SINTEZA MANAGEMENTUL ARHIVISTIC subordine în vederea îndeplinirii obiectivelor prestabilite prin
planurile şi programele de activitate.
FUNCłIILE SPECIFICE ALE MANAGEMENTULUI
ACTIVITĂłILOR ŞI OPERAłIUNILOR ARHIVISTICE
PROF.UNIV.DR. CORNELIU LUNGU
După ce au fost supuse discuŃiei aspectele conceptuale ale
managementului arhivistic, cu nuanŃările de la capitolul 1, alături
de chestiunile de istorie a managementului În arhivele româneşti,
e locul să fie abordate în chip sintetic funcŃiile managementului
în acest domeniu.
Înainte de toate, se impune făcută precizarea că la nivelul
unui sistem arhivistic - în cazul nostru Arhivele NaŃionale - în
raport cu conŃinutul şi consecinŃele acestora, activităŃile specifice
se împart în două grupe de bază: activităŃi/procese de execuŃie
şi activităŃi/procese de management.
ActivităŃile de execuŃie rezidă în acŃiunile prin care factorii de
muncă (arhiviştii, arhivarii, restauratorii şi restul personalului,
adică cel cu rol administrativ) sunt combinaŃi după anumite
reguli, determinate strict de particularităŃile sistemului arhivistic,
pentru a realiza funcŃiile esenŃiale ale instituŃiei, respectiv de
păstrare, administrare, asigurare a protecŃiei speciale a
documentelor din Fondul Arhivistic NaŃional şi de folosire a
informaŃiilor din documente pe liniile circumscrise utilităŃii lor
ştiinŃifice sau practice.
Spre deosebire de activităŃile de execuŃie, activităŃile de
management sunt acele activităŃi realizate de manager/i, care
reprezintă o persoană - directorul general - sau un grup de
persoane - consiliul de conducere al Arhivelor NaŃionale, iar la
nivel judeŃean, directorii direcŃiilor judeŃene - împuternicite
special, care orientează munca tuturor salariaŃilor din
Altfel spus, managementul activitaŃii arhivistice reprezintă
ansamblul intervenŃiilor prin care managerul/directorul general
sau directorii direcŃiilor judeŃene prevăd, organizează,
coordonează, iau decizii şi controlează activitatea salariaŃilor
din subordine, în scopul îndeplinirii obiectivelor sistemului
arhivistic naŃional/direcŃiei judeŃene respective. Aceasta
implică, fără îndoială, folosirea unor tehnici şi metode speciale
prin care managerul/managerii asigură coordonarea şi
dirijarea activităŃii altor persoane.
Scopul de bază al managementului arhivistic este să
asigure în cadrul Arhivelor NaŃionale, în cadrul direcŃiilor
judeŃene ale acestora şi chiar la creatorii şi deŃinătorii de
documente funcŃionarea armonioasă a tuturor componentelor
acestora până la nivel de simplu salariat, legătura organică
între structura de conducere, indiferent de mărimea acesteia,
şi structura (structurile de execuŃie).
Sfera de cuprindere şi intensitatea procesului de
management arhivistic depind într-o măsură importantă de
treapta pe care se situează eşalonul managerial. Cu cât
managementul se exercită de la un nivel mai înalt - în cazul
nostru, de la nivelul DirecŃiei Generale a Arhivelor NaŃionale -
cu atât este mai cuprinzator, mai intens şi mai bogat în stimuli
şi rezultate.
O însuşire extrem de importantă a managementului
arhivistic este desfăşurarea lui continuă, neîntreruptă, la
nivelul sistemului şi chiar în afara lui, la creatorii şi deŃinătorii
de arhive.
Odată început, după cum vom vedea, managementul
arhivistic fixează/stabileşte obiectivele de realizare, continuă
cu elaborarea deciziilor şi trasarea sarcinilor, pentru a se
încheia cu realizarea propriu-zisă a sarcinilor stabilite şi,
concomitent, a obiectivelor în referire.
Odată încheiat, managementul arhivistic se reia pentru
perioada următoare, de obicei un an, de unde rezultă
caracterul lui ciclic, întemeiat, de fiecare dată, pe complexul
de măsuri şi activităŃi iniŃiate şi desfăşurate sub conducerea
managerului/managerilor (directorul general şi directorii direcŃiilor
judeŃene ale Arhivelor NaŃionale).
Realizarea acestor măsuri la un nivel cât mai apropiat de
cel dorit şi cuprins, de altfel, în planurile de activităŃi, presupune
ordonarea întregii munci pe capitole, categorii de sarcini etc.,
fapt care, la rândul lui, implică o sistematizare a funcŃiilor
managementului.
Evident că şi în această privinŃă, ca şi în multe altele,
managementul arhivistic îndeplineşte toate funcŃiile puse pe
seama unei astfel de activităŃi de diversele teorii în referire. De
pildă, dacă ne-am plasa în sistemul de referinŃă conceput de
Henri Fayol, ar însemna ca activitatea de conducere imaginată
de acesta să se realizeze prin previziune, organizare, comandă,
coordonare şi control, funcŃii pe care le vom regăsi integralmente
printre formele de exercitare a managementului arhivistic.
Potrivit lui Constantin Pintilie, managementul, în
general, se exercită prin şase funcŃii perfect compatibile şi cu
managementul arhivistic, respectiv: previziunea, organizarea,
motivarea sau comanda, coordonarea, controlul, menŃinerea şi
dezvoltarea unui climat de muncă. De asemenea, după
Paraschiv Vagu, se pot distinge următoarele funcŃii ale
managementului, în general, şi ele aplicabile în domeniul
arhivistic, adică: de planificare, de organizare, de decizie, de
reglare şi de evidenŃă şi control, iar după Ovidiu Niculescu,
managementul presupune funcŃiile de: previziune, organizare,
coordonare, antrenare şi evaluare-control.
După cum se constată, noŃiunile de mai sus coincid în
covârşitoarea majoritate, diferenŃele fiind doar de nuanŃă,
conŃinutul procesului de management fiind tratat cvasiidentic. Din
acest motiv, unii autori sunt de părere că managementul
operează de fapt cu mai puŃine funcŃii. De pildă, loan MihuŃ vede
doar patru funcŃii, numite de el atribute, respectiv: prevederea,
organizarea, antrenarea-reglarea şi controlul-evaluarea. La
rândul său, W.S. Duncan este şi el adeptul a patru funcŃii:
planificarea, organizarea, decizia şi controlul.
Dincolo de aceste delimitări, este esenŃial de reŃinut că, în
teoria managementului, incluzând aici, evident, şi manage-
mentul arhivistic, trebuie avute în vedere: natura sarcinilor de
îndeplinit, modul lor de realizare, precum şi omogenitatea
activităŃilor. De altfel, tot sub aspect teoretic, s-a stabilit că
funcŃia de management cuprinde mai multe elemente, şi
anume: grupul de activităŃi integrate (ce se pot separa), natura
asemănătoare şi interdependent acestor activităŃi, importanŃa
activităŃilor în ansamblul procesului de management,
repetitivitatea acŃiunii desfăşurate În cadrul fiecarei activităŃi.
În funcŃie de elementele menŃionate şi de conŃinutul
procesului de management, se poate face o grupare a
activităŃilor de management, inclusiv în domeniul arhivistic, în
următoarele funcŃii: de previziune, de organizare, de
coordonare, de antrenare, de control.
FUNCłIA DE ORGANIZARE ŞI
ÎNSEMNĂTATEA EI PENTRU DESFĂŞURAREA
TUTUROR OPERAłIUNILOR ARHIVISTICE
Organizarea ca funcŃie a managementului, în general, şi
a managementului arhivistic, în particular, cuprinde ansamblul
de activităŃi prin care se stabilesc şi se delimitează procesele
de muncă fizică şi intelectuală din domeniul arhivistic,
componentele acestora (operaŃii, lucrări, sarcini, mişcări etc.),
realizându-se gruparea lor pe compartimente, formaŃii de
lucru, posturi etc., în vederea realizării obiectivelor stabilite
prin plan. Aşadar, prin organizare se inventariază toate
activităŃile de specialitate, precum şi cele pendinŃe de
activitatea arhivistică (înŃelegându-se prin acestea activităŃile
de natură economică, tehnică, administrativă s.a.), toate
desfăşurate în perspectiva atingerii obiectivelor fixate prin
plan, aranjându-le şi ordonându-le pe grupe de activităŃi şi
repartizându-le pe direcŃii, servicii, compartimente, formaŃiuni de
muncă şi oameni, în funcŃie de specificul fiecăreia în parte.
Totodată, prin organizare se combină raŃional şi armonios
toate elementele funcŃionării normale, fireşti, a sistemului
arhivistic/serviciului de arhivă, la nivel global şi elementele sale
componente, respectiv: resursele materiale, resursele de muncă,
mijloacele financiare etc., în aşa fel încât să se asigure
repartizarea optimală a potenŃialului uman şi material al,
sistemului arhivistic/serviciului de arhivă, cât şi valorificarea
superioară a acestuia.
În comparaŃie cu celelalte funcŃii ale managementului,
organizarea se detaşează net de acestea, fiind cea mai vizibilă
dintre toate, întrucât ea este resimŃită efectiv de toate structurile
componente ale sistemului arhivistic până la nivel de simplu
salariat. În acest cadru, ea asigură stabilirea sarcinilor concrete
de îndeplinit, gruparea lor raŃională, stabilirea legăturilor de
autoritate, de cooperare şi de informare ce guvernează relaŃiile
dintre membrii colectivelor implicate în realizarea obiectivelor,
precum şi crearea de organisme destinate să permită celor
răspunzători de îndeplinirea obiectivelor să desfăşoare o
activitate eficientă.
FuncŃia managerială organizării se prezintă însă în
adevărata sa lumină, mai cu seamă dacă este pusă în legatură
cu câteva concepte de o semnificaŃie specială în această
materie, şi anume: autoritatea, responsabilitatea, răspunderea,
delegarea şi centralizarea/descentralizarea.
Ca instrument al funcŃiei de organizare, autoritatea se
exercită în egală măsură în managementul individual şi colectiv.
În sens larg, ea se manifestă ca fiind dreptul managerului de a
influenŃa şi, în mod concret, de a influenŃa oamenii din
subordine.
Într-un anumit fel, autoritatea se manifestă ca fiind forŃa de
care beneficiază indivizii în virtutea unei poziŃii speciale,
inconfundabile, pe care o ocupă în organizaŃie.
Autoritatea iese cu atât mai mult În evidenŃă, cu cât ea este
legată de putere, exprimând capacitatea indivizilor şi a grupurilor
- în cazul managementului colectiv - de a convinge sau a
influenŃa concepŃiile sau acŃiunile altor indivizi sau grupuri,
altfel spus, puterea sau abilitatea individuală ori colectivă de a-
i face pe alŃii să obŃina ceea ce doreşte/doresc
managerul/managerii.
S-a stabilit că, în general, puterea, ca expresie a forŃei
organizatorice a managerului, îşi trage sursele din:
- legitimitate (bazată pe poziŃia indivizilor sau grupurilor
în organizare şi pe recunoaşterea de către ceilalŃi a acestei
poziŃii);
- capacitatea de a recompensa;
- capacitatea de a sancŃiona;
- atractivitate (ca formă de evidenŃiere a calităŃilor unei
persoane);
- credibilitatea cunoştinŃelor profesionale.
Este indiscutabilă valoarea acestor criterii din care se
desprinde vocaŃia puterii. Se impune reŃinut însă că, deşi
autoritatea îşi are izvorul în putere, totuşi, nu se confundă cu
ea.
Autoritatea priveşte dreptul de a comanda, adică de a
decide, de a da ordine şi de a controla îndeplinirea acestora.
Cu nuanŃarea ce se cuvine în cazul dreptului de a
comanda, specific mai degrabă domeniului militar, toate
celelalte ipostaze ale autorităŃii au aparŃinut şi aparŃin integral
managerului/directorului general al Arhivelor NaŃionale şi, pe
verticală, la nivelurile inferioare, celorlalŃi reprezentanŃi ai
ierarhiei manageriale din sistem.
Ca în orice alt tip de organizaŃie şi în raport cu felul de a
se manifesta în sistem, în Arhivele NaŃionale autoritatea
managerilor s-a sprijinit şi se sprijină pe:
- autoritatea tradiŃională, care, de regulă, se bazează pe
poziŃia socială, de clasă a indivizilor.
- autoritatea carismatică, o specie de autoritate care se
bazează pe calităŃile carismatice ale unei persoane, pe
credinŃa că managerul posedă calităŃi deosebite (un tip special
de autoritate carismatică este autoritatea mistică);
 - autoritatea raŃional-legală, care se bazează pe poziŃia sau
rangul ocupat de fiecare individ în organizaŃie, corespunzător
calităŃilor personale şi profesionale şi a muncii depuse.
În deplin acord cu preceptele teoriei managementului,
experienŃa arată că, cel puŃin pentru ultimele aproape două
decenii, managerii Arhivelor NaŃionale au fost investiŃi cu această
calitate, pornindu-se în primul rând de la autoritatea lor raŃional-
legală. Întemeiată pe o operă ştiinŃifică de prestigiu, pe calităŃi
profesionale validate de ani de practică în domeniu şi pe un
statut moral ireproşabil, această autoritate a conferit managerilor,
atât la nivel central, cât şi local, legitimitatea conducerii şi a
garantat, implicit, calitatea funcŃiei organizatorice.
În anumite cazuri, au funcŃionat şi autoritatea tradiŃională,
nebazată pe competenŃă ori performanŃele profesionale ale
viitorilor manageri, dar considerând prestigiul funcŃiei şi calitatea
celor care au ocupat-o de-a lungul timpului, precum şi autoritatea
de tip carismatic, având un temei puternic emoŃional, strict
determinat de calităŃile celor propuşi în fruntea sistemului
arhivistic naŃional.
Acest procedeu s-a aplicat, în egală măsură, managerilor
structurilor centrale ale Arhivelor NaŃionale, iar la nivel local,
judeŃean, în cele mai multe cazuri.
Ca şi în alte tipuri de organizaŃii, şi în sistemul Arhivelor
NaŃionale autoritatea a fost şi este apreciată şi din punctul de
vedere al modului de receptare. Conform acestui criteriu,
autoritatea se prezintă ca:
- autoritate personală sau profesională, datorată meritelor
profesionale recunoscute ale celor desemnaŃi să îndeplinească
funcŃia de manageri în sistem;
- autoritate ierarhică, fiind autoritatea delegată şi
încredinŃată managerului/directorului general. La rândul său,
acesta a delegat o parte din autoritatea sa managerilor, şefi de
direcŃii, servicii şi compartimente din aparatul central al Arhivelor
NaŃionale, precum şi managerilor/directori de direcŃii judeŃene ale
Arhivelor NaŃionale.
Acest tip de autoritate este comparabilă cu puterea
executivă şi se exercită În domeniul acŃiunii, exprimându-se prin
dispoziŃii zilnice individuale sau directive generale în legatură
cu sarcinile concrete.
De asemenea, acest tip de autoritate este, în mod
normal, limitată pe de o parte de restricŃiile impuse de
autoritatea superioară, iar pe de alta, de reglementările emise
de organismele funcŃionale.
- autoritatea funŃională, adică autoritatea încredinŃată
unei persoane care primeşte dreptul de a reglementa un
anumit număr de activităŃi, în principal omogene, respectiv o
anumită funcŃiune. Cel care primeşte o asemenea autoritate
are puterea de reglementare şi control asupra ansamblului
activităŃilor exercitate în cadrul organizaŃiei decurgând din
funcŃia sa. În cadrul compartimentelor de muncă din interiorul
organizaŃiei, autoritatea funcŃională se suprapune autorităŃii
ierarhice. Dacă activităŃile funcŃionale se desfăşoară şi de
către persoane din cadrul organizaŃiei care nu sunt cuprinse în
compartimentul funcŃional respectiv, pe problemele funcŃiunii
va acŃiona autoritatea funcŃională. Autoritatea ierarhică va fi
separată şi va aparŃine conducatorului de compartiment în
cadrul căruia persoanele de mai sus au posturile de muncă.
Concretizând la Arhivele NaŃionale principiul autorităŃii
funcŃionale, o astfel de autoritate se exercită, de pildă, în
sectorul restaurării documentelor, în care şeful serviciului
dispune de dreptul de supervizare a întocmirii normelor de
lucru în această materie, de a controla aplicarea lor şi de a lua
măsurile pe care le socoteşte utile. Într-o anumită măsură, la
fel în cazul microfilmării ca operaŃiune pur tehnică, mai puŃin
pregatirea documentelor pentru microfilmare sau în cazul
clădirilor de arhivă.
Responsabilitatea este un alt concept care operează în
funcŃia de organizare a activităŃii arhivistice, punând în
evidenŃă obligaŃia lucrătorilor din acest domeniu de a înfăptui
în cele mai bune condiŃii sarcinile repartizate.
Responsabilitatea operează în strânsă legătură cu autoritatea
şi cu obligaŃiile ce revin oamenilor în cadrul organizaŃiei/
Arhivelor NaŃionale/serviciului de arhivă. Acceptând sarcinile şi
primind autoritatea necesară îndeplinirii lor, un
arhivist/arhivar/orice salariat al serviciului de arhivă îşi asumă,
concomitent, şi o responsabilitate. Prin aceasta,
responsabilitatea devine ca o obligaŃie mutuală a lucrătorului de
arhivă faŃă de institutia în care funcŃionează, reflectând aderarea
sa la necesitatea de îndeplinire conştiincioasă şi riguroasă a
îndatoririlor ce-i revin.
Odată cu delegarea autoritaŃii, se deleagă si respon-
sabilitatea pe care aceasta o presupune.
Răspunderea este un alt concept subsumat funcŃiei de
organizare.
Răspunderea nu se confundă însă cu responsabilitatea.
Răspunderea înseamnă mai ales obligaŃia de a da
socoteală de îndeplinirea şi, mai cu seamă, neîndeplinirea unor
sarcini. Cu alte cuvinte, obligaŃia de a da socoteală cuiva pentru
acŃiunile întreprinse sau pentru eşecul acestora.
Răspunderea este legată, în egală măsură, de autoritate şi
responsabilitate. Dacă legătura cu autoritatea pare de la sine
înŃeleasă, cea dintre răspundere şi responsabilitate derivă din
faptul că, într-o activitate depusă, răspunderea şi respon-
sabilitatea nu trebuie să fie nici prea mari, dar nici prea mici în
raport cu autoritatea.
Delegarea, ca funcŃie a organizarii, constă în trecerea
temporară a autorităŃii formale unei alte persoane. În cazul
managementului, ea implică atribuirea temporară de către
manager a uneia sau unora dintre sarcinile sale, inclusiv partea
corespunzătoare de autoritate şi responsabilitate unui
subordonat sau mai multora.
Delegarea de autoritate şi responsabilitate este necesară,
întrucât problemele managementului unei organizaŃii, inclusiv
cele ale managementului Arhivelor NaŃionale nu se pot rezolva
eficient numai la vârf.
Din cauza acestui fapt, managerul/directorul general
deleagă o parte din autoritate altor manageri subordonaŃi,
respectiv şefilor de structuri din aparatul central al Arhivelor
NaŃionale şi managerilor/directorilor direcŃiilor judeŃene ale
Arhivelor NaŃionale şi aşa mai departe până se ajunge la baza
piramidei.
În esenŃă, delegarea are ca scop transferul de sarcini, de
autoritate şi de responsabilitate dinspre manageri spre
subordonaŃi, în vederea asigurării realizării optime a sarcinilor.
Acest transfer are ca scop o mai bună aşezare, precizare
şi repartizare a acestora în cadrul structurilor de arhivă şi
stabilirea ordinii şi armoniei în înfăptuirea lor.
În practică, delegarea presupune parcurgerea mai multor
etape, între care: identificarea sarcinilor şi prezentarea lor
clară; repartizarea sarcinilor ce se deleagă către subordonaŃi
cu transferul de autoritate necesară pentru îndeplinirea lor;
încredinŃarea şi acceptarea responsabilităŃii (acŃiune care se
bazează pe convingerea managerului ca cel care primeşte
delegarea are capacitatea de a realiza în cel mai bun mod
sarcinile încredinŃate şi pe manifestarea voinŃei subordonatului
de a accepta responsabilitatea); declanşarea răspunderii celor
care preiau delegarea (ceea ce înseamnă că cei care acceptă
sarcini şi primesc autoritatea necesară îşi asumă şi
răspunderea pentru realizarea acŃiunilor desfăşurate).
De subliniat însă că, atunci când are loc o dedublare a
răspunderii, în ipostaza când subordonatul răspunde integral
de realizarea sarcinii şi de utilizarea autorităŃii acordate, cel
care deleagă rămâne în continuare răspunzator în faŃa
superiorilor lui pentru realizarea sarcinii respective.
Ca să reuşească însă, delegarea trebuie să
îndeplinească două condiŃii esenŃiale:
- să asigure o distribuŃie raŃională a sarcinilor şi autorităŃii
în organizaŃie;
- să asigure o încărcare echilibrată cu sarcini a tuturor
managerilor şi a executanŃilor, în funcŃie de capacitatea
acestora de a le îndeplini.
Centralizarea/descentralizarea reprezintă un alt concept
al funcŃiei de organizare în management, prezentându-se ca
un proces ambivalent de delegare a autorităŃii într-o
organizaŃie.
 Dacă activităŃile s-ar desfăşura într-un singur compartiment,
atunci s-ar vorbi doar despre centralizare, cu grade diferite etc.
Dacă, însă, dimpotrivă, activităŃile unei funcŃiuni se
realizează în compartimente diferite, atunci este evidentă
necesitatea descentralizării, la rândul său, în grade diferenŃiate.
Din perspectiva managementului, în general, şi a celui
arhivistic, în particular, centralizarea/descentralizarea implică în
mod evident o anumită delegare a prerogativelor de luare a
deciziilor.
Raportul dintre centralizare - descentralizare diferă de la
organizaŃie la organizaŃie, corespunzător filosofiei conducerii
promovată de managementul acesteia, în materie de
competenŃe, calitatea salariaŃilor, mentalul social cu privire la
management etc.
În Arhivele NaŃionale ale României, raportul dintre
centralizare şi descentralizare a fost mereu o chestiune de
interes aparte, mai cu seamă după apariŃia Legii nr. 16/1996. În
mod progresiv, după această dată, centralizarea a cunoscut un
regres în favoarea descentralizării, mai ales la nivelul de vârf al
managementului, în sensul că o mare parte din obligaŃiile
înfăptuirii obiectivelor fixate la nivel de sistem şi de părŃi
componente ale acestuia a fost transferată asupra manage-
mentului arhivistic judeŃean.
Este esenŃial, însă, de înŃeles că descentralizarea este şi o
chestiune de asumare a responsabilităŃii, răspunderii şi delegării,
astfel că, în măsura în care aceste funcŃii nu se realizează, nu va
fi operativă nici o descentralizare care e de dorit să funcŃioneze
într-un echilibru cât mai optim cu centralizarea.
Nu trebuie uitat însă că, în toate situaŃiile, organizarea în
Arhive ca functie a managementului se sprijina şi pe raŃionalitate
şi eficienŃă, întocmai ca în toate organizaŃiile, indiferent de
specificul acestora.
ACTIVITATEA DE ÎNDRUMARE ŞI ACORDARE A
ASISTENłEI DE SPECIALITATE ŞI CONTROLUL
ÎNTREGULUI PROCES DE MUNCĂ DESFĂŞURAT PE
TĂRÂM ARHIVISTIC
Controlul este una din funcŃiile cele mai importante ale
managementului arhivistic. El are rolul de a asigura
verificarea/măsurarea performanŃelor realizate de
organizaŃie/Arhivele NaŃionale, în ansamblul lor, sau de
compartimentele acestora, la un moment dat, în raport cu
obiectivele şi sarcinile prevăzute prin plan sau prin alte
documente în referire, cu scopul de a interveni prompt în cazul
apariŃiei unor disfuncŃionalităŃi sau neajunsuri în realizarea
acestora. Prin aceasta, controlul contribuie efectiv la
realizarea obiectivelor ce jalonează activitatea Arhivelor
NaŃionale şi, concomitent, la cristalizarea direcŃiilor de acŃiune.
Prin intermediul controlului, Arhivele NaŃionale realizează,
de asemenea, evaluarea rezultatelor muncii prin măsurarea
realizărilor în comparaŃie cu obiectivele stabilite, desprinzând,
cu această ocazie, factorii pozitivi şi pe cei negativi implicaŃi în
nivelul performanŃelor.
Necesitatea activităŃii de control în Arhivele NaŃionale
decurge, ca motivaŃie generală, din complexitatea activităŃii
arhivistice şi, în mod concret, din sarcinile ce revin tuturor
compartimentelor şi locurilor de muncă, din nevoia de
combatere a oricărei forme de indisciplină, de dezordine, de
dezinteres şi de nepăsare faŃă de obiectivele instituŃiei şi faŃă
de însemnătatea ei în spaŃiul public.
În principiu, organizarea controlului în Arhivele NaŃionale
vizează două direcŃii de acŃiune: una, controlul în interiorul
sistemului, cuprinzând structurile Arhivelor NaŃionale la nivel
central şi teritorial, a doua, controlul în afara sistemului, la
creatorii şi deŃinătorii de documente.
Potrivit metodologiei în materie, în functie de obiectivele
urmărite, ambele tipuri de control pot fi de fond şi tematice.
Primul dintre ele are în vedere totalitatea aspectelor activităŃii
arhivistice, al doilea tip de control are în vedere doar anumite
aspecte, alese tematic, în raport cu problemele ce se impun
evaluate şi, eventual, corectate.
Pentru a-şi atinge scopurile, este indispensabil ca activităŃile
de control să se exercite în mod curent, să fie operative, să aibă
un caracter preventiv şi să se desfăşoare imediat după
adoptarea hotărârilor şi deciziilor în referire. Efectuat pe baza
acestor principii, controlul în Arhivele NaŃionale îşi spune
cuvântul în dirijarea activităŃii arhivistice, de la nivelul colectivelor
până la nivel individual, pe liniile fixate prin plan. Astfel, controlul
evaluează performanŃele, descoperind nerealizările şi devierile
de la direcŃiile fireşti ale indicatorilor de muncă, sugerând zonele
de corectat, măsurile, modalităŃile, termenele.
În acelaşi timp, controlul nu-şi propune doar descoperirea
abaterilor de la plan, ci şi prevenirea acestora, acŃionând la toŃi
stimulii interni şi externi, comparându-i cu prevederile normelor
tehnice de lucru în Arhivele NaŃionale şi cele de la creatorii şi
deŃinătorii de documente, cu ordinele, metodologiile şi
instrucŃiunile de linie şi cu alte acte normative având incidenŃă
asupra domeniului arhivistic. De aeeea, ar fi inexact să se spună
că în Arhivele NaŃionale controlul are în primul rând rolul de a
constata, declanşând corecŃia cerută de împrejurări, ci, în egală
măsură, are şi rostul prevenŃiei, care face parte din ce în ce mai
evident din arsenalul managerial.
E necesar ca între latura constatatoare şi cea preventivă ale
controlului să existe un echilibru stabil, însă ideal ar fi ca accentul
să cadă tot mai mult pe latura preventivă.
Controlul desfăşurat în maniera feed-back, dar şi feed-
forward, deci orientat şi spre trecut, dar şi spre viitor, dă
posibilitatea managementului de a interveni prompt înainte ca
factorii perturbatori să înceapă a acŃiona.
În timp ce controlul în interiorul sistemului arhivistic naŃional
se desfăşoară după regulile valabile în toate organizaŃiile,
controlul exercitat de Arhivele NaŃionale la creatorii şi deŃinătorii
de documente prezintă un specific aparte, fiindcă el este
exercitat de agenŃi (inspectorii A.N.) străini de organizaŃia în
care funcŃionează arhiva pentru care se execută activitatea de
îndrumare şi control. Aceasta implică o pregatire desăvârşită a
activităŃii de control, Ńinând seama, pe de o parte, de
interesele conservării documentelor din Fondul Arhivistic
NaŃional, indiferent de specificul organizaŃiei controlate, iar pe
de altă parte, de specificul şi interesele creatorului de docu-
mente. Se impune, de aceea, o corelare a tuturor activităŃilor,
intereselor şi factorilor implicaŃi în desfăşurarea aspectelor de
muncă controlate, pe o direcŃie preventivă, dar şi
constatatoare şi coercitivă, în raport cu concluziile formulate la
sfârşitul controlului.
Controlul exercitat de Arhivele NaŃionale la creatorii şi
deŃinătorii de documente face parte din ceea ce teoria mana-
gementului numeşte control din exterior, fiind generat de
diviziunea socială a muncii, de configuraŃia sistemului
instituŃional al Ńării şi de relaŃiile obiective ce se stabilesc în
interiorul acestui sistem.
Fără a subestima rolul controlului extern, este de subliniat
că, totuşi, influenŃa covârşitoare pentru mersul activităŃii
arhivistice vine dinspre controlul intern, care funcŃionează ca
un mecanism de autoreglare al instituŃiei Arhivelor NaŃionale şi
al tuturor structurilor care produc, păstrează şi administrează
documente de Fond Arhivistic NaŃional. Prin realizarea funcŃiei
de autoreglare, instituŃia mcnŃionată funcŃionează normal,
contribuind la consolidarea locului său în sistemul instituŃional
naŃional şi iradiind fiabilitate şi stabilitate în tot ceea ce
presupune crearea, administrarea şi folosirea documentelor
de arhivă.
În raport cu preceptele şi experienŃa acumulată până
astăzi în materie de control în organizaŃii, sub aspectul
modalităŃilor de realizare, în Arhivele NaŃionale s-au practicat
şi se practică două feluri de control:
- controlul participativ, înfăptuit de organele participative
de conducere (de pildă, şeful de servicii, pe resorturile lor de
muncă, membri ai consiliului de conducere al Arhivelor,
respectiv: metodologie, resurse umane, restaurare, organizare
etc.) şi având ca scop, de regulă, probleme mari ale activităŃii
structurilor controlate. Obiectivele acestui tip de control au fost şi
sunt să contribuie, între altele, la buna funcŃionare a instituŃiei şi
în acelaşi timp la strângerea datelor necesare informării corecte
a eşaloanelor superioare şi a organelor de decizie cu privire la
realizarea obiectivelor;
- controlul ierarhic, specializat, realizat în modalităŃi
distincte, pe domenii, cu obiective şi măsuri specifice şi concrete
de punere în practică.
La rândul său, acest fel de control a îmbrăcat mai multe
forme:
a) controlul ierarhic, exercitat de sus în jos, dinspre
serviciile aparatului central spre structurile teritoriale/direcŃiile
judeŃene ale Arhivelor NaŃionale, pornind de la structura
instituŃiei, stabilită prin organigrama acesteia şi influenŃată de
regulamentul său de organizare şi funcŃionare.
De la sine înŃeles că persoanele care au îndeplinit şi
îndeplinesc funcŃii de management specializat au avut şi au ca
obligaŃie şi exercitarea controlului asupra activităŃii propriilor
compartimente de muncă, precum şi asupra propriei lor activităŃi;
b) controlul tehnic, având ca obiect de preocupare latura
tehnică, profesională, de specialitate, a activităŃii din Arhivele
NaŃionale, cu atenŃie particulară pe asigurarea unei calităŃi
corespunzătoare acestei activităŃi. De regulă acest control s-a
exercitat prin Serviciul Metodologic, Îndrumare, Sinteză şi
Control, planificat sau inopinat, fiind mecanismul de reglare a
disfuncŃionalităŃilor apărute în activitatea Arhivelor ca urmare,
mai cu seamă, a manifestării pernicioase a funcŃiei de
coordonare între institute şi celelalte eşaloane din ministerul de
resort sau alte instituŃii ale statului.
Dintre toate categoriile de control ierarhic specializat,
controlul tehnic reprezintă forma cea mai des utilizată în
arhivistica românească, Ńinând în mod nemijlocit de profesiunea
de arhivist, de exercitarea ei, de nivelul specializării şi, în cel
mai înalt grad, de necesitatea asigurării unui standard profesio-
nal cât mai ridicat;
c) controlul financiar, relativ mai puŃin prezent în
activitatea arhivistică de la noi, dată fiind organizarea pe acest
plan a Arhivelor NaŃionale ale României. PrezenŃa unor
structuri
financiar-contabile exclusiv la nivelul aparatului central al
Arhivelor Româneşti a făcut să se practice un control financiar
doar la acest nivel, axându-se pe urmărirea îndeplinirii
bugetului de venituri şi cheltuieli, a gestiunii materiale şi
băneşti, derulării operaŃiilor de casă şi de decontare,
respectării disciplinei financiare etc.;
d) controlul bugetar, şi el destul de rar utilizat în Arhivele
NaŃionale, folosind ca instrument de evaluare bugetul de
venituri şi cheltuieli.
În loc de concluzie, de subliniat că diferitele forme de
control menŃionate mai sus s-au împletit şi se împletesc
organic în funcŃionarea Arhivelor NaŃionale, realizând
împreună un sistem unitar de control, pe de o parte în
interiorul instituŃiei, pe de alta în afara ei, în raport cu legislaŃia
generală şi mai cu seamă, ca efect al prevederilor legislaŃiei
arhivistice naŃionale şi al experienŃei acumulate în practica
arhivistică românească.
CALITĂłILE MANAGERULUI, STILUL DE CONDUCERE;
METODE MODERNE DE MANAGEMENT VIZÂND
ASIGURAREA EFICIENłEI MUNCII ARHIVISTICE
Ca şi în alte domenii, şi în domeniul arhivistic,
managerul/managerii este/sunt specialistul/specialiştii care
desfăşoară procesul de management în Arhive, în
conformitate cu cerinŃele ştiinŃei managementului. Managerii
sunt persoane din cadrul sistemului arhivistic care exercită
atributele conducerii potrivit obiectivelor, competenŃelor şi
responsabilităŃilor nominalizate şi cuprinse în funcŃiile pe care le
ocupă.
Din definiŃiile de mai sus rezultă cu claritate că managerii
Arhivelor sunt profesionişti, specializaŃi în înfăptuirea
managementului în acest domeniu. Ei trebuie să posede anumite
calităŃi, respectiv o temeinică pregătire managerială şi ştiinŃifică,
o reală capacitate de a conduce şi talent organizatoric, calităŃi de
natură să le permită desfăşurarea unei activităŃi de conducere,
influenŃând acŃiunile altor oameni astfel încât, pe această cale,
să obŃină rezultatele stabilite prin obiectivele şi sarcinile
sistemului arhivistic.
Până în 2007, managerii în Arhive au fost selectaŃi, aproape
exclusiv, din rândul specialiştilor care au lucrat în domeniul
arhivistic, ceea ce a reprezentat o conformare deplină la
preceptele universale ale teoriei selecŃionării managerilor.
În 2007, managerul/directorul general al Arhivelor NaŃionale
a fost recrutat din afara sistemului, fapt acceptat, în principiu, de
teoria managementului, socotindu-se, probabil, ca persoana
aleasă, provenind din domeniul cercetării istorice, făcea parte din
rândul specialiştilor apropiaŃi de tipul şi profilul instituŃiei.
Oricare ar fi, însă, provenienŃa managerului/managerilor în
Arhive, acesta/aceştia trebuie să întrunească anumite calităŃi,
caracteristici esenŃiale pentru persoanele cu funcŃii de
conducere.
Teoria managementului a împarŃit asemenea calităŃi în două
categorii:
- calităŃi specifice domeniului de activitate/în cazul nostru
Arhivele NaŃionale, respectiv: cunoştinŃe profesionale în
domeniul arhivistic, aptitudini de muncă în acelaşi domeniu,
capacitate de concentrare, inteligenŃă, energie, perspicacitate,
memorie etc.;
- caracteristici specifice activităŃii de conducere, respectiv:
capacitatea de a lua hotărâri, abilitatea de a lucra cu oamenii, de
a-i dirija şi de a-i conduce, stabilitate emoŃională, creativitate,
supleŃe intetectuală, receptivitate la nou, spirit de disciplină, spirit
de răspundere, devotament, fermitate, perseverenŃă etc.
Între cele două categorii de calităŃi este foarte greu de
trasat o delimitare netă. Însă, indiferent din ce punct de vedere
le-am considera, aceste calităŃi, odată întrunite, îi permit
managerului din Arhive să dispună de capacitatea de a
conduce, adică să dispună de acea influenŃă impersonală
exercitată asupra subordonaŃilor şi care constituie cheia
cristalizării şi înfăptuirii obiectivelor.
Privite în interdependenŃa dintre ele,
calităŃile/caracteristicile definitorii ale managerului/managerilor
din Arhive sunt urmatoarele:
- dubla profesionalizare, care consistă în cunoştinŃele ce pun
în evidenŃă, pe de o parte competenŃa profesională în
domeniul arhivistic, iar pe de altă parte competenŃa de a
conduce;
- capacitatea de a dezvolta un sistem eficient de relaŃii cu
subordonaŃii şi de relaŃii între subalterni, astfel încât să se
constituie un climat de muncă propice performanŃelor;
- modelarea unui comportament propriu de aşa natură încât
să influenŃeze comportamentul subalternilor şi să-l orienteze
spre obŃinerea de rezultate concrete în deplina concordanŃă cu
obiectivele stabilite;
- autoritatea cu care este investit, adică acea autoritate
formală, specifică funcŃiei manageriale, care se împleteşte
organic cu autoritatea profesională, la care se alătură
autoritatea neformală, generată de recunoaşterea de către
subordonaŃi a capacităŃii managerului de a conduce. În
Arhivele NaŃionale, în cele mai multe cazuri, autoritatea
neformală şi-a avut originea în personalitatea managerilor, în
abilitatea lor de a polariza oamenii şi de a-i influenŃa, în
experienŃa lor, în competenŃa dovedită în luarea deciziilor şi în
organizarea activităŃii arhiviştilor, arhivarilor şi a celorlalŃi
lucrători din Arhive în sensul punerii în aplicare a acestor
decizii, în fine în maniera managerilor de a reuşi să se impună
în faŃa subalternilor etc.;
- creativitatea, necesară pentru a face faŃă cu succes
solicitărilor generate de noutăŃile din domeniul teoriei şi
practicii arhivistice naŃionale şi internaŃionale, de noutăŃile
tehnologice care, inevitabil, cuprind şi domeniul arhivistic. Din
acest punct de vedere, managerii din Arhive au fost şi trebuie să
fie şi în viitor receptivi la nou, să participe şi să contribuie la
crearea noului, să-şi valorifice imaginaŃia, forŃa creativă proprie,
precum şi forŃa creativă a subalternilor;
- puterea de rezistenŃă la solicitari, reclamată de stresul
decizional la care sunt supuşi managerii, de presiunea timpului,
a răspunderii etc. Sub acest aspect, managementul arhivistic de
bună calitate a vizat compensarea suprasolicitării fizice şi
nervoase printr-o organizare raŃională a activităŃii, prin
practicarea unui stil de muncă eficient, prin utilizarea pe scară
largă a delegării de atribuŃii şi responsabilităŃi, prin crearea unui
climat de muncă astfel orientat încât să permită antrenarea
subalternilor în mod responsabil la rezolvarea problemelor aflate
în faŃa conducerii Arhivelor;
- simŃ ridicat al responsabilităŃii, adică acea calitate de natură să
confere managerului din Arhive un statut solid în faŃa
subalternilor, un exemplu de urmat şi, în acelaşi timp, prestigios.
Aceste caracteristici ale managerului/managerilor din Arhive
decurg, pe de o parte, din cunoştinŃele şi aptitudinile
acestuia/acestora, iar pe de altă parte, din calitatea factorului
uman cu care lucrează, în funcŃie de care managerul/managerii
trebuie să-şi modeleze comportamentul, atitudinea, stilul de
muncă.
De asemenea, într-o măsură însemnată, calităŃile
manageriale sunt influenŃate de rolul important deŃinut de
manager şi de situaŃia concretă în care el se plasează în
sistemul arhivistic, în raport cu specificul acestuia, cu situaŃia lui
economică şi financiară, cu obiectivele pe care şi le stabileşte, cu
locul Arhivelor în spaŃiul public, cu restricŃiile de care acestea
trebuie să Ńină seama, cu gradul de libertate oferit de societate,
cu reglementările juridice în domeniu şi cele conexe etc.
Totodată, o însemnătate deosebită prezintă aptitudinile,
temperamentul, caracterul şi personalitatea managerului/mana-
gerilor, respectiv acele date extrem de complexe subsumate
profilului psihosocial, personalităŃii acestuia/acestora.
Dintre acestea, personalitatea merită o distincŃie specială,
întrucât se defineşte prin noŃiuni, cum sunt: onestitatea,
hărnicia, altruismul, egoismul, independenŃa,
responsabilitatea, autocontrolul, afectivitatea, motivaŃia,
voinŃa, caracterul, precum şi la elemente aflate în legătură cu
statutul şi rolul ce revin unei persoane într-un sistem de
referinŃă. În această ordine, este normal ca fiecare manager
din Arhive să dispună de o personalitate puternică, bine
conturată, aptă a se manifesta diferenŃiat, în funcŃie de relaŃiile
stabilite cu subordonaŃii, cu şefii sau cu reprezentanŃii
societăŃii civile.
Din cele de mai sus se desprind cu claritate câteva
concluzii referitoare la poziŃia managerului în sistemul
arhivistic, la modul în care acesta este receptat de către
subalterni şi la rolul pe care el şi-l asumă în asigurarea unui
climat propice performanŃei, şi anume:
- managerul în Arhive este un model profesional,
comportamental şi atitudinal pentru subalterni şi colaboratori;
- managerul îşi dezvoltă un stil propriu de conducere,
corespunzător personalităŃii lui, pregătirii, experienŃei, situaŃiei
concrete în care trebuie să acŃioneze, contextului social,
cultural, politic, economic în care funcŃionează Arhivele etc.;
- managerul este reprezentantul colectivului pe care î l
conduce, deci el este imaginea în exterior a acestuia şi
răspunzător de succesele sau insuccesele colectivului;
- managerul nu trebuie să uite că el acŃionează asupra
oamenilor şi că rezultatele pe care le obŃine nu sunt numai ale
lui, ci şi ale colectivului pe care îl conduce;
- prin comportamentul lui, managerul trebuie să
încurajeze schimbarea, noul, creativitatea, fiind el însuşi
creativ şi dând el însuşi naştere condiŃiilor propice pentru
manifestarea creativităŃii subalternilor;
- managerul trebuie să acŃioneze corect şi competent în
toate situaŃiile, el nu trebuie să uite că munca de conducere
obligă şi că nu este conducător pe viaŃă. În această calitate, el
trebuie să se manifeste făcând abstracŃie de prerogativele
puterii, cu alte cuvinte să fie el însuşi;
- managerul trebuie să dezvolte capacităŃile profesionale
ale subalternilor şi să asigure condiŃii pentru manifestarea lor,
pentru un climat favorabil muncii de calitate;
- managerul trebuie să dezvolte cultura managerială în
Arhive, să se autoperfecŃioneze şi să asigure pregatirea
subalternilor şi în acest domeniu.
În ceea ce priveşte stilul de conducere al
managerului/managerilor în Arhive, ca şi în alte domenii ale
societăŃii, este de la sine înŃeles că acesta a influenŃat şi
influenŃează rezultatele activităŃii de management, concomitent
cu rezultatele activităŃii comunităŃii arhivistice naŃionale.
Fără a intra în aspectele teoretice ale clasificărilor efectuate
de teoria managementului în materia stilurilor de conducere, se
cuvine menŃionat că în Arhive, după modul de luare a deciziilor,
managerii au avut de ales între trei stiluri de conducere: autoritar
(autocratic), democratic şi liber.
Stilul autoritar se caracterizează prin centralizarea
autorităŃii, preponderenŃa deciziilor unipersonale, accentul pe
autoritatea formală, tendinŃa de a vedea personalul numai ca
executant, de a considera dreptul de decizie şi de control ca un
atribut exclusiv al managerului, de a vedea activitatea mai ales
sub aspectul sarcinilor, de a vedea corecŃia abaterilor de la
deciziile luate mai ales prin sancŃiuni, de a aprecia subordonaŃii
ca fiind lipsiŃi de spirit creator, de a aprecia relaŃiile interumane
ca fiind puŃin sau deloc importante etc.
Un astfel de stil de conducere s-a practicat în Arhivele
Româneşti în perioada regimului comunist şi, cum era de
aşteptat, el a produs insatisfacŃie, uneori chiar rezultate negative
în activitate, randament scăzut în muncă, sarcini nerealiste, după
cum am arătat în capitolul 2.
E de subliniat că stilul de conducere autoritar poate fi
adecvat unor situaŃii speciale, proprii, de pildă, specificului
Arhivelor Militare sau unităŃilor militare creatoare de documente
într-o situatie de dispozitiv de luptă. Uneori, pe termen scurt,
managerul autocrat poate obŃine rezultate bune şi în conducerea
unei organizaŃii civile, dar permanentizarea unui astfel de stil
duce, în cele din urmă, la consecinŃe şi implicaŃii preponderent
negative.
Stilul democratic se caracterizează prin încrederea mare
a managerului în subordonaŃi, stimulează formularea de
sugestii şi propuneri din partea acestora, stimulează
creativitatea, încurajează participarea subordonaŃilor nu numai
la îndeplinirea sarcinilor, ci şi la luarea deciziilor, încurajează
comunicarea pe verticală şi pe orizontală, pune accent pe
relaŃiile interumane şi pe asigurarea unui climat de muncă
constructiv, valorifică atributele autorităŃii personale ale
managerului, foloseşte pe scară largă delegarea de autoritate
şi de răspunderi, urmăreşte valorificarea competenŃelor
subordonaŃilor şi favorizează dezvoltarea personalităŃii
acestora etc.
Un astfel de stil de conducere s-a aplicat într-o tendinŃă
evident ascendentă după 1990, pe măsura maturizării
societăŃii româneşti post-comuniste şi pe măsura redefinirii
locului şi rolului Arhivelor NaŃionale în spaŃiul public.
Acest stil de conducere a îngăduit o satisfacŃie mai mare
în munca pentru corpul de arhivişti, arhivari şi ceilalŃi lucrători
din domeniul arhivistic, a contribuit la creşterea interesului
acestora pentru realizarea sarcinilor, în condiŃiile în care, pe
parcurs, s-a înregistrat şi o creştere a deprinderilor de
conducere colectivă ale subordonaŃi lor, a competenŃei şi
responsabilitaŃii acestora.
Stilul liber, pe care unii nici nu-l consideră propriu-zis un
stil, se caracterizează prin lipsa totală de participare a
managerilor la activitate, grupul fiind lăsat să se organizeze
singur.
Rezultatele practicării unui asemenea stil sunt dezordinea
şi anarhia şi este de subliniat că, din fericire, el nu a făcut nici
măcar obiectul unui experiment în Arhivele din România.
Teoria managementului în materia stilurilor de conducere
a înregistrat şi alte clasificări, în raport cu o serie de alte
criterii, mai puŃin semnificative, însă, din punctul de vedere al
Arhivelor. Ca o sinteză a acestora, e de subliniat că aceste
clasificări pornesc de la raportul pe care managerii îl stabilesc
între câŃiva indicatori esenŃiali, cum ar fi: orientarea
preponderentă a conducerii spre sarcină (scop, obiectiv);
orientarea spre contacte umane (spre relaŃii interpersonale şi
psihologia de grup); orientarea spre randament (maximizarea
productivităŃii, a performanŃelor); orientarea spre personal etc. Se
poate lesne deduce că aceste clasificări se pot regăsi într-o
formă sau alta şi într-o măsură mai mare sau mai mică şi în
managementul Arhivelor. Aici, însă, nu se poate vorbi de o
denaturare a proporŃiilor într-o direcŃie sau alta, ci mai degrabă
că a existat o preocupare permanentă de a se ajunge la un
echilibru rezonabil între randament şi interesele personalului
Arhivelor.
Nu este exagerat, totodată, să remarcăm şi grija mana-
gementului Arhivelor pentru promovarea unor metode noi,
moderne de conducere a activităŃii în acest domeniu, în pofida
aparenŃei de conservatorism, ca să nu spunem de imobilism a
instituŃiei, mai cu seamă prin raportare la felul în care ea a fost
percepută şi cum mai este, din păcate, percepută în ochii unora,
prea puŃin cunoscători ai specificului şi însemnătăŃii activităŃii
sale.
Utilizarea metodelor moderne de management a fost
impusă, şi în cazul Arhivelor, ca şi în cazul altor sectoare ale
societăŃii, de creşterea complexităŃii activităŃilor arhivistice, de
progresul tehnologic şi de amplificarea solicitărilor venite din
partea beneficiarilor de informaŃie documentară. În aceste
condiŃii, managementul instituŃiei n-ar mai fi răspuns la un nivel
adecvat acestor solicitări dacă s-ar fi menŃinut pe linia metodelor
de conducere tradiŃionale.
Fără a realiza studii şi analize sofisticate, una din categoriile
de metode moderne de management, folosite în domeniul
arhivistic din Ńara noastră, s-a constituit din metodele de
previziune. Această categorie de metode a vizat obŃinerea unei
cunoaşteri exacte a stării Arhivelor, folosind analiza tendinŃelor
manifestate în activitatea acestora, identificarea posibilităŃilor de
evoluŃie, exegeza concordanŃei evoluŃiei posibile cu normele şi
valorile în curs şi viitoare, identificarea consecinŃelor nedorite
din viaŃa Arhivelor etc.
Metodele manageriale de previziune s-au făcut simŃite în
România mai cu seamă în legătură cu necesitatea înnoirii
legislaŃiei arhivistice, cu perspectivele logistice ale instituŃiei,
cu racordarea acesteia la sistemul de norme arhivistice
internationale, cu pregătirea şi perfecŃionarea personalului etc.
În Arhivele Româneşti s-au aplicat, de asemenea, şi
metodele operative de conducere, înŃelegând prin acestea,
metodele de conducere pe bază de proiecte, pe bază de
sistem, pe bază de rezultate, prin produs, pe bază de excepŃii
şi pe bază de obiective. Arhivele NaŃionale au uzitat mai ales
metoda de conducere pe bază de proiecte, care permite
rezolvarea unor probleme complexe în timp optim şi cu
cheltuieli minime. De regulă, o asemenea metodă este folosită
la soluŃionarea unor sarcini deosebite, nerutiniere, complexe şi
importante, implicând o cooperare pluridisciplinară, prin
participarea unor echipe formate din membri cu diverse
specializări. O astfel de sarcină a fost pentru Arhivele
NaŃionale cea referitoare la informatizarea activităŃii arhivistice,
imaginată a fi soluŃionată pe baza unui proiect cuprinzator,
realizat de o echipă mixta, compusă din arhivişti şi
informaticieni. Într-o manieră similară s-a pus şi se pune,
totodată, şi rezolvarea problemei digitalizării arhivelor, în
România şi în alte Ńări.
Evident că la iniŃierea şi transpunerea în practică a unor
asemenea proiecte au concurat şi metodele manageriale pe
bază de analiză, constând în operaŃiuni de evaluare a
diverselor funcŃiuni şi aplicaŃii preconizate sau implementate în
domeniul arhivistic, în compararea şi raportarea acestora la
normativele în materie sau prestabilite de management. În
general, dintre formele de analiză ce formează această
categorie de metode, în Arhivele NaŃionale s-a practicat mai
ales analiza economică, analiza valorii, analiza de caz şi
analiza de conŃinut pe probleme cum au fost cele privind
spaŃiile de depozit, microfilmarea de asigurare, restaurarea,
evidenŃa documentelor din Fondul Arhivistic NaŃional etc.
 În fine, în Arhivele NaŃionale ale României s-au practicat şi
metode de stimulare a creativităŃii, nu pe direcŃiile clasice ale
teoriei managementului în această chestiune, ci pe căi adecvate
domeniului arhivistic, cum au fost: schimburile de experienŃă cu
însoŃitorii de arhivă din străinatate, stagii tehnice de formare şi
perfecŃionare pe lângă Arhivele NaŃionale ale FranŃei, stimularea
pentru înscrierea la doctorate şi la diferite cursuri de formare şi
perfecŃionare profesională, stimulare materială etc.
Toate acestea au constituit un patrimoniu teoretic şi practic
cu nimic mai prejos decât cel invocat şi luat ca reper, ca
provenind de la instituŃii similare din străinătate, un patrimoniu
teoretic şi practic care a îngăduit Arhivelor NaŃionale ale
României sa progreseze constant şi sigur.
DECIZIILE ŞI PROCESUL DECIZIONAL ÎN
ACTIVITĂłILE DESFĂŞURATE PE TĂRÂM ARHIVISTIC
După cum se cunoaşte, decizia joacă un rol de prim ordin în
actul managerial. Practic, conducerea fără decizie nu există dacă
avem în vedere rolul atribuit deciziei de teoria
managementului, constatăm lesne că procesul de luare a
deciziei constitute miezul activităŃii de conducere.
De la această regulă Arhivele nu fac în nici un fel excepŃie,
decizia în acest domeniu fiind, ca şi în alte sectoare ale
societăŃii, linia de acŃiune aleasă în mod conştient de către
manager/i, dintr-un număr de posibilităti, pentru a ajunge la
rezultatul dorit.
Aşadar, decizia implică întrunirea obligatorie şi
concomitentă a mai multor condiŃii:
- existenŃa unui obiectiv sau a mai multor obiective ce
trebuie realizate într-o anumită etapă;
- evidenŃa soluŃiilor şi a posibilităŃilor de acŃiune;
- alegerea, pe baza unui proces raŃional de gândire
logică, a posibilităŃii ideale de acŃiune, a aşa-zisei variante
optime;
- structurarea conŃinutului variantei optime pentru a
furniza toate indicaŃiile necesare executanŃilor în vederea
realizării obiectivelor.
Când lipsesc aceste condiŃii sau una dintre ele, nu putem
vorbi de un act decizional sau de o decizie validă.
Mai mult decât atât, decizia este prezentă în toate
funcŃiile managementului şi pe toate treptele sale ierarhice. De
asemenea, fiind emanaŃia managementului, decizia constituie
un act de autoritate, un act normativ, obligatoriu pentru toate
nivelurile şi cadrele la care se referă.
Pentru a prinde substanŃă şi pentru a deveni operativă,
decizia presupune existenŃa următorilor factori:
- decidentul, care, în cazul Arhivelor, este constituit din
organele de conducere participative ale instituŃiei, respectiv
managerul/directorul general, consiliul de conducere, şefii de
servicii şi directorii direcŃiilor judeŃene;
- personalul salariat executant, format din arhivişti,
arhivari, restauratori, personalul administrativ etc.;
- cadrul sau mediul ambiant, care priveşte legislaŃia în
materie, arhivistică şi conexă, raporturile instituŃiei cu celelalte
structuri ale ministerului de resort sau din alte departamente,
cu impact asupra funcŃionării Arhivelor.
Modificările suferite de fiecare dintre aceşti factori,
precum şi interferenŃele dintre ei au influenŃat şi influenŃează
inevitabil actul decizional în Arhive.
Din îmbinarea laturilor acestor factori ai procesului
decizional, ca şi în funcŃie de problemele de rezolvat, în
principiu, deciziile privind instituŃia Arhivelor şi structurile sale
subordonate au fost şi sunt:
- decizii de certitudine, în care desfăşurarea activităŃilor
pentru care au fost emise a avut loc cu certitudine, potrivit
calculelor, de la evenimentul iniŃial până la cel final (exemplu:
deciziile de desfăşurare a activităŃilor de îndrumare şi control
la structurile centrale şi în teritoriu, cele privind pregătirea şi
derularea pregătirii pentru microfilmarea de asigurare pe bază de
microfilm s.a.);
- decizii de risc, în care o parte sau toate componentele
reŃelei procesuale, până la secvenŃa finală, au avut/au o
probabilitate de realizare mai mică, existând secvenŃe scăpate
controlului şi a căror evoluŃie a fost/este dificil de anticipat (de
pildă, o serie de decizii vizând logistica Arhivelor şi structurilor
componente ale acestora);
- decizii de incertitudine, în care posibilitatea realizării
obiectivului final, volumul şi structura datelor aflate la dispoziŃia
decidentului nu permit calcularea posibilităŃii realizării (exemplu:
decizia referitoare la promovarea unei noi legi a Arhivelor
NaŃionale).
Din punctul de vedere al importanŃei obiectivelor , deciziile
luate de managementul Arhivelor NaŃionale au fost/sunt:
- decizii strategice, adică decizii vizând activitatea de
ansamblu a instituŃiei, probleme majore, derulate pe perioade
lungi de timp (de pildă, deciziile luate în politica de investiŃii,
digitalizarea şi informatizarea Arhivelor etc.);
- decizii tactice, adică cele referitoare la activităŃi parŃiale, la
probleme de o însemnătate mai mică, derivate din obiectivele
generale şi derulate pe perioade relativ mai scurte de timp
(semestru, trimestru, luni);
- decizii curente, adică deciziile cu privire la problemele de
zi cu zi şi rezolvabile operativ (exemplu: problematica formând
cuprinsul dispoziŃiilor zilnice ale directorului general şi directorilor
direcŃiilor judeŃene).
Teoria managementului operează şi cu alte clasificări ale
deciziilor din actul de conducere, în funcŃie de criterii mai puŃin
semnificative pentru Arhive, însă, indiferent de conŃinutul
acestora, este de reŃinut că, pentru a fi eficiente, şi în domeniul
arhivistic, deciziile trebuie să îndeplinească anumite cerinŃe,
astfel:
- să fie fundamentate ştiinŃific, adică luate în strictă
conformitate cu specificul activităŃii arhivistice, cu legităŃile ei, cu
contextul şi factorii de influenŃă asupra funcŃionării instituŃiei etc.;
- să fie împuternicite, adică să fie luate de organismele
de conducere sau de persoana cu drepturi legale în această
materie (în cazul nostru, directorul general, directorii direcŃiilor
judeŃene, în raport cu nivelul deciziei);
- să fie precise, adică să fie raŃional coordonate cu deciziile
anterioare, să nu permită interpretări diferite şi, ca atare, să nu
fie contradictorii;
- să fie luate la timp, cu alte cuvinte să fie luate în strictă
concordanŃă cu condiŃiile care le impun, ceea ce permite
valorificarea eficientă a iniŃiativelor oamenilor, rezolvarea la
timp a contradicŃiilor s.a.;
- enunŃul deciziilor să se faca în mod corespunzator, adică să
formuleze obiectivele cu claritate, la fel parametrii operaŃionali
termenele, responsabilităŃile etc.
Pe lângă aceste cerinŃe, în Arhivele NaŃionale deciziile au
încercat să răspundă cât mai adecvat exigenŃelor decurgând
din etapele/fazele ce se impun parcurse în orice act de acest
fel, respectiv:
- delimitarea şi precizarea problemei sau problemelor de
rezolvat, aceasta presupunând cunoaşterea exactă de către
decident a fondului problemei de rezolvat, a domeniului, a
obiectivelor de atins s.a.;
- documentarea sau culegerea, selectarea şi prelucrarea
informaŃiilor necesare luării deciziei (exemplu: acŃiunea din
anul 2006, privind necesarul de spaŃii de depozitare în
Arhivele NaŃionale, impusă de adoptarea O.U.G. nr. 39/2006
privind obligativitatea preluării de către Arhivele NaŃionale a
ştatelor de salarii de la agenŃii economici desfiinŃaŃi fără
succesori);
- prelucrarea datelor colectate, urmărind să stabilească
exactitatea acestora, gradul de cuprindere a problemei,
corelarea informaŃiilor cu altele conexe etc. (exemplu: aceeaşi
acŃiune menŃionată mai sus);
- formularea variantelor de decizie şi analiza lor comparativă,
adică etapa de cristalizare a soluŃiilor şi de evaluare a tuturor
laturilor acestora pentru a face posibil succesul etapei
următoare, adică: alegerea variantei optime, respectiv a
deciziei şi aprobarea acesteia de către manager, cu asumarea Cât priveşte criteriile de clasificare a informaŃiilor, inclusiv
răspunderii şi a tot ceea ce rezultă de aici şi realizarea deciziei cele subsumate managementului Arhivelor, teoriile în referire
sau transpunerea ei în viaŃă a cărei reuşită depinde direct de au reŃinut:
acurateŃea celor anterioare. - în raport cu provenienŃa lor: informaŃii interne şi externe;
E de subliniat că, în măsura în care deciziile luate/care se - în funcŃie de modul de exprimare: informaŃii orale, scrise şi
iau în domeniul arhivistic şi-au propus să-şi atingă scopul şi de audio-vizuale;
cele mai multe ori ele şi l-au atins - aceasta s-a produs în - în funcŃie de sensul circulaŃiei: informaŃii ascendente,
legătură indisolubilă cu calitatea sistemului informaŃional al descendente, orizontale;
Arhivelor NaŃionale. - după gradul de prelucrare: informaŃii primare (neprelucrate),
În această privinŃă, teoria managementului a stabilit demult semiprelucrate, prelucrate;
un fapt de bun simŃ, şi anume că elaborarea unei decizii corecte - după sursa de obŃinere: informaŃii tehnico-operative,
nu este posibilă în absenŃa unor informaŃii bogate şi exacte contabile, statistice.
referitoare la problemele sau fenomenele aflate în studiu. Referitor la metodele moderne de utilizare a informaŃiilor
Un sistem informaŃional, inclusiv cel al Arhivelor, trebuie să în actul managerial, acestea s-au impus sensibil în ultimele
cuprindă complexul de activităŃi care înregistrează informaŃii, le decenii şi în activitatea şi funcŃionarea Arhivelor Româneşti,
sistematizează, le prelucrează, le analizează, le stochează şi le adesea nu la nivelul necesităŃilor, din păcate, mai ales din
transmite, contribuind la realizarea obiectivelor organizaŃiei, în cauza deficitului logistic cu care s-a confruntat permanent
cazul nostru Arhivele NaŃionale. instituŃia, indiferent de epocă şi dincolo de regimurile politice
Sistemul informaŃional furnizează managerilor informaŃiile care s-au succedat de-a lungul timpului în România.
necesare luării deciziilor, dar, în acelaşi timp, face posibilă şi
aplicarea acestora.
În această direcŃie, utilizarea rapidă şi eficientă a informaŃiei
în procesul de conducere impune ca aceasta să îndeplinească o
serie de condiŃii, şi anume:
- să fie exactă;
- să fie completă;
- să fie continuă, să curgă nu numai atunci când apar situaŃii
deosebite;
- să sosească la timp şi pe canalul cel mai scurt;
- să corespundă nu numai din punct de vedere cantitativ, ci şi
calitativ;
- să aibă o formă de prezentare adecvată fiecărei situaŃii în parte.
Toate aceste condiŃii sunt valabile şi în cazul celor ce au
format şi formează suportul ştiinŃific al managementului arhivistic.