Sisteme informaţionale de management

Ștefan Ana Maria- Școala Gimnazială "Prof. Vasile Gherasim" Țibucani

Sistemul informational managerial poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor,

fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor.
Sistemele informaţionale pentru management (Management information system MIS)
au apărut la începutul anilor ‘60 în companiile americane, iar în ultimii ani, impactul noilor
tehnologii informaţionale şi curentul descentralizării şi reorganizării au determinat creşterea
cererii de informaţii furnizate de MIS şi la nivelul managerilor de mijloc menite sa contribuie la
stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei.
Sistemele informaţionale pentru management sunt ansamble de instrumente ce oferă
acces direct, on-line la informaţiile relevante, într-o interfaţă prietenoasă, într-un dialog uşor de
exploatat. Aceste informaţii oferite on-line, în timp real, au o importanţă deosebită pentru
managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizaţiei şi pentru exercitarea
unui control managerial corespunzător.
Maniera tradițională de furnizare a informațiilor de către sistemele de informare a
managerilor o constituie rapoartele periodice (de exemplu, rapoartele zilnice, săptâmanale sau
lunare de producție, de vânzări, de consumuri). Având de cele mai multe ori forma unor tabele
de date numerice, eventual insoțite de reprezentări grafice, rapoartele periodice oferă informații
cu grade de agregare diferite, în funcție de interesul potențial al utilizatorilor.
În prezent, sistemele informatice sunt utilizate la toate nivelurile ierarhice şi în toate
activităţile esenţiale ale unei organizaţii economice, dezvoltările cele mai semnificative fiind
constatate în asistarea deciziilor manageriale atât la nivel operaţional, tactic sau strategic (de
exemplu, identificarea de noi produse, clienţi sau furnizori, elaborarea şi evaluarea strategiilor
de piaţă şi campaniilor de marketing etc.).
Scopul şi rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (şi medii) acces facil şi
rapid la informaţiile despre factorii cheie, decisivi în atingerea obiectivelor generale ale
întreprinderii, în exercitarea controlului managerial eficient şi eficace.
În ceea ce priveşte rolul MIS, acesta este pus în evidenţă de funcţiile principale
îndeplinite de aceste sisteme informatice:
- funcţia de prevedere; prin deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie dată,
presupunând elaborarea de previziuni funcţionale (bilanţ previzional, buget de venituri şi
cheltuieli) şi dinamice (programe-mix) pe baza analizei şi sintezei datelor istorice ale
organizaţiei economice;
- funcţia de interpretare; datele şi informaţiile recepţionate din mediul socio-
economic real sunt interpretate în raport cu cele cunoscute din sistem, stabilindu-se astfel
starea actuală a sistemului (de exemplu, prin analize economico-financiare);
- funcţia de prelucrare - a informaţiilor prin aplicaţia şi/sau procedurile privind:
controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive şi
deductive de selecţie a unor alternative decizionale, realizarea interfeţelor dintre proceduri şi
aplicaţii;
- funcţia de diagnoză - prin reflectarea situaţiilor de funcţionare defectuoasă a unor
componente ale sistemelor;
 - funcţia de instruire - prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti prin
dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate;
- funcţia de proiectare - a unor obiective tehnice şi tehnologii;
- funcţia de control - proprie sistemului prin subsistem propriu şi monitorizare a
interfeţelor.
Condiţiile care trebuie avute de sistemul de informație al managementului sunt:
• să fie cât mai uşor de utilizat, iar timpul de răspuns să fie imediat.
• să folosească intensive afişarea în mod grafic şi să asigure accesul în timp real la
bazele de date interne şi externe;
• să ofere informaţii despre starea curentă de fapte şi tendinţele estimate pentru factorii
cheie; forma de prezentare a informaţiilor să fie conformă cu preferinţele managerului ce
utilizează sistemul.
Obiectivele MIS pot fi sistematizate după cum urmează:
• informarea managerilor cu privire la activităţile şi procesele economice din
întreprindere, precum şi la interacţiunea acesteia cu mediul extern;
accesul oportun la informaţii..Utilizând MIS, se obţine calitatea informaţiei, fără a produce
cantităţi imense de hârtie cu minimum de rapoarte tipărite, concomitent cu asigurarea unei
informări complete şi continue a conducerii de vârf.
• urmărirea performanţelor organizaţiei economice şi evidenţierea aspectelor
care ascund eventualele probleme sau situaţii de criză.
Prin folosirea sistemului infformațional de management se obţin următoarele avantaje:
• asigurarea calităţii şi oportunităţii informaţiei necesare managementului, fără a
consuma cantităţi imense de hârtie, cu minimum de rapoarte tipărite, concomitent cu
asigurarea unei informări complete şi continue a top-managementului;
• MIS sunt croite pe nevoile informaţionale ale top-managerilor;
• MIS oferă rapoarte consolidate, dar şi date privind aspecte şi probleme
concrete, detaliate;
• asigurarea instrumentelor de analiză online, inclusiv analize asupra tendinţelor
de evoluţie, rapoarte de excepţie şi de data mining;
• realizarea informării pe baza datelor interne, dar şi a datelor externe
organizaţiei economice;
• uşurinţa în exploatare (se bazează pe interfeţe grafice, exploatate cu ajutorul
mouse-ului şi a ecranului tactil);
• asistenţa de specialitate necesară este minimă;
• informaţiile sunt prezentate cu precădere în formă grafică.
Dintre dezavantajele MIS, se menţionează:
• insuficienta cunoaştere a posibilităţilor MIS de către manageri;
• necesitatea unor instruiri speciale ale personalului implicat de toate
categoriile;
• necesitatea introducerii în sistem şi exploatării unor date de calitate şi corecte;
• necesitatea corelării metodelor şi tehnicilor înglobate în procedurile de
prelucrare şi reprezentare a datelor din sistem;
• lipsa de încredere a unor manageri în MIS.
Condiţiile necesare ce trebuiesc create pentru un MIS
Componentele principale pentru un MIS, ca pentru orice sistem informaţional sunt:
echipamente, aplicaţii , telecomunicaţii, personal, date şi interfaţa. Toate acestea trebuie alese
astfel încât, să fie compatibile şi să se integreze cu situaţia din organizaţie.
Echipamentele sunt reprezentate de micro-calculatoare sau staţii de lucru legate în reţea,
minicalculatoare sau mainframe-uri. O staţie server asigură partajarea datelor între mai mulţi
utilizatori, suport de stocare a unui volum mare de date. Cea mai eficientă arhitectură este cea
care optimizează resursele hardware şi software existente şi le adaptează cerinţelor MIS; şi o
astfel de arhitectură este client/server. Aceasta utilizează produse bazate pe limbajul de
interogare SQL pentru a oferi soluţii.
Aplicaţiile sunt componentă esenţială a MIS reprezintă mijlocul de manipulare şi
integrare a datelor în sistem, în care procesorul de texte poate încorpora motoare de căutare
pentru a localiza şi extrage anumite părţi, pe baza unor cuvinte-cheie.
Programele de calcul tabelar şi instrumentele de grafică sunt medii de lucru adaptate
cerinţelor şi stilului managerilor de la vârful piramidei. Aceste programe permit analize de tipul
“ce-ar fi dacă” prin modificarea datelor, facilitatea recalculării automate a datelor, se pot
obţine rezultatele sub formă tabelară sau grafică.
Baza de modele cuprinde analize de rutină şi speciale financiare, statistice sau alte
tipuri de analize cantitative. Ele au ca scop structurarea problemei de analizat. Modelele ce
sunt incluse în MIS trebuie să răspundă caracteristicilor procesului decizional la nivel
strategic, diferit de cel corespunzător nivelurilor tactic sau operaţional.
Noile strategii de management bazate pe implementarea sistemelor informatice
pentru management au determinat transformări profunde în modul de organizare şi
funcţionare al organizaţiei economice, dintre care cele mai importante sunt:
• reducerea numărului de niveluri ierarhice ale organizaţiei, adică piramida
organizaţională a fost aplatisată, iar nivelurile de mijloc ale managementului au fost eliminate.
Deciziile corespunzătoare acestor niveluri au fost automatizate (pe baza de sisteme, reguli,
proceduri etc.), sau au fost transferate nivelului operaţional (de execuţie) sau nivelului
superior de management;
• apariţia preferinţelor pentru organizaţiile flexibile. Tehnologiile informatice şi
de comunicaţii moderne (IT&C) asigură organizaţiilor posibilitatea de restructurare şi
reorganizare la intervale scurte de timp, pentru adaptarea la schimbările mediului socio-
economic şi creşterea competitivităţii lor;
• generarea organizaţiilor virtuale şi eliminarea distanţelor dintre diferitele
verigi ale lanţurilor de management organizaţional. Globalizarea organizării şi conducerii
afacerilor a influenţat toate nivelurile de management organizaţional, cu excepţia nivelului
local care se păstrează doar pentru nivelul operaţional. Sistemele informatice pentru
management sunt conectate în reţea (WAN, Intranet, Extranet sau VPN, Internet etc.) şi
permit multor organizaţii economice foarte mari (cum sunt băncile, societăţile de asigurări,
companiile transnaţionale etc.) să-şi coordoneze la nivel global tranzacţiile, producţia şi
distribuţia bunurilor şi serviciilor, precum şi interfaţa cu partenerii de afaceri (clienţi sau
furnizori) prin folosirea organizaţiilor virtuale. Sunt din ce în ce mai dese situaţiile în care
întreaga organizaţie este gestionată cu ajutorul sistemelor informatice (calculatoare şi
comunicaţii) distribuite;
• dezvoltarea afacerilor electronice, cu precădere a comerţului electronic.
Sistemele informatice pentru management conectate în reţea asigură realizarea de tranzacţii
online (de exemplu: vânzări, achiziţii, plăţi, transferuri) folosind reţelele de calculatoare şi de
comunicaţii ca mediu de interconectare a unei companii cu clienţii, furnizorii sau distribuitorii
săi;
• reconsiderarea structurii fluxurilor de documente, în sensul transferului de pe
suportul de hârtie pe suportul electronic. Suportul electronic pentru documente asigură viteză
mare de prelucrare, transfer, regăsire automată, precum şi capacităţi de lucru colaborativ şi
integrare la costuri mici.
 O problemă deosebit de importantă este alegerea softului, respectiv a pachetului de
aplicaţii. Oferta pieţei de software dedicat MIS este destul de variată, iar alegerea pachetului
de aplicaţii specializat trebuie să se fundamenteze pe anumite criterii.
În majoritatea lucrărilor de specialitate, sistemele informatice pentru management -
MIS - sunt clasificate în trei grupe: MIS integrate, MIS în timp real, respectiv MIS distribuite.
MIS integrate asigură managerilor informaţii orientate spre decizii. Aceste informaţii
sunt selectate astfel încât să fie utile managerilor în planificarea, organizarea, coordonarea şi
controlul activităţilor majore ale organizaţiei. Un MIS integrat furnizează, de regulă,
rapoartele care asistă managementul de pe nivelurile superioare ale piramidei organizaţionale.
De asemenea, MIS integrat realizează pregătirea rapoartelor financiare periodice pentru
asistarea planificării, organizării, coordonării şi controlării organizaţiei.
Avantajele MIS-ului integrat se referă la depăşirea problemelor apărute în sistemele
informatice orientate spre controlul activităţilor şi la furnizarea feedback-ului prin formularea
rapoartelor.
Dezavantajul acestor sisteme MIS integrate se referă la faptul că datele se acumulează
într-o perioadă de timp anterioară procesării lor. Din acest motiv, aceste sisteme MIS integrate
se mai numesc şi sisteme informatice cu „viziune către trecut" (Backward-Looking Systems).
De aici se desprinde concluzia că sunt necesare şi sisteme informatice cu „viziune în prezent
si viitor (Forward-Looking Systems).
MIS distribuite prezintă drept caracteristică de bază predominanţa procesărilor
distribuite de date. Aceste procesări distribuite de date sunt necesare datorită tendinţei de
generalizare a companiilor cu distribuţie geografică, având drept consecinţă imediată
dispunerea sistemului de calcul, în mod operativ, în locul unde este necesar într-o organizaţie,
conectat în reţea, pentru procesarea eficientă şi economică a datelor. O alternativă fezabilă a
acestei metode este reprezentată de centralizarea procesării datelor pentru a reduce costurile
terminalelor programabile, microcalculatoarelor etc. În sistemele centralizate se pot produce
ştrangulări de date sau situaţii în care este necesar feedback-ul, ceea ce creează întârzieri
considerabile. Din acest motiv, se recomandă utilizarea în măsură tot mai mare a MIS
distribuite prin aplicarea următoarei reguli: calculatoare se dispun în locul unde se desfăşoară
80% din activitate şi unde rezultatele prelucrărilor sunt utilizate imediat.
MIS în timp real răspund conceptului de răspuns aproape instantaneu atunci când
acestor sisteme informatice li se solicită rezolvarea unei anumite probleme (li se adresează o
anumită întrebare sau interogare). Managerii au nevoie, de cele mai multe ori, de un sistem
informatic în timp real în care toate informaţiile sunt transmise online, adică datele sunt
transpuse direct în calculator pe măsură ce sunt recepţionate. Datele sunt procesate şi
transmise destinatarului într-un timp suficient de scurt pentru a putea schimba sau controla
întregul mediu operaţional.
Datele integrate acumulate din mai multe tranzacţii online constituie elemente ale
bazelor de date tranzacţionale (specifice nivelului de management operaţional sau de
exploatare). De exemplu, datele din baza de date Clienţi pot fi folosite în mai multe domenii
de activitate ale organizaţiei: aprovizionare, producţie, desfacere, marketing etc. MIS în timp
real satisfac nevoile managementului de jos şi de mijloc pentru planificarea, organizarea,
coordonarea şi controlul activităţilor conform unui plan prestabilit în conformitate cu
misiunea şi obiectivele organizaţiei.
Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme informatice pentru conducere executivă
sau strategică (SICE) sau (SICS), sisteme informatice de asistare a deciziilor (SIAD), sisteme
suport de decizie (SSD), sisteme informatice pentru management (SIM), etc, toate reprezintă o
categorie de sisteme informaţionale proiectate pentru sprijinirea şi îmbunătăţirea procesului
decizional, pentru realizarea unui control cât mai eficient şi cât mai bun.
 Tehnologia informaţională oferă diferite sisteme informaţionale pentru management,
pentru conducerea executivă, reţele de feedback, sisteme care în exercitarea controlului
managerial au implicaţii deosebit de importante şi de benefice.

Bibliografie
1. Jinga, I., Bazele managementului educaţional, Editura ASE, Bucureşti, 2009
2. Damidonciu, A., ş.a. - Sisteme de inteligenţă artificială, Editura Economică,
Bucureşti, 1995;
3. Turban, E., ş.a. - Information Tehnologz for Management, Wilez & Sons, 1996;
4. *** - Tribuna Economică, nr.40, Ediţia 1999. 1. Ioan I. Andone ş.a., Dezvoltarea
sistemelor inteligente în economice, Metodologie şi studii de caz, Editura Economică,
Bucureşti, 2001;
5. Tiberiu Coroescu, Sisteme informatice pentru management, Editura Lumina Lex, Bucureşti,
2002;
6. Ioan Andone, Alexandru Ţugui, Sisteme inteligente în management, contabilitate, finanţe,
bănci şi marketing, Editura Economică, Bucureşti, 1999.
7. Zaharie, D., Albescu, F., Bojan, F., Ivancenco, V., Vasilescu, C. - Sisteme informatice
pentru asistarea deciziei, Editura Dual Tech, Bucureşti, 2001
8. Somnea, D., Calciu, M. - Ghidul managerului pentru noile tehnologii informatice şi de
comunicaţie, Editura LUCMAN, Bucureşti, 2002.
9. Dănăiaţă, D., Muntean, M., Margea, C., Managementul cunoştiinţelor în societatea bazată
pe cunoaştere, Revista Informatica Economica, nr. 2 (18), /2001
10. Dănăiaţă, I., Bibu, A. Nicolae, Predişcan, M., Management. Bazele teoretice, Editura
Mirton, Timişoara, 2002
11. Dygert, C.B., Jacobs, R.A., Gerstner, L., Managementul culturii organizaţionale. Paşi
spre succes, Ed. Polirom, Iaşi, 2006.