Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CURSUL:
SECRETARIAT I CORESPONDEN
CUPRINS
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
6.
6.1.
7.
7.1.
8.
8.1.
9.
9.1.
9.2.
10.
"Singura
Singura bogie
bogie este capacitatea de a
crea
Oamenii nu trebuie lsai nefolosii! "
Ernest VOGEL
1. CORESPONDENA DE AFACERI
SCRISOAREA DE AFACERI1
1.1.
.
.
.
.
.
.
Preluat i prelucrat din cartea CORESPONDEN DE AFACERI N LIMBILE ROMN I ENGLEZ, autor A. Chiriacescu
2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioar, formula
de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia
marginal stng.
- ntre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de
spaiul dintre rnduri.
3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n
forma dantelat.
- Rndurile constituind adresa interioar, plasate n
stnga i rndurile constituind formula de ncheiere
i
semntura,
deplasate
la
dreapta,
se
dactilografiaz n forma bloc.
antet
data i locul
referine
adresa destinatarului/interioar
formula de salut/adresare
obiectul scrisorii
coninutul scrisorii
formulele de ncheiere i salut
semntur
referiri la anexe
n cele ce urmeaz se vor prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al
coninutului lor i al plasrii n pagin:
ANTETUL
n mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este prevzut cu antet tiprit
sau gravat. Acesta se plaseaz n partea superioar a colii de hrtie, de regul n
mijlocul acesteia; uneori apar completri ale antetului n partea stng sau chiar la
subsol. n lipsa unei hrtii cu antet tiprit, acesta se va edita n colul din dreapta sus
al colii de hrtie.
n uzana comercial actual, forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar
ele sunt n general simple, cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile,
ndeplinind pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
- denumirea ntreprinderii, firmei, sigla instituiei, bncii, societii,
reprezentanei, sucursalei, fabricii etc.;
- domeniul de activitate;
adresa i sediul central (se indic strada, bulevardul, piaa etc., numrul, corpul
de cldire etc., ara, statul, codul potal);
numerele de telefon;
adresa telegrafic;
numrul de telex;
numrul csuei potale;
numrul de nregistrare n registrul comerului,
codurile folosite la redactarea corespondenei telegrafice;
bncile cu care firma, societatea etc. are legturi de afaceri.
6
DATA
Data emiterii corespondenei este plasat sub antet
REFERINELE
Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie, sub dat n cazul
formei bloc, sau pe aceeai linie cu data care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei
dantelate.
Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema respectiv, precum i pentru o
facilitare a repartizrii corespondenei.
Referinele se introduc prin abrevierea Ref. (reference) i includ iniialele numelui
lucrtorului, a dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o diagonal, iar la
firmele americane prin dou puncte) precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
ADRESA
DESTINATARULUI INTERIOAR
FORMULA
DE SALUT
Dac ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite i n formula de
salut, menionnd de asemenea eventualele titluri sau funcii, sau numai pe
acestea din urm.
Dac ne-am adresat unei instituii sau firme n general, formula va fi:
- Dear Sirs, (Stimai domni)
- Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se tie c sunt
conduse de femei)
Formulele Sir, (Domnule) i Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori ntlnite crend prin
folosirea lor o atmosfer de distan ntre parteneri. Trebuie reinut c toate formulele de
salut prezentate mai sus sunt urmate de virgul.
OBIECTUL
SCRISORII
CONINUTUL
SCRISORII
mesajul scrisorii
ncheierea
Deci varietatea coninutului este foarte mare. Dar se impun cteva reguli care trebuie
reinute referitoare la antetul scrisorii, formulele de nceput i de sfrit, datarea, nregistrarea,
confidenialitatea i verificarea valabilitii scrisorii.
10
Atenie!! Nu neglijai !
4
ATENIE
INTERES
DORIN
ACIUNE
Este esenial ca o scrisoare s poat atrage atenia. Dac aceast secven nu este
realizat, scrisoarea nu este citit.
4
Introducerea:
A = Atenia.
Aceasta poate fi:
un titlu care s capteze atenia;
un paragraf scurt dar captivant.
n ambele cazuri destinatarul trebuie s neleag foloasele aduse de bunul (serviciul)
oferit. ntr-un paragraf, pe lng prezentarea foloaselor aduse se pot aduga:
Coninutul:
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care s rspund imediat i
satisfctor la ntrebrile pe care n mod obinuit i le pune destinatarul.
ce este, n ce const bunul/serviciul;
cum i poate fi de folos.
D = Dorina
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie s rmn scurt. Puini
oameni au rbdarea, timpul sau nclinaia s urmreasc o scrisoare lung, respectiv care
continu pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniai avantajul n aa fel nct destinatarul:
s devin nemulumit cu ce are similar;
s devin nemulumit pentru c nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizai pe inducerea emoiei i prezentai entuziasmul dumneavoastr. n general,
entuziasmul este contagios.
11
ncheierea:
A = Aciunea.
Un paragraf, cel mult dou, care s ndemne la aciune i s sugereze ce este de fcut
pentru a obine bunul / serviciul oferit. Cum o simpl scrisoare de afaceri nu conduce, de
obicei, la aciune imediat, ncheierea trebuie s conduc la dezvoltarea contactului prin
cerere de lmuriri suplimentare, stabilirea unei ntlniri.
Not important:
Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt adresate personal i semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic dect folosirea corect a numelui i poziiei celui ce i se
adreseaz scrisoarea.
Coninutul scrisorii de rspuns
Redactarea coninutului scrisorii de rspuns trebuie s in seama de urmtoarele aspecte:
NU ncercai s-i demonstrai clientului c nu are dreptate;
rspunsul trebuie s fie prompt, amical i sincer;
rspunsul trebuie s fie scris din punctul de vedere al clientului;
rspunsul trebuie s arate o dorin real de a-i rezolva problema;
rspunsul trebuie s satisfac clientul;
dac produsul / serviciul a fost de vin, acest lucru trebuie recunoscut ct se
poate de deschis;
dac scrisoarea nu are destule amnunte ca s nelegei reclamaia, acestea
trebuiesc solicitate cu grij, fr a enerva sau jigni;
oferii dumneavoastr amnuntele necesare atunci cnd acestea pot duce la
clarificri, dar n modul cel mai diplomatic, fr a lsa impresia c-l nvai pe
client ce s fac sau c nu tie s foloseasc produsul cum trebuie.
Paragraf de nceput
Stimate Domnule
nelegem perfect suprarea dumneavoastr la primirea unui al doilea transport de
defecte i ne grbim s v asigurm c suntem la fel de dezolai ca i dumneavoastr din
cauza acestei nefericite ntmplri.
12
Sau:
Stimat Doamn,
nelegem ntru totul c v-ai pierdut rbdarea datorit nesfritului ir de dificulti
care a nsoit livrarea ultimei dumneavoastr comenzi. n locul dumneavoastr, i noi am fi
exact la fel de suprai. V putei, poate, imagina ct de dezolai suntem la rndul nostru, cci
tii desigur ce mult preuim clienii buni, ca dumneavoastr.
Elemente de cuprins
V va face plcere s aflai c un nou transport de ..este pe drum ctre
dumneavoastr, unde va ajunge ntr-o zi sau dou. n acelai timp, am dat instruciuni
reprezentantului nostru local domnul - s v contacteze ct mai curnd pentru a putea
stabili ...
Sau:
Efectiv nu ne putem explica cum i v suntem ct se poate de recunosctori c
ne-ai adus la cunotin aceast ntmplare nefericit. Fii siguri c vom discuta problema cu
furnizorii notri; pn atunci un nou transport este pe drum spre dumneavoastr:
Sau:
Ca s v ajutm s obinei acele rezultate pe care le sperai cnd ai cumprat aparatul
nostru model .., v trimitem alturat broura intitulat: Aparatul la ndemna tuturor.
Aceast brour a fost pregtit special pentru clienii notri de serviciul nostru tehnic i
suntem siguri c o vei gsi ct se poate de util.
Sau:
Ne este dificil s stabilim cu exactitate ce anume nu a fost n regul, fr a avea
cteva informaii n plus. Suntei att de amabil s rspundei la ntrebrile nscrise pe o foaie
alturat? Aceasta ne va permite s localizm sursa defeciunii i s v ajutm s obinei
rezultate mai bune data viitoare.
ncheierea
Regretm foarte mult nemulumirile pe care le-au produs aparatul nostru i apreciem
foarte mult modul amical n care ne-ai atras atenia asupra acestei probleme, permindu-ne
s o rezolvm.
13
Sau:
Sperm sincer c aranjamentul pe care l sugerm va merita aprobarea dumneavoastr
i ateptm noi veti.
Sau:
Aadar, dac vei aduce aparatul napoi la magazin, vom fi bucuroi s l schimbm.
V rugm sincer s ne scuzai pentru neplcerile avute i v mulumim pentru rbdare i
cooperare.
Redactarea unei scrisori de reclamaii
Aspecte generale: Clienii sunt deseori n situaia de a avea nemulumiri i, ca urmare, s
transmit o scrisoare de reclamaie.
Situaii cum ar fi:
livrri incomplete;
mrfuri livrate deteriorate;
produse care nu corespund specificaiei;
produse care se defecteaz n termenul de garanie;
servicii de proast calitate;
impoliteea,
sunt toate situaii care necesit comunicare sau reclamaii adresate celor n drept pentru a
remedia situaia.
14
Paragraf de nceput
Stimai Domni, .
De la instalare n ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastr model .. s-a defectat
de trei ori. Am telefonat de fiecare dat la filiala dumneavoastr local i de fiecare dat ne-a
fost trimis cineva care a fcut o reparaie superficial. innd cont c aceast situaie s-a
repetat de trei ori n mai puin de ase luni, avem impresia c este ceva serios n neregul i de
aceea v scriem direct dumneavoastr, fcnd o copie i pentru filiala dumneavoastr.
Sau:
Stimate Domnule
De cnd ai lansat n primvar noul tip de .., am primit attea reclamaii de la
clieni n legtur cu acest ., nct ne-am hotrt s vi le aducem la cunotin i s sistm
vnzarea acestui tip pn la rezolvarea problemelor.
Elemente de cuprins:
Suprarea const n faptul c aparatul i ntrerupe pur i simplu funcionarea fr
vreun motiv aparent. La nceput, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne
folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastr local aa cum am mai spus. A doua
i a treia oar mi s-a spus c, dac se mai ntmpl, problema va fi anunat fabricantului.
Sau:
Iat lista detaliat a neregulilor constatate la primirea acestei livrri:
Cutia nr. 1: o duzin de lips;
Cutia nr. 2: coninutul era n ntregime diferit fa de specificaie;
Cutia nr. 3: coninea dou duzini de pe care nu le-am comandat i doar patru
duzini de din cele comandate.
ncheierea
Am ajuns n stadiul n care nu mai dorim s ateptm pn data viitoare. Am dori
foarte mult s trimitei un specialist care s controleze amnunit aparatul, s fac remedierile
necesare astfel nct instalaia s funcioneze cum trebuie, permanent, conform specificaiei.
Ateptm ca specialistul dumneavoastr s soseasc fr ntrziere.
Sau:
15
Bineneles, atept s primesc piesele lips i am dat deja instruciuni ca acelea care
sunt n plus s v fie returnate. V scriu cu sperana c vei face eforturi pentru a mbunti
situaia din serviciul dumneavoastr de expediie.
Nu este pentru prima dat cnd comenzile nu sunt corect onorate i sunt convins c v
dai seama ct este de iritant, lsnd deoparte pierderea de timp.
Sper s nu v supere sinceritatea mea. Preuiesc mult ndelungatele noastre afaceri i
tiu c n fond suntei sincer preocupat s ne oferii cele mai bune servicii.
Redactarea rspunsului la scrisori
Privind remedieri i reclamaii
Aspecte generale: Bunvoina clientului este averea cea mai preioas a
fiecrui furnizor. Dac clienii sunt considerai ca nite inamici, firma are nevoie urgent de o
nou politic de vnzri. Fiecare client n parte trebuie s fie mulumit. Un client nemulumit
reprezint o ameninate grav. El va prezenta i va povesti nemulumirea sa la prieteni, rude,
colegi, altor clieni. Evitai s v angajai n dispute sau s umilii clientul, chiar dac acesta
poart o anumit vin.
"Stilul casei " ar trebui conceput de propriul dvs. agent de publicitate, care va fi fericit s
v serveasc;
Antetul s produc impresia just despre firma dvs.; adic trebuie s dea imaginea
societii;
Hrtia de calitate bun poate da un aer distins chiar i unui antet mai modest. Un design
reuit va fi compromis dac este reprodus pe o hrtie necorespunztoare calitativ;
Calitatea hrtiei plicului, trebuie s se potriveasc cu cea a hrtiei cu antet;
Nu neglijai culoarea, care este teribil de eficace. O putei folosi sau incluznd-o n
designul antetului, sau alegnd o hrtie colorat;
n ceea ce privete dimensiunea colilor de hrtiei, majoritatea firmelor folosesc
dimensiunile adoptate de Organizaia Internaional a Standardelor (ISO). Pentru colile cu
antet, mrimea cea mai rspndit este A4 (210 mm pe 297 mm)
Formatele ISO sunt mprite n trei grupe: A, B i C.
grupa A este folosit pentru rechizite i foi volante;
grupa B este folosit mai ales pentru tiprituri mai mari;
16
Formate A
A0
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
Dimensiuni n mm
841 x 1187
594 x 841
420 x 594
297 x 420
210 x 297
148 x 210
105 x 148
74 x 105
Sigur c nu este uor s scrii scrisori de afaceri. n esen, scrisorile dvs. trebuie s fie
clare, simple, concise i amicale. A scrie nseamn a gndi clar, tot aa dup cum scrierea
nclcit este rezultatul gndirii nclcite. De aceea regula de baz este: gndii nainte de
a scrie.
Fraza de nceput este cea mai important din toat scrisoarea, deoarece dac nu reuii
s captai atenia cititorului ntregul efort va fi zadarnic. Cum putei s-l determinai s o
citeasc? Fie folosii o fraz de nceput captivant, fie, dac scrisoarea este adresat unui
17
om de afaceri, folosii un titlu atractiv cum ar fi: Cum v putei spori vnzrile n 2001
sau n alt versiune i dumneavoastr v putei spori vnzrile n 2001.
4
Aplicai i n scrierea scrisorilor regula de aur "fii tu nsui". Dac suntei cumva
un "diamant nelefuit", corespondentul dvs. va fi dezorientat c i scriei ca un
profesor universitar. Dac suntei glume i ne protocolar, va fi ocat primind una
dintre acele misive demodate, n jargon de afaceri;
18
4 Proiectarea documentului
Un document se tip memorandum conine dou elemente: antetul i mesajul.
Antetul memorandum-ului conine:
denumirea: NOT sau MEMORANDUM
destinatarul
expeditorul
data
subiectul sau motivul.
Evident att expeditorul ct i destinatarul sunt nume de persoane.
Aceste note interne servesc pentru convocri, invitaii personale, edine,
reuniuni etc. n funcie de natura notei interne se completeaz mesajul acesteia.
NOT INTERN
marginea
stnga
Ctre:
De la:
Data:
Motivul:
marginea
dreapta
19
1.3. PROCESUL VERBAL - MINUTA Se utilizeaz frecvent termenul de proces verbal, dar la fel de bine putem
folosi termenul universal de "minut" pentru a sintetiza n scris concluziile unei
edine.
STRUCTURA DOCUMENTULUI
VERBAL
20
1.4. FAX-ul
O modalitate nou i rapid de coresponden o reprezint desigur FAX-ul. Un
fax poate fi considerat orice text transmis prin binecunoscuta main. Mai mult, o
main fax se poate cupla n configuraia unui sistem electronic de calcul i vom putea
primi sau transmite fax-uri direct de la PC. Rigoarea necesar n afaceri i bineneles
n coresponden, face necesar fixarea ctorva repere n redactarea unui fax. Aceste
documente se vor arhiva, la ele se vor face trimiteri i referiri, vor cpta o amploare
din ce n ce mai mare n circulaia documentelor n lumea afacerilor. Vom analiza
succint cteva aspecte legate de identificarea i autentificarea acestor documente.
ANTETUL
Tel.
Fax.
E-mail
FAX
Data:
Pag.:
Ctre:
Fax Nr.:
De la:
Mesaj:
21
+ 40-1-211.26.50/259
+40-1-312.95.49
popa@snspa.ro
22
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
2. TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
(produsul Microsoft Office - WORD)
2.1. NOIUNI INTRODUCTIVE
TEHNOREDACTAREA reprezint pregtirea tehnic i grafic a unui manuscris nainte
de a ncepe operaia de tiprire. Aceast pregtire a manuscrisului se refer la
aplicarea acelor operaii de prelucrare care s determine, n final, obinerea unui
document cu:
caliti grafice superioare,
lizibilitate bun,
aspect plcut,
o form de prezentare adaptat coninutului.
TEHNOREDACTAREA se poate face att manual, prin mijloace mecanice de prelucrare
(vezi maina de scris), ct i automat, computerizat, folosindu-se ca mijloc de
prelucrare calculatorul.
TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZAT presupune existena unui sistem fizic de
prelucrare: calculatorul, i a unui sistem logic de prelucrare: programul dup care
funcioneaz calculatorul pentru a realiza prelucrrile dorite. Acest program sau
ansamblu de programe, specializat n operaiile de tehnoredactare se numete
procesor sau editor de texte.
Procesoarele de text opereaz cu documente.
DOCUMENTUL reprezint un ansamblu de:
texte
imagini
tabele
grafice
toate aparinnd unei aceleiai lucrri (deci cu legtura logic ntre pri).
DOCUMENTUL este de fapt, echivalentul , din punctul de vedere al procesorului de
text, al lucrrii care se editeaz (articol, carte, revist, scrisoare).
TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZAT are o serie de avantaje, fa de cea manual:
&
introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi fcut de o
persoan fr o pregtire special;
&
parte din operaiile de rutin sunt executate automat de calculator;
&
dup ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul
monitorului, realizndu-se astfel o eventual corectare naintea tipririi;
&
pot fi obinute documente cu caliti superioare att din punct de
vedere tehnic ct i artistic.
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
Exemplu :
II) INDEX: este organizat asemntor indexului unei cri. Cuvintele cheie,
care identific diferite subiecte, sunt ordonate alfabetic.
Exemplu:
25
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
O alt manier de a obine informaii ajuttoare pe parcursul unei sesiuni de lucru este
urmtoarea:
a) Se selecteaz din bara de menu opiunea HELP;
b) Se selecteaz din menu-ul derulant aprut MICROSOFT WORD HELP.
Acesta este un HELP inteligent; el expliciteaz paii care trebuiesc urmai pe parcursul
realizrii unei anumite operaii.
Exemplu
Tastai, n caseta de text: Create a picture. n aceast caset putei
introduce orice cuvnt, propoziie sau ntrebare care are legtur cu
subiectul pe care vrei s-l lamurii.
Apsai pe butonul SEARCH
Din lista aprut selectai (clic cu mouse-ul pe marcajul din stnga
rndului): About work with picture in a document
i, n final, cel mai simplu mod de a obine informaii ajuttoare pe parcursul unei
sesiuni de lucru este urmtorul:
PAII
INSERARE
TEXT
INTR-UN
EXISTENT
DOCUMENT
TERGERE CARACTERE
SELECTARE CUVNT
SELECTARE TEXT
II)
26
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
OPERAIA
PAII
SELECTARE LINIE
ANULARE ACIUNE
Observaie
n momentul n care se clicheaz pe sgeata din extremitatea dreapt a fantei,
aspectul meniului derulant este urmtorul:
27
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
OPERAIA
SCHIMBARE DIMENSIUNE CARACTERE
PAII
SE SELECTEAZA TEXTUL CE SE VA MODIFICA,
SE CLICHEZ PE SGEATA DIN EXTREMITATEA DREAPT A FANTEI, SE SELECTEAZ, DIN ME-NIUL DERULANT, DIMENSIUNEA DE CARACTER DORIT
Observaie
a) n momentul n care se clicheaz pe sgeata din extremitatea dreapt a fantei,
aspectul menu-ului derulant este urmtorul:
b) Pentru modificarea:
aspectului caracterelor
formei caracterelor
dimensiunii caracterelor
se poate folosi i bara de meniu prin selectarea opiunii:
FORMATFONT
Din tabelul care apare pe ecran se aleg, n aceeai manier prezentat anterior,
modificrile dorite pentru seciunea de text selectat n prealabil.
OPERAIA
SALVARE DOCUMENT
PAII
SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE
28
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
STANDARD, BUTONUL:
DESCHIDERE DOCUMENT
Observaii
a) Salvarea, deschiderea, crearea unui document se poate face i din bara de
meniu:
FILE SAVE pentru salvare document
FILE OPEN pentru deschidere document
FILE NEW pentru creare nou document
b) Atunci cnd se salveaz pentru prima dat un nou document, dup apsarea
butonului de salvare, sau selectarea, din meniul principal, a succesiunii de
comenzi:
FILE SAVE
va apare o fereastr de dialog cu urmtoarea structur:
29
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
Se va avea grij ca, rubrica corespunztoare numelui documentului, cea din dreptul
casetei:
FILE NAME
s fie completat corect (numele nu va conine spaii, i va fi legat, ca semnificaie, de
funcia documentului respectiv).
Caseta din dreptul notaiei
SAVE IN
va conine numele catalogului n care va fi salvat documentul (pentru gsirea
catalogului se clichez cu mouse-ul pe sgeata din extremitatea dreapt a casetei i se
alege, din lista derulant aprut, numele catalogului dorit).
Dup ce s-au completat cele dou casete cu informaia cerut se clicheaz butonul
SAVE.
Operaia de deschidere a unui document este inversa operaiei de salvare; de aceea
trebuie reinut numele sub care este salvat documentul i catalogul n care s-a fcut
salvarea, pentru ca acestea s fie apoi folosite ulterior n fereastra de deschidere a
documentului.
2.2.3. Tiprirea documentelor
OPERAIA
PAII
PREVIZUALIZARE DOCUMENT
SE
PREVIZUALIZARE
TOR PAGINI
MRIRE
TULUI
EDITARE
CU
DOCUMENT N FEREASTRA DE
PREVIZUALIZARE
TIPRIRE
SE
TOTAL DOCUMENT
30
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
SE
FILE PRINT
DUP CARE SE ALEGE VARIANTA DORIT
SE
Observaie
a) n situaia n care se selecteaz din menu opiunile:
FILE PRINT
aspectul ferestrei de tiprire este urmtorul.
PAGE
este urmtoarea:
31
RANGE
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
PAII
VIZUALIZARE PAGINA
32
OPERAIA
SORTARE LIST
OPERAIA
MODIFICARE
SPAIERE
RNDURI
PARAGRAF
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
PAII
SE SELECTEAZ PARAGRAFELE CE SE DORESC
SORTATE, SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE SORT TEXT
PAII
NTR-UN SE SELECTEAZ PARAGRAFUL, SE ALEGE DIN
BARA DE MENU:
FORMAT PARAGRAPH
SE STABILETE SPAIEREA DORIT N :
LINE SPACING
SE CLICHEAZ, N BARA DE INSTRUMENTE
STANDARD, BUTONUL:
Observaie
a) n urma selectrii opiunii
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
OPERAIA
POZIIONARE
NCEPUT DOCUMENT
PAII
SE APAS SIMULTAN TASTELE:
CTRL + HOME
SE APAS SIMULTAN TASTELE:
CTRL + END
SE STABILETE PUNCTUL DE NCEPUT AL
CUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZ
DIN BARA DE MENU:
EDIT FIND
SE TASTEAZ N CASETA:
FIND WHAT
TEXTUL CARE SE DORETE CUTAT.
SE CLICHEAZ BUTONUL
FIND NEXT
SE STABILETE PUNCTUL DE NCEPUT AL
CUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZ
DIN BARA DE MENU:
EDIT REPLACE
SE TASTEAZ N CASETELE:
FIND WHAT SI REPLACE WITH
TEXTUL CARE SE DORETE CUTAT I
TEXTUL CARE L VA NLOCUI
SE CLICHEAZ BUTOANELE:
FIND NEXT DUP CARE REPLACE
34
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
OPERAIA
CREARE
SECVEN DE CARACTERE CU
OPIUNEA AUTOCORRECT
PAII
SE
TOOLS AUTOCORRECT
SE TASTEAZ N CASETA:
REPLACE
SUCCESIUNEA DE CARACTERE CE VA DENUMI SECVENA CREAT;
SE APASA BUTOANELE:
ADD SI OK
APELARE
SE
OPERAIA
NUMEROTARE PAGINI
PAII
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT PAGE NUMBERS
SE ALEG OPIUNILE DE FORMATARE PRIN
CLICAREA BUTONULUI:
FORMAT
SE CLCHEAZ, IN SECVEN, BUTOANELE:
OK I OK
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT DATE AND TIME
SE ALEGE FORMATUL DORIT. SE
CLICHEAZ BUTONUL:
OK
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT FOOTNOTE
SE ALEGE FORMATUL DORIT, EVENTUAL
PRIN CLICAREA BUTONULUI:
OPTIONS
SE CLICHEAZ N SECVEN BUTOANELE:
OK I OK
35
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
OPERAIA
CREARE ANTET
DO-CUMENT
PAII
I SUBSOL PENTRU UN
INSERARE SECIUNE
NOU
SCRIEREA
SE
SE
INSERT BREAK
SE ALEGE :
COLUMN BREAK
MODIFICARE ASPECT COLOANE
Observaie
a) Prin apelarea secvenei de comenzi
AC-
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
Reprezint fereastra de antet. Fiecare icon are o semnificaie aparte (numr pagin,
numr pagini, dat calendaristic,.) i prin clicarea ei se obine efectul
corespunztor.
Pentru revenirea n zona documentului se clicheaz butonul:
CLOSE
Pentru revenirea n zona de antet se clicheaz de dou ori cu mouse-ul pe textul
antetului.
2.2.7. Introducerea tabelelor i diagramelor ntr-un document
OPERAIA
INSERARE TABEL
DEPLASARE
N TABEL (TRECEREA DE LA
O RUBRIC LA ALTA)
PAII
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
TABLE INSERT TABLE
SE SPECIFIC NUMRUL DE LINII I DE COLOANE DORIT. SE APAS BUTONUL:
OK
SE APAS TASTA : TAB
SAU UNA DIN TASTELE: , , ,
SE POZIIONEAZ CURSORUL MOUSE-ULUI
N AFARA TABELULUI, N STNGA LINIEI/
DEASUPRA COLOANEI CARE SE DORETE
SELECTAT, PN IA FORMA UNEI SGEI.
SE CLICHEAZ ODAT
SE
37
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
OPERAIA
SELECTARE
PAII
TABEL
UMBRIRE TABEL
SE
FUZIONARE RUBRICI
REDIMENSIONARE TABEL
SE
Observaie
a) Pentru trasarea i umbrirea chenarului unui tabel se poate selecta, din menu,
secvena:
38
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT
OPERAIA
INSERARE IMAGINE
DIMENSIONARE IMAGINE
DEPLASARE IMAGINE
PAII
SE SELECTEAZ DIN BARA DE MENU:
INSERT PICTURE CLIPART
SE SELECTEAZA IMAGINEA; SE APASA PE
BUTONUL:
OK
SE SELECTEAZA IMAGINEA (PRIN CLICARE); SE TRAGE CU MOUSE-UL DE COLURILE/MIJLOCUL CHENARULUI PUNCTAT
SE SELECTEAZ IMAGINEA (PRIN CLICARE);
SE PLASEAZ CURSORUL MOUSE-ULUI N
INTERIORUL EI I INND BUTONUL APSAT IMAGINEA SE POATE DEPLASA ODAT
CU MOUSE-UL.
39
MODIFICARE
GRAF
SE
CREARE
TABEL
40
Aplicaia 1
S se introduc urmtorul text:
CURRICULUM VITAE
Nume Prenume
Adres
Localitate
Telefon
Situaie personal
Data naterii
Naionalitate
Stare civil
Studii si diplome
Liceu
Facultate
Alte stagii
Locuri de munc
Locul, serviciul, funcia, perioada
Alte cunotine
Limbi strine
Informatic
Pasiuni (Hobby)
Sport
Literatur
Art
Cinema ....
______________________________________________
Aplicaia 2
S se introduc urmtorul text:
INSTITUTUL ROMAN DE MANAGEMENT
Ctre:
MINISTERUL EDUCAIEI I CERCETRII
Fax:
6112233
Tel:
6223344
n atenia: D-lui Ministru Secretar de Stat
V rugm s avizai favorabil primirea de ctre Institutul nostru a 70 de
colete coninnd echipamente oferite de ctre Programul Naiunilor Unite
pentru Dezvoltare.
Coninutul coletelor precum i scrisoarea de donaie o anexm n
continuare. Menionm c echipamentele vor fi luate n evidena noastr
contabil i nu vor fi comercializate.
Declarm de asemeni c echipamentele oferite nu reprezint un risc
ecologic sau toxicologic, dup cum afirm expeditorul.
In sperana primirii unui rspuns urgent
Cu mulumiri,
Director General
Nume + tampila
Data:..............
Aplicaia 3
S se dea adresei urmtoarea form:
Nume + tampila
Data: 12 februarie 2001
43
Aplicaia 4
STAR S.A.
Stimai Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastr din 10 noiembrie a.c. Toate
containerele sunt marcate cu eticheta recunoscut pe plan
internaional - fragil -, partea de sus/ partea de jos.
V mulumim pentru comanda primit.
Al dumneavoastr, cu sinceritate,
Director Economic
Semntura
44
Aplicaia 5
S se dea scrisorii anterioare urmtoarea form:
STAR S.A.
Bd. MAGHERU, Nr. 10
Sector 1, BUCURETI
6684120
Stimai Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastr din 10 aprilie a.c. Toate
containerele sunt marcate cu eticheta recunoscut pe plan internaional fragil - , partea de sus/ partea de jos.
V mulumim pentru comanda primit.
Al dumneavoastr cu sinceritate,
Director Economic
SemnAtura
45
Aplicaia 6
S se introduc urmtorul text, respectndu-se:
a) Forma, dimensiunea i aparena caracterelor;
b) Existena i aspectul antetului;
c) Existena i aspectul notei de subsol;
d) Maniera de numerotare a paginilor.
46
____________________________________________________________________________________
12/02/2001
Organizatorul
Aplicaia 7
S se introduc textul i tabelul existent pe pagina urmtoare,
avnd n vedere urmtoarele considerente:
- pe fiecare pagin se va plasa un antet;
- se va face o trimitere ctre o not de subsol;
- se va face numerotarea tuturor paginilor;
- se va face alinierea valorilor numerice;
- se va avea n vedere c:
48
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
Domnule Director,
Semntura
Data: 11 -5 -2013
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
TABEL PREMIERE
Nume/ prenume
Salariu
Procent
premiere (%)
Valoare
premiere
IONESCU IOANA
85,780
0.3
25,734.00
VASILESCU PETRE
92,500
0.32
29,600.00
POPA DANIELA
75,250
0.252
18,963.00
COSMA VERA
83,445
0.2
16,689.00
TOTAL LABORATOR 1
90,986.00
PAVEL SANDU
65,575
0.45
29,508.75
RADU VIOREL
60,786
0.47
28,569.42
VELISCU SIMONA
78,990
0.385
30,411.15
SANDU SORIN
59,800
0.58
34,684.00
76,800
0.576
44,236.80
IOVAN COSTIN
TOTAL LABORATOR 2
167,410.12
258,396.12
Aplicaia 8
S se introduc urmtorul
text:
50
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
INTRODUCERE N WORDPERFECT
WordPerfect este un procesor de texte
care, mult timp, s-a plasat n fruntea
tuturor procesoarelor i chiar al altor
pachete soft.
Cea mai important trstur a
WordPerfect-ului este adaptabilitatea sa
la activitatea de birotic. Aceasta se
refer la: posibilitatea de a include desene sau ilustraii, de a roti, inversa sau
modifica poziia unei imagini grafice;
posibilitatea de a modifica dimensiunea
i aparena caracterelor, de a crea figuri,
tabele, grafice, .a.m.d.
WordPerfect nglobeaz trsturile de
baz ale procesoarelor de text: controlul
cursorului, cutarea i nlocuirea cuvintelor, adaptarea automat a rndului la
dimensiunea prestabilit, numerotarea
paragrafelor, a liniilor, scrierea matematic i pe coloane, formatarea a-
__________________________
Indicaie:
Se va folosi:
- scrierea pe dou coloane;
- introducerea desenelor.
51
Aplicaia 9
12-feb-01
V. V.
Manager
ABLON
54
3.2. UTILIZAREA
Odat ce ablonul a fost creat , se pot proiecta noi documente, avnd la baz
textul i formatarea prestabilite. ablonul poate fi folosit ori de cte ori este
nevoie.
Paii parcuri vor fi urmtorii:
1. Se selecteaz din meniu: FILE NEW. n caseta de dialog NEW se clicheaz,
funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul: Memos, Letters
& Faxes, General, n acest moment, numele ablonului va apare n caseta
de dialog.
2. Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va apare un nou
document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon.
3. Se completeaz documentul cu restul informaiilor.
4. Se selecteaz din meniu: FILESAVE i se salveaz documentul ca un fiier
separat.
5. ablonul original nu va fi afectat de modificrile i adugrile operate n
acest document
.
55
OBSERVAIE
Cnd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca textul i formatarea incluse s fie
cele necesare fiecrui document ce se va crea ulterior pe baz ablonului respectiv.
Tot ce s-a tastat n ablon nainte de salvarea acestuia va rmne definitiv n ablon.
56
57
ANEXA I
INTRODUCEREA TITLULUI PAGINII DE FAX
1. Se plaseaz cursorul n punctul n care se dorete introducerea titlului i se
selecteaz din meniu: INSERT PICTURE WORDART.
2. Se alege modelul de scriere, dup care se tasteaz: Fax Cover Sheet. Se apas
tasta OK.
3. Se poziioneaz textul, prin alunecare cu mouse-ul, n zona de ablon dorit.
4. Se selecteaz din meniu TABLE INSERT TABLE. n caseta de dialog aprut
se precizeaz numrul de coloane, 4 i numrul de linii 5, pentru zona de
informaii de identificare a emitentului i receptorului de fax.
Se completeaz coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES i
coloana 3 cu: FROM, FAX, PHONE.
n coloana 2, se plaseaz mouse-ul n linia ce conine DATE i se selecteaz
din meniu INSERT DATE AND TIME, iar din caseta de dialog aprut, se
selecteaz tipul de dat i se activeaz proprietatea Update automatically.
5. Se formateaz, dup dorin, informaiile coninute n tabel. Trebuie avut n
vedere ca tabelul s nu fie ncadrat in chenar.
CREAREA SUBSOLULUI DE PAGIN
1. Se selecteaz din meniu: VIEWHEADER AND FOOTER.
2. Se face poziionarea n zona de subsol.
3. Se apas de dou ori pe tasta TAB, dup care:
a. Se tasteaz Page
b. Se clicheaz butonul Insert Page Number, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER
c. Se tasteaz of.
d. Se clicheaz butonul Insert Number of Pages, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER
4. Se clicheaz butonul Close, din caseta de dialog HEADER
AND
FOOTER.
OBSERVAIE
Pentru introducerea denumirii societii i a siglei se utilizeaz proprietatea de inserare
a imaginilor (Insert PictureClip Art) i folosirea casetelor text (Insert Text
Box)
58
UTILIZND ABLONUL
59
ANEXA
II
MEMORANDUM
(ablon MEMO)
CTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:
HOTEL FELIX
60
BUCURETI
MEMORANDUM
CTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:
(document MEMO)
ntlnirea pentru discutarea ncasrilor obinute de hotel n primul trimestru din anul
2001, va avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM.
V rog s pregtii urmtoarele:
ncasrile obinute pe primul trimestru;
ncasrile prevzute pe al doilea trimestru;
Noile msuri de mbuntire a activitii preconizate.
Dac exist vreo problem, v rog contactai-m personal
HOTEL FELIX
61
BUCURETI
NR.4,
Bucureti, 73133
(ablon ANTET)
E_mail: eco@mon.ro
NR.4,
Bucureti, 73133
(document ANTET)
07.02.2001
Doamna Popescu,
Deoarece suntei un client valoros al serviciilor noastre, doresc s v anun ultimele
dezvoltri ale Companiei noastre. Astfel:
S-au modificat orele de funcionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni
pn vineri de la 8AM la 7PM, iar smbt, de la 9AM la 1PM.
VIOREL POPA
PREEDINTELE SOCIETII
E_mail: eco@mon.ro
NR.4,
Bucureti, 73133
(ablon FAX)
SOCIETATEA NAIONAL
AUTOMOBILISM
Str. Lung nr.14
Braov
TO:
COMPANY:
FAX:
DATE:
PAGES:
FROM:
FAX:
PHONE:
64
DE
NR.4,
Bucureti, 73133
SOCIETATEA NAIONAL
AUTOMOBILISM
Str. Lung nr.14
Braov
TO:
COMPANY:
FAX:
DATE:
PAGES:
FROM:
FAX:
PHONE:
DE
Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a dou autoturisme de teren, marca Toyota,
avem plcerea s v anunm c transportul va sosi n GARA BUCURETII NOI, pe data
de 15.03.2001.
V rugm s trimitei mputernicitul Dvs., n vederea ncheierii formalitilor de predare.
V anexm alturat actele ce trebuiesc completate pentru a scurta timpul de ateptare la
Vam.
n ateptarea rspunsului Dvs.
Cu sinceritate,
ION PASCU
ef Serviciu Livrri
Page 2 of 11
65
4. AUTOMATIZAREA OPERAIILOR
DE NTOCMIRE CORESPONDEN
4.1. DOCUMENTE FORMATATE (STUDIU DE CAZ)
PAII
Observaie
n cazul aplicaiei, structura sursei de date poate fi:
mod_adresare
nume
prenume
funcia
nume_unitate
localitate
adresa.
C) Completarea documentului principal
se poziioneaz cursorul acolo unde se dorete introducerea informaiilor din
sursa de date;
se apas pe butonul INSERT MERGE FIELD din bara de instrumente aferent
operaiei MAIL MERGE, dup care se selecteaz (click) cmpul care se dorete inserat
( s nu se omit inserarea semnelor de punctuaie sau a spaiilor dintre dou cmpuri sau
dup acestea );
se d cmpurilor inserate dimensiunea, forma,
alinierea care se dorete s apar n forma final a scrisorii;
aparena i
MAIL:
MERGE TO NEW DOCUMENT:
document;
MERGE TO PRINTER:
MAIL MERGE:
68
ANEXA 1
11-mai-13
V. V.
Manager
69
ANEXA 2
Domnul
POPESCU
Adrian
Director General
VULCAN S.A.
BUCURETI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
VASILE
Ioana
Director Economic
VULCAN S.A.
BUCURETI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
PASCU
Smaranda
Director Tehnic
Institutul de Proiectri Energetice
BUCURETI
Str. Tuzla nr. 14
..........
70
ANEXA 3
11/5/13
V. V.
Manager
71
ANEXA 4
11-mai-13
<<nume_unitate>>, <<localitate>>
V. V.
Manager
72
ANEXA 5
11-mai-13
V. V.
Manager
73
11-mai-13
V. V.
Manager
74
11-mai-13
V. V.
Manager
10
75
4.2.
Tiprirea unui plic sau a unei etichete se face folosind comanda ENVELOPES AND
LABELS din meniul TOOLS. Comanda este util n special pentru trimiterea unei scrisori imediat
dup ce a fost scris.
4.2.1. Tiprirea unui plic
Pentru a tipri un singur plic, se efectueaz urmtorii pai:
1. Dac adresa de dstinaie este deja scris ntr-un document (de exemplu, n captul de sus al
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opional, deoarece adresa se
poate scrie i mai trziu).
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din
meniul Tools i se execut clic pe eticheta
ENVELOPES din caseta de dialog
ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie adresa destinatarului n
caseta DELIVERY ADDRESS.
Dac Word gsete o adres n document,
acea adres va fi inclus n caseta
DELIVERY ADDRESS. n acest caz, se
poate corecta doar textul, dac este cazul.
4. Dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se scrie n caseta RETURN ADDRESS.
Dac s-a specificat o adres personal pentru mesajele potale n Word, adresa respectiv va
aprea n mod automat n caseta RETURN ADDRESS. n acest caz, se poate edita textul, dac
este necesar (pentru a specifica o adres personal pentru mesaje potale, se alege OPTIONS din
meniul TOOLS, se execut clic pe eticheta USER INFORMATION i se introduce adresa n
CASETA MAILING ADDRESS).
Dac se introduce sau se editeaz textul din caseta RETURN ADDRESS din eticheta
ENVELOPES, cnd se execut clic pe butonul PRINT sau ADD TO DOCUMENT (la pasul 6),
Word va ntreba dac se dorete salvarea noii adrese ca adres de retur prestabilit. Dac se
execut clic pe YES, Word va salva textul ca adres personal pentru mesaje potale.
Dac nu se dorete tiprirea adresei de retur (de ex., dac se folosesc plicuri cu adresa gata
tiprit), se poate fie s se tearg textul din caseta RETURN ADDRESS, fie s se selecteze
opiunea OMIT de deasupra casetei.
76
INDICAIE
FOLOSIREA UNEI AGENDE DE ADRESE
Dac s-au introdus adrese ntr-o agend de adrese sau n dosarul Outlook Contacts, se poate
folosi butonul ADRESS BOOK de deasupra casetei DELIVERY ADDRESS sau de deasupra casetei
RETURN ADDRESS pentru a se selecta o adres, n loc s se scrie direct.
5. Dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului, se execut clic pe butonul
OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS.
INDICAIE
MODIFICAREA ATRIBUTELOR DE FORMATARE PENTRU TEXTUL TIPRIT PE
PLIC.
77
4.2.2.
1. Dac s-a introdus deja textul etichetei ntr-un document (de exemplu, o adres n antetul
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opional, pentru c textul se
poate scrie i mai trziu).
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS i se execut clic pe eticheta LABELS
din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie textul pentru etichet n caseta
ADDRESS.
Dac Word gsete o adres n
document, aceast adres va fi inclus n
mod automat n caseta ADDRESS. n acest
caz, se poate corecta doar textul.
Se poate selecta i opiunea USE RETURN
ADDRESS pentru ca Word s copieze n
caseta ADDRESS adresa personal pentru
mesajele potale (adresa care se introduce
n eticheta USER INFORMATION din caseta
de dialog OPTIONS, dup cum s-a artat
n seciunea anterioar).
Se poate face acest lucru pentru a tipri etichete cu adresa de retur personale.
INDICAIE
FORMATAREA TEXTULUI PENTRU ETICHETE
Se pot modifica atributele de formatare pentru orice bloc de text din caseta ADDRESS din
eticheta LABELS. Pentru aceasta, se selecteaz textul i se alege comanda rapid pentru
aplicarea (sau eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pild Ctrl+B, Ctrl+I,
sau Ctrl+U pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
4. Pentru a indica programului Word cte etichete s tipreasc, se efectueaz unul din paii
urmtori:
Pentru a tipri o pagin ntreag de etichete n care apare acelai text pe fiecare etichet,
se alege opiunea FULL PAGE OF THE SAME LABEL. S-ar putea folosi aceast opiunea,
de exemplu, pentru a realiza o foaie ntreag de etichete cu adresa de retur.
Pentru a tipri o singur etichet, se alege SINGLE LABEL i se introduce poziia pe linii
i coloane din foaia de etichete a etichetei care se dorete tiprit.
78
5. Dac trebuie s se modifice una din opiunile pentru tiprirea etichetei, se execut clic pe
butonul OPTIONS pentru a deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS
Dac foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica
valorile exacte ale etichetei, selectnd cea mai apropiat etichet standard din punct de
vedere al dimensiunilor, respectiv executnd clic pe butonul NEW LABEL i modificnd
valorile din caseta de dialog NEW CUSTOM.. Etichetei personalizate i se poate da o
denumire, care apoi poate fi tears, prin selectarea ei din lista PRODUCT NUMBER a casetei
de dialog LABEL OPTIONS i clicarea butonului DELETE.
INDICAIE
INSERAREA
Dac se tiprete o ntreag pagin de etichete (s-a ales opiunea FULL PAGE OF THE
SAME LABEL), se poate executa clic pe butonul NEW DOCUMENT pentru ca Word s
includ textul etichetei ntr-un nou document. Ulterior se pot modifica (prin adugarea,
de pild, a unei sigle pe fiecare etichet sau prin modificarea atributelor de formatare) i
se pot tipri etichetele prin tiprirea documentului respectiv. Documentul se poate salva
pentru a se putea tipri i alt dat aceleai etichete. (n acest document se va observa c
Word creeaz un tabel i c insereaz fiecare etichet ntr-o celul separat din tabelul
respectiv).
INDICAIE
PROGRAMUL WORD POATE S SCRIE SCRISORI !
Programul Word poate insera, n mod automat, ntr-un document toate elementele
generice ale unei scrisori (data, adresele expeditorului i destinatarului, introducerea, ) i le
poate formata conform opiunilor alese.
Pentru aceasta, se alege LETTER WIZARD din meniul TOOLS pentru a deschide caseta de
dialog LETTER WIZARD. n etichetele acestei casete de text, se selecteaz opiunile dorite
furnizndu-se informaiile necesare cu privire la expeditorul i destinatarul scrisorii.
Desigur, textul pentru corpul scrisorii va trebui editat separat!
4.2.3. Tiprirea seturilor de plicuri.
Facilitatea Word de realizare a scrisorilor formatate poate fi folosit i pentru tiprirea
seturilor de plicuri.
Iat n continuare paii necesari (cei mai muli sunt identici cu cei de la crearea scrisorilor
formatate. Vezi subcapitolul 4.1 Documente formatate):
1. Se deschide un nou document i se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS.
2. Se execut clic pe butonul CREATE i se alege ENVELOPES din meniul care va fi afiat.
3. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul ACTIVE WINDOW (se folosete ca document
principal documentul deschis la pasul 1, care se gsete pe ecran).
4. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul GET DATA, dup care
se efectueaz unul din paii urmtori:
Pentru a folosi o surs de date care este creat deja (de exemplu, cea folosit la scrisorile
standard), se alege OPEN DATA SOURCE, se selecteaz denumirea documentului din
caseta de dialog OPEN DATA SOURCE i se execut clic pe butonul OPEN.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT.
Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS.
Pentru a crea o nou surs de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
n caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire cmpurilor de date i
se execut clic pe OK.
n caseta de dialog SAVE AS, se introduce denumirea noii surse de date, se execut clic pe
butonul SAVE, iar n caseta de mesaje care va fi afiat, se execut clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE.
80
Se introduc toate blocurile de date n caseta de dialog DATA FORM i se execut clic pe
OK.
Word va reveni n documentul principal care a fost deschis la pasul 1.
Executai clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente
MAIL MERGE.
n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execut clic pe butonul SETUP
din seciunea main Document. Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
Dac au fost introdue nume i adrese ntr-o agend de adrese din Outlook, ntr-o
agend de adrese personale sau ntr-o list de adrese Schedule+, se poate alege USE
ADDRESS BOOK pentru a folosi datele pe care le conine sursa de date.
n caseta de dialog USE ADDRESS BOOK, se alege agenda de adrese ce va fi folosit,
dup care se execut clic pe OK. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET
UP MAIN DOCUMENT pentru ca Word s deschid caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
5. n caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS se vor opera modificrile necesare opiunilor de
creare a plicului sau de tiprire. Cnd se execut clic pe OK, Word va deschide caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS.
6. Se introduce adresa destinatarului n caseta SAMPLE ENVELOPE ADDRESS din caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS. Pentru a insera un cmp formatat, se execut clic pe butonul
INSERT MERGE FIELD, dup care se alege cmpul dintre cele afiate n meniul derulant.
n afara cmpurilor formatate, poate fi necesar introducerea spaiilor, virgulelor sau a altor
caractere. Cnd s-a terminat, se execut clic pe OK; Word va reveni n caseta de dialog
MAIL MERGE HELPER.
INDICAIE
Se poate configura programul Word pentru a tipri un cod potal de bare pe plic: se execut
clic pe butonul INSERT POSTAL BAR CODE din caseta de dialog ENVELOPE ADDRESS i se
specific cmpurile de date care conin codul potal i adresa destinatarului
7. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul EDIT din seciunea
MAIN DOCUMENT i se alege din meniul afiat denumirea documentului creat la pasul 1.
Programul va introduce adresa pentru mesaje n poziia adresei de retur (dac s-a definit o
astfel de adres) i va modifica configuraia paginii (marginile, formatul, sursa de alimentare)
pentru tiprirea plicurilor (pentru a defini o adres personal, se alege OPTIONS din meniul
TOOLS, se execut clic pe eticheta USER INFORMATION i se introduce adresa n caseta
MAILING ADDRESS).
8. Dac este necesar se poate edita adresa de retur sau de destinaie din documentul principal.
De exemplu, dac se folosesc plicuri cu adresa tiprit, trebuie tears adresa de retur din
document.
81
9. Pentru a genera plicurile, se execut clic pe butonul START MAIL MERGE de pa bara cu
instrumente MAIL MERGE.
Se deschide caseta de dialog MERGE. Se aleg opiunile dorite, apoi se execut clic pe butonul
MERGE.
Dac se dorete utilizarea tuturor informaiilor din sursa de date se execut clic pe butonul
MERGE TO NEW DOCUMENT sau pe butonul MERGE TO PRINTER de pe bara cu
instrumente MAIL MERGE.
4.2.4.
Tiprirea unor seturi de etichete cu ajutorul facilitii de formatare a scrisorilor din Word
este asemntoare cu operaia de tiprire a unor seturi de plicuri.
Se pot tipri etichete pentru plicuri (de ex. pentru scrisorile standard care s-au tiprit),
etichete de identificare, etichete pentru dischete, etc.
OBSERVAIE.
Dac se folosete comanda ENVELOPES AND LABELS (seciunea Tiprirea unei
etichete ) toate etichetele aparinnd unei foi trebuie s fie identice. Dac ns se folisete
comanda MAIL MERGE, etichetele pot fi diferite.
Paii sunt urmtorii:
1. Se deschide un nou document i se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS pentru a afia
caseta de dialog MAIL MERGE HELPER
2. Se execut clic pe butonul CREATE i se alege MAILING LABLES din meniul care va fi
afiat.
3. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul ACTIVE WINDOW pentru a folosi ca
document principal pentru crearea etichetelor documentul deschis la pasul 1.
4. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul GET DATA, apoi se
efectueaz unul din paii urmtori:
Pentru a folosi o surs de date deja creat (de exemplu, cea pentru scrisorile standard), se
alege OPEN DATA SOURCE, se selecteaz denumirea documentului din caseta de dialog
OPEN DATA SOURCE i se execut clic pe butonul OPEN.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT. Word va
deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS.
Pentru a crea o nou surs de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
n caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire cmpurilor de date i
se execut clic pe OK.
n caseta de dialog SAVE AS, se introduce numele sursei de date, se execut clic pe
butonul SAVE, iar, n caseta de mesaje care va fi afiat, se execut clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE. Se introduc toate blocurile de date n caseta de dialog DATA FORM i se
execut clic pe OK.. Word va reveni n documentul principal deschis la pasul 1.
82
83
Figura nr. 1
84
Marcarea textului ca fiind ntr-o anumit limb le permite instrumentelor de verificare din
Word s caute dicionarul corespunztor cnd se folosesc instrumentele respective pentru a
verifica textul n cauz.
Dac se dorete ca anumite blocuri de text s fie excluse de la verificare, se procedeaz
astfel:
1
Language din
Observaie
Limba reprezint un tip de atribut de formatare. Dac se execut clic pe butonul
Default... din caseta de dialog Language, WORD va aduga limba selectat n stilul
Normal al documentului sau ablonului.
4.3.2. Verificarea ortografiei
Figura nr. 2
85
Figura nr. 2
Figura nr. 3
Din meniul afiat n fereastra de mai sus, se alege una din urmtoarele opiuni:
Ignore, pentru a ignora cuvntul;
Ignore All, pentru ca rutina de verificare s nu mai marcheze cuvntul respectiv;
Add pentru a aduga cuvntul n dicionarul personalizat, astfel nct Word s nu
l mai marcheze niciodat ca fiind ortografiat greit;
AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate
respectiv din submeniul care va fi afiat:
pentru cuvntul
Word va corecta cuvntul n document i va aduga forma corect n lista Replace text
as you type asociat funciei AutoCorrect. De acum ncolo, Word va corecta, fr a marca,
forma greit cnd va mai fi scris n documente, cu condiia s fie selectat opiunea Replace
text as you type. Pentru a ajunge la aceast opiune, se alege AutoCorrect din meniul Tools,
apoi se execut clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afiat pe ecran:
Dac funcia pentru verificarea ortografiei n timpul scrierii a marcat unul sau mai multe
cuvinte din document, se pot localiza (i corecta) aceste cuvinte, executnd dublu-clic pe
86
pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dat
cnd se execut dublu-clic pe aceast pictogram, Word selecteaz urmtorul cuvnt marcat i
afieaz meniul derulant prezentat mai sus, ca s se poat corecta cuvntul scris greit.
INDICAIE
INDICAIE
Editarea textului n timp ce este afiat caseta de dialog Spelling and Grammer
Se poate editata textul din document n timp ce este afiat caseta de dialog Spelling And
Grammar. Pentru aceasta, se execut clic pe document. Pentru a relua verificarea ortografie, se
execut clic pe butonul Resume din caseta de dialog Spelling and Grammar.
88
5. GESTIONAREA TABELELOR
(produsul Microsoft Office - EXCEL)
5.1. NOIUNI INTRODUCTIVE
CARACTERISTICI GENERALE
Produs de tip SPREADSHEET (CALCUL TABELAR), care organizeaz date
numerice i efectueaz calcule, combinnd avantajele unui calculator puternic cu
structura i organizarea unui registru;
nelege i interpreteaz relaiile numerice, exprimate prin formule i funcii la
apariia unor modificri a datelor;
Dispune de posibiliti multiple de reprezentare grafic a datelor i de tiprire a
acestora.
DOMENII DE UTILIZARE
Analiza statistic;
Analiza financiar;
Evidena contabil;
Birotica i secretariat;
Relaii publice i mass-media;
Eviden personal;
Prognoze;
Conducerea i evaluarea proiectelor;
Aplicaii inginereti.
89
Bara de meniu
Bare de
instrumente
Bara de
formule
Fereastra
registrului de
calcul
Bara de
stare
Figura nr. 1
90
Domeniul (range) este un grup de celule adiacente. Celulele dintr-un domeniu pot fi n
coloana, n linie sau n orice combinaie de coloane i linii, atta vreme ct acesta este de forma
dreptunghiular.
Domeniile pot fi identificate prin:
adresa de domeniu dat de adresa celulei din colul stnga sus urmat de
dou puncte (:) i adresa celulei din colul dreapta jos (Ex. A4: D9);
, , , ,
Ctrl + , , ,
DESCRIERE
Deplasare o celul la stnga, la dreapta, n sus sau n
jos, n funcie de sensul sgeii.
Deplasare n urmtoarea celul cu date
End + , , ,
Tab
Enter
Shift + Tab
Shift + Enter
Home
Ctrl + Home
Ctrl + End
Page Up
Page Dawn
Alt + Page Up
Ctrl + Page Up
Tipuri de date:
Text (etichete) orice combinaie de litere, cifre i simboluri (max. 255 caractere).
n interiorul unei celule, textul este aliniat automat la stnga.
Formule i funcii. Una din funciile importante ale programului. Excel este
capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor. n general, formulele constau
din una sau mai multe adrese de celule i/sau valori i operatori aritmetici, ca de
exemplu: "+" (adunare),
"-" (scdere), "*" (nmulire), " / " (mprire). De
exemplu, dac se dorete s se calculeze valoarea medie a trei numere coninute n
celulele A1, B1 i C1, se va utiliza formula:
= (A1+B1+C1)/3
93
Introducerea datelor:
4
Pe bara pentru formule apar trei casete mici. Primele dou casete sunt pentru
respingerea (Cancel) sau confirmarea (Enter) datelor tastate. A treia caset
activeaz editarea formulelor.
Bara cu
formule
Celula
curenta
Figura nr. 2
94
+ Introducerea
Figura nr. 3
95
+ Editare
datelor (formulelor):
Se poate introduce o serie de numere care crete cu raia (pasul) 1 sau cu o raie
specificat. Pentru a completa un domeniu de celule cu o serie de numere, se parcurg
urmtorii pai:
1. Se introduce numrul de pornire n prima celul a domeniului. Dac se dorete
ca raia de cretere s fie o valoare specificat, se introduc primele dou valori
n celule adiacente.
2. Se selecteaz domeniul care conine numerele. Se poziioneaz pointerul de
mouse pe tortia de umplere i se gliseaz de-a lungul domeniului de celule
adiacente care se dorete a fi completat.
98
Observaie:
Pentru a insera rapid mai multe linii sau coloane, se selecteaz una sau mai multe linii
sau coloane i apoi se execut clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afiat, se alege comanda Insert.
Observaie:
Pentru a terge rapid mai multe linii sau coloane, se selecteaz una sau mai multe linii
sau coloane i apoi se execut clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afiat, se alege comanda Delete.
99
3. Din caseta de dialog afiat se selecteaz fie Shift Cells Left, pentru ca datele
existente s fie deplasate la stnga, fie Shift Cells Up pentru ca datele existente
s fie deplasate n sus.
dorete
Pie
Bar
Column
Linie
Area
100
2. Se execut clic pe
standard;
.
.
Title and Label - adaug titlul graficului sau etichete pentru oricare din axe;
Text Box - adaug text explicativ sau alt text ntr-o caset separat;
O list este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia n
care informaiile sunt organizate ntr-un anumit mod, specific, pe linii i coloane. n Figura
4 este ilustrat un exemplu tipic de list.
Figura 4
Pentru a nelege listele Excel, trebuie s se cunoasc cteva principii de baz privind
organizarea:
O list este o colecie de elemente, denumite nregistrri (records).
Fiecare nregistrare se compune din uniti de informaie denumite cmpuri (fields).
De exemplu, ntr-o list ca cea de mai sus avnd precizate numele, localitile i
numerele de fax ale principalelor firme beneficiare, fiecare firm va avea propria sa nregistrare,
iar cmpurile fiecrei nregistrri vor conine tipuri specifice de informaii despre firma
respectiv.
n listele Excel, fiecare nregistrare este memorat pe o singur linie i fiecare cmp
este definit ca o singur coloan. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row)
care este ntotdeauna prima linie n list, iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru
cmpuri.
102
Este indicat s se pstreze fiecare list n propria sa foaie de calcul, fr nici un fel de
informaii suplimentare. Dac trebuie incluse i alte date n aceeai foaie de calcul, se vor
plasa nainte sau dup list, cu cel puin un rnd diferen ntre ele;
Nu se las o linie liber ntre capul de tabel i prima nregistrare. Pentru a diferenia capul
de tabel de datele din list, se folosesc alte fonturi, nuane, chenare i alte elemente de format
pentru celule;
Se poate memora ntr-o list orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, chiar imagini
grafice. Se verific ca datele din acelai cmp (coloan) s fie de acelai tip;
Fiecare nregistrare este memorat pe o linie separat. Nu este nici o problem dac nu se
completeaz unul sau dou cmpuri dintr-o nregistrare, ns cel puin un cmp din
nregistrare trebuie s conin informaii. Dac Excel gsete o linie liber n list,
presupune c acesta este captul listei.
103
104
Figura nr. 5
2. Se alege opiunea Data i apoi comanda Sort. Excel selecteaz lista i afieaz pe ecran
caseta de dialog Sort, care este ilustrat n Figura nr. 6.
Figura nr. 6
3. Se execut clic pe sgeata pentru list derulant de lng caseta de text Sort by i
se selecteaz primul cmp ales cheie de sortare. n acest exemplu, s-a selectat cmpul
Localitatea deoarece aceasta este ordinea principal de sortare aleas.
4. Se selecteaz opiunea Ascending sau Descending, n funcie de ordinea de sortare
aleas. Prima opiune sorteaz numerele n ordinea 0-9 i literele n ordinea A-Z, iar a
doua opiune folosete ordinea invers.
5. Pentru a sorta i dup un al doilea cmp, se execut clic pe sgeata de list derulant
din caseta Then by i se selecteaz un nume de cmp. i n acest caz se poate alege una
din opiunile Ascending sau Descending.
n exemplu, s-a selectat cmpul Nume
societate / Firm i s-a marcat butonul Descending.
6. Pentru a sorta lista i dup un al treilea cmp, se folosete n mod similar urmtoarea
caset Then by. Astfel se poate efectua sortarea folosind pn la trei cmpuri.
Atenie!!
Cnd s-a ncearc o sortare, Excel nu a gsit toate nregistrrile. Ce nu merge bine?
Probabil c undeva n list exist o linie liber. Excel identific lista dup capul de
tabel, linia liber de la sfrit i coloanele libere de pe margini. Dac se uit completarea
106
unei linii sau unei coloane, Excel presupune c acestea marcheaz sfritul listei i nu
include datele existente sub linia respectiv sau n dreapta coloanei ne completate. Se cut
liniile sau coloanele libere i se terg, apoi se ncerc din nou o sortare.
5.6.4. Cutarea unor informaii ntr-o list
Dac lista are numai 20 de nregistrri, se arunc o privire rapid pe ecran i se gsete
informaia dorit, ns, n cazul n care se lucreaz cu sute sau mii de nregistrri, nu se poate
pierde vremea derulnd ecran dup ecran, de fiecare dat cnd sunt necesare anumite informaii.
Excel permite folosirea unui formular pentru gsirea rapid a informaiei cutate. i n
acest caz este vorba tot de formularele de date, cu ajutorul crora se trece de la o nregistrare la
alta, pe baza criteriilor de cutare introduse .
Criteriile sunt instruciunile date programului Excel pentru o anumit operaie de
cutare n list. De exemplu: criteriul (sau criteriile) poate genera o list cu toate firmele din
aceeai localitate.
Dac se dorete gsirea unor anumite nregistrri n list, se execut clic pe prima
nregistrare i apoi se parcurg urmtoarele etape:
1. Se alege din meniul principal opiunea Data i de aici Form.. Pe ecran apare cunoscutul
formular de date(vezi Figura nr.2), completat cu datele din nregistrarea curent.
2. Se execut clic pe opiunea Criteria pentru a trece n modul de cutare al formularului.
Informaiile referitoare la nregistrarea selectat dispar din casetele de test (dac s-a
cutat altceva nainte, se vede pe ecran ultimul set de criterii folosit. Pentru a terge
complet coninutul formularului, se execut clic pe opiunea Clear.
3. Se introduc criteriile de cutare n casetele corespunztoare. Excel caut nregistrrile
care respect toate criteriile introduse. Se poate face cutarea dup valori care sunt egale,
mai mari, mai mici sau diferite fa de cea introdus n criteriu. Pentru a reprezenta
aceti operatori, se folosesc urmtoarele simboluri:
Simbol
Semnificaie
= =text
>
>=
<
<=
<>
egal cu
mai mare dect
mai mare sau egal cu
mai mic dect
mai mic sau egal cu
diferit de
107
SUGESTIE
Dac unul din criteriile alese este un fragment de text, Excel gsete toate
nregistrrile n care cmpul respectiv ncepe cu textul respectiv.
4. Se aps tasta Enter pentru a ncepe cutarea.
5. Este foarte posibil s se obin mai multe nregistrri n lista de rezultate; pentru a vedea
nregistrarea urmtoare, se execut clic pe butonul Find Next. Se repet operaia pn
cnd se aude un sunet de avertizare(dac sistemul are dispozitiv sonor), prin care se
comunic faptul c au fost epuizate toate nregistrrile gsite.
6. Se execut clic pe butonul Find Prev pentru a reveni la nregistrarea anterioar.
Bineneles, vor fi afiate pe ecran numai nregistrrile care respect criteriile de cutare.
7. Se execut clic pe butonul Close pentru a iei din formularul de cutare.
108
Figura nr. 7
3. Se execut clic pe sgeata de lng un nume de cmp i se selecteaz un cmp din list.
n acest exemplu, s-a cerut programului Excel s afieze doar firmele beneficiare din
Buzu. Se pot vedea rezultatele obinute n figura de mai jos (Figura nr.8).
Figura nr. 8
109
4. Singurele nregistrri care mai sunt vizibile sunt cele care se potrivesc cu condiiile
filtrului. Pentru a afia din nou toat lista, se deschide filtrul (sau filtrele) pentru cmpul
(cmpurile) respectiv i se execut clic pe opiunea All.
Se poate filtra chiar i filtrul !
Dac se execut clic pe o sgeat ntr-o list derulant AutoFilter, se obine acces la
opiunile speciale precizate mai jos, care pot fi folosite pentru a restrnge i mai mult
lista:
Top 10 (Primele 10): Chiar dac numele nu spune foarte multe, acesta este un
instrument nemaipomenit pentru liste. Aceast opiune, care lucreaz numai cu
coloane care conin numere sau date calendaristice, afieaz cele mai mari sau cele
mai mici valori din list, pe baza unui numr sau a unui procent ales. Se execut clic
pe sgeata pentru lista derulant i se alege opiunea Top 10. Se alege Top sau Bottom
n prima caset, un numr de la 1 la 100 n a doua i se specific Items sau Percent n
ultima caset, apoi se execut clic pe butonul OK.
Custom (Personalizare): Se pot crea chiar expresii de filtre cu ajutorul operatorilor
logici (mai mare dect, mai mic dect etc.) sau s se combine dou criterii de cutare
cu ajutorul operatorilor logici AND i OR.
All (Integral): Reface situaia iniial. Numerele de linii i sgeata pentru lista
derulant vor fi trasate din nou n culoarea gri, iar lista va fi afiat integral.
110
111
DATE SALARIATI
MARCA
NUME PRENUME
SEX
LOC MUNCA
FUNCTIA
SALARIU BRUT
POPESCU VICTOR
SECTIE 1
ECONOMIST
3500000
IONITA ELLA
SECTIE 1
CONTABIL
2250000
SAVA MARIA
SECTIE 2
DIRECTOR EC.
4450000
BRATU MIRCEA
SECTIE 3
INGINER PR.
3150000
VASILE SILVIA
SECTIE 1
CONTABIL PR.
3050000
GEORGESCU ION
SECTIE 2
CERCETATOR
2500000
Indicaii:
S se previzualizeze tabelul.
112
Obiective: Crearea tabelului CALCUL SALARII prin preluarea unor date din
tabelul DATE SALARIAI, calculul salariului net, utilizarea unor
funcii uzuale pentru raportri statistice, formatare tabel i raportri
statistice, previzualizare i salvare foaie de calcul.
CALCUL
SALARII
A
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
SALARIU BRUT
1%
3%
IMPOZIT
SALARIU NET
NUME PRENUME
LOC MUNCA
POPESCU VICTOR
SECTIE 1
3500000
770000
IONITA ELLA
SECTIE 1
2250000
495000
SAVA MARIA
SECTIE 2
4450000
970900
VOICU ELENA
SECTIE 2
4550000
326400
BRATU MIRCEA
SECTIE 3
3150000
970900
VASILE SILVIA
SECTIE 1
3050000
670100
GEORGESCU ION
SECTIE 2
2500000
550000
TOTAL =
----------------
Indicaii:
Zona marcat se va copia din foaia de calcul APLIC1.XLS.
Se vor completa coloanele 1% 3% calculnd procentele
corespunztoare din SALARIU BRUT.
Se va completa coloana SALARIU NET prin scderea din SALARIU
BRUT a sumei formate din: 1% 3% IMPOZIT.
Se va calcula TOTAL salariu net folosind suma automat
(icon-ul AutoSum).
--------------
--------------
--------------
113
Indicaii:
S se afieze din Baza de Date curent, persoanele care au LOC MUNCA =SECTIE 1
114
PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I
DENUMIRE PRODUS
IAN
FEB
MAR
Produs 1
Produs 2
Produs 3
300
450
550
700
500
450
123
300
600
Indicaii:
Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la limea optim.
Tabelul se va formata utiliznd comanda AutoFormat.... din meniul
Format.
Indicaii:
COST
120
100
60
75
30
TOTAL:
Indicaii:
Coloana DENUMIRE se va redimensiona la limea de 20 de caractere.
Se va calcula totalul costurilor variabile unitare / bucat i se va scrie n
celula B10.
B
650
Indicaii:
COST
1610000
1339750
316250
465750
402500
NR. BUC.
INCASARI
COSTURI VARIABILE
COSTURI TOTALE
-----------------------------PROFIT / PIERDERI
IAN
14000
FEB
20000
MAR
23000
--------
--------------
--------
Indicaii:
Coloana A se va redimensiona la 20 caractere.
Zona ncadrat se va calcula pe baza formulelor:
NCASRI = NR. BUC. *PRE VNZARE / BUC
COSTURI VARIABILE = NR. BUC.*COSTURI VARIABILE UNITARE / BUC(TOTAL)
COSTURI TOTALE = COSTURI VARIABILE + TOTAL COSTURI FIXE
PROFIT / PIERDERI = NCASRI - COSTURI TOTALE
Pentru crearea unei legturi dinamice ntre documentele WORD - EXCEL, se procedeaz
astfel:
1. n foaia de calcul EXCEL , se selecteaz domeniul (tabelul i graficul)care urmeaz a
fi copiat;
2. Se activeaz opiunea Edit din bara de meniu i de aici se alege comanda Copy;
opy;
3. Se activeaz butonul START prezent n bara de taskuri i se lanseaz n execuie
programul WORD;
4. Se deschide documentul WORD (sau se va crea un document nou) n care se vor
importa elementele EXCEL;
5. Se activeaz opiunea Edit din bara de meniu i de aici se alege comanda Paste
Special;
6. Din fereastra afiat (vezi Figura de mai jos), se alege opiunea Paste link i apoi
formatul special Picture.
Exercitiu Excel
Obiective: Crearea tabelului
A
1
2
3
4
5
6
IAN
FEB
MAR
30
10
10
-
20
15
25
-
25
5
15
-
Indicaii:
Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la lime optim.
Tabelul se va formata utiliznd comanda AutoFormat.... din meniul
Format.
Totalul se va calcula cu butonul AutoSum.
Exercitiu Word
1. S se creeze, sub forma unui ablon, o pagin cu antet, avnd aspectul prezentat n
Anexa I i respectnd urmtoarele cerine:
Numele societii comerciale, din antet, este introdus ntr-o caset text.
Imaginea, din antet, este preluat din Clipart.
Linia orizontal este trasat grafic.
Observaie
4
SAVINEX H.R.
BD. INDEPENDENEI NR. 16
BUTENI
Anexa I
(044) 312254
E_mail: savin@pcnet.ro
SAVINEX H.R.
BD. INDEPENDENEI NR. 16
BUTENI
Anexa II
n atenia:
Nume/ prenume
Funcia
Loc munc
Localitate
TABEL
GRAFIC
11
(044) 312254
E_mail: savin@pcnet.ro
124
putea transfera informaii de la alte calculatoare cu rol de server conectate la rndul lor la
Internet.
125
dintre servicii exist un calculator care solicit informaii un client al serviciului respectiv de
la un alt calculator care furnizeaz informaiile, numit server. Fiecare calculator legat n reea,
poate fi att client ct i server.
Cel mai utilizat serviciu n INTERNET este World Wide Web (WWW). Acesta este
un sistem cu hipertext2 care va ajuta s v deplasai pe cale electronic n jurul lumii,
cutnd informaii. Web v permite s urmrii legturile.
Pentru a folosi serviciul WWW, avei nevoie de un browser Web (rsfoitor prin INTERNET)
un program care afieaz documente Web. (Internet Explorer, Netscape etc).
Aproape fiecare persoan (fizic sau juridic) si-a creat propria pagin Web, n care
public
informaii utile. n momentul de fa, o mare parte din paginile de Web au un aspect comercial
i deci informaia cu adevrat folositoare este n permanent scdere. Acest lucru nu trebuie s
fie ngrijortor, deoarece acolo unde exist aspect comercial, apare implicit i legea
concurenei. Datorit ei, numai firmele cele mai capabile vor reui s supravieuiasc
puternicului val. Dei n ultimul timp a crescut capacitatea i nivelul de performan al reelei
INTERNET, utilizatorii percep o scdere a calitii serviciilor datorat n special aglomerrii
reelei.
Factorii care determin aglomerarea reelei INTERNET sunt:
asaltul neprofesionitilor, care n condiiile unor costuri sczute de acces, manifest un
comportament iraional i neeconomic, avnd ca efect poluarea Internet-ului;
inexistena unor soluii tehnice de acces care s fac o difereniere a serviciilor solicitate
i s permit acordarea prioritii difereniate de servicii;
imperfeciunea pieei serviciilor INTERNET, structura ei reflectndu-se asupra preului
i vitezei de comunic.
Reeaua World Wide Web (reeaua Web sau WWW, ce ofer acces la fiiere,
documente, imagini, sunete din mii de zone Web).
Grupuri de dialog UseNet (UseNet newsgroups) grupuri de discuii care trateaz
subiecte referitoare la tiin, evenimente, muzic, calculatoare etc.
Transferul de fiiere cu ajutorul protocolului FPT (File Transfer Protocol).
O parol;
2)
Un document de hipertext va permite s srii din loc n loc ntr-un document sau la alte documente prin
intermediul unor legturi de un anumit tip.
126
+ Ce este Intranet-ul?
Intranet-ul nseamn utilizarea tehnologiilor Internet n vederea legrii ntr-un tot
unitar a resurselor informaionale ale unei organizaii. Intranet-ul deriv din Internet:
este o reea de calculatoare bazat pe protocoale Internet. Intranet-ul este rspunsul
momentan pentru nevoile legate de gestiunea informaiilor i lucrul n grup al unei
organizaii. Intranet-ul faciliteaz comunicarea ntre oamenii unei organizaii,
concretizndu-se n infrastructura tehnologic necesar unei bune i eficiente colaborri.
Similitudinea dintre cele dou concepte Internet i Intranet face dificil trasarea
unei granie de demarcaie. Totui cea mai important diferen se afl nu att la nivel
tehnologic, ct mai ales la cel semantic. Internet-ul este zona informaiilor publice, iar
Intranet-ul este cu predilecie zona informaiilor cu caracter privat.
Avantajele Intranetului deriv din:
utilizare browser rsfoitor ca interfa cu utilizatorul;
127
+ Avantaje
Este ieftin de regul, mai ieftin dect trimiterea unui mesaj prin pot i adesea mai
ieftin dect o discuie telefonic.
Este rapid. Mesajele sunt transmise adesea n timp de secunde.
Este comod. Se pot crea grupuri de utilizatori, lucru care permite scrierea unui
mesaj i transmiterea lui prin E-mail tuturor persoanelor grupului. De asemenea, se
poate scrie un mesaj, se adreseaz unei singure persoane, apoi prin sistemul CC
(Carbon Copy copie la indigo) poate fi transmis altor utilizatori ai sistemului
E-mail.
+ Dezavantaje
128
+ Scrierea adresei
Scrierea adresei pentru majoritatea mesajelor E-mail nu este o problem. Pentru a
transmite un mesaj E-mail unui membru al unui serviciu online,se reine adresa din INTERNET
format din dou pri: numrul de identificare sau denumirea pentru conectare a
persoanei(firmei) i denumirea domeniului serviciului online separate prin semnul @
(de exemplu, iroma@snspa.snspa.ro). Reeaua INTERNET analizeaz denumirea domeniului,
gsete numrul asociat cu ea (adresa calculatorului care administreaz mesajele prin pot) i
folosete numrul respectiv pentru a trimite mesajul n locul corect.
+ Eticheta n INTERNET
Cnd lucrai cu E-mail prin INTERNET, respectai urmtoarele reguli pentru a evita
jignirea oamenilor i punerea dvs. n situaii delicate.
Nu scriei nimic ce ai putea regreta mai trziu.
Fii politicos.
Tristee, dezamgire;
8-)
:-
;-)
O clipire;
129
Mo Crciun;
:-&
Fr glas;
:-o
O privire socat;
Dac se ntoarce pagina cu 90 de grade, astfel nct marginea din stnga s fie orientat n sus,
iar marginea din dreapta n jos, se va observa semnificaia simbolurilor de mai sus.
.
Adevratul ctig al utilizrii acestor prescurtri este acela c le confer persoanelor care
le folosesc impresia c au propriul lor cod secret.
Dac avei instalat WINDOWS, putei folosi programul Microsoft Exchange, pentru
transmiterea mesajelor E-mail n reeaua firmei. Principala lui problema e c este prea lent.
Dac avei instalat cel puin WINDOWS 97, putei folosi programul Microsoft Office
Outlook.
Se poate folosi i programul EUDORA, unul dintre cele mai cunoscute programe pentru
E-mail din INTERNET. Este mult mai rapid i mai uor de folosit dect Exchange
130
+ Funciuni
1. Transmiterea i recepionarea masajelor E-mail att ntr-o reea local ct i pe
INTERNET;
2. Permite realizarea unei agende personale;
3. Permite crearea unei Liste cu probleme de rezolvat, o baz de date cu nume i adrese
i poate ine evidena tuturor fiierelor deschise n care se lucreaz cu alte programe
din pachetul Office 97.
n concluzie, aceast aplicaie poate nlocui cu succes munca unei secretare personale!
Outlook
Other
notiele de la edine;
Notes
Conine notiele pentru D-vs. sau alte persoane.
Deleted Items Conine articole pe care le tergei din celelalte dosare
4
Inbox
Sent Items
Outbox
Deleted Items
4
Grupul Other conine dosare aflate pe calculatorul D-vs., dar care nu sunt n Outlook
My Computer, My Documents Favorites.
Componenta E-mail
Selectai Format (din bara de meniu) Font i apoi alegei din caseta de
dialog afiat opiunile dorite.
Utilizai bara cu instrumente de formatare.
Atenie!!
Executai
Selectai
Atenie!!
AutoSignature Selectai Tools AutoSignature pentru ca Outlook s adauge
automat un mesaj, un citat sau un alt text la sfritul oricrui mesaj pe care l trimitei.
Selectai caseta de validare Have Replies Sent i indicai numele persoanei. Putei
folosi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.
Selectai caseta de validare Save Sent Massage TO pentru a salva mesajul n dosarul
Sent Items, care este cel implicit.
Opiuni de expediere
2. Executai clic pe sgeata de derulare Flag i selectai textul pe care vrei s-l includei
n mesaj;
3. Executai clic pe sgeata de derulare By
introducei manual o dat n caseta de text.
sau
Atenie!!
Componenta CALENDAR
Funciuni:
Realizeaz programarea ntlnirilor de afaceri, diverse evenimente i programarea
edinelor.
Fereastra STANDARD CALENDAR
Executai clic pe sgei pentru a vedea
luna anterioar sau luna urmtoare
Panoul cu programri
Data curent
Panoul cu
programri lunare
7. Din lista derulant Show Time, selectai modul n care vrei s fie afiat ora
programat n calendar;
8. n caseta de text din partea de jos, introducei textul ntlnirii sau materialele pe
care trebuie s le luai la ntlnire;
9. Executai clic pe butonul Categories i ncadrai ntlnirea ntr-o categorie;
10.Executai clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n Calendar.
Start,
End
4. n caseta
urmtoarelor criterii:
Start
Programarea evenimentelor
Un eveniment este o activitate care dureaz minimum 24 de ore (exp.: o expoziie,
o conferin).
Pentru a programa un eveniment, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar New Event. Pe ecran va apare caseta de dialog Event ;
2. Completai casetele Subject Location Start Time End Time;
Atenie!!
Atenie!!
Atenie!!
edina
o ntlnire la care invitai anumite persoane i folosii resurse.
Participani sunt persoane care particip la edin.
Resurse
ntregul echipament pe care l folosii n desfurarea edinei
(calculatorul, retroproiectorul, chiar i camera propriu-zis).
Pentru a programa o edin, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar Plan a Meeting;
2. Pentru a introduce numrul participanilor, executai clic pe Type attendee names
here n lista ALL Attendees. Introducei numele i apoi apsai tasta <Enter>;
Atenie!!
Invitai mai multe persoane executai clic pe butonul Invite Others pentru a
selecta nume din agendele Personal Address Book sau Outlook Address Book.
3. Pentru a fixa data edinei deschidei lista derulant Meeting Start Time din
extrema stng i selectai data din calendar;
4. Pentru a fixa ora de ncepere a edinei alegei una din urmtoarele metode:
+
+
+
5. Pentru a fixa ora de nchidere a edinei alegei una din urmtoarele metode:
+
+
Atenie!!
Cancel
Atenie!!
Persoan de contact o persoan sau firm pentru care ai introdus numele, adresa,
numrul de telefon i alte informaii similare. Putei lua legtura cu persoana de
contact trimindu-i un mesaj E-mail, programnd o ntlnire, sau trimindu-i o
scrisoare.
Save
- Salveaz nregistrarea i nchide caseta de dialog Contacts ;
Save and New - Salveaz nregistrarea i golete caseta de dialog Contacts,
n care putei introduce o nou persoan;
Save and New in Company - Salveaz nregistrarea i golete toate casetele de
text, mai puin Company.
Trimiterea mesajelor
Atenie!!
Pentru a trimite un mesaj unei persoane de contact, trebuie s fie introdus adresa
E-mail a persoanelor respective.
Atenie!!
Repartizare
Atenie!!
Atenie!!
List de sarcini o list cu lucrrile pe care trebuie s le efectuai pentru a
finaliza o lucrare, a planifica o edin, a organiza un eveniment etc. Aceste
sarcini pot fi: scrierea unei scrisori, tiprirea unei foi de calcul, rezervarea
biletelor de avion etc.
Atenie!!]
Afiarea sarcinilor
Putei schimba modul de afiare a listei de sarcini selectnd una din urmtoarele opiuni
din View Current View:
Simple List
- afieaz lucrrile, casetele de validare, tema i termenul de
finalizare;
Gestionarea sarcinilor
1. Adugarea unei sarcini: executai clic pe rndul Click Here to Add a New Task;
2. Editarea unei sarcini: executai dublu clic pe sarcina respectiv;
3. Marcarea unei sarcini finalizate: executai clic pe caseta de validare din a doua coloan
de la stnga, sau executai clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectiv i
selectai Mark Complete;
4. tergerea unei sarcini: executai clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectiv
i selectai Delete;
5. Repartizarea unei sarcini altei persoane: executai clic cu butonul din dreapta mouse pe
sarcina respectiv i selectai Assign Task. Completai numele persoanei creia vrei si repartizai sarcina i executai clic pe butonul Send;
6. Repartizarea unei noi sarcini altei persoane: selectai Tasks New Task Request.
Introducei datele conform procedurii obinuite i executai clic pe Send.
Pentru a introduce datele statistice despre o lucrare, executai clic pe eticheta Status i
alegei urmtoarele informaii:
Date Completed - introducei data la care va fi finalizat lucrarea;
Total Work - introducei volumul de munc (timpul) care considerai c va fi
alocat lucrrii. Cnd finalizai lucrarea, se calculeaz automat timpul real necesar, i
va fi introdus n aceast caset de text;
Actual Work - introducei timpul care v-a fost necesar pentru efectuarea lucrrii;
Mileage - introducei distana parcurs (n mile) pentru finalizarea lucrrii;
Billing Information - introducei datele despre costuri, cum ar fi: orele de plat,
resursele folosite i cheltuielile pentru echipamente;
Contacts - introducei numele persoanelor din interiorul firmei sau din afara ei
care au fost implicate n finalizarea lucrrii;
Companies - introducei numele firmelor la care lucreaz persoanele de contact
implicate, sau care au legtur cu proiectul in general;
Update List - afieaz automat lista persoanelor ale cror sarcini sunt actualizate
atunci cnd operai modificri legate de lucrarea dvs. ;
Create Unassigned Copy - copiaz lucrarea pentru a putea fi repartizat altcuiva.
Tiprirea n Outlook
Atenie!!
Pagin este acea parte din foaia de hrtie pe care sunt tiprite informaiile. De
exemplu, putei tipri dou sau chiar patru pagini pe o singur foaie de hrtie;
Stil de tiprire combinaia dintre configurarea formatului foii de hrtie i cea
al paginii, prin care se controleaz rezultatul tipririi.
Monthly Style - afieaz ntlnirile dintr-o lun dintr-o pagin pe o foaie de 8,5
x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci;
"OMEGA" S.A.
(eventual s fie
proiectat i tehnoredactat
n Word, utiliznd
ora
1200,
PHARE;
4
se
programeze
pregtirea
simpozionului
"COMUNICAREA
BIBLIOGRAFIE
10. BIBLIOGRAFIE
1. : Dicionarul explicativ al limbii romne - DEX, ediia a II-a, ed. Univers Enciclopedic,
Bucureti, 1998.
2.
DEEP, Sam i Lyle SUSSMAN: Secretul oricrui succes: s acionm inteligent, ed.
Polimark, Bucureti, 1997.
3.
HILTROP, Jean-M. i Sheila UDALL: Arta negocierii, ed. Teora, Bucureti, 1998.
4.
5.
6.