TEHNICI DE INTERVIEVARE Fundamentele MRU

 1. Pregatirea interviului 2. Structurarea interviului 3. Tipuri de interviuri

Scopul interviului este a face o predictie cat mai corecta despre gradul de corespundere al unui candidat cu un post pentru care este evaluat.

 Pregatirea interviului
O abordare eficienta in pregatirea unui interviu urmareste pasii de mai jos, dupa modelul PROCEED (PROCEDEAZA): Pregatirea (prepare): identificarea celor mai buni performeri ai postului analiza informatiilor cuprinse in fisa de post referitoare la competentele si abilitatile necesare postului; elaborarea intrebarilor pentru interviu. Revizuirea (review): - intrebarilor pentru interviu Organizarea (organize): - se va selecta metoda de interviu folosita si daca este cazul comisia de selectie. Referitor la comisia de selectie se va stabili care este rolul fiecarui membru si ce intrebari va pune fiecare. Desfasurarea interviului (conduct interview): - prin care se obtin informatii de la candidati.

Metoda PROCEED (continuare)

Evaluarea candidatului (evaluate candidate) pe baza informaiilor obtinute - se va evalua gradul de in care candidatul corespunde cerintelor postului. Schimbul de opinii intre membrii comisiei de selectie (exchange): - fiecare membru al comisiei va evalua candidatul iar la final se va obtine o evaluare globala ce va permite prezicerea perfomantelor candidatului si la luarea deciziei de selectie. Luarea deciziei de angajare (decide): - este procesul prin care se decide cine este candidatul selectat.

 Structurarea interviului
Un client mi-a povestit odata ca nu avem niciodata timp sa organizam o selectie /un interviu, dar avem intotdeauna timp sa reluam munca de la capat in cazul in care nu am gasi candidatul potrivit. Succesul unui interviu depinde de pregatirea lui si de o abordare structurata a informatiilor pe care dorim sa le aflam de la candidat. Un grad scazut de predictibilitate a evaluarii facute unui candidat se datoreaza unei pregatirii insuficiente a interviului. Etapele unui interviu sunt: Introducerea atmosfera destinsa si incredere Obtinerea de informatii despre candidat - abordarea este secventiala, Discutarea istoricului locurilor de munca, apoi detalii despre competentele tehnice si realizarile profesionale. Se continua cu intrebari pentru a evalua abilitatile sociale si personale ale candidatului Oferirea de informatii despre post candidatului prezentarea organizatiei Intrebari ale candidatului Incheierea interviului
5

Optimizarea interviului
Cea mai mare parte a timpului interviului este alocata obtinerii de informatii de la candidat. Introducerea si incheierea trebuie sa fie scurte, rezumandu-se la informatiile necesare si utile pentru candidat.

Imbunatatirea interviului: A. Pregatirea interviului o urmarirea obiectivelor (ce informatii trebuie sa aflu de la candidat pentru a prezice performanta lui viitoare pe post); o stabilirea unei structuri a interviului pentru a atinge obiectivele; o culegerea cat mai multor informatii despre post si intelegerea cat mai corecta a cerintelor postului; o o o B. Evaluarea candidatului pe baza cerintelor postului evaluarea candidatului dupa potentialul de performanta pe postul respectiv; evaluarea motivatiei candidatului de a lucra pentru organizatie; detalierea aspectelor importante legate de post.
6

 Imbunatatirea interviului (II) Imbunatatirea interviului prin:

o ajustarea intrebarilor la specificul postului; o acoperirea tuturor subiectelor relevante pentru evaluarea candidatilor; o analizarea observatiilor si comentariilor inregistrate in timpul interviului si coroborarea acestor informatii cu alte documente: CV, referinte, informatii din presa (daca este cazul).

D. Respectarea eticii profesionale:

o intrebarile au caracter strict profesional; o intrebarile nu trebuie sa aiba caracter discriminatoriu; o argumentarea deciziei de selectie.

Tipuri de interviu *Cheia unui interviu eficient o constituie flexibilitatea, care permite intervievatorului sa se ajusteze permanent la situatiile de interviu si chiar de asi dezvolta propriul stil de intervievare, bazat pe experienta acumulata. 1. Interviul de selectie

este o discutie intre un individ care candideaza pentru ocuparea unui post si reprezentatul organizatiei care doreste sa angajeze. acest interviu permite aflarea informatiei in termeni de Cum? De ce? Cat de bine? Popularitatea interviului de selectie consta in atingerea obiectivelor legate de: Colectarea informatiilor pentru a raspunde la 2 intrebari: POATE candidatul sa realizeze sarcinile postului? DORESTE candidatul POSTUL? Furnizarea informatiilor intervievatorul ofera candidatului informatii despre post, responsabilitati, organizatie in incercarea de a atrage cei mai buni candidati. Urmareste potrivirea candidatului la cultura organizationala, daca profilul candidatului se potriveste stilului managerial si al echipei organizatiei. Cea mai buna abordare pentru un interviu de selectie este organizarea lui in forma semistructurata, ceea ce creaza mai mare flexibilitate. De asemenea, succesul unui interviu este asigurat de adaptarea lui la tipul de post pentru care se face selectia.

2. Interviul de evaluare
Intrument de managementul performantei Are 2 obiective majore: 1. Sa dezvolte si sa imbunatateasca performanta

angajatului. Temele de discutie se refera la urmatoarele aspecte: clarificarea obiectivelor, actiunilor ce vor fi intreprinse si standardul de perfomanta asteptat; nivelul atins de perfomanta; dezvoltarea angajatului prin identificarea nevoilor de training si consilierea lui in ceea ce priveste anumite programe de dezvoltare; exprimarea opiniei angajatului asupra propriilor rezultate, precum si sugestiile de imbunatatire a rezultatelor; stabilirea unor obiective reciproc avantajoase atat pentru angajat cat si pentru angajator;
9

Interviul de evaluare (II)

Dezvoltarea carierei prin agrearea unui plan de cariera pe termen lung. Obiectiv 2: Comunicarea anumitor decizii administrative referitoare la crestere salariala, promovare, transfer pe un alt post. Reusita unui interviu de evalaurea performantelor consta in urmatoarele: Planificarea interviului astfel incat sa se atinga obiectivele specifice: separarea imbunatatirii rezultatelor&performantelor / dezoltarea angajatului de deciziile administrative; adaptarea obiectivelor interviului in functie de angajat Alegerea metodelor folosite pentru evaluarea perfomantelor angajatilor: Se evalueaza performanta & rezultatele si nu caracteristicile personale ale angajatului; Furnizarea unui feed-back constructiv catre angajat, precum si exprimarea opiniei angajatului cu privire la calificativul obtinut; Se asigura conformitatea cu legislatia in vigoare. Abordarea interviului se tine cont de stilul evaluatorului si trebuie adaptat la specificul angajatului.
10

3. Interviul de consiliere
este mai degraba un interviu semi-structurat si pretinde din partea intervievatorului cel mai mare grad de sensibilitate; problemele abordate intr-un interviu de consiliere sunt predominant legate de contextul locului de munca, cum ar fi performanta postului, alegeri in cariera, adaptare la organizatie, integrare in echipa, comunicare, imbuntatirea stilului managerial, etc. continutul unui interviu de consiliere urmareste urmatorii pasi: definirea problemei, rezolvarea ei luarea in consideratie a unor solutii alternative, planificarea actiunilor care ar trebui intreprinse; reusita unui interviu de consiliere se bazeaza pe respectarea unor repere: stimularea clientului/angajatului sa vorbeasca; incurajarea clientului/angajatului sa ia in considerare solutii alternative; sugerarea de idei noi; stabilirea unui plan de actiune; determinarea clientului/angajatului de a schimba ceva si angajamentul lui ca va urmari aceste schimbari.
11

4. Interviul de planificare a carierei

Knowledge workers in cautarea unei cariere, nu a unui simplu job Cariera = set de atitudini si comportamente asociate experientelor de munca si activitatilor pe care le desfasoara un individ de-a lungul vietii profesionale. Proces individual, ghidat de managementul carierei Exista 4 obiective principale in ceea ce priveste reusita unui interviu de cariera: 1) Identificarea satisfactiilor si insatisfactiilor fata de locul de munca actual depinde de stadiul profesional la care se afla angajatul: Faza de explorare caracteristica perioadei de proba in care angajatul ia contact cu mai multe activitati si are impresia ca poate avansa foarte repede Faza de consolidare / maturizare a carierei in care angajatul ocupa un post care ii place si pentru care are competentele necesare Faza de inovatie angajatul doreste sa avanseze, sa se dezvolte prin acumularea de competente noi, sa fie stimulat professional Faza de mentinere care acopera perioada cea mai lunga a carierei noastre si care are efecte diferite asupra indivizilor, este perioada intre 45 si 60 de ani.
12

4. Interviul de planificare a carierei (II)

Obiective: 3) Informarea angajatului despre politica de cariera a organizatiei, precum si despre oportunitatile de dezvoltare profesionala si personala in interiorul organizatiei; in aceasta etapa discutia se axeaza pe furnizarea de informatii despre posibili pasi pe care angajatul poate sa ii urmeze in urmatorii ani. Din aceasta perspective, specialistul si/sau managerul care conduce interviul de cariera trebuie sa priveasca oportunitatile care apar in ansamblul organizatiei (promovarea pe orizontala), nu numai in departamentul in care lucreaza angajatul (promovarea pe verticala). angajatul trebuie sa afle cum isi poate imbunatati cunostintele si abilitatile pentru a performa mai bine intr-un post viitor 4) Formularea unui Plan de dezvoltare a carierei, specific angajatului. informatiile obtinute in cadrul interviului de cariera sunt sintetizate intr-un Plan de cariera individual:obiectivele de cariera stabilite, precum si actiunile prin care vor fi atinse acele obiective si in cat timp este posibila realizarea lor.
13

4. Interviul de planificare a carierei (III)

Planificarea interviului de cariera trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte: colectarea informatiilor referitoare la istoricul locurilor de munca, cuprinzand si competentele si abilitatile accumulate; estimarea stadiului professional la care se afla angajatul; revizuirea informatiilor obtinute in urma procesului de evaluarea performantei si a pasilor pe care angajatul trebuie sa ii urmeze in dezvoltarea carierei; centralizarea informatiilor despre oportunitatile de cariera din interiorul organizatiei ; planificarea in avans a interviului si scopului acestuia si informarea in timp util a angajatului, pentru a-i oferi acestuia posibilitatea sa se gandeasca la obiectivele de carier Acest tip de interviu completeaza interviul de evaluare a performantei si se finalizeaza cu un Plan de dezvoltare a angajatului

14

5. Interviul de plecare din companie (Exit Interview)

Se desfasoara la plecarea din companie a unui angajat si de obicei este condus de un specialist din departamentul de resurse umane. Principalul obiectiv al acestui tip de interviu este de a afla motivele care au stat la baza deciziei angajatului de a parasi compania. Se discuta: continutul muncii, organizarea activitatii, colaborarea cu colegii si seful direct, comunicarea interna, perspectivele de cariera, satisfactia/insatisfactia nivelului salarial si al beneficiilor oferite. Persoana care conduce interviul de plecare trebuie ca la sfarsitul discutiei sa faca mentiunea daca ar re-angaja sau nu persoana care pleaca. Informatiile obtinute prin exit interviu sunt utile in elaborarea masurilor de imbunatatire a fluctuatiei de personal, precum si metodelor de ameliorare a comunicarii interne si a factorilor de crestere a motivatiei personalului.

15

Tehnici de Intervievare - Tipologie

1. Tehnici directive:
intrebari deschise de tipul Care sunt responsabilitatile principale pe care le indepliniti in actualul post? sau Care sunt aspectele muncii dvs care va plac cel mai mult? probarea declaratiilor candidatului evidentirea probelor pe care candidatul le poate aduce depinde de specificul postului. Astfel pe durata interviului, intrebari de tipul Cum? In ce fel? De ce? Cat de bine? Cum ati proceda acum? In acest fel se stabileste o comunicare mai buna si il stimuleaza pe candidat sa coopereze.

16

Tehnici de Intervievare - Tipologie

2. Tehnici non-directive:
Incurajarea candidatului prin gestica sugestiva (inclinatia capului, aprobari prin cuvinte scurte, etc.): atentie, valorizare Parafrazarea ideilor induce comentarii mai detaliate ale candidatului Exprimarea sentimentelor intervievatorul sa observe reactiile si nu sa le ignore Rezumarea problemelor discutate, pentru clarificare si tranzitie la alt subiect Pauza este cea mai non-directiva tehnica. O pauza de zece secunde pune o presiune mare asupra candidatului de a completa afirmatiile anterioare. Pentru reusita unui interviu se recomanda folosirea mai multor tehnici, care sa creeze o situatie stimulativa de intrebari si raspunsuri (comunicare bidirectionata).

17

Tipuri de intrebari
1. Intrebari deschise nu trebuie sa sugereze raspunsul candidatului ci sa il stimuleze sa ofere cat mai multe informatii despre subiectul abordat. 2. Intrebari inchise cu ajutorul carora se clarifica un aspect al subiectului discutat. 3. Intrebari de explorare se utilizeaza pentru a obtine detalii suplimentare si permit identificarea contributiei efective a candidatului. 4. Intrebari ipotetice se folosesc in cadrul interviurilor comportamentale si urmaresc sa testeze reactiile cadidatului intr-o situatie anume. Atentie, insa la intrebari ipotetice, raspunsul poate fi ipotetic ceea ce scade gradul de predictibilitate al unui posibil comportament intr-o situatie cu care s-ar confrunta respectivul candidat.

18

Cine poate fi intervievator

Unul dintre factorii critici in asigurarea succesului unui interviu este stilul& maniera intervievatorului. Un bun intervievator reuseste sa castige increderea persoanei intervievate si sa pastreze o relatie pozitiva. Indicatori: pozitia adoptata, tonul vocii si contactul vizual. Intervievatorul constituie legatura in candidat si organizatie, lui ii revine misiunea de a atrage si selecta cei mai buni candidati. Atitudine deschisa, dar diplomatica Interviul de evaluare a performantei si interviul de planificare a carierei: respect si intelegere pentru angajat Aprobare prin gesturi de sustinere a afirmatiilor candidatului si care dovedesc si o ascultare activa din partea intervievatorului Continuitate a intrebarilor asigura coerenta interviului. Controlul, directionarea interviului pentru atingerea scopurilor propuse Notarea informatiilor, cu permisiunea candidatului
19

Rolul intervievatorului
A construi o relatie pozitiva cu candidatii A stabili agenda desfasurarii interviului A culege informatii despre experienta si competentele candidatilor A verifica si proba declaratiile candidatului A evalua gradul in care candidatul corespunde cerintelor postului A argumenta alegerea /selectarea candidatului pentru post A lua decizii cu privire la selectie

20