Sunteți pe pagina 1din 13

1

Nr. ________________________ Aprobat,


Inspector colar general,
prof. Moldovan Ana

Ctre
Toate unitile colare din judeul Maramure (UPJ)
Doamnei/Domnului Director

Inspectoratul colar Judeean Maramure v pune la dispoziie un opis 1 al documentelor


colare obligatorii pentru eficientizarea activitii manageriale2:

1. PORTOFOLIUL DIRECTORULUI

Nr. Aria
Detaliere documente
crt. documentelor
Planul de dezvoltare instituional al unitii/Planul de aciune al
colii, elaborat de ctre o echip coordonat de ctre director,
1 Proiectare pentru o perioad de 5 ani
Oferta educaional a unitii
Planul managerial anual
Programul de audiene al directorului
3
2 Eviden Dosarul personal
- contract de management, fia postului, CV Europass etc.
Organigrama unitii colare (structura de conducere i structura
ierarhic, organismele consultative, catedrele, comisiile i
celelalte colective de lucru, compartimentele de specialitate sau
alte structuri funcionale)
Cartea de onoare a unitii
Registrul de inspecii colare
Regulament de ordine interioar (ROI)/Regulament de
organizare i funcionare a unitii colare (ROFUS)
Legislaie util
- dosar cuprinznd ordine, instruciuni, regulamente, HG,
OG/OUG, legi, ordine etc.
Graficul de control al directorului, pe domenii de activitate

1
ROMNIA, Maramure - Baia Mare, str. Petfi Sandor, nr. 14, 430165
Tel. 004.0262.212.114, fax. 004.0262.211.992, www.isjmm.ro, isjmm@isjmm.ro
1
Nr. Aria
Detaliere documente
crt. documentelor
Caietul/Fie de asistene la lecii
- numrul de asistene, distribuirea acestora pe discipline/cadre
didactice
- diagrama Gantt
Registrul de decizii
- legalitatea deciziilor (elaborare conform tipizatelor din
Monitorul Oficial, fundamentare, oportunitate)
- legalitatea constituirii comisiilor i catedrelor (numr,
reprezentai, durat)
- dosarul cuprinznd toate deciziile emise, n original
Registrul de eviden a declaraiilor de avere
Registrul de eviden a declaraiilor de interese
Registrul/Registrele riscurilor (n acest/aceste registre se
nregistreaz procedurile)
Dosar cuprinznd schemele orare pentru fiecare clas
- existena acestora n cataloagele claselor, nsoite de numele
profesorilor de la clas, pe discipline, asumate prin semntura
directorului i a dirigintelui/nvtorului
Criterii de evaluare a activitii angajailor n vederea acordrii
calificativelor anuale
- existena fielor, a adreselor de ntiinare a angajailor
Planul de colarizare, aprobat
Dosar cu rapoartele semestriale/anuale privind calitatea
educaiei/starea nvmntului n unitatea de nvmnt
- vor exista i dovezile de predare ale raportului anual ctre
autoritile administraiei publice locale i ctre ISJ, precum i
postarea pe site-ul UPJ ori alt form de mediatizare: tiprire,
afiare etc., pn la data de 1 octombrie pentru anul colar
ncheiat
- n prealabil, echipa managerial l ntocmete, iar directorul l
prezint spre calidare consiliului profesoral i CA al UPJ, la
nceputul semestrului al doilea/anului colar urmtor
Planificarea i evidena concediilor tuturor angajailor
- existena unui registrul cuprinznd evidena concediilor:
medicale, fr plat, cu plat etc.
- structura registrului: nr. crt., numele i prenumele, legea i
articolul legislativ, data de cnd se acord, data pn cnd se
acord, data edinei CA de aprobare, data ntoarcerii efective n
unitate, nr. zile acordate
Rapoartele activitii directorului/directorului adjunct
anuale/semestriale
Dosar cuprinznd evidena notele interne, emise de ctre director
2
Nr. Aria
Detaliere documente
crt. documentelor
3
Comisia Paritar UPJ - Sindicat
- Registrul de PV
- documente elaborate
3
Comisia de cercetare a faptelor care constituie abateri
disciplinare, svrite de angajai
3
Componena
Tematica i graficul edinelor
Consiliul Registrul de PV
3
profesoral - dosarul cu anexe (documente discutate, hotrri etc.)
Convocatoare
Decizia privind nominalizarea secretarului
3
Componena i repartizarea atribuiilor pe fiecare membru
Tematica i graficul edinelor
Registrul de PV
- dosarul cu anexe (documente discutate, hotrri, invitaii
adresate CL/Primriei de desemnare a reprezentanilor etc.)
Consiliul de
4 Convocatoare
administraie Fiele de (auto)evaluare ale angajailor
- existen, discutare
- evidenierea calificativelor anuale (inclusiv punctaj acordat)
- dovezi privind ntiinarea angajailor asupra calificativelor i
punctajelor acordate
Regulament
Comisia pentru Strategie
3
Componena
evaluare i
5 Organigrama
asigurare a
Instrumente de monitorizare
calitii Raport semestrial/anual de evaluare intern a calitii
Plan de mbuntire
3
Componena
- directorul nu face parte din comisie
- o persoan va fi desemnat responsabil
Dosarul cuprinznd materialele comisiei
- evalurile conform Anexei nr. 2 la Metodologia de mobilitate
- Registrul de PV ale ntlnirilor, liste
Comisia de - dovezi privind informarea cadrelor didactice etc.
6
mobilitate Lista posturilor/catedrelor din unitate, libere pentru anul n
curs/anul urmtor colar
Proiectul de ncadrare pentru anul colar n curs/urmtor
- semnturile de avizare/aprobare vor fi nsoite,
OBLIGATORIU, de numele persoanelor semnatare
Documente afiliere unitate la un consoriu colar/asociere
temporar

3
Nr. Aria
Detaliere documente
crt. documentelor
Bugetul de venituri i cheltuieli
- proiect
- aprobat
Evidena fondurilor extrabugetare
- nchirieri, servicii, donaii, sponsorizri de la prini sau de la
alte persoane fizice sau juridice
Drile de seam contabile, contul de execuie trimestrial i anual
Derularea programelor guvernamentale: investiii - reabilitare
Evidena tuturor contractelor - furnizori servicii
- autorizaia sanitar
- autorizaia sanitar - veterinar
7 Contabilitate
- autorizaia PSI
- contracte servicii utiliti
- certificate de calitate ale alimentelor
- certificate de autorizare a furnizrii serviciilor
- contracte examene medicina muncii pentru angajai
- contracte examene psihologice pentru angajai
- PV de recepie lucrri i servicii
pot fi i la director, n cazul unitilor mici
Statul de personal/funcii
- inclusiv borderouri plata cu ora, aprobate de ctre ISJ
State de plat
8 Tehnic - Asigurarea combustibilului
Administrativ Aprovizionarea cu alimente pentru cantine/buctrie
Monitorizare consum lunar utiliti
Administrarea colii
- nivelul cantitativ al bazei didactico-materiale
- starea calitativ i ntreinerea localului/localurilor colare,
aspect exterior i interior, funcionalitate
- predarea slilor de clas
diriginilor/laboratoarelor/atelierelor/slii de
sport/cantinelor/slile din internat etc.
- cadrelor didactice de specialitate/angajailor etc.
- graficul de utilizare a bazei materiale: sli de clas, cantin,
internat, ateliere coal, laboratoare, cabinete, sli de sport, lot
colar, autoturisme/autoutilitare etc.
- ntreinerea bazei materiale : mobilier, sli de clas, ui,
ferestre, table, magazii alimente, sal de sport, teren de sport,
spaii verzi, lot colar etc.

4
Nr. Aria
Detaliere documente
crt. documentelor
3
Comisia sntate i securitate n munc, de evaluare a riscurilor
profesionale
- Registrul de PV de utilizare a bazei materiale de ctre elevi
- regulamente laboratoare, sal de sport, ateliere etc.
3
Comisia pentru situaii de urgen (OUG 21/15.04.2004, HG
1491/09.09.2004, Legea 481/08.11.2004, Legea 95/14.04.2006,
cu modificrile i completrile ulterioare, OMAI
1184/06.02.2006, O MAPDR-MAI 551/08.08.2006, O MAPDR
-MAI 1422/16.05.2012, HG 2288/09.12.2004)
3
Comisia pentru ntocmirea orarului i asigurarea serviciului pe
coal
- Registrul de PV al profesorului de serviciu (la finele
programului, profesorul de serviciu i secretarul UPJ ntocmesc
PV din care reiese i verificarea existenei tuturor cataloagelor)
- Graficul serviciului pe coal : cadre didactice, elevi
3
Comisia pentru cu atribuii de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic a SCIM
- Registrul de PV ale edinelor/ntlnirilor
- Programul de dezvoltare a SCIM (va cuprinde obiective,
aciuni, responsabiliti, termene i alte componente ale
msurilor respective)
3
Comisia cu atribuii de gestionare a managementului riscurilor
- Registrul de PV ale edinelor/ntlnirilor
- Programul operaional de derulare a activitii comisiei
3
Comisia de gestionare SIIIR
- Registrul de PV ale edinelor/ntlnirilor
Derulare programe sociale
Inventarul anual pe locuri de folosin
Planul anual de achiziii

2. LA NIVELUL DIRECTORULUI ADJUNCT (n cazul n care nu este normat un


astfel de post, documentele vor fi realizate de ctre directorul unitii de nvmnt;
atribuiile explicite se vor regsi i n fia postului directorului adjunct, detaliat de
ctre directorul unitii pe structura-cadru aprobat la nivelul ISJ)

Nr. Aria
Detaliere
crt. documentelor
3
Contract de management, fia postului
1 Proiectare Grafic de control
Programul de audiene al directorului adjunct
2 Eviden Dosarul personal : contract de management, fia postului, CV
Europass etc.
5
Nr. Aria
Detaliere
crt. documentelor
Caietul/Fie de asistene la lecii
- numrul de asistene, distribuirea acestora pe discipline/cadre
didactice
- diagrama Gantt
Organizarea unitii colare pe compartimente, catedre, comisii -
centralizator
Procente de promovare
- corigeni, amnai, repeteni (la final de semestru/an) - dosar
- elevi cu nota de 7 i sub 7 la purtare, respectiv 8 n cazul
liceelor pedagogice i teologice, precum i calificativele la
purtare mai mic dect bine, pentru elevii din nvmntul
primar
- examene de diferen, prin transferarea elevilor de la un profil
la altul, de la o specializare la alta
Rapoarte privind analizarea periodic a rezultatelor colare (pe
baza raportrilor efilor de catedr)
Lista elevilor crora li s-au aplicat sanciuni disciplinare
3
Componena
- directorul adjunct (n lipsa lui, directorul) i responsabilii
comisiilor metodice/catedrelor
Rapoarte semestriale/anuale de analiz
Curriculum-ul din trunchi comun
- programe colare
- planuri cadru
Comisia pentru
- planuri de nvmnt
3 curriculum
pentru fiecare tip de clas existent n coal, pentru toate
colar
disciplinele
Opionale/CD
- programele redactate i aprobate de CA al UPJ
- fiele avizate, inclusiv de inspectorul colar de disciplin
- lista opionalelor
- dovada informrii copiilor/elevilor i a prinilor
- opiunile elevilor/prinilor cu semntur
4 Comisii/catedr 3 Dosarele: efului comisiei - catedrei/membrilor
e metodice - CV-uri
- atribuii
- orare
- rapoarte
- documente studii
- grade didactice
- ultimul curs de formare etc.

6
Nr. Aria
Detaliere
crt. documentelor
Planuri manageriale anuale/semestriale
Grafice de interasisten
- list evidene interasistene: nr. crt., numele i prenumele
cadrului didactic inspectat/asistat, data inspeciei/asistenei,
lecia asistat, numele i prenumele cadrului didactic asistent
Rezultate la concursuri i olimpiade colare
Activitatea la clas. Examene naionale
- teste ce respect structura testelor examenelor
- rezultate/statistici la clas, anuale - semestriale, la testri
iniiale, de progres, finale/la examene naionale - competene
- analize
- planuri remediale de msuri, raportate la rezultate
- orar recuperare/pregtire suplimentar cu elevii care au rmas
n urm
Registrul de PV/minute ale ntlnirilor
- materiale prezentate n edinele de lucru
Graficul activitilor metodice
Dosar cu propuneri pentru oferta educaional
Instrumente de evaluare i notare
- bareme minimale
- interpretarea rezultatelor
3
Monitorizarea parcurgerii programei la fiecare clas i aprecieri
asupra modului cum se realizeaz evaluarea elevilor/ritmicitatea
notrii
Evaluarea membrilor
- propunerile pentru calificativele anuale
- rapoarte motivate
Rapoarte semestriale asupra activitii
Graficul de desfurare a tezelor semestriale
Laboratoare/At Plan de activitate semestrial/anual
5 eliere/Internate Raport semestrial/anual
/Sli de sport Lista cuprinznd inventarierea obiectelor
Plan de activitate semestrial/anual
Registrul de organizare a fondului de carte
Registrul de eviden a cititorilor; fie de cititor.
Evidena activitilor (organizarea sau participarea de/la aciuni
6 Biblioteca/CDI specifice: lansare de carte, ntlniri literare, simpozioane, vitrine
i expoziii de cri, standuri de nouti sau de colecii de cri,
prezentri de manuale opionale)
Evidena manualelor colare
Comisia pentru Lista programelor de formare propuse
7 Evidena formrilor pe ultimii 5 ani colari
perfecionare 3
Componen/responsabil
7
Nr. Aria
Detaliere
crt. documentelor
Dosare personale ale cadrelor didactice
i formare - documente minimale
continu Planificri calendaristice semestriale
Cadre Proiectarea unitilor de nvare
8
didactice Proiecte de tehnologie didactic/Schie de lecii
Portofoliul cadrului didactic
Programe de cooperare i parteneriat locale, naionale i
internaionale
Programul activitilor educative, inclusiv programe iniiate
pentru elevi n timpul vacanelor colare
Comisia pentru
Programe i proiecte educaionale, avizate
programe i
9 Monitorizarea implementrii proiectelor i valorificarea
proiecte
exemplelor de bun practic
educative Proiectarea activitilor la nivelul comisiei diriginilor
3
Comisia diriginilor (preedintele este coordonatorul de
proiecte i programe educative pe coal)
- Registrul de PV ale ntlnirilor cu diriginii
Comisia pentru Componen
frecvena, Registrul de PV ale edinelor/ntlnirilor comisiei
combaterea
10 absenteismului Statistici absene elevi
i a Comunicri la ISJ
abandonului
colar
3
Componen
Strategia cu privire la reducerea fenomenului de violen n coal
-
Proiecte i programe de prevenire i reducere a violenei n
mediul colar
Planuri operaionale privind reducerea fenomenului violenei n
Comisia pentru
mediul colar
prevenirea i Instrumente de lucru la clas propuse de consilierul
11 reducerea colar/dirigini
violenei n Dovezi privind colaborarea cu autoritile administraiei publice
mediul colar locale, cu reprezentanii poliiei i ai jandarmeriei
Propunerile naintate CA rezultate dup analiza factorilor de risc
i a situaiilor specifice, care s aib drept consecin creterea
gradului de siguran a precolarilor/elevilor i a personalului din
unitate i prevenirea delicvenei juvenile n incinta i n zonele
adiacente colii
3
Consiliul Componen
12
elevilor (CE) Registrul de PV ale activitilor i iniiativelor CE

8
Nr. Aria
Detaliere
crt. documentelor
3
Componen
- documentele se pstreaz la dirigintele clasei
Registrul de PV ale edinelor/ntlnirilor cu prinii
Planificarea semestrial la dirigenie
Consiliul Proiecte de tehnologie didactic/Schie de lecii
13 Planificarea orelor dedicate ntlnirilor diriginilor/nvtorilor
Clasei
cu prinii, aprobat de ctre director
- fiecare diriginte/nvtor i va planifica o or sptmnal n
care este la dispoziia prinilor
- verificarea afirii acesteia la avizierul i pe site-ul UPJ
3
Comitetul de Componen
prini/Consili
14 ul
Registrul de PV ale ntlnirilor ntre preedinii claselor i altele
reprezentativ
al prinilor
3
15 Componen
Registrul de PV ale ntlnirilor
Dovezi

9
Nr. Aria
Detaliere
crt. documentelor
3
Exemple (cele cu * sunt obligatorii pentru toate unitile):
- Comisia de admitere
- *Comisia de salarizare i verificare a ncadrrii
- *Comisia responsabililor cu implementarea colectrii selective
a deeurilor [art. 22 alin. (3) din Legea nr. 211/15.11.2011]
- *Comisia privind protecia civil, sigurana civic (protocoale
de colaborare cu Poliia/Jandarmeria - semnate; desemnarea
poliistului de proximitate)
- *Comisia de evaluare a personalului nedidactic din unitate
- *Comisia de igien
- *Comisia de inventariere, de casare a elementelor de
patrimoniu i de clasare i valorificare a materialelor rezultate
- Comisia de recepie
- *Numirea lucrtorului desemnat [art. 8 alin. (1) - Legea
319/2006]
- *Comisia de prevenire i stingere a incendiilor (PSI) [Legea nr.
307/21.07.2006]
- *Comisia de consultare a forumului directorilor, a site-ului
ISJMM/MEN, a email-ului unitii i de gestionare a sistemului
informatic din unitate
- *Comisia pentru actualizarea site-ului colii
- Comisia de verificare a cataloagelor, a frecvenei elevilor i a
ritmicitii notrii
- *Comisia responsabil cu promovarea imaginii colii (site,
pres scris, TV, elemente de identitate vizual etc.)
- *Comisia de relaii publice [Legea 544/12.10.2011]
- Comisia lapte - corn
- Comisia de acordare a burselor colare
- Comisia Euro200
Comisii de
- *Comisia pentru olimpiade i concursuri colare i
lucru
concursuri/competiii sportive (lista cu elevii capabili de
performan, pe discipline; program de pregtire pentru: elevii
performani)
- *Comisia pentru prevenirea i combaterea discriminrii i
promovarea interculturalitii
- Comisia pentru acordarea alocaiei de stat pentru copii
- Comisia Bani de liceu
- Comisia pentru examene de corigen (rspund de cataloagele
de examen pn la predarea lor secretarului UPJ)
- *Comisia intern de evaluare continu (pentru nvmntul
special i special integrat)
10
3. PORTOFOLIUL SECRETARULUI

Nr. Aria
Detaliere
crt. documentelor
Cataloage (grupe, clase)
Condica/Condicile de prezen a angajailor
Registre matricole
Registrul de eviden a elevilor
Registre de eviden i eliberare a actelor de studii (diplome,
certificate, adeverine provizorii, cotoare diplome, stoc acte
studii etc.)
Registrul electronic de eviden a personalului - REVISAL
Dosar EDUSAL
*Statele personale de serviciu ale tuturor angajailor (a se vedea
Statul personal de serviciu - coninut orientativ, postat pe site-ul
ISJ)
3
Comisia pentru examenele de corigene, amnri sau diferene
- subiecte
- PV
- lista rezultate, asumat prin semntur
Registrul de intrri-ieiri/coresponden
Dosar coresponden cu ISJ
Dosar coresponden cu alte instituii
Dosar cu SC-uri
1 Eviden Dosarele elevilor
- privind nscrierea elevilor la coal
- privind nscrierea la examenele de obinere a certificatelor
profesionale
- privind nscrierea la examene naionale
- confirmri trimitere/primire foi matricole
- legalitatea transferurilor
Cataloagele provizorii, completate n cazul elevilor audieni -
transferai de la uniti de nvmnt din alt ar, pn la
echivalarea/recunoaterea studiilor finalizate de ctre minister i
dup susinerea examenelor de diferen
3
Comisia de selecionare a documentelor arhivistice
- existenta i starea arhivei
- registrul de eviden, casare i transmitere a documentelor ctre
Arhivele Judeene
- nomenclator arhivistic aprobat prin Decizia directorului,
conform Legii arhivelor
- respectarea legislaiei pe componenta tipizat de nscriere pe
dosarul arhivat
11
Avizat,
Inspector colar general adjunct, ntocmit,
prof. dr. Ardelean Delia Inspector colar pentru management instituional,
prof. Coroiu Mircea

12
1
Directorul UPJ poate s-i regrupeze documentele, n msura n care s nu trebuiasc a fi listate de dou ori
aceleai documente. Prin urmare, fia va fi distribuit unitilor colare i n format editabil. Mai mult, dac
directorul decide dublarea fotocopiilor unor acte, e liber s o fac.
2
Reinem c majoritatea documentelor trebuiesc nregistrate n Registrul de Intrri-Ieiri/Coresponden al UPJ.
Referitor la comisiile constituite/responsabilii desemnai, acetia vor trebui - n mod obligatoriu - ca anual, la
finele cursurilor colare, s prezinte un raport scris asupra activitii derulate - directorului UPJ.
3
Inclusiv decizia/deciziile de numire/constituire a persoanei/a responsabilului/a comisiei; Rapoarte scrise lunare
ale comisiilor/responsabililor, pe activiti, prezentate n CA; Programe operative lunare ale
comisiilor/responsabililor, pe activiti; Elaborarea procedurilor operaionale/generale i a riscurilor pentru
derularea activitii specifice
- PV = Proces(e)-verbal(e); SCIM = Sistemul de control intern/managerial; CES = cerine educaionale speciale;
prini = prini, tutori sau susintori legali ai precolarilor/elevilor