Distribuirea informatiei

Distribuirea informatiei este procesul care asigura ca anumiti stakeholderi primesc

informatiile potrivite, cand si cum au nevoie de ele. Esential este sa se implementeze planul de
management al comunicarii., care detaliaza cum informatia este creata si cum trebuie distribuita
si, deasemenea, cum este arhivata informatia.
Elementele care servesc ca inputuri pentru distribuirea informatiilor sunt:
- Rezultatele muncii, bune sau rele, pentru ca arata progresul(sau lipsa progresului),
problemle de calitate si alte informatii relevante
- Planul de management al comunicarii, care serveste ca un ghid pentru problemele de
comuncare din cadrul organizatiei unde se deruleaza priectul
- Planul proiectului, care are informatii complexe, cerinte sau conditii ce sunt integrate
in comunicari
Examinarea abilitatilor de comunicare. Desi pare relativ simplu sa trimiti si sa primesti
informatii, totusi, de ce apar atat de multe probleme in cadrul proiectului din neintelegeri, erori
si esuari de comunicare. Exista cateva modele de comunicare, insa toate, indiferent de
tehnologia implicata, au un Emitator un Mesaj si un Receptor.. In functie de modelul de
comunicare, exista si alte cateva elemente in plus, ca de exemplu: Codificatorul, Mediul,
Decodorul, Zgomotul, Feedbackul.
Crearea comunicatiilor de succes.
Cel mai folosit tip de comunicare este comunicarea verbala, caz in care, jumatate din
comunicare este ascultata, ceea ce implica faptul ca trebuie o confirmare daca receptorul intelege
mesajul trimis si aceasta se va vedea la receptor in limbajul corpului acestuia, in fedback, sau in
confirmarea verbala a mesajului trimis. Exista cinci termeni folositi pentru a descrie procesul
comunicarii:
- Paralingual inaltimea, tonul, inflexiunea vocii Emitatorului influenteaza mesajul
trimis

- Feedbackul Emitatorul confirma ca Receptorul intelege mesajul intrebandu-l direct

pentru un raspuns, punandu-i intrebari pentru clarificare, sau alte confirmari legate de mesajul
trimis
- Ascultarea activa Receptorul confirma ca mesajul a fost receptionat prin feedback,
intrebari, solicitari pentru claritate, si alte semne de confirmare a mesajului primit
- Ascultarea efectiva Receptorul este implicat in experienta ascultarii acordand atentie
unor elemente venite de la Emitator pe care confirma ca le vizualizeaza, caracteristicilor
paralinguale si prin punerea unor intrebari relevante
- Non- verbal Aproximativ 55% din comunicare este non-verbala. Expresia
faciala,gesturile mainilor si limbajul corpului au contributie la mesaj.
Statistic, s-a stabilit ca intr-un mesaj oral cuvintele conteaza numai 7% din mesaj,
tonalitatea conteaza pentru 38%, iar diferenta de 55% din mesaj este reprezentata de limbajul
corpului.
Mediul poate influenta comunicarea mesajului, in sensul ca ajuta la transmiterea lui sau la
ascunderea lui, sau a semnificatiei lui. De aceea trebuie multa atentie la partile sensibile, mai
putin vizibile, ale diferitelor comunicari non-directe(e-mail, rapoarte, memos, scrisori).
Crearea sistemelor de accesare a informatiilor este necesara pentru a permite o accesare
rapida si clara la informatiile proiectului. Acestea pot fi sub forma unui manual, a unei baze de
date avansate de stocare a informatiilor, sau a unui soft robust de managementul proiectului.
Oricare ar fi abordarea, informatia trebuie sa fie accesibila, organizata si in siguranta. In aceste
sisteme se vor regasi toate informatiile necesare (specificatii, desene, sabloane, planuri s.a ),
fiind usor de navigat si de actualizat pentru ca noile informatii sa devina disponibile.
Crearea lectiilor invatate aau rolul de a imbunatati viitorele proiecte prin impartasirea a
ceea ce s-a invatat in timpul actualului proiect. O astfel de sesiune are loc cu managerul de
proiect, membrii echipei de proiect si principalii stakeholderi, pentru a identifica lectiile pe
care ei le-au invatat in cursul proceselor tehnice, manageriale si de proiect. Lectiile invatate pot
fi evidentiate si pe parcursul derularii proiectului, nu numai in faza de incheiere si pot fi folosite
chiar pentru proiectul curent sau ca un bun exercitiu de team-building, aceasta insemnand a
evidentia ceea ce merge si ceea ce nu merge in cadrul proiectului.

Distribuirea informatiilor in cadrul proiectului se poate realiza prin mai multe metode,
avand in vedere nevoile proiectului si tehnologiile disponibile: Intalniri, Copierea documentatiei,
Baze de date, Faxuri, E-maail, Convorbiri telefonice, Videoconferinte, Web-site-ul proiectului.
Rezultatele distributiei informatiei se regasesc in : Lectii invatate, Inregistrari ale
proiectului, Rapoarte ale proiectului, Prezentari ale proiectului, Feedback de la Stakeholderi,
Notificari ale stakeholderilor

Raportarea performantelor
Raportarea performantei proiectului apare ca o necesitate pe toata durata proiectului,
avand in vedere ca atat clientul , cat si alti stakeholderi doresc sa cunoasca date actualizate
despre proiect privind performanta muncii, stadiul de realizare a proiectului si ce a mai ramas de
realizat.
Raportarea performantei este procesul in care se colecteaza datele, se organizeaza si se
disemineaza informatia privind modul in care s-au utilizat resursele proiectului pentru realizarea
obiectivelor din proiect. Cei care trebuie sa plateasca, in special, vor sa stie daca lucrurile merg
pe drumul promis de managerul de proiect.. Aceasta raportare acopera mai mult decat aspecte
legate de timp si cost, desi acestea sunt cele mai obisnuite preocupari in ceea ce priveste
raportarea. O alta tema importanta este aceea a influentei riscurilor asupra succesului
proiectului., Managerul de proiect si echipa sa trebuie sa monitorizeze continuu si sa evalueze
riscurile, inclusiv pe cele iminente,precum si impactul lor asupra succesului proiectului.Un alt
aspect major il reprezinta nivelul calitatii.
Daca calitatea este slaba si inacceptabila, atunci proiectul este un esec si fie este anulat,
fie munca este refacuta, insa aceasta poate afecta afacerea(care poate fi pierduta) sau persoanele
implicate.
Intrari
1. Planul proiectului. Include o serie de elemente de referinta (baseline-uri), utilizate la
evaluarea performantelor proiectului.
2.

Rezultatele activitatilor din proiect (ce rezultate livrabile au fost obtinute - complet sau

partial, ce costuri au fost inregistrate). Rezultatele activitatilor sunt raportate in contextul oferit
de planul de management al comunicarii.

3.

Alte date despre proiect. Impreuna cu planul proiectului si cu documentele prin care

sunt consemnate rezultatele obtinute in proiect, aceste date permit evaluarea performantelor
proiectului.
Instrumente si tehnici utilizate
Managerul de proiect initiaza intalniri de revizuire a performantei pentru a vedea cum se
incadreaza munca echipei in munca proiectului si cum evolueaza proiectul, cum se incadreaza in
restrictiile de cost si timp estimate. Se analizeaza si scopul proiectului pentru a fi protejat de
schimbari, precum si calitatea si efectele ei asupra intregului proiect. Anterior analizei
performantei proiectului se analizeaza si variatiile care au loc in cadrul proiectului, in ceea ce
priveste timpul, costul, scopul, calitatea si resursele. Calitatea variatiilor poate rezulta in reluarea
muncii, in pierderi de timp si bani si poate duce chiar la respingerea produsului proiectului.
1.

Revederea performantelor, in cadrul unor intalniri organizate pentru evaluarea

stadiului sau evolutiei proiectului.

2.

Analiza variatiei rezultatelor, prin compararea rezultatelor efective cu cele planificate

sau asteptate in proiect. Cel mai adesea sunt analizate variatiile costurilor si ale planurilor
calendaristice, dar sunt si proiecte in care se acorda o atentie deosebita variatiilor in domeniul
calitatii, riscului, sferei de cuprindere.
3.

Analiza de trend. Presupune examinarea in timp a rezultatelor proiectului, pentru a se

determina daca performantele se amelioreaza sau se deterioreaza.

4.

Analiza earned value. Se bazeaza pe calcularea a trei indicatori de baza, respectiv:

costul

bugetat

(normat,

planificat)

al

activitatilor

planificate (BCWS). Reprezinta partea de cost aprobata a se cheltui pentru

realizarea unei activitati pe o perioada de timp data.
costul efectiv (actual) al activitatilor executate (ACWP). Reprezinta costul total
(cheltuieli directe si indirecte) pentru realizarea unei activitati pe o perioada data.
costul

bugetat

al

activitatilor

executate (BCWP), denumita

si earned

value. Reprezinta numai un procent din bugetul total, egal cu procentul

activitatilor efectiv realizate. De regula, implementarile acestei metode utilizeaza

numai cateva procente (de exemplu, 30%, 70%, 90%, 100%) sau chiar numai
doua procente si anume 0% si 100%.
Aceste masuri sunt utilizate in combinatie, pentru a se stabili daca activitatile planificate
sunt realizate sau nu conform planificarii. Cele mai utilizate masuri sunt:
variatia costului, CV: CV=BCWP-ACWP
variatia planificarii calendaristice, SV: SV=BCWP-BCS
indicele de performanta al costurilor, CPI: CPI=BCWP/ACWP
Indicele CPI cumulat (suma tuturor BCWP raportata la suma tuturor ACWP) este utilizat
pentru estimarea costului proiectului la terminarea sa. In unele proiecte indicele de performanta
al planului calendaristic, SPI SPI=BCWP/ACWP este utiliza pentru estimarea datei de terminare
a proiectului.
5. Instrumente si tehnici de distribuire a informatiilor.
Rezultate
1. Examinarea rezultatelor raportarii performantei se va include in : Rapoarte de
performanta,Previziuni, Cereri de schimbare, Actiuni corective recomnadate.
2. Rapoartele de performanta. Permit organizarea si centralizarea informatiilor colectate,
redand rezultatele oricarei analize. Rapoartele trebuie sa ofere acele categorii de
informatii necesare partilor implicate, la nivelul de detaliere reclamat. Cele mai utilizate
tipuri de rapoarte sunt:

diagramele cu bare, denumite si bar chart-uri sau diagrame

Gantt;

curbele S;

histogramele;

tabelele de date.

3. Solicitarile de schimbare.

Incheierea administrativa a proiectului

Orice proiect sau faza dintr-un proiect trebuie sa se incheie la un moment dat.
Incheierea administrativa a proiectului/fazei consta in verificarea si documentarea
rezultatelor proiectului in vederea formalizarii procesului de acceptare a produsului proiectului
de catre sponsor sau de catre client.
Activitatile de incheiere administrativa nu trebuie amanate pana la terminarea proiectului,
pentru a nu risca pierderea unor informatii utile si importante.
Intrari
1. Documentele de masurare a performantei;
2.

Documentatia produsului realizat prin proiect (planuri, specificatii, documentatia

tehnica, schite, fisiere etc.);

3.

Alte date despre proiect.

Instrumente si tehnici utilizate

1. Instrumente si tehnici de raportare a performantelor.
2. Arhive ale proiectului. Pentru partile implicate in proiect se pregatesc seturi
distincte de inregistrari cu date despre proiect.
3. Acceptarea formala a produsului obtinut prin proiect.
4. Experienta acumulata in proiect.