REFERAT

MANAGEMENTUL PROIECTELOR:
ETAPELE IMPLEMENTARII UNUI
PROIECT

PROFESOR: FIERASCU PETIA

CURSANT: ARNAUTU MIHAELA
ANUL: AMF III
 Fazele unui proiect

Proiectele sunt mijlocul prin care se realizeaza lucrari si obiective noi.

Toate proiectele au anumite caracteristici in comun. Toate au un inceput si un
sfarsit bine definite. Rezultatele proiectelor sunt constituite de unul sau mai multe
livrabile. In proiecte lucreaza resurse umane – fie full time, fie part time, fie
ambele. Pe linga acestea, se mai pot enumera si alte caracteristici. Toate
organizatiile deruleaza proiecte, al caror management se poate face prin
aplicarea unui set comun de procese denumite generic “managementul
proiectelor”. De fapt, aceste procese pot fi utilizate indiferent de tipul proiectului.
Toate proiectele trebuie definite si planificate si pentru toate proiectele trebuie
aplicat managementul continutului, al riscurilor, al calitatii, etc. Managementul de
Proiect defineste procesele generale pentru managementul si controlul
proiectului. Managementul proiectului nu inseamna executia efectiva a livrabilelor
proiectului. Pentru aceasta este necesara definirea activitatilor care produc
livrabile specifice. Aceste activitati sunt denumite generic ciclul de viata al
proiectului.

Un exemplu de ciclu de viata este modelul generic Waterfall, care ofera un

set de faze care poate fi utilizat pentru orice proiect. Se incepe prin intelegerea
cerintelor, proiectarea solutiei, constructia si testarea sa, urmand apoi
implementarea. Fiecare dintre aceste grupuri de activitati se numeste faza (Faza
de Analiza, Faza de Proiectare, faza de Constructie, etc.). Ce poate fi mai usor?

FAZELE UNUI PROIECT

Nu exista un model unanim acceptat cu privire la fazele ce compun ciclul

de viata al unui proiect, insa modelul cel mai des intalnit este cel structurat pe
urmatoarele patru faze:
1. INITIEREA
· identificarea problemei ; tehnici de investigare (chestionare, focus grup,
analiza SWOT, etc)
· documentare cu privire la problema in cauza (diagrama cauza efect
ISHIKAWA - diagrama in “os de peste” );
· stabilira scopului si a obiectivelor proiectului, prin care urmeaza sa fie
abordata problema;
· estimarea impactului (justificare) pe care l-ar putea avea proiectul asupra a
diverse grupuri sau persoane;
· obtinerea deciziei din partea conducerii institutiei / organizatiei cu privire la
derularea unui proiect, care sa aiba scopul si obiectivele respective.

2. PLANIFICAREA presupune elaborarea planului detaliat al proiectului:

Planul de proiect este un document unitar care poate fi creat pentru a
include toate livrabilele de management de proiect:
Definitia Proiectului (se mai numeste si Project Charter)
Declaratia de continut a proiectului, estimarile de cost, efort si durata
Roluri si responsabilitati
Programul activitatilor, Structura de descompunere pe activitati, Reperele
temporale

Procedurile de Management de Proiect

Planul de Management al Continutului, Planurile de Management al

Costului si al Programului

Planul de Management al Calitatii, Planul de Management al Personalului

Planul Comunicarii, Planul de Management al Riscurilor

Aprobarile Proiectului

Alte documente de management de proiect

Planul Proiectului poate fi un document efectiv sau un dosar care contine

celelalte documente. Poate fi sub forma unui biblioraft cu mai multe sectiuni, sau
chiar un folder pe un server de documente electronice.

Pentru planificarea proiectului, este nevoie de programarea de retea. O

programare de retea defectuoasa ar conduce la pierderi de timp, nefolosirea
resurselor si nerealizarea proiectului in limita de timp alocata.

Retelele proiectului sunt compuse din 'evenimente' (events) si 'activitati'

(activities). Evenimentul este definit ca fiind punctul de incepere sau finalizare a
unui grup de activitati. Activitatea este lucrarea ceruta a fi executata de la un
punct situat in timp (eveniment), la altul.

Grafic, evenimentele sunt de regula reprezentate prin cercuri, iar

activitatile prin sageti de la un eveniment la altul. Un numar scris deasupra unei
activitati reprezinta de obicei o valoare a timpului - zile, saptamani, luni, ceruta
pentru indeplinirea activitatii.
 Pentru a eficientiza procesul de programare, au fost elaborate diverse
tehnici de programare:

- Diagrama PERT (Tehnica de Evaluare si Analiza a Programului);

- Diagrama CPM (Metoda Drumului Critic);

- Diagrama Gantt

a. Diagrama PERT (PERT Chart - Tehnica de Evaluare si Analiza a

Programului) este un grafic de retea (Netwok Diagram) deoarece arata
legaturile dintre evenimente si activitati (la fel ca si diagrama CPM, spre
deosebire de diagrama Gantt).

PERT este acronimul pentru 'Program Evaluation and Review Technique'

- Tehnica de Evaluare si Analiza a Programului, tradus uneori defectuos prin
'Evaluarea programului si tehnica de review' sau 'Evaluarea de Program si
Analiza Tehnica'.

Diagramele PERT au nevoie de estimarea a trei timpi:

- cel mai optimist timp de finalizare (a),

- cel mai pesimist timp de finalizare (b),
- cel mai probabil timp de finalizare (m).
Perioada de timp prevazuta intre evenimente se poate calcula dupa
urmatoarea formula:
te = [a+(4m)+b]/6, unde te = timpul prognozat.
PERT este o metoda mai sofisticata decat celelalte, si este utila doar in
cadrul proiectelor extrem de complexe, altfel pot aparea probleme de
implementare.
b. Diagrama CPM (CPM Chart - Metoda Drumului Critic- CPM este
acronimul pentru 'Critical Path Method')
Diagrama CPM (CPM Chart) este, ca si diagrama PERT, un grafic de
retea (Netwok Diagram) deoarece arata legaturile dintre evenimente si activitati
(la fel ca si diagrama PERT, spre deosebire de diagrama Gantt).
a./b. Diferentele majore intre PERT si CPM sunt:
Diagrama PERT necesita trei estimari de timp iar diagrama CPM necesita
o singura estimare de timp; Diagrama PERT este folosita mai ales in proiectele
de constructii, in timp ce diagrama CPM este folosita in proiectele de cercetare si
dezvoltare (R&D); Diagrama PERT trateaza doar timpul, in timp ce diagrama
CPM include referinte legate de costuri si resurse disponibile; Diagrama PERT
necesita utilizarea computerului in timp ce diagrama CPM este o tehnica
manuala; Diagrama PERT se calculeaza de regula in zile, in timp ce diagrama
CPM foloseste saptamani si luni;

c. Diagrama Gantt (Gantt Chart)

Diagrama Gantt (creata la inceputul anilor 1900 si denumit dupa cel care a
folosit pentru prima data aceasta procedura - Henry Gantt) este foarte usor
accesibila si prezinta perioadele de inceput si incheiere, si durata activitatilor.
Diagrama Gantt nu este un grafic de retea pentru ca nu arata
interdependenta, legaturile dintre activitati, ceea ce este esential pentru
intelegerea si urmarirea proiectului (deoarece multe activitati se desfasoara
concomitent si deseori trebuie sa preceada activitati ulterioare). Aceasta
interdependenta poate fi observata in diagramele PERT sau CPM.
Exemplu:
Organizatia care implementeaza
MANAGEMENT GENERAL DE PROIECT
Coordonare, raportare
Actualizarea calendarului de proiect si a planului de lucru
Managementul achizitiilor
Managementul contractelor in derulare
Managementul resurselor umane
Managementul financiar al proiectului

ACTUALIZAREA MODULELOR SI ELABORAREA CURRICULUM-ULUI

DE FORMARE
Dezvoltarea curriculum-ului de formare si revizuirea modulelor de
mentorat; acreditare
Dezvoltarea curriculum-ului de formare a mentorilor
Tiparirea si distribuirea modulelor in teren
SELECTIA SI FORMAREA MENTORILOR
Selectia mentorilor
Formarea initiala a mentorilor
Asistarea la distanta a activitatii mentorilor
MANAGEMENTUL PROCESULUI DE MENTORAT
Elaborarea instrumentelor de lucru ale mentorilor
Planificarea interventiei mentorilor in teren
Desfasurarea activitatii de mentorat
Desk-monitoring si raportarea activitatii de mentorat
ACTIVITATI DE INFORMARE SI DE DISEMINARE
Publicarea articolelor de presa si a informatiilor pe web-site-ul proiectului
 Organizarea conferintei de inceput de proiect (selectia firmei pentru
organizarea evenimentului; conferinta)
Realizarea si distribuirea materialelor de informare si de diseminare
REALIZAREA SI ADMINISTRAREA PORTALULUI DE PROIECT
Selectia firmei pentru pentru realizarea portalului
Realizarea portalului de proiect
Lansarea portalului de proiect
Administrarea portalului de proiect
ACTIVITATI DE MONITORIZARE SI EVALUARE
Elaborarea instrumentelor de monitorizare si de evaluare
Desfasurarea activitatii de monitorizare
Colectarea si sintetizarea rapoartelor monitorilor

Fundamentarea si fezabilitatea proiectului (matricea cadru logica)

Estimarea necesarului de resurse pentru fiecare activitate in parte; (Estimare =
O judecata a marimii ,numarului, cantitatii, valorii, distantei, calitatii etc a unui
lucru care trebuie calculat sau evaluat)
Stabilirea unui plan de evaluare si monitorizare;
Stabilirea unui buget, pe baza necesarului de resurse identificat pentru fiecare
activitate;
Definirea echipei de proiect ( sarcini si roluri, responsabilitati),
Formarea echipei Structura Detaliata Organizationala (SDO - OBS -
Organizational Breakdown Structure) cuprinde diviziunile functionale ale
organizatiei care sunt insarcinate sa asigure sustinerea proiectului, si
organizatiile exterioare daca acestea acorda de asemenea ajutor; SDO poate fi
foarte bine construita ca si o organigrama. In orice caz, SDO ajuta managerii sa
priveasca proiectul din punctul de vedere al responsabilitatilor; SDO nu este un
document esential pentru proiecte, dar poate fi valoros pentru proiectele mai
complexe.
Identificare potentiale riscuri ; Masuri de control al riscurilor; Verificarea
eficacitatii masurilor pentru minimizarea riscurilor.
Initierea si planificarea realizeaza , de fapt , Definerea Proiectului –
acopera perioada dintre dezvoltarea unei idei de proiect si formularea acesteia
intr-un concept – propunere de proiect.
 Elemente ale propunerii de proiect
 Titlul proiectului
 Scopurile si obiectivele proiectului
 Descrierea activitatilor proiectului
 Descrierea rezultatelor asteptate
  Planul de implementare al proiectului
 Inceperea operatiunilor
 Alocarea resurselor
 Personalul proiectului
 Bugetul detaliat al proiectului (costuri fixate, echipament necesar)
 Alte mijloace tehnice (ex. vehicule)
 Diviziunea surselor financiare (contributie proprie si alte resurse)
3. IMPLEMENTAREA:
Supervizarea derularii activitatilor; Realizarea procedurilor de achizitii
pentru proiect (Documentatia de achizitii, selectarea si desemnarea
furnizorilor,negocierea contractelor, intocmirea si verificarea contractelor)
urmarirea executiei bugetare a proiectului; asistarea si sprijinirea membrilor
echipei de proiect; motivarea membrilor echipei de proiect; raportarea;
monitorizarea (colectare, inregistrare, raportare de informatii legate de progresul
proiectului); controlul proiectelor (activitate de reducere a diferentei dintre plan si
realitate);
evaluarea periodica a proiectului.
4. INCHEIEREA:
Evaluarea finala; realizarea rapoartelor finale pentru organizatie si
finantatori; inchiderea tuturor angajamentelor si contractelor legate de proiect;
aprecierea utilitatii continuarii proiectului si a modului in care urmeaza sa se faca
acest lucru.