Cotun Ana Maria

AMA AN I , ID

Procesul de comunicare in administratia publica

Procesul de comunicare este intrinsec necesar activitatii de administratie  publica,in sensul ca

aceasta nu-si poate desfasura activitatea fara comunicare.Vom analiza cei doi termeni la care ne
referim,respectiv comunicarea si administratia publica.

            Consideram ca in administratia publica procesul de comunicare se poate clasifica in

sase tipuri de comunicare respectiv:

 comunicare in interiorul sistemului;

 comunicare in exteriorul sistemului;
 comunicare individuala;
 comunicare colectiva (de grup);
 scrisa si verbala.

            Comunicarea in interiorul sistemului este o forma de comunicare scrisa, obligatorie, ce

trebuie facuta intr-un anumit termen. De exemplu, hotararile Consiliului local se comunica
prefectului,care le poate ataca in Contenciosul administrative daca le considera nelegale.
(art.1,alin(6) din legea nr. 554/2004 spune ca “Autoritatea publica emitenta a unui act
administrative nelegal poate sa solicite instantei constatarea nulitatii acestuia, in situatia in care
actul nu mai poate fi revocat, intrucat a intrat in circuitul civil si a produs efecte juridice. In cazul
admiterii actiunii, instanta se va pronunta, la cerere, si asupra legalitatii actelor civile incheiate in
baza actului administrativ nelegal, precum si asupra efectelor civile produse.”)

            Comunicarea in afara sistemului este comunicarea cu cetatenii care fac cereri

individuale. Este o comunicare generala.
In principiu, comunicare individuala se face unei personae cunoscute (persoana fizica sau
persoana juridica).

In ceea ce priveste comunicarea de grup, comunicare este facuta publica prin presa sau prin
mijloace electronice.

            Comunicarile scrise individuale pot naste, modifica sau sterge raporturi juridice.
Comunicare scrisa,materializata sub forma de inscrisuri oficiale angajeaza raspunderea juridica a
semnatarilor comunicarii si in acest cazul comunicarii in interiorul sistem cetateanul caruia i-au
fost lezate drepturile sau interesele legitime se poate adresa Instantei de Contencios
Administrativ.

            COMUNICAREA VERBALĂ

            Situaţia „vorbirii”, a trecerii limbii în act presupune o serie de abilităţi necesare

interlocutorilor pentru a reuşi o comunicare eficientă . Dacă până aici am prezentat

condiţiile teoretice ale comunicării, e cazul să ne îndreptăm atenţia spre condiţiile cerute de
operaţionalizarea comunicării. Şi vom aborda mai întâi condiţiile care ţin de personalitatea
vorbitorului, a comunicatorului:

 claritate – organizarea conţinutului de comunicat astfel încât acesta să poată fi uşor de

urmărit; folosirea unui vocabular adecvat temei şi auditorului; o pronunţare corectă şi
completă a cuvintelor;
 acurateţe – presupune folosirea unui vocabular bogat pentru a putea exprima sensurile
dorite; cere exploatarea completă a subiectului de comunicat;
 empatie – vorbitorul trebuie să fie deschis tuturor interlocutorilor, încercând să înţeleagă
situaţia acestora, poziţiile din care adoptă anumite puncte de vedere, să încerce să le
înţeleagă atitudinile, manifestând în acela şi timp amabilitate şi prietenie;
  sinceritate – situaţia de evitare a rigidităii sau a stângăciei, recurgerea şi menţinerea într-
o situaţie naturală ;
 atitudinea – evitarea mişcărilor bruşte în timpul vorbirii, a poziţiilor încordate sau a
unora prea relaxate, a modificărilor bruşte de poziţie, a scăpărilor de sub control al vocii;
 contactul vizual – este absolut necesar în timpul dialogului, toţi participanţii la dialog
trebuie să se poată vedea şi să se privescă , contactul direct, vizual, fiind o probă a
credibilităţii şi a dispoziţiei la dialog;
 înfăţişarea – reflectă modul în care te priveşti pe tine însuţi: ţinuta, vestimentaţia,trebuie
să fie adecvate la locul şi la felul discuţiei, la statutul social al interlocutorilor;
 postura – poziţia corpului, a mâinilor, a picioarelor, a capului, a spatelui, toate acestea
trebuie controlate cu abilitate de către vorbitor;
 vocea – urmăriţi dacă sunteţi auziţi şi înţeleşi de cei care vă ascultă , reglaţi-vă volumul
vocii în funcţie de sală , de distanţa pînă la interlocutori, faţă de zgomotul de fond;
 viteza de vorbire – trebuie să fie adecvată interlocutorilor şi situaţiei; nici prea mare,
pentru a indica urgenţa, nici prea înceată, pentru a nu pierde interesul ascultatorilor;
 pauzele de vorbire – sunt recomandate atunci când vorbitorul doreşte să pregătească
auditoriul pentru o idee importanta.

            Comunicarea este un proces de transmitere a unui mesaj de la o sursa catre o

destinatie,folosind un anumit cod si un anumit canal. Codurile specifice prin care se realizeaza in
mod curent comunicare interpersonala sunt limbile folosite de diferite comunitati.

            Comunicarea interpersonala nu are exclusive functia de transmitere de informatii; ea este

si un mijloc de a stabili si a mentine diverse tipuri de relatii sociale.

In orice proces de comunicare exista cativa factori,fara de care acesta nu s-ar putea realiza.

            EMITATORUL-este cel care transmite un mesaj.

            RECEPTORUL-este destinatarul rspectivului mesaj.

            Intr-un act de comunicare pot exista mai multi emitatori si mai multi receptori. De cele
mai multe ori,participantii la un act de comunicare sunt,in acelasi timp,emitatori si receptori.

MESAJUL-este secventa de semnale(verbale sau non-verbale)pe care emitatorul o transmite

catre receptor.

            Pentru a fi inteles, mesajul trebuie construit din unitatile/elementele cunoscute deopotriva
de emitator si de receptor.Aceste elemente sunt organizate intr-un cod si pot apartine :unei
limbi(in forma sa vorbita sau scrisa ),unui ansamblu de gesturi,pozitii ale corpului sau expresii
ale fetei,unui ansamblu de de semnale sonore sau vizuale de diverse feluri.Daca emitatorul si
receptorul nu au un cod comun,mesajul nu poate fi inteles.

            Pentru a ajunge de la emitator la receptor,mesajul are nevoie de un mediu,adica de

un canal de transmitere(aerul prin care circula vocea in comunicarea
orala;scrisoarea,biletul,telegrama in comunicarea scrisa;telefonul,faxul,posta electronicain
comunicare rapida la distanta).Zgomotele, scrisul necitet, greselile de tipar sunt bariere in
comunicare care pot ingreuna comunicarea.

            Orice situatie de comunicare presupune trei componente:relatia de comunicare sau

interactiunea dintre parteneri;locul si momentul in care se produce actul de comunicare.

           

            Termenul de administratie are doua sensuri si anume:

-pe de o parte,el desemneaza mai intai maniera in care sunt rezolvate tuburile curente cu caracter
politic,procedeele folosite pentru rezolvarea acestora si modul in care sunt gestionate serviciile
publice;

-pe de alta parte,el reprezinta ansamblul autoritatilor si agentiilor care se consacra conducerii
acestor tuburi curente,in vederea indeplinirii sarcinilor administrative.

            Prin notiunea de administratie se au in vedere doua aspecte:

            1)Functiunea,ce semnifica activitatea de stabilire a mijloacelor necesare pentru
satisfacerea intereselor generale,adica pentru realizarea scopurilor avute in vedere;

            2)Organul,ce reprezinta instrumental pus la indemana sa realizeze,adica ansamblul

institutiilor care sunt insarcinate cu indeplinirea deciziilor adoptate.

Studiul organizarii administrative a pus in evidenta existenta a doua mari categorii de organe
administrative:

            -in primul rand,organele administratiei  publice,care deservesc colectivitati

teritoriale,avand nevoi specifice si care poseda competenta teritoriala de a organiza serviciile
necesare:administratia centrala,administratia teritoriala de stat,administratia
locala(comuna,orasul,municipiul,judetul).

            -in al doilea rand,institutiile publice destinate sa raspunda unor interese care necesita o
organizare tehnica si autonoma.

            Orice stat reprezinta atat un aparat de comanda,cat si o intreprindere de servicii care
trebuie sa functioneze pentru binele comun,in mod corespunzator fiecarei etape istorice si
conditiilor concrete din fiecare tara.

            Fara servicii publice,statul are fi paralizat,incapabil sa se mentina,sa-si justifice existenta.

Administratia are menirea de a face fata unor nevoi a caror satisfacere are importanta pentru
viata colectivitatii.

            Structura administrativa reprezinta ansamblul verigilor componente ale sistemului

administrativ si relatiile ce se creeaza intre ele.

Constitutia Romaniei din 1991 opereaza cu notiunea de autoritate publica,care are in vedere,in
primul rand,organele de stat,respective organele administratiei locale,avand la baza principiul
autonomiei locale(=presupune dreptul si capacitatea efectiva a comunitatilor locale de a rezolva
si gestiona in nume propriu sub resposabilitatea lor o parte importanta a treburilor
publice;autonomia locala are ca fundament patrimoniul propriu al unitatii administativ-teritoriale
si care presupune dreptul la resurse proprii,dreptul de a institui impozite si taxe locale).

            Conform prevederilor legii,in tara noastra se regaseste urmatoarea structura

administrativa:

            Administratia centrala:

 organele supreme ale administratiei publice:presedintele Romaniei si Guvernul;

 organele centrale de specialitate:
 ministere si alte organe subordonate Guvernului;
 autoritatile autonome;
 institutii centrale subordonate ministerelor sau autoritatilor autonome(inclusiv cele
organizate ca regii sau societati comerciale);

            Administratia locala:

 consiliul local;
 primarul;
 secretarul consiliului local;

                ADMINISTRATIA PUBLICA LOCALA 

            Organizarea si functionarea administratiei publice locale,precum si realizarea autonomiei

locale se realizeaza prin autoritatile administratiei publice locale,care potrivit art.5 din Legea
69/1991 sunt consiliile locale,ca autoritati deliberative,si primarii,ca autoritati executive.Aceste
autoritati functioneaza potrivit art.6 din aceeasi lege,ca autoritati administrative autonome si au
largi competente in rezolvarea problemelor publice din comune,orase,municipii.

            Administraţia localǎ adoptǎ o politicǎ deschisǎ astfel încât orice sugestie sau reclamaţie
din partea unui cetǎţean poate fi acceptatǎ sau respinsǎ, dar nu trebuie ignoratǎ.

Implicarea şi participarea cetǎţenilor în comunitate este necesarǎ într-un sistem democratic şi

reprezintǎ soluţia idealǎ pentru armonizarea relaţiilor dintre administraţie si cetateni prin
combinarea celor 3 elemente : informare - comunicare - implicare.
În momentul de faţă, cetăţenii nu se implică destul în acţiunile administraţiei locale, nu au
iniţiativă şi nu vor să ia parte voluntar la unele acţiuni. Singurele acţiuni unde se implicǎ cei mai
mulţi cetǎţeni, oameni de afaceri sunt acţiunile caritabile şi manifestǎrile dedicate oraşului.
Din pǎcate, există lipsă de respect din partea unor cetăţeni faţă de bunurile comunitătii,
considerându-se că administraţia locală este singura care trebuie să se preocupe de păstrarea şi
întreţinerea acestora.

                Consiliul Local

                Consiliul local organizează, la nivelul comunei sau al oraşului, servicii publice în

principalele domenii de activitate, potrivit specificului şi nevoilor locale.Consiliul local, poate
adopta hotărâri, inclusiv cu caracter normativ, primariile, în exercitarea atribuţiilor lor, emit
dispoziţii, avize, acorduri şi autorizaţii, care au caracter individual.

            In alineatul I al articolului 21 din Legea 69/1991 se stabileste urmatorul

principiu:Consiliul local are initiative si hotaraste,cu respectarea legii,in problemele de interes
local,cu exceptia celor care sunt acte prin lege in competenta altor autoritati publice.

            Conform art.49 din Legea administratiei publice locale nr.215/23aprilie 2001 privind
functionarea Consiliului local,secretarul nu va contrasemna hotararea in cazul in care considera
ca aceasta este ilegala sau ca depaseste competentele ce revin, potrivit legii, consiliului local. In
acest caz secretarul va expune consiliului local opinia sa motivata, care va fi consemnata in
procesul-verbal al sedintei. Tot secretarul va comunica hotararile consiliului local primarului si
prefectului, de indata, dar nu mai tarziu de 3 zile de la data adoptarii.Comunicarea, insotita de
eventualele obiectii cu privire la legalitate, se face in scris de catre secretar si va fi inregistrata
intr-un registru special destinat acestui scop.

            Aducerea la cunostinta publica a hotararilor cu caracter normativ se face in termen de 5

zile de la data comunicarii oficiale catre prefect.
Hotararile cu caracter normativ devin obligatorii si produc efecte de la data aducerii lor la
cunostinta publica, iar cele individuale, de la data comunicarii.

            In unitatile administrativ-teritoriale in care cetatenii apartinand unei minoritati nationale

au o pondere de peste 20% din numarul locuitorilor hotararile cu caracter normativ se aduc la
cunostinta publica si in limba materna a cetatenilor apartinind minoritatii respective, iar cele cu
caracter individual se comunica, la cerere, si in limba materna.
            Atributiile principale ale consiliilor locale (comunale,orasenesti,municipale) se
circumscriu in domeniul interesului local si anume:

 -administreaza domeniul public si domeniul privat

 -infiinteaza institutii publice,societati comerciale si servicii publice de interes
local;rmareste,controleaza si analizeaza activitatea acestora;instituie,cu respectarea
criteriilor generale stabilite prin lege,norme de organizare si functionare pentru institutiile
si serviciile publice de interes local;numeste si elibereaza din functie,in conditiile
legii,conducatorii serviciilor publice de interes local,precum si pe cei ai institutiilor
publice din subordinea sa;aplica sanctiuni disciplinare,in conditiile legii,persoanelor pe
care le-a numit;
 -hotaraste asupra infiintarii si reorganizarii regiilor autonome de interes local;exercita,in
numele unitatii administrative-teritoriale,toate drepturile actionarului la societatile
comercialepe care le-a infiintat;hotaraste asupra privatizarii acestor societati
comerciale;numeste si elibereaza din functie,in conditiile legii,membrii consiliilor de
administratie ale regiilor autonome de sub ordinea sa;
 -contribuie la organizarea de activitati stiintifice,culturale,artistice,sportive si de
agreement;
 -hotaraste,in conditiile legii,cooperarea sau asocierea cu alte autoritati ale administratiei
publice locale di tara sau din strainatate,precum si aderarea la asociatii nationale s
internationale ale autoritatilor administratiei publice locale,in vederea promovarii unor
interese comune.

 
 

                Primarul . In esenta,primarul fiind definit ca autoritate executiva,el are drept
principale atributii organizarea executarii si executarea in concret a legilor,hotararilor de
guvern,precum si a hotararilor consiliului local.

            Primarul indeplineste o functie de autoritate publica.El este seful administratiei publice
locale si al aparatului propriu de specialitate al autoritatilor administratiei publice locale,pe care
il conduce si il controleaza. In exercitarea atributiilor sale primarul emite dispozitii cu caracter
normativ sau individual. Acestea devin executorii numai dupa ce sunt aduse la cunostinta publica
sau dupa ce au fost comunicate persoanelor interesate, dupa caz.(art.71 din legea nr.215/2001
privind administratia publica locala)

            Primarul este ocrotit de lege,in exercitarea functiei sale.Mandatul primarului se suspenda
de drept numai in cazul in care acesta a fost arestat preventiv. Masura arestarii preventive se
comunica de indata de catre parchet sau de instanta de judecata, dupa caz, prefectului care, prin
ordin, constata suspendarea mandatului.Ordinul de suspendare se comunica de indata
primarului.Daca primarul suspendat din functie a fost gasit nevinovat, acesta are dreptul la
despagubiri, in conditiile legii.

            Principalele atributii ce primarului sunt:

 -asigura aducerea la indeplinirea hotararilor consiliului local.In situatia in care apreciaza

ca o hotarare este ilegala,in termen de 3zile de la adoptare il sesizeaza pe prefect in scris;
 -poate propune consiliului local consultarea populatiei prin referendum,cu privire la
problemele locale de interes deosebit.Pe baza hotararii consiliului local ia masuri pentru
organizarea acestei consultari,in conditiile legii;
 -prezinta consiliului local,anual sau ori de cate ori este necesar,informari,privind starea
economica si sociala a comunei sau a orasului,in concordanta cu atributiile ce revin
autoritatilor administratiei publice locale,precum si informari asupra modului de aducere
la indeplinirea hotararilor consiliului local;
  -ia masuri pentru elaborarea planului urbanistic general al localitatii si il supune spre
aprobarea consiliului local;asigura respectarea prevederilor planului urbanistic
general,precum si ale planurilor urbanistice zonale si de detaliu;
 -conduce serviciile publice locale;asigura functionarea serviciilor de stare civila si de
autoritate tutelara;supravegheaza realizarea masurilor de asistenta si ajutor social.
 -verifica, din oficiu sau la cerere, incasarea si cheltuirea sumelor din bugetul local si
comunica de indata consiliului local cele constatate;

                Relaţiile interne sunt relaţiile dintre membrii instituţiei  care în ultima perioadǎ au
cunoscut o îmbunǎtǎţire  ce conduce la o bunǎ desfǎşurare a activitǎţilor şi la dezvoltarea lor cu
succes. Fiecare angajat din cadrul Primǎriei este tratat ca coparticipant la activitatea instituţiei iar
conducerea instituţiei îi permite sǎ-şi manifeste din plin spiritul inventiv,creator şi personalitatea.
            Informaţiile în cadrul instituţiei curg în ambele direcţii: dinspre conducere spre personal
şi de la acesta cǎtre conducere.  
            Comunicarea de la conducere spre personal curge sub formǎ de  informaţii,  instrucţiuni,
decizii, astfel:
• întâlniri sǎptǎmânale  în care se discutǎ activitatea pe compartimente şi în ansamblu,
perspectivele, mǎsurile de luat, etc. şi la care participǎ conducǎtorii principalelor direcţii şi
servicii.
• transmiterea informaţiilor, anunţurilor, notelor interne prin intermediul avizierelor amplasate în
fiecare birou şi in holul Primǎriei
• transmiterea solicitarilor spre rezolvare prin intermediul reţelei interne de circulaţie a
documentelor,dar şi sub forma unor discuţii libere, felicitǎri, urǎri prin organizarea unor
evenimente cu ocazia sǎrbǎtorilor de Crǎciun, Paşte, 8 Martie, zile onomastice sau aniversǎri.
             Comunicarea de la angajaţi spre conducere curge sub forma propunerilor de proiecte,
propunerilor de soluţii la diverse  probleme .

                Relatiile externe  ale primǎriei urmǎresc asigurarea unui proces decizional transparent
şi o bunǎ comunicare a informaţiilor.

            Relaţiile cu cetǎţenii, autoritǎţile, instituţiile, organizaţiile, societǎţile se deruleazǎ

bidirecţional.
            Centrul de informare pentru cetǎţeni  -   se ocupǎ de informarea cetǎţenilor şi preluarea
solicitǎrilor acestora, eliberarea actelor cerute, primirea şi expedierea corespondenţei, asigurarea
circulaţiei documentelor şi urmǎrirea acestora în Primǎrie.

            CERINTE SPECIFICE ALE COMUNICARII PRIVITOARE LA FUNCTIONARII

PUBLICI din administratia fiscala

            Potrivit Ordinului pentru aprobarea Codului etic al functionarului din administratia
fiscala,care isi desfasoara activitatea in domeniul asistentei contribuabilor nr.
137/2004,cap.IV( obligatiile functionarului public), functionarul fiscal  are anumite obligatii:

            Dezvoltarea aptitudinilor de comunicare

            Functionarul fiscal din structurile de asistenta pentru contribuabili va depune intregul
efort pentru a aprecia cat mai corect nivelul de intelegere si starea emotionala a contribuabilului
si totodata pentru a intelege cat mai corect intrebarea sau problema ridicata de acesta, astfel incat
sa-i poata oferi raspunsul corect, intr-un mod pe care contribuabilul sa-l inteleaga.

            Depasirea eventualelor obstacole care pot afecta comunicarea cu contribuabilii

            Asa cum am aratat in procesul de comunicare,pot exista bariere,insasi legea cere
functionarilor publici din administratia fiscala sa constientizeze aceste eventuale bariere sa se
pregateasca pentru a le depasi.

            In activitatea de asistenta functionarul fiscal va depune intregul efort in vederea depasirii
eventualelor dificultati care pot afecta realizarea unei comunicari depline cu contribuabilii si care
pot fi cauzate de ambele parti implicate:

            in ceea ce priveste contribuabilii:

 -gradul de perceptie, determinat de nivelul de pregatire al contribuabilului;

  -lipsa de interes din partea contribuabilului pentru mesajul transmis de administratia
fiscala;
 -dificultati de exprimare (ton, cuvinte folosite );
 in ceea ce priveste functionarul fiscal:
 -insuficienta incredere in sine, atunci cand se urmareste transmiterea mesajului catre
contribuabil;
 -incompatibilitate pentru sustinerea dialogului.
 -emotiile necontrolate

            Respectarea normelor etice

            In activitatea desfasurata functionarul fiscal va tine seama de calitatea sa de functionar

public,care impune respectarea urmatoarelor obligatii etice:

 -sa faca cunoscute contribuabililor datele proprii de

identificare(numele,prenumele,functia si locul de munca) prin intermediul unui ecuson
purtat in mod vizibil asupra sa,in situatia in care isi desfasoara activitatea la ghiseul de
acordare a asistentei,ghiseul de informatii,sau alte ghisee de relatii cu publicul;
 -sa aiba o tinuta decenta,corespunzatoare demnitatii si prestigiului functiei;
 -sa dea dovada de disciplina atat in relatiile cu contibuabilii,cat si in cadrul institutiei in
care isi desfasoara activitatea;
 -sa ramana calm,politicos si respectuos pe intreaga durata de acordare a asistentei;
 -sa manifeste o atitudine pozitiva si rabdare in relatia cu contribuabilii;
 -sa foloseasca un limbaj corect din punct de vedere gramatical;
 -sa nu utilizeze un limbaj neadecvat situatiei;
 -sa pastreze confidentialitatea tuturor informatiilor relevante obtinute de la contribuabili;
 -sa depuna intregul efort pentru a raspunde la solicitarile contribuabilului
 -sa acorde intreaga sa atentie contribuabilului pe parcursul desfasurarii asistentei fiscale;
 -sa ofere raspunsuri complete si corecte contribuabilului;
  -sa se asigure ca raspunsurile oferite sunt intelese de catre contribuabili
 -sa indrume contribuabilii la directia de specialitate,in vederea obtinerii de informatii
detaliate care depasesc competentele structurii de asistenta;
 -sa multumeasca contribuabilului pentru faptul ca a contactat serviciul de asistenta pentru
contribuabili si sa-l asigure de intreaga disponibilitate profesionala a administratiei
fiscale;
 -sa pastreze nestirbita autoritatea institutiei pe care o reprezinta fata de contriuabili.

            Intreruperea acordarii asistentei

            Situatiile in care este permisa intreuperea acordarii asistentei,dupa o avertizare prealabila
a contribuabilului,sunt urmatoarele:

 -folosirea de catre contribuabil a unui limba trivial;

 -amenintari la adresa functionarului fiscal;
 -utilizarea de catre contribuabili a violentei verbale si/sau fizice.

            Contribuabilul trebuie avertizat ca,in cazul in care nu isi revizuieste comportamentul
discutia cu acesta se va incheia.