ORGANIZAREA UNEI CONFERINȚE

DEFINIREA PROIECTULUI

• Proiectul reprezinta organizarea unei conferinte internationale cu tema: Drepturile copilului,

conferinta organizata si gândita de organizatia nonguvernamentala FICE (Federatia
Internationala a Comunitatilor Europene) în colaborare cu UNICEF.
ORGANIZAREA PROIECTULUI

• Stabilirea perioadei conferinței;

• Defalcarea proiectului pe acțiuni.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 1. Întocmirea listelor cu participanții- dupa distribuirea invitatiilor, este necesara

contactarea lor, eventual prin telefon, pentru a se face confirmarea. În functie de câte
persoane din strainatate îsi confirma participarea, trebuie rezervate biletele de avion, în
regim dus- întors, camerele de hotel si masini pentru a-i lua de la aeroport. Trebuie
trimise câteva persoane în întâmpinarea invitatilor.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 2. Contactarea mass- media- se face în baza contactelor anterioare. Numele persoanelor

de contact se iau din baza de date deja existenta. Daca nu exista aceasta baza de date,
atunci se invita doar redactori ai ziarelor si revistelor de specialitate. În relatia cu presa
se urmareste mediatizarea evenimentului, de aceea este necesara redactarea de
materiale informative.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 3. Închirierea unei sali în care se va desfasura conferinta- se va tine cont de anumite

criterii: amplasarea salii ,capacitatea, costul, existenta mobilierului adecvat si
posibilitatea închirierii de noi corpuri de mobilier, modalitatea de plata.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 4. Contactarea unei firme de catering- se au în vedere urmatoarele: meniul, ora servirii,

serviciul ales (e preferabil serviciul bufet suedez). Bauturile vor fi de diverse sortimente,
mai putin alcool, si vor fi mereu prezente pe masa în timpul conferintei.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 5. Contactarea translatorilor- este indicat sa se lucreze cu firme specializate. Se va angaja

câte o persoana pentru: limba engleza (majoritatea participantilor vorbesc aceasta
limba internationala), franceza si germana.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 6. Alegerea structurii programului pentru conferinta.

ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 7. Pregatirea mapelor pentru conferinta- implica activitati precum printare si multiplicare

(xerox). Ele cuprind: programul conferintei, copii dupa discursurile cele mai importante,
informatii utile
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 8. Închirierea aparatelor tehnice pentru sala de conferinta- casti, retroproiector,

microfoane.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 9. Achizitionarea furniturilor- mai întâi se face o lista cu materialele necesare si apoi se

cumpara: pixuri, marker, coli de xerox, mape, toner, foarfeci, lipici, scoci, etc. Chiar daca
pare un lucru lipsit de importanta, lipsa lor sau neachizitionarea lor în timp util poate
duce la inoperativitate în activitatile ulterioare
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 10. Decorarea salii de conferinte- se va face cu o zi înainte. În aceeasi zi se va face si o

ultima verificare a mobilierului, a aparatelor tehnice, a grupurilor sanitare.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 11. Aducerea materialelor (carti de vizita, mape, ecusoane, afise) se aduc în aceeasi zi în
care are loc conferinta, pentru a nu se pierde. Va fi pregatita o masa la intrare pentru
depozitarea lor.
ACȚIUNILE CONFERINȚEI

• 12. Întâmpinarea oaspetilor- oaspetii vor fi întâmpinati la intrarea în sala de o persoana,

care sa le distribuie mapele, ecusoanele si sa le indice locurile în sala.