PROCOMUNITA CENTER SRL

SIBIU

LUCRARE DE ABSOLVIRE
CURS ARHIVIST
TEMA : NOMENCLATORUL ARHIVISTIC AL
ȘCOLII GIMNAZIALE
„ INGINER GHEORGHE PĂNCULESCU „
LOCALITATEA VĂLENII DE MUNTE, JUDEȚUL PRAHOVA

Formator: Zecheru Alexandra – Dana

Cursant: Pelmuș Liana Gabriela

28. 01. 2021

Se aprobă,

Director Prof .

Se confirmă,

Șef Serviciul Județean al

Arhivelor Naționale Prahova

Nomenclatorul arhivistic al documentelor create de

Școala Gimnazială „Inginer Gheorghe Pănculescu „

Valenii de Munte, județul Prahova

Aprobat prin decizia nr. ........ , din ...................

SERVICIUL DENUMIREA DOSARULUI (CONȚINUTUL PE SCURT AL TERMENUL OBSERVATII

PROBLEMELOR LA CARE SE REFERĂ) DE
PĂSTRARE
A. 1. Planul de dezvoltare instituțională școlară Permanent
CONDUCERE
2. Plan managerial anual Permanent
3. Regulamentul de organizare si functionare Permanent
4. Regulamentul de ordine interioară Permanent
5. Raport anual asupra stării învățământului Permanent
6. Documente privind evenimente deosebite din Permanent
activitatea școlii ( aniversări, decorări, distincții)
7. Cartea școlii Permanent
8. Decizii ale conducerii Permanent
9. Organigrama Permanent
10. Corespondență privind colaborări cu instituții Permanent
publice
11. Corespondență, rapoarte, situații, dări de seamă Permanent
privind activitățile desfășurate cu fonduri europene
școlaborări internationale
12. Planul general de muncă al școlii Permanent
13. Registrul unic de control Permanent
14. Registrul de inspecții școlare Permanent
15. Registrul de procese verbale ale Consiliului de Permanent
Administrație
16 . Registrul de procese verbale ale Consiliului Permanent
Profesoral
17. Planul de școlarizare, situații statistice, dări de Permanent
seamă, rapoarte, informări privind școlarizarea
18. Procesele verbale de predare-primire și Permanent
inventarele documentelor predate la arhivă
19. Documente anexe la procesele verbale ale 15 ani
Consiliului de Administrație- tematici, convocatoare,
rapoarte, programe, solicitări, memorii și materiale
informative.
20. Documente anexe la procesele verbale ale 15 ani
Consiliului Profesoral - tematici, convocatoare,
 rapoarte, programe, solicitări, memorii și materiale
informative.
21.Situații, referate, procese verbale , tabele privind
10 ani
organizarea de tabere și excursii
22. Acorduri de parteneriat educațional. 10 ani
23. Documente privind curriculum la decizia școlii- 10 ani
CDS
24 . Plan managerial semestrial 5 ani
25. Raport semestrial asupra stării învățământului 5 ani
26. Planuri și programe de învățământ, planuri si 5 ani
programe pentru „ Școala Altfel „
27. Extras din nomenclatorul arhivistic 5 ani De la
înlocuire
28 . Planificări calendaristice și proiecte didactice 2 ani
29. Fișe de asistență la ore 2 ani
B. 1. Ordine, dispoziții, instrucțiuni, informări, Permanent
SECRETARIAT regulamente ce reglementează activitatea în
învățământ
2. Schema de încadrare a unității școlare - Permanent
state de funcții, state de încadrare, state
funcții plata cu ora ( PCO) , state de personal
3. Registrul de evidență a cărților de muncă Permanent
4. Registru REVISAL in format electronic și Permanent
format tipărit
5. Registrul evidență personal Permanent
6. Recensămîntul copiilor de vârstă preșcolară Permanent
și școlară
7. Registrul de evidență și mișcare a elevilor Permanent
8. Registrul matricol Permanent
9. Catalog de clasa Permanent
10. Cotoare acte studii, acte studii Permanent
necomplerate, anulate, neridicate
11. Registrul evidență a actelor de studii primite Permanent
și eliberate elevilor
12. Dări de seamă , situații statistice privind Permanent
realizarea planurilor de școlarizare și
rezultatele la învățătură – început de an
școlar, sfârșitul semestrului 1, sfârșitul
semestrului 2, sfârșitul anului școlar
13. Situații statistice, dări de seamă, referate Permanent
privind desfășurarea și rezultatele
examenelor și concursurilor
14. Registrul de evidență a ștampilelor și Permanent
sigiliilor, procese verbale de distrugere
15. Registrul evidență a formularelor actelor de Permanent
studii
16. Corespondență, procese verbale, tabele , Permanent
borderouri privind procurarea de acte studii
și aplicare timbru sec
17. Nomenclatorul arhivistic Permanent
18. Inventarele și procesele verbale de predare- Permanent
primire a documentelor
19. Corespondență cu Serviciul Județean al Permanent
Arhivelor Naționale Prahova:avize spațiu,
procese verbale de control lucrări de
selecționare, etc.
20. Procesele verbale de predare-primire și Permanent
inventarele documentelor predate la arhivă
21. Contract colectiv de muncă 70 ani
22. Dosare de personal 70 ani
23. Contracte de muncă ale personalului 70 ani
didactic, didactic auxiliar și administrativ,
acte adiționale la contractele de muncă, fișa
postului ( exemplarul 2 – secretariat)
24. Cataloage de examene – Evaluarea Națională 50 ani
25. Cataloage examene corigentă 50 ani
26. Cataloage de situații neîncheiate 50 ani
27. Cataloage examene de diferență și elevi 50 ani
transferați din străinătate
28. Decizii , situații acte de personal și 30 ani
corespondență privind mișcarea și
incadrarea personalului didactic, didactic
auxiliar și administrativ
29. Acte justificative privind programele 30 ani
desfășurate cu fonduri europene
(COMENIUS, ERASMUS ) și colaborări
internaționale
30. Documente privind elevii cu cerințe 30 ani
educaționale speciale ( CES ) : certificate de
expertiză, planuri de intervenție, acte
justificative privind normele de hrană și
îmbrăcăminte
31. Situații statistice, dări de seamă, rapoarte 30 ani
către Inspectoratul Școlar Județean privind
elevii plecați în străinătate
32. Registrul de intrare-iesire 30 ani CS
33. Condica de prezență a cadrelor didactice 25 ani
34. Dosare personale ale elevilor 15 ani
35. Copii state de plată salarii ( exemplarul 2 – 15 ani
secretariat)
36. Copii state de plată recalculări, majorări, 15 ani
sume recuperate prin hotărâri judecătorești
(exemplarul 2 – secretariat)
37. Documente privind perfecționarea continuă 10 ani
a personalului
38. Fișe de înscriere ale elevilor în învățământ 10 ani
39. Documente privind mișcarea elevilor, 10 ani
transferări
40. Documente privind alocația de stat pentru 10 ani
copii – instrucțiuni, rapoarte către
Inspectoratul Școlar Județean Prahova , etc
 41. Dosare privind acordarea alocației de stat 10 ani
pentru copii
42. Fișe de înscriere, cereri , alte documente 10 ani
privind programul „A doua șansă „
43. Dosare privind acordarea burselor , bani de 10 ani
liceu, 200 euro pentru achiziționarea de
calculator
44. Fișe evaluare a clasei pregătitoare 10 ani
45. . Fișe evaluare ale elevilor din clasele a-II-a , a-IV- 10 ani
a, a-VI-a de la Evaluarea Națională
46. Registrul de depozit 10 ani
47. Registrul evidență a petițiilor 10 ani
48.Proceduri operaționale 10 ani De la
înlocuire
49.Fișe de înscriere, documente, lucrări scrise 5 ani
pentru obținerea gradelor didactice
50. Cereri, documente justificative privind acordarea 5 ani
de 100 euro pentru procurarea de materiale
educaționale ( profesori )
51.Dosare privind abaterile disciplinare ale elevilor 5 ani CS
52. Dosare privind acordarea rechizitelor școlare 5 ani
53. Fișe de evaluare a personalului didactic, didactic 5 ani
auxiliar și administrativ
54. Corespondență și lucrări privind cercurile 5 ani
pedagogice
55. Cereri, referate, rapoarte și alte documente 5 ani
privind acordarea de salarii sau gradații de merit
56. Acte privind activitatea de sindicat- procese 5 ani CS
verbale al ședințelor, tabele nominale membrii
sindicat, cereri înscriere
57.Condica de prezență personal didactic auxiliar și 5 ani CS
administrativ
58. Extras din nomenclatorul arhivistic 5 ani De la
înlocuire
59.Corespondență privind eliberarea de adeverințe și 3 ani
alte acte pentru personalului didactic și administrativ
60. Corespondență privind eliberarea de adeverințe 3 ani
și alte acte pentru elevi
61.Liste, tabele, procese verbale privind organizarea 3 ani
și desfășurarea examenelor și concursurilor
62. Registrul de procese verbale ale cadrelor 3 ani
didactice de serviciu pe școală
63. Condica de predare a corespondenței 3 ani
64. Dosare privind organizarea și desfășurarea 2 ani
examenelor de corigență, situații neincheiate și
diferență
65 Lucrări scrise elaborate de elevi la diverse 2ani
examene și concursuri
66. Programe și orare 2 ani
C. 1. Buget aprobat Permanent
Contabilitate
 2. Bilanț anual, dări de seamă contabile anuale Permanent
( pentru Primăria Valenii de Munte și Inspectoratul
Școlar Județean Prahova )
3. Procese verbale de predare-primire și inventarele Permanent
documentelor predate la arhivă
3. State plată salarii 50 ani
4. State plată recalculări, majorări, sume recuperate 50 ani
prin hotărâri judecătorești
4 Acte privind deducerile personale suplimentare 10 ani
5. Acte -anexe privind salariile- cereri eliberare card, 10 ani
specimene de semnătură, tabele salariați
6. Acte justificative care stau la baza înregistrărilor 10 ani
contabile ( note contabile, acte casă, acte bancă,
extrase cont , ordine de plată, facturi )
7. Contractul de execuție bugetară 10 ani
8. Fișe de execuție bugetară 10 ani
9. Fișe de conturi analitice și sintetice 10 ani
10. Fișe mijloacelor fixe și obiecte de inventar aflate 10 ani
în folosință, amortizare mijoace fixe
11. Balanța de verificare 10 ani
12. Declarații lunare la administrația financiară , casa 10 ani
de sănătate
13. Declarații CAS, CASS 10 ani
14. Procesele verbale întocmite de organele de 10 ani
control – Audit, Curtea de conturi
15. Registrul de control financiar preventiv 10 ani
16. Angajamente, propuneri, ordonanțări 10 ani
17. Registrul jurnal 10 ani
18. Documente privind garanții materiale 10 ani
19. Documente privind garanții de bună execuție 10 ani
20. Documente privind popriri, rate , executări silite 10 ani
21. Dispoziții bugetare, necesarul de credite 10 ani
22. Virări credite, activități bugetare, autofinanțare 10 ani
23. Decont transport personal didactic, didactic 10 ani
auxiliar, administrativ
24. Decont transport elevi 10 ani
25. Contracte achiziții de materiale, servicii, lucrări 10 ani De înlocuire
de reparații
26. Date de seamă contabile semestrială 10 ani
27. Fișe cont de operațiuni diverse 5 ani
28. Extras din nomenclatorul arhivistic 5 ani De la
înlocuire
29. Angajamente de plată 5 ani
30.Fișe cont de operațiuni diverse 5 ani
31. Acte privind eliberarea tichetelor cadou – tabele , 5 ani
dispoziții acordare, etc.
32.Propuneri de buget 3 ani
33. Situații lunare – primărie, inspectoratul școlar 3 ani
județean, trezorerie
D. 1.Planuri și schițe ale localului școlii Permanent
Administrație
2. Reparații capitale cu modificari esențiale în Permanent
structura și aspectul localului școlii ( extinderi,
supraetajări, etc. )
3. Cartea tehnică a clădirii, planul de amplasament și Permanent
modificările ulterioare, alte documente privind
situația imobilelor și a reparațiilor capitale
4. Protocoale de predare-primire primire a Permanent
administrarea clădirii ; planuri, corespondență etc.
privind situația clădiri și reparații capitale
5 . Documente privind construcția și montarea Permanent
instalațiilor sanitare, electrice și termice
6. Procese verbale de predare-primire și inventarele Permanent
documentelor predate la arhivă
6. Autorizații de funcționare 10 ani De la
înlocuire
7. Registru inventar al mijloacelor fixe 10 ani
8. Inventare anuale 10 ani
9. Acte privind programul de achiziții publice – 10 ani
oferte, cereri, selecții preț, decizii atribuire etc.
10. Fișe mijloacelor fixe și obiecte aflate în folosință 10 ani
11. Reparații curente 5 ani CS
12. Dosar „ LAPTE - CORN-MERE" : avize de însoțire, 5 ani
certificate de conformitate etc.
13. Referate, adrese, corespondență privind 5 ani
măsurile luate pentru paza împotriva incendiilor- PSI
14. Referate, adrese, corespondență, planuri privind 5 ani
problemele de igienă și sănătate în muncă
15. Note de recepție și constatare de diferențe 5 ani
16.Bonuri de consum 5 ani
17. Fișe de magazine 5 ani
18. Chitanțe 5 ani
19.Dispoziții de plată/ de încasare 5 ani
20. Documente privind fondurile acordate pentru 5 ani
dotarea unității școlare cu aparate, echipamente,
materiale sportive, manuale etc.
21. Extras din nomenclatorul arhivistic 5 ani
22. Referate de necesitate 3 ani
23. Fișe individuale securitate si sanatate in munca- 2 ani De la
SSM încetarea
raportului
de muncă
24. Fișe individuale de prevenire și stingere a 2 ani De la
incendiilor-PSI încetarea
raportului
de muncă
25. Corespondență privind prestări servicii – apă 2 ani
gaze, electricitate
E. Biblioteca 1. Registru inventar al cărților și publicațiilor Permanent
2. Registru de mișcare a fondului Permanent
 3. Registru de evidență a cititorilor Permanent
4. Procese verbale de casare a cărților și publicațiilor, Permanent
procese verbale privind scoaterea din evidență a
publicațiilor
5. Planul de activitate al bibliotecii Permanent
6. Raport anual asupra activității bibliotecii Permanent
7. Procese verbale de predare-primire și inventarele Permanent
documentelor predate la arhivă
8. Propuneri de achiziție cărți și publicații 10 ani
9. Procese verbale de predare-primire a cărților și 10 ani
publicațiilor primite prin donații / sponsorizare
10. Instrucțiuni și alte acte normative ce 10 ani
reglementează activitatea bibliotecii
11.Fișa cititorului 10 ani
12. Extras din nomenclatorul arhivistic 5 ani De la
înlocuire
F. COMISII 1. Autorizația de acreditare a unității școlare emisă Permanent
METODICE/ de Agenția Națională de Asigurare a Calității în
COMISII PE Învățământul Preuniversitar ( ARACIP)
PROBLEME
2. Registrul de procese verbale ale Comisiei de Permanent
Evaluare și Asigurarea Calității (CEAC)
3. Raport anual de evaluare internă Permanent
4. Registrul de procese verbale ale Comisiilor Permanent
Metodice
5. Procese verbale de predare-primire și inventarele Permanent
documentelor predate la arhivă
6. Acte anexe la registrul de procese verbale ale 15 ani
Comisiei de Evaluare și Asigurarea Calității -
rapoarte, programe, materiale informative, etc.
7. Acte anexe la registrul de procese verbale ale 15 ani
Comisiilor Metodice - rapoarte, programe,
materiale informative, etc.
8. Documente constituite anual de fiecare comisie 10 ani
metodică/ comisie pe probleme: copie decizie
numire membri , regulamentul de funcționare,
planuri, strategii, proceduri, rapoarte activitate,
materiale informative, etc.
9. Extras din nomenclatorul arhivistic 5 ani De la
înlocuire