Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Microsoft Excel
Contents
1. Generalităţi...................................................................................................................................................1
2. Operarea într-o foaie de calcul.....................................................................................................................3
3. Operaţii matematice elementare în Excel....................................................................................................5
3.1 Calcule cu valori constante...................................................................................................................5
3.2 Calcule cu valori conţinute în celule.....................................................................................................5
3.3 Calcule în care intervin adrese de celule, valori numerice şi funcţii matematice................................6
3.4 Însumarea..............................................................................................................................................6
3.5 Funcţia SUM()........................................................................................................................................8
3.6 Funcţiile de agregare SUMIF() şi COUNTIF().........................................................................................9
4. Calcule complexe........................................................................................................................................13
5. Crearea diagramelor...................................................................................................................................14
5.1 Tipuri de reprezentări.........................................................................................................................16
5.2 Editarea reprezentărilor grafice..........................................................................................................19
6. Crearea unui raport în Excel.......................................................................................................................23
7. Microsoft Excel. Alte funcţii importante....................................................................................................38
7.1 Formatarea condiţionată....................................................................................................................38
7.2 Formatarea condiţionată bazată pe două culori................................................................................40
7.3 Sortarea datelor..................................................................................................................................42
7.4 Filtrarea datelor..................................................................................................................................45
7.5 Funcția IF.............................................................................................................................................49
7.6 Liste de valori......................................................................................................................................52
7.7 Controale cu listă bazate pe valori conţinute în şiruri de cellule.......................................................55
1. Generalităţi
Excel este o aplicaţie avansată de calcul tabelar. Practic aplicaţia afişează în fereastră o reţea de celule care
pot conţine diverse tipuri de informaţii: şiruri de caractere (texte), valori numerice, date calendaristice etc..
Numărul de coloane şi de linii pe care sunt dispuse celulele este nedefinit.
Fiecare celulă are un nume (adresă) format prin alăturarea numelui coloanei (A, B, ...Z, AA, AB, ...) şi a
numărului liniei (1, 2, ...). Exemple: A3, AA998.
Dacă valorile numerice din unele celule pot fi calculate pe baza valorilor existente în alte celule, aplicaţia
permite introducerea relaţiilor de calcul corespunzătoare.
Mărginaș Paul Vasile
Un fişier realizat de Excel conţine un număr de foi de calcul. La deschiderea aplicaţiei interfaţa acesteia
prezintă o foaie de calcul purtând numele implicit Sheet1. În practică acestei foi de calcul i se adaugă şi altele,
conţinând diverse informaţii, trecerea de la o foaie la alta realizându-se cu ajutorul taburilor de selecţie afişate
în partea de jos a ecranului. La un moment dat numai una dintre foile de calcul poate fi activă.
2
Mărginaș Paul Vasile 2. Operarea intr-o foaie de calcul
a. Cursorul în formă de săgeată permite deplasarea conţinutului unui ansamblu de celule selectate anterior într-o altă poziţie (drag & drop).
3
Mărginaș Paul Vasile
c. Cursorul (cruce neagră plină) este afişat atunci când cursorul mausului este plasat deasupra marcajului dispus în colţul din dreapta – jos al
celulei selectate sau al unui domeniu selectat. Modul de utilizare a acestui cursor va fi prezentat mai târziu.
Introducerea unei valori într-o celulă se realizează prin selectarea celulei (clic) urmată de tastarea conţinutului şi apăsarea tastei Enter.
Corectarea conţinutului unei celule se realizează în doi paşi:
se selectează celula,
se editează conţinutul acesteia afişat de aplicaţie în bara pentru formule (Formula Bar).
Notă: O altă metodă este selectarea celulei cu dublu-clic urmată de corectarea valorii direct în celulă sau, după selectarea celulei, se apasă tasta F2 şi se
poate apoi corecta valoarea direct în celulă.
4
Mărginaș Paul Vasile
Pentru a insera în Excel o relaţie matematică se va tasta '=' urmat de expresia matematică de
evaluat. Dacă ulterior se va selecta celula care conţine formula de calcul, relaţia apare automat în bara
de formule şi poate fi eventual editată.
=B2+B3
Din exemplul dat rezultă că, pentru a introduce o formulă, se vor tasta doar simbolurile
operatorilor matemetici folosiţi, operanzii fiind indicaţi prin selectare cu mausul.
5
Mărginaș Paul Vasile
3.3 Calcule în care intervin adrese de celule, valori numerice şi funcţii matematice
În exemplul dat, în relaţia conţinută în C4 adresele unor celule apar într-o expresie în care apere şi
un număr. Practic se poate scrie orice formulă, ca de exemplu:
3.4 Însumarea
Însumarea unor şiruri de valori apare frecvent în practică. Faţă de soluţia precedentă (însumare
celulă cu celulă), mai există două soluţii:
Pentru folosirea acestui instrument se selectează o celulă goală din capătul unui şir de valori sau
un şir de celule împreună cu o celulă goală plasată în capătul şirului de valori şi se
Şirul de celule care conţin valorile care trebuie însumate poate fi dispus orizontal, vertical sau
poate ocupa un domeniu:
6
Mărginaș Paul Vasile
Rezultat:
Exemplu:
7
Mărginaș Paul Vasile
În cazul în care aceeaşi prelucrare trebuie realizată pentru o succesiune de coloane sau linii
adiacente, după calulul unei valori se va proceda astfel:
se selectează celula în care se inserează valoarea calculată,
se deplasează folosind cursorul mausului patratul plin din colţul din dreapta-jos al celulei spre
următoarea celulă în care se doreşte includerea unei valori calculate pe baza aceleiaşi formule, cu
butonul mausului apăsat.
Exemplu:
=SUM(D2:D6)
Apăsarea butonului realizează de fapt crearea automată a unei formule în care se foloseşte funcţia
de însumare SUM().
8
Mărginaș Paul Vasile
Funcţia SUM() calculează suma valorilor indicate ca argument. Acestea pot fi valori succesive, caz
în care se indică un domeniu (prima celulă ':' şi ultima celulă), pot fi celule izolate, caz în care se
precizează celulele, sau orice combinaţie între cele două. Între elementele indicate (domenii sau valori
separate) se pune virgulă. Exemplu:
=SUM(D2:D6,F2:F6,H4,H7)
SUMIF() permite realizarea unor sume parţiale. Selectarea celulelor care vor fi însumate se defineşte
printr-o condiţie. Exemplu de utilizare:
La scrierea funcţiei, primul interval, B3:B10, este folosit la evaluarea condiţiei. Al doilea agument
este o valoare constantă (şirul de caractere "Stilou") şi în acest caz aplicaţia va însuma din domeniul
dat ca al treilea argument (C3:C10) doar valorile pentru care în domeniul B3:B10 celulele conţin şirul
de caractere "Stilou".
În continuare se prezintă un exemplu în care condiţia este o relaţie matematică iar al doilea
domeniu lipseşte, funcţia având doar două argumente.
9
Mărginaș Paul Vasile
Ultimul exemplu prezentat este cel în care funcţia este folosită cu trei argumente şi condiţia este
tot o comparaţie, ca în exemplul precedent.
COUNTIF() permite numărarea celulelor care conţin valori care respectă o anumită condiţie.
Exemplu:
10
Mărginaș Paul Vasile
Alte exemple:
Observaţii:
1. COUNTIF() nu permite ca prim argument un ansamblu format din mai multe serii de date. În astfel de
ocazii se vor însuma valorile obţinute din mai multe apeluri. Exemplu:
11
Mărginaș Paul Vasile
12
Mărginaș Paul Vasile
4. Calcule complexe
În Excel formulele pot avea orice complexitate. Ordinea operaţiilor este cea cunoscută din matematică. Şi în Excel parantezele modifică ordinea operaţiilor.
Exemplu:
=B2+(C2-C5)*C4/D4
În exemplul prezentat se transformă un şir de valori din € (cod: Alt + 0128) în lei. Pentru calcul se foloseşte coeficientul de transformare din celula F2. Se
observă că în formulă adresa F2 se scrie $F$2. Caracterele '$' realizează "fixarea" adresei unde sunt folosite, astfel încât deplasarea cursorului pe verticală pentru
umplerea coloanei C provoacă generarea de adrese consecutive doar pentru valorile din coloana B (ex. B3*$F$2, B4*$F$2, etc.).
Observaţie: În cazul prezentat era suficient să scriem F$2, deoarece fixarea coloanei nu se justi
13
Mărginaș Paul Vasile
5. Crearea diagramelor
În Excel se pot face diverse reprezentări grafice, bazate pe datele dintr-o foaie de calcul.
Exemplu:
Se consideră datele din următoarea foaie de calcul:
După selectarea unui tip de reprezentare (Line Chart în exemplul dat) se selectează în noul panou
afişat varianta de diagramă dorită.
14
Mărginaș Paul Vasile
Rezultat:
15
Mărginaș Paul Vasile
16
Mărginaș Paul Vasile
Titlul diagramei realizate trebuie schimbat din "Chart Title" în "Comparaţia vânzărilor 2013-2014".
17
Mărginaș Paul Vasile
Pentru cazul în care numărul de valori care trebuie plasate pe diagramă este redus se poate opta
pentru o diagramă sectorială, mult mai sugestivă. Exemplu:
După selectarea datelor de reprezentat se poate selecta ca şi tip de diagramă varianta "2-D Pie":
18
Mărginaș Paul Vasile
19
Mărginaș Paul Vasile
Adăugarea unor notaţii suplimentare. De exemplu în cazul diagramei vânzărilor pe luni se poate
adăuga în stânga şirului de valori afişat lângă axe un text explicativ.
20
Mărginaș Paul Vasile
21
Mărginaș Paul Vasile
În cele ce urmează se va realiza un raport simplu, parcurgând toate etapele necesare, de la culegerea datelor până la imprimare.
a. Culegerea datelor. În această etapă se introduc datele, ca în imaginea următoare.
b. Se impune natura valorilor din celule. Pentru aceasta se selectează fiecare zonă cu date de acelaşi fel şi în meniul contextual se selectează Format Cells şi apoi se
impune tipul corespunzător. În exemplul dat, pentru zona care conţine valori numerice s-a impus tipul "Number".
22
Mărginaș Paul Vasile
23
Mărginaș Paul Vasile
c. Se formatează zona care conţine date. Dacă se specifică faptul că zona selectată trebuie să fie formatată tabelar ( Format as Table, ca în imagine), se poate
selecta unul dintre formatele predefinite pentru tabele.
24
Mărginaș Paul Vasile
d.
25
Mărginaș Paul Vasile
Rezultat:
26
Mărginaș Paul Vasile
Observaţie: După definirea unei zone ca fiind tabel, revenirea la o reprezentare normală înseamnă abandonarea formatării ca tabel urmată de formatarea
separată a celulelor. Pentru a trece de la reprezentarea tabelară la o reprezentare normală se selectează o celulă din tabel şi apoi se selectează Design / Tools /
Convert to Range.
27
Mărginaș Paul Vasile
28
Mărginaș Paul Vasile
e. Dacă tabelul are deasupra un titlu, acesta se scrie în celula obţinută prin unirea unui ansamblu de celule folosind opţiunea HOME / Merge and Center:
29
Mărginaș Paul Vasile
f. Se formatează titlul de deasupra raportului. Se modifică fontul, apoi lăţimea liniei în care acesta este plasat (prin deplasarea frontierei acesteia) şi se impune
cadrajul textului spre frontiera de sus a liniei, ca în imagine:
30
Mărginaș Paul Vasile
31
Mărginaș Paul Vasile
i. Se adaugă eventual conţinuturile zonei de antet a paginii (Header) şi cel al zonei de subsol (Footer). Pentru aceasta se selectează tabelul realizat şi apoi INSERT /
Header and Footer:
32
Mărginaș Paul Vasile
Aplicaţia va afişa imediat casetele de text care vor conţine informaţiile din antetul respectiv subsolul paginii.
33
Mărginaș Paul Vasile
În exemplul dat, în această zonă s-a inserat numărul paginii. Evident, în raportul creat nu are sens paginarea dar în rapoarte lungi, pe mai multe pagini,
trebuie procedat în acest fel.
34
Mărginaș Paul Vasile
După încheierea editării zonelor de cap şi de subsol se selectează o celulă oarecare din tabel şi apoi VIEW / Normal:
35
Mărginaș Paul Vasile
36
Mărginaș Paul Vasile
37
Mărginaș Paul Vasile
Rezultat:
Pentru abandonarea formatării condiţionate se selectează zona din foaia de calcul şi apoi HOME /
Conditionnal Formatting / Clear Rules / Clear Rules from Selected Cells.
38
Mărginaș Paul Vasile
Pentru a evidenţia valorile care îndeplinesc un anumit criteriu se poate folosi o altă modalitate de
formatare, ca în exemplul următor. În acest exemplu se doreşte evidenţierea lunilor din an în care
temperatura maximă are o medie mai mare de 25 °C.
Rezolvare: Se selctează succesiv domeniul care trebuie formatat şi opţiunea HOME / Conditional
Formatting / Highlight Cells Rules / Greater Than ...
39
Mărginaș Paul Vasile
Rezultat:
Excel oferă metode foarte variate de formatare condiţionată. Pentru şiruri de valori numerice ele
pot fi accesate selectând HOME / Conditional Formatting / New Rule...:
40
Mărginaș Paul Vasile
Ordonarea seriilor de date din foile de calcul permite adaptarea prezentării acestora la cerinţele
aplicaţiei. Pentru a sorta o serie de date după valorile dintr-o coloană se procedează astfel:
Se selectează cu butonul drept al mausului o celulă din coloana folosită la sortare,
În meniul contextual afişat se selectează Sort / Sort A to Z sau altă variantă.
Lista de opţiuni pentru sortare poate fi accesată şi folosind opţiunea HOME / Sort & Filter:
Exemplu:
Opţiunile de sortare diferă pentru diferitele tipuri de date. Astfel pentru şiruri de caractere se vor
afişa opţiunile Sort A to Z sau Sort Z to A iar pentru serii de valori numerice, Sort Smallest to
41
Mărginaș Paul Vasile
Largest sau Sort Largest to Smallest. Pentru date calendaristice opţiunile apar ca şi pentru şiruri de
caractere.
Sortarea poate fi realizată însă şi după alte criterii. O variantă des folosită este sortarea după
formatul celulei (culoare de fundal sau culoarea fontului). În exemplul considerat, prin formatare
condiţionată s-a ajuns la colorarea în roşu a celulelor care conţin "Nu" pe coloana "C-da Confirmată".
42
Mărginaș Paul Vasile
De cele mai multe ori după o astfel de sortare se adaugă încă un criteriu de sortare. Pentru aceasta
în fereastra Sort se selectează Add Level şi se configurează modul dorit.
Pregătirea unei serii de valori dintr-o foaie de calcul pentru crearea unui raport poate presupune
ascunderea unor linii care conţin anumite informaţii şi păstrarea doar a unei părţi a seriei de valori.
Aceasta se poate face prin aplicarea unui filtru. Exemple de filtrare:
a. Se doreşte ca în seria de date din exemplul precedent să apară doar comenzile din
categoria Legume S:
Pentru filtrarea dorită, în meniul contextual s-a selectat Filter by Selected Cell’s Value.
b. Se doreşte realizarea unei filtrări care să realizeze păstrarea doar a liniilor corespunzând
categoriilor de produse Fructe şi Legume RO. Pentru aceasta se procedeasă astfel:
- Se selectează o celulă din cadrul seriei de valori şi apoi se selectează HOME / Sort and Filter /
Filter. Aplicaţia va afişa în fiecare celulă din capul de tabel câte un buton cu o săgeată care va permite
afişarea opţiunilor de filtrare specifice tipului respectiv de dată;
43
Mărginaș Paul Vasile
- Se selectează butonul afişat în celula din capul de tabel care conţine " Categorie" şi se selectează
din lista afişată opţiunile dorite:
c. Se doreşte afişarea doar a liniilor pentru care pe coloana "Cod produs" lipseşte valoarea:
44
Mărginaș Paul Vasile
d. Se doreşte afişarea în cadrul seriei de date doar a comenzilor transmise după data
de 21/04/2014:
45
Mărginaș Paul Vasile
Observaţie: Linii sau coloane de valori pot să nu apară într-un raport şi într-o altă situaţie,
respectiv dacă înaintea creării acestuia s-a realizat ascunderea lor. Spre deosebire de filtrare însă,
calculele conţinute în raportul final vor fi realizate fără a se ţine cont de ascunderea realizată. Astfel,
dacă în exemplul dat se ascunde o linie (se selectează cu butonul drept al mouse-ului numărul liniei şi
în meniul contextual se selecteazaă opţiunea Hide) totalurile afişate eventual sub coloanele tabelului
vor conţine şi valorile din linia ascunsă!
46
Mărginaș Paul Vasile
7.5 Funcția IF
Există situaţii în care datele dintr-o celulă depind de valori din alte celule şi pot fi exprimate
folosind IF(). Exemplul 1:
Ultima coloană din exemplul considerat se determină prin compararea stocului actual cu cel
normat. Dacă stocul actual este suficient, în coloana "Stare" se va scrie Ok, altfel se va scrie "De
aprovizionat". Relaţia care exprimă valoarea din coloana Stare este următoarea:
47
Mărginaș Paul Vasile
Exemplul 2: Dacă datele generate folosind IF() sunt valori numerice, se poate realiza şi suma lor, ca
în exemplul următor:
=IF(C3="admis", ...
se va folosi:
=IF(TRIM(C3)="admis", ...
În acest fel, dacă în C3, după "Admis" există un spaţiu (invizibil!), testul va funcţiona perfect.
48
Mărginaș Paul Vasile
=IF(TRIM(E2)="bursier",1,"")
49
Mărginaș Paul Vasile
Afişarea unei liste de valori sub forma unui control Windows combinat (combo box sau drop down)
permite o ameliorare importantă a activităţii de introducere a datelor într-o foaie de calcul.
50
Mărginaș Paul Vasile
51
Mărginaș Paul Vasile
52
Mărginaș Paul Vasile
În exemplul precedent, la crearea listei s-au impus două valori, "Da" şi "Nu". În alte situaţii
numărul de valori este mai mare iar lista valorilor trebuie să poată fi uşor gestionată. În aceste cazuri
valorile din listă vor fi conţinute într-un şir de celule.
Exemplu:
Pentru a folosi în coloana "Sursa" o listă de valori, se va selecta domeniul (C2:C6) şi apoi DATA /
Data Validation / Allow / List:
53
Mărginaș Paul Vasile
Spre deosebire de exemplul precedent, în caseta Source se va introduce lista celulelor care conţin
valorile care trebuie să fie conţinute în listă. Rezultat:
54