Cornelia Maxim

Informatica. Prelucrarea statistic a datelor

Bucureti, 2011

CUPRINS Capitolul 1. Suportul informatic de baz / 4 1.1. Istoria sistemelor de calcul / 4 1.2. Ce este un calculator ? / 6 1.3. Arhitectura unui sistem de calcul Componente hardware / 7 1.4. Componente Software / 13 1.5. Caracteristicile sistemului de operare Windows / 15 1.6. Bibliografie selectiv / 25 Capitolul 2. Programul MS-Excel pentru procesarea tabelelor statistice i reprezentarea grafic a datelor / 27 2.1. Noiuni de baz / 27 2.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz / 38 2.3. Operaii de baz / 44 2.4. Formule i funcii / 66 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 81 2.6. Tiprirea foilor de calcul / 96 2.7. Obiecte, grafice i diagrame / 100 2.8. Gestionarea listelor n Excel (baze de date) / 119 2.9. Bibliografie selectiv / 141 1.1. Istoria sistemelor de calcul......................................................................................6 3000 .Hr. o form primitiv de abac este folosit de babilonieni..............................6 1617 John Napier creez un sistem numit Oasele lui Napier care permit realizarea nmulirilor prin adunare i a mpririlor prin scdere. Inventeaz de fapt logaritmii. .6 1.2. Ce este un calculator ?.............................................................................................8 Calculatoarele pot fi intimidante. Motivul pentru care acestea ne intimideaz este datorat faptului c pentru un timp ndelungat nu au avut o descriere simpl. Au fost considerate la un moment dat ca fiind soluia perfect pentru care lipsete problema. De fapt calculatorul nu este o singur soluie la nimic ci reprezint soluii multiple pentru probleme multiple. Calculatorul este cel mai flexibil dispozitiv existent, i, prin verstilitatea sa, a devenit indispensabil...................................................................................................................8 1.3. Arhitectura unui sistem de calcul Componente hardware....................................9 1.3.1. Procesorul.................................................................................................................9 1.3.2. Memoria intern.....................................................................................................10 1.3.3. Sistemul de intrare/ieire........................................................................................12 1.3.4. Magistrala ..............................................................................................................14 1.4.1. Sistemul de operare ...............................................................................................14 1.4.2. Sistemul de operare Microsoft Windows................................................................15 1.5.1. Prile componente ale interfeei grafice...............................................................18 1.5.2. Desktop-ul...............................................................................................................18

1.5.3. Ferestrele................................................................................................................20 1.5.4. Personalizarea sistemului Windows prin Control Panel........................................23 1.5.5. Lucrul cu fisiere i directoare Windows Explorer...............................................24 2.1. Noiuni de baz......................................................................................................30 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel.......................................................................30 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul).....................................................35 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pe ecran fiierele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (prezent n partea de jos a ferestrei Excel) sau n opiune Window prezent n bara de meniu...................................................................................................................36 Pentru salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau dischet se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran va fi afiat fereastra Save As n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv............................................................................................................................36 2.1.5. nchiderea registrului de calcul i a aplicaiei Excel.............................................38 2.1.6. Folosirea funciei Help...........................................................................................39 2.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz.......................................................40 .........................................................................................................................................40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul i a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran.............................................................................................................40 2.2.2. Modificarea afirii barelor de instrumente .........................................................43 2.2.3. Modificarea unor opiuni implicite ale aplicaiei Excel (de exemplu, numrului de foi de calcul din registrul curent).....................................................................................45 2.3. OPERAII DE BAZ.....................................................................................................46 2.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul...............................................................46 2.3.2. Selectarea datelor..................................................................................................52 2.3.3. Copiere, Mutare, tergere..................................................................................56 2.5.3. SETAREA DOCUMENTULUI...................................................................................95 SCHIMBAREA ORIENTRII DOCUMENTULUI I DIMENSIUNII PAGINII.........95 MODIFICAREA SETRILOR MARGINILOR DOCUMENTULUI.............................96 FIGURA 2.94...........................................................................................................................96 ADUGAREA UNUI ANTET I SUBSOL (HEADER AND FOOTER) DOCUMENTULUI.................................................................................................................96 2.6.1. VIZIONAREA (PREVIZUALIZAREA) FOII DE CALCUL PENTRU TIPRIRE...............................................................................................................................98 2.7.1. IMPORTUL DE OBIECTE......................................................................................102 IMPORTUL OBIECTELOR NTR-UN REGISTRU DE CALCUL: FIIERE IMAGINE, GRAFICE, FIIERE TEXT, ETC. ................................................................102 ............................................................................................................................102 PENTRU A INTRODUCE O ILUSTRAIE SE EXECUT URMTORII PAI:......102 C) DECUPAREA IMAGINII GRAFICE (CLIP-ULUI)...............................................105 2.7.2. GRAFICE I DIAGRAME........................................................................................105 CREAREA GRAFICELOR DE DIFERITE TIPURI......................................................105

EDITAREA (MODIFICAREA) UNUI GRAFIC.............................................................117 SIMBOL SEMNIFICAIE ..........................................................................................125 FOI DE CALCUL NTR-UN REGISTRU DE CALCUL NOU.......................................139 NUME N REGISTRU DE CALCUL.................................................................................141 STILUL SIMBOL MONETAR...........................................................................................141 CONINUTUL UNEI CELULE VA FI AFIAT LA MAXIM 8.43 CARACTERE.....141 GRAFIC.................................................................................................................................142 CUPRINS...............................................................................................................................145 CAPITOLUL 3. ELEMENTE DE ANALIZ STATISTIC..........................................147 3.1. Caracteristicile statistice, variabile i scale de msurare.....................................147 3.2. Mrimile medii, indicatorii variaiei i asimetriei...............................................148 Mrimile medii................................................................................................................148 Valorile medii de poziie i de structur.........................................................................152 Indicatorii variaiei i asimetriei....................................................................................157 Scoruri standard, curba normal, ipoteze statistice, coeficientul de corelaie..............163 Scorurile standard i curba normal..............................................................................163 Coeficientul de corelaie Pearson..................................................................................166 Capitolul 4. Analize i aplicaii statistice. Programul SPSS.....................................168 4.1. ncrcarea, editarea i transformarea datelor. ......................................................170 Componenta Data Editor.........................................................................................170 4.2. Componenta Output Viewer....................................................................................179 4.3. Analize i aplicaii statistice....................................................................................182 4.5. BIBLIOGRAFIE............................................................................................................198

Capitolul 1

Suportul informatic de baz

Capitolul 1. Suportul informatic de baza

Dup parcurgerea acestui material vei fi n msur s: nelegei terminologia de baz n domeniul informatic; explicai evoluia rapida a tehnologiei informaiei in ultimii 50 de ani; descriei principalele componente ale calculatorului; nelegei ce este un sistem de operare; 1.1. Istoria sistemelor de calcul 3000 .Hr. o form primitiv de abac este folosit de babilonieni 1617 John Napier creez un sistem numit Oasele lui Napier care permit realizarea nmulirilor prin adunare i a mpririlor prin scdere. Inventeaz de fapt logaritmii 1617 Rigla de calcul apare ca evoluie direct a sistemului lui Napier. A fost utilizat pn trziu n secolul XX, inclusiv de inginerii NASA care au lucrat la programele Mercury, Gemini, i Apollo (fig. 1.1)

Fig. 1.1 Oasele lui Napier 1623 Prima main de calcul mecanic bazat pe roi dinate este inventat de Wilhelm Schickard 1642 La vrsta de 19 ani Blaise Pascal inventez Pascalina, un aparat mecanic care putea face adunari i scderi cu pn la 6 cifre (fig. 1.2)

Fig. 1.2 Pascalina 1804 Frances Joseph-Marie Jacquard creeaz prima main de esut programat utiliznd cartele perforate

1868 Christopher Sholes creaz prima main de scris utiliznd tastatura QWERTY 1896 Herman Hollerith pune bazele Tabulating Machine Company care va deveni ulterior IBM (International Business machines) 1937 La Iowa State College John Vincent Atanasoff i Clifford Berry lucreaz la crearea primului calculator electronic digital numit ABC (Atanasoft-Berry Computer) 1938 Konrad Zuse creaz primul calculator de uz general n subsolul casei parinilor lui 1939 Hewlett Packard este fondat de William Hewlett i David Packard 1945 Arhitectura von Neumann apare descris n lucrarea acestuia despre EDVAC 1946 ENIAC este terminat 1951 UNIVAC 1 este pus in funciune. Un an mai trziu estimeaz c Dwight Eisenhower va catiga alegerile n pofida estimarilor 1968 Compania INTEL este fondat de Robert Noyce i Gordon Moore. 1971 Intel produce primul microprocesor de uz general, Intel 4004 1974 Intel produce dezvolt microprocesorul de uz general si creeaz Intel 8080, devenit standard in industrie 1975 Paul Allen i Bill Gates pun bazele Microsoft 1975 Este lansat Altair 8800 impreun cu care este introdus pentru prima dat termenul de calculator personal (Personal Computer PC) 1975 n California apare primul sistem de calcul denumit Apple I 1980 Hewlett Packard introduce HP-85. Un microcalculator cu 16kB de RAM i un monitor CRT de 5-inch (fig. 1.3)

Fig 1.3 HP-85 1981 IBM lanseaz IBM Personal Computer IBM PC care rulez MS-DOS (sistemul de operare creat de Microsoft pentru IBM) 1982 Apple Computer atinge 1 miliard de dolari din vnzrile anuale 1982 Intel anun procesorul 80286 1985 Intel anun procesorul 80386 1985 Microsoft lanseaz Microsoft Windows 1.0 la un pre de 100$ 1987 Microsoft lanseaz Microsoft Windows 2.0 1989 Intel lanseaz procesorul 486DX 1990 Microsoft lanseaz Microsoft Windows 3.0 1991 Intel lanseaz procesorul 486SX, un procesor mai slab dect precedentul dar la un pre redus pentru a stimula creterea pieei 1991 Sistemul de operare Linux este propus de Linus Torvalds 1993 Intel lanseaz procesorul Pentium 1995 Microsoft lanseaz Microsoft Windows 95 1995 Intel lanseaz procesorul Pentium Pro 1996 Microsoft lanseaz Microsoft Windows CE, primul sistem de operare Windows pentru PDA 1997 Intel lanseaz procesorul Pentium II 1999 Intel lanseaz procesorul Pentium III 2000 Intel lanseaz procesorul Pentium 4

2001 Microsoft lanseaz Microsoft Windows XP 2001 Intel lanseaz procesorul Itanium, primul procesor pe 64 de bii 2005 Intel lanseaz primul procesor Dual Core 2006 Intel lanseaz primul procesor Quad Core 2007 Microsoft lanseaz Microsoft Windows VISTA 1.2. Ce este un calculator ? Calculatoarele pot fi intimidante. Motivul pentru care acestea ne intimideaz este datorat faptului c pentru un timp ndelungat nu au avut o descriere simpl. Au fost considerate la un moment dat ca fiind soluia perfect pentru care lipsete problema. De fapt calculatorul nu este o singur soluie la nimic ci reprezint soluii multiple pentru probleme multiple 1. Calculatorul este cel mai flexibil dispozitiv existent, i, prin verstilitatea sa, a devenit indispensabil. La nivelul cel mai simplu funcia unui calculator este aceea de a prelua datele de intrare, de a le prelucra i de a oferi la ieire rezultatele. Din punctul de vedere al calculatorului totul reprezint informaie sau date. Un click de mouse, o imagine digital sunt din punctul nostru de vedere dou lucruri complet diferite, dar reprezint ceva foarte similar din punctul de vedere al calculatorului.

Figura 1.4 Calculatorul Pentru a realiza acest lucru calculatoarele se bazeaz pe trei concepte pricipale: intrare/ieire; procesare; stocare; Pentru a putea interactiona cu un calculator trebuie s i comunicm acestuia ce dorim de la el. Pe de alt parte trebuie ca acesta s ne poata oferi intr-o form sau alta informaiile cerute. Toate dispozitivele conectate la un calculator pot fi clasificate intr-una din aceste dou categorii: intrare sau ieire. Tastatura, mouse-ul sunt dispozitive de intrare. Monitorul, imprimanta sunt dispozitive de ieire. Unele dispozitive ns pot fi att de intrare ct i de ieire cum ar fi USB-stick-ul (sau flash-drive) Procesarea este aciunea pe care o realizeaz calculatorul atunci cnd lucreaz cu datele de intrare pentru a putea afia ceva la ieire. n interiorul calculatorului procesarea o realizeaz procesorul, pe baza unui algoritm (succesiune de operaii predefinite) primit (software). In partea a doua a capitolului se va reveni asupra acestor dou concepte pentru o discuie mai in detaliu Stocarea este necesar deoarece procesorul poate gestiona doar o cantitate mic de informaii simultan. n plus acesta nu reine nimic atunci cnd este inchis, i de aici apare necesitatea de a stoca datele. Se difereniaz doua tipuri de memorie n care pot fi stocate datele: memoria temporar i memoria permanent. Memoria temporar poate reine
1

Gookin, D., PCs for Dummies. Wiley, 2007.

informaia doar att timp ct este pornit calculatorul, n momentul n care calculatorul este nchis coninutul acesteia se pierde. Memoria permanent pe de alt parte poate reine informaiile i atunci cnd calculatorul este nchis. Ambele sunt necesare deoarece memoria temporar este mult mai rapida dect cea permanent. 1.3. Arhitectura unui sistem de calcul Componente hardware Un sistem de calcul poate fi definit i n alt mod: un ansamblu de echipamente (hardware) puse n funciune i exploatate prin intermediul unui set de programe (software) n vederea prelucrrii informaiilor Toate aceste operaii sunt realizate ntr-un sistem de calcul de procesorul sistemului, acesta fiind singura component inteligent. Dar acesta nu poate lucra singur, pentru a interaciona cu lumea exterioara mai are nevoie i de alte componente, fiecare cu funcii bine definite. Memoria interna este utilizat pentru stocarea informaiei n timpul funcionrii calculatorului, sistemul de intrare/ieire permite legtura cu mediul exterior n timp ce magistrala face legtura ntre toate aceste componente i le permite s lucreze mpreun.

Fig. 1.52 - Schema bloc a unui sistem de calcul 1.3.1. Procesorul Dei fizic procesorul apare ca o singur component (v. Fig. 1.6), acesta este compus din mai multe dispozitive integrate pe acelai circuit: unitatea aritmetica i logica care are rolul de a realiza calculele aritmetice i logice; unitatea de control care are rolul de a controla, pe baza instruciunilor de program pe care le decodeaz i execut, funcionarea procesorului i a ntregului sistem de calcul; memoria intern care stocheaz temporar datele de care are nevoie procesorul i de aceea se mai numete si cache. Aceasta apare suplimentar fa de memoria intern a sistemului de calcul i este complet distinct de aceasta;

Gaitanaru, A., Calculatorul mediu i canal de comunicare, Bucureti, Editura Comunicare.ro, 2002, p. 27.

Fig. 1.6 Procesorul Intel Core 2 Duo Pentru a putea evalua un procesor i pentru a putea compara dou procesoare sunt necesare un numr de caracteristici pe baza crora s se fac evaluarea. Istoric cea mai important caracteristic a fost frecvena (viteza de execuie a instruciunilor) procesorului care se msoar n MHz sau GHz (megahertzi sau gigahertzi). Aceasta este ns relevant dac se compar procesoare din aceeai generaie. Procesor Intel Core2 Quad Processor Q9550 Intel Core2 Quad Processor Q6600 Intel Core2 Duo Processor E8300 Intel Core2 Duo Processor E4300 Intel Pentium 4 Processor 6X1 Intel Pentium 4 Processor HT Technology Intel Pentium 4 Processor Frecven 2.83 GHz 2.40 GHz 2.83 GHz 1.80 GHz 3.80 GHz 3 GHz 2.60 GHz Memorie cache An apariie 12 MB Jan-08 8 MB 6 MB 2 MB 2 MB 512 kB 512 kB Jan-07 Apr-08 Apr-07 Jan-06 Apr-03 Aug-01 Observaii Quad Core Quad Core Dual Core Dual Core

Tabelul 1.1 Evoluie procesoare In tabelul 1.1 sunt enumerate cteva procesoare Intel din generaiile ultimilor 8 ani n ordinea descresctoare a performaelor acestora. Se observ c procesoare din anul 2008 au aceeai frecven cu procesoare aprute n 2001 i mult redus fa de procesoare din anul 2006 de exemplu. Motivul pentru care acestea sunt mai performante ine de sufixul Dual Core respectiv Quad Core. Acest sufix nseamn c de fapt n interiorul acelui procesor sunt mai multe procesoare: 2 n cazul Dual Core respectiv 4 n cazul Quad Core. 1.3.2. Memoria intern

10

Memoria intern stocheaz informaiile n timpul funcionrii calculatorului. Este compus din memoria RAM i memoria ROM. Memoria ROM (Read Only Memory3) este o memorie nevolatila (coninutul acesteia se pastreaz atunci cnd calculatorul este oprit) care conine datele (programele) necesare calculatorului pentru a porni. Memoria ROM, numita si CMOS dup tehnologia de fabricaie nu poate fi n mod normal modificat (scris) de utilizator i poate fi doar citit. Aceasta vine din fabric preprogramat cu un program (software) numit BIOS (Basic Input Output System4). Rolul acestui program este acela de prelua calculatorul din momentul n care este apasat butonul Power i de a-l aduce pn la punctul n care poate porni un sistem de operare.

Fig. 1.7 Memorie ROM n acest timp BIOS-ul testeaz componentele pentru a se asigura c acestea sunt legate corespunztor la calculator i funcioneaz n parametri normali. Testeaz de exemplu memoria RAM, verific hard-disk-ul, se asigur c tastatura este legat la calculator etc. Datorit faptului c toate aceste operaii nu sunt interesante din punctul de vedere al utilizatorului nu apare necesitatea ca acest program s fie modificat. Ca dimensiune, dei nu are importan deosebit pentru utilizator, este de 1-4 MB(MegaByte). A fost introdus anterior, n descrierea procesoarelor, acest termen de byte, respectiv multiplul su MegaByte-ul. Aceti termeni sunt foarte importani atunci cnd se vorbete despre calculatoare deoarece reprezint unitatea de msur pentru informaie. Calculatoarele lucreaz cu informaie sub form de numere, dar cu o mic diferen: n loc s utilizeze numerele n baza 10, utilizeaz numere n baza 2 sau sistemul binar. Pe scurt acest lucru nseamn c un calculator tie s lucreze doar cu cifrele 0 i 1. Unitatea fundamental de msur pentru informaie este bit5-ul. Un bit poate avea o valoare de 0 sau 1. Calculatoarele ns lucreaz cel mai uzual cu 8 bii simultan i de aceea a aprut i o alt unitate de msur alternativ, byte-ul. Byte-ul reprezint 8 bii ordonai, deoarece ordinea biilor respectivi conteaz6. Cel mai uzual se folosesc multipli ai byte-ului. Multiplu Byte Kilobyte Megabyte Gigabyte
3 4

Abreviere B kB MB GB

8 bii 103 bytes 103 kilobytes 103 megabytes

103 bytes 106 bytes 109 bytes

1000 bytes 1000000 bytes 1000000000 bytes

ROM (Read Only Memory) Memorie care poate fi doar citit BIOS (Basic Input Output System) Sistem elementar de intrare ieire 5 bit (binary digit) cifr binar, o cifr n sistemul binar. Poate lua valoarea 0 sau 1. Analog n baza 10 o cifr poate avea valori de la 0 la 9, n baza 8 de la 0 la 7, etc 6 10 nu este acelai lucru cu 01. n cazul unui numr n baza 10 este clar faptul c 39 nu este acelai lucru cu 93

11

Terabyte

TB

103 gigabytes 1012 bytes 1000000000000 bytes Tabel 1.2 Byte-ul i multiplii si

Memoria RAM (Random Access Memory7) este memoria principal a calculatorului. n aceasta se stocheaz informaiile pe msur ce ruleaz programele i doar att timp ct ruleaz programele respective. Prin comparaie cu memoria ROM coninutul memoriei RAM dispare atunci cnd calculatorul este oprit sau repornit (reset-at). Coninutul memoriei RAM nu este accesibil direct utilizatorului, neexistand posibilitatea de a stoca un fiier de exemplu n RAM. Aceasta este utilizat doar de procesor pentru a stoca temporar informaiile de care are nevoie la un moment dat.

Fig. 1.8 Memorie RAM Motivul pentru care este necesar acest lucru este faptul c memoria RAM este foarte rapid. Pentru procesor este cu mult mai rapid s lucreze cu informaia stocat n memoria RAM dect i este s lucreze cu informaia stocat pe un stick USB de exemplu. Acest lucru este cel mai vizibil atunci cnd se lucreaz cu diskete: este necesar un timp foarte mare pn se deschide fiierul dar odat deschis totul devine rapid, pn n momentul n care se salveaz fiierul cand dureaz din nou foarte mult. Pe de alt parte daca se ntrerupe alimentarea nainte de a salva fiierul toate modificrile facute vor fi pierdute deoarece acestea erau stocate doar in memoria RAM. Caracteristicile principale ale memoriei unui sistem de calcul sunt: timpul de acces intervalul scurs ntre momentul n care procesorul cere o informaie din memorie i momentul n care acea informaie ajunge la procesor. Ca ordin de mrime este ordinul nanosecundelor (cu cat este mai redus cu att este mai bine). Dat fiind ns c pe parcursul mai multor generaii de calculatoare acest timp rmne aproximativ acelai valoarea acestuia conteaz mai puin n alegerea unui calculator capacitatea cantitatea de informaie pe care aceasta o poate stoca. Ordinul de mrime pentru calculatoarele uzuale la data la care a fost scris acest curs era de 1-4GB. 1.3.3. Sistemul de intrare/ieire Sistemul de intrare/ieire permite legtura ntre utilizator i sistemul de calcul. Principalele sale componente sunt interfeele de intrare/ieire i dispozitivele periferice. Att interfeele ct i dispozitivele pot fi ncadrate n una din trei categorii: de intrare, de ieire i respectiv de intrare/ieire. Circuitele de interfa sau pe scurt interfeele au rolul de a permite legarea unor dispozitive periferice la magistrala calculatorului. Acest lucru este necesar pentru a simplifica munca procesorului, pe de o parte prin standardizarea modului n care acesta discut cu perifericele, pe de alt parte pentru a nu l bloca pe acesta n asteptarea unor dispozitive periferice mult mai lente. Cel mai bine poate fi observat acest lucru la interfaa PS/2 care face legtura cu tastatura i mouse-ul. n cel mai bun caz o persoan poate scrie cu 1-3 caractere pe secund. Procesorul ns poate realiza pn la 10.000.000.000 de operaiuni pe secund. Dac ar fi nevoit s
7

RAM (Random Access Memory) Memorie cu acces aleator

12

astepte dup fiecare caracter introdus ar fi o irosire de tip. Astfel, interfaa PS/2 asteapt dup fiecare caracter i atunci cnd are un caracter nou pe care trebuie s l transmit procesorului i semnalizeaz acestuia i apoi il comunic. Principalele intefee utilizate n calculator sunt: interfaa PS/2 care permite ataarea unei tastaturi i a unui mouse la calculator interfaa pentru ecran sau VGA (Video Graphics Adapter) care permite legtura cu un monitor pentru afiare interfaa pentru disc flexibil care permite legtura cu o unitate de dischete interfaa serial care este utilizat pentru comunicaii asincrone, cel mai uzual pentru modem8-uri interfaa paralela, utilizat n general pentru legtura cu imprimant si scaner interfaa USB9, conceput s nlocuiasc interfeele seriale i paralele i s le unifice sub un singur standard Dac interfeele sunt cel mai uzual att de intrare ct i de ieire dispozitivele periferice sunt mai stricte n aceast clasificare. Dispozitive periferice de intrare: tastatura (fig. 1.9) mouse-ul tableta grafic scaner-ul (fig. 1.10) Fig. 1.9 - Tastatura Dispozitive periferice de ieire: imprimanta ploter-ul (fig. 1.11) Fig. 1.10 Scaner-ul monitorul boxele Dispozitive periferice de intrare/ieire: unitatea de disc flexibil (discheta) unitatea de disk fix (HDD) Fig. 1.11 Ploter-ul inscriptorul de CD/DVD-uri Imprimantele sunt la rndul lor de mai multe tipuri: LaserJet (cu laser), InkJet (cu jet de cerneal), cu sublimarea cernelii (foto digital) i respectiv matriciale (cu ace). Unitatea de disc fix sau hard-disk-ul este dispozitivul care stocheaz toate informaiile permanente din calculator. Acesta este accesibil utilizatorului i aici ajung toate datele: programe instalate, fiiere salvate, muzic, documente etc. Caracteristica principal pentru acestea din punctul de vedere al utilizatorului este capacitatea lor de stocare a informaiei. Dimensiunile uzuale n momentul de fa sunt de 160-250GB pentru calculatoarele personale i pn la 1.5 TB pentru statiile de lucru profesionale.

Modem Modulator/Demodulator este un dispozitiv care permite realizarea legturii ntre dou calculatoare utiliznd linia telefonic 9 USB (Universal Serial Bus) Magistrala universala serial

13

Fig. 1.12 Hard disk de 250 GB 1.3.4. Magistrala Magistrala este cea care face legtura ntre procesor i componentele calculatorului (memorie, interfee de intrare/ieire). Magistrala reprezint mulimea conductorilor utilizai pentru transmiterea informaiei ntre procesor i celelalte uniti interne. Magistralele pot fi: magistrale de adrese: magistrale pe care circul informaiile legate de adresele din memorie magistrale de date: magistrale pe care circul informaiile propriu-zise din memorie sau de la interfee magistrale de comanda i control: magistrale pe care circul informaiile de comand i control 1.4. Componente Software Un sistem de calcul este o combinaie ntre dou lucru distincte: hardware i software fiecare foarte important dar ambele indispensabile. Pn acum am vorbit despre hardware. Hardware-ul este partea fizic a sistemului de calcul, ceea ce poate fi atins si vazut. Softwareul este partea inteligent, care d instruciuni hardware-ului i i dicteaz acestuia ce s fac. Exist dou tipuri de programe: software de sistem sau sistemul de operare care administreaz resursele sistemului software de utilizator sau software de aplicaie care rezolv problemele utilizatorului Hardware-ul este mai puin important din punctul de vedere al utilizatorului. Principala problem care ar trebui s se pun la achiziia unui calculator nu este ct de puternic s fie acel calculator din punctul de vedere al componentelor hardware ci care sunt aplicaiile care ar trebui s ruleze pe acele componente. Avnd n vedere evoluia puternic a tehnicii de calcul, ideea preconceput prin care trebuie cumprat cel mai bun sistem de calcul de pe pia deoarece acesta i va pstra valoarea mai mult timp este complet greit. Cel mai bun calculator este acela care ruleaz toate programele necesare la un cost minim. 1.4.1. Sistemul de operare Sistemul de operare este cel mai important program instalat pe un calculator. Acesta are rolul de a controla componentele hardware ale calculatorului, de a gestiona programele instalate, de a organiza fiierele salvate i, cel mai important, s asigure interfaa cu utilizatorul. Realizarea tuturor acestor funcii nu este att de simpl pe ct pare i de aceea sistemele de operare actuale sunt printre cele mai complexe programe cu care are de-a face un utilizator 14

tipic. Aa cum s-a discutat anterior, dup ce calculatorul termin secvena de pornire, secven pentru care este responsabil BIOS-ul, acesta pred controlul asupra tuturor componentelor hardware sistemului de operare. Din momentul n care sistemul de operare preia controlul, BIOS-ul nu mai are nici o funcie i controlul l are exclusiv sistemul de operare. Acesta este motivul pentru care, din punctul de vedere al utilizatorului BIOS-ul nu este important. Programele nu sunt create pentru un anumit tip de calculator. De exemplu nu exista programe speciale pentru pentru calculatoarele marca IBM i alte programe care funcioneaz pe calculatoare marca HP. Programele sunt scrise pentru un anumit sistem de operare. Un program scris pentru Windows, de exemplu, nu va funciona pe Linux. Windows-ul este printre cele mai uzuale sisteme de operare pentru calculatoarele personale. Linux-ul ns a ctigat teren datorit faptului c este gratuit, lucru foarte important pentru companiile mici i mijlocii unde costurile de nceput sunt mari. Trebuie inut cont de faptul c pretul software-ului, al programelor instalate pe un calculator poate depi cu uurin costul de achiziie al sistemului de calcul. 1.4.2. Sistemul de operare Microsoft Windows Microsoft Windows reprezint o serie de sisteme de operare i interfee de utilizator grafice pentru calculatoarele compatibile IBM/PC, produse de compania Microsoft. Microsoft a introdus pentru prima data un mediu de operare grafic numit Windows n anul 1985 ca rspuns la interesul crescut pentru sistemele de operare cu interfa grafic determinat de Apple si MacOS10. In anul 2009 Microsoft Windows avea o cot de pia de 88.26% n care intrau ns i sistemele de operare pentru server (Windows Server) si sistemele de operare pentru telefoane mobile (Windows Mobile sau Windows CE)11.

Fig. 1.13 Sisteme de operare - acoperire de pia De-a lungul timpului Windows-ul a trecut prin mai multe versiuni. Primele versiuni au purtat indicative de tipul 1.0, 2.0, 3.0 i se utilizau n paralel cu sistemul MS-DOS 12. Ulterior Microsoft a schimbat tiparul denumirilor i au aprut versiunile 95, 98, XP, Vista. n momentul de fa versiunea cea mai utilizat este Windows XP.

10 11

Microsoft Windows. http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_windows [accesat 05.09.2010]. Operating System Market Share, http://marketshare.hitslink.com/report.aspx?qprid [accesat 05.09.2010]. 12 MS-DOS (Microsoft Disk Operating System) sistem de operare simplu, fr interfa grafic i utilizabil doar din linia de comand

15

Fig. 1.14 Versiuni ale sistemelor de operare - acoperire de pia13 Sistemul Windows este un program flexibil. Cel mai uor mod de a-l utiliza este de a puncta din loc n loc cu mouse-ul. Se pot indica prin clic comenzi de meniu, pictograme de program (icon), selectri rapide pe desktop sau butoane din bara de instrumente. De asemenea se poate utiliza tastatura pentru ndeplinirea tuturor operaiilor sistemului Windows.

13

Operating System Version Market Share, http://marketshare.hitslink.com/operating-system-market-share.aspx? qprid=10, [accesat 05.09.2010]

16

1.5. Caracteristicile sistemului de operare Windows Sistemul Windows se livreaz configurat pentru utilizarea obinuit, dar poate fi configurat pentru individualizarea acestuia. De exemplu se pot crea comenzi rapide (shortcuts) pentru accesul la programele folosite cel mai frecvent i se poate modifica aspectul suprafeei de lucru. Avantajele sistemului Windows deriv din urmtoarele caracteristici: pornirea programelor nu se face prin memorarea i tastarea comenzii, ci numai prin indicarea programului dorit i selectarea acestuia prin apsarea butonului mouse-lui. Programul se deschide pe ecran ntr-o fereastr; gestionarea fiierelor se face prin selectarea comenzilor dintr-un meniu, operaie mult mai uoar dect tastarea comenzii, iar fiierele se pot afia ntr-o fereastr pe ecran. Afiarea simultan a mai multor ferestre de fiiere permite copierea, mutarea sau redenumirea fiierelor, fr a duce la greeli consumatoare de timp; folosirea accesoriilor: sistemul Windows are o serie de programe utile i module care ajut la lucrul mai rapid i mai uor; rularea simultan a mai multor programe (multitasking): se pot menine n funciune mai multe programe simultan, existnd astfel posibilitatea comutrii ntre programe i schimbului de date ntre acestea. Windows-ul folosete anumite cuvinte cheie pentru a identifica diverse componente ale sistemului de operare. Definirea n prealabil a acestora va permite o mai usoar ntelegere a conceptelor discutate n restul capitolului. Discurile (Drives) sunt utilizate pentru stocarea permanent a informaiei. Uzual calculatoarele au cel puin dou: un disc dur (hard disk) C:\ care este principalul element de stocare i un disc optic CD/DVD. Istoric mai rmne si discheta de 1.44MB 3.5 dar utilizarea acesteia a sczut puternic fiind nlocuit de memoriile Flash USB.

Fig. 1.15 Tipuri de disc Directoarele (Folders) sunt utilizate pentru a organiza informaia stocat pe disc. Directoarele sunt asemntoare unor rafturi cu documente. Este n interesul utilizatorului ca documentele de acelai tip s fie salvate ntr-o structur logic de directoare deoarece astfel vor fi mai uor de gsit ulterior. Toate fiierele unui program instalat de exemplu vor fi salvate n acelai director.

17

Fiierele pot fi de mai multe tipuri. Diferenierea ntre diversele tipuri de fiiere se face prin extensia acestora. Extensia unui fiier se refer la ultimele litere din denumirea unui fiier. n general extensia este format din 3 caractere dar, odata cu apariia Windows 95, nu mai este limitat la doar 3 caractere, existnd posibilitatea de a avea o lungime arbitrara. Prin intermediul extensiei Windows-ul tie cu ce program s deschid fiecare tip de fiier. Spre exemplu un fiier cu extensia .txt va i deschis cu Notepad. Cteva exemple de extensii comune pentru fiiere i programele aferente acestora sunt date n tabelul 1.3. Extensie .txt .bmp .jpg .doc .xls .ppt .mdb .docx .xlsx .pptx .wav .mp3 .pdf .avi Program uzual Notepad Paint Imaging Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Powerpoint Microsoft Access Microsoft Word 2007 Microsoft Excel 2007 Tip fiier Text Imagine Imagine Document Foaie de calcul tabelar Prezentare multimedia Baz de date Document creat de Microsoft Office 2007 Foaie de calcul tabelar creat de Microsoft Office 2007 Microsoft Powerpoint 2007 Prezentare multimedia creat de Microsoft Office 2007 Sound recorder Sunet Winamp Muzic comprimat Adobe Acrobat Reader Document portabil Media Player Film Tabelul 1.3 Extensii uzuale

1.5.1. Prile componente ale interfeei grafice Sunt trei pri principale ale ecranului: desktop-ul sau suprafaa de lucru, ferestrele, i respectiv pictogramele sau icon-urile. Desktop-ul este suprafaa general pe care se poate lucra. Pe acesta se pot plasa diverse obiecte cu care se lucreaz des pentru a le avea la indemn. Acesta poate fi comparat cu suprafaa unui birou pe care se aeaz obiectele necesare. Pictogramele (icon-urile) sunt simboluri grafice care permit lansarea unor programe sau executarea unor comenzi. Pentru a activa o pictogram este suficient ca aceasta s fie apsat cu un click de mouse. Ferestrele sunt ecranele n care se lanseaz fiecare aplicaie. Exist mai multe tipuri de ferestre i acestea vor fi discutate mai detaliat n acest capitol.

1.5.2. Desktop-ul Desktop-ul este o component foarte important a sistemului de operare Windows. n general, la pornirea calculatorului, acesta este cel care este afiat. Acesta rmne n permanen n fundal chiar dac o aplicaie sau alta l acoper temporar.

18

n figura 1.15 sunt ilustrate zonele de interes de interes de pe suprafaa de lucru.

Fig. 1.15 Ecranul Windows Pe zona desktop se gsesc pictogramele programelor cele mai utilizate. Utilizatorul poate crea aici scurtturi ctre propriile programe sau poate s aduc fiiere cu totul. Salvarea fiierelor pe desktop nu este ns recomandat deoarece ncarc suprafaa de lucru i creeaz probleme la upgrade-ul Windows-ului existnd posibilitatea ca aceste fiiere s fie sterse automat. Funciile celor cteva pictograme care apar implicit sunt explicate n tabelul 1.4. Nume My Computer Imagine Descriere Permite accesul ctre diversele pi ale sistemului de calcul. Pot fi accesate diversele discuri (Discuri dure, discuri optice, discuri flexibile, discuri de reea) existente n calculator sau legate la acesta. Este o scurttur ctre documentele utilizatorului.

My Documents

My Network Places Recycle Bin

Scurttur ctre locaiile din reeaua intern accesibile utilizatorului. Atunci cnd se sterge un fiier Windows-ul nu l sterge ci l trimite (mut) n Recycle Bin. De aici fiierul poate fi recuperat sau sters definitiv. Este recomandat ca din cnd n cnd s fie executat comanda Empty Recycle Bin care goleste coul.

19

Internet Explorer

Pictograma pornete programul Internet Explorer. Aplicaia Internet Explorer este un browser de web, un program care poate s acceseze pagini din Internet. Tabelul 1.4 Pictograme(Icon-uri) uzuale

n partea de jos a suprafeei de lucru se gsete bara de aplicaii. Pe aceasta se gsesc: butonul de start, butone pentru fiecare aplicaie pornit i zona de notificare (System Tray). Zona de notificare (System Tray) se gsete n general n partea dreapt a barei de aplicaii i conine ceasul i pictograme ale aplicaiilor care pornesc odata cu Windows-ul.

Fig. 1.16 Bara de aplicaii (Taskbar) Butonul de start este locul de unde se pot accesa toate aplicaiile instalate pe calculator. Atunci cnd se apas cu un click pe butonul de start apare meniul de Start, o list cu toate programele instalate.

Fig. 1.17 Butonul de start i meniul Start 1.5.3. Ferestrele Ferestrele sunt elementul de baz n Windows. Acestea sunt de patru tipuri: De grup: acele ferestre n care se gsesc adunate pictograme destinate lucrului cu diverse programe i pictograme ale folderelor.

20

Fig. 1.18 Ferestre de grup i ferestre de aplicaie De aplicaie: acele ferestrele n care se desfoar activitatea programelor. De document: fereastra de document se afl n interiorul ferestrei de aplicaie i conine documentul cu care se lucreaz. n general poate exista mai multe ferestre document pentru o fereastra aplicaie.

Fig. 1.18 Ferestre de document i ferestre de dialog De dialog: acele ferestrele care se deschid pe ecran n situaiile n care utilizatorul trebuie s confirme anumite aciuni sau s precizeze o opiune de lucru. Ferestrele sunt la rndul lor mprite n mai multe zone: Bara de titlu pstreaz titlul aplicaiei sau al documentului deschis n respectiva fereastra, precum i pictograma coresounztoare programului cu care s-a deschis fiierul. n plus, se utilizeaz pentru deplasarea ferestrei. Chenarul (border) mrginete orice fereastr i servete la redimensionarea ferestrei prin tragere cu mouse-ul. Bara de meniu este caracteristic ferestrelor de aplicaie i cuprinde opiunile de lucru corespunzatoare. Meniul este o colecie de comenzi destinate lucrului ntr-un program. n mare parte meniurile sunt asemntoare n majoritatea programelor i grupeaz comenzi referitoare la un anumit domeniu de lucru. Astfel meniul FILE cuprinde opiuni de salvare sau trimitere la imprimare a fiierelor.

21

 Barele de butoane conin elemente caracteristice interfeelor grafice. Majoritatea opiunilor de meniu (comenzilor) au corespondent un buton grafic. Prin apsarea butoanelor se obin aceleai efecte ca i la utilizarea comenzilor din cadrul meniurilor. Cmpul de control este o mic pictogram situat pe bara de titlu la extremitatea stng. Se acceseaz prin apsarea combinaiei de taste ALT+SPACE i conduce la un meniu pentru manevrarea ferestrei active fr mouse. Butoanele de control se situeaz ntotdeauna la extremitatea dreapt a barei de titlu i permit nchiderea ferestrei sau minimizarea acesteia. Barele de defilare (scroll bars) sunt elemente care se genereaz automat pe latura de jos si pe latura din dreapta a ferestrei n cazul n care dimensiunile acesteia sunt prea mici pentru a permite vizualizarea complet a coninutului ferestrei. Prin tragerea cursoarelor lift ale barelor se poate defila cu repeziciune prin coninutul ferestrei respective. Bara de stare este o zon n partea de jos a ferestrei, n care se afieaz informaii sumare despre coninutul sau activitatea desfurat n fereastr la fiecare moment14.

Fig. 1.19 Elementele ferestrelor Foarte importante sunt i butoanele de control: Close Buton de nchidere a ferestrei i/sau a aplicaiei Minimize Buton care reduce aplicaia la un icon pe taskbar. Nu nchide aplicaia, aceasta continund s ruleze pn cnd va fi din nou adus n prim plan printr-un click pe icon-ul corespunztor. Restore Buton care readuce aplicaia n prim plan i fereastra la dimensiunea iniial Maximize Deschide fereastra de program i/sau o mrete astfel nct s ocupe tot ecranul

14

Gitnaru, A. op. cit. p. 67.

22

Fig. 1.20 Butoanele de control15 1.5.4. Personalizarea sistemului Windows prin Control Panel Control Panel cuprinde o serie de programe cu ajutorul crora se poate interveni n modul de funcionare al sistemului de calcul (componente hardware i software). Multe dintre programele oferite de Control Panel, nu se recomand a fi folosite, ele fiind destinate pentru utilizarea de ctre persoanele care administreaz sistemele de calcul. Sunt cteva ns care trebuiesc cunoscute deoarece sunt necesare n munca de zi cu zi. Cel mai important este actualizarea locaiei unde este utilizat sistemul. Acest lucru se realizeaz prin intermediul aplicaiei Regional and Language Options. Principalele setri pe care le permite acesta s fie relizate sunt cele referitoare la moned, modul de reprezentare al numerelor, separatorul de zecimal, modul de prezentare al datei i orei, etc. Windows XP face mai uoar personalizarea prin alegerea unor setri predefine pentru fiecare ar prin selectarea numelui rii respective n zona Regional Option -> Standards and Formats. Dac se doresc setri mai fine se poate alege Customize i modifica fiecare din setrile n cauz. Acest lucru poate fi necesar deoarece n funcie de setrile alese aici toate programele instalate interpreteaz datele. Acest lucru este cu att mai important atunci cnd se lucreaz cu baze de date sau programe de calcul tabelar care interpreteaz numerele n funcie de opiunile alese. Spre exemplu, n cazul Statelor Unite separatorul zecimal este . i separatorul miilor este ,. n cazul Romniei este exact invers i de aceea 1.00 va fi intrepretat ca 1 n cazul English (United States) dar va fi interpretat ca 100 n cazul Romanian.

15

http://rc.dimes.org/alternet/main/intro/intro.htm, [accesat 05.09.2010]

23

Fig. 1.21 Setrile regionale 1.5.5. Lucrul cu fisiere i directoare Windows Explorer Lucrul cu fiiere i directoare i managementul acestora este o parte important din utilizarea de zi cu zi a calculatorului. Windows Explorer este un program care vine mpreun cu sistemul de operare i exist n aproape aceeai form nc de la Windows 95. Windows Explorer este similar cu My Computer cu diferena c n Explorer este afiat implicit lista directoarelor. Pentru a accesa aplicaia Windows Explorer, pe care o vom denumi pe scurt Explorer n continuare denumire utilizat de altfel i n literatura de specialitate avem mai multe opiuni: Din meniul Start prin calea Start -> Programs -> Accessories -> Windows Explorer. Prin click de mouse cu butonul din dreapta pe icon-ul (pictograma) My Computer (v. Fig. 1.22a). Din My Computer prin alegerea opiunii Folders (v. Fig. 1.22b). Din meniul Start prin alegerea opiunii Run. n fereastra care apare trebuie scris explorer i apasat Enter sau click pe butonul OK.

Fig. 1.22 Accesarea Windows Explorer Explorer-ul se deschide ntr-o fereastr asemntoare celei din figura 1.23. Fereastra este mprit n dou. Partea stng (fig. 1.23 A)este alocat arborelui de directoare, n timp ce n

24

partea dreapt (fig. 1.23 B) se afieaz coninutul folderului apelat (cu folderele subordonate i fierele pe care le conine).

Fig. 1.23 Fereastra Windows Explorer Pentru a naviga se execut un click pe semnul + din faa numelui directorului din care pornete acel arbore. Subdirectoarele care se desfoar se vd pe arborele din partea stng a ecranului. Tot n partea stng se gsesc i simbolurile unitilor de disc, precum i cteva foldere speciale, ca Desktop, Recycle Bin, My Network Places. Operaii uzuale cu Windows Explorer: Intrarea ntr-un director (folder): Se execut dublu click pe numele acelui director (folder). Deschiderea unui fiier: Se execut dublu click pe numele acelui fiier. Programul Explorer va cuta programul cu care a fost creat. sau o aplicaie ct mai potrivit pentru deschiderea fiierului. Desfurarea unui subarbore de directoare: Se execut un click pe semnul + din faa numelui directorului din care pornete acel arbore. nchiderea unui arbore desfurat dup metoda de mai sus: Se execut un click pe semnul din faa numelui directorului din care pornete acel arbore. Crearea unui director nou: a. Se poziioneaz cursorul pe numele discului sau directorului n care se dorete formarea noului subdirector; b. Se apeleaz meniul File -> New -> Folder. Pe partea dreapt a ecranului se va vedea imediat, la sfritul listei, un nou director cu denumirea iniial New Folder. c. Se va tasta noua denumire a directorului; d. Se va apsa tasta Enter. Crearea unui fiier nou prin programul Explorer: Se apeleaz meniul File -> New iar din opiunea New se alege tipul de fiier dorit, ceea ce determin deschiderea unui fiier nou. Pentru a deschide acel fiier trebuie s se execute un dublu click pe numele acestuia. tergerea unui fiier / director: Se poziioneaz cursorul pe numele lui i se apas tasta Delete, sau se execut click cu butonul din partea dreapt a mouse-lui i se apeleaz din fereastra deschis comanda Delete. Tot ceea ce se terge pe aceast cale, ajunge n Recycle Bin. Selectarea grupurilor de fiiere / directoare. Se pot folosi dou metode:

25

a. Dac denumirile respective se afl poziionate una sub alta, consecutiv deci, se ine tasta Shift apsat i se apas succesiv tasta direcional sgeat n jos/sus sau tasta Page Down/Up; b. Dac denumirile nu sunt consecutive, se ine menine tasta CONTROL apsat i se d cte un click pe fiecare nume care trebuie selectat Copierea unui fiier / director sau a unui grup de fiiere / directoare: a. se poziioneaz cursorul pe numele fiierului sau directorlui care trebuie copiat sau, se selecteaza grupul; b. se alge meniul EDIT i se apeleaz comanda COPY, sau se execut click cu butonul funciilor speciale i se alege comanda Copy; c. se apeleaz directorul sau discul unde trebuie s ajung copia; d. se apeleaz meniul EDIT i se selecteaz comanda PASTE, sau se execut click cu butonul funciilor speciale i se alege comanda Paste. Mutarea unui fiier / director sau a unui grup de fiiere / directoare. Aceast operaie se poate executa n dou modaliti. Prima modalitate este una care nu necesit o acomodare deosebit n lucrul cu mouse-ul i cu meniurile caracteristice sistemului Windows: a. se marcheaz numele fiieului sau directorului care trebuie copiat sau, se selecteaz grupul; b. se apeleaz meniul EDIT i se selecteaz comanda CUT sau prin metoda prezentat anterior, cu butonul funciilor speciale al mouse-lui; c. se selecteaz directorul sau discul unde datele trebuie s fie mutate; d. se apeleaz meniul EDIT i se selecteaz comanda PASTE. A doua modalitate, este cea mai folosit i se numete Drag and Drop. Aceasta presupune marcarea directorlui sau fiierului i trrea acestuia cu mouse-ul (meninndu-se apsat butonul funciilor active) pn n dreptul locului unde se dorete mutarea informaiei.

26

1.6. Bibliografie 1. Gookin, D., PCs for Dummies. Wiley, 2007. www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0470137282.html. [accesat 05.09.2010]. 2. Gaitanaru, A., Calculatorul mediu i canal de comunicare, Bucureti, Comunicare.ro, 2002. 3. Microsoft Windows. http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_windows [accesat 05.09.2010]. 4. Operating System Market Share.http://marketshare.hitslink.com/report.aspx?qprid [accesat 05.09.2010]. 5. Operating System Version Market Share. http://marketshare.hitslink.com/operatingsystem-market-share.aspx?qprid=10, [accesat 15.09.2010]. 6. Steve, J. (trad. Moraru, F., Mocanu, C.)., Microsoft Windows XP, Bucureti, Editura Teora, 2007. 7. http://rc.dimes.org/alternet/main/intro/intro.htm, [accesat 05.09.2010].

27

Capitolul 2
MS-Excel pentru procesarea tabelelor statistice i reprezentarea grafic a datelor

28

CUPRINS Capitolul 2. Programul MS-Excel pentru procesarea tabelelor statistice i reprezentarea grafic a datelor
2.1. Noiuni de baz / 27 2.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz / 38 2.3. Operaii de baz / 44 2.4. Formule i funcii / 66 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 81 2.6. Tiprirea foilor de calcul / 96 2.7. Obiecte, grafice i diagrame / 100 2.8. Gestionarea listelor n Excel (baze de date) / 119 2.9. Bibliografie selectiv / 141

29

2. Programul MS-Excel pentru procesarea tabelelor statistice

i reprezentarea grafic a datelor

Dup parcurgerea acestui material vei fi n msur s: creai i s formatai tabele; actualizai datele unui tabel; introducei automat date ntr-un tabel; folosii formule i funcii pentru realizarea unor calcule; ordonai dup diverse criterii datele unui tabel; introducei imagini n foaia de calcul; creai i s editai grafice; lucrai cu baze de date Excel; pregtii i s tiprii un document Excel. 2.1. Noiuni de baz 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel Aplicaia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipuleaz i proceseaz date numerice organizate matricial n linii i coloane. Prin urmare, Excel ofer utilizatorului urmtoarele faciliti: Efectuarea de calcule utiliznd formule i funcii. Gestionarea unui spaiu de lucru mare, oferit de foi de calcul cu utilizri bidimensionale i tridimensionale. Utilizatorul i poate organiza lucrul genernd aplicaii complexe care s nglobeze informaii suficiente din punct de vedere cantitativ. Formatarea spaiului de lucru (celule, linii, coloane, foi de calcul), manipularea acestuia (copiere, mutare, tergere), vizualizarea (partajarea n ferestre, previzualizarea naintea tipririi) i partajarea acestuia. Portabilitatea informaiilor coninute n foile de calcul i implicit n celule , ceea ce conduce la schimbul de date ntre aplicaii de acelai tip, sau de tipuri diferite. Reprezentarea grafic a datelor numerice coninute n foile de calcul, demonstrnd faptul c diagramele sunt mai relevante i mai uor de interpretat dect prezentarea tabelar a datelor. Exploatarea i interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). Astfel, se pot construi aplicaii ce nglobeaz calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizri i extrageri de informaii ce rspund unor criterii bine definite. n exploatarea bazelor de date, Excel ofer urmtoarele faciliti: a) interogarea bazelor de date prin localizri i extrageri;

30

b) construirea unor cmpuri de criterii n care sunt fixate restriciile impuse modelului de cerere de interogare, la care trebuie s reacioneze baza de date (criterii simple, multiple, calculate) ; c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uoar interpretarea datelor din baz sau a datelor ce tocmai au fost extrase; d) posibilitatea validrii datelor din baza de date, n scopul verificrii informaiilor ce sunt introduse n modele construite de utilizator.

2.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel Pentru deschiderea aplicaiei Excel exist urmtoarele posibiliti: a) Accesarea meniului Start Programs Microsoft Excel. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran. n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaiei Excel. Aceasta conine trei zone funcionale: A) Panoul de comand

B) Zona de lucru

C) Bara de stare Figura 2.1. A) Panoul de comand se afl situat n partea superioar a ferestrei Excel, deasupra zonei de lucru. El este compus din: bara de titlu, bara de meniu , mai multe bare de instrumente i bara de formule (Formula bar).

31

Figura 2.2

Bara de titlu conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Excel) i numele
fiierului generic Excel (Book1). n extremitatea stng se afl butonul sistem iar n partea dreapt butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare , maximizare , restaurare i de nchidere . Figura 2.3. Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunztoare opiunilor meniului. n extremitatea stng apare butonul sistem de control al registrului de calcul (fiierului) , iar n partea dreapt sunt poziionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fiierului activ.

Figura 2.4.

Barele de instrumente Standard i Formatting sunt afiate implicit. Ele conin butoane de comand, care permit utilizatorului realizarea rapid a unor operaii. Butoanele de comand sunt autodocumentate. Cnd se plaseaz pointerul de mouse pe un buton, apare numele acestuia afiat ntr-o caset de text. Atunci cnd se acioneaz clic cu mouse-ul pe un buton, se realizeaz operaia corespunztoare (vezi Copy).
Bara de instrumente Standard

Bara de instrumente Formatting Figura 2.5.

Bara de formule (Formula bar) permite introducerea i editarea datelor i formulelor. Barade formule conine urmtoarele elemente: adresa celulei curente
n care se introduc sau se editeaz datele la un moment dat, butonul de

32

anulare (Cancel) , butonul de confirmare (Enter) , butonul de editare formule (Edit Formula) i zona de editare a datelor sau formulelor (zona de culoare alb).

Figura 2.6. B) Zona de lucru reprezint suprafaa deinut de o foaie de calcul ncadrat pe de o parte de echerul ce delimiteaz rndurile i coloanele, iar pe de alt parte de barele de defilare (orizontal i vertical) n foaia de calcul. Coloanele sunt identificate prin litere, de la A la IV (max. 256 coloane), iar rndurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. n partea de jos a zonei de lucru se afl zona de afiare a foilor de calcul, care precizeaz numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc.). Figura 2.7 Noiunea de baz cu care opereaz Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Foaia de calcul este practic o matrice i poate fi asimilat cu un tabel format din 256 coloane i 65536 de rnduri. La intersecia unei rnd cu o coloan se afl celula. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Celula curent este celula activ n care se afl poziionat pointerul de mouse la un moment dat. Ea este afiat pe ecran ca un dreptunghi cu marginile ngroate. O celul poate fi referit printr-o adres de celul (referin de celul). Referina de celul este o combinaie dintre o liter (reprezentnd coloana) i un numr (reprezentnd rndul). De exemplu adresa de celul B4 (coloana B i rndul 4).

33

Celula curent Celula

Figura 2.8. Un fiier creat n Excel poart numele de registru de calcul (WorkBook) i este salvat cu extensia .XLS. Fiierul Excel poate conine pn la 256 foi de calcul, identificate prin nume (etichete). Numrul implicit de foi de calcul afiat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Acest numr poate fi setat de utilizator (vezi paragraful 2.2.1.4.). C) Bara de stare se afl situat la limita inferioar a ferestrei Excel. Ea conine indicatori de stare care precizeaz modul curent de lucru i starea n care se afl aplicaia Excel la un moment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel ateapt o intrare ntr-o celul sau o comand. Edit Coninutul unei celule este corectat. Preview Se execut o operaie de previzualizare naintea imprimrii. Num A fost acionat tasta Num Lock. Caps A fost acionat tasta Caps Lock. Error Excel semnaleaz o eroare.

34

2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul Filei se alege comanda Open, sau se apas simultan tastele Ctrl+O. De asemenea, se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunztor, prezent pe bara de instrumente Standard. n ecran va fi afiat fereastra de dialog corespunztoare, n care se va specifica locaia (calea) ce conine fiierul (registrul) care va fi deschis. Pentru deschiderea efectiv a fiierului se selecteaz fiierul dorit i se execut dublu clic pe numele lui sau se selecteaz fiierul dorit i seexecut clic pe butonul Open prezent n colul dreapta jos al ferestrei de dialog.

Fiierul selectat

Butonul Open

Figura 2.9. 1. Atunci cnd se activeaz meniul File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea folosirii ultimele fiiere accesate. Se va deschide fiierului dorit n urma execuiei unui clic pe numele acestuia. 3. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit. 4. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi se execut dublu clic pe numele fiierului.

35

Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pe ecran fiierele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (prezent n partea de jos a ferestrei Excel) sau n opiune Window prezent n bara de meniu. 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fiier proiectat pentru stocarea i organizarea unor foi de calcul (worksheet), n care sunt pstrate efectiv datele i se efectueaz calcule. Pentru crearea unui registru de calcul, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda New, sau se apas simultan tastele Ctrl+N. 1. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunztor prezent pe bara de instrumente Standard. 3. Dac aplicaia Explorer este deschis, se selecteaz locaia (directorul) n care va fi salvat registrul de calcul i apoi se execut clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual afiat, se alege comanda New Excel Worksheet. Pentru salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau dischet se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran va fi afiat fereastra Save As n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv.
Locaia n care va fi salvat registrul de calcul

36

Numele registrului de calcul

Tipul registrului de calcul

Figura 2.10. Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt forma i n alt loc se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran se va afia fereastra Save As corespunztoare, n care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:), noul nume (File name) i tipul dorit (Save as type).
Calea unde va fi salvat registrul de calcul

37

Noul nume

Tipul registrului de calcul

Figura 2.11. Registrul de calcul poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Pentru realizarea acestei operaii se alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n fereastra Save As corespunztoare, se va alege tipul Web page (*.htm; *.html). 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda Save as Web Page. 2.1.5. nchiderea registrului de calcul i a aplicaiei Excel Pentru nchiderea unui registru de calcul, fr nchiderea aplicaiei Excel, se activeaz meniul File i se alege comanda Close, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei de aplicaie (Figura 2.11.).

38

Figura 2.11. Pentru nchiderea aplicaiei Excel se activeaz meniul File i se alege comanda Exit, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei Excel. 2.1.6. Folosirea funciei Help Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac ajutorul nu este prezent n ecran, el se va activa din meniul Help i comanda Show the Office Assistant, sau din butonul Help prezent n bara de instrumente Standard. n ambele situaii n ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. Dac se acioneaz clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ. n cmpul Type your question here se formuleaz ntrebarea (vezi Functions), apoi se caut executnd clic pebutonul Search. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel c se pot citi indicaiile precizate.

39

Figura 2.13.

Figura 2.14.

Asistentul se mai poate activa i dac se apas tasta cheie funcional F1. Pentru nchiderea asistentului, se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine i din meniul contaxtual se alege comanda Hide. 2.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul i a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activeaz meniul Tools i se alege comanda Options. n ecran se deschide fereastra de dialog Options i se execut clic pe butonul View. Se pot modifica opiuni implicite ale aplicaiei Excel, ca de exemplu: afiarea barei de formule, a barei de stare, afiarea liniilor de grid etc. Opiunile implicite sunt precedate de o caset de validare care conine o bif. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunztoare unei opiuni, aceasta se anuleaz sau se activeaz. De exemplu, pentru anularea afirii n ecran a barei de formule, se acioneaz clic pe caseta de validare care precede opiunea Formula Bar.

40

Figura 2.15. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activeaz meniul View i se alege comanda Zoom, sau se execut clic pe butonul Zoom prezent n bara de instrumente Standard. n ecran se deschide caseta de comand Zoom din care se va alege dimensiunea dorit

Figura 2.16.

41

42

2.2.2. Modificarea afirii barelor de instrumente Afiarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bif (Figura 2.16). Pentru afiarea/anularea anumitor bare cu instrumente, se execut clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece se micoreaz spaiul alocat lucrului efectiv.

Figura 2.17. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i se alege comanda Toolbars. n ecran este afiat fereastra care conine denumirea barelor cu instrumente i se execut clic pe comanda Customize. n caseta de dialog Customize se execut clic pe butonul Toolbars, pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizat. S-a ales, de exemplu, bara de instrumente Standard.

43

Figura 2.18. Se execut clic pe butonul Commands i se va afia lista cu instrumentele de lucru care vor fi adugate n bara aleas. Se selecteaz instrumentul dorit executnd clic pe numele lui i se trage apoi cu mouse-ul n/din bara de instrumente.

44

Figura 2.19. 2.2.3. Modificarea unor opiuni implicite ale aplicaiei Excel (de exemplu, numrului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Tools i se alege comanda Options. Se va deschide fereastra de dialog Options. Se activeaz butonul General i apoi n opiunea Sheets in new workbook (Foi ntr-un registru de calcul nou) se precizeaz numrul foilor de calcul. n figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul.

Figura 2.20. Se nchide registrul de calcul curent prin comenzile File, Close. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File, New. Acesta va conine patru foi de calcul.

45

2.3. Operaii de baz 2.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul Introducerea valorilor numerice n foaia de calcul. Valorile numerice sunt combinaii de cifre de la 0 la 9 i caractere specifice + (adunare) - (minus) , (virgula) . (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracie) E (exponent). O valoare numeric poate fi un numr ntreg (230), un numr zecimal (340.75), o fracie ntreag (3/4) sau un numr n notaie tiinific (3.08E+10). Pentru introducerea valorilor numerice ntr-o celul, se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz numrul dorit. Numrul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se apas apoi tasta Enter, sau clic pe butonul Enter prezent n bara de formule. Valorile numerice se vor alinia n mod implicit n partea dreapt a celulei.
Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter

Se introduce numrul 3400 n celula de adres C3

Figura 2.21. Dac se dorete eliminarea numrului afiat n bara de formule se execut clic pe butonul Cancel , sau se apas tasta BackSpace. Dac numrul nu ncape n celul , Excel redimensioneaz n mod automat celula respectiv sau va folosi notaia tiinific, afind mai puine zecimale. n situaia n care Excel afieaz ntr-o celul numrul cu notaia tiinific sau plaseaz un ir de diez (######), trebuie redimensionat limea 46

coloanei respective (vezi subcap. 2.3.5. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului). Excel nregistreaz ntotdeauna intern numrul scris, indiferent de ceea ce afieaz n celul. Dac celula este activ, se poate vedea valoare subadiacent afiat pe bara de formule.

47

Valoarea subadiacent

Sir de semne diez

Notaia tiinific

Figura 2.21. Introducerea valorilor de text (etichete) n foaia de calcul O valoare de text (o etichet) poate fi format din orice combinaie de caractere alfanumerice, inclusiv numere i simboluri existente pe tastatur . Pentru a introduce o valoare de text ntr-o celul a foii de calcul curente, se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz o valoare de text. Textul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se apas apoi tasta Enter, sau clic pe butonul Enter prezent n bara de formule. Valorile de text se vor alinia n mod implicit n partea stng a celulei.

48

Figura 2.23. Dac n celulele adiacente nu apare nici o informaie, Excel permite textelor mai lungi s fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dac celulele adiacente conin informaie, textul mai lung este trunchiat. ns, la fel ca n cazul valorilor numerice, Excel nregistreaz corect valoarea de text i este afiat pe bara de formule cnd celula este activ.
Text suprapus peste celulele goale adiacente Text alineat implicit la stnga adiacente

Text trunchiat

Figura 2.24. Dac se introduce o valoare numeric, o dat calendaristic sau or, care trebuie nregistrate ca text, vor fi precedate de apostrof () Introducerea comentariilor ntr-o celul Pentru a introduce comentarii ntr-o celul se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Comment. Se scrie un mesaj sub numele afiat (Figura 2.24) i apoi se execut clic pe orice celul pentru a nchide operaia. Celula care conine un comentariu va avea un triunghi rou n colul dreapta sus.

Figura 2.25. 49

Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul, se alege comanda Comments din meniul View. Introducerea de formule simple n foaia de calcul Una din funciile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaiilor). O formul este o ecuaie care calculeaz o nou valoare folosind nite valori. Formulele conin una sau mai multe adrese de celule, numere, operatori matematici. Operatorii matematici utilizai n formule sunt: adunare (+), scdere (-), nmulire (*), mprire (/), ridicare la putere (^) i parantezele rotunde ( ) care schimb ordinea de evaluare. Toate formulele ncep cu semnul egal ( =). Semnul egal indic nceputul unei operaii matematice i i arat programului Excel c trebuie s nregistreze ecuaia care urmeaz dup formul. De exemplu : =A1+A2-A3; =A5/10*2 ; =30+75-20. Pentru a introduce o formul simpl ntr-o celul, se utilizeaz unul dintre urtoarele moduri: 1. Introducerea formulei folosind tastatura. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz formula, care ncepe obligatoriu cu semnul egal (=). Se apas apoi tasta Enter, sau se execut clic pe butonul Enter prezent n bara de formule.

Figura 2.26. 1. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziionarea pe celula respectiv (vezi E3), cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz semnul egal (=) pentru a ncepe formula. Se execut clic pe prima celul care va fi introdus n formul (vezi B3), apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Cnd se execut clic pe celul, ea va fi nconjurat de un chenar pulsant, iar adresa (referina) celulei apare n bara de formule. Se repet procedura i pentru celelalte celule referite n formul apoi se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule.
Referina celulei n bara de formule

50

Chenar pulsant

Figura 2.27. Dac formula a fost introdus corect, n celula curent se va afia rezultatul formulei, iar n bara de formule va fi afiat formula.

51

Formula

Rezultatul formulei

Figura 2.28. Dac formula genereaz ca rezultat mesajul Error in Formula, nseamn a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greit formula. Dac formula nu ncepe cu semnul egal (= ), Excel va interpreta ecuaia ca valoare de text. Utilizarea funciilor Undo i Redo Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru activarea acestei funcii se alege comanda Undo din meniul Edit, sau se execut clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard. Funcia Undo mai poate fi activat i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Z. Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru activarea acestei funcii se alege comanda Redo din meniul Edit, sau se execut clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard. Funcia Redo mai poate fi activat i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Y. 2.3.2. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule, sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea unei celule se realizeaz n mai multe moduri: Prin folosirea mouse-ului executnd clic pe celula dorit. Prin utilizarea tastelor sgei. Prin utilizarea comenzii Go to din meniul Edit. Dac se activeaz comanda Go To, n ecran se deschide fereastra GoTo. n caseta Reference se tasteaz adresa (referina) celulei dorite i apoi se execut clic pe butonul OK.

52

Figura 2.29. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea unui grup de celule (numit i domeniu) se realizeaz n mai multe moduri: Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta, se plaseaz indicatorul de mouse pe prima celul din grup. Se ine apsat butonul stnga mouse i se trage (gliseaz) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Dac se dorete selectarea unor grupuri de celule neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl. Cnd s-a terminat selecia, se elibereaz butonul mouse.

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

Figura 2.30. Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. Pentru aceasta, cu ajutorul tastelor sgei, se va intra n prima celul din grup. Se ine apsat tasta Shift, apoi se apas tasta cu sgeata corespunztoare pentru a selecta celelalte celule din grup. Pentru a selecta i grupuri de celule neadiacente se apas simultan tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD, indicnd faptul c se poate selecta un alt grup. La sfrit se apas din nou tastele Shift+F8.

53

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

Figura 2.31.

Butonul ADD pe bara de stare

c) Selectarea unui rnd sau a unei coloane. Pentru a selecta un rnd sau o coloan (n ntregime) se execut clic cu butonul stnga mouse pe numrul rndului, sau litera coloanei. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane adiacente, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage peste restul domeniului. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl.

54

Figura 2.32. d) Selectarea foilor de calcul. Pentru a selecta ntreaga foaie de calcul se execut clic pe butonul de selecie total aflat n partea stng sus a foii de calcul, la intersecia rndurilor cu coloanele. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selecteaz prima foaie de calcul executnd clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Se ine apsat tasta Ctrl i se execut clic pe eticheta altei foi de calcul.

Figura 2.33. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plaseaz pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se execut clic cu butonul dreapta mouse i din meniul contextual afiat, se alege comanda Select All Sheets.

55

Figura 1.34. 2.3.3. Copiere, Mutare, tergere a) Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Copierea i mutarea coninutului unor celule este posibil datorit existenei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporar folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Operaia de copiere se poate realiza n mai multe moduri: Copierea coninutului unor celule folosind comenzile Copy i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Copy. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz.

Figura 2.35. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul se va face activarea ei executnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz apoi meniul Edit i comanda Paste.

56

Figura 2.36. Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat coninutul Clipboard-ului. Se poate alege una dintre opiunile: All (totul), Formulas (formule), Values (valori), Formats (formate), Comments (comentarii).

Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Copy i Paste din bara de instrumente Standard. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se execut clic pe butonul Copy . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va
face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se execut clic pe butonul Paste .

Copierea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+C. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea Se apas apoi simultan combinaia de taste Ctrl+V.
b) Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Operaia de mutare se poate realiza n mai multe moduri: Mutarea coninutului unor celule folosind comenzile Cut i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Cut. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. 57

Figura 2.37. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

Figura 2.38.

Mutarea coninutului unor celule folosind butoanele Cut i Paste din bara de instrumente Standard. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat.
Se execut clic pe butonul Cut . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarease face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) 58

i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul, se face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se execut clic pe butonul Paste .

59

 Mutarea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul ,se face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se apas simultan combinaia de taste Ctrl+V. c) tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule dat. Operaia de tergere se poate realiza n mai multe moduri: tergerea coninutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Clear. Din submeniul afiat se alege opiunea de tergere dorit (All, Formats, Contents, Comments). n exemplul prezentat, s-a ales opiunea All, care terge att coninutul ct i formatele.

Figura 2.39. tergerea coninutului celulelor utiliznd tasta Delete. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se acioneaz tasta Delete. Se va terge doar coninutul celulelor. tergerea coninutului celulelor utiliznd comanda Delete. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog

60

corespunztoare (Figura 2.30) i se alege modalitatea de tergere dorit. Comanda Delete terge att coninutul ct i formatele celulelor referite.

Figura 2.40 2.3.4. Cutare i nlocuire a) Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule Cutarea rapid a datelor n foaia de calcul se realizeaz cu ajutorul comenzii Find. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Edit i apoi comanda Find. n ecran se deschide fereastra Find. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat. Se execut clic pe butonul Find Next. n mod implicit cutarea are loc n linie sau coloan, n ntreaga foaie de calcul. De fiecare dat, cnd a fost gsit valoarea respectiv, se ntrerupe cutarea iar valoarea apare selectat. Se reia procesul de cutare acionnd din nou butonul Find Next.

Figura 2.41.

61

b) Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei celule. nlocuirea rapid a unor date cu alte date se realizeaz cu ajutorul comenzii Replace. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Edit i apoi comanda Replace. Se deschide fereastra Replace. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat i nlocuit, iar n cmpul Replace with se va introduce valoarea de nlocuire i se va executa clic pe butonul Replace. Dup nlocuire se poate continua procesul de cutare i nlocuire executnd clic pe butonul Find Next. Dac se dorete nlocuirea peste tot, se acioneaz butonul Replace All.

Figura 2.42. f 2.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul a) Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul. Pentru inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: Inserare de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii, sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane.

62

Figura 2.43. Inserare de rnduri i coloane folosind mouse-ul. Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. Se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se alege comanda Insert. Se afieaz caseta de dialog Insert i se alege opiunea Entre row, pentru inserare linii, sau opiunea Entre column, pentru inserare coloane.

Figura 2.44. b) Modificarea limii coloanei i nlimii rndului. Pentru modificarea limii coloanei se alege una dintre variantele urmtoare:

63

 Modificarea manual a limii coloanei. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloan, n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd spre dreapta i spre stnga. Se trage indicatorul de dimensionare spre stnga sau spre dreapta, pentru a modifica limea coloanei. Modificarea limii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se selecteaz o celul din coloana de redimensionat. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Column Width. n caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune i se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.45.

Figura 2.46.

64

Pentru modificarea nlimii rndului, se alege una dintre variantele urmtoare: Modificarea manual a nlimii rndului. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura inferioar a capului de rnd n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd n sus i n jos. Se trage indicatorul de dimensionare n sus sau n jos, pentru a modifica nlimea rndului. Modificarea nlimii rndului cu ajutorul comenzii Row Height. Se selecteaz o celul din rndul de redimensionat. Se activeaz meniul Format i apoi comanda Row Height. n caseta de text Row Height, se scrie noua dimensiune i se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.47.

Figura 2.48.

Dac se dorete redimensionarea automat a rndurilor i a coloanelor, se poate alege comanda AutoFit. c) tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul. Pentru tergerea de rnduri i coloane din foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: tergerea de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea Entier row pentru tergere linie, sau opiunea Entier column pentru tergere coloan.

65

Figura 2.49.

66

 tergerea de rnduri i coloane folosind mouse-ul. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea Entre row pentru tergere linie, sau opiunea Entier column pentru tergere coloan. 2.3.6. Sortarea datelor a) Sortarea datelor dup o singur coloan. Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor. n anumite situaii se cere ordonarea cresctoare sau descresctoare a acestora, pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Pentru sortarea rapid a unui tabel pe baza unei singure coloane, se execut clic pe captul coloanei sau pe o celul din coloana respectiv. n bara de instrumente Standard se execut clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare cresctoare, sau clic pe butonul Sort Descending pentru sortare descresctoare . n exemplul din Figura 2.50. tabelul este sortat cresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA.

Figura 2.50. b) Sortarea datelor dup mai multe coloane. Pentru sortarea unui tabel pe baza a dou sau trei coloane, se execut clic pe o celul din tabelul ce va fi sortat. Din meniul Data se alege comanda Sort. Excel va selecta ntregul tabel i va afia caseta de dialog Sort. Se selecteaz din caseta cu list derulant Sort by cmpul principal pentru operaia de sortare. Se alege apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe prima caset cu list derulant Then by i se alege a doua coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe a doua caset cu list derulant Then by i se alege a treia coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau 67

descendent. Se execut clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. n Figura 2.51. tabelul este sortat cresctor dup coloanele NR.GRUPA i NOTA LA TEST i descresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA.

Figura 2.51. 2.4. Formule i funcii 2.4.1. Formule aritmetice i logice Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul. Una dintre funciile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor i funciilor. O formul aritmetic este o expresie care poate s combine valori, referine de celule, nume de celule sau domenii (grup de celule) i operatori matematici. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt urmtoarele: ncepe cu semul egal (=). Dac acesta este omis, Excel consider formula ca fiind un text. Folosete unul sau mai muli operatori aritmetici. n aceast situaie, Excel respect regulile obinuite din algebr care devin reguli de executare a operaiilor. Regulile de executare impun ca primele s fie efectuate calcule exponeniale , apoi nmulirile i mpririle, iar la sfrit adunrile i scderile . Dac ntr-o formul sunt mai muli operatori de acelai tip, efectuarea calculelor se va face de la stnga la dreapta. Poate s conin referine de celule (de exemplu A2, B3, C7 etc.), deoarece Excel va citi coninutul celulei respective ca i cum ar fi introdus n formul. Aadar, formula = 68

A2+B2-C2 indic programului Excel urmtorul lucru: citete coninutul celulei A2, l adaug la coninutul celulei B2, apoi scade coninutul celulei C3. Avantajul oferit de prezena adreselor de celule n formule este acela c n momentul n care s-au modificat valorile existente n celule se va modifica i rezultatul formulei. Pentru a controla ordinea operaiilor n formule, se folosesc parantezele rotunde ().

69

Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

Figura 2.51. S se calculeze cantitatea total vndut din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2.53. eticheta TOTAL). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. Pentru aceasta se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (Figura 2.53. celula E4). Se tasteaz formula = B4+C4+D4 i se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule. Dac formula a fost tastat corect, n celula E4 se afieaz rezultatul, iar n bara de formule este afiat formula. Se repet procedura pentru celelalte produse.

Figura 2.53. S presupunem c la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). n aceast situaie, n celula E4 va fi afiat formula ca valoare de text.

70

Figura 2.54. Deoarece n formul s-au folosit referine de celule, dac se modific coninutul celulei B4 (se va nlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula.

Coninut celul modificat

Noul rezultat

Figura 2.55. b) nmulirea numerelor. Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

Figura 2.56 S se calculeze valoarea fiecrui produs vndut pe trimestrul I (Figura 1.57. coloana VALOARE). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula D4) i se tasteaz semnul egal (=). Se execut clic pe celula B4. Se tasteaz semnul nmulire (*)

71

i apoi clic pe celula C4. Se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule. Se repet procedura pentru celelalte produse.

Figura 2.57.

72

Editarea (corectarea) unei formule. Dac o formul a fost introdus greit, ea poate fi corectat. Pentru aceasta se selecteaz celula care conine formula i se apas tasta cheie funcional F2 sau se execu clic pe butonul Edit formula din bara de formule. Formula va fi afiat n bara de formule, se va corecta i apoi se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule. S presupunem c n exemplul din urmtoare s-a tastat din greeal operatorul adunare (+), n locul celui de nmulire (*). Pentru corecie se va edita formula.

Figura 2.58. n urma editrii, rezultatul va fi cel dorit. Folosirea instrumentului de AutoFill (completare automat) pentru a copia sau incrementa serii de date. Cea mai simpl metod de introducere a unor date care se repet sau formeaz o serie aritmetic const n utilizarea funciei AutoFill. Aceast funcie poate fi executat foarte uor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Funcia AutoFill realizat cu ajutorul mouse-ului. Se alege una dintre variantele urmtoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numrul n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Marcajul de umplere se gsete n colul dreapta jos al celulei selectate i are forma unui semn plus (+). Cu aceast form a pointerului de mouse, se trage (drag and drop) peste toate celulele n care se dorete copierea. n felul acesta se obine o list cu noi valori.

73

Figura 2.59. Figura 2.60. b) Pentru a crea un ir simplu de numere se introduce numrul de start n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se trage marcajul de umplere. Se genereaz o list care ncepe cu numrul iniial i n care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.

Figura 2.61.

Figura 2.61.

c) Pentru a crea o list de luni sau zile se introduce prima valoare din list (poate fi i n forma prescurtat, vezi ian) i se trage marcajul de umplere.

Figura 2.63.

74

d) Pentru a extinde o list de date calendaristice se introduce data calendaristic, n orice format, n celula dorit i se trage marcajul de umplere.

Figura 2.64.

Figura 2.65.

75

 Folosirea comenzilor de umplere. Pentru a realiza operaii simple de copiere se poate folosi o colecie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Aceste comenzi permit copierea coninutului unei celule ntrun grup de celule adiacente selectate. Pentru realizarea acestei operaii se plaseaz pointerul de mouse pe celula al crei coninut va fi copiat, apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se alege direcia de umplere.

Figura 2.66.

Crearea unei serii de date. Dac se dorete crearea unei serii personalizate se plaseaz pointerul de mouse pe celula care conine valoarea de start i se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se comanda Fill Series. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog corespunztoare, care permite transmiterea tipului de valori i a tipului de dat. Se pot transmite pasul (Step value) i valoarea de oprire (Stop value) a generrii seriei. n exemplul de mai jos, s-a creat o serie linear cu pasul valoarea 5.

76

Figura 2.67. Figura 2.68. nelegerea i folosirea referinei relative a celulei n formule sau funcii Referinele de celule sunt utilizate n formule i funcii i indic poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. O referin identific i un grup de celule adiacente (alturate) numit domeniu (range). Referina (adresa) domeniului este dat de adresa celulei din colul stnga sus urmat de ( : ) i adresa celulei din colul dreapta jos. De exemplu D2:E5, sau B3 :E10.

celul domeniu

Figura 2.69. n construirea formulelor, Excel folosete mai multe tipuri de referine: relative (implicit), absolute i referine cu ajutorul numelor sau etichetelor . Cu ajutorul referinelor se pot utiliza date existente n diferite pri ale foii de calcul, sau se poate utiliza rezultatul unei formule n alt formul. De asemenea, se pot accesa date existente pe alt foaie de calcul, sau date din alt registru de calcul. 77

Referina relativ este referina implicit care se modific prin operaia de copiere (de exemplu A2, D5, E7 etc.). Atunci cnd se copiaz o formul care conine referine de celule, Excel modific formula n mod automat i anume: Dac se efectueaz copierea formulei pe coloan, se va modifica automat numrul rndului. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula E5 se modific automat n formula = B5+C5+D5.

Figura 2.70.

Dac se realizeaz copierea formulei pe un rnd se va modifica automat numrul coloanei. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula F4 se modific automat n formula = C4+D4+E4.

Figura 2.71. nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii Referina absolut nu i schimb coordonatele prin operaia de copiere. Ea refer ntotdeauna aceeai celul. Pentru a transforma o adres relativ n adres absolut se va pune simbolul dolar ($) n faa rndului i coloanei care trebuie s rmn constante. Pentru transformarea rapid a unei referine relative n referin absolut se acioneaz dublu clic pe celula a crei referin se va absolutiza. Se plaseaz poinerul de mouse n faa literei coloanei i se acioneaz tasta cheie funcional F4.

78

Figura 2.72. Exemplul din figura urmtoare prezint copierea formulei din celula E4 n celulele F4 i F6. Deoarece n formul s-au folosit adrese absolute, rezultatul formulei nu se schimb.

Figura 2.73

79

Referina prin nume sau etichet de domeniu (grup de celule adiacente). Pentru a crea un nume de domeniu se selecteaz domeniul cruia i se va atribui un nume. Se activeaz meniul Insert, se alege comanda Name i apoi Define. n ecran este afiat caseta Define Name i n zona Names in workbook se introduce numele domeniului i apoi se execut clic pe butonul Add. Numele domeniului nu trebuie s conin spaii sau caractere speciale.

Figura 2.74. 2.4.2. Lucrul cu funcii Folosirea funciei SUM. Pentru a efectua ntr-o foaie de calcul mai multe operaii de prelucrare cu numere i text, Excel permite folosirea funciilor. Funciile sunt formule gata elaborate, care execut o serie de operaii cu o gam de valori specificate i genereaz o singur valoare. Excel conine o colecie de peste 200 de funcii, grupate pe categorii (vezi matematice, statistice, financiare etc.). Fiecare funcie este introdus n foaia de calcul folosind o anumit sintax, adic o anumit structur, pentru ca Excel s poat calcula corect rezultatul. O funcie conine urmtoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificnd o formul. b) Numele funciei care poate fi introdus n ntregime sau abreviat, cu litere mari, mici sau combinate (de exemplu SUM, Average, MAX etc.). c) Lista de argumente specificat ntre paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt separate prin virgula (,). Argumentele unei funcii pot fi: valori, referine de celule, referine de domenii, nume de domenii sau chiar alte funcii. Numrul maxim de argumente ntr-o funcie este 30. Funcia SUM, este cea mai utilizat funcie din colecia Excel. Ea calculeaz total pentru un grup de celule. Deoarece este folosit foarte des, pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum .

80

Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcia SUM, se execut clic cu mouse-ul pe celula n care se va introduce funcia SUM (de regul se selecteaz celula din dreapta sau de sub ultimul numr din linia, respectiv coloana de sumat (n exemplul din Figura 2.75. s-a selectat celula E4). Se execut clic pe butonul AutoSum . Excel introduce funcia SUM pe bara de formule i va selecta n mod automat un grup de celule alturare ca argumente pentru funcie. Se va apsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.

Figura 2.75. Folosirea funciei AVERAGEe (media aritmetic) Pentru introducerea funciilor in foaia de calcul, Excel ofer comanda special Function din meniul Insert. Aceast comand deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria i funcia dorit. Dac s-a ales funcia dorit, se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funciei alese. Pentru exemplificare vom folosi funcia statistic AVERAGE care calculeaz valoarea medie a unor numere (Figura 2.78. coloana MEDIA OBTINUT). Pentru aceasta se selecteaz celula n care se va afia rezultatul funciei (s-a selectat celula E4). Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Function. Din fereastra Paste Function se aleg categoria i funcia (vezi categoria Statistical i funcia AVERAGE ) i se execut clic pe butonul OK.

81

Figura 2.76. Se va afia caseta de dialog prezentat mai jos n care se transmit argumentele (n exemplul din figura urmtoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) i se execut apoi clic butonul OK.

Figura 2.77. Argumentele funciei se pot transmite i prin selecie. Pentru aceasta se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sgeat mic roie din dreapta casetei de text Number1. Caseta de dialog va fi micorat i este vizibil caseta de text n care se introduce selecia. Se selecteaz celulele care conin datele pentru calculul mediei aritmetice, se elibereaz butonul mouse i se apas tasta Enter. Caseta de dialog i va recpta dimensiunea iniial, iar grupul de celule selectat va fi afiat n caseta de dialog.

82

Figura 2.78. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activat i executnd clic pe butonul corespunztor de pe bara de instrumente Standard.

Recunoaterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dac Excel nu tie cum s trateze anumite formule sau funcii inserate n foaia de calcul, afieaz n celulele corespunztoare mesaje de eroare. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) i sunt urmate de semnul exclamrii (!). Cele mai obinuite mesaje de eroare sunt urmtoarele: #DIV/0 ! Mesajul de eroare apare cnd s-a efectuat o mprire la zero. #N/A! Mesajul de eroare apare cnd rspunsul nu poate fi dat, pentru c lipsete o informaie. #NAME! Mesajul de eroare apare cnd Excel nu recunoate un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existent n meniul Insert-Name #NULL! Mesajul de eroare apare cnd s-a introdus o referin de celul pe care Excel nu o nelege. #NUM! Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul exist probleme cu anumite numere, n sensul c nu se ncadreaz n domeniul corespunztor. #REF! Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o formul sau funcie se folosete o celul, care n prealabil a fost tears. #VALUE! Mesajul de eroare apare cnd se folosesc n formule operatori sau date necorespunztoare. 2.5. Formatarea unei foi de calcul 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere Formatarea eficient a foii de calcul este esenial pentru prezentarea unor date compatibile importante. Formatarea coninutului unei celule nu modific modul n care Excel nregistreaz datele intern, ci numai modul n care apar informaiile pe ecran i la tiprire. 83

Pentru a modifica formatul numeric pentru o celul sau un grup de celule se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells n caseta de dialog Format Cell se execut clic pe butonul Number.

Figura 2.79 Din caseta cu list Category se alege categoria Number. Se specific, dac este cazul, numrul de zecimale. n mod implicit, Excel afieaz dou zecimale. Dac se renun la zecimale, numrul va fi rotunjit corespunztor (de exemplu numrul 5.77 devine 5.8) Rotunjirea numerelor nu afecteaz ns eventualele formule generate n foaia de calcul, deoarece Excel va folosi numerele introduse iniial. n cazul numerelor cu multe cifre se utilizeaz simbolul virgula (,) ca i separator de mii, iar pentru valorile negative se poate alege modul de afiare dorit. Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare Formatul Currency afieaz valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Dac simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinelor utilizatorului, din lista derulant a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dac n celul s-a introdus o valoare negativ, modul de afiare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celul sau un grup de celule se selecteaz celula au grupul de celule n cauz. Se activeaz apoi meniul Format i se alege comanda Cells. n caseta de dialog Format Cells i seexecut clic pe butonul Number. Din rubrica Category se alege Currency. 84

Figura 2.80. Formatul monetar poate fi activat i cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Ca o particularitate, Excel 2000 accept moneda Euro, care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt ncorporate n Excel), necesit activarea unei componente incluse la cerere. Astfel, se activeaz meniul Tools i se alege comanda Add-Ins, care activeaz lista de componente incluse la cerere. Se selecteaz apoi opiunea Euro Currency Tools. Pe bara de instrumente Formatting, se va afia butonul Euro Dolar ( ).

85

Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) nmulete valoarea cu 100 i adaug simbolul pentru procent. Acest format funcioneaz foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezint rezultatele unor formule care calculeaz procentaje. Singura opiune pentru formatul procent este stabilirea numrului de zecimale (Decimal places), valoarea implicit fiind 1. De cele mai multe ori, calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi, cu multe zecimale, acestea putnd fi transformate rapid n numere uor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Pentru alegerea formatului Procent Style se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Cell. n caseta de dialog Format Cells se execut clic pe butonul Number i din rubrica Category se alege Percentage. Se precizeaz apoi numrul de zecimale (Decimal places). De exemplu, numrul zecimal 78.98765 prin aplicarea formatului procent cu dou zecimale, devine 7898.77%.

Figura 2.81. Formatul procent poate fi activat i cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting.

Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate 86

Formatul Date transform cifrele n format dat calendaristic. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple iruri de caractere avnd n fa prefixul specific acestora, sau pot fi introduse ca valori de tip numr-dat care particip la calcule, suprapunndu-se regulilor de formatare numeric. De asemenea, datele calendaristice se pot introduce, fie direct n forma numeric, plecnd de la considerentul c fiecrui numr i este asociat o dat calendaristic (ntre 1 ianuarie 1900 cu valoare serial 1 i 31 decembrie 9999 cu valoare serial 2958525), fie ntr-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. Pentru a stabili un anumit format de afiare a datei, se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Cell. n caseta de dialog Format Cells se execut clic pe butonul Number. Din rubrica Category se alege Date, iar din rubrica Type se alege formatul de afiare dorit.

Figura 2.82. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului. Pentru schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului unei celule sau unui grup de celule, se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Cells. n caseta de dialog Format Cells afiat, se execut clic pe butonul Font. Caseta de dialog Format Cells se reconfigureaz i se pot stabili elementele de formatare dorite.

87

Figura 2.83. n exemplul prezentat n Figura 2.83. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font), stilul de font ngroat Bold (din rubrica Font style), dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) i culoarea albastr (rubrica Color). Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege i dac se execut clic pe butoanele corespunztoare de pe bara de instrumente Formatting .
Dimensiune font Scrierea nclinat Culoare de unplere celul

Tipul de font

Stilul bold

Subliniere font

Culoare font

Figura 2.84. b) Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule Pentru ajustarea orientrii textului ntr-o celul sau grup de celule, se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i apoi se alege comanda Cells. n caseta de dialog Format Cells se execut clic pe butonul Alignment.

88

Caseta de dialog Format Cells se reconfigureaz i n rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe vertical executnd clic pe modelul prezentat, iar nclinarea textului sub un anume unghi (msurat n grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. Exemplul ilustreaz nclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade

Figura 2.85. c) Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat.

89

Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stnga), Center (aliniere centru), Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stnga-dreapta). De asemenea, se poate activa meniul Format i s se aleg comanda Cells n ecran este afiat caseta de dialog Format Cells (Figura 1.86.) i se execut clic pe butonul Alignment. Rubrica Horizontal deschide o list derulant care prezint urmtoarele opiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stnga i numerele la dreapta), Left (aliniere stnga), Right (aliniere dreapta), Justify (aliniere stnga-dreapta), Fill (coninutul unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere). Sunt situaii cnd titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu nscrie titlul ntr-o singur celul, deoarece acest lucru ar da un aspect neplcut, Excel ofer posibilitatea combinrii celulelor. Combinarea celulelor se realizeaz pe de o parte, cu ajutorul opiunii Center Across Selection (aliniere centrat peste coloanele selectate), respectiv opiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment, iar pe de alt parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent n bara de instrumente Formatting.

Figura 2.86. d) Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting, sau se activeaz meniul Format i apoi se alege comanda Cells. n ecran este afieaz caseta de dialog 90

Format Cells i se execut clic pe butonul Border. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar i anume: Outline pentru trasarea conturului i Inside pentru liniile interioare. Anularea unor chenare deja existente se realizeaz cu opiunea None. Stilul i grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style, iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors.

Figura 2.87.

91

e) Aplicarea unor combinaii de efecte cu ajutorul funciei AutoFormat. Pentru formatarea rapid a unui grup de celule sau a unui tabel, aplicnd combinaii de efecte, se selecteaz grupul de celule sau tabelul n cauz. Se activeaz apoi meniul Format i se alege comanda AutoFormat. n ecran se va afia caseta de dialog AutoFormat care conine mai multe stiluri predefinite. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 1.88 Colorful2) i apoi se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.88. n configuraia prestabilit, comanda AutoFormat alege opiunile Number, Border, Font, Patterns, Alignment i Width/Height n funcie de stilul de tabel ales (Figura 2.89). Se poate limita numrul de opiuni folosite de comanda AutoFormat, executnd clic pe butonul Options... prezent n partea dreapt a casetei de dialog AutoFormat. Formatele nedorite se pot deselecta executnd clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunztoare. De exemplu, dac nu se dorete chenarul aplicat unui tabel, se deselecteaz caseta de validare Border.

Figura 2.89 2.5.2. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificrilor necesare

92

La fel ca i Microsoft Word, Excel ofer funcia AutoCorrect care corecteaz n mod automat greelile ce apar la introducerea textelor, chiar n timp ce acestea sunt scrise n celulele din foile de calcul. Pentru afiarea casetei de dialog AutoCorrect, prezentat mai jos, se activeaz meniul Tools i se alege comanda AutoCorrect. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului n care sunt corectate greelile de ortografie i de capitalizare (scriere cu liter mare) din foile de calcul.

Figura 2.90. Exemple de folosire a funciilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel s nu modifice scrierea cuvintelor care ncep cu dou majuscule, se deselecteaz caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel s modifice textele de genul USdolar n Usdolar. Excel nu va mai modifica cuvintele care ncep cu trei sau mai multe majuscule. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la nceputul propoziiei cu liter mare. c) Deselectnd caseta de validare Capitalize name of days, Excel nu va mai scrie zilele sptmnii cu liter mare. De exemplu, cuvntul monday nu va mai fi modificat n Monday. d) Opiunea funciei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlat de caseta de validare Replace text as you type. Pentru a dezactiva corectarea automat a cuvintelor, se deselecteaz aceast caset de validare executnd clic pe ea. Cnd opiunea este activ, Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace i With pentru a corecta greelile de ortografie din texte. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru 93

corectare, se scrie cuvntul sau expresia pe care Excel s o nlocuiasc, n caseta de text Replace. Cuvntul sau expresia cu care se dorete nlocuirea se scrie n caseta de text With, apoi se execut clic pe butonul Add. Pentru a terge o pereche de cuvinte pentru corectare, se selecteaz perechea i se execut clic pe butonul Delete. De asemenea, se poate folosi aceast funcie i pentru a introduce prescurtri care se doresc a fi scrise n forma lor integral, economisind timp i avnd sigurana corectitudinii lor. De exemplu Excel poate s nlocuiasc literele co cu comunicare. .

Figura 2.91. e) Pentru a crea o list cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel n mod automat se execut clic pe butonul Exceptions din caseta de dialog AutoCorrect, apoi se indic forma dorit de scriere n etichetele First Letter i INitial CAps.

94

Figura 2.92. 2.5.3. Setarea documentului Schimbarea orientrii documentului i dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setri se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup. n ecran este afiat fereastra Page setup. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii i dimensiunea pagini fizice care va fi tiprit. n modul de orientare Portrait, pagina este orientat cu latura mai mare pe vertical, iar n modul de orientare Landscape, pagina este rotit cu 90 grade, astfel nct liniile vor fi citite de la stnga la dreapta, de-a lungul laturii mai mari a colii de hrtie. Referitor la dimensiunea paginii, majoritatea imprimantelor din Romnia folosesc hrtie A4 (210x297mm).

Figura 2.93

95

. Modificarea setrilor marginilor documentului n mod implicit, foaia de calcul este plasat n colul stnga-sus al paginii. Pentru centrarea automat a foii de calcul ntre marginile documentulu se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup. n ecran este afiat fereastra Page setup i se execut clic pe eticheta Margins. Se selecteaz apoi, cu clic mouse, casetele pentru centrare fie pe orizontal (Horizontally) fie pe vertical (Vertically). Dac se dorete ca foaia de calcul s fie centrat perfect, se selecteaz ambele opiuni.

Figura 2.94. Adugarea unui antet i subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocup mai mult de o pagin ar trebui s aib un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului, a datei cnd a fost creat, a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol n foaia de calcul se activeaz meniul View i se alege comanda Header and Footer, sau se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setup i se execut clic pe eticheta Header/Footer. n ambele situaii, n ecran va fi afiat fereastra Page Setup n care se pot introduce sau modifica zonele antet i subsol.

96

Figura 2.95. Pentru a introduce antet se acioneaz clic pe butonul Custom Header, iar pentru subsol, clic pe butonul Custom Footer. n ambele situaii se deschide o alt fereastr care permite particularizarea antetului i subsolului. n partea de sus exist o serie de butoane care permit: formatarea textului, inserarea numrului de pagin, afiarea numrului total de pagini, introducerea datei curente, introducerea orei, afiarea n antet doar a numelui fiierului i respectiv locaia fiierului. n partea de jos a ferestrei, se afl trei opiuni: Left section, Center section i Right section care permit alinierea informaiilor nscrise n antet, respectiv subsol.

Figura 2.96. 97

La revenirea n pagin, informaiile nscrise n Header sau n Footer nu mai sunt vizibile. Ele apar la previzualizarea sau la tiprirea documentului. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin n situaia n care foaia de calcul nu ncape pe pagin, trebuie forat s se potriveasc n pagin. Pentru aceasta se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setup i apoi se execut clic pe eticheta Page. Se caut n foaia de opiuni Page, seciunea Scaling. Modificnd scala, se pot nghesui pe aceeai pagin mai multe linii i coloane. Potrivirea foii de calcul n pagin se face ncercnd diferite valori pentru scal n opiunea Adjust to: % normal size, pn se gsete valoarea potrivit (vezi 80% n exemplu). Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micorate/mrite sau automat, n combinaie cu opiunea Fit to: page(s) wide bytall. Prin precizarea a dou valori n rubricile Fit to: i wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta n funcie de limea foii (de regul 1) i se nlimea sa.

Figura 2.97. 2.6. Tiprirea foilor de calcul 2.6.1. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tiprire Previzualizarea foii de calcul naintea tipririi este o operaie recomandat pentru a se observa modul de mprire a foii n pagini. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin comanda Print Preview din meniul File, 98

se poate vizualiza documentul naintea tipririi. Vizualiuarea foii de calcul se face pagin cu pagin. Pe ecran se afieaz fereastra Print Preview.

Figura 2.98. Dup cum se observ, n partea de sus a ferestrei se afl butoanele de comand care declaneaz urmtoarele aciuni : Next permite vizualizarea paginii urmtoare. Previous permite vizualizarea paginii anterioare. Zoom permite vizualizarea paginii la nivelul ntregului ecran. Print declaneaz operaia de tiprire prin intermediul casetei de dialog Print. Setup declaneaz prin intermediul casetei de dialog Page Setup, posibilitatea setrilor de pagin, a marginilor, antetului i subsolului de pagin i a foii de calcul. Margins permite dimensionarea manual (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Page Break Preview comut n modul de vizualizare global a foii de calcul, prin care se observ modul de mprire a zonei n pagini. 2.6.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul

99

Dac documentul a fost aranjat pentru tiprire, se trece la imprimarea efectiv alegnd una dintre variantele: 1. Dac se dorete obinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard, se activeaz butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. 1. Dac este necesar specificarea unor opiuni speciale de tiprire, se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n ecran se va afia fereastra Print.

Figura 2.99. Opiunile de tiprire disponibile n fereastra Print se refer la: alegerea tipului de imprimant (seciunea Printer), la stabilirea zonei de imprimat (seciunea Print range sau Print what), la declararea numrului de copii (seciunea Copies). Dac se dorete declanarea opiunii de imprimare ntr-un fiier , se activeaz opiunea Print to File. Seciunea Print range precizeaz zona de imprimat. Opiunile disponibile sunt All (se tiprete ntreaga foaie de calcul) i Pages (se tipresc paginile precizate n intervalul From To). Seciunea Print what stabilete n mod implicit, ca zon de imprimare, foaia de calcul activ prin opiunea Active sheet(s), dar poate restriciona domeniul la o zon selectat de utilizator prin opiunea Selection. Dac se dorete tiprirea ntregului registru de calcul, se alege opiunea Entire Workbook. Exemplul prezentat n figura urmtoare prezint fereastra Print pentru tiprirea ntr-un fiier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activ, tiprirea realizndu-se n 3 exemplare.

100

Tiprirea n fiier Precizarea paginilor de tiprit

Nr. de copii

Figura 2.100.

101

2.6.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celule predefinite Pentru tiprirea unei seciuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. Se selecteaz seciunea care va fi tiprit, apoi se activeaz meniul File i se alege comanda Print Area Set Print Area. 1. Se selecteaz seciunea care va fi tiprit. Se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n caseta Print, din seciunea Print what, se alege opiunea Selection. Se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.101. 2.7. Obiecte, grafice i diagrame 2.7.1. Importul de obiecte Importul obiectelor ntr-un registru de calcul: fiiere imagine, grafice, fiiere text, etc. Dup introducerea datelor, o foaie de calcul trebuie fcut atractiv i interesant. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice, poze scanate, organigrame etc. Mecanismul de baz pentru introducerea acestor elemente n celulele foii de calcul este identic n toate aplicaiile din pachetul Office i anume: se execut clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. Pentru a introduce o ilustraie se execut urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula n care va fi introdus ilustraia (Figura 2.102 celula A10). Este bine s se lase spaiu n celulele adiacente pentru a ncpea ntreaga imagine. 1. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. 3. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraie artistic care va fi folosit.

102

Figura 2.102. Se pot alege urmtoarele opiuni: Clip Art este o colecie de ilustraii cu mii de ilustraii de art n variant electronic, pentru prezentri, rapoarte, pliante etc. From File este o caset de dialog Open din care se pot lua fiiere imagine deja existente n calculator. AutoShapes este o bar de instrumente din care se pot introduce sgei, linii i alte forme. Organization Chart - un program care permite crearea de organigrame. WordArt este un wizard i o bar de instrumente care permit realizarea unor banere, titluri i elemente de text scrise artistic. Pentru exemplificare s-a ales opiunea ClipArt. 4. Se deschide fereastra ClipArt, care permite alegerea unei anumite colecii de ilustraii. Se execut clic pe colecia dorit i se deschide fereastra cu imaginile coleciei. Se selecteaz imaginea dorit i se execut clic pe butonul InsertClip. Imaginea va fi inserat n foaia de calcul.

103

Figura 2.103. Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaii, se execut clic pe clipul dorit. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa clipului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei (stnga, dreapta, sus, jos), se gliseaz (se trage cu mouse-ul pn cnd clipul ajunge n poziia dorit. Se execut apoi clic n afara clipului pentru a-l deselecta. Excel va ascunde bara de instrumente Picture.

104

Forma indicatorului de mouse pentru mutare

Figura 2.104. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaii, se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri prin operaia de decupare. Pentru aceasta se execut clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Se plaseaz instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii i se gliseaz pn rmne parte dorit din imaginea grafic. Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Imagine grafic decupat poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. 2.7.2. Grafice i diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante faciliti Excel o constituie reprezentarea grafic, sub form de diagrame, a datelor numerice prezente ntr-un domeniu al foii de calcul . Reprezentrile grafice permit o mai bun vizualizare a relaiilor, tendinelor, anomaliilor ce se stabilesc ntre date n msura n care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii, bare, suprafee, sectoare de cerc etc.). Reprezentarea grafic este dinamic, adic n momentul modificrii datelor se actualizeaz automat i graficul, ajustndu-se la noile valori. Pentru crearea unui grafic se utilizeaz modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Acesta se lanseaz n execuie acionnd clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin activarea meniului Insert i se alege comanda Chart. Asistentul ChartWizard, propune realizarea unei reprezentri grafice prin parcurgerea a 4 pai i anume: 1. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 Chart Type). Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type, Chart sub-type prezent n fereastra ChartWizard. Dup alegerea tipului de grafic se execut clic pe butonul Next.

105

Figura 2.105. Cu aplicaia Excel se pot genera urmtoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column Figura 2.105). b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar).

106

Figura 2.106. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentri sub form de linii frnte sau curbe.

107

Figura 2.107. d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structur ce semnific mrimile prilor unui element, raportate la un ntreg.

108

Figura 2.108. e) Grafice de tip nor de puncte(Scatter) cunoscute i sub numele de diagrame XY.

109

Figura 2.109. f) Grafice n arii (Area) sunt reprezentate prin suprafee dispuse n straturi. Graficele n arii pot fi plane (simple) sau n relief.

Figura 2.110. g) Grafice concentrice (Doughnut). Fiecare cerc (inel) reprezint o serie de date.

110

Figura 2.111. h) Grafice polare (Radar) reprezint serii de date corespunztoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, fa de un punct central.

111

Figura 2.112. i) Grafice n suprafa (Surface) sunt diagrame care reprezint optimul combinaiilor ntre diferite serii de date. Sunt utilizate n domeniul hrilor topo-geografice.

112

Figura 2.113 j) Grafice tip bule (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.

113

Figura 2.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezint grafic amplitudinile fenomenelor studiate.

Figura 2.115. 1. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 Chart Source Data). Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecie dac se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sget mic roie din dreapta casetei Data Range. Caseta de dialog va fi micorat pentru a fi vizibil caseta de text n care se vor introduce seriile de date selectate. Dup selecie se nchide caseta de text.

114

Butonul Collapse Dialog

Figura 2.116. Seriile de date pot fi orientate n linie (Serie in Rows) sau n coloan (Series in Column). Dac seriile sunt orientate n linie, informaia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima coloan a domeniului va fi atribuit legendei. Dac seriile sunt orientate n coloan, informaia din prima coloan a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima linie a domeniului va fi atribuit legendei. n exemplul din Figura 2.117., seriile de date au fost orientate n linie.

115

Legenda

Etichete abscis

. Figura 2.117. 3. Particularizarea graficului (Step 3 of 4 Chart Options). La acest pas se pot introduce opiuni referitoare la titlul graficului (Chart title), titlul abscisei (Category X axes ), titlul ordonatei (Value Y axes), afiarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes), definirea de linii orizontale i verticale (Gridines), legenda graficului (Legend), afiarea etichetelor de date pe diagram (Data Labels) i afiarea alturi de diagram a tabelului de date (Data Table). n exemplul prezentat n figura urmtoare s-a introdus titlul graficului.

116

Figura 2.118. 4. Alegerea locului n care se dorete afiarea graficului (Step 4 of 4 Chart Location). Acesta este ultimul pas. Graficul poate fi amplasat ca obiect n foaia de lucru curent (As object in), sau poate fi amplasat ntr-o foaie grafic special Chart1 (As new sheet). n exemplul de fa s-a optat pentru amplasarea graficului n foaia de lucru curent. Pentru terminarea generrii graficului se execut clic pe butonul Finish.

Figura 2.119. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execut clic pe acesta pentru a-l selecta. Graficul va fi ncadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Se activeaz meniul Chart i apoi comanda Chart Options. n ecran se deschide fereastra Chart Options i se pot activa butoanele corespunztoare modificrilor dorite (vezi precizrile fcute la pasul 3).

117

Figura 2.120. De exemplu, pentru adugarea etichetelor de date pe diagram, se execut clic pe butonul Data Labels prezent n fereastra precedent. Fereastra Chart Options se reconfigureaz i din lista de opiuni Data Labels se alege opiunea Show value.

Figura 2.121. Modificarea culorii de umplere a graficului

118

Se selecteaz graficul, se activeaz meniul Format i se alege comanda Selected Chart Area. n ecran este afieaz caseta de dialog Format Chart Area i din paleta de culori afiat se alege culoarea dorit.

Figura 2.122. Modificarea tipului de grafic Se selecteaz graficul, se activeaz meniul Chart i se alege comanda Chart Type. n ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit. Se execut apoi clic pe butonul OK. n exemplul din figura urmtoare s-a ales tipul Area.

Figura 2.123. 119

Mutarea, redimensionarea i tergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se plaseaz pointerul de mouse pe suprafaa graficului. Cnd acesta ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd graficul ajunge n poziia dorit. Se execut apoi clic n afara graficului pentru a-l deselecta.

Forma pointerului de mouse pentru mutare

Figura 2.124. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd graficul ajunge la mrimea dorit. tergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se acioneaz tasta Delete (tergere All), sau se activeaz meniul Edit i se alege comanda Clear. Din submeniul afiat se alege opiunea dorit: All (tergere total), Series (terge seriile de date), Formats (terge formate). S-a ales, pentru exemplificare, opiunea de tergere total All. .

120

Figura 2.125 2.8. Gestionarea listelor n EXCEL (Baze de Date) 2.8.1. Noiuni de baz Una dintre cele mai utile faciliti din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). Chiar i n cazul listelor fr valori numerice, se pot efectua sortri i se poate gsi cu exactitate informaia dorit. Culegerea datelor este important, ns datele nu pot fi folosite dect dac sunt gestionate corespunztor. Excel pune la dispoziie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste chiar i pentru cele mai mari i mai complexe. Cnd se memoreaz ntr-o list Excel informaii de genul numelor de persoane i al adreselor, inventare de produs sau registre de verificare, se poate realiza sortarea pentru a altura informaii de acelai tip. Cu doar cteva clicuri de mouse, se pot organiza informaiile respective n grupuri i s se pot aduga subtotaluri. Se pot chiar creea formulare pentru introducerea datelor, pentru a uura adugarea unor elemente noi n tabel i pentru a gsi elementele care sunt deja introduse. O list este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia n care informaiile sunt organizate ntr-un anumit mod, specific, pe linii i coloane. n figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de list.

121

Figura 2.126. Pentru a nelege listele Excel, trebuie s se cunoasc cteva principii de baz privind organizarea: O list este o colecie de elemente denumite nregistrri (records). Fiecare nregistrare se compune din uniti de informaie denumite cmpuri (fields). De exemplu, ntr-o list ca cea de mai sus avnd precizate numele, localitile i numerele de fax ale principalelor firme beneficiare, fiecare firm va avea propria sa nregistrare, iar cmpurile fiecrei nregistrri vor conine tipuri specifice de informaii despre firma respectiv. n listele Excel, fiecare nregistrare este memorat pe o singur linie i fiecare cmp este definit ca o singur coloan. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este ntotdeauna prima linie n list, iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru cmpuri. n acest mod de organizare pe linii i coloane, pe nregistrri i cmpuri, este uurat mult sortarea i cutarea informaiilor. n contextul aplicaiei EXCEL, listele se mai numesc i baze de date. Care este diferena dintre o baz de date i o list? Tehnic vorbind, nici una. n general ns, este numit baz de date o colecie foarte mare de date care asociaz mai multe liste (denumite tabele). Un exemplu simplu de baz de date poate include trei tabele: unul care conine numele clienilor, un altul care conine inventarele de produse i un al treilea care memoreaz vnzrile efectuate n firm. Listele Excel sunt pstrate n foi de calcul normale, ns pentru ca Excel s le recunoasc, datele trebuie s fie organizate respectnd urmtoarele reguli: 1. Este indicat s se pstreze fiecare list n propria sa foaie de calcul , fr nici un fel de informaii suplimentare. Dac trebuie incluse i alte date n aceeai foaie de calcul, se vor plasa nainte sau dup list, cu cel puin un rnd diferen ntre ele. 1. Nu este obligatorie includerea n list a numelor pentru cmpuri (etichete de coloane), ns se recomand acest lucru. Numele de cmpuri trebuie s apar n capul de tabel de la nceputul listei. 3. Nu se las o linie liber ntre capul de tabel i prima nregistrare . Pentru a diferenia capul de tabel de datele din list, se folosesc alte fonturi, nuane, chenare i alte elemente de format pentru celule. 4. Se poate memora ntr-o list orice tip de date : text, cifre, date calendaristice, chiar imagini grafice. Se verific ca datele din acelai cmp (coloan) s fie de acelai tip. 5. Fiecare nregistrare este memorat pe o linie separat. Nu este nici o problem dac nu se completeaz unul sau dou cmpuri dintr-o nregistrare, ns cel puin un cmp din nregistrare trebuie s conin informaii. Dac Excel gsete o linie liber n list, presupune c acesta este captul listei. O list interpretat ca fiind o baz de date are toate proprietile care decurg din aceast ipostaz: permite operaiuni de actualizare a bazei (adugare, modificare, tergere de informaii), ordonarea cresctoare sau descresctoare a datelor dup unul sau mai multe cmpuri, cutri i extrageri de informaii din baz pornind de la anumite criterii de selecie, imprimri de date structurate.

122

Pentru a realiza o baz de date este necesar, ca pentru nceput, s se defineasc structura bazei de date, ceea ce presupune selectarea informaiilor care vor figura n cadrul ei. Acest demers este foarte important deoarece el reprezint procesul de creare a bazei de date, astfel nct s se permit regsirea rapid a tuturor informaiilor de care utilizatorul are nevoie. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. Indiferent de modalitate, trebuie evitat inserarea de spaii suplimentare la nceputul unei celule, deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaiilor de sortare i cutare a informaiilor. Odat ce datele au fost introduse n baza de date, aceasta poate fi supus unor operaiuni de actualizare, adic adugare, modificare sau tergere de nregistrri. Acest lucru se poate realiza n dou moduri: direct n list sau prin intermediul unui formular. n varianta actualizrii direct n list utilizatorul are urmtoarele posibiliti: Adugarea unei nregistrri care presupune tastarea coninutului acesteia dup ultima linie a listei. Modificarea unei nregistrri care presupune n primul rnd regsirea informaiei respective n baza de date. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit), caz n care apare o fereastr de dialog n care utilizatorul trebuie s precizeze informaia care s permit poziionarea pe nregistrarea dorit. Dup ce informaia respectiv a fost localizat, operaia de modificare se realizeaz prin comanda Replace (meniul Edit). tergerea unei nregistrri se realizeaz prin selectarea liniei n care este editat nregistrarea i apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. n ceea ce privete interogarea (consultarea) bazelor de date, Excel prezint urmtoarele faciliti specifice exploatrii bazelor de date: 1. Multiple posibiliti de interogare a bazelor de date prin localizri i extrageri de informaii utile procesului de luare a deciziilor; aceste operaiuni se pot realiza prin trei metode: metoda formularului (Form); metoda filtrului automat (Filter - AutoFilter); metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter Advanced Filter). 1. Posibiliti de construire a cmpurilor de criterii n care sunt fixate restriciile impuse modelului de analiz la care baza de date trebuie s reacioneze (criterii simple, criterii multiple, criterii calculate). 3. Posibilitatea sortrii bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 cmpuri de regrupare), ceea ce asigur interpretarea mai facil a datelor care au fost introduse n baz sau a datelor care au fost extrase n urma unei interogri. 4. Posibilitatea validrii datelor coninute de baza de date n scopul verificrii i parametrii informaiilor ce sunt introduse de utilizator n modelele sale de analiz. 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezint a doua variant pentru introducerea datelor n baza de date, precum i pentru actualizarea acesteia. Pentru utilizarea formularul de date n vederea introducerii i actualizrii de informaii, se execut clic n orice locaie a listei, dup care se alege comanda Form... din meniul Data. Excel va afia pe ecran o caset de 123

dialog coninnd formularul de date (Figura 2.127), particularizat cu titlurile din foaia de calcul. n formularul astfel afiat, utilizatorul poate interveni asupra tuturor cmpurilor din baza de date, cu excepia celor care rezult n urma unei formule de calcul sau a unei funcii Excel i care sunt afiate numai cu titlu informativ. Formularul afieaz numrul de nregistrri din baz, acestea putnd fi vizualizate n mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe vertical. Caseta de dialog conine urmtoarele butoane de comand: New permite introducerea unei noi nregistrri n baza de date. Delete permite tergerea nregistrrii curente (poziia curent a cursorului). Restore anuleaz nregistrarea curent. Find Prev permite poziionarea pe nregistrarea precedent. Find Next permite poziionarea pe nregistrarea urmtoare. Criteria permite localizarea unei informaii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecie. Close realizeaz nchiderea casetei de dialog.

Figura 2.127. De exemplu, pentru a introduce o nregistrare nou n baza de date, se execut clic pe butonul New. Se introduc datele n casetele de text din formular. Pentru a trece la cmpul urmtor, se aps tasta Tab dup fiecare valoare de intrare. Dac s-a greit ceva, se apas combinaia de taste Shift+Tab pentru a reveni n cmpul anterior. Cnd se ajunge la ultimul cmp din formular, se aps tasta Enter pentru a se salva informaiile introduse i se ncepe introducerea unei alte nregistrri. Dup ce se termin de introdus datele, se execut clic pe butonul Close. Dac se dorete vizualizarea tuturor nregistrrilor care au n cmpul FUNCTIAvaloarea Specialist PR, se procedeaz astfel: Se poziioneaz cursorul n oricare celul a bazei de date. n caseta de dialog Form se execut clic pe butonul Criteria (se observ c indicatorul de nregistrare din colul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimb, afind cuvntul Criteria). n caseta text FUNCTIA se tasteaz criteriul de selecie (Specialist PR).

124

 Se declaneaz funcia de cutare prin acionarea butonului Find Next sau se apas tasta Enter. Localizarea informaiei se poate realiza i prin tastarea primelor caractere ale intrrii respective, acest lucru fiind valabil doar n cazul datelor non-numerice. Excel caut n baza de date i afieaz prima nregistrare care ndeplinete criteriul specificat (aceasta cutare nu ine cont de tipul fontului). Deoarece cutarea informaiilor are loc ncepnd cu poziia curent a cursorului, se recomand plasarea acestuia la nceputul bazei de date. Pentru a continua cutarea se acioneaz din nou butonul de comand Fiind Next (sau Find Prev dac se dorete a se cuta n direcie invers). Pentru a introduce un alt criteriu se acioneaz din nou butonul Criteria, se execut clic pe butonul Clear i se tasteaz noul criteriu n rubrica corespunztoare. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acioneaz butonul Form. n editarea criteriilor se pot utiliza i operatori de comparaie. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc urmtoarele simboluri: Simbol Semnificaie = =text > >= < <= <> egal cu mai mare dect mai mare sau egal cu mai mic dect mai mic sau egal cu diferit de

Prin intermediul formularului se pot opera i modificri asupra unor cmpuri, cu excepia celor calculate, precum i a cmpurilor protejate. Pentru aceasta se localizeaz nregistrarea ce se dorete a fi actualizat dup care se opereaz modificarea dorit. Se observ faptul c, n timp ce utilizatorul opereaz modificri asupra unui cmp, butonul Restore devine activ. n final, se verific vizual corectitudinea modificrilor efectuate. n cazul n care se dorete validarea modificrilor se apas tasta Enter pentru ca modificrile s fie preluate n baza de date, sau se acioneaz butonul Restore dac se dorete anularea modificrilor operate anterior. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt urmtoarele: vizualizarea se face nregistrare cu nregistrare, deci baza de date nu poate fi afiat n totalitatea ei; afiarea tuturor informaiilor legate de o anumit nregistrare, chiar dac pe utilizator l intereseaz la un moment dat numai anumite cmpuri din baza de date; imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariailor cu salarii cuprinse ntre 6-7 milioane lei). Pentru soluionarea acestor interogri se apeleaz la metoda filtrrii automate sau elaborate. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automat este acea metod de interogare care permite afiarea anumitor nregistrri n raport de o restricie sau un sistem de restricii aplicate bazei de date. Practic, prin filtrare, baza de date va fi nlocuit temporar cu o list care va conine numai nregistrrile care satisfac condiiile de selecie. 125

Filtrul poate fi schimbat n orice moment pentru a afia un alt set de nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic. Filtrul activ este salvat odat cu registrul de calcul. Este de reinut faptul c Excel permite o singur list s fie filtrat la un moment dat. Pentru filtrarea automat a unei baze de date se selecteaz o celul din tabel i se alege comanda Filter AutoFilter din meniul Data. Comanda AutoFilter determin afiarea unor butoane de selecie pentru fiecare cmp din capul de tabel. Aceste butoane activeaz meniuri derulante (Figura 2.128.) ce conin o serie de opiuni care asist utilizatorul n formularea criteriilor de afiare. Lista derulant conine urmtoarele: Opiunea All care permite afiarea tuturor nregistrrilor din baza de date. Top 10 este o variant operaional numai pentru cmpurile numerice i cele care conin date calendaristice. Aceast opiune are ca scop afiarea unui numr stabilit de nregistrri. Opiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. Caseta de dialog Custom Autofilter are n structura sa: operatorii de comparaie, valoarea cu care se compar i operatorii logici And/Or pentru definirea condiiilor compuse. Toate valorile coloanei respective. n caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizeaz dac dorete s vizualizeze primele (opiunea Top) sau ultimele (opiunea Bottom) n nregistrri din baza de date (numrul minim este 1, iar numrul maxim este de 500 nregistrri).

Figura 2.128. Pentru definirea criteriilor de selecie exist urmtoarele posibiliti: 1. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur cmp din baza de dat e. n acest caz se acioneaz butonul de selecie, iar din lista derulant se va selecta varianta dorit. Exemplu: s se afieze lista salariailor care au funcia Specialist PR. Pentru rezolvarea acestei interogri se va aciona butonul de selecie ataat cmpului FUNCTIA i se va alege din meniul derulant Specialist PR. 1. Definirea de criterii simple pe mai multe cmpuri, criterii care trebuie ndeplinite cumulativ. Exemplu: s se afieze lista salariailor din compartimentul Financiar i care au salariul 4.800.000. Pentru aceast filtrare, se selecteaz din lista cmpului COMPARTIMENT opiunea Financiar, iar din cmpul SALARIU, se alege valoarea 4.800.000.

126

3. Definirea unui criteriu complex pe un singur cmp . Exemplu: s se afieze lista salariailor din compartimentele Productie i Financiar. Fiind vorba despre un criteriu cumulat, se alege opiunea Custom unde se vor edita restriciile la care baza de date trebuie s reacioneze, aa cum arat Figura 2.129.

Figura 2.129. 4. Construirea de criterii complexe pe mai multe cmpuri ale bazei de date. Exemplu: s se afieze lista salariailor care nu au funcia Specialist PR i salariul cuprins intre 5.000.000 i 8.000.000. Fiind vorba despre un criteriu cumulat, se alege opiunea Custom unde se vor edita restriciile la care baza de date trebuie s reacioneze.

Figura 2.130. .

127

Figura 2.131 Cmpul de rezultate va conine numai nregistrrile care ndeplinesc cumulativ condiiile de selecie enunate prin filtrul personalizat Custom. Pentru a reveni la afiarea integral a bazei de date se alege opiunea Show All din meniul Data, comanda Filter. Avantajul utilizrii metodei filtrului automat const n faptul c, la o interogare a bazei de date, se afieaz toate nregistrrile care rspund criteriilor de selecie sub forma unei liste, al crei coninut poate fi modificat, formatat sau chiar tiprit. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela c nu se pot defini restricii bazate pe formule de calcul sau funcii Excel, iar rezultatele filtrrii nu pot fi afiate n alt locaie a foii de calcul desemnat de utilizator. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter).

128

Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultrii bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Definirea unei zone de criterii. 1. Definirea criteriilor. 3. Definirea opional a unei zone de extragere. 4. Lansarea cutrii i extragerea propriu-zis din baza de date a nregistrrilor ce corespund criteriilor de cutare i extragere definite n zona de criterii. Interogrile bazate pe procedeul filtrrii elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariailor firmei Omega. Baza de date declarat pe coordonatele A2: E10 este ilustrat n figura de mai jos.

Figura 2.131. 1. Zona de criterii. Aceasta poate fi definit n aceeai foaie de calcul (n care se afl baza de date) sau ntr-o alt foaie. Adesea, este necesar ca zonele de criterii odat definite s fie pstrate n vederea unor cutri/extrageri repetate. Se recomand ca zonele de criterii s fie definite separat, ntr-o alt foaie de calcul, pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conine baza de date, cu att mai mult cu ct datele rezultate n urma extragerii vor fi afiate obligatoriu n aceeai foaie de calcul n care se afl sursa de date. Zona de criterii este compus dintro linie ce conine numele cmpurilor ce servesc la formularea criteriilor i una sau mai multe linii pentru definirea acestora. Prima linie a zonei de criterii se va obine prin copierea numelor respective de cmpuri din list (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). n caz contrar exist riscul apariiei unei incompatibiliti ntre denumirile din list i cele din zona de criterii. 1. Definirea criteriilor. Se pot defini criterii de comparaie, criterii multiple i criterii calculate. Criteriile de comparaie se realizeaz cu ajutorul operatorilor de comparaie i anume: >, <, > =, <=, < > urmai de o valoare. n precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. Criteriile multiple se obin prin combinarea criteriilor utiliznd operatorii logici (AND; OR). Aceste criterii respect urmtoarea regul: 129

 dac valorile diferitelor criterii sunt precizate n zona de criterii pe aceeai linie, ele trebuie ndeplinite simultan, fiind considerate legate prin operatorul logic AND (I), constituind astfel un criteriu multiplu; dac valorile diferitelor criterii sunt precizate n zona de criterii pe linii diferite, se consider c ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returneaz un rezultat logic (TRUE sau FALSE). n acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conine numele cmpului pe care se face selecia) este goal, iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective, dar va afia un rezultat logic al evalurii formulei. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este urmtoarea: semnul = (egal) pentru a se specifica faptul c este vorba de o formul; adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date; un operator logic de comparaie (=,< , <, >=, <=, AND, OR, NOT) ; un argument de comparaie care poate fi: adresa unei celule (ex.: = B2 >C2), o expresie (ex.: =B2>C2*12%), o funcie predefinit (ex.: D2>Max(D2:D10). 3. Zon de extragere. Zon de extragere trebuie definit obligatoriu n foaia de calcul ce conine baza de date. Este de preferat ca zonele de extragere s fie plasate lateral sau n jos, n raport cu sursa de date. Zon de extragere este compus dintr-o linie ce conine numele cmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se dorete a se obine informaii. Preluarea acestor nume n prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. 4. Lansarea cutrii i extragerea propriu-zis Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Data, comanda Filter Advanced Filter. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Advanced Filter prezentat n figura de mai jos.

Figura 2.133.

130

Utilizatorul trebuie s precizeze domeniul de celule care reprezint baza de date (List Range) i domeniul care reprezint zona de criterii (Criteria Range). Implicit, rezultatul filtrrii se va afia pe baza de date, care va fi redimensionat n funcie de cerinele interogrii (modul de aciune Filter the list in-place) . n cazul n care a fost definit o zon de extragere, atunci utilizatorul va preciza n caseta de text Copy to, domeniul de celule care reprezint zona de extragere. ntruct caseta de text Copy to nu este activ implicit, este necesar ca pentru activarea acesteia s se selecteze modul de aciune Copy to another location. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate n zona de extragere nregistrrile duble (care au valori identice, corespunztor restriciilor impuse n cmpul de criterii). Lansarea cutrii i extragerii se declaneaz, dac se execut clic pebutonului OK. Exemplu: S se extrag lista salariailor care au funcia Specialist PR i salariul > 5400000. Caseta de dialog Advanced Filter corespunztoare procedeului de extragere este prezentat n figura de mai jos.

Figura 2.134.

131

Rezultatul extragerii este prezentat n figura urmtoare.

Figura 2.135. Cteva precizri privind caracteristicile extragerii: nregistrrile extrase conin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori); nregistrrile extrase nu sunt legate de baza de date; eventualele modificri n baza de date nu se vor reflecta n zona nregistrrilor deja extrase; dimensiunea zonei de extragere este ajustat automat la numrul de nregistrri extrase. De aceea cnd se precizeaz coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selecteaz doar o singur linie i anume aceea care conine numele cmpurilor. lista (subsetul de nregistrri) afiat n zona de extracie poate fi prelucrat ca orice list (baz de date). 2.8.3. Gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri i subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesar sortarea cresctoare a acestora dup cmpul la a crei schimbare se realizeaz totalul (numit cmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortat ascendent dup cmpul COMPARTIMENT. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neaprat selectat, fiind suficient poziionarea cursorului pe unul din cmpuri). n caseta de dialog Sort se precizeaz cheia de sortare Sort By (then By) i ordinea cresctoare (Ascending). Dup ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe cmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziionarea pe prima celul a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) i activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfoar tehnica de regrupare a informaiei astfel: n caseta At Each Change in se precizeaz rubrica pentru care se face gruparea; din caseta Use function se alege tipul de operaie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); n final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . dup precizarea acestor elemente se execut clic pe butonul OK.

132

Figura 2.136. Rezultatul gruprii i totalizrii datelor este prezentat n figura urmtoare.

Figura 2.137. n urma totalizrii, foaia de calcul i-a schimbat aspectul n sensul apariiei unor elemente (+ i -) care semnific gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a fcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrri ulterioare (de exemplu reprezentri grafice de structur) a nivelului dorit astfel nct s fie relevat informaia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afirii din forma ierarhizat n form normal se face prin selectarea tabelului sau poziionarea cursorului pe prima celul a acestuia i activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar n caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All.

133

2.8.4. Blocarea rubricilor (cmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bun organizare a spaiului de lucru prin blocarea sau nghearea rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci cnd mrimea acestora depete zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. n acest mod, informaiile coninute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dac dimensiunea tabelelor respective depete cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile i/sau coloanele ce conin elemente de identificare a tabelelor rmn fixate, iar restul informaiei defileaz pe linie sau pe coloan. Blocarea orizontal a rubricilor este disponibil prin poziionarea cursorului pe prima coloan i pe o linie aflat sub informaia referenial ce se dorete a rmne fixat. Comanda Freeze Panes din meniul Window va nghea panourile (liniile) situaia deasupra cursorului. Blocarea orizontal a rubricilor se recomand atunci cnd tabelul Excel conine puine coloane ce se afieaz integral n spaiul de afiare al unui ecran i multe linii ce depesc pe vertical spaiul de vizualizare. Exemplu: S se nghee linia care conine numele cmpurilor din lista salariailor firmei Omega. Pentru aceasta se poziioneaz cursorul n celula A3 i se activeaz comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat n figura urmtoare.

Figura 2.138. Blocarea vertical rubricilor este posibil n urma poziionrii cursorului pe prima linie i pe o coloan aflat la stnga informaiei ce se dorete a rmne fixat pentru o vizualizare permanent, dup care se execut comanda Freeze Panes din meniul Window, comand care va fixa coloanele situaie la stnga cursorului. Blocarea vertical a titlurilor se recomand atunci cnd tabelul Excel conine puine linii ce se afieaz integral n spaiul de vizualizare al unui ecran i multe coloane ce depesc pe orizontal un ecran de afiare. Exemplu: S se nghee primele dou coloane din lista salariailor firmei Omega. Pentru aceasta se poziioneaz cursorul n celula C3 i se activeaz comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat n figura urmtoare.

134

Figura 2.139. Blocarea n echer (orizontal i vertical) a rubricilor se realizeaz prin poziionarea cursorului pe o celul aflat la intersecia liniilor i coloanelor de fixat i prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Aceast comand va bloca liniile situate deasupra cursorului i coloanele aflate la stnga sa. Blocarea n echer a titlurilor se recomand atunci cnd tabelul Excel conine linii i coloane care depesc pe orizontal i pe vertical dimensiunea maxim de afiare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibil prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

2.8.5. mprirea ecranului n ferestre n mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afieaz o fereastr ce conine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afiarea simultan a mai multor zone ndeprtate din aceeai foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea n ntregime a datelor amplasate la adrese diferite ntr-o foaie de calcul, se recomand mprirea ecranului n mod multe ferestre. Decuparea ecranului n dou ferestre orizontale sau verticale este posibil prin poziionarea cursorului pe prima coloan i o linie oarecare n afar de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie i o coloan oarecare, mai puin prima (ferestre verticale) i prin activarea comenzii Split din meniul Window. n urma execuiei comenzii, fereastra secundar este deschis pe linia de sub cursor (fereastr orizontal) sau pe coloana aflat la stnga cursorului (fereastr vertical). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una fa de cealalt. Dac se poziioneaz cursorul pe oricare linie i coloan i se activeaz comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi mprit automat n patru ferestre aa cum prezint figura urmtoare.

135

Figura 2.140. mprirea ecranului n ferestre nu are nici un efect asupra coninutului spaiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleai foi de calcul. Dac datele din foaia de calcul vizualizat prin ferestre sunt legate prin formule, intrrile sau modificrile aduse datelor dintr-o fereastr, influeneaz cmpurile din cea de a doua fereastr.

136

2.8.6. Protejarea i ascunderea formulelor n foaia de calcul Celule din foaia de calcul curent care conin formule sau funcii Excel speciale, pot fi protejate mpotriva modificrilor de orice natur sau pot fi ascunse. n mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, ns aceast protecie devine operaional numai n momentul n care se protejeaz ntrega foaie de calcul. Pentru protecia celulelor se parcurg urmtorii pai: 1. n primul rnd, de deprotejeaz toate celulele asupra crora utilizatorul dorete s intervin. Pentru aceasta se selecteaz celulele n cauz (Figura 2.141 domeniul A2:D10 din lista salariailor firmei Omega), se activeaz meniul Format i se alege comanda Cells. n caseta Format Cells se execut clic pe butonul Protection i apoi se dezactiveaz opiunea Locked.

Figura 2.141. 1. Se protejeaz foaia de calcul astfel: se activeaz meniul Tools, se alege comanda Protection i apoi opiunea Protect Sheet. Operaional, utilizatorul poate decide asupra protejrii celulelor prin introducerea unei parole.

137

Figura 2.141.

Figura 2.143.

3. Din momentul n care s-a aplicat protecia asupra celulelor (Figura 2.144 domeniul E2:E10 din lista salariailor firmei Omega), orice operaie de actualizare a datelor coninute n celulele protejate genereaz afiarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenionat c nu poate interveni asupra celulelor dect n momentul n care foaia de calcul este deprotejat.

Figura 2.144. 138

4. Deprotejarea foii de calcul se realizeaz astfel: se activeaz meniul Tools, se alege comanda Protection i Unprotect Sheet. n caseta de text afiat, utilizatorul tasteaz parola introdus la pasul 1. Pentru ascunderea celulelor se procedeaz n acelai mod ca la protejarea celulelor numai c la pasul 1, n caseta de dialog Format cells, se activeaz opiunea Hidden. n acest mod, n celulele n care s-a aplicat Hidden, vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor, nu i formulele sau funciile Excel care le-au general.

2.9. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Semnificaie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nou Foi de calcul ntr-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard, care conine urmtoarele butoane: Creaz un nou registru de calcul Deschide un fiier (registru de calcul) deja existent Salveaz coninutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin pota electronic Tiprete informaiile dintr-un registru de calcul Previzualizeaz nainte de tiprire Declaneaz verificarea gramatical a textului din foaia de calcul curent Decupeaz domeniul selectat i l duce n Clipboard Copiaz n Clipboard domeniul selectat Lipete informaiile din Clipboard ntr-un domeniu specificat Copiaz stilurile de formatare Anuleaz ultima operaie realizat

139

Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard

Reface ultima operaie anulat Insereaz o legtur hipertext Efectueaz automat o sum pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria i funcia dorit Sortarea cresctoare a datelor dup o singur coloan Sortarea descresctoare a datelor dup o singur coloan Asistentul pentru reprezentarea grafic a datelor Afieaz bara de instrumente Drawing

Drawing Mrete/micoreaz suprafaa de lucru pe ecran Zoom Microsoft Excel Declaneaz Asistentul pentru ajutor Help Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons

Bara de instrumente pentru formatare, care conine urmtoarele butoane: Selecteaz fontul pentru scrierea caracterelor Selecteaz dimensiunea (n puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (ngroate) Scrierea cu caractere nclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniaz coninutul unei celule la stnga Aliniaz coninutul unei celule la centru Aliniaz coninutul unei celule la dreapta Aliniaz coninutul unei celule la stnga-dreapta Fuzioneaz mai multe celule i aliniaz coninutul pe centru Aplic valorilor numerice formatul monetar Aplic valorilor numerice formatul procent Aplic valorilor numerice formatul cu separator de mii i 2 zecimale Mrete numrul de zecimale pentru valori numerice Micoreaz numrul de zecimale pentru valori numerice Deplaseaz coninutul celulelor la stnga Deplaseaz coninutul celulelor la dreapta Selecteaz formatele pentru ncadrarea celulelor sau domeniilor Selecteaz culori pentru umplerea coninutului celulelor sau domeniilor Selecteaz culori pentru fontul caracterelor Adaug sau elimin butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting

140

Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size

Celula Excel (Unitatea structural de baz a foii de calcul) Celula activ (curent) Linie nlime linie Coloan Lime coloan ntrega linie ntrega coloan Lime standard (8,43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume n registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Insereaz separator de mii la numerele > 999) Adaug zecimale Micoreaz numrul de zecimale Format celule Aliniere la stnga Aliniere la dreapta Aliniere centrat peste coloanele selectate Coninutul unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere Aliniere stnga-dreapta Fuzionarea celulelor Funcie Insereaz funcie Lipete funcie (Generatorul de funcii Excel) Categorii de funcii nsumare automat pe linie sau coloan Funcia sum Funcia produs Funcia valoarea minim Funcia valoarea maxim Funcia media aritmetic Fuzionarea celulelor i centrarea coninutului Alinierea automat a textului pe rndul urmtor Chenar Contur Linii interioare Setare pagin Pagina este orientat vertical pe nlime Pagina este orientat orizontal pe lime Dimensiune hrtie 141

Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer

Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart. Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Placement Left Data Labels Show value Show percent Show label Show label and percent Data table Show legend keys Place chart As new sheet Chart 1 Place chart As object in Plaseaz graficul ca obiect n foaia de calcul existent Sheet1 Finish Sfrit

Setarea marginilor paginii Margini antet de pagin Margini subsol de pagin Personalizarea antetului/subsolului de pagin (completarea cu informaii corespunztoare) Tiprete un domeniu Tiprete o seciune Tiprete ntr-un fiier Foaie (foi) active ntregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientat n linie Serie orientat n coloane Titlul graficului Opiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legend Afiare legend Plaseaz n partea inferioar Plaseaz n col Plaseaz n partea superioar Plaseaz la dreapta Plaseaz la stnga Etichete de date Afieaz valoare Afieaz procent Afieaz etichet Afieaz etichet i procent Tabela de date Afieaz reperele legendei sub form de pictogram Plaseaz graficul ntr-o nou foaie grafic special

142

2.8. Bibliografie selectiv 1. Halvorson, M. (2000). Microsoft Office2000 Small Business. Bucureti: Editura Teora. 2. Maxim, C. (2009) Comunicarea online. Instrumente Office pentru mediul de comunicare. Bucureti: Editura Comunicare.ro. 3. Perry, G. (trad. Preda., S.). (2007). Microsoft Office 2007 5 n 1. Bucureti: Editura Teora. 4. Somnea, D., Calciu, M. (1994). Excel 5.0 cu aplicaii n management. Bucureti: Editura Tehnic. 5. Steve, J. (trad. Moraru, F.). (2007). Microsoft Office Excel 2003. Bucureti: Editura Teora. 6. Steve, J. (trad. Moraru, F., Mocanu, C.). (2007). Microsoft Windows XP. Bucureti: Editura Teora.

143

Capitolele 3,4
Elemente de analiz statistic.
Analize i aplicaii statistice. Programul SPSS

144

CUPRINS 1.1. Istoria sistemelor de calcul......................................................................................6 3000 .Hr. o form primitiv de abac este folosit de babilonieni..............................6 1617 John Napier creez un sistem numit Oasele lui Napier care permit realizarea nmulirilor prin adunare i a mpririlor prin scdere. Inventeaz de fapt logaritmii. .6 1.2. Ce este un calculator ?.............................................................................................8 Calculatoarele pot fi intimidante. Motivul pentru care acestea ne intimideaz este datorat faptului c pentru un timp ndelungat nu au avut o descriere simpl. Au fost considerate la un moment dat ca fiind soluia perfect pentru care lipsete problema. De fapt calculatorul nu este o singur soluie la nimic ci reprezint soluii multiple pentru probleme multiple. Calculatorul este cel mai flexibil dispozitiv existent, i, prin verstilitatea sa, a devenit indispensabil...................................................................................................................8 1.3. Arhitectura unui sistem de calcul Componente hardware....................................9 1.3.1. Procesorul.................................................................................................................9 1.3.2. Memoria intern.....................................................................................................10 1.3.3. Sistemul de intrare/ieire........................................................................................12 1.3.4. Magistrala ..............................................................................................................14 1.4.1. Sistemul de operare ...............................................................................................14 1.4.2. Sistemul de operare Microsoft Windows................................................................15 1.5.1. Prile componente ale interfeei grafice...............................................................18 1.5.2. Desktop-ul...............................................................................................................18 1.5.3. Ferestrele................................................................................................................20 1.5.4. Personalizarea sistemului Windows prin Control Panel........................................23 1.5.5. Lucrul cu fisiere i directoare Windows Explorer...............................................24 2.1. Noiuni de baz......................................................................................................30 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel.......................................................................30 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul).....................................................35 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pe ecran fiierele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (prezent n partea de jos a ferestrei Excel) sau n opiune Window prezent n bara de meniu...................................................................................................................36 Pentru salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau dischet se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran va fi afiat fereastra Save As n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv............................................................................................................................36 2.1.5. nchiderea registrului de calcul i a aplicaiei Excel.............................................38 2.1.6. Folosirea funciei Help...........................................................................................39 2.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz.......................................................40 .........................................................................................................................................40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul i a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran.............................................................................................................40 2.2.2. Modificarea afirii barelor de instrumente .........................................................43 2.2.3. Modificarea unor opiuni implicite ale aplicaiei Excel (de exemplu, numrului de foi de calcul din registrul curent).....................................................................................45 2.3. OPERAII DE BAZ.....................................................................................................46 2.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul...............................................................46 2.3.2. Selectarea datelor..................................................................................................52 2.3.3. Copiere, Mutare, tergere..................................................................................56

145

2.5.3. SETAREA DOCUMENTULUI...................................................................................95 SCHIMBAREA ORIENTRII DOCUMENTULUI I DIMENSIUNII PAGINII.........95 MODIFICAREA SETRILOR MARGINILOR DOCUMENTULUI.............................96 FIGURA 2.94...........................................................................................................................96 ADUGAREA UNUI ANTET I SUBSOL (HEADER AND FOOTER) DOCUMENTULUI.................................................................................................................96 2.6.1. VIZIONAREA (PREVIZUALIZAREA) FOII DE CALCUL PENTRU TIPRIRE...............................................................................................................................98 2.7.1. IMPORTUL DE OBIECTE......................................................................................102 IMPORTUL OBIECTELOR NTR-UN REGISTRU DE CALCUL: FIIERE IMAGINE, GRAFICE, FIIERE TEXT, ETC. ................................................................102 ............................................................................................................................102 PENTRU A INTRODUCE O ILUSTRAIE SE EXECUT URMTORII PAI:......102 C) DECUPAREA IMAGINII GRAFICE (CLIP-ULUI)...............................................105 2.7.2. GRAFICE I DIAGRAME........................................................................................105 CREAREA GRAFICELOR DE DIFERITE TIPURI......................................................105 EDITAREA (MODIFICAREA) UNUI GRAFIC.............................................................117 SIMBOL SEMNIFICAIE ..........................................................................................125 FOI DE CALCUL NTR-UN REGISTRU DE CALCUL NOU.......................................139 NUME N REGISTRU DE CALCUL.................................................................................141 STILUL SIMBOL MONETAR...........................................................................................141 CONINUTUL UNEI CELULE VA FI AFIAT LA MAXIM 8.43 CARACTERE.....141 GRAFIC.................................................................................................................................142 CUPRINS...............................................................................................................................145 CAPITOLUL 3. ELEMENTE DE ANALIZ STATISTIC..........................................147 3.1. Caracteristicile statistice, variabile i scale de msurare.....................................147 3.2. Mrimile medii, indicatorii variaiei i asimetriei...............................................148 Mrimile medii................................................................................................................148 Valorile medii de poziie i de structur.........................................................................152 Indicatorii variaiei i asimetriei....................................................................................157 Scoruri standard, curba normal, ipoteze statistice, coeficientul de corelaie..............163 Scorurile standard i curba normal..............................................................................163 Coeficientul de corelaie Pearson..................................................................................166 Capitolul 4. Analize i aplicaii statistice. Programul SPSS.....................................168 4.1. ncrcarea, editarea i transformarea datelor. ......................................................170 Componenta Data Editor.........................................................................................170 4.2. Componenta Output Viewer....................................................................................179 4.3. Analize i aplicaii statistice....................................................................................182 4.5. BIBLIOGRAFIE............................................................................................................198

146

Capitolul 3. Elemente de analiz statistic nainte de a demara prezentarea programului SPSS i a principalelor aplicaii ale acestuia sunt necesare clarificarea unei terminologii statistice cu care se va opera i nelegerea unor elemente fundamentale de statistic care vor include: caracteristicile statistice, variabile i scale de msurare, mrimile medii, indicatorii variaiei i asimetriei, valorile medii de poziie i de structur, scorurile standard, curba normal, ipotezele statistice i coeficientul de corelaie. 3.1. Caracteristicile statistice, variabile i scale de msurare Caracteristicile statistice reprezint nsuirile fenomenelor studiate. Astfel putem deosebi caracteristici variabile ca form de manifestare sau ca nivel de dezvoltare. Caracteristicile statistice pot fi clasificate dup: coninutul caracteristicii: de timp, de spaiu sau atributive; natura variaiei: cu variaie continu, discontinu; modul de obinere: primare, derivate; forma de manifestare: alternative, nealternative. Caracteristicile statistice care pot avea mai mult dect o singur valoare cu care variaz n funcie de o serie de factori se mai numesc i variabile statistice iar formele de manifestare ale acestor caracteristici se numesc variante. Variabilele pot fi: dependente dac sunt spuse influenei altor variabile; independente dac sunt variabile ce influeneaz alte variabile; continue dac au un numr infinit al nivelurilor de msurare; discrete dac au un numr finit al nivelurilor de msurare. Dac variabila se refer la caracterstica supus msurrii, scalele de msurare se refer la modalitatea de msurare. Programul SPSS utilizeaz urmtoarele scale de msurare: Scal valorile numerice ale datelor se reprezint pe un interval sau printr-un raport. Exemplu: vrsta, venitul, temperatura, lungimea, timpul de rspuns. Variabilele reprezentate i msurate pe scal trebuie s aib valori numerice. Nominale se utilizeaz atunci cnd valorile datelor unei variabile reprezint valori de ordin neintrinsec n funcie de existena sau inexistena unei caracteristici. Exemplu: apartenena la o anumit categorie de funcii de ncadrare sau sexul: 1 masculin, 2 feminin. Ordinale (de ordin sau de rang) se folosesc atunci cnd valorile datelor reprezint categorii de ordin intrinsec care pot fi puse ntr-o anumit ordine de msurare. Exemplu nivelul de pregtire: sczut, mediu, nalt. Chiar dac o variabil (caracteristic) poate fi msurat pe oricare dintre tipurile de scale prezentate este foarte important n prelucrrile statistice ca pentru ea s fie aleas scala cea mai potrivit.

147

3.2. Mrimile medii, indicatorii variaiei i asimetriei Mrimile medii n analiza statistic se utilizeaz foarte frecvent mrimile medii deoarece pe baza lor se poate exprima ntr-o anumit msur tendina unor fenomene. Aceste mrimi fac parte din cadrul indicatorilor derivai i au un caracter abstract. Pentru a determina valoarea tendinei centrale a unei serii statistice se utilizeaz: media aritmetic, media armonic, media ptratic i media geometric. Toate aceste medii se pot calcula ca medii simple sau ca medii ponderate. Media aritmetic Formula matematic de exprimare a mediei aritmetice simple este:

xi
X=
i=1

unde:
X

xi
n

este media aritmetic simpl; reprezint termenii individuali ai seriei (x1, x2, xn) iar suma acestora este: x1 + x2 + + xn = xi i=1 reprezint numrul de termeni pentru care se calculeaz media.

n urmtorul exemplu sunt prezentate notele obinute la teste i la interviu de ctre 5 studeni care s-au prezentat pentru promovarea unui examen: Nume studeni Student 1 Student 2 Student 3 Student 4 Student 5 Note la testul 1 10 7 7 9 10 X = 43/5 = 8,60 Note la testul 2 9 7 8 9 9 X = 42/5 = 8,40 Note la interviu 8 8 9 8 7 X = 40/5 = 8,00

n ultima linie a tabelului s-au calculat mediile aritmetice simple pentru teste i interviu. Mrimile medii ponderate se pot calcula atunci cnd fiecrei variante a unei caracteristici i se poate ataa o frecven.

148

Formula de calcul a mediei aritmetice ponderate este:

xifi
Xp = m
i=1

unde:
Xp

fi
i=1

xi fi
m

este media aritmetic ponderat; reprezint termenii variantelor (x1, x2, xn); reprezint frecvena sau ponderea fiecrei variante; reprezint numrul variantelor pentru care se calculeaz media.

Dac vom organiza datele astfel nct s evideniem frecvenele pentru notele obinute n dou variante (varianta 1 corespunztoare intervalului de note cuprinse ntre 9 i 10 i varianta 2 pentru intervalul de note cuprinse ntre 7 i 8) atunci termenii variantelor vor trebui calculai ca fiind mijlocul fiecrui interval. n acest caz vom obine urmtorul tabel: Variante 9 - 10 7-8 Media ponderat Mijlocul de interval (xi) 9,5 7,5 Frecven note test 1 (fi)1 3 2 Xp = 8,7 Frecven note test 2 (fi )2 3 2 Xp = 8,7 Frecven note interviu (fi)3 1 4 Xp = 7,9

O alt aplicaie a mediei ponderate este atunci cnd se utilizeaz ponderi (coeficieni de importan) pentru termenii individuali ai seriei sau pentru intervale. Pentru exemplificare vom presupune c se dorete ca notele obinute la proba interviu s fie ponderate astfel: Nota 10 9 8 7 6 Pondere 0,4 0,3 0,2 0,1 0

Dac se lucreaz cu ponderi subunitare, atunci ntotdeauna suma ponderilor acordate trebuie s fie 1. n cazul utilizrii valorilor procentuale, suma ponderilor va trebui s fie 100. Revenind la primul tabel, conform ponderilor dorite vom avea: Note interviu 8 8 9 8 7 Xp = 7,5 Media armonic Ponderi 0,2 0,2 0,3 0,2 0,1 -

149

Media armonic a termenilor unei serii se definete ca fiind acea valoare a crei mrime invers este media aritmetic rezultat din valorile inverse ale termenilor aceleiai serii. Dac x1, x2, xn reprezint termenii seriei, atunci valorile lor inverse vor fi: , ,, 1 1 1 . x1 x2 xn Formula de calcul a mediei armonice simple este: Xa = n n unde: 1/ x i Xa mediile este media armonic simpl ; fi: Pentru exemplul anterior armonice calculate vor i=1 xi reprezint termenii individuali ai seriei (x1, x2, xn); n reprezint care se calculeaz Nume studeni Note la numrul testul 1 de termeni Note la pentru testul 2 Note la interviu media. Student 1 10 9 8 Student 2 7 7 8 Student 3 7 8 9 Student 4 9 9 8 Student 5 10 9 7 X a X a X a = 8,38 = 8,32 = 7,95

n tabel se observ c valorile mediilor armonice calculate sunt mai mici dect cele ale mediilor aritmetice. n acest sens trebuie cunoscut faptul c, ntotdeauna dac valorile termenilor sunt pozitive atunci valorile mediilor armonice calculate vor fi mai mici dect cele ale mediilor aritmetice. Expresia mediei armonice ponderat este:
Xap

fi = m fi/xi
i=1 i=1

unde:
Xap

xi fi
m

este media armonic ponderat; reprezint termenii variantelor (x1, x2, xn); reprezint frecvena sau ponderea fiecrei variante; reprezint numrul variantelor pentru care se calculeaz media.

Media ptratic Media ptratic se obine n mod similar cu media aritmetic dar cu deosebirea c valorile termenilor seriei se ridic la ptrat, iar apoi se extrage radicalul de ordinul 2 din suma acestora raportat la numrul de termeni pentru care se calculeaz.

xi2
x12 + x22+ + xn2 =
i=1

n
Xpa

Formulele de calcul ale mediei ptratice simple ( ponderate ( Xpap ) sunt: 150

) i ale mediei ptratice

Xpa

x
i =1

2 i

Xpap

x f
2 i =1 m i

f
i =1

unde:
Xpa Xpap

xi fi
m n

este media ptratic simpl; este media ptratic ponderat; reprezint termenii seriei sau ai variantelor (x1, x2, xn); reprezint frecvenele sau ponderile variantelor; reprezint numrul variantelor pentru care se calculeaz media; reprezint numrul de termeni pentru care se calculeaz media.

Pentru exemplul prezentat mediile ptratice calculate vor fi: Nume studeni Student 1 Student 2 Student 3 Student 4 Student 5 Note la testul 1 10 7 7 9 10 Xpa = 8,70 Note la testul 2 9 7 8 9 9 Xpa = 8,43 Note la interviu 8 8 9 8 7 Xpa = 8,02

Este de reinut faptul c ntotdeauna media ptratic este mai mare dect media aritmetic, indiferent de semnul termenilor. Cu ct valorile termenilor sunt mai mari cu att ei vor influena mai mult valoarea mediei ptratice. Din acest motiv media ptratic se va folosi atunci cnd se dorete s se acorde o importan mai mare nivelurilor mai ridicate ale termenilor seriei.

Media geometric Media geometric se calculeaz ca radical de ordinul n din produsul celor n termeni ai seriei.

x1.x2.xn =

x
i= 1

Expresiile mediei geometrice simple ( Xgp ) sunt:

Xg

) i ale mediei geometrice ponderate (

151

Xg

x
i= 1

Xgp

i =1

fi

xif
i =1

unde:
Xg Xgp

xi

este media geometric simpl; este media geometric ponderat; reprezint termenii seriei sau ai variantelor (x1, x2, xn);
i

x
i= 1

este produsul termenilor seriei;

fi
m n

reprezint frecvenele sau ponderile variantelor; reprezint numrul variantelor pentru care se calculeaz media; reprezint numrul de termeni pentru care se calculeaz media.

Este evident c prin proceduri manuale calculul mediei geometrice este foarte laborios. Pentru a putea fi calculat media geometric este necesar ca toi termenii seriei s fie pozitivi i mai mari dect 0. Este de reinut faptul c ntotdeauna media geometric va fi mai mic dect media aritmetic. Relaia ntre mediile prezentate este:
Xa

<

Xg

< X <

Xpa

Valorile medii de poziie i de structur Cele mai frecvent utilizate valori medii de poziie i de structur sunt mediana, modulul, cuartilele i decilele. Mediana Mediana (Me) reprezint valoarea central a unei serii statistice care mparte termenii unei seriei n dou pri egale. Jumtatea inferioar va conine termenii ale cror valori sunt mai mici dect valoarea medianei iar jumtatea superioar va conine termenii care au o valori mai mari dect valoarea medianei. Locul medianei (LMe) ntr-o serie de n termeni este:

152

LMe =

n +1 2

Locul medianei (LMef) ntr-o serie de distribuie de frecvene n care n = fi este:

i=1

m +1 f Lmef = i =1 i 2
Intervalul median va fi considerat acela n care frecvenele cumulate depesc locul medianei n serie. Formula de calcul a medianei ntr-o serie de distribuie de frecvene este:

Me = x0 + d

Lmef

fp

fm

unde: Me este mediana; x0 este limita inferioar a intervalului median; d reprezint mrimea intervalului median; Lmef reprezint locul medianei; fm este frecvena intervalului median; fp este frecvena intervalului precedent celui median.

Pentru o bun nelegere a semnificaiei i calcului medianei vom considera urmtorul exemplu care prezint rezultatele n puncte obinute de 9 studeni la un test. Nume studeni Puncte obinute Student 1 230 Student 2 310 Student 3 250 Student 4 310 Student 5 150 Student 6 180 Student 7 80 Student 8 350 Student 9 220 Se dorete organizarea datelor ntr-un alt tabel care s evidenieze frecvenele pentru urmtoarele intervale de puncte obinute de studeni: < 100, ntre 100 i 200, ntre 200 i 300, > 300. Pentru aceasta vom realiza urmtorul tabel n care vor fi nscrise i frecvenele cumulate: Grupe de puncte obinute < 100 100 - 200 200 - 300 > 300 Total Numr de studeni (fi) 1 2 3 3 fi = 9 Frecvene cumulate 1 3 6 9

153

Locul medianei (LMef) va fi:

m +1 f Lmef = i =1 i = (9 + 1) / 2 = 5 rezult c intervalul medianei este 200 300 deoarece 2 aici frecvenele cumulate depesc locul medianei n serie. Mediana (Me) va fi cuprins ntre 200 i 300 adic: 200 < Me < 300. Deci limita inferioar a intervalului median (x 0) este 200. Mrimea intervalului median (d) este 100. Din tabel se observ c suma cumulat a frecvenelor precedente intervalului median (fp) este 3. De asemenea frecvena intervalului median (fm) este tot 3. Conform formulei de calcul a medianei avem:

Me = x0 + d

Lmef

fp

fm

5-3 = 200 + 100 3

= 266 puncte

Modulul

Modulul (Mo) reprezint valoarea termenului dintr-o serie care are frecvena maxim. Revenind la exemplul anterior n care se prezint rezultatele n puncte obinute de 9 studeni la un test observm c doi studeni (studentul 2 i studentul 4) au obinut 310 puncte. Deci frecvena maxim este 2 i ea corespunde termenului 310, ceea ce nseamn c Mo = 310 puncte. Pentru acest exemplu media aritmetic este 231,11. Dac vom sorta tabelul dup punctele obinute vom observa c mediana Me = 230: Nume studeni Student 7 Puncte obinute 80

154

Student 5 Student 6 Student 9 Student 1 Student 3 Student 2 Student 4 Student 8

150 180 220 230 250 310 310 350

Modulul poate fi calculat de asemenea i pentru o serie de intervale de distribuie de frecvene. n acest caz intervalul modal este intervalul corespondent intervalului corespondent celei mai mari frecvene. Pentru analize se va folosi media aritmetic ponderat. Deoarece ntr-o serie de distribuie de frecvene pot exista mai multe intervale corespunztoare frecvenei maxime rezult deci c pot exista mai multe module i mai multe intervale modale. n aceste cazuri seria este plurimodal. Formula de calcul a modulului ntr-o serie de intervale este: unde: Mo este modulul; x0 reprezint limita inferioar a intervalului modal; d reprezint mrimea intervalului modal; 1 = fm fm-1; 2 = fm fm+1; fm este frecvena intervalului modal; fm-1 este frecvena intervalului precedent celui modal; fm+1 este frecvena intervalului urmtor celui modal.

1 Mo = x0 + d 1 + 2

Pentru exemplificare vom considera c ntr-o companie exist urmtoarea distribuie de frecvene a veniturilor angajailor:

155

Venit ($) 0 - 500 500 - 1000 1000 - 1500 1500 - 2000 2000 - 2500 2500 - 3000 3000 - 3500

Mijlocul de interval (xi) 250 750 1250 1750 2250 2750 3250

Numr angajai (fi ) 3 5 6 4 4 2 1

Se observ c frecvena cea mai mare (fm) este 6 i corespunztor acesteia intervalul modal este cel cuprins ntre 1000$ i 1500$. Deci fm-1 = 5 iar fm+1 = 4. Limita inferioar a intervalului modal (x0) este 1000$ iar d = 1500 1000 = 500. 6-5 Mo = 1000 + 500 (6 5) + (6 4) Pentru analize se recomand i calculul mediei aritmetice ponderate: (m = numrul de intervale = 7) = 1167$

xifi
Xp = m
i=1

fi
i=1

= (250x3 + 750x5 + + 3250x1) / 2 = 36750 / 25 = 1470$

Deoarece valoarea modulului este mai mic dect valoarea mediei rezult concluzia c n exemplul prezentat frecvenele termenilor mai mici sunt mai numeroase dect frecvenele termenilor mai mari. n cazul unei distribuii perfect simetrice media, mediana i modulul au valori egale. Mediana poate fi utilizat pe scale ordinale i pe scale de interval (scale n SPSS). Modulul poate fi utilizat pentru orice tip de scal dar este singurul indicator pentru scala nominal.

Cuartile, decile, percentile

156

Pentru seriile cu asimetrie mare i care au o amplitudine mare a variaiei se calculeaz i ali indicatori de poziie cum sunt: quartilele, decilele, centilele i percentilele. Quartilele sunt acele valori ale termenilor care separ seria n patru pri egale. Deosebim astfel quartila inferioar (Q1) care delimiteaz sfertul inferior (25%) al termenilor, quartila a doua (medie) (Q2) care este egal cu mediana deoarece mparte termenii n dou pri egale (50%) i quartila superioar (Q3) care delimiteaz sfertul superior (75%). n mod similar decilele mpart seria n 10 pri egale iar centilele n 100 de pri egale. Rezult c vor exista 9 decile i 99 centile. Pentru exemplificare vom considera urmtorul tabel care prezint punctele obinute de studeni la un test, transformate n note: Nume studeni Student 1 Student 2 Student 3 Student 4 Student 5 Student 6 Student 7 Student 8 Student 9 Puncte obinute 230 310 250 310 150 180 80 350 220 Nota 8 10 9 10 7 7 6 10 8

Pe baza acestui tabel vom realiza tabelul sintetic al frecvenelor: Nota Frecvena Absolut Relativ absolut cumulat relativ cumulat (fi) (fc) (fr=fi/9) (frc) 1 1 0,11 0.11 2 3 0,22 0.33 2 5 0,22 0,55 1 6 0,11 0,66 3 9 0,34 1 9 1

6 7 8 9 10 Total

Frecvena relativ cumulat procentual (adic nmulit cu 100) se numete rang percentil. Percentilele reprezint valoarea dintr-o distribuie care corespunde unui anumit rang percentil. Quartilele sunt percentilele corespunztoare rangurilor percentile 25%, 50% i 75%. Astfel n exemplul prezentat pentru nota 8 corespunde rangul percentil 55% ceea ce nseamn c 55% dintre studeni au obinut la test o not mai mic sau egal cu 8. Putem spune i c rangului percentil 55% i corespunde percentila 8. Indicatorii variaiei i asimetriei Indicatorii simpli ai variaiei 157

Amplitudinea absolut a variaiei (R de la Range) se calculeaz ca diferen ntre nivelul maxim (xmax) i nivelul minim (xmin) al caracteristicii: R = xmax - xmin Amplitudinea relativ a variaiei (R%) se calculeaz ca raport ntre amplitudinea absolut a variaiei i nivelul mediu al variaiei: R% = 100 (R / X ) Abaterile individuale absolute (d de la deviation) se calculeaz ca diferene ntre fiecare variant nregistrat i media aritmetic a acestora. di = xi - X Este evident c ntotdeauna suma abaterilor absolute este nul: ( xi - X ) = 0. n procedurile statistice se recomand calcularea acestei sume n modul: | xi - X |.

Abaterile individuale relative (d%) se calculeaz ca raport ntre abaterile absolute la nivelul mediu al caracteristicii: di % = 100 (di / xi) Abaterea quartil (RQ) se calculeaz ca diferen ntre quartila 3 i quartila 1: RQ = Q3 Q1 Abaterea semi-interquartil are urmtoarea expresie: RSQ = (Q3 Q1) / 2

Indicatorii sintetici ai variaiei Indicatorii sintetici ai variaiei (mprtierii) sunt: abaterea medie liniar, abaterea medie ptratic, dispersia i coeficientul de variaie.

158

Abaterea medie liniar (dm) se calculeaz ca o medie aritmetic a termenilor seriei de la media lor. dm = (| xi - X |) / n Abaterea standard (s) se calculeaz ca o medie ptratic din abaterile tuturor variantelor seriei de la media lor aritmetic:

s=

( xi x ) 2
i =1

Coeficientul de variaie (cv) se calculeaz ca raport ntre abaterea medie ptratic i nivelul mediu al seriei: cv = s / X Dispersia (variana s2) se calculeaz ca o medie aritmetic a ptratelor abaterilor termenilor fa de media lor

s2 =

( xi x ) 2
i =1

S-a demonstrat c valorile pentru abaterea standard i pentru dispersie calculate dup formulele de mai sus pentru un eantion conin o imprecizie ( bias). Cu ct eantionul este mai mic cu att dispersia va fi influenat mai mult de valoarea de la numitor. Se poate introduce astfel o corecie n 1 (la numitor). Adic n ambele formule n loc de n putem avea n 1. Valoarea n 1 de la numitor este denumit numrul gradelor de libertate.

Indicatori ai formei distribuiei Forma grafic a unei distribuii normale poate avea fa de mediana (Me) o abatere de simetrie pe orizontal orientat ctre stnga (simetrie negativ) sau ctre dreapta acesteia (simetrie pozitiv). Atunci cnd pentru o distribuie Me = Mo = X spunem despre aceasta c este perfect simetric. Urmtorul grafic ilustreaz forma acestei distribuii n care: Me = Mo = X = 550 159

n funcie de distribuie pot fi obinute i altfel de grafice ale curbei, prea aplatizate sau prea nalte. Pentru a corecta aceste cazuri se utilizeaz indicele de boltire (kurtosis).

De asemenea, aa cum am specificat anterior putem ntlni dou forme de grafice cu simetrie negativ sau cu simetrie pozitiv:

160

Pentru corecta simetria negativ sau pozitiv se utilizeaz indicele de simetrie sau de oblicitate (skewness). Indicele de boltire (kurtosis) se calculeaz n mod similar cu abaterea standard dar prin ridicarea la puterea a patra. El variaz n jurul valorii 0. Indicele de boltire cu valori pozitive indic o curb nalt iar cel cu valori negative o curb aplatizat. Indicele de simetrie sau de oblicitate (skewness) se calculeaz n mod similar cu abaterea standard dar prin ridicarea la puterea a treia. Pentru valoarea 0 el indic o simetrie perfect. Valorile pozitive sau negative indic o asimetrie stnga / dreapta mai mult sau mai puin pronunat. Valorile extreme ale unei distribuii pot fi foarte bine evideniate prin intermediul unui grafic numit Box and Whisker Plot sau pe scurt Box Plot, creat de Tukey. Graficul Box Plot se prezint sub forma unui dreptunghi care are baza n dreptul quartilei 25 i latura superioar n dreptul quartilei 75. Deci nlimea acestui dreptunghi cuprinde 50% din valorile distribuiei. Mediana este reprezentat prin intermediul unei linii ce apare n interiorul dreptunghiului. Pentru exemplificare vom considera urmtoarea distribuie care conine punctele obinute la un test: 50, 60, 70, 80, 90, 100, 110, 120, 130, 140, 141, 142, 143, 144, 145 Se observ (evideniat cu caractere nclinate) aglomerarea mai multor valori n partea superioar a distribuiei (n intervalul 140 145). Iat n continuare graficul Box Plot corespunztor acestei distribuii, realizat cu SPSS:

161

Graficul Steam and Leaf Plot (tulpin i frunz) creat tot de ctre Tukey prezint de asemenea ntr-o form sugestiv explorarea unei distribuii scond n eviden frecvenele grupate. Iat n continuare graficul Steam and Leaf Plot corespunztor aceleiai distribuii i realizat cu SPSS:

Se observ c sunt evideniate toate cele 15 valori ale distribuiei dintre care 5 se afl sub 100 ele fiind 50, 60, 70, 80, 90 avnd corespondent n grafic linia a doua: (0 . 56789). De asemenea 10 valori sunt mai mari sau egale cu 100, dintre care 6 aparin domeniului 140. Aceste valori sunt evideniate n linia a treia: (1 . 0123444444).

162

 Scoruri standard, curba normal, ipoteze statistice, coeficientul de corelaie De multe ori n analiza statistic limitarea doar la valorile unei caracteristici, la indicatorii tendinei centrale sau la indicatorii variaiei nu ofer rspunsuri satisfctoare pentru cercettor. De exemplu dac vom cunoate doar nota obinut (sau numrul de puncte obinute) de un student la un test nu putem trage prea multe concluzii deoarece nu cunoatem forma distribuiei pe care se plaseaz n raport cu ceilali studeni participani la test (mai aplatizat sau nu, deplasat spre dreapta sau spre stnga), gradul de mprtiere a notelor i abaterea de la medie. De asemenea nu putem rspunde unor ntrebri (ipoteze) mai nuanate cum ar fi: exist o legtur ntre performana realizat de studenii care au urmat anterior un curs pregtitor i cei care nu au urmat un astfel de curs? A mbuntit acest curs performana studenilor? Performana realizat este dependent de vrst, sex sau categoria social creia i aparin studenii? Performana realizat de studeni la test este superioar sau nu performanei medii realizat pe parcursul mai multor ani de ctre studenii din universitate care au susinut acest test? irul acestor ntrebri ar putea continua cu aplicaii i din alte domenii de activitate: exist o legtur ntre numrul voturilor pentru un anumit candidat i vrsta votanilor? Exist o relaie ntre atitudinea angajailor dintr-o companie fa de o anumit decizie i salariile acestora? Pentru a putea da rspunsuri pertinente unor astfel de ntrebri se utilizeaz scorurile (notele) standard, ipotezele i testele statistice. Scorurile standard i curba normal Scorurile z (scoruri standardizate) se calculeaz pe baza valorilor caracteristicii, mediei i a abaterii standard: zi = (xi - X ) / s unde: zi este scorul standardizat corespunztor termenului i; xi este valoarea termenului i al seriei; este media; X s reprezint abaterea standard.

n continuare va fi prezentat un exemplu de transformare a punctelor obinute la un test, n scoruri z. Media i abaterea standard sunt 231,11 respectiv 85,94. Nume studeni Puncte obinute Scorul (nota) z Student 1 230 -0,012 Student 2 310 +0,917 Student 3 250 +0,219 Student 4 310 +0,917 Student 5 150 -0,943 Student 6 180 -0,594 Student 7 80 -1,758 Student 8 350 +1,383 Student 9 220 -0,129 Suma = 0 X =231,11; s=85,94; Convertirea valorilor unei distribuii n scoruri z nu modific forma acesteia. Suma scorurilor ntr-o distribuie z este ntotdeauna 0.

163

Scorurile t (Thrustone) se calculeaz pe baza scorurilor z dup urmtoarea relaie: ti = 50 + 10 zi SAT (Scholastic Assessement Test) se calculeaz similar tot pe baza notelor z: SATi = 500 + 100 zi Cel mai frecvent se utilizeaz scorurile z i t. Similar se calculeaz pentru eantioane scorurile z i t. n acest caz xi se nlocuiete cu media eantionului, X cu media populaiei din care s-a extras eantionul iar s cu eroarea standard a mediei de eantionare. Corespunztor scorurilor (z i t) exist testele z i t cu ajutorul crora pot fi confirmate sau infirmate ipotezele. Pentru a lucra cu aceste teste ntotdeauna trebuie s existe ipoteza cercetrii (de exemplu: parcurgerea unui curs anterior influeneaz performanele studenilor la test) i o ipotez de nul care infirm ipoteza cercetrii (de exemplu: parcurgerea unui curs anterior nu influeneaz performanele studenilor la test). Pentru fiecare scor z sau t se calculeaz o probabilitate p corespunztoare (ce poate fi gsit n tabelele z sau t). Deoarece nu exist o garanie 100% pentru acceptarea sau respingerea unei ipoteze, atunci trebuie s fie asumat un risc de eroare. Nivelul convenional minim acceptat pentru acesta este de 5%. Nivelul de risc poate fi exprimat i prin opusul lui (95% aa cum lucreaz SPSS). n acest caz 95% nu reprezint eroarea maxim acceptat ci nivelul minim de ncredere n rezultatul experimentului. O explicitare grafic a erorii maxim acceptate este:

Dac scorul eantionului se afl n zona haurat de 5% atunci ipoteza de nul se respinge i se accept ipoteza cercetrii. Cu alte cuvinte dac p < 0,05 atunci se accept ipoteza cercetrii.

Evident problema se judec similar i pentru zona de 5% din stnga graficului. Acesta este un test statistic unilateral (one tailed). Pentru a verifica ipoteza cercetrii simultan pe ambele laturi (stnga dreapta) ale distribuiei se aplic testul z sau t bilateral (two tailed):

164

Dac scorul eantionului se afl n oricare dintre zonele haurate de 5% atunci ipoteza de nul se respinge i se accept ipoteza cercetrii. Cu alte cuvinte dac p < 0,05 atunci se accept ipoteza cercetrii.

Se recomand utilizarea testului z pentru un eantion de minim 30. Atunci cnd volumul eantionului este < 30 sau chiar > 30 se poate utiliza testul t. Distribuia t mai este denumit i distribuia Student. Ea are toate caracteristicile unei distribuii normale, are aceeai form de clopot dar care de aceast dat depinde de numrul gradelor de libertate df (degrees of freedom). Cu ct df este mai mic cu att forma curbei devine mai aplatizat. Pentru un test statistic t aplicat unui sigur eantion expresia de calcul a df este: unde: df reprezint numrul gradelor de libertate; df = N 1 N este volumul eantionului. Dac testul t se aplic pentru dou eantioane primul de volum N1 iar al doilea de volum N2 atunci: df = N1 + N2 2 Pentru a putea aplica testul t trebuie ca cele dou eantioane s fie omogene. Se recomand ca volumul cele dou eantioane s fie egal (N1 = N2) iar dispersiile acestora s fie apropiate. n acest sens se poate aplica un test de omogenitate Levenes Test care verific valorile dispersiilor i calculeaz un indicator F numit raportul Fisher. Dac valorile F sunt mari atunci chiar dac probabilitatea p calculat este mai mic dect 0,05 aceasta indic faptul c dispersiile sunt heterogene. Rezult astfel c ipoteza nu poate fi acceptat. SPSS ofer i o alt posibilitate de calcul a valorilor t i pentru dispersii heterogene ( Unequal variances). Aceast alternativ asigur o acuratee mai mare a rezultatelor i ajut cercettorul s poat discerne cu siguran dac accept sau respinge o ipotez. Trebuie reinut c n toate testele statistice criteriul de baz pentru semnificaia statistic Sig. (Significance) este probabilitatea (p) calculat pentru testul bilateral ( two tailed sau 2-tailed significance). Atunci cnd se lucreaz cu mai mult de dou eantioane odat se poate utiliza testul ANOVA (ANalisys Of VAraiance).

165

 Coeficientul de corelaie Pearson Coeficientul de corelaie Pearson se va utiliza atunci cnd se dorete msurarea valorilor a dou variabile din acelai eantion pentru a se afla dac ntre acestea exist o relaie i care este intensitatea relaiei. Dac relaia exist vom deosebi dou feluri de corelaie: pozitiv i negativ. Corelaia este pozitiv atunci cnd creterea valorilor unei variabile determin creterea valorilor celeilalte variabile. Corelaia negativ apare atunci cnd creterea valorilor unei variabile determin scderea valorilor pentru a doua variabil. Felul corelaiei se exprim prin semnul coeficientului de corelaie Pearson (r) iar intensitatea legturii dintre cele dou variabile se exprim prin valoarea acestuia. Cu alte cuvinte atunci cnd avem o valoare pozitiv a lui r spunem c ntre variabile exist o corelaie pozitiv i invers. Cu ct valoarea lui r este mai mare cu att legtura dintre variabile este mai puternic. Expresia coeficientului de corelaie este: unde: N r este coeficientul de corelaie pentru variabilele x i y; z x zy r= z este scorul z al variabilei x; x i= 1 zy este scorul z al variabilei y; N N reprezint este volumul eantionului. Este de reinut faptul c valorile lui r pot varia doar n intervalul [-1, +1]. Numrul gradelor de libertate df = N 2. Atunci cnd se analizeaz corelaia se va alege i un nivel de risc acceptat (n mod convenional 5%) sau un nivel minim de ncredere (n mod convenional 95%). Valorile lui r se exprim pe o scal ordinal. Pentru a putea compara doi coeficieni de corelaie acetia se ridic la ptrat. r2 se numete coeficientul de determinare. O reprezentare grafic interesant a corelaiei poate fi obinut n SPSS prin intermediul unui grafic de tip Scatter Plot. Iat n continuare un exemplu elocvent: se dorete s se afle dac rezultatele obinute de 9 studeni la un test aplicat pe parcurs influeneaz notele lor finale la examen. Numr de puncte obinute la test (variabila x) 230,00 310,00 250,00 310,00 150,00 180,00 80,00 350,00 220,00 Nota la examen (variabila y) 8 10 9 10 7 7 6 10 8

166

Coeficientul de corelaie Pearson calculat pentru cele dou variabile este r = 0,977. Valoarea acestuia arat c ntre cele dou variabile exist o legtur puternic i o corelaie pozitiv. Graficul Scatter red foarte sugestiv aceste informaii. n concluzie, se poate afirma c studenii care au obinut un numr mare de puncte la test au obinut note mari la examenul final. Chiar dac n analiza statistic cel mai utilizat este coeficientul de corelaie Pearson totui se mai poate lucra i cu ali coeficieni de corelaie cum sunt Kendall i Spearman. Semnificaia acestora este similar cu cea a coeficientului de corelaie Pearson. Iat pentru exemplul prezentat valorile celor doi coeficieni calculai de ctre SPSS pentru 2-tailed significance: Kendall's tau_b Correlation Coefficient Sig. (2-tailed) = 0,941 Spearman's rho Correlation Coefficient Sig. (2-tailed) = 0,979 Prezentarea n detaliu a acestora nu face obiectul acestui curs. Informaii teoretice suplimentare att despre testele statistice ct i despre corelaii pot fi gsite n cursurile avansate de statistic. Mai multe informaii despre utilizarea practic a testelor statistice i a coeficientului de corelaie vor fi date n urmtorul capitol n paralel cu prezentarea programului SPSS i cu aplicaiile acestuia redate prin intermediul unor studii de caz.

167

Capitolul 4. Analize i aplicaii statistice. Programul SPSS

SPSS este n prezent unul dintre cele mai populare programe utilizate n analiza statistic. Versiunea 12 a acestui produs software ofer o puternic interfa interactiv i include foarte multe faciliti de achiziie a datelor, de procesare i analiz statistic, de prezentare a rezultatelor obinute. Dup instalarea versiunii Windows, produsul plaseaz un shortcut n desktop i creeaz un submeniu corespunztor SPSS for Windows n cadrul meniului Start al acestui sistem de operare. La lansarea n execuie (de exemplu printr-un clic dublu dat pe shortcut-ul din Desktop) SPSS va prezenta fereastra corespunztoare bazei de date i o caset de dialog prin intermediul creia vor putea fi realizate mai multe aciuni cum sunt: afiarea unui tutorial, posibilitatea de ncrcare a datelor prin tastare, ncrcarea unui set de date care exist creat anterior n urma unei interogri (query) ntr-o alt baz de date, crearea unei interogri cu ajutorul unui vrjitor (asistent software), deschiderea unui fiier (cu extensia .sav) n care au fost salvate date n format SPSS.

Dac se va selecta a doua opiune ( Type in data) i se va apsa apoi butonul Ok sau dac se va rspunde cu Cancel acestui dialog se va intra n interfaa de lucru cu baza de date (vizibil n fundal SPSS Data Editor). SPSS a fost proiectat s funcioneze ca un produs software de tip deschis care s permit cu uurin schimbul de date cu alte baze de date sau produse software. Astfel prin intermediul meniului File este posibil oricnd un import / export de date, crearea unor date noi sau salvarea datelor existente. Aceste operaiuni pot fi realizate cu ajutorul opiunilor New, Open, Open Database, Read Text Data, Save, Save As din cadrul meniului File. Schimbul de date sau obiecte (tabele, grafice etc) ntre SPSS i alte programe se poate realiza foarte elegant prin intermediul mecanismului Clipboard al sistemului de operare (Copy, Paste, Cut).

168

SPSS poate ncrca direct din hard disc date din fiiere care se afl n format text, Excel, Lotus, dBase sau se poate conecta prin ODBC la alte baze de date cum sunt: MS Access, MS SQL, Paradox, Postgres, Oracle etc pentru a ncrca date din tabelele acestora sau date rezultate n urma unor interogri.

SPSS este un instrument flexibil care permite lucrul intuitiv cu meniuri i butoane ce pot fi configurate de ctre utilizatori conform preferinelor acestora. Iat modul n care pot fi configurate barele de butoane ( Toolbars) i meniurile produsului: din opiunea Toolbars a meniului View poate fi lansat o caset de dialog care permite configurarea barelor de butoane iar prin intermediul meniului Utilities poate fi lansat editorul de meniuri:

169

4.1. ncrcarea, editarea i transformarea datelor. Componenta Data Editor n SPSS tabela bazei de date este mprit n linii i coloane. Liniile reprezint nregistrrile acesteia sau cazurile (cases) cum sunt denumite n SPSS iar coloanele (cmpurile) reprezint variabilele distribuiei. n celulele de intersecie se afl valorile corespunztoare variabilelor pentru fiecare caz (case). n continuare vom presupune c am ncrcat n Data Editor, prin tastare, urmtorul set de date care conine punctele obinute de 9 studeni n urma aplicrii unui test. Acest set de date a mai fost utilizat pentru exemplificri i n capitolul anterior. n fereastra editorului vom avea: Observm c SPSS a denumit generic prima variabil VAR00001. n subsolul acestei ferestre identificm posibilitatea de a comuta n fereastra variabilelor (Variable View).

Dup un clic n Variable View va fi afiat fereastra variabilelor. Observm c exist deja o formatare implicit pentru VAR00001. Aceasta este declarat ca fiind de tip numeric, cu o lungime de 8 caractere din care 2 zecimale ce se va afia aliniat la dreapta i care va fi msurat pe o scal de tip Scale (raport / interval).

Dup ce vom selecta variabila (VAR00001) vom putea modifica numele acesteia prin tastare. Noul nume ales va fi Puncte1. Sub SPSS fiecare variabil poate avea o etichet care se va afia n capul de tabel al datelor sau n rapoartele finale. Presupunem c am editat similar eticheta acestei variabile - Puncte obinute la testul1. n acelai mod se va crea o nou variabil Puncte2 cu eticheta Puncte obinute la testul2 i o alt variabil nominal Sex care va conine doar dou valori: 1 pentru masculin i 2 pentru feminin. Pentru a se seta aceste valori s-a dat clic pe butonul :

170

Toate aceste modificri se vor reflecta instantaneu n fereastra de date:

Este de remarcat faptul c SPSS marcheaz datele nencrcate (sau lips) cu un punct. Acestea sunt numite Missing Values. Atunci cnd proceseaz datele SPSS va exclude cazurile care au valori lips sau n funcie de model le va aproxima. Dac meniurile Edit i View ne ofer funcii comune i utile pentru copierea, mutarea, tergerea i afiarea datelor i variabilelor (Copy, Paste, Cut, Clear, Fonts, Grid Lines etc), nu acelai lucru se poate afirma despre meniul Data care merit o tratare special. Prin intermediul acestui meniu pot fi definite proprietile variabilelor i ale datelor, pot fi inserate cazuri i variabile noi, seriile de date pot fi sortate, se pot aduga date din alte fiiere externe ( Merge Files), liniile pot fi transformate n coloane i coloanele n linii ( Transpose), pot fi identificate cazurile duplicate, se poate mpri baza de date n subgrupuri (Split File), se poate lucra cu cazuri cu greuti specifice (Weight Cases) etc. Unele dintre aciunile enumerate anterior pot fi realizate att n fereastra datelor ct i n cea a variabilelor prin intermediul meniurilor contextuale sau a barei de unelte:

171

Deoarece nu ntotdeauna semnificaiile ultimelor trei opiuni din meniul Data (Split File, Select Cases i Weight Cases) sunt nelese corect de ctre utilizatorii SPSS nceptori, acestea vor fi prezentate i explicate n continuare prin intermediul unor exemple referitoare la utilizarea lor. Dac se dorete mprirea bazei de date n grupuri pentru o analiz detaliat n fereastra de raportare (afiare) a rezultatelor (Output SPSS Viewer), atunci va putea fi utilizat opiunea Split File al crui efect va fi vizibil doar n fereastra de afiare a rezultatelor (nu i n SPSS Data Editor). De exemplu dac se dorete afiarea mediei, medianei, modulului i a abaterii standard pentru punctele obinute la testul 1, fereastra Output SPSS Viewer va arta astfel:

Not Felul n care a fost obinut acest raport ( Frecuencies) va fi prezentat atunci cnd va fi descris meniul (Analyze). Pentru a mpri datele n dou grupuri conform sexului (masculin, feminin) n vederea unor analize separate vom utiliza opiunea Split File i vom specifica acest lucru n urmtorul dialog care va aprea:

172

n acest caz atunci cnd va fi afiat raportul solicitat, el va conine urmtoarele informaii:

Dac se dorete anularea efectului Split File atunci se solicit din nou aceast opiune din meniul Data i se trece variabila de grupare (Sex) napoi n subfereastra variabilelor (din partea stng), dup care se nchide dialogul:

173

Selectarea unor cazuri pentru aplicarea procedurilor de analiz separat, doar pentru acestea se poate realiza prin intermediul opiunii Select Cases din acelai meniu Data. Pentru exemplificare vom presupune c dorim s selectm pentru analize doar cazurile n care studenii au obinut la testul 1 un numr de puncte mai mare de 200 (Puncte1>200). n acest sens dup solicitarea Select Cases se va specifica n dialogul care va aprea variabila dorit (Puncte1) dup care se va nscrie condiia n urmtorul dialog If (tradus dac i disponibil dup apsarea butonului If):

n urma acestei aciuni fereastra Data Editor va prezenta cazurile neselectate marcate cu o linie diagonal n capul de linie. n acelai timp SPSS va crea o variabil nou filter_$ care va specifica pentru fiecare caz dac a fost selectat sau nu. Evident, n mod asemntor va putea fi realizat cu uurin i o alt selecie de exemplu doar pentru sexul masculin (Sex=1):

174

Opiunea Weight Cases d cazurilor o greutate diferit creat prin simularea unei replicri a acestora. De exemplu dac avem seria 1, 2, 4, 5, 6, 7, 3, 5 atunci 1 va fi considerat cu greutatea cea mai mic, el va avea o singur replicare. Pentru 2 chiar dac apare o singur dat n serie se vor crea dou replicri, a. Iat n continuare analiza de frecvene afiat n fereastra Output SPSS Viewer (stnga) atunci cnd Weight Cases nu este activat (modul normal de lucru) i n (dreapta) atunci cnd Weight Cases este activat: Atenie! Dac s-a selectat Weight Cases, efectul acestuia rmne activat permanent. n datele salvate cu Weight Cases activ se va salva automat i aceast setare. Pentru revenirea la modul de lucru normal este necesar deselecarea (prin bifarea opiunii Do not weight cases). Meniul Transform este de asemenea un meniu important al programului SPSS. Aa cum sugereaz numele, acest meniu este important pentru transformarea i crearea datelor. Astfel pot fi generate variabile derivate (cmpuri calculate), recodificate i contorizate datele, se pot genera ranguri etc. n continuare va fi prezentat lucrul cu opiunile meniului Transform fiind folosite n acest sens cteva exemple.

Vom presupune c se dorete crearea unor ranguri corespunztoare valorilor variabilei Puncte1 astfel: - pentru 0 Puncte1 100 variabila RangPuncte1 = 1 - pentru 101 Puncte1 200 variabila RangPuncte1 = 2 - pentru 201 Puncte1 300 variabila RangPuncte1 = 3 - pentru 301 Puncte1 100 variabila RangPuncte1 = 4 Pentru aceasta va trebui s alegem din meniul Transform opiunea Recode. Mai nti vom crea o variabil RangPuncte1 (prin nscrierea numelui n Output variable):

175

Dup apsarea butonului Old and New Values vom specifica n urmtorul dialog intervalele de clas pentru ranguri:

n urma acestei aciuni n fereastra Data Editor va aprea corespunztor rangurilor alese, noua variabil RangPuncte1:

O alt modalitate de a ierarhiza datele conform unor ranguri este utilizarea opiunii Rank Cases. Dup apelarea acestei opiuni va aprea un dialog prin intermediul cruia se va specifica variabila pentru care se dorete crearea rangurilor:

176

n acest exemplu s-a ales aceeai variabil (Puncte obinute la testul 1). Dup apsarea butonului OK n fereastra editorului de date va aprea o variabil nou RPuncte1. Sortnd datele dup aceast variabil vom avea:

Iat n continuare dou exemple care vor ajuta la nelegerea utilitii opiunii Compute din cadrul meniului Transform. Deoarece dorim s realizm analize care s in seama i de vrst, am inserat n baza de date o variabil nou numit DataNasterii. Dup ncrcarea datelor corespunztoare acestei coloane fereastra editorului de date conine:

Va trebui s crem i s calculm o variabil Vrsta, derivat din DataNasterii. n acest sens vom avea: Varsta = 2004 Anul_Nasterii. S-a considerat anul curent ca fiind 2004. n acest sens SPSS pune la dispoziie funcia XDATE.YEAR( DateValue) care va ntoarce anul dintr-o valoare tip dat calendaristic. De exemplu XDATE.YEAR(02.12.1981) = 1981. Deci dup selectarea opiunii Compute va aprea urmtorul dialog n care am nscris n cmpul Target Variabile numele variabilei ce va fi creat (Varsta) i apoi prin redactare i cu ajutorul generatorului de formule am compus expresia (din Numeric Expression): 2004 - XDATE.YEAR(DataNasterii).

177

n urma acestei aciuni n SPSS Data Editor a aprut ca un cmp calculat vrsta studenilor (Varsta):

Dac se dorete obinerea unei noi variabile PunctajMediu al celor dou teste care s se calculeze dup formula: PunctajMediu = (Puncte1 + Puncte2) / 2 atunci n dialogul Compute Variable va trebui s se completeze n cmpul Target Variabile numele variabilei (PunctajMediu) iar n Numeric Expression (Puncte1 + Puncte2) / 2. Dup apsarea butonului OK fereastra editorului va conine:

178

4.2. Componenta Output Viewer Meniurile Analyze i Graphs constituie partea de for a programului SPSS care ntrete convingerea unei mari pri a comunitii tiinifice, c n prezent SPSS este unul dintre cele mai performante programe ce pot fi utilizate pentru analize statistice. Opiunile acestor meniuri asigur proceduri care fac posibil procesarea datelor existente n Data Editor astfel nct s poat fi rezolvate cu uurin probleme de statistic descriptiv, de analiz dispersional, de corelaie, de validare a unor ipoteze prin intermediul testelor statistice de vizualizare i interpretare a datelor i a rezultatelor procesrilor pe baza unor reprezentri grafice sugestive. n prezentrile fcute nu se va insista pe posibilitile de personalizare i pe setrile suplimentare pe care SPSS le ofer i care presupun cunotine avansate se Statistic. Cel mai frecvent se vor accepta variantele implicite presetate de ctre SPSS. Rezultatele, situaiile finale, rapoartele oferite de opiunile celor dou meniuri vor fi afiate ntr-o fereastr special numit SPSS Output Viewer care constituie de asemenea ca i Data Editor o component important a programului. n plus Output Viewer ofer o interfa interactiv ce permite modificarea formei de afiare a rezultatelor prin alegerea celor mai potrivite tabele i grafice de raportare, a fonturilor, culorilor, tipurilor de linii, a formatului numerelor i textelor i a coninutului acestora. Astfel de exemplu, rapoartele pot fi modificate pentru a fi afiate n limba romn. De asemenea componentele (obiectele) coninute n rapoarte pot fi copiate n alte programe (de exemplu Word) prin mecanismul Clipboard al Windows-ului (Copy & Paste). Rapoartele SPSS pot fi salvate n fiiere specifice cu extensia (.spo) n acest fel fiind posibil i o utilizare ulterioar a acestora. Fereastra Output Viewer este mprit n dou seciuni:

Seciunea din stnga n care apar pe o structur tip arbore itemii de selecie formai din titlurile componentelor fiecrui raport, i seciunea din dreapta care conine titlurile, tabelele, valorile, textele ajuttoare etc ale soluiilor furnizate de SPSS i care constituie de 179

fapt situaia final de raport. Un clic ntr-un item de selecie activeaz componenta corespondent aflat n seciunea din dreapta. n imaginea anterioar este prezentat un raport rezultat al opiunii Reports - OLAP Cubes din meniul Analyze. Vom denumi aceast imagine Output3 SPSS Viewer. Datele pe baza crora s-a realizat acest raport, existente n Data Editor sunt:

Meniul Analyze ofer toate opiunile pe baza crora pot fi realizate analize statistice sub SPSS. Prima opiune este Reports. Dup un clic dat pe opiunea OLAP (Online Analytical Processing) Cubes a submeniului Reports a aprut dialogul OLAP Cubes prin intermediul cruia s-au selectat variabilele pentru care se dorete o analiz OLAP.

Apsarea butonului Statistics ofer posibilitatea alegerii indicatorilor statistici ce se dorete a fi calculai n cadrul acestei analize (OLAP Cubes Statistics):

Forma iniial furnizat de SPSS pentru acest raport n Output Viewer a fost:

180

Raportul OLAP Cubes (la fel ca i alte rapoarte) ofer posibilitatea studierii ntr-o form interactiv a indicatorilor statistici dorii. Astfel un clic dublu dat n tabelul OLAP Cubes determin un studiu n detaliu pe baza seleciilor disponibile dup vrst i sex:

De asemenea un clic dublu dat n titlul rapoartelor sau n oricare text existent ofer posibilitatea schimbrii i formatrii acestora prin intermediul unei bare de unelte (Formatting Toolbar):

facilitate foarte important pe care aceast bar o ofer este Pivot Controls (vezi butonul marcat din imaginea barei). Aceast facilitate este disponibil pentru configurarea ntr-un raport a oricrui tabel (cu una sau mai multe intrri). Rndurile ( rows) i coloanele (columns) pot fi create interactiv prin drag & drop (tragerea lor cu ajutorul mouse-ului). n exemplul urmtor s-a dorit obinerea unui raport OLAP detaliat pe sexe i pe vrste.

Prin tragerea variabilei Sex i a variabilei Varsta pe rnduri (Rows) s-a obinut tabelul prezentat n prima imagine a acestui capitol numit Output3 SPSS Viewer. O alt facilitate interesant a barei de unelte de formatare este i cea oferit pentru realizarea reprezentrii grafice a coninutului oricrui tabel dintr-un raport. Iat n continuare un grafic de tip Pie (plcint) pe vrste care a fost realizat pentru tabelul din aceeai imagine

181

Output3 SPSS Viewer. (Vezi aceast imagine i datele din Data Editor pe baza crora a fost construit raportul din imagine). 4.3. Analize i aplicaii statistice n continuare vor fi prezentate cele mai importante i frecvent utilizate opiuni ale meniului Analyze utilizndu-se exemplificri pe baza unor aplicaii practice relevante. n subcapitolul anterior n paralel cu componenta Output SPSS Viewer a fost prezentat deja prima opiune OLAP Cubes, din cadrul meniului Analyze Reports. Indicatorii descriptivi Opiunea Case Summaries a submeniului Reports ofer o imagine de ansamblu asupra valorii indicatorilor statistici descriptivi ai unor variabile ce pot fi prezentai grupai pe baza altor variabile. Pentru exemplificare s-a utilizat acelai set de date ca i pentru OLAP Cubes. Primul dialog care apare dup lansarea opiunii este Summarize Cases. Prin intermediul acestui dialog se pot selecta variabilele pentru analiz. n cazul nostru s-au ales Puncte1 i Varsta iar pentru grupare Sex. La apsarea butonului Statistics apare urmtorul dialog Summary Report: Statistics prin intermediul cruia vor fi selectai indicatorii statistici dorii:

Dup un clic dat pe butonul OK, SPSS va afia n Output SPSS Viewer urmtorul raport:

182

Meniul Descriptives Statistics ofer posibilitatea calcului i analizei indicatorilor statistici descriptivi. Pentru toate exemplificrile acestui meniu vom lua n considerare urmtorul set de date:

Prima opiune a meniului este Frequencies, singura care permite analiza de frecvene. Dialogul Frequencies ofer posibilitatea selectrii variabilei (variabilelor) pentru analiz iar dialogul Statistics prezint indicatorii statistici ce pot fi calculai pentru raport.

Butonul Charts disponibilizeaz un alt dialog prin intermediul cruia se poate specifica dac se dorete ca raportul s conin o reprezentare grafic i se poate selecta tipul de grafic dorit.

Dup apsarea butonului OK, raportul prezentat n Output SPSS Viewer va conine:

183

Opiunea Descriptives, dup selectarea variabilei pentru analiz (Puncte obinute la testul 1) i alegerea indicatorilor statistici (minim, maxim, media, abaterea standard i dispersia) va oferi urmtorul raport:

Opiunea Explore este util atunci cnd se dorete un studiu complet al indicatorilor statistici descriptivi pentru una sau mai multe variabile considerate a fi dependente (Dependent List) de una sau mai multe variabile categoriale ( Factors). Ca atare n prima caset de dialog care va aprea dup lansarea acestei opiuni se vor selecta variabilele de analizat n Dependent List iar (opional) n Factor List se vor selecta variabilele categoriale n funcie de care se dorete analiza. n acest dialog apare i un cmp Label cases by (rar utilizat) care permite etichetarea cazurilor la afiare. n exemplul care urmeaz s-a utilizat acelai set de date (folosit anterior), alegndu-se variabila Puncte1 pentru analiz i variabila Varsta ca variabil categorial:

184

Raportul corespunztor afieaz (n mod implicit) un sumar al cazurilor procesate, indicatorii statistici descriptivi i reprezentrile grafice Stem-and-Leaf Plots structurate pe vrste.

Descriptives Varsta Puncte obtinute la testul1 20,00 Mean 95% Confidence Interval for Mean Statistic 265,00 182,32 347,68 265,00 265,00 2700,000 51,962 220 310 90 90 ,000 -6,000 280,00 -101,19 661,19 . 280,00 1800,000 42,426 250 310 60 . . . 250,00 -1020,62 1520,62 . 250,00 20000,000 141,421 150 350 200 . . . 146,67 3,24 290,09 . 180,00 3333,333 57,735 80 180 100 . -1,732 . Std. Error 25,981

Lower Bound Upper Bound

21,00

5% Trimmed Mean Median Variance Std. Deviation Minimum Maximum Range Interquartile Range Skewness Kurtosis Mean 95% Confidence Lower Bound Interval for Mean Upper Bound 5% Trimmed Mean Median Variance Std. Deviation Minimum Maximum Range Interquartile Range Skewness Kurtosis Mean 95% Confidence Lower Bound Interval for Mean Upper Bound 5% Trimmed Mean Median Variance Std. Deviation Minimum Maximum Range Interquartile Range Skewness Kurtosis Mean 95% Confidence Lower Bound Interval for Mean Upper Bound 5% Trimmed Mean Median Variance Std. Deviation Minimum Maximum Range Interquartile Range Skewness Kurtosis

1,014 2,619 30,000

22,00

. . 100,000

23,00

. . 33,333

185

1,225 .

Opiunea Crosstab permite realizarea unor tabele cu dubl intrare. Caseta de dialog corespunztoare ne ofer un suport interactiv pentru selectarea variabilelor reprezentate pe rnduri (Rows), pe coloane (Columns) i a valorilor din celulele de intersecie ale acestora. n mod implicit valorile celulelor vor reprezenta numrul de cazuri (Counts) ale fiecrei intersecii. Iat n continuare raportul Crosstabulation afiat n Output SPSS Viewer:

186

Teste statistice i analiza corelaiei

n acest subcapitol vor fi prezentate aplicaii rezolvate pe baza suportului software SPSS dedicat pentru testele statistice i studiul corelaiei. n acest sens se va insista pe facilitile oferite de opiunile meniurilor Compare Means i Corelate.

Aa cum s-a artat anterior testul T este util pentru testarea diferenelor ntre valorile medii ale unei variabile care pot fi msurate ntre diferite grupuri la momente diferite de timp, sau n comparaie cu o populaie statistic ale crei valori pentru respectiva variabil sunt cunoscute. Cele mai frecvente aplicaii ale testului T sunt legate de testarea diferenei ntre grupuri dependente sau independente. Testul T pentru grupuri independente este utilizat atunci cnd aceeai variabil a fost msurat ntre dou asemenea grupuri i cercettorul vrea s tie dac diferena mediilor ntre grupuri este semnificativ statistic. Prin grupuri independente nelegem acele grupuri care conin subieci diferii.

187

Vom considera n continuare un set de date pe baza cruia dorim s verificm dac notele finale ale unui grup de 14 studeni compus din 7 biei i 7 fete difer semnificativ n funcie de sexul acestora. Setul de date este: Nota final 8 9 6 8 9 8 7 7 10 7 9 6 7 8 Sex masculin masculin masculin masculin feminin feminin feminin feminin feminin masculin feminin masculin feminin masculin Vrsta 20 20 23 20 21 21 22 23 22 23 20 22 23 22

Opiunea Means (medii) a meniului Compare Means ar trebui s fie prima consultat, deoarece ea ne poate oferi o informaie interesant relativ la notele medii ale celor dou sexe. Prin intermediul primului dialog al opiunii (Means) vom selecta variabila dependent (Nota) i variabila independent (Sex). Un clic pe butonul Options va deschide un nou dialog prin care vom putea alege indicatorii statistici ce vor fi afiai.

188

Raportul final (Report) care ne va prezenta cele dou medii 7,43 pentru biei i 8,14 pentru fete este:

Pe baza acestui raport s-ar putea trage urmtoare concluzie: notele fetelor sunt mai mari, deci notele depind de sex. Dar s nu ne grbim cu aceast afirmaie care nc nu este dect o ipotez pe care va trebui s o verificm prin intermediul unui test T pentru grupuri independente. Opiunea Independent-Samples T Test ne d aceast posibilitate. Primul dialog (Independent-Samples T Test) ne ofer suportul pentru a putea alege variabilele dorite. Am selectat ca variabil testat Nota i ca variabil de grupare Sex. Deoarece grupurile nu sunt definite (Sex (? ?)) un clic n butonul Define Groups ne va ajuta n acest sens. Pentru c variabila de grupare este Sex i pentru c atunci cnd a fost definit i s-au atribuit dou valori: 1=masculin i 2=feminin, vom specifica acest lucru n dialogul Define Groups.

Dup apsarea butonului OK va aprea urmtorul raport:

Group Statistics Sex masculin feminin N 7 7 Mean 7,43 8,14 Std. Deviation 1,134 1,215 Std. Error Mean ,429 ,459

Nota finala

189

Independent Samples Test Levene's Test for Equality of Variances t-test for Equality of Means 95% Confidence Interval of the Difference Lower Upper -2,083 -2,084 ,654 ,655

F Nota finala Equal variances assumed Equal variances not assumed ,090

Sig. ,769

t -1,137 -1,137

df 12 11,943

Sig. (2-tailed) ,278 ,278

Mean Difference -,714 -,714

Std. Error Difference ,628 ,628

Se observ n ultimul tabel testul Levene care a fost aplicat pentru verificarea omogenitii. Reamintim faptul c o valoare mic a raportului F (Ficher) i o probabilitate ( Sig.) < 0,05 confirm faptul c omogenitatea dispersiilor este asigurat. Dac omogenitatea dispersiilor nu exist, atunci citirea rezultatelor trebuie fcut pe linia a doua ( Equal variances not assumed). Observm c pentru acest test nota t calculat este t = -1,137, numrul gradelor de libertate df = N 2 = 12 i probabilitatea Sig.(2-tailed) = 0,278. Deoarece 0,278 > 0,05 atunci ipoteza cercetrii este infirmat i este acceptat ipoteza de nul: notele nu depind de sex. Opiunea One-Sample T Test se poate aplica atunci cnd se verific media unui eantion fa de media unei populaii creia aparine acel eantion. n cazul exemplului nostru vom presupune c nota medie obinut la respectiva disciplin (probabil obligatorie) de ctre toi studenii absolveni ai universitii, pe parcursul mai multor ani este cunoscut, ea fiind 7. Dorim s verificm ipoteza conform creia notele studenilor din eantion se ncadreaz n aceast tendin. n acest sens vom lansa opiunea One-Sample T Test i vom specifica nota 7 n cmpul Test Value. Raportul obinut dup apsarea butonului OK va fi:
One-Sample Test Test Value = 7 95% Confidence Interval of the Difference Lower Upper ,10 1,47

Nota finala

t 2,474

df 13

Sig. (2-tailed) ,028

Mean Difference ,786

Se observ c Sig. = 0,028 < 0,05. Rezult c ipoteza cercetrii se accept. Sub SPSS testul T poate fi aplicat i pentru grupuri dependente . Acest test necesit dou msurri ale aceleiai variabile la dou momente diferite de timp. Fiecare caz va corespunde unei singure persoane. Astfel poate fi verificat de exemplu dac absolvirea unui curs pltit de o companie pentru anumit un grup de angajai contribuie sau nu la creterea performanelor acestora. n acest sens este necesar msurarea performanelor angajailor care au urmat cursul, nainte i dup absolvire. Pe baza diferenelor care apar ntre medii se va accepta sau se va respinge ipoteza bazat pe presupunerea c respectivul curs a contribuit la creterea performanelor angajailor. Opiunea Paired-Samples T Test (testul T pentru grupuri pereche) ne ofer posibilitatea s aplicm testul T pentru dou grupuri dependente. n cazul exemplului enunat variabila msurat va fi nota care cuantific performana angajailor nainte i dup absolvirea

190

cursului. Vom defini dou variabile Nota1 i Nota2. Variabila Nota1 conine notele angajailor nainte de curs i variabila Nota2 notele angajailor dup curs. Setul de date care include cele dou note ale unui grup de 16 angajai ce au urmat cursul este:

Dup lansarea opiunii Paired-Samples T Test din cadrul meniului Compare Means, va aprea urmtorul dialog prin intermediul cruia vor fi selectate cele dou variabile supuse studiului (Nota1 i Nota2):

Raportul din Output SPSS Viewer va fi:

191

Se observ Sig.(2-tailed) = 0,044 care este < 0,05. Rezult c ipoteza cercetrii se accept. Cursul a contribuit la creterea performanelor angajailor. Analiza dispersional ANOVA (ANalisys Of VAriance) constituie un alt instrument statistic foarte flexibil cu ajutorul cruia pot fi comparate diferenele dintre mai mult de dou valori medii ale unor variabile. Exist dou modele ANOVA ce pot fi utilizate. Primul este One-Way ANOVA care este similar cu testul T cu excepia c pot fi testate simultan mai mult de dou diferene ntre medii. Al doilea model este Two-Way Factorial ANOVA i reprezint o extensie a primului model. Diferena const n posibilitatea utilizrii unei analize factoriale care poate avea mai mult dect o singur variabil de grupare. Pentru a exemplifica lucrul cu cele dou modele ANOVA vom mai aduga tabelului de date din (Data Editor) dou variabile Varsta i Sex. Setul de date va fi:

Vom presupune c cercettorul dorete s cunoasc dac vrsta angajailor influeneaz creterea performanelor realizate de ctre acetia dup absolvirea unui curs. Deci variabila dependent va fi Nota2 iar variabila factor Varsta. Din tabelul de date se observ c vrsta angajailor este cuprins ntre 20 i 23 de ani.

192

Opiunea One-Way ANOVA disponibil de sub acelai meniu Means va lansa un dialog prin intermediul cruia va fi setat semnificaia celor dou variabile:

Raportul oferit de ctre SPSS va fi:

Conform rezultatelor din raport Sig. = 0,265 > 0,05 concluzionm c se respinge ipoteza cercetrii conform creia vrsta influeneaz performanele angajailor care au absolvit cursul. Meniul General Linear Model ofer posibilitatea unor analize ANOVA (factoriale) realizate simultan pentru una sau mai multe variabile ce pot fi influenate de mai muli factori. Vor fi prezentate n acest sens opiunile Univariate i Multivariate. Mergnd pe acelai exemplu, vom presupune c cercettorul dorete o analiz complex prin care s studieze efectul separat i mpreun a doi factori - vrsta i sexul - asupra variabilei de performan Nota2. Ipoteza cercetrii este: vrsta i sexul influeneaz performanele angajailor msurate prin valorile variabilei Nota2.

193

Opiunea Univariate permite realizarea unor astfel de analize. Prin intermediul dialogului cu acelai nume se pot selecta variabilele tip factor i variabila dependent:

Rezultatele ntoarse de raport vor fi:

Rezult c ipoteza cercetrii nu poate fi acceptat nici separat pentru fiecare factor nici mpreun pentru cei doi factori (Varsta i Sex). Toate valorile Sig. (0,436, 0,409, 0,855) sunt mai mari dect 0,05. Opiunea Multivariate permite lucrul cu mai multe variabile care pot fi dependente simultan de mai muli factori. Pentru exemplificare conform setului de date utilizat n exemplele anterioare vom presupune c se dorete studiul a dou variabile dependente (Nota1 i Nota2) n funcie de doi factori (Varsta i Sex). n acest sens dialogul Multivariate va fi:

194

Raportul corespunztor va prezenta urmtoarele tabele:

Descriptive Statistics Sex Nota inainte de curs masculin Varsta 20 21 22 23 Total 20 21 22 23 Total 20 21 22 23 Total 20 21 22 23 Total 20 21 22 23 Total 20 21 22 23 Total Mean 8,5333 9,0000 7,0000 6,7500 7,7625 8,3000 8,6500 8,5000 7,1500 8,1500 8,4400 8,7667 7,7500 6,9500 7,9562 8,8667 8,4000 7,8000 7,4000 8,1750 8,7000 8,8000 8,8000 7,8500 8,5375 8,8000 8,6667 8,3000 7,6250 8,3563 Std. Deviation ,55076 . 1,41421 1,06066 1,21059 1,13137 ,49497 2,12132 ,21213 1,12504 ,69857 ,40415 1,70783 ,66583 1,14657 ,60277 . 1,41421 ,56569 ,92698 ,14142 1,13137 1,41421 1,20208 ,92727 ,44159 ,83267 1,29099 ,80984 ,91504 N 3 1 2 2 8 2 2 2 2 8 5 3 4 4 16 3 1 2 2 8 2 2 2 2 8 5 3 4 4 16

feminin

Total

Nota dupa curs

masculin

feminin

Total

Tests of Between-Subjects Effects Source Dependent Variable Corrected Model Nota inainte de curs Nota dupa curs Intercept Nota inainte de curs Nota dupa curs Sex Nota inainte de curs Nota dupa curs Varsta Nota inainte de curs Nota dupa curs Sex * Varsta Nota inainte de curs Nota dupa curs Error Nota inainte de curs Nota dupa curs Total Nota inainte de curs Nota dupa curs Corrected Total Nota inainte de curs Nota dupa curs Type III Sum of Squares 9,918a 4,768b 941,788 1024,103 ,400 ,654 7,244 3,172 2,060 ,748 9,802 7,792 1032,550 1129,790 19,719 12,559 df 7 7 1 1 1 1 3 3 3 3 8 8 16 16 15 15 Mean Square 1,417 ,681 941,788 1024,103 ,400 ,654 2,415 1,057 ,687 ,249 1,225 ,974 F 1,156 ,699 768,676 1051,486 ,327 ,671 1,971 1,086 ,560 ,256 Sig. ,417 ,675 ,000 ,000 ,583 ,436 ,197 ,409 ,656 ,855

a. R Squared = ,503 (Adjusted R Squared = ,068) b. R Squared = ,380 (Adjusted R Squared = -,163)

195

Se observ c toate valorile Sig. (att pentru Nota1 ct i pentru Nota2) sunt mai mari dect 0,05. Rezult c pentru toate cazurile ipoteza cercetrii nu va fi acceptat. Se poate concluziona: rezultatele obinute att nainte de participarea la curs ct i cele obinute dup absolvirea cursului nu cresc semnificativ nici pe seama factorului vrsta nici pe seama factorului sex nici simultan pe baza celor doi factori. Meniul Corelate ne ofer posibilitatea de a putea studia corelaia ntre dou variabile prin intermediul coeficienilor de corelaie. S-a artat ntr-un capitol anterior c atunci cnd se dorete msurarea valorilor a dou variabile din acelai eantion pentru a se afla dac ntre acestea exist o relaie i care este intensitatea relaiei se utilizeaz coeficienii de corelaie. Cel mai frecvent se utilizeaz coeficientul de corelaie Pearson. Felul corelaiei se exprim prin semnul coeficientului de corelaie (r) iar intensitatea legturii dintre cele dou variabile se exprim prin valoarea acestuia care va fi cuprins n intervalul [-1, +1]. S considerm c dorim s studiem dac ntre notele finale obinute de un grup de studeni i numrul de ore alocate sptmnal de ctre acetia pentru studiu exist o legtur (o relaie). Vom realiza un sondaj prin care le vom solicita studenilor participani s specifice aceste date. Ipoteza cercetrii este: ntre notele finale i numrul de ore alocate sptmnal studiului exist o corelaie (legtur) semnificativ. Presupunem c datele sondajului aplicat unui grup de 14 studeni i nscrise n Data Editor sunt:

Opiunea Bivariate din cadrul meniului Corelate ne ofer posibilitatea s realizm acest studiu de corelaie. Dialogul Bivariate Corelations ne ajut s selectm variabilele pentru care dorim calculul coeficienilor de corelaie i s specificm care coeficieni de corelaie dorim s fie calculai i ce test de semnificaie vom utiliza.

196

Apsarea butonului OK va determina afiarea raportului corespunztor care va conine:

Observm c ntre cele dou variabile exist o corelaie pozitiv foarte intens (r=0,910). Rezult c ipoteza cercetrii va fi acceptat.

197

4.5. Bibliografie 1. Anghelache. C. (2009). Tratat de statistic teoretic i economic . Bucureti: Editura Economic. 2. Biji, M. et.al. (2010). Statistic pentru economiti. Bucureti: Editura Economic. 3. Field, A. (2005). Discovering statistics using SPSS. Thousand Oaks. Sage Publications. 4. Jaba, E., Grama., A. (2004). Analiza statistic cu SPSS sub Windows. Iai: Editura Polirom. 5. Popa, M. (2008). Statistic pentru psihologie. Teste i aplicaii SPSS. Iai: Editura Polirom. 6. Salkind, N. (2010). Statistics for People Who (Think They) Hate Statistics 3e + SPSS 7. v 18.0. University of Kansas, Sage Publications. 8. Vasilescu, G. (2002). Analiza statistic economic i metode de evaluare a firmei . Bucureti: Editura Didactic i Pedagogic.

198