Caiet de lucru in planificarea strategica

( personal) ( organizationala)

Introducere in dezvoltare strategica

(material informativ) Acest material informativ isi are scopul in realizarea unui plan de dezvoltare strategica organizationala. Sunt mentionate formule de baza ale planificarii si observatii tehnice si operationale. Deoarece nu exista o legislatie bine determinata sub 1

aspectul structurii legale ( nu exista nici o ingradire in acest sens) dinamica de dezvoltare organizationala va depinde in viitor de influenta organizatiilor componente si a membrilor acesteia.

Pentru a avea rezultate vizibile si viabile, activitatile AGLT trebuie sa fie subsumate unui proces de planificare, simpla existenta a organizatiilor membre in cadrul AGLT neansemnand ca aceasta si functioneaza. Prin urmare, activitatile de planificare vor sta la baza eficientizarii ( utilizarea tuturor resurselor pentru un impact maxim) si al atingerii scopului propus.

Acest material este special conceput pentru ca organizatiile membere in cadrul AGLT ( membrii acestora) sa isi poata evalua la zi performanta din cadrul AGLT si dezvolta planuri strategice dezvoltarii ulterioare.

Beneficiile Planificarii strategice: - se stabileste ( incurajeaza) directia ( viziunea AGLT) - obiectivele devin foarte clare ( activitati cheie CLAR identificate) - se stabilesc indicatori de monitorizare, control si evaluare a performantei - se clarifica rolurile intre membri ( asumarea responsabilitatii) - se incurajeaza transparenta ( prin publicarea planului) - creste performanta ( prin responsabilizarea fiecarui membru, prin evaluarea performantei) - creste gradul de responsabilitate si de apartenenta

Teoria de baza a planificarii strategice

In planificarea strategica exista trei etape identificate prin intrebari:

1. Unde dorim sa ajungem ? ( ce dorim sa atingem ?/ care este starea dorita ?)/ Starea Dorita

2. Unde suntem in acest moment ? ( ce performante detinem in acest moment ? ce produse/ servicii oferim pe piata ?) / Starea Actuala

3. Cum vom ajunge din Starea Actuala in Starea Dorita ?/ Starea de Schimbare aceasta stare doare ( v-ati schimbat vreodata meseria ? dar locuinta ? dar statutul social ? cum v-ati simtit in acele clipe ?)

Observati ca intrebarile sunt puse intr-o anumita ordine, astfel incat aspiratiile si viziune sa fie explorate prioritar. Se vor identifica resursele necesare pentru atingerea performantei dorite si apoi se discuta starea actuala. In general in orice planificare strategica se porneste de la starea actuala si resursele disponibile incep sa rigidizeze aspiratiile si dorintele.

Structura schematica a Planului strategic

Etapa numarul 1: Viziunea
Starea Dorita: Unde dorim sa ajungem ? Cum dorim sa fie AGLT ? Din cate organizatii ? ( membre egale?)

Cum vor functiona organizatiile in cadrul AGLT ? Ce va aduce fiecare organizatie in cadrul AGLT si ce va lua din AGLT ? Care vor fi beneficiile de a fi in AGLT ? Care vor fi obligatiile ? Exercitiu de grup: realizarea si explicarea desenului : AGLT peste 5 ani Se va tine cont de performanta pe care doreste AGLT sa o ofere. Este recomandata o reamintire a scopului ca fiind punctul de plecare in viziune dorita, o identificare a ob iectivelor principale si o identificare a valorilor ce se doresc a fi abordate in timpul lucrului AGLT ( standarde si aspiratii comportamentale) o Ce este AGLT si de ce exista ? o Ce anume face AGLT pentru a-si atinge scopul ? o Cu ce valori lucreaza membrii AGLT ?

Etapa numarul 2: Analiza performantei si a mediului

Starea Actuala: Unde ne aflam in acest moment ? Care este performanta actuala ? Ce servicii oferim ? Ce produse ? Lista urmatoare enumera indicatori cheie de performanta ce exista in diverse domenii, indicatori ce pot fi utilizati in analiza datelor si performantelor precum si in etapa 3 ( cum vom ajunge acolo unde ne dorim ?) o Numar de intalniri anuale o Numar de proiecte in comun o Numar de procese consultative o Numar de anunturi de informare o Numar de colaborari intre organizatiile membre o Numar de organizatii membre o Numar de instructaje comune o Numar de evaluari comune o Numer de produse o Numar de servicii o Numar de ameliorari legislative

Cele mai utile instrumente in analizarea performantei actuale se numara:

Analiza SWOT

Fiecare organizatie ( retea ) are puncte tari si puncte slabe, interne, si se va confrunta mereu cu oportunitati si pericole, externe. Exemplu : Puncte tari nr. de proiecte in comun Puncte slabe prezenta insuficienta la intalniri

Oricare alte noi obiective ( tinte) trebuie sa protejeze Punctele tari. Oricare alte noi obiective ( tinte) trebuie sa reduca sau sa indeparteze Punctele slabe. Oportunitati finantari locale Pericole membru activ ce pleaca spre un salariu mai mare

Oricare alte noi obiective ( tinte) trebuie sa contribuie la maximizarea oportunitatilor, sa le sporeasca, ideal sa conduca la consolidarea Umbrelei. Oricare alte noi obiective ( tinte) trebuie sa evite, sa indeparteze, sa reduca pericolele.

Analiza de Mediu
Aceasta analiza completeaza analiza SWOT si identifica influente care pot avea un impact direct asupra performantelor AGLT Pentru a identifica toata gama de influente externe ne este necesara o explorare atotcuprinzatoare a aspectelor interne si externe care determina dinamica AGLT. La nivel intern : ce politici organizationale majore vor afecta activitatea AGLT ? La nivel extern: - local: ce influente au organizatiile membere ? - national: ce influente in legislatia tarii ? in structura juridica ? In integrarea in UE ? - International : control la frontiera ? schimb de expertiza si de bune practici ? Influenta: - interna, locala, nationala 5

- extena, regionala, internationala Impact posibil: Exercitiu: se distribuie un chestionar pe grupe de lucru privind toate aspectele mentionate si in Analiza Swot si in Analiza de mediu, se da timp de lucru 10 minute si se completeaza pe foaie de flip-chart toate punctele enuntate de grupurile de lucru.

Etapa numarul 3: Ce anume vom face pentru a parcurge drumul de la etapa nr.1 ( analiza performantei) pana la etapa nr.2 ( viziune)
Starea de Schimbare reprezinta operationalizarea visului. Raspunde la intrebarea: CUM vom ajunge de la starea prezenta in viitor ? Folositi indicatorii identificati la Starea prezenta si descrieti indicatori viitori: o Numar de intalniri anuale o Numar de proiecte in comun o Numar de procese consultative o Numar de anunturi de informare o Numar de colaborari intre organizatiile membre o Numar de organizatii membre o Numar de instructaje comune o Numar de evaluari comune o Numer de produse o Numar de servicii o Numar de ameliorari legislative

Planul de actiune anual

Produsul proceselor de planificare strategica trebuie sa fie operationalizarea visului in actiuni ( si nu miscari) eficiente, iar partea de concluzii a oricarui astfel de process se constituie intr-un plan de actiune anual. Scopul tuturor abordarilor, intrebarilor, tehnicilor dn planificarea strategica se concretizeaza in activitati cheie ce vor propulsa AGLT inainte. Lista de actiuni poate fi conceputa cu urmatoarele subtitluri generale ( capitole): o Proiecte o Implicarea in cadrul comunitatilor o Marketing o Raportare o Managementul resurselor materiale o Managementul resurselor umane o Administrare ( elaborare de instrumente) o Relationare Modelul SMART constituie cel mai eficient instrument de a te asigura ca obiectivele fiecarui subcapitol sunt efective si eficiente, astfel planurile se transforma in actiuni valoroase. Daca exista vreun obiectiv care nu indeplineste criteriile modelului SMART , el, obiectivul trebuie schimbat pana devine SMART.

Modelul SMART
Fiecare obiectiv specific trebuie sa fie conform urmatorilor indicatori: Specific: Care este obiectivul exact ? Trebuie sa identificati actiunile ce formeaza fiecare obiectiv vizat. Se foloseste formula prin. Masurabil: Explicati modul in care se va face monitorizarea si evaluarea performantelor urmarite ( ce indicatori de process sau de performanta urmariti ?) Accesibil: Ce resurse veti folosi ( oameni, bani, timp, echipament, informatii), cum or fi resursele obtinute sau folosite? ( Actual) Relevant: explicate modul prin care obiectivele se leaga de misiune organizationala Planificat in timp: cand se vor finalize activitatile cheie ?

Managementul si Sprijinirea persoanelor implicate

7

Cea mai importanta resursa in cadrul oricarui proces este resursa umana. Pentru a avea un plan strategic functional trebuie sa identificam si sa abordam aspectele legate de clarificarea rolului, a profilului personalului si standardele minime de competenta. Pentru a eficientiza resursele trebuie sa avem o fisa a postului, o planificare in timp a muncii personalului implicat. Lipsa de claritate constituie principala sursa de conflict. Nu uitati sa stabiliti regulile interne de functionare care trebuie sa cuprinda bonusuri si penalitati stimulative in ambele sensuri.

PLANIFICAREA
Poti gasi mult mai usor calea de iesire dintr-un labirint daca ai un plan. Planificarea este activitatea ce te conduce din punctual A ( punctual in care te afli acum) spre punctul Z ( punctual in care vrei sa ajungi). Planificare se realizeaza in trei pasi: 1. analizezi situatia in care te afli ( punctul A) 2. iti stabilesti obiectivul ( punctul Z) 3. iti operationalizezi pasii in asa fel incat sa ajungi din punctul A in punctul Z (tinand cont de cei trei factori :timp, resursa umana, resursa materiala). A planifica inseamna a-ti sistematiza activitatile pentru a fi eficient si pentru a putea masura succesul. Sunt foarte multi oameni care nu-si planifica actiunile din varii motive. Fie pentru ca nu au incredere in ei, fie pentru ca nu au cunostinte si abilitati necesare asupra procesului de planificare, fie considera ca si-ar pierde un timp prea mare pentru a planifica si prea putin pentru a actiona , fie sunt covarsiti de activitatile urgente, zilnice pe care le au de facut ( lipsa a planificarii activitatilor personale.) 8

In cazurile mai sus mentionate oamenii nu-si traiesc viata ci sunt traiti de viata, cu alte cuvinte viata ii traieste pe ei . Dumneavoastra din ce categorie doriti sa faceti parte ?

Miscare vs. Actiune Te misti atunci cand raspunzi stimulilor ce apar pe neasteptate in viata ta , cand raspunzi dificultatilor. Actionezi atunci cand iti atingi scopul planificat, cand gandesti, anticipezi si culegi rodele ce ti le -ai propus. In general oamenii ( datorita sistemului educational in care au fost crescuti) descopera ca muncesc 80% din timp pentru a obtine 20% rezultate. Cu cat planificarea se realizeaza, creste procentul de rezultate si scade procentul de munca, inversarea acestui raport insemnand de fapt eficientizarea muncii. In momentul in care te misti si nu actionezi sfarsesti prin a fi extrem de ocupat, extrem de obosit, ocupat fara ocupatie, irosesti oportunitati din lipsa de timp si nu inaintezi pentru ca , de fapt nu ti-ai propus un drum. Ai nevoie de planificare.daca o Iti petreci majoritatea timpului actionand in situatii de criza ( fug sa-mi platesc telefonul caci altfel mi-l taie; e ultima zi pentru a-mi plati lumina; nu mai am nimic de mancare in casa, etc) ? o Ai pierdut oportunitati datorita lipsei de timp, bani, unei persoane cu care sa -ti lasi copilul ? o Te sperie idea de a planifica deoarece consideri ca oricum vei actiona si oricat vei planifica tot in momente de criza vei ajunge o Nu ai timp pentru planificare ? Daca ai raspuns Da la trei din aceste intrebari mai ai o singura sansa: Opreste-te pentru 10 minute Respira adanc de 9 ori si intreaba-te in gand : asa vreau sa-mi traiesc viata ? Priveste bine de jur imprejur. Asculta-ti adevaratele raspunsuri ( sau non-raspunsuri). Simte viata. Siapuca-te de PLANIFICARE pentru a-ti trai viata cu adevarat si a nu fi trait de viata.

Stabilirea obiectivelor
9

A planifica inseamna si a privi in viitor pentru a-ti identifica teluri noi. Este foarte important sa identifici unde vrei sa ajungi pentru a-ti croi drumul pana la destinatie. A identifica modul in care vrei sa te dezvolti este ce l mai efficient mod de a te concentra pe ceea ce vrei sa obtii, poti defini exact afacerea ta, profesia ta, caracteristicile si viitorul organizatiei din care faci parte. Stabilirea scopului final ( format din obiective specifice) reprezinta stabilirea viziunii organizationale. Orice organizatie ( cat de mica) , orice firma, orice afacere are o viziune, un scop. Identificarea scopului inseamna a privi spre orizont si a determina unde vrei cu adevarat sa ajungi. Trebuie sa identifici scopurile principale ale organizatiei ( adesea altruiste) pentru a ajunge, mai tarziu, la cele concrete. Care este scopul principal al organizatiei ? Exemplu: Aspiratia de a fi cel mai bun in domeniul tau de expertiza nu este un scop principal. Este prea vag si da naster e la vise si dorinte neclare. Exemplu: A castiga un million de dolari nu este un scop ci un obiectv dorit. Identificarea obiectivelor Pentru a-ti atinge scopul ( viziunea finala asupra performantelor organizationale) trebuie sa-ti identifici obiectivele specifice ( exact ca la elaborarea unui proiect operational). Pentru a-ti stabili obiectivele specifice si a te asigura ca pornesti pe drumul cel bun trebuie sa poti raspunde la urmatoarele intrebari: Care este scopul organizatiei mele ? ( directii, prioritati)

In ce crede organizatia mea ? ( principii, etica, coduri care permit activitatilor sa se implementeze) Ce criterii de performanta si-a propus organizatia mea ? ( criterii, standarde esentiale pentru organizatie)

10

Ce rezultate astept? ( ce profit voi avea in urma eforturilor depuse) Completand coloanele libere din exercitiul de mai sus iti vei permite sa ti operationalizezi activitatile pentru a te asigura ca realizarea lor va duce la atingerea scopului final si ca nu te misti ci actionezi. Implicarea resursei umane organizationale Dupa ce s-a stabilit un scop comun al organizatiei, acest scop trebuie comunicat si celorlalti. Daca scopul este clar tuturor persoanelor martore ale devenirii organizationale ( atat angajati, colaboratori cat si celor ce formeaza opinia publica), daca acestia se implica si cred in dezvoltarea ta , toti vor sti incotro te indrepti si vor putea realize pasi mici in acea directie. Exercitiu de creativitate: Cum vezi viitorul organizatiei tale ?

Incotro crezi ca se indreapta ?

Ce crezi ca ar putea face organizatia ta ?

Privind din punctul de vedere al prezentului, ce ar putea obtine organizatia ta ?

In general managerii organizatiei sunt cei care decid viitorul organizational. Daca nu exista colaborare si participare directa in aceasta viziune ( planificare strategica), managerul va ramane un manager cu o gramada de angajati ce la sfarsitul 11

programului de lucru isi vor pune pixul in geanta si vor pleca linisti acasa. Planificare strategica fara oameni care sa creada in viziune in domeniu serviciilor sociale nu exista. Fara o viziune comuna asupra viitorului succesul nu se poate atinge, chiar putem spune ca este imposibil de realizat. Exercitiu: descrieti o zi de munca in cadrul organizatiei. Exercitiu: ce instrumente de verificare a indicatorilor de performanta aveti in cadrul organizatiei ? Exercitiu personal pentru menegerul organizatiei Ai identificat CLAR tipul organizatiei pe care o conduci ? 9 din care faci parte)

Ai o viziune CLARA asupra scopului final al organizatiei ? Stii pentru ce te afli in aceasta afacere ?

Ai identificat principiile de baza care stau la baza organizatiei tale ?

Ai stabili criteriile de performanta pentru organizatia ta ? Ai calculate profitul pe care il astepti in urma tuturor eforturilor depuse ?

12

Stii care este parerea celor din jur despre scopul final al organizatiei tale ?

Cred subordonatii mei in scopul final al organizatiei mele ?

Operationalizarea obiectivelor specifice Daca stii unde vrei sa ajungi nu este echivalent cu a fi ajuns deja la locul de destinatie. Pana a te afla in punctual fin al ( pe care ti-l doresti) ai un drum foarte lung de facut. Ai nevoie de un plan de activitati foarte bine detaliat care trebuie sa raspunda la intrebarea : Cum voi ajunge acolo ? A pune in aplicare un vis este de obicei un lucru greu si din aceasta cauza majoritatea ramanem la stadiul de vis si intamplare si oportunitate si destin si noroc. Daca vei reusi sa-ti divizezi visul in pasi mai mici, si mai mici, si mai mici vei reusi sa -ti operationalizezi visul si deci sa scrii un plan de activitati ce respectandu-l te va conduce la punerea in aplicare a ceea ce-ti doresti.

Identificarea activitatilor cheie Pentru a-ti operationaliza planul trebuie sa identifici cele mai importante etape ce-ti vor asigura succesul. Ti-ai dorit dintotdeauna sa scrii o carte..au trecut ceva ani de cand scrii in jurnal la inceput de an acest lucru ? Dezvolta-ti visul pe tape. 1. voi scrie un rezumat al cartii ( pe capitole) 2. voi gasi un editor care va dori sa-mi publice aceasta carte 3. voi scrie un capitol in fiecare luna ( 8 luni- 8 capitole) Dupa ce ti-ai etapizat planul, intreaba-te mereu : De ce fac acest lucru ? pentru ca s-ar putea sa mai apara si alte etape ce nu le-ai identificat inca sau s-ar putea ca o alta etapa sa devina inutila. Planificarea activitatilor cheie

13

Pentru a avea un plan operational de punere in aplicare a scopului final, in afara identificarii actiunilor importante ( etape), trebuie sa ai o estimare clara a volumului de munca ( resursa umana), a timpului de executie si a costurilor ce sunt necesare realizarii tuturor activitatilor. Fiecare etapa ( activitate importanta) s-a transformat, asadar intr-un plan de sine statator care indeplinit va duce la realizarea scopului final. Deci fiecare etapa ( activitate principala) va avea un plan de actiune separat si detaliat. Raspunde mereu la intrebarea: Cum voi depasi fiecare etapa ? Exemplu: Cum voi scrie un capitol in fiecare luna? - imi voi structura agenda zilnica - imi voi petrece fiecare zi ( de luni pana vineri) intre orele 18.00-21.00 in birou lucrand la capitolul lunar - sambata si duminica intre 10.00-12.00 ma voi duce la cenaclul literar si-mi voi citi scrierile. - La sfarsitul fiecarei luni in care mi-am indeplinit planul de lucru imi voi cumpara o pereche de pantofi. Daca NU- nu. Orice plan de lucru trebuie sa contina elemente de recompense si de penalitate ( organizational sau personal). Programarea activitatilor cheie presupune o aranjare logica a acestora intr-o diagrama Gantt si trebuie sa contina ( obligatoriu) data de finalizare a activitatii. Intotdeauna luati-va ceva mai mult timp decat credeti ca va va lua in mod normal. Plagiind un moderator al unei emisiuni TV traim in estul Europei si asta ne ia tot timpul. Mereu apar neprevazute. Identificarea exacta a costurilor fiecarei activitati este una din cele mai importante parti ale planificarii. Identificarea tuturor costurilor vor permite o scriere detaliata a bugetului care va conduce la bugetul final al fiecarei activitati deci la bugetul total al scopului propus ( al visului). Asigurati-va ca sunteti cat mai realist in identificarea bugetului ( nici prea mult , nici prea putin) pentru a va esalona resursele financiare cat mai bine cu putinta. Care sunt beneficiile pe care le vei avea in urma alocarilor financiare planificate ? ( Este un raspuns foarte important pentru planificarea strategica organizationala). Redactarea intregului plan operational de dezvoltare te va ajuta sa identifici avantajele, lipsurile, neajunsurile visului tau. Scrie clar activitatile, termenul de realizare si termenul limita, estimarea bugetului pe activitati si bugetul total al realizarii visului tau al scopului final. Planul este un document de lucru astfel ca aduna -ti puterile il vei modifica si pe parcurs. Exact ca si in cazul un proiect cu finantare nerambursabila, invita-ti prietenii ( de diferite specializari) la o bere si citeste-le planul tau. Intreba-i daca au inteles si ce parere au. Intotdeauna un working together team cu specialisti din diferite domenii iti va imbogati viziunea si-ti va identifica cai mult mai usoare de realizare a unor probleme. Chestionar individual: 14

( Exercitiul se poate face si pe foi mari de flip-chart, fiecare participant lipind foi longitudinale de diferite color pe care si-au scris optiunea) Daca organizatia mea ar fi o muzica ar fi.. Daca organizatia mea ar fi o floare ar fi .. Daca organizatia mea ar fi o mobila ar fi. Daca organizatia mea ar fi un mijloc de transport ar fi. Daca organizatia mea ar fi un animal ar fi Daca organizatia mea ar fi o culoare ar fi.. Daca organizatia mea ar fi un fruct ar fi. Daca organizatia mea ar fi un copac ar fi

15

Exercitiu Din ce GLT faci parte ?

Care este scopul acestui GLT ?

Care este ratiunea de a fi a organizatiei tale ?

Ce produse si servicii se realizeaza in cadrul organizatiei tale ?

Ce produse sau servicii crezi ca ar promova organizatia ta ?

Ce rezultat exista in urma eforturilor depuse ?

Exista consultare intre membrii organizatiei in ceea ce priveste obiectivele organizationale ?

S-a pus pe hartie obiectivul final ?

Sunt toti voluntarii implicait in realizarea obiectivelor ?

Situatia prezenta
16

(analiza) Primul si cel mai important pas in procesul planificarii il constituie analizarea situatiei prezente. Stiind care este situatia prezenta ai o privire de ansamblu a resurselor umane si materiale pe care te bazezi in dezvoltarea viitoare. Exercitiul numarul 1: realizeaza o fotografie a prezentului ( a situatiei actuale) In cazul in care fiecare persoana din grupul de lucru realizeaza aceasta fotografie a prezentului se vor identifica elementele comune din lucrarile expuse. Exercitiul numarul 2: realizati un desen reprezentativ organizatiei pentru un strain care nu cunoaste limba d-voastra si vrea sa inteleaga TOTUL despre organizatie. In functie de imaginea de ansamblu a Organizatiei se vor analiza cele patru cadrane din Analiza Swot, anume: - punctele tari ( forte) / lucrurile bune care exista deja in cadrul Organizatiei care contribuie la dezvoltare si la succesul organizational si care nu ar trebui sa se schimbe. - punctele slabe/ acele lucruri care trag in jos dezvoltarea organizationala si care trebuiesc imbunatatite - oportunitatile/ lucruri care exista in afara organizatiei sau care pot aparea si care pot fi favorabile activitatii organizatiei - pericolele/ lucrurile care exista in afara organizatiei dar care te pot impiedica in activitatea de dezvoltare. Punctele tari In momentul in care iti identifici punctele tari ale organizatiei creste increderea in ceea ce poti face pentru o schimbare sociala. Punctele forte sunt punctele de excelenta sau de continuitate si de asezare in standarde valabile ( instrumentizare). Talentele si calitatile angajatilor, abilitatile si competentele acestora, puterea de munca, loialitatea si viziunea sunt cele mai importante puncte tari ale unei organizatii. Resursele materiale ale organizatiei trebuie identificate ca si potential de dezvoltare. Ati identifica punctele tari nu inseamna a te lauda excesiv. Ati identifica punctele tari inseamna a valoriza si a constientiza tot ceea ce este bun in cadrul organizatiei tale. Pentru a reusi identificarea tuturor punctelor tari nu trebuie decat sa le asterni pe o foaie de hartie.

17

Exercitiu individual:

De avut in vedere talente

Punctele tari ( personale)

Punctele tari ( organizationale)

experienta

aptitudini tehnice

competente

calitatea serviciilor

numarul produselor

18

posibilitatile organizationale dezvoltare

de

viziune

mediu exterior favorabil

atitudine pozitiva abordarea sarcinilor

in

nivelul de implicare

atmosfera productiva de lucru

19

..

..

..

..

..

Cand acest table va fi completat vei realize ca punctele tari personale si cele ale organizatiei din care faci parte sunt mult mai multe decat credeai la prima vedere. Vei realiza numeroasele avantaje de a te afla in cadrul organizatiei si vei identifica lucrurile pe care cu nici un pret nu vrei sa le schimbi.

20

Punctele slabe Tot ceea ce vei scrie aici tine de nemultumirile tale, de lipsa de consecventa, de domeniile in care nu ai ajuns la standardele pe care ti le doresti tu personal sau organizatia din care faci parte. A identifica zonele pe care le poti imbunatati constituie ( ca si in terapie) primul pas spre atingerea performantelor dorite. Constientizandu-ti limitele nu vei incepe lucruri pe care nu le vei termina, vei deveni mult mai organizat, vei detine control asupra actiunilor si activitatilor pe care le vei intreprinde, iti vei calcula resursele financiare si termenele de livrare a produselor pe care vrei sa le realizezi, vei admite ca exista lucruri pe care nu le poti face, iti vei trai viata si nu viata te va trai pe tine. Esti dezorganizat ? Detii asupra tale ? controlul actiunilor Exista dezorganizare in organizatia ta ? Detine organizatia controlul asupra actiunilor pe care le realizeaza ? Detine organizatia controlul asupra resursei timp ? Intreprinde organizatia ta actiuni fara a avea destule resurse materiale ? Reuseste organizatia sa se incadreze in deadline-urile promise ? Care sunt domeniile pe care organizatia ta recunoaste ca nu 21

Detii controlul asupra timpului tau ? Te apuci de ceva fara a avea destule resurse financiare ? Promiti termene de executie nerealiste ?

Care sunt lucrurile pe care recunosti ca nu le poti face ?

le stapaneste ( desi ar fi necesar) ?

22

Oportunitatile Oportunitatile nu depin de tine personal sau de ceea ce se intampla in cadrul organizatiei tale. Oportunitatile vin din exterior. Gandeste-te : Ce tendinte noi au aparut in domeniul organizatiilor similare organizatiei din care faci parte ? Ce noi piete de desfacere pentru produsele pe care tu le realizezi in mod obisnuit ? Ce posibilitati de dezvoltare sectoarele noi aparute pe piata ? impun

Ce dotari tehnologice noi au aparut si cum pot eficientiza ele munca in cadrul organizatiei ? Ce s-a schimbat in domeniul social ? Ce schimbari au avut loc in structura populatiei ? Ce traditii s-au schimbat ? Cum pot influenta ( in bine) schimbarile acestea dezvoltarea organizatiei tale ? Ce schimbari in politica nationala au avut loc ? In domeniul sanatatii, al mediului, al asistentei sociale ? Cum poti folosi schimbarile din politica nationala in favoarea dezvoltarii organizationale ale afacerii tale ?

23

Incearca sa-ti dezvolti creative planuri de viitor tinand cont de toate schimbarile din ultima vreme. Priveste -ti vecinii! Ce se intampla la ei ? Care este mersul in viitor ? Ce poti face tu pentru a fi primul pe piata cu un produs nou ? Fa cat mai multe conexiuni. A identifica oportunitatile inseamna a avea o viziune realista privind dinamica organizationala. Fiecare organizatie tinde spre noi forme de viata. Controleaza forma de viata pe care vrei sa o aiba organizatia ta si exploateaza oportunitatile. Fii primul pe piata in noi servicii. Fii primul pe piata in schimbare. Fii lider! Numai Columb a fost Columb, restul au fost vizitatori.

24

Pericole In orice planificare, fie ca este vorba de o organizatie nonguvernamentala, de o institutie publica sau de o afacere trebuie sa iei in calcul si pericolele ce pot aparea. Atunci cand analizezi situatia prezenta trebuie sa ai in vedere si urmatorii factori externi care pot pune in pericol dezvoltarea ta organizationala: Ce concurenti ai pe piata si care este tendinta lor de dezvoltare ? Ce noi cerinte au aparut ? Ai datorii nerambursate ? Ce constrangeri financiare ai ? Analizand pericolele care pot aparea nu vei mai avea incertitudini si mai mult decat atat vei planifica planuri de urgenta. Scenariul tau cel mai pesimist nu va mai fi atat de infricosator pe cat va parea la prima vedere, vei sti cum sa preintampini o situatie dificila, vei avea un plan de necessitate pregatit pentru a face fata situatiilor dificile atunci cand vor aparea. Identificarea punctelor slabe ne permite san e imbunatatim reactiile de organizare si de adaptare. Afacerea tan u mai merge? O vinzi, vinzi ce poti si incepi altceva. Serviciile tale nu mai sunt cerute pentru ca statul a preluat o mare parte din ele ? Niciodata o structura de stat nu-si va permite luxul de a acoperi toate serviciile sociale. Sunteti pe o piata in continua dezvoltare si continua necessitate. Nu veti da niciodata faliment. A realiza Analiza SWOT inseamna a identifica pentru situatia prezenta toate avantajele si oportunitatile existente , inseamna a avea o privire clara si obiectiva asupra aspectelor pe care le poti ( si trebuie) sa le imbunatatesti precum si asupra pericolelor ce pot aparea si care vor necesita o abordare echilibrata a intregii situatii. Analizarea situatiei prezente te ajuta sa-ti concentrezi eforturile in punctele vitale si te focuseaza pe obtinerea succesului. ATENTIE: planificarea dumneavoastra trebuie sa aiba o abordare dinamica si nu o sindrom de paralizie. Daca analizarea situatiei prezente identifica defecte majore nu ezita sa le elimini sau sa gasesti alternative de functionare.

25

Ai o imagine clara a situatiei prezente daca: - stii care sunt atuurile organizatiei tale - stii ce nu poti face bine - cunosti domeniile care trebuiesc imbunatatite - ai o perspectva asupra oportunitatilor ce vor aparea - cunosti pericolele exterioare ce pot aparea si care te vor impiedica sa-ti atingi scopurile ai deja pregatita scara de incendiu

26

Lista de control
Cunoasterea punctului de plecare o Ai toate informatiile cu privire la situatia initiala ? o Stii cu precizie ce vrei sa obtii ? o Ai identificat punctele tari , punctele slabe, oportunitatile si pericolele ?

Stabilirea scopului o Stii exact care este scopul final si l-ai avut in vedere pe tot parcursul activitatii planificate ? o Ti-ai identificat obiectivele ?

Realizarea obiectivelor ( indeplinirea scopului) o Ti-ai conceput sistemul de monitorizare al activitatilor ? o Ti-ai elaborate instrumente de monitorizare ? o Identifici cu usurinta stadiul de dezvoltare al proiectului ? o Stii care parti merg bine si care parti prezinta dificultati in realizare ? o Ai alocat timpul necesar fiecarei activitati ? o Ai timp sufficient sau trebuie suplimentat ? o Ai instrumente de monitorizare si control a indicatorilor calitativi ? o Ai instrumente de monitorizare si control a indicatorilor cantitativi ? o Ai instrumente de monitorizare si control a indicatorilor de timp ? o Ai instrumente de monitorizare si control a indicatorilor de costuri? o Ai evaluat efortul depus si rezultatele ce le ai pentru a determina eficienta planului ?

27

Glosar
Activitate cheie= domeniu important de actiune Actiune= miscare intentionata care necesita effort si planificare ( actiunea este singura cale prin care iti poti atinge scopul si obiectivele) Control= actiunea pe care o intreprinzi pentru a te asigura ca lucrurile se desfasoara exact asa cum au fost planificate. Cost= cheltuiala necesitata de punerea in aplicare a unei activitati planificate Dedicare= realizarea activitatii pe care ai planificat- pantru ca esti adeptul unei idei ( ideologii) Intentie= o activitate pe care doresti sa o intreprinzi in viitor Masurare= stabilirea obiectiva a rezultatelor Misiune= o declaratie de intentie in care se fac publice obiectivele organizationale ( este conceputa de obicei de comitetul de coordonare al societatii, fundatiei) Miscare= activitate fara un scop predeterminat ( da impresia celorlalti ca faci ceva) Oportunitate= posibilitate externa care identificata din timp poate fi exploatata in atingerea succesului. Organizare= pregatire in actiune ce duce la cresterea eficientei Pericol= lucruri ascunse ce trebuiesc identificate din timp pentru a putea fi depasite prin planuri alternative Planificare= aranjarea actiunilor intr-o ordine logica, organizare resurselor umane de timp si financiare intr-un tot de sine statator Programare= durata si ritmul unui plan 28

Puncte forte= avantajele pe care deja le ai in cadrul organizatiei ( intern) de la care porneste analiza situatiei prezente Puncte slabe= defectele ( interne) ce te pot opri sa-ti realizezi planul Resurse= elementele ce auta la realizarea planului conceput si care de obicei nu sunt folosite cu eficienta Sistem de monitorizare= urmarirea progresului periodic si notificarea indicatorilor ( calitativi sau cantitativi) in cadrul instrumentelor realizate in perioada de planificare Standarde= repere fata de care sa masoara performanta Viziune= dinamica de dezvoltare in viitor

29

Instrument de planificare personala

Nume/ Prenume Nr. crt 1. Criterii de analiza Unde sunt acum ?

Anexa nr.1

2.

Unde as vrea sa fiu?

30

3. Cum voi ajunge acolo unde mi-am propus ? ( operationalizare)

4. Cum voi sti ca am ajuns acolo unde mi-am propus ? ( cum si in ce masor? )

31

Instrument pentru stabilirea obiectivelor ( redactarea planului detaliat)

Activitate cheie Plan de actiune detaliat Termen de realizare a fiecarei actiune detaliate Costuri detaliate pentru fiecare actiune detaliata

Anexa nr.2

Cost total activitate cheie

1.a 1.b 1.c 1.d

2 Scop

2.a 2.b 2.c 2.d

3.a 3.b 3.c 32

3.d 4 4.a 4.b 4.c 4.d 5 5.a 5.b 5.c 5.d Dead-line: Total buget

33

Functiile managerului ( Ciclu)

Anexa nr.3

Pentru a organiza si conduce eficient o institutie ( firma, ONG, etc) un manager trebuie sa abordeze cinci functii majore:

1. Planificarea ( identifica ceea ce vrea sa obtina) 2. Organizeaza ( isi operationalizeaza ceea ce a planificat/ pune in practica)

3. Coordoneaza ( traseaza sarcini membrilor echipei)

4. Monitorizeaza ( isi stabileste indicatori calitativi si cantitativi ai activitatilor ce se realizeaza de catre membrii echipei)

5.Evalueaza ( se asigura ca indicatorii propusi in perioada de planificare au fost atinsi iar in cazul in care acest lucru nu s-a intamplat propune masuri de imbunatatire). Deciplanifica urmatorii pasi.

Exercitiu : Incercati un desen ( ciclic) care sa arate functionarea celor 5 functii ale managerului

34