Administrare HISTORE

HISTORE administrare
Prezentare generala
HISTORE reprezinta un sistem informatic de adunare, clasificare, cautare si arhivare de informatii si
documente ce provin din medii structurate (baze de date) sau nestrucurate (documente Microsoft Office,
documente scanate, inregistrari audio-video, imagini, documente PDF etc.).
In continuare este prezenta interfata de administrare a acestui sistem.
Copyright © 2008 Ascenta

Ghid de configurare
Dupa instalarea sistemului Histore este recomandat ca administratorul sa urmeze pasii de mai jos pentru a
configura sistemul in vederea arhivarii documentului din propria institutie:
1. Configurarea parametrilor generali ai aplicatiei

Trebuie acordata atentie in special cailor pentru backup, export, UDO si configurarilor de e-mail.
Pentru mai multe informatii:
Parametri aplicatie
2. Definirea autoritatilor de certificare si distribuirea certificatelor digitale

Histore se foloseste de certificate digitale pentru a valida actiunile utilizatorilor si administratorilor. Exista
doua tipuri de actiuni ce implica folosirea unui certificat digital:
actiuni administrative - orice actiune accesibila administratorului care presupune modificarea

configuratiei sistemului. Folosirea unui certificat digital in aceste cazuri este obligatorie;
adaugarea de documente - utilizatorii normali care incarca documente vor "semna" actiunea de
incarcare a documentului cu un certificat digital. In cadrul parametrilor generali ai aplicatiei (vezi
pct. 1) exista posibilitatea de a specifica daca aceasta facilitate este activata sau nu.
Histore permite administratorului sa specifice certificatele acceptate pentru aceste actiuni, prin definirea
unei liste de autoritati de certificare acceptate pentru semnare digitala. Numai certificate emise de aceste
autoritati de certificare vor putea fi folosite.
Certificatele digitale ce vor fi folosite trebuie instalate pe calculatoarele administratorilor si utilizatorilor

aplicatiei. Acestea trebuie sa fie valide, sa includa o cheie privata, sa poata fi folosite la semnarea digitala,
sa nu fie expirate sau revocate.
Instalarea se face astfel:
certificatul utilizator (cu cheia privata) se instaleaza in Personal Certificates;

certificatul de CA (autoritatea de certificare, fara cheia privata) se instaleaza in Trusted Root
Certification Authorities.
Adaugare autoritate de certificare
3. Definirea utilizatorilor sistemului

Intrucat Histore foloseste autentificare integrata Active Directory, exista doua situatii:
daca dispuneti de domeniu Windows in cadrul institutiei, utilizatorii sunt deja definiti in cadrul
domeniului dvs.
daca Histore a fost configurat sa foloseasca propriul domeniu, folositi uneltele de administrare
Active Directory (Active Directory Users and Computers) pentru a crea un cont de domeniu pentru
fiecare utilizator ce trebuie sa poata accesa aplicatia. Aceasta actiune trebuie efectuata pe serverul
de domeniu (de obicei serverul de aplicatie Histore).
Simpla existenta a utilizatorilor in cadrul domeniului nu permite accesul acestora la interfetele Histore.
Pentru acorda drepturi utilizatorilor in cadrul Histore, folositi uneltele de administrare Active Directory
(Active Directory Users and Computers) pentru a-i adauga in grupurile Histore:
HistoreAdmins, pentru administratorii Histore;

HistoreUsers, pentru utilizatorii obisnuiti.
Note:
in afara de utilizatori puteti adauga si grupuri de utilizatori de domeniu pentru o mai usoara
administrare;
daca dispuneti de domeniu Windows in cadrul institutiei, autentificarea se face automat, iar
utilizatorii autentificati in domeniu sunt recunoscuti automat de aplicatie;
in cazul in care nu dispuneti de domeniu Windows in cadrul institutiei, iar Histore a fost instalat
folosind un domeniu propriu, la accesarea interfetelor Histore va aparea o fereastra de autentificare,
in care utilizatorii vor trebui sa introduca numele de utilizator si parola din domeniul Histore.
4. Definirea departamentelor
Un departament reprezinta o subunitate organizationala. Histore priveste un departament ca pe un grup de
utilizatori ce are acces la un subset de documente / dosare / lucrari pe care le gestioneaza; niciun utilizator
nu va putea accesa un document / dosar / lucrare care apartine de un anumit departament daca nu este
membru al departamentului respectiv. Histore permite insa ca un utilizator sa fie membru al mai multor
departamente.
Creare departament
Adaugare membri departament
5. Definirea volumelor de stocare pentru documente

Volumele de stocare sunt spatii pe disc in care Histore va pastra documentele adaugate in sistem, pana la
trecerea lor pe medii de stocare de tip UDO (discuri optice cu densitate mare).
Puteti adauga oricate volume doriti, insa pentru o functionare corecta sunt necesare minim doua volume:
un volum pentru documente

un volum folosit ca buffer offline, destinat stocarii temporare a documentelor trimise spre
arhivare, inainte sa fie trecute pe discuri UDO. Este necesar ca acest buffer offline sa fie definit pe o
partitie cel putin de capacitatea unui disc UDO (30GB).
Creare volum
Seteaza online/offline
6. Definirea categoriilor de documente / dosare / lucrari
Documentele si dosarele sunt organizate intr-o ierarhie de categorii. Clasificarea documentelor si dosarelor
in categorii ofera urmatoarele beneficii:
regasire usoara;
1. posibilitatea de a controla accesul la documente / dosare / lucrari;

2. posibilitatea de a specifica ce informatii (metadate) vor fi atasate unui document / dosar / lucrare,
in functie de categoria din care face parte.
Iata un exemplu simplu de organizare:
Dosare penale
Documente pe hartie
Inregistrari audio
Inregistrari video
Dosare civile
Documente pe hartie
Inregistrari audio
Inregistrari video
Documente de registratura
Alte documente
Ierarhia de categorii trebuie construita in functie de natura documentelor ce se doresc arhivate in cadrul
institutiei dvs.
Note:
daca anumite documente fac parte din dosare sau lucrari, creati o categorie pentru stocarea
dosarelor / lucrarilor si una (sau mai multe, dupa caz) pentru stocarea documentelor propriu-zise.
In exemplul de mai sus, categoria Dosare penale va stoca dosarele, iar categoriile Documente pe
hartie, Inregistrari audio si Inregistrari video, documentele care apartin de dosarele penale. La
adaugarea unui nou document sistemul va va permite sa alegeti exact dosarul sau lucrarea de care
apartine (si care trebuie sa fie introdusa in prealabil).
acordarea de drepturi pe o categorie unui utilizator sau grup de utilizatori va acorda acele drepturi
pe toate subcategoriile definite in cadrul acelei categorii. In exemplul de mai sus, daca un utilizator
primeste dreptul de vizualizare pe categoria Dosare penale, va putea vedea toate documentele pe
hartie, inregistrarile audio si video care tin de aceste dosare.
la crearea de categorii folositi optiunile intitulate Permite adaugarea de dosare si respectiv
Permite adaugarea de documente pentru a specifica ce se poate insera in acea categorie. In
exemplul de mai sus, pe categoria Dosare penale ar trebui bifata doar optiunea Permite
adaugarea de dosare, iar pe categoria Documente pe hartie, doar optiunea Permite adaugarea de
documente.
Creare categorie
Adaugare membri categorii
7. Definirea de metadate pentru dosare si documente
Metadatele sunt informatii asociate unui dosar sau document. Exemple de metadate pentru un dosar ar
putea constitui:
numarul dosarului
data deschiderii
obiectul dosarului
persoana care l-a deschis, etc.
Pentru un document de dosar penal am putea avea:
tipul documentului
data inregistrarii
data emiterii documentului
persoana sau institutia care l-a emis etc.
Aceste metadate pot fi definite pentru orice categorie de documente sau dosare. Pentru o metadata se pot
specifica: numele, tipul de data, lungimea, obligativitatea introducerii, daca se introduce de mana sau se
alege dintr-un nomenclator, o modalitate de validare a informatiei introduse etc. De exemplu, numarul
dosarului ar putea fi un sir de maxim 20 de caractere, obligatoriu, introdus de utilizator.
O metadata definita pentru o categorie va putea fi introdusa pentru orice document sau dosar care va fi
adaugat in acea categorie, dar si in orice subcategorie definita in cadrul categoriei respective. In exemplul
de la pct. 6, orice dosar penal, dar si orice document pe hartie inclus intr-un dosar penal va avea atasata
metadata numar dosar, daca aceasta este definita pentru categoria Dosare penale. Sistemul va prelua
automat valoarea acestei metadate de la dosarul penal, daca utilizatorul alege dosarul atunci cand
insereaza documentul in arhiva.
Orice modificari in lista de metadate definite pentru o categorie are efect doar asupra documentelor sau
dosarelor noi introduse. In exemplul de mai sus, daca data deschiderii dosarului nu este obligatorie initial,
insa devine obligatorie, documentele introduse deja fara data deschiderii nu vor fi invalidate. Aceasta regula
este valabila si in cazul metadatelor noi adaugate pe parcurs.
Creare/modificare metadate
Metadate unice
Nomenclatoare metadate
8. Configurarea aplicatiei de scanare, adaugare metadate si arhivare

Aplicatia Windows de scanare, adaugare metadate si arhivare (Histore Interfata Scanare) permite la
randul ei o serie de configurari pentru a controla ce documente se pot scana, ce metadate se introduc la
momentul scanarii si in ce categorii trebuie ele arhivate. Pentru mai multe detalii consultati manualul
aplicatiei Histore Interfata Scanare.

Departamente
Departamentele sunt folosite pentru a acorda drepturi de acces diverselor grupuri de utilizatori.
Cand se insereaza un document in arhiva, acesta va fi legat de un departament si o categorie. Este un fel de a
spune ca documentul este de tipul 'categorie' si locul lui este in departamentul selectat.
Pentru a putea adauga documente in arhiva, un utilizator trebuie sa faca parte din cel putin un departament si cel
putin o categorie de documente.
Observatie : Administratorul trebuie sa isi acorde drepturi pe departamente si categorii pentru ca sistemul nu i le
acorda in mod implicit.

Creare departament
Selectati Gestiune > Departamente si apoi faceti click pe link-ul Adauga departament.
Completati numele departamentului, de exemplu "primul departament" ca in imagine si adaugati o descriere

sugestiva apoi faceti click pe butonul Adauga.
Optional puteti completa si campul Identificator. In cazul in care se realizeaza un Export sau un Import, acest
Identificator trebuie sa fie acelasi in ambele instalari ale sistemului. Administratorul care realizeaza importul
trebuie sa creeze un departament folosind identificatorul departamentului de origine.
Vi se va cere sa alegeti un certificat digital cu care sa semnati aceast departament. Alegeti unul din certificatele din
lista, apoi faceti click pe butonul Semneaza.
Departamentul va fi creat si va aparea in lista.
Puteti modifica numele si descrierea unui departament folosing linkul Modifica ... din lista de departamente.

Stergere departament
Selectati Gestiune > Departamente pentru a accesa lista de departamente.
Faceti click pe butonul Sterge din dreptul departamentului pe care doriti sa il stergeti.
Confirmati stergerea departamentului efectuand click pe OK. Departamentul este sters chiar daca el contine
membri.

Adaugare membri departament
Pentru a adauga membri intr-un departament selectati Gestiune > Departamente si apoi faceti click pe link-ul
Membri.
In coltul din stanga sunt afisate cateva informatii despre departamentul selectat si mai jos o lista cu utiliztorii din
departament.
Se pot adauga noi membri acestui departament folosind butonul Cauta. Daca nu se completeza un nume in casuta
de cautare atunci va fi afisata intreaga lista de utilizatori si grupuri. Utilizatorul va fi adaugat in lista de utilizatori a
departamentului folosind butonul .
Pentru stergerea din lista a unui utilizator folositi butonul Sterge .
Dupa adaugarea utilizatorilor doriti este necesar sa apasati butonul Salveaza.
Daca doriti sa vedeti ce alte permisiuni mai are un utilizator din lista, folositi link-ul Vizualizare. Acestea sunt
permisiunile stabilite de catre Administrator prin procesul de adaugare membri in categorii si modificare permisiuni.
Categorii documente
Categoriile de documente sunt folosite pentru a acorda drepturi de acces diverselor grupuri de utilizatori.
Categoriile sund organizate ierarhic intr-o structura arborescenta, fiecare categorie putand contine mai multe
subcategorii.
Pentru a putea adauga documente in arhiva, un utilizator trebuie sa faca parte din cel putin un departament si cel
putin o categorie de documente.
Observatie : Administratorul trebuie sa isi acorde drepturi pe departamente si categorii pentru ca sistemul nu i le
acorda in mod implicit.

Creare categorie
Selectati: Gestiune > Categorii documente apoi faceti click pe link-ul Adauga (sub)categorie.
Completati numele categoriei, de exemplu "prima categorie", ca in imagine si adaugati si o descriere sugestiva
apoi faceti click pe butonul Adauga.
Cele doua checkbox-uri specifica daca doriti ca aceasta categorie sa contina (la acest nivel) dosare si/sau
documente. Daca nu bifati nimic atunci in aceasta categorie puteti adauga doar o alta categorie.
Vi se va cere sa alegeti un certificat digital cu care sa semnati aceasta categorie. Alegeti unul din certificatele din
Stergere categorie
Selectati Gestiune > Categorii documente pentru a accesa lista de categorii de documente.
Faceti click pe butonul Sterge din dreptul categoriei pe care doriti sa o stergeti.
Confirmati stergerea categoriei efectuand click pe OK. In cazul in care exista in arhiva documente in aceasta
categorie, stergerea va esua.

Adaugare membri categorii
Pentru a adauga membri intr-o categorie selectati Gestiune > Categorii documente si navigati la categoria dorita
folosind link-ul Vizualizeaza.
Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Setare permisiuni.
Sunt afisate cateva informatii despre categoriea selectata si mai jos o lista cu utiliztorii asociati.
Se pot adauga noi membri acestei categorii folosind butonul Cauta. Daca nu se completeza un nume in casuta de
cautare atunci va fi afisata intreaga lista de utilizatori si grupuri. Utilizatorul va fi adaugat in lista de utilizatori ce au
drepturi pe categorie folosind butonul .
Dupa ce au fost adaugati in lista utilizatorii doriti puteti sa specificati permisiunile de care acestia beneficiaza
folosind link-ul Edit.
Dupa adaugarea utilizatorilor si setarea permisiunilor este necesar sa apasati butonul Salveaza.
Pentru stergerea din lista a unui utilizator folositi butonul Sterge .

Modificare permisiuni
Pentru a modifica permisiunile pe care utilizatorii le au asupra documentelor din categorii, selectati Gestiune >
Categorii documente si mergeti la categoria dorita folosind link-ul Vizualizeaza din dreptul categoriei.
Observatie: Permisiunile acordate pe o anumita categorie se propaga la toate subcategoriile acesteia si la toate
documentele din subcategorii. Se pot modifica aceste permisiuni propagate mergand la subcategoria dorita si
repetand procesul de adaugare membri si modificare permisiuni (descris mai jos).
Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Setare permisiuni.
Sunt afisate cateva informatii despre categoriea selectata si mai jos o lista cu utiliztorii asociati.
Puteti adauga noi mebri folosind butonul Cauta, sterge dintre cei existenti folosind sau puteti sa specificati
permisiunile de care acestia beneficiaza folosind link-ul Edit. Daca nu specificati utilizatori si permisiunile lor atunci
for fi considerate cele mostenite conform observatiei de mai sus.
Bifati casuta corespunzatoare pentru a permite sau refuza permisiunea respectiva. Daca ambele casute din
dreptul unei permisiuni sunt lasate nebifate atunci vor fi considerate permisiunile mostenite conform observatiei de
mai sus. Apasati butonul Modifica pentru inregistrarea modificarilor.
Dupa ce toate permisiunile au fost stabilite ca mai sus pentru fiecare untilizator este necesar sa apasati butonul
Salveaza.
Adaugare permisiuni document
Puteti adauga sau modifica permisiuni direct asupra unui dosar/lucrare sau document independent de permisiunile
stabilite pe categoria din care face parte dosarul respectiv documentul. Pentru aceasta trebuie gasit documentul
respectiv folosind functia de cautare (avansata sau dupa cuvinte cheie) gasita in meniul din pagina publica .
Daca nu se introduce nici un criteriu de cautare atunci, dupa apasarea butounului Cauta vor fi afisate toate
dosarele si documentele din arhiva (fara a depasi valoarea din parametri aplicatie).
Identificati dosarul/lucrarea sau documentul si faceti click pe .
Pentru a adauga sau modifica permisiunile faceti click pe link-ul Permisiuni document / dosar / lucrare.
Introduceti numele unui utilizator si apasati butonul Cauta. Daca nu se completeza un nume in casuta de cautare
atunci va fi afisata intreaga lista de utilizatori si grupuri.
Utilizatorul va fi selectat folosind butonul . Puteti sa stergeti un utilizator din lista folosind butonul .
Specificati permisiunile unui utilizator folosind link-ul Edit.
Bifati casuta corespunzatoare pentru a permite sau refuza permisiunea respectiva. Daca ambele casute din dreptul
unei permisiuni sunt lasate nebifate atunci vor fi considerate permisiunile mostenite de la categorie. Apasati
butonul Modifica pentru inregistrarea modificarilor.
Dupa ce toate permisiunile au fost stabilite ca mai sus pentru fiecare untilizator este necesar sa apasati butonul
Salveaza.

Modificare categorie
Pentru a modifica setarile unei categorii selectati Gestiune > Categorii documente si navigati la categoria dorita
folosind link-ul Vizualizeaza.
Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Modificare categorie.
Vor fi afisate setarile categoriei asa cum au fost introduse la crearea categoriei.
Cele doua checkbox-uri specifica daca doriti ca aceasta categorie sa contina (la acest nivel) dosare si/sau
documente. Daca nu bifati nimic atunci in aceasta categorie puteti adauga doar o alta categorie.
Vi se va cere sa alegeti un certificat digital cu care sa semnati aceasta categorie. Alegeti unul din certificatele din
Creare/modificare metadate
Pentru Creare/modificare metadate asociate dosarelor si documentelor selectati Gestiune > Categorii
documente si navigati la categoria dorita folosind link-ul Vizualizeaza.
Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Vizualizare metadate.
Folositi link-ul Adauga metadata.

Campurile obligatorii sunt Denumire, Tip si Lungime (daca a fost selectat tipul text).
Observati ca in momentul alegerii unui nomenclator apare o alerta care va sugereaza sa va asigurati ca Tipul ales
corespunde cu tipul de date al coloanei de valori a nomenclatorului.
Explicarea campurilor:
Denumire - numele ales pentru aceasta metada; va fi afisat in pagina de utilizare;

Tip - tipul de date: text, intreg, real, data, ora, data si ora, logic;
Lungime - dimensiunea valorii care va fi continuta de metadata; este completata automat dupa selectare
Tip cu exceptia tipului text;
Obligatorie - specifica daca utilizatorul va fi obligat sa o completeze in interfata publica;
Expresie validare - se pot folosi expresii de validare pentru a impune o anumita formatare a datelor
introduse. Vezi si Expresii validare;
Mesaj eroare validare - mesaj de eroare care va fi afisat in interfata publica atunci cand datele introduse
nu corespund formatarii cerute;
Nomenclator - nomenclatorul folosit;
Completeaza titlul documentului - specifica daca aceasta metadata va apare in titlul documentului
introdus prin interfata publica;
Identificator global - daca se cunoaste se poate introduce; daca se lasa gol se va completa automat de
catre sistem.
Faceti click pe butonul Adauga pentru a salva metadata si alegeti un certificat pentru semnare.
Metadata va fi salvata si va fi afisata lista cu metadate. In aceasta pagina puteti modifica sau sterge metadatele
existente.
Facand click pe link-ul reprezentand numele metadatei (in cazul de fata numar dosar) aveti posibilitatea sa intrati in
modul de editare.
Daca doriti ca aceasta metadata sa fie indexata pentru cautare rapida folositi butonul Indexeaza.

Metadate unice
Exista posibilitate ca anumite metadate sa fie unice in intreaga aplicatie sau doar pe departamente asigurand astfel
unicitatea datelor introduse.
Pentru a seta o metadata ca fiind unica ea trebuie intai creata.
Selectati Gestiune > Categorii documente si navigati la categoria dorita folosind link-ul Vizualizeaza.
Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Definire Metadate unice.
Va fi afisata lista cu metadatele corespunzatoare categoriei selectate.

Pentru a seta metadatele unice ele se bifeaza din lista si se alege nivelul la care vor fi unice (aplicatie sau
departament) folosind butoanele radio metadate unice pe fiecare departament si metadate unice pe intreaga
aplicatie.

Nomenclatoare metadate
Nomenclatoarele sunt folosite la crearea metadatelor si intra in componenta acestora.
Pentru a accesa lista cu nomenclaroare existente selectati Gestiune > Nomenclatoare metadate din meniul
aplicatiei.
Puteti adauga un nou nomenclator folosind link-ul Adauga nomenclator metadate sau puteti sterge folosind
butonul .
Explicarea campurilor:
Tabel - tabelul creat in prealabil in baza de date;

Descriere - descrierea nomenclatorului;
Coloana valorii - coloana din tabel ale carei valori vor fi folosite intern de aplicatie pentru a referi textul
afisat;
Coloana textului afisat - coloana din tabel ale carei valori vor fi afisate pe ecran.
Observatie: Tabelul se creeaza in MosnaLookupList, poate fi chiar si un view, si are in principiu 2 coloane
(valoare si text afisat).
Apasati butonul Adauga si alegeti certificatul cu care doriti sa semnati.

Nomenclatorul va fi adaugat in lista de nomenclatoare si va putea fi folosit la crearea metadatelor.

Volume
Volumele reprezinta mediile de stocare online ale arhivei (hard disk-uri). Desi nu este recomandat si nici nu exista
vreo utilitate, puteti crea mai multe volume pe un singur hard disk. Un "volum" din aplicatie corespunde unui folder,
partitie sau hard disk pe care s-a facut share pentru userul folosit de Histore.

Creare volum
Administrator Arhiva va putea adauga noi volume la spatiul de stocare online. De asemenea poate seta unul din
volume ca si spatiu de stocare pentru Bufferul Offline. Pentru fiecare volum este afisat spatiu liber disponibil si
spatiul total.
Selectati Gestiune > Volume apoi faceti click pe link-ul Adauga volum.
Introduceti un nume, o descriere si o cale UNC prin care volumul poate fi referentiat de Arhiva.
Calea UNC trebuie sa exista pe serverul pe care ruleaza serviciul web, sau sa fie accesibila de pe acesta.
Prioritatea influenteaza ordinea in care se va scrie in volume. Se va scrie mereu in volumul cu cea mai mare
prioritate. Apasati butonul Adauga.
Vi se va cere sa alegeti un certificat digital cu care sa semnati aceast volum. Alegeti unul din certificatele din lista,
apoi faceti click pe butonul Adauga.
Arhiva acceseaza cu succes calea UNC si creaza in aceasta un folder iar in acesta un numar de directoare.
In cazul in care calea UNC nu este accesibila, Administratorul Arhivei este notificat, operatia este anulata.
Arhiva seteaza pe folder creat in radacina drepturi NTFS full pentru utilizatorul sub care ruleaza Arhiva si drepturi
de read si list pentru Administratori.
Administratorul Arhivei selecteaza un volum existent si decide ca acesta sa fie volumul folosit pentru Buffer Offline.
Arhiva verifica faptul ca nu mai este alt volum folosit pentru Buffer Offline.
Daca exista alt volum alocat pentru Buffer Offline, Administratorul Arhivei este notificat, operatia este anulata.
Administratorul Arhivei introduce [Dimensiune Buffer Offline] ce reprezinta dimensiunea spatiului total ocupat de
documente inainte ca acestea sa fie trecute offline.
Arhiva verifica faptul ca spatiul disponibil este mai mare decat [Dimensiune Buffer Offline] * [Nr Minim Buffere
Offline].
[Nr Minim Buffere Offline] este setabil in fisierele de configurare ale aplicatiei (valoarea recomandata: 1.5).
Arhiva creeaza in radacina acestui volum 2 foldere, unul pentru fiecare Buffer Offline. Pe fiecare din aceste foldere
Arhiva asigneaza drepturi NTFS full pentru utilizatorul sub care ruleaza Arhiva si drepturi de read si list pentru
Administratori.
Daca spatiul nu este suficient, Administratorul arhivei este notificat, operatia este anulata.

Seteaza online/offline
Puteti sa setati un volum ca buffer offline efectuand click pe butonul Seteaza online/offline corespunzator. La
un moment dat un singur volum poate fi desemnat ca buffer offline.

Stergere volum
Selectati Gestiune > Volume pentru a accesa lista de volume. Faceti click pe butonul Sterge din dreptul
volumului pe care doriti sa il stergeti. Confirmati stergerea volumului efectuand click pe OK.

Autoritati de certificare
Autoritatea de Certificare (Certification Authority: CA) este unul din elementele de baza ale unui mediu
informational securizat. Rolul de baza al CA-urilor este acela de a gestiona certificate digitale, utilizate
pentru semnarea electronica a documentelor (asigurarea autenticitatii documentelor), pentru asigurarea
integritatii si confidentialitatii datelor, pentru autentificarea utilizatorilor in aplicatii, in retele de date si pentru
acces Internet/Intranet securizat.
O autoritate de certificare (AC) este compania care va emite Certificatul digital. Autoritatea dumneavoastra
de certificare poate fi compania pentru care lucrati sau o companie pe care o platiti pentru a va emite un
certificat digital.

Adaugare autoritate de certificare
Selectati Gestiune > Autoritati de certificare.
Faceti click pe link-ul Adauga autoritate de certificare.
Selectati fisierul care contine certificatul digital si adaugati o descriere sugestiva. Pentru ca un utilizator sa poate
introduce o informatie in arhiva, certificatul lui trebuie sa fie semnat de o autoritate de certificare activa. Puteti seta
autoritatea de certificare acum sau mai tarziu, dupa adaugare. Apasati butonul Adauga.
Vi se va cere sa alegeti un certificat digital cu care sa semnati acest certificat. In acest caz, Certificatul cu care se
semneaza nu trebuie sa fie semnat de autoritatea de certificare care se introduce. Alegeti unul din certificatele din
Activare/dezactivare
Puteti activa sau dezactiva o autoritate de certificare efectuand click pe butonul Activeaza/Dezactiveaza
corespunzator. Pentru ca un utilizator sa poate introduce o informatie in arhiva, certificatul lui trebuie sa fie semnat
de o autoritate de certificare activa.

Chei arhiva
Deparece documentele sunt depozitate pe discuri formatate NTFS este necesar un mecanism de protectie
pentru a preveni persoanele neautorizate sa aiba acces la documente. Sistemul foloseste Ecrypting File
System (EFS) care se gaseste pe toate versiunile de Windows incepand cu Windows 2000.
EFS functioneaza prin criptarea fisierelor folosind o cheie de criptare simetrica. Aceasta cheie are o
lungime de 128 bytes si algoritmul de criptare este Advanced Encryption Standard (AES).

Creare cheie arhiva
Selectati Gestiune > Chei arhiva pentru a vizualiza lista cu cheile existente in sistem.
Folositi link-ul Adauga cheie arhiva pentru a adauga o cheie cu care Arhiva va semna/cripta metadatele sau
referintele la documentele clasificate. Introduceti numele noii chei si faceti click pe butonul Adauga.
Arhiva genereaza cheia si o adauga in baza de date. Noua cheie va putea fi folosita pentru re-semnarea
documentelor.

Formate digitale
Formatele digitale (jpg, doc, pdf etc.) sunt folosite pentru a oferi sistemului posibilitatea de a recunoaste
formatul documentelor introduse in arhiva.

Creare format digital
Selectati Gestiune > Formate digitale apoi faceti click pe link-ul Adauga format digital.
Introduceti un nume, extensii, tip MIME si eventual un Identificator si apasati butonul Adauga.
In cazul unui import/export de documente Identificatorul trebuie sa fie acelasi la ambele instalari. Initial toate
instalarile vor avea acelasi Identificator pentru fiecare format digital, categorie, departament etc.
Vi se va cere sa alegeti un certificat digital cu care sa semnati aceast format digital. Alegeti unul din certificatele
din lista, apoi faceti click pe butonul Semneaza.
Stergere format digital
Puteti sterge un format digital afectuand click pe butonul Sterge corespunzator. Pentru ca un format digital sa
poata fi sters, este necesar ca nici un document sa nu il referentieze.

Parametri aplicatie
Selectati Gestiune > Parametri aplicatie si se va afisa lista parametrilor aplicatiei sub forma unui tabel.
Semnificatia parametrilor:
Denumirea instalarii - numele institutiei dumneavoastra;

Adresa de email la care sa se trimita orice eroare - adresa unde se vor trimite mailuri care contin
detalii despre erorile survenite in aplicatie;
Numarul maxim total de rezultate returnate la o cautare (simpla sau complexa) - numarul de
rezultate gasite dupa care cautarea se opreste si sunt afisate rezultatele;
Numarul de ore dupa care se lanseaza procesul de stergere a fisierelor tmp - intervalul de timp la
care se va rula procesul care realizeaza stergerea din Arhiva Online si Bufferul Offline a fisierelor
temporare rezultate din operatiile de adaugare de documente esuate;
Numarul de ore de la data ultimei modificari a fisierului tmp dupa care acesta este sters de
procesul de stergere a fisierelor tmp - stergerea fisierelor temporare se realizeaza doar pentru acele
fisiere care au durata de la ultima modificare (in ore) mai mica decat valoarea acestui parametru;
Gradul de umplere a spatiului de stocare online la atingerea caruia se trimite alerta catre
Administrator Arhiva - reprezinta procentul de umplere a Arhivei Online care declanseaza trimiterea
unui mesaj de atentionare catre Administrator Arhiva;
Cale unde se scriu backup-urile - locatia unde vor fi generate backup-urile pentru metadate, audit si
configurari;
Calea unde se scrie exportul - locatia unde va fi scrisa arhiva ce contine documentele exportate;
Calea unde se afla importul - locatia unde se gasesc arhivele ce contin documente de importat;
Calea unitatii UDO (cale absoluta) - locatia unde unitate UDO este instalata;
Server SMTP folosit pentru trimiterea alertelor - serverul SMTP din cadrul organizatiei care va
realiza rutarea alertelor catre destinatari;
Portul serverului SMTP - portul care va fi folosit de serverul SMTP pentru a timite alertele, in mod
normal acesta este portul 25;
Campul From folosit la trimiterea alertelor - reprezinta adresa eMail a emitentului mesajelor de
alerta;
Adresa email Administrator (unde se vor trimite notificarile) - adresa email a Administratorului
Arhiva;
Dimensiune Buffer Offline - dimensiunea in MB a Bufferului Offline;
Semnare digitala obligatorie in interfata publica - specifica daca in interfata publica se va folosi
semnarea digitala;
Referinta la documente se stocheaza criptat in baza de date - specifica daca referinta documentelor
din baza de date va fi criptata;
Ascunde facilitatea de cautare doar dupa cuvinte cheie - specifica daca in interfata publica va fi
disponibila Cautare dupa cuvinte cheie;
Ascunde campul de incarcare document cand se adauga dosare - specifica daca la adaugare
dosar/lucrare va aparea si optiunea de a atasa un fisier (nu se refera la documentele continute de un
dosar/ lucrare)
Pentru actualizarea parametrilor aplicatiei utilizati butonul Modifica; parametrii vor fi validati si salvati.
Daca ati facut modificari pe care nu doriti sa le salvati puteti apasa butonul Reseteaza pentru a reveni la starea
precedenta. Daca ati apasat deja butonul Modifica atunci Reseteaza nu va mai este de ajutor.

Drepturi de acces
Pentru a vizualiza drepturile de acces ale utilizatorilor din sistem selectati Gestiune > Drepturi de acces.
Introduceti numele unui utilizator si apasati butonul Cauta. Daca nu se completeza un nume in casuta de cautare
atunci va fi afisata intreaga lista de utilizatori si grupuri.
Utilizatorul va fi selectat folosind butonul .

Acestea sunt permisiunile stabilite de catre Administrator prin procesul de adaugare membri in categorii si
modificare permisiuni.
Daca entitatea pe care sunt specificate permisiuni este o categorie atunci, puteti naviga la acea categorie folosind
link-ul reprezentat de numele categoriei.

Functii pe documente
Administratorul poate face urmatoarele actiuni asupra documentelor:
Mutare documente
Arhivare documente
Aducere online
Stare re-semnare
Export
Import

Mutare documente
Folosind aceasta functie documentele pot fi mutate dintr-un departament in altul.
Selectati Functii pe documente > Mutare documente din meniul aplicatiei.
Alegeti din lista departamentul origine si departamentul destinatie apoi faceti click pe butonul Porneste mutare
departament.
Pentru a verifica progresul mutarii puteti folosi butonul Reincarca. La sfarsitul procesului este afisat un mesaj de
succes.

Arhivare documente
Datorita constrangerilor de spatiu, o parte din documentele din arhiva online vor trebui sterse. Se vor putea sterge
doar documentele ce au fost copiate offline, nu si cele ce se afla in Buffer-ul Offline.
Administratorul arhivei este notificat de atingerea unui grad de umplere al mediilor de stocare online ale arhivei
(valoare configurabila). El va trebui sa declanseze mutarea unor documente din arhiva online in bufferul offline.
Documentele din bufferul offline vor fi sterse numai dupa ce au fost copiate offline prin executia Copiere buffer
offline.
In Interfata de Administrare, Administratorul Arhivei are la dispozitie o interfata asemanatoare celei de cautare
avansata in care va putea introduce valori pentru oricare din metadatele documentului.
Aplicatia realizeaza cautarea cu valorile introduse de Administrator si afiseaza rezultatele. Sunt afisate dosarele si
documentele care nu fac parte din nici un dosar.
Pentru a alege un document sau dosar / lucrare spre a fi arhivat se bifeaza casuta corespunzatoare. Daca se
bifeaza un dosar / lucrare atunci vor fi arhivate implicit si documentele continute de acel dosar.
Pentru a selecta mai multe documente printr-o singura bifa se poate folosi casuta prezenta in titlul tabelului pentru
a selecta toate documentele din pagina respectiva sau se poate bifa casuta selecteaza toate rezultatele pentru a
selecta rezultatele din toate paginile.
Dupa ce au fost selectate documentele dorite se apasa butonul Arhiveaza pentru a incepe mutarea documentelor
in bufferul offline.
Daca aveti multe documente de mutat, puteti folosi butonul Reincarca pentru a vedea progresul actualizat al
procesului de mutare.
La sfarsitul procesului de mutare in bufferul offline, vor fi afisate statisticile.

Aducere online
Pentru consultarea documentelor trecute offline, acestea se pot aduce online pe baza unei cereri emise de catre
Utilizator Arhiva. Administratorul Arhivei aduce documentele cerute de pe mediile de stocare offline in Arhiva
Online.
Pe baza notificarilor primite in urma emiterii cererilor de aducere online, aduceti intr-o locatie temporara online,
intregul mediu offline pe care se afla documentul sau documentele cerute.
Selectati Functii pe documente > Aducere online din meniul aplicatiei si introduceti eticheta dispozitivului
offline pe care au fost trecute documentele si locatia temporara in care a fost adus online acest dispozitiv:
Observatii:
Eticheta este aceeasi care a fost completata atunci cand a fost facuta copierea bufferului offline si
corespunde cu numele folderului de pe mediuil extern in care se gasesc documentele. Eticheta o puteti
gasi si in meniul Vizualizare alerte in alerta ce contine cererea de aducere online.
Calea UNC este o cale de tipul \\NumeCalculator\FolderShare\FolderDocumente. In cazul aplicatiei
poate fi asemanatoare cu\\eas-storage-srv\UdoDrive. Nu este necesar ca in cale sa se completeze si
eticheta deoarece se face automat de aplicatie.
Apasati butonul Aducere online pentru pornirea operatiei de aducere online.

In cazul in care a aparut o eroare pe parcursul operatiei, mesajul de eroare va fi afisat in pagina curenta, altfel veti
fi redirectat automat intr-o noua pagina in care se vor afisa rezultatele.
Sunt afisate documentele aduse online cu success, numarul total de documente care au fost procesate si lista cu
documentele care nu au putut fi aduse online cu urmatoarele informatii: identificator metadata si descrierea erorii
survenite.

Stare re-semnare
Pentru evitarea compromiterii integritatii documentelor sau a informatiilor criptate, periodic toate aceste informatii
vor fi resemnate si recriptate.
Daca se doreste re-semnarea continutul arhivei se acceseaza Functii pe documente > Stare re-semnare si
se alege din lista de chei (administrata in Gestiune > Chei arhiva) cheia cu care doreste resemnarea.
Arhiva verifica faptul ca nu mai exista un proces de resemnare in curs.

Arhiva marcheaza cheia existenta ca si "cheie veche" si cheia aleasa ca si "cheie noua". In cursul procesului de
re-semnare, documentele care nu au fost inca resemnate se vor valida la extragere cu "cheia veche" iar celelalte
cu "cheia noua".
Arhiva trateaza toate documentele inserate dupa acest moment ca fiind din generatia de semnare noua
(semnandu-le cu cheia noua) si porneste procesul de re-semnare. Pe parcurs ce fiecare document este re-
semnat, acesta este marcat ca fiind din generatia noua de semnare.
Se vor resemna doar metadatele, referinta la partea publica a certificatului Utilizator Arhiva (sau Conector), hash-
ul documentului si Identificator Unic Document.
In caz ca un document a fost compromis Administratorul poate vizualiza lista documentelor cu semnatura invalida
si poate decide o resemnare fortata.
Pentru a vedea documentele care au semnatura invalida se face click pe link-ul Semnaturi invalide.
Folosind butonul Re-semneaza fortat documentele compromise vor fi re-semnate.

Daca exista un proces de re-semnare in curs nu se mai porneste altul.
Daca resemnarea este intrerupta de o eroare. Procesul de resemnare se auto-programeaza pentru a rula dupa o
perioada.
Procesul de re-semnare este pornit si la terminare lui va fi notificat Administratorul Arhivei. Tot la finalul procesului,
"cheia noua" va deveni cheia curenta a Arhivei.

Export
Selectand Functii pe documente > Export din meniul aplicatiei, puteti alege un numar de dosare/lucari sau
documente pe care doriti sa le exportati. Ele vor fi puse intr-o arhiva zip si protejate de o parola. Puteti folosi
aceasta facilitate pentru a trimite documente unei instante HISTORE din alta localitate.
Pentru ca gasi documentele de exportat va este pusa la dispozitie cautarea avansata.

Daca nu se introduce nici un criteriu de cautare atunci, dupa apasarea butounului Cauta vor fi afisate toate
dosarele si documentele din arhiva (fara a depasi valoarea din parametri aplicatie).
Pentru a alege un document sau dosar / lucrare spre a fi exportat se bifeaza casuta corespunzatoare. Pentru a
selecta mai multe documente printr-o singura bifa se poate folosi casuta prezenta in titlul tabelului pentru a
selecta toate documentele din pagina respectiva sau se poate bifa casuta selecteaza toate rezultatele pentru a
Optional puteti sa introduceti o parola pentru arhiva zip apoi apasati butonul Exporta.
Daca printre documentele selectate se gasesc si unele care nu sunt online atunci va fi afisat un mesaj si se vor
trimite trimite alerte de aducere online.
Dupa ce documentele sunt aduse online puteti reula procesul de export.
Locatia arhivei zip este cea stabilita in parametri aplicatiei.

Import
Folositi aceasta facilitate pentru a importa in arhiva documente primite de la o alta instalare HISTORE (aflata de
exemplu in alta localitate).
Selectati Functii pe documente > Import din meniul aplicatiei pentru a vedea arhivele disponibile pentru import.
Alegeti arhiva dorita, selectati departamentul in care doriti sa faceti importul si apsatai butonul Importa. Daca la
crearea arhivei (vezi Export) a fost furnizata o parola va fi necesar ca aceeasi parola sa o completati aici.
Observatie : Administratorul trebuie sa se asigure ca exista categorii de documente care au

acelasi Identificator ca cele de origine.Acest lucru este necesar pentru ca arhiva trebuie sa importe
documentele intr-o structura de categorii similara cu cea de origine iar aceasta verificare se face pe baza
Identificatorului.
Acelasi lucru este valabil si pentru formatul digital.

Mentenanta
In meniul Mentenanta sunt disponibile urmatoarele functii:
Copiere buffer offline

Backup
Trecere offline audit
Documente expirate invalide
Documente sterse

Copiere buffer offline
La umplerea Bufferului Offline Administratorul primeste o alerta care il instiinteaza ca trebuie sa mute documentele
mediu extern.
Se selecteaza Mentenanta > Copiere buffer offline pentru a incepe copierea din bufferul offline pe mediul de stoca
extern.
Se poate face o copiere a bufferului offline si fara a primi o alerta, atunci cand administratorul decide ca nu vrea sa m
astepte pana se umple bufferul ca sa mute documentele pe un mediu extern. Pentru aceasta se face click pe Setari
avansate.
Folosind butonul Interschimbare buffere se forteaza schimbarea prioritatii de umplere a buffer-elor si asfel cel care
offline poate fi scris pe un mediu extern, inainte ca el sa ajunga la dimensiunea maxima (15Gb)
Se introduce eticheta mediului de stocare extern; prima parte e etichetei este deja completata si nu poate fi editata.
Observatie: Administratorul poate copia bufferul offline manual (din afara aplicatiei) si in acest caz este disponibila o
Fisierele se copiaza manual. Bifand aceasta optiune sistemul este instruit sa stearga documentele din arhiva fara a
scrie pe mediul extern.
Arhiva verifica faptul ca nu mai exista in curs un proces de copiere offline sau un proces de re-semnare. Daca exista
proces in desfasurare, se afiseaza un mesaj de atentionare.
Arhiva porneste un process care actualizeaza metadatele pentru a indica copierea documentelor din bufferul offine p
mediul offline (disc UDO).
In cazul in care se gasesc date corupte, la sfarsitul procesului, administratorul este trimis la pagina cu semnaturi inva
unde i se va permite re-semnarea fortata a metadatelor.
Cand toate documentele au fost modificate fara probleme, se face click pe butonul Finalizeaza si dupa confirmare s
tot continutul bufferului offline inactiv.
Backup
Sistemul de arhiva electronica este auto-configurat la instalare sa execute un plan de backup al bazelor de date
menit sa asigure recuperarea usoara si completa a datelor in caz de urgenta. Acest plan include backup-uri
complete si diferentiale pentru bazele de date de metadate, de audit si master.
Sistemul ofera insa si posibilitatea de backup la cerere. Pentru aceasta navigati in meniu la Mentenanta >
Backup.
Va fi afisata pagina de mai sus, in care sunt vizibile ultimele backup-uri efectuate - fie manual, fie automat -
impreuna cu urmatoarele informatii:
Stare
Terminat cu succes / cu eroare, sau in curs de desfasurare .
Data pornire
Data la care a inceput procesul de backup.
Procent
Daca backup-ul este in desfasurare, indica gradul de completare; altfel, indica 100.
Eroare
Daca backup-ul a esuat, este afisata eroarea primita.
Utilizator
Indica utilizatorul care a pornit procesul de backup. Daca backup-ul a fost facut automat, este afisat
utilizatorul configurat la instalare.
Locatie
Calea fisierului care contine ultimul backup.
Motiv
Este "automatic" daca backup-ul s-a facut automat, altfel indica motivul specificat de utilizatorul care a
cerut backup-ul manual.
Exista doua butoane "Start Backup" in cadrul paginii care permit pornirea manuala a procesului de backup pentru
fiecare dintre cele doua baze de date. Sistemul va cere specificarea unui motiv pentru efectuarea de backup
manual. Backup-ul manual este intotdeauna un backup complet.

Trecere offline audit
Baza de date HistoreAudit va deveni tot mai mare pe masura ce aplicatia va fi utilizata. Pentru a ameliora
performanta, este bine sa se faca periodic o trecere offline a bazei de audit.
Pentru a efectua aceasta operatie, selectati Mentenanta > Trecere offline audit din meniu. Vi se va cere sa
introduceti o data. Toate inregistrarile din baza de audit mai vechi decat aceasta data vor fi salvate intr-un backup,
apoi sterse din aplicatie.
In functie de volumul datelor in baza HistoreAudit, trecerea offline de audit poate fi o operatie de durata. Progresul
operatiei este afisat in browser. Puteti inchide browser-ul si sa reveniti mai tarziu la pagina de trecere offline pe
audit pentru a urmari progresul, sau sa apasati butonul Reincarca pentru a urmari stadiul exact.
Cand procesul de trecere offline audit se va fi incheiat, vi se va cere sa introduceti o eticheta pentru mediul offline.
In acest moment se poate renunta la trecerea offline efectuand click pe butonul Anuleaza trecerea offline sau se
poate continua cu scrierea pe un mediu extern efectuand click pe butonul Confirma scrierea.
Va fi afisata si locatia unde s-a salvat backup-ul si puteti utiliza acest fisier pentru a restaura inregistrarile trecute
offline intr-o baza de date noua.
Dupa ce ati confirmat scrierea procesul de incheie.

Documente expirate invalide
Accesati Mentenanta > Documente expirate invalide.
Conform legii, documentele au o durata de viata specificata la inserarea acestora in arhiva.

In momentul expirarii unui document acesta este sters automat:
se sterg metadatele si semnaturile.

se sterge documentul daca este on-line.
Periodic, Arhiva parcurge metadatele tuturor documentelor din baza de date si verifica pentru fiecare daca
metadata [Data Expirare] este anterioara datei curente si elimina aceste documente din arhiva atât fizic cât
si orice informatie legata de existenta documentului în arhiva.
Procesul de stergere a documentelor expirate se ruleaza automat si periodic si proceseaza câte un numar
prestabilit de documente per rulare.

Documente sterse
Din interfata publica exista posibilitatea ca utilizatorii sa stearga documente. Documentele sterse pot fi readuse
online de catre administrator. In interfata de administrare se pot vedea documentele sterse accesand
Mentenanta> Documente sterse.
Dupa ce se selecteaza criteriile de cautare (la fel ca in pagina publica, cand se cauta un document) se apasa pe
butonul Cauta. Vor fi afisate toate documentele sterse care corespund criteriilor de cautare.
Pentru a alege un document spre a fi restaurat se bifeaza casuta corespunzatoare. Daca se bifeaza doar dosarul
spre a fi adus online vor fi aduse implicit si documentele continute de acel dosar. Daca se bifeaza un document
care face parte dintr-un dosar sters atunci va fi adus online implicit si dosarul (daca dosarul mai continea si alte
documente sterse dar care nu au fost bifate, ele vor ramane sterse).
Pentru a selecta mai multe documente printr-o singura bifa se poate folosi casuta prezenta in titlul tabelului, pentru
a selecta toate documentele din pagina respectiva sau se poate bifa casuta selecteaza toate rezultatele pentru a
Dupa ce au fost selectate documentele dorite se apasa butonul Restaureaza.
Documentele vor fi acum disponibile in locatia lor originala.

Rapoarte
Selectati Rapoarte din meniul aplicatiei pentru accesul la urmatoarele tipuri de rapoarte:
Vizualizare alerte
Date audit
Documente inserate
Documente extrase
Documente sterse
Cereri de aducere online

Vizualizare alerte
Pentru a vizualiza alertele, selectati Rapoarte > Vizualizare alerte din meniul aplicatiei.
Administratorul trebuie sa verifice periodic aceste alerte deoarece pot contine informatii utile.
Alertele mai vechi de o luna se sterg automat de un job Sql Server. Pentru a sterge manual una sau mai multe
alerte, selectati checkbox-ul corespunzator, apoi faceti click pe butonul Sterge. Vi se va cere sa confirmati
stergerea.

Date audit
Pentru a consulta datele din baza de date de audit, selectati optiunea Rapoarte > Date audit din meniul aplicatiei.
Apoi veti introduce intervalul calendaristic ale carui operatiuni doriti sa le consultati, tipul evenimentului,
utilizatorul precum si ordinea ascendenta sau descendenta.
Apasati butonul Genereaza raport pentru a afisa raportul.
Pentru a exporta raportul, alegeti unul din formatele disponibile (PDF, Excel, XML, csv, MHTML), apoi click pe
butonul Exporta raportul pentru a exporta intregul raport sau pe Exporta pagina pentru a exporta numai datele
din pagina curenta pe care o vizualizati pe ecran. In ambele cazuri vi se va cere sa salvati documentul exportat,
care poate fi apoi vizualizat cu o aplicatie corespunzatoare fiecarui format.
Documente inserate
Pentru a vizualiza lista operatiunilor de inserare de documente in aplicatie, selectati optiunea Rapoarte >
Documente inserate. Vi se va cere introducerea intervalului calendaristic si o ordinii de sortare. Puteti selecta
operatiunile pentru un anumit utilizator al aplicatiei, sau pentru toti.
Efectuati click pe butonul Genereaza raport pentru a vizualiza raportul.
Pentru a exporta raportul, alegeti un format din lista, apoi faceti click pe butonul Exporta raportul.

Documente extrase
Pentru a vizualiza lista operatiunilor de extragere de documente in aplicatie, selectati optiunea Rapoarte >
Documente extrase. Vi se va cere introducerea intervalului calendaristic si o ordinii de sortare. Puteti selecta

Cereri aducere online
Pentru a vizualiza lista cererilor de aducere online de documente in aplicatie, selectati optiunea Rapoarte >
Cereri aducere online. Vi se va cere introducerea intervalului calendaristic si o ordinii de sortare. Puteti selecta

Stare
Selectand optiunea Stare va fi afisata starea sistemului.
Aceasta este pagina care apare automat cand deschideti aplicatia.
Se poate observa gradul de umplere al bufferului offline.

Expresii validare
Atunci cand se defineste o metadata exista posibilitatea completarii campului Expresie validare cu o
expresie regulata (sau regex). O expresie regulata este o secventa de caractere cu rol de sablon. Ea se
construieste pe baza unei gramatici, la fel ca si un limbaj de programare.
Atunci cand in pagina publica, la completarea metadatelor, se introduce un sir de caractere intr-un camp
care foloseste o astfel de validare, acest sir va fi comparat cu expresia de validare si in cazul nepotrivirii se
afiseaza un mesaj.
Exemple
Metacaractere definite Exemple de

Model
potriviri
Caracter Semnificatie abc, abcdefg,
âbc
abc123, ...
^ Inceputul unui string.
abc, endsinabc,
$ Sfarsitul unui string. abc$
123abc, ...
. Orice caracter (exceptand \n newline)
abc, aac, acc,
| Lista de optiuni (SAU). a.c
adc, aec, ...
{...} Repetarea unui caracter de un numar precizat de ori. bill|ted ted, bill
[...] Set de caractere permise. ab{2}c abbc
(...) Grupare logica a unei parti din expresie. a[bB]c abc, aBc
* caracterul anterior, repetat de oricate ori. (abc){2} abcabc
+ caracterul anterior, repetat cel putin odata. ac, abc, abbc,
ab*c
? caracterul anterior, repetata cel mult odata. abbbc, ...
Caracter escape.Inaintea unuia dintre caracterele de mai sus, le abc, abbc,
\ ab+c
trasforma in caractere obisnuite. abbbc, ...
ab?c ac, abc
a\sc ac
Caractere escape
Caracter
Descriere
escape
caractere
Caracterele altele decat . $ ^ { [ ( | ) ] } * + ? \ raman aceleasi.
obisnuite
\a emite un sunet (alarm) \u0007.
backspace \u0008 daca este intre []; altfel marcheaza sfarsit de cuvant (intre caracterele
\b
\w si \W).
\t tab \u0009.
\r carriage return \u000D.
\v tab vertical \u000B.
\f form feed \u000C.
\n new line \u000A.
\e escape \u001B.
Un caracter ASCII ca octal (pana la 3 cifre). De exemplu, caracterul \040 reprezinta un
\040
space.
\x20 Un caracter ASCII folosind reprezentarea hexazecimala (exact doua cifre).
\cC Un caracter de control ASCII; de exemplu \cC este control-C.
\u0020 Un caracter Unicode folosind o reprezentare hexazecimala (exact patru cifre).
Caracterul respectiv, cand este urmat de un caracter care nu este recunoscut ca un
\*
ecape caracter. De exemplu, \* este acelasi cu \x2A.
Clase de caractere
Clasa
Descriere
caracter
. Orice caracter cu exceptia \n.
[aeiou] Oricare dintre caracterele specificate.
[âeiou] Orice caracter mai putin dintre cele specificare.
[0-9a-fA-F] (–) permite specificare unui interval.
\p{name} Orice caracter din clasa {name}. De exemplu, Ll, Nd, Z, IsGreek, IsBoxDrawing.
\P{name} Text care nu se gaseste in clasa {name}.
\w Orice cuvant. In cazuri particulare este echivalent cu [a-zA-Z_0-9].
\W Orice non-cuvant. In cazuri particulare este echivalent cu [â-zA-Z_0-9].
Caracter spatiu (space, tab, linie noua). In cazuri particulare este echivalent cu [
\s
\f\n\r\t\v].
\S Caracter non-spatiu. In cazuri particulare este echivalent cu [^ \f\n\r\t\v].
Orice numar 0-9. Echivalent cu \p{Nd} pentru Unicode si [0-9] pentru non-Unicode,
\d
comportament ECMAScript.
Orice numar altul decat 0-9. Echivalent cu \P{Nd} pentru Unicode si [^0-9] pentru non-
\D
Unicode, comportament ECMAScript.
Sa incepem cu un exemplu simplu:

a.z
Aceasta expresie regulata se potriveste cu orice sir de caractere ce contine literele 'a' si 'z' intre care se
gaseste orice caracter -- dar unul singur (cu exceptia caracterului newline, deobicei), cum ar fi: "axz", "aaz",
"barza", dar nu "abcz".
Alte caractere insa au semnificatie speciala , si daca dorim ca expresia regulata sa se potriveasca cu acel
caracter, trebuie sa il citam. Aceasta se poate realiza prin plasarea unui backslash ( '\' ) in fata caracterului
respectiv. Expresiile regulate mai complexe se vor forma fie prin concatenare (scriere una dupa alta) fie cu
ajutorul operatorilor ce vor fi descrisi mai jos.
Prin concatenarea a doua expresii regulate rezulta o expresie regulata ce se va potrivi cu siruri de caractere
ce contin doua subsiruri adiacente ce se vor potrivi cu prima respectiv a doua expresie regulata.
O alta constructie care potriveste un singur caracter este o lista de caractere inchise intre paranteze drepte.
Aceasta expresie se va potrivi cu oricare din caracterele din lista. Astfel, expresia regulata compl[ei]ment
se va potrivi cu oricare din sirurile "complement", "compliment" sau "multumesc pentru complimentul
dumneavoastra". De asemenea se pot specifica intervale intregi ( considerind ordinea ASCII a
caracterelor) cu ajutorul cratimei:
[A-Za-z] reprezinta orice litera, mica sau mare.
Punctul (.) se potriveste cu orice caracter, unul singur ( mai putin caracterul newline , de obicei ).
Expresiile regulate formate cu caracterele ^ si $ sunt putin mai speciale, ele nu se potrivesc cu un sir de
caractere ci cu sirul vid de la inceputul si respectiv sfirsitul unui rind (sir). De exemplu ^turing$ se va potrivi
doar cu sirul "turing" (nu si cu "featuring" sau "turing ").
Sunt definiti o serie de operatori pentru a specifica repetitiile. Ei se aplica in dreapta unei expresii regulate ,
facand-o sa se potriveasca repetitiv: Operator Modificare adusa
* Potriveste de 0 sau mai multe ori
+ Potriveste de 1 sau mai multe ori
? Potriveste de 0 sau 1 ori
Parantezele rotunde se folosesc pentru a grupa expresiile regulate. Astfel, daca scriem ab* aceasta
semnifica un 'a' urmat de oricate 'b'-uri (inclusiv nici unul) ; dar daca scriem (ab)* operatorul * se aplica
grupului, semnificatia fiind 0 sau mai multe repetitii ale sirului de caractere "ab".
Un alt operator util este |, operatorul de alternare. Rezultatul lui este ca se va potrivi fie expresia regulata
din stanga, fie cea din dreapta:
ion (pozitiv)|(negativ)
se va potrivi fie cu "ion pozitiv" fie cu "ion negativ".
Iata cateva exemple de expresii regulate:
^07[0-9]{8}$
Verifica un numar de telefon mobil daca incepe cu '07' plus inca 8 cifre.
(19|20)\d\d[- /.](0[1-9]|1[012])[- /.](0[1-9]|[12][0-9]|3[01])

Verifica data in format yyyy-mm-dd intre 1900-01-01 si 2099-12-31, cu diferite tipuri de separatori.
^[1256]\d\d(0[1-9]|1[012])(0[1-9]|[12][0-9]|3[01])[0-9]{6}$
Verifica un CNP cu urmatoarele restrictii:
sirul are 13 cifre,

incepe cu 1,2,5 sau 6 (codul sexului),
an, luna, zi sunt valide.
\b[A-Z0-9._%+-]+@[A-Z0-9.-]+\.[A-Z]{2,4}\b
Verifica o adresa de email intr-un format foarte general care se potriveste 99% dintre adresela de email
existente.
Petru a scrie si testa propriile dumneavoastra expresii de validare puteti folosi un regex tester cum este
acesta link
Atentie: aceste expresii de validare sunt folosite in general pentru a identifica cele mai frecvente greseli la
introducerea anumitor informatii. Puteti rafina expresia astfel incat ea sa fie cat mai restrictiva dar acest
lucru necesita un efort care ar putea sa nu fie justificat.

Arhitectura SAE
Aceasta sectiune enumera o serie de concepte care ar trebui sa ajute la intelegerea diferitelor caracteristici
ale aplicatiei software, precum si solutiile propuse pentru cerintele de business ale clientului.
1. Solutia SAE poate fi vazut ca suma a doua parti:

a. Nucleul sistemului SAE, care consta în:
- baza de date;
- serverul pentru stocarea documentelor;
- mediul de stocare extern;
- API-ul (XML Web Services).
b. Componente suplimentare (includ dar nu se limiteaza la: pagina publica, pagina de
administrare, aplicatia de scanare, conectorul ECRIS, conectorul Registry, conectorul EVDET) care
se conectaza la nucleul SAE utilizând interfata Web Service
Nucleul sistemului gestioneaza functionarea interna SAE incluzand documente, metadatele lor,
drepturile de acces, job-uri pentru mentenanta. In acelasi timp, nucleul sistemului are sarcina de a
raspunde la diferite cereri ale utilizatorilor care sunt facute in numele lor de catre aplicatii externe prin
intermediul XML Web Services.
Cele doua parti ale sistemului pot fi dezvoltate independent dar sunt legate de versiunea unui “limbaj
comun” pe care trebuie sa il vorbeasca - schema de servicii Web XML.
2. Nucleul SAE utilizeaza o baze de date SQL Server pentru a stoca metadate si foloseste zona de
stocare de pe hard disk (sustinuta de filesystem) pentru a stoca in siguranta documentele in sine,
atunci cand sunt online (adica, nu au fost trimise inca pe un mediu offline pentru depozitare cum
sunt discurile UDO).
3. Documentele nou adaugate sunt initial online, acestea sunt salvate (criptat) pe serverul de
documente in timp ce o inregistrare a metadatelor este introdusa în baza de date.
4. Cand un document este arhivat, se zice ca este offline. Documentul in sine nu se va mai gasi pe
filesystem, ci numai pe mediul de stocare offline (disc UDO). Metadatele apartinand
documentelor vor ramane în baza de date impreuna cu informatii care indica eticheta mediului de
stocare offline pe care au fost mutate documentele.
5. Utilizatorii vor avea posibilitatea de a cauta si vizualiza metadate pentru documentele offline dar
nu pot vizualiza imediat si documentele in sine (deoarece acestea nu mai sunt online); în schimb,
o cerere de aducere online este generata automat si trimisa la administrator, care trebuie sa puna
la dispozitia SAE mediul de stocare offline pentru a se putea aduce de acolo documentul inapoi
online. Aducerea online a documentelor este o functie care se gaseste in interfata de administrare.
6. Toate documentele au o durata de viata (numarul de zile pentru care sunt pastrate in cadrul
sistemului) dupa care sunt eliminate in mod automat (metadatele lor si toate informatiile asociate
sunt eliminate din baza de date). Daca documentul a fost trimis offline, cand durata sa de viata
expira documentul in sine nu este eliminat de pe mediul offline pe care a fost scris. Durata de
viata este specificata atunci când documentul este adaugat SAE. Documentele pot fi adaugate si
cu o durata de viata nelimitata.
7. Principala entitate organizationala pentru SAE este categoria documentului. Un administrator
poate defini oricate categorii si sa le grupeze intr-o ierarhie (tree). Un document poate face parte
doar dintr-o categorie. Categoriile sunt, de asemenea, parte a modelului de securitate, un
administrator putand acorda drepturi de adugare/vizualizare pe o categorie, care apoi se propaga
la toate subcategoriile si documentele continute.
8. Categoriile sunt, de asemenea, utilizate pentru specificarea de metadate personalizate. Un
8.
administrator poate defini o lista de metadate (nume, tip de date, dimensiune), pentru orice
categorie; documentele adaugate in aceasta categorie vor trebui sa aiba valori specificate pentru
aceste metadate. Metadatele definite de utilizator pentru o categorie se vor propaga la toate
subcategoriile, ceea ce inseamna ca orice document de adaugat la o subcategorie va trebui sa
contina valori pentru de metadatele definite pentru categoria parinte. Vor fi definite diferite
subcategorii pentru diferite tipuri de documente (de ex: documente scanate, inregistrari audio,
inregistrari video, etc), cu metadate diferite pentru fiecare tip.
9. Documentele adaugate in SAE pot in orice moment sa fie marcate pentru arhivare (in scopul
mutarii lor pe un mediu de stocare offline). Documente care sunt marcate pentru arhivare sunt
copiate intr-o zona separata de pe disc. Aceasta zona este numita offline buffer si este conceput
ca o "sala de asteptare" pentru documente, inainte ca ele sa fie trimise pe un mediu de stocare
offline. Cand jumatate din offline buffer se umple, administratorul este notificat astfel incat el
poate copia aceste documente pe un mediu offline (disc UDO). Intre timp, SAE utilizeaza
cealalta jumatate pentru noile documente marcate pentru arhivare. Procesul de mutare este repetat
de fiecare data cand o jumatate din offline buffer este plina. Offline buffer este, de obicei, de
doua ori mai mare decat mediul de stocare offline (în cazul discurilor UDO, 2x15 GB) astfel
incat la fiecare mutare offline se va scrie un disc UDO.
10. Pentru ca sunt adaugate in continuu documente in SAE si spatiul de stocare online este limitat,
ori de cate ori este nevoie de spatiu suplimentar pentru a face loc documentelor noi, cele vechi
vor fi sterse. Acest proces implica stergerea numai a documentelor de pe disc si marcarea lor ca
offline în baza de date (metadate). Acest lucru este permis pentru ca ele au fost deja copiate pe
mediul offline (discuri UDO), intr-un proces separat.
11. EAS permite semnarea digitala a documentelor pentru a asigura non-repudierea (un utilizator nu
poate nega mai tarziu adaugarea unui document). Solutia software va include o Autoritate de
Certificare (CA) Windows Server 2003 impreuna cu instructiuni privind modul de generare de
certificate pentru utilizatori. Cu toate acestea, certificatele emise de orice Autoritate de
Certificare vor functiona cu conditia ca administrator sa configureaze SAE pentru a avea
incredere in respectiva CA (prin intermediul interfetei Web administrative). Administratorul are,
de asemenea, optiunea de a face obligatorie semnarea digitala folosind meniul de configurare din
pagina de administrare.
12. SAE foloseste si chei asimetrice ca sa semneze si sa verifice metadatele, pentru a realiza
integritatea datelor. Orice set de metadate este semnat de o cheie asimetrica SQL Server 2005 si
semnatura este verificata ori de câte ori documentul este solicitat de catre un utilizator. Aceasta
înseamna ca, daca cineva obtine acces la baza de date si opereaza modificari ale metadatelor prin
T-SQL, semnatura este invalidata si problema este raportata catre administrator. Pentru
integritatea documentelor este calculat un hash care este stocat ca metadata si orice modificare a
fisierului va invalida hash-ul, iar schimbarea hash-ului va invalida semnatura metadatelor
prezentata mai sus.
13. Accesul la documentele SAE este bazat pe roluri si sistemul poate accesa orice instalare de
Active Directory (AD) pentru a autentifica utilizatorii. O instalare AD va fi oferita pe serverul de
aplicatie din fiecare locatie; astfel, un administrator va utiliza unelte specifice AD din Windows
Server 2003 cu scopul de a acorda permisiuni pentru utilizatori. Permisiunile pot fi atribuite pe
categorii intregi sau pe documente individuale, utilizând interfata administrativa.
14. SAE permite adaugarea si gestionarea de foldere (dosare) in acelasi fel in care permite adaugarea
si gestionarea de documente. Un dosar este un container logic de documente (poate contine
14.
oricate documente).
Un dosar are in comun cu documentele urmatoarele proprietati:
Poate fi adaugat intr-o categorie de documente, si astfel metadatele personalizare (definite de

administrator) sunt atasate la acesta;
Se poate versiona; versiunile noi ale unui dosar si metadatele lui pot fi create intr-un mod similar
ca si pentru documentele normale;
I se poate atasa un document (fisier);
Permisiunile pot fi setate pe un folder in acelasi mod ca si pentru documente.
In acelasi timp exista urmatoarele diferente intre foldere si documente:
Un document poate fi legate de un folder (logic stabilit ca fiind parte din dosar) dar documentele
nu pot contine alte documente;
Orice permisiune stabilita pe un folder se aplica si pe orice document din acel folder;
Atasarea unui document (fisier) la un folder este optionala, nu obligatorie cum este in cazul
documentelor;
Marcarea unui dosar pentru arhivarea pe un mediu offline (disc UDO) marcheaza in mod automat
toate documentele din acel folder pentru arhivare.

Administrare HISTORE

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Administrare HISTORE

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

HISTORE administrare

In continuare este prezenta interfata de administrare a acestui sistem.

Copyright © 2008 Ascenta

1. Configurarea parametrilor generali ai aplicatiei

Pentru mai multe informatii:

2. Definirea autoritatilor de certificare si distribuirea certificatelor digitale

actiuni administrative - orice actiune accesibila administratorului care presupune modificarea

Certificatele digitale ce vor fi folosite trebuie instalate pe calculatoarele administratorilor si utilizatorilor

Instalarea se face astfel:

certificatul utilizator (cu cheia privata) se instaleaza in Personal Certificates;

Adaugare autoritate de certificare

3. Definirea utilizatorilor sistemului

HistoreAdmins, pentru administratorii Histore;

Pentru mai multe informatii:

5. Definirea volumelor de stocare pentru documente

un volum pentru documente

Pentru mai multe informatii:

1. posibilitatea de a controla accesul la documente / dosare / lucrari;

Pentru mai multe informatii:

8. Configurarea aplicatiei de scanare, adaugare metadate si arhivare

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Completati numele departamentului, de exemplu "primul departament" ca in imagine si adaugati o descriere

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Dupa adaugarea utilizatorilor doriti este necesar sa apasati butonul Salveaza.

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Setare permisiuni.

Pentru stergerea din lista a unui utilizator folositi butonul Sterge .

Copyright © 2008 Ascenta

Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Setare permisiuni.

Identificati dosarul/lucrarea sau documentul si faceti click pe .

Copyright © 2008 Ascenta

Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Modificare categorie.

Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Vizualizare metadate.

Folositi link-ul Adauga metadata.

Denumire - numele ales pentru aceasta metada; va fi afisat in pagina de utilizare;

Copyright © 2008 Ascenta

Pentru a seta o metadata ca fiind unica ea trebuie intai creata.

Odata ajuns la categoria dorita folositi link-ul Definire Metadate unice.

Va fi afisata lista cu metadatele corespunzatoare categoriei selectate.

Copyright © 2008 Ascenta

Tabel - tabelul creat in prealabil in baza de date;

Apasati butonul Adauga si alegeti certificatul cu care doriti sa semnati.

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Faceti click pe link-ul Adauga autoritate de certificare.

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Denumirea instalarii - numele institutiei dumneavoastra;

Copyright © 2008 Ascenta

Utilizatorul va fi selectat folosind butonul .

Copyright © 2008 Ascenta

Copyright © 2008 Ascenta

Selectati Functii pe documente > Mutare documente din meniul aplicatiei.

Copyright © 2008 Ascenta