinte cheie sau Cautare avansata; in cazul in
care documentul nu este de tip Arhiva clasica si exista in Arhiva Online va fi disponibil butonul de
Extragere Document: .
Apasati butonul Extragere document si veti fi redirectat spre pagina de extragere.
In pagina de extragere document sunt afisate informatii privind natura fisierului: titlul, dimensiunea (in
bytes), formatul digital si numarul versiunii.

Apasand butonul Extrage document, se va afisa o fereastra pentru vizualizarea sau salvarea
documentului pe disc:

In acelasi mod se pot extrage si semnatura si certificatul documentului daca sunt disponibile.