REZUMAT CURS ORGANIZARE EVENIMENTE ANTONESCU MDLINA Acest curs este supus legilor dreptului de autor i nu poate fi copiat

sau trimis online fr autorizaie scris din partea autorului. TIPURI DE EVENIMENTE conferine de pres conferine, simpozioane, seminarii, congrese expoziii adunri generale ale acionarilor, edine team-building petreceri ale angajailor aniversri ale companiei seminarii gale de premiere festivaluri, spectacole evenimente speciale ( nunta, botez, zile de nastere sau onomastice). ORGANIZAREA UNEI CONFERINE, SIMPOZION, CONGRES Pregtirea Desfurarea Follow-up 1. PREGTIREA CONFERINEI

Conferina este un eveniment business n care protocolul este important. In acesta intr aranjarea unui prezidiu, existena unor speaker-i (vorbitori) i a unui moderator. Aceste tipuri de evenimente au o map, care uneori poate fi chiar o serviet. Toate persoanele primesc ecusoane, pe care se scrie numele, uneori i instituia sau calitatea lor la eveniment. RESURSE MATERIALE 1. Echipamente: imprimant fax computer videoproiector ecran pentru videoproiector autoturism telefon mobil aparat de fotografiat cutter-ploter sonorizare ( atenie la mufe, cablu) cabin traducere etc 2. Suporturi i materiale Tipuri de suporturi i materiale Scrise: mesaje, invitaii, agend eveniment, formulare de confirmare, comunicate de pres, formulare de evaluare. Grafice : afie, roll-up, banner,brouri,fly-ere, reviste, ecusoane, clrei. Clreii sunt suporii cu numele persoanelor de la prezidiu. Vizuale : prezentri Power-Point

 Sonore : discursuri, interviuri, prezentri Video : filmulee. Obiecte-suport : materiale promoionale ( mape, pix-uri, agende, stick-uri, CD-uri, aletele ). RESURSELE LOGISTICE CONFERIN: Sala. Hotel. Restaurant sau catering Mijloace de transport. Furnizori : sonorizare Inchiriere standuri expoziionale de la firme specializate. Decoraiuni sal i prezidiu. Ap pentru speaker-i . RESURSE UMANE CONFERIN Membrii echipei multidisciplinare trebuie s cuprind minim : Speaker-i. Gazd, e Moderator Garderobier, i Secretar, e Fotograf-cameraman Sponsori Traductori

Ali specialiti care pot fi implicai sunt: grafician ofier de pres copywriter designer specialist de resurse umane Particulariti In cadrul unei conferine ntotdeauna exist o mas de prezidiu, pe care se afl : Mape pentru fiecare persoan n parte Pixuri Pahare Apa plat, niciodat carbogazoas ! Microfoane ( fixe, mobile) Clrei, cu nume i funcie Decor. Cnd o conferin sau simpozion are sponsori uneori se organizeaz o mic expoziie pentru acetia. In mod sigur bannere i roll-up-uri din partea lor vor fi puse n sal i la intrare, pliante sau brouri n mapa evenimentului. Se determin pachete de sponsorizare care se denumesc: Sponsori de argint, aur, platin Pachet baz, clasic, premium Sponsor principal i sponsori

Sponsor de safir, rubin, smarald, diamant. Fii creativi i gsii nume pentru aceste pachete. Tot n partea de pregtire intr i conceperea materialelor publicitare de care am pomenit deja : mape, ecusoane, brouri, crti de vizit, roll-upuri etc Invitaiile De invitaii se ocup secretara conferinei sau persoana care are acest rol i care va fi delegat conform recomandrilor prezentate anterior. Trebuie s fie scrise i trimise prin mail sau pot Se trimite : invitaia, agenda ntlnirii, harta de acces, formularul de confirmare, altele. Inainte de eveniment cu cteva zile se confirm telefonic. Se trimite un mail de reamintire. Inainte de eveniment cu cteva zile se ntocmete LISTA DE VERIFICARE 1 ce cuprinde toate obiectele care trebuie duse de la sediu la sala de conferine i o LIST DE VERIFICARE 2 ce cuprinde toate lucrurile care trebuie verificate nainte de nceperea conferinei, adic temperatura i luminozitatea slii, numr de scaune, dac toate persoanele din management sunt la posturile lor etc. DESFURAREA CONFERINEI Toi cei implicai n managementul conferintei vin cu cel puin o or nainte i pleac ultimii. Cnd ajung n locaia respectiv organizatorul bifeaz pe lista de verificare 2, dac sunt ndeplinite toate condiiile i dac nu rezolv situaia ct de repede posibil. Atmosfera trebuie s fie plcut i profesional.

Rolul cel mai important este cel al gazdei, gazdelor i al moderatorului. Etape: 1. La nceput se prezint agenda ntlnirii, speaker-ii i SPONSORII. 2. Apoi se d cuvntul fiecrui vorbitor. Cu tact este necesar s-i anunm dac au depit timpul alocat. 3. Urmeaz ntrebrile din public. 4. In ncheiere se prezint concluziile. FOLLOW - UP Follow-up-ul cuprinde : Trimiterea de poze, eventual lista cu invitaii ( nu este obligatoriu) i mulumiri pentru participare. Se pot organiza ntlniri de follow-up. Se definitiveaz contractele i plile. Se trimit comunicate de pres despre evenimentul respectiv. Se posteaz pe site propriu poze i detalii, pe You Tube, pe blog-uri, etc Congresele sunt evenimente de amploare mai mare n care au loc mai multe conferine, seminarii, workshop-uri pe parcursul mai multor zile i n care sponsorilor le sunt puse la dispoziie spaii expoziionale. Managementul acestora este o combinaie ntre organizarea unei conferine i cea a unei expoziii despre care vom vorbi n curnd. ORGANIZAREA UNUI TEAM BUILDING Aceste evenimente, de obicei corporate,sunt de dou tipuri : Indoor : sub forma unor concursuri diverse.

Outdoor : aventur n aer liber, excursii, sit arheologic, diverse sporturi n grup, asediere de cetate medieval, etc. Mixte : indoor i outdoor. Scopul principal este cel de a consolida echipa, de a atenua conflictele, dar poate fi i o metod de recunoatere a muncii i de divertisment. Tipul de mesaje : Comunicare Motivare Relaionare Autocunoatere Dezvoltare personal Pregatirea Team building-ului Se alege o tem central, pe baza creia se construiete strategia i se aleg activitile. Activiti : Jocuri i exerciii Joc de rol Tehnici expresiv creative ( desen, poveste terapeutic ) Foc de tabr Concursuri Dans Karaoche Excursii Vizionare film

 Activitati de grup. Recomandri : Introducei n fiecare sesiune un joc de spargerea gheii, jocuri de trecere de la o activitate la alta, respectiv de ncheiere. Alegei jocuri care au legtur cu tema central. Fii pregtii s avei mai multe jocuri de rezerv. Fii conectai cu nevoile participanilor, adaptai coninutul i valorificai situaiile spontane. RESURSE LOGISTICE TEAMBUILDING In funcie de activitiile alese, se alege locaia, avnd n vedere c pentru toi participanii este necesar s li se asigure transpot ( eventual) cazare i 3 mese pe zi, de obicei minim o cin festiv i uneori un foc de tabr. Furnizori : sonorizare, fotograf-cameraman, animatori ( care se potrivesc temei alese), Dj RESURSE MATERIALE Tipuri de suporturi i materiale Scrise: mesaje, invitaii, agend eveniment, formulare de confirmare, formulare de evaluare. Grafice :brouri,fly-ere, ecusoane. Vizuale : prezentri Power-Point. Sonore : muzic, discursuri. Video : filmulee. Obiecte-suport : materiale promoionale ( mape, pix-uri, agende, stick-uri, CD-uri, mici cadouri ), materiale necesare pentru activitile de team building, altele.

 Decoraiuni. RESURSE FINANCIARE Bugetul se construiete conform modelului trimis pe mail. In funcie de el se genereaz i preul evenimentului, dac suntem firm organizatoare de team building, cu mai multe pachete ( la fel ca pachetele de sponsorizare, firmele urmnd s-i aleag). Resusa timp, de obicei are loc n weekend 2-3 zile, dar perioada de pregtire se poate ntinde i pe cteva luni. RESURSE UMANE Membrii echipei multidisciplinare Invitai Gazd, e Coordonator, i Secretar, e Fotograf-cameraman. Animatori pentru activitiile special. Dj, pentru cina festiv. Ali specialiti: psiholog sociolog specialist de resurse umane Se pregtete lista de verificare 1 ( obiectele care trebuie duse n locaia respectiv) i lista de verificare 2 ( ce trebuie controlat la locul de defurare al evenimentului). DESFURAREA TEAM BUILDING-ULUI

Se vine cu cteva ore nainte, mai bine cu o zi i organizatorii pleac ultimii. Se bifeaz List de verificare 2. Atmosfer plcut. Rolul cel mai important este cel al gazdei i al MC-ului, care creaz atmosfera i dau tonul. Etape : 1. La nceput se prezint calendarul ( agenda) i eventual SPONSORII, organizatorii. 2. Se creeaz un set de reguli pentru a stimula creativitatea fr s intervin factori deranjani. Acestea pot fi renegociate pe msura ce apar noi nevoi. 3. Se formeaz grupuri mai mici, atenie la personaliti. 4. Desfurarea activitilor propriu-zise. 5. n ncheiere are loc de obicei o cin festiv. FOLLOW-UP TEAM BUILDING Trimiterea de poze, mulumiri pentru participare. Evaluarea impactului asupra participanilor ( interviu, chestionar). Definitivarea contractelor i a plilor. Postarea pe site-ul propriu, Intranet. ORGANIZAREA DE INTLNIRI DE NETWORKING Seamn cu organizarea de conferine, deoarece resursele necesare managementului unui astfel de eveniment sunt aceleai ca pentru o conferin. Intlnirile de networking mai sunt numite i forumuri. Fa de o conferina planul de desfurare este diferit :

 La evenimentele mari care dureaz cteva zile se ncepe cu un spectacol i o cin. Se ncepe cu prezentarea agendei eventual 2-3 discursuri scurte i instruciuni despre cum se va desfura ntlnirea de networking. Urmeaz apoi sesiunea de networking care se poate organiza n mai multe feluri Unerori seara se organizeaz o cin festiv. Sesiunea de networking propriu zis se poate desfura dup una din metodele : B2B formal. Participanii stau fa n fa i la sunetul unui clopoel i schimb partenerii. Clopoelul sun la un interval strict ( 5, 10, 30 minute). Sub forma unui expo networking formal. Este o modalitate preferat cnd au loc ntlniri foarte mari. Fiecare participant poate opta pentru un stand ( care este de fapt o mas cu un clre pe care este scris firma, ara i eventual domeniul), pentru care pltete suplimentar fa de taxa de participare clasic ( dac este o ntlnire cu plat). Jocuri de networking mai puin formal. La ntlnirile mai mici, maxim 100 persoane. La libermai puin formal. Se prefer pentru ntlnirile mici sub 50 persoane n care organizatorii pun la dispoziie spaiul, catering-ul si att. Participanii socializeaz singuri. ORGANIZAREA DE EDINE Managementul unei edine cuprinde urmtoarele: Pregtirea edinei Anunarea datei, duratei edinei, locaiei i solicitarea de confirmri Stabilirea agendei de lucru pe puncte

 Protocol ( apa, catering) Mape, pixuri pentru participani Existena unui moderator Alte materiale : prezentri Traducere Locaia Este important contactul vizual cu toi participanii. Sala de edin s fie aerisit i cu temperatur potrivit. Desfurarea edinei Asigurai-v ca ncepei la timp. Asigurai-v c toi se cunosc. Anunai agenda. Trecei n vedere punctele de aciune din trecut i dac au fost ndeplinite. Respectai programul. Implicai-i n discuie pe toi. Fermitate, politee, nu lsai pe nimeni s monopolizeze discuia. Sesizai i punei punct discuiilor paralele. Stabilii data urmtoarei ntlniri. Hotari cine va redacta planul de aciune i-l va trimite mai departe. Mulumii-le tuturor pentru participare. Follow-up edin

 Toi cei care au participat este necesar s primeasc o copie dup lista cu punctele de aciune stabilite n timpul sedinei i baza agendei pentru edina viitoare. ORGANIZAREA DE TRGURI I EXPOZIII Pregtirea expoziiei Alegerea temei -- Studiu de pia. Planificarea unui trg, expoziie. Resurse alocate: materiale logistice financiare timp umane. Resurse materiale echipamente: imprimant, fax, computer, autoturism, telefon mobil, aparat de fotografiat, cutter-ploter, standuri expoziionale, sonorizare ( atenie la mufe, cablu), cabin traducere, cti traducere etc. suporturi i materiale Tipuri de suporturi i materiale Scrise: mesaje, invitaii, agend eveniment pentru expozani i pentru vizitatori, formulare de confirmare, comunicate de pres, formulare de evaluare. Grafice : afie, roll-up, banner,brouri,fly-ere, reviste, ecusoane, clrei ( Corel, Photoshop). Vizuale : prezentri Power-Point.

 Sonore : discursuri interviuri, prezentri. Video : filmulee. Obiecte-suport : materiale promoionale ( mape, pix-uri, agende, stick-uri, CD-uri, aletele ). Resurse logistice Sala de expoziie sau complexul expoziional. Catering.

Mijloace de transport. Furnizori : sonorizare, fotograf-cameraman, animatori, Dj. Standurile expoziionale se nchiriaz de la firmele de specialitate. Decoraiuni. Firm paz. Resurse financiare Stabilirea bugetului i a calendarului de activiti se face conform modelului trimis. Ieiri, elementele determinante -- resusele materiale, logistice, umane. Intrri clieni expozani i sponsori, bilete de intrare. Resursa timp Durata pregtirii evenimentului. Durata desfurrii evenimentului, de obicei 3-4 zile. Durata follow-up. Resurse umane Membrii echipei multidisciplinare :

 Vizitatori. Gazd, e. Garderobier, i ( uneori). Secretar, e. Fotograf-cameraman, animatori, Dj. Sponsori. Bodyguard-zi. Ali specialiti: grafician ofier de pres, purttor de cuvnt vnztor stilist copywriter designer. CONCEPTUL EXPOZIIEI Definirea problemei (scopului) Descriere ( temetic, activiti conexe) Perioada evenimentului Programul trgului Locaia Amenajare ( tip standuri, planul expoziiei) Expozani poteniali ( din ce domenii)

 Vizitatori (traficul estimat sau numrul de vizitatori atrai prin promovare ) Organizator, i Pachete de participare. Sponsorii. Alte servicii care pot fi cumprate de la organizatori ( roll-up, banner, flyer, etc) Promovare, care sunt canalele de comunicare alese. Pe parcursul expoziiei se organizeaz de obicei spectacole, concursuri cu premii, care s atrag participani. Modelul de contact ( expozani), anexat ntr-un fiier separat. Desfurarea expoziiei Detaliile fac diferena ! Nu uitati cele dou liste de verificare. Se vine cu cel puin o or naintea expozanilor i 3-4 ore naintea vizitatorilor, se pleac ultimul. Follow-up expoziie Trimiterea de poze, mulumiri pentru participare Demontarea standurilor expoziionale Definitivarea contractelor i a plilor Comunicate de pres, prin care se anun succesul evenimentului. Postarea pe site-ul propriu, You Tube, blog-uri, etc ORGANIZAREA DE CONCURSURI Particulariti Sponsorii, juriu .

 Locaia . Facilitile de cazare i mas. Sunt necesari prezentatori i sonorizare sal. Uneori are loc un spectacol de deschidere sau de nchidere. Cina festiv. Ceremonia de premiere. Vor fi necesare : agenda, podium, muzic, medalii, diplome, trofee, persoanele desemnate s nmneze premiul. Condiii de participare i fi de nscriere Invitaii ctre publicul int, de fapt construcia campaniei de comunicare. ORGANIZAREA DE SPECTACOLE, FESTIVALURI ETAPE : Pregtirea evenimentului Elaborarea conceptului ( tema evenimentului). Identificarea beneficiarilor. Stabilirea obiectivului evenimentului. Stabilirea perioadei de desfurare a evenimentului. Identificarea parteneriatelor. Coordonarea planificrii activitilor. Desfurarea evenimentului Este structurata n mai multe perioade, dinainte stabilite i care sunt trebuie urmate ntocmai. Follow up

In aceast etap se finalizeaz pltile, se trimit mulumiri i eventual poze invitailor i sponsorilor, se trimit comunicate de pres n care se arat succesul de care s-a bucurat evenimentul respectiv, se monteaz documentare despre organizarea evenimentului, care se trimit spre difuzare televiziunilor, etc PARTICULARITI SPECTACOLE, FESTIVALURI Buget mult mai mare Numr mare de furnizori Resurse umane numeroase Numr mare de materiale Managementul problemelor i al crizei Planificarea evenimentului Prezentare conceptului unui spectacol, festival se face asemntor cu cel de la expoziii i trguri. ORGANZAREA DE EVENIMENTE SPECIALE Nunta Botezul Petrecerea corporate Revelionul Zile onomastice i de nastere Elementele de organizare pe care aceste evenimente le au n comun sunt: Pregtirea Stabilirea temei. Locaie

 Invitaii, crile de meniu Sesiune foto ( fotograf, filmare) Gazd Decoraiuni ( n funcie de tem), artificii Meniu (individual sau bufet suedez, tort, buturi,) Aezarea la mas, carduri Muzic ( DJ, formaie) Distracie ( spectacol, tombol, animatori) Cadouri (mrturii, rvae, altele) Prezentare Power point inut, accesorii personale Desfurare Atmosfera trebuie s fie cald i primitoare. Respectarea etapelor. Follow-up Trimitei bilete, mailuri de mulumire i poze celor care au fost prezeni. Intlniri de follow-up Definitivarea contractelor i a plilor NUNTA Servicii : Restaurant i biseric. Invitaii, card confirmare, supori card mese, meniuri.

Coafor, frizer,make-up artist, lecii de dans. Aranjamente florale ( buchete, coulet cu petale, arcada intrare, aranjamnete stlpi, lumnri, aranjamente mas, brri florale, cocarde) Turta miresei, de unde o procurai, cu ct timp nainte. Covor rou. Confetii Porumbei. Bomboane Picoturi sampanie Ageni de paz Gazde Transport ( limuzin, caleac, main de epoc, autocar) Decoraiuni maini Coule cu pernia verighete. Decoraiuni mese i scaune Perdea de becuri. Cadou pentru invitai, mrturii. Pahare personalizate Cufr pentru bani Sfenice mas Baloane Artificii

Tort Dj sau formaie Divertisment Foto i video Fntn ciocolat Ghea carbonic Prezentare Power Point cu mirii Rochii domnioare de onoare Verighete. Pentru nunta n aer liber se adaug : Cort Iluminare Podea Mochet Aer conditionat Mese Scaune Toalete Oglinzi Torte Catering Ring de dans Scen

Vesel BOTEZUL Este un eveniment puin mai mic dect nunta. Are multe elemente comune cu nunta, dar i unele specifice. Pentru un botez este naa trebuie s cumpere: 2 prosoape mari de baie 1 prosop mic care va rmne la preot 1 sticl ulei (de msline) 1 sticl vin Hainuele copilului, n funcie de anotimp 2 spunuri (1 este pentru preot, 1 este pentru baia de a doua zi) Pnza pentru scos copilul din cristelni Faa nici lung, nici scurt (cam 3 m) Lumnare Cruciulie cu fundi O icoan care se d preotului ce o sfinete, apoi preotul o d copilului Bomboane sau prjituri pentru invitaii de la biseric Earfe sau fee de mas mici pentru moae Facultativ: Biblia pentru copilai Jucrii-un set pentru bi (ampon, spun, pudr, ulei, parfum pentru bebe, gel de du etc) Scopul principal al unui astfel de eveniment este ca toat lumea s se simt super bine. INCHEIERE V mulumim pentru alegerea de a parcurge acest curs. Sperm ca toate informaiile prezentate s fie utile pentru dumneavoastr i s organizai ct mai multe evenimente cu impact.