SERVICII DE ASISTENTĂ VIRTUALĂ

Aveți o mulțime de sarcini pe care trebuie să le efectuați, dar pur si simplu nu dispuneți
de timp suficient pentru a face totul de unul singur, atunci, probabil că este timpul de a investiga
posibilitățile de externalizare a unora dintre aceste sarcini. Un asistent virtual ar putea ajuta.
Profesia dată devine tot mai populară și căutată atît în Moldova cît și în lume. Sfera
serviciilor virtuale este una dintre afacerile cu cea mai rapidă creștere în zilele noastre. În cele ce
urmează vom analiza mai multe detalii pentru o familiarizare mai bună.
Descriere
Unul dintre cele mai frecvente motive de ce antreprenorii se luptă în zilele noastre pentru
a-si externaliza afacerile se datoreaza faptului ca odată cu dezvoltarea afacerii apar tot mai multe
sarcini de efectuat, insa insuficiente pentru recompensarea angajarii regulate a unei persoane. In
alte cuvinte, sunt sarcine pe care cineva ar trebui sa le efectueze, insa nu este nevoie de a angaja
inca o persoana in companie. Totusi sunt si alte motive care rezulta de avantajele oferite de
angajatii virtuali (vom analiza mai jos).
Cei mai mulţi asistenţi virtual sunt lucrătorii contractuali sau independenţi, care
desfășoară munca la domiciliu şi se concentrează pe sarcini administrative care sunt similare cu
cele ale unui asistent executiv sau secretar. Acestea folosesc propriul său echipament și software.
Serviciile oferite sunt complet personalizabile, astfel încât puteți angaja un colaborator
virtual pentru orice sarcina la distanta. Acestea pot sprijini un manager sau un grup de manageri,
sau pe angajati din cadrul companiei. Ei pot lucra atit în "front office" cit si in "back office", in
dependenta de modul de externalizare.
Avantaje pentru beneficiari
 Simplifică derularea afacerilor,
 Elimină necesitatea angajării personalului cu experiență,
 Este mai rapid decit angajarea de personal,
 Mărește satisfacția angajaților și a managerilor,
 Contribuie la mărirea gradului de profesionalism al companiei,
 Mărește productivitatea,
 Plata este mai rezonabilă și mai actuală decăt salariu unui angajat. (Nu se ia in
considerare lucruri ca vechimea angajatului, sporul de salariu, beneficiile adaugatoare,
etc),
 Se pot atribui sarcini de lucru cu caracter privat,
 Asistentii virtuali poat aborda afacerea clientului mai precis și obiectiv, deoarece ai văd
din exterior.
 Angajatorul economisește costurile administrative fixe pentru întreținere și consumabile
de birou,

1
  Angajatorul castiga mai mult timp pentru a se concentra asupra activitatii principale,
 Pe baza contractului de servicii incheiat veti primi factura pentru toate serviciile prestate
pe parcursul lunii calendaristice sau pentru o alta perioada convenita in prealabil,
 Modalitatea data de lucru este mai rapida decit in cazul unui angajat permanent,
 În unele cazuri, angajatorii pot alege între angajații virtuali pe cei care vor efectua sarcina
prețul cel mai redus,
 Este mai ușor să schimbi un angajat virtual decit unul la oficiu,
 Lucrarile sunt executate in conditii de maxima confidentialitate si profesionalism.
Ce servicii pot fi externalizate?
În dependență de tipul afacerii, o serie de sarcini pot fi externalizate. Unele dintre acestea
le cunoastem cu toții (cum ar fi cele legate de servicii web, contabilitate, secretariat si relatii cu
clienti), altele sunt mai putin cunoscute si presupun utilizarea unor echipamente speciale, (dintre
acestea: conducerea vehiculelor la distanta (șofer la distanță prin 4G), a instalatiilor; servicii
supraveghere si paza la distanta; control si monitorizare procese in cadrul intreprinderii (lucratori
tehnici), prezență virtuală in cadrul oficiului, etc), deasemnea există și altele la cererea
angajatorilor (consilieri profesionali, de afaceri, psihologi, medic, asistenti virtuali personali
permanenti (diverse sarcini), angajati virtuali cu doua sau mai multe profesii, grupuri de angajati
virtuali, etc).
Mai jos prezentăm cîteva dintre sarcinile care pot fi externalizate:
Gestiunea poștei electronice
Email-uri ocupa o partea foarte mare din activitatea antreprenorilor. Fiecare dintre
acestea, consuma ceva timp, nemaivorbind de timpul necesar pentru reconcentrarea la sarcina
precedentă. Un asistent virtual sar putea ocupa de cele mai multe email-uri pentru Dvs. Iar dacă
unele dintre e-mailuri sunt urgente, asistentul va va informa.
Gestiunea apelurilor telefonice
Apeluri telefonice vă întrerup în același mod ca și e-mailurile. Majoritatea antreprenorilor
au departamente de servicii pentru clienți, dar asta e pur și simplu nu este suficient. Oricum apar
apeluri care ne disconcentreaza din lucru. Apelurile urgențe reale sunt rare. Fără întreruperi
telefonice, veți obține o economisire a timpului prețios. Veti realiza că chiar și cele mai multe din
așa-numitele apeluri de "urgență" sunt pur și simplu de distragere.
Management de program (timp)
Fiecare antreprenor are nevoie de un secretar. Un secretar răspunde la apeluri și ține un
ochi pe programul. În cazul în care există locuri unde trebuie să mergeți și oamenii pe care
trebuie sa ii apelati, cel mai bine dacă cineva va va reaminti de acestea.

2
 Management de date
Fie că aveți nevoie să introduceți date în Word sau Excel, pierdeți timp cu privire la
aceste sarcini mărunte. Să presupunem că se pregătiți o prezentare PowerPoint. Nu ar fi mai
simplu sa creați o schiță pe foie, iar cineva să o perfecteze in PowerPoint. Un asistent virtual ar
putea face slide-urile pentru Dvs și economisi câteva ore. Iar în cazul în care subiectul nu este
prea complicat, un asistent virtual sar putea ocupa chiar si partea de cercetare.
Contabilitate
Contabilitate nu este o sarcină ușoară. Este nevoie de mult timp, deoarece aceasta constă
în înregistrarea de facturi, facturi, plăți etc. Dacă ați angajat un asistent virtual pentru acest loc de
muncă, va trebui să ai încredere în acesta. Evidența contabilă este, probabil, va fi cea mai grea
sarcina de a renunța la ea. Dar, dacă veți găsi un asistent virtual de încredere, acesta va salva
timpul alocat evidenței contabile în fiecare săptămână.
Comunicarea cu clientii si partenerii
Întotdeauna o idee bună de a trimite un card cadou pentru clienții dumneavoastră de
sărbători și aniversări. Aceasta poate fi o muncă foarte minuțioasă, deoarece este nevoie de timp
și necesită un efort creator. Dar, nu vă puteți permite să ignorați partenerii și clienții dvs. Sarcina
nu este complicată și ar putea fi ușor atribuită unui asistent virtual.
Cercetare on-line
Dacă faci cercetare de unul singur, de ce nu ați lăsa pe cineva să vă ajute? Singurul lucru
pe care trebuie să faceți este să oferiți instrucțiuni clare. Acestea pot deasemnea aduna
informațiile necesare.
Monitorizarea concurentilor si a schimbarilor in industrie
In timpul vânzării unui anumit produs sau serviciu, trebuie întotdeauna să știți ce se
întîmplă pe piață. Facînd studii de piață permanente ar fi probabil, prea obositor si stresant. Dar
un asistent virtual ar putea efectua acestea pentru Dvs în fiecare săptămână.
Gestiunea conturilor pe retelele sociale
Multe persoane urmaresc paginile de pe retelele sociale ale companiei Dvs. Crearea si
postarea fiecarei noutati necesita timp. Este o sarcină ușoară pentru un asistent virtual. Orice
asistent virtual ar putea face cunoștință cu industria si compania Dvs în câteva ore maxim. Cu
ajutorul unui asistent virtual, ati putea avea cel puțin un element de știri la fiecare câteva zile.
Gestiune bloguri
Postarea este una dintre cele mai importante componente ale marketingului conținut de
succes. Este, de asemenea, una dintre cele mai mari consumatoare de timp. Doar cercetarea
subiectului ocupă mult timp, iar după cercetare, trebuie să scrieți și să formatați articolul.

3
Asistentul virtual ar putea ajuta, de asemenea, să monitorizeze site-ul pentru a vă asigura că
conținutul dvs. relevant si optimizateste de până la date.
Gestiune website
Acestea deasemenea necesită o întreținere constantă si ar trebui efectuata de asistent
virtual competent in domeniu.
Rezervari
Dacă ați călătorit vreodata, știi cit de mult timp cheltuie cautarea biletelor de avion
ieftine. Decit sa monitorizati site-uri web al unei companii aeriene în fiecare zi, pentru a vedea
dacă prețurile biletelor au scăzut, mai bine oferiti sarcina data unui asistent virtual. Acelasi lucru
il puteti face privind rezervarile la hotel sau chir planificarea intregii calatorii (inchiriere de
masini, etc)
Instructor virtual
Doriti sa instruiți angajații dumneavoastră cu privire la modul de utilizare a unui anumit
program sau serviciu atunci ati putea insarcina un angajat virtual cu lucrul dat.
Altele
Alte sarcini ar fi următoarele:
 Gestionarea jurnale,
 Pregătirea și distribuirea actelor și documentelor pentru întâlniri,
 Pregatirea documentelor,
 Menținerea sistemelor de evidență,
 Fotocopiere și de tipărire,
 Utilizarea diverselor aplicații de birou, cum ar fi Word, Excel, PowerPoint,
 Coordonarea întâlnirilor și a conferințelor de afaceri,
 Crearea de broşuri, forme de afaceri, manuscrise, certificate,
 Editare video și audio,
 Sarcini SEO,
 Setarea Autorespondere (Aweber, MailChimp),
 Rezervarea intilnirilor cu cientii,
 Timitere mesaje de multumire,
 Preluarea apelurilor ocazionale,
 Managementul fisierelor,
 Constructia, gestiunea si actuaizarea bazelor de date,
 Achiziționarea de cadouri pentru cei dragi / membrii familiei on-line,
 Transcrierea (transcrie mesajele vocale, video sau audio, podcast-uri etc.),
 Crearea de rapoarte de bază (rapoarte privind sarcinile săptămânale, rezultate,
vânzări)
 Cautarea si recrutarea de personal,

4
  Promovarea produselor si serviciilor Dvs,
 Inregistrare si evidenta contracte,
 Traduceri,
 Servicii contactare clienti,
 Audit si analiza economico-financiară la distanță,
 Analiza imaginii de afaceri,
 Formarea dosarelor, numerotarea si arhivarea documentelor,
 Elaborare Newsletter.
Cine poate beneficia?
Proprietarii de afaceri, angajatorii si angajatii. Serviciie date sunt disponibile nu numai
persoanelor juridice ci si persoanelor fizice. In dependenta de furnizorul ales, exista si moduri de
plata care nu necesita relatii contractuale. Iata citeva exemple de beneficiari.
Avocatii. Un avocat, care vrea să-și extindă serviciile sale, își petrece timpul prețios
pentru a scrie o declarație pe proprie răspundere sau o citatie. Economisiti timp prin predarea
acestor lucrări stenografice la secretarul la distanță.
Auditorii. Un auditor, trebuie să petreacă o mare parte din timp analizînd aspectele
afacerii clienților și comunicarii cu diverse organizații guvernamentale pentru gasirea soluțiilor
posibile. De ce ar trebui să piarda amintind clientiilor sai de taxele de plată, sau pe rezervari de
calatorii? Un secretar de la distanță ar putea poate fi de mare ajutor.
Antreprenori. Timpul economisit este de fapt timp adăugat în ziua de lucru. Ar fi de mare
avantaj atunci când cele mai multe sarcini ar putea fi delegate, astfel încât să puteți petrece mai
mult timp cu privire la chestiuni strategice.
Directori. Un secretar la distanță acționează ca un asistent de birou. El poate organiza
diverse intilniri de afaceri, efectua rezervari, programari efectua sarcini de rutina si altele.
Unde putem gasi un asistent virtual?
Găsirea de asistenți virtuali nu este o sarcina simpla si este in legatura directa cu sarcinile
de externalizare. Sunt multe site-uri web care oferă servicii de asistent virtual sau site-uri de web
freelance assistants, cum ar fi placi de Hubstaff Talent si Freelancerjob sau Craigslistsocial.
Deasemnea acestia ar putea di recrutati direct de pe LinkedIn. Deasemanea, referinte catre
acestea pot fi gasite utilizind Google. In tara noastra serviciile date nu sunt foarte populare, totusi
exista unele societati de genul la EPO (Educational and Professional Organization) care ofera
limitat asemenea servicii. Este adevărat că există milioane de contractori pe aceste site-uri web.
Dar este de asemenea adevărat că există o mulțime de incertitudine atunci când privind
angajarea. Nimeni nu poate garanta că contractorii alesi vor face o treabă bună.

5
 Recrutarea si selectia
Majoritatea site-urilor teste pentru limbi și anumite competențe informatice pentru
potentialii asistenti virtuali. Dar, nu ne putem baza doar pe aceste teste. Trebuie sa verificati
portofoliul fiecarui candidat. Cereti scrisori de referință de la angajatorii precedenti. Puteti
deasemenea sa testati asistentii virtuali.
Totusi, pentru sarcinile mai complicate, va trebui o selectie mai minutioasa. Diferența
dintre LinkedIn și site-uri web independenți este problema anonimatului. Este mai greu să fii
anonim pe LinkedIn, totul este mai transparent aici. Dacă vedeți că unele asistent virtual are o
mulțime de laude și recomandări, aceasta înseamnă că el sau ea este bun. Site-uri care se
specializează în contractarea lucrătorilor, cum ar fi odesk.com şi elance.com, au mii de listări
pentru asistenţi virtual.
Există și firme care sunt specializate în servicii de secretariat la distanță și toate taxele de
servicii pentru clienți, care rezultă din aceste apeluri. Mai mult de un secretar de telefon, aceste
companii oferă o gamă largă de servicii de sprijin pentru clienți.
Echipe de asistenti virtuali
Puteți deasemenea asambla o echipe de asistenți virtuali, insa va exista problema privind
asigurarea funcționarii cooperarii acesteia. Cel mai bine este sa apelati la consultatii in domeniu.
Asistent virtual vs asistent personal
Cei mai mulți oameni se întreabă ce face ca asistent virtual mai special decit un asistent
personal. Mai jos vom încerca să explicam care sunt asemanari, principalele avantaje și
dezavantaje ale fiecarui tip de asistent / angajat.
Asemanari
 Ambele dintre ei lucrează la propriul birou și realizeaza mai multe proiecte utilizând
internetul.
 Ei lucrează la introducerea datelor, procesare de text, dactilografiere, servicii de birou, cum
ar fi planificarea unui program, etc.
 Ele oferă servicii administrative pentru persoanele fizice și juridice.
Asistent personal
Prima diferență esențială între aceste două poziții de muncă este că asistentul personal se
află în biroul angajatorului. El îndeplinește sarcini de lucru diferite, care îi sunt atribuite numai
de către conducerea societății. El observă și ține evidența dacă regulile, regulamentele și ordinele
emise de către conducere sunt urmate și executate în mod corespunzător. Asistentul personal
este, de asemenea, de așteptat să fie persoană creativă și inițiativă, fiind în același timp mâna
dreaptă și partener de încredere al conducerii.

6
 În funcție de educația, experiența și expertiza, asistentul personal poate fi un consilier de
companie. Opinia lui independentă și obiectivă și ar fi foarte prețioasa și luata în considerare
înainte de a lua orice decizie de management.
Avantajele asistentului personal situat în birou
 Personal Assistant este situat fizic în birou de afaceri și întâmpină vizitatori la
birou și pe site.
 Acesta operează cu echipamente de birou si documente disponibile la oficiul
companiei.
 Acesta ține evidența tuturor activităților de lucru interne și a proceselor.
Dezavantaje ale profesiei asistentului personal
 Ei de multe ori comunica cu colegii pe teme care nu sunt legate de afaceri,
 Asistent personal nu execută activități cu caracter privat în timpul său de lucru,
 Acesta petrece prea mult timp navigarea pe net,
 Există posibilitatea de sosire târzie, plecare timpurie, precum si pauze mai lungi
pentru masa de prânz,
 De obicei, există o perioadă de formare inițială, și nu există nici o garanție că
angajatul va deține poziția pe termen lung;
 Acesta vede situatia din interiorul companiei și există riscul de subiectivism in
activitățile de lucru, și atitudine generală.
Asistent virtual
Acesta este un antreprenor, care lucrează în mod independent, dintr-un birou de domiciliu
și, prin urmare, prezența sa fizică într-un birou de afaceri nu este obligatorie. El oferă suport de
la distanță într-un mod virtual prin intermediul Internet, e-mail, fax, apeluri telefonice și pot
utiliza servicii de curierat.
El este specializat într-o gamă largă de activități administrativ-secretariat, precum și alte
tipuri de servicii virtuale care se referă la diverse sfere de activitate. Care îi oferă posibilitatea de
a lucra cu propria sa echipă de specialiști și de a obține sprijin de la resurse externe. Activitățile
sale de lucru nu poate fi limitată de o fișă a postului.
Asistentul virtual nu are un singur angajator, dar poate lucra cu mai mulți angajatori -
persoane juridice si fizice. În consecință, el raportează rezultatele sale separat pentru fiecare
dintre clienții săi. El lucrează pe baza unor comenzi, proiecte sau oferă servicii de abonament.
Asistentii virtuali își asumă toate cheltuielile administrative legate de procesul de lucru și
plătesc pentru materiale de birou pe care le consumă. Orarul acestora de lucru nu este fix, dar
flexibil și poate avea zile libere în orice moment . În același timp, si remunerația sa nu este fixă
și poate fi foarte flexibila.

7
 Asistentul virtual are o șansă mai mică de a pierde locul de muncă pentru că el este un
antreprenor și lucrează pentru mulți clienți - angajatori. Nu în ultimul rând, asistentul virtual
depinde de el însuși, în scopul de a realiza o dezvoltare profesională și cariera de creștere.
Avantajele profesiei de asistent virtual
 Asistent virtual poate organiza timpul său mai eficient,
 Acesta poate petrece mai mult timp cu familia sa la domiciliu sau în afara,
 El are libertatea nelimitată de a lucra în orice loc, cu condiția ca acesta să aibă
acces la Internet,
 El poate alege clienții,
 El decide ce tip de servicii ofera clienților săi,
 Nu există nici o perioadă inițială de formare și de introducere la sarcinile de
serviciu și responsabilități,
 El este mai independent atunci când el face cheltuieli la locul de muncă,
 El nu trebuie să comunice cu o mulțime de oameni în birou,
 El este responsabil și de încredere și are dreptul de a refuza un ordin de lucru, în
cazul în care există un risc de eșec sau de finalizare nereușită,
 El economisește timp și nu trebuie să se deplaseze pentru ore la birou zilnic.
Dezavantajele profesiei de asistent virtual
Venitul nu este fixat, iar nivelul său nu este permanent pe o bază lunară,
Clienții sunt diferiti și este dificil de prezis toate nevoile și cerințele specifice ale
acestora,
Există un risc de incapacitate de a se adapta la lucru,
Asistentul virtual trebuie să fie flexibil și sa ofere o gamă largă de servicii inovatoare
clienților săi, având în vedere dezvoltarea rapidă și o creștere a pieței de servicii virtuale de
afaceri,
Exista problema anonimatului, in cazul in care acesta prezera sa lucreze in modul
anonim.
Pe final
Externalizarea sarcinilor poate fi una dintre cele mai bune decizii pe care le puteți face
pentru a menține succesul afacerii tale. Totuși este nevoie de prudență.
Succes!
Bibliografie
Personalassistant, articolul A Remote Secretarial Service Can Simplify Your Business,
disponibil la http://personalassistant.over-blog.com/pages/A-remote-secretarial-service-can-
simplify-your-business-3515277.html 9.3.17

8
 Outsourceworkers, articolul How A Remote Secretary Can Simplify Your Business,
disponibil la http://outsourceworkers.com.au/remote-secretaries-can-simplify-business/ 9.3.17
Hubstaff, articolul The Ultimate List Of Tasks That Can Be Outsourced To A Virtual
Assistant, disponibil la http://blog.hubstaff.com/virtual-assistant/ 9.3.17
Hooverwebdesign, articolul Typing Services by Remote Secretarial Service.com,
disponibil la http://www.hooverwebdesign.com/blog/general-talk/typing-services-by-remote-
secretarial-servicecom/ 9.3.17
Entrepreneur, articolul 10 Things to Outsource to a Virtual Assistant, disponibil la
https://www.entrepreneur.com/article/225318 9.3.17
Blogvirtualassistants, articolul Differences between a Virtual Assistant and a Personal
Assistant, disponibil la http://www.blog.virtualassistants.bg/?p=14 9.3.17
Blogvirtualassistants, articolul Virtual Assistant (VA) vs. Personal Assistant (PA) based
in office, disponibil la http://www.blog.virtualassistants.bg/?p=42 9.3.17
Chrisducker, articolul 25 Tasks You Can Outsource to a General Virtual Assistant
(GVA), disponibil la http://www.chrisducker.com/25tasks/ 9.3.17
Coolpixels, articolul Virtual Assistant vs Secretarial Services, disponibil la
http://www.coolpixels.com.au/outsourcing-blog/virtual-assistant/virtual-assistant-vs-secretarial-
services/ 9.3.17
Pnevagos, articolul SECRETARIAT LA DISTANTA, disponibil la
http://www.pnevagos.com/webservices/ro/servicii/secretariat-la-distanta.html 9.3.17
Immromania, articolul SECRETARIAT LA DISTANTA Serviciu externalizat pentru
IMM-uri, disponibil la http://www.immromania.ro/microsites/2/produse_detalii.php?
id_produs=386&id_companie=17326 9.3.17