Identificarea nevoilor de training

Nevoile de training pot fi evaluate prin analiza a trei domenii importante din cadrul
managementului resurselor umane: organizatia ca intreg, caracteristicile postului si nevoile
indivizilor. Aceasta analiza va oferi raspunsuri pentru urmatoarele intrebari:

Unde este nevoie de training?

Ce ar trebui sa invete angajatul pentru a fi mai productiv?

Cine are nevoie de training?

Incepe prin evaluarea starii actuale a companiei, cum procedeaza, ce face cel mai bine si
nivelul abilitatilor angajatilor tai pentru indeplinirea acestor sarcini. Aceasta analiza va oferi
cateva repere care te pot ajuta la evaluarea eficientei programului de training. Firma ta ar
trebui sa stie unde doreste sa ajunga in urmatorii cinci ani, in functie de planul strategic pe
termen lung pe care il are. Ai nevoie de un program de training pentru a-ti indeplini acele
obiective.
In al doilea rand, intreaba-te daca organizatia este gata sa sprijine din punct de vedere
financiar training-ul. Daca nu, orice incercare de a organiza un program de training serios, va
esua.
In continuare, stabileste exact unde este nevoie de training. Ar fi o prostie sa implementezi un
program de training pentru intreaga companie fara sa-ti concentrezi resursele in domeniile
unde sunt necesare in cea mai mare masura. Un audit intern iti poate indica zonele in care
este mai multa nevoie de training. De asemenea, o inventariere a abilitatilor te poate ajuta sa
stabilesti care sunt abilitatile posedate de angajati in general. Aceasta inventariere va ajuta
organizatia sa stabileasca care sunt abilitatile disponibile acum si care sunt abilitatile necesare
pentru dezvoltarea ulterioara a companiei.

De asemenea, in economia de piata din zilele noastre, este o necesitate sa-i intrebi pe clienti ce
anume le place la firma ta si care sunt aspectele pe care considera ca ar trebui sa le
imbunatatesti. Pe scurt, analiza trebuie sa se concentreze asupra organizatiei ca intreg si
trebuie sa-ti spuna (1) unde este nevoie de training si (2) unde va functiona in cadrul
organizatiei.

O data ce ai stabilit unde este nevoie de training, concentreaza-te asupra continutului

programului. Analizeaza caracteristicile postului pe baza descrierii sale, materialul care
prezinta sarcinile angajatului. Training-ul bazat pe descrierea postului trebuie sa intre in
detalii in privinta modului de indeplinire a sarcinilor. De fapt, aceasta munca te va ajuta sa
observi mai bine ceea ce se intampla.

Angajatii pot fi evaluati si in mod individual prin compararea nivelului lor actual de abilitati

1
sau performante cu standardul de performante al companiei sau al nevoilor anticipate. Orice
fel de discrepante intre nivelurile de abilitati actuale si cele anticipate poate indica nevoia de
training.

Scopul training-ului si perfectionarii.

Calitatea angajatilor si perfectionarea lor prin training si educatie sunt factorii cei mai
importanti in stabilirea unei profitabilitati pe termen lung pentru firmele mici. Daca
angajezi si mentii angajati buni, este o politica buna sa investesti in perfectionarea
abilitatilor lor, pentru a le mari productivitatea.

Cateodata se considera ca training-ul se aplica doar noilor angajati. Aceasta este o greseala
pentru ca training-ul permanent pentru angajatii curenti ii ajuta sa se adapteze la cerintele
care tin de schimbarea rapida a sarcinilor de lucru.

Motivele pentru sublinierea importantei perfectionarii personalului se refera la:

Crearea unei rezerve de personal disponibil atunci cand este nevoie de inlocuitori pentru
membrii personalului care pleaca sau care urca pe scara ierarhica in organizatie.

Sporirea abilitatii companiei de a adopta si a folosi instrumente tehnologice noi prin

informarea suficienta a personalului pe aceasta tema.

Construirea unei echipe mai eficiente si foarte motivate care sa sporeasca pozitia
competitiva a companiei si sa ridice moralul angajatilor.

Asigurarea resurselor umane adecvate pentru extinderea spre noi programe.

Cercetarile au aratat care sunt beneficiile specifice pe care o firma mica le poate dobandi
prin training-ul si perfectionarea personalului sau, iar acestea implica:

Cresterea productivitatii.

Reducerea ratei de inlocuire a angajatilor.

Cresterea eficientei, care are ca efect castiguri financiare sporite.

Scaderea nevoii pentru supraveghere.

Angajatii dobandesc de multe ori un sentiment sporit de respect personal, demnitate si

bunastare ca urmare a a faptului ca se simt mai utili firmei si societatii. In general vor primi

2
o parte mai mare din beneficiile materiale obtinute de pe urma cresterii productivitatii.
Acesti factori le ofera un sentiment de satisfactie datorita indeplinirii obiectivelor companiei
si a celor personale.

Selectarea participantilor la training

O data ce te-ai hotarat ce fel de training este necesar si unde, urmatoarea decizie pe care
trebuie sa o iei este cea de a alege participantii. Pentru o firma mica, aceasta intrebare este
cruciala. Training-ul angajatilor este costisitor, mai ales atunci cand angajatul sau angajata
parasesc firma pentru un post mai bun. De aceea este important sa-ti selectionezi participantii
cu grija.

Programele de training ar trebui sa fie concepute in asa fel incat sa tina cont de abilitatea
angajatului de a asimila materialele, de a le utiliza efectiv, si de a folosi resursele intr-un mod
cat mai eficient. Este de asemenea important ca angajatii sa fie motivati de experienta de
training. Esecul training-ului asupra angajatilor nu este daunator numai pentru angajati ci
reprezinta si o irosire de timp si bani. Selectionarea participantilor potriviti este un factor
important pentru succesul programului.
Obiective de training
Obiectivele programului de training ar trebui sa se lege in mod direct de nevoile determinate
prin evaluarea procesului descris mai sus. Obiectivele cursului ar trebui sa afirme in mod clar
care este comportamentul sau abilitatea pe care training-ul urmareste sa o modifice, si ar
trebui sa se lege de misiunea si de planul strategic al companiei. Scopurile training-ului
trebuie sa includa praguri pentru ca acestea pot fi utile pentru progresul angajatului de la
situatia actuala la situatia urmarita de firma in viitor. Stabilirea scopurilor ajuta la evaluarea
programului de training si la motivarea angajatilor. A le permite angajatilor sa participe la
stabilirea scopurilor, mareste probabilitatea de succes a training-ului.
Metode de training
Exista doua tipuri principale de training pentru firmele mici: tehnici la locul de munca si
tehnici in afara locului de munca. Circumstantele individuale, si cine, ce si de ce
referitoare la programul tau de training te ajuta sa stabilesti ce fel de metoda trebuie sa
folosesti.

Training-ul la locul de munca este oferit angajatilor in timp ce acestia isi indeplinesc sarcinile
de munca obisnuite. In acest mod, nu pierd timpul in vreme ce invata. Dupa ce elaborezi un
plan cu ceea ce ar trebui sa fie predat, trebuie sa prezinti detaliile angajatilor. Trebuie sa
stabilesti si un orar pentru evaluari periodice care sa-i informeze pe angajati despre
progresele lor. Tehnicile la locul de munca implica sesiuni de orientare, training de instruire,
training de invatare, internship si assistantship, schimbare de posturi si coaching.

3
Tehnicile in afara locului de munca implica prelegeri, studii speciale, filme, conferinte
televizate sau discutii, studii de caz, asumarea de roluri, simulari, instruire programata si
training de laborator. Majoritatea acestor tehnici pot fi folosite de firmele mici, desi unele
dintre ele pot fi cam costisitoare.

Sesiunile de orientare sunt pentru angajatii noi. Primele cateva zile la locul de munca sunt
foarte importante pentru succesul noilor veniti. Acest lucru este ilustrat prin faptul ca 60%
din totalul angajatilor care isi dau demisia fac acest lucru in primele 10 zile. Training-ul de
orientare ar trebui sa accentueze urmatoarele elemente:

Istoria si misiunea companiei.

Memebrii cheie ai organizatiei.
Membrii cheie ai departamentului, si functia departamentului in cadrul companiei.
Regulamentul intern al organizatiei.

Anumite companii folosesc prezentarile verbale in timp ce altele au prezentari scrise. Multe
firme mici introduc aceste probleme in programele de orientare fata in fata. Indiferent de
metoda folosita este important ca noul venit sa-si inteleaga noua slujba.

Prelegerile prezinta materialul de training verbal si sunt folosite atunci cand scopul este
prezentarea unui material bogat unui numar mare de persoane. Este mai putin costisitor sa tii
o prelegere unui grup decat sa tii acest training pentru fiecare individ in parte. Prelegerile
presupun o comunicare unidirectionata, iar aceasta s-ar putea sa nu fie modalitatea cea mai
eficienta de training. De asemenea este dificil sa te asiguri ca intreaga audienta intelege
subiectul la acelasi nivel; tintind participantul mediu ii poti pregati pe unii mai putin iar pe
altii ii poti pierde. In ciuda acestor neajunsuri, prelegerile sunt modalitatea cea mai putin
costisitoare de a tinti un public numeros.

Asumarea de roluri si simularea sunt tehnici de training care incearca sa aduca in fata
participantilor situatii credibile de luare a deciziilor. Sunt prezentate pentru discutie
probleme posibile si solutii alternative. Zicala potrivit careia nu exista profesor mai bun decat
experienta poate fi exemplificata prin aceasta modalitate de training. Angajatii cu experienta
pot descrie experiente reale si pot contribui si invata din cautarea solutiilor pentru aceste
simulari. Aceasta metoda este putin costisitoare si este folosita in marketing si in training-ul
pentru pozitii de management.

Metodele audio-vizuale cum ar fi televiziunea, casetele video si filmele sunt mijlocul cel mai
eficient de aducere in prim plan a unor conditii si situatii reale intr-un timp scurt. Un avantaj
ar fi ca prezentarea este aceeasi indiferent cat de des este utilizata. Acest lucru nu este valabil
si in cazul prelegerilor, care se pot modifica o data cu vorbitorul sau pot fi influentate de
constrangeri exterioare. Principalul defect al materialelor audio-vizuale este ca nu permite
interactiuni cu vorbitorul sau punerea unor intrebari, si nici modificarea prezentarii in functie
de audienta.

4
Schimbarea posturilor implica trecerea angajatului printr-o serie de posturi pentru ca ea sau
el sa inteleaga mai bine sarcinile asociate diferitelor posturi. Aceasta metoda este folosita de
obicei atunci cand se are in vedere training-ul pentru pozitiile de supraveghere. Angajatul
invata cate putin din fiecare. Aceasta este o strategie buna pentru firmele mici datorita
faptului ca intr-o astfel de situatie angajatul poate sa primeasca mai multe sarcini diferite.

Training-urile de invatare pregatesc angajatii pentru indeplinirea mai multor sarcini. Ele
implica de obicei cateva grupuri de abilitati inrudite care-i permit celui care invata sa practice
o anumita activitate, iar acest proces are loc pe o durata lunga de timp in cursul careia
ucenicul lucreaza alaturi de maestrul mai bine calificat. Training-urile de invatare sunt
adecvate in special in cazul posturilor care necesita abilitati de productie.

Programele pentru interni si asistenti sunt de obicei o combinatie intre training-ul de sala si
training-ul la locul de munca. Sunt folosite deseori pentru training-ul potentialilor manageri
si personalului de marketing.

Invatarea cu ajutorul programelor, cu ajutorul calculatorului si a materialelor video

interactive, au toate un element comun: ii permit participantului sa invete in ritmul sau. De
asemenea ele permit materialului deja asimilat sa fie depasit in favoarea materialului care
pune probleme participantului. Dupa perioada de initiere, nu mai este necesara prezenta
instructorului, iar participantul poate invata in functie de timpul pe care il are la dispozitie.
Aceste metode suna bine, dar pot depasi resursele financiare ale firmelor mici.

Trainingul de laborator este desfasurat pentru grupuri de participanti de catre traineri

priceputi. Se desfasoara de obicei intr-o locatie neutra si este utilizat de catre participantii la
training-uri pentru management avansat si mediu, cu scopul de a dobandi spiritul muncii in
echipa si de a-si imbunatati abilitatile de conducere a managementului si subordonatilor.
Poate fi costisitor si este oferit in general de catre firmele mici mai dezvoltate.
Procesul de training
Modelul de mai jos identifica pasii necesari in procesul de training:

Obiectivele organizationale
Evaluarea nevoilor
Exista vreo discrepanta?
Obiectivele training-ului
Selectionarea celor care vor primi training-ul
Selectionarea metodelor si a modalitatii de training
Alegerea unei modalitati de evaluare
Administrarea training-ului
Evaluarea training-ului

Firma ta ar trebui sa aiba o strategie si un set de obiective bine definite care sa directioneze
toate deciziile luate in special pe cele legate de training. Firmele care-si planifica procesul de

5
training au mai mult succes decat cele care nu fac acest lucru. Majoritatea proprietarilor
firmelor doresc sa aiba succes, dar nu se implica in proiecte de training care le pot imbunatati
sansele de succes. De ce? Cele cinci motive intalnite cel mai des sunt:

Timpul Managerii firmelor mici considera ca lipsa timpului nu le permite sa ofere training
angajatilor.

Inceputul Majoritatea managerilor firmelor mici nu au experienta in domeniul trainingului

angajatilor. Acest proces nu le este familiar.

Expertiza extinsa Managerii tind sa aiba o expertiza extinsa mai degraba decat abilitati
datorate specializarii, iar acestea din urma sunt necesare pentru activitatile de training si
perfectionare.

Lipsa de incredere si deschidere Multi manageri prefera sa pastreze informatiile pentru ei

insisi. Facand acest lucru ascund informatii subordonatilor si altor persoane care pot fi utile
in procesul de training si perfectionare.

Scepticism privind valoarea training-ului Cativa proprietari ai firmelor mici considera ca

viitorul nu poate fi prevazut sau controlat si in consecinta, ca eforturile lor trebuie sa se
concentreze asupra activitatilor curente, cum ar fi, sa castigi bani astazi.

Un program de training bine conceput poate contribui la succesul firmei tale. Un program
structurat in functie de strategia si de obiectivele companiei are o sansa mai mare de a
imbunatati nivelul productivitatii si de a realiza si alte obiective ce tin de misiunea training-
ului.

Pentru orice firma, formularea unei strategii de training necesita luarea in considerare a
urmatoarelor intrebari:

Cine sunt clientii tai? De ce cumpara de la tine?

Cine sunt concurentii tai? Cum raspund nevoilor pietei? Care sunt avantajele competitive
de care se bucura? Care sunt acele segmente de piata pe care le-au ignorat pana acum?
Care sunt punctele tari ale companiei? Care sunt slabiciunile companiei?
Care sunt curentele sociale actuale care pot afecta firma?

Scopul formularii unei strategii de training este acela de a raspunde la doua intrebari relativ
simple, dar foarte importante: (1) Cum este firma in prezent? si (2) Cum ar trebui sa fie firma
in viitor? Inarmata cu raspunsurile la aceste intrebari si cu o viziune clara a misiunii,
strategiei si obiectivelor firmei, compania poate identifica care sunt nevoile sale de training.

Evaluarea training-ului

6
Training-ul ar trebui sa fie evaluat de cateva ori in cursul procesului.

Determina aceste praguri atunci cand iti elaborezi training-ul.

Angajatii ar trebui sa fie evaluati prin compararea noilor abilitati dobandite cu cele definite
de scopurile programului de training. Orice fel de discrepante trebuie sa fie marcate, iar
programul de training trebuie sa fie modificat astfel incat sa indeplineasca scopurile
mentionate.

Multe programe de training sunt sub nivelul asteptarilor pentru ca administratorul nu a fost
in stare sa evalueze progresele. Evaluarea periodica va impiedica indepartarea training-ului
de obiectivele sale.

Adminstrarea training-ului
Dupa planificarea atenta a training-ului, trebuie sa administrezi training-ul angajatilor
selectionati. Este important sa mai recapitulezi odata programul pentru a vedea daca
obiectivele sunt indeplinite. Intrebarile pe care le poti pune inainite de inceperea training-ului
se pot referi la:

Locatie.
Facilitati.
Accesibilitate.
Comfort.
Echipament.
Timp.

Daca acorzi o atentie sporita acestor detalii operationale vei contribui la succesul
programului de training.

Un administrator eficient al programului de training ar trebui sa respecte pasii urmatori:

Definirea obiectivelor organizationale.

Determinarea nevoilor programului de training.
Definirea scopurilor training-ului.
Elaborarea unor metode de training.
Luarea deciziei privind persoanele participante la training.
Luarea deciziei privind persoana care va oferi training-ul.
Administrarea training-ului.
Evaluarea programului de training.

Respectarea acestor pasi il va ajuta pe adminstrator sa dezvolte un program de training

eficient pentru a-i asigura firmei un personal calificat, productiv, si multumit. Acest lucru va

7
contribui pozitiv la cresterea profiturilor.