Cum scriem corect o minuta?

Ce este o minuta?
= protocol, document legal

• Scopuri variate ce depind de natura intrunirii

• Dovada a unei intalniri a participantilor unei

organizatii/asociatii si o sursa de informatii
pentru membrii absenti
 Etapele intocmirii unei minute
• Cunoasterea politicii/specificului intalnirii

• Crearea in avans a unei minute sablon

• Folosirea unor instrumente/mijloace care faciliteaza scrierea

• Preluarea notitelor

• Transcrierea informatiilor

• Distribuirea minutei

• Depozitarea (pastrarea) documentului

 Etapele intocmirii unei minute
• Cunoasterea politicii/specificului intalnirii

• Crearea in avans a unei minute sablon

• Folosirea unor instrumente/mijloace care faciliteaza scrierea

• Preluarea notitelor

• Transcrierea informatiilor

• Distribuirea minutei

• Depozitarea (pastrarea) documentului

 In functie de specificul intalnirii:
• Minuta formala (Formal Meeting Minutes)
- Document utilizat pe scara larga pentru reuniunile care impun un
statut formal (interactiunile parlamentare )

• Minuta de baza (Basic Meeting Minutes)

- Document utilizat atunci cand intrunirea nu are un grad de
formalitate ridicat (intalnire a unui grup restrans)

• Minuta detaliata (Detailed Meeting Minutes)

- Document utilizat in cazul in care se urmaresc si detaliile intalnirii
 Pregatirea minutei
• Numele organizatiei/ asociatiei

• Data, ora, locul sedintei

• Tipul intalnirii:
- Zilnica/ saptamanala/anuala
- Intrunire a unui grup restrans
- Intrunire speciala, cu un scop anume

• Numele coordonatorului sau leader-ului grupului, secretarului

• Lista cu numele tuturor participantilor, inclusiv invitati speciali si

prezentatori, precum si numele celor absenti motivat

• Mentinerea la final a unui spatiu pentru semnatura celui responsabil de

intocmirea minutei
 Etapele intocmirii unei minute
• Cunoasterea politicii/specificului intalnirii
• Crearea in avans a unei minute sablon
• Folosirea unor instrumente/mijloace care
faciliteaza scrierea
• Preluarea notitelor
• Transcrierea informatiilor
• Distribuirea minutei
• Depozitarea (pastrarea) documentului
 Folosirea unor mijloace care faciliteaza
scrierea

• Utilizarea unui laptop/ notebook

• Inregistrarea audio (Smart phone, Ipad...) in
scopul transcrierii ulterioare a minutei
• Folosirea unor prescurtari
• Folosirea unui videoproiector daca se solicita
preluarea notitelor in mod public
 Etapele intocmirii unei minute
• Cunoasterea politicii/specificului intalnirii
• Crearea in avans a unei minute sablon
• Folosirea unor instrumente care faciliteaza
scrierea
• Preluarea notitelor
• Transcrierea informatiilor
• Distribuirea minutei
• Depozitarea (pastrarea) documentului
 De retinut!
• Se vor nota numele participantilor pe masura ce acestia ajung la intrunire sau se va
initia o lista in care fiecare membru isi va nota individual numele si datele de contact.

• Daca intrunirea are un scop anume, se va efectua o notificare in prealabil (afis, email,
invitatie) si va fi trimisa tuturor membrilor pentru instiintare (ulterior documentul va
fi atasat minutei).

• Se vor nota principalele idei pe masura ce sunt abordate pentru mentinerea

acuratetei informatiilor.

• Se va asculta cu atentie intreaga dezbatere dar se va nota doar informatia relevanta.

• In cazul incertitudinii unei informatii, se vor solicita clarificari.

• Nu se vor scrie detaliile; se vor scrie informatii concise, simple ( precum deciziile,
atributii, indicatii).
 De retinut!
• Se va nota doar rezultatul propunerilor adoptate (+numele celui care propune si
rezultatul votului -> propunere adoptata/ respinsa).

• In cazul citirii unei informari/ stiri/ articol se va nota numele informarii si a persoanei
care a citit-o.

• Se vor nota actiunile adoptate si indatoririle fixate ( ex. persoana desemnata sa scrie
o scrisoare=> se vor nota numele si instructiunile primite).

• Se vor nota notiuni concrete, puncte concise; se vor evita opiniile personale,
adjectivele si adverbele.

• In cazul in care se va face referinta la un document/ carte, etc., se va atasa

suplimentar sau se vor da indicatii referitoare unde poate fi gasit.

• Se va nota ora cand sedinta s-a incheiat.

• Se va nota data, ora, locul urmatoarei sedinte.

 Transcrierea minutei

• Ideal, imediat dupa sedinta

• Organizarea notarilor in paragrafe concise si
ordonate
• Fiecare idee/ propunere/ decizie notata pe
cate un paragraf.
 Se verifica:
• Corectitudinea gramaticala

• Folosirea aceluiasi timp verbal

• Obiectivitatea textului

• Folosirea unui limbaj simplu, exact, concis (evitarea limbajului vag,

neconcludent)

• Notarea doar a concluziilor si a actiunilor efectuate, evitand discutiile si

detaliile

• Numerotarea paginilor
 Distribuirea minutei

• Coordonatorul va revizui minuta, dandu-si

acordul in vederea distribuirii

• Ideal: paperless sharing process

• Publicare pe o pagina web cu acces pentru

membrii grupului (Online sharing)
 Depozitarea (pastrarea) minutei

-> Scop: pentru viitoarele referinte

• Online (Google docs, Sky Drive)

• Hard extern
• Printare
In concluzie…
• Meeting minutes are important – “they
capture the essential information of a
meeting.” 

• “Officially, minutes are a recording of what

was done, not what was said.”
“Many assert that if it's not in the minutes, it
didn't happen.”
 Bibliografie
1. http://www.wikihow.com/Take-Minutes

2. http://www.biztree.com/doc/minutes-for-a-formal-meeting-D13

3. http://www.wildapricot.com/articles/how-to-write-effective-meeting-minutes

4. http://managementhelp.org/boards/sample-minutes.htm

5. https://www.vuu.edu/Uploads/files/SampleMeetingMinutes.pdf

6. http://smallbusiness.chron.com/example-meeting-minutes-3157.html

7. http://www.gsa.gov/portal/content/101006

8. http://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html

9. http://
www.ictu.edu.vn/attachments/article/1435/Sample%20Format%20of%20Meeting%20Minut
es.pdf