Sunteți pe pagina 1din 153

COALA NAIONAL DE STUDII POLITICE I ADMINISTRATIVE

CURSUL:
SECRETARIAT I CORESPONDEN

Lector. univ. drd.


Cornelia MAXIM
Expert-consultant
Hermiona LAZEA

CUPRINS
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
6.
6.1.
7.
7.1.
8.
8.1.
9.
9.1.
9.2.
10.

INTRODUCERE N CORESPONDENA DE AFACERI


Scrisoarea de afaceri.....3
Memorandum-ul sau Not intern...21
Procesul Verbal - Minuta.22
Fax-ul.......23
Oferta ctre mai muli clieni..24
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT (MS-Office -WORD)
Noiuni introductive..25
Elemente de baz..26
Aplicaii practice.......42
UTILIZAREA ABLOANELOR UTILIZND WORD
Salvarea unui document ca un ablon.......56
Utilizarea ablonului pentru crearea unui document..57
Tipuri de abloane...........59
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
Documente formatate (Studiu de caz).68
Automatizarea operaiilor de editare plicuri i etichete.....78
Folosirea instrumentelor de verificare text.......86
GESTIONAREA TABELELOR (MS-Office - EXCEL)
Noiuni introductive..91
Introducerea i editarea datelor....94
Introducerea rapid a datelor........97
Inserarea/tergerea coloanelor, liniilor n foaia de calcul..99
Reprezentarea grafic a datelor.........100
Gestionarea listelor (Baze de Date).......101
Aplicaii practice.......110
TRANSFERUL DATELOR NTRE APLICAIILE WORD - EXCEL
Crearea unei legturi dinamice ntre documente (Studiu de caz)....117
INTERNET / INTRANET - Mijloc de comunicare i informare
Noiuni generale.....122
SISTEMUL E-MAIL - Pota electronic
Noiuni generale.....126
GESTIONAREA INFORMAIILOR PERSONALE(MS-Office -OUTLOOK)
-OUTLOOK
Elemente de baz..........129
Aplicaii practice....148
BIBLIOGRAFIE........151
BIBLIOGRAFIE

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

"Singura
Singura bogie
bogie este capacitatea de a
crea
Oamenii nu trebuie lsai nefolosii! "
Ernest VOGEL

1. CORESPONDENA DE AFACERI
SCRISOAREA DE AFACERI1

1.1.

Orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz.


Acest fapt este de o deosebit importan n cazul corespondenei de afaceri, unde
mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societii / firmei care-l trimite, un
mesager interesat n a crea climatul favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aadar un element esenial n cadrul
unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a
lungul deceniilor devenind dup unii autori aproape o tiin.
Pentru a capta atenia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel conceput
nct:

.
.
.
.
.
.

s poat fi citit cu uurin, frazele s fie precise, clare, exprimate ntr-o


succesiune logic, pentru a exclude posibilitatea unei nelegeri eronate a
mesajului;
s se evite frazele lungi, exprimrile ntortocheate sau exagerate, repetrile
ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac dect s lungeasc i s ngreuneze
lectura i nelegerea mesajului pe care vrem s-l transmitem;
s se realizeze fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe;
s includ formulele necesare de politee i respect fa de destinatar.
s se realizeze concordana dintre tonul acesteia i coninut; n funcie de mesajul
de transmis, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.
s fie redactat corect, deoarece scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n
relaiile dintre parteneri.

Corectitudinea, vizeaz att aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului


(cifre, date, cotaii etc.), ct i de aspectele legate de corectitudinea gramatical a exprimrii
sau de lexicul pentru transmiterea mesajului. Astfel, redactarea scrisorii se realizeaz prin
folosirea unei terminologii specifice i printr-o larg selecie de fraze mai mult sau mai puin
stereotipe. Este de asemenea necesar nsuirea unei anumite modaliti de exprimare,
influenat de obicei de o tendin stilistic sau de alta, fiecare dintre ele subordonat scopului
de abordare pozitiv a mesajului de ctre destinatar.

Preluat i prelucrat din cartea CORESPONDEN DE AFACERI N LIMBILE ROMN I ENGLEZ, autor A. Chiriacescu

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Scrisorile de afaceri se difereniaz n funcie de evenimentul care le genereaz.


Astfel, se ntlnesc:

scrisori n prima form (simple);


scrisori de rspuns (la solicitri anterioare);
scrisori de solicitare pli;
scrisori concise de informare (sumar);
scrisori pentru personalul de conducere;
scrisori speciale: de recomandare, de anunarea unor evenimente, rspuns la o
invitaie i confirmarea ei,
cereri i rspuns pentru acordarea de referine, cu date personale;
cereri de demisie i de confirmarea demisiei;
scrisori de felicitare/condoleane;
scrisori oficiale pentru:
- anunuri, publicitare; comenzi i confirmare de comenzi.

4 Forma de prezentare a scrisorii


Subordonat obiectivului avut n vedere la expedierea scrisorii crearea unei impresii
pozitive asupra partenerului forma de prezentare a scrisorii contribuie la rndul su la
obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzaciei.
Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea
necesit i o form de prezentare atrgtoare, realizat prin folosirea unui material de scris
corespunztor hrtie de calitate superioar, o panglic bun dar i o dactilografiere
corect i estetic.
Pentru corespondena oficial (de afaceri, tehnic etc.) se folosesc de obicei coli de hrtie
cu dimensiuni standardizate; este posibil folosirea unor alte dimensiuni justificate de
necesiti tehnice sau de eficien. n cazul operaiunilor repetabile care au n vedere obiecte
de serie sau de mic valoare, se pot folosi pentru anumite etape ale tranzaciei i
formulare tipizate. Acestea includ: cererea de ofert, oferta, specificaiile tehnice, factura,
instruciunile de transport etc.
Pentru a obine un aspect estetic al scrisorii trebuie s se respecte cteva cerine:

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie, n funcie de


lungimea acestuia;
lsarea unei margini de 2,5 3 cm., n partea stng a colii de hrtie;
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt a colii de hrtie ct mai uniform
posibil, lsnd un spaiu de minimum 1 cm.;
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa
de rndurile din text;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rnduri (la fila de continuare se fac n colul din dreapta jos al primei file
urmtoarele meniuni: -/ 2);
4

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

menionarea pe a doua fil a antetului de report (constnd din denumirea


expeditorului i a destinatarului) a datei scrisorii i a numrului de pagini.

n uzana internaional exist dou forme principale de aranjare a textului n pagin:


forma dantelat, folosit n special de firmele din Marea Britanie i forma bloc preferat de
firmele americane. Aceasta din urm este considerat i ca form modern de aezare n
pagin, fiind folosit ntr-o msur tot mai mare. Ca varietate a lor, se ntlnesc forma semibloc i forma bloc modificat.
Fiecare dintre acestea prezint urmtoarele caracteristici distinctive:
1. Forma dantelat
Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu
8-10 intervale de la linia marginal stng.
- Rndurile constituind adresa interioar, formula de
ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase
cu 3-4 intervale fa de rndul superior.

2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioar, formula
de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia
marginal stng.
- ntre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de
spaiul dintre rnduri.

3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n
forma dantelat.
- Rndurile constituind adresa interioar, plasate n
stnga i rndurile constituind formula de ncheiere
i
semntura,
deplasate
la
dreapta,
se
dactilografiaz n forma bloc.

4. Forma de bloc modificat


- Textul se dactilografiaz integral n forma bloc.
- Data i rndurile constituind formula de ncheiere i
semntura sunt deplasate la dreapta.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

4 Elementele componente ale scrisorii


S-a stabilit prin uzanele internaionale ca o scrisoare cu caracter oficial s cuprind
urmtoarele elemente:

antet
data i locul
referine
adresa destinatarului/interioar
formula de salut/adresare
obiectul scrisorii
coninutul scrisorii
formulele de ncheiere i salut
semntur
referiri la anexe

n cele ce urmeaz se vor prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al
coninutului lor i al plasrii n pagin:

ANTETUL
n mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este prevzut cu antet tiprit
sau gravat. Acesta se plaseaz n partea superioar a colii de hrtie, de regul n
mijlocul acesteia; uneori apar completri ale antetului n partea stng sau chiar la
subsol. n lipsa unei hrtii cu antet tiprit, acesta se va edita n colul din dreapta sus
al colii de hrtie.
n uzana comercial actual, forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar
ele sunt n general simple, cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile,
ndeplinind pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
- denumirea ntreprinderii, firmei, sigla instituiei, bncii, societii,
reprezentanei, sucursalei, fabricii etc.;
- domeniul de activitate;

adresa i sediul central (se indic strada, bulevardul, piaa etc., numrul, corpul
de cldire etc., ara, statul, codul potal);
numerele de telefon;
adresa telegrafic;
numrul de telex;
numrul csuei potale;
numrul de nregistrare n registrul comerului,
codurile folosite la redactarea corespondenei telegrafice;
bncile cu care firma, societatea etc. are legturi de afaceri.
6

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

DATA
Data emiterii corespondenei este plasat sub antet

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

REFERINELE
Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie, sub dat n cazul
formei bloc, sau pe aceeai linie cu data care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei
dantelate.
Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema respectiv, precum i pentru o
facilitare a repartizrii corespondenei.
Referinele se introduc prin abrevierea Ref. (reference) i includ iniialele numelui
lucrtorului, a dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o diagonal, iar la
firmele americane prin dou puncte) precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.

ADRESA

DESTINATARULUI INTERIOAR

Adresa destinatarului se plaseaz n partea stng a colii de hrtie, sub linia de


referin; scopul introducerii acestui element n scrisoare este identificarea corect a scrisorii
de ctre serviciile potale, n special n cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent.
Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituiei creia ne
adresm, inclusiv ara de destinaie.
Modul n care ne adresm destinatarului difer n funcie de scrisoare, care poate
avea un caracter oficial, formal, social sau personal.
Vom prezenta n cele ce urmeaz diversele posibiliti de adresare care s-au
generalizat n uzanele corespondenei.
1. Unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie (sau unei persoane
particulare) ne adresm cu numele su complet, aa cum este folosit de ctre
aceasta fr nici o prescurtare.
Numele va fi nsoit de formule de politee sau de funciile oficiale sau onorifice
ale persoanei respective .
2. Unui funcionar al crui nume nu-l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii sau firme ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul.
Dup numele persoanei sau funcionarului cruia i se adreseaz scrisoarea, se
indic denumirea firmei, instituiei, bncii etc., menionnd forma de organizare a
respectivei societi.

FORMULA

DE SALUT

Formula de salut se plaseaz cu aproximativ 3 rnduri de spaii sub adresa


destinatarului. Modul n care o exprimm depinde de formula de adresare pe care am
folosit-o ctre destinatar.
n cazul n care destinatarul este o persoan fizic, creia ne-am adresat
denumind funcia pe care o ndeplinete, formulele de salut vor fi:
- Dear Sir, (Stimate Domn) pentru un brbat;
- Dear Madam, (Stimat Doamn) pentru o femeie.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Dac ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite i n formula de
salut, menionnd de asemenea eventualele titluri sau funcii, sau numai pe
acestea din urm.
Dac ne-am adresat unei instituii sau firme n general, formula va fi:
- Dear Sirs, (Stimai domni)
- Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se tie c sunt
conduse de femei)
Formulele Sir, (Domnule) i Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori ntlnite crend prin
folosirea lor o atmosfer de distan ntre parteneri. Trebuie reinut c toate formulele de
salut prezentate mai sus sunt urmate de virgul.

OBIECTUL

SCRISORII

Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul


paginii un rnd sub formula de salut i se subliniaz; rolul su este de a prezenta
succint problema care este tratat n corespondena respectiv
Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului
scrisorii n coresponden nu este obligatorie i poate fi omis, n cazul n care
problema tratat n corespondena respectiv este prezentat pe scurt, n primul
paragraf al scrisorii.

CONINUTUL

SCRISORII

Coninutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezint partea esenial a


corespondenei i de aceea trebuie redactat cu deosebit grij.
De regul, acesta cuprinde:
- paragraful de introducere

mesajul scrisorii
ncheierea

1. Paragraful de introducere este strns legat de obiectul scrisorii la care face


referire sau pe care l conine ca atare: confirmarea primirii unei corespondene,
mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o coresponden anterioar etc.
2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului fa de problemele
tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, ntr-o nlnuire logic, folosind un
vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor
scurte, directe, fiecare problem tratat fcnd obiectul unui paragraf separat.
3. ncheierea trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n
mesaj; aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine
de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor
pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandri de
rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Deci varietatea coninutului este foarte mare. Dar se impun cteva reguli care trebuie
reinute referitoare la antetul scrisorii, formulele de nceput i de sfrit, datarea, nregistrarea,
confidenialitatea i verificarea valabilitii scrisorii.

10

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Atenie!! Nu neglijai !
4

Atingerea obiectivelor unei scrisori de afaceri necesit aplicarea metodei AIDA:


A=
I =
D=
A=

ATENIE
INTERES
DORIN
ACIUNE

Este esenial ca o scrisoare s poat atrage atenia. Dac aceast secven nu este
realizat, scrisoarea nu este citit.
4

Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA

Introducerea:
A = Atenia.
Aceasta poate fi:
un titlu care s capteze atenia;
un paragraf scurt dar captivant.
n ambele cazuri destinatarul trebuie s neleag foloasele aduse de bunul (serviciul)
oferit. ntr-un paragraf, pe lng prezentarea foloaselor aduse se pot aduga:

flatarea (se cere un sfat, o favoare);


uluirea (se prezint o noutate senzaional);
informaii utile, respectiv informaii n legtur cu propria afacere sau profesie
a destinatarului.

Coninutul:
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care s rspund imediat i
satisfctor la ntrebrile pe care n mod obinuit i le pune destinatarul.
ce este, n ce const bunul/serviciul;
cum i poate fi de folos.
D = Dorina
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie s rmn scurt. Puini
oameni au rbdarea, timpul sau nclinaia s urmreasc o scrisoare lung, respectiv care
continu pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniai avantajul n aa fel nct destinatarul:
s devin nemulumit cu ce are similar;
s devin nemulumit pentru c nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizai pe inducerea emoiei i prezentai entuziasmul dumneavoastr. n general,
entuziasmul este contagios.
11

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

ncheierea:
A = Aciunea.
Un paragraf, cel mult dou, care s ndemne la aciune i s sugereze ce este de fcut
pentru a obine bunul / serviciul oferit. Cum o simpl scrisoare de afaceri nu conduce, de
obicei, la aciune imediat, ncheierea trebuie s conduc la dezvoltarea contactului prin
cerere de lmuriri suplimentare, stabilirea unei ntlniri.
Not important:
Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt adresate personal i semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic dect folosirea corect a numelui i poziiei celui ce i se
adreseaz scrisoarea.
Coninutul scrisorii de rspuns
Redactarea coninutului scrisorii de rspuns trebuie s in seama de urmtoarele aspecte:
NU ncercai s-i demonstrai clientului c nu are dreptate;
rspunsul trebuie s fie prompt, amical i sincer;
rspunsul trebuie s fie scris din punctul de vedere al clientului;
rspunsul trebuie s arate o dorin real de a-i rezolva problema;
rspunsul trebuie s satisfac clientul;
dac produsul / serviciul a fost de vin, acest lucru trebuie recunoscut ct se
poate de deschis;
dac scrisoarea nu are destule amnunte ca s nelegei reclamaia, acestea
trebuiesc solicitate cu grij, fr a enerva sau jigni;
oferii dumneavoastr amnuntele necesare atunci cnd acestea pot duce la
clarificri, dar n modul cel mai diplomatic, fr a lsa impresia c-l nvai pe
client ce s fac sau c nu tie s foloseasc produsul cum trebuie.

Exemple de scrisoare rspuns la reclamaie

Paragraf de nceput
Stimate Domnule
nelegem perfect suprarea dumneavoastr la primirea unui al doilea transport de
defecte i ne grbim s v asigurm c suntem la fel de dezolai ca i dumneavoastr din
cauza acestei nefericite ntmplri.

12

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Sau:
Stimat Doamn,
nelegem ntru totul c v-ai pierdut rbdarea datorit nesfritului ir de dificulti
care a nsoit livrarea ultimei dumneavoastr comenzi. n locul dumneavoastr, i noi am fi
exact la fel de suprai. V putei, poate, imagina ct de dezolai suntem la rndul nostru, cci
tii desigur ce mult preuim clienii buni, ca dumneavoastr.

Elemente de cuprins
V va face plcere s aflai c un nou transport de ..este pe drum ctre
dumneavoastr, unde va ajunge ntr-o zi sau dou. n acelai timp, am dat instruciuni
reprezentantului nostru local domnul - s v contacteze ct mai curnd pentru a putea
stabili ...
Sau:
Efectiv nu ne putem explica cum i v suntem ct se poate de recunosctori c
ne-ai adus la cunotin aceast ntmplare nefericit. Fii siguri c vom discuta problema cu
furnizorii notri; pn atunci un nou transport este pe drum spre dumneavoastr:
Sau:
Ca s v ajutm s obinei acele rezultate pe care le sperai cnd ai cumprat aparatul
nostru model .., v trimitem alturat broura intitulat: Aparatul la ndemna tuturor.
Aceast brour a fost pregtit special pentru clienii notri de serviciul nostru tehnic i
suntem siguri c o vei gsi ct se poate de util.
Sau:
Ne este dificil s stabilim cu exactitate ce anume nu a fost n regul, fr a avea
cteva informaii n plus. Suntei att de amabil s rspundei la ntrebrile nscrise pe o foaie
alturat? Aceasta ne va permite s localizm sursa defeciunii i s v ajutm s obinei
rezultate mai bune data viitoare.

ncheierea
Regretm foarte mult nemulumirile pe care le-au produs aparatul nostru i apreciem
foarte mult modul amical n care ne-ai atras atenia asupra acestei probleme, permindu-ne
s o rezolvm.

13

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Sau:
Sperm sincer c aranjamentul pe care l sugerm va merita aprobarea dumneavoastr
i ateptm noi veti.
Sau:
Aadar, dac vei aduce aparatul napoi la magazin, vom fi bucuroi s l schimbm.
V rugm sincer s ne scuzai pentru neplcerile avute i v mulumim pentru rbdare i
cooperare.
Redactarea unei scrisori de reclamaii
Aspecte generale: Clienii sunt deseori n situaia de a avea nemulumiri i, ca urmare, s
transmit o scrisoare de reclamaie.
Situaii cum ar fi:
livrri incomplete;
mrfuri livrate deteriorate;
produse care nu corespund specificaiei;
produse care se defecteaz n termenul de garanie;
servicii de proast calitate;
impoliteea,
sunt toate situaii care necesit comunicare sau reclamaii adresate celor n drept pentru a
remedia situaia.

Coninutul scrisorilor de reclamaie:


Redactarea coninutului trebuie s in seama de urmtoarele aspecte:
avei grij ca reclamaia s fie precis;
prezentai fapte, nu generalizri vagi;
dac reclamaia se refer la un produs care nu funcioneaz cum trebuie i ai
ncercat s facei ceva ca s-l punei la punct, menionai despre ce este vorba.
este plcut s crezi c o scrisoare politicoas, prietenoas, va da cele mai bune
rezultate, dar nu este adevrat;
metodele mai dure sunt singurele care au efect;
artai c reclamaia se refer la neajunsurile provocate i, n acelai timp, va
sprijini furnizorul s mbunteasc produsul / serviciul iar dumneavoastr vei
putea rmne clientul su.

14

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Exemple de scrisoare de reclamaie:

Paragraf de nceput
Stimai Domni, .
De la instalare n ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastr model .. s-a defectat
de trei ori. Am telefonat de fiecare dat la filiala dumneavoastr local i de fiecare dat ne-a
fost trimis cineva care a fcut o reparaie superficial. innd cont c aceast situaie s-a
repetat de trei ori n mai puin de ase luni, avem impresia c este ceva serios n neregul i de
aceea v scriem direct dumneavoastr, fcnd o copie i pentru filiala dumneavoastr.
Sau:
Stimate Domnule
De cnd ai lansat n primvar noul tip de .., am primit attea reclamaii de la
clieni n legtur cu acest ., nct ne-am hotrt s vi le aducem la cunotin i s sistm
vnzarea acestui tip pn la rezolvarea problemelor.

Elemente de cuprins:
Suprarea const n faptul c aparatul i ntrerupe pur i simplu funcionarea fr
vreun motiv aparent. La nceput, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne
folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastr local aa cum am mai spus. A doua
i a treia oar mi s-a spus c, dac se mai ntmpl, problema va fi anunat fabricantului.
Sau:
Iat lista detaliat a neregulilor constatate la primirea acestei livrri:
Cutia nr. 1: o duzin de lips;
Cutia nr. 2: coninutul era n ntregime diferit fa de specificaie;
Cutia nr. 3: coninea dou duzini de pe care nu le-am comandat i doar patru
duzini de din cele comandate.

ncheierea
Am ajuns n stadiul n care nu mai dorim s ateptm pn data viitoare. Am dori
foarte mult s trimitei un specialist care s controleze amnunit aparatul, s fac remedierile
necesare astfel nct instalaia s funcioneze cum trebuie, permanent, conform specificaiei.
Ateptm ca specialistul dumneavoastr s soseasc fr ntrziere.
Sau:
15

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

Bineneles, atept s primesc piesele lips i am dat deja instruciuni ca acelea care
sunt n plus s v fie returnate. V scriu cu sperana c vei face eforturi pentru a mbunti
situaia din serviciul dumneavoastr de expediie.
Nu este pentru prima dat cnd comenzile nu sunt corect onorate i sunt convins c v
dai seama ct este de iritant, lsnd deoparte pierderea de timp.
Sper s nu v supere sinceritatea mea. Preuiesc mult ndelungatele noastre afaceri i
tiu c n fond suntei sincer preocupat s ne oferii cele mai bune servicii.
Redactarea rspunsului la scrisori
Privind remedieri i reclamaii
Aspecte generale: Bunvoina clientului este averea cea mai preioas a
fiecrui furnizor. Dac clienii sunt considerai ca nite inamici, firma are nevoie urgent de o
nou politic de vnzri. Fiecare client n parte trebuie s fie mulumit. Un client nemulumit
reprezint o ameninate grav. El va prezenta i va povesti nemulumirea sa la prieteni, rude,
colegi, altor clieni. Evitai s v angajai n dispute sau s umilii clientul, chiar dac acesta
poart o anumit vin.

De reinut!! Stilul reprezint firma

"Stilul casei " ar trebui conceput de propriul dvs. agent de publicitate, care va fi fericit s
v serveasc;
Antetul s produc impresia just despre firma dvs.; adic trebuie s dea imaginea
societii;
Hrtia de calitate bun poate da un aer distins chiar i unui antet mai modest. Un design
reuit va fi compromis dac este reprodus pe o hrtie necorespunztoare calitativ;
Calitatea hrtiei plicului, trebuie s se potriveasc cu cea a hrtiei cu antet;
Nu neglijai culoarea, care este teribil de eficace. O putei folosi sau incluznd-o n
designul antetului, sau alegnd o hrtie colorat;
n ceea ce privete dimensiunea colilor de hrtiei, majoritatea firmelor folosesc
dimensiunile adoptate de Organizaia Internaional a Standardelor (ISO). Pentru colile cu
antet, mrimea cea mai rspndit este A4 (210 mm pe 297 mm)
Formatele ISO sunt mprite n trei grupe: A, B i C.
grupa A este folosit pentru rechizite i foi volante;
grupa B este folosit mai ales pentru tiprituri mai mari;
16

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

grupa C este folosit pentru plicuri i mpreun bineneles, cu


hrtia de scris din grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeai form, adic un dreptunghi avnd un
raport constant ntre cele dou laturi. Fiecare format este obinut prin mprirea formatului
precedent. V prezentm mai jos formatele grupei A.

Formate A
A0
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7

Dimensiuni n mm
841 x 1187
594 x 841
420 x 594
297 x 420
210 x 297
148 x 210
105 x 148
74 x 105

Pentru lumea afacerilor, avantajele adoptrii generalizate a formatelor ISO


sunt urmtoarele:
ndosarierea este mult mai simpl dac toate brourile, foile volante i
scrisorile au formate similare sau corelate;
reducerea formatelor (pentru a utiliza mrimi diferite de hrtie) este mai
uoar i deci mai rapid;
pota sorteaz mai repede corespondena, deoarece echipamentul
electronic este folosit eficient.
4

Dactilografierea i punerea n pagin necorespunztoare pot compromite complet att


antetul ct i corespondena n sine;

Sigur c nu este uor s scrii scrisori de afaceri. n esen, scrisorile dvs. trebuie s fie
clare, simple, concise i amicale. A scrie nseamn a gndi clar, tot aa dup cum scrierea
nclcit este rezultatul gndirii nclcite. De aceea regula de baz este: gndii nainte de
a scrie.

Exactitatea i concizia scrisorilor depinde, bineneles, de felul n care v alegei


cuvintele. Orice cuvnt trebuie s-i merite locul. ntr-o scrisoare concis nu este loc
pentru cuvinte parazite care nu aduc nimic nou. Dac dou cuvinte se potrivesc la fel de
bine cu ceea ce dorii s spunei, alegei-l pe cel mai scurt. Alturi de cuvntul scurt,
privilegiai fraza scurt.

Fraza de nceput este cea mai important din toat scrisoarea, deoarece dac nu reuii
s captai atenia cititorului ntregul efort va fi zadarnic. Cum putei s-l determinai s o
citeasc? Fie folosii o fraz de nceput captivant, fie, dac scrisoarea este adresat unui
17

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

om de afaceri, folosii un titlu atractiv cum ar fi: Cum v putei spori vnzrile n 2001
sau n alt versiune i dumneavoastr v putei spori vnzrile n 2001.
4

Aplicai i n scrierea scrisorilor regula de aur "fii tu nsui". Dac suntei cumva
un "diamant nelefuit", corespondentul dvs. va fi dezorientat c i scriei ca un
profesor universitar. Dac suntei glume i ne protocolar, va fi ocat primind una
dintre acele misive demodate, n jargon de afaceri;

Este bine s preferai pe "eu" sau "noi" ca subiect al frazelor i s folosii


diateza pasiv doar atunci cnd n-o putei evita;

Nu uitai niciodat s scriei scrisorile din punctul de vedere al corespondentului.


Scriei mai bine "V va face plcere s aflai c produsul pe care l-ai comandat
este gata de expediere" , dect "mi face plcere s v informez";

Dac numrul scrisorilor este rezonabil de mic, este recomandat s semnai


personal fiecare scrisoare. n caz contrar, cea mai bun soluie este un facsimil al
semnturii, n culoarea albastr. Simpla dactilografiere a numelui, o tampil
sau o semntur imprimat n negru odat cu restul textului nu sunt
satisfctoare; v vor da imediat de gol n cazul n care vreunul dintre destinatari
i-ar face iluzia c va primi o scrisoare conceput pentru el personal.

Respectai pe ct posibil regulile gramaticale i de punctuaie.

18

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

1.2. MEMORANDUM-ul sau NOT INTERN


n ntreprinderi, instituii, se practic n mod uzual comunicarea ntre
compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului.

4 Proiectarea documentului
Un document se tip memorandum conine dou elemente: antetul i mesajul.
Antetul memorandum-ului conine:
denumirea: NOT sau MEMORANDUM
destinatarul
expeditorul
data
subiectul sau motivul.
Evident att expeditorul ct i destinatarul sunt nume de persoane.
Aceste note interne servesc pentru convocri, invitaii personale, edine,
reuniuni etc. n funcie de natura notei interne se completeaz mesajul acesteia.

NOT INTERN
marginea
stnga

Ctre:
De la:
Data:
Motivul:

marginea
dreapta

Proiectul unui document tip memorandum mai necesit i cteva operaii


suplimentare de tehno-redactare:
- plasarea titlului n centru
- alegerea dimensiunii caracterelor i a stilului de scriere
- trasarea liniei orizontale de separare a antetului.

19

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

1.3. PROCESUL VERBAL - MINUTA Se utilizeaz frecvent termenul de proces verbal, dar la fel de bine putem
folosi termenul universal de "minut" pentru a sintetiza n scris concluziile unei
edine.

STRUCTURA DOCUMENTULUI

Un proces verbal trebuie s conin n structura sa:


antetul documentului: numele firmei, societii
titlul documentului:
PROCES VERBAL
subiectul:
al edinei Consiliului de Administraie
data:
din joi 5 aprilie 2001
prezeni:
numeric/nominal
abseni:
nominal
subiectul edinei:
ordinea de zi
consemnri:
pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe
puncte din ordinea de zi
semntura
Evident, nu este o structur obligatorie, ci doar o sugestie de aranjare a
textului n pagin.

S.C. ALFA S.A.


PROCES

VERBAL

al edinei Consiliului de Administraie din 20.01.2001


Prezeni: Prodan V., dir. gen., Anton I. dir. ec., Vasile D. ing. ef, Fodor M. dir. res.
umane, Turda N.
Abseni motivai: .
Abseni nemotivai: ..
Ordinea de zi:
1..
2..
3..
4
Consemnri din lurile de cuvnt:

20

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

1.4. FAX-ul
O modalitate nou i rapid de coresponden o reprezint desigur FAX-ul. Un
fax poate fi considerat orice text transmis prin binecunoscuta main. Mai mult, o
main fax se poate cupla n configuraia unui sistem electronic de calcul i vom putea
primi sau transmite fax-uri direct de la PC. Rigoarea necesar n afaceri i bineneles
n coresponden, face necesar fixarea ctorva repere n redactarea unui fax. Aceste
documente se vor arhiva, la ele se vor face trimiteri i referiri, vor cpta o amploare
din ce n ce mai mare n circulaia documentelor n lumea afacerilor. Vom analiza
succint cteva aspecte legate de identificarea i autentificarea acestor documente.

ANTETUL

Pentru mai mult disciplin n utilizarea Fax-ului, n corespondena oficial a


firmei este bine ca antetul fax-ului s aib o structur standard. Acest antet trebuie
utilizat de tot personalul abilitat s foloseasc fax-ul firmei.
Ori de cte ori dorim s completm un fax vom apela documentul cadru
(ablonul) performant pe ecran, n care doar vom insera informaiile noastre
personale.
Exemplu:
S.N.S.P.A. - FACULTATEA DE MANAGEMENT
Catedra de Marketing
Prof. univ. dr. Traian Popa
ef laborator informatic

Tel.
Fax.
E-mail

FAX
Data:
Pag.:
Ctre:
Fax Nr.:
De la:
Mesaj:

21

+ 40-1-211.26.50/259
+40-1-312.95.49
popa@snspa.ro

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE

n antetul fax-ului includem:


- antetul firmei cu numele, adresa, numr de telefon, numr de fax;
- numele efului de compartiment sau al persoanei abilitat s primeasc
oficial rspunsul prin fax, cu telefonul interior, i dac e cazul codul
pentru pot electronic;
- denumirea formularului cu numr i dat, numrul paginii i cte pagini
sunt n total dac fax-ul are mai multe pagini. E foarte important s
precizm c este pagina 1 din 5, pagina a 2-a din 5, pentru a avea
control asupra transmisiei integrale a fax-ului;
- numrul de fax al destinatarului i numele su;
- expeditorul, n cazul n care este alt persoan dect cea menionat
anterior.
Toate aceste documente sunt importante, mai ales n cazul n care fax-ul este
utilizat ca document primar n corespondena de afaceri.

1.5. OFERTA CTRE MAI MULI CLIENI


Oferta se ntocmete n general n scopul de a stimula cererea clienilor
poteniali, sau n mod special ca rspuns la cererile de ofert transmise firmei de
partenerii de afaceri. Ea st la baza declanrii negocierilor contractuale. Avnd n
vedere aceste considerente, oferta trebuie s conin urmtoarele categorii de
informaii:
a) date de identificare a ofertantului:
- antetul cu denumirea firmei;
- adres cu telefon, fax, cod pentru pot electronic (E-mail);
- opional numele managerului care reprezint oficial firma i/sau
numele persoanei fizice care se ocup de tranzacie.
b) date referitoare la obiectul ofertei:
- denumirea produsului/sortimentelor;
- cantitate;
- cteva caracteristici tehnice de baz i date privind calitatea.
c) preul de ofert, orientativ sau ferm;
d) date referitoare la termene de plat, condiii de plat i garanie;
e) date referitoare la transport, ambalare, etichetare i altele;
f) validitatea ofertei, adic termenul pn la care preul de ofert, n primul
rnd, rmne valabil.
Oferta se ncheie cu o formul de politee apoi data, numele i semntura
expeditorului

22

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

2. TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
(produsul Microsoft Office - WORD)
2.1. NOIUNI INTRODUCTIVE
TEHNOREDACTAREA reprezint pregtirea tehnic i grafic a unui manuscris nainte
de a ncepe operaia de tiprire. Aceast pregtire a manuscrisului se refer la
aplicarea acelor operaii de prelucrare care s determine, n final, obinerea unui
document cu:
caliti grafice superioare,
lizibilitate bun,
aspect plcut,
o form de prezentare adaptat coninutului.
TEHNOREDACTAREA se poate face att manual, prin mijloace mecanice de prelucrare
(vezi maina de scris), ct i automat, computerizat, folosindu-se ca mijloc de
prelucrare calculatorul.
TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZAT presupune existena unui sistem fizic de
prelucrare: calculatorul, i a unui sistem logic de prelucrare: programul dup care
funcioneaz calculatorul pentru a realiza prelucrrile dorite. Acest program sau
ansamblu de programe, specializat n operaiile de tehnoredactare se numete
procesor sau editor de texte.
Procesoarele de text opereaz cu documente.
DOCUMENTUL reprezint un ansamblu de:
texte
imagini
tabele
grafice
toate aparinnd unei aceleiai lucrri (deci cu legtura logic ntre pri).
DOCUMENTUL este de fapt, echivalentul , din punctul de vedere al procesorului de
text, al lucrrii care se editeaz (articol, carte, revist, scrisoare).
TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZAT are o serie de avantaje, fa de cea manual:
&
introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi fcut de o
persoan fr o pregtire special;
&
parte din operaiile de rutin sunt executate automat de calculator;
&
dup ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul
monitorului, realizndu-se astfel o eventual corectare naintea tipririi;
&
pot fi obinute documente cu caliti superioare att din punct de
vedere tehnic ct i artistic.

MICROSOFT WORD pentru WINDOWS este un program performant de procesare


texte, care se poate folosi pentru:
23

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

crearea i editarea documentelor,


inserarea i/ sau eliminarea textului i a imaginilor grafice,
crearea documentelor specializate (formulare, scrisori formatate..)
MICROSOFT WORD asigur cteva funcii elementare pentru prelucrarea textelor, ca
de exemplu:
& alinierea automat a textului
& posibiltatea alegerii diferitelor forme i dimensiuni pentru
caractere
& aranjarea textului n pagin
& crearea antetelor i a notelor de subsol
& editarea tabelelor
& editarea ecuaiilor
Cu ajutorul acestui procesor este foarte uor s se confere scrisorilor, plicurilor,
etichetelor, rapoartelor, articolelor de ziar, listelor de preuri, etc. aspectul dorit,
personalizat, mrindu-se astfel impactul diferitelor forme de comunicare din interiorul
sau exteriorul unei societi.
Programele moderne de procesare a textelor pot fi folosite mpreun cu baze de date
i/ sau produse de calcul tabelar, permindu-se astfel tiprirea de rapoarte, pe baza
datelor cuprinse ntr-un tabel, sau conceperea de oferte folosindu-se informaiile
cuprinse n diferite baze de date.
Literatura de specialitate afirm chiar c utilizarea combinat a procesoarelor de text
cu bazele de date poate duce la creterea eficienei activitii unei companii, datorit
att micorrii timpului de cutare i de extragere a informaiilor dorite necesare
plasrii lor n corespondena de afaceri, ct i datorit acurateii acestor informaii.

2.2. ELEMENTE DE BAZ


2.2.1. Sistemul de Help

WORD pentru WINDOWS este un program de prelucrare a textelor puternic i


flexibil, uneori fiind chiar prea puternic. Pe lng faptul c el posed multe trsturi,
dintre care unele sunt destul de complicate, se poate ntmpla ca, funcie de versiunea
de program folosit s existe, de la o etap la alta a utilizrii sale, deosebiri i variaii
mai simple sau mai complicate, funcie de modificrile aduse n timp produsului.
n aceast situaie, sau n cazul n care, pe parcursul introducerii unui document, apar
probleme ce pot conduce la ambiguiti, este recomandat utilizarea sistemului de
ajutor, HELP, oferit de procesor, sistem care, pentru persoanele familiarizate cu
limba englez, este foarte bun.
Paii ce trebuiesc urmai pentru a folosi corect sistemul de HELP sunt urmtorii:
a) Se selecteaz din bara de menu opiunea HELP;
b) Se selecteaz din menu-ul derulant aprut CONTENTS AND INDEX
c) Fereastra care apare ofer 3 posibiliti de selecie, identificate prin cele 3 etichete:
24

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

I) CONTENTS: acceseaz cuprinsul aferent noiunilor teoretice aparinnd


produsului WORD. Prin selectarea unui rnd, practic se activeaz un ntreg capitol
cu noiuni legate de selecia fcut.

Exemplu :

Selectai eticheta pe care scrie CONTENTS


Realizai dublu click pe: Opening, Creating and Saving Documents
Selectai, din detalierea care apare, subcapitolul: Creating and Opening
Documents (clicai de dou ori cu mouse-ul)
Selectai, din lista care apare: Create a new document (clicai de dou
ori cu mouse-ul)
Apsai pe butonul DISPLAY

II) INDEX: este organizat asemntor indexului unei cri. Cuvintele cheie,
care identific diferite subiecte, sunt ordonate alfabetic.

Exemplu:

Selectai eticheta pe care scrie INDEX


Tastai n caseta de text numele subiectului care v intereseaz: Open
n caseta urmtoare vor apare toate subiectele care ncep cu cuvntul tastat.
Realizai dublu click pe subcapitolul: Opening ,
Selectai: Open a document
Apsai butonul DISPLAY

III) FIND: este organizat asemntor cu eticheta INDEX.


Deosebirea const n maniera de cutare: n momentul n care se tasteaz un
cuvnt, n caseta de text se va afia o list cu toate subiectele n care apare cuvntul
cheie precizat i nu doar subiectele care ncep cu acest cuvnt.

25

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

O alt manier de a obine informaii ajuttoare pe parcursul unei sesiuni de lucru este
urmtoarea:
a) Se selecteaz din bara de menu opiunea HELP;
b) Se selecteaz din menu-ul derulant aprut MICROSOFT WORD HELP.
Acesta este un HELP inteligent; el expliciteaz paii care trebuiesc urmai pe parcursul
realizrii unei anumite operaii.

Exemplu
Tastai, n caseta de text: Create a picture. n aceast caset putei
introduce orice cuvnt, propoziie sau ntrebare care are legtur cu
subiectul pe care vrei s-l lamurii.
Apsai pe butonul SEARCH
Din lista aprut selectai (clic cu mouse-ul pe marcajul din stnga
rndului): About work with picture in a document
i, n final, cel mai simplu mod de a obine informaii ajuttoare pe parcursul unei
sesiuni de lucru este urmtorul:

Selectai (clic cu mouse-ul), din bara de instrumente standard, icon-ul de


HELP:

Ducei pointerul de mouse (este un semn de ntrebare), fr s apsai pe


buton, n zona n care dorii obinerea unei informaii rapide (n text sau
pe o opiune din menu)
Realizai click cu mouse-ul. Vei observa un mini-text explicativ n
apropierea pointer-ului de mouse.

2.2.2. Crearea unui document simplu


OPERAIA

PAII

CREARE NOU PARAGRAF SAU INTRO- SE APAS TASATA ENTER


DUCERE LINIE GOAL

INSERARE

TEXT

INTR-UN

EXISTENT

DOCUMENT

SE POZIIONEAZ CURSORUL MOUSE-ULUI N


PUNCTUL DE INSERARE I SE CLICHEAZ; SE INTRODUCE TEXTUL DE LA TASTATUR

TERGERE CARACTERE

SELECTARE CUVNT
SELECTARE TEXT

SE POZIIONEAZ MOUSE-UL N STNGA/ DREAPTA


CARCTERULUI CARE SE DORETE TERS, SE
CLICHEAZ I SE APAS :
- TASTA BACKSPACE, PT. CARACTER STNGA
- TASTA DELETE, PT. CARACTER DREAPTA
DUBLU CLICK, CU MOUSE-UL PE CUVNT
I) SE ALUNEC CU MOUSE-UL, CU BUTONUL
STNG APSAT, PESTE SECIUNEA DE TEXT CE
SE DORETE SELECTAT

II)

26

SE CLICHEAZ CU MOUSE-UL LA NCEPUTUL


TEXTULUI, SE INE APSAT TASTA SHIFT, I
SE CLICHEAZ DIN NOU LA SFRITUL
TEXTULUI DE SELECTAT

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

OPERAIA

PAII

SELECTARE LINIE

SE POZIIONEAZ CURSORUL MOUSE-ULUI N


STNGA LINIEI, PN SE TRANSFORM NTR-O
SGEAT OBLIC I SE CLICHEZ

TERGERE SECIUNE TEXT

SE SELECTEAZ SECIUNEA DE TEXT I SE APAS PE


TASTA DELETE
SE SELECTEAZ SECIUNEA DE TEXT CE SE

NLOCUIRE SECIUNE TEXT

NLOCUIETE I SE TASTEAZ NOUL TEXT

ANULARE ACIUNE

SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:


EDIT UNDO .
MODIFICARE ALINIERE TEXT (STNGA, SE SELECTEAZA TEXTUL CE SE VA MODIFICA DUP
CENTRARE, DREAPTA, STNGA/ DREAPTA)
CARE CLICHEAZ PE UNUL DIN BU-TOANELE:

SCRIERE NGROAT, ITALIC, SUBLINIAT

SE SELECTEAZ TEXTUL (POATE FI O LITER) CE SE


VA MODIFICA DUP CARE SE CLICHEZ PE UNUL
DIN BUTOANELE:

SCHIMBARE FORM CARACTERE

SE SELECTEAZ TEXTUL CE SE VA MODIFICA, SE


CLICHEZ PE SGEATA DIN EXTREMITATEA
DREAPT A FANTEI, SE SELECTEAZ, DIN MENIUL
DERULANT, TIPUL DE CARACTER DORIT

Observaie
n momentul n care se clicheaz pe sgeata din extremitatea dreapt a fantei,
aspectul meniului derulant este urmtorul:

27

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

OPERAIA
SCHIMBARE DIMENSIUNE CARACTERE

PAII
SE SELECTEAZA TEXTUL CE SE VA MODIFICA,
SE CLICHEZ PE SGEATA DIN EXTREMITATEA DREAPT A FANTEI, SE SELECTEAZ, DIN ME-NIUL DERULANT, DIMENSIUNEA DE CARACTER DORIT

Observaie
a) n momentul n care se clicheaz pe sgeata din extremitatea dreapt a fantei,
aspectul menu-ului derulant este urmtorul:

b) Pentru modificarea:
aspectului caracterelor
formei caracterelor
dimensiunii caracterelor
se poate folosi i bara de meniu prin selectarea opiunii:
FORMATFONT
Din tabelul care apare pe ecran se aleg, n aceeai manier prezentat anterior,
modificrile dorite pentru seciunea de text selectat n prealabil.

OPERAIA
SALVARE DOCUMENT

PAII
SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE

28

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

STANDARD, BUTONUL:

DESCHIDERE DOCUMENT

SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, BUTONUL:

CREARE NOU DOCUMENT

SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, BUTONUL:

NCHEIERE SESIUNE DE LUCRU

SE SELECTEAZA DIN BARA DE MENU, OP-IUNEA:


FILE EXIT

Observaii
a) Salvarea, deschiderea, crearea unui document se poate face i din bara de
meniu:
FILE SAVE pentru salvare document
FILE OPEN pentru deschidere document
FILE NEW pentru creare nou document
b) Atunci cnd se salveaz pentru prima dat un nou document, dup apsarea
butonului de salvare, sau selectarea, din meniul principal, a succesiunii de
comenzi:

FILE SAVE
va apare o fereastr de dialog cu urmtoarea structur:

29

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

Se va avea grij ca, rubrica corespunztoare numelui documentului, cea din dreptul
casetei:

FILE NAME
s fie completat corect (numele nu va conine spaii, i va fi legat, ca semnificaie, de
funcia documentului respectiv).
Caseta din dreptul notaiei

SAVE IN
va conine numele catalogului n care va fi salvat documentul (pentru gsirea
catalogului se clichez cu mouse-ul pe sgeata din extremitatea dreapt a casetei i se
alege, din lista derulant aprut, numele catalogului dorit).
Dup ce s-au completat cele dou casete cu informaia cerut se clicheaz butonul

SAVE.
Operaia de deschidere a unui document este inversa operaiei de salvare; de aceea
trebuie reinut numele sub care este salvat documentul i catalogul n care s-a fcut
salvarea, pentru ca acestea s fie apoi folosite ulterior n fereastra de deschidere a
documentului.
2.2.3. Tiprirea documentelor

OPERAIA

PAII

PREVIZUALIZARE DOCUMENT

SE

PREVIZUALIZARE

SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE A


FERESTREI DE PREVIZUALIZARE, PE BUTONUL:

SIMULTAN A MAI MUL-

TOR PAGINI

CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, PE BUTONUL:

SELECTNDU-SE APOI, PRIN ALUNRCARE,


NUMRUL DE PAGINI DORIT

MRIRE

SCAR DE AFIARE A DOCUMEN-

TULUI

EDITARE

CU

POINTER-UL DE MOUSE N FORM DE


LUP, N FEREASTRA DE PREVIZUALIZARE,
SE CLICHEAZ PE ZONA DOCUMENT CE SE
DORETE MRIT

DOCUMENT N FEREASTRA DE
PREVIZUALIZARE

SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE A


FERESTREI DE PREVIZUALIZARE, PE BUTONUL:

TIPRIRE

SE

TOTAL DOCUMENT

CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, SAU N CEA A FERESTREI DE
PREVIZUALIZARE, PE BUTONUL:

30

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TIPRIRE PARIAL DOCUMENT

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

SE

SELECTEAZ, DIN BARA DE MENU, OPIUNEA:

FILE PRINT
DUP CARE SE ALEGE VARIANTA DORIT

INSERARE SALT PAGIN

SE

PLASEAZ CURSORUL TEXT (PRIN


CLICARE CU MOUSE-UL) N LOCUL N CARE
SE DORETE SALTUL LA PAGIN, DUP
CARE SE APAS CONCOMITETNT TASTELE:
CTRL+ ENTER

REDUCERE NUMR DE PAGINI DOCUMENT

SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE A


FERESTREI DE PREVIZUALIZARE, PE BUTONUL:

Observaie
a) n situaia n care se selecteaz din menu opiunile:
FILE PRINT
aspectul ferestrei de tiprire este urmtorul.

Semnificaia informaiilor din caseta:

PAGE
este urmtoarea:
31

RANGE

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

All se tipresc automat toate paginile documentului


Curent page se tiprete numai pagina curent (cea n care este
poziionat cursorul text)
Pages se tasteaz n fant, dup modelul dat, numrul paginilor care se
doresc tiprite.
2.2.4. Formatarea documentelor
OPERAIA

PAII

CREARE LISTE, PARAGRAFE MARCATE

SE SELECTEAZ PARAGRAFELE CARE SE DORESC


MARCATE I SE CLICHEAZ, N BARA DE
INSTRUMENTE DE FORMATARE, PE BUTONUL:

CREARE LISTE, PARAGRAFE NUMEROTATE

SE SELECTEAZ PARAGRAFELE CARE SE DORESC


MARCATE I SE CLICHEAZ, N BARA DE
INSTRUMENTE DE FORMATARE, PE BUTONUL:

STABILIRE MARGINI PAGIN

SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU OP-IUNEA:


FILE PAGE SETUP
SE CLICHEZ PE ETICHETA:
MARGINS
SE ALEG VALORILE DORITE PENTRU CELE 4
MARGINI ALE FOII

VIZUALIZARE PAGINA

NCADRARE PARAGRAF IN CHENAR

SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU OP-IUNEA:


VIEW
DUP CARE, UNUL DIN URMTOARELE MODURI
DE VIZUALIZARE:
NORMAL (documentul este pe ntreg
ecranul)
PAGE LAYOUT (documentul apare ca la
tiprire, poziionat n foaia de hrtie)
SE SELECTEAZ PARAGRAFUL, SE ALEGE DIN
BARA DE MENU:
FORMAT BORDERS AND SHADING
DIN FEREASTRA DE DIALOG APRUT SE
SELECTEAZ TIPUL DE LINIE I CHENARUL

32

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OPERAIA
SORTARE LIST

OPERAIA
MODIFICARE

SPAIERE

RNDURI

PARAGRAF

AFIARE MARCAJE PARAGRAF

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

PAII
SE SELECTEAZ PARAGRAFELE CE SE DORESC
SORTATE, SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE SORT TEXT
PAII
NTR-UN SE SELECTEAZ PARAGRAFUL, SE ALEGE DIN
BARA DE MENU:
FORMAT PARAGRAPH
SE STABILETE SPAIEREA DORIT N :
LINE SPACING
SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE
STANDARD, BUTONUL:

Observaie
a) n urma selectrii opiunii

FORMAT BORDERS AND SHADING


aspectul ferestrei este urmtorul:

Semnificaia parial a informaiilor este:


33

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

SETTING permite alegerea sau nu a unui chenar:


None, selectat fr chenar
Box, selectat cu chenar
Shadow, selectat chenar umbrit
STYLE, permite alegerea tipului de linie cu care se dorete trasat chenarul
COLOR, permite alegerea culorii chenarului
WIDTH, permite alegerea grosimii liniei cu care va fi trasat chenarul
2.2.5. Deplasarea in cadrul documentelor

OPERAIA
POZIIONARE

NCEPUT DOCUMENT

POZTIONARE SFRIT DOCUMENT


CUTARE TEXT

CUTARE I NLOCUIRE TEXT

PAII
SE APAS SIMULTAN TASTELE:
CTRL + HOME
SE APAS SIMULTAN TASTELE:
CTRL + END
SE STABILETE PUNCTUL DE NCEPUT AL
CUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZ
DIN BARA DE MENU:
EDIT FIND
SE TASTEAZ N CASETA:
FIND WHAT
TEXTUL CARE SE DORETE CUTAT.
SE CLICHEAZ BUTONUL
FIND NEXT
SE STABILETE PUNCTUL DE NCEPUT AL
CUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZ
DIN BARA DE MENU:
EDIT REPLACE
SE TASTEAZ N CASETELE:
FIND WHAT SI REPLACE WITH
TEXTUL CARE SE DORETE CUTAT I
TEXTUL CARE L VA NLOCUI
SE CLICHEAZ BUTOANELE:
FIND NEXT DUP CARE REPLACE

34

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

OPERAIA

CREARE

SECVEN DE CARACTERE CU
OPIUNEA AUTOCORRECT

PAII

SE

SELECTEAZ DIN DOCUMENT SECVENA DE CARACTERE CARE SE CREAZ;


SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:

TOOLS AUTOCORRECT
SE TASTEAZ N CASETA:
REPLACE
SUCCESIUNEA DE CARACTERE CE VA DENUMI SECVENA CREAT;
SE APASA BUTOANELE:
ADD SI OK

APELARE

SECVEN DE CARACTERE INTRODUS CU AUTOCORRECT

SE

TASTEAZ N DOCUMENT NUMELE


CARE S-A DAT SECVENEI CREATE
ANTERIOR (CEA PLASATA N CASETA
REPLACE)

2.2.6. Configurarea paginii unui document

OPERAIA
NUMEROTARE PAGINI

INSERARE DAT CALENDARISTIC

INSERARE NOT DE SUBSOL

PAII
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT PAGE NUMBERS
SE ALEG OPIUNILE DE FORMATARE PRIN
CLICAREA BUTONULUI:
FORMAT
SE CLCHEAZ, IN SECVEN, BUTOANELE:
OK I OK
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT DATE AND TIME
SE ALEGE FORMATUL DORIT. SE
CLICHEAZ BUTONUL:
OK
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT FOOTNOTE
SE ALEGE FORMATUL DORIT, EVENTUAL
PRIN CLICAREA BUTONULUI:
OPTIONS
SE CLICHEAZ N SECVEN BUTOANELE:
OK I OK

35

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

OPERAIA

CREARE ANTET
DO-CUMENT

PAII

SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:


VIEW HEADER AND FOOTER
CASETELE APRUTE, NCONJURATE CU
LINII PUNCTATE, VOR FI COMPLETATE CU
INFORMAIA DORIT, RESPECTND REGULILE DE INTRODUCERE A UNUI TEXT.
SE CLICHEAZ BUTONUL:
CLOSE
SE POZIIONEAZ POINTER-UL DE MOUSE
N PUNCTUL N CARE SE DORETE CREAREA UNEI NOI SECIUNI.
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT BREAK

I SUBSOL PENTRU UN

INSERARE SECIUNE

NOU

DIN FEREASTRA APRUT SE


SELECTEAZ: SECTION BREAKS
I OPIUNEA DORIT PENTRU NOUA SECIUNE (SE CREAZ PE ACEEAI PAGIN, PE
PAGINI DIFERITE)

SCRIEREA

SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, PE BUTONUL:

UNUI DOCUMENT PE COLOANE

SE

SELECTEAZ NUMRUL DE COLOANE


DORIT.

INSERARE SALT LA COLOAN NOU

SE

POZIIONEAZ POINTER-UIL MOUSE N


PUNCTUL N CARE SE DORETE TRCEREA
PE O NOU COLOAN.
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:

INSERT BREAK
SE ALEGE :
COLUMN BREAK
MODIFICARE ASPECT COLOANE

SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:


FORMAT COLUMNS
IN FEREASTRA APRUT SE POATE
IONA ASUPRA OPIUNILOR:
LINE BETWEEN, WIDTH, SPACING

Observaie
a) Prin apelarea secvenei de comenzi

VIEW HEADER AND FOOTER


Aspectul ecranului va fi urmtorul:
36

AC-

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

Reprezint zona n care va fi introdus textul antetului, prin tastare.

Reprezint fereastra de antet. Fiecare icon are o semnificaie aparte (numr pagin,
numr pagini, dat calendaristic,.) i prin clicarea ei se obine efectul
corespunztor.
Pentru revenirea n zona documentului se clicheaz butonul:

CLOSE
Pentru revenirea n zona de antet se clicheaz de dou ori cu mouse-ul pe textul
antetului.
2.2.7. Introducerea tabelelor i diagramelor ntr-un document

OPERAIA
INSERARE TABEL

DEPLASARE

N TABEL (TRECEREA DE LA
O RUBRIC LA ALTA)

SELECTARE LINIE/ COLOAN

PAII
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
TABLE INSERT TABLE
SE SPECIFIC NUMRUL DE LINII I DE COLOANE DORIT. SE APAS BUTONUL:
OK
SE APAS TASTA : TAB
SAU UNA DIN TASTELE: , , ,
SE POZIIONEAZ CURSORUL MOUSE-ULUI
N AFARA TABELULUI, N STNGA LINIEI/
DEASUPRA COLOANEI CARE SE DORETE
SELECTAT, PN IA FORMA UNEI SGEI.
SE CLICHEAZ ODAT

MODIFICARE LIME COLOAN

SE

INSERARE LINIE/ COLOAN

SE SELECTEAZ O LINIE/ O COLOAN DIN


TABEL. SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE INSERT ROWS/ COLUMNS
SE SELECTEAZ O LINIE/ O COLOAN DIN
TABEL. SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE DELETE ROWS/ COLUMNS

TERGERE LINIE/ COLOAN

TRAGE CU MOUSE-UL DE MARCAJELE


DE COLOAN POZIIONATE PE RIGLET.

37

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

OPERAIA

SELECTARE

PAII

FORMAT PREDEFINIT PENTRU

TABEL

SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:


TABLE TABLE AUTOFORMAT
SE ALEGE FORMA DORIT
SE CLICHEAZ BUTONUL: OK

TRASARE LINII/ CHENAR NTR-UN TABEL

SE SELECTEAZ TABELUL SAU PORIUNI


DIN EL.
SE CLICHEAZ
N
BARA
DE
INSTRUMENTE, FUNCIE DE GROSIMEA
LINIEI DORITE, UNUL DIN BUTOANELE:

UMBRIRE TABEL

SE

FUZIONARE RUBRICI

SE SELECTEAZ RUBRICILE. SE ALEGE DIN


BARA DE MENU:
TABLE MERGE CELLS
SE SELECTEAZ TABELUL. SE ALEGE DIN
BARA DE MENU:
TABLE CELL HEIGHT AND WIDTH
COLUMN AUTOFIT

REDIMENSIONARE TABEL

SELECTEAZ ZONA DE TABEL.


APAS N BARA DE TRASARE BUTONUL:

SE

Observaie

a) Pentru trasarea i umbrirea chenarului unui tabel se poate selecta, din menu,
secvena:

FORMAT BORDERS AND SHADING


Aspectul ferestrei va fi cel dat n capitolul FORMATAREA DOCUMENTELOR.
Se procedeaz n acelai mod avnd tot timpul grij ca tabelul sau zona de tabel ce se
dorete ncadrat s fie selectat.
Pentru a obine zone de tabel umbrite, dup selectare, se alege din fereastra de chenar,
eticheta SHADING.

38

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT

2.2.8. Adugarea elementelor grafice unui document

OPERAIA
INSERARE IMAGINE

DIMENSIONARE IMAGINE
DEPLASARE IMAGINE

PAII
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT PICTURE CLIPART
SE SELECTEAZA IMAGINEA; SE APASA PE
BUTONUL:
OK
SE SELECTEAZA IMAGINEA (PRIN CLICARE); SE TRAGE CU MOUSE-UL DE COLURILE/MIJLOCUL CHENARULUI PUNCTAT
SE SELECTEAZ IMAGINEA (PRIN CLICARE);
SE PLASEAZ CURSORUL MOUSE-ULUI N
INTERIORUL EI I INND BUTONUL APSAT IMAGINEA SE POATE DEPLASA ODAT
CU MOUSE-UL.

39

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

MODIFICARE

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

LITER DE NCEPUT PARA-

GRAF

SE

SELECTEAZ PRIMA LITER A UNUI


PARAGRAF;
SE ALEGE DIN BARA DE MENU:

FORMAT DROP CAP


FEREASTRA APRUT SE SELECTEAZ
STILUL DORIT; SE APAS PE BUTONUL:
OK
N
SCRIERE ARTISTIC
UTILIZARE WORDART

CREARE
TABEL

DIAGRAME CU DATE DINTR-UN

SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:


INSERT PICTURE WORDART
SE ALEGE TIPUL DE SCRIERE DORIT.
SE INTRODUCE TEXTUL N CASETA DESCHIS DE WORDART.
SE CLICHEAZ BUTONUL:
OK
TEXTUL INTRODUS CU WORDART SE
COMPORT CA ORICE IMAGINE.
SE SELECTEAZ ZONA DE TABEL CE SE
DORETE REPREZENTAT; SE ALEGE DIN
MENU:
INSERT OBJECT MICROSOFT
GRAPH 97 CHART

40

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 1
S se introduc urmtorul text:

CURRICULUM VITAE
Nume Prenume
Adres
Localitate
Telefon

Situaie personal
Data naterii
Naionalitate
Stare civil

Studii si diplome
Liceu
Facultate
Alte stagii

Locuri de munc
Locul, serviciul, funcia, perioada

Alte cunotine
Limbi strine
Informatic

Pasiuni (Hobby)
Sport
Literatur
Art
Cinema ....
______________________________________________

a) S se respecte aparena, dimensiunea i aranjarea caracterelor


n pagin;
b) S se completeze informaiile aferente fiecrui grup de rubrici.
41

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 2
S se introduc urmtorul text:
INSTITUTUL ROMAN DE MANAGEMENT
Ctre:
MINISTERUL EDUCAIEI I CERCETRII
Fax:
6112233
Tel:
6223344
n atenia: D-lui Ministru Secretar de Stat
V rugm s avizai favorabil primirea de ctre Institutul nostru a 70 de
colete coninnd echipamente oferite de ctre Programul Naiunilor Unite
pentru Dezvoltare.
Coninutul coletelor precum i scrisoarea de donaie o anexm n
continuare. Menionm c echipamentele vor fi luate n evidena noastr
contabil i nu vor fi comercializate.
Declarm de asemeni c echipamentele oferite nu reprezint un risc
ecologic sau toxicologic, dup cum afirm expeditorul.
In sperana primirii unui rspuns urgent
Cu mulumiri,
Director General
Nume + tampila
Data:..............

a) Textul care urmeaz dup: Ctre, Fax, Tel, In atenia, s-a


introdus dup apsarea, odat (de dou ori), a tastei TAB.
b) S se salveze textul ntr-un fiier, al crui nume l alegei
Dvs.
c) S se caute n textul adresei cuvntul: expeditorul.
d) S se nlocuiasc cuvntul expeditorul, cu furnizorul.
e) S se previzualizeze textul introdus.
42

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 3
S se dea adresei urmtoarea form:

INSTITUTUL ROMN DE MANAGEMENT


Ctre:
Fax:
Tel:
n atenia:

MINISTERUL EDUCAIEI I CERCETRII


6112233
6223344 ()
D-lui Ministru Secretar de Stat

V rugm s avizai favorabil primirea de ctre Institutul nostru a


70 de colete coninnd echipamente oferite de ctre Programul

Naiunilor Unite pentru Dezvoltare.


Coninutul coletelor precum i scrisoarea de donaie o anexm n
continuare. Menionm c echipamentele vor fi luate n evidena
noastr contabil i nu vor fi comercializate.
Declarm de asemeni c echipamentele oferite nu reprezint un risc
ecologic sau toxicologic, dup cum afirm expeditorul.
n sperana primirii unui rspuns urgent
Cu mulumiri,
Director General

Nume + tampila
Data: 12 februarie 2001

a) S se introduc simbolul de telefon, dup apariia numrului de


telefon.
b) S se introduc data calendaristic astfel nct ori de cte ori se
deschide documentul ea s reprezinte data curent.

43

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 4

S se introduc urmtorul text:

STAR S.A.
Stimai Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastr din 10 noiembrie a.c. Toate
containerele sunt marcate cu eticheta recunoscut pe plan
internaional - fragil -, partea de sus/ partea de jos.
V mulumim pentru comanda primit.
Al dumneavoastr, cu sinceritate,
Director Economic
Semntura

44

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 5
S se dea scrisorii anterioare urmtoarea form:

STAR S.A.
Bd. MAGHERU, Nr. 10
Sector 1, BUCURETI
6684120
Stimai Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastr din 10 aprilie a.c. Toate
containerele sunt marcate cu eticheta recunoscut pe plan internaional fragil - , partea de sus/ partea de jos.
V mulumim pentru comanda primit.
Al dumneavoastr cu sinceritate,
Director Economic
SemnAtura

45

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 6
S se introduc urmtorul text, respectndu-se:
a) Forma, dimensiunea i aparena caracterelor;
b) Existena i aspectul antetului;
c) Existena i aspectul notei de subsol;
d) Maniera de numerotare a paginilor.

46

INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA


Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525

____________________________________________________________________________________

12/02/2001

In atenia participanilor la seminarul :


"Scderea puterii economice n unele ri din Europa de
Est" 2
Am plcerea s v anun c, smbt, 10/03/2001, la ora 10, va ncepe turul
oraului Viena, cu autobuzul.
Se vor vizita cele mai importante complexe arhitecturale din Viena, ncepnd
cu "THE HUNDERTWASSER HOUSE", proiectat de arhitectul contemporan
Friederich Hundertwasser. De aici, se va continua, pe Ringstrasse, cu
principalele locuri istorice, printre care: cldirea OPEREI DE STAT, PALATUL
HOFBURG I PARLAMENTUL. Se va vizita, de asemenea, PALATUL SCHNBRUNN,
reedina de var a familiei imperiale Habsburg.
V rog ca toat lumea s fie la recepie la ora 9:00, deoarece autobuzul va
pleca la ora 9:15.
Turul de vizitare dureaz aproximativ 3.5 ore.
Dac suntei n imposibilitatea de a participa la aceast excursie, v rog s
m contactai n seara aceasta, la mas.
V mulumesc,

Organizatorul

Seminar organizat mpreun cu Banca Mondial


47

SECRETARIAT I CORESPONDENA INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 7
S se introduc textul i tabelul existent pe pagina urmtoare,
avnd n vedere urmtoarele considerente:
- pe fiecare pagin se va plasa un antet;
- se va face o trimitere ctre o not de subsol;
- se va face numerotarea tuturor paginilor;
- se va face alinierea valorilor numerice;
- se va avea n vedere c:

Valoare premiere = Salariu * Procent premiere

48

INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________

Domnule Director,

V naintez alturat, tabelul cu persoanele din laboratoarele 1 si 2, care


ndeplinesc condiia de premiere, precum i cu sumele ce li se pot acorda. V
rog s ncercai s luai o decizie n acest sens.
Cu mulumiri,
Director Economic

Semntura

Data: 11 -5 -2013

n atenia Dlui Director General


49

INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________

TABEL PREMIERE
Nume/ prenume

Salariu

Procent
premiere (%)

Valoare
premiere

IONESCU IOANA

85,780

0.3

25,734.00

VASILESCU PETRE

92,500

0.32

29,600.00

POPA DANIELA

75,250

0.252

18,963.00

COSMA VERA

83,445

0.2

16,689.00

TOTAL LABORATOR 1

90,986.00

PAVEL SANDU

65,575

0.45

29,508.75

RADU VIOREL

60,786

0.47

28,569.42

VELISCU SIMONA

78,990

0.385

30,411.15

SANDU SORIN

59,800

0.58

34,684.00

76,800

0.576

44,236.80

IOVAN COSTIN
TOTAL LABORATOR 2

167,410.12

TOTAL VALOARE PREMIERE

258,396.12

Aplicaia 8
S se introduc urmtorul
text:

50

INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________

INTRODUCERE N WORDPERFECT
WordPerfect este un procesor de texte
care, mult timp, s-a plasat n fruntea
tuturor procesoarelor i chiar al altor
pachete soft.
Cea mai important trstur a
WordPerfect-ului este adaptabilitatea sa
la activitatea de birotic. Aceasta se
refer la: posibilitatea de a include desene sau ilustraii, de a roti, inversa sau
modifica poziia unei imagini grafice;
posibilitatea de a modifica dimensiunea
i aparena caracterelor, de a crea figuri,
tabele, grafice, .a.m.d.
WordPerfect nglobeaz trsturile de
baz ale procesoarelor de text: controlul
cursorului, cutarea i nlocuirea cuvintelor, adaptarea automat a rndului la
dimensiunea prestabilit, numerotarea
paragrafelor, a liniilor, scrierea matematic i pe coloane, formatarea a-

__________________________
Indicaie:
Se va folosi:
- scrierea pe dou coloane;
- introducerea desenelor.

51

vansat a textului, unirea mai multor


documente ntr-unul singur, importul i
exportul de informaii de la un document
la altul
Versiunea 6.1 confer WordPerfect-ului
avantaje in plus, legate de utilizarea sa
sub mediul WINDOWS; lucrul cu
ferestre, utilizarea simultan a mai multor
produse, faciliti de grafic.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

Aplicaia 9

O societate dorete s trimit tuturor colaboratorilor si o


scrisoare de invitaie, cu urmtorul coninut ( vezi pagina
urmtoare).
Avnd n vedere c numrul persoanelor implicate n aceast
co-responden este foarte mare, s se foloseasc, pentru redactarea
invitaiei, facilitatea de pot, pus la dispoziie de produsul
WORD.
Indicaii:
a) Scrisoarea este prevzut cu un antet i o not de subsol;
b) Documentul primar conine textul scrisorii;
c) Sursa de date, conine informaii legate de persoanele crora
li se trimit invitaiile, dup urmtorul model:

mod de adresare (domn, doamna, domnioar)


funcie
instituie.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII

12-feb-01

Domnului Adrian POPESCU,


Director General
VULCAN S.A., BUCURETI

Avem plcerea s v anunm c, smbt, 17.02.2001, ora 12


p.m. , societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
acestui an. Fiind acionar la METROREX, va rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
4

n sperana unei revederi


Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

n caz de neparticipare, va rugm anunai-ne telefonic


53

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

3. UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD


Munca de redactare i difuzare a corespondenei de afaceri poate fi mult
uurat prin facilitile oferite de produsul Word privind:
generarea i utilizarea abloanelor;

multiplicarea unei scrisori schimbnd automat adresa destinatarului .

O parte din documentele aparinnd corespondenei de afaceri au n general o


caracteristic comun: ele trebuie s conin anumite zone standard, care se repet de
la un document la altul, dar n acelai timp trebuie s permit completarea i
adaptarea coninutului fiecrui document, scopului pentru care acesta a fost
proiectat.
Toate acestea se pot realiza, avnd ca instrument calculatorul PC, prin
intermediul abloanelor. abloanele permit o "semi-automatizare" a zonelor cu
caracter repetitiv ale unui document, lsnd ns loc procesului de creativitate,
specific fiecrui document n parte.

3.1. SALVAREA UNUI DOCUMENT CA UN

ABLON

"Scheletul" sau ablonul unui document de afaceri va conine textul, respectiv


formatarea, care se doresc ntotdeauna incluse n el.
Pentru ca ablonul s poat fi utilizat, pentru crearea altor i altor documente, se
respect urmtorii pai:
1. Se selecteaz, din bara de meniu, comenzile: FILESAVE.
2. n caseta de dialog SAVE AS, n caseta de text corespunztoare FILE NAME,
se tasteaz numele sub care se dorete salvat ablonul.
3. Se afieaz coninutul casetei text SAVE AS TYPE (se clicheaz pe sgeata din
extremitatea dreapt ) i se selecteaz, din lista derulant aprut, Document
Template.
4. n caseta text SAVE IN, va apare automat numele folder-ului n care se va face
salvarea: Templates, iar sub el, lista numelor tuturor sub-folder-elor pe care
le conine. Funcie de tipul ablonului creat (memo, fax, antet de pagin), se
alege, prin dublu clic pe numele su, folder-ul corespunztor: Memos, Letters
& Faxes, General,..
5. Se clicheaz butonul SAVE.
Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui ablon
(template).

54

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

6. Se selecteaz din bara de meniu: FILECLOSE.

3.2. UTILIZAREA

ABLONULUI PENTRU CREAREA UNUI DOCUMENT

Odat ce ablonul a fost creat , se pot proiecta noi documente, avnd la baz
textul i formatarea prestabilite. ablonul poate fi folosit ori de cte ori este
nevoie.
Paii parcuri vor fi urmtorii:
1. Se selecteaz din meniu: FILE NEW. n caseta de dialog NEW se clicheaz,
funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul: Memos, Letters
& Faxes, General, n acest moment, numele ablonului va apare n caseta
de dialog.
2. Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va apare un nou
document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon.
3. Se completeaz documentul cu restul informaiilor.
4. Se selecteaz din meniu: FILESAVE i se salveaz documentul ca un fiier
separat.
5. ablonul original nu va fi afectat de modificrile i adugrile operate n
acest document
.
55

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

OBSERVAIE
Cnd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca textul i formatarea incluse s fie
cele necesare fiecrui document ce se va crea ulterior pe baz ablonului respectiv.
Tot ce s-a tastat n ablon nainte de salvarea acestuia va rmne definitiv n ablon.

56

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

3.3. TIPURI DE ABLOANE


n categoria abloanelor pot fi incluse:
Memo sau memorandum
Pagina cu antet
Faxul.

+ n Anexa 1 sunt precizai paii ce trebuie urmai pentru crearea


ablonului necesar trimiterii unui fax.

+ n Anexa 2 sunt prezentate cteva exemple de abloane precum


i documentele, aparinnd corespondenei de afaceri, care pot fi proiectate
pe baza acestor abloane.

57

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

ANEXA I
INTRODUCEREA TITLULUI PAGINII DE FAX
1. Se plaseaz cursorul n punctul n care se dorete introducerea titlului i se
selecteaz din meniu: INSERT PICTURE WORDART.
2. Se alege modelul de scriere, dup care se tasteaz: Fax Cover Sheet. Se apas
tasta OK.
3. Se poziioneaz textul, prin alunecare cu mouse-ul, n zona de ablon dorit.
4. Se selecteaz din meniu TABLE INSERT TABLE. n caseta de dialog aprut
se precizeaz numrul de coloane, 4 i numrul de linii 5, pentru zona de
informaii de identificare a emitentului i receptorului de fax.
Se completeaz coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES i
coloana 3 cu: FROM, FAX, PHONE.
n coloana 2, se plaseaz mouse-ul n linia ce conine DATE i se selecteaz
din meniu INSERT DATE AND TIME, iar din caseta de dialog aprut, se
selecteaz tipul de dat i se activeaz proprietatea Update automatically.
5. Se formateaz, dup dorin, informaiile coninute n tabel. Trebuie avut n
vedere ca tabelul s nu fie ncadrat in chenar.
CREAREA SUBSOLULUI DE PAGIN
1. Se selecteaz din meniu: VIEWHEADER AND FOOTER.
2. Se face poziionarea n zona de subsol.
3. Se apas de dou ori pe tasta TAB, dup care:
a. Se tasteaz Page
b. Se clicheaz butonul Insert Page Number, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER
c. Se tasteaz of.
d. Se clicheaz butonul Insert Number of Pages, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER
4. Se clicheaz butonul Close, din caseta de dialog HEADER

AND

FOOTER.

OBSERVAIE
Pentru introducerea denumirii societii i a siglei se utilizeaz proprietatea de inserare
a imaginilor (Insert PictureClip Art) i folosirea casetelor text (Insert Text
Box)
58

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

SALVAREA DOCUMENTULUI CA UN ABLON


1. Se selecteaz, din meniu, FILE SAVE.
2. n caseta de dialog, SAVE AS, n caseta text File Name, se tasteaz numele
ablonului.
3. In caseta de dialog SAVE AS TYPE, se selecteaz Document Template. Se
selecteaz folder-ul, n care se dorete realizat salvarea (eventual Letters &
Faxes).
4. Se apas butonul Save.
5. Din acest moment documentul este salvat ca un ablon.

PROIECTAREA UNUI FAX

UTILIZND ABLONUL

1. Se selecteaz din meniu: FILE NEW. n caseta de dialog NEW se clicheaz,


tab-ul: Letters & Faxes. n acest moment, numele ablonului va apare n
caseta de dialog.
2. Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va apare un nou
document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon.
3. Se completeaz documentul tastnd restul informaiilor.
4. Se selecteaz din meniu: FILESAVE i se salveaz documentul ca un fiier
separat.

59

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

ANEXA
II
MEMORANDUM

(ablon MEMO)

CTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:

HOTEL FELIX

STR. BRNDUEI NR. 3, SECTOR 2

60

BUCURETI

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD

MEMORANDUM

CTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:

(document MEMO)

Dna. Director Economic IOANA POPA


Manager
12/02/2001
Activitate pe primul trimestru

ntlnirea pentru discutarea ncasrilor obinute de hotel n primul trimestru din anul
2001, va avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM.
V rog s pregtii urmtoarele:
ncasrile obinute pe primul trimestru;
ncasrile prevzute pe al doilea trimestru;
Noile msuri de mbuntire a activitii preconizate.
Dac exist vreo problem, v rog contactai-m personal

HOTEL FELIX

STR. BRNDUEI NR. 3, SECTOR 2

61

BUCURETI

Societatea de Construcii Civile


BD. UNIRII
Sector 3

NR.4,

BLOC A, SCARA 2, AP. 23

Bucureti, 73133

(ablon ANTET)

Tel: (00401) 232 44 55

Fax: (00401) 2325566

E_mail: eco@mon.ro

Societatea de Construcii Civile


BD. UNIRII
Sector 3

NR.4,

BLOC A, SCARA 2, AP. 23

Bucureti, 73133

(document ANTET)
07.02.2001

DNEI. RODICA POPESCU


STR. ZAMBILEI NR. 4
Bucureti

Doamna Popescu,
Deoarece suntei un client valoros al serviciilor noastre, doresc s v anun ultimele
dezvoltri ale Companiei noastre. Astfel:

S-au modificat orele de funcionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni
pn vineri de la 8AM la 7PM, iar smbt, de la 9AM la 1PM.

Avem o nou pagin de Web. Pentru a putea fi informai n orice moment am


deschis o nou pagin Web. Aceast pagin conine rspunsuri la cele mai
frecvente ntrebri puse de clienii notri, precum i legturi cu alte zone de
informaii (site-uri).
Vizitai-ne deci la adresa:
www.xyz.com.
Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. i de aceea ncercm s v oferim cele mai
bune linii i servicii de produse. Dac avei vreo nelmurire, nu ezitai s ne sunai
Cu mulumiri,

VIOREL POPA
PREEDINTELE SOCIETII

Tel: (00401) 232 44 55

Fax: (00401) 2325566

E_mail: eco@mon.ro

Societatea de Construcii Civile


BD. UNIRII
Sector 3

NR.4,

BLOC A, SCARA 2, AP. 23

Bucureti, 73133

(ablon FAX)

SOCIETATEA NAIONAL
AUTOMOBILISM
Str. Lung nr.14
Braov

TO:
COMPANY:
FAX:
DATE:
PAGES:

FROM:
FAX:
PHONE:

64

DE

Societatea de Construcii Civile


BD. UNIRII
Sector 3

NR.4,

BLOC A, SCARA 2, AP. 23

Bucureti, 73133

SOCIETATEA NAIONAL
AUTOMOBILISM
Str. Lung nr.14
Braov

TO:
COMPANY:
FAX:
DATE:
PAGES:

DL. ION PASCU


METROM - BRAOV
433221
26/02/2001
10

FROM:
FAX:
PHONE:

DE

DNA. ANCA VASILE


465782
465783

Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a dou autoturisme de teren, marca Toyota,
avem plcerea s v anunm c transportul va sosi n GARA BUCURETII NOI, pe data
de 15.03.2001.
V rugm s trimitei mputernicitul Dvs., n vederea ncheierii formalitilor de predare.
V anexm alturat actele ce trebuiesc completate pentru a scurta timpul de ateptare la
Vam.
n ateptarea rspunsului Dvs.
Cu sinceritate,
ION PASCU

ef Serviciu Livrri
Page 2 of 11

65

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

4. AUTOMATIZAREA OPERAIILOR
DE NTOCMIRE CORESPONDEN
4.1. DOCUMENTE FORMATATE (STUDIU DE CAZ)

PAII

NECESARI REZOLVRII UNEI APLICAII:

A) Crearea/ editarea documentului principal (scrisorii formatate ):


se deschide documentul care se dorete folosit drept document principal (poate
fi o scrisoare existent, sau o scrisoare n curs de creare -un document nou -)
se selecteaz din meniu:

TOOLS ---> MAIL MERGE;


se alege butonul CREATE, iar din lista care apare, FORM LETTERS;
se alege butonul ACTIVE WINDOW;
se alege din fereastra principal, butonul EDIT, iar din lista care apare, FORM
LETTER, DOCUMENT i.
In continuare, se tasteaz textul care apare n fiecare scrisoare formatat, lsnd loc
pentru informaiile care variaz de la un document la altul din punct de vedere al
coninutului (vezi ANEXA1).

B) Crearea unei noi surse de date ( baza de date )


se selecteaz din menu:

TOOLS ---> MAIL MERGE;


se alege butonul GET DATA ( sub Data Source )
se alege butonul CREATE DATA SOURCE;
se stabilete structura sursei de date, fie folosind cmpurile existente i
nlturndu-le pe cele n plus ( se selecteaz cmpul i se acioneaz REMOVE FIELD
NAME ), fie nlturnd toate cmpurile i adugndu-le pe cele noi ( se tasteaz cmpul
i se acioneaz ADD FIELD NAME ).
66

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN


se ncheie stabilirea structurii, alegnd butonul OK.
se precizeaz n csua de dialog SAVE DATA SOURCE, n fanta FILE
NAME, numele sub care se dorete salvat structura sursei de date, dup care se alege
butonul OK;
se alege, n urmtoarea csu de dialog, butonul EDIT DATA SOURCE,
introducndu-se, n continuare, coninutul informaiei, care difer de la o scrisoare la alta
(vezi ANEXA 2). Dup fiecare grup de informaii se alege butonul ADD NEW, iar la
sfrit butonul OK.

Observaie
n cazul aplicaiei, structura sursei de date poate fi:
mod_adresare
nume
prenume
funcia
nume_unitate
localitate
adresa.
C) Completarea documentului principal
se poziioneaz cursorul acolo unde se dorete introducerea informaiilor din
sursa de date;
se apas pe butonul INSERT MERGE FIELD din bara de instrumente aferent
operaiei MAIL MERGE, dup care se selecteaz (click) cmpul care se dorete inserat
( s nu se omit inserarea semnelor de punctuaie sau a spaiilor dintre dou cmpuri sau
dup acestea );
se d cmpurilor inserate dimensiunea, forma,
alinierea care se dorete s apar n forma final a scrisorii;

aparena i

se salveaz forma final a scrisorii ( vezi ANEXA 3 i ANEXA 4 ).


67

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

D) Interclasarea informaiilor din sursa de date cu documentul


principal
se face click pe butonul VIEW MERGED DATA, avnd scrisoarea formatat
n fereastra document. WORD va afia informaia din prima nregistrare a sursei de
date plasat n cmpurile documentului principal;
se apas unul din urmtoarele butoane din bara de instrumente aferente operaiei

MAIL:
MERGE TO NEW DOCUMENT:

dac se dorete ca scrisorile


s fie plasate ntr-un nou

document;
MERGE TO PRINTER:

dac se dorete ca scrisorile


s fie tiprite;

MAIL MERGE:

dac numai anumite nregistrri vor fi


implicate n procesul de interclasare.

forma final a scrisorilor este n ANEXA 5.

68

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

ANEXA 1

11-mai-13

Avem plcerea s v anunm ca, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.5,


societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceasta ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente

V. V.
Manager

In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic

69

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

ANEXA 2

Domnul
POPESCU
Adrian
Director General
VULCAN S.A.
BUCURETI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
VASILE
Ioana
Director Economic
VULCAN S.A.
BUCURETI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
PASCU
Smaranda
Director Tehnic
Institutul de Proiectri Energetice
BUCURETI
Str. Tuzla nr. 14

..........

70

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

ANEXA 3
11/5/13

<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>


<<funcia>>
<<nume_unitate>>, <<localitate>>

Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.6,


societatea noastr va organiza o mas festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente

V. V.
Manager

In caz de neprezentare, v rugm anunai-ne telefonic

71

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

ANEXA 4
11-mai-13

<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>


<<funcia>>

<<nume_unitate>>, <<localitate>>

Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.7,


societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, va rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre in viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic

72

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

ANEXA 5
11-mai-13

Doamna Smaranda PASCU


Director Tehnic

Institutul de Studii i Proiectri Energetice,


BUCURETI

Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.8,


societatea noastr va organiza o mas festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic

73

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

11-mai-13

Doamna Ioana VASILE


Director Economic

VULCAN S.A., BUCURETI

Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.9,


societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic

74

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN

11-mai-13

Domnul Adrian POPESCU


Director General

VULCAN S.A., BUCURETI

Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12


p.m. , societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, va rugm s luai i Dvs. parte
la aceasta ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
10

n sperana unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

10

In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic

75

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

4.2.

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE


PLICURI I ETICHETE

Tiprirea unui plic sau a unei etichete se face folosind comanda ENVELOPES AND
LABELS din meniul TOOLS. Comanda este util n special pentru trimiterea unei scrisori imediat
dup ce a fost scris.
4.2.1. Tiprirea unui plic
Pentru a tipri un singur plic, se efectueaz urmtorii pai:
1. Dac adresa de dstinaie este deja scris ntr-un document (de exemplu, n captul de sus al
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opional, deoarece adresa se
poate scrie i mai trziu).
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din
meniul Tools i se execut clic pe eticheta
ENVELOPES din caseta de dialog
ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie adresa destinatarului n
caseta DELIVERY ADDRESS.
Dac Word gsete o adres n document,
acea adres va fi inclus n caseta
DELIVERY ADDRESS. n acest caz, se
poate corecta doar textul, dac este cazul.

4. Dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se scrie n caseta RETURN ADDRESS.
Dac s-a specificat o adres personal pentru mesajele potale n Word, adresa respectiv va
aprea n mod automat n caseta RETURN ADDRESS. n acest caz, se poate edita textul, dac
este necesar (pentru a specifica o adres personal pentru mesaje potale, se alege OPTIONS din
meniul TOOLS, se execut clic pe eticheta USER INFORMATION i se introduce adresa n
CASETA MAILING ADDRESS).
Dac se introduce sau se editeaz textul din caseta RETURN ADDRESS din eticheta
ENVELOPES, cnd se execut clic pe butonul PRINT sau ADD TO DOCUMENT (la pasul 6),
Word va ntreba dac se dorete salvarea noii adrese ca adres de retur prestabilit. Dac se
execut clic pe YES, Word va salva textul ca adres personal pentru mesaje potale.
Dac nu se dorete tiprirea adresei de retur (de ex., dac se folosesc plicuri cu adresa gata
tiprit), se poate fie s se tearg textul din caseta RETURN ADDRESS, fie s se selecteze
opiunea OMIT de deasupra casetei.

76

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

INDICAIE
FOLOSIREA UNEI AGENDE DE ADRESE
Dac s-au introdus adrese ntr-o agend de adrese sau n dosarul Outlook Contacts, se poate
folosi butonul ADRESS BOOK de deasupra casetei DELIVERY ADDRESS sau de deasupra casetei
RETURN ADDRESS pentru a se selecta o adres, n loc s se scrie direct.
5. Dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului, se execut clic pe butonul
OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS.

INDICAIE
MODIFICAREA ATRIBUTELOR DE FORMATARE PENTRU TEXTUL TIPRIT PE

PLIC.

Eticheta ENVELOPES OPTIONS permite selectarea atributele de formatare de baz pentru


textul tuturor adreselor destinatarilor i de retur. De asemenea, se pot modifica atributele de
formatare pentru unul sau mai multe caractere folosind caseta DELIVERY ADDRESS sau
RETURN ADDRESS din eticheta ENVELOPES (ignornd atributele de formatare de baz).
Pentru aceasta, se selecteaz textul i se alege comanda rapid pentru aplicarea (sau
eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pild Ctrl+B, Ctrl+I sau Ctrl+U
pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
6. Pentru a ncheia tiprirea plicului, se efectueaz unul din paii urmtori:
Pentru tiprirea plicului imediat, se introduce plicul n imprimant i se execut clic pe
butonul PRINT. Plicul trebuie introdus n aa fel nct s corespund orientrii indicate n
seciunea Feed din colul din dreapta-jos al casetei de dialog ENVELOPES AND LABELS.
(se poate selecta orientarea n eticheta PRINTING OPTIONS din caseta de dialog
ENVELOPE OPTIONS. Eticheta se poate deschide rapid, executnd clic n seciunea Feed).
Pentru a introduce textul pentru plicul documentului din fereastra activ, se execut clic
pe butonul ADD TO DOCUMENT (Dac informaiile pentru plic sunt deja introduse n
document, acest buton va avea inscripia CHANGE DOCUMENT i va nlocui textul
anterior pentru plic cu noul text). Word va insera textul plicului ntr-o seciune separat la
nceputul documentului i va aplica acestei seciuni marginale, formatul de hrtie,
orientarea pentru tiprire i sursa de hrtie corespunztoare pentru tiprirea plicului. Dac
este cazul, textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraii.
Plicul va fi tiprit n mod automat odat cu documentul.
Aceast metod se poate folosi pentru a include n acelai document textul pentru
scrisoare i textul pentru plic. Acestea pot fi tiprite amndou folosind o singur
comand de tiprire.

77

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

4.2.2.

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

Tiprirea unei etichete

Pentru tiprirea unei singur


etichet, se efectueaz paii urmtori:

etichete sau pentru tiprirea aceluiai text pe fiecare

1. Dac s-a introdus deja textul etichetei ntr-un document (de exemplu, o adres n antetul
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opional, pentru c textul se
poate scrie i mai trziu).
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS i se execut clic pe eticheta LABELS
din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie textul pentru etichet n caseta
ADDRESS.
Dac Word gsete o adres n
document, aceast adres va fi inclus n
mod automat n caseta ADDRESS. n acest
caz, se poate corecta doar textul.
Se poate selecta i opiunea USE RETURN
ADDRESS pentru ca Word s copieze n
caseta ADDRESS adresa personal pentru
mesajele potale (adresa care se introduce
n eticheta USER INFORMATION din caseta
de dialog OPTIONS, dup cum s-a artat
n seciunea anterioar).

Se poate face acest lucru pentru a tipri etichete cu adresa de retur personale.
INDICAIE
FORMATAREA TEXTULUI PENTRU ETICHETE
Se pot modifica atributele de formatare pentru orice bloc de text din caseta ADDRESS din
eticheta LABELS. Pentru aceasta, se selecteaz textul i se alege comanda rapid pentru
aplicarea (sau eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pild Ctrl+B, Ctrl+I,
sau Ctrl+U pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
4. Pentru a indica programului Word cte etichete s tipreasc, se efectueaz unul din paii
urmtori:
Pentru a tipri o pagin ntreag de etichete n care apare acelai text pe fiecare etichet,
se alege opiunea FULL PAGE OF THE SAME LABEL. S-ar putea folosi aceast opiunea,
de exemplu, pentru a realiza o foaie ntreag de etichete cu adresa de retur.
Pentru a tipri o singur etichet, se alege SINGLE LABEL i se introduce poziia pe linii
i coloane din foaia de etichete a etichetei care se dorete tiprit.
78

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

5. Dac trebuie s se modifice una din opiunile pentru tiprirea etichetei, se execut clic pe
butonul OPTIONS pentru a deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS
Dac foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica
valorile exacte ale etichetei, selectnd cea mai apropiat etichet standard din punct de
vedere al dimensiunilor, respectiv executnd clic pe butonul NEW LABEL i modificnd
valorile din caseta de dialog NEW CUSTOM.. Etichetei personalizate i se poate da o
denumire, care apoi poate fi tears, prin selectarea ei din lista PRODUCT NUMBER a casetei
de dialog LABEL OPTIONS i clicarea butonului DELETE.

INDICAIE
INSERAREA

DE CODURI DE BAR POTALE


PENTRU EXPEDIEREA MAI RAPID.

Dac ai selectat o etichet cu dimensiuni


suficient de mari i dac textul etichetei
conine un cod potal valabil, putei s
selectai opiunea DELIVERY POINT
BARCODE din eticheta LABELS a casetei de
dialog ENVELOPES AND LABELS pentru ca
Word s tipreasc un cod potal de bare n
partea de sus a etichetei. Codul de bare este
o reprezentare special a codului potal care
poate fi citit de ctre aparatele specializate,
iar tiprirea lui poate accelera viteza de
livrare.
6. Pentru a ncheia tiprirea etichetei, se efectueaz unul din paii urmtori:
Pentru a tipri eticheta imediat, se introduce foaia de etichete n imprimant i se execut
clic pe butonul PRINT.
79

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

Dac se tiprete o ntreag pagin de etichete (s-a ales opiunea FULL PAGE OF THE
SAME LABEL), se poate executa clic pe butonul NEW DOCUMENT pentru ca Word s
includ textul etichetei ntr-un nou document. Ulterior se pot modifica (prin adugarea,
de pild, a unei sigle pe fiecare etichet sau prin modificarea atributelor de formatare) i
se pot tipri etichetele prin tiprirea documentului respectiv. Documentul se poate salva
pentru a se putea tipri i alt dat aceleai etichete. (n acest document se va observa c
Word creeaz un tabel i c insereaz fiecare etichet ntr-o celul separat din tabelul
respectiv).
INDICAIE
PROGRAMUL WORD POATE S SCRIE SCRISORI !
Programul Word poate insera, n mod automat, ntr-un document toate elementele
generice ale unei scrisori (data, adresele expeditorului i destinatarului, introducerea, ) i le
poate formata conform opiunilor alese.
Pentru aceasta, se alege LETTER WIZARD din meniul TOOLS pentru a deschide caseta de
dialog LETTER WIZARD. n etichetele acestei casete de text, se selecteaz opiunile dorite
furnizndu-se informaiile necesare cu privire la expeditorul i destinatarul scrisorii.
Desigur, textul pentru corpul scrisorii va trebui editat separat!
4.2.3. Tiprirea seturilor de plicuri.
Facilitatea Word de realizare a scrisorilor formatate poate fi folosit i pentru tiprirea
seturilor de plicuri.
Iat n continuare paii necesari (cei mai muli sunt identici cu cei de la crearea scrisorilor
formatate. Vezi subcapitolul 4.1 Documente formatate):
1. Se deschide un nou document i se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS.
2. Se execut clic pe butonul CREATE i se alege ENVELOPES din meniul care va fi afiat.
3. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul ACTIVE WINDOW (se folosete ca document
principal documentul deschis la pasul 1, care se gsete pe ecran).
4. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul GET DATA, dup care
se efectueaz unul din paii urmtori:
Pentru a folosi o surs de date care este creat deja (de exemplu, cea folosit la scrisorile
standard), se alege OPEN DATA SOURCE, se selecteaz denumirea documentului din
caseta de dialog OPEN DATA SOURCE i se execut clic pe butonul OPEN.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT.
Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS.
Pentru a crea o nou surs de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
n caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire cmpurilor de date i
se execut clic pe OK.
n caseta de dialog SAVE AS, se introduce denumirea noii surse de date, se execut clic pe
butonul SAVE, iar n caseta de mesaje care va fi afiat, se execut clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE.
80

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

Se introduc toate blocurile de date n caseta de dialog DATA FORM i se execut clic pe
OK.
Word va reveni n documentul principal care a fost deschis la pasul 1.
Executai clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente
MAIL MERGE.
n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execut clic pe butonul SETUP
din seciunea main Document. Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
Dac au fost introdue nume i adrese ntr-o agend de adrese din Outlook, ntr-o
agend de adrese personale sau ntr-o list de adrese Schedule+, se poate alege USE
ADDRESS BOOK pentru a folosi datele pe care le conine sursa de date.
n caseta de dialog USE ADDRESS BOOK, se alege agenda de adrese ce va fi folosit,
dup care se execut clic pe OK. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET
UP MAIN DOCUMENT pentru ca Word s deschid caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
5. n caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS se vor opera modificrile necesare opiunilor de
creare a plicului sau de tiprire. Cnd se execut clic pe OK, Word va deschide caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS.
6. Se introduce adresa destinatarului n caseta SAMPLE ENVELOPE ADDRESS din caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS. Pentru a insera un cmp formatat, se execut clic pe butonul
INSERT MERGE FIELD, dup care se alege cmpul dintre cele afiate n meniul derulant.
n afara cmpurilor formatate, poate fi necesar introducerea spaiilor, virgulelor sau a altor
caractere. Cnd s-a terminat, se execut clic pe OK; Word va reveni n caseta de dialog
MAIL MERGE HELPER.
INDICAIE
Se poate configura programul Word pentru a tipri un cod potal de bare pe plic: se execut
clic pe butonul INSERT POSTAL BAR CODE din caseta de dialog ENVELOPE ADDRESS i se
specific cmpurile de date care conin codul potal i adresa destinatarului

7. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul EDIT din seciunea
MAIN DOCUMENT i se alege din meniul afiat denumirea documentului creat la pasul 1.
Programul va introduce adresa pentru mesaje n poziia adresei de retur (dac s-a definit o
astfel de adres) i va modifica configuraia paginii (marginile, formatul, sursa de alimentare)
pentru tiprirea plicurilor (pentru a defini o adres personal, se alege OPTIONS din meniul
TOOLS, se execut clic pe eticheta USER INFORMATION i se introduce adresa n caseta
MAILING ADDRESS).
8. Dac este necesar se poate edita adresa de retur sau de destinaie din documentul principal.
De exemplu, dac se folosesc plicuri cu adresa tiprit, trebuie tears adresa de retur din
document.
81

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

9. Pentru a genera plicurile, se execut clic pe butonul START MAIL MERGE de pa bara cu
instrumente MAIL MERGE.
Se deschide caseta de dialog MERGE. Se aleg opiunile dorite, apoi se execut clic pe butonul
MERGE.
Dac se dorete utilizarea tuturor informaiilor din sursa de date se execut clic pe butonul
MERGE TO NEW DOCUMENT sau pe butonul MERGE TO PRINTER de pe bara cu
instrumente MAIL MERGE.
4.2.4.

Tiprirea seturilor de etichete cu adrese

Tiprirea unor seturi de etichete cu ajutorul facilitii de formatare a scrisorilor din Word
este asemntoare cu operaia de tiprire a unor seturi de plicuri.
Se pot tipri etichete pentru plicuri (de ex. pentru scrisorile standard care s-au tiprit),
etichete de identificare, etichete pentru dischete, etc.
OBSERVAIE.
Dac se folosete comanda ENVELOPES AND LABELS (seciunea Tiprirea unei
etichete ) toate etichetele aparinnd unei foi trebuie s fie identice. Dac ns se folisete
comanda MAIL MERGE, etichetele pot fi diferite.
Paii sunt urmtorii:
1. Se deschide un nou document i se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS pentru a afia
caseta de dialog MAIL MERGE HELPER
2. Se execut clic pe butonul CREATE i se alege MAILING LABLES din meniul care va fi
afiat.
3. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul ACTIVE WINDOW pentru a folosi ca
document principal pentru crearea etichetelor documentul deschis la pasul 1.
4. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul GET DATA, apoi se
efectueaz unul din paii urmtori:
Pentru a folosi o surs de date deja creat (de exemplu, cea pentru scrisorile standard), se
alege OPEN DATA SOURCE, se selecteaz denumirea documentului din caseta de dialog
OPEN DATA SOURCE i se execut clic pe butonul OPEN.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT. Word va
deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS.
Pentru a crea o nou surs de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
n caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire cmpurilor de date i
se execut clic pe OK.
n caseta de dialog SAVE AS, se introduce numele sursei de date, se execut clic pe
butonul SAVE, iar, n caseta de mesaje care va fi afiat, se execut clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE. Se introduc toate blocurile de date n caseta de dialog DATA FORM i se
execut clic pe OK.. Word va reveni n documentul principal deschis la pasul 1.
82

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE

Se execut clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente MAIL


MERGE, iar n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execut clic pe butonul SETUP
din seciunea MAIN DOCUMENT.
Word va deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS.
Dac s-au introdus nume i adrese ntr-o agend de adrese din Outlook, ntr-o agend de
adrese personale sau ntr-o list de adrese din Schedule+, se poate alege USE ADDRESS
BOOK pentru a se folosi datele coninute n sursa de date.
n caseta de dialog USE ADDRESSE BOOK, se alege agenda de adrese care se dorete
folosit, apoi se execut clic pe OK.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT pentru ca
Word s deschid caseta de dialog LABEL OPTIONS.
5. n caseta de dialog LABEL OPTIONS se opereaz modificrile necesare pentru opiunile
folosite de Word pentru tiprirea etichetelor, conform indicaiilor de la pasul 5 din seciunea
Tiprirea unei etichete.
Cnd se execut clic pe OK, Word va afia caseta de dialog CREATE LABELS.
6. Se introduce adresa destinatarului n caseta SAMPLE LABEL din caseta de dialog CREATE
LABEL. Pentru a insera un cmp, se execut clic pe butonul INSERT MERGE FIELD, apoi se
alege cmpul din meniul derulant afiat.
n afar de cmpuri, este posibil introducerea spaiilor, virgulelor sau a altor caractere.
La sfrit se execut clic pe OK; Word va reveni n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER
INDICAIE
Programul Word se poate configura pentru tiprirea unui cod potal de bare n partea de sus
a etichetei, executnd clic pe butonul insert POSTAL CODE din caseta de dialog CREATE
LABELS i specificnd cmpurile de date care conin codul potal i adresa destinatarului.
Pentru a genera etichetele, n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe
butonul MERGE (din seciunea MERGE THE DATA WITH THE DOCUMENT) pentru a
deschide caseta de dialog MERGE
Se aleg opiunile dorite, apoi se execut clic pe butonul MERGE.

83

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

4.3. FOLOSIREA INSTRUMENTELOR DE VERIFICARE


DIN PROGRAMUL WORD
Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei i
mbuntirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce
pot fi folosite n timpul introducerii textului ntr-un document mai exact, rutine pentru
verificarea n timpul scrierii a ortografiei i a sintaxei, precum i un dicionar de
sinonime.
4.3.1. Stabilirea limbii folosite
n versiunea programului Word comercializat n SUA, ntregul text este marcat
iniial ca fiind English (U.S.), adic n engleza american. Dac ntregul text din
document sau o parte a lui este scris ntr-o alt limb i se dorete verificarea, se
procedeaz astfel:
1. Se selecteaz textul care nu este scris n englez american;
2. Se alege Language din meniul Tool i apoi opiunea Set Language... din submeniul
afiat, pentru a deschide caseta de dialog Language;
3. Se selecteaz din aceast list limba folosit n textul selectat (vezi Romanian);
4. Se clicheaz butonul OK (vezi Figura nr. 1).

Figura nr. 1

84

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

Marcarea textului ca fiind ntr-o anumit limb le permite instrumentelor de verificare din
Word s caute dicionarul corespunztor cnd se folosesc instrumentele respective pentru a
verifica textul n cauz.
Dac se dorete ca anumite blocuri de text s fie excluse de la verificare, se procedeaz
astfel:
1

Se selecteaz textul exclus de la verificare;

Se alege Language din meniul Tools i apoi opiunea Set


submeniul afiat pentru a deschide caseta de dialog Language;

n caseta de dialog Language, se selecteaz opiunea Do not check spelling or


grammar.

Language din

Observaie
Limba reprezint un tip de atribut de formatare. Dac se execut clic pe butonul
Default... din caseta de dialog Language, WORD va aduga limba selectat n stilul
Normal al documentului sau ablonului.
4.3.2. Verificarea ortografiei

Verificarea automat a ortografiei n timpul scrierii

Pentru ca Word s verifice automat ortografia n timpul scrierii, se procedeaz astfel:


1. Se alege Options din meniul Tools i apoi se execut clic pe eticheta Speling &
Grammer (vezi Figura nr. 2)
2. Se selecteaz opiunea Check spelling as you type, din seciunea Spelling
Seciunea
Spelling

Figura nr. 2

85

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

WORD va verifica ortografia textului introdus deja i va continua s verifice fiecare


cuvnt scris. Dac ntlnete un cuvnt pe care l consider greit (adic un cuvnt pe care nul gsete n dicionar), l va marca cu o linie roie ondulat (vezi Figura nr. 3).

Figura nr. 2

Figura nr. 3
Din meniul afiat n fereastra de mai sus, se alege una din urmtoarele opiuni:
Ignore, pentru a ignora cuvntul;
Ignore All, pentru ca rutina de verificare s nu mai marcheze cuvntul respectiv;
Add pentru a aduga cuvntul n dicionarul personalizat, astfel nct Word s nu
l mai marcheze niciodat ca fiind ortografiat greit;
AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate
respectiv din submeniul care va fi afiat:

pentru cuvntul

Word va corecta cuvntul n document i va aduga forma corect n lista Replace text
as you type asociat funciei AutoCorrect. De acum ncolo, Word va corecta, fr a marca,
forma greit cnd va mai fi scris n documente, cu condiia s fie selectat opiunea Replace
text as you type. Pentru a ajunge la aceast opiune, se alege AutoCorrect din meniul Tools,
apoi se execut clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afiat pe ecran:
Dac funcia pentru verificarea ortografiei n timpul scrierii a marcat unul sau mai multe
cuvinte din document, se pot localiza (i corecta) aceste cuvinte, executnd dublu-clic pe
86

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dat
cnd se execut dublu-clic pe aceast pictogram, Word selecteaz urmtorul cuvnt marcat i
afieaz meniul derulant prezentat mai sus, ca s se poat corecta cuvntul scris greit.
INDICAIE

Ascunderea tuturor greelilor de ortografie


Dac momentan nu se dorete depistarea greelilor de ortografie, se poate selecta opiunea
Hide spelling errors in this document din Eticheta Spelling & Grammar a casetei de
dialog Options. (vezi figura de mai sus). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greit
cu linii roii ondulate, dar va continua s controleze ortografia i va memora cuvintele scrise
greit.

Verificarea manual a ortografiei n timpul scrierii


O alt variant pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manual a componentei
integrate pentru verificarea ortografiei, dup ce s-a introdus un bloc de text sau s-a creat
ntregul document.
Pentru a verifica ortografia unui text scris deja, se procedeaz astfel:
1. Dac se dorete verificarea ortografiei n ntregul document, se plaseaz punctul de
inserare undeva n text. Dac se dorete verificarea ortografiei ntr-o poriune a
documentului, se selecteaz poriunea respectiv.
2. Se alege Spelling and Grammer din meniul Tools
3. Cnd rutina pentru verificarea ortografiei ntlnete un cuvnt pe care nu l gsete n
dicionar, l va selecta n document i va afia caseta de dialog Spelling and Grammer.
(vezi Figura nr. 3). n aceast caset de dialog, n caseta Not in dictionary este afiat o
parte din propoziia n care apare cuvntul n cauz (care este afiat cu rou). Lista
Suggestions conine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea
cuvntului respectiv (dac rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o form
corect i dac este selectat opiunea.Always Suggest Corrections).
Pentru a rezolva cuvntul selectat, trebuie s se aplice una sau mai multe din urmtoarele
soluii:
Pentru a nlocui cuvntul i a cuta urmtoarea greeal, fie se corecteaz cuvntul n
caseta Not in Dictionary (pentru ajutor, Word introduce punctul de inserare imediat dup
cuvntul greit), fie se selecteaz forma corect, dac exist, n lista Suggestions. Apoi,
se execut clic pe butonul Change sau pe butonul Change All.
Dac se execut clic pe Change va fi nlocuit numai apariia cuvntului n locul
respectiv. Dac se execut clic pe Change All, vor fi corectate toate apariiile cuvntului
respectiv n ntregul document. (Nu vor fi corectate apariiile anterioare care au fost
ignorate).
INDICAIE

Folosirea rutinei pentru verificarea ortografiei pentru gsirea cuvintelor repetate


Rutina pentru verificarea ortografiei se va87opri i cnd un cuvnt apare de dou ori succesiv
(cu excepia cuvintelor care apar dublate n mod obinuit). Dac rutina pentru verificarea
ortografiei ntlnete un cuvnt dublat, va nlocui butonul Change cu butonul Delete. Se
poate executa clic pe Ignore pentru a lsa al doilea cuvnt n document sau s se execute
clic pe Delete pentru a terge al doilea cuvnt.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a cuta urmtoarea greeal, se execut clic pe


butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Dac se execut clic pe butonul Ignore, rutina
pentru verificarea ortografiei va continua s semnaleze alte apariii ale cuvntului pe care
le va gsi n continuare. Dac se execut clic pe butonul Igore All, Word nu va mai
semnala cuvntul respectiv n timpul restului operaiei de verificare a ortografiei i nici n
timpul altor operaii de verificare a ortografiei din orice document, pn cnd nu se va
executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer .
Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a-l aduga n dicionarul personalizat, astfel ca
Word s nu l mai semnaleze niciodat, se execut clic pe butonul Add.
Pentru a revoca ultima corectur, se execut clic pe butonul Undo.
Dup ce se selecteaz forma corect din lista Suggestion sau se corecteaz manual
cuvntul n caseta Not in Dictionary, se poate executa clic pe butonul Autocorrect
pentru ca Word s genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greeala respectiv de
fiecare dat cnd se va scrie.
Pentru a verifica ortografia pentru cuvntul curent folosind o list de cuvinte dintr-o alt
limb, se alege limba respectiv n caseta cu list Dictionary Language (n care sunt
afiate limbile pentru care au fost instalate dicionare). De exemplu, n cazul n care
cuvntul curent este colour i s-a ales English (U.K.) din caseta cu list Dictionary
Language, rutina de verificare a ortografiei va accepta forma i va cuta urmtoarea
greeal. (ns, dac s-a scris coluor, el va rmne afiat, ca form greit).
Pentru a schimba modul n care Word verific ortografia documentelor, se execut clic pe
butonul Options.

INDICAIE
Editarea textului n timp ce este afiat caseta de dialog Spelling and Grammer
Se poate editata textul din document n timp ce este afiat caseta de dialog Spelling And
Grammar. Pentru aceasta, se execut clic pe document. Pentru a relua verificarea ortografie, se
execut clic pe butonul Resume din caseta de dialog Spelling and Grammar.

88

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

5. GESTIONAREA TABELELOR
(produsul Microsoft Office - EXCEL)
5.1. NOIUNI INTRODUCTIVE

CARACTERISTICI GENERALE
Produs de tip SPREADSHEET (CALCUL TABELAR), care organizeaz date
numerice i efectueaz calcule, combinnd avantajele unui calculator puternic cu
structura i organizarea unui registru;
nelege i interpreteaz relaiile numerice, exprimate prin formule i funcii la
apariia unor modificri a datelor;
Dispune de posibiliti multiple de reprezentare grafic a datelor i de tiprire a
acestora.
DOMENII DE UTILIZARE

Analiza statistic;
Analiza financiar;
Evidena contabil;
Birotica i secretariat;
Relaii publice i mass-media;
Eviden personal;
Prognoze;
Conducerea i evaluarea proiectelor;
Aplicaii inginereti.

PREZENTAREA ECRANULUI STANDARD (vezi Fig. nr. 1)

Bara de meniuri (Menu bar) afieaz numele diverselor meniuri. Cnd se


activeaz un meniu, se afieaz pe o poriune a ecranului o list de comenzi aferente
meniului respectiv.
Bare de instrumente de lucru (Toolbars) conine mai multe pictograme (iconuri), butoane i liste derulate ce faciliteaz accesul rapid la cele mai des utilizate
comenzi i caracteristici.
Bara cu formule (Formula bar) permite introducerea / editarea informaiei n
celula selectat.
Fereastra registrului de calcul (Workbook) conine registrul n care se vor
introduce datele i formulele ce-l alctuiesc.
Bara de stare (Status bar) afieaz informaii despre activitatea curent, inclusiv
informaii ajuttoare i modurile de lucru ale programului i tastaturii

89

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

Bara de meniu
Bare de
instrumente
Bara de
formule
Fereastra
registrului de
calcul

Bara de
stare

Figura nr. 1

PREZENTAREA REGISTRULUI DE CALCUL (WORKBOOK)

Registru de calcul (workbook) este principalul document folosit n Excel pentru


stocarea i prelucrarea datelor. Un registru de calcul este format din foi de calcul individuale
(spreadsheet), fiecare din acestea putnd conine date. Iniial fiecare registru de calcul
conine 256.
Foaia de calcul este o matrice format din cel mult 256 coloane i 65.536 de linii.
Coloanele au etichete dispuse n partea superioar a ferestrei documentului, notate A la Z i
continund cu AA pn la AZ, BA pn la BZ i aa mai departe, pn la coloana IV.
Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 n partea din stnga a ferestrei documentului.
Intersecia liniilor cu coloanele formeaz celule (cells), care sunt unitile fundamentale pentru
stocarea datelor. Fiecare celul se identifica prin adresa dat de litera coloanei i numrul liniei
la intersecia crora se afla. (Ex. adresa celulei de la intersecia coloanei B cu linia 5 este B5).
n partea inferioar a fiecrei foi de calcul se afl o serie de etichete de foaie (sheet
tabs), care permit identificarea fiecrei foi n registrul de calcul. Etichetele au la nceput
nscrise denumirile Sheet1 (Foaie1), Sheet2 (Foaie2) s.a.m.d.

90

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

Domeniul (range) este un grup de celule adiacente. Celulele dintr-un domeniu pot fi n
coloana, n linie sau n orice combinaie de coloane i linii, atta vreme ct acesta este de forma
dreptunghiular.
Domeniile pot fi identificate prin:

adresa de domeniu dat de adresa celulei din colul stnga sus urmat de
dou puncte (:) i adresa celulei din colul dreapta jos (Ex. A4: D9);

nume asociat domeniului (max. 255 caractere)


Deplasarea n cadrul unei foi de calcul:

Deplasarea cu mouse-ul: se poate activa rapid o celul plasnd pointerul


(indicatorul) de mouse pe celula respectiv i executnd clic cu butonul din
stnga al mouse-ului.
Prin utilizarea comenzii
funcional <F5>.

GoTo din meniul Edit sau acionnd tasta cheie

Deplasarea prin derulare: pentru a se vizualiza alt seciune din foaia de


calcul fr a se schimba celula activ, se pot folosi barele de derulare verticala
i orizontala.
Deplasarea cu ajutorul tastaturii (vezi tabelul de mai jos).
TASTE

, , , ,
Ctrl + , , ,

DESCRIERE
Deplasare o celul la stnga, la dreapta, n sus sau n
jos, n funcie de sensul sgeii.
Deplasare n urmtoarea celul cu date

End + , , ,

Tab

Deplasare o celul la dreapta

Enter

Deplasare o celul n jos

Shift + Tab

Deplasare o celul la stnga

Shift + Enter

Deplasare o celul n sus

Home

Deplasare n coloana A pe rndul activ

Ctrl + Home

Deplasare n celula A1 a foii de calcul curente

Ctrl + End

Deplasare n ultima celul folosit din foaia de calcul

Page Up

Deplasare n sus un ecran

Page Dawn

Deplasare n jos un ecran

Alt + Page Up

Deplasare o lime de ecran la stnga

Alt + Page Dawn

Deplasare o lime de ecran la dreapta


91

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

Ctrl + Page Up

Deplasare la urmtoarea foaie de calcul

Ctrl + Page Dawn

Deplasare la foaie de calcul anterioar

5.2. INTRODUCEREA I EDITAREA DATELOR

Tipuri de date:

Text (etichete) orice combinaie de litere, cifre i simboluri (max. 255 caractere).
n interiorul unei celule, textul este aliniat automat la stnga.

Valori numerice (numere) constnd din combinaii de: caractere numerice 0 9,


caractere specifice + - 0 , $ %. Dac se introduce un numr ntr-o celul i n
aceasta apare ######### sau n sistemul de notare tiinific (1.23E+09), limea
coloanei curente este mai mic pentru a cuprinde numrul n ntregime. Pentru a
schimba acest lucru, se recurge la redimensionarea coloanei (ex. executai dublu clic
pe marginea din dreapta a etichetei coloanei, pentru a o redimensiona).

Date calendaristice i de timp de diverse forme


(ex. MM/DD/YY etc.).

Formule i funcii. Una din funciile importante ale programului. Excel este
capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor. n general, formulele constau
din una sau mai multe adrese de celule i/sau valori i operatori aritmetici, ca de
exemplu: "+" (adunare),
"-" (scdere), "*" (nmulire), " / " (mprire). De
exemplu, dac se dorete s se calculeze valoarea medie a trei numere coninute n
celulele A1, B1 i C1, se va utiliza formula:
= (A1+B1+C1)/3

ncepei corect! Fiecare formul trebuie s nceap cu semn (=).


Funciile sunt formule complexe gata elaborate, care execut o serie de operaii cu o
gam de valori specificate. Fiecare funcie conine urmtoarele trei elemente:
1. Semnul (=) arat c urmeaz o funcie;
2. Numele funciei (de ex. SUM) indic operaia ce va fi executat;
92

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

3. Lista de argumente specificat ntre paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt


separate prin virgula (,). Argumentele pot fi: adrese de celule, adrese de domenii,
nume de domenii sau alte funcii.

93

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

Introducerea datelor:
4

Se activeaz (selecteaz) celula n care se vor introduce datele;

Se tasteaz efectiv datele, acestea apar att n celula activ (curenta) ct i n


bara pentru formule (vezi Fig. nr. 2). Pe bara pentru formule este afiat
punctul de inserie, o bar clipitoare care indic locul n care va fi afiat
urmtorul caracter tastat;

Pe bara pentru formule apar trei casete mici. Primele dou casete sunt pentru
respingerea (Cancel) sau confirmarea (Enter) datelor tastate. A treia caset
activeaz editarea formulelor.

Bara cu
formule

Celula
curenta

Figura nr. 2

94

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

+ Introducerea

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

formulelor (vezi Fig. nr.3) se poate realiza n dou moduri:

1. Prin tastarea formulei:


1.1. Se selecteaz celula n care se dorete afiarea rezultatului formulei;
1.2. Se tasteaz semnul (=);
1.3. Se tasteaz formula ce va fi afiat n bar pentru formule;
1.4. Se apas tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare prezent
n bara pentru formule.
2. Prin selectarea adreselor celulelor:
1. Se selecteaz celula n care se dorete afiarea rezultatului formulei;
2. Se tasteaz semnul (=);
3. Se execut clic pe celula a crei adres vrei s apar n formul. Adresa celulei va
apare n bara pentru formule;
4. Se introduce operatorul matematic, pentru a indica urmtoarea operaie pe care
dorii s-o executai;
5. Se execut n continuare clic pe celule i se tasteaz operatorii pn cnd formula
este complet.
6. Se apas tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare.

Figura nr. 3
95

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

+ Editare

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

datelor (formulelor):

1. Se selecteaz celula n care se dorete editura datelor (formulelor);


2. Se poziioneaz punctul de inserie n bara cu formule fie prin apsare taste <F2>,
fie dublu clic pe celul sau acionnd caseta de editare formule "=". Produsul va
trece n modul de lucru Edit, fapt precizat i de prezena n bara de stare a
indicatorului de stare Edit.
3. Se apas tastele sgei
sau
pentru a deplasa punctul de inserie . Se
va utiliza tasta <Backspace> pentru tergerea caracterelor la dreapta. n locul
caracterelor terse, se vor introduce cele dorite.
4. Se apas tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare prezent n bara pentru
formule.

5.3. INTRODUCEREA RAPID A DATELOR:

Copierea informaiilor n celule adiacente:


1. Se selecteaz celula coninnd informaia de copiat;
2. Se poziioneaz pointerul de mouse pe celula selectat i se gliseaz (drag
and drop) peste toate celulele n care dorii s copiai informaia acelei celule.
sau
1. Se selecteaz celula coninnd informaia de copiat, precum i domeniul n care
se dorete copierea;
2. Se acioneaz meniul Edit i se selecteaz comanda Fill;
3. Din submeniul afiat, se alege direcia n care se dorete copierea.
Observaie:
O variant mai uoar a copierii menionate mai sus se realizeaz astfel: se
poziioneaz pointerul de mouse pe tortia de umplere (punctul ntunecat din
colul din dreapta jos al celulei selectate) i se realizeaz glisarea n celulele n
care se dorete copierea.

Copierea informaiilor cu AutoFill:


1. Completarea listei AutoFill cu noi elemente:

Se deschide meniul Tools i se selecteaz comanda Options;


Din caseta de opiuni afiate, se execut clic pe butonul Custom Lists i
apoi pe butonul Add;
Se introduc n caseta List Entries, elementele ce vor face obiectul unei liste
AutoFILL;
Se apas tasta <Enter> dup introducerea fiecrei informaii i apoi se
execut clic pe butonul OK.
96

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

2. Copierea efectiv cu Auto Fill

Se introduce n celula curent un element prezent n Lista AutoFill;


Se poziioneaz pointerul de mouse pe " tortia de umplere" i apoi se
gliseaz in direcia n care se dorete copierea.

+ Crearea unei serii de numere:

Introducerea unei serii utiliznd mouse-ul:

Se poate introduce o serie de numere care crete cu raia (pasul) 1 sau cu o raie
specificat. Pentru a completa un domeniu de celule cu o serie de numere, se parcurg
urmtorii pai:
1. Se introduce numrul de pornire n prima celul a domeniului. Dac se dorete
ca raia de cretere s fie o valoare specificat, se introduc primele dou valori
n celule adiacente.
2. Se selecteaz domeniul care conine numerele. Se poziioneaz pointerul de
mouse pe tortia de umplere i se gliseaz de-a lungul domeniului de celule
adiacente care se dorete a fi completat.

Introducerea unei serii utiliznd comenzi ale meniului Edit:


1. Se introduce numrul de pornire sau data calendaristic iniial n prima celul
a domeniului ce urmeaz a fi completat;
2. Se selecteaz domeniul ce urmeaz a fi completat;
3. Se activeaz meniul Edit i apoi se aleg comenzile Fill i respectiv Series;
4. Din caseta de dialog afiat, se alege modul de completare a seriei pe linii
(Rows) sau pe coloane (Columns), se specific tipul de serie (Type of series)
care se dorete a fi creat;
5. n cazul n care se creeaz o serie de date, se va specifica unitatea de msur
(Data Unit);
6. Se va introduce valoarea raiei (Step Value); acest numr reprezint valoarea
cu care se modific seria;
7. Se introduce valoarea limita superioar (Stop Value), aceasta reprezint
ultima valoare din serie;
97

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

8. Se execut clic pe butonul OK.

98

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

5.4. INSERAREA / STERGEREA COLOANELOR, LINIILOR


I CELULELOR N FOAIA DE CALCUL

Pentru a insera o coloan, se execut urmtorii pai:


1. Se poziioneaz pointerul de mouse n coloana n faa creia trebuie s apar
noua coloan;
2. Se activeaz meniul Insert i din submeniul afiat se alege comanda Columns.

Pentru a insera o linie, se execut urmtorii pai:


1. Se poziioneaz pointerul de mouse n linia n faa creia trebuie s apar noua
linie;
2. Se activeaz meniul Insert i din submeniul afiat se alege comanda Rows.

Observaie:
Pentru a insera rapid mai multe linii sau coloane, se selecteaz una sau mai multe linii
sau coloane i apoi se execut clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afiat, se alege comanda Insert.

Pentru a insera o celul sau un domeniu, se execut urmtorii pai:


1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule unde se dorete inserarea informaiei;
2. Se activeaz meniul Insert i din submeniul afiat se alege comanda Cells
3. Din caseta de dialog afiat se selecteaz Shift Cells Right pentru a insera
noile celule la stnga seleciei, sau se selecteaz Shift Cells Down pentru a le
insera deasupra seleciei.

Pentru a terge o coloan (linie), se execut urmtorii pai:


1. Se poziioneaz pointerul de mouse pe litera coloanei (numrul liniei) ce urmeaz
a fi tears;
2. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete, sau se execut clic cu
butonul drept al mouse-ului i apoi din meniul de comenzi rapide afiate se alege
comanda Delete.

Observaie:
Pentru a terge rapid mai multe linii sau coloane, se selecteaz una sau mai multe linii
sau coloane i apoi se execut clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afiat, se alege comanda Delete.

Pentru a terge o celul sau un domeniu, se execut urmtorii pai:


1. Se selecteaz celula sau domeniul de ters;
2. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete, sau se execut clic cu
butonul drept al mouse-ului i apoi din meniul de comenzi rapide afiat se alege
comanda Delete;

99

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

3. Din caseta de dialog afiat se selecteaz fie Shift Cells Left, pentru ca datele
existente s fie deplasate la stnga, fie Shift Cells Up pentru ca datele existente
s fie deplasate n sus.

5.5. REPREZENTAREA GRAFIC A DATELOR


Tipul de grafic
reprezentarea lor.

ales depinde de datele existente i de modul n care se

dorete

Tipuri de grafice (diagrame) frecvent utilizate:

Pie

utilizat pentru a prezenta relaiile dintre prile unui ntreg;

Bar

utilizat pentru a compara diverse valori la un moment dat;

Column

similar cu graficul Bar; utilizat de regula pentru a evidenia


diferenele dintre articole;

Linie

utilizat pentru a evidenia tendinele de schimbare a valorilor


n timp;

Area

similar cu graficul Line; utilizat pentru a evidenia cantitatea


schimbrilor diverselor valori.

Majoritatea tipurilor menionate se gsesc i n varianta (3-D). Pe lng aspectul mult


mai profesional dect al diagramelor standard, diagramele 3-D permit diferenierea ntre
diversele seturi de date.

Terminologia graficelor (diagramelor):

Data Series - o serie de date nrudite (ex. vnzrile lunare pentru o


singur companie). O serie de date ocupa de obicei un singur rnd sau o
singur coloan pe foaia de calcul;

Axis o singur latur a graficului. ntr-un grafic bidimensional


exist o ax X (orizontal) i o ax Y (vertical). ntr-un grafic tridimensional,
axa Z reprezint planul vertical, axa X adncimea i axa Y limea;

Legend legenda unui grafic.

Crearea unui grafic :


1. Se selecteaz datele ce urmeaz a fi reprezentate grafic;

100

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

2. Se execut clic pe
standard;

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

butonul ChartWizard prezent n bara cu instrumente

3. Se elibereaz butonul mouse-ului i va fi afiat caseta de dialog ChartWizard


Step 1 of 4.
4. Se execut fiecare pas preciznd cerinele printr-un dialog purtat cu sistemul.

Editarea (mbuntirea) unui grafic:


Pentru mbuntirea unui grafic se pot modifica elementele existente i se pot
aduga altele noi. Cele mai utilizate modaliti de mbuntire sunt:

.
.

Fonts - specific stilului, mrimea i atributele textului utilizat n grafic;


Color - modific culoarea textului sau a liniilor, barelor i sectoarelor de
grafic Pie;

Title and Label - adaug titlul graficului sau etichete pentru oricare din axe;

Axe - afieaz sau elimin liniile utilizate pentru axele X i Y.

Text Box - adaug text explicativ sau alt text ntr-o caset separat;

Border and Shading - adaug un chenar n jurul graficului sau adaug


hauri
pe fundal.

5.6. GESTIONAREA LISTELOR N EXCEL (Baze de Date)


5.6.1. Noiuni de baz
Una dintre cele mai utile faciliti din Excel este capacitatea de a lucra cu liste. Chiar
i n cazul listelor fr valori numerice, se pot efectua sortri i se poate gsi cu exactitate
informaia dorit.
Culegerea datelor este important, ns datele nu pot fi folosite dect dac sunt
gestionate corespunztor. Excel pune la dispoziie cea mai mare parte din instrumentele
necesare pentru lucrul cu liste chiar i pentru cele mai mari i mai complexe. Cnd se
memoreaz ntr-o list Excel informaii de genul numelor de persoane i al adreselor, inventare
de produs sau registre de verificare, se poate realiza sortarea pentru a altura informaii de
acelai tip. Cu doar cteva clicuri de mouse, se pot organiza informaiile respective n grupuri i
s se pot aduga subtotaluri. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor, pentru a
uura adugarea unor elemente noi n tabel i pentru a gsi elementele care sunt deja introduse.
101

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

O list este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia n
care informaiile sunt organizate ntr-un anumit mod, specific, pe linii i coloane. n Figura
4 este ilustrat un exemplu tipic de list.

Figura 4

Pentru a nelege listele Excel, trebuie s se cunoasc cteva principii de baz privind
organizarea:
O list este o colecie de elemente, denumite nregistrri (records).
Fiecare nregistrare se compune din uniti de informaie denumite cmpuri (fields).
De exemplu, ntr-o list ca cea de mai sus avnd precizate numele, localitile i
numerele de fax ale principalelor firme beneficiare, fiecare firm va avea propria sa nregistrare,
iar cmpurile fiecrei nregistrri vor conine tipuri specifice de informaii despre firma
respectiv.
n listele Excel, fiecare nregistrare este memorat pe o singur linie i fiecare cmp
este definit ca o singur coloan. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row)
care este ntotdeauna prima linie n list, iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru
cmpuri.
102

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

n acest mod de organizare pe linii i coloane, pe nregistrri i cmpuri, este uurat


mult sortarea i cutarea informaiilor.
n contextul produsului EXCEL, listelor li se mai spun i baze de date.
Care este diferena dintre o baz de date i o list? Tehnic vorbind, nici una. n general
ns, este numit baz de date o colecie foarte mare de date care asociaz mai multe liste
(denumite tabele). Un exemplu simplu de baz de date poate include trei tabele: unul care
conine numele clienilor, un altul care conine inventarele de produse i un al treilea care
memoreaz vnzrile efectuate n firm.
Listele Excel sunt pstrate n foi de calcul normale, ns pentru ca Excel s le
recunoasc, trebuie s fie organizate datele respectnd urmtoarele reguli:

Este indicat s se pstreze fiecare list n propria sa foaie de calcul, fr nici un fel de
informaii suplimentare. Dac trebuie incluse i alte date n aceeai foaie de calcul, se vor
plasa nainte sau dup list, cu cel puin un rnd diferen ntre ele;

Nu este obligatorie includerea n list a numelor pentru cmpuri (etichete de coloane),


ns se recomand acest lucru. Numele de cmpuri trebuie s apar n capul de tabel de la
nceputul listei;

Nu se las o linie liber ntre capul de tabel i prima nregistrare. Pentru a diferenia capul
de tabel de datele din list, se folosesc alte fonturi, nuane, chenare i alte elemente de format
pentru celule;

Se poate memora ntr-o list orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, chiar imagini
grafice. Se verific ca datele din acelai cmp (coloan) s fie de acelai tip;

Fiecare nregistrare este memorat pe o linie separat. Nu este nici o problem dac nu se
completeaz unul sau dou cmpuri dintr-o nregistrare, ns cel puin un cmp din
nregistrare trebuie s conin informaii. Dac Excel gsete o linie liber n list,
presupune c acesta este captul listei.

103

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

5.6.2. Utilizarea formularelor pentru a facilita introducerea datelor


Dup ce s-a construit o list simpl, cu un cap de tabel i cel puin o nregistrare, se
poate crea automat un formular de date.
Pentru aceasta, se poziioneaz punctul de inserare oriunde n cadrul listei i se execut
urmtoarele operaii.
1. Se alege din meniul principal opiunea Data i apoi comanda Form pentru a afia
caseta de dialog ilustrat n Figura 5. Se observ c formularul de date folosete numele
de cmp din capul de tabel i informaiile din prima linie a listei, pentru a afia tipul
curent de informaii din fiecare cmp.
2. Se execut clic pe butonul New, pentru a se introduce o nregistrare nou.
3. Se introduc datele n casetele de text din formular. Pentru a trece la cmpul urmtor, se
aps tasta Tab dup fiecare valoare de intrare. Dac s-a greit ceva, se apas combinaia
de taste Shift+Tab pentru a reveni n cmpul anterior.
4. Cnd se ajunge la ultimul cmp din formular, se aps tasta Enter pentru a se salva
informaiile introduse i se ncepe o nregistrare nou. Dup ce se termin de introdus
datele, se execut clic pe butonul Close.

104

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

Figura nr. 5

5.6.3. Sortarea (ordonarea) informaiilor n liste


Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor.
Pentru sortrile simple, dup un singur cmp, se execut clic pe orice celul din coloana
respectiv i apoi se execut clic pe unul din butoanele Sort de pe bara cu instrumente
Standard. Butonul A-Z face sortarea n ordine cresctoare, n timp ce butonul Z-A face
sortarea invers, n ordine descresctoare.
Pentru sortri mai complexe, se procedeaz astfel:
1. Se execut clic n orice celul din list, sau se selecteaz ntreaga list.
ATENIE !!
Nu se selecteaz mai mult de o celul nainte de sortare! n caz contrar, Excel
presupune c se dorete sortarea numai a domeniului respectiv i va aranja doar datele
din celulele selectate, fcnd o harababur din lista iniial. Dac se sorteaz din
greeal o seciune dintr-o list, se execut clic pe butonul Undo pentru a anula ultima
comand i a reface ordinea iniial a nregistrrilor din list, i apoi se execut clic pe o
singur celul pentru a repeta sortarea.
105

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

2. Se alege opiunea Data i apoi comanda Sort. Excel selecteaz lista i afieaz pe ecran
caseta de dialog Sort, care este ilustrat n Figura nr. 6.

Figura nr. 6

3. Se execut clic pe sgeata pentru list derulant de lng caseta de text Sort by i
se selecteaz primul cmp ales cheie de sortare. n acest exemplu, s-a selectat cmpul
Localitatea deoarece aceasta este ordinea principal de sortare aleas.
4. Se selecteaz opiunea Ascending sau Descending, n funcie de ordinea de sortare
aleas. Prima opiune sorteaz numerele n ordinea 0-9 i literele n ordinea A-Z, iar a
doua opiune folosete ordinea invers.
5. Pentru a sorta i dup un al doilea cmp, se execut clic pe sgeata de list derulant
din caseta Then by i se selecteaz un nume de cmp. i n acest caz se poate alege una
din opiunile Ascending sau Descending.
n exemplu, s-a selectat cmpul Nume
societate / Firm i s-a marcat butonul Descending.
6. Pentru a sorta lista i dup un al treilea cmp, se folosete n mod similar urmtoarea
caset Then by. Astfel se poate efectua sortarea folosind pn la trei cmpuri.

Atenie!!

Cnd s-a ncearc o sortare, Excel nu a gsit toate nregistrrile. Ce nu merge bine?
Probabil c undeva n list exist o linie liber. Excel identific lista dup capul de
tabel, linia liber de la sfrit i coloanele libere de pe margini. Dac se uit completarea
106

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

unei linii sau unei coloane, Excel presupune c acestea marcheaz sfritul listei i nu
include datele existente sub linia respectiv sau n dreapta coloanei ne completate. Se cut
liniile sau coloanele libere i se terg, apoi se ncerc din nou o sortare.
5.6.4. Cutarea unor informaii ntr-o list
Dac lista are numai 20 de nregistrri, se arunc o privire rapid pe ecran i se gsete
informaia dorit, ns, n cazul n care se lucreaz cu sute sau mii de nregistrri, nu se poate
pierde vremea derulnd ecran dup ecran, de fiecare dat cnd sunt necesare anumite informaii.
Excel permite folosirea unui formular pentru gsirea rapid a informaiei cutate. i n
acest caz este vorba tot de formularele de date, cu ajutorul crora se trece de la o nregistrare la
alta, pe baza criteriilor de cutare introduse .
Criteriile sunt instruciunile date programului Excel pentru o anumit operaie de
cutare n list. De exemplu: criteriul (sau criteriile) poate genera o list cu toate firmele din
aceeai localitate.
Dac se dorete gsirea unor anumite nregistrri n list, se execut clic pe prima
nregistrare i apoi se parcurg urmtoarele etape:

1. Se alege din meniul principal opiunea Data i de aici Form.. Pe ecran apare cunoscutul
formular de date(vezi Figura nr.2), completat cu datele din nregistrarea curent.
2. Se execut clic pe opiunea Criteria pentru a trece n modul de cutare al formularului.
Informaiile referitoare la nregistrarea selectat dispar din casetele de test (dac s-a
cutat altceva nainte, se vede pe ecran ultimul set de criterii folosit. Pentru a terge
complet coninutul formularului, se execut clic pe opiunea Clear.
3. Se introduc criteriile de cutare n casetele corespunztoare. Excel caut nregistrrile
care respect toate criteriile introduse. Se poate face cutarea dup valori care sunt egale,
mai mari, mai mici sau diferite fa de cea introdus n criteriu. Pentru a reprezenta
aceti operatori, se folosesc urmtoarele simboluri:
Simbol

Semnificaie

= =text
>
>=
<
<=
<>

egal cu
mai mare dect
mai mare sau egal cu
mai mic dect
mai mic sau egal cu
diferit de
107

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

SUGESTIE
Dac unul din criteriile alese este un fragment de text, Excel gsete toate
nregistrrile n care cmpul respectiv ncepe cu textul respectiv.
4. Se aps tasta Enter pentru a ncepe cutarea.
5. Este foarte posibil s se obin mai multe nregistrri n lista de rezultate; pentru a vedea
nregistrarea urmtoare, se execut clic pe butonul Find Next. Se repet operaia pn
cnd se aude un sunet de avertizare(dac sistemul are dispozitiv sonor), prin care se
comunic faptul c au fost epuizate toate nregistrrile gsite.
6. Se execut clic pe butonul Find Prev pentru a reveni la nregistrarea anterioar.
Bineneles, vor fi afiate pe ecran numai nregistrrile care respect criteriile de cutare.
7. Se execut clic pe butonul Close pentru a iei din formularul de cutare.

5.6.5. Eliminarea liniilor inutile, cu ajutorul filtrelor


Formularele reprezint mijlocul cel mai sigur de vizualizare a nregistrrilor care
respect anumite criterii dintr-un tabel. Cum se procedeaz dac se dorete vizualizarea unui
grup de nregistrri din list, n formatul original? Pentru a restrnge numrul de nregistrri
afiate pe ecran, se folosesc filtrele, care afieaz lista n formatul obinuit pe foaia de calcul, cu
linii i coloane, ns redus doar la nregistrrile cerute.
Dac se cere programului Excel folosirea filtrelor, acesta caut automat n toat lista i
gsete toate nregistrrile care se potrivesc pentru fiecare cmp ales drept filtru. Spre deosebire
de tehnica de cutare cu ajutorul formularului de date i al criteriilor, aceast metod se
rezum la alegerea unui cmp (sau cmpuri) din list.
Pentru a aplica listei un filtru, se procedeaz astfel:
1. Se execut clic oriunde n list.
2. Se alege opiunea de meniu Data, apoi Filter i AutoFilter. Se observ cum capul
de tabel se modific puin, lng fiecare nume de cmp aprnd sgei pentru liste
derulante, cum sunt cele ilustrate n figura de mai jos (Figura nr. 7).

108

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

Figura nr. 7
3. Se execut clic pe sgeata de lng un nume de cmp i se selecteaz un cmp din list.
n acest exemplu, s-a cerut programului Excel s afieze doar firmele beneficiare din
Buzu. Se pot vedea rezultatele obinute n figura de mai jos (Figura nr.8).

Figura nr. 8

109

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL

4. Singurele nregistrri care mai sunt vizibile sunt cele care se potrivesc cu condiiile
filtrului. Pentru a afia din nou toat lista, se deschide filtrul (sau filtrele) pentru cmpul
(cmpurile) respectiv i se execut clic pe opiunea All.
Se poate filtra chiar i filtrul !
Dac se execut clic pe o sgeat ntr-o list derulant AutoFilter, se obine acces la
opiunile speciale precizate mai jos, care pot fi folosite pentru a restrnge i mai mult
lista:

Top 10 (Primele 10): Chiar dac numele nu spune foarte multe, acesta este un
instrument nemaipomenit pentru liste. Aceast opiune, care lucreaz numai cu
coloane care conin numere sau date calendaristice, afieaz cele mai mari sau cele
mai mici valori din list, pe baza unui numr sau a unui procent ales. Se execut clic
pe sgeata pentru lista derulant i se alege opiunea Top 10. Se alege Top sau Bottom
n prima caset, un numr de la 1 la 100 n a doua i se specific Items sau Percent n
ultima caset, apoi se execut clic pe butonul OK.
Custom (Personalizare): Se pot crea chiar expresii de filtre cu ajutorul operatorilor
logici (mai mare dect, mai mic dect etc.) sau s se combine dou criterii de cutare
cu ajutorul operatorilor logici AND i OR.
All (Integral): Reface situaia iniial. Numerele de linii i sgeata pentru lista
derulant vor fi trasate din nou n culoarea gri, iar lista va fi afiat integral.

110

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL - APLICAII

111

SECRETARIAT I CORESPONDENA INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL - APLICAII

Obiective: Crearea tabelului DATE SALARIAI coninnd datele personale


ale acestora, modificarea datelor, previzualizarea i salvarea tabelului.

S se introduc tabelul: DATE SALARIAI cu urmtorul coninut:


A
1
2
3
4
5
6
7
8

DATE SALARIATI
MARCA

NUME PRENUME

SEX

LOC MUNCA

FUNCTIA

SALARIU BRUT

POPESCU VICTOR

SECTIE 1

ECONOMIST

3500000

IONITA ELLA

SECTIE 1

CONTABIL

2250000

SAVA MARIA

SECTIE 2

DIRECTOR EC.

4450000

BRATU MIRCEA

SECTIE 3

INGINER PR.

3150000

VASILE SILVIA

SECTIE 1

CONTABIL PR.

3050000

GEORGESCU ION

SECTIE 2

CERCETATOR

2500000

Indicaii:

Titlul tabelului se va centra de-a lungul tabelului i se va ngroa.


Coloanele se vor redimensiona la limea optim.
S se aplice denumirilor rubricilor tabelului urmtoarele formate:
Bold;
Italic;
Fontul: Cooper Black.

S se modifice tabelul astfel:


S se insereze o linie goal ntre titlul tabelului i capul de tabel.
S se insereze naintea numelui VASILE SILVIA o linie cu urmtorul coninut:
5 VOICU ELENA F SECTIE 2 DIRECTOR ADJ. 4550000
S se modifice numerele de marc din liniile urmtoare astfel
nct s fie n secven.
S se centreze informaiile din coloanele MARCA, LOC MUNCA
SALARIU BRUT.

S se traseze un chenar tabelului, linii despritoare ntre coloane i o linie


separatoare ntre capul de tabel i prima linie a acestuia.

S se previzualizeze tabelul.
112

SECRETARIAT I CORESPONDENA INSTITUIONAL

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL - APLICAII

S se salveze foaia de calcul sub numele APLIC1.XLS

Obiective: Crearea tabelului CALCUL SALARII prin preluarea unor date din
tabelul DATE SALARIAI, calculul salariului net, utilizarea unor
funcii uzuale pentru raportri statistice, formatare tabel i raportri
statistice, previzualizare i salvare foaie de calcul.

S se creeze tabelul: CALCUL SALARII cu urmtorul coninut:

CALCUL
SALARII

A
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

SALARIU BRUT

1%

3%

IMPOZIT

SALARIU NET

NUME PRENUME

LOC MUNCA

POPESCU VICTOR

SECTIE 1

3500000

770000

IONITA ELLA

SECTIE 1

2250000

495000

SAVA MARIA

SECTIE 2

4450000

970900

VOICU ELENA

SECTIE 2

4550000

326400

BRATU MIRCEA

SECTIE 3

3150000

970900

VASILE SILVIA

SECTIE 1

3050000

670100

GEORGESCU ION

SECTIE 2

2500000

550000

TOTAL =

----------------

Indicaii:
Zona marcat se va copia din foaia de calcul APLIC1.XLS.
Se vor completa coloanele 1% 3% calculnd procentele
corespunztoare din SALARIU BRUT.
Se va completa coloana SALARIU NET prin scderea din SALARIU
BRUT a sumei formate din: 1% 3% IMPOZIT.
Se va calcula TOTAL salariu net folosind suma automat
(icon-ul AutoSum).

S se ntocmeasc urmtoarea raportare statistic:


A
15
16
17

SALARIU NET MAXIM =

--------------

SALARIU NET MINIM =

--------------

SALARIU NET MEDIU =

--------------

113

SECRETARIAT I CORESPONDENA INSTITUIONAL

Indicaii:

GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL - APLICAII

Se vor utiliza funciile statistice: MAX, MIN, AVERAGE.

S se formateze att tabelul ct i raportarea statistic astfel nct s se confere


maximum de lizibilitate.

S se previzualizeze foaia de calcul i s se salveze sub numele APLIC2.XLS

Obiective: Exploatarea unei Baze de Date, folosind tabelul CALCUL SALARII


creat n aplicaia Nr. 2.

S se sorteze Baza de date alfabetic dup cmpul NUME PRENUME.


S se sorteze Baza de Date cresctor dup cmpul LOC MUNCA i
descresctor dup cmpul SALARIU BRUT.

S se afieze din Baza de Date curent, persoanele care au LOC MUNCA =SECTIE 1

S se afieze din Baza de Date curent, persoanele care au


LOC MUNCA =SECTIE 1
SALARIU NET mai mic dect 2.600.000

114

Obiective: Crearea tabelului PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I pentru


ilustrarea evoluiei produciei realizate n primul trimestru al anului
curent, formatarea tabelului, reprezentarea grafic a datelor,
previzualizarea, tiprirea i salvarea foii de calcul.

S se introduc tabelul PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I (tone) cu urmtorul


coninut:
A
1
2
3
4
5

PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I
DENUMIRE PRODUS
IAN

FEB

MAR

Produs 1
Produs 2
Produs 3

300
450
550

700
500
450

123
300
600

Indicaii:
Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la limea optim.
Tabelul se va formata utiliznd comanda AutoFormat.... din meniul
Format.

S se reprezinte grafic evoluia produciei pe trimestrul I.

Indicaii:

Se selecteaz domeniul de reprezentat A2:D5.


Se va utiliza instrumentul ChardWizard din bara de instrumente Standard.
Se va introduce drept titlu al graficului: PRODUCTIA PE TRIM. I.

S se opereze n tabel urmtoarele modificri:


Produs 2 in luna FEB producia = 200
Produs 3 in luna IAN producia = 400.

S se previzualizeze i s se tipreasc foaia de calcul.

S se salveze foaia de calcul sub numele APLIC4.XLS

Obiective: Analiza profiturilor / pierderilor nregistrate n primul trimestru al anului


2001 ntr-o unitate economic.

S se introduc tabelul COSTURI VARIABILE UNITARE / BUCAT :


A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

COSTURI VARIABILE UNITARE / BUCATA


DENUMIRE
MATERIALE
MANOPERA
ENERGIE
COMISION VINZARE
TRANSPORT

COST
120
100
60
75
30

TOTAL:

Indicaii:
Coloana DENUMIRE se va redimensiona la limea de 20 de caractere.
Se va calcula totalul costurilor variabile unitare / bucat i se va scrie n
celula B10.

S se introduc urmtoarele informaii respectnd liniile i coloanele precizate:


A
12

PRET VINZARE / BUCATA:

B
650

Tabelul COSTURI FIXE:


A
COSTURI
FIXE
14
15
16 DENUMIRE
17 OPERATII UZINALE
18 SALARII
19 ADMINISTRATIVE
20 MARKETING
21 CERCETARE / DEZVOLTARE
22
TOTAL:
23

Indicaii:

COST
1610000
1339750
316250
465750
402500

Se va calcula totalul costurilor fixe i se va introduce n celula B23.

S se introduc n foaia 2 (Sheet 2) tabelul


SITUATIA VINZARILOR IN TRIMESTRUL I:
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9

SITUATIA VINZARILOR PE TRIMESTRUL I

NR. BUC.
INCASARI
COSTURI VARIABILE
COSTURI TOTALE
-----------------------------PROFIT / PIERDERI

IAN
14000

FEB
20000

MAR
23000

--------

--------------

--------

Indicaii:
Coloana A se va redimensiona la 20 caractere.
Zona ncadrat se va calcula pe baza formulelor:
NCASRI = NR. BUC. *PRE VNZARE / BUC
COSTURI VARIABILE = NR. BUC.*COSTURI VARIABILE UNITARE / BUC(TOTAL)
COSTURI TOTALE = COSTURI VARIABILE + TOTAL COSTURI FIXE
PROFIT / PIERDERI = NCASRI - COSTURI TOTALE

S se reprezinte sub forma grafic tip coloan, urmtoarele:


ncasrile, costurile totale i profiturile / pierderile evolutiv, n cadrul celor trei luni,
pentru analiza acestora.
S se schimbe valorile ce reprezint numrul de buci vndute, urmnd a se analiza
influenele variaiilor asupra evoluiei profiturilor / pierderilor.
S se salveze foaia de calcul mpreun cu graficul curent sub numele APLIC5.XLS.

6. TRANSFERUL DATELOR NTRE APLICAIILE


WORD - EXCEL (Studiu de caz)
6.1. CREAREA UNEI LEGTURI DINAMICE INTRE
DOCUMENTUL WORD I FOAIA DE CALCUL EXCEL
Crearea unei legturi (link) reprezint adugarea n document a unei instruciuni
speciale care conine legtura.
legtura. De fapt, cnd se creeaz o legtur n documentul WORD, se
cere programului, ca de fiecare dat cnd afieaz documentul, s verifice versiunea curent a
foii de calcul EXCEL i s modifice datele din documentul WORD dac datele din foaia de
calcul original sunt modificate. Documentul rezultat va arta ca i cum ar fi fost lipite datele
n el.

Pentru crearea unei legturi dinamice ntre documentele WORD - EXCEL, se procedeaz
astfel:
1. n foaia de calcul EXCEL , se selecteaz domeniul (tabelul i graficul)care urmeaz a
fi copiat;
2. Se activeaz opiunea Edit din bara de meniu i de aici se alege comanda Copy;
opy;
3. Se activeaz butonul START prezent n bara de taskuri i se lanseaz n execuie
programul WORD;
4. Se deschide documentul WORD (sau se va crea un document nou) n care se vor
importa elementele EXCEL;
5. Se activeaz opiunea Edit din bara de meniu i de aici se alege comanda Paste
Special;
6. Din fereastra afiat (vezi Figura de mai jos), se alege opiunea Paste link i apoi
formatul special Picture.

Exercitiu Excel
Obiective: Crearea tabelului

SITUAIA CAZRII LA HOTEL "SAVINEX H.R. Buteni"

n primul trimestru al anului curent, formatarea tabelului,


reprezentarea grafica a datelor, preluarea tabelului i a graficului n
documentul Word prezentat n Anexa II .

S se introduc tabelul urmtor:

A
1
2
3
4
5
6

SITUAIA CAZRII LA HOTEL "SAVINEX H.R. Buteni


TIP CONFORT

Camere cu 2 paturi n regim dublu


Camere cu 2 paturi n regim single
Camere n regim single
Total

IAN

FEB

MAR

30
10
10
-

20
15
25
-

25
5
15
-

Indicaii:
Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la lime optim.
Tabelul se va formata utiliznd comanda AutoFormat.... din meniul
Format.
Totalul se va calcula cu butonul AutoSum.

S se reprezinte grafic Situaia cazrilor pe trim. I.


S se opereze n tabel urmtoarele modificri:
Cazare n camere cu 2 paturi n regim dublu n luna FEB : 35
Cazare n camere cu 2 paturi n regim single n luna IAN : 5

S se importe tabelul i graficul n document Word (vezi Anexa II), cu


posibilitatea de actualizare simultan a celor 2 documente.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERFAA APLICAIILOR WORD I EXCEL

Exercitiu Word
1. S se creeze, sub forma unui ablon, o pagin cu antet, avnd aspectul prezentat n
Anexa I i respectnd urmtoarele cerine:

Numele societii comerciale, din antet, este introdus ntr-o caset text.
Imaginea, din antet, este preluat din Clipart.
Linia orizontal este trasat grafic.

2. S se trimit documentul, prezentat n Anexa II, celor trei persoane interesate de


rezultatele prezentate n tabelul i graficul preluate din EXCEL :

DNA. RODICA IONESCU


DIRECTOR ECONOMIC
SAVINEX H.R.
BUTENI

DL. PETRE STOENESCU


DIRECTOR ECONOMIC
DIRECIA HOTELIER
SINAIA

DL. RADU POPA


MANAGER
VILA CPRIOARA
SINAIA

Observaie
4

Pentru aceast operaie se va folosi facilitatea de pot, pus la dispoziie de produsul


WORD (vezi subcap. 4.1 - Documente formatate).

SAVINEX H.R.
BD. INDEPENDENEI NR. 16

BUTENI
Anexa I

(044) 312254

Fax: (044) 312253

E_mail: savin@pcnet.ro

SAVINEX H.R.
BD. INDEPENDENEI NR. 16

BUTENI
Anexa II
n atenia:

Nume/ prenume
Funcia
Loc munc
Localitate

V transmit SITUAIA CAZRII LA HOTEL SAVINEX H.R. (tabel i grafic),


pentru a face observaiile pe care le considerai necesare.
V rog ca eventualele dumneavoastr comentarii s le trimitei, n scris, ct mai urgent
posibil11.
Cu mulumiri
Manager
11.04.01

TABEL

GRAFIC

11

Pn la data de 20 aprilie 2001.

(044) 312254

Fax: (044) 312253

E_mail: savin@pcnet.ro

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERNET/ INTRANET - NOIUNI GENERALE

7. INTERNET / (INTERNETWORK SYSTEM)


- Sistem de Interconectare Reele 7.1. NOIUNI GENERALE

+ Ce este Internet ul?


Multe persoane cred c Internet-ul este un loc unde se discut numai despre informatic,
unde se ntlnesc numai pasionaii de calculatoare i c informaiile la care au acces sunt sub
forma unor abrevieri criptice pe care numai specialitii le pot nelege. Aceast impresie este
total greit. Uurina cu care se pot distribui informaii, dar mai ales cu care orice utilizator,
poate avea acces la informaii, a fcut din Internet un mediu preferat. Structura Internet-ului a
fcut posibil nu numai distribuirea de informaii statice, ci i existena serviciilor. De
exemplu, pe baza unei cri de credit, se pot face toate rezervrile pentru petrecerea concediului
de odihn ntr-o frumoas ar din lume, i se poate plti utiliznd calculatorul de acas.
Prin urmare Internet-ul este:
O cale de comunicare foarte rapid i atractiv ntre oamenii acestei lumi.
Modalitatea prin care oamenii aflai oriunde pe Glob pot comunica i schimba informaii
cu mult uurin.
Oferta de toate pentru toi, remarcndu-se prin uurina cu care orice utilizator, fie el
i novice n informatic, poate avea acces la informaie.
INTERNET este o reea de reele .O reea este un grup de calculatoare care au fost
conectate astfel nct s poat comunica ntre ele (s fac schimb de informaii) Ele i pot
transmite mesaje unul altuia i pot folosi n comun informaiile sub forma de fiiere.
INTERNET asigur legtura ntre peste 21.000 de astfel de reele i, n permanen, la
acestea se adaug tot mai multe. Unele dintre reele sunt administrate de instituii
guvernamentale, altele de universiti, firme, biblioteci, coli etc.
Reelele pot fi de mai multe tipuri:
LAN (Local Area Network) calculatoarele sunt plasate n interiorul aceleai cldiri sau
campus universitar;
MAN (Metrropolitan Area Network) reea extins la nivelul unui ora);

WAN (Wide Area Network) reea naional.

INTERNET este o interconectate de LAN-uri, MAN-uri i WAN-uri prin legturi


rapide (satelit, circuite comunicaie digital etc.).
Toate calculatoarele dintr-o reea trebuie s comunice ntre ele pe baza unui set de reguli fixe
(limbaj), denumit protocol Protocolul folosit s-a standardizat i se numete TCP/IP
(Transmission Control Protocol / Internet Protocol).
Pentru a beneficia de facilitile Internet, un utilizator trebuie s conecteze calculatorul su la
una dintre subreelele precizate mai sus. n acest mod, calculatorul su devine nod n Internet
i utiliznd protocolul TCP / IP va putea folosi diverse programe cu rol de client pentru a

124

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERNET/ INTRANET - NOIUNI GENERALE

putea transfera informaii de la alte calculatoare cu rol de server conectate la rndul lor la
Internet.

+ Cine administreaz Internet-ul?


NIMENI!!! Nu exist vreo companie care s impun o serie de reguli. Singurele reguli
care guverneaz INTERNET-ul sunt cele ale bunului sim.
Exist totui o organizaie a utilizatorilor INTERNET-ului numit ISOC (INTERNET
SOCIETY), care are obligaia s gestioneze din punct de vedere tehnic INTERNET-ul i s
standardizeze tehnologia folosit.

+ Cum v conectai la Internet?


Exist patru moduri principale de conectare la INTERNET:
Legtura permanent (permanent connection).
Sunt folosite de marile organizaii de genul universiti, coli corporaii. Cheltuielile
pentru instalarea i funcionarea unei astfel de legturi dedicate sunt de mii de dolari;

Legtura direct prin modem1 (dial-in direct connection)


Acest gen de legtur este cel mai bun, dup legtura permanent. Este accesibil
persoanelor individuale i firmelor mici, deoarece cheltuielile pentru instalare i
funcionare sunt de aprox. 50 dolari. Deoarece este un serviciu dial-in, avei nevoie
de un modem i va trebui s formai un numr de telefon pe care vi-l indic furnizorul
de servicii;

Legtura prin modem i terminal (dial-up terminal connection).


Acest gen de legtur va permite conectarea prin modem la furnizorul de servicii i,
dup stabilirea legturii, calculatorul dvs. funcioneaz ca un terminal.

Legtura prin pota electronica.


Acest gen de legtur va permite transmiterea / recepionarea de mesaje
e-mail n INTERNET.
Observaie
Cel mai bun mod de conectare la INTERNET este sistemul OPM: OTHER PEOPLES MONEY
(Banii altora). Muli utilizatori ai reelei INTERNET se conecteaz prin intermediul unei
organizaii care are o legtur permanent la INTERNET.

+ Servicii disponibile n INTERNET


Comunicarea i schimbul de informaii n INTERNET se realizeaz prin servicii, ce
permit exploatarea i cutarea de informaii aflate n aceast uria reea. Pentru oricare
1

Modem este o combinaie a cuvintelor modulate i demodulate.


Acestea sunt operaii efectuate de modem asupra semnalelor digitale venite din calculatorul dvs. atunci
cnd le convertete n semnale analogice folosite de majoritatea reelelor telefonice i napoi n semnale
digitale folosite de calculatoare.

125

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERNET/ INTRANET - NOIUNI GENERALE

dintre servicii exist un calculator care solicit informaii un client al serviciului respectiv de
la un alt calculator care furnizeaz informaiile, numit server. Fiecare calculator legat n reea,
poate fi att client ct i server.
Cel mai utilizat serviciu n INTERNET este World Wide Web (WWW). Acesta este
un sistem cu hipertext2 care va ajuta s v deplasai pe cale electronic n jurul lumii,
cutnd informaii. Web v permite s urmrii legturile.
Pentru a folosi serviciul WWW, avei nevoie de un browser Web (rsfoitor prin INTERNET)
un program care afieaz documente Web. (Internet Explorer, Netscape etc).
Aproape fiecare persoan (fizic sau juridic) si-a creat propria pagin Web, n care
public
informaii utile. n momentul de fa, o mare parte din paginile de Web au un aspect comercial
i deci informaia cu adevrat folositoare este n permanent scdere. Acest lucru nu trebuie s
fie ngrijortor, deoarece acolo unde exist aspect comercial, apare implicit i legea
concurenei. Datorit ei, numai firmele cele mai capabile vor reui s supravieuiasc
puternicului val. Dei n ultimul timp a crescut capacitatea i nivelul de performan al reelei
INTERNET, utilizatorii percep o scdere a calitii serviciilor datorat n special aglomerrii
reelei.
Factorii care determin aglomerarea reelei INTERNET sunt:
asaltul neprofesionitilor, care n condiiile unor costuri sczute de acces, manifest un
comportament iraional i neeconomic, avnd ca efect poluarea Internet-ului;
inexistena unor soluii tehnice de acces care s fac o difereniere a serviciilor solicitate
i s permit acordarea prioritii difereniate de servicii;
imperfeciunea pieei serviciilor INTERNET, structura ei reflectndu-se asupra preului
i vitezei de comunic.

+ Funcii ale reelei INTERNET


E-mail (Pota electronic).

Reeaua World Wide Web (reeaua Web sau WWW, ce ofer acces la fiiere,
documente, imagini, sunete din mii de zone Web).
Grupuri de dialog UseNet (UseNet newsgroups) grupuri de discuii care trateaz
subiecte referitoare la tiin, evenimente, muzic, calculatoare etc.
Transferul de fiiere cu ajutorul protocolului FPT (File Transfer Protocol).

+ Ce informaii sunt necesare pentru conectare la INTERNET? (preluate de


la furnizorul de servicii).
Tipul de legtur asigurat prin SLIP (Serial Line Internet Protocol) sau PPP(Pointto-Point Protocol);
Denumirea utilizatorului;

O parol;
2)

Un document de hipertext va permite s srii din loc n loc ntr-un document sau la alte documente prin
intermediul unor legturi de un anumit tip.

126

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERNET/ INTRANET - NOIUNI GENERALE

Numrul de telefon pentru accesul pe plan local al furnizorului;


Adresa IP(Internet Protocol) pentru Domain Name Server (pe scurt DNS este metoda
folosit de INTERNET pentru a crea denumiri unice pentru fiecare server de reea);
Tehnica de autentificare (denumirea pentru conectarea i parol nscrise ntr-o
fereastr), sau alte metode.
Observaie.
Toate paginile Web sunt identificate printr-o adres unic, denumit Universal
Resource Locator (URL sistem universal pentru localizarea resurselor).
Adresele reelei WWW ncep n acelai mod:
http:// reprezint prescurtarea de la Hyper Text Transfer Protocol
(limbajul din Web)
De exemplu, adresa URL pentru paginile firmei Microsoft respectiv SNSPA
arta astfel:
httf://www.microsoft.com sau httf://www.snspa.ro

SOFT pentru INTERNET


Un browser pentru reeaua World Wide Web. Browserele existente sunt Internet
Explorer, Mozaic i Internet Assistant, produse ale firmei Microsoft, Netscape, etc.
Program pentru pota electronic Eudora, produs al firmei Qualcomm;
Os Mail, produs de Open System; Z-Mail produs de Network Computing Devices;
MS-Office Outlook, produs al firmei Microsoft.
Program pentru citirea mesajelor grupurilor de dialog UseNet. NewsZpress, Free
Agent etc.
Program pentru cutarea fiierelor: Gopher, Archie Veronica etc.

+ Ce este Intranet-ul?
Intranet-ul nseamn utilizarea tehnologiilor Internet n vederea legrii ntr-un tot
unitar a resurselor informaionale ale unei organizaii. Intranet-ul deriv din Internet:
este o reea de calculatoare bazat pe protocoale Internet. Intranet-ul este rspunsul
momentan pentru nevoile legate de gestiunea informaiilor i lucrul n grup al unei
organizaii. Intranet-ul faciliteaz comunicarea ntre oamenii unei organizaii,
concretizndu-se n infrastructura tehnologic necesar unei bune i eficiente colaborri.
Similitudinea dintre cele dou concepte Internet i Intranet face dificil trasarea
unei granie de demarcaie. Totui cea mai important diferen se afl nu att la nivel
tehnologic, ct mai ales la cel semantic. Internet-ul este zona informaiilor publice, iar
Intranet-ul este cu predilecie zona informaiilor cu caracter privat.
Avantajele Intranetului deriv din:
utilizare browser rsfoitor ca interfa cu utilizatorul;
127

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERNET/ INTRANET - NOIUNI GENERALE

dizolvarea distanelor geografice;


costul sczut de meninere i ntreinere a unui sistem Intranet;
informaia disponibil n cadrul unui sistem Intranet este bine organizat i
controlat, ea va avea totdeauna un stpn;
asigurarea securitii informaiilor gestionate(n special securitatea accesului);
este uor de nvat, utilizatorul parcurge o singur dat curba de nvare a
specificaiilor unei interfee (meniuri, bare de instrumente, casete de dialog etc.).

8. SISTEMUL E-mail (Electronic mail Pota electronic)


8.1. NOIUNI GENERALE
Scopul COMUNICRII n organizaie l constituie transmiterea i recepia de mesaje n
vederea obinerii unor efecte pragmatice.
n acest scop se recomand sistemul pota electronic - E-mail, prin care se transmit
mesaje ntr-o reea de calculatoare.
Din cauza structurii Internet-ului i a rspndirii acestuia, pota electronic pe Internet
ofer posibilitatea comunicrii cu uurin ntre oamenii aflai pe Glob.
Conceptual, pota electronic este o analogie a celei normale. Exist un oficiu potal
numit mail server, care pstreaz cutiile potale ale abonailor. Cnd un abonat al oficiului
potal A dorete s trimit un mesaj unui abonat la oficiul potal B, nu trebuie s scrie dect
mesajul i s precizeze adresa destinatarului (conine numele cutiei potale i al oficiului potal
de destinaie). Pentru scrierea i transmiterea unei scrisori electronice trebuie folosit un client de
pot (Netscape Nagigator Mail, Eudora etc.) . Scrisoarea respectiv este caracterizat de
adresa destinatarului (cmpul TO), adresele altor persoane la care se mai trimite scrisoarea
(cmpul CC- Carbon copy) i cteva cuvinte descriptive (Subject line). Dup completarea
cmpurilor respective i scrierea efeciv a coninutului scrisorii (n zona de text ), se transmite
efectiv apelnd la butonul Send.

+ Avantaje

Este ieftin de regul, mai ieftin dect trimiterea unui mesaj prin pot i adesea mai
ieftin dect o discuie telefonic.
Este rapid. Mesajele sunt transmise adesea n timp de secunde.
Este comod. Se pot crea grupuri de utilizatori, lucru care permite scrierea unui
mesaj i transmiterea lui prin E-mail tuturor persoanelor grupului. De asemenea, se
poate scrie un mesaj, se adreseaz unei singure persoane, apoi prin sistemul CC
(Carbon Copy copie la indigo) poate fi transmis altor utilizatori ai sistemului
E-mail.

+ Dezavantaje
128

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERNET/ INTRANET - NOIUNI GENERALE

Dou pericole n sistemul E-mail


Fr nimic deosebit
Iar ei nu v vd faa

+ Scrierea adresei
Scrierea adresei pentru majoritatea mesajelor E-mail nu este o problem. Pentru a
transmite un mesaj E-mail unui membru al unui serviciu online,se reine adresa din INTERNET
format din dou pri: numrul de identificare sau denumirea pentru conectare a
persoanei(firmei) i denumirea domeniului serviciului online separate prin semnul @
(de exemplu, iroma@snspa.snspa.ro). Reeaua INTERNET analizeaz denumirea domeniului,
gsete numrul asociat cu ea (adresa calculatorului care administreaz mesajele prin pot) i
folosete numrul respectiv pentru a trimite mesajul n locul corect.

+ Eticheta n INTERNET
Cnd lucrai cu E-mail prin INTERNET, respectai urmtoarele reguli pentru a evita
jignirea oamenilor i punerea dvs. n situaii delicate.
Nu scriei nimic ce ai putea regreta mai trziu.

Avei grij la tonul mesajului.


Dai-i adresantului ocazia de a se explica.
DEZACTIVAI TASTA <CAPS LOCK> . Mesajele scrise cu majuscule sunt greu
de citit i pot fi considerate ca echivalentul scris al vorbitului cu voce ridicat.
Citii mesajul nainte de a-l expedia.

Fii politicos.

Este cam banal, dar dac v place


Utilizatorii E-mail au realizat cteva metode pentru clarificarea mesajelor:
Emoticons
Putei folosi de exemplu urmtoarele emoticons:

Tristee, dezamgire;
8-)
:-

Un zmbet mai prostesc


sau fata cu ochelari;
Un zmbet;

;-)

O clipire;

129

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL


INTERNET/ INTRANET - NOIUNI GENERALE

Mo Crciun;

:-&

Fr glas;

:-o

O privire socat;

Dac se ntoarce pagina cu 90 de grade, astfel nct marginea din stnga s fie orientat n sus,
iar marginea din dreapta n jos, se va observa semnificaia simbolurilor de mai sus.

Prescurtri pentru mesaje


BTW
FYI
TIA

By the way (Apropos);


For your information
(Doar ca informaie);
Thanks in advance
(Mulumiri anticipate)

.
Adevratul ctig al utilizrii acestor prescurtri este acela c le confer persoanelor care
le folosesc impresia c au propriul lor cod secret.

CE PROGRAM E-mail PUTEI FOLOSI? (Cteva sugestii)

Dac avei instalat WINDOWS, putei folosi programul Microsoft Exchange, pentru
transmiterea mesajelor E-mail n reeaua firmei. Principala lui problema e c este prea lent.
Dac avei instalat cel puin WINDOWS 97, putei folosi programul Microsoft Office
Outlook.
Se poate folosi i programul EUDORA, unul dintre cele mai cunoscute programe pentru
E-mail din INTERNET. Este mult mai rapid i mai uor de folosit dect Exchange

130

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

9. GESTIONAREA INFORMAIILOR PERSONALE


(produsul Microsoft Office - OUTLOOK)
9.1. ELEMENTE DE BAZ
Outlook este un program de gestionare a informaiilor personale (Personal
Information Manager - PIM).

+ Funciuni
1. Transmiterea i recepionarea masajelor E-mail att ntr-o reea local ct i pe
INTERNET;
2. Permite realizarea unei agende personale;
3. Permite crearea unei Liste cu probleme de rezolvat, o baz de date cu nume i adrese
i poate ine evidena tuturor fiierelor deschise n care se lucreaz cu alte programe
din pachetul Office 97.
n concluzie, aceast aplicaie poate nlocui cu succes munca unei secretare personale!

+ Componentele aplicaiei Outlook

Componentele programului sunt structurate pe dosare, fiecare dosar apare ca


icon pe bara Outlook i n lista de dosare (Folder List);

Pe bara Outlook exist trei grupuri:

Outlook

Mail

Other

4 Dosarele grupului Outlook:


Inbox
Calendar
Contacts
Tasks
Journal

Conine mesaje trimise i primite prin E-mail;


Conine datele ntlnirilor de afaceri, diverse evenimente i
programrile pentru edine;
Conine numele i adresele persoanelor cu care lucrai;
Conine toate problemele pe care trebuie s le rezolvai;
Conine toate intrrile din jurnal, de exemplu contactele telefonice i

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

notiele de la edine;
Notes
Conine notiele pentru D-vs. sau alte persoane.
Deleted Items Conine articole pe care le tergei din celelalte dosare
4

Dosarele grupului Mail:

Inbox
Sent Items
Outbox
Deleted Items
4

Conine toate mesajele primite;


Conine toate mesajele trimise;
Conine mesaje care trebuie trimise;
Conine toate mesajele E-mail care au
fost terse.

Dosarele grupului Other

Grupul Other conine dosare aflate pe calculatorul D-vs., dar care nu sunt n Outlook
My Computer, My Documents Favorites.

Componenta E-mail

Crearea mesajelor E-mail

Compunerea unui mesaj presupune urmtorii pai:


1. n caseta Inbox executai clic pe butonul New Mail Message sau selectai
Compose New Mail Message. Pe ecran apare fereastra Untitled Message
2. Introducei numele destinatarului n caseta To, sau executai clic pe butonul
To i selectai numele persoanei din Address Book;
3. Introducei n caseta de text Cc numele persoanei creia vrei s-i trimitei
o copie a mesajului, sau executai clic pe butonul Cc i selectai numele din
Address Book;
4. n caseta de text Subject, introducei textul mesajului;
5. Mesajul l putei expedia imediat sau putei mai nti s verificai ortografia
i modul de formatare.

Formatarea mesajelor E-mail


Pentru formatarea textului procedai astfel:

Selectai Format (din bara de meniu) Font i apoi alegei din caseta de
dialog afiat opiunile dorite.
Utilizai bara cu instrumente de formatare.

Atenie!!

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Dac bara cu instrumente nu este afiat, selectai

View Toolbars Formatting.


Atributele de formatare pot fi vzute numai dac destinatarul folosete
Outlook drept client E-mail.

Verificarea ortografiei mesajului

Selectai Tools Spelling and Grammer.

Trimiterea mesajelor E-mail

Executai
Selectai

clic pe butonul Send


sau
File Send

Atenie!!
AutoSignature Selectai Tools AutoSignature pentru ca Outlook s adauge

automat un mesaj, un citat sau un alt text la sfritul oricrui mesaj pe care l trimitei.

Selectarea opiunilor pentru E-mail


Outlook v permite:
S marcai mesajelor atribut de prioritate:

Executai clic pe eticheta Options clic pe sgeata de derulare Importance i selectai


nivelul de prioritate din list: Low sczut, Normal sau High ridicat.
S protejai mesajele:

Executai clic pe sgeata de derulare Sensitivity i selectai una dintre urmtoarele


opiuni:
Normal - pentru a semnala un coninut standard;
Personal pentru a semnala un mesaj de natur personal;
Private pentru a mpiedica modificarea mesajului dup ce l expediai;
Confidenial pentru a arta c mesajul este confidenial.
S se permit destinatarilor s-i exprime votul ntr-o anumit chestiune:
Selectai caseta de validare Use Voting Buttons i selectai
Approve aprobat sau Reject respins.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

S se precizeze numele persoanei creia trebuie s-i fie trimis mesajul:

Selectai caseta de validare Have Replies Sent i indicai numele persoanei. Putei
folosi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.
Selectai caseta de validare Save Sent Massage TO pentru a salva mesajul n dosarul
Sent Items, care este cel implicit.

Opiuni de expediere

Precizarea datei i a orei de expediere a mesajului:


Selectai caseta de validare Do Not Deliver Before prezent n zona Delivery
Options din eticheta Options.

Precizarea datei i a orei la care expir valabilitatea mesajului:

Selectai caseta de validare Expires After prezent n zona Delivery Options


din eticheta Options.

Utilizarea marcajelor pentru mesaje


Tipurile de marcaje pe care le putei folosi n Outlook:
Call (suna-m)
Do Not Forward (nu naintea altor persoane)
Follow Up (continuare)
For Your Information (spre informare)
Forward (nainteaz altor persoane)
No Response Necessary (nu este necesar rspuns)
Read (citete)
Reply (rspunde)
Reply to All (rspunde la tot)
Review (recitete)
Pentru marcarea mesajelor, se efectueaz urmtorii pai:
1. n fereastra Message, executai clic pe Message Flag sau selectai Edit Message
Flag;

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

2. Executai clic pe sgeata de derulare Flag i selectai textul pe care vrei s-l includei
n mesaj;
3. Executai clic pe sgeata de derulare By
introducei manual o dat n caseta de text.

i selectai o dat din calendar

sau

4. Executai clic pe OK.

Anexarea unui fiier la un mesaj


Putei trimite documente din Word, foi de calcul din Excel, prezentri din Power Point,
sau orice document pe care l creai ntr-o aplicaie sub Windows.
Pentru a anexa un fiier la un mesaj, se efectueaz urmtorii pai:
1. n fereastra Message, plasai punctul de inserie pe textul mesajului, apoi selectai
Insert File sau executai clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente;
2. Din lista derulant Look In, selectai unitatea de disc i dosarul ce conine fiierul
pe care vrei s-l anexai;
3. Din lista derulant Files of Type, selectai tipul de fiier de exemplu, Word sau
Excel;
4. Din caseta List, selectai fiierul pe care vrei s-l anexai.
5. Executai clic pe OK pentru a insera fiierul n mesaj.

Atenie!!

Fiierul anexat apare ca un icon (pictogram) n cadrul mesajului.


Destinatarul trebuie s aib programul-surs pe care l-ai folosit pentru a crea
fiierul.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Componenta CALENDAR
Funciuni:
Realizeaz programarea ntlnirilor de afaceri, diverse evenimente i programarea
edinelor.
Fereastra STANDARD CALENDAR
Executai clic pe sgei pentru a vedea
luna anterioar sau luna urmtoare

Panoul cu programri

Data curent

Panoul cu
programri lunare

Panoul cu lista de sarcini

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Programarea unei ntlniri


O ntlnire este un eveniment care marcheaz o or n agend. Cnd programai o
ntlnire, putei aduga subiectul, locul de ntlnire, ora de ncepere, categoria i chiar
un semnal de alarm care s v reaminteasc de ea din timp.
Pentru a programa o ntlnire, se efectueaz urmtorii pai:
1. n panoul cu programri lunare, selectai luna i data pentru care dorii s facei
programarea;
2. n panoul cu programri,

executai dublu clic n dreptul orei la care este

programat s nceap ntlnirea. Pe ecran va apare caseta de dialog Untitled


Appointment, avnd deschis seciunea Appointment;
3. Introducei tema ntlnirii n caseta de dialog Subject;
4. n caseta de text Location, introducei locul de ntlnire;
5. Introducei ziua i ora n casetele de text Start Time i End TIME;
6. Selectai caseta de validare Reminder i indicai cu ct timp nainte vrei s fii
anunat n legtur cu o anumit programare. Pentru a alege un semnal sonor de
avertizare executai clic pe butonul cu

(clopoel) i selectai un sunet;

7. Din lista derulant Show Time, selectai modul n care vrei s fie afiat ora
programat n calendar;
8. n caseta de text din partea de jos, introducei textul ntlnirii sau materialele pe
care trebuie s le luai la ntlnire;
9. Executai clic pe butonul Categories i ncadrai ntlnirea ntr-o categorie;
10.Executai clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n Calendar.

Programarea unei ntlniri periodice


Dac anumite ntlniri se repet sptmnal, sau lunar sau la o periodicitate de un
anumit fel, se programeaz n calendar ca ntlniri periodice.
Pentru a programa o ntlnire periodic, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar New Recurring Appointment.
2. n caseta Appointment Time,

introducei orele pentru

Start,

End

Duration, pentru ntlnire respectiv;


3. n caseta Recurrence Pattern indicai frecvena de repetare a ntlnirii: Daily
(zilnic), Weekly (sptmnal), Monthly (lunar) sau Yearly (anual);

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

4. n caseta

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Range of Recurrence, introducei limitele de timp conform

urmtoarelor criterii:

Start

Selectai data la care ncep ntlnirile periodice;

No End Date Selectai aceast opiune dac


ntlnirile periodice nu au un program limitat;
End After
Selectai aceast opiune i introducei numrul de
ntlniri, dac exist o anumit limit temporar
pentru ntlnirile periodice;
End By
Selectai aceast opiune i introducei o dat final
pentru a limita numrul ntlnirilor periodice;
5. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Appointment Recurrence;
6. Completai datele din caseta de dialog Appointment, conform indicaiilor anterioare.
Cnd terminai, executai clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n aplicaia
Calendar.

Programarea evenimentelor
Un eveniment este o activitate care dureaz minimum 24 de ore (exp.: o expoziie,
o conferin).
Pentru a programa un eveniment, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar New Event. Pe ecran va apare caseta de dialog Event ;
2. Completai casetele Subject Location Start Time End Time;

Atenie!!

n caseta de validare ALL Day Event s apar marcajul de validare.


3. Executai clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n aplicaia Calendar.

Atenie!!

Pentru a programa un eveniment periodic, selectai


Calendar New Recurring Event

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Programarea unei edine


Outlook v ofer o metod prin care putei fixa data i ora pentru o edin, putei stabili
tema i locul de desfurare, putei specifica resursele necesare i putei invita alte persoane
s participe.

Atenie!!

edina
o ntlnire la care invitai anumite persoane i folosii resurse.
Participani sunt persoane care particip la edin.
Resurse
ntregul echipament pe care l folosii n desfurarea edinei
(calculatorul, retroproiectorul, chiar i camera propriu-zis).
Pentru a programa o edin, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar Plan a Meeting;
2. Pentru a introduce numrul participanilor, executai clic pe Type attendee names
here n lista ALL Attendees. Introducei numele i apoi apsai tasta <Enter>;

Atenie!!

Invitai mai multe persoane executai clic pe butonul Invite Others pentru a
selecta nume din agendele Personal Address Book sau Outlook Address Book.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Fereastra STANDARD PROGRAMARE EDINE


Panoul pentru introducerea
participanilor

Panoul pentru precizarea orei de


ncepere i terminare a edinei

3. Pentru a fixa data edinei deschidei lista derulant Meeting Start Time din
extrema stng i selectai data din calendar;
4. Pentru a fixa ora de ncepere a edinei alegei una din urmtoarele metode:

+
+
+

Deschidei lista derulant Meeting Start Time din extrema dreapt i


selectai ora;
Introducei ora n csua de text;
Tragei bara verde din Panoul orar al casetei de dialog.

5. Pentru a fixa ora de nchidere a edinei alegei una din urmtoarele metode:

+
+

Deschidei lista derulant Meeting Start Time din extrema dreapt i


selectai ora;
Introducei ora n csua de text;

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Tragei bara roie din Panoul orar al casetei de dialog.

6. Dup ce ai fixat datele edinei, executai clic pe butonul Make Meeting.

Stabilirea detaliilor privind edina


Pentru a stabili detaliile privind edina pe care ai programat-o, efectuai urmtorii pai:
1. Dac nu ai stabilit participanii, fie executai clic pe caseta de text To i introducei numele persoanelor, fie executai clic pe butonul To pentru a selecta numele din
agenda de adrese;
2. n caseta de text Subject, introducei tema edinei;
3. n caseta de text Location, introducei locul de desfurare a edinei;
4. (Opional) Selectai caseta de validare Reminder i introducei o or la care s se
emit un semnal pentru a v reaminti de edin;
5. (Opional) Introducei n caseta de text corespunztoare, textul pe care vrei s-l
trimitei participanilor;
6. Cnd suntei gata pentru a trimite invitaiile pentru edin, executai clic pe butonul
Send.

Atenie!!

O invitaie trimis din greeal poate fi anulat selectnd Appointment


Invitation.

Cancel

Crearea unei liste cu persoanele de contact


/ Introducerea unei noi persoane n list

Atenie!!

Persoan de contact o persoan sau firm pentru care ai introdus numele, adresa,
numrul de telefon i alte informaii similare. Putei lua legtura cu persoana de
contact trimindu-i un mesaj E-mail, programnd o ntlnire, sau trimindu-i o
scrisoare.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Pentru a introduce n list o persoan de contact, efectuai urmtorii pai:


1. Executai clic pe dosarul Contacts;
2. Selectai Contacts New Contacts sau executai clic pe butonul New Contacts;
3. Executai clic pe butonul Full Name pentru a deschide caseta de dialog Check Full
Name apoi introducei titlul i numele ntreg al persoanei de contact;
4. (Opional) Introducei denumirea firmei i a postului ocupat de client;
5. In caseta File As , introducei sau selectai metoda prin care dorii s organizai
numele persoanelor de contact. Putei alege ntre folosirea ca reper a numelui de
familie sau a prenumelui, ori putei folosi un sistem propriu de organizare de
exemplu dup firm sau dup oraul de reedin;
6. (Opional) Introducei adresa n caseta Address - adresa de la serviciu (Business),
de acas (Home) sau alt adres (Other);
7. n lista derulant Phone , alegei genul de numr de telefon Business (serviciu),
Car (main), Home (acas) etc.
8. (Opional) Introducei pn la trei adrese E-mail n caseta de text E-mail;
9. (Opional) n caseta de text destinat comentariilor putei introduce descrieri,
comentarii sau alte informaii pe care le considerai a fi necesare. Apoi, selectai
sau introducei o categorie pentru a clasifica persoana de contact;
10. Deschidei meniul File i selectai una din urmtoarele comenzi:

Save
- Salveaz nregistrarea i nchide caseta de dialog Contacts ;
Save and New - Salveaz nregistrarea i golete caseta de dialog Contacts,
n care putei introduce o nou persoan;
Save and New in Company - Salveaz nregistrarea i golete toate casetele de
text, mai puin Company.

Afiarea listei cu persoanele de contact


Putei schimba modul de afiare a listei cu datele persoanelor de contact selectnd una
din urmtoarele opiuni din View Current View:
Address Cards - afieaz numele, prenumele, adresele i numerele de telefon ale
persoanelor de contact;
Detailed Address Card - afieaz opiunile pentru clasificarea dup nume,
numele complet, titlu, firm, adrese, numere de telefon, adrese E-mail, categorii,
comentarii, ntr-un format de cartel;
Phone List
- afieaz numele complet, titlul, firma, tipul de clasificare,
departamentul, numerele de telefon i categoriile, ntr-un tabel;

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

By Category - afieaz numele persoanelor de contact pe rnduri, pe categorii,


ntr-un tabel;
By Company - afieaz numele persoanelor de contact pe rnduri, grupate dup
firm, ntr-un tabel;
By Location - afieaz numele persoanelor de contact pe rnduri, grupate dup
localitate, ntr-un tabel.

Comunicarea cu persoane de contact

Trimiterea mesajelor

Pentru a trimite un mesaj se procedeaz astfel:


1. Selectai persoana creia i vei trimite un mesaj;
2. Selectai Contacts

New Message to Contacts sau executai clic pe

butonul New Message to Contacts;


3. n caseta de dialog Untitled-Message, introducei subiectul i mesajul i
selectai opiunile dorite;
4. Executai clic pe butonul Send.

Atenie!!

Pentru a trimite un mesaj unei persoane de contact, trebuie s fie introdus adresa
E-mail a persoanelor respective.

Programarea unei ntlniri cu persoanele de contact


Pentru a programa o ntlnire cu o persoan de contact se procedeaz astfel:
1. Selectai persoana respectiv;
2. Selectai Contacts New Meeting with Contacts sau executai clic pe butonul
New Meeting with Contacts;
3. n caseta de dialog Untitled-Meeting,
desfurare etc.;
4. Executai clic pe butonul Send.

introducei tema, locul, ora i ziua de

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Atenie!!

Pentru a programa o ntlnire cu o persoan de contact, aceasta trebuie s


aib o adres E-mail valabil.

Repartizare

sarcini unei persoane

Pentru a repartiza o sarcin unei persoane se procedeaz astfel:


1. Selectai persoana respectiv;
2. Selectai Contacts New Task for Contact;
3. n caseta de dialog Untitled-Task, introducei tema, termenul limit, stadiul i
alte informaii;
4. Executai clic pe butonul Send and Close.

Atenie!!

Pentru a repartiza o sarcin unei persoane, aceasta trebuie s aib o adres


E-mail valabil.

Expedierea unei scrisori ctre o persoan de contact


Pentru a expedia o scrisoare unei persoane de contact se procedeaz astfel:
1. Selectai persoana respectiv;
2. Selectai Contacts New Letter to Contact sau executai clic pe butonul New
Meeting with Contacts;
3. Word va deschide fereastra Letter Wizard, care v va ajuta s concepei i s
formatai scrisoarea.

Crearea unei liste de sarcini

/ Introducerea unei sarcini n list

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Atenie!!
List de sarcini o list cu lucrrile pe care trebuie s le efectuai pentru a
finaliza o lucrare, a planifica o edin, a organiza un eveniment etc. Aceste
sarcini pot fi: scrierea unei scrisori, tiprirea unei foi de calcul, rezervarea
biletelor de avion etc.

Pentru a introduce o sarcin n list, se procedeaz astfel:


1. Deschidei dosarul Task;
2. Selectai Task New Task, sau executai clic pe butonul New Task de pe bara
cu instrumente;
3. n caseta de dialog Untitled-Task, caseta de text Subject introducei tema sarcinii;
4. (Opional) Introducei data la care lucrarea trebuie s fie finalizat, respectiv data
de ncepere;
5. Din lista derulant Status, selectai situaia curent a proiectului: Not Started (nu a
fost nceput), In Progress (n desfurare), Completed (ncheiat), Waiting on
Someone Else (n ateptarea altei persoane) sau Deferred (amnat);
6. n lista derulant Priority , selectai Normal, Low (sczut) sau Higt (mare);
7. n caseta de text % introducei gradul de execuie a lucrrii;
8. (Opional) Introducei semnalul de Reminder, comentarii i respectiv categoria .

Atenie!!]

Dac dorii ca alte persoane s nu aib acces la informaiile legate de lucrarea


respectiv, selectai caseta de validare Private.
9. Cnd ai terminat, executai clic pe butonul Save and Close.
/

Afiarea sarcinilor

Putei schimba modul de afiare a listei de sarcini selectnd una din urmtoarele opiuni
din View Current View:
Simple List
- afieaz lucrrile, casetele de validare, tema i termenul de
finalizare;

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Detalied List - afieaz lucrrile, prioritatea, tema, situaia, nivelul de


finalizare i categoriile;
Active Tasks - afieaz aceleai informaii ca i lista detaliat, dar nu include
lucrrile finalizate;
Next Seven Days - afieaz numai lucrrile programate pentru urmtoarele 7
zile, inclusiv lucrrile finalizate;
Overdue Tasks - prezint o list a lucrrilor cu termenul de execuie depit;
By Category - afieaz lucrrile pe categorii; executai clic pe butonul ce
reprezint categoria pe care vrei s o vedei;
Assignment - afieaz lucrrile care v-au fost repartizate de alii;
By Person Responsible - afieaz lucrrile n funcie de persoana care le-a
repartizat;
Completed Tasks - afieaz numai lucrrile finalizate, mpreun cu termenele
de finalizare i de predare;
Task Timeline - folosete modul de afiare a lucrrilor dup zile, sptmn sau
lun.

Gestionarea sarcinilor

1. Adugarea unei sarcini: executai clic pe rndul Click Here to Add a New Task;
2. Editarea unei sarcini: executai dublu clic pe sarcina respectiv;
3. Marcarea unei sarcini finalizate: executai clic pe caseta de validare din a doua coloan
de la stnga, sau executai clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectiv i
selectai Mark Complete;
4. tergerea unei sarcini: executai clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectiv
i selectai Delete;
5. Repartizarea unei sarcini altei persoane: executai clic cu butonul din dreapta mouse pe
sarcina respectiv i selectai Assign Task. Completai numele persoanei creia vrei si repartizai sarcina i executai clic pe butonul Send;

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

6. Repartizarea unei noi sarcini altei persoane: selectai Tasks New Task Request.
Introducei datele conform procedurii obinuite i executai clic pe Send.

nregistrarea datelor statistice n legtur cu o anumit lucrare

Pentru a introduce datele statistice despre o lucrare, executai clic pe eticheta Status i
alegei urmtoarele informaii:
Date Completed - introducei data la care va fi finalizat lucrarea;
Total Work - introducei volumul de munc (timpul) care considerai c va fi
alocat lucrrii. Cnd finalizai lucrarea, se calculeaz automat timpul real necesar, i
va fi introdus n aceast caset de text;
Actual Work - introducei timpul care v-a fost necesar pentru efectuarea lucrrii;
Mileage - introducei distana parcurs (n mile) pentru finalizarea lucrrii;
Billing Information - introducei datele despre costuri, cum ar fi: orele de plat,
resursele folosite i cheltuielile pentru echipamente;
Contacts - introducei numele persoanelor din interiorul firmei sau din afara ei
care au fost implicate n finalizarea lucrrii;
Companies - introducei numele firmelor la care lucreaz persoanele de contact
implicate, sau care au legtur cu proiectul in general;
Update List - afieaz automat lista persoanelor ale cror sarcini sunt actualizate
atunci cnd operai modificri legate de lucrarea dvs. ;
Create Unassigned Copy - copiaz lucrarea pentru a putea fi repartizat altcuiva.

Evidena sarcinilor repartizate altor persoane i


primirea rapoartelor despre situaia execuiei:
1. Selectai Tools Options ;
2. Din caseta de dialog afiat, seciunea Task Defaults selectai caseta de validare
Keep Updated Copies of Assigned Tasks on My Task List. n acest fel, vei putea
urmri evoluia noilor lucrri pe care le repartizai altor persoane;
3. Selectai caseta de validare Send Status Reports When Assigned Tasks are
Completed pentru a primi automat o not privind finalizarea lucrrilor repartizate;

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

4. Executai clic pe OK.

Tiprirea n Outlook

Atenie!!

Pagin este acea parte din foaia de hrtie pe care sunt tiprite informaiile. De
exemplu, putei tipri dou sau chiar patru pagini pe o singur foaie de hrtie;
Stil de tiprire combinaia dintre configurarea formatului foii de hrtie i cea
al paginii, prin care se controleaz rezultatul tipririi.

Pentru dosarele Inbox, Contacts i Tasks pot fi folosite urmtoarele stiluri:


Table Style - afieaz datele pe coloane i rnduri n formatul 8,5 x 11 inci,
orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Memo Style - afieaz datele mpreun cu un antet care conine informaii
despre mesaj, urmat de text obinuit, pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait,
cu margini de 0,5 inci;
Dosarul Calendar are stilul Memo, plus urmtoarele:

Daily Style - afieaz ntlnirile programate pentru o zi pe o foaie de 8,5 x 11


inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;

Weekly Style - afieaz ntlnirile unei sptmni dintr-o pagin pe o foaie de


8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;

Monthly Style - afieaz ntlnirile dintr-o lun dintr-o pagin pe o foaie de 8,5
x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci;

Tri-fold Style - afieaz agenda zilnic, lista de sarcini i agenda sptmnal


pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci.
Dosarul Contacts are stilul Memo, plus urmtoarele:

Card Style - dou coloane i anteturi pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare


Portrait, cu margini de 0,5 inci;

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL

Small Booklet Style - o pagin cu o coloan, egal cu 1/8 dintr-o foaie de


hrtie nct opt pagini formeaz o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5
inci. Paginile 1/8 sunt tiprite n orientare Portrait;

Medium Booklet Style - o pagin cu o coloan, egal cu dintr-o foaie de


hrtie nct patru pagini formeaz o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5
inci. Paginile 1/4 sunt tiprite n orientare Portrait;

Phone Directory Style - o coloan, foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait,


cu margini de 0,5 inci;
]

Salvarea articolelor n Outlook

Pentru salvarea unui articol, se efectueaz urmtorii pai:


1. Selectai File Save As;
2. Din lista derulant Save In, selectai unitatea de disc i dosarul dorit;
3. Din lista derulant Save As Type, selectai unul din urmtoarele tipuri de fiiere:
Text Only - salveaz fiierul n format ASCII (numai text), pe care l putei
folosi n alte aplicaii, cum ar fi Word sau Notepad;
RTF Text Format - salveaz n formatul rich text, care poate fi citit de mai
multe programe de procesare texte;
Outlook Template - salveaz un ablon (sau foaie cu stil) pe care l putei
folosi ca baz pentru alte articole;
Message Format - salveaz ntr-un format pe care l putei folosi n mesajele Email.
4. Introducei denumire pentru articol n caseta File Name;
5. Executai clic pe butonul Save.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL (APLICAII)

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

Managerul general al firmei

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL (APLICAII)

"OMEGA" S.A.

Sibiu, dorete s-i optimizeze

activitatea prin exploatarea rapid i eficient a produsului Outlook.


Pentru aceasta propune asistentei manager:

1. S creeze o list cu directorii activitilor de MARKETING ai celor mai


reprezentative firme beneficiare (eventual 50 persoane);
2. S se trimit la min. 30 firme beneficiare oferta de produse pentru anul
2001

(eventual s fie

proiectat i tehnoredactat

n Word, utiliznd

facilitile de formatare scrisori);


3. S se programeze o ntlnire cu min. 30 directori de MARKETING, n
vederea prezentrii ofertei de contract pentru anul 2002 (eventual s fie deja
realizat cu produsul EXCEL o list cu propunerile pe preuri n USD i n
lei la cursul de zi pentru principalele produse);
4. S se creeze o list cu lucrrile

ce trebuie realizate de salariaii

compartimentului de MARKETING-PUBLICITATE pn la sfritul anului


curent. S se precizeze situaia curent a lucrrilor, nivelul de prioritate,
gradul de execuie, eventual precizarea datelor statistice privind lucrrile
menionate etc.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

OUTLOOK - AGENDA PERSONAL (APLICAII)

Managerul general al firmei "OMEGA" S.A. Sibiu, dorete s-i optimizeze


activitatea prin exploatarea rapid i eficient a produsului Outlook.
Pentru aceasta propune asistentei manager:
5. S programeze principalele ntlniri ce urmeaz s se desfoare luni ,
28.03.2001, printre care:
4

ora 900, discuie cu managerul de marketing al firmei, privind reacia la


ofertele trimise firmelor beneficiare;

ora

1200,

ntlnire, la sediul unitii, cu reprezentantul programului

PHARE;
4

ora 1430, edina cu sectorul economic, pentru evaluarea beneficiului


societii la fritul trimestrului;

ora 1600, verificarea textului adresei ( deja tehnoredactat n Word) ,


destinate convocrii efilor de compartimente, la edina din data de
04.04.2001.

6. S se programeze principalele ntlniri de afaceri ce urmeaz s se desfoare


n perioada 02.04 - 30.06.2001;
7. S se programeze n fiecare zi de joi a sptmnii (ncepnd cu 01.03.2001),
pn la sfritul lunii decembrie , ntlniri cu liderii de sindicat din firm;
8. S

se

programeze

pregtirea

simpozionului

"COMUNICAREA

ORGANIZAIONAL I MANAGERIAL" (eveniment) la hotelul Palace


din staiunea Sinaia (eventual anunate persoanele implicate n organizarea
evenimentului);
9. S se programeze pentru data 07.03.2001, ntlnirea (edina) cu directorii
activitilor de marketing din unitile beneficiare.

SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL

BIBLIOGRAFIE

10. BIBLIOGRAFIE
1. : Dicionarul explicativ al limbii romne - DEX, ediia a II-a, ed. Univers Enciclopedic,
Bucureti, 1998.
2.

DEEP, Sam i Lyle SUSSMAN: Secretul oricrui succes: s acionm inteligent, ed.
Polimark, Bucureti, 1997.

3.

HILTROP, Jean-M. i Sheila UDALL: Arta negocierii, ed. Teora, Bucureti, 1998.

4.

HINDLE, Tim: Negotiating Skills, ed. Dorling Kindersley, Londra, 1998.

5.

Dan POPESCU, Arta de a comunica, Editura Economic, Bucureti, 1998.

6.

tefan PRUTIANU, Comunicare i negociere n afaceri. Editura Polirom Iai, 1998.

7. Nicki STANTON, Comunicarea, Editura Societatea tiin i Tehnic, Bucureti, 1995.


8. Allan PEASE, Allan GARNER, Limbajul vorbirii, Editura Polimark, Bucureti,
1997.
9. Maria POPESCU, Management pentru tinerele secretare -Ghid practic,
Fundaia Universitar a Mrii Negre, 1995.
10. A. CHIRIACESCU, L. MUREAN, Corespondena de afaceri n limbile romn
i englez Editura Teora, Bucureti, 1994.
11. Mary BASTICCO, Scrisori de afaceri, Editura Tehnic, Bucureti, 1998.
12. Emilian M. DOBRESCU, Valeriu IOAN-FRANC, Mic enciclopedie, Editura Expert,
Bucureti, 1997.
13. Vera F. BIRKENBIHL, Antrenamentul comunicrii sau Arta de a nelege,
Editura Gemma Press, 1998.
14. Aurelia Anastasia MARINESCU, Codul bunelor maniere astzi, Editura Humanitas,
Bucureti, 1995.
15. Microsoft Office2000 Small Business , Editura TEORA, Bucureti , 2000.
16. Microsoft Office 97 Profesional, Editura TEORA, Bucureti , 1999.
17. T. Surcel, Gh. Sofrone, t. Preda, WordPerfect pentru secretariat i coresponden de
afaceri, Editura Calipso - 2000, Bucureti, 1995
18. Peter Kent, traducere din limba englez de Nicolae Ionescu-Cruan Internet cu
Windows 95, Editura TEORA, Bucureti , 1997.