Sunteți pe pagina 1din 15

SINTEZA MANAGEMENTUL ARHIVISTIC subordine în vederea îndeplinirii obiectivelor prestabilite prin

planurile şi programele de activitate.


Altfel spus, managementul activitaŃii arhivistice reprezintă
FUNCłIILE SPECIFICE ALE MANAGEMENTULUI ansamblul intervenŃiilor prin care managerul/directorul general
ACTIVITĂłILOR ŞI OPERAłIUNILOR ARHIVISTICE sau directorii direcŃiilor judeŃene prevăd, organizează,
coordonează, iau decizii şi controlează activitatea salariaŃilor
din subordine, în scopul îndeplinirii obiectivelor sistemului
PROF.UNIV.DR. CORNELIU LUNGU arhivistic naŃional/direcŃiei judeŃene respective. Aceasta
implică, fără îndoială, folosirea unor tehnici şi metode speciale
prin care managerul/managerii asigură coordonarea şi
dirijarea activităŃii altor persoane.
După ce au fost supuse discuŃiei aspectele conceptuale ale Scopul de bază al managementului arhivistic este să
managementului arhivistic, cu nuanŃările de la capitolul 1, alături asigure în cadrul Arhivelor NaŃionale, în cadrul direcŃiilor
de chestiunile de istorie a managementului În arhivele româneşti, judeŃene ale acestora şi chiar la creatorii şi deŃinătorii de
e locul să fie abordate în chip sintetic funcŃiile managementului documente funcŃionarea armonioasă a tuturor componentelor
în acest domeniu. acestora până la nivel de simplu salariat, legătura organică
Înainte de toate, se impune făcută precizarea că la nivelul între structura de conducere, indiferent de mărimea acesteia,
unui sistem arhivistic - în cazul nostru Arhivele NaŃionale - în şi structura (structurile de execuŃie).
raport cu conŃinutul şi consecinŃele acestora, activităŃile specifice Sfera de cuprindere şi intensitatea procesului de
se împart în două grupe de bază: activităŃi/procese de execuŃie management arhivistic depind într-o măsură importantă de
şi activităŃi/procese de management. treapta pe care se situează eşalonul managerial. Cu cât
ActivităŃile de execuŃie rezidă în acŃiunile prin care factorii de managementul se exercită de la un nivel mai înalt - în cazul
muncă (arhiviştii, arhivarii, restauratorii şi restul personalului, nostru, de la nivelul DirecŃiei Generale a Arhivelor NaŃionale -
adică cel cu rol administrativ) sunt combinaŃi după anumite cu atât este mai cuprinzator, mai intens şi mai bogat în stimuli
reguli, determinate strict de particularităŃile sistemului arhivistic, şi rezultate.
pentru a realiza funcŃiile esenŃiale ale instituŃiei, respectiv de O însuşire extrem de importantă a managementului
păstrare, administrare, asigurare a protecŃiei speciale a arhivistic este desfăşurarea lui continuă, neîntreruptă, la
documentelor din Fondul Arhivistic NaŃional şi de folosire a nivelul sistemului şi chiar în afara lui, la creatorii şi deŃinătorii
informaŃiilor din documente pe liniile circumscrise utilităŃii lor de arhive.
ştiinŃifice sau practice. Odată început, după cum vom vedea, managementul
Spre deosebire de activităŃile de execuŃie, activităŃile de arhivistic fixează/stabileşte obiectivele de realizare, continuă
management sunt acele activităŃi realizate de manager/i, care cu elaborarea deciziilor şi trasarea sarcinilor, pentru a se
reprezintă o persoană - directorul general - sau un grup de încheia cu realizarea propriu-zisă a sarcinilor stabilite şi,
persoane - consiliul de conducere al Arhivelor NaŃionale, iar la concomitent, a obiectivelor în referire.
nivel judeŃean, directorii direcŃiilor judeŃene - împuternicite
Odată încheiat, managementul arhivistic se reia pentru
special, care orientează munca tuturor salariaŃilor din
perioada următoare, de obicei un an, de unde rezultă
caracterul lui ciclic, întemeiat, de fiecare dată, pe complexul
de măsuri şi activităŃi iniŃiate şi desfăşurate sub conducerea Dincolo de aceste delimitări, este esenŃial de reŃinut că, în
managerului/managerilor (directorul general şi directorii direcŃiilor teoria managementului, incluzând aici, evident, şi manage-
judeŃene ale Arhivelor NaŃionale). mentul arhivistic, trebuie avute în vedere: natura sarcinilor de
Realizarea acestor măsuri la un nivel cât mai apropiat de îndeplinit, modul lor de realizare, precum şi omogenitatea
cel dorit şi cuprins, de altfel, în planurile de activităŃi, presupune activităŃilor. De altfel, tot sub aspect teoretic, s-a stabilit că
ordonarea întregii munci pe capitole, categorii de sarcini etc., funcŃia de management cuprinde mai multe elemente, şi
fapt care, la rândul lui, implică o sistematizare a funcŃiilor anume: grupul de activităŃi integrate (ce se pot separa), natura
managementului. asemănătoare şi interdependent acestor activităŃi, importanŃa
Evident că şi în această privinŃă, ca şi în multe altele, activităŃilor în ansamblul procesului de management,
managementul arhivistic îndeplineşte toate funcŃiile puse pe repetitivitatea acŃiunii desfăşurate În cadrul fiecarei activităŃi.
seama unei astfel de activităŃi de diversele teorii în referire. De În funcŃie de elementele menŃionate şi de conŃinutul
pildă, dacă ne-am plasa în sistemul de referinŃă conceput de procesului de management, se poate face o grupare a
Henri Fayol, ar însemna ca activitatea de conducere imaginată activităŃilor de management, inclusiv în domeniul arhivistic, în
de acesta să se realizeze prin previziune, organizare, comandă, următoarele funcŃii: de previziune, de organizare, de
coordonare şi control, funcŃii pe care le vom regăsi integralmente coordonare, de antrenare, de control.
printre formele de exercitare a managementului arhivistic.
Potrivit lui Constantin Pintilie, managementul, în
general, se exercită prin şase funcŃii perfect compatibile şi cu
managementul arhivistic, respectiv: previziunea, organizarea, FUNCłIA DE ORGANIZARE ŞI
motivarea sau comanda, coordonarea, controlul, menŃinerea şi ÎNSEMNĂTATEA EI PENTRU DESFĂŞURAREA
dezvoltarea unui climat de muncă. De asemenea, după TUTUROR OPERAłIUNILOR ARHIVISTICE
Paraschiv Vagu, se pot distinge următoarele funcŃii ale
managementului, în general, şi ele aplicabile în domeniul
arhivistic, adică: de planificare, de organizare, de decizie, de
reglare şi de evidenŃă şi control, iar după Ovidiu Niculescu, Organizarea ca funcŃie a managementului, în general, şi
managementul presupune funcŃiile de: previziune, organizare, a managementului arhivistic, în particular, cuprinde ansamblul
coordonare, antrenare şi evaluare-control. de activităŃi prin care se stabilesc şi se delimitează procesele
După cum se constată, noŃiunile de mai sus coincid în de muncă fizică şi intelectuală din domeniul arhivistic,
covârşitoarea majoritate, diferenŃele fiind doar de nuanŃă, componentele acestora (operaŃii, lucrări, sarcini, mişcări etc.),
conŃinutul procesului de management fiind tratat cvasiidentic. Din realizându-se gruparea lor pe compartimente, formaŃii de
acest motiv, unii autori sunt de părere că managementul lucru, posturi etc., în vederea realizării obiectivelor stabilite
operează de fapt cu mai puŃine funcŃii. De pildă, loan MihuŃ vede prin plan. Aşadar, prin organizare se inventariază toate
doar patru funcŃii, numite de el atribute, respectiv: prevederea, activităŃile de specialitate, precum şi cele pendinŃe de
organizarea, antrenarea-reglarea şi controlul-evaluarea. La activitatea arhivistică (înŃelegându-se prin acestea activităŃile
rândul său, W.S. Duncan este şi el adeptul a patru funcŃii: de natură economică, tehnică, administrativă s.a.), toate
planificarea, organizarea, decizia şi controlul. desfăşurate în perspectiva atingerii obiectivelor fixate prin
plan, aranjându-le şi ordonându-le pe grupe de activităŃi şi
repartizându-le pe direcŃii, servicii, compartimente, formaŃiuni de influenŃa concepŃiile sau acŃiunile altor indivizi sau grupuri,
muncă şi oameni, în funcŃie de specificul fiecăreia în parte. altfel spus, puterea sau abilitatea individuală ori colectivă de a-
Totodată, prin organizare se combină raŃional şi armonios i face pe alŃii să obŃina ceea ce doreşte/doresc
toate elementele funcŃionării normale, fireşti, a sistemului managerul/managerii.
arhivistic/serviciului de arhivă, la nivel global şi elementele sale S-a stabilit că, în general, puterea, ca expresie a forŃei
componente, respectiv: resursele materiale, resursele de muncă, organizatorice a managerului, îşi trage sursele din:
mijloacele financiare etc., în aşa fel încât să se asigure - legitimitate (bazată pe poziŃia indivizilor sau grupurilor
repartizarea optimală a potenŃialului uman şi material al, în organizare şi pe recunoaşterea de către ceilalŃi a acestei
sistemului arhivistic/serviciului de arhivă, cât şi valorificarea poziŃii);
superioară a acestuia. - capacitatea de a recompensa;
În comparaŃie cu celelalte funcŃii ale managementului, - capacitatea de a sancŃiona;
organizarea se detaşează net de acestea, fiind cea mai vizibilă - atractivitate (ca formă de evidenŃiere a calităŃilor unei
dintre toate, întrucât ea este resimŃită efectiv de toate structurile persoane);
componente ale sistemului arhivistic până la nivel de simplu
- credibilitatea cunoştinŃelor profesionale.
salariat. În acest cadru, ea asigură stabilirea sarcinilor concrete
Este indiscutabilă valoarea acestor criterii din care se
de îndeplinit, gruparea lor raŃională, stabilirea legăturilor de
autoritate, de cooperare şi de informare ce guvernează relaŃiile desprinde vocaŃia puterii. Se impune reŃinut însă că, deşi
dintre membrii colectivelor implicate în realizarea obiectivelor, autoritatea îşi are izvorul în putere, totuşi, nu se confundă cu
precum şi crearea de organisme destinate să permită celor ea.
răspunzători de îndeplinirea obiectivelor să desfăşoare o Autoritatea priveşte dreptul de a comanda, adică de a
activitate eficientă. decide, de a da ordine şi de a controla îndeplinirea acestora.
FuncŃia managerială organizării se prezintă însă în Cu nuanŃarea ce se cuvine în cazul dreptului de a
adevărata sa lumină, mai cu seamă dacă este pusă în legatură comanda, specific mai degrabă domeniului militar, toate
cu câteva concepte de o semnificaŃie specială în această celelalte ipostaze ale autorităŃii au aparŃinut şi aparŃin integral
materie, şi anume: autoritatea, responsabilitatea, răspunderea, managerului/directorului general al Arhivelor NaŃionale şi, pe
delegarea şi centralizarea/descentralizarea. verticală, la nivelurile inferioare, celorlalŃi reprezentanŃi ai
Ca instrument al funcŃiei de organizare, autoritatea se ierarhiei manageriale din sistem.
exercită în egală măsură în managementul individual şi colectiv. Ca în orice alt tip de organizaŃie şi în raport cu felul de a
În sens larg, ea se manifestă ca fiind dreptul managerului de a se manifesta în sistem, în Arhivele NaŃionale autoritatea
influenŃa şi, în mod concret, de a influenŃa oamenii din managerilor s-a sprijinit şi se sprijină pe:
subordine. - autoritatea tradiŃională, care, de regulă, se bazează pe
Într-un anumit fel, autoritatea se manifestă ca fiind forŃa de poziŃia socială, de clasă a indivizilor.
care beneficiază indivizii în virtutea unei poziŃii speciale, - autoritatea carismatică, o specie de autoritate care se
inconfundabile, pe care o ocupă în organizaŃie. bazează pe calităŃile carismatice ale unei persoane, pe
Autoritatea iese cu atât mai mult În evidenŃă, cu cât ea este credinŃa că managerul posedă calităŃi deosebite (un tip special
legată de putere, exprimând capacitatea indivizilor şi a grupurilor de autoritate carismatică este autoritatea mistică);
- în cazul managementului colectiv - de a convinge sau a
- autoritatea raŃional-legală, care se bazează pe poziŃia sau dispoziŃii zilnice individuale sau directive generale în legatură
rangul ocupat de fiecare individ în organizaŃie, corespunzător cu sarcinile concrete.
calităŃilor personale şi profesionale şi a muncii depuse. De asemenea, acest tip de autoritate este, în mod
În deplin acord cu preceptele teoriei managementului, normal, limitată pe de o parte de restricŃiile impuse de
experienŃa arată că, cel puŃin pentru ultimele aproape două autoritatea superioară, iar pe de alta, de reglementările emise
decenii, managerii Arhivelor NaŃionale au fost investiŃi cu această de organismele funcŃionale.
calitate, pornindu-se în primul rând de la autoritatea lor raŃional- - autoritatea funŃională, adică autoritatea încredinŃată
legală. Întemeiată pe o operă ştiinŃifică de prestigiu, pe calităŃi unei persoane care primeşte dreptul de a reglementa un
profesionale validate de ani de practică în domeniu şi pe un anumit număr de activităŃi, în principal omogene, respectiv o
statut moral ireproşabil, această autoritate a conferit managerilor, anumită funcŃiune. Cel care primeşte o asemenea autoritate
atât la nivel central, cât şi local, legitimitatea conducerii şi a are puterea de reglementare şi control asupra ansamblului
garantat, implicit, calitatea funcŃiei organizatorice. activităŃilor exercitate în cadrul organizaŃiei decurgând din
În anumite cazuri, au funcŃionat şi autoritatea tradiŃională, funcŃia sa. În cadrul compartimentelor de muncă din interiorul
nebazată pe competenŃă ori performanŃele profesionale ale organizaŃiei, autoritatea funcŃională se suprapune autorităŃii
viitorilor manageri, dar considerând prestigiul funcŃiei şi calitatea ierarhice. Dacă activităŃile funcŃionale se desfăşoară şi de
celor care au ocupat-o de-a lungul timpului, precum şi autoritatea către persoane din cadrul organizaŃiei care nu sunt cuprinse în
de tip carismatic, având un temei puternic emoŃional, strict compartimentul funcŃional respectiv, pe problemele funcŃiunii
determinat de calităŃile celor propuşi în fruntea sistemului
va acŃiona autoritatea funcŃională. Autoritatea ierarhică va fi
arhivistic naŃional.
separată şi va aparŃine conducatorului de compartiment în
Acest procedeu s-a aplicat, în egală măsură, managerilor
cadrul căruia persoanele de mai sus au posturile de muncă.
structurilor centrale ale Arhivelor NaŃionale, iar la nivel local,
judeŃean, în cele mai multe cazuri. Concretizând la Arhivele NaŃionale principiul autorităŃii
funcŃionale, o astfel de autoritate se exercită, de pildă, în
Ca şi în alte tipuri de organizaŃii, şi în sistemul Arhivelor
sectorul restaurării documentelor, în care şeful serviciului
NaŃionale autoritatea a fost şi este apreciată şi din punctul de
dispune de dreptul de supervizare a întocmirii normelor de
vedere al modului de receptare. Conform acestui criteriu,
lucru în această materie, de a controla aplicarea lor şi de a lua
autoritatea se prezintă ca: măsurile pe care le socoteşte utile. Într-o anumită măsură, la
- autoritate personală sau profesională, datorată meritelor fel în cazul microfilmării ca operaŃiune pur tehnică, mai puŃin
profesionale recunoscute ale celor desemnaŃi să îndeplinească pregatirea documentelor pentru microfilmare sau în cazul
funcŃia de manageri în sistem; clădirilor de arhivă.
- autoritate ierarhică, fiind autoritatea delegată şi Responsabilitatea este un alt concept care operează în
încredinŃată managerului/directorului general. La rândul său, funcŃia de organizare a activităŃii arhivistice, punând în
acesta a delegat o parte din autoritatea sa managerilor, şefi de evidenŃă obligaŃia lucrătorilor din acest domeniu de a înfăptui
direcŃii, servicii şi compartimente din aparatul central al Arhivelor în cele mai bune condiŃii sarcinile repartizate.
NaŃionale, precum şi managerilor/directori de direcŃii judeŃene ale Responsabilitatea operează în strânsă legătură cu autoritatea
Arhivelor NaŃionale. şi cu obligaŃiile ce revin oamenilor în cadrul organizaŃiei/
Acest tip de autoritate este comparabilă cu puterea Arhivelor NaŃionale/serviciului de arhivă. Acceptând sarcinile şi
executivă şi se exercită În domeniul acŃiunii, exprimându-se prin primind autoritatea necesară îndeplinirii lor, un
arhivist/arhivar/orice salariat al serviciului de arhivă îşi asumă, Arhivelor NaŃionale şi aşa mai departe până se ajunge la baza
concomitent, şi o responsabilitate. Prin aceasta, piramidei.
responsabilitatea devine ca o obligaŃie mutuală a lucrătorului de În esenŃă, delegarea are ca scop transferul de sarcini, de
arhivă faŃă de institutia în care funcŃionează, reflectând aderarea autoritate şi de responsabilitate dinspre manageri spre
sa la necesitatea de îndeplinire conştiincioasă şi riguroasă a subordonaŃi, în vederea asigurării realizării optime a sarcinilor.
îndatoririlor ce-i revin. Acest transfer are ca scop o mai bună aşezare, precizare
Odată cu delegarea autoritaŃii, se deleagă si respon- şi repartizare a acestora în cadrul structurilor de arhivă şi
sabilitatea pe care aceasta o presupune.
stabilirea ordinii şi armoniei în înfăptuirea lor.
Răspunderea este un alt concept subsumat funcŃiei de În practică, delegarea presupune parcurgerea mai multor
organizare. etape, între care: identificarea sarcinilor şi prezentarea lor
Răspunderea nu se confundă însă cu responsabilitatea. clară; repartizarea sarcinilor ce se deleagă către subordonaŃi
Răspunderea înseamnă mai ales obligaŃia de a da cu transferul de autoritate necesară pentru îndeplinirea lor;
socoteală de îndeplinirea şi, mai cu seamă, neîndeplinirea unor încredinŃarea şi acceptarea responsabilităŃii (acŃiune care se
sarcini. Cu alte cuvinte, obligaŃia de a da socoteală cuiva pentru bazează pe convingerea managerului ca cel care primeşte
acŃiunile întreprinse sau pentru eşecul acestora. delegarea are capacitatea de a realiza în cel mai bun mod
Răspunderea este legată, în egală măsură, de autoritate şi sarcinile încredinŃate şi pe manifestarea voinŃei subordonatului
responsabilitate. Dacă legătura cu autoritatea pare de la sine de a accepta responsabilitatea); declanşarea răspunderii celor
înŃeleasă, cea dintre răspundere şi responsabilitate derivă din care preiau delegarea (ceea ce înseamnă că cei care acceptă
faptul că, într-o activitate depusă, răspunderea şi respon- sarcini şi primesc autoritatea necesară îşi asumă şi
sabilitatea nu trebuie să fie nici prea mari, dar nici prea mici în răspunderea pentru realizarea acŃiunilor desfăşurate).
raport cu autoritatea. De subliniat însă că, atunci când are loc o dedublare a
Delegarea, ca funcŃie a organizarii, constă în trecerea răspunderii, în ipostaza când subordonatul răspunde integral
temporară a autorităŃii formale unei alte persoane. În cazul de realizarea sarcinii şi de utilizarea autorităŃii acordate, cel
managementului, ea implică atribuirea temporară de către care deleagă rămâne în continuare răspunzator în faŃa
manager a uneia sau unora dintre sarcinile sale, inclusiv partea superiorilor lui pentru realizarea sarcinii respective.
corespunzătoare de autoritate şi responsabilitate unui Ca să reuşească însă, delegarea trebuie să
subordonat sau mai multora. îndeplinească două condiŃii esenŃiale:
Delegarea de autoritate şi responsabilitate este necesară, - să asigure o distribuŃie raŃională a sarcinilor şi autorităŃii
întrucât problemele managementului unei organizaŃii, inclusiv în organizaŃie;
cele ale managementului Arhivelor NaŃionale nu se pot rezolva - să asigure o încărcare echilibrată cu sarcini a tuturor
eficient numai la vârf. managerilor şi a executanŃilor, în funcŃie de capacitatea
Din cauza acestui fapt, managerul/directorul general acestora de a le îndeplini.
deleagă o parte din autoritate altor manageri subordonaŃi, Centralizarea/descentralizarea reprezintă un alt concept
respectiv şefilor de structuri din aparatul central al Arhivelor al funcŃiei de organizare în management, prezentându-se ca
NaŃionale şi managerilor/directorilor direcŃiilor judeŃene ale un proces ambivalent de delegare a autorităŃii într-o
organizaŃie.
Dacă activităŃile s-ar desfăşura într-un singur compartiment, ACTIVITATEA DE ÎNDRUMARE ŞI ACORDARE A
atunci s-ar vorbi doar despre centralizare, cu grade diferite etc. ASISTENłEI DE SPECIALITATE ŞI CONTROLUL
Dacă, însă, dimpotrivă, activităŃile unei funcŃiuni se ÎNTREGULUI PROCES DE MUNCĂ DESFĂŞURAT PE
realizează în compartimente diferite, atunci este evidentă TĂRÂM ARHIVISTIC
necesitatea descentralizării, la rândul său, în grade diferenŃiate.
Din perspectiva managementului, în general, şi a celui
arhivistic, în particular, centralizarea/descentralizarea implică în
mod evident o anumită delegare a prerogativelor de luare a Controlul este una din funcŃiile cele mai importante ale
deciziilor. managementului arhivistic. El are rolul de a asigura
Raportul dintre centralizare - descentralizare diferă de la verificarea/măsurarea performanŃelor realizate de
organizaŃie la organizaŃie, corespunzător filosofiei conducerii organizaŃie/Arhivele NaŃionale, în ansamblul lor, sau de
promovată de managementul acesteia, în materie de compartimentele acestora, la un moment dat, în raport cu
competenŃe, calitatea salariaŃilor, mentalul social cu privire la obiectivele şi sarcinile prevăzute prin plan sau prin alte
management etc. documente în referire, cu scopul de a interveni prompt în cazul
apariŃiei unor disfuncŃionalităŃi sau neajunsuri în realizarea
În Arhivele NaŃionale ale României, raportul dintre
acestora. Prin aceasta, controlul contribuie efectiv la
centralizare şi descentralizare a fost mereu o chestiune de
realizarea obiectivelor ce jalonează activitatea Arhivelor
interes aparte, mai cu seamă după apariŃia Legii nr. 16/1996. În NaŃionale şi, concomitent, la cristalizarea direcŃiilor de acŃiune.
mod progresiv, după această dată, centralizarea a cunoscut un
Prin intermediul controlului, Arhivele NaŃionale realizează,
regres în favoarea descentralizării, mai ales la nivelul de vârf al
de asemenea, evaluarea rezultatelor muncii prin măsurarea
managementului, în sensul că o mare parte din obligaŃiile realizărilor în comparaŃie cu obiectivele stabilite, desprinzând,
înfăptuirii obiectivelor fixate la nivel de sistem şi de părŃi cu această ocazie, factorii pozitivi şi pe cei negativi implicaŃi în
componente ale acestuia a fost transferată asupra manage- nivelul performanŃelor.
mentului arhivistic judeŃean. Necesitatea activităŃii de control în Arhivele NaŃionale
Este esenŃial, însă, de înŃeles că descentralizarea este şi o decurge, ca motivaŃie generală, din complexitatea activităŃii
chestiune de asumare a responsabilităŃii, răspunderii şi delegării, arhivistice şi, în mod concret, din sarcinile ce revin tuturor
astfel că, în măsura în care aceste funcŃii nu se realizează, nu va compartimentelor şi locurilor de muncă, din nevoia de
fi operativă nici o descentralizare care e de dorit să funcŃioneze combatere a oricărei forme de indisciplină, de dezordine, de
într-un echilibru cât mai optim cu centralizarea. dezinteres şi de nepăsare faŃă de obiectivele instituŃiei şi faŃă
Nu trebuie uitat însă că, în toate situaŃiile, organizarea în de însemnătatea ei în spaŃiul public.
Arhive ca functie a managementului se sprijina şi pe raŃionalitate În principiu, organizarea controlului în Arhivele NaŃionale
şi eficienŃă, întocmai ca în toate organizaŃiile, indiferent de vizează două direcŃii de acŃiune: una, controlul în interiorul
specificul acestora. sistemului, cuprinzând structurile Arhivelor NaŃionale la nivel
central şi teritorial, a doua, controlul în afara sistemului, la
creatorii şi deŃinătorii de documente.
Potrivit metodologiei în materie, în functie de obiectivele
urmărite, ambele tipuri de control pot fi de fond şi tematice.
Primul dintre ele are în vedere totalitatea aspectelor activităŃii exercitat de agenŃi (inspectorii A.N.) străini de organizaŃia în
arhivistice, al doilea tip de control are în vedere doar anumite care funcŃionează arhiva pentru care se execută activitatea de
aspecte, alese tematic, în raport cu problemele ce se impun îndrumare şi control. Aceasta implică o pregatire desăvârşită a
evaluate şi, eventual, corectate. activităŃii de control, Ńinând seama, pe de o parte, de
Pentru a-şi atinge scopurile, este indispensabil ca activităŃile interesele conservării documentelor din Fondul Arhivistic
de control să se exercite în mod curent, să fie operative, să aibă NaŃional, indiferent de specificul organizaŃiei controlate, iar pe
un caracter preventiv şi să se desfăşoare imediat după de altă parte, de specificul şi interesele creatorului de docu-
adoptarea hotărârilor şi deciziilor în referire. Efectuat pe baza mente. Se impune, de aceea, o corelare a tuturor activităŃilor,
acestor principii, controlul în Arhivele NaŃionale îşi spune intereselor şi factorilor implicaŃi în desfăşurarea aspectelor de
cuvântul în dirijarea activităŃii arhivistice, de la nivelul colectivelor muncă controlate, pe o direcŃie preventivă, dar şi
până la nivel individual, pe liniile fixate prin plan. Astfel, controlul constatatoare şi coercitivă, în raport cu concluziile formulate la
evaluează performanŃele, descoperind nerealizările şi devierile sfârşitul controlului.
de la direcŃiile fireşti ale indicatorilor de muncă, sugerând zonele Controlul exercitat de Arhivele NaŃionale la creatorii şi
de corectat, măsurile, modalităŃile, termenele. deŃinătorii de documente face parte din ceea ce teoria mana-
În acelaşi timp, controlul nu-şi propune doar descoperirea gementului numeşte control din exterior, fiind generat de
abaterilor de la plan, ci şi prevenirea acestora, acŃionând la toŃi diviziunea socială a muncii, de configuraŃia sistemului
stimulii interni şi externi, comparându-i cu prevederile normelor instituŃional al Ńării şi de relaŃiile obiective ce se stabilesc în
tehnice de lucru în Arhivele NaŃionale şi cele de la creatorii şi interiorul acestui sistem.
deŃinătorii de documente, cu ordinele, metodologiile şi Fără a subestima rolul controlului extern, este de subliniat
instrucŃiunile de linie şi cu alte acte normative având incidenŃă că, totuşi, influenŃa covârşitoare pentru mersul activităŃii
asupra domeniului arhivistic. De aeeea, ar fi inexact să se spună arhivistice vine dinspre controlul intern, care funcŃionează ca
că în Arhivele NaŃionale controlul are în primul rând rolul de a
un mecanism de autoreglare al instituŃiei Arhivelor NaŃionale şi
constata, declanşând corecŃia cerută de împrejurări, ci, în egală
al tuturor structurilor care produc, păstrează şi administrează
măsură, are şi rostul prevenŃiei, care face parte din ce în ce mai
documente de Fond Arhivistic NaŃional. Prin realizarea funcŃiei
evident din arsenalul managerial.
de autoreglare, instituŃia mcnŃionată funcŃionează normal,
E necesar ca între latura constatatoare şi cea preventivă ale
contribuind la consolidarea locului său în sistemul instituŃional
controlului să existe un echilibru stabil, însă ideal ar fi ca accentul
naŃional şi iradiind fiabilitate şi stabilitate în tot ceea ce
să cadă tot mai mult pe latura preventivă.
presupune crearea, administrarea şi folosirea documentelor
Controlul desfăşurat în maniera feed-back, dar şi feed-
de arhivă.
forward, deci orientat şi spre trecut, dar şi spre viitor, dă
În raport cu preceptele şi experienŃa acumulată până
posibilitatea managementului de a interveni prompt înainte ca
astăzi în materie de control în organizaŃii, sub aspectul
factorii perturbatori să înceapă a acŃiona.
modalităŃilor de realizare, în Arhivele NaŃionale s-au practicat
În timp ce controlul în interiorul sistemului arhivistic naŃional
şi se practică două feluri de control:
se desfăşoară după regulile valabile în toate organizaŃiile,
- controlul participativ, înfăptuit de organele participative
controlul exercitat de Arhivele NaŃionale la creatorii şi deŃinătorii
de conducere (de pildă, şeful de servicii, pe resorturile lor de
de documente prezintă un specific aparte, fiindcă el este
muncă, membri ai consiliului de conducere al Arhivelor,
respectiv: metodologie, resurse umane, restaurare, organizare c) controlul financiar, relativ mai puŃin prezent în
etc.) şi având ca scop, de regulă, probleme mari ale activităŃii activitatea arhivistică de la noi, dată fiind organizarea pe acest
structurilor controlate. Obiectivele acestui tip de control au fost şi plan a Arhivelor NaŃionale ale României. PrezenŃa unor
sunt să contribuie, între altele, la buna funcŃionare a instituŃiei şi structuri
în acelaşi timp la strângerea datelor necesare informării corecte financiar-contabile exclusiv la nivelul aparatului central al
a eşaloanelor superioare şi a organelor de decizie cu privire la Arhivelor Româneşti a făcut să se practice un control financiar
realizarea obiectivelor; doar la acest nivel, axându-se pe urmărirea îndeplinirii
- controlul ierarhic, specializat, realizat în modalităŃi bugetului de venituri şi cheltuieli, a gestiunii materiale şi
distincte, pe domenii, cu obiective şi măsuri specifice şi concrete băneşti, derulării operaŃiilor de casă şi de decontare,
de punere în practică. respectării disciplinei financiare etc.;
La rândul său, acest fel de control a îmbrăcat mai multe d) controlul bugetar, şi el destul de rar utilizat în Arhivele
forme: NaŃionale, folosind ca instrument de evaluare bugetul de
a) controlul ierarhic, exercitat de sus în jos, dinspre venituri şi cheltuieli.
serviciile aparatului central spre structurile teritoriale/direcŃiile În loc de concluzie, de subliniat că diferitele forme de
judeŃene ale Arhivelor NaŃionale, pornind de la structura control menŃionate mai sus s-au împletit şi se împletesc
instituŃiei, stabilită prin organigrama acesteia şi influenŃată de organic în funcŃionarea Arhivelor NaŃionale, realizând
regulamentul său de organizare şi funcŃionare. împreună un sistem unitar de control, pe de o parte în
De la sine înŃeles că persoanele care au îndeplinit şi interiorul instituŃiei, pe de alta în afara ei, în raport cu legislaŃia
îndeplinesc funcŃii de management specializat au avut şi au ca generală şi mai cu seamă, ca efect al prevederilor legislaŃiei
obligaŃie şi exercitarea controlului asupra activităŃii propriilor arhivistice naŃionale şi al experienŃei acumulate în practica
compartimente de muncă, precum şi asupra propriei lor activităŃi; arhivistică românească.
b) controlul tehnic, având ca obiect de preocupare latura
tehnică, profesională, de specialitate, a activităŃii din Arhivele
NaŃionale, cu atenŃie particulară pe asigurarea unei calităŃi CALITĂłILE MANAGERULUI, STILUL DE CONDUCERE;
corespunzătoare acestei activităŃi. De regulă acest control s-a METODE MODERNE DE MANAGEMENT VIZÂND
exercitat prin Serviciul Metodologic, Îndrumare, Sinteză şi ASIGURAREA EFICIENłEI MUNCII ARHIVISTICE
Control, planificat sau inopinat, fiind mecanismul de reglare a
disfuncŃionalităŃilor apărute în activitatea Arhivelor ca urmare,
mai cu seamă, a manifestării pernicioase a funcŃiei de
coordonare între institute şi celelalte eşaloane din ministerul de Ca şi în alte domenii, şi în domeniul arhivistic,
resort sau alte instituŃii ale statului. managerul/managerii este/sunt specialistul/specialiştii care
Dintre toate categoriile de control ierarhic specializat, desfăşoară procesul de management în Arhive, în
controlul tehnic reprezintă forma cea mai des utilizată în conformitate cu cerinŃele ştiinŃei managementului. Managerii
arhivistica românească, Ńinând în mod nemijlocit de profesiunea sunt persoane din cadrul sistemului arhivistic care exercită
de arhivist, de exercitarea ei, de nivelul specializării şi, în cel atributele conducerii potrivit obiectivelor, competenŃelor şi
mai înalt grad, de necesitatea asigurării unui standard profesio-
nal cât mai ridicat;
responsabilităŃilor nominalizate şi cuprinse în funcŃiile pe care le Între cele două categorii de calităŃi este foarte greu de
ocupă. trasat o delimitare netă. Însă, indiferent din ce punct de vedere
Din definiŃiile de mai sus rezultă cu claritate că managerii le-am considera, aceste calităŃi, odată întrunite, îi permit
Arhivelor sunt profesionişti, specializaŃi în înfăptuirea managerului din Arhive să dispună de capacitatea de a
managementului în acest domeniu. Ei trebuie să posede anumite conduce, adică să dispună de acea influenŃă impersonală
calităŃi, respectiv o temeinică pregătire managerială şi ştiinŃifică, exercitată asupra subordonaŃilor şi care constituie cheia
o reală capacitate de a conduce şi talent organizatoric, calităŃi de cristalizării şi înfăptuirii obiectivelor.
natură să le permită desfăşurarea unei activităŃi de conducere, Privite în interdependenŃa dintre ele,
influenŃând acŃiunile altor oameni astfel încât, pe această cale, calităŃile/caracteristicile definitorii ale managerului/managerilor
să obŃină rezultatele stabilite prin obiectivele şi sarcinile din Arhive sunt urmatoarele:
sistemului arhivistic. - dubla profesionalizare, care consistă în cunoştinŃele ce pun
Până în 2007, managerii în Arhive au fost selectaŃi, aproape în evidenŃă, pe de o parte competenŃa profesională în
exclusiv, din rândul specialiştilor care au lucrat în domeniul domeniul arhivistic, iar pe de altă parte competenŃa de a
arhivistic, ceea ce a reprezentat o conformare deplină la conduce;
preceptele universale ale teoriei selecŃionării managerilor. - capacitatea de a dezvolta un sistem eficient de relaŃii cu
În 2007, managerul/directorul general al Arhivelor NaŃionale subordonaŃii şi de relaŃii între subalterni, astfel încât să se
a fost recrutat din afara sistemului, fapt acceptat, în principiu, de constituie un climat de muncă propice performanŃelor;
teoria managementului, socotindu-se, probabil, ca persoana - modelarea unui comportament propriu de aşa natură încât
aleasă, provenind din domeniul cercetării istorice, făcea parte din să influenŃeze comportamentul subalternilor şi să-l orienteze
rândul specialiştilor apropiaŃi de tipul şi profilul instituŃiei. spre obŃinerea de rezultate concrete în deplina concordanŃă cu
Oricare ar fi, însă, provenienŃa managerului/managerilor în obiectivele stabilite;
Arhive, acesta/aceştia trebuie să întrunească anumite calităŃi, - autoritatea cu care este investit, adică acea autoritate
caracteristici esenŃiale pentru persoanele cu funcŃii de formală, specifică funcŃiei manageriale, care se împleteşte
conducere. organic cu autoritatea profesională, la care se alătură
Teoria managementului a împarŃit asemenea calităŃi în două autoritatea neformală, generată de recunoaşterea de către
categorii: subordonaŃi a capacităŃii managerului de a conduce. În
- calităŃi specifice domeniului de activitate/în cazul nostru Arhivele NaŃionale, în cele mai multe cazuri, autoritatea
Arhivele NaŃionale, respectiv: cunoştinŃe profesionale în neformală şi-a avut originea în personalitatea managerilor, în
domeniul arhivistic, aptitudini de muncă în acelaşi domeniu, abilitatea lor de a polariza oamenii şi de a-i influenŃa, în
capacitate de concentrare, inteligenŃă, energie, perspicacitate, experienŃa lor, în competenŃa dovedită în luarea deciziilor şi în
memorie etc.; organizarea activităŃii arhiviştilor, arhivarilor şi a celorlalŃi
- caracteristici specifice activităŃii de conducere, respectiv: lucrători din Arhive în sensul punerii în aplicare a acestor
capacitatea de a lua hotărâri, abilitatea de a lucra cu oamenii, de decizii, în fine în maniera managerilor de a reuşi să se impună
a-i dirija şi de a-i conduce, stabilitate emoŃională, creativitate, în faŃa subalternilor etc.;
supleŃe intetectuală, receptivitate la nou, spirit de disciplină, spirit - creativitatea, necesară pentru a face faŃă cu succes
de răspundere, devotament, fermitate, perseverenŃă etc. solicitărilor generate de noutăŃile din domeniul teoriei şi
practicii arhivistice naŃionale şi internaŃionale, de noutăŃile
tehnologice care, inevitabil, cuprind şi domeniul arhivistic. Din Dintre acestea, personalitatea merită o distincŃie specială,
acest punct de vedere, managerii din Arhive au fost şi trebuie să întrucât se defineşte prin noŃiuni, cum sunt: onestitatea,
fie şi în viitor receptivi la nou, să participe şi să contribuie la hărnicia, altruismul, egoismul, independenŃa,
crearea noului, să-şi valorifice imaginaŃia, forŃa creativă proprie, responsabilitatea, autocontrolul, afectivitatea, motivaŃia,
precum şi forŃa creativă a subalternilor; voinŃa, caracterul, precum şi la elemente aflate în legătură cu
- puterea de rezistenŃă la solicitari, reclamată de stresul statutul şi rolul ce revin unei persoane într-un sistem de
decizional la care sunt supuşi managerii, de presiunea timpului, referinŃă. În această ordine, este normal ca fiecare manager
a răspunderii etc. Sub acest aspect, managementul arhivistic de din Arhive să dispună de o personalitate puternică, bine
bună calitate a vizat compensarea suprasolicitării fizice şi conturată, aptă a se manifesta diferenŃiat, în funcŃie de relaŃiile
nervoase printr-o organizare raŃională a activităŃii, prin stabilite cu subordonaŃii, cu şefii sau cu reprezentanŃii
practicarea unui stil de muncă eficient, prin utilizarea pe scară societăŃii civile.
largă a delegării de atribuŃii şi responsabilităŃi, prin crearea unui Din cele de mai sus se desprind cu claritate câteva
climat de muncă astfel orientat încât să permită antrenarea concluzii referitoare la poziŃia managerului în sistemul
subalternilor în mod responsabil la rezolvarea problemelor aflate arhivistic, la modul în care acesta este receptat de către
în faŃa conducerii Arhivelor; subalterni şi la rolul pe care el şi-l asumă în asigurarea unui
- simŃ ridicat al responsabilităŃii, adică acea calitate de natură să climat propice performanŃei, şi anume:
confere managerului din Arhive un statut solid în faŃa - managerul în Arhive este un model profesional,
subalternilor, un exemplu de urmat şi, în acelaşi timp, prestigios. comportamental şi atitudinal pentru subalterni şi colaboratori;
Aceste caracteristici ale managerului/managerilor din Arhive - managerul îşi dezvoltă un stil propriu de conducere,
decurg, pe de o parte, din cunoştinŃele şi aptitudinile corespunzător personalităŃii lui, pregătirii, experienŃei, situaŃiei
acestuia/acestora, iar pe de altă parte, din calitatea factorului concrete în care trebuie să acŃioneze, contextului social,
uman cu care lucrează, în funcŃie de care managerul/managerii cultural, politic, economic în care funcŃionează Arhivele etc.;
trebuie să-şi modeleze comportamentul, atitudinea, stilul de - managerul este reprezentantul colectivului pe care î l
muncă. conduce, deci el este imaginea în exterior a acestuia şi
De asemenea, într-o măsură însemnată, calităŃile răspunzător de succesele sau insuccesele colectivului;
manageriale sunt influenŃate de rolul important deŃinut de - managerul nu trebuie să uite că el acŃionează asupra
manager şi de situaŃia concretă în care el se plasează în oamenilor şi că rezultatele pe care le obŃine nu sunt numai ale
sistemul arhivistic, în raport cu specificul acestuia, cu situaŃia lui lui, ci şi ale colectivului pe care îl conduce;
economică şi financiară, cu obiectivele pe care şi le stabileşte, cu - prin comportamentul lui, managerul trebuie să
locul Arhivelor în spaŃiul public, cu restricŃiile de care acestea încurajeze schimbarea, noul, creativitatea, fiind el însuşi
trebuie să Ńină seama, cu gradul de libertate oferit de societate, creativ şi dând el însuşi naştere condiŃiilor propice pentru
cu reglementările juridice în domeniu şi cele conexe etc. manifestarea creativităŃii subalternilor;
Totodată, o însemnătate deosebită prezintă aptitudinile, - managerul trebuie să acŃioneze corect şi competent în
temperamentul, caracterul şi personalitatea managerului/mana- toate situaŃiile, el nu trebuie să uite că munca de conducere
gerilor, respectiv acele date extrem de complexe subsumate obligă şi că nu este conducător pe viaŃă. În această calitate, el
profilului psihosocial, personalităŃii acestuia/acestora.
trebuie să se manifeste făcând abstracŃie de prerogativele unei organizaŃii civile, dar permanentizarea unui astfel de stil
puterii, cu alte cuvinte să fie el însuşi; duce, în cele din urmă, la consecinŃe şi implicaŃii preponderent
- managerul trebuie să dezvolte capacităŃile profesionale negative.
ale subalternilor şi să asigure condiŃii pentru manifestarea lor, Stilul democratic se caracterizează prin încrederea mare
pentru un climat favorabil muncii de calitate; a managerului în subordonaŃi, stimulează formularea de
- managerul trebuie să dezvolte cultura managerială în sugestii şi propuneri din partea acestora, stimulează
Arhive, să se autoperfecŃioneze şi să asigure pregatirea creativitatea, încurajează participarea subordonaŃilor nu numai
subalternilor şi în acest domeniu. la îndeplinirea sarcinilor, ci şi la luarea deciziilor, încurajează
În ceea ce priveşte stilul de conducere al comunicarea pe verticală şi pe orizontală, pune accent pe
managerului/managerilor în Arhive, ca şi în alte domenii ale relaŃiile interumane şi pe asigurarea unui climat de muncă
societăŃii, este de la sine înŃeles că acesta a influenŃat şi constructiv, valorifică atributele autorităŃii personale ale
influenŃează rezultatele activităŃii de management, concomitent managerului, foloseşte pe scară largă delegarea de autoritate
cu rezultatele activităŃii comunităŃii arhivistice naŃionale. şi de răspunderi, urmăreşte valorificarea competenŃelor
Fără a intra în aspectele teoretice ale clasificărilor efectuate subordonaŃilor şi favorizează dezvoltarea personalităŃii
de teoria managementului în materia stilurilor de conducere, se acestora etc.
cuvine menŃionat că în Arhive, după modul de luare a deciziilor, Un astfel de stil de conducere s-a aplicat într-o tendinŃă
managerii au avut de ales între trei stiluri de conducere: autoritar evident ascendentă după 1990, pe măsura maturizării
(autocratic), democratic şi liber. societăŃii româneşti post-comuniste şi pe măsura redefinirii
Stilul autoritar se caracterizează prin centralizarea locului şi rolului Arhivelor NaŃionale în spaŃiul public.
autorităŃii, preponderenŃa deciziilor unipersonale, accentul pe Acest stil de conducere a îngăduit o satisfacŃie mai mare
autoritatea formală, tendinŃa de a vedea personalul numai ca în munca pentru corpul de arhivişti, arhivari şi ceilalŃi lucrători
executant, de a considera dreptul de decizie şi de control ca un din domeniul arhivistic, a contribuit la creşterea interesului
atribut exclusiv al managerului, de a vedea activitatea mai ales acestora pentru realizarea sarcinilor, în condiŃiile în care, pe
sub aspectul sarcinilor, de a vedea corecŃia abaterilor de la parcurs, s-a înregistrat şi o creştere a deprinderilor de
deciziile luate mai ales prin sancŃiuni, de a aprecia subordonaŃii conducere colectivă ale subordonaŃi lor, a competenŃei şi
ca fiind lipsiŃi de spirit creator, de a aprecia relaŃiile interumane responsabilitaŃii acestora.
ca fiind puŃin sau deloc importante etc. Stilul liber, pe care unii nici nu-l consideră propriu-zis un
Un astfel de stil de conducere s-a practicat în Arhivele stil, se caracterizează prin lipsa totală de participare a
Româneşti în perioada regimului comunist şi, cum era de managerilor la activitate, grupul fiind lăsat să se organizeze
aşteptat, el a produs insatisfacŃie, uneori chiar rezultate negative singur.
în activitate, randament scăzut în muncă, sarcini nerealiste, după Rezultatele practicării unui asemenea stil sunt dezordinea
cum am arătat în capitolul 2. şi anarhia şi este de subliniat că, din fericire, el nu a făcut nici
E de subliniat că stilul de conducere autoritar poate fi măcar obiectul unui experiment în Arhivele din România.
adecvat unor situaŃii speciale, proprii, de pildă, specificului Teoria managementului în materia stilurilor de conducere
Arhivelor Militare sau unităŃilor militare creatoare de documente a înregistrat şi alte clasificări, în raport cu o serie de alte
într-o situatie de dispozitiv de luptă. Uneori, pe termen scurt, criterii, mai puŃin semnificative, însă, din punctul de vedere al
managerul autocrat poate obŃine rezultate bune şi în conducerea Arhivelor. Ca o sinteză a acestora, e de subliniat că aceste
clasificări pornesc de la raportul pe care managerii îl stabilesc valorile în curs şi viitoare, identificarea consecinŃelor nedorite
între câŃiva indicatori esenŃiali, cum ar fi: orientarea din viaŃa Arhivelor etc.
preponderentă a conducerii spre sarcină (scop, obiectiv); Metodele manageriale de previziune s-au făcut simŃite în
orientarea spre contacte umane (spre relaŃii interpersonale şi România mai cu seamă în legătură cu necesitatea înnoirii
psihologia de grup); orientarea spre randament (maximizarea legislaŃiei arhivistice, cu perspectivele logistice ale instituŃiei,
productivităŃii, a performanŃelor); orientarea spre personal etc. Se cu racordarea acesteia la sistemul de norme arhivistice
poate lesne deduce că aceste clasificări se pot regăsi într-o internationale, cu pregătirea şi perfecŃionarea personalului etc.
formă sau alta şi într-o măsură mai mare sau mai mică şi în În Arhivele Româneşti s-au aplicat, de asemenea, şi
managementul Arhivelor. Aici, însă, nu se poate vorbi de o metodele operative de conducere, înŃelegând prin acestea,
denaturare a proporŃiilor într-o direcŃie sau alta, ci mai degrabă metodele de conducere pe bază de proiecte, pe bază de
că a existat o preocupare permanentă de a se ajunge la un sistem, pe bază de rezultate, prin produs, pe bază de excepŃii
echilibru rezonabil între randament şi interesele personalului şi pe bază de obiective. Arhivele NaŃionale au uzitat mai ales
Arhivelor. metoda de conducere pe bază de proiecte, care permite
Nu este exagerat, totodată, să remarcăm şi grija mana- rezolvarea unor probleme complexe în timp optim şi cu
gementului Arhivelor pentru promovarea unor metode noi, cheltuieli minime. De regulă, o asemenea metodă este folosită
moderne de conducere a activităŃii în acest domeniu, în pofida la soluŃionarea unor sarcini deosebite, nerutiniere, complexe şi
aparenŃei de conservatorism, ca să nu spunem de imobilism a importante, implicând o cooperare pluridisciplinară, prin
instituŃiei, mai cu seamă prin raportare la felul în care ea a fost participarea unor echipe formate din membri cu diverse
percepută şi cum mai este, din păcate, percepută în ochii unora, specializări. O astfel de sarcină a fost pentru Arhivele
prea puŃin cunoscători ai specificului şi însemnătăŃii activităŃii NaŃionale cea referitoare la informatizarea activităŃii arhivistice,
sale. imaginată a fi soluŃionată pe baza unui proiect cuprinzator,
Utilizarea metodelor moderne de management a fost realizat de o echipă mixta, compusă din arhivişti şi
impusă, şi în cazul Arhivelor, ca şi în cazul altor sectoare ale informaticieni. Într-o manieră similară s-a pus şi se pune,
societăŃii, de creşterea complexităŃii activităŃilor arhivistice, de totodată, şi rezolvarea problemei digitalizării arhivelor, în
progresul tehnologic şi de amplificarea solicitărilor venite din România şi în alte Ńări.
partea beneficiarilor de informaŃie documentară. În aceste Evident că la iniŃierea şi transpunerea în practică a unor
condiŃii, managementul instituŃiei n-ar mai fi răspuns la un nivel asemenea proiecte au concurat şi metodele manageriale pe
adecvat acestor solicitări dacă s-ar fi menŃinut pe linia metodelor bază de analiză, constând în operaŃiuni de evaluare a
de conducere tradiŃionale. diverselor funcŃiuni şi aplicaŃii preconizate sau implementate în
Fără a realiza studii şi analize sofisticate, una din categoriile domeniul arhivistic, în compararea şi raportarea acestora la
de metode moderne de management, folosite în domeniul normativele în materie sau prestabilite de management. În
arhivistic din Ńara noastră, s-a constituit din metodele de general, dintre formele de analiză ce formează această
previziune. Această categorie de metode a vizat obŃinerea unei categorie de metode, în Arhivele NaŃionale s-a practicat mai
cunoaşteri exacte a stării Arhivelor, folosind analiza tendinŃelor ales analiza economică, analiza valorii, analiza de caz şi
manifestate în activitatea acestora, identificarea posibilităŃilor de analiza de conŃinut pe probleme cum au fost cele privind
evoluŃie, exegeza concordanŃei evoluŃiei posibile cu normele şi spaŃiile de depozit, microfilmarea de asigurare, restaurarea,
evidenŃa documentelor din Fondul Arhivistic NaŃional etc.
În fine, în Arhivele NaŃionale ale României s-au practicat şi - alegerea, pe baza unui proces raŃional de gândire
metode de stimulare a creativităŃii, nu pe direcŃiile clasice ale logică, a posibilităŃii ideale de acŃiune, a aşa-zisei variante
teoriei managementului în această chestiune, ci pe căi adecvate optime;
domeniului arhivistic, cum au fost: schimburile de experienŃă cu - structurarea conŃinutului variantei optime pentru a
însoŃitorii de arhivă din străinatate, stagii tehnice de formare şi furniza toate indicaŃiile necesare executanŃilor în vederea
perfecŃionare pe lângă Arhivele NaŃionale ale FranŃei, stimularea realizării obiectivelor.
pentru înscrierea la doctorate şi la diferite cursuri de formare şi Când lipsesc aceste condiŃii sau una dintre ele, nu putem
perfecŃionare profesională, stimulare materială etc. vorbi de un act decizional sau de o decizie validă.
Toate acestea au constituit un patrimoniu teoretic şi practic Mai mult decât atât, decizia este prezentă în toate
cu nimic mai prejos decât cel invocat şi luat ca reper, ca funcŃiile managementului şi pe toate treptele sale ierarhice. De
provenind de la instituŃii similare din străinătate, un patrimoniu asemenea, fiind emanaŃia managementului, decizia constituie
teoretic şi practic care a îngăduit Arhivelor NaŃionale ale un act de autoritate, un act normativ, obligatoriu pentru toate
României sa progreseze constant şi sigur. nivelurile şi cadrele la care se referă.
Pentru a prinde substanŃă şi pentru a deveni operativă,
decizia presupune existenŃa următorilor factori:
DECIZIILE ŞI PROCESUL DECIZIONAL ÎN - decidentul, care, în cazul Arhivelor, este constituit din
ACTIVITĂłILE DESFĂŞURATE PE TĂRÂM ARHIVISTIC organele de conducere participative ale instituŃiei, respectiv
managerul/directorul general, consiliul de conducere, şefii de
servicii şi directorii direcŃiilor judeŃene;
- personalul salariat executant, format din arhivişti,
După cum se cunoaşte, decizia joacă un rol de prim ordin în arhivari, restauratori, personalul administrativ etc.;
actul managerial. Practic, conducerea fără decizie nu există dacă - cadrul sau mediul ambiant, care priveşte legislaŃia în
avem în vedere rolul atribuit deciziei de teoria materie, arhivistică şi conexă, raporturile instituŃiei cu celelalte
managementului, constatăm lesne că procesul de luare a structuri ale ministerului de resort sau din alte departamente,
deciziei constitute miezul activităŃii de conducere. cu impact asupra funcŃionării Arhivelor.
De la această regulă Arhivele nu fac în nici un fel excepŃie, Modificările suferite de fiecare dintre aceşti factori,
decizia în acest domeniu fiind, ca şi în alte sectoare ale precum şi interferenŃele dintre ei au influenŃat şi influenŃează
societăŃii, linia de acŃiune aleasă în mod conştient de către inevitabil actul decizional în Arhive.
manager/i, dintr-un număr de posibilităti, pentru a ajunge la Din îmbinarea laturilor acestor factori ai procesului
rezultatul dorit. decizional, ca şi în funcŃie de problemele de rezolvat, în
Aşadar, decizia implică întrunirea obligatorie şi principiu, deciziile privind instituŃia Arhivelor şi structurile sale
concomitentă a mai multor condiŃii: subordonate au fost şi sunt:
- existenŃa unui obiectiv sau a mai multor obiective ce - decizii de certitudine, în care desfăşurarea activităŃilor
trebuie realizate într-o anumită etapă; pentru care au fost emise a avut loc cu certitudine, potrivit
- evidenŃa soluŃiilor şi a posibilităŃilor de acŃiune; calculelor, de la evenimentul iniŃial până la cel final (exemplu:
deciziile de desfăşurare a activităŃilor de îndrumare şi control
la structurile centrale şi în teritoriu, cele privind pregătirea şi - să fie împuternicite, adică să fie luate de organismele
derularea pregătirii pentru microfilmarea de asigurare pe bază de de conducere sau de persoana cu drepturi legale în această
microfilm s.a.); materie (în cazul nostru, directorul general, directorii direcŃiilor
- decizii de risc, în care o parte sau toate componentele judeŃene, în raport cu nivelul deciziei);
reŃelei procesuale, până la secvenŃa finală, au avut/au o - să fie precise, adică să fie raŃional coordonate cu deciziile
probabilitate de realizare mai mică, existând secvenŃe scăpate anterioare, să nu permită interpretări diferite şi, ca atare, să nu
controlului şi a căror evoluŃie a fost/este dificil de anticipat (de fie contradictorii;
pildă, o serie de decizii vizând logistica Arhivelor şi structurilor - să fie luate la timp, cu alte cuvinte să fie luate în strictă
componente ale acestora); concordanŃă cu condiŃiile care le impun, ceea ce permite
- decizii de incertitudine, în care posibilitatea realizării valorificarea eficientă a iniŃiativelor oamenilor, rezolvarea la
obiectivului final, volumul şi structura datelor aflate la dispoziŃia timp a contradicŃiilor s.a.;
decidentului nu permit calcularea posibilităŃii realizării (exemplu: - enunŃul deciziilor să se faca în mod corespunzator, adică să
decizia referitoare la promovarea unei noi legi a Arhivelor formuleze obiectivele cu claritate, la fel parametrii operaŃionali
NaŃionale). termenele, responsabilităŃile etc.
Din punctul de vedere al importanŃei obiectivelor , deciziile Pe lângă aceste cerinŃe, în Arhivele NaŃionale deciziile au
luate de managementul Arhivelor NaŃionale au fost/sunt: încercat să răspundă cât mai adecvat exigenŃelor decurgând
- decizii strategice, adică decizii vizând activitatea de din etapele/fazele ce se impun parcurse în orice act de acest
ansamblu a instituŃiei, probleme majore, derulate pe perioade fel, respectiv:
lungi de timp (de pildă, deciziile luate în politica de investiŃii, - delimitarea şi precizarea problemei sau problemelor de
digitalizarea şi informatizarea Arhivelor etc.); rezolvat, aceasta presupunând cunoaşterea exactă de către
- decizii tactice, adică cele referitoare la activităŃi parŃiale, la decident a fondului problemei de rezolvat, a domeniului, a
probleme de o însemnătate mai mică, derivate din obiectivele obiectivelor de atins s.a.;
generale şi derulate pe perioade relativ mai scurte de timp - documentarea sau culegerea, selectarea şi prelucrarea
(semestru, trimestru, luni); informaŃiilor necesare luării deciziei (exemplu: acŃiunea din
- decizii curente, adică deciziile cu privire la problemele de anul 2006, privind necesarul de spaŃii de depozitare în
zi cu zi şi rezolvabile operativ (exemplu: problematica formând Arhivele NaŃionale, impusă de adoptarea O.U.G. nr. 39/2006
cuprinsul dispoziŃiilor zilnice ale directorului general şi directorilor privind obligativitatea preluării de către Arhivele NaŃionale a
direcŃiilor judeŃene). ştatelor de salarii de la agenŃii economici desfiinŃaŃi fără
Teoria managementului operează şi cu alte clasificări ale succesori);
deciziilor din actul de conducere, în funcŃie de criterii mai puŃin - prelucrarea datelor colectate, urmărind să stabilească
semnificative pentru Arhive, însă, indiferent de conŃinutul exactitatea acestora, gradul de cuprindere a problemei,
acestora, este de reŃinut că, pentru a fi eficiente, şi în domeniul corelarea informaŃiilor cu altele conexe etc. (exemplu: aceeaşi
arhivistic, deciziile trebuie să îndeplinească anumite cerinŃe, acŃiune menŃionată mai sus);
astfel: - formularea variantelor de decizie şi analiza lor comparativă,
- să fie fundamentate ştiinŃific, adică luate în strictă adică etapa de cristalizare a soluŃiilor şi de evaluare a tuturor
conformitate cu specificul activităŃii arhivistice, cu legităŃile ei, cu laturilor acestora pentru a face posibil succesul etapei
contextul şi factorii de influenŃă asupra funcŃionării instituŃiei etc.; următoare, adică: alegerea variantei optime, respectiv a
deciziei şi aprobarea acesteia de către manager, cu asumarea Cât priveşte criteriile de clasificare a informaŃiilor, inclusiv
răspunderii şi a tot ceea ce rezultă de aici şi realizarea deciziei cele subsumate managementului Arhivelor, teoriile în referire
sau transpunerea ei în viaŃă a cărei reuşită depinde direct de au reŃinut:
acurateŃea celor anterioare. - în raport cu provenienŃa lor: informaŃii interne şi externe;
E de subliniat că, în măsura în care deciziile luate/care se - în funcŃie de modul de exprimare: informaŃii orale, scrise şi
iau în domeniul arhivistic şi-au propus să-şi atingă scopul şi de audio-vizuale;
cele mai multe ori ele şi l-au atins - aceasta s-a produs în - în funcŃie de sensul circulaŃiei: informaŃii ascendente,
legătură indisolubilă cu calitatea sistemului informaŃional al descendente, orizontale;
Arhivelor NaŃionale. - după gradul de prelucrare: informaŃii primare (neprelucrate),
În această privinŃă, teoria managementului a stabilit demult semiprelucrate, prelucrate;
un fapt de bun simŃ, şi anume că elaborarea unei decizii corecte - după sursa de obŃinere: informaŃii tehnico-operative,
nu este posibilă în absenŃa unor informaŃii bogate şi exacte contabile, statistice.
referitoare la problemele sau fenomenele aflate în studiu. Referitor la metodele moderne de utilizare a informaŃiilor
Un sistem informaŃional, inclusiv cel al Arhivelor, trebuie să în actul managerial, acestea s-au impus sensibil în ultimele
cuprindă complexul de activităŃi care înregistrează informaŃii, le decenii şi în activitatea şi funcŃionarea Arhivelor Româneşti,
sistematizează, le prelucrează, le analizează, le stochează şi le adesea nu la nivelul necesităŃilor, din păcate, mai ales din
transmite, contribuind la realizarea obiectivelor organizaŃiei, în cauza deficitului logistic cu care s-a confruntat permanent
cazul nostru Arhivele NaŃionale. instituŃia, indiferent de epocă şi dincolo de regimurile politice
Sistemul informaŃional furnizează managerilor informaŃiile care s-au succedat de-a lungul timpului în România.
necesare luării deciziilor, dar, în acelaşi timp, face posibilă şi
aplicarea acestora.
În această direcŃie, utilizarea rapidă şi eficientă a informaŃiei
în procesul de conducere impune ca aceasta să îndeplinească o
serie de condiŃii, şi anume:
- să fie exactă;
- să fie completă;
- să fie continuă, să curgă nu numai atunci când apar situaŃii
deosebite;
- să sosească la timp şi pe canalul cel mai scurt;
- să corespundă nu numai din punct de vedere cantitativ, ci şi
calitativ;
- să aibă o formă de prezentare adecvată fiecărei situaŃii în parte.
Toate aceste condiŃii sunt valabile şi în cazul celor ce au
format şi formează suportul ştiinŃific al managementului arhivistic.