ORGANIZAREA UNEI REUNIUNI

Zi de zi, la serviciu, facultate sau in timpul liber suntem membrii ai diferitor grupuri si luam prte
la diverse reuniuni. Intalnirile de grup au devenit un lucru obisnuit, o forma de lucru din ce in ce mai des
folosita pentru ca, de-a lungul timpului, treptat, s-a facut tranzitia de la munca individuala la cea de grup
in cadrul careia sarcinile sunt impartite in functie de domeniul de pregatire al fiecarui membru sau
abilitatile acestora.
Din ce in ce mai multi oameni sunt deschisi lucrului si comunicarii in grup, fiind remarcata
utilitatea aceste forme de lucru, insa putini din acestia realizeaza ca acet lucru se datoreaza organizarii
reuniunii/evenimentului/intalnirii, munca din spate. Organizarea este una din etapele cele mai importante
a fiecarui proces sau reuniune a unui grup.
Pentru a exemplifica un mod de organizare a unei reuniuni, voi lua ca exemplu prima intalnire a
unei echipe de proiect din cadrul companiei in care imi desfasor activitatea profesionala, Coca-Cola
Hellenic. Scopul acestei intalniri este exact acela de formare si organizare a echipei pentru ca proiectul
sa se desfasoare intr-un mod organizat si sa aiba rezultatele dorite.
Orice proiect porneste de la o nevoie sau chiar mai multe. In cazul de fata este vorba despre
nevoia echipei de trainee (proaspat angajati ce trec printr-un program de 2 ani de dezvoltare accelerata)
din cadrul companiei, de a se dezvolta, de a interactiona cu diferiti colegi din alte departamente, de a
ajuta impartasind cunostintele dobandite. De cealalta parte a fost identificata nevoia unei parti din
angajati de a-si dezvolta cunostintele de limba engleza, lucru necesar evolutiei lor profesionale si
sociale. Astfel a lut nastere ideea unui proiect de CSR prin care echipa de trainee sa organizeze si sustina
cursuri de limba engleza de nivel incepator si mediu pentru angajatii din companie care au aceasta
nevoie.
Astfel s-a format un grup functional, format din 8 tineri cu varste cuprinse intre 22 si 25 de ani,
recurtati dupa un set de valori comun, intre care s-a legat o relatie sincera de prietenie bazata pe
comunicare deschisa, atractivitate interpersonala si care, cel mai important, au un obiectiv comun si
anume acela de a organiza un proiect de CSR prin care 100 de angajati din cadrul companiei, in interval
de 6 luni, sa evolueze la urmatorul nivel de pregatire al limbii engleze.
In cadrul compeniei, credem cu tarie ca resursa umana este cea mai importanta resursa, astfel ca
echipa de proiect si organizarea acesteia poate reprezenta cheia succesului sau esecului unei astfel de
activitati. Astfel, am preluat initiativa de a organiza prima intalnire a echipei de proiect pe care nu o
simteam cu adevarat definita. Practic, aceasta sedinta reprezenta cel de-al doilea stadiu al modelului
Tuckman, acela de asaltare, cel de formare fiind deja realizat in decursul celor 4 luni de cand lucram

impreuna. Scopul acestei sedinte era acela de stabilire a formei proiectului, impartire a rolurilor si
responsabilitatilor membrilor echipei.
De mentionat este si faptul ca acest proiect de CSR pe care ne-am propusa sa-l organizam este in
afara responsabilitatilor membrilor echipei de proiect de zi cu zi si nu constituie o prioritate pentru
activitatea de business. In acest caz, cu atat mai mult organizarea intalnirilior este si mai importanta
pentru ca un efect al unei organizari bune este eficienta reuniunii. De aceea, stiind ca luarea deciziilor
importante precum forma proiectului poate fi un proces care sa necesite destul de mult timp, am decis sa
fac eu primul pas si sa vin cu o propunere pe baza careia sa construim impreuna stuctura finala.
In capacitatea unei echipe de a-i atinge cu succes rezultatele putem crede n momentul n care
avem un scop clar definit care poate fi atins doar prin efortul depus de membrii unei echipe i cnd
managementul companiei ofer echipei suportul necesar n toate etapele formrii ei. Avand in vedere
faptul ca experienta mea in organizarea unei echipe si a unui proiect maret precum ne dorim sa fie este
limitata, m-am ganidt ca primul pas al organizarii ar putea fi reprezentat de cateva intalniri cu colege din
echipa de Resurse Umane, specialiste in acest domeniu, carora sa le prezint ideea noastra si care mi-ar
putea da cateva idei de structura si de organizare in conformitate cu nevoile si profilul angajatilor pe care
ele le cunosc foarte bine.
Astfel am ajuns la o idee de proiect mai bine conturata si m-am asigurat si de suportul echipei de
Resurse Umane in acdrul asteui proiect.
In urma parcurgerii acestei etape, pot spune ca am ajuns la punctul de organizare efectiva a
reuniunii echipei de proiect.
Prima etapa a fost de informare oficiala a tuturor traineelor privind inceperea proiectului si
stabilirea unei date si ore in care sa fim cu totii disponibili.
Un al doilea detaiu important inainte de a lansa invitatia a fost realizarea agendei intalnirii.
Astfel, fiecare membru este informat cu privire la subiectele discutate, poate constientiza importanta
acesteia, iar motivatia de a participa creste.
Dupa stabilirea acestor detalii, am cautat o sala disponibila suficient de spatioasa pentru numarul
de persoane participante si care sa ofere accesul la resursele logistice necesare (flipchart, markere,
laptop, videoproiector, sistem de teleconferinta pentru persoane care lucreza la sediile din afar
Bucurestiului). Am lansat o invitatie oficiala tuturor traineelor si colegelor noastre din echipa de HR
doritoare sa ne sprijine in etapa de organizare a proiectului, dar si de motivare a noastra, a echipei de
proiect.
Intalnirea a durat 2 ore si s-a desfasurat conform minutei pregatite si prezentate

Din experiena trainingurilor, dimensiunea optim a echipei este ntre 5 i 8 membri n func ie de
sarcinile de ndeplinit i orizontul temporal disponibil. Un numr mai mare de 8 persoane este mai greu
de coordonat n etapa de lansare a ideilor de rezolvare a scopului, creeaz senza ia de confuzie,
dezordine, suprancrcare, dnd natere la stri conflictuale neproductive. n schimb, cnd vorbim de un
grup format din prea puine persoane ne confruntm cu un grad sczut de creativitate. n momentul n
care facem parte dintr-un grup mare a crui coordonare i funcionare devine din ce n ce mai dificil se
poate apela la mprirea grupului n subgrupuri pentru a armoniza munca n echip.