Locul, rolul şi importanţa informaticii în sistemele sociale

sau tehnice
Orice sistem (social, tehnic etc.) reprezintă ansamblu de elemente interconectate
prin relaţii de natură funcţională, subordonată unui scop precis (realizarea unui obiectiv).
Părţile componente ale sistemului se pot comporta autonom între ele, dar sunt integrate într-
un ansamblu unitar prin intermediul unor fluxuri informaţionale permanente, cu dublu
sens.
Orice sistem elaborat (creat) de om are trei părţi distincte :
- procesul de bază, definit de obiectivele (scopul) propus, intrările, prelucrările şi ieşirile
sale;
- mecanismul de control care urmăreşte stabilirea erorilor (abaterilor) de la scopul
propus (funcţionarea normală);
- restricţiile care limitează intrările, ieşirile şi abaterile de la evoluţia proiectată.
Un sistem social (societate, organizaţie) sau tehnic, indiferent de natura sa, trebuie
condus.

A conduce înseamnă “a prevedea, a organiza, a comanda, a coordona, a controla”. Acestea

sunt atribuţiile (funcţiile) conducerii, definite încă de clasicii ştiinţei conducerii.

Exercitarea lor în conducerea unei organizaţii formează ciclul decizional care cuprinde:
- exprimarea detaliată a scopului (obiectivului) general şi a obiectivelor parţiale;
- fixarea cadrului tehnic, material, uman, legislativ în care să se încadreze organizaţia
sau sistemul;
- activarea şi menţinerea organizaţiei în stare de funcţionare prin comenzi (decizii) de
natură tehnică, funcţională sau administrativă;
- menţinerea pe traiectoria fixată prin compararea permanentă a parametrilor de stare cu
cei proiectaţi şi intervenţia corectivă în caz de abateri peste limite considerate admisibile.

Informatica- nou domeniu al activităţii umane

Apariţia calculatoarelor electronice performante şi interconectarea lor în reţele de
prelucrare distribuită şi teleprelucrare a datelor, a dus la apariţia informaticii ca ştiinţă
distinctă. Ea are ca obiect de studiu informaţia sub diversele ei forme, cuprinznd obţinerea
(culegerea), stocarea, prelucrarea, conservarea, protecţia, transmiterea, livrarea (distribuirea) şi
utilizarea informaţiei în scopuri socio-umane. Apariţia informaticii reprezintă al 3-lea moment
important din istoria informaţională a omenirii, după limbaj şi tipar.
Calculatorul electronic cu puterea sa de prelucrare foarte mare, a produs o revoluţie în
societatea umană, a deschis omenirii calea spre era (epoca) informaţională, în care activitatea
umană devine preponderent intelectuală, orientată spre conducere, supervizare, concepţe,
creaţie şi mai puţin spre execuţie.
Creşterea rolului informaticii în activitatea umană a dus la apariţia sistemelor
informatice ca suport şi mediu de existenţă a informaţiei.
Informatica a devenit un mediu de investgare şi de cunoaştere ştiinţifică a femomenelor şi
proceselor care se desfăşoară în toate sferele acivităţii sociale. Ca ştiinţă, informatica şi-a
dezvoltat metode proprii de cercetare şi investigare, modele matematice, un suport teoretic şi
ştiinţific. Pătrunsă în toate sferele activităţii umane, informatica s-a structurat pe domenii:

1
 - imformatica tehnico-ştiinţifică (rezolvarea calculelor, problemelor tehnico-ştiinţifice şi
inginereşti);
- informatica industrială, având ca obiect supravegherea, comanda, controlul proceselor
de producţie (procese automate, roboţi industriali);
- informatica ecomnomică de gestiune –automatizarea activităţilor desfăşurare în
societăţi comerciale, regii autonome etc;
- informatica socială;
- informatica pentru conducere- automatizarea proceselor de conducere şi asistarea
deciziilor;
- birotica- automatizarea acivităţilor de birou şi administrative.
În informatică, indiferent de tipul prezentat mai sus, se folosesc:
-sisteme de culegere primară a datelor si informaţiilor
- selectarea, concentrarea, stocarea, transmiterea datelor si informaţiilor
-sisteme de calcul electronic şi programe soft specifice necesare prelucrării automate a
datelor
- un personal specializat, capabil şi instruit .

Altfel spus, este nevoie de echipamente tehnice, produse soft şi specialişti în informatică.

Unii specialişti fac deosebirea dintre sistemul informaţional şi sistemul informatic.

Sistemul informaţional al unei organizaţii cuprinde “ansamblul datelor, informaţiilor,

fluxurilor, circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor
menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii” (Ovidiu Nicolescu, Ioan
Verboncu- Management, Ed. Economică, Bucureşti, 1996).

Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente

electronice de calcul şi comunicaţii, procese şi proceduri automate şi manuale, inclusiv
structurile organizatorice şi personalul care deservesc sistemul, destinate prelucrării automate
a datelor, în cadrul unei organizaţii sociale (economice, politice, militare etc.) şi furnizării
informaţiilor necesare bunei funcţionări a respectivei organizaţii.
Este de reţinut că un SI este:
-ansamblu de echipament, soft şi personal,
-grefat pe o organizaţie socială,
-destinat prelucrării automate a datelor pentru,
-asigurarea cu informaţii necesare şi suficiente factorilor de decizie.

După V. Stanciu – Proiectarea sistemelor informatice, Ed. Dual Tech 1998, sistemul
informaţional este interpus între subsistemul decizional şi cel operaţional al unei organizaţii
având un dublu rol. Pe de o parte asigură toate informaţiile necesare luării deciziilor la toate
nivelurile de responsabilitate, conducere şi control iar pe de altă parte asigură transportul
fluxurilor informaţionale pe căile de comunicare între celelate sisteme. Sistemul informatic este
o parte a sistemului informaţional care permite realizarea operaţiilor de culegere, transmitere,
stocare şi prelucrare a datelor şi difuzare a informaţiilor astfel obţinute utilizând mijloacele

2
tehnologiei informaţiei. Sistemul informatic are de regulă mai multe componente. Un exemplu
general de sistem informatic al unei firme se poate vedea în Fig.1

SISTEM INFORMATIC

Resurse umane
Producţie

Cercetare

Comecial

Contabil
Personal de specialitate SI
Hard Soft Colecţii (baze) Telecomu-
de date nicaţii

Fig.1 Structura unui SI

Sistemul informaţional are la bază două elemente fundamentale: datele şi

informaţiile. El reprezintă un subsistem fundamental al unei organizaţii, întreprinderi. Fără el,
nu poate funcţiona şi nu se poate dezvolta nici o organizaţie, oricât de simplă ar fi.
Informaţia este un bun, o entitate care se produce, circulă, se utilizează şi se consumă (se
perimează).
Circuitul informaţional este traseul pe care îl parcurge informaţia de la sursă la
destinaţie.
Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţie care circulă pe un traseu
informaţional (sau pe mai multe).
El poate fi intern sau extern, permanent sau ocazional, ascendent, orizontal sau descendent. Pe
fluxul ascendent circulă de regulă date şi informaţii iar pe cel descendent ordine, decizii,
comenzi.

Informaţia –resursă strategică a unei organizaţii

Informaţia face parte din resursele strategice ale unei organizaţii pentru că ea este:
-factor de producţie (alături de captal, forţa de muncă);
-suport pentru procesele de analiză- decizie- control;
-formă de reprezentare a capitalizării cunoaşterii;
-mijloc de comunicare şi integrare organizaţională.
Privită ca resursă de mare valoare, informaţia trebuie gestionată, culeasă, stocată,
prelucrată, utilizată (valorificată), transmisă, protejată. Dacă managementul este creierul unei
organizaţii, atunci informaţia este sângele ei. În esenţă, managementul este un şir de decizii
care se iau pe baza informaţiilor culese din realitatea internă şi externă a mediului condus.
Capacitatea managerială este în primul rând capacitatea de a dobândi, selecta şi folosi
informaţiile utile. Arta managerului este nu numai de a avea la îndemână o cantitate mare de
informaţii, ci în primul rând de a depista informaţia esenţială, necesară, suficientă şi oportună
actului managerial. Nivelul de performanţă al unei organizaţii economice aflată într-un mediu

3
concurenţial liber (pur) este în mare parte determinat de potenţialul informaţional şi de
comunicare.
Organizaţia – generator, purtător şi consumator de informaţie
În activitatea curentă pentru atingerea scopurilor (crearea de bunuri sau servicii în cazul
unui societăţi comerciale), organizaţia generează mereu informaţii, fie spontan, fie ca suport
(însoţitor) al activităţii. Ele formează un ansamblu, în care se pot identifica:
-informaţii despre starea organizaţiei;
-informaţii necesare diverselor nivele de decizie;
-informaţii destinate unor instituţii exterioare;
informaţii cu destnaţie publică, de natură preponderent comercială.
Informaţiile de stare provin, în principal, din studii, sinteze, analize, denumite generic
analiză economică. Ele sunt generate continuu şi au caracter cumulativ. Sunt utile analizelor
interne, informării acţionarilor, deciziilor manageriale, comunicării cu alte instituţii cu rol de
evidenţă şi urmărire. În acest scop se folosesc indicatori cum ar fi: indicatori ai potenţialului
tehnic şi economic, indicatori ai potenţialului financiar, indicatori ai utilizării (eficienţei)
capitalului etc. Informaţiile de stare se modifică esenţial prin: modificare acţionariatului,
modificarea structurii activelor, absorbţii, fuziuni, asocieri, dezvoltări, lichidări, privatizări etc.
Toate aceste operaţii juridice şi patrimoniale care apar în viaţa unei organizaţii economice,
reprezintă un prilej (dorit sau nu) de comunicare a informaţiilor despre organizaţie, adică este
vorba despre o exteriorizare a informaţiilor.
Un alt prilej când se produc informaţii globale despre o organizaţie (intreprindere) o
reprezintă evaluările făcute cu diferite prilejuri. Evaluarea vizează stabilirea valorii unei
organizaţii, afaceri, întreprinderi la un moment dat, mărimea avuţiei reale, capacitatea de
produce profit. Scopul evaluării poate fi de natură administrativă, economică, patrimonială etc.
Beneficiarul evaluării poate fi proprietarul întreprinderii, afacerii sau evaluarea se poate face la
cererea (în folosul) unor instituţii financiar-bancare etc.
Auditul reprezintă o evaluare profesională, verificarea efectuată de experţi, în
vederea exprimării unei opinii responsabile şi independente, raportată la un anumit standard de
calitate.
Organizaţia- consumator de informaţie
În structura intrărilor unei organizaţii, alături de celelalte elemente, informaţia are un rol
tot mai important. Lumea înconjurătoare, tot mai dinamică şi mai diversă, produce o presiune
informaţională puternică, care tulbură echilibrul intern al societăţii. Sistemul informaţional-
decizional resimte puternic această presiune şi nu o poate ignora fără consecinţe dramatice.
Sistemul informaţional trebuie să fie capabil să culeagă, prelucreze şi utilizeze optim afluxul de
informaţii. Managementul organizaţiei trebuie să fie în permanentă stare de “veghe
informaţională”, gata să recepţoneze orice informaţie relevantă. Ea poate fi privită pe mai multe
nivele. Un prim nivel este informaţia internă, pe care societatea o produce obligatoriu şi curent:
nivelul producţiei, calitatea, preţul de producţie, consumul specifc de materii prime,
productivitatea muncii, starea mijloacelor de producţie, stocurile de materii prime etc. Aceste
informaţii trebuie permanent cunoscute, examinate, centralizate, pregătite pentru a fi utilizate în
luarea deciziilor. Un alt nivel este informaţia externă care specifică mediul în care se mişcă
societatea. Calitatea acestei informaţii este foarte importantă, mai ales că ea este foarte diversă,
largă, uneori difuză şi vagă, deşi poate influenţa decisiv soarta organizaţiei. De exemplu,
apariţia unui nou produs concurent pe piaţă. Înainte de apariţie se ştie foarte puţin sau de loc

4
despre el, dar intrarea pe piaţă poate fi catastrofală pentru firma proprie. Informaţia externă
poate fi împărţită în câmpuri informaţionale:
- câmpuri îndepărtate sau apropite;
- câmpuri generale sau specializate;
- câmpuri cu impact semnificativ şi constant sau nesemnificativ;
- câmpuri active în timp real sau în perspectivă;
- câmpuri cu valoare operaţională sau cu valoare culturală.
Exemplu de câmp îndepărtat. Criza financiară din anul 1998 din Asia de S-E (Japonia, Coreea,
Indochina) a influenţat foarte puţin agenţii economici din Romania. În schimb, o secetă
prelungită în Romania are influenţă majoră asupra tuturor agenţilor economici din agricultură,
din industria şi comerţul legate de agricultură.

Structura informaţiei
Informaţia poate fi privită sub două aspecte:
a) în sens extins, când orice informaţie generată intern sau extern ar putea prezenta un
potenţial interes;
b) în sens restrâns, când o anumită informaţie este culeasă, selectată după anumite
criterii şi are o destinaţie precisă.
Clasificare informaţiilor economice se poate face după mai multe criterii:
- după modul de exprimare: scrisă, orală, audio-vizuală;
- după gradul de prelucrare: primară (de bază), intermediară, finală;
- după direcţia vehiculării: ascendentă, descendentă, orizontală;
- după modul de organizare a înregistrării şi prelucrării: tehnico-oprativă, de evidenţă
contabilă, statistică;
- după provenienţă: exogenă, endogenă;
- după destinaţie: internă, externă;
- după natura procerelor reflectate: producţie, cercetare-dezvoltare, financiar-
contabilă, comercială, de personal;
- după frecvenţa producerii: ritmică, ocazională.
Funcţii (ipostaze) ale informaţiei:
- factor de producţie (inovare, capitalizare a experienţei, informaţie tehnologică);
- suport al proceselor de analiză-decizie-control;
- resursă intangibilă a firmei. Este un activ al firmei cu utilitate specifică, implicând
procese de organizare, utilizare, procesare, costuri;
- formă de reprezentare şi capitalizare a cunoaşterii;
- mediu de comunicare şi integrare organizaţională.

Ţintele (destinatarii) informaţiei

1) Informaţia managerială pentru susţinerea deciziilor. Comportamentul managerial este
esenţial pentru performanţele organizaţiei. Activitatea managerială şi mai ales performanţa
managerială se bazează pe:
-pregătirea, experienţa şi deprinderile managerului;
-capacitatea de analiză, previziune, anticipare;
-cantitatea şi calitatea informaţiei disponibile la momentul oportun.

5
Informaţia managerială reprezintă ansamblul informaţiilor necesare luării deciziilor (executării
actului managerial) pentru realizarea obiectivelor organizaţiei. Ea se constituie într-un sistem
informaţional-managerial, format din totalitatea informaţiilor, fluxurilor, procedeelor de
prelucrare şi de tratare a lor, puse la dispoziţia managerului unic sau colectiv. Cea mai mare
parte a informaţiilor din orice sistem au o finalitate decizională, iar actele manageriale sunt
rezultatul conlucrării a doi factori: managerul şi informaţia.
2) Informaţia pentru proprietari Informaţia este necesară şi pentru proprietari, mai ales când
apar conflicte manager-proprietar. Proprietarii aşteaptă de la manageri rezultate pozitive
(eficienţă, profit, creştere de capital etc.). Proprietarul ia decizii majore (strategice) privind
viitorul organizaţiei: investiţii, restructurare, reorientarea activităţii. Pentru aceasta, el are
nevoie de informaţii strategice, sintetice, interne şi externe firmei. Managerul ia, de regulă,
deciziile curente şi are nevoie de alt tip de informaţii.
3) Informaţii pentru reorganizare, restructurare, modernizare apar ca ţintă distinctă în economia
de tranziţie, când se reorganizează firma sau se schimbă proprietarul. Aceste informaţii trebuie
să ofere toate aspectele relevante din punct de vedere al nevoii de schimbare sau al ofertei de
privatizare: active, capacitatea de a produce profit, piaţa de aprovizionare-desfacere, calitaea
personalului.

Potenţialul de comunicare al organizaţiei

Informaţia presupune mişcare, are valoare numai dacă ajunge la destinatar, la cel care
o caută, are nevoie de ea şi o valorifică. Dacă nu se mişcă, ea moare, nu are valoare. Vectorul
de mişcare al informaţiei este comunicarea.
Rolul comunicării creşte în economia de piaţă, când există o mare cantitate de informaţie, dar şi
o mare cerere de informaţie. Se poate vorbi de o piaţă a comunicării cu ofertă de informaţie şi
cu cerere de informaţie. Un bun manager trebuie să înţeleagă şi să folosească cât mai bine
mecanismele care generează mişcarea informaţiei pe piaţa comunicării.
Funcţiile comunicării:
-informativă, să asigure circulaţia optimă a tuturor informaţiilor necesare organizaţiei;
-de integrare, eforturile în planul comunicării vor ţinti integrarea, sentimentul de
apartenenţă la organizaţie;
-de schimbare, o schimbare dorită de manager are succes numai dacă este susţiută de o
campanie ce comunicare perseverentă, explicativă şi convingătoare;
-de imagine, imaginea de firmă , de produs are valoare şi importanţă numai dacă prin
comunicare ajunge la destinatar.
Prin urmare, trebuie realizată o strategie a comunicării, care trebuie să cuprindă următoarele
laturi:
-evaluarea gradului de interes pe care îl reprezintă organizaţia (prin produse,
performanţe);
-comunicare trebuie să aibă rol de informare, nu de persuasiune;
-politica de comunicare trebuie pregătită printr-o cercetare a mesajelor care
urmează a fi lansate;
-imaginea pozitivă a firmei se formează şi se consolidează prin difuzare în interiorul
publicului ţintă;
-comunicarea eficientă presupune coerenţă în timp şi spaţiu de adresare.

Managementul organizaţiei şi sistemul informaţional

6
 Orice organizaţie socială (firmă, bancă, instituţie de învăţământ sau cerectare etc.)
conţine 5 elemente principale interdependente:
- structura organizatorică;
- managementul şi procesele referitoare la obiectul de activitate (afaceri, producţie ,
învăţământ etc):
- tehnologia informaţiei;
- strategia organizaţiei;
- angajaţii şi cultura organizaţiei.
Managementul organizaţiei se execută pe mai multe paliere: operaţional, tactic şi
strategic. Abordarea sistemică a organizaţiei ia în considerare trei subsisteme intercondiţionate:
subsistemul decizional, subsistemul informaţional şi subsistemul operaţional.
La nivelul operaţional în cadru căruia se desfăşoară procesele de bază ale organizaţiei
are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise pe fluxul ascendent subsistemului
informaţional în vederea prelucrării pentru obţinerea de informaţii sub formă adecvată şi/sau
stocării. Informaţiile reprezintă materia primă a subsistemului decizional. Nivelul
managementului strategic şi tactic se caracterizează prin solicitarea de informaţii:
- Sintetizate, globale, interne şi externe organizaţiei;
- Ad-hoc, neanticipate, determinate de un anumit context în care managerul trebuie
să-şi fundamenteze decizia;
- previzionale care să permită anticipare evoluţiei sau comportării organizaţiei într-
un orizont de timp dorit.

Decizii
Caracteristicile informaţiei
Informaţii neprogramată
Nestructurate sintetizată
Manag.
strategic aleatoare în timp
pe orizont larg
Semistructu-
Manag. tactic internă şi externă
rate

Structu- programată
Manag. operaţional
rate detaliată
frecvenţă mare
punctuală
internă

Fig. Informaţia şi nivelele de management

Sisteme informatice de gestiune

Deoarece scopul principal al SI este de a sprijini gestionarea diferitelor laturi şi aspecte
ale activităţii umane, ele se mai numesc şi sisteme informatice de gestiune. Ele implică 4
elemente interdependente: domeniile de gestiune, datele, modelele şi regulile de gestiune.
Domeniile de gestiune corespund fiecăreia dintre activităţile omogene desfăşurate în
cadrul organizaţiei. În cazul unei firme, organizaţii economice etc, acestea pot fi: producţie,
personal, financiar-contabil, comercial şi de cercetare-dezvoltare. În interiorul fiecărui domeniu
SI pot fi ierarhizate pe nivele:
- Tranzacţional în cadruol cărora se desfăşoară operaţii elementare;

7
 - Operaţional în care se desfăşoară operaţii curente şi se iau decuzii curente, de rutină;
- Tactic care vizează activităţi de control şi decizii pe termen scurt;
- Strategic vizând controlul şi conducere pe termen lung.
Modelele de gestiune reprezintă procedurile concepute, implementate şi aplicate proprii unui
domeniu. De exemplu modele de gestiune financiar-contabilă, moduri de organizare ţi
tehnologii specifice producţiei, gestiunea resurselor umane.
Regulile de gestiune stabilesc modul de prelucrare a datelor, analiza rezultatelor şi consecinţele
lor. De exemplu amaliza stocului de materii prime necesare producţiei şi compararea cu
normativele de stocare poate avea drept consecunţă lansarea unei cereri de aprovizionare.
Arhitectura unui SI reprezintă soluţia generică cu privire la modul de prelucrare a
datelor şi de integrare a prelucrărilor. Ea trebuie să reflecte viziunea strategică managerială
asupra modului în care lucrează organizaţia. O arhitectură de SI trebuie să conţină răspunsuri la
următoarele întrebări:
-care sunt componentele SI?
Cum sunt interconectate componentele SI şi cum circulă datel?
Ce date se culeg?
Cum şi unde se prelucrează datele şi unde se stochează?
Cum şi unde se controlează şi se verifică datele?

SISTEM INFORMATIC

SUBSISTEM 1 SUBSISTEM 2 SUBSISTEM n

Aplicaţie 1 Aplicaţie n ……. Aplicaţie 1 Aplicaţie n

Procedură 1 Procedură n

Fig. Arhitectura unui sistem informatic