Echipa de proiect

PROIECTAREA ŞI MANAGEMENTUL EVENIMENTELOR

SPORTIVE

1. Manager de proiect;
- Realizează legătura între departamentele proiectului, astfel încît să ducă la
realizarea cu succes a evenimentului;
- Este cel care coordonează activitațile din cadrul proiectului;

2. Asistent Manager;
- Cunoaște și ține în permanență legătura pentru a se respecta termenele și
obiectivele intermediare, pentru a duce la îndeplinirea activităților prestabilite, și a
putea îmbina concomitent multitudinea acțiunilor și sarcinile proiectului;

3. Departamentul financiar;
- Realizează o proiecție bugetară a evenimentului;
- Imparte cheltuielile pe departamente;

4. Secretariat;
- Realizează afișul, invitația, dilomele, comunicatel de presă;
- Transmite in teren invitațiile;
- Informeaza departamentele și membrii din proiect;
- Multiplicarea, distribuirea și valorificarea chestionarelor feedbeak;

5. Promovare;
- Realizatea coctractelor de sponsorizare;
- Vinde (prin departementul de promovere/Marcheting) evenimentul;
 Periodizarea acțiuni în cadrul proiectului/eveniment

Există trei etape:

Etapa a I a

- Etapa pregătitoare a evenimentului/Acțiuni aremergătoare evenimentului;

➢ Stabilirea evenimentului;
➢ Adresabilitatea;
➢ Stabilire numar de participanți;
➢ Invitati-momente demonstrative;
➢ Invitați oficiali/Personalități ale domeniului;
➢ Realizarea regulamentlui de concurs;
➢ Realizarea programului Evenimentului;
➢ Realizarea programului de concurs;
➢ Realizarea afișului, diplomelor, invitațiilor,
➢ Lansarea invirațiilor, pentru cluburile sportive participante;
➢ Realizarea unui portofoliu de prezentare cu experiența și expertiza
realizările prin evenimentele organizate anterior;
➢ Stabilirea întregii logistici necesare desfășurării în bune condiții a
evenimentului;
- Amplasamentul din sala de concurs;
- Aparate și instalații de concurs;
- Aparate și instalații din zona destinată încălzirii sportivilor;
- Asigurarea numărului necesar de personal, pentru montarea și
demontarea sălii în care se desfășoară evenimentul;
- Igirnizarea spațiului și a vestiarelor și a tuturor dependințelor
necesare, înaintea, în timpul și post eveniment;
- Delimitarea prin marcaj a zonei de protecție pentru sportivi;
- Saltele de protecție;
- Numar de scaune pentru public și invitați;
- Desemnarea culoarului de urgență, în caz de evacuare;
- Instalația de sonorizare;
- Instalațiile de de proiectare;
- Camerele video și foto;
- Distribuirea/strângerea chestionarelor Feedbeak;
- Amplasarea și decorarea spațiului în care se va desfășura
evenimentul (Flori, baloane, Postere, Roll App-uri, Bnner, Aișe,
etc);
➢ Realizarea unei scurte prezentări a fiecarui sportiv participant, Antrenor și
invitat;
➢ Stabilirea cuantumului premierilor sportivilor participanti;
 ➢ Calcularea unui buget de cheltuieli, inclusiv protocolul invitaților;
➢ Stabilirea timpului maxim de încheiere al evenimentului.

Etapa a II a

- Totalitatea acțiunilor ce se întreprind în timpul evenimentului;

➢ Asigurarea asupra organizării spaiului de desfășurare al evenimentului,
pentru a fi disponibil la momentul începerii;
➢ Preluarea participanților, dacă este cazul (Gară, Hotel, Restaurant),
conducerea acestora la locul de desfășurare al evenimentului;
➢ Comisia de secretariat a competiției;
➢ Speaker/ Speakeri;
➢ Hostess;
➢ DJ;
➢ Animatori;
➢ Organizarea festivității de deschidere și închidere a evenimentului;
➢ Anunțarea participanților (sportivi/Cluburi, Antrenori, Arbitrii, Medicul
competiției, SPONSORILOR și organizatorilor),
➢ Premierea sportivilor și a antrenorilor de către invitatii speciali si

Etapa a III a

- Etapa post eveniment. Aici sunt incluse totalitatea acțiunilor și activităților pe

care le întreprind membrii echipelor ce au organizat evenimentul, pentru a
încheierea acestuia (felicitări, email-uri de mulțumire, filmulețe și fotografii
pentru voluntari, sponsori, invitati de onoare și oficialitățile participante) și de ce
nu lansatea evenimentului următor.
➢ Debarasarea suprafeței în care s-a desfășurat evenimentul;
➢ Conducerea Echipelor participante (Gară/Aeroport), dacă este cazul;
➢ Strângerea chestionarilor;
➢ Analiza/bilanț a evenimentului cu întreaga echipă organizatoare a
evenimentului;
➢ Concluziile și propunerile, în urma analizei;
➢ Realizarea unei cercetări pe baza experienței acumulate și a chestionarului
realizat într-o sesiune de comunicări știintifică.
❖ Vizualizarea înregistrării (film si foto) eveniment organizat 2017.