Informatică decizională

Totul despre Basecamp și rolul aplicației

în management

Stanciu Diana-Mihaela
  Despre afaceri și evoluția aplicațiilor
Ideea de a avea un business în anul 2021 nu mai seamănă deloc cu ideea pe care au avut-o cei
care au început o afacere în anii 1990-2000. Dacă atunci apariția tehnologiei în acest domeniu
era încă un fenomen straniu spre necunoscut, astăzi majoritatea activităților care fac parte din
derularea unei afaceri se bazează pe sisteme software foarte ușor de utilizat.
Potrivit RescueTime, o aplicație care te ajută să monitorizezi timpul petrecut pe telefon,
oamenii își folosesc smartphoneul de la 3 la 7 ore pe zi. Faptul că acum un simplu telefon ne
poate rezolva o problemă infimă precum contactarea unei alte persoane, dar ne poate ajuta și să
comunicăm eficient cu toată echipa de la job este un avantaj suprem al evoluției tehnologiei.
Ce înseamnă aplicațiile pentru “ liniștea și siguranța” unui business?
În primul rând putem puncta aici salvarea timpului pierdut inutil încercând să organizezi o
ședință, comunicarea mai eficientă între colegi și o listă clară cu cerințe care trebuie să fie
rezolvate.
În al doilea rând, putem integra în această parte chiar și viața privată a liderului, dar și a
angajaților. Pandemia a trimis mult personal să lucreze de acasă, să se integreze în alt spațiu
față de cel cu care erau obișnuiți și să se confrunte în același timp și cu alte probleme. Să îți
transformi locuința într-un spațiu de muncă nu este așa de ușor cum pare. Spre exemplu, pentru
o persoană care pe lângă job a fost nevoită să aibă în grijă și un copil cu școală online, o aplicație
în care să regăsească toate informațiile de care are nevoie pentru a-și desfășura activitatea poate
fi un factor decizional în ceea ce privește managementul timpului.
Așadar, de cele mai multe ori pentru a face un business să meargă la nivelul cel mai înalt este
nevoie să apelezi la cel mai ușor de accesat mijloc de care ne putem folosi în anul 2021-
TEHNOLOGIA.
  Introducere despre Basecamp
În orice companie există o multitudine de lucruri de făcut- de la proiecte în desfășurare și până
la monitorizarea angajaților, pentru un manager poate fi uneori foarte complicat să țină situația
sub control.
Comunicarea eficientă și sigură prin email, telefon, whatsapp, sms etc cu o echipă de peste 10
persoane poate fi aproape imposibilă. Există documente care trebuie să ajungă la toată lumea,
însă unii nu își verifică mailul, alții nu folosesc whatsapp sau fișierele s-au pierdut pe parcurs.
Basecamp este o aplicație de management al proiectelor care ajută la organizarea taskurilor,
care permite să le fie alocate sarcini angajaților, care poate atașa fișiere vizibile pentru toată
lumea și care poate crea liste de verificare pentru fiecare persoană în parte.
Poate fi funcțională atât pentru companiile mici și medii cât și pentru cele mari întrucât este
foarte ușor de utilizat și implementat, fiind adaptată atât pentru desktop cât și pentru mobil.
Deși nu toate afacerile au nevoie de acest ajutor din partea unei aplicații, este avantajos să știi
ca există un instrument online prin care comunicarea este exploatată la maxim, obținerea
informațiilor durează mai puțin, iar interacțiunea dintre colegi este mai accesibilă.
Basecamp are câțiva concurenți importanți pe piață precum Asana, Smartsheet, Trello,
Monday.com și ProjectManager.com; se pare însă că niciuna dintre aceste aplicații nu reușește
să egaleze avantajale oferite de Basecamp.
Prin urmare, o aplicație care se poate lăudă cu peste 100.000 de clienți merită o cercetare mai
amănunțită.
  Cum funcționează și cum arată Basecamp
La deschiderea aplicației primul lucru care apare în secțiunea de sus a paginii este ecusonul
firmei, denumirea acesteia și o categorie denumită “ my stuff ” unde fiecare persoană găsește
strict informațiile care o privesc. Cel mai important element din partea aceasta a paginii este
însă “ The HQ”. În această secțiune se găsesc informații care pot fi accesate de către toți membri
companiei, mai exact acolo pot fi plasate politici importante, actualizări zilnice, discuții ce nu
pot fi amânate sau poate fi deschisă chiar și o cameră de chat care să ajute la construirea unității
companiei. De asemenea, în această secțiune toți angajații pot discuta între ei indiferent de
echipa de proiect din care fac parte.

Aspect general secțiune de început

În a doua secțiune a paginii se regăsește categoria “ Teams”- pentru manageri aici pot fi
supravegheate activitățile tuturor, însă ca și angajat nu poți să vezi decât echipele din care faci
parte.

Aspect general secțiune Teams

Aspect general pentru echipă
La simpla apăsare pe una dintre echipele cu care se doreșe interacționarea se deschide o altă
secțiune în care se regăsesc urmatoarele:
 Campfire: În această căsuță care este practic un chat se pot discuta probleme zilnice și
actuale și cu siguranță este locul în care se poate primi un răspuns cât de repede
posibil și locul în care se poate comunica foarte ușor cu restul echipei.

Aspect Campfire
  Message Board: În această zonă se postează mesaje care ajung la echipă prin email. În
timp ce campfire este un chat direct, acest board este o secțiune de email integrată în
sistem. Avantajul este de partea managerului pentru că acesta poate avea acolo toată
comunicarea relevantă fără a căuta prin mailuri.

Aspect Message Board

 To-dos: Aici se pot defini listele de task-uri și pot fi create oricând altele noi. Toate task-
urile pot fi create cu dedicație către un anumit membru al echipei, acesta știind astfel
care îi sunt responsabilitățile. După rezolvarea lor task-urile pot fi bifate, în josul paginii
existând și o secțiune pentru întrebări și răspunsuri.

Aspect To-dos
  Schedule: Se pot stabili aici ședințe și întâlniri importante care au legătura cu întreaga
echipă. Astfel, sunt vizibile în mod automat și în apropierea lor se vor trimite și notificări
pentru a fi reamintite.

Aspect Schedule
 Automatic check-ins: Această secțiune trimite un email automat, spre exemplu la fiecare
început de săptămână în care se întreabă echipa ce probleme au mai rezolvat de la ultima
discuție. În loc să se apeleze la o întalnire generală sau la mailuri, mesaje și telefoane,
managerul poate afla prin această metodă cu ce se confruntă fiecare membru din echipă.

Aspect Automatic check-in

  Docs& files: Aici se pot crea pe loc documente, se pot atașa fișiere sau linkuri ori pot fi
create dosare noi de interes.

Aspect docs& files

Oricare dintre aceste căsuțe pot fi editate ca și denumire sau rearanjate ori în cazul în care în
cadrul unui proiect una dintre aceste secțiuni nu își are locul- spre exemplu Automatic check-
ins- poate fi scoasă ca și unealtă. Flexibilitatea acestor schimbări în cadrul proiectului pot
determina buna desfășurare a evenimentelor.
În a treia secțiune a paginii este categoria ” Projects” care poate aduce la un loc oameni din
categoria ” Teams” care lucrează împreună doar în cadrul unui anumit proiect. Practic, la
deschiderea acestei secțiuni se regăsesc aceleași căsuțe ca cele menționate mai sus.

Aspect general secțiune Projects

  Prețul aplicației
Basecamp se deosebește de competitori printr-un sistem de plată unic. Dacă în mod normal pe
alte aplicații se plătește per membru sau primii 3 se pot înscrie gratis, iar pentru restul se
calculeaza un tarif, Basecamp oferă pentru 99$/ lună acces nelimitat pentru toți angajați
companiei. Mai exact, aplicația primește bani pentru fiecare business în parte și nu pentru
fiecare angajat.
Deviza lor în ceea ce privește prețul este ”Flat, fixed pricing- No per-user fees- Unlimited users-
Unlimited projects.”
Motivul pentru care au apelat la această politică este reprezentat de puterea de negociere.
Basecamp nu dorește ca firmele care au peste 3000 de membri să fie capabile de negociere și
să primească o ofertă mai bună, în timp ce o firmă cu doar 10 salariați să plătească un tarif mai
mare.
Pentru studenți și profesori aplicația este gratuită, iar pentru instituțiile non-profit există o
reducere de 50%.

 Securitatea aplicației
Deși nu au spus niciodată public prin ce metodă își protejează data de baze, Basecamp
garantează ca infrastructura aplicației este actualizată în mod regulat la cele mai recente
upgradeuri de securitate, iar software-ul rulează pe o rețea dedicată cu firewall-uri și
monitorizare susținută.
Chiar și așa, administratorii și proprietarii de proiecte pot seta permisiuni pentru a limita
vizualizarea și editarea anumitor elemente.
  Avantajele și dezavantajele aplicației
Ca orice aplicație ieșită pe piață, Basecamp se bucură și de avantaje și de dezavantaje.
Printre cele mai importante avantaje avem:
 Atribuirea priorităților- Proiectele mari pot fi divizate în proiecte mai mici pentru a
putea fi urmărite mai bine. De asemenea, se pot stabili sarcinile fiecărui angajat în așa
fel încât să se rezolve toate cerintele proiectului.
 Postarea anunțurilor și actualizarea comunicării- Acest lucru se realizează prin
intermediul panoului de mesaje care aduce la un loc toate discutiile care au avut un
subiect comun.
 Discuții și comentarii- Basecamp permite prin intermediul căsuței de chat comunicarea
non-formală între membri echipei.
 Urmărirea progresului și a termenelor- Acest lucru este posibil prin intermediul funcției
sale de programare care permite utilizatorilor să fie actualizați cu listele de sarcini care
au fost adăugate la sistem. Actualizările în timp real sunt furnizate pentru a reaminti
sarcinile care sunt obligatorii.
 Obține actualizări fără să fie nevoie de ședințe și întâlniri- Basecamp este capabil să
automatizeze procesul de solicitare a actualizărilor de progres de la echipă. Funcția
automată numită check-in-uri procesează întrebările despre sarcinile specifice si
persoana responsabila de acestea. Odată ce a primit răspunsurile, le adună și le transmite
la sursa cererii printr-un format ușor de înțeles.
 Prețul- Basecamp este simplu, deoarece are doar două opțiuni și anume planul gratuit și
planul plătit. Primul are limitări privind numărul de utilizatori și proiecte, în timp ce al
doilea oferă un număr nelimitat de utilizatori și proiecte. În afară de aceasta, Basecamp
oferă, de asemenea, o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile pentru clienții care
doresc să afle mai multe despre software.
 Setare pentru notificări On/Off- Basecamp oferă utilizatorului opțiunea de a activa sau
dezactiva notificările. Poate fi programat în funcție de preferințele utilizatorilor sau lăsat
activat pentru cei care doresc să fie actualizați tot timpul.
 Capacitate mobilă- Un alt lucru extraordinar despre Basecamp este că poate fi accesat
nu doar pe un laptop, ci și pe gadgeturile Android și iOS. Totul se face în același mod
și setările de notificare pot fi, de asemenea, controlate.
 Acces excelent pentru clienți- Clienții sunt o parte importantă a proiectelor, motiv
pentru care și Basecamp le oferă acces la software. E-mailurile clienților pot fi
redirecționate direct către Basecamp, iar membrii echipei pot împărtăși sarcinile
clienților.
Printre cele mai importante dezavantaje avem:
 Activitățile nu pot fi urmărite în timp real- Mai exact, sarcinile atribuite nu pot fi
urmărite în același timp în care sunt rezolvate. Abia după ce angajatul bifează sarcina,
managerul îi poate vizualiza activitatea.
 Subiectele nu pot fi arhivate- Lista de subiecte a Basecamp se poate aglomera cu
ușurință, dar nu le permite utilizatorilor să le arhiveze pe cele neutilizate. Adesea, aceste
subiecte stau în calea celor cu adevărat importante. Arhivarea acestora ajută la
decongestionare fără a fi nevoie să se stearga subiecte care ar putea fi utile în viitor.
  Foarte simplu de folosit nu înseamnă întotdeauna foarte bun- În comparație cu alte
instrumente, Basecamp nu are toate caracteristicile de bază necesare pentru companii și
echipe.

 Importanța aplicației pentru manageri- concluzii

În mod evident Basecamp este o aplicație care ofera mai multe avantaje decât dezavantaje.
Pentru manageri o asemenea unealtă nu doar că ajută la luarea unor decizii importante, dar are
și rolul de a-l aduce pe manager în mijlocul acțiunii și al activităților.
Prin ajutorul acestui soft, managerul ia decizii asupra:
 Strategiei de lucru în echipă- El poate stabili cine, cum și când se poate implica într-
un proiect și care îi sunt prioritățile. Este responsabil în cele din urmă pentru rezultatul
echipei întrucât alegerile îi aparțin.
 Furnizării actualizărilor în ceea ce privește proiectele din firmă- Face evaluări,
intervine unde este necesar, îmbunătățește performanța și creează noi liste care să ajute
echipa.
 Identificării problemelor care pot apărea pe parcurs- Întrucât este prezent
permanent și notificat în legătura cu activitatea celorlalți, poate rezolva orice
impediment din faza incipientă, poate crește bună-starea echipei sau volumul de muncă
și poate oferi feedback în mod direct.
 Activităților pe care le va atribui în viitor- Spre exemplu, daca unul dintre angajați
nu își duce la bun sfârșit task-urile, managerul va ști prin intermediul aplicației că acesta
nu poate fi o persoană de încredere la proiectele viitoare. Întrucât orice acțiune de acest
gen începe cu o mustrare și apoi cu o posibilă concediere, este foarte important pentru
echipă ca fiecare membru să își facă treaba corespunzător.
 Felului în care își organizează echipa- Este posibil ca atunci când pui mai multe
persoane care nu se cunosc foarte bine în aceeași echipă să apară discuții mai aprinse
care pot duce chiar și la blocarea pentru scurt timp a proiectului. Prin intermediul acestor
tensiuni, managerul va ști cu ce probleme se confruntă și va face tot posibilul ca la
proiectele viitoare să nu aducă împreună aceleași persoane.

În concluzie, aplicațiile precum Basecamp “ au datoria” de a oferi suportul necesar luării

deciziilor fără a împovăra managerul cu o mulțime de task-uri care consumă resurse importante
materiale, dar și emoționale. Basecamp poate favoriza creșterea productivității managerului
întrucât acesta economisește timp și își poate canaliza concentrarea pe o altă activitate. Astfel,
business-ul este permanent într-o continuă dezvoltare, iar în viitor Basecamp se va transforma
într-un reper pentru era tehnologiei din domeniul business.