MANAGEMENTUL PARTICIPATIV

Metode de cretere a contribuiilor personalului la deciziile de management organizaional

de ctre Phil Bartle, PhD Ttraducere de Oana Bajka traducere revizuit de Elena Gabriela Hosu Dedicat lui Gert Ldeking Documentul central al modulului

Managementul este mult prea important pentru a fi lsat doar n seama managerilor.

Introducere
Dac suntei responsabil de nfiinarea unei noi organizaii, a unui nou ONG sau OBC, a unui nou departament sau responsabil de demarare a unui nou proiect, vei dori s v asigurai c procesul de management sporete eficiena organizaiei. Dac facei parte dintr-un comitet de conducere vei dori s dai managerului (managerilor) sfaturi care vor face organizaia mai puternic, dar n acelai timp dreapt i uman. Putei fi conductorul unui sat i s dorii s v modernizai biroul i cldirea autoritii locale. Putei fi conductorul unei organizaii de muncitori care cere cu insisten mbuntiri ale managementului care dau personalului un cuvnt mai important, mai mult respect i consideraie pentru muncitori. Liniile directoare prezentate aici privind modul de a face managementul mai participativ v vor ajuta n eforturile dumneavoastr.

Ce este managementul participativ?

Participarea este un cuvnt folosit adesea n zilele noastre; ea are nelesuri variate n contexte diferite. n cazul instruirii, cursanii beneficiaz prin participarea la activitatea despre care sunt instruii; ei "nva prin fapte". n cazul muncii n comunitate, participarea nseamn c ntreaga comunitate, inclusiv cei care de obicei nu se exprim, particip la luarea deciziilor care influeneaz viitorul comunitii. n cazul jocurilor (de exemplu poker), participarea nseamn c oamenii au voie s joace (s se angajeze n jocul pe bani / jocurile de noroc). Managementul participativ nseamn c personalul, nu numai managerii desemnai, au contribuii i influen asupra deciziilor care afecteaz organizaia. Nu este acelai lucru ca managementul comunal sau

cooperativ, unde fiecare membru al personalului are aceeai greutate n procesul de luare a deciziilor. O majoritate votat ori un consens nu reprezint arbitrul final pentru o decizie discutat. n managementul participativ, managerii (sau managerul) desemnai nc au (sau are) responsabilitatea final pentru luarea deciziilor i rspunderea pentru ele, dar membrilor personalului care sunt afectai de acele decizii li se cere n mod activ s furnizeze observaii, analize, sugestii i recomandri n procesul executiv de luare a deciziilor. Aceste ghiduri pot fi folosite de-a gata cnd nfiinai o nou organizaie, pot fi alese contient pentru o organizaie care funcioneaz continuu sau pot fi adugate ncet, etap cu etap, ntr-o organizaie care e mai monopolist n privina lurii deciziilor i n care deciziile se iau doar la nivel nalt.

Beneficiile participrii:
Dac aranjai lucrurile aa cum sunt descrise mai jos, dumneavoastr i organizaia dumneavoastr vei avea mai multe tipuri de beneficii. Organizaia dumneavoastr va funciona mai bine dac angajaii ei sunt mai loiali, dac se simt utili i dorii, dac simt c sunt respectai i dac simt c prerea lor conteaz. Vei contribui la toate acestea dac vei cuta activ aportul lor n procesul de luare a deciziilor. Deciziile tind s fie mai bune cnd se bazeaz pe o palet mai larg de cunotine, informaii i experiene. Indiferent ct de nelept/neleapt i experimentat/ ar fi un/o ef/, nu are la fel de mult experien ca totalitatea angajailor lui/ei. ncrederea este un factor important al conducerii.. Abordrile participative de obicei nseamn c luarea deciziilor este mai transparent. Aceasta, n schimb, crete ncrederea personalului, i astfel crete

capacitatea de conductor a managerului. i transparena n sine este un beneficiu adugat al acestei abordri. Cnd deciziile se iau printr-o consultare activ cu personalul exist mai puine suspiciuni legate de decizii ilegale i imorale luate n circumstane dubioase. n cazul participrii comunitii, rezultatul final este acela c managementul participativ aduce multe beneficii. Totui, pentru obinerea unui aport participativ exist cteva costuri. Unul este acela c dureaz o vreme pn l obii, iar deciziile sunt astfel mai lente dect atunci cnd sunt luate unilateral. Cnd personalul susine o anumit decizie dar reglementrile, bugetul, comitetul de conducere sau biroul central nu permit luarea acelei decizii, angajaii vor fi dezamgii; unii ar putea chiar ntreba de ce au mai participat. Este nevoie ca managerul s le arate c, dei toi au dorit alegerea unei anumite ci, au fost mpiedicai s urmeze acea cale din pricina unor circumstane care nu in de management - i chiar nici de managementul participativ. Cnd personalul este divizat foarte puternic pe marginea unei probleme anume, aceasta se va arta cnd apare ca o decizie de management. Dezacordurile pot afecta munca. Managerul trebuie s investeasc timp i eforturi suplimentare pentru a se ajunge la o decizie - cu participarea personalului care va reduce acea schism. Dei sunt cteva greuti n adoptarea unei abordri participative, numeroasele beneficii cntresc mai greu dect costurile.

Modaliti de canalizare a participrii

Dac alegei un plan i implementai un program pentru creterea participrii angajailor la luarea deciziilor de management - i v ncurajm s facei asta - putei concepe multe moduri prin care s v

facei organizaia mai participativ. Pentru participarea la luarea deciziilor este nevoie de o bun comunicare; cu ct deschidei mai multe canale, cu att mai mult va participa personalul la conducerea organizaiei. Cutai modaliti de a discuta cu angajaii cu fiecare ocazie care vi se ofer. Lsai-i s v arate realizrile i frustrrile lor. Angajaii vor vedea rapid dac suntei sincer sau nu. Nu facei asta ntr-o manier superficial sau formal. Manifestai un interes real fa de ceea ce fac ei. Dai dovad de respect. Stabilii o edin de management participativ, o edin de rutin i obinuit. Vedei edine. Stabilii sesiuni speciale care s permit (i s ncurajeze) contribuiile personalului. Folosii fiele posturilor ca program pentru creterea participrii personalului i pregtii sesiuni de bilan anual pentru a obine aportul angajailor n vederea realizrii planurilor de lucru anuale. O modalitate pe care am considerat-o util a fost s pun n spatele meu, la birou, un afi cu inscripia "Managementul este mult prea important pentru a fi lsat numai n seama managerilor". Cnd oamenii care intrau n biroul meu fceau observaii n legtur cu el sau ntrebau despre el, foloseam ocazia pentru a le explica valoarea contribuiilor angajailor n procesul de luare a deciziilor de management. O alt metod de cutare pro-activ a participrii la luarea deciziilor este brainstorming-ul. Aceast metod este diferit de celelalte metode prezentate aici prin faptul c urmrete luarea deciziilor comunitare, nu luarea deciziilor prin moderarea unui manager. Ea are propriul su modul separat; vedei Brainstorming. Dai-le un program de pregtire n management pentru non-manageri; cel puin o introducere n cele patru ntrebri fundamentale.

Privii modul n care organizaia dumneavoastr funcioneaz n prezent. ntrebai-v cum - n ce modaliti - particip angajaii la luarea deciziilor de management. Identificai modaliti prin care credei c pot fi ncurajai s participe mai mult. Structurai-v programul n aa fel nct s corespund condiiilor de care dispunei, i alegei doar ceea ce va funciona.

A da atenie:
Cu toii vrem s fim respectai i s fim luai n serios. Angajaii dumneavoastr nu fac excepie. Putei aliena i descuraja rapid angajaii dac v purtai de parc ei nu exist, de parc nu conteaz (adic nu sunt importani) sau de parc fac parte din decoraiunile ncperii. Dimpotriv, dac ascultai angajaii, dac le cerei prerea, dac i luai n serios i i tratai cu respect, atunci ei se vor respecta mai mult pe sine, vor respecta mai mult organizaia i pe dumneavoastr. i vor lua munca mai n serios; vor face un efort mai mare; vor fi mai productivi. Cu ct putei face asta mai mult, cu att exercitai mai mult calitile de lider. n cel mai restrns sens, managementul participativ nseamn c un manager d atenie angajailor lui/ei. Aezai asta n contextul tuturor metodelor descrise n acest document. Dai atenie!!!

edinele de management:
Alt document din acest modul abordeaz edinele de management mai detaliat. Vedei edinele. Ceea ce este important aici este faptul c putei s facei din edinele de management o parte integrant a

programului dumneavoastr de a dezvolta managementul participativ n organizaia dumneavoastr. Astfel de edine ar trebui s fie organizate n mod curent i cu regularitate. Dac lipsii de la edine sau le anulai prea des, vei diminua respectul i importana pe care le acordai angajailor. Att dumneavoastr, ct i personalul putei planifica alte sarcini n afara perioadei pe care o alegei pentru edin. Nu programai edina atunci cnd este probabil ca cineva din afara influenei dumneavoastr s convoace o alt edin la care suntei obligat s participai. Frecvena optim este o dat la dou sptmni (sau la fiecare jumtate de lun). Unii manageri fac edine sptmnal, alii lunar. Alegei ceea ce este cel mai adecvat. Asigurai-v c fiecare edin are loc n aceeai zi a sptmnii i la aceeai or. Facei totul pentru ca aceste edine s fie edine de luare a deciziilor. Este uor s pierdei timpul cu formaliti, s ascultai persoane crora le place s se aud vorbind, s pierdei vremea ascultnd informaii pe care toat lumea le cunoate deja sau ar trebui s le cunoasc. Nu permitei rapoarte verbale atunci cnd acele rapoarte ar fi trebuit s fi ajuns n form scris la toi cei implicai, nainte de edin. Timpul petrecut n edin ar trebui s fie dedicat doar lurii de decizii. Vedei documentul, edine, care explic mai detaliat aceste principii. Ce este important aici este c dumneavoastr vrei ca angajaii s contribuie la procesul de luare a deciziilor de management. (Observai de asemenea c edinele pot deveni o povar n loc de un control al gestiunii dac nu sunt corect conduse). Nu toate sugestiile lor vor fi automat acceptate, dac sunt contrazise de conducere (comitetul de conducere sau un comitet de organizare cu autoritatea de a stabili politici), de constituie sau de politica oficial a organizaiei (dac exist un astfel de document), de legile rii, de bugetul disponibil pentru organizaie, de elul, scopul, obiectivele, strategia organizaiei sau de ali parametri formulai. Unii angajai ar putea face astfel de sugestii care nu pot fi realizate din pricina

acestor limitri. Mulumii-i angajatului pentru contribuia lui/ei, explicai-i de ce nu poate fi acceptat i asigurai-l/o c managementul / gestiunea poate aduce doar decizii executive i nu poate contrazice linia politicii. edinele reprezint ocaziile de a transmite angajailor, n diferite moduri, c sunt valoroi, c au idei utile de oferit, i c sunt respectai. Nu este suficient doar s-i invitai s se prezinte la edine. Ar putea s se simt ca i cum ar avea lucruri mai bune de fcut, mai ales dac edinele nu sunt productive i nu au sens pentru ei. Este necesar s v asigurai c prezena lor la edin este productiv i este perceput ca atare. Este n regul s avei edine diferite pentru categorii variate de angajai; de exemplu una pentru personalul de asisten i alta pentru personalul profesional sau de producie. Cteodat este util ca managerul personalului de asisten s prezideze edinele de management participativ ale personalului de asisten. n aceste cazuri, managerul general trebuie s participe la edin, s arate interes i s se asigure c personalul de asisten tie c este util i respectat. Dac cerei unei secretare sau altui angajat care face parte din personalul de asisten s ia notie n timpul edinei, acea persoan va trebui probabil s se concentreze asupra notielor i nu va participa integral la procesul de luare a deciziilor. n astfel de cazuri asigurai-v c petrecei timp cu persoana respectiv, n funcie de teme, cerndu-i prerea. Luai n considerare oferirea pregtirii, instruirii personalului - instruiri de gestiune pentru non-manageri. Cele patru ntrebri cheie, precum i alte chestiuni de management / gestiune pentru non-manageri sunt incluse n modululPregtirea n management.

Sesiuni speciale:
Prin organizarea de sesiuni speciale avei o oportunitate n plus de a ncuraja contribuii deschise i sincere din partea personalului. Cel mai important lucru de inut minte este c astfel de sesiuni pot deveni cu uurin superficiale, de exemplu pot deveni cadrul n care se schimb glume prieteneti dar lipsite de substan, se repet cliee nvechite sau sloganuri lipsite de coninut, se impresioneaz VIP-urile aflate n vizit. Ca parte a programului dumneavoastr, asigurai-v c personalul furnizeaz contribuii reale la luarea deciziilor organizaionale. Sesiunile speciale se pot organiza cu diferite ocazii, inclusiv vizita unui VIP din conducere, din guvern sau de la o important organizaie finanatoare. Poate fi pentru un exerciiu important de restructurare sau un eveniment naional care solicit mprosptarea tuturor organizaiilor din ar. Un exemplu de sesiune special este sesiunea SWOT, ca parte a transformrii unei organizaii dintr-o organizaie de ajutor n caz de urgen (caritate) ntr-o organizaie de dezvoltare sustenabil (capacitare/mputernicire ). SWOTnseamn "Puncte forte, Puncte slabe, Oportuniti i Ameninri" (n englez Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) i poate fi utilizat n numeroase situaii, ca i n aceea din modulul care urmrete transformarea unei organizaii sau a unui program. O alt bun oportunitate pentru organizarea unei sesiuni speciale este apariia unei crize organizaionale, indiferent dac are factori interni sau externi sau de ambele tipuri. Sosirea unui consultant extern, de exemplu pentru pregtirea n management sau pentru monitorizare i evaluare este de asemenea un eveniment care poate oferi oportuniti de organizare a unor sesiuni

speciale n cadrul crora putei ncuraja participarea personalului la luarea deciziilor de management.

Fiele posturilor:
Modul n care folosii fiele posturilor, poate fi, de asemenea, o oportunitate pentru a contribui la managementul participativ. Foarte adesea o fi a postului este structurat iniial atunci cnd se nfiineaz o organizaie. Ea poate fi scris de o persoan care realizeaz planificarea sau de un consultant extern. Dup utilizarea iniial, ea este ndosariat (sau pierdut) i nu mai este vzut niciodat. Utilizat n acest mod, fia postului nu contribuie cu nimic la managementul participativ i are o valoare minor. Revizuirea cu regularitate a fiei postului de ctre angajaii implicai i supraveghetorul lor, modificarea coninutului su pentru a reflecta condiiile schimbtoare i ca reacie la schimbarea sarcinilor i responsabilitilor, i apoi semnarea ei att de ctre angajai, ct i de ctre supraveghetor, poate contribui n multe feluri la managementul participativ. Contribuia la managementul participativ nu o d fia postului n sine, ci modul n care o folosii. Vedei "Folosirea fiei postului."

Bilanurile anuale:
Organizarea unui bilan anual cu toi agenii interesai de un program de dezvoltare este o modalitate important i valoroas de a obine feedback privind activitile recente i de a aduce contribuii la viitorul plan de lucru anual. n mod similar, un bilan anual pentru personalul dintr-o singur organizaie poate fi (dac este realizat cum trebuie) o modalitate util de a recapitula anul trecut, succesele,

eecurile, leciile nvate i de a obine sugestii care pot fi puse n urmtorul plan de lucru anual al organizaiei. Este un bun instrument de aplicare a managementului participativ. Cnd organizai un bilan anual, asigurai-v c particip toat lumea i c nici un participant nu poate fi distras de chestiuni care in de munca zilnic sau de viaa privat, sau de orice ce nu ine de bilanul n sine. De aceea este mai bine s aranjai desfurarea edinei n afara birourilor organizaiei. Cel mai potrivit este un centru pentru conferine (sau o coal sau un alt loc de ntlnire care poate fi transformat temporar ntr-un centru pentru conferine) care se afl n afara oraului i nu are telefoane. Completai alegerea unei astfel de locaii cu anunarea tuturor angajailor c ar trebui s i suspende lucrul obinuit, s nu i fac alte programri n ziua respectiv, s fie pregtii s acorde atenie sut la sut bilanului. Ai putea gsi c este interesant i util s angajai un facilitator extern cu experien n evaluarea participativ (PRA, PAR) pentru a conduce bilanul n locul dumneavoastr. Structurai bilanul anual astfel nct toat lumea s participe (la luarea deciziilor), s se simt n siguran i liberi s-i exprime opiniile. Asigurai-v c acel consultant de management sau facilitator mulumete fiecrui participant pentru fiecare contribuie, chiar i pentru sugestiile mai puin dect simpatizate. La fel ca organizarea bilanului anual, depinde de dumneavoastr s v asigurai c angajaii sunt ascultai i c se simt ascultai. Sunt importani; artai-le c tii asta. (Un manager are o singur resurs; oamenii si; el/ea are succes sau eueaz n funcie de comportamentul lor). Asigurai-v c sugestiile i recomandrile lor se reflect n planul de lucru anual sau c angajaii neleg de ce unele dintre acestea nu sunt realizabile. Vedei: Bilanul anual.

Concluzie:
Managementul participativ poate mbunti eficiena i capacitatea unei organizaii. Este unul dintre cele aisprezece elemente ale capacitii organizaionale. Vedei: aisprezece. Contribuie la o bun conducere prin management. Contribuie la o mai mare transparen n luarea deciziilor organizaionale. Dintre sloganurile care v conduc spre un management de calitate, fraza "Nu muncii din greu; obinei rezultate". ilustreaz strategia managerilor pricepui. Daca cineva muncete din greu, el/ea nu face management / gestiune. Singurul bun de pre al unui manager sunt oamenii. Dac oamenii sunt mai de ndejde, mai loiali, mai dispui s munceasc la capacitate maxim i s fac eforturi suplimentare, dac au ncredere n liderii lor i se simt n siguran, atunci rezultatele i eficiena - i prin acestea i capacitatea organizaiei - vor fi mai crescute. Cu ct putei delega mai mult luarea deciziilor i responsabilitile, cu att vei avea mai mult ncredere i loialitate din partea angajailor dumneavoastr. Cu ct va fi organizaia mai eficace, cu att vei reui dumneavoastr ca manager. Evaluai-v situaia n organizaie. Estimai care elemente ale managementului participativ descrise aici pot fi adugate la ceea ce avei sau ce elemente existente pot fi intensificate n interiorul organizaiei. Generai strategii pentru creterea managementului participativ. Folosii aceste linii directoare (nu le copiai orbete) pentru a v crea propriul program de cretere a managementului participativ, un program sensibil la condiiile pe care le avei i ncadrat n parametrii care v delimiteaz aciunea.

Participarea personalului la luarea deciziilor:

 Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle Web conceput de Lourdes Sada

Ultima actualizare: 15.03.2011

Pagina principal

Managementul participativ