Note Contabile

Note Contabile
M.Cazac
Miercuri, 22 Septembrie 2004
Cazacus Software
stc0
3
4
1 Note Contabile
5
1 Note Contabile
Cuprins
1.1 Introducere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2 Ferestre ³i câmpuri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.1 Fereastra de lucru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.2.2 Fereastra de vizualizare . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.3 Meniul asociat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.4 Funcµii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.4.1 Funcµii asupra bazei de date . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.4.2 Funcµii auxiliare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.4.3 Operaµii speciale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
1.4.4 Funcµii pentru confortul utilizatorului . . . . . . . . . 43
1.5 Parametrii de lucru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
1.5.1 Operare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
1.5.2 Operaµii executate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
1.5.3 Butoane pentru parametrii . . . . . . . . . . . . . . . 47
1.5.4 Butoane de terminare . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
1.6 Operaµii în valut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
1.6.1 Cum se lucreaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
1.7 Note de amortizare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
1.8 Formule Contabile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
1.8.1 Introducere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
1.8.2 Apelarea Formulelor Contabile . . . . . . . . . . . . . 52
1.8.3 Specicaµii complete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
1.9 Denumirile câmpurilor în baza de date . . . . . . . . 67
6
1.1 Introducere
1.1 Introducere
"Notele contabile" constituie sursa principal de informaµii pentru programul

"Contabil Profesional".
Notele contabile au fost gândite pentru a reecta "Notele de contabilitate", uti-
lizate pentru conducerea manual a evidenµei contabile. O not de contabilitate
este de forma:
Not de contabilitate nr____ data _______
Nr. Doc Nr. Data Explicaµii Cont DB Cont CR Suma
1
2
3
...
În vederera prelucr rii mai u³oare pe calculator, am asimilat un rând al "Notei de

Contabilitate" cu un articol, numit "Not contabil "; acesta conµine informaµiile
dintr-un rând al "Notei de Contabilitate", ³i, suplimentar, num rul Notei de
Contabilitate ³i data la care a fost intocmit nota de contabilitate (pe care am
numit-o "Data oper rii").
Nota: O "Not Contabil " reprezint UN RÂND al unei "Note de contabilitate"
Deci, pentru ecare rând al notei de contabilitate se va introduce o not con-
tabil .
Notele contabile se vor introduce de c tre utilizator una câte una, exact a³a cum
exist ele în realitate; o not contabil corespunde unei operaµii economice înregis-
trate. Pentru ecare not contabil se va introduce, data oper rii, num rul notei,
rândul, tipul, num rul ³i data documentului ce st la baza operaµiei economice,
explicaµia operaµiei, contul debitor, contul creditor, ³i suma. Notele contabile in-
troduse se g sesc într-o baz de date, ordonate dup num rul de not ³i num rul
de rând (eventual dup data oper rii).
Operaµiile pe care utilizatorul le poate face asupra notelor contabile sunt, în
principiu urm toarele:
1. Operaµii de baz
2. Operaµii auxiliare
3. Operaµii de lucru
1) Operaµii de baz asupra unei note
1. ad ugarea unei note contabile
7
1 Note Contabile
2. modicarea unei note contabile ad ugate anterior,

3. ³tergerea unei note contabile
2) Operaµii auxiliare ³i de informare
1. selectare note contabile care îndeplinesc anumite condiµii
2. tip rire
3. a³are rulaje conturi
4. generearea de note contabile de închidere (prot, TVA)
5. vericarea notelor contabile introduse
6. obµinerea conturilor în relaµie cu un cont introdus
3) Operaµii de lucru
1. incrementari / decrement ri
2. introducerea unor sume de produse
3. utilizarea de formule contabile
4. c utare not contabil
5. navigare
Operaµii suplimentare, efectuate de program
1. vericare operaµie contabil valid
2. vericarea duplic rilor accidentale
Accesul se face din meniul "Date", bara "Note contabile".
Apel: ALT+D ENTER
Dac este setat opµiunea de vericare a notelor contabile la intrarea în "Note
Contabile", (c suµa de marcaj "[X] Vericare la intrare" din fereastra "Parametrii
de lucru"), programul efectueaz o vericare formal a notelor contabile deja
existente, ³i anunµ num rul de erori detectate; pentru a aa notele contabile
eronate, apelaµi din meniul "Note Contabile" funcµia de vericare (ALT+V).
Programul se poziµioneaz pe ultima not contabil introdus sau modicat în
baza de date. Titlul ferestrei aat în partea de sus a ecranului conµine abrevierea
societ µii, ³i numele lunii pentru care se lucreaz .
1.2 Ferestre ³i câmpuri
Ecranul este împ rµit între o fereastr care a³eaz notele contabile din baza de
date (v. titlul "Ferestre de vizualizare" din cap. Interfaµa Utilizator), aat în
partea de sus a ecranului ³i o fereastr de lucru, aat în partea de jos a ecran-
ului, în care este a³at nota contabil de lucru ³i câteva controale <Adaug >,
<Modic >, etc).
8
Reamintim aici c trecerea dintr-o fereastr în alta se face tastând CTRL+F1.

(v. "Ferestre" pentru mai multe preciz ri privitoare la ferestre).
1.2.1 Fereastra de lucru
Aat în partea de jos a ecranului, conµine nota contabil curent . Aceasta core-
spunde unei note contabile aat în memoria intern de lucru (notele contabile
a³ate în fereastra de sus se a efectiv memorate pe discul calculatorului, ³i vor
r mâne acolo ³i dup oprirea calculatorului).
În fereastra de lucru se preg te³te o not contabil ce urmeaz a ad ugat

notelor deja memorate, sau care va înlocui o not contabil existent .
Aceast fereastr conµine toate câmpurile (rubricile) pentru o not contabil .

Aceste câmpuri vor completate de c tre Dvs, sau corectate. În momentul în
care consideraµi c toate aceste câmpuri sunt corecte, va trebui s comandaµi
programului funcµia pe care doriµi s o execute cu aceast not contabil . Spre
exemplu, dac doriµi s o ad ugaµi, apelaµi funcµia de ad ugare, dac doriµi s
modicaµi o not deja memorat , funcµia de modicare (veµi vedea mai departe
c o not contabil poate modicat ³i direct în fereastra de sus).
Navigarea de la un câmp la altul în cadrul ferestrei, se face cu:
1. TAB - câmpul urm tor

2. SHIFT+TAB - câmpul precedent
3. Ctrl+Home - primul câmp ("Num r nota")
4. Ctrl+End - ultimul câmp ("Selecµie")
Navigarea în interiorul unui câmp se face cu :
1. s g.dreapta. - caracterul urm tor

2. s g.stânga - caracterul precedent
3. Home - început de câmp
4. End - sfâr³it de câmp
Editarea unui câmp
Editarea câmpurilor se face uzual (v. "Editare"); reamintim aici doar 3 lucruri.
1. Insert - comut din mod inserare în mod suprascriere

2. Delete - ³terge caracterul aat deasupra cursorului (sau zona selectat )
3. Backspace - ³terge caracterul dinaintea cursorului (sau zona selectat )
9
1 Note Contabile
Trebuie subliniat c majoritatea câmpurilor sunt denite ca "selectate la intrare",

ceea ce însemn c în momentul în care v poziµionaµi pe un câmp acesta este
în întregime selectat, ³i se comport ca atare; deci la tastarea oric rui caracter
întreg câmpul este înlocuit cu acel caracter; pentru a face modic ri în interiorul
câmpului este necesar s v poziµionaµi în interiorul s u (tastând s geµi, End - la
care selecµia dispare) ³i apoi s inseraµi, sau s ³tergeµi.
Câmpul "Data oper rii" (6 caractere ZZ/LL/AA, neselectat la intrare)

În acest câmp se introduce data la care s-a operat în contabilitate nota contabil .
Data introdus în acest câmp trebuie s e cuprins între prima ³i ultima zi a
lunii de lucru). Câmpul serve³te pentru ordonarea Registului Jurnal, a ³elor de
Cont ³i a Registrului de Cas .
Programul poate completa automat data oper rii, imediat dup ce este comple-
tat sau modicat data documentului în câmpul "Data document". Pe ecran
câmpul "Data oper rii" este precedat de un eventual semn "="; dac semnul
este prezent, înseamn c la orice modicare a câmpului "Data document" se va
completa câmpul "Data oper rii" cu aceia³i dat calendaristic cu cea din data
documentului. Dac semnul egal este absent, data oper rii va r mâne neschim-
bat .
Pentru a indica programului dac data oper rii se completeaz sau nu la modi-
carea datei documentului, în fereastra "Parametrii de lucru pentru Note Con-
tabile" exist o c suµ de marcaj, care poate marcat sau demarcat .
[X] Dat op = Dat doc.
Pentru a modica marcajul din aceast c suµ de marcaj, se poate folosi ³i scurt -
tura:
CTRL+D
Semnul "=" ce precede câmpul "Data oper rii" va reecta poziµia c suµei de mar-
caj din fereastra "Parametrii de lucru", ³i deci comportarea programului (dac
este prezent, c suµa este marcat , ³i modicarea datei documentului va duce la
modicarea datei oper rii).
Exist dou scurt turi care permit incrementarea / decrementarea valorii din
acest câmp. Acestea sunt:
1. F8 - m re³te cu 1 data oper rii

2. SHIFT+F8 - scade cu 1 data oper rii
Data oper rii este folosit de program ³i pentru a obµine rulaje ale unui cont pân
la o anumit dat (v. "Rulaje" în acest capitol).
10
Pentru anumite versiuni de program, faptul c data oper rii nu e în luna în curs

(implicaµii nepl cute, de ex. în registrul de cas ) se sesizeaz doar la "Vericare"
din acest motiv v sf tuim s setaµi c suµa de marcaj "[X] Vericare la ie³ire" în
fereastra "Parametrii de lucru" .
Valoarea din acest câmp face subiectul criteriilor de selecµie "_op=", "_op>" ³i
"_op<" (v. Selecµie).
Câmpul "Num r not " (5 caractere numerice, selectat la intrare)

Introduceµi num rul notei contabile. Acest num r, împreun cu num rul de rând
identic unic o not contabil din baza de date, ³i deci trebuie s e diferite
pentru note contabile diferite (în mod normal, nu puteµi scrie peste ceva deja
scris).
Operaµiunile de ad ugare ³i modicare se fac pentru nota identicat în mod unic
de acest cod (num r not ³i num r rând).
Funcµia de listare a notelor contabile furnizeaz totalul rulajului pentru notele
listate, ³i câte un subtotal pentru ecare grup de note contabile care au acela³i
num r de not ; folosiµi-v de acest fapt pentru a v grupa notele contabile de a³a
manier încât s aveµi sume de control pentru diverse documente introduse.
V sf tuim de asemenea s µi consecvenµi în numerotarea notelor contabile, ³i s
v stabiliµi câteva reguli pe care s le urmaµi; de exemplu puteµi considera primele
3 cifre din num rul de note ca un indicator al unei grupe de operaµii economice,
grupe pe care le-aµi codica (s zicem) dup cum urmeaz :
1. 531 - casa
2. 512 - cont curent
3. 411 - clienµi (facturi emise)
4. 421 - salarii
Num rul pe care îl poate avea nota contabil este de 5 cifre, ³i nu exist motive
s nu le folosiµi pe toate. Exist totu³i o restricµie: Numerele de not cuprinse
în intervalul 98.000 ³i 99.999 sunt rezervate pentru program; în vederea gener rii
automate de note contabile; deci nu introduceµi note contabile cu aceste numere
(Programul v va atenµiona c nu e bine, dac încercaµi s o faceµi)!
Programul permite selectarea notelor contabile cu un anumit num r sau dintr-
o anumit grup de numere (primele 3 cifre) (v. "Selecµie" în acest capitol).
Pentru notele astfel selectate este posibil obµinerea de rulaje, subtotaluri pe tip
de document, tip rire, etc.
Pentru a trece la un alt num r de not contabil trebuie s modicaµi acest câmp;
puteµi face acest lucru poziµionându-v pe el ³i introducând noua valoare, sau ,
mai simplu, puteµi utiliza scurt turile:
11
1 Note Contabile
1. F5 M re³te cu 1 num rul de not

2. SHIFT+F5 Scade cu 1 num rul de not
3. ALT+F5 Introduce cel mai mare num r de not existent + 1.
Conµinutul acestui câmp face subiectul unor criterii de selecµie (v. "Selecµie").
Dup completarea num rului de not programul completeaz automat num rul
de rând cu cel mai mare num r de rând în cadrul notei contabile cu num rul
respectiv.
Câmpul "Num r rând" (3 caractere numerice, selectat la intrare)

Din punct de vedere al programului notele contabile sunt grupate pe rânduri ale
unei note; acest câmp reprezint tocmai num rul de rând.
La ad ugare (operaµiunea cea mai des utilizat ) programul adaug automat 1 la
valoarea anterioar din acest câmp (trece la rândul urm tor în cadrul notei de
contabilitate), ³i seteaz acest num r la 1 în momentul modic rii num rului de
not de c tre utilizator.
Împreun cu num rul de not identic în mod unic o not contabil . Nu exist
restricµii în ce prive³te valoarea.
Puteµi obµine num rul de rând maxim în cadrul unei note contabile cu scurt tura
CTRL+F5.
Câmpul "Explicaµii" (30 de caractere, selectat la intrare)

Introduceµi în acest câmp explicaµia operaµiei contabile pe care o efectuaµi în
aceast not contabil . Textul introdus de Dvs. în acest câmp va a³at în toate
listele în care sunt a³ate note contabile (³ele de cont, registru jurnal, registru
de cas , etc).
Din motive de ocupare a spaµiului c mpul Explicaµii este a³at pe dou rânduri;
al doilea nu poate completat pân la cap t, deoarece numai primele 10 poziµii
din el sunt semnicative. Programul forµeaz automat prima liter din primul
rând la majuscul ³i trece singur de la un rând la altul. (Nu trebuie s utilizaµi
<s geat jos>).
Câmpul "Tip document" (3 caractere, selectat la intrare)

Introduceµi tipul documentului pe baza c ruia s-a emis nota contabil . Împreun
cu câmpurile num r ³i data document are rol informativ. Programul forµeaz la
majuscule textul introdus (numai pt. versiunea 3.2 ³i mai mici). Nu se fac nici
un fel de veric ri asupra conµinutului. Acest câmp va a³at în rapoartele ce
conµin note contabile (registre, ³e de cont, etc).
12
De³i acest câmp nu are o semnicaµie anume pentru program, el are o semnicaµie
foarte clar în viaµa real , ³i poate avea o semnicaµie important pentru Dvs.
Astfel, dac veµi înscrie în mod consecvent acela³i tip de document pentru acelea³i
acte primare veµi putea deni ³i folosi un criteriu de selecµie pentru a selecta
doar aceste note contabile. Dealtfel, exist un criteriu de selecµie care permite
selectarea notelor contabile care au aceia³i informaµie în câmpul "Tip document";
introduceµi _tipdoc" în câmpul "Selecµie", ³i veµi avea selectate toate notele care
au tipul de document identic cu cel din acest câmp.
Dac veµi introduce întotdeauna pentru note de recepµie tipul de document "NIR"
veµi putea selecta notele contabile ³i obµine lista notelor pentru care s-au f cut
recepµii; situaµia va ³i mai în favoarea Dvs. dac veµi asigna pentru ecare
NIR câte un num r de not contabil distinct, deoarece la listare veµi obµine
subtotaluri pentru ecare not contabil , deci pentru ecare NIR, ³i veµi putea
verica rapid corectitudinea datelor introduse.(v. exemplul cu NIR de la secµiunea
"Selecµie" din acest capitol).
La fel puteµi proceda în cazul altor acte (facturilor, chitanµelor scale).
Deasemenea, în cadrul unei note contabile introduse puteµi obµine subtotaluri pe
documentele care particip la respectiva not contabil (cu ALT+K).
Câmpul "Num r document" (7 caractere numerice, selectat la intrare)

Introduceµi num rul documentului care a stat la baza emiterii notei contabile.
Num rul de document poate m rit sau mic³orat utilizând scurt turile:
1. F6 cre³te num rul de document cu 1

2. SHIFT+F6 scade 1 din num rul de document
Câmpul "Data document" (6 caractere ZZ/LL/AA, neselectat la intrare)

Introduceµi data documentului pe baza c ruia s-a emis nota contabil .
Câmpul nu este selectat automat la intrarea în el, deoarece cel mai adesea se
schimb doar ziua din lun .
Acest câmp va listat în rapoartele ce conµin note contabile.
Câmpul poate servi (sau nu) la completarea automat a câmpului "Data oper rii"
(v. "Câmpul Data Operarii" în acest capitol).
Exista dou scurt turi care permit incrementarea, respectiv decrementarea valorii
din acest câmp. Acestea sunt:
1. F7 - m re³te cu 1 data documentului

2. SHIFT+F7 - scade cu 1 data documentului
13
1 Note Contabile
Valoarea din acest câmp face subiectul criteriilor de selecµie "_doc=", "_doc>"
³i "_doc<" (v. Selecµie).
Câmpul "Cont debitor" (14 caractere, selectat la intrare)

Dup introducerea contului programul veric simbolul din punct de vedere sin-
tactic:
un cont este de forma SSSs.aaaa.bbbb
dac respectivul cont este corect, programul veric existenµa contului în planul
de conturi al rmei. În cazul în care contul exist , ³i este direct operaµional (nu
este compus din subconturi) se trece la câmpul urm tor, iar mai jos este a³at
denumirea contului (cu scop informativ). În cazul în care contul nu este direct
operaµional, se a³eaz o list cu toate subconturile direct operaµionale; alegeµi
un cont din aceast list , ³i tastaµi ENTER).
În cazul în care contul nu este g sit în planul de conturi, se semnaleaz uti-
lizatorului printr-un mesaj de eroare, care, suplimentar, chestioneaz utilizatorul
dac dore³te s apeleze ecranul "Conturi" pentru a ad uga contul la Planul de
Conturi. Dac se r spunde Ok (sau CTRL+ENTER) se a³eaz ecranul
"Conturi" poziµionat pe contul sintetic cel mai apropiat de contul specicat.
În continuare se pot efectua orice operaµii asupra conturilor memorate pentru
aceast societate (ad ugare, modicare, ³tergere, selecµie, tip rire, etc, v. "Con-
turi"). Ie³irea din ecranul "Conturi" este ceea ce intereseaz în acest moment:
dac se ias cu Ok , se comunic programului selectarea contului pe care
este poziµionat în baza de date "Conturi", ³i deci acesta va introdus în câm-
pul pentru contul debitor al notei contabile; ie³irea cu <Anuleaz > semnic
abandonul operaµiei de selecµie cont.
Dac contul nu este corect d.p.d.v sintactic, se a³eaz un mesaj de eroare, se
completeaz ' ?' la "Denumire cont", ³i se revine în câmpul "Cont DB".
La o nou încercare de p r sire a câmpului în cazul în care contul este e incorect
d.p.d.v. sitactic, e este absent din planul de conturi, programul va trece mai
departe, dar va înhiba (deci nu va permite) modicarea sau ad ugarea acestei
note contabile (acestea sunt permise doar pentru note cu conturi corecte).
Trebuie reµinut c validarea contului în fereastra de lucru se face numai dac s-a
schimbat conµinutul câmpului (dac a fost modicat).
Puteµi utiliza caracterele ' " : - _ ? ³i * pentru a obµine o list a conturilor
selectate dup diverse criterii (v. cap. "Conturi").
Deasemenea, pentru conturi care au subanalitice, este sucient s specicaµi doar
o parte a subanaliticului, parte care s e distinctiv faµ de celelalte subanalitice;
programul va selecta subanaliticul corect.
14
Exemplu: În planul de conturi exist :
1. 411_.bala Balada S.R.L.

2. 411_.bdf Banca Dacia Felix
3. 411_.btra Banca Transilvania
Daca tastaµi
1. 411.b se a³eaz o list cu cele 3 conturi

2. 411.ba 411_.bala
3. 411.bd 411_.bdf
4. 411.bt 411_.btra
Dac tastaµi SHIFT+F1 în acest câmp, dup ce a-µi introdus un cont, programul
va a³a toate conturile care sunt în relaµie cu contul respectiv, atunci când acesta
se a în debit. (Informaµiile sunt preluate din baza de date "Operaµii Contabile"
ALT+S U U O). (v. Obµinerea conturilor corespondente).
Câmpul "Cont creditor" (14 caractere, selectat la intrare)

Simbolul contului creditor care compune rândul din nota contabil . Sunt valabile
acelea³i observaµii ca ³i la "Contul debitor".
0 Câmpul "Valoare" (18 caractere, selectat la intrare)

Introduceµi suma în lei. Utilizaµi punctul zecimal pentru a introduce banii.
Atentie. Programul aranjeaz suma introdus dup separatorii de mii numai dup
ce tastaµi ENTER sau punctul zecimal.
Fiind plasat în acest câmp puteµi utiliza:
1. operaµii imediate (v. Cap. Interfaµa Utilizator)

2. transfer cu calculatorul (v. Cap.Interfaµa Utilizator)
3. criterii de selecµie "_val=", "_val<", "_val>", ³i "_val"
Deasemnea, când v aaµi pe acest câmp puteµi introduce o sum de produse,

dac tastaµi ALT+P (v. Operaµii Speciale).
1 Butonul <Adaug > Activeaz funcµia de ad ugare la repertoar a notei con-

tabile preg tit în fereastra de lucru (v . Funcµia "Ad ugare" în acest capitol).
2 Butonul <Modic > Activeaz funcµia de modicare (v. Funcµia "Modi-

care" în acest capitol).
15
1 Note Contabile
3 Câmpul "Selecµie" (10 caractere, selectat la intrare)

Acest câmp permite selectarea doar a notelor contabile care îndeplinesc anumite
conditii; vom numi în continuare aceste condiµii "criteriu de selecµie", sau "cri-
teriu".
Implicit acest câmp este gol, ³i deci toate notele contabile vor selectate.
Programul recunoa³te dou tipuri de selecµie
1. selecµie direct
2. pe baz de criteriu denit
Selecµia direct
Selecµia direct permite selectarea rapid a notelor contabile pe baza urm -
toarelor reguli:
1. un apostrof în prima coloan semnic faptul c ³irul care urmeaz va

c utat generic în câmpul "Explicaµii". Se vor selecta toate notele în a c ror
explicaµie intervine ³irul de dup apostrof.
2. un slash '/' indic cont debitor SI cont creditor, ³i separ cele dou conturi;
se selecteaz notele contabile ce conµin în debit contul din stânga slash-ului
³i în credit contul din dreapta. În cazul în care unul dintre conturi lipse³te
('/' în prima coloan sau ultima coloan ), se va face selecµia doar pe baza
contului prezent.
3. un asterisc prezent oriunde în câmp va selecta notele ale c ror conturi
(debitoare SAU creditoare) corespund modelului desemnat prin ³ir. Com-
paraµia se va face generic.
4. un num r în prima coloan desemneaz un cont ³i va selecta toate notele
contabile ce au conturile din debit SAU credit identice în prima lor parte
cu ³irul de caractere din câmpul "Selecµie"
Exemple de selecµie direct :
1. 'rechi va selecta toate notele contabile care au ³irul "rechi" prezent în câm-
pul Explicaµie (se caut generic "*rechi*", deci "rechi" precedat ³i urmat
de câte 0..n caractere oarecare).
2. 627/ va selecta notele contabile care au cont debitor 627, ³i orice alt cont
în credit.
3. 627 va selecta toate notele ale c ror cont debitor SAU creditor încep cu
"627".
4. 5121/411 va selecta toate notele contabile care au 5121 în debit ³i 411 în
credit.
5. /411 va selecta notele contabile care au 411 în credit, ³i orice în credit.
16
6. /411.moca nu va selecta nimic, pentru c a³a cum e scris acest cont, nu va

g sit. Trebuie s introduceµi ³i caracterul subliniere ce urmeaz lui 411,
deoarece a³a îl ³tie programul.
7. /411_.moca va selecta toate notele contabile care conµin acest cont în
credit.
8. *moca* va selecta toate notele ale c ror cont corespunde modelului, respec-
tiv cele care conµin ³irul 'moca' oriunde în cadrul contului, precedat de 0..n
caractere ³i urmat de 0..n caractere oarecare. Deoarece sunt pemise subcon-
turi alfanumerice, acest criteriu va selecta toate notele contabile referitoare
la "Moca Bar", deoarece acestea conµin subanaliticul 'moca' (deci vor
selectate atât 401.moca, cât ³i 411.moca, sau 409.moca, dac acesta este
atât furnizor cât ³i client, ³i, bineînµeles, l-aµi codicat ca atare).
Selecµia pe baz de criteriu
Criteriile de selecµie sunt memorate într-o baz de date ³i const dintr-o abreviere
prin care le referim (un nume de 10 caractere) ³i o expresie logic în care intervin
câmpurile notelor contabile.
Pentru a face operant o selectare dup criteriu, introduceµi în acest câmp numele
de criteriu dorit. Mai jos este dat lista criteriilor de selecµie cu care este furnizat
programul. Dvs. puteµi ad uga noi criterii de selecµie. La sfâr³itul capitolului este
prezentat structura bazei de date "Note Contabile"; numele ³i tipul câmpurilor
v vor necesare pentru construirea de expresii corecte.
În principiu exist 2 clase de criterii de selecµie:
A. criterii care utilizeaz valori constante în vederea select rii
1. A.1. - pentru a utilizate împreun cu centralizatorul de jurnale
2. A.2 - de uz general
3. A.3. - care selecteaz note contabile generate automat de program
B. criterii care utilizeaz valori ale câmpurilor din fereastra de lucru
A.1. Criterii utilizate împreun cu "centralizatorul de jurnale"
Aceste criterii au abrevieri care încep cu unul din caracterele "!" (semnul ex-
clam rii), "." (punct) sau ":" (dou puncte). Ele sunt în a³a fel denite încât s
selecteze note contabile în jurnale a c ror rulaj adunat s corespund totalului
Jurnalului General. Deasemenea, ecare jurnal va reg sit cu suma total în
"Centralizatorul de jurnale" (v. Cap. "Rapoarte")
! Jurnal general
.amortizari Amortiz ri
.clienti Jurnal privind clienµii
.furnizori Jurnal privind furnizorii
17
1 Note Contabile
.salarii Salarii ³i drepturi asimilate

:alte jurnale Alte jurnale
A.2. Criterii de uz general

Aceste criterii nu au un scop anume, ³i denesc câteva jurnale care sunt utile
îndeosebi pentru persoanele obi³nuite s lucreze cu jurnale. (De fapt, au fost
introduse doar pentru a se putea r spunde la întreb ri de genul : "Programul
Dvs. are Jurnal de furnizori ? Dar de Clienµi ? ³i Banca ? ").
Banca Jurnal privind operaµiile de banc

Casa Jurnal privind operaµiile de cas
Cec limita suma Jurnal privind operaµiile cec lim.sum
Chexp Cheltuieli din exploatare
Cons.mat Consumuri ³i alte ie³iri de materiale
Cons.mprime Consumuri ³i alte ie³iri de mat.prime
Cont curent Operaµiuni prin contul curent
Dec.clienti Jurnal privind decont rile cu clienµii
Dec.furnizori Jurnal privind decont rile cu furnizorii
Ies.produse Jurnal privind ie³irile de produse
Iesiri marfuri Jurnal privind ie³irile de m rfuri
Obl.clienti Jurnal privind obligaµiile clienµilor
Obl.furnizori Jurnal privind obligaµiile la furnizori
Op.casa si banca Operaµiuni de cas ³i banc
Produse Jurnal privind operaµii cu produse
Vexp Venituri din exploatare
A.3. Criterii pentru note contabile generate automat de c tre program

Aceste criterii încep cu caracterul "[" (parantez stânga deschis ); ele selecteaz
note contabile generate de diverse aplicaµii ale programului "Contabil Profe-
sional"; selecµia se face pe baza numerelor de note rezervate.
[cfe Chitanµe scale emise (gen.de program)
[c Chitanµe scale intrate (gen.program)
[fe Facturi emise (generate de program)
[ Facturi intrate (generate de program)
[inchideri Închidere 121 (generate de program)
[itva Închidere TVA (generate de program)
La completarea câmpului "Selecµie", sau la modicarea sa, se caut în baza de

date ce conµine criteriile de selecµie un criteriu pentru note contabile a c rui abre-
18
viere s e unic identicat de ³irul introdus în câmp (în versiunile mai noi de
program, ³i asem n toare). În cazul în care nu exist o abreviere care s core-
spund ³irului introdus, sau dac specicarea este ambigu , se a³eaz un mesaj
de eroare, ³i se cere utilizatorului s opteze pentru a³area ecranului "Criterii"
în vederea c ut rii sau ad ug rii. În cazul în care se r spunde cu Ok se
a³eaz ecranul.
În cazul în care exist un criteriu selectat operaµiile din fereastra "Note contabile"
se vor efectua doar asupra notelor contabile care satisfac respectivul criteriu.
B. Criterii care utilizeaz date din ecranul de lucru
_doc< Notele cu data document anterioar

_doc= Notele cu aceast dat document
_doc> Notele cu data document ulterioar
_nr Notele cu acest num r
_nrdoc= Notele de acest tip (nr.not = nnnXX)
_nrtip Notele de acest tip (nr.not = nnnXX)
_op< Notele cu data oper rii anterioar
_op= Notele cu aceast dat a oper rii
_op> Notele cu data oper rii ulterioar
_tipdoc Notele cu acest tip de document
_val< Notele cu suma mai mic sau egal
_val= Notele cu aceast sum
_val> Notele cu suma mai mare sau egal
_val Notele cu suma aproximativ egal (10%)
Aceste criterii trebuie s înceap cu semnul '_' (subliniere), ³i permit selectarea

notelor contabile pe baza informaµiei completate în unul dintre câmpurile ferestrei
de lucru, în momentul în care este invocat criteriul. Pentru a selecta din nou note
contabile, cu o alt valoare a câmpului, trebuie s procedaµi dup cum urmeaz :
1. tergeµi câmpul selecµie

2. Introduceµi noua valoarea a câmpului pe care se bazeaz selecµia
3. Introduceµi din nou numele criteriului în câmpul "Selecµie"
Pentru a opera mai u³or în acest caz, puteµi folosi funcµiile CTRL+X ³i CTRL+V
(v. Meniul "Sistem", submeniul "Editare").
1. V poziµionaµi pe câmpul "Selecµie" (CTRL+END) ³i tastaµi CTRL+X

2. V poziµionaµi pe câmpul utilizat pentru denirea selecµiei ³i introduceµi
noua valoare
3. V poziµionaµi pe câmpul "Selecµie" (CTRL+END) ³i tastaµi CTRL+V
19
1 Note Contabile
i mai u³or, utilizaµi funcµia (mai nou , numai pentru programele livrate dup
15-Nov-95) , numit "Reevalueaz criteriul de selecµie" care se poate apela cu
CTRL+S, dup ce introduceµi noua valoare a câmpului.
1. Modicaµi valoarea din câmpul utilizat pentru selecµie

2. Tastaµi CTRL+S pentru a reevalua selecµia
Exemplu de creare a unui criteriu de selecµie: s presupunem c doriµi s

selectaµi toate notele contabile care conµin NIR ca ³i tip document.
V poziµionaµi pe câmpul "Selecµie" ³i tastaµi "Nir", urmat de ENTER; progra-
mul va c uta în baza de date care conµine criteriile de selecµie un criteriu pentru
note contabile care s aibe la începutul abrevierii sale literele "Nir"; deoarece nu
va g si o asemenea abreviere, va a³a un mesaj de eroare: "Criteriu neg sit".
Tastaµi OK. Doriµi s -l c utaµi sau s -l ad ugaµi. Dac tastaµi << Ok >> se
va a³a fereastra "Criterii"; în câmpul abreviere se aa deja ³irul Nir; urmeaz
s introduceµi denumirea criteriului în câmpul "Denumire". Tastaµi TAB pentru
a trece la acest câmp, ³i introduceµi denumirea pe care doriµi s o daµi acestui
criteriu sa zicem "Note de recepµie". Tastaµi ENTER ³i se va trece la câmpul ex-
presie criteriu, care va în întregime selectat. Nu ne intereseaz în acest moment
ce este acolo, a³a c începem s scriem direct expresia pentru noul criteriu, dup
cum urmeaz :
TIP_DOC = "NIR"
dac a-µi introdus exact a³a expresia tastaµi TAB; altfel corectaµi-o ³i tastaµi apoi
TAB cursorul se va poziµiona pe butonul <Adaug >. Mai priviµi o dat câmpurile
³i asiguraµi-v c ele conµin:
1. Abreviere: Nir
2. Denumire Note de recepµie
3. Expresie: TIP_DOC = "NIR"
Dac ele nu corespund (denumirea este mai puµin important , având rol infor-
mativ), reveniti cu SHIFT+TAB la câmpul eronat, ³i corectaµi-l.
Apoi reveniµi cu TAB la <Adaug > ³i tastaµi ENTER pe acest buton (sau
mai simplu tastaµi F12, ind în afara câmpului expresie criteriu). Programul va
ad uga noul criteriu la baza de date (vedeµi acest lucru în lista criteriilor aate în
partea de sus a ecranului) ³i va semnaliza sonor reu³ita. Tastaµi CTRL+ENTER
pentru a semnala programul terminarea lucrului cu criterii de selecµie ³i alegerea
criteriului curent (Nir) ca ³i criteriu activ pentru notele contabile.
Programul va închide fereastra "Criterii" ³i va reapare fereastra "Note Contabile"
(care în tot acest timp a fost acoperit de fereastra "Criterii"). În câmpul selecµie
va a³at criteriul activ, adic Nir (Dac nu este nimic a³at, introduceµi în el
"Nir"); în dreapta sa va a³at denumirea criteriului "Note de recepµie", iar în
20
fereastra de sus vor a³ate toate notele contabile care respect criteriul denit
de dumneavoastr , ³i anume ca tipul documentului s e "NIR".
Dac doriµi s anulaµi criteriul de selecµie activ, ³tergeµi câmpul selecµie (v poz-
iµionaµi pe el, ³i ap saµi tasta Delete).
Criteriul Nir a fost denit ³i va putea apelat în continuare oricând ³i pentru
orice rm gestionat de c tre program. El va r mâne memorat în baza de date
"Criterii" pân la ³tergerea sa explicit de c tre Dvs.
V reamintim c pentru ca acest criteriu s aibe o utilitate practic trebuie s
introduceµi NIR la toate notele contabile care au ca surs NIR-uri; programul va
selecta doar aceste note contabile, ³i nu ³i altele, care chiar dac reprezint un
NIR, nu o spun în câmpul TIP_DOC.
Pentru regulile de scriere a criteriilor de selecµie, vezi par. "Criterii de selecµie"
din cap. "Interfaµa Utilizator").
4 Butoane de terminare Ok <Anuleaz >

Ap sarea pe aceste butoane determin terminarea lucrului cu Notele Contabile.
La terminare se face o nou vericare a notelor contabile ³i se semnaleaz num rul
erorilor detectate; dac nu apare nici un mesaj înseamn c toate notele contabile
sunt corecte.
1.2.2 Fereastra de vizualizare
Este o fereastr în care sunt a³ate notele contabile a³a cum se a ele în baza
de date. Trebuie menµionat c programul permite modicarea notelor contabile
direct în aceast fereastr . În partea dreapt a ferestrei este indicat poziµia
relativ a notelor contabile a³ate în cadrul bazei de date.
Navigarea în cadrul ei se face ca în orice fereastra de vizualizare. Comutarea
între fereastra de vizualizare ³i cea de lucru se realizeaz cu CTRL+F1, etc.
(v. Cap. "Interfaµa Utilizator", paragraful referitor la Ferestre de Vizaulizare /
modicare).
În rezumat:
Comutarea ferestrei active CTRL+F1
Aranjarea ³i redimensionarea coloanelor (mouse)
Navigarea în cadrul ferestrei S geµi, PgUp,PgDn
Ad ugarea unui articol F12
Înc rcarea unui articol în fereastra de lucru SHIFT+F12
Modicarea unui articol direct în ea
21
1 Note Contabile
Eliminarea (doar în aceast fereastr ) CTRL+E
1.3 Meniul asociat
Ecranul "Note Contabile" are asociat un meniu, numit bineînteles "Note Con-
tabile", care apare pe bara de meniu imediat dup a³area ecranului. Opµiunile
acestui meniu indic TOATE funcµiile PARTICULARE ce se pot efectua asupra
notelor contabile. Acest meniu poate a³at tastând ALT+N; puteµi apoi executa
oricare dintre opµiunile valide la acel moment
Not : ALT+N a³eaz toate funcµiile particulare pentru Note Contabile
În conµinuare vom enumera opµiunile meniului:
Adaug F12
Articolul din fereastra de lucru va ad ugat la baza de date (sus)
Încarc
Articolul din fereastra de sus va adus în fereastra de lucru (jos)
Nota Curent SHIFT+F12
Evident este vorba despre nota contabil curent , pe care v aaµi
Nota Urm toare ALT+F12
Nota contabil aat dup nota contabil pe care tocmai v aaµi
Nota Precedent CTRL+F12
Nota contabil aat înaintea notei pe care v aaµi
Modic F11
Se va modica articolul din baza de date (sus) cu cel de jos
Elimin
Eliminare (activ doar dac v aaµi în fereastra de sus)
Nota contabil CTRL+E
O not contabil are un num r si const din mai multe rânduri
Pân la sfârsit
Se elimin acest rând, si restul pân la sfârsitul bazei de date (selecµia e ok)
Toate
22
1.3 Meniul asociat
Se elimin toate rândurile din aceast baz de date (selecµia e luat în seam )
Rulaje
Se vor asa rulajele (totaluri) pentru toate articolele selectate
Totale... ALT+J
Adic se vor lua în considerare toate articolele din baza de date.
La nota... ALT+K
Pân la un anumit num r de not
La data... ALT+L
Pân la o anumit dat a oper rii
Documente... ALT+M
Rulaje documente în aceast not contabil (subtotaluri pe documente)
Tip rire CTRL+T
Se vor tip ri notele contabile, ordonate dup num r si rând
în Lei
În mod normal lucr m în lei, deci asta este prima opµiune
în Valut
Se vor tip ri notele contabile în valut . E totusi o chestie...
Veric note ALT+V
Se vor verica, mai mult formal, eventual si funcµional, notele contabile
Urm toarele
Cele care urmeaz , dar atenµie!, împreun cu articolul curent!
Toate notele contabile
Operaµia va afecta toate notele contabile, de la început la sfârsit
Veric sold Cas
Se va verica dac soldul casei este conform cu limitele din Parametrii de Lucru
Închideri automate... ALT+H
Se va asa o fereastr ce va permite închiderea automat (6,7, TVA, etc.)
Operaµii speciale ALT+O
Operaµii mai puµin uzuale, sau pentru utilizatori mai avansaµi
23
1 Note Contabile
Formule generale.. ALT+G

Veµi ajunge la formulele generale, care sunt apelabile pentru toate rmele
Formule specice rmei ALT+F
Formulele la care ajungeµi sunt specice doar acestei rme.
Note memorate...
Eheheeei, versiunea 1! Mai merge oare?
Vizualizeaz note de amortizare...
O privire scurt asupra notelor de amortizare denite deja.
Cont corespondent SHIFT+F1
Se va asa contul contabil corespondent
Suma de produse... ALT+P
Se va asa o fereastr în care puteµi calcula usor un total al unor înmulµiri
Reevalueaz criteriul CTRL+R
Se va reevalua selecµia existent , pe baza noilor date din zona de lucru
Completeaz denumirea CTRL+P
Se va completa explicaµia cu denumirea contului
Contului din Debit
Explicaµia se completeaz cu denumirea contului aat în debitul notei contabile
Contului din Credit
Explicaµia se completeaz cu denumirea contului aat în creditul notei con-
tabile
Caut Nota contabil CTRL+K
Se caut o not contabil dup tot felul de criterii, înainte sau înapoi
Caut Urm toarea CTRL+L
Caut urm toarea not contabil , în acelasi fel ca înainte.
Copiaza note... ALT+C
Copiaµi note contabile, între diverse luni si /sau rme
Genereaz note contabile... ALT+Z
Se vor genera note contabile din diferite documente; cele generate anterior se vor
înlocui
24
1.3 Meniul asociat
Execut ... ALT+X
Execut un alt modul al programului (Balanµa, Fise de cont, etc), dup care
revine în Note Contabile
Înhib câmp curent ALT+F4
Câmpul pe care v aaµi va înhibat. Pentru a-l modica va trebui mai întâi s -l
activaµi
Activeaz câmp urm tor F4
Câmpul urm tor celui pe care v aaµi va activat (dac este înhibat)
Activeaza camp precedent SHIFT+F4
Se activeaz câmpul precedent celui pe care v aaµi în acest moment
Seteaz câmp revenire CTRL+F4
Marcheaz câmpul curent ca si câmp în care se va reveni dup operaµia de ad u-
gare efectuat cu succes
+1
Ap sând pe o tast , progarmul va ad uga 1 la diverse câmpuri. Reµineµi scurt -
turile
Num r not F5
Se creste num rul de not cu 1, în fereastra de lucru
Num r document F6
În fereastra de lucru se va creste num rul documentului cu 1
Dat document F7
În fereastra de lucru data documentului se va creste cu 1 (ziua urm toare)
Data oper rii F8
În fereastra de lucru data oper rii se creste cu 1 (se trece la ziua urm toare)
Num r maxim not ALT+F5
Se va introduce num rul maxim de not + 1 (în afar de cele rezervate)
Num r maxim rând CTRL+F5
Se va introduce num rul de rând care urmeaz în cadrul acestei note contabile
-1
Sc deµi rapid 1 din diverse câmpuri. Reµineµi scurt turile
Num r not SHIFT+F5
25
1 Note Contabile
Se scade 1 din num rul de not (în fereastra de lucru)

Num r document SHIFT+F6
În fereastra de lucru se va diminua cu 1 num rul documentului
Dat document SHIFT+F7
În fereastra de lucru data documentului se va diminua cu 1 (ziua precdent )
Data oper rii SHIFT+F8
În fereastra de lucru data oper rii se diminueaz cu 1 (se trece la ziua prece-
dent )
Parametrii de lucru...
Parametrii de care se µine seama atunci când lucraµi în acest modul
Data op.=Data doc CTRL+D
Marcheaz dac data oper rii se va completa sau nu automat din data documen-
tului
Operaµii în valut ALT+4
Dac doriµi s lucraµi în paralel atât în lei cât si în valut
1.4 Funcµii
1.4.1 Funcµii asupra bazei de date
Aceste funcµii opereaz modic ri asupra conµinutului bazei de date "Note con-
tabile".
Ad ugarea unei note contabile Ad ugarea este operaµia prin care nota con-
tabil aat în zona de lucru este memorat în baza de date ce conµine notele
contabile. Odat ad ugat , o not contabil va r mâne acolo neschimbat ³i dup
stingerea calculatorului, pân la ³tergerea sau modicarea sa de c tre Dvs. (sau
altcineva). Toate prelucr rile ulterioare vor avea ca subiect doar notele contabile
memorate în acest fel.
Veµi comanda programului ad ugarea unei noi note contabile la baza de date ori
de câte ori doriµi, în principiu dup ce a-µi completat câmpurile notei contabile
din zona de lucru cu valorile dorite, ³i consideraµi corecte aceste valori.
Apelul funcµiei: <Adaug >
F12
26
1.4 Funcµii
ALT+N ENTER
ALT+N A
Dac sunteµi poziµionat pe butonul <Adaug > ³i tastaµi ENTER nota contabil
din zona de lucru se va ad uga la baza de date "Note contabile" ³i va a³at în
fereastra de sus în poziµia corespunz toare dat de num rul de not ³i rând.
O not contabil este în principiu corect în cazul în care atât contul debitor cât
³i contul creditor sunt direct operaµionale, adic nu sunt compuse din subconturi.
Se veric acest lucru, ³i în cazul în care cel puµin unul dintre conturi nu este
direct operaµional, ad ugarea este refuzat , iar câmpul curent devine cel pe care
s-a detectat eroarea. Programul veric mai întâi contul debitor, ³i în cazul în care
nu este direct operaµional semnaleaz eroare ³i revine pe el, f r a mai analiza ³i
contul creditor.
Apoi se veric dac nu exist o alt not contabil care s conµin acelea³i valori
ale câmpului "Num r not " ³i "Num r rând". Dac o astfel de not contabil
exist , se refuz ad ugarea, pentru a nu se crea duplicate. Programul revine în
câmpul "Num r not " pe care probabil c doriµi s -l modicaµi.
Dac în baza de date nu exist nici o alt not contabil cu acest num r de
not ³i rând, se adaug nota contabil , se actualizeaz fereastra de vizualizare
cu noua not introdus , se incrementeaz num rul de rând (trece la urm torul
rând), apoi se poziµioneaz pe câmpul de revenire (dac nu l-aµi modicat cu
CTRL+F4, "Explicaµie").
În cazul în care ad ugarea s-a f cut cu succes ³i c suµa "Efecte sonore" din ecranul
"Parametrii de lucru" este marcat , se emite semnalul de "Succes" (Do Re Mi).
Atenµie. În cazul în care exist un criteriu de selecµie activ, ³i nota contabil de
ad ugat nu îndepline³te condiµia de selecµie impus , ea va deasemenea ad u-
gatâ, dar nu va apare a³at în fereastra de sus, deoarece nu îndepline³te condiµiile
de a³are; ea se a totu³i în baza de date!
Accela³i gen de confuzie a utilizatorului poate generat de mesajul "Ad ugare
e³uat ", care apare în cazul în care exist deja o not contabil în baza de date
cu acela³i num r de not ³i rând, dar nu se vede de loc pe ecran, deoarece exist
un criteriu de selecµie activ ³i respectiva not contabil nu satisface criteriul, ³i
deci nu este a³at .
Înc rcare în zona de lucru Încarc nota contabil curent din baza de date
(fereastra de sus) în fereastra de lucru (cea de jos) ³i trece în fereastra de lu-
cru. Este oarecum funcµia invers a operaµiei de ad ugare, cu precizarea c nota
contabil înc rcat nu se ³terge din baza de date.
Apelul funcµiei:
27
1 Note Contabile
1. SHIFT+F12
2. ALT+N I
Utilizaµi aceast comand când vreµi s vedeµi mai clar o not contabil , dac
doriµi s ad ugaµi o not contabil asem n toare cu cea curent , sau dac doriµi
s modicaµi o not contabil .
Modicarea unei note contabile Nota contabil curent din baza de date este
înlocuit cu nota contabil aat în zona de lucru.
Procedura standard de modicare a unei note contabil existente deja în baza de
date este urm toarea:
1. (eventual) comutare în fereastra de sus (CTRL+F1)

2. poziµionare pe nota contabil de modicat (s geµi, etc)
3. înc rcare în zona de lucru (SHIFT+F12)
4. modicarea câmpurilor dorite
5. apel funcµie de modicare (F11)
Not . Este preferabil s efectuaµi modicarea direct în fereastra de sus, ³i nu

cu aceast funcµie de modicare, care de³i funcµioneaz bine, cere mai mult
manoper , ³i respectarea ordinii de executie a operaµiilor.
Apelul funcµiei:
1. F11
2. ALT+N M
3. <Modic >
Programul veric mai întâi dac nu exist deja o alt not contabil decât cea
curent care s conµin acelea³i valori ale câmpului "Num r not " ³i "Num r
rând". Dac o astfel de not contabil exist deja, se refuz modicarea, pentru
a nu se crea duplicate. Acelea³i observaµii în leg tur cu corectitudinea notei
contabile ca ³i la operaµia de ad ugare.
În cazul în care modicarea s-a f cut cu succes ³i c suµa "Efecte sonore" din
ecranul "Parametrii generali" este marcat , se emite semnalul de "Succes" (Do
Re Mi).
Deoarece programul nu marcheaz în nici un fel nota contabil curent în fereastra
de sus în timp ce v aaµi în fereastra de lucru, v suger m s efectuaµi modic rile
direct în fereastra de sus (in care treceµi cu CTRL+F1), dar Atenµie! În cazul în
care faceµi modic ri astfel, puteµi crea note contabile în care cel puµin unul dintre
conturi s nu e direct operaµional, f r ca programul s sesizeze imediat, dar o
va face în momentul în care p r siµi ecranul de note contabile, avertizându-v
prin unul sau mai multe mesaje de eroare.
28
1.4 Funcµii
Atenµie: nu se genereaz nici un mesaj de eroare în cazul în care creaµi note

contabile duplicate efectuând modic ri în fereastra de sus!
Deoarece o not contabil nu încape în întregime pe un rând pe ecran, câmpurile
ce reprezint tipul, num rul ³i data documentului nu apar iniµial a³ate pe ecran,
dar exist în fereastra de vizualizare care este mai lat decât ecranul; pentru
a le aduce în zona vizibil e mutaµi fereastra de vizualizare (CTRL+F7, v.
"Ferestre"), e tastaµi TAB, sau SHIFT+TAB pentru a v poziµiona pe ele.
Eliminarea de note contabile Aceast funcµie permite eliminarea notei con-

tabile curente, a notei contabile curente ³i celor urm toare, pân la sfâr³itul bazei
de date, sau a tuturor notelor contabile.
Funcµia poate apelat doar dac v aaµi în fereastra de sus. Motivul acestei
restricµii este asigurarea c v aaµi pe nota contabil pe care într-adev r doriµi
s o ³tergeµi.
O dat aceast operaµie executat notele contabile sunt eliminate din evidenµ ,
dar nu ³i ³terse denitiv, ³i mai pot totu³i recuperate.
Notele contabile eliminate pot ³terse denitiv, dup care ele nu mai pot
recuperate de c tre program. Articolele eliminate sunt periodic ³terse denitiv de
c tre program.
Elimin nota contabil curent
Elimin nota contabil pe care sunteµi poziµionat, ³i trece la urm toarea
Apelul funcµiei:
1. CTRL+E
2. ALT+N E ENTER N
Dup eliminare, programul va trece la nota contabil imediat urm toare, sau va

r mâne pe ultima not contabil din baza de date în cazul în care s-a ³ters ultima
not contabil .
Elimin pân la sfâr³it
Se elimin nota contabil curent ³i restul notelor contabile, pân la sfâr³itul
bazei de date.
Not . În cazul în care exist un criteriu de selecµie activ, se elimin doar notele
contabile care satisfac respectivul criteriu.
Apelul funcµiei:
1. ALT+N E P
29
1 Note Contabile
Elimin toate notele contabile

Se elimin toate notele contabile din baza de date. În cazul în care exist un
criteriu de selecµie activ, se elimin doar notele contabile care satisfac respectivul
criteriu.
Apelul funcµiei:
1. ALT+N E T
1.4.2 Funcµii auxiliare
Rulaje Programul permite obµinerea rulajelor pentru diverse conturi, direct din
ecranul Notelor Contabile. Aceast funcµie a fost conceput pentru a nu necesar
listarea ³elor de cont sau a balaµei pentru un singur cont; puteµi obµine oricând
rulajul unui cont, direct din "Note Contabile".
Rulaje totale
Se va a³a o fereastr care arat sumele precedente, rulajele DB ³i CR de pe luna
de lucru, total sume ³i sold nal (deci poziµia din balanµ ) pentru dou conturi
(Între conturi nu exist nici o leg tura; sunt a³ate dou pentru c atâta loc
exist pe ecran). Imediat dup apel, programul a³eaz rulajele pentru conturile
din debitul ³i creditul notei contabile curente. Dac v aaµi în fereastra de jos,
conturile din câmpurile Cont DB ³i Cont CR, dac v aaµi în fereastra de sus,
conturile din coloanele corespunz toare ale articolului curent.
Apelul funcµiei:
1. ALT+J
2. ALT+N J ENTER
Atenµie. În cazul în care este activ un criteriu de selecµie pentru ecare cont
va a³at rulajul curent doar pentru notele contabile care satisfac respectivul
criteriu.
În continuare puteµi obµine acelea³i informaµii ³i asupra altor conturi, ind su-
cient s completaµi simbolul contului dorit în una din c suµele "Cont" din fereas-
tra "Rulaje".
Deasemenea, puteµi obµine rulajul total pentru un cont compus din subconturi,
sau chiar pentru o grup , sau o clas ; introduceµi pur ³i simplu contul, grupa sau
clasa respectiv .
A³a dup cum am spus, aceast funcµie a fost creat pentru a putea consulta
rapid diverse conturi, f r a necesar listarea unei balanµe, sau a ³elor de cont.
30
1.4 Funcµii
Deasemenea, o puteµi folosi pentru a clarica diverse probleme ap rute (de exem-
plu, pentru a vede totalul rulajului lui 5121 în corespondenµ cu 411_.neon, in-
troduceµi 5121/411_.neon (atenµie, ³i caracterul subliniere) în câmpul "Selecµie",
³i apoi tastaµi ALT+J). Puteµi utiliza aceast funcµie în timpul introducerii de
date, pentru a v verica; de exemplu, imediat dup ce introduceµi notele con-
tabile pentru un extras de cont, tastaµi ALT+J; soldul contului 5121 trebuie s
e identic cu cel de pe extras; v asiguraµi astfel din timp c sumele introduse
pân în acel moment sunt în regul .
Rulaje parµiale
Rulajele parµiale v permit obµinerea acelora³i informaµii ca ³i rulajele totale, cu
deosebirea c rulajele DB ³i CR de pe luna de lucru vor calculate doar pentru
notele contabile pân la nota contabil curent .
Programul ofer dou posibili µi; pentru notele cu num r mai mic sau egal ca cel
al notei curente, ³i pentru notele cu data de operare mai mic sau egal cu cea a
notei contabile curente.
Apelul funcµiei:
1. ALT+K Pân la nota curent (inclusiv)

2. ALT+N J N
Apelul funcµiei:
1. ALT+L Pân la data oper rii (inclusiv)

2. ALT+N J D
Desigur, acelea³i informaµii le puteµi obµine utilizând un criteriu de selecµie, ³i

cerând "Rulaje totale"; îns combinând "Rulaje Parµiale" cu un criteriu de se-
lecµie, puteµi obµine ceva mai mult!
Rulaje document
Aveµi posibilitatea s aaµi subtotalurile pe documentele ce formeaz o not de
contabilitate (care este format din mai multe note contabile).
Programul a³eaz pentru ecare document (identicat prin TIP ³i NUMR)
care formeaz nota de contabilitate câte un subtotal. Programul calculeaz subto-
taluri pentru rândurile adiacente.
Apelul funcµiei:
1. ALT+M
2. ALT+N J M
31
1 Note Contabile
Aceast funcµie a fost conceput pentru a putea verica rapid, în timpul intro-
ducerii datelor, note de contabilitate de forma
Not Rând Doc. DB CR Suma
37101 1 f. 18536 371 411 x
2 f. 18536 4426 411 y
3 ch.558969 411 5311 z
Dac apelaµi funcµia "Rulaje pe document" programul va a³a o fereastr în care
sunt a³ate:
f. 10535 x+y
ch.550969 z
astfel, puteµi verica dac valorile introduse respect relaµia z = x+y.
Tip rire Determin lansarea procedurii de tip rire a notelor contabile, care va

a³a fereastra utilitar de listare pentru a v permite s alegeµi modul de listare
³i apoi va lista notele contabile. Vezi subiectul "Fereastra utilitar de listare" din
cap. "Interfaµa utilizator".
Apelul funcµiei:
1. CTRL+T
2. ALT+N T
În cazul în care asupra notelor este activ un criteriu de selecµie (câmpul Selecµie
este diferit de spaµiu), vor listate doar notele care satisfac respectivul criteriu
(notele care sunt selectate pe ecran). Ca subtitlu al listei va apare denumirea
dat criteriului de selecµie. Este u³or de observat c în acest mod puteµi obµine
tot felul de jurnale care s v u³ureze munca.
Vericarea notelor contabile Aceast funcµie veric conturile care compun

nota contabil (s existe ³i s e direct operaµionale). Se veric ca data oper rii
s e în luna de lucru. Dac c suµa de marcaj "[X] Veric operaµii contabile
corecte" este setat (în fereastra "Parametrii de lucru"), atunci veric dac
operaµia contabil se a în repertoarul de operaµii contabile considerate corecte
de c tre program.
În cazul în care se întâlne³te o eroare, este emis un semnal sonor, ³i programul
se poziµioneaz pe prima nota eronat .
Apelul funcµiei:
1. ALT+V T (toate)
32
1.4 Funcµii
2. ALT+N V
1. ALT+V U (urm toarele)
2. ALT+N V U
Programul face aceia³i vericare la intrarea ³i ie³irea din Note Contabile (funcµie
de setarea c suµelor de marcaj "[X] Vericare la intrare / ie³ire" din fereastra
"Parametrii de lucru"), ³i în caz de eroare a³eaz un mesaj informativ (câte
sunt corecte, câte sunt eronate); va trebui s apelaµi aceast funcµie pentru a
depista notele ale c ror conturi sunt incorecte ³i s le corectaµi.
Not . Vericarea se termin la întâlnirea primei note eronate; deci (eventual)
corectaµi ³i relansaµi cu ALV+V T (toate) sau ALT+V U (Urm toarele).
Not . La vericare pentru "urm toarele" programul începe vericarea cu articolul
curent. Deci dac doriµi s vericaµi de la început e utilizaµi funcµia "Veric
toate", e v poziµionaµi pe începutul bazei de date (cu CTRL+Home) si invocaµi
funcµia "Veric urm toarele".
Închideri automate Programul este capabil s genereze note contabile pentru:
1. închiderea conturilor de venituri ³i cheltuieli prin contul 121

2. închiderea conturilor de TVA
Apel:
1. ALT+H
Se a³eaz o fereastr ce conµine 2 c suµe de marcaj, butoanele pentru parametrii,

³i butoanele de terminare.
Fiec rei proceduri îi este asociat pe ecran o c suµ de marcaj; în cazul în care o
c suµ este marcat , se va efectua procedura corespunz toare de generare.
X T.V.A. Conturile de TVA se vor închide; se determin TVA de plat sau

recuperat; se efectueaz compensare TVA între luni.
X Prot Contabil Se vor genera note contabile pentru închiderea conturilor
de venituri ³i cheltuieli, prin contul 121 (prot contabil).
1. <Salveaz > Ap sarea acestui buton va avea ca efect salvarea parametrilor
de lucru (modul în care sunt setate cele dou c suµe de marcaj) pe disc,
într-o zon asociat de c tre program pentru rma curent .
2. < Cite³te > Valorile parametrilor vor citiµi de pe disc, dac ace³tia au
fost salvaµi anterior cu comanda <Salveaz >; în caz c nu au fost niciodat
salvaµi, se vor introduce valorile implicite.
3. <Implicite> Seteaz valorile implicite ale parametrilor de lucru, a³a cum
au fost ei deniµi la scrierea programului.
33
1 Note Contabile
4. < Reface > Reface valorile anterioare ale parametrilor de lucru, a³a cum
au fost ele la apelul acestui ecran.
Butoanele de terminare
1. Ok sau CTRL+ENTER - Acceptarea parametrilor a³ati; ace³tia vor

utilizaµi în continuare. Se efectueaz notele de închidere.
2. <Anuleaz > sau ESC Parametrii de lucru sunt ref cuµi la valorile existente
la intrare. Procedurile de închidere nu se efectueaz .
Prot contabil
Aceast funcµie permite generarea automat de note contabile pentru închiderea
conturilor de venituri ³i cheltuieli prin contul 121.
Se vor genera maximum 887.112 note contabile cu numere de not începând 98001
³i numere de rând de la 1 la 999. Pentru ecare cont de venituri sau de cheltuieli
direct operaµional se va genera câte o not contabil cu urm toarele valori ale
câmpurilor: Data notei, data documentului ³i data oper rii vor înc rcate cu data
ce corespunde ultimei zile a lunii pentru care se lucreaz ; num rul documentului
va înc rcat cu num rul de not contabil ; tipul documentului va "inc", scris cu
litere mici (în mod normal tipul de document are litere mari); câmpul "Explicaµii"
va conµine primele caractere ale denumirii contului, precedate de textul "Inch."
Pentru conturile de venituri direct operaµionale se va genera câte o not contabil
în care contul debitor este 121 iar contul creditor este contul de venituri respectiv.
Valoarea va calculat ca soldul debitor al contului, DOAR pentru rulajul
lunii în curs:
121 = 6... "rulaj DB - rulaj CR"

Corespunz tor, pentru ecare cont de cheltuieli direct operaµional se va genera
câte o not contabil :
7... = 121 "rulaj CR - rulaj DB"
Dup cum se vede mai sus, programul va genera note de închidere referitoare doar
la înregistr rile contabile aferente lunii în curs; În cazul în care unul sau mai multe
conturi nu au fost închise luna anterioar , sunt p strate soldurile lor, deoarece,
de³i teoria spune c "la sfâr³itul perioadei se închid toate conturile de venituri ³i
cheltuieli" s-ar putea s doriµi s l saµi deschise unele dintre aceste conturi. Aceste
conturi vor trebui închise "manual" de c tre Dvs, prin introducerea explicit de
note contabile, atunci când veµi considera de cuviinµ .
Efectuaµi închiderea conturilor preluate cu sold numai DUP ce efectu-
aµi închiderea automat ; o noua închidere automat va genera note contabile
ce vor anula "de facto" închiderea manual .
34
1.4 Funcµii
Pentru a închide conturile preluate deschise din luna anterioar , ³i dac doriµi
s utilizaµi închiderea automat pentru celelalte conturi procedaµi dup cum
urmeaz .
1. Apelaµi "Note contabile"

2. Invalidaµi c suµele de marcaj referitoare la închiderea automat din ecranul
"Parametrii de lucru" pentru Note Contabile, pentru a nu se genera note
contabile de închidere nici la intrarea ³i nici la ie³irea din Note Contabile.
3. Apelaµi procedura de închiderea automat din meniul "Note Contabile"; se
vor închide conturile pentru rulajul din luna curent
4. Introduceµi notele contabile pentru închiderea conturilor care au fost pre-
luate deschise
5. P r siµi ecranul "Note Contabile"
6. Apelaµi "Balanµa de vericare" (ALT+R ENTER)
7. Invalidaµi c suµa de marcaj privitoare la închidere; în acest fel nu se va
executa închiderea înainte de calculul efectiv (aceasta ar anula operaµiile
speciale de închidere pe care le-aµi introdus prin notele contabile, deoarece
calculul se face pentru rulajul lunii)
8. Lansaµi calculul de balanµ , ³i listaµi
Operaµia de generare a notelor contabile se va efectua corect ori de câte ori este
invocat ; programul va elimina de ecare dat vechile note contabile generate
la o eventual închidere anterioar ³i va crea altele noi. Reamintim c pentru
aceast funcµie sunt rezervate numerele de not cuprinse între 98.000 ³i 98.888.
La executarea operaµiei toate notele contabile care au num rul cuprins în acest
interval vor mai întâi eliminate, ³i se vor genera altele noi. Din acest motiv
nu este recomandat utilizarea acestor numere de not ; dealtfel programul v va
avertiza în cazul în care tentaµi s utilizaµi numere rezervate.
Pe lâng posibilitatea de a genera aceste note la cerere, prin apelul din meniu,
(cu ALT+H), programul mai ofer facilitatea set rii a doi parametrii care indic
generarea notelor contabile de închidere automat la intrarea ³i respectiv ie³irea
din "Note contabile". Deasemenea (atenµie!) ³i în ecranul de balanµ exist o
c suµ de marcaj care indic dac închiderea automat se va face înainte de
calculul balanµei, care va efectua acelea³i operaµii. Marcarea ³i într-un ecran ³i
în altul nu va avea efecte negative; se va pierde doar timpul pentru a se efectua
procedura de închidere de dou ori.
Programul funcµioneaz corect ³i dac efectuaµi închiderea "manual" pentru an-

umite conturi; în acest caz se vor genera note de închidere doar pentru con-
turile neînchise. Deasemenea se trateaz corect cazurile în care introduceµi note
contabile de închidere parµial pentru anumite conturi (în care nu introduceµi
întreaga sum ); programul va genera note contabile cu sume reprezentând difer-
enµele pân la închiderea complet a ec rui cont în parte.
35
1 Note Contabile
În cazul în care în fereastra "Parametrii de lucru" pentru aceast rm este

specicat un alt cont de închidere se va introduce acel cont (de exemplu, dac se
dore³te evidenµierea protului pentru ecare an, pe subanalitice ale lui 121, se pot
utiliza conturi de forma 121_.1994, 121_.1995 ³.a.m.d.) În fereastra "Parametri
de lucru" se poate specica 121_.1995, ³i atunci se vor genera note contabile de
forma:
1. 121_.1995 = 6... "rulaj DB - rulaj CR"
2. 7... = 121_.1995 "rulaj CR - rulaj DB"
Pentru a r spunde situaµiilor variate care apar în practic , programul va genera
corect note de închidere pentru cazul în care unele conturi de venituri sau chel-
tuieli sunt conduse pe subanalitic; deasemenea, contul 121 poate , la rândul s u
condus pe subanalitice; în acest caz toate conturile de venituri ³i cheltuieli vor
conduse pe subanalitice.
Exemplu: Cum se încearc (programul) închiderea unui cont 6xxx.aaaa.bbbb sau
7xxx.aaaa.bbbb:
1. În cazul în care în fereastra "Parametrii de lucru" pentru note contabile
este specicat un cont de închidere, se preia acel cont; în caz contrar se va
lucra cu 121.
2. Se caut în planul de conturi contul 121.aaaa.bbbb; dac exist , e totul în
regul , îl va folosi în nota contabil . Dac 121.aaaa.bbbb nu exist , îl caut
pe 121.aaaa; dac acesta exist , va folosit ca ³i cont de închidere; dac
nu exist , se va folosi 121.
Exemplu practic: Determinarea contului de închidere pentru 607.mag1.orez
a) Cont închidere = 121 (in fereastra "Parametrii de lucru")
1. 121.mag1.orez 607_.mag1.orez - dac exist contul 121_.mag1.orez
2. 121.mag1 607_.mag1.orez - dac exist contul 121_.mag1
3. 121 607_.mag1.orez - altfel
b) Cont închidere = 121_.1994 (în fereastra "Parametrii de lucru")
1. 121_.1994.mag1 607_.mag1.orez - dac exist contul 121_.1994.mag1
2. 121_.1994 607_.mag1.orez - altfel
Închidere TVA
Conturi de TVA:
1. 4423 TVA de plat
2. 4424 TVA de recuperat
3. 4426 TVA deductibil
4. 4427 TVA colectat
36
1.4 Funcµii
Programul exploreaz 4426 (toate subanaliticele direct operaµionale ale lui 4426).
În cele ce urmeaz formulele vor scrise simplu; în fapt programul le va trata pe
subanaliticele direct operaµionale ale lui 4426.
1. Dac 4426 sau 4427 prezint sold (de orice natur !), se vor genera notele
contabile de deducere; dup cum urmeaz :
1.a) Dac TVA colectat este mai mare decât TVA deductibil , se deduce TVA
deductibil
1. Ded.TVA deduct 4427 4426 TVA deductibil
2. Ded.TVA deduct 4427 4423 diferenµa colectat - deductibil
1.b) Dac TVA deductibil este mai mare sau egal cu TVA colectat , se deduce
TVA de plat
1. Ded.TVA de plat 4427 4426 TVA colectat
2. Ded.TVA de plat 4424 4426 TVA deductibil - colectat
2.Regularizare între luni
TVA de recuperat este soldul creditor a lui 4424 de luna trecut , la care se adaug
rulajul acestei luni.
TVA de plat este soldul lui 4423 din luna curent .
2.a) Dac în luna trecut TVA de recuperat este mai mare decât TVA de plat
se recupereaz ³i acea parte (programul µine cont ³i de TVA recuperat în luna
curent ); deci se va compensa TVA de plat .
1. Comp.TVA de plat 4423 4424 TVA de plat
2.b) Dac TVA de plat este mai mare sau egal cu TVA de recuperat, se va face
compensarea TVA de recuperat.
1. Comp.TVA de rec. 4423 4424 TVA de recuperat
În cazul în care contul 4426 este condus pe subanalitice, este obligatorie con-
ducerea contului 4427 pe ACELEAI subanalitice; acest lucru nu se refer ³i la
conturile 4423 ³i 4424, care pot conduse pe sintetic sau pe un subanalitic de
nivel superior.
Observaµii importante
*
* 4426 si 4427 pot pe subanalitice; _obligatoriu_ pe aceleasi
* De ce ? Pt c se fac la un moment dat formule contabile de forma
* 4427 4426 sold4426
37
1 Note Contabile
* 4427 4423 sold4427-sold4426
* ³i deci dac nu sunt pe acelea³i analitice, ce sume s ia în considerare ?
Programul va utiliza cel mai apropiat subconcont direct operaµional al lui 4423
(respectiv 4424) care exist în planul de conturi, corespunz tor la subcontul 4426
care se trateaz , dup urm toarea regul :
Se trateaz se caut se caut

4426.aaaa.bbbb 4423.aaaa.bbbb 4424.aaaa.bbbb
4423.aaaa 4424.aaaa
4423 4424
Exemplul 1.Dac în planul de conturi exist urm toarele subanalitice:
1. 4426.mag1 4427.mag1
2. 4426.mag2 4427.mag2
Se vor genera note contabile de forma
1. 4427.mag1 = 4426.mag1 x1
2. 4427.mag1 = 4423 y1
3. 4423 = 4424 z1
1. 4427.mag2 = 4426.mag2 x2
2. 4427.mag2 = 4423 y2
3. 4423 = 4424 z2
Exemplul 2. Dac în planul de conturi exist ³i 4423.mag1 ³i 4423.mag2, se vor

genera note contabile de forma:
1. 4427.mag1 = 4426.mag1 x1
2. 4427.mag1 = 4423.mag1 y1
3. 4423.mag1 = 4424.mag1 z1
1. 4427.mag2 = 4426.mag2 x2
2. 4427.mag2 = 4423.mag2 y2
3. 4423.mag2 = 4424.mag2 z2
Exemplul 3. Dac în planul de conturi exist urm toarele conturi:
1. 4426.mag1.alim 4427.mag1.alim
2. 4426.mag1.tiga 4427.mag1.tiga
3. 4426.mag1.div 4427.mag1.div
4. 4426.mag2 4427.mag2
5. 4423 4424
38
1.4 Funcµii

1. 4427.mag1.alim = 4426.mag1.alim
2. 4427.mag1.alim = 4423
3. 4423 = 4424
1. 4427.mag1.tiga = 4426.mag1.tiga
2. 4427.mag1.tiga = 4423
3. 4423 = 4424
1. 4427.mag1.div = 4426.mag1.div
2. 4427.mag1.div = 4423
3. 4423 = 4424
1. 4427.mag2 = 4426.mag2
2. 4427.mag2 = 4423
3. 4423 = 4424
Exemplul 4. Dac în plus, în planul de conturi exist urm toarele subanalitice:
1. 4423.mag1 4424.mag1
2. 4423.mag2 4424.mag2
1. 4427.mag1.alim = 4426.mag1.alim
2. 4427.mag1.alim = 4423.mag1
3. 4423.mag1 = 4424.mag1
1. 4427.mag1.tiga = 4426.mag1.tiga
2. 4427.mag1.tiga = 4423.mag1
3. 4423.mag1 = 4424.mag1
1. 4427.mag1.div = 4426.mag1.div
2. 4427.mag1.div = 4423.mag1
3. 4423.mag1 = 4424.mag1
1. 4427.mag2 = 4426.mag2
2. 4427.mag2 = 4423
3. 4423.mag2 = 4424.mag2
1.4.3 Operaµii speciale
Formule contabile Programul permite denirea ³i utilizarea de formule con-

tabile. Aceasta este o facilitate deosebit de puternic a programului. Întrucât
se achiziµioneaz separat (cost doar vreo 20-30$), documentaµia se a într-un
fascicul separat.
39
1 Note Contabile
Note contabile memorate Aveµi posibilitatea memor rii de note contabile sim-

ple ³i invocarea lor. Programul poate memora maximum 8 note contabile simple
pentru care reµine urm toarele elemente:
1. Explicaµia
2. Tip document
3. Cont Debitor
4. Cont Creditor
Fiecare dintre notele contabile memorate este identicat de o abreviere de max-
imum 4 caractere. La completarea câmpului "Explicaµii" programul veric dac
s-a introdus o abreviere pentru o not memorat ; în caz armativ, se completeaz
automat în fereastra de lucru câmpurile "Explicaµii", "Tip document", "Cont
Debitor" ³i "Cont Creditor".
Vom da mai jos un exemplu simplu de utilizare a notelor memorate, pentru cazul
introducerii facturilor emise pentru o rm .
Pentru ecare factur emis ar trebui introduse urm toarele note contabile:
1. Facturat marf F..... 411 707
2. TVA Aferent F..... 411 4427
3. Încasat c/v marf Ch... 5311 411
Vom memora cele 3 note contabile simple; pentru comoditate vom utiliza ca
abreviere a ec reia num rul s u (1, 2, 3).
Invocaµi, din meniul "Note Contabile", submeniul "Operaµii speciale" fereastra
"Note memorate" (cu ALT+O O); completaµi apoi câmpurile din fereastra exact
a³a cum apar ele mai sus. Nu uitaµi s completaµi ³i prima coloan cu abrevierile
1, 2 ³i respectiv 3. Dup ce a-µi completat toate câmpurile, par siµi fereastra ³i
reveniµi în "Note contabile", fereastra de lucru. Introduce-µi "1" (f r ghilimele)
în câmpul explicaµii, ³i apoi tastaµi ENTER. Programul va completa câmpurile cu
valorile memorate. Dup ce introduceµi num rul documentului, data documentu-
lui, ³i suma, ad ugaµi nota contabil . Programul revine in câmpul "Explicaµii".
Tastaµi "2" urmat de ENTER, ³i programul va introduce a doua not contabil .
Not . Pentru serii de documente, este indicat s înhibaµi (cu ALT+F4) toate
câmpurile în afar de "Explicaµii" ³i "Valoare", ³i s utilizaµi tastele F6 ³i F7
pentru cre³terea num rului ³i datei documentului.
Notele contabile memorate sunt un instrument bun pentru cre³terea productiv-
it µii, dar prezint anumite restricµii. În cazul în care nu v satisfac, utilizaµi
"Formule contabile" o facilitate extrem de puternic pentru introducerea de note
contabile complexe, care permite lucrul intensiv cu subanalitice, efectueaz au-
tomat calcule, etc.
Copiere din note
40
1.4 Funcµii
Versiunile de program distribuite dup data de 01-Mai-1996 permit înc rcare

notelor memorate direct din notele contabile deja introduse. Modul de lucru este
urm torul:
1. Introduceµi notele contabile pentru un document

2. Comutaµi în fereastra de sus
3. Poziµionaµi-v pe primul rând al notei contabile pe care vreµi s o memoraµi.
4. Invocaµi fereastra "Note contabile memorate"
5. Ap saµi butonul "Copiaz din note"
Conturi corespondente valide Programul poate s v informeze asupra con-

turilor corespondente valide relative la contul introdus.
Apel: SHIFT+F1
Aceast funcµie este activ doar dac v aaµi pe câmpul Cont DB sau Cont CR
în fereastra de lucru. Va a³a toate conturile care sunt memorate ca ³i conturi în
corespondenµ cu contul pe care v aaµi.
Informaµiile sunt luate din baza de date "Operaµii Contabile". Aceast baz de
date a fost completat cu informaµiile din "Cartea Verde" (atenµie, nu este 100%
garantat decât pentru programele achiziµionate dup 1-Iulie-1996). Accesul la
aceast baz de date se face din meniul "Sistem", subemniul "Utilitare", sub-
meniul "Utilitare diverse", bara "Operaµii contabile". Deci pentru a actualiza
aceast baz de date, trebuie s ie³iµi din Note Contabile în Meniul Principal, ³i
apoi tastaµi ALT+S U U O ENTER).
Suma de produse În practica introducerii de note contabile de pe documente

primare se întâlnesc multe cazuri în care trebuie contabilizat o singur valoare
care este rezultatul adun rii unor înmulµiri. Exemple: la Notele de Recepµie de
multe ori nu sunt trecute toate totalurile; la facturile emise aveµi trecut în creion
preµul de achiziµie, ³i doriµi s aaµi valoarea de achiziµie pentru stabilirea adao-
sului comercial; pe unele facturi exist m rfuri cu TVA 11% ³i cu TVA 22%, iar
Dvs. v trebuie totalurile parµiale.
Aveti posibilitatea ca atunci când v aaµi pe câmpul "Valoare" în fereastra de
lucru s introduceti o valoare care este rezultatul unei sume de produse (cantitate
* pret unitar).
Apel: ALT+P
Programul va a³a o fereastr ce conµine 2 coloane; completaµi cele 2 coloane ³i
se va calcula pentru ecare rând produsul; în partea de jos se va a³a totalul
produselor.
41
1 Note Contabile
În cazul în care lasaµi un rând gol, programul va a³a un subtotal pentru valorile
aate deasupra rândului respectiv.
P r siµi fereastra cu CTRL+ENTER (sau Ok ) ³i valoare total va
înc rcat în câmpul "Valoare" a notei contabile.
Reevalueaz criteriul de selecµie În cazul în care este activ un criteriu de se-

lecµie a c rui termeni s-au modicat, apelaµi aceast funcµie pentru a selecta
notele contabile care satisfac criteriul, cu noile valori. A fost creat pentru cri-
terii de selecµie ce utilizeaz elemente din ecranul de lucru.
Apel: CTRL+S
C utare not contabil Aceast funcµie permite c utarea unei note contabile,
dup num rul s u (not ³i rând) sau dup o expresie complex care s conµin
referiri la valorile câmpurilor unei note; în cel de-al doilea caz este permis
c utarea înainte sau înapoi.
Not . Funcµia î³i are rostul doar pentru rmele care au mai multe mii de note
contabile, ³i unde g sirea prin parcurgere vizual este dicil . Totu³i, chiar ³i în
aceste condiµii, o selecµie bine gândit rezolv problema (v. "Selecµie").
Apelul funcµiei:
1. CTRL+C
2. ALT+N C
Pentru a g si o not contabil cu un anumit num r procedaµi astfel:
1. Apelaµi ecranul de c utare - tastaµi CTRL+C (sau ALT+N C)
2. Selectaµi c utare dup num r: - tastaµi N sau ENTER
3. Introduceµi num rul notei contabile, urmat de ENTER
4. Conrmaµi CTRL+ENTER.
Pentru a g si urm toarea not (cu un num r mai mare decât cel al notei contabile
anterioare) tastaµi CTRL+L.
Pentru a g si o not contabil dup o expresie:
1. Apelaµi ecranul de c utare CTRL+C sau ALT+N O
2. Selectaµi c utare dup expresie - E
3. Introduceµi / editaµi expresia
4. Ie³iti din câmpul Expresie cu TAB
5. Stabiliµi direcµia de c utare (I - înainte (spre sfâr³itul ³ierului) P - înapoi
(spre început))
6. Conrmaµi - O (de la Ok) sau ENTER
42
1.4 Funcµii
Expresiile de c utare sunt identice ca ³i sintaxa celor de selecµie criteriu (v. Criterii
de selecµie).
La sfâr³itul capitolului v este prezentat structura bazei de date "Note con-
tabile"; numele ³i tipul câmpurilor v va necesar pentru construirea de expresii
corecte.
Exemple de expresie:
Not care are la rubrica VAL- VALOARE = 12789.12
OARE 12.789,12
Not care conµine ³irul 'baba' (f r poziµie('baba',EXPLICATII) > 0
apostroafe) în explicaµie
Not care are cont debitor 411.iave stânga(CONT_DB,8) = "411_.iave"
Not care conµine 'baba' în expli- poziµie('baba',EXPLICATII)>0 ³i
caµii ³i contul creditor este 430.35 stânga(CONT_CR,8)="430_.0035"
Atenµie, conturile sunt ³iruri de caractere de 14 caractere;
Caut urm toarea not contabil Repet c utarea dup criteriul stabilit an-
terior (cu CTRL+C)
Apelul funcµiei
1. CTRL+L
2. ALT+N O U
În cazul în care se caut dup expresie, c utarea se face în sensul stabilit în

ecranul de c utare, la apelarea cu CTRL+C
1.4.4 Funcµii pentru confortul utilizatorului
Unul dintre obiectivele avute în vedere la proiectarea ³i dezvoltarea programului a

fost o utilizare cât mai lejer a programului în toate aspectele sale (consistenµ a
interfeµei utilizator acelea³i comenzi, butoane, aspect al ecranului în toate compo-
nentele sale, tratarea unitar a evenimentelor de acela³i tip, revenirea în punctele
cele mai probabile în urma execut rii unor acµiuni). Dac programul este foarte
simplu de utilizat, aceasta se datoreaz nu simplit µii sale (de fapt nu e chiar sim-
plu) ci eforturilor f cute în acest sens; din acest motiv, este bine s parcurgeµi ³i
paragrafele urm toare, pentru a putea prota ³i mai mult de facilit µile concepute
în acest scop.
Pe lâng aceste caracteristici generale, fereastra "Note contabile" mai prezint
câteva particulare, cu aplicaµie doar la lucrul cu notele contabile.
43
1 Note Contabile
Urmeaz câteva comenzi care sunt destinate "confortului utilizatorului" ³i op-

ereaz asupra unor câmpuri din zona de lucru curent cu probabilitate mare
de cre³tere uniform sau stagnare a valorilor lor pe parcursul introducerii de
date; cu alte cuvinte urm resc u³urarea muncii ³i cre³terea vitezei la introduc-
erea datelor.
Modicarea câmpului "Data oper rii" Se poate aduna sau sc dea 1 la valoarea

a³at în câmpul "Data oper rii", f r a poziµionat pe acest câmp.
Apelul funcµiei:
1. F8 ziua urm toare
2. SHIFT+F8 ziua precedent
Deci se va trece la ziua urm toare sau precedent ; în cazul în care data curent
este prima sau ultima zi a lunii de lucru, programul nu va efectua funcµia, ³i va
emite un semnal sonor ("Avertisment").
Modicarea câmpului "Num r not " Num rul de not a³at în câmpul numit

"Num r not " poate modicat f r a poziµionat pe acest câmp, utilizând
variaµiuni ale tastei F5.
Apelul funcµiei
1. F5 num r not + 1, rând 1
2. SHIFT+F5 num r not - 1, rând 1
3. ALT+F5 num r maxim de not , rând 1
Utilizaµi aceste taste atunci când doriµi s treceµi la nota contabil urm toare, la
cea precedent , sau când doriµi s introduceµi un nou num r de not , inexistent.
Desigur c puteµi modica num rul de not sau rând din zona de lucru oricând
doriµi, poziµionându-v pe respectivul câmp ³i introducând noua valoare, dar
utilizând aceast funcµie nu faceµi decât s v u³uraµi munca.
Modicarea câmpului "Num r document" Se poate aduna sau sc dea 1 la

num rul de document; nu veµi nevoit s v poziµionaµi pe câmpul "Nr. doc-
ument" pentru a-l modica, ci e sucient s tastaµi F7 sau SHIFT+F7. La fel
ca ³i comenzile de mai sus v u³ureaz munca f r s v îngreuneze prea mult
memoria.
Apelul funcµiei:
1. F7 num r document + 1
2. SHIFT+F7 num r document - 1
44
1.5 Parametrii de lucru
Utilizaµi funcµia atunci când prelucraµi documente în ordine (ex. Facturi emise);
conjugaµi aceast tast împreun cu funcµia de înhibare a câmpurilor, ³i veµi
prinde ceva vitez .
Modicarea câmpului "Dat document" Adun 1 sau scade 1 la / din val-

oarea a³at în câmpul "Dat document" (trece la ziua urm toare/precedent );
în cazul în care data este ultima / prima zi a lunii, se va trece la prima zi a
lunii urm toare / ultima zi a lunii precedente (³i eventual al anului urm tor /
precedent). Programul veric s nu se dep ³easc ultima zi a lunii de lucru.
Apelul funcµiei:
1. F7 dat document + 1
2. SHIFT+F7 dat document - 1
În cazul în care este setat opµiunea de completare automat a datei oper rii din
data document (în fereastra "Parametrii de lucru"), câmpul "Data oper rii" se
va înc rca în mod corespunz tor; evident, pentru documentele anterioare lunii de
lucru data oper rii se va completa cu ziua de întâi a lunii de lucru.
Aceasta fereastr a³eaz ³i permite modicarea unor parametrii de lucru refer-

itori la prelucrarea Notelor Contabile. Ace³ti parametrii se refer la momentele
în care se face vericarea, închiderile automate, precum ³i comportarea în timpul
lucrului.
Apel: ALT+N P
Fereastra are 4 zone mari: O zon pentru parametrii de operare curent , o zon
pentru parametrii care indic operaµii automate executate la intrare si/sau ie³ire,
o zon de butoane pentru memorarea parametrilor, ³i butoanele de terminare.
1.5.1 Operare
Aceast zon conµine trei c suµe de marcaj ce indic modul de operare al progra-
mului în timpul lucrului
45
1 Note Contabile
Completare automat a datei oper rii [ ] Data oper rii = Data doc

Dac aceast c suµ este marcat , programul va completa automat data oper rii
cu data documentului, ori de câte ori veµi p r si câmpul "Data document". V
reamintim ca "Data oper rii" indic pentru ecare not contabil dat la care ea
s-a operat în contabilitate; în cele mai dese cazuri, este chiar data documentului.
"Dat oper rii" este utilizat pentru ordonarea notelor contabile în ³ele de cont,
³i pentru generarea registrului de cas ³i a extraselor de cont.
Vericare duplic ri accidentale [ ] Veric duplic ri

Dac este marcat , ecare not contabil introdus este comparat cu cea ad u-
gat anterior. În cazul în care cele dou note contabile coincid, ad ugarea este,
temporar, refuzat ; programul a³eaz un mesaj de eroare prin care se aver-
tizeaz utilizatorul, ³i cere o conrmare suplimentar pentru a ad uga nou not
contabil .
Vericare operaµii contabile corecte [ ] Veric operaµii corecte

Dac este marcat , înainte de ad ugarea unei noi note contabile, programul ver-
ifc dac operaµia contabil se a memorat în repertoarul de operaµii contabile
corecte (v. Operaµii Contabile").
Deasemenea, dac este marcat , în cadrul funcµiei de vericare a notelor contabile,
se veric ³i acest fapt.
1.5.2 Operaµii executate
Regiunea din fereastra intitulat "Operaµii executate" indic dac ³i când se fac
automat anumite operaµii (la intrare, ³i/sau la ie³ire, sau deloc). Pentru ecare
opµiune exist o pereche de c suµe de marcaj.
[ ] la intrare - dac aceast c suµ este marcat , operaµia se va efectua imediat
dup selectarea opµiunii "Note Contabile" din meniul "Date".
[ ] la ie³ire - dac aceast c suµa este marcat , operaµia se va efectua dup ter-
minarea lucrului cu Note Contabile, la p r sirea ecranului.
Vericare note contabile Indic dac , ³i când se efectueaz vericarea notelor

contabile. Se veric ambele conturi care compun o not contabil ; acestea trebuie
s existe în planul de conturi, ³i s e direct operaµionale.
46
Închideri automate C suµele de marcaj referitoare la închidere automat indic

dac ³i când s se efectueze închiderile automate.
"T.V.A." - generarea de note contabile pentru închiderea conturilor de TVA.

Închiderea pentru TVA se efectueaz înainte de închiderea pentru protul con-
tabil.
"Prot contabil" - generarea de note contabile de închidere a conturilor de venituri

³i cheltuieli prin contul 121. (sau un cont specicat în c suµa "Cont închidere").
Notele contabile vor generate pentru toate conturile direct operaµionale pentru
rulajul ec rui cont din luna curent ; deci dac un cont a fost l sat deschis luna
anterioar , programul presupune c au existat anumite motive, ³i îl va l sa deschis
cu aceia³i sum . Aceste conturi vor trebui închise introducând note contabile
aferente, dar numai DUP ce se efectueaz închiderea automat .
Atenµie, ³i în ecranul de balanµ exist o c suµ de marcaj care indic dac

închiderea automat se va face înainte de calculul balanµei, care va efectua acelea³i
operaµii. Marcarea ³i într-un ecran ³i în altul nu va avea efecte negative; se va
pierde doar timpul pentru a se efectua procedura de închidere de dou ori.
1.5.3 Butoane pentru parametrii
Acest grup de butoane serve³te la manevrarea parametrilor acestei ferestre (modul

în care sunt poziµionate c suµele de marcaj).
<Salveaz > Ap sarea acestui buton va avea ca efect salvarea parametrilor de

lucru pe disc, într-o zon asociat de c tre program pentru rma curent . Astfel,
pentru aceast rm , la un nou apel al Notelor contabile, vor utilizaµi parametrii
salvaµi.
< Cite³te > Valorile parametrilor vor citiµi de pe disc, dac ace³tia au fost
salvaµi anterior cu comanda <Salveaz >; în caz c nu au fost niciodat salvaµi,
se vor introduce valorile implicite.
<Implicite> Seteaz valorile implicite ale parametrilor de lucru, a³a cum au fost
ei deniµi la scrierea programului.
< Reface > Reface valorile anterioare ale parametrilor de lucru, a³a cum au fost
ele la apelul acestui ecran.
47
1 Note Contabile
1.5.4 Butoane de terminare
Ok sau Ctrl+ENTER - Acceptarea parametrilor a³aµi; ace³tia vor utilizaµi

în continuare.
<Anuleaz > sau ESC - Parametrii de lucru sunt ref cuµi la valorile existente la
intrarea în aceast fereastr .
1.6 Operaµii în valut
Programul este capabil s efectueze note contabile în lei ³i valut în paralel.

Valutele sunt denite în "Date" , "Extensii" ,"Valute".
Desigur, pot ad ugate noi valute ; atenµie aceast interfaµ este primi-
tiv , ³i nu face nici un control: CTRL+N - adaug un nou rând; CTRL+W
p r se³te baza de date, cu salvare; ecare valut trebuie s aibe un cod intern
propriu ³i unic. Deasemenea prescurtarea trebuie s e cu litere mari.
Exist mai multe valute denite; exist dou obligatorii
LEI cu num r intern 1
DIV cu num r intern 99 - Aceasta este descrierea pentru diverse valute, posibil
amestecate. Programul consider c un cont în valut format din subconturi va
avea totdeauna valuta DIV , (chiar dac are un singur subcont); acest lucru nu
v va deranja în lucru
1.6.1 Cum se lucreaz
Conturi
În planul de conturi valutele trebuie s e evidenµiate separat în subanalitice
distincte: Exemplu
5124.brd.usd Dolari SUA la B.R.D.
5124.brd.dem M rci germane la B.R.D.
5124.bcr.lit Lire italiene la B.C.R.
5124.bcr.gbp Lire sterline la B.C.R. (de la Great Britain Pounds)
5314.usd Casa în dolari SUA
5314.lit Casa în lire Italia
48
1.6 Operaµii în valut
În general este indicat s denumiµi atât abrevierile pentru valute, cât ³i conturile
din planul de conturi la fel cum o fac b ncile cu care lucreaz rma Dvs. Nu
este o problem dac o banc denume³te dolarii SUA "DOL" iar alta "USD" ;
Dvs puteµi contabiliza ca atare; puteµi avea dou valute în baza de date valute
, una cu abrevierea DOL ³i alta cu USD (în general nu veµi întâmpina aceast
problem )
Casa în valut este rareori folosit ca mai sus, deoarece nu preat stau în cas
sume valut
O mic problem apare deoarece pentru a obµine valut rma particip la licitaµie,
³i apoi pl te³te valuta obµinut ; din acest motiv sunt de multe ori necesare conturi
separate pentru licitaµie ³i plat pentru aceia³i valut ; dar deoarece dac rma
are conturi în valut la mai multe b nci, a³a cum apare în exemplele de mai sus,
ar nevoie de un subanalitic de nivel 3, pe care aceast versiune de program nu-l
permite (datorit spaµiului necesar tip ririi pe coli A4);
În acest caz v suger m s folosiµi conturi de forma:
5124.brd.usdl Dolari la BRD (licitaµie)
5124.brd.usdp Dolari la BRD (plat )
Sume precedente
Exist dou perechi de câmpuri pentru introducerea sumelor; unele în lei ³i unele
în valut ; acestea din urm sunt însoµite de un câmp care desemneaz valuta.
Pentru a activa câmpurile în valut tastaµi ALT+4 (a fost aleas aceast tast
deoarece deasupra lui 4 este semnul $, care ³tim noi ce reprezint ); apoi completaµi
câmpurile respective cu sumele de cuviinµ .
Not . Aici nu poate vorba de cursul de schimb al valutei, deoarece, în principiu,
acesta a variat pe parcursul acumul rii sumelor din DB ³i CR.
Note contabile
ALT+4 activeaz ³i inhib câmpurile corespunz toare pentru valut . (4 este ales
deoarece este pe aceia³i tast cu simbolul $ , care ³tim ce înseamn )
Introduceµi suma în valut , valuta ³i cursul iar programul va calcula suma în
lei.
Modicaµi cursul ³i se va modica valoarea în lei.
Modicaµi valoarea în lei ³i se schimba ... (oare ce ?)
49
1 Note Contabile
În cazul operaµiilor f cute exclusiv în lei valuta este "LEI", iar cursul de schimb
este 1
Balanµa
Balanµa în valut se poate obµine la un moment dat pentru o singur valut ,
deoarece pentru mai multe ar nereprezentativ .
Chiar ³i a³a nu poate perfect deoarece în multe contabile intervine un cont
care se urm re³te în valut , iar cel lalt nu; va rezulta o balanµ nu chiar ortodox ,
dar totu³i util
Fi³e de cont
Simplu. Nimic de precizat
Fi³e de cont istorice

Simplu. Nimic de precizat
1.7 Note de amortizare
Aveµi posibilitatea de a deni note contabile de amortizare; aceste note vor

ad ugate automat de c tre program la celelalte note contabile introduse de Dvs
pentru o perioad . Perioada se dene³te ca intervalul cuprins între Data docu-
mentului ³i Data oper rii.
Cum procedaµi:
1. Invocaµi Note de Amortizare din meniul "Date" bara "Extensii date"
2. Ad ugaµi notele contabile de amortiz ri; nu uitaµi s introduceµi în câm-
pul "Data document" o dat cuprins în luna de început a perioadei de
amortizare.
3. Treceµi în fereastra de sus, ³i modicaµi pentru ecare not contabil data
oper rii cu data ultimei luni pentru care se va efectua nota contabil re-
spectiv
La ecare invocare a notelor contabile programul va copia notele de amortizare
denite. Atenµie, programul utilizeaz numerele de not ³i rând denite în notele
de amortizare; nu utilizaµi numerele respective decât pentru acest scop; în cazul
în care doriµi s modicaµi una sau mai multe note de amortizare faceµi-o în notele
de amortizare, ³i nu în notele contabile obi³nuite.
50
1.8 Formule Contabile
1.8.1 Introducere
Formulele Contabile sunt o facilitate extrem de puternic pentru lucrul cu note

contabile; utilizarea lor permit o cre³tere a productivit µii la introducerea de
date cu 50-80% (cifrele sunt reale). Deasemenea scade posibilitatea de a gre³i la
introducerea de date.
Prin intermediul Formulelor Contabile aveµi posibilitatea de a automatiza in-
troducerea notelor contabile mai des utilizate, cu facilit µi deosebite (utilizarea
subanaliticelor, calcule efectuate automat).
De exemplu, pentru o factur intrat pentru aprovizionarea cu materiale auxiliare
se efectueaz întotdeauna urm toarele note contabile:
1. 3011 401 valoare f r TVA

2. 4426 401 TVA
3. 401 5311 valoare total
Ideea este c atunci când doriµi s introduceµi o factur scal s apelaµi formula
de mai sus (care s e deja memorat de c tre program), Dvs. s completaµi
doar informaµiile specice documentului (num r, dat , sume) iar programul s
completeze câmpurile xe (conturi, explicaµii, etc), ³i eventual s fac anumite
calcule (de exemplu valorea total este valoarea f r TVA plus TVA). Mai mult,
programul trebuie s v permit ca la apel s folosiµi subanalitice diferite pentru
unele conturi (cum ar 401 în exemplul de mai sus); deasemenea ar de dorit
ca s puteµi deni o formul general în care contul s nu e neap rat 3011 ci
s -l puteµi introduce în momentul apelului.
Din punctul de vedere al programului, o formul contabil este un set de maxi-
mum 12 note contabile simple care poate apelat printr-o abreviere.
Programul permite denirea ³i apelarea de :
1. Formule Contabile Generale - acestea sunt generale pentru toate rmele

pentru care lucraµi
2. Formule Contabile specice rmei - sunt aplicabile numai în cadrul rmei
în cadrul c reia au fost denite
Programul este livrat împreun cu o serie de Formule Contabile generale pre-

denite, pe care le puteµi apela, modica sau ³terge; deasemenea puteµi creea
altele noi, eventual inspirate din cele existente, sau dintr-o not contabil deja
introdus .
51
1 Note Contabile
1.8.2 Apelarea Formulelor Contabile
Pentru a apela o formul contabil ea trebuie mai întâi s existe. Formulele con-
tabile sunt memorate de c tre program dup o abreviere de maximum 10 carac-
tere. Formulele contabile pot memorate din meniul "Note contabile", submeniul
"Operaµii speciale", bara "Formule contabile generale" sau "Formule specice
rmei". Pentru modul în care se memoreaz vezi paragraful "Memorare formule
contabile".
Apelarea se face din fereastra de lucru "Note Contabile", tastând ca prim caracter
al câmpului "Explicaµii" caracterul "/" (slash, 'per') pentru a apela o formul
contabil general , sau caracterul "\" (slash invers) pentru a apela o formul
specic rmei.
Dup caracterul "/" (sau "\") se introduce, opµional, abrevierea formulei (sau o
parte a sa), urmat de eventualii parametrii de apel (vom descrie mai jos ce sunt
ace³ti parametrii de apel).
irul de apel al unei formule este de forma:
1. Formule generale- /<abreviere>,<par1>,<par2>,...<par8>

2. Formule specice- \<abreviere>,<par1>,<par2>,...<par8>
Parametrii <par1>, ..., <par8> sunt utilizaµi pentru a lucra cu conturi sub-
analitice. Ei sunt deniµi în formul , iar la apel sunt substituiµi. A???
Dup apelul unei formule contabile, programul a³eaz o fereastr , pe care o vom
numi "Fereastra de apel", care va avea ca titlu Abrevierea ³i Denumirea formulei
contabile apelate, ³i a c rei structur va descris mai jos.
Câmpurile ferestrei de apel
Câmpuri xe. În fereastra de apel a formulelor contabile exist câteva c mpuri

care apar întotdeauna; aceste câmpuri sunt , în general, comune pentru toate
notele contabile simple care compun o formul contabil .
Câmpul "Num r Nota"
Acest câmp conµine num rul de not pe care îl vor primi notele contabile ce
compun formula, la ad ugarea în baza de date "Note Contabile"
Programul încarc automat acest câmp cu o valoarea convenabil ; Dvs. puteµi
modica num rul de not ; dac exist deja note contabile cu num rul introdus
de Dvs, programul îl va ajusta la primul num r de not neutilizat înc .
Câmpul "Parametrii de apel"
52
Conµine eventualii parametrii cu care aµi apelat formula contabil . Câmpul a fost
prev zut pentru a permite modicarea parametrilor în cazul utiliz rii repetate
a unei formule contabile, f r p r sirea ferestrei de apel (dac tastaµi F12 dup
completarea câmpurilor , programul adaug notele contabile din formul , ³i revine
în acest câmp)
Câmpul "Explicaµii suplimentare"
La denirea formulei, câmpul "Explicaµii" din ecare rând este completat cu un
text ce se refer la rândul respectiv. La completarea câmpului "Explicaµii supli-
mentare", informaµiile din acest câmp se vor ad uga explicaµiilor din ecare rând;
aveµi astfel posibilitatea de a particulariza ecare apel al unei formule contabile.
Câmpul "Num r document (apel)"
De cele mai multe ori o formul contabil conµine note contabile care refer un
singur document, ³i acesta a fost motivul pentru care num rul de document a
fost plasat aici.
Programul va completa automat toate rândurile formulei cu num rul de docu-
ment introdus în acest câmp; totu³i Dvs. puteµi deni pentru anumite rânduri
completarea manual a num rului de document.
Programul incrementez (+1) automat conµinutul acestui câmp dup o operaµie
de ad ugare. (F12)
Dvs. puteµi comanda incrementarea/decrementarea conµinutului acestui câmp:
1. F6 - adun 1 la "Num r document"
2. SHIFT+F6 - scade 1 din "Num r document"
Câmpul "Data document (apel)"
Cam acelea³i lucruri ca la câmpul "Num r document"
1. F7 - adun 1 la "Data document"
2. SHIFT+F7 - scade 1 din "Data document"
Câmpul "Data oper rii (apel)"
Similar cu notele contabile obi³nuite, exist un mecanism simplu de completare
automat a datei oper rii cu data documentului.
Dac "Data oper rii" este precedat de un semn egal, se completeaz automat
din "Data document"; în acest caz câmpul "Data oper rii" este înhibat.
Dac "Data oper rii" nu este precedat de un semn egal, nu se completeaz au-
tomat din "Data document"; în acest caz câmpul "Data oper rii" este activat.
1. F8 - adun 1 la "Data oper rii"
2. SHIFT+F8 - scade 1 din "Data oper rii"
53
1 Note Contabile
Rânduri specice ec rei formule Fiecare rând conµine (în principiu) o not
contabil simpl ce compune formula contabil apelat ; (mai exist rânduri de
interogare, ³i rânduri de total)
Pentru ecare rând din deniµia formulei exist urm toarele câmpuri: "Expli-
caµii", "Tip document", "Num r document", "Data document", "Data oper rii",
"Cont DB", "Cont CR", "Suma"
Câmpul "Explicaµii" (rând)
Acest câmp este în general înhibat, ³i conµine partea x a explicaµiei notei con-
tabile a³a cum a fost stabilit în deniµie. La completarea câmpului "Explicaµii
suplimentare", conµinutul acestuia din urm este ad ugat la câmpul "Explicaµii"
de pe ecare rând.
Câmpul este activ dac în deniµie este necompletat ( este gol) sau are semnul
"-" ca prim caracter:
Câmpul "Tip document" (rând)
Indic tipul de document pentru nota contabil de pe rândul respectiv, a³a cum
a fost stabilit în deniµie. Câmpul este în general înhibat.
Câmpul este activ dac în deniµie este necompletat.
Câmpul "Num r document (rând)"
Este completat automat cu conµinutul câmpului "Num r document (formul ) "
Acest câmp este înhibat dac în deniµie câmpul corespunz tor este 0, sau activ
în caz contrar. Programul completeaz automat acest câmp pe ecare rând, mai
întâi cu conµinutul câmpului "Num r document (formul )"; în cazul în care un
câmp de pe un rând este activat, dup modicarea sa se modic corespunz tor
toate numerele de document din rândurile urm toare care au tipul de document
identic cu cel de pe rândul tocmai modicat.
Câmpul "Data document (rând)"
Cam acelea³i lucruri ca ³i la "Num r document (rând)"
Câmpul "Data operarii (rând)"
Cam acelea³i lucruri ca ³i la "Data document (rând)"
Câmpul "Cont DB"
Acest câmp este cel mai adesea înhibat, ³i contine contul debitor pentru nota
contabil simpl de pe rândul respectiv, a³a cum a fost dat în deniµie.
În cazul în care în deniµie s-a utilizat un parametru formal ([1],[2], etc), acesta
este înlocuit cu parametrul de apel corespunz tor, dup completarea câmpului
"Parametrii de apel".
54
Acest câmp este activ dac în deniµie s-a specicat "???" (trei semne de între-
bare).
În partea de jos a ferestrei de apel sunt a³ate conturile prezente în formul ,
împreun cu denumirile lor, a³a cum sunt ele în planul de conturi. Programul
a³eaz maximum 10 conturi, în ordine alfabetic ; în cazul în care sunt mai mult
decât 10, sunt a³ate de preferinµ conturile subanalitice.
Câmpul "Cont CR"
Asemenea cu "Cont DB".
Câmpul "Suma"
Butonul Ok
Notele contabile din fereastr se adaug la baza de date "Note contabile" ³i se
p r se³te fereastra cu formula contabil , revenindu-se în fereastra "Note Con-
tabile". Reµineµi c pentru a ad uga notele contabile din formul ³i a r mâne în
fereastra cu formula contabil trebuie s tastaµi F12
Butonul <Anuleaz >
Se revine în fereastra "Note Contabile".
Funcµiile meniului asociat ferestrei de apel
Fereastra de apel are meniul asociat denumit "Formula contabil " care poate
apelat cu ALT+F. Meniul conµine urm toarele funcµii:
Adaug nota contabil F12
Adaug notele contabile din acest ecran la notele deja existente, ³i r mâne în
fereastr cu ac.formul
Rulaje...
A³eaz totaluri pentru diferite conturi
Totale... ALT+J
A³eaz rulajele totale (se µine cont de toate notele contabile)
La not ... ALT+K
A³eaz rulaje pentru conturi din notele contabile ce preced nota contabil
La data... ALT+L
Rulaje conturi pentru operaµii contabile pân la data acestei note contabile
Vizualizeaz note... ALT+H
55
1 Note Contabile
O privire scurt asupra notelor contabile

Planul de Conturi... ALT+C
Intraµi în Planul de Conturi pentru luna curent al acestei rme
Suma de produse... ALT+P
A³eaz o fereastr în care puteµi face u³or o sum a mai multor înmulµiri
Activeaz câmp urm tor F4
Se va activa câmpul urm tor celui pe care v aaµi. Acesta va deveni câmpul
curent
Activeaz câmp precedent SHIFT+F4
Se activeaz câmpul precedent celui pe care v aaµi în acest moment
Seteaz câmp de revenire CTRL+F4
Marcheaz câmpul curent ca ³i câmp în care se va reveni dup operaµia de ad u-
gare efectuat cu succes
Înhib câmp curent ALT+F4
Câmpul pe care v aaµi va înhibat. Pentru a-l modica va trebui mai întâi s -l
activaµi
+1
Ap sând pe o tast , programul va ad uga 1 la diverse câmpuri. Reµineµi scurt -
turile...
Num r document F6
Se va cre³te num rul documentului cu 1
Data document F7
Data documentului se va cre³te cu 1 (ziua urm toare)
Data oper rii F8
În fereastra de lucru data oper rii se cre³te cu 1 (se trece la ziua urm toare)
-1
Sc deµi rapid 1 din diverse câmpuri. Reµineµi scurt turile
Num r document SHIFT+F6
Num rul de document se diminueaz cu 1
Data document SHIFT+F7
Data documentului se diminueaz cu 1
56
Data oper rii SHIFT+F8

În fereastra de lucru data oper rii se diminueaz cu 1 (se trece la ziua prece-
dent )
Data op.\<=Data doc CTRL+D
Marcheaz dac data oper rii se va completa sau nu automat din data documen-
tului
Rotunjire 1 leu CTRL+L
Rotunjirea se va face la 1 leu
Rotunjire 1 ban CTRL+B
Rotunjirea se va face la 1 ban
Comut rotunjire CTRL+R
Se comut rotunjirea, circular, din treapta în treapta
Rotunjirile se aplic numai acolo unde nu sunt explicit specicate (de ex. s1 =
rot(...)). Atenµie. Dup modicarea rotunjirii cu o comand CTRL+B, CTRL+L,
CTRL+R, se reefectueaz toate calculele începând de la prima formul !
1.8.3 Specicaµii complete

Denirea formulelor contabile
Pentru a deni formule contabile trebuie s v aaµi în aplicaµia "Note Contabile".

Invocaµi din Note Contabile meniul "Operaµii speciale", bara "Formule contabile
Generale" sau "Formule contabile specice rmei".
Apel:
1. ALT+N O "Formule generale"
2. ALT+N O "Formule specice"
Programul a³eaz o fereastr utilitar care permite denirea, modicarea, ³terg-
erea ³i tip rirea formulelor contabile.
Formulele contabile sunt organizate într-un repertoar. O poziµie în repertoar con-
st din:
1. Abrevierea formulei (10 caractere)
2. Explicaµia (30 de caractere)
Fiec rei poziµii din repertoar îi corespunde un grup de 1..12 rânduri care conµin
notele contabile ce compun respectiva formul .
57
1 Note Contabile
Repertoar formule contabile Denirea, modicarea ³i eliminarea de formule

contabile se face printr-o fereastr de dialog. Aceast fereastr conµine într-o zon
de delare abrevierile ³i denumirile formulelor contabile existente la un moment
dat; dedesupt sunt dou câmpuri curente corespunz toare (Abreviere ³i Denu-
mire), iar în partea dreapt butoanele corespunz toare funcµiilor (<Adaug >,
<Modic >, <Elimin >, <Insereaz >, <Tip re³te>, etc.).
În continuare vom ar ta foarte pe scurt cum se efectueaz diferitele operaµii

asupra repertoarului; dup anumite funcµii , atunci când este cazul, programul
a³eaz fereastra pentru modicarea rândurilor, care este descris în paragraful
corespunz tor, mai jos în acest capitol.
Ad ugarea unei formule contabile
1. Introduceµi Abrevierea
2. Introduceti Titlul
3. Ap saµi butonul <Adaug >.
4. Vezi mai jos, modicarea rândurilor
Modicarea unei formule contabile
1. Poziµionaµi-v în repertoar pe formula cu abrevierea dorit

2. Tastaµi ENTER. Programul va completa câmpurile aate sub repertoar
3. Tastaµi TAB pân v aaµi pe butonul <Modic >
4. Tastaµi ENTER
5. Modicaµi rândurile
Eliminarea unei formule contabile
1. Poziµionaµi-v în repertoar pe formula cu abrevierea dorit

2. Tastaµi ENTER. Programul va completa câmpurile aate sub repertoar
3. Tastaµi TAB pân v aaµi pe butonul <Elimin >
4. Tastaµi ENTER
Copierea unei formule contabile
Puteµi deni o nou formul pe baza uneia existente
1. Poziµionaµi-v în repertoar pe formula cu abrevierea dorit ;

2. Tastaµi ENTER. Programul va completa câmpurile aate sub repertoar;
3. Introduceµi noua abreviere ³i noul titlu pentru formul ;
4. Tastaµi TAB pân ajungeµi pe butonul <Copiaz formula>;
5. Tastaµi ENTER;
6. Programul a³eaz fereastra pentru modicarea rândurilor.
58
Inserarea unui exemplu din note

Aveµi posibilitatea de a insera o formul care s e inspirat dintr-o not contabil
existent .
1. În fereastra "Note Contabile", poziµionaµi-v pe nota contabil pe care
doriµi s o memoraµi ca ³i formul . (V reamintim c o not contabil
este identicat printr-un num r de not , ³i este compus din unul sau mai
multe rânduri);
2. Apelaµi una din barele "Formule generale " sau "Formule specice" ale
submeniului "Operaµii speciale" din meniul "Note Contabile" (cu ALT+N
O ..., sau direct cu ALT+G sau ALT+F). Programul va a³a ecranul utilitar
ce conµine repertoarul de formule (generale sau specice rmei);
3. Completaµi câmpul "Abreviere";
4. Introduceµi titlul pe care doriµi s -l daµi formulei;
5. Tastaµi TAB pân ajungeµi pe câmpul "<Exemplu din Note>";
6. Tastaµi ENTER;
7. Modicaµi rândurile.
Inserarea din formule specice / generale
Dac v aaµi în "Formule generale" (aµi intrat cu ALT+O G) puteµi insera o
formul din formulele specice rmei pe care v aaµi. Dac v aaµi în formule
specice rmei (aµi intrat cu ALT+O S) puteµi insera o formul din formulele
generale.
În vederea acestei operatii trebuie s cunoa³teµi abrevierea formulei pe care doriµi
s o inseraµi. Procedaµi dup cum urmeaz :
1. Introduceµi în câmpul "Abreviere" abrevierea formulei pe care doriµi s o
inseraµi;
2. Tastaµi TAB pâna ajungeµi pe butonul "<Insereaz din formule...>";
3. Tastaµi ENTER;
4. Modicaµi rândurile;
Tip rirea formulelor contabile
Aveµi posibilitatea de a tip ri repertoarul, formula curent sau toate formulele
contabile. Nu aveµi altceva de f cut decât s ap saµi butonul corespunz tor.
Modicarea rândurilor formulei contabile Prin aceast fereastr aveµi acces la

rândurile care denesc o formul contabil . Pentru ecare rând puteµi modica
coloanele dup cum doriµi.
La denirea unei formule contabile puteµi specica:
1. parametrii formali;
59
1 Note Contabile
2. operaµii matematice ce se fac automat dup completarea unei sume;

3. dac anumite câmpuri din diverse rânduri din formul sunt active în mo-
mentul apel rii formulei.
Descrierea câmpurilor
Coloana "Secvenµa"
În acest câmp se introduce num rul rândului în formula contabil . În aceast
versiune sunt admise formule contabile cu cel mult 12 rânduri; deci în mod normal
veµi începe cu rândul 1, iar num rul maxim de rând este 12.
Coloana "Document" (deniµie)
În acest câmp din deniµia formulei indicaµi tipul de document care se va intro-
duce automat pentru rândul respectiv. (ex. "ch" - chitanµa, "cf" - chitanµa scal ,
"f" - factur , "op" - ordin de plat ).
Dac în deniµia formulei tipul de document este necompletat (spaµiu) în momen-
tul apelului câmpul "Tip document" pe rândul respectiv va apare activat, ³i va
putea completat atunci. Deci introduceµi spaµiu atunci când tipul de document
ce se introduce pentru acest rând este diferit de la un apel la altul al formulei.
Coloana "Num r document" (deniµie)
În acest câmp din deniµia rândului indicaµi dac în momentul apel rii formulei
se dore³te sau nu acces la câmpul "Num r document".
Dac "Num r document" din deniµia formulei este 0 sau necompletat, câmpul
"Num r document" corespunz tor pentru acest rând din fereastra de lucru va
înhibat, ³i va completat automat de c tre program cu num rul de document
introdus anterior.
Dac "Num r document" din deniµie este 1 (diferit de 0), câmpul "Num r docu-
ment" pentru acest rând din fereastra de apel va activat ³i îl veµi putea completa
Dvs.
F6 comut valoarea acestui câmp între 1 si 0 pentru rândul pe care v aaµi
Exemplu: Dac deniµi o formul contabil pentru o factur intrat , care se achit
cu chitanµa, veµi dori ca la apel câmpul "Num r document" pentru nota contabil
care reect chitanµa s e activ, pentru a putea completa num rul de chitanµ .
Deci, ca în exemplul de mai jos, puneµi 1 la num r document în rândul 3.
f 0 371 401
f 0 4427 401
ch 1 401 5311
Coloana "Data document" (deniµie)
60
Rolul s u este similar cu cel al coloanei "Num r document".

Dac "Data document" din formul este completat cu o dat oarecare în mo-
mentul apelului câmpul "Data document" va activat ; dac este goal , câmpul
va înhibat în momentul apelului.
Tasta F7 - Comut conµinutul coloanei pe rândul curent între completat ³i necom-
pletat.
Coloana "Explicaµii" (deniµie)
Pentru ecare rând puteµi introduce explicaµii care sunt prezente întotdeauna, ³i
proprii acelui rând în cadrul formulei. La apelul formulei programul va adauga la
aceste explicaµii eventualele explicaµii suplimentare introduse de Dvs.
Dac în prima poziµie din deniµia pentru Explicaµii apare unul dintre carac-
terele "-", "=" sau "?" (minus, egal, semnul întreb rii), sau câmpul este gol, în
momentul apelului formulei programul va acµiona dupa cum urmeaz :
Primul caracter în câmpul "Expli- Cum acµioneaz programul la apelul
caµii" din deniµie formulei
"" sau "-" (nimic sau minus) Câmpul Explicaµii va activ
"=" (egal) Toate câmpurile de pe linie vor în-
hibate; desemneaz un rând de total
"?" (semnul întreb rii) Singurul câmp activ de pe linie va
cel pentru introducerea sumei
În continuare vom descrie tabelul de mai sus:

" " (nimic). Dac în "Explicaµii" nu este introdus nimic, c mpul va activ în
momentul apelului formulei, ³i îl veµi putea completa ca atare.
"-" (semnul minus). Dac totu³i doriµi ca în câmpul Explicaµii s existe un text
specic rândului, puneµi pe prima poziµie semnul "-" (minus), ³i introduceµi în
continuare textul specic. Programul va completa textul specic cu explicaµiile
suplimentare, ³i veµi avea acces la câmp, pentru a ad uga ³i alte explicaµii.
"?" (semnul întreb rii) în prima coloan desemeneaz un rând de introducere
date, care vor folosite la diverse calcule în formul . De exemplu, pentru o
chitanµ scal se dore³te introducerea totalului; aceast sum nu este prezent
nic ieri în notele contabile, ci este doar folosit pentru a se defalca. Exemplu:
pentru chitanµa scal (simplicat ) avem urm toarele deniµii:
1 ? Total chitanµ
2 Aprov. 604 5311 s3 = s1 * 22 /122
3 TVA af. 4426 5311 s2 = s1 - s3
61
1 Note Contabile
In momentul apelului, pe randul 1 suma va activat ; introduceµi acolo totalul

de pe chitanµa scal . Programul va memora suma în variabila s1 cu care va face
calculele indicate, ³i va completa automat s2 si s3.
"=" (semnul egal) ca ³i prim caracter desemneaz un rând de total; la apel, toate
câmpurile din rândul respectiv vor înhibate; aceste rânduri nu constituie note
contabile; se vor efectua doar eventualele calcule desemnate în coloanele "Calcule
(1) ³i (2)". Un exemplu simplu este totalul pentru notele care constituie o factur ,
pentru a v putea verica dac totalul rezultat din sumele introduse este acela³i
cu totalul de pe factur .
1 Aprov. 300 401 s2 = s1 * 22 /100
2 TVA af. 4426 401
3 =Total de control s3 = s1+s2
Coloana "Cont DEBIT"
Introduceti contul din debitul notei contabile pentru rândul respectiv. Puteµi
utiliza conturi în forma acceptat de program (sintetice, analitice, subanalitice
de nivel 1 ³i 2).
Parametrii formali
În cazul în care doriµi s utilizaµi subanalitice ale unui cont, ³i acestea difer de
la un apel la altul puteµi utiliza parametrii formali:
[1],[2],...,[8]
Programul permite utilizarea a maximum 8 parametrii formali; un parametru
formal este reprezentat în deniµie ca un num r delimitat de paranteze drepte;
num rul dintre paranteze dene³te num rul parametrului formal. [1] semnic
primul parametru , [2] al doilea parametru, etc.
În momentul apel rii formulei, parametrii formali vor înlocuiµi cu parametrii de
apel. Corespondenµa între parametrii de apel ³i parametrii formali se face având
în vedere ordinea în care apar parametrii de apel în linia de apel; parametrul
de apel num rul 1 este cel ce urmeaz imediat dup abrevierea formulei, ³i este
separat de aceasta prin virgul ; parametrul de apel num rul 2 urmeaz dup
parametrul num rul 1, separat de o virgul .
Exemplu 1. Dac avem o formul notat "exf1" (exemplu factur ), ³i evidenµa
furnizorilor este condus pe subanalitice de nivel 1 vom utiliza parametrul formal
[1] pentru a indica subanaliticul furnizorului
În deniµie
1. 371 401.[1]
2. 4426 401.[1]
62
3. 401.[1] 5311
Apelul: completat în Explicaµii /exf,div

Fereastra de apel
1. 371 401.div
2. 4426 401.div
3. 401.div 5311
În exemplul de mai sus, parametrul de apel num rul 1 este "div"; acesta este sub-
stituit parametrului formal num rul [1], peste tot unde apare acesta în deniµie.
Exemplu 2. S presupundem c ³i evidenµa m rfurilor este condus pe sub-
analitice; se va utiliza un al doilea parametru formal, pentru a indica subanaliticul
m ri
În deniµie
1. 371.[2] 401.[1]
2. 4426 401.[1]
3. 401.[1] 5311
Apelul: completat în Explicatii /exf,div,18%

Fereastra de apel
1. 371.18% 401.div
2. 4426 401.div
3. 401.div 5311
În exemplul de mai sus, primul parametru de apel este "div", iar al doilea este
"18%".
Observaµie: Chiar dac exist deniµi mai mulµi parametrii formali, ³i s se apeleze
efectiv cu mai puµini; de exemplu, la un apel al lui exf1 sau exf2 f r nici un
parametru (ex: /exf2 ) se va a³a urm toarea fereastr de apel
1. 371 401
2. 4426 401
3. 401 5311
Dac , de exemplu, se apeleaz /exf2,xxx se va a³a urm toarea fereastr de

apel:
1. 371 401.xxx
2. 4426 401.xxx
3. 401 5311
63
1 Note Contabile
Observaµie: Pentru calculatoare lente, este indicat s scrieµi 401_.[1] în loc de

401.[1]
În cazul în care la denirea formulei nu cunoa³teµi contul din debit ³i doriµi s
aveµi acces în timpul lucrului la el, introduceµi în deniµie "???" (3 semne de
întrebare). În acest caz la apel câmpul va activat , ³i ca atare va putea
completat ³i modicat de câte ori este cazul..
Coloana "Cont CREDIT"
Acelea³i considerente cu "Cont DEBIT"
Coloana "Calcule (1)"
Pe parcursul lucrului cu formula contabil apelat programul poate instruit s
efectueze diverse operaµii matematice simple.
Pentru ecare rând exist 2 coloane în care puteµi indica ce calcule se efectueaz
dup completarea sumei din rândul respectiv. În coloana "Calcule" se introduc
expresii de forma
S<n> = <expresie numeric >
Membrul stâng S<n> indic suma din linia <n> a deniµiei; <n> poate cuprins
între 1 ³i 12; exemplu
1. s1 - indic suma de pe rândul 1
3. ...
Exemple de expresii
1. s3 = s1+s2
2. s4 = s3 * 18 / 100
Deasemenea , se pot folosi funcµiile descrise în capitolul "Criterii de selecµie";
amintim aici doar câteva.
Funcµia "rot(<expr>,<num r_de_zecimale>)"
Rezultatul este <expresie> rotunjit la <nr.zecimale> (dac <nr.zecimale> este
0, se va rotunji la leu)
Ex. s2 = rot(s1, 0)
Funcµia "daca(<condiµie>, <expr1>, <expr2>)"
Se evalueaz condiµia <condiµie>. Dac este adev rat , rezultatul este <expr1>,
iar dac este fals ,rezultatul este <expr2>.
Ex. s2 = daca ( s3 >= 0, s3, 0)
64
s2 = s3 dac s3 este mai mare sau egal ca 0, sau 0 în caz contrar(dac s3 este
mai mic ca 0)
Functia "int(<expr>)"
Returneaz valoarea întreag din <expr>
Ex. s1 = int(s2/3)
s1 este întregul împ rµirii lui s2 la 3;dac s2 = 4 rezultatul s1 = 1
Functia "rest(<expr1>,<expr2>)"
Restul împ rµirii întregi <expr1> la <expr2>
Ex. s1 = rest(s2/3); dac s2 = 4 , rezultatul este s1 = 0.33
Rotunjiri:
Implicite
1. cele din fereastra "Parametrii de lucru"

2. stabilite prin rotunjiri (vezi meniu de apel)
Explicite
1. funcµia "rot()"
Coloana "Calcule (2)"

Identic cu "Calcule (1); s-a introdus pentru a permite efectuarea a mai multe
calcule la un moment dat.
La apelul formulei contabile, dup completarea unei sume se efectueaz calculele
din coloana "Calcule (1)" pentru rândul respectiv, apoi calculele din coloana
"Calcule (2)" din acela³i rând. Apoi se trece la rândul urm tor, ³i se efectueaz
mai întâi "Calcule (1)", apoi "Calcule (2); programul procedeaz tot a³a pân
ajunge la ultimul rând.
Trebuie remarcat c se efectueaz calculele din rândul respectiv ³i din toate rân-
durile urm toare; nu se efectueaz calculele din rândurile precedente.
Exemplu. Cum se execut calculele dup completatrea unei sume
Suma Calcule (1) Calcule (2)
1. s1 expr1 expr2
2. s2 expr3 expr4
3. s3 expr5 expr6
4. s4 (nimic) (nimic)
Dac se introduce Se efectueaz calculele:
65
1 Note Contabile
1. s1 expr1, expr2, expr3, expr4, expr5, expr6

2. s2 expr3, expr4, expr5, expr6
3. s3 expr5, expr6
4. s4 (nimic)
Coloana "Suma"
Introduceµi în acest câmp suma ce va completat automat pentru rândul respec-
tiv. În general sumele din formulele contabile se modic de la un apel la altul.
Exist ³i cazuri când ele se p streaz ; în acest caz introduceµi sumele dorite în
deniµie.
Funcµii de lucru
Funcµiile de lucru la denirea formulei contabile se reg sesc în meniul "Formula
contabil ", ce poate apelat cu ALT+F.
1. Adaug un rând nou F12

2. Insereaz un rând CTRL+F12
3. Elimin
- Rând curent CTRL+E

- Restul,pân la sfâr³it ALT+F E R
- Toate ALT+F E T
1. Data doc.se completeaz sau nu F6

2. Nr.doc.se completeaz sau nu F7
Ad ugarea unui rând nou

Tastaµi F12 pentru a ad uga un rând nou la formula existent . Programul va
ad uga un nou rând al c rui num r este cu 1 mai mare decât ultimul rând existent
în formul .
Dup ce a-µi ad ugat rândul, puteµi s -l completaµi dup dorinµ .
Inserarea unui rând
Aveµi posibilitatea de a insera un rând înaintea celui pe care v aaµi. Programul
va renumerota rândurile existente; deasemenea va translata expresiile de calcul
din coloanele "Caulcule (1)" si "Calcule (2)" în a³a fel încât s corespund cu noua
structur a formulei.(este totu³i bine s vericaµi expresiile translatate automat
de c tre program)
Este indicat s utilizaµi aceast funcµie în loc de a ad uga un rând la sfâr³it (cu
F12) ³i apoi s renumerotaµi rândurile.
Eliminare
66
1.9 Denumirile câmpurilor în baza de date
Puteµi elimina un rând sau mai multe dintr-o deniµie.

1. CTRL+E Rând curent
2. ALT+F E R Rând curent ³i urm toarele pân la sfâr³it
3. ALT+F E T Toate rândurile
Num r document se completeaz sau nu
F6 - comut num r document din 1 în 0
Num r document Num r document
în deniµie la apel
0 înhibat (nu se completeaz )
1 activ (se completeaz )
Data document se completeaz sau nu
F7 - comut data document în deniµie în completat / necompletat
Data document Data document
în deniµie la apel
necompletat înhibat (nu se completeaz )
completat activ (se completeaz )
1.9 Denumirile câmpurilor în baza de date
Mai jos sunt prezentate denumirile câmpurilor din baza de date Note Contabile.
Aceste denumiri trebuie utilizate în expresiile de selecµie ³i de c utare.
Nume Tip M rime
1 NR_NOTA Numeric 5
2 NR_RAND Numeric 3
3 DATA_NOTA Dat 8
4 TIP_DOC Caracter 3
5 NR_DOC Numeric 10
6 DATA_DOC Dat 8
7 CONT_DB Caracter 14
8 CONT_CR Caracter 14
9 VALOARE Numeric 16.2
10 EXPLICATII Caracter 30
11 DATA_OPER Dat 8
67

Note Contabile

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Note Contabile

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Note Contabile

Miercuri, 22 Septembrie 2004

"Notele contabile" constituie sursa principal de informaµii pentru programul

Nr. Doc Nr. Data Explicaµii Cont DB Cont CR Suma

În vederera prelucr rii mai u³oare pe calculator, am asimilat un rând al "Notei de

2. modicarea unei note contabile ad ugate anterior,

1.2 Ferestre ³i câmpuri

Reamintim aici c trecerea dintr-o fereastr în alta se face tastând CTRL+F1.

1.2.1 Fereastra de lucru

În fereastra de lucru se preg te³te o not contabil ce urmeaz a  ad ugat

Aceast fereastr conµine toate câmpurile (rubricile) pentru o not contabil .

Navigarea de la un câmp la altul în cadrul ferestrei, se face cu:

1. TAB - câmpul urm tor

Navigarea în interiorul unui câmp se face cu :

1. s g.dreapta. - caracterul urm tor

Editarea unui câmp

1. Insert - comut din mod inserare în mod suprascriere

Trebuie subliniat c majoritatea câmpurilor sunt denite ca "selectate la intrare",

Câmpul "Data oper rii" (6 caractere ZZ/LL/AA, neselectat la intrare)

1. F8 - m re³te cu 1 data oper rii

Pentru anumite versiuni de program, faptul c data oper rii nu e în luna în curs

Câmpul "Num r not " (5 caractere numerice, selectat la intrare)

1. F5 M re³te cu 1 num rul de not

Câmpul "Num r rând" (3 caractere numerice, selectat la intrare)

Câmpul "Explicaµii" (30 de caractere, selectat la intrare)

Câmpul "Tip document" (3 caractere, selectat la intrare)

Câmpul "Num r document" (7 caractere numerice, selectat la intrare)

1. F6 cre³te num rul de document cu 1

Câmpul "Data document" (6 caractere ZZ/LL/AA, neselectat la intrare)

1. F7 - m re³te cu 1 data documentului

Câmpul "Cont debitor" (14 caractere, selectat la intrare)

Exemplu: În planul de conturi exist :

1. 411_.bala Balada S.R.L.

1. 411.b se a³eaz o list cu cele 3 conturi

Câmpul "Cont creditor" (14 caractere, selectat la intrare)

0 Câmpul "Valoare" (18 caractere, selectat la intrare)

1. operaµii imediate (v. Cap. Interfaµa Utilizator)

Deasemnea, când v aaµi pe acest câmp puteµi introduce o sum de produse,

1 Butonul <Adaug > Activeaz funcµia de ad ugare la repertoar a notei con-

2 Butonul <Modic > Activeaz funcµia de modicare (v. Funcµia "Modi-

3 Câmpul "Selecµie" (10 caractere, selectat la intrare)

1. un apostrof în prima coloan semnic faptul c ³irul care urmeaz va 

Exemple de selecµie direct :

6. /411.moca nu va selecta nimic, pentru c a³a cum e scris acest cont, nu va

.salarii Salarii ³i drepturi asimilate

A.2. Criterii de uz general

Banca Jurnal privind operaµiile de banc

A.3. Criterii pentru note contabile generate automat de c tre program

La completarea câmpului "Selecµie", sau la modicarea sa, se caut în baza de

_doc< Notele cu data document anterioar

Aceste criterii trebuie s înceap cu semnul '_' (subliniere), ³i permit selectarea

1. tergeµi câmpul selecµie

1. V poziµionaµi pe câmpul "Selecµie" (CTRL+END) ³i tastaµi CTRL+X

1. Modicaµi valoarea din câmpul utilizat pentru selecµie

Exemplu de creare a unui criteriu de selecµie: s presupunem c doriµi s

4 Butoane de terminare  Ok  <Anuleaz >

1.2.2 Fereastra de vizualizare

Eliminarea (doar în aceast fereastr ) CTRL+E

1.3 Meniul asociat

Formule generale.. ALT+G

Se scade 1 din num rul de not (în fereastra de lucru)

1.4.1 Funcµii asupra bazei de date

1. (eventual) comutare în fereastra de sus (CTRL+F1)

2. modicarea unei note contabile ad ugate anterior,

În fereastra de lucru se preg te³te o not contabil ce urmeaz a ad ugat

Trebuie subliniat c majoritatea câmpurilor sunt denite ca "selectate la intrare",

1. 411.b se a³eaz o list cu cele 3 conturi

Deasemnea, când v aaµi pe acest câmp puteµi introduce o sum de produse,

2 Butonul <Modic > Activeaz funcµia de modicare (v. Funcµia "Modi-

1. un apostrof în prima coloan semnic faptul c ³irul care urmeaz va

La completarea câmpului "Selecµie", sau la modicarea sa, se caut în baza de

1. tergeµi câmpul selecµie

1. Modicaµi valoarea din câmpul utilizat pentru selecµie

4 Butoane de terminare Ok <Anuleaz >

Not . Este preferabil s efectuaµi modicarea direct în fereastra de sus, ³i nu

Vericarea notelor contabile Aceast funcµie veric conturile care compun

Se a³eaz o fereastr ce conµine 2 c suµe de marcaj, butoanele pentru parametrii,

1. Ok sau CTRL+ENTER - Acceptarea parametrilor a³ati; ace³tia vor

În cazul în care în fereastra "Parametrii de lucru" pentru aceast rm este

Formule contabile Programul permite denirea ³i utilizarea de formule con-

Modicarea câmpului "Data oper rii" Se poate aduna sau sc dea 1 la valoarea

Modicarea câmpului "Num r not " Num rul de not a³at în câmpul numit

Modicarea câmpului "Num r document" Se poate aduna sau sc dea 1 la

Modicarea câmpului "Dat document" Adun 1 sau scade 1 la / din val-

Aceasta fereastr a³eaz ³i permite modicarea unor parametrii de lucru refer-

Vericare duplic ri accidentale [ ] Veric duplic ri

Vericare operaµii contabile corecte [ ] Veric operaµii corecte

Vericare note contabile Indic dac , ³i când se efectueaz vericarea notelor

"Prot contabil" - generarea de note contabile de închidere a conturilor de venituri

Ok sau Ctrl+ENTER - Acceptarea parametrilor a³aµi; ace³tia vor utilizaµi

Aveµi posibilitatea de a deni note contabile de amortizare; aceste note vor