Curs: Tehnici eficiente de scriere

Modul: Tehnici eficiente de scriere

Unitate: Regulile comunicării scrise

În această lecţie vom discuta despre regulile mesajelor scrise,

aspectul, conținutul și elementele semnificative ale unei scrisori de
afaceri. Vom explica din ce este compus un mesaj scris de succes, cum
se poate scrie un mesaj ușor de înțeles/inteligibil și asigură obținerea
răspunsului. De asemenea, sunt prezentate cele mai frecvente greșeli
și sfaturi pentru a scrie o scrisoare de afaceri.

Cum se scrie o scrisoare de afaceri (recomandări și sfaturi)?

Introducerea trebuie să fie pozitivă sau neutră

Finalul scrisorii să fie pozitiv

Ton amabil, folosiți întotdeauna formulele „te rog" și

„mulțumesc"

Exprimarea să fie clară

Explicațiile să fie concrete și justificate

Scrisoarea să fie scurtă (o pagină)

Folosiți propoziții scurte (propozițiile cu mai mult de 25 de

cuvinte sunt dificil de înțeles)

Folosiți semnele de punctuație: cratima, semne de întrebare și

semne de exclamare

Evitaţi prescurtările

Explicați termenii dificili și necunoscuţi

Citiți scrisoarea de mai multe ori înainte de a o trimite

(corectaţi: greșelile de tipărire, de conținut, de ortografie și
gramatică)

© Copyright Link group 1 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

Oricare ar fi scopul, scrisoarea:

transmite vești bune

transmite vești rele

îndeamnă/sfătuiește

informează

Fiecare scrisoare pe care o scrieţi este o parte a comunicării de afaceri

și ar trebui să fie scrisă într-un stil formal.

Imaginea 2.1. Scrisoare de afaceri

© Copyright Link group 2 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

Criteriile și cerințele pentru o scrisoare de

afaceri/memorandum:

1. Caracter informativ

Indiferent cine va trebui să citească scrisoarea dvs., va solicita

informații specifice, informaţii predeterminate. Clienții, receptorii
scrisorii de afaceri, nu sunt interesați de discursuri lungi, ci de
informații utile. Ei se așteaptă, de asemenea, ca scrisoarea de
mulțumire să conțină informații care ar putea fi prezentate în cel mai
bun mod posibil.

2. Concizie

Adunaţi informațiile pe care doriți să le prezentaţi în paragrafe scurte,

concise. Persoana care le va citi le va privi în trecere, sumar, sărind de
la o informație la alta. Evitaţi compozițiile lungi, propozițiile dvs. să fie
scurte și concise.

Sfaturi pentru folosirea expresiilor şi a frazelor

Să indicaţi timpul, ordinea:

în acest moment, chiar acum, în timpul, după, după aceea, în

curând, mai târziu, anterior, între timp, ulterior...

Pentru legarea ideilor:

pe lângă, de asemenea, în continuare, cu alte cuvinte, în
conformitate cu...

Pentru a repeta:
așa cum am arătat deja, așa cum am spus, așa cum este definit
anterior...

Pentru a enumera exemple:

de exemplu, în acest caz, cu această ocazie, în această situaţie...

© Copyright Link group 3 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

Pentru a arăta cauza şi urmarea:

deoarece, pentru că, din acest motiv, ca urmare ...

Pentru a sublinia:
cu siguranță, fără îndoială, fără rezerve, asigurați-vă că...

Pentru a evidenţia importanța:

cheie/crucial, mai presus de toate, deosebit de importantă, de
mare importanță...

Rezumat, concluzii:
pe scurt, în concluzie, în final, este evident, putem concluziona...

3. Corectitudinea gramaticală

Aveţi grijă la greşelile gramaticale. Nimic nu poate surprinde neplăcut

mai mult o persoană care vă citește scrisoarea de afaceri decât o
scrisoare incorectă din punct de vedere gramatical. Înainte de a trimite
o scrisoare de afaceri, utilizați instrumentul MS Word pentru corectarea
greşelilor de scriere (dacă aveți versiunea în limba română a software-
ului) pentru a vă asigura că s-a efectuat o verificare completă a
documentului dvs.

4. Informații complete

Scrisoarea dvs. trebuie să conţină următoarele informații: numele dvs.,

motivul pentru care e scrisă și informațiile dvs. de contact (telefon,
adresa, e-mail). Obiectivul dvs. este de a-i permite persoanei căreia îi
trimiteți scrisoarea de afaceri să vină la dvs. cât mai repede posibil, de
aceea o veţi informa din timp cum poate ajunge la dvs. şi când.

5. Scopul scrisorii

Înainte de a începe să scrieţi scrisoarea, răspundeţi la următoarele

întrebări:

© Copyright Link group 4 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

Ce vreau să realizez cu acest document?

Ce informații așteaptă de la mine persoana căreia îi voi trimite

scrisoarea de afaceri?

De ce are nevoie persoana care citește scrisoarea de afaceri?

Este nevoie să o ajut în rezolvarea unei probleme?

Planificaţi în detaliu scrisoarea dvs. de afaceri introducând

(specificând) mai întâi cele mai importante informații și apoi confirmaţi
faptele. Nu uitaţi că doar dvs. şi nimeni altcineva în afară de dvs. nu
este răspunzător să dezvăluie valorile dvs. Treaba dvs. este să vă
asigurați că scrisoarea dvs. va fi interpretată de receptor așa cum a
fost scrisă de către emiţător.

6. Oferiţi soluţii, nu probleme!

Scrisoarea dvs. care este adresată companiei (anunţ/aplicaţie sau

cerere, CV etc.) va fi şi mai de succes dacă informațiile pe care le
conţine vor rezolva problema persoanei care citește scrisoarea dvs. de
afaceri. Compania, de exemplu, poate avea probleme cu vânzarea
produselor, a celor de calitate inferioară, vânzarea lor poate fi
gestionată rău, suportul pentru clienți nu funcţionează bine... Trebuie
să descoperiţi singuri unde este problema.

Puneţi-vă în locul persoanei care citește. Ce ar dori să vadă în

scrisoarea dvs. de afaceri? Unde să obțineţi informații despre nevoile,
de exemplu, ale unei companii? Informațiile suplimentare despre
nevoile unei companii sau ale persoanelor cărora le este dedicată
scrisoarea de afaceri, deseori, reprezintă jumătate din munca depusă.

7. Surse de informații generale despre companii

Următoarele tipuri de surse pot fi de folos atunci când

cercetaţi/investigaţi compania: reglementări de afaceri, rapoarte
anuale, pagini web, lista cu contacte, paginile galbene, camera de
comerț și industrie și asociații de comerț, ziare, experți, concurenții

© Copyright Link group 5 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

acelei companii, documentele publice și publicații (Monitorul Oficial)

documente electronice, pliante și altele.

8. Trebuie să acordaţi o atenție specială următoarelor

informații importante:

Care sunt domeniile de activitate ale acestei companii?

Cum vi se pare că stă compania, din punct de vedere financiar?

Ce tipuri de afaceri există în companie?

Ce aşteaptă compania de la angajaţii ei?

Folosind resursele disponibile, puteţi ajunge la o mai bună

înțelegere a nivelului potențialului de afaceri al acelei companii
sau organizații. Vă vor interesa care sunt cererile companiei, la
ce aspiră și ce dorește să realizeze.

Cele mai frecvente greşeli în scrierea documentelor

Un e-mail gol - Dacă trimiteți scrisoarea de afaceri în atașament

(attach), nu lăsați titlul şi corpul e-mailului gol. Acest lucru arată ca şi
când nu v-aţi străduit nici măcar să salutaţi persoana care primește
cererea sau să vă specificaţi intenția.

Neatenţie – Nu vă permiteți să nu citiți cu atenție scrisoarea dvs. de

afaceri.

Nu ați specificat toate informațiile importante - Nu omiteţi

informații. Nu omiteţi nici alte elemente esențiale, inclusiv datele cu
caracter personal și datele de contact.

© Copyright Link group 6 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

Aveţi greșeli de ortografie și gramaticale în scrisoarea de

afaceri - Aceasta arată cu siguranță neprofesional, inexact și neglijent
şi, cu siguranță nu sunt caracteristicile cu care să vreți să fiți asociat.

Imaginea 2.2. Opţiunea de ştergere

© Copyright Link group 7 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

Nu suntem suficient de direcţi - se întâmplă, de asemenea, ca

persoana de la care ne așteptăm să ne facă o favoare, să ne
îndeplinească cerințele sau să cumpere produsul, serviciul sau ideea
noastră, să rămână după discuţie cu dilema: „Ce se aşteaptă de la
mine?". Simplu - nu suntem îndeajuns de direcţi! Concepția greșită
este părerea că povestea „lungă" și numărul mare de cuvinte vor
clarifica ceea ce ne dorim cu adevărat. Metaforic vorbind, „ne învârtim
în jurul locului de aterizare, dar niciodată nu aterizăm!''. Greşeala este,
din nou, lipsa de pregătire pentru discuţie. Atât de mult cât suntem de
pregătiți și gata să fim direcţi într-o discuţie, tot atât va fi gata și
interlocutorul nostru să „audă" ceea ce avem să-i spunem.

Imaginea 2.3. Ştergerea greşelilor

Noi înșine dăm motive pentru refuzarea cererii - Unele persoane

îşi prezintă cererea într-un mod în care ele însele oferă ocazia să fie
refuzate. De ex.: „Probabil aveţi motive să nu acceptaţi cererea mea''
sau „Știu că vă este greu să acceptaţi acest... ". O prezentare bună a
cererii dvs. cu siguranță nu implică să specificaţi singuri motivele

© Copyright Link group 8 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

pentru respingerea ei. Aveţi în vedere că vor fi obstacole și pregătiți-vă

să le eliminaţi, dar nu le puneţi înainte.

Omisiunea de a se consulta interlocutorul în legătură cu

cererea - În entuziasmul nostru față de propriile creații e posibil să
uităm că motivele noastre nu sunt neapărat şi motivele celeilalte părţi,
respectiv că nu sunt suficient de convingătoare pentru interlocutor. Nu
trebuie să negăm dreptul altora de a-şi aduce contribuţia la
îmbunătățirea și dezvoltarea ideilor.

Multe dintre aceste greşeli sunt rezultatul ignoranței angajaților în ceea

ce privește modul în care se scriu documentele de afaceri, neglijența
sau ignorarea regulilor importante referitoare la scrierea corectă a
acestora. De asemenea, o cauză importantă este şi faptul că angajații
trimit la toate adresele același document de afaceri, cu o aceeași
scrisoare de intenţie, în loc ca acestea să fie ajustate de fiecare dată la
nevoile unui anumit receptor. Nu lăsaţi să fie aceasta și practica dvs. -
măriţi-vă șansele!

© Copyright Link group 9 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

EFTP_02 - Tehnici eficiente de scriere

1. Criteriile și cerințele pentru o scrisoare de afaceri sunt:
a) caracter informativ
b) concizie
c) informații complete
d) scopul scrisorii
e) toate cele enumerate
2. Scrisoarea dvs. care este adresată companiei
(anunţ/aplicaţie sau cerere, CV etc.) va fi de și mai mare succes
dacă informațiile pe care le conţine vor rezolva problema
persoanei care citește scrisoarea dvs. de afaceri.
a) adevărat
b) fals
3. Care sunt recomandările pentru scrierea scrisorilor de
afaceri?
a) finalul scrisorii neutru
b) folosiţi prescurtările
c) explicaţi termenii dificili și necunoscuţi
d) să folosiți propoziții lungi
e) să folosiți propoziții scurte
4. Cele mai frecvente greşeli în scrierea documentelor:
a) o semnătură greşită
b) un e-mail gol
c) greșeli gramaticale
d) adresa greşită a receptorului
5. Înainte de a începe să scrieţi scrisoarea, răspundeţi la
următoarele întrebări:
a) Ce vreau să realizez cu acest document?
b) Va fi mai bine să răspund oral?
c) Ce informații așteaptă de la mine?
6. Scrisoarea dvs. trebuie să conţină următoarele informații:
a) numele şi prenumele dvs.
b) motivul pentru care e scrisă
c) informațiile dvs. de contact
d) timpul în care aşteptaţi răspunsul
7. O mare parte din greşelile din scrierea documentelor sunt
rezultatul:

© Copyright Link group 10 / 12

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

a) neglijenței sau ignorării regulilor importante

b) dezacordului între deciziile managementului și ale
angajaților
c) ignoranței angajaților în ce privește modul în care se scriu
documentele de afaceri

© Copyright Link group 11 / 12

 Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Regulile comunicării scrise

1. Criteriile și cerințele pentru o scrisoare de afaceri sunt:

e
2. Scrisoarea dvs. care este adresată companiei
(anunţ/aplicaţie sau cerere, CV etc.) va fi de și mai mare succes
dacă informațiile pe care le conţine vor rezolva problema
persoanei care citește scrisoarea dvs. de afaceri.
a
3. Care sunt recomandările pentru scrierea scrisorilor de
afaceri?
c, e
4. Cele mai frecvente greşeli în scrierea documentelor:
b, c
5. Înainte de a începe să scrieţi scrisoarea, răspundeţi la
următoarele întrebări:
a, c
6. Scrisoarea dvs. trebuie să conţină următoarele informații:
a, b, c
7. O mare parte din greşelile din scrierea documentelor sunt
rezultatul:
a, c

© Copyright Link group 12 / 12

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)