Fisa tehnica pentru evenimente

Uz intern hotel Clermont

Denumire eveniment/client:
Denumire partener/intermediar (daca este cazul):
Persoana de contact din partea clientului (inclusiv nr. telefon):
Responsabil eveniment:

EON 02-04.09.2016
MUNTEANU CRISTIAN
IOANA MANEA

Asistenta tehnica
Data desfasurare eveniment

02.09.2016

Ora start conferinta

Responsabil tehnic: Hunor
Ora incepere program
Responsabil tehnic: Adrian
Ora incepere program

14.00

03.09.2016

08.30

Activitati desfasurate \ Mod aranjare sali

Europa Grand Ballroom
Millenium
Panoramic
President
Eminescu
Alecsandri
Caragiale
Creanga
Secret Garden
Club Clermont

TEATRU 80 PAX

TEATRU 80 PAX

Observatii:

Necesar echipamente Atentie! Suplimentar echiparii standard: ecran de proiectie, videoproiector, flipchart, markere.
Europa Grand Ballroom
Millenium
Panoramic
President
Eminescu
Alecsandri
Sadoveanu
Caragiale
Creanga
Secret Garden
Club Clermont+Discoteca/ Karaoke

ORA 20.00
ORA 21.00/ 22.00

ORA 20.00
ORA 21.00/ 22.00

Observatii:
Momentul aranjarii spatiilor este decis de responsabilul de eveniment in functie de derularea evenimentului.
Pentru eventualele modificari de aranjare si dotarea salii cu aparatura tehnica se solicita si parerea responsabilului tehnic.
Asistenta tehnica:

Indiferent de eveniment se verifica in ziua anterioara:

instalatiile audio-video necesare evenimentului;

buna functionare a surselor de caldura/aer conditionat ce deservesc sala de conferinta;
aspectul general al salii (in special curatenia) si al mobilierului necesar;
buna functionare a corpurilor de iluminat din toate spatiile ce urmeaza sa fie folosite;
buna functionare a spatiilor sanitare ce deservesc evenimentele (sala Europa, et. IV corp A, et. II corp B).

Lipsa curateniei precum si orice deficienta tehnica ce nu poate fi rezolvata de responsabilul tehnic va fi adusa la
cunostinta receptiei (pentru informarea de urgenta a echipei de instalatori/electricieni respectiv a departamentului
cazare si intretinere spatii publice).

In dimineata evenimentului verificati:

temperatura ambientala (20 de grade) poate fluctua in functie de dimensiunea grupului;

instalatiile audio-video necesare evenimentului;
buna functionare a surselor de caldura/aer conditionat ce deservesc sala de conferinta;
aspectul general al salii (in special curatenia);
buna functionare a surselor de lumina.

In timpul evenimentului:

Se sta in imediata apropiere a spatiilor unde se desfasoara evenimentul (sau langa sala unde are loc
evenimentul principal, daca avem mai multe locatii);
Sa va asigurati ca aveti acces si disponibilitate pentru inlocuirea anumitor echipamente si consumabile:
cabluri, baterii, markere, hartie de flipchart;
In cazul unui program muzical in zona Secret Garden sau Club Clermont trebuie sa ramaneti in
permanenta in zona echipamentelor tehnice;
Trebuie sa aiba o tinuta decenta (fara imbracaminte in culori stridente, exclus tricouri personalizate excesiv,
pantaloni taiati etc.).

La finalul evenimentului:

Sa preluati PERSONAL echipamentele tehnice de valoare (microfoane, headset-uri, presentere etc.) si sa le

depozitati sub cheie;
Sa verificati existanta in sala a echipamentelelor puse la dispozitia clientului: videoproiector, flipchart, ecran
de proiectie, boxe, prelungitoare;
Sa verificati existenta cheilor de acces in salile utilizate pe parcursul acelei zile;
Sa anuntati inchiderea evenimentului la receptie si disponibilitatea salii pentru a curatenie.

Orice defectiune, omisiune sau situatie neprevazuta trebuie transmisa in cel mai scurt timp persoanei
responsabile din partea hotelului de acest eveniment pentru a putea actiona in consecinta.
Aceasta fisa se va afla in permanenta la receptia hotelului Clermont pentru eventuale modificari sau completari de program.
Responsabilul pentru buna desfasurare a evenimentului va transmite aceasta fisa catre adresele de mail: nhunor@icloud.com;
Adrian.tka90@yahoo.com; claudiu.stan@clermonthotel.ro; petruta.costea@clermonthotel.ro; alex.leu@clermonthotel.ro;
reservations@clermonthotel.ro.
Responsabilul tehnic trebuie sa confirme primirea mesajului ce contine fisa evenimentului.