CALCUL TABELAR ÎN PROBLEME ECONOMICE

INSTRUMENTE DE ANALIZĂ, SINTEZĂ ȘI GESTIUNE

CONTROLATĂ A DATELOR

INFORMATICĂ ECONOMICĂ CURS – ANUL 1

Conf. Dr. Gabriela MIRCEA
SCENARII

Noțiuni teoretice

Operaţiile care se pot realiza pe scenarii sunt:

crearea scenariului :

butonul New din fereastra Scenario Manager sub fila Data– Data Tools – What-If Analysis – Scenario
Manager

afişarea, modificarea sau ştergerea unui scenariu :

fereastră Scenario Manager sub fila Data – Data Tools – What-If Analysis – Scenario Manager, butoanele
Show , Edit , Delete

Ştergerea unui scenariu este definitivă.

 O societate comercială din domeniul construcţiilor doreşte să elaboreze mai
multe variante de buget, pentru a simula rata marjei nete a profitului
în condiţiile unei evoluţii optimiste şi pesimiste a elementelor din contul de
Exemplu
profit şi pierdere.

Se cunoaşte situaţia actuală (ca în Figura 3. 99).

Figura 4.11 Indicatori de performanță ai firmei (situația corectă)

 ETAPE DE REZOLVARE

1. Se activează managerul de scenarii prin fila Data – Data Tools – What-If Analysis – Scenario Manager;

Figura 4.12 Managerul de scenarii

2. Se alege butonul Add din fereastra apărută. În caseta Add Scenario se tastează numele scenariului în caseta
Scenario name – în cazul dat se tastează Optimist (vezi Figura 4.13);

Figura 4. 13 Editare scenariu

3. În caseta Changing cells – adică celule a căror valoare este permis să se modifice – se tastează referinţele
celulelor, deci parametrii care vor varia.

În cazul de faţă se vor modifica valorile pentru a putea obţine o marjă de profit optimist, deci celulele:
B2:B3,B5:B9,B11;

În zona Comment se pot insera comentarii care ne vor ajuta să ne reamintim ce anume am modificat pentru a
ajunge la valoarea dorită.

La final se apasă butonul OK. Se introduc valorile corespunzătoare scenariului optimist în caseta Scenario Values
după cum se poate observa în Figura 4.14.

Figura 4.14 Stabilirea valorilor celulelor conform scenariului

Pentru preluarea valorilor modificate se apasă apoi butonul OK;

Pentru a adăuga un nou scenariu se apasă butonul Add.

Se introduce cel de-al doilea scenariu (cu numele pesimist și evident valori care să conducă la o astfel de
situaţie) tastând numele acestuia în caseta Add Scenario şi completând valorile celulelor modificabile în caseta
Scenario Values.

În caseta de dialog Scenario Summary utilizatorul poate

preciza ce tip de raport doreşte a fi generat (Report type):

tip sinteză a scenariilor (Scenario summary);

tip tabelă pivot (PivotTable), în zona de rezultate a

simulării.
TABELUL DE IPOTEZE

Noțiuni teoretice

Tabelul de ipoteze (date) afişează rezultatele unor formule (funcţii) ce depind de unul sau 2 parametri
(argumente ale formulei, respectiv funcţiei).

Fereastra de dialog Data Table (tabel de date) apare din fila Data – Data Tools – What-If Analysis – Data
Table....

•Row input cell – arată argumentul funcţiei care variază pe linie şi conţine adresa argumentului din foaia
iniţială de aplicare a funcţiei;

•Column input cell – arată argumentul funcţiei care variază pe coloană şi conţine adresa argumentului
din foaia iniţială de aplicare a funcţiei.

! În mod obligatoriu – la fel şi la scenarii – se va selecta în prealabil o celulă care conţine o formulă de
calcul.
 Se cunosc datele pentru calcularea valorii unui depozit bancar (FV,
valoare viitoare) al unei companii.
Exemplu
Astfel, se va depune anual o sumă de 150.000, timp de 10 ani şi o rată a
dobânzii de 45%.

Figura 4.15 Tabel de variaţie bidimensional pentru simularea valorii unui depozit

Să se găsească tabelul de ipoteze cu valorile viitoare capitalizate, ştiind variaţiile:

perioadei de depunere ce scad la 2, 4, 6 şi ale ratei dobânzii la 33, 40 şi 50% pe an.
Se pleacă de la calcularea valorii viitoare altfel spus se returnează prin funcţia FV o valoare viitoare
economisită în condiţiile în care se va depune o sumă de 150000, timp de 10 ani şi o rată a dobânzii
de 45%.

Prin aplicarea opţiunii tabel se găseşte tabelul de simulare în care se iau în calcul variaţii ale perioadei
de depuneri ce scad la 2, 4, 6 şi variaţii ale ratei dobânzii între 33, 40 şi 50%, pe an.

La intersecţia liniei cu coloană se află valoarea viitoare corespondentă.

Opţiunea tabel are opţiuni cu următoarea semnificaţie:

• row input cell – arată argumentul funcţiei care variază pe linie şi conţine adresa argumentului
din foaia iniţială de aplicare a funcţie (în exemplul prezentat, celula C5);

• column input cell – arată argumentul funcţiei care variază pe coloană şi conţine adresa
argumentului din foaia iniţială de aplicare a funcţie (în exemplul prezentat, celula C4).
GOAL SEEK

Noțiuni teoretice

Goal Seek (Caută rezultat) permite găsirea unei valori specifice pentru o celulă (valoare) particulară prin
ajustarea valorii unei singure celule (o singură necunoscută).

fila Data – Data Tools – What-If Analysis – Goal Seek

• zona Set cell (celula ţintă) va conţine adresa formulei/funcţiei (celula) ale cărei rezultat dorim să se
modifice;

• zona To value (valoare ţintă) va conţine valoarea pe care trebuie să o egaleze (atingă) formula/funcţia
specificată în celula ţintă;

• zona By changing cell (prin modificarea celulei) va conţine celula (adresa) a cărei valoare se va modifica.

! Pentru a folosi Goal Seek, variabila care trebuie modificată (valoarea particulară de ajustat) trebuie să
fie obţinută în urma aplicării unei formule sau funcţii.
 Să se optimizeze rata rentabilităţii din exploatare degajată din rezultatele din
exploatare la valoarea cerută, funcţie de restricţiile impuse modelului de
optimizare:
Exemplu
se schimbă alte venituri din exploatare astfel încât rata rentabilităţii să fie de
100%.

Figura 4.16 Calculul veniturilor din exploatare pentru o rentabilitate de 100%

Se ajunge la fereastra Goal Seek şi se completează conform modelului, restricţiile impuse: celula ţintă este C19.

Valoarea la care trebuie sa se ajungă este 100% (1), iar celula a cărei valoare se va modifica (faţă de datele
iniţiale) este C8 adică alte venituri din exploatare.
După acţionarea butonului OK se va obţine rezultatul cerut:

Figura 4.17 Obţinerea rezultatului

SOLVER

Noțiuni teoretice

Solver se foloseşte pentru a găsi valoarea optimă pentru o celulă particulară (celula ţintă, target cell), prin
ajustarea valorilor unor celule diferite sau când se doreşte aplicarea unor limitări specifice uneia sau mai
multor valori implicate în calcul.
fila Data – Analysis – Solver

Figura 4.18 Fereastra Solver Parameters

Set target cell stabileşte câmpul ţintă;

 Equal to permite stabilirea valorii optime pentru celula ţintă cu variantele: Maximă (Maximize),
Minimă (Minimize) sau o valoarea fixă (Value of) care se tastează;

By changing cells – conţine adresele celulelor care vor fi modificate;

Subject to the constraints (Restricţii) – conţine reguli de constrângere altfel spus reguli care se
impun şi de care se va ţine cont la returnarea soluţiei.

Off ice – Excel options – Add-Ins – Solver Add-in – Go. . . bi fare Solver Add- In– OK
Pași în lucrul cu SOLVER

1. Se scrie problema; se alege opţiunea Solver din Data – Analysis – Solver ;

2. Se alege câmpul ţintă ce se specifică în zona Set target cell;

3. Se alege câmpul Equal to pentru a stabili valoarea optimă pentru celula ţintă, are variantele:
Maximă (Maximize), Minimă (Minimize) sau o valoarea fixă (VALUE) care se tastează;

4. Se alege câmpul By changing cells şi se indică celulele care se vor modifica pentru a obţine
valoarea ţintă;

5. Pentru a stabili o restricţie, se alege câmpul Cell references şi se specifică celula care conţine
formula pe care se bazează restricţia; în câmpul cu săgeată de derulare se stabileşte operatorul; în
ultima casetă de text se scrie valoarea restricţiei; se pot adăuga noi restricţii prin intermediul
butonului Add; restricţiile scrise vor apărea în zona Subject to the Constraints;

6. Se alege butonul Solver; va rezulta fereastra cu butonul Keep Solver Solution; Excel va insera
modificările în foaia de calcul.
 Să se optimizeze profitul net, indicator care arată performanţa financiară a
societăţii Confort S.A., în sensul maximizării acestuia.
Exemplu

Figura 4.19 Situația inițială a firmei Figura 4.20 Tabelul de pornire

Restricţiile impuse modelului de optimizare sunt: producţia minimă vândută să fie de 24000000 şi maximă
de 300000000, veniturile din vânzarea mărfurilor să fie cuprinse între 70000 şi 100000, veniturile din
dobânzi să fie egale cu 25000, cheltuielile privind dobânzile egale cu 750000, cheltuielile salariale să
reprezinte între 1/3 şi 1/4 din cifra de afaceri.
 Figura 4.21 Fereastra Solver (plus un ecran cu continuarea restricţiilor)

 Celula ţintă este B16;

 Valoarea la care trebuie să se ajungă este dată prin selectarea butonului radio Max din zona Equal to
adică este o valoare maximă;

 Se specifică celulele ce se vor modifica: B2, B3, B6, B11 adică producţia vândută, veniturile din
dobânzi, cheltuieli privind dobânzile;

 Apoi, în zona Subject to the Constraints (Restricţiile modelului) se completează ca şi în Figura 3. 109,
în funcţie de cerinţele problemei.
După acţionarea butonului Solver va apare rezultatul în foaia de calcul.

Figura 4.22 Obţinerea rezultatului aplicării Solverului

 APLICAŢIE PROPUSĂ 1 – Fie tabelul de mai jos:

Exemplu

Să se realizeze un scenariu optimist cu influenţă asupra ratei rentabilităţii modificându-se cheltuielile din
exploatare.

 Cât va fi noul cost unitar?

 Cu câte procente se va majora rata de rentabilitate?

 Să se determine pentru covrigi cu susan o rată a rentabilităţii 90% prin modificarea cheltuielilor cu
materii prime şi auxiliare şi a cheltuielilor privind mărfurile astfel încât cifra de afaceri şa fie situată în
intervalul 270-350.
 APLICAŢIE PROPUSĂ 2

Exemplu

O persoană doreşte contractarea unui credit de consum de la o bancă pe o perioadă de 6 ani, fiind dispus să
plătească lunar o rată cuprinsă între 550 lei şi 700 lei.

Dobânda percepută de bancă la creditele de consum este de 9.5%.

Realizăm variaţia valorii creditului în funcţie de durată astfel : (durata variază pe coloană)vom avea 7, 8,
9, 10.

Realizăm variaţia valorii ratei lunare pe care ar plăti-o clientul băncii (rata lunară variază pe linie) – 575,
600, 625, 650, 675 şi 700.
 APLICAŢIE PROPUSĂ 3

Exemplu

Un client doreşte să constituie un depozit în sumă de 50.000 lei, depunând în contul de economii lunar, o
sumă cuprinsă între 550 lei şi 650 lei, timp de maxim 10 ani.

Rata dobânzii bonificată de bancă pentru contul de economii este constantă, şi este în procent de 9%.

Restricţia impusă de bancă este ca suma depusă de client să fie aceeaşi în fiecare lună.

Pentru determinarea valorii unei sume de bani pe care clientul o va obţine în viitor, prin capitalizarea ratei
lunare pe care o va depune în contul de economii, vom folosi funcţia financiară FV.

Avem 2 variabile de modificat: durata depozitului şi plata lunară.

 APLICAŢIE PROPUSĂ 4

Exemplu Se cunosc datele despre activitatea financiară a unui salon de înfrumuseţare:

Să se optimizeze productivitatea muncii în sensul maximizării acesteia.

Restricțiile impuse modelului de optimizare sunt următoarele:

a) Cheltuielile cu achiziționarea produselor cosmetice să fie de minim 18000 lei și maxim 19000 lei;

b) Veniturile financiare să fie cuprinse între 39000 lei și 42000 lei;

c) Cheltuielile cu energia, apa și combustibilul să fie cuprinse între 8500 și 10000 lei.
TABELELE PIVOT

Noțiuni teoretice
Tabelul pivot permite combinarea şi compararea datelor pentru o analiză mai bună a
acestora.

Într-un tabel pivot toate datele depind de antetul liniei sau coloanei şi sunt dinamice, putând fi modificate
în funcţie de actualizările efectuate în tabelul sursă.

Putem afirma că un tabel pivot examinează datele din unghiuri diferite.

Exemplu

Figura 4.23 Vânzări dulciuri

Să se afişeze cantitatea vândută de dulciuri şi suma valorică a acestora, pe tipuri de dulciuri şi localitate
client.

În zonele unde nu există valori se va completa cu asterisc.

Tabelul pivot rezultat trebuie să arate ca în figura de mai jos:

Figura 4.24 Tabel pivot

Insert (Inserare) – Tables (Tabele) – Pivot table (Raportul PivotTable)

Figura 4.25 Fereastra de configurări iniţiale tabelă pivot

Apare fereastra Create PivotTable în care se alege butonul radio Select a table or a range; se va selecta
întregul tabel de la A1 până la J50.

Se alege butonul radio New Worksheet ceea ce înseamnă că se va crea tabelul cerut într-o nouă foaie de
calcul; dacă s-ar alege Existing workseet (foaia de calcul existentă) ar trebui specificată o locaţie din foaia de
calcul existentă prin precizarea unei singure celule vide.

Se apăsa butonul OK.

Va apărea figura de mai jos:

Figura 4.26 Constructorul de tabele pivot

Se aleg pe rând etichetele câmpurilor (Judet client, Localitate client, Tipuri de dulciuri) şi se glisează în
zona Drop field between areas below – zonă de glisare câmpuri (din panelul PivotTable field list)
astfel:
 Judet se trage în zona Report Filter (antetul raportului);

Localitate client în zona Colum labels (Câmpuri de coloană);

Tipuri de dulciuri în zona Row Labels (Câmpuri de rând).

Se obţine ecranul din figura de mai jos:

Figura 4.27 Formularea problemei

Mai departe se doreşte obţinerea sumei cantităţilor vândute pe fiecare tip de dulciuri şi pe fiecare
localitate, client şi suma valorii vânzărilor tot pe cele 2 categorii.

Se va proceda la tragerea (drag&drop) etichetelor celor 2 câmpuri în zona Values (Valori).

Se va obţine astfel:

Figura 4.28 Configurare valori agregate

Excel ataşează automat cele 2 câmpuri de însumare şi pe zona de Column.

Prin glisare le putem trece pe zona de linie obţinând următorul pivot:

Figura 4.29 Afişare informaţii agregate

Din cele 2 pivoturi observăm că valorile însumate nu s-au modificat în sumă ci numai ca şi mod de
prezentare.

Pentru a obţine steluţe în număr de 5 în celula care nu are valori se va proceda astfel: se va selecta o celulă
goală apoi din meniul contextual se va alege opţiunea PivotTable Options.

În zona Format din prima filă a ferestrei PivotTable Options se va selecta (bifa) caseta For empty
cells show (arată celule goale) şi se vor tasta 5 steluţe (asterisc).

Astfel se vor completa toate celulele vide.

Figura 4.30 Configurare afişare celule vide

Apare fereastra de mai jos, cu asterisc în celule fără valori:

Figura 4.31 Popularea celulelor necompletate cu asteriscuri

Pentru a putea să obţinem situaţia dinamic pe fiecare judeţ trebuie să lucrăm cu lista derulantă Judet.

În fereastra de mai sus, la poziţia Judeţ Client apare lista derulantă cu valoarea All,ceea ce înseamnă că
datele sunt sintetizate pentru toate judeţele.

Pentru a obţine situaţia numai pe judeţul Alba vom proceda astfel: vom derula lista ascunsă din câmpul
Judet Client, vom selecta numai Alba.

Figura 4.32 Iniţiere filtrare după judeţ

După acţionarea butonului OK se va obţine situaţia cerută numai pentru judeţul Alba:

Figura 4.33 Afişare rezultate filtrate

 Fie tabelul sursă prezentat la punctul anterior (Figura 4.23).
Să se afişeze numărul maxim şi minim de dulciuri vândute, pe tipuri şi pe
judeţe de distribuţie.
Exemplu Ulterior se va modifica tabelul dinamic, pe ani de distribuţie: 2008, apoi 2010.

Figura 4.23 Vânzări dulciuri Figura 4.34 Afişare cantităţi maxime şi minime vândute

Se alege din fila Insert – Tables – Pivot table.

Fereastra de configurări iniţiale tabelă pivot :

-fereastra Create PivotTable în care se alege butonul radio Select a table or a range;
-se va selecta întregul tabel de la A1 până la J50; butonul radio New Worksheet; OK.
- În fereastra apărută se aleg pe rând etichetele câmpurilor (Tipuri de dulciuri, Judet Client, Data de
distribuție) şi se glisează în zona drop din stânga foii de calcul astfel: Data de distribuţie se trage în zona
Report Filter; Judet client în zona Column labels, Tipuri de dulciuri în zona Row Labels.
Se obţine ecranul următor:

Figura 4.35 Configurări iniţiale tabelă pivot

Se adaugă mai departe câmpul Cantitate vândută de două ori, o dată pentru valori maxime şi a doua
oară pentru valori minime. Implicit va apare funcţia de agregare Sum.
 Figura 4.36 Adăugare cantitate vândută cumulat (implicit)

Se va selecta prima apariţie a Sum of cantitate vândută din zona Values.

Apoi, din meniul contextual apărut se va alege opţiunea Value Field Settings
(Setare valori pe câmpuri), după cum se observă în imaginea din dreapta.

În fereastra Value Field Setting se va alege din cadrul zonei Summarize Value
Field by funcţia Max.

Se vor repeta paşii pentru a doua apariţie Sum of cantitate vândută, precizându-se
de această dată funcţia Min.
Se va muta din zona Column Labels, Values, în zona Row
Labels.

Rezultatul va fi cel din Figura 4.37:

Am obţinut tabelul pivot cerut, însă cu data de distribuţie pe toţi anii.

Figura 4.37 Alegerea valorii maxime

Figura 4.38 Mutarea valorilor agregate de pe coloană pe linie

 Pentru a personaliza tabelul pivot numai pe anul 2008 se va alege din lista derulantă Data distributiei în
loc de valoarea All, valoarea 2008.

Pentru anul 2010 se va proceda similar.

Astfel vom obţine:

Figura 4.39 Cantităţi maxime şi minime pe fiecare tip de Figura 4.40 Cantităţi maxime şi minime pe fiecare tip de dulciuri
dulciuri vândute pe fiecare judeţ în 2008 vândute pe fiecare judeţ în 2010
 CONSOLIDAREA DATELOR

Noțiuni teoretice

Consolidarea „însumează” date din una sau mai multe surse de date (foi de calcul, registre diferite) şi le
plasează într-o nouă sursă (foi de calcul, registre).

Consolidare date - lansează o fereastră de dialog prin care se însumează datele dintr-o zonă sursă, care
poate fi foaia activă sau altă foaie din acelaşi registru sau din alt registru; rezultatul însumării se depune
într-o zonă care poate fi foaia activă sau altă foaie sau alt registru;

Data – Data Source – Consolidate (Sintetizare)

Figura 4.41 Fereastra de configurare pentru consolidarea datelor

Lista derulantă Function (Funcţii) oferă câteva funcţii predefinite, care se pot folosi la „consolidare”, cum ar fi
Sum, Min , Max etc.

Zona de text References permite selectarea celulei sursă de consolidat (una sau mai multe celule); se pot
specifica cel mult 255 de celule sursă de consolidat.

Butonul Delete perrmite eliminarea unei referinţe din lista de consolidare. Butonul Browse permite folosirea
unor celule pentru consolidare care se găsesc în foi sau registre de calcul ce nu sunt deschise.

Comutatoarele: Top row – dacă este selectat determină inserarea în foaia consolidată a liniei de antet
pentru celule referinţă;
– în caz contrar nu are niciun efect;

Left column – dacă este selectat determină inserarea în foaia consolidată a coloanei de antet
pentru celulele referinţă;
– în caz contrar nu are niciun efect.
 Fie următorul centralizator al vânzărilor pe filialele Alba, Oradea, Cluj, Baia
Mare şi Iaşi, pe anii 2007, 2008, 2009, 2010.

Să se realizeze situaţia centralizatoare a vânzărilor pe anii 2007-2010 obţinută prin

Exemplu însumare.

Într-o nouă foaie de calcul se va copia linia de antet

cu Filiala, Trimestru I, II, II, IV (A4:E4), respectiv
coloana Alba până la Iaşi (A5:A9).

Se va deschide fereastra Consolidate în care se vor

completa zonele:

Function – alegerea din lista derulantă a

operaţiei SUM;

References – se va selecta din foaia iniţială

de la B5 la E9 datele pentru anul 2007; se va
apăsa butonul Add. Se vor selecta la fel datele
pentru anii 2008, 2009 respectiv 2010.

După fiecare selectare se va acţiona butonul Add.

La final se va acţiona butonul OK.

Figura 4.42 Centralizator vânzări
 Va apare fereastra din Figura 4.43.

Pentru a obţine media vânzărilor pe anii 2007-2010 se va proceda analog, doar că în zona Function se va
alege din lista derulantă funcţia Average (Medie).

Rezultatul va fi cel din Figura 4.44 .

Figura 4.43 Centralizator vânzări pe filiale şi trimestre în perioada Figura 4.44 Media vânzărilor pe filiale şi trimestre în perioada 2007 -
2007 - 2010 2010
 APLICAŢIE PROPUSĂ 5

Fie tabelul de mai jos:

Exemplu

1. Să se realizeze tabelul pivot în care să se evidenţieze valoarea maximă şi minimă a vânzărilor pe

fiecare agent de distribuţie şi pe client.

2. Să se realizeze tabelul pivot în care să se evidenţieze suma cantităţilor vândute pe denumire produs şi
pe oraş de distribuţie cu evoluţia dinamică pe agent de distribuţie.
 APLICAŢIE PROPUSĂ 6

Exemplu Fie următorul centralizator al vânzărilor pe filialele Alba, Oradea, Cluj, Baia
Mare şi Iaşi, pe anii 2007, 2008, 2009.

Să se obţină un centralizator al valorii

vânzărilor, maxime respectiv minime, pe
fiecare judeţ pe anii 2007-2008.
SUBTOTALURI

Noțiuni teoretice

Deşi denumirea sugerează numai realizarea operaţiei de adunare asupra datelor, subtotalurile se pot
referi şi la: numărarea înregistrărilor dintr-o listă, la aflarea minimului sau maximului dintr-o listă, la
estimarea dispersiei pentru o populaţie etc.

Înainte de a putea utiliza un subtotal pe o listă aceasta trebuie sortată după câmpul sau câmpurile în funcţie
de care va fi efectuată sinteza. Fereastra Subtotals (subtotaluri) conţine următoarele opţiuni:

 At each change in - conţine elementul pentru care se doreşte realizarea subtotalului;

 Use Function – funcţia de însumare pe baza tipului datei din coloana selectată mai sus;

 Add subtotals – alegerea valorilor de însumat (Nume);

 Replace – înlocuieşte subtotalurile curente;

 Page break – inserarea unui sfârşit de pagină între grupurile de subtotal;

 Summary – datele de subtotal şi totalul general apar sub elementele însumate şi la finalul listei;

 Remove ALL – eliminarea subtotalurilor din listă.

 Fie lista de mai jos:

Exemplu

Figura 4.45 Vizite agenţi

Să se realizeze un subtotal al numărului de vizite realizate zilnic de cei 3 agenţi, al timpului alocat
acestora şi al timpului petrecut la birou.

Rezolvare:

1. Se va efectua sortarea listei după câmpul Nume reprezentant prin Data – Sort&Filter– Nume
reprezentant

2. Se alege apoi din fila Data – Subtotals. Pe ecran va apare fereastra Subtotal.
În caseta At Each Change in se va selecta câmpul Nume reprezentant;

În caseta Use Function se va selecta tipul funcţiei Sum;

În caseta Add subtotal to se va bifa din lista de câmpuri afişate, numai câmpurile: numărul de vizite
realizate, timpul alocat vizitelor, timpul lucrat la birou.

Se va selecta caseta Replace Current Subtotals , ceea ce înseamnă că se vor înlocui eventualele
subtotaturi create pe lista cu cel care se va realiza acum.

În cazul în care nu se bifează caseta de dialog, va rămâne pe listă activ subtotalul creat anterior;

Nu se va selecta caseta Page break between groups, ceea ce înseamnă că nu se va adăuga un salt la
pagină nouă după fiecare grup (de nume de reprezentant); în caz contrar va apare câte o întrerupere de
pagină odată cu începerea unui nou grup;

Se va selecta caseta Summary Below Data pentru a introduce subtotalizarea sub fiecare grup; în cazul
în care nu este bifată se va adăuga subtotalul deasupra grupurilor;

Figura 4.46 Fereastra Subtotal

Va apare lista cu subtotalul cerut, ca și în figura de mai jos:

Figura 4.47 Subtotal pe nume agent

Să se şteargă subtotatul ataşat listei de la pasul de mai sus:

1. Se va poziţiona cursorul pe listă cu subtotal;

2. Din fila Data fereastra Subtotal se va apăsa butonul Remove All.

Efectul va fi revenirea la lista iniţială, precum se observă în Figura 4.49.

Figura 4.48 Eliminarea liniilor de Figura 4.49 Tabelul readus în stare iniţială
subtotal
Realizarea de SUBTOTALURI MULTIPLE pe o listă

Să se stabilească valoarea maximă a vânzărilor realizate zilnic pentru fiecare zi, pe fiecare reprezentant.

Realizarea subtotalului va începe cu operaţia de sortare după cele 2 câmpuri: Data şi Nume reprezentant.

Tabelul sortat astfel va arăta ca cel din ecranul de mai jos:

Se va completa fereastra Subtotal cu informaţiile din Figura 4.51 , mai exact se va realiza primul
subtotal după câmpul Data.

Figura 4.50 Tabel sortat după două criterii

Figura 4.51 Realizare subtotal după criteriul principal

Se va relua operaţia de subtotalizare pentru al doilea câmp, Nume reprezentant.

Se va completa o nouă fereastră de subtotal (Figura 4.52), dar acum se va deselecta opţiunea Replace current
subtotals.

Rezultatul subtotalului multiplu va arăta ca şi în Figura 4.53:

Figura 4.53 Subtotal multiplu

Figura 4.52 Realizare subtotal după
criteriul secundar
 APLICAŢIE PROPUSĂ 6

Să se completeze următorul tabel cu 10 linii (folosind modelul).

Exemplu

1. Să se realizeze un subtotal prin care să se numere cantitatea vândută de fiecare agent de vânzare.

2. Să se realizeze un subtotal prin care să se stabilească valoarea maximă adusă de un agent de vânzare
pe clasificare produs.
VALIDĂRI DE DATE

Noțiuni teoretice

Validarea datelor reprezintă operaţia prin care se limitează greşelile de introducere a

datelor de la tastatură (nu şi prin copiere).

Se stabilesc condiţii pentru valorile tastate care se refera la: tipul datelor introduse (cifre, litere,
lungimea lor, formatul de introducere date calendaristice, anumite valori în funcţie de valorile din alte
celule etc.).

! În operaţiune cu baze de date corectitudinea introducerii acestora este esenţială. Operaţia

poartă numele de validare a datelor.

În Excel se realizează prin fila Data, grupul Tools opţiunea Validation .

Rezultă o fereastră de dialog, care oferă trei etichete:

1. Settings – setarea unei reguli;

2. Input Message– mesaj la introducerea datei în celula respectivă;

3. Error Alert – Mesaj în caz de introducere valoare eronată.

Opţiunile ferestrei Settings au următoarea semnificaţie:

 câmpul Allow permite stabilirea tipului de dată pentru care se va efectua (sau asupra căruia) validarea

 lista derulantă Data stabileşte un operator relaţional care va crea relaţia între valoarea tastată în celula
supusă validării şi valorile minime şi maxime tastate în zonele cu acelaşi nume;

 câmpurile Minimum şi Maximum permit atribuirea unei valori minime şi maxime pentru categoriile
de date enumerate mai sus, reprezentând valori ca limite sau număr maxim de caractere pentru cazul Text
length.

Fereastra Input message permite ataşarea unui comentariu celulei(lor) supuse validării; acest comentariu
va fi vizibil pe ecran atâta timp cât cursorul se găseşte în celula de validat.
Ataşarea mesajului se realizează astfel:

 Bifăm Show input message when cell is selected;

 Title permite tastarea unui titlu aferent comentariului;
 Input message permite tastarea comentariului.

Opţiunile din fereastra Error Alert permit afişarea unui mesaj de atenţionare la tastarea unei valori eronate
în celula validată dacă comutatorul Show error alert este selectat.

Apoi se va stabili tipul de măsură ce se va lua în cazul unei tastări de valori necuprinsă în intervalul stabilit
prin eticheta Settings, sau încalcă orice altă regulă definită acolo.

Tipul (stilul sau gravitatea erorii) poate fi:

 Stop caz în care răspunsul calculatorului va fi Retry, oferă posibilitatea reintroducerii valorii
corecte sau Cancel, abandonarea introducerii unei valori în celula respectivă,

 Warning caz în care răspunsul calculatorului va fi: YES, se acceptă valoare introdusă chiar dacă
nu corespunde intervalului specificat; NO, nu se acceptă valoarea şi trebuie tastată cea corectă sau
Cancel, se abandonează momentat tastarea unei valori în celula respectivă.

 Information, caz în care doar se informează utilizatorul că s-a tastat o valoare eronată şi se şi
acceptă valoarea respectivă.

Aceste mesaje apar pe lângă mesajul ce poate fi introdus în zona Error message şi pe lângă titlul
mesajului din zona Title.
 Pentru a putea completa corect tabelul de mai jos se vor realiza validări în
prealabil pe coloana Agent Vanzari, astfel încât să se permită texte de lungime
maximă: 35 de caractere.
Exemplu

Figura 4.54 Tabel iniţial

Rezolvare:

Validare de tip Text length (lungime text)

Se selectează coloana ce trebuie validată. Se alege din fila Data – Data Tools – Data Validation.
 Figura 4.55 Setare regulă introducere date

În fila Settings se alege din campul Allow valoarea Text Length;

În câmpul Data se va alege opţiunea less than or equal iar în câmpul maximum se va tasta 35 adică –
se vor putea introduce numai şiruri de text de cel mult 35 de caractere.
În caz contrar va apare un mesaj de eroare ca şi în ecranul de mai jos:

Figura 4.56 Apariţia mesajului de eroare la depăşirea numărului de caractere

Există posibilitatea de a reintroduce caracterele cu respectarea condiţiilor de validare apăsând butonul Retry.

La apăsarea butonului Cancel caracterele introduse vor fi anulate.

Se poate stabili propriul mesaj de eroare (un mesaj personalizat) prin fila Error Alert:

Figura 4.57 Configurare mesaj de eroare

În câmpul Style se alege opţiunea Stop ce determină reintroducerea caracterelor în caz de eroare sau
oprirea tastării în caz de ne-introducere corectă;

În câmpul Title se tastează numele pe care caseta de dialog îl va lua: în exemplul nostru este „Eroare”;

În câmpul Error message se tastează mesajul care va fi afişa pe ecran în cazul în care condiţia nu este
îndeplinită (în exemplul nostru tastăm mai mult de 35 de caractere); mesajul tastat de noi este : „Tastaţi
maxim 35 de caractere”.
 Figura 4.58 Apariţia mesajului de eroare

Information permite acceptarea caracterelor care nu respectă condiţia prin butonul OK sau renunţarea la
valorile tastate incorect prin Cancel.

Fila Input Message permite afişarea unui mesaj informativ atunci când sunteţi poziţionaţi pe o celulă
validată.
Pentru a putea introduce valori corecte în tabelul de mai jos se vor realiza validări asupra câmpurilor Data
de distributie respectiv Judet Client.

Coloana Judet Client se completează cu valori preluate dintr-o lista derulantă ce conţine valori: Alba,
Mureş, Sibiu.

Rezolvare: Se selectează coloana ce trebuie validată. Se alege din fila Data – Data Tools – Data
Validation. Apare fereastra cu acelaşi nume, figura de jos:

Exemplu

Figura 4.59 Fereastra Data Validation

În fila Settings se alege din câmpul Allow valoarea List;

În câmpul Data nu se alege nimic; este şi inactiv;

În caseta Source se tastează valorile listei separate prin virgulă şi anume: Alba, Mureş, Sibiu.
În fila Input Message se tastează în zona Title textul „Tastare” iar în zona Input message textul: Alba,
Sibiu, Mureş.

Figura 4.60 Configurare mesaj de întâmpinare

Figura 4.61 Afişare mesaj introducere în cazul listelor

În fila Error Alert se alege din caseta Style valoarea Stop.

În zona Title se va tasta Eroare iar în zona Error Message se vor tasta „Selectati din lista derulanta !
Nu tastati!”, adică nu se pot introduce alte valori decât cele trei nume de judeţe din listă.

În încercarea de tastare a unei alte denumiri în câmpul Judet Client va aparea un mesaj de eroare de care
vom trece numai daca vom selecta o valoare corectă.

Figura 4.62 Definire mesaj de eroare Figura 4.63Afişare mesaj de introducere, comentariu
 Se va valida coloana Data de distributie. Ea va cuprinde valori între 01.10.2009 şi
01.02.2011

Rezolvare: Se selectează coloana ce trebuie validată.

Exemplu
Se alege din fila Data – Data Tools – Data Validation

În fila Settings se alege din câmpul Allow valoarea

Date;

În câmpul Data se va alege opţiunea between (cuprins

între);

În zona Start date (valoarea de început a intervalului) se

va tasta valoarea 01/10/2009;

În zona End date (valoarea de final a intervalului) se va

tasta data 01/02/2011. Figura 4.64 Setarea limitelor unei perioade de timp
În fila Input Message se tastează în zona Title textul Data de tastare; în zona Input message textul:
01.10.2009 şi 01.02.2011. Astfel, la tastarea unei valori în câmpul Data de distributie va apare mesajul ca
şi în figura de mai jos:

Figura 4.64 Mesaj de întâmpinare

În fila Error Alert se alege din caseta Style valoarea Stop; în zona Title se va tasta Eroare, iar în zona
Error Message se va tasta textul: „tastaţi data în intervalul cerut”.

Figura 4.65 Definire mesaj de eroare

În încercarea de tastare a unei alte valori în câmpul Data de distributie va apare un mesaj de eroare de care vom
trece numai dacă vom tasta valoarea corectă.

Figura 4.67 Afişare mesaj de eroare

 APLICAŢIE PROPUSĂ 7

Să se completeze următorul tabel cu 5 linii

Exemplu

a. Pe coloana cantitate vândută să nu fie posibil să se introducă o valoare mai mică de 10.

b. Intrările de şiruri de caractere în celulele din cadrul coloanei Categorie de dulciuri vor avea
dimensiunea minimă de 5 caractere şi dimensiunea maximă de 20 de caractere.

c. Faceţi o validare de tip list asupra coloanei Judet client.

d. Faceţi o validare de tip date asupra coloanei Data de distribuţie.

Pentru a putea completa corect tabelul de mai jos, se vor realiza validări pe coloana Nr. Factura ce
vor permite introducere de valori întregi cuprinse între 2000 şi 4444, iar pe coloana Agent vanzari,
astfel încât să se permită texte de lungime maximă de 35 de caractere.
PROTEJAREA DATELOR ȘI A FOILOR DE CALCUL

Noțiuni teoretice

Protejarea presupune prevenirea editării (modificării, ştergerii) unei foi de calcul, a unui registru, sau
doar a anumitor celule dintr-o foaie de calcul.

În cazul în care se doreşte protejarea anumitor celule dintr-o foaie de calcul împotriva modificărilor
neautorizate, acele celule vor trebui întâi blocate prin formatarea cu opţiunea Locked (Blocate), şi abia apoi
se va putea stabili protecţia foii de calcul, eventual cu parolă.

Excel permite blocarea unor celule împotriva editărilor neautorizate, cât şi protejarea unui registru de
lucru.

Pentru a bloca unele celule împotriva editărilor neautorizate, se selectează celulele care vor fi blocate
din fila Home – Alignment – Format Cells – Protection.

În fila Protection din cadrul ferestrei apărute, bifaţi căsuţa de validare Locked.

Figura 4.68 Protejare celule

O măsură de securitate a foilor de calcul constă în adăugarea unei parole în faza de salvare a fişierului prin
opţiunea Save As.

În fereastra aferentă se alege lista derulantă Tools, de unde selectăm General Options.

În fereastra cu acelaşi nume se poate adăuga o parolă cerută la fiecare deschidere: Password to
open (Parolă la deschidere).

Parola tastată va apărea sub forma de asterisc.

După acţionarea butonului OK parola trebuie reconfirmată în fereastra Confirm Password.

Figura 4.69 Fereastra General options

Pentru un nivel suplimentar de securitate se poate tasta o parolă şi pentru permisiunea modificării foii de
calcul.

Parola se tastează în zona Password to modify.

Protejarea unei foi de calcul este rezultatul acţiunii parolei care se ataşează foii de calcul prin fereastra
Protect Sheet, apărută din fila Review – Changes – Protect Sheet.

Pe o foaie de calcul protejată cu parolă se pot permite sau interzice o serie de operaţii specifice Excel,
cum ar fi: formatarea celulelor, formatarea coloanelor şi liniilor, ştergere coloane şi linii, interogare date
prin autofiltrare, utilizarea oricăror comenzi pentru a sorta date, utilizarea filtrului automat etc., în
funcţie de bifarea sau debifarea casetei corespunzătoare din fereastra Protect Sheet.

Figura 4.70 Fereastra Protect Sheet

 Să se protejeze într-o foaie de calcul grupul de celule de la A1 la D1.

Parola pentru protejare va fi „a1”.

Exemplu

Figura 4.71 Iniţiere protejare zonă de celule

1. Home – Alignment – Format Cells – Protection. În fila Protection din caseta Format Cells
bifaţi căsuţa de validare Locked. După cum arată şi mesajul, trebuie protejată şi foaia de calcul.

2. Pentru a proteja foaia de calcul se va tasta parola „a1” în zona Password to unprotect sheet din fila
Review – Changes – Protect Sheet. Se va reconfirma parola.
 Figura 4.72 Iniţiere protejare zonă de celule

3. Se va bifa caseta Selected locked cells, aceasta înseamnă că indicatorul de celulă se poate muta în
celulele blocate.

Se va bifa şi caseta Select unlocked cells, ceea ce înseamnă că li se permite utilizatorilor să selecteze
celulele neblocate şi pot să apese tasta Tab pentru a se deplasa între celulele neblocate dintr-o foaie de
lucru.
 Să se protejeze o foaie de calcul cu parola „Deschis” cu permisiunea
citirii tabelului.
Exemplu

Figura 4.73 Iniţiere protejare zonă de celule

Rezolvare:

Se alege din fereastra de salvare a foii de calcul lista derulantă Tools – General options.

În fereastra apărută se va tasta o parolă în zona Password to open (Parolă la deschidere).

Parola „Deschis” tastată va apărea sub formă de asteriscuri.

După acţionarea butonului Ok parola trebuie reconfirmată în fereastra Confirm Password. Se finalizează
operaţiunea de salvare.
 APLICAŢIE PROPUSĂ 8

Exemplu

Să se protejeze o foaie de calcul ce conţine un scenariu (se poate utiliza o foaie de calcul de la Scenarii) cu
parola „Scenariu”.

Să se permită modificarea scenariului existent. Să se protejeze o foaie de calcul cu parola „Filtrare”,

care să permită filtrarea automată.
FACILITĂȚI DE IMPORT - EXPORT

Noțiuni teoretice

Datorită existenţei unui număr mare de programe, a apărut necesitatea importării sau exportării din, respectiv,
în alt program.

Pentru a importa un fişier care are alt format decât cel implicit, suportat de Excel în general se foloseşte în
opţiunea Open, unde se stabileşte tipul de fişier ce va fi importat.

Pentru a exporta un fişier în formatul cerut de alt program, se intervine în opţiunea de salvare a fişierului
de exportat.

Importul de date în Excel se realizează prin grupul Data – Get external Data. Tipurile de surse de date
ce pot fi importate în Excel sunt: pagini web, fişiere text, baze de date SQL Server, fişiere XML, cuburi cu
date multidimensionale, orice surse ce suportă standardul ODBC sau OLE DB.
 IMPORTUL DE DATE DIN OUTLOOK

Să se realizeze importul informaţiilor din agenda de contacte a utilitarului

Exemplu Microsoft Office Outlook.

Din meniul File al Outlook accesaţi opţiunea Import and Export...

Import and Export Wizzard opţiunea Export to a file şi accesaţi butonul Next.

În caseta Export to a file, secţiunea Create a file of type alegeţi opţiunea Microsoft Excel 97-2003 şi daţi clic
pe butonul Next.

Introduceţi denumirea sub care doriţi să salvaţi aceste contacte – exemplu ContacteEcon şi din nou avansaţi
prin accesarea butonului Next.

În cazul în care se doreşte o anumită locaţie pe disc a fişierului exportat, accesaţi butonul Browse... şi alegeţi
folderul corespunzător.

Accesaţi butonul Map Custom Fields pentru a indica exact denumirea sub care se va salva fiecare câmp în
fişierul Excel.
 IMPORTUL DE DATE DIN ACCESS

Să se importe tabelul Excursii din Access, care are structura de mai jos:

Exemplu

Poziţionaţi-vă în Excel într-o foaie nouă, apoi accesaţi Get External Data – From Access.

Se selectează baza de date care conţine tabelul cerut (de pe un suport). Se alege apoi tabelul (sau interogarea) care
conţine datele ce trebuie importate.

Stabilirea modului în care vor fi reprezentate datele se realizează în fereastra ImportData, prin selectarea
butonului radio corespunzător, după cum urmează:
 tabel simplu – Table, raport de tip pivot – PivotTable Report, tabel pivot cu grafic asociat – PivotChart
and PivotTable Report. Se stabileşte şi locaţia importului prin butoanele radio Existing Worksheet,
respectiv New.
 Figura 4.74 Fereastra de import date

După acţionarea butonului OK va apare tabelul importat.

Figura 4.75 Tabel importat în Excel din Access

 IMPORTUL DE DATE DIN HTML

Să se importe pagina principală a FEAA ,

Exemplu

Figura 4.76 Iniţiere import pagini web

În fereastra web apărută tastăm www.google.ro şi căutăm „FEAA”, sau varianta directă: în fereastra
web deschisă vom introduce adresa de internet (URL) a paginii pe care dorim să o importăm.

Odată ce pagina este încărcată, putem selecta tabelul folosind butoanele în formă de săgeată. În
momentul în care am selectat tabelul, apăsam pe butonul Import.

Excel-ul ne va cere să confirmăm unde să importe datele: în foaia de calcul curentă sau într-una nouă.

Datele vor fi importate în Excel folosind aceeaşi formatare de tabel care există în pagina web.

Figura 4.77 Confirmare locaţie import

 APLICAŢIE PROPUSĂ 9

Să se exporte tabelul de mai jos – conţinând datele de contact ale unor părinţi –
Exemplu dintr-un fişier Excel în cadrul agendei Outlook.

În fişierul Excel alegeţi opţiunea Save as… şi salvaţi fişierul cu denumirea dorită – de exemplu
„contacte_parinti”, iar pentru tipul de format dorit alegeţi din lista derulantă Save as type, opţiunea
„Excel 97-2003 Workbook”.

Deschideţi utilitarul Outlook. Alegeţi din meniul File opţiunea Import and Export.

În cadrul ferestrei de asistenţă alegeţi opţiunea Import from another program or file şi accesaţi butonul
Next.

Alegeţi Microsoft Excel 97-2003 şi avansaţi dând clic pe butonul Next.

Alegeţi din dosar fişierul „contacte_parinti.xls” şi accesaţi Next.

Alegeţi dosarul Contacts ca destinaţie a importului. Prin butonul Map Custom Fields se pot indica
câmpurile în care vor fi salvate datele. Daţi clic pe butonul Finish pentru a accepta datele importate.
 Să se exporte tabelul de mai jos într-o prezentare PowerPoint.

Se deschide PowerPoint – Insert – grupul Text – Object – Create from file –

Exemplu Browse– selectare fişier Excel din locaţia existentă.

După acţionarea butonului OK, în prezentarea curentă va apare tabelul Excel

cerut.

Figura 4.79 Localizarea sursei de date

Figura 4.78 Tabel Excel

Figura 4.80 Inserarea tabelului în cadrul prezentării