SISTEME INFORMAŢIONALE PENTRU MANAGEMENT

ABSTRACT: Tehnologia informaţională oferă diferite sisteme

informaţionale pentru management, pentru conducerea executivă, reţele de
feedback, sisteme care în exercitarea controlului managerial au implicaţii
deosebit de importante şi de benefice.

Generalităţi
Sistemele informaţionale pentru management (Management
information system MIS) au apărut la începutul anilor ‘80 în companiile
americane, iar în ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaţionale şi
curentul descentralizării şi reorganizării au determinat creşterea cererii de
informaţii furnizate de MIS şi la nivelul managerilor de mijloc.
În prezent nu există o definiţie unanim acceptată a sistemelor
informatice pentru management (MIS), dar se poate opta spre o variantă
cum ar fi:
Sistemul informaţional pentru management (MIS) este o combinaţie de
resurse umane şi informatice care urmăresc colectarea, stocarea,
organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea şi utilizarea datelor şi
informaţiilor pe care le folosesc managerii în exercitarea funcţiilor de
conducere, în scopul realizării unui management eficient.
Sistemele informaţionale pentru management sunt ansamble de
instrumente ce oferă acces direct, on-line la informaţiile relevante, într-o
interfaţă prietenoasă, într-un dialog uşor de exploatat. Aceste informaţii
oferite on-line, în timp real, au o importanţă deosebită pentru managerii de
nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizaţiei şi pentru
exercitarea unui control mangerial corespunzător.
Relevanţa informaţiilor reuneşte o serie de caracteristici printre care:
oportunitate, corectitudine şi utilitate, iar interfaţa unui astfel de sistem
trebuie să răspundă cerinţelor unor utilizatori care au puţin timp, puţină
experienţă şi deprinderi limitate în utilizarea calculatorului.
Scopul şi rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (şi medii)
acces facil şi rapid la informaţiile despre factorii cheie, decisivi în atingerea
obiectivelor generale ale întreprinderii, în exercitarea controlului managerial
eficient şi eficace.
Condiţiile care trebuie avute de sistem sunt:
să fie cât mai uşor de utilizat, iar timpul de răspuns să fie imediat. Să
folosească intensive afişarea în mod grafic şi să asigure accesul în timp real
la bazele de date interne şi externe;
să ofere informaţii despre starea curentă de fapte şi tendinţele
estimate pentru factorii cheie; forma de prezentare a informaţiilor să fie
conformă cu preferinţele managerului ce utilizează sistemul.
Informaţiile generate de calculator nu au întotdeauna rolul principal în
atingerea necesităţilor conducerii superioare, aşa cum informaţiile cele mai
preţioase pentru conducerea la vârf sunt informaţiile externe, care permit
identificarea poziţiei întreprinderii pe piaţa globală şi analiza mediului
exterior, aşa cum reiese şi din figură. Primele MIS, caracterizate prin faptul
că erau proprietare şi foarte scumpe, au fost dezvoltate pe baza sistemelor
mainframe. Ele preluau date din sistemele informaţionale tranzacţionale, pe
care le simplificau, rezumau şi reprezentau grafic, fiind axate pe indicatori de
măsurare a performanţelor şi pe evidenţierea diferenţelor dintre buget sau
previziuni şi rezultatele efective. MIS erau dedicate directorilor: financiar, de
marketing, de vânzări, ca şi directorului general, oferind informaţii asupra
rezultatelor şi performanţelor întreprinderii,
relevante, rezumate, prezentate într-o formă plăcută, accesibilă.În ceea ce
priveşte rolul acestor sisteme putem spune că ele îndeplinesc adevărate
funcţii, fiecare având mai multe acţiuni de îndeplinit, printre care se
enumără:
- funcţia de prevedere-prin deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie
dată, presupunând elaborarea de previziuni funcţionale (bilanţ previzional,
buget de venituri şi cheltuieli) şi dinamice (programe-mix) pe baza analizei
istoricului organizaţiei;
- funcţia de interpretare - a unor informaţii primite din mediul real prin care
se stabileşte starea sistemului, realizată prin analize economico-financiare;
- funcţia de prelucrare - a informaţiilor prin aplicaţia şi-sau procedurile
privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea
procedurilor inductive şi deductive de selecţie a unor alternative decizionale,
realizarea interfeţelor dintre proceduri şi aplicaţii;
- funcţia de diagnoză - prin surprinderea situaţiilor de funcţionare
defectuoasă a unor componente ale sistemelor;
- funcţia de instruire – prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti prin
dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate;
- funcţia de proiectare –a unor obiective tehnice şi tehnologii;
- funcţia de control – proprie sistemului prin subsistem propriu şi
monitorizare a interfeţelor.

Actuala generaţie de MIS au o utilizare mult mai largă, iar aplicaţiile

depăşesc graniţele ierarhiei întreprinderii. MIS sunt instalate pe
microcalculatoare sau staţii de lucru dintr-o reţea şi reunesc informaţii
stocate pe o multitudine de platforme (mainframe,minicalculatoare sau PC-
uri). Cele mai recente sisteme exploatează avantajele arhitecturii
client/server, care asigură accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate
la nivel de întreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate
informaţiile agregate privind situaţii economice şi financiare a întreprinderii,
sub formă grafică, etc.).

Obiectivele unui MIS

informarea managerilor cu privire la activităţile şi procesele economice
din întreprindere, precum şi la interacţiunea acesteia cu mediul extern;
accesul oportun la informaţii. Multe din informaţiile furnizate de MIS
pot fi obţinute şi prin metode tradiţionale (prelucrarea manuală sau
semimanuală) care necesită eforturi mari de resurse şi timp pentru a
corespunde cerinţelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu întârziere, dar
aceste limite sunt înlăturate de MIS.
urmărirea performanţelor organizaţiei şi evidenţierea aspectelor care
ascund eventualele probleme sau situaţii de criză.
Utilizând MIS, se obţine calitatea informaţiei, fără a produce cantităţi
imense de hârtie cu minimum de rapoarte tipărite, concomitent cu
asigurarea unei informări complete şi continue a conducerii de vârf.
Datele selectate care trebuiesc incluse în MIS au la bază câteva
principii:
a) datele trebuie colectate din procesele curente ale organizaţiei ce pot fi
preluate eventual din bazele de date dezvoltate de celelalte tipuri de sisteme
informaţionale;
b) subordonarea datelor la obiectivele generale ale organizaţiei;
c) furnizarea de informaţii tuturor potenţialilor utilizatori şi simularea
acestora simultan cu modificarea cerinţelor informaţionale.

Un MIS performant permite accesul atât la datele interne, cât şi la bazele

de date externe, acest lucru fiind esenţial pentru luarea deciziilor, de
asemenea trebuie să permită aşa zisa tehnica “forajului de date”. Forajul de
date este procesul de furnizare a datelor pentru o anumită componentă pe
mai multe niveluri de detaliere pentru înţelegerea rezultatelor obţinute.

Condiţiile necesare ce trebuiesc create pentru un MIS

Componentele principale pentru un MIS, ca pentru orice sistem informaţional
sunt: echipamente, aplicaţii , telecomunicaţii, personal, date şi interfaţa.
Toate acestea trebuie alese astfel încât, să fie compatibile şi să se integreze
cu situaţia din organizaţie.
Echipamentele sunt reprezentate de microcalculatoare sau staţii de lucru
legate în reţea, minicalculatoare sau mainframe-uri. O staţie server asigură
partajarea datelor între mai mulţi utilizatori, suport de stocare a unui volum
mare de date. Cea mai eficientă arhitectură este cea care optimizează
resursele hardware şi software existente şi le adaptează cerinţelor MIS; şi o
astfel de arhitectură este client/server. Aceasta utilizează produse bazate pe
limbajul de interogare SQL pentru a oferi soluţii.
Aplicaţiile sunt componentă esenţială a MIS reprezintă mijlocul de
manipulare şi integrare a datelor în sistem, în care procesorul de texte poate
încorpora motoare de căutare pentru a localiza şi extrage anumite părţi, pe
baza unor cuvinte-cheie.
Programele de calcul tabelar şi instrumentele de grafică sunt medii de
lucru adaptate cerinţelor şi stilului managerilor de la vârful piramidei. Aceste
programe permit analize de tipul “ce-ar fi dacă” prin modificarea datelor,
facilitatea recalculării automate a datelor, se pot obţine rezultatele sub
formă tabelară sau grafică.
 Baza de modele cuprinde analize de rutină şi speciale financiare,
statistice sau alte tipuri de analize cantitative. Ele au ca scop structurarea
problemei de analizat. Modelele ce sunt incluse în MIS trebuie să răspundă
caracteristicilor procesului decizional la nivel strategic, diferit de cel
corespunzător nivelurilor tactic sau operaţional.
O problemă deosebit de importantă este alegerea softului, respectiv a
pachetului de aplicaţii. Oferta pieţei de software dedicat MIS este destul de
variată, iar alegerea pachetului de aplicaţii specializat trebuie să se
fundamenteze pe anumite criterii. Cele mai importante criterii sunt definite
în tabelul de mai jos.

Criteriu Caracteristici (aspecte) urmărite

Performanţe Tehnice
tehnica forajului de date
rapoarte excepţii
interfaţa facilă şi prietenoasă
analiza “ce-ar fi dacă ”
capacităţi de consolidare a datelor
realizarea de vederi multi-dimensionale asupra datelor
asigurarea interfeţei cu alte aplicaţii

Performanţe în dezvoltarea de aplicaţii

instrumente de dezvoltare rapidă (generatoare de ecrane şi formate de
ecran)
actualizarea facilă a aplicaţiilor
accesul şi integrarea bazelor de date raţionale
facilităţi grafice
Arhitectura
compatibilitatea cu echipamentele existente
flexibilitate
capacitatea de integrare a prelucrării analitice on-line integrarea cu
bazele de date implementat

Costuri
cu defalcare pe: echipamente, aplicaţii, instruire, consultanţă, post-
implementare

Securitate şi control
securitatea sistemului şi integritatea datelor

Alte aspecte cum ar fi telecomunicaţiile, bazele de date şi interfaţa sunt

deosebit de importante în funcţionarea eficientă a unui MIS.
Interfaţa are un rol foarte important într-un MIS, asigurând comunicarea
on-calculator şi exploatarea eficientă a sistemului. Se urmăreşte ca interfaţa
să fie adaptată stilului topmanagerului, iar pe viitor se va baza pe limbajul
natural cu următoarele caracteristici: să fie uşor de utilizat; consistenţă;
claritate; toleranţă la erori; flexibilitate.

Tipurile de interfeţe disponibile în cadrul MIS sunt prezentate în tabelul de

mai jos.

Tip Descriere
Rapoarte programate (adesea integrate în cadrul meniurilor
- sunt adecvate în prelucrarea pe loturi a datelor
- au forme predefinite
- sunt flexibile
- nu interacţionează cu utilizatorul
Interogări - sunt interactive
- au caracter ad-hoc (permit şi analiza “ce-ar fi dacă”)
Meniuri - sunt prietenoase
- urmează proceduri pas-cu-pas
- constau –de obicei-din rapoarte predefinite
Limbaj comandă - presupune cunoaşterea comenzilor, a funcţiilor şi a
formatului acestora de către utilizatori
Limbaj natural - utilizează exprimarea în limbajul cel mai familiar
utilizatorului, este cel mai convenabil pentru acesta.
Combinarea eficientă a resurselor hardware şi software necesare pentru
gestiunea datelor şi modelelor cu o interfaţă prietenoasă se bazează pe
criteriile enumerate mai sus,
pentru funcţionarea eficientă a unui MIS, ceea ce rezultă că şi controlul
managerial se va realiza în mod eficient şi performant.
Spre deosebire de sistemele informaţionale pentru conducere
tradiţionale, cele moderne se caracterizează prin următoarele:
- sunt croite pe nevoile informaţionale ale top-managerilor;
- oferă rapoarte consolidate, dar şi date privind aspecte şi probleme
concrete, detaliate;
- asigură instrumente de analiză on-line, inclusiv analize de trend, rapoarte
de excepţie şi foraj de date;
- realizează informarea pe baza datelor interne, dar şi a datelor externe
întreprinderii;
- sunt uşor de exploatat (se bazează pe interfeţe grafice, exploatate cu
ajutorul mous-ului şi a ecranului tactil);
- asistenţa de specialitate necesară este minimă;
- informaţiile sunt prezentate cu precădere în formă grafică.
Deşi prezintă şi anumite dezavantaje, eu voi evidenţia însă principalele
avantaje ale acestor sisteme informaţionale pentru management care sunt
următoarele:
- uşor de utilizat la nivelul conducerii de vârf, de altfel se pretează la toate
nivelurile de conducere;
- nu cer experienţă deosebită în utilizarea calculatorului;
- oferă informaţii rezumate şi oportune sau în timp real;
- permit o bună înţelegere a informaţiilor;
- permit o înţelegere mai clară a activităţilor şi valorificarea resurselor de
date ;
- oferă analize complexe a unor volume mari de date;
- filtrează datele, asigurând o gestionare eficientă a timpului;
- realizează analize şi interogări ad-hoc;
- oferă alternative multiple pentru o problemă decizională analizată;
- asigură un control eficient asupra derulării activităţilor, îmbunătăţesc
controlul şi comunicarea.

Concluzii
Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme informatice pentru
conducere executivă sau strategică (SICE) sau (SICS), sisteme informatice de
asistare a deciziilor (SIAD), sisteme suport de decizie (SSD), sisteme
informatice pentru management (SIM), etc, toate reprezintă o categorie de
sisteme informaţionale proiectate pentru sprijinirea şi îmbunătăţirea
procesului decizional, pentru realizarea unui control cât mai eficient şi cât
mai bun.

Bibliografie
1. Buşe, F., - Informatică managerială, Editura Călăuza, Deva, 1998
2. Damidonciu, A., ş.a. - Sisteme de inteligenţă artificială, Editura
Economică,
Bucureşti, 1995;
3. Turban, E., ş.a. - Information Tehnologz for Management, Wilez & Sons,
1996;
4. *** - Tribuna Economică, nr.40, Ediţia 1999.