Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.

com Tel : 0722 64 00 17

7. EFECTUAREA CALCULELOR SIMPLE ÎN MS EXCEL

7.1. Utilizarea butonului AutoSum

Butonul AutoSum este folosit pentru însumarea rapidă a unui şir de date, astfel:
a) Executăm click pe o celulă aflată în partea de jos a unei coloane sau la capătul unei linii
b) Click pe butonul din bara de instrumente standard
c) Dacă celulele selectate automat sunt diferite de cele dorite de noi, tragem mouse-ul peste
celulele dorite
d) Apăsăm Enter.

7.2. Utilizarea opţiunii AutoCalculate pentru calcule rapide

Dacă dorim să efectuăm calcule rapide, fără ajutorul formuleor, putem utiliza opţiunea
AutoCalculate astfel:
a) Selectăm celulele pentru care dorim să aflăm suma, sau media, sau pe care vrem să le
numărăm (funcţia folosită este afişată în caseta AutoCalculate aflată pe bara de stare).
b) Dacă dorim să modificăm funcţia utilizată executăm click dreapta pe caseta AutoCalculate
şi selectăm o altă funcţie.
In figură puteţi observa modul de utilizare a casetei AutoCalculate.

Caseta
AutoCalculate

Lista de date selectată

Lista funcţiilor
disponibile

24
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

7.3. Scrierea formulelor

Pe lângă facilităţile rapide de calcul oferite de MS EXCEL, avem posibilitatea editării
propriilor formule.
Formulele simple implică operaţii aritmetice simple precum: adunarea +, scăderea – ,
înmulţirea *, împărţirea celulelor /, ridicarea la putere ^ ş.a.
Formulele complicate implică, pe lângă operaţiile simple şi utilizarea de funcţii
matematice (medie aritmetică, geometrică, deviaţie standard ş.a.)
Formulele pot fi aplicate celulelor din aceeaşi foaie de calcul, din foi diferite sau chiar
din registre de lucru diferite.
Important: toate formulele MS EXCEL încep cu semnul =
Pentru scrierea unei formule procedăm astfel:
a) In celula dorită tastăm semnul =
b) Pentru fiecare celulă ce intră în componenţa formulei efectuăm click, inserând de la
tastatură şi operatorii necesari (+, – , *, / etc)
c) Dacă în formulă sunt necesare celule din alte foi de calcul sau registre de lucru (fişiere
Excel) atunci efectuăm click pe acestea.

7.4. Editarea unei formule

Pentru aceasta se execută:
a) Dublu click pe celulă; adresele şi numele celulelor folosite în formulă se vor colora diferit,
putându-se uşor observa care sunt celulele la care se referă formula
b) Selectăm şi înlocuim ce dorim să modificăm astfel
 Pentru înlocuirea adresei unei celule cu a alteia o selectăm în formulă şi apoi
executăm click pe celula înlocuitoare
 Pentru înlocuirea unui domeniu executăm dublu click şi tragem mouse-ul
peste ambele adrese ca să le selectăm (adresa de început şi cea de sfârşit)
apoi, în foaia de calcul, tragem mouse-ul peste domeniul înlocuitor
 Pentru înlocuirea unei valori constante sau a unui operator aritmetic le
selectăm şi tastăm din nou valorile sau operatorii înlocuitori
In figură puteţi observa că celulele incluse în formulă sunt marcate diferit

25
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

7.5. Utilizarea AutoFill pentru copierea unei formule

Pentru aceasta procedăm după cum urmează:
a) Sriem două rânduri de date; spre exemplu cantitate şi preţ unitar
b) In cea de-a treia coloană vom calcula preţul total după formula cantitate x preţ unitar = preţ
total. Scriem acesată formulă doar în prima linie
c) Cu mouse-ul tragem în jos semnul +
d) Eliberăm butonul mouse-ului când am terminat de introdus formula.
Observaţie: Când scriem o formulă care utilizează adrese relative, aceste adrese se modifică
singure la copierea formulei, după cum se observă şi din figura ce urmează.
Dacă, în formulă, trebuie ca adresa uneia din celulele folosite să nu se modifice, atunci
folosim adresa ei absolută. Spre exemplu, în loc de = A1*C1, vom scrie $A$1*C1 – celula A1
va rămâne fixă la utilizarea AutoFill, adică la tragerea în jos cu mouse-ul în loc de A2*C2,
pentru linia a doua, formula va fi A1*C2.

Formula introdusă

Formula se
actualizează automat
pentru fiecare linie

7.6. Formule ce includ date din mai multe registre de calcul

Când avem nevoie să includem în formule adrese de celule din alte registre de calcul, cel
mai uşor este să deschidem aceste registre în aceeaşi fereastră.
Când registrul de lucru conţine formule ce includ adrese de celule din alte registre de
lucru (fişiere Excel), acesta se va numi registru de calcul dependent, iar la deschiderea
ulterioară a lui, vom fi întrebaţi dacă dorim să actualizăm informaţiile legate.

26
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

Avem două opţiuni:

a) Yes – şi formula va fi actualizată cu valorile din celelalte registre, chiar dacă acestea s-au
modificat
b) No – şi formula va afişa vechile valori, deci nu va fi actualizată.
c) Dacă deschidem registrele sursă în paralel cu registrul dependent, modificarea valorilor din
acestea va conduce automat la actualizarea valorilor formulei, fără a mai fi interogaţi despre
aceasta.
In figură se poate observa modul de scriere a unei formule ce utilizează adrese de celule din
registre diferite de lucru.

7.7. Auditul unei formule

In cazul formulelor complicate scrise mai demult, s-ar putea să fie nevoie să ne
reamintim modul în care au fost create. Pentru aceasta MS EXCEL pune la dispoziţia noastră
procedura de Audit a unei formule, care ne arată care sunt celulele folosite în formulă şi care
sunt celulele dependente de această formulă.
Pentru afişarea barei de instrumente pentru audit, în meniul Tools selectăm Auditing şi
apoi efectuăm click pe Show Auditing.

27
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

Pentru identificarea celulelor sursă ale unei formule procedăm astfel:

a) Click pe celula care conţine celula
b) în meniul Tools selectăm Auditing şi apoi efectuăm click pe Trace Precedents. Vom
vedea pe foia de calcul liniile care leagă celulele sursă de formulă, ca în figura de mai jos:

Bara de instrumente
pt.audit

Pentru identificarea celulelor dependente de o formulă procedăm astfel:

c) Click pe celula care conţine celula
d) în meniul Tools selectăm Auditing şi apoi efectuăm click pe Trace Dependents. Vom
vedea pe foia de calcul liniile care leagă celulele dependente de formulă, ca în figura de mai
jos:

28
Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

29
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

8. UTILIZAREA FUNCŢIILOR MS EXCEL

8.1. Scrierea unei formule care include funcţii

Procedăm astfel:
a) Click pe celula care va conţine funcţia
b) Click pe butonul
c) Click pe o categorie de funcţii şi dublu click pe funcţia dorită
d) In caseta Formula Palette vom executa click în caseta pentru argument şi citim informaţiile
ajutătoare afişate
e) Selectăm celula sau celulele ce vor forma argumentul funcţiei
f) Click pe OK
In figurile următoare sunt ilustrate casetele de dialog utilizate

Caseta Formula Palette

8.2. Funcţii uzuale

In tabelul următor sunt prezentate câteva funcţii utile:
Funcţia Acţiunea rezultată
SUM Adună valorile din domeniul selectat
MIN Găseşte valoarea minimă din domeniul selectat
MAX Găseşte valoarea maximă din domeniul selectat
AVERAGE Calculează media valorilor
COUNTIF Numără valorile care îndeplinesc o anumită condiţie
SUMIF Adună valorile care îndeplinesc o anumită condiţie
IF Afişează o valoare în funcţie de criteriul stabilit
PMT Calculează ratele de plată pentru un împrumut

30
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

Funcţia Acţiunea rezultată

LEFT şi RIGHT Intorc un anumit număr de caractere din stânga sau dreapta unei celule
CONCATENATE Uneşte valorile celulelor într-o singură celulă
NOW Afişează data şi ora curentă
TODAY Afişează data curentă
VLOOKUP şi Găsesc o valoare într-un tabel
HLOOKUP

8.3. Funcţia COUNTIF

Funcţia COUNTIF numără câte articole sunt dintr-un anumit produs. Spre exemplu,
dorim ca într-un tabel să afişăm de câte ori s-a achiziţionat un anumit reper
Paşii pentru aplicarea acestei funcţii sunt:
a) Click pe celula unde dorim să plasăm rezultatul

b) Click pe şi din lista de funcţii alegem COUNTIF

c) In caseta de dialog, în câmpul Range selectăm domeniul unde se va face numărarea
d) In caseta de dialog, în câmpul Criteria selectăm celula al cărei conţinut este identic cu cel
pentru care dorim să facem numărarea
e) Apăsăm OK
In figură este prezentat un exemplu privind numărarea reperului “planetare”, la baza
coloanei Reper.

31
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

8.4. Funcţia SUMIF

Această funcţie însumează doar valorile care satisfac o condiţie impusă. Lucrează
asemănător cu COUNTIF. Spre exemplu, dorim să însumăm toate valorile din câmpul Preţ
total pentru valoarea câmpului Reper= “planetare”.

Din figura de mai sus reţinem că:

 Range = domeniul căruia îi aparţine criteriul după care se face însumarea
 Criteria = criteriul după care se face însumarea
 Sum_range = domeniul pe care se execută însumarea
Observaţie: Criteriul de însumare este obligatoriu inclus în domeniul Range
In cazul nostru Range este domeniul ce include toate reperele (de la D2 la D16),
Criteria este “planetare”, adică D2, iar Sum_range este intervalul ce include valorile din
câmpul Preţ total, adică de la G2 la G16.
In cazul în care avem nevoie de mai multe criterii, putem folosi Conditional Sum
Wizard, astfel:
a) Din meniul Tools selectăm Wizard şi executăm click pe Conditional Sum
b) Selectăm domeniul pe care dorim să facem însumarea condiţionată şi facem click pe Next
c) Stabilim coloana de adunat şi criteriul; dacă sunt mai multe criterii, executăm click pe Add
Condition şi indicăm şi pe cel de-al doilea criteriu; executăm click pe Next

32
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

d) La pasul 3 putem alege să afişăm numai suma sau suma şi o etichetă

e) La paşii 4 şi 5 putem stabili unde să plasăm eticheta şi suma în foaia de calcul (se urmează
instrucţiunile din caseta de dialog); click Next
f) Click Finish
In figura de mai jos este ilustrată caseta de dialog de la Conditional Sum Wizard

Câmpul pe care
se efectuează
însumarea

Condiţia de
însumare

Lista condiţiilor
de însumare

8.5. Funcţia IF
Această funcţie determină valoarea unei celule în funcţie de un criteriu.
Funcţia IF lucrează astfel: dacă (IF) o afirmaţie este adevărată, atunci (THEN) celula ia
prima valoare, dacă nu (OTHERWISE) celula capătă cea de-a doua valoare.
Funcţia IF poate fi inclusă (îmbricată) într-o altă funcţie IF. Ea suportă până la 7
niveluri de îmbricare. Această funcţie este ilustrată în figura care urmează.

33
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

8.6. Funcţiile VLOOKUP şi HLOOKUP

In practică s-ar putea să avem nevoie ca, într-o coloană (sau rând) să scriem calificative,
dependente de valori numerice dintr-un tabel aflat pe o altă foaie sau registru de calcul.
In acest caz vom utiliza funcţiile VLOOKUP sau HLOOKUP (pentru scrieri într-un
rând).
In continuare vom arăta modul de utilizare al funcţiei VLOOKUP (HLOOKUP
folosindu-se similar). Să presupunem că, într-un tabel unde avem calculate abaterile de la
dimensiunea standard trebuie să completăm o coloană cu următoarele observaţii (Rebut – piesa
are abateri > 100, Necesită rectificare – piesa are abateri >50 si <100 şi Bună – piesa are abateri
< 50. Pentru aceasta procedăm astfel:
a) Intr-o foaie de lucru creăm un tabel simplu de căutare, ce conţine valorile pe care le căutăm.
Condiţia pe care trebuie să o îndeplinească tabelul este ca valorile numerice să fie în stânga
şi să fie sortate în ordine crescătoare; putem defini tabelul printr-un nume (Vezi cap.2.5.) şi
să ne referim la el prin formulă folosindu-i numele
b) Executăm click pe celula und evrem să apară rezulatul

c) Click pe butonul
d) Selectăm funcţia VLOOKUP
e) In caseta de dialog, la opţiunea Lookup_value executăm click pe prima celulă unde va fi
scrisă observaţia
f) La opţiunea Table_array scriem numele tabelului de căutare, pe care l-am numit STAS;
acest tabel îl mai puteam selecta cu mouse-ul, dacă nu doream să-i dăm un nume
g) In caseta Col_index_num tastăm cifra 2, care corespunde numărului coloanei din tabelul
STAS unde există observaţia ce trebuie inserată în tabelul principal
h) La Range_lookup scriem TRUE (adevărat) dacă dorim ca evaluarea pieselor să se facă pe
intervale de valori sau False (fals) dacă evaluarea trebuie făcută exact pe valoare
i) Apăsom butonul OK
j) Pentru completarea tuturor celulelor din tabelul principal folosim opţiunea AutoFill
In figura următoare este prezentat modul de utilizare a funcţiei VLOOKUP

34
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

Tabelul
STAS

Coloana a
2-a

8.7. Funcţiile LEFT şi RIGHT

Aceaste funcţii returnează primele x caractere din extremitatea stângă (sau dreaptă) a
unei celule sau domeniu de celule. Sunt utile în cazul în care dorim să creăm un câmp numit
Cod Reper, spre exemplu, care să preia primele x caractere din denumirea unui reper. Modul de
completare este ilustrat în figura următoare.

35
 Marius POROJAN marius.porojan@daciagroup.com Tel : 0722 64 00 17

8.8. Funcţia CONCATENATE ( & )

Această funcţie alătură valorile afişate în două sau mai multe celule. Este necesară, spre
exemplu, când avem două câmpuri – Nume şi Prenume pe care dorim să le unim într-unul
singur Numele şi Prenumele. Pentru aceasta se procedează în modul următor:
a) Inserăm o coloană care va conţine numele întreg
b) Tasăm = şi executăm click pe o primul nume de persoană
c) Tastăm semnul & şi un mic spaţiu între ghilimele
d) Executăm click şi pe prenumele corespondent
e) Tastăm Enter
Formula o completăm pentru toate înregistrările cu AutoFill.
Figura de mai jos ne arată modul de efectuare a concatenării.

36